LosCostosenlaFuncinMantenimiento 1 Prohibidasureproduccinyventa

LOSCOSTOSENLAFUNCIN MANTENIMIENTO
Lafinalidadbsicadelagestindecostosesestimularlaoptimizacindelusode
mano de obra, cantidad de materiales, contratos y minimizar tiempos de paro
estableciendoobjetivosatractivosdesdeelpuntodevistadeunbeneficiopotencial
yelcostodemantenimiento.
Esdecir,si seenfoca eltrabajodemantenimientoadecuadamente,cadaesfuerzo
que se haga para mejorar los procesos y controles, aunque satisfaga
requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos humanos y fsicos,
debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso.
Porello, cadavariabledel sistemahadeestarrepresentadaymedidaparapoder
estimarlacontribucindecadareaenelproductofinal.
Por eso, conocer indicadores tales como: el valor de un minuto de produccin, el
costo de mantenimiento por cada metro cuadrado de rea, la distribucin
porcentual de los servicios, mano de obra y materias primas en el producto y el
tipo de costo de mantenimiento, entre otros, permiten la comparacin con los
indicadoresdelaorganizacin.
El concepto "costeo" se refiere a un proceso que ocurre en un sistema de
informacin y que se refleja en una cifra que pretende mostrar el desempeo
puntual de una gestin y que, en el tiempo, permite inferir una tendencia de
utilizacinderecursos.
En otras palabras, el ejercicio y la realizacin de actividades de mantenimiento
exigeunconsumoderecursosqueafectadoportarifasestndarpermitenobtener
un valor que en s, no significa nada sino se contrasta o compara con unidades
tipo, que indican el concepto de bien, mal, mejor o peor es decir, el concepto
"costoso" se debe referir tambin al resultado obtenido y a la respuesta en la
operacinoproduccin.
Por ejemplo: Una OT puede consumir 10.000 unidades monetarias de mano de
obray60.000derepuestosestofacilitasacarmuchasconclusiones:
Relacinrepuestos/manodeobra: 6a1
Relacinrepuestos/total : 6a7
Relacinmanoobra/total : 1a7
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Sin embargo, todo esto puede ser poco atractivo para una organizacin si esa
"inversin" en70.000unidadesmonetariasenunalabordemantenimiento,nose
traduceenunbeneficiomuchomayorparalaempresa.
Poresoloscostosdemantenimientosontilesendossentidos:
Paraevaluarresultadosinternosdeunaorganizacindemantenimientoy
Paracompararlainversinconlosresultadosoperativosdelaempresa.
Esdecir,siseconsideraquepormediosdiferentesaunsistemadeinformacinde
mantenimientoseconocequeenunperododeterminadoseemplearonNmilesde
unidades monetarias en el mantenimiento y que se dividen en M miles en
materiales,OmilesenmanodeobrayPmilesenherramientasypuedetambin
conocer que us Q miles en la administracin de estos recursos, no por eso se
conocen los costos de mantenimiento, pues un modelo de los mismos busca
conocer distribuciones internas, consumos puntuales, "picos", partes intervenidas
confrecuencia,causasdelasfallasy,sobretodo,tratardeencontrarunarelacin
accincausaefecto que logre unir conceptos administrativos y tcnicos que
expliquenelorigendelostrabajosdemantenimiento.
Si se expresa de otra manera: El mrito de mantenimiento no es conocer esos
totalessinopoderprecisarsudistribucinpordiferentesconceptostalescomo:
reaoperativa
Equiposoconjuntos
Familiadeequipo
Partesdeequipo
Causadefalla
Tipodetrabajo
Origendeltrabajo
Porasignacincontabledelosconsumosdelrepuesto.
Oficiosoespecialidadesyporespecialistas
Porintervencinacomponentes
(Causadefalla,sntomayaccintomada)
readeresponsabilidad
Zonageogrfica
Cuadrilla
Tiempos
Sistemasosubsistemas
Estasrelacionessonobteniblesdeunsistemadeinformacineintegradospueden
proporcionartambinlossiguientesreportes:
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Costosporunidadproducida
Relacinaloscostosdeoperacintotales
Relacinalasventas
Silologra,entoncessconocesuscostosyconlosresultadosenunperodopuede
establecer metas y objetivos. La finalidad bsica de una gestin de costos es
estimular la optimizacin del uso de mano de obra, cantidad de materiales y
tiemposdeparoestableciendoobjetivoscondiferentesbasesdecomparacin,los
objetivossonpuntosdeequilibrio(compromisos)entreunbeneficiopotencialyel
costodemantenimiento.
