SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS Y EXTERNOS

ENITH MARIA ROJAS MATTOS

ABRAHAM CORREA SOLANO
ROBERT JIMENEZ GONZALEZ
MARCELA ALEXANDRA VELEZ
MARTHA ANDRADE GRANADOS
KAREN LOZANO SOCARRAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
I Semestre
Grupo !
ANDRES MAESTRE
Do"e#te
CORPORACION $NI%ICADA NACIONAL DE ED$CACION S$PERIOR C$N
SANTA MARTA
&''(
CONTENIDO
INTROD$CCION
OBJETIVOS
GENERALIDADES
) SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS)
)) Recibos de caja o comprobantes de ingreso
)&) Recibo de consignacin.
)* Comprobante de depsito y retiro de cuenta de ahorro
)+ Factura de venta
)+) Conceptos
)+)& Requisitos de factura
)+)* Documentos equivalentes a la factura
)+)*) Quienes no estn obligados a facturar
)+)+ Factura de venta de mercanca al contado
)+), Factura de venta de mercanca a cr!dito
), Comprobante de venta con tarjeta de cr!dito
),) Concepto
),)& Consignacin comprobante de venta
)- Cheque
)( Comprobante de pago o egreso
). "etra de cambio
)/ #agare
)' $ota debito
) $ota cr!dito
)& Recibo de caja menor
&) SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS
&) $otas de contabilidad
&)& Comprobantes de contabilidad
&)&) #rocedimiento contable
CONCL$SION
GLOSARIO
BIBLIOGRA%IA
INTROD$CCION
%n el presente trabajo veremos los soportes de contabilidad. "os soportes
contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa& es por ello que se debe tener un especial cuidado
en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias
como las necesidades de la empresa e'ijan.
(eniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables seg)n el tipo de
acto de que trate& los hechos econmicos deben documentarse mediante
soportes& de orgenes internos o e'ternos& debidamente fechados y autori*ados
por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
"os soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o&
dejando constancia en estos de tal circunstancia& conservarse archivados en
orden cronolgicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificacin.
"os soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado& as
como ser utili*ados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
OBJETIVOS
%l presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes
soportes contables& al igual que+
,dentificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una
empresa.
Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las
caracteri*as de cada formato.
registrar las transacciones seg)n los soportes de contabilidad
valorar la importancia de los soportes contables para legali*ar los registros
de contabilidad
GENERALIDADES
(odas las operaciones econmicas que reali*an las empresas deben ser
registradas en los libros de contabilidad& pero a su ve* para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas& es por ello que a continuacin se presentan los principales
papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utili*ados en el ciclo
contable& su definicin y sus principales caractersticas.
) SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
)) RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
%l recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. %l original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante
diario de contabilidad.
%l recibo de caja se contabili*a con un d!bito a la cuenta de caja y el cr!dito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. -eneralmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
)&) RECIBO DE CONSIGNACION
%ste es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. %l original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la mquina registradora& sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.
.ay dos tipos de formatos de consignaciones& uno para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
pla*as.
"os soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo e'ijan.

