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Sistema de control de matrculas para una Institucin educativa
Jaime Oswaldo Montoya Guzmn webmaster@jaimemontoyacom
! Introduccin
" #studio de $actibilidad
% &ia'rama de $lujo de in$ormacin (utilizando el dia'rama de blo)ues *#*S+,
- &iccionario de datos del sistema de control de matrculas para una Institucin educativa
. &ise/o de pantallas 0 pantalla de inicio
1 #2plicacin de las pantallas3 'eneracin de reportes y 4ontrase/a de usuarios
5 #tapa de pro'ramacin y prueba
6 Implantacin del sistema
7 4onclusin
!8 9iblio'ra$a
INTRODUCCIN
Este documento presenta el anlisis y diseo de un sistema para control de matrculas de una
institucin educativa. El enfoque es detallar el sistema y no presentar un marco terico de lo que es cada
uno de los temas presentados. Para el desarrollo de este diseo se han utilizado conocimientos que pueden
ser encontrados en libros o en internet pero ms que una e!plicacin de cada uno de estos tpicos se
detalla una propuesta concreta de un sistema que se quiere poner en marcha.
"as secciones en las que se divide este documento se encuentran ordenadas de manera tal que al
finalizar la lectura del mismo cualquier persona tendr una idea bastante clara y un buen panorama de lo
que se ofrece con ese sistema y de la manera en la que se va a utilizar.
El sistema se analiza y e!pone de forma general pero a la vez se consideran muchos detalles y
aspectos especficos del funcionamiento precios venta#as y desventa#as. $uchos de los beneficios de este
sistema son indiscutibles por lo que se afirma que es una gran opcin para cualquier institucin educativa
que desee automatizar su sistema de matrculas.
%e aclara que el enfoque que se ha hecho es para una institucin educativa primaria &primero a
noveno grado' o secundaria &bachillerato' pero que la misma idea se puede retomar e implementar para
una universidad haciendo varias modificaciones en la estructura de la base de datos pero conservando el
mismo modelo y esquema de traba#o.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
:;4<I9I=I&;& <>4?I4;
El equipo de hardware necesario para este sistema est disponible en el mercado as como
tambi(n se dispone del software requerido para programar este sistema. %e cuenta con un equipo calificado
de analistas y programadores y diseadores capaz de desarrollar este programa de control de matrculas.
)(cnicamente se tiene lo requerido para hacer funcionar y poner en marcha este *til sistema.
En cuanto a los recursos de hardware ser necesario que el centro educativo tenga por lo menos
una computadora &si se tuvieran ms computadoras se podra acelerar el proceso de matrcula para el caso
que varios estudiantes se llegaran a matricular al mismo tiempo' con las caractersticas que se describirn
ms adelante. El sistema completo funciona basado en internet por lo cual la institucin educativa no tendr
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que gastar en licencias de software pues solamente necesitar un navegador web para realizar el proceso
de matrcula.
+especto al mane#o de este sistema no se necesitan e!tensivas capacitaciones especiales pues
el programa contar con una fcil navegacin y un diseo sencillo de utilizar para cualquier persona as
como una seccin de preguntas frecuentes &,-. ,requent -s/ed .uestions' y un manual de usuario para
que los encargados de manipular este sistema encuentren respuestas inmediatas a las dudas ms usuales
que puedan surgir y que de esta forma el centro educativo no tenga que incurrir en elevados gastos de
capacitaciones del personal que tenga autorizacin o acceso a manipular la base de datos de alumnos
matriculados. "os administradores del sistema podrn tambi(n realizar modificaciones introduccin y
eliminacin de datos con mucha facilidad siempre desde el sitio web utilizando un nombre de usuario y
contrasea autorizados.