Aunque el capital no es el nico factor a considerar en el acontecer del
mantenimiento, muchas de sus estrategias deben manifestarse como dinero con
lo cual la toma de decisiones es fuertemente influenciada, pues slo planes que
realmenteimpliquenbeneficiostangiblestienepresentacinesdecir,siseenfoca
eltrabajodemantenimientoglobalmentecadaesfuerzoquesehagaparamejorar
los procesos y controles aunque satisfaga requerimientos de bienestar y
mejoramiento de los recursos humanos y fsicos debe estar respaldado en un
aumentocuantificabledelaefectividaddelprocesoesporelloque,cadavariable
del sistema debe estar representada y medida para poder estimar la contribucin
decadareaenelproductofinal.
Conocerelvalordeunminutodeproduccin,elcostodecadametrocuadradode
rea, distribucin porcentual de los servicios, mano de obra y materias primas en
el producto facilitan la visualizacin de las incidencias de las diversas estrategias
quesequieranaplicarenlaorganizacin.
1. IMPORTANCIADELOSCOSTOSDEMANTENIMIENTO
En las empresas organizadas, en donde existen buenos sistemas de informacin
sobre las variables que miden el desarrollo de la operacin, se visualizan
fcilmenteloscostosdemantenimientoymanifiestanunaltogradodeinterspor
elcostomismoylarapidezdesucrecimiento.
Lafaltadeintersenelcontroldeloscostosdemantenimientoenmuchasdelas
empresasdelmedioesfrutosolodesuignorancia.
En otras empresas, sin embargo, se conocen las sumas invertidas en el
mantenimiento, pero no se conoce en qu rubros: correctivo?, sistemtico?,
manodeobra?,enrepuestos?,ytampocolasposibilidadesdesureduccin.
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Algunas gerencias tienen la sensacin infortunada, y algunas veces acertada, de
que grandes cantidades de dinero se desperdician en mantenimiento en algunos
casos un gran porcentaje de los costos de mantenimiento pueden reducirse
sustancialmente.
El manejo adecuado de los costos de mantenimiento puede ayudar a vislumbrar
paramuchasempresaslabarreraentrelacompetitividadylaruina,comohasido
el caso de empresas que han perpetuado anacrnicos equipos y las que han
innovadotecnolgicamentesinestarpreparadasparaelretodeasimilarlosnuevos
conocimientosyprocesos.
La infraestructura bsica que permite adelantar tareas para controlar costos
necesitadealgunoselementosquefaciliteneltomaraccionesconcretas.
Un elemento fundamental es el sistema de informacin que permite conocer los
costos a tiempo, con exactitud y veracidad adems de ello, la informacin debe
ser oportuna, es decir, es necesario disear el flujo de datos para que, tan
rpidamentecomoseaposible,ellosseanprocesadosytambinrpidamentesean
analizadosparatomaraccionescorrectivas.
Otro elemento es la comunicacin y el ambiente propicio que genera una
organizacin adecuada y comprometida, se requieren controles precisos, personal
calificado, capacitacin, objetivos claros, y gerentes competentes con capacidad
para administrar una de las ms difciles operaciones de produccin: el
mantenimiento.
Cualquier persona dentro de la organizacin debe estar muy consciente de la
responsabilidad de velar por los costos, permaneciendo informado de su estado y
de su contribucin para controlar el sistema de rdenes de trabajo documento
fundamental en el sistema de control de costos , pues debe diligenciarse con la
mayor exactitud posible porque la sumatoria de sus datos permite conseguir la
informacinnecesariaenelsistema.
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2.ENFOQUEDELNEGOCIODELMANTENIMIENTO
Elreademantenimientoestratada,desdeelpuntodevistadecostos,comoun
entedeservicioconcriteriodecostocero.Esdecir,mantenimientodebe"cobrar"
sus servicios a los usuarios de forma que al final de un perodo dado, el valor
"cobrado" tienda a ser igual al costo total de mantenimiento incurrido en ese
perodo.
O de otro lado, la diferencia entre lo facturado y lo invertido es "prdida" para
mantenimiento,quepuedeserconocidoparamejorarlaproductividad.
El conjunto de costos directos e indirectos en que incurre mantenimiento durante
un perodo por la prestacin de sus servicios debe recuperarse a travs de las
rdenes de trabajo en el mismo perodo. O sea, la totalidad de costos
presupuestadosaliniciodelperododebedistribuirseenlasOTqueseejecutenen
elperodo(estreferidoalmontototal).