)*) COMPROBANTE DE DEP0SITO Y RETIRO DE C$ENTAS DE AHORROS
"as corporaciones de ahorro y cr!dito han dise/ado unos formatos que
suministran a sus clientes& en libretas& para que sean diligenciados al depositar& o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. %ste soporte tiene dos opciones para elegir
solo una0 depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o
en cheque& de acuerdo con la cuanta y e'igencia del cliente.
)+ %ACT$RA DE VENTA
)+)) Co#"epto
"a factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad& la descripcin de los artculos
comprados o vendidos& los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.
Desde el punto de vista del vendedor& se denomina factura de venta y del
comprador& factura de compra. -eneralmente& el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias& una para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al
comprobante diario de la contabilidad.
)+)&) Re1u2s2tos 3e 4! %!"tur!+
"a factura se debe e'pedir con los siguientes requisitos+
1 %star denominada e'presamente como factura de venta. 2preimpreso3.
5 $umeracin en orden consecutivo. 2preimpreso3.
5 4pellidos y nombre o ra*n social y $,( del vendedor o de quien preste el
servicio. 2preimpreso3.
5 4pellidos y nombre o ra*n social del adquiriente los bienes o servicios.
5 Fecha de e'pedicin.
5 Descripcin especfica o gen!rica de los artculos vendidos o servicios
prestados.
5 5alor total de la operacin
5 %l nombre o ra*n social y $,( del impresor de la factura. 2preimpreso3.
,ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
)+)*) Do"ume#tos e1u26!4e#tes ! 4! 7!"tur!8 son documentos equivalentes a la
factura+
5 "os tiquetes de maquinas registradoras
5 "as boletas de ingreso a espectculos p)blicos
5 "os tiquetes de transporte.
5 "os recibos de pago de matriculas y pensiones e'pedidos por los
establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno
5 #li*as de seguros& ttulos de capitali*acin y los respectivos comprobantes de
pago
5 %'tractos e'pedidos por sociedades fiduciarias& fondos de inversin& fondos de
inversin e'tranjera& fondos mutuos de inversin& fondos de valores. Fondos de
pensiones y de cesantas.
5 Facturas electrnicas+ enti!ndase por factura electrnica el documento
computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de
servicios& transferido bajo un lenguaje estndar universal denominado %D,F4C(
de un computador a otro
)+)*)) 9u2e#es #o est:# o;42<!3os ! 7!"tur!r8 no se encuentran obligados a
e'pedir factura en sus operaciones+
5 "as Cooperativas de ahorro y cr!dito& los fondos de empleados en relacin con
las operaciones financieras que realicen
5 "os responsables inscritos en el r!gimen simplificado.
5 "os distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo& en lo
referente a estos productos.
5 Quienes presten servicios de ba/os p)blicos en relacin con esta actividad
5 "as personas naturales que enajenen productos agropecuarios& cuando el valor
de la operacin no sobrepase la cuanta se/alada para cada a/o por el gobierno
nacional
5 "as personas naturales vinculadas por una relacin laboral en relacin con esta
actividad
5 "as empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o
metropolitano de pasajeros
)+)+) %!"tur! 3e 6e#t! 3e Mer"!#"=! !4 "o#t!3o
4l contabili*ar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por
mayor y al por menor& si la mercanca no esta gravada0 si esta gravada se acredita
tambi!n la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
4l contabili*ar las compras al contado se debita compras& si la mercanca no esta
gravada se debita adems impuesto sobre las ventas por pagar& y se acredita
bancos o caja
)+),) %!"tur! 3e 6e#t! 3e Mer"!#"=! ! "r>32to
%l vendedor elabora la factura en original y copias& de acuerdo con su
organi*acin contable& as+ original para cartera& una copia para el cliente& otra
para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante diario de
contabilidad. "a empresa que compra mercanca al contado o a cr!dito&
seleccionan los proveedores que les coti*an los artculos de acuerdo con la
calidad& precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Despu!s
de estudiar las solicitudes de mercanca de su almac!n& efect)an los pedidos de
mercancas mediante una orden de compra para el proveedor elegido& por haber&
presentado la mejor coti*acin.
),) Compro;!#te 3e 6e#t! "o# t!r?et! 3e "r>32to)
),)) Co#"epto 3e t!r?et! 3e "r>32to
"a tarjeta de cr!dito 2o dinero plstico3 es un medio de pago que utili*a el tarjeta
habiente en los establecimientos afiliados al sistema.
"a tarjeta de cr!dito se adquiere mediante un contrato de apertura y utili*acin de
tarjeta de cr!dito& suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o
jurdica. #or medio del contrato& el tarjeta habiente se compromete a utili*ar este
documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la
entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados
a trav!s de este medio
%l establecimiento comercial& para afiliarse al sistema& suscribe un contrato con la
entidad financiera& mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las
tarjetas de cr!dito como un medio de pago de sus clientes0 y& a sus ve*& la
entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes
firmados por los tarjeta habientes& deducido por el servicio un porcentaje de
comisin que oscila entre el 67 y el 897.
),)&) Co#s2<#!"2@# 3e4 "ompro;!#te 3e 6e#t!8
%l vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de cr!dito en la cuenta
corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidacin y el formato establecido
debidamente diligenciado.
)-) CAe1ue
%s un titulo valor por medio del cual una persona llamada :girador:& ordena a un
banco llamado :girado: que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado :beneficiario:.
)() Compro;!#te 3e p!<o o 3e e<reso
"lamado tambi!n orden de pago o comprobante de egreso& es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.
-eneralmente& en la empresa se elabora por duplicado& el original para ane'ar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. #ara
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque& ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario.
"os soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida&
e'presando claramente las transacciones que diariamente se reali*an en una
empresa.
).) Letr! 3e "!m;2o
%ste documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada :girador: a otra llamada :girado:& para que pague a la
orden o al portador& cierta suma de dinero& a la vista o en una fecha determinada.
%n el comercio se utili*a la letra de cambio como garanta de pago en compras y
ventas a cr!dito. %l vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar0 el comprador acepta las letras a sus proveedores y
se llaman letras por pagar.
)/) P!<!r>
%s un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. %ste documento se utili*a para respaldar los
cr!ditos bancarios.
)') Not! D>;2to
%s un comprobante que utili*a la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes& un mayor
valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados
por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.
) Not! Cr>32to
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no est!n liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas& para su
contabili*acin se utili*a un comprobante llamado nota cr!dito.
%ste comprobante se prepara en original y dos copias0 el original para el cliente& una copia
para el archivo consecutivo y otra para ane'ar al comprobante diario de contabilidad.
)& Re"2;o 3e "!?! me#or
%l recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo& por cuantas
mnimas que no requieren el giro de un cheque& para ello se establece un fondo denominado
caja menor.
&) SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS
&) Not! 3e "o#t!;2423!3
%s el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos de correccin& ajustes y cierre.
&)&) Compro;!#te 32!r2o 3e "o#t!;2423!3
%s un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el
cual se indica el n)mero& fecha& origen& descripcin y cuanta de la operacin& as como las
cuentas afectadas con el asiento. 4 cada comprobante se le ane'an los documentos y
soportes que lo justifiquen.