+especto a la arquitectura cliente0servidor se utilizar 1ahoo2 3eocities Pro que proporciona un
combo que incluye el nombre de dominio 4 35 de espacio para los archivos del sitio web y la base de
datos as como tambi(n las herramientas de programacin necesarias para crear este sistema. Esto
significa que contratando este servicio se podr hacer todo por internet y no se necesitar comprar equipo
de hardware especializado ni difcil de conseguir pues la mayora de computadoras que se venden
actualmente vienen con capacidades para navegar en internet ya sea por cable o de manera inalmbrica. El
sistema podra incluso ser manipulado fuera de la institucin educativa pues se basa en internet y por lo
tanto se puede utilizar desde cualquier lugar. El *nico requerimiento de hardware es cualquier computadora
con capacidades para navegar en internet &posteriormente se detallan los requerimientos mnimos'.
En cuanto a los requerimientos de software para operar este sistema lo *nico que se necesita es
contar con un navegador web. )eniendo acceso a internet y a cualquier navegador web el sistema se podr
operar sin ning*n problema. El sistema operativo puede ser cualquiera pues todo lo que se requiere es
tener un navegador web de manera que no se tiene la limitante de tener que traba#ar en un sistema
operativo especfico. En cuanto al software de desarrollo ser suficiente con las herramientas o programas
que proporciona 1ahoo2 3eocities Pro los cuales se detallan a continuacin6
P7P 8ersion 9.:.;;
$y%." :.4:.9<
%e puede realizar una actualizacin de ese software cuando hay nuevas versiones disponibles de
P7P y $y%." utilizando las herramientas del =ontrol Panel proporcionado por 1ahoo2 3eocities aunque
se debe mencionar la limitante que aunque una nueva versin ya se encuentre en el mercado podra
todava no ser posible realizar la actualizacin ya que es el servidor o los administradores y programadores
1ahoo2 3eocities quienes decidirn el momento oportuno para hacer que las versiones est(n disponibles
para sus clientes.
Para la generacin de los formularios en los que se introducir y mostrar la informacin contenida
en la base de datos se usarn recursos disponibles en http6>>pear.php.net donde se proporciona cdigo de
formularios prediseados para luego programarlos y traba#ar eficientemente en la autenticacin de usuarios
y contraseas vinculados a la base de datos de $y%.". Pero gracias a que los recursos de PE-+ son
gratis no se incurrir en gastos. P7P $y%." y los recursos disponibles de PE-+ es todo el software que
se necesita para programar este sistema.
:;4<I9I=I&;& O*#@;4IO?;=
Es completamente posible que este nuevo sistema se use como se ha planeado pues no
representa procesos comple#os ni difciles de usar para los administradores o autoridades de la institucin
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educativa. -dems lo que se pretende es sustituir un sistema obsoleto como es el registro manual de
matrculas el cual tiene muchas desventa#as. %i el centro escolar no utilizara un registro manual sino que
uno basado en computadoras pero de forma local &guardando la informacin en ho#as de clculo como
E!cel o bases de datos como -ccess o ,o!Pro por e#emplo' este novedoso sistema ofrecer grandes
venta#as y seguridad pues se tendr toda la informacin en lnea y disponible desde cualquier computadora
con acceso a internet. -unque siempre hay personas que se resisten al cambio y que tienen miedo
pensando que la informacin en internet no est segura o que no es confidencial la factibilidad de este
sistema no de#a de ser alta por esa razn tomando en cuenta que la tendencia de todas las empresas
actuales es de mane#ar informacin a trav(s de internet y que ahora se cuenta con herramientas seguras
que guardan informacin confidencial sin ning*n problema. -dems tener sistemas que funcionen slo
localmente en las computadoras de una institucin presenta muchas desventa#as como por e#emplo que
alguien podra robar informacin confidencial de las computadoras o que las computadoras podran ser
robadas o destruidas y la informacin se perdera si no se tuvieran copias de respaldo.
"a portabilidad resulta mucho ms complicada que si se mane#a todo desde internet. )raba#ar
localmente tambi(n genera muchsimos ms gastos de hardware y licencias para manipular software. Este
sistema tiene muy altas posibilidades de aceptacin por parte de los usuarios por lo que se aprecia que
tiene una muy buena factibilidad operacional y que debera ser implementado. Este sistema no llegar a ser
obsoleto en poco tiempo pues el internet es tecnologa de punta que es imposible que desaparezca de la
noche a la maana. Por el contrario se puede observar que ms y ms gente acepta el internet y disfruta de
todas las venta#as que esta maravilla tecnolgica ofrece.