Mantenimiento es un rea de servicio con criterio de costos cero. Este punto se
debeampliarbajoelprincipiodequetodosedistribuyaentrelos"clientes".Pero
esoesaumentarelvalordelservicioprestadoydichoaumentorealmentesignifica
improductividad,ineficienciaodesperdicioqueenlaempresasepuedetrasladaral
cliente, pero que necesita conocerse para disminuirse como elementos de
mejoramiento.
Los resultados que se obtienen al final del perodo despus de comparar los
presupuestosylosvaloresrealesdeloscostosnocoincidengeneralmente,yesto
es un signo de la necesidad de mejorar los procedimientos presupuestarios o un
mejor desempeo y utilizacin de los recursos con un adecuado esquema de
programacinyplaneacindemantenimiento.
Elmantenimientonodebegenerarutilidadeconmicaparasmismo.Elvalorque
se carga a las rdenes de trabajo tiene como fin distribuir el costo del rea de
mantenimientoa lasdiferentesreasusuariasdelservicio.Losmodelosdecostos
de mantenimiento son herramientas para la administracin de los mismos que se
handiseadoparaasistiralosdirectoresdemantenimientoenelprocesodetoma
dedecisiones.
Para el caso Empresa el mantenimiento es una herramienta de gestin sin
incidenciascontables.
La fuente primaria de costos es la Orden de Trabajo: toda intervencin de
mantenimiento emplea recursos internos y externos y debe estar respaldada
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por una Orden de Trabajo (OT) y as todo recurso planeado, programado y
empleado dentro de una OT debe referirse con su cantidad consumida la OT
facilita la aprobacin de la actividad porque posibilita la estimacin y, en la
posteriorejecucin,permitequeseasociensusinsumosoelementosutilizados
lo que permite involucrar un costo al "liquidar" estos recursos con tarifas
establecidas.
Todo presupuesto de un contratista debe indicar claramente los montos de
manodeobradirecta,materiales,herramientasydeAIU(porcentajedeutilidad
y costos administrativos). De la misma forma, toda factura resultante de un
servicio prestado debe estar igualmente estructurada. La aplicacin de esta
medida permitir la comparacin elemento a elemento con el costo interno y
midiendolacompetitividaddelaorganizacindemantenimiento.
Tarifas estndar: El costeo del mantenimiento se basa en tarifas horarias
estndarparalosdiferenteselementosdecosto(manodeobra,herramientasy
costosindirectos),exceptolosmateriales, loscualessecarganalcostoquese
mantiene en el sistema de materiales en cada caso se har una detallada
discusin de cmo lograr dichas tarifas, que en la medida que se reflejen la
globalidadytotalidadde sucobertura,expresarndemanerareal la inversin
enqueincurralaempresapararealizaresalabor.
Costos diferidos: Los costos de mantenimiento se aplican en el perodo en
que se causan y se pueden diferir en el tiempo de acuerdo a polticas
empresariales,detipocontableoadministrativo,noobstantedesdeelpuntode
vista de gestin de mantenimiento se debe analizar los costos en el momento
enquerealmentese"cargaron"aunequipo.
El objetivo de diferir es netamente contable con el propsito de no afectar los
costos de operacin en un perodo determinado. Cuando se practica un
mantenimientocuyocostoesdemasiadoelevadocomoparaaplicarloenunslo
perodo,logeneralenalgunasempresasesdiferirdurantevariosperodosafin
desuavizarsuimpactoenelpreciodelaoperacin.
Enunmodelodecostosestonoseaplica,porqueelobjetivonoesdispersarlos
"picos"enloscostosdemantenimiento,sinodotaralaempresadecriteriosde
costos plenamente identificados en su perodo de real uso, consumo o
aplicacin..
En el caso de una parada mayor o reparacin total que logra un valor que
aumente el valor del activo o el bien capital, la empresa puede cambiar la
orientacin fiscal valor invertido , pero eso no cambia el costo que haya
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causado en un perodo definido porque los recursos realmente se consumieron
enesafechaydesdeelpuntodevistadelagestindemantenimientoesmejor
conocer ese "pico" para proyectar mejores compras, cuadrillas, herramientas y
equipos auxiliares que se traducen en menor consumo de recursos y ofrecer
uncostomenoralaempresacomounmejorempleodeinsumos.
Definicindecriteriosdeanlisis:Sedebenagruparyanalizarloscostos
quese"cargan"a los equipos,con laasociacindetodoequipoauncentro
decostos,sistema,reas,parteintervenida,causadeintervencin,origendel
trabajo, tipo de labor y as el modelo permite obtener informacin con el
grado de detalle que se desee esto facilita diferentes mecanismos de
anlisisydiferentesdistribucionesdeunmismovalorglobal.