%l 4lmac!n %'tralu* "tda. Reali*a las siguientes transacciones comerciales en el mes de
octubre de+
a. 5ende mercanca al contado a varios clientes& personas naturales& seg)n factura $os.
;<6= al ;6>9& por valor de ? 8.;>@.6A=0 ,54& 8=7.
b. 5ende mercancas a cr!ditos+
B Factura $o. ;6>8 a "us 4greda por ? ;A@.>69& ,54& 8=7
B Factura $o. ;6>> a Diana -me* por ? <;6.990 ,54& 8=7
B Factura $o. ;6>; a 4ndr!s Calas por ? 6<@.=99.0 ,54& 8=7
c. Consigna en el Dancomercio el valor recibido por las ventas de contado y pago de clientes.
d. Compra mercancas al contado a Distrinar C.4.& seg)n factura $o. @AE9 por ? 8.;@<.<990
,54& 8=7. Retencin en la fuente& ;.67& pagada con cheque $o. <9><@=9 del
Dancomercio.
e. Compra mercancas a cr!dito+ ,54& 8=7& F R%(%$C,G$ %$ "4 FH%$(%& ;.67& 4s+
Factura $o. <6>9 de 4lmac!n #ri' por ? A@<.;99+ proveedor gran contribuyente.
Factura $o. <6>9 de Casa $ova por ? @<;.A99+ proveedor r!gimen com)n.
Factura $o. <6>9 de Fabrica Canty ? <=6.=99+ proveedor gran contribuyente.
;. Tr!s4!3o ! 42;ros m!Bores B !uC242!res+
"a columna de parciales se traslada a los libros au'iliares
"as columnas Debe y .aber se trasladan al libro diario columnario.
(res socios constituyen la empresa Curt modas "tda. %l 8 de julio mediante escritura publica
$o. <A=; de la $otaria <I. De Dogota& con los siguientes datos+
%l socio Jorge Dvila aporta un terreno por valor de ? >.699.999& seg)n
escritura publica $o. <9& $otaria <I. De Dogota.
%l socio Javier Karuma aporta ? >.699.999& y muebles para oficina por valor
de 28.A99.999& seg)n factura $o. <69.
%l socio ,vn Rosero aporta mercancas por valor de 28.>99.999& seg)n
factura $o. ;>90 2>.999.999 con cheque $o. >;E9<6 de Danco $acional&
seg)n recibo de caja $o. 99>.
%orm!to 3e "ompro;!#te 3e !pertur! 2#2"2!4

Comprobante
de apertura Fecha+ Surt23or! Lt3!)
$o. 98 Dia 98 Les 9@ 4/o >99@ #g. $o. 8

C@32<o Det!44es P!r"2!4es De;e H!;er
8896 C4J4 <.699.999
889696 Caja -eneral
4portes de socios& seg)n recibos de caja $o. 98 B 9> <.699.999

8<;6 L%RC4$CM4C $G F4DR,C4D4C #GR "4 %L#R%C4 8.>99.999
4portes del socio ,vn Roser& seg)n factura $o. ;>9 8.>99.999

869< (%RR%$GC >.699.999
869<96 Hrbanos
4portes del socio Jorge Dvila& Ceg)n escritura $o. <9
de $otaria < de Dogota >.699.999

86>< %QH,#G D% GF,C,$4 8.A99.999
86><96 Luebles y enseres
4portes del socio Javier Kamara& seg)n factura $o. <69 8.A99.999

;886 4#GR(%C CGC,4"%C 89.999.999
;88696 Cuotas de inter!s social >.699.999
;8869698 Jorge Dvila+ Cu aporte ;.>99.999
;886969> ,vn Rosero+ Cu aporte <.;99.999
;886969; Javier Karuma+ Cu aporte
CHL4C ,-H4"%C ? 89.999.999 89.999.999
#ara registrar constitucin de la sociedad mediante
escritura publica $o. <A=; de la notaria <a. De Distrito
Capital de Dogota.


#reparado por+ Revisado por+ 4probado por+ Contabili*ado por+



Comprobante
de venta Fecha+ A4m!"># ECtr!4uD Lt3!)
$o. 9> Dia ;8 Les 89 4/o >99@ #g. $o. 8

C@32<o Det!44es P!r"2!4es De;e H!;er
8896 C4J4 8.6<9.999
889696 Caja -eneral
5enta al contado facturas $os. ;<6= a ;6>9 <.699.999

8;96 C",%$(%C 8.6AE.;@<
8;9696 Clientes $acionales 8.>99.999
8;969698 "us 4greda Factura $o. ;6>8
8;96969> Diana -me* Factura $o. ;6>>
8;96969; 4ndr!s Calas Factura $o. ;6>; >.699.999

><9A ,L#H%C(G CGDR% "4C 5%$(4C #GR #4-4R <;8.=;A
><9A98 ,mpuestos generados

#or ventas de contado Facturas $o. ;<6= a
;6>9 8.A99.999
#or ventas a cr!dito Facturas $os. ;6>8 a ;6>;
<8;6
CGL%RC,G 4" #GR L4FGR F 4" #GR
L%$GR >.=E@.@;=
<8;6 5enta de pinturas y lacas

CHL4C ,-H4"%C ? ;.8>E.;@< ;.8>E.;@<
#ara registrar ventas reali*adas en el mes de octubre
seg)n facturas $os. ;<6= a ;6>;



#reparado por+ Revisado por+ 4probado por+ Contabili*ado por+



Comprobante

de
consignacin Fecha+ A4m!"># ECtr!4uD Lt3!)
$o. 9; Dia ;8 Les 89 4/o >99@ #g. $o. 8

C@32<o Det!44es P!r"2!4es De;e H!;er
8889 D4$CGC
888996 Loneda $acional 8.6<9.999
8889698 Danco del Comercio 8.6<9.999
8896 C4J4 8.6<9.999
889696 Caja -eneral 8.6<9.999

CHL4C ,-H4"%C ? 8.6<9.999 8.6<9.999

#ara registrar consignaciones efectuadas en el mes de
B
Gctubre.