3. TIPOSDECOSTOSINVOLUCRADOSENELMANTENIMIENTO
Elmantenimientoinvolucradiferentescostos:directos,indirectosygenerales.
3.1Costosdirectos
Estn relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la
conservacin de los equipos es mejor influyen la cantidad de tiempo que se
emplea el equipo y la atencin que requiere. Estos costos son fijados por la
cantidadderevisiones,inspeccionesy,engeneral,lasactividadesycontrolesque
serealizanalosequipos,comprendiendo:
Costosdemanodeobradirectaycontratada
Costosdematerialesyrepuestosdirectosycontratados
Costos de la utilizacin de herramientas y equipos directamente y con
contratacin.
Costosdecontratosparalarealizacindeintervenciones
3.2Costosindirectos
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operacin o
trabajo especfico. En mantenimiento es el costo que no puede relacionarse a un
trabajo especfico. Por lo general, suelen ser: supervisin, almacn, instalaciones,
serviciodetaller,accesoriosdiversos,administracin,serviciospblicos,etc.
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3.3Costosgenerales
Son los costos en que incurre la empresa para sostener las reas de apoyo o de
funcionesnopropiamenteproductivasyque,asuvez,dansoportealasreasque
desempeanlaboresqueserelacionandirectamenteconelnegocio.
Paraquelosgastosgeneralesdemantenimientotenganutilidadcomoinstrumento
de anlisis se deben clasificar con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del
variable, que en algunos casos se asignan como directos o indirectos.
Generalmente, los costos asignados a las reas de mantenimiento por influencias
indirectas de reas de apoyo no son considerados pues sobre estos segn unos
modelosdeanlisis,laadministracindemantenimientonotieneningunaaccin
sin embargo, a la hora de prestar el servicio, no habra infraestructura de
administracindeldinero,seguridad,etc.
Esciertoqueloscostosqueasumenlasreasdemantenimientoporconceptode
costosdeadministracinsedenominancostosasignadosysonfijadosporniveles
de autoridad que van ms all de las reas de mantenimiento. Y tambin que
generalmente estos costos no se consideran, debido a que ellos no son
controlables por la organizacin de mantenimiento, pues son manejados por
sistemasexternosdeinformacinysudeterminacinesdispendiosa.
Estepuntoesdiscutibleporquesibienesciertoquegeneralmentenosetieneen
mantenimiento dominio sobre estos aspectos, tambin es verdad que
mantenimiento "consume" de esos recursos para poder ejercer su funcin. Una
maneradevisualizarestoeslaabstraccindequemantenimientoesunaempresa,
por lo tanto, sino tuviese ese apoyo, lo tendra que asumir y adquirir para poder
funcionar.
Vale la pena reconocer la dificultad para "prorratear" o calcular la contribucin
global de mantenimiento en ese empleo de recursos. Existe la siguiente
posibilidad:determinarcuntodeesecostoglobalcorrespondeamantenimientoy
enesepuntolomejoreshacerunadistribucinproporcional,porejemplo:
Por persona: Es razonable, pues, as se tiene como un factor de "posesin"
delrecursounvalorqueexigelaadministracin,relacionadoconelnmerode
personasdemantenimientorespectoaltotal.Esopermiteposteriormenteque
sepuedaasociaraltrabajoas:
Por actividad: Es bastante apropiado, por que se implica sobre un consumo
global,laideaeshacerunarelacindirectadelcostodelarealizacindelaOT
ydistribuirloscostosgeneralesconbaseenunvalordeloscostostotales.
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AUTOR
Carlos Mario Prez Jaramillo, Ingeniero Mecnico de la Universidad Pontificia
Bolivariana de MedellnColombia, especialista en Sistemas de Informacin de la
UniversidadEAFITenMedellnColombia.
AsesoryConsultordeDireccinyGerenciadeMantenimientoenvariasempresas
conSoporteyCa.Ltda.
Profesional en RCM2 de Aladon Network, y ha sido entrenado en Inglaterra y
EstadosUnidos.
ProfesionalCertificadoenMantenimientoyConfiabilidadporlaSMRP,Sociedadde
ProfesionalesdeMantenimientoyConfiabilidaddeEstadosUnidos.
Instructor en confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y programacin de
mantenimiento,costoseindicadoresdegestindemantenimiento.
Hatrabajadoenladivulgacin,capacitacinyaplicacindelRCM2enempresasde
los sectores: elctrico, minero, acueducto, militar, industrial, petroqumico,
serviciosyalimentos.
Conferencista y Consultor en Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba,
Mxico,Panam,CostaRicayColombia.
Haparticipadocomodocenteendiplomados,postgradosycertificacionesenvarias
universidadesdeColombiaySuramrica.
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