#reparado por+ Revisado por+ 4probado por+ Contabili*ado por+



Comprobante
de compra Fecha+ A4m!"># ECtr!4uD Lt3!)
$o. 9< Dia ;8 Les 89 4/o >99@ #g. $o. 8

C@32<o Det!44es P!r"2!4es De;e H!;er
=>96 D%L%RC4$C,4C ;.<6A.899
=>9698 Compra de mercancas para la venta ;.<6A.899
><9A
,L#H%C(GC CGDR% "4C 5%$(4C #GR
#4-4R 66;.>E=
><9A96 ,mpuesto descontable
Distrinar C.4. Factura $o. @AE9 >8E.E9<
4lmac!n #ri' Factura $o. <6>9 8;E.AAA
Casa $ova Factura $o. ;A@9 88E.99A
Fabrica Canty Factura $o. A6=8 @<.<E=
8889 D4$CGC
888996 Loneda $acional 8.6<=.>99
88899698 Danco de Comercio 8.6<=.>99
Distrinar C.4.
>>96 #RG5%%DGR%C $4C,G$4"%C >.;<<.8=;
>>9689 Compra de mercancas para la venta EA;.6AA
>>9689>9 4lmac!n #ri' Factura $o. <6>9 A;=.@@6
>>=698;> Casa $ova Factura $o. ;A@9 6>;.A99
>>=68969 Fabrica Canty Factura $o. A6=8
>;=6 R%(%$C,G$ %$ "4 FH%$(% 8>8.9;;
>;=6<9 Compras
Distrinar C.4. Factura $o. @AE9 <A.89<
4lmac!n #ri' Factura $o. <6>9 ;9.=98
Casa $ova Factura $o. ;A@9 >=.9;;
Fabrica Canty Factura $o. A6=8 8=.>E=
CHL4C ,-H4"%C ? <.988.;E= <.988.;E=
#ara registrar compras de mercancas reali*adas en el
mes de octubre.

#reparado por+ Revisado por+ 4probado por+ Contabili*ado por+


CONCL$SION
(odos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general+
1 $ombre o ra*n social de la empresa que lo emite.
1 $ombre& n)mero y fecha del comprobante.
1 Descripcin del contenido del documento.
1 Firmas de los responsables de elaborar& revisar& aprobar y contabili*ar los comprobantes.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones reali*adas.
Clasificacin+
%'ternos
,nternos
De uso interno
De uso e'terno
"os "ompro;!#tes eCter#os son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. %j.+ facturas de compras& recibos de pagos efectuados& etc.
"os "ompro;!#tes 2#ter#os son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. %j.+ facturas de ventas& recibos por
cobran*as& presupuestos& vales.
#or otra parte& no solamente se registran los documentos comerciales+ los instrumentos
p)blicos 2escrituras& hipotecas3 y privados 2contratos de arrendamiento& depsito3 y cualquier
comprobante que sea respaldo por un registro contable& es fuente de informacin 2planillas
de sueldos& informes3.
BIBLIOGRA%EA
Co#t!;2423!3 $#26ers2t!r2!F avan*ando con las nuevas generaciones. Cuarta %dicin&
editorial LC-R4N-,"& unidad 6& tema 6.8 O 6.> paginas =@ a la E>.
L$CY DEL CARMEN CORAL DELGADOF "icenciada en educacin especiali*ada&
especialidad en comercio y contadura& magster en administracin educativa& docente de
contabilidad y legislacin INEM Lariano Gspina Rodrgue*.
EMMA L$CIA G$DIGO DAVILAF "icenciada en educacin especiali*ada& especialidad en
comercio y contadura& docente de contabilidad y legislacin INEM Lariano Gspina
Rodrgue*.
#4-,$4 N%D+ PPP.contaduria.gov.co
.