Para que este sistema no represente un golpe hacia todos aquellos que se oponen al cambio
puede irse implementando paulatinamente permitiendo que el sistema antiguo no desaparezca de la noche
a la maana sino que siga funcionando paralelamente a este sistema y que conforme se vayan viendo los
resultados y la efectividad de este modelo los administradores sientan confianza y seguridad y de esa
forma que finalmente de#en de lado el sistema antiguo ya sea este el registro manual o el registro utilizando
bases de datos de forma local en las computadoras.
:;4<I9I=I&;& #4O?AMI4;
Para determinar la factibilidad econmica se debe tomar en cuenta el anlisis de costos y beneficios
asociados con este proyecto. El fin que se persigue es que los beneficios e!cedan a los costos. =on este
sistema se obtiene un e!celente rendimiento y economa pues no se hace necesario gastar en caros
recursos de hardware ni en licencias caras de software debido a que todo el funcionamiento estar basado
en internet. "os costos de implementacin son muy econmicos ya que la institucin no necesitar gastar en
complicadas capacitaciones debido a que el sistema ser muy fcil de usar y la informacin estar segura y
accesible las veinticuatro horas del da y los trescientos sesenta y cinco das del ao. ?o se tendrn costos
de hardware ni de software pues todo el sistema estar disponible desde cualquier computadora con
acceso a internet.
Entre los costos cuantificables o tangibles se tienen el pago del dominio y alo#amiento del sitio en
internet as como tambi(n el pago que recibirn los programadores del sistema. %e tienen beneficios
tangibles como lo es el evidente ahorro en equipo de hardware y en licencias de software ya que no ser
necesario incurrir en estos gastos para el desarrollo y funcionamiento de este sistema.
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E!isten tambi(n costos que no pueden cuantificarse o que son intangibles como por e#emplo la
desconfianza que muchos le tienen a los sistemas basados en internet pues algunas personas tienden a
pensar que son inseguros y que la informacin puede no ser confidencial y que puede ser perdida o
alterada. En cuanto a los beneficios intangibles la seguridad de tener un sistema que no depender de unas
pocas computadoras fsicas ubicadas dentro de la empresa representa un gran beneficio a largo plazo
tomando en cuenta que la informacin estar disponible las veinticuatro horas del da de forma segura y
oportuna.
- continuacin se presenta un resumen detallado del anlisis costo0beneficio para este sistema6
&#<;==# *@#4IO 4OM#?<;@IO
Bardware @9AA.AA de
computadora
@:B.AA>mes de
internet
Este sistema requiere de la compra de por lo menos una
computadora con los siguientes requerimientos mnimos6
- P= Pentium CCC BAA $7z
- 4BD $5 +-$
- ;A $5 libres en disco duro
- +esolucin EAA ! DAA pi!eles
- =ualquier sistema operativo
- ?avegador Cnternet E!plorer D.A $ozilla 4.A o
equivalente.
- =one!in a internet de B;4 F5P%
=omo se observa los requerimientos de hardware no son
elevados y e!isten grandes beneficios por tratarse de un
sistema basado en internet aunque la gran limitante que si
no hay acceso a internet no hay acceso al sistema.
Servidor @E.<B cada mes.
@;B.AA de instalacin.
%e utilizar 1ahoo2 3eocities Pro. Por un precio razonable
se obtienen grandes beneficios entre ellos 4 35 de
espacio de almacenamiento teniendo en cuenta que si la
base de datos y los archivos del sitio web fueran tan
grandes que sobrepasaran los 4 35 por @:.AA cada mes
se podra actualizar el servicio para que sea ilimitado y con
;AAA cuentas de correo electrnico. =on 1ahoo2 3eocities
Pro tambi(n se B cuentas de correo electrnico lo cual es
muy profesional y prestigioso para la institucin debido a
que los directores y altos funcionarios del centro educativo
podrn escribir desde correos electrnicos con el dominio
del sitio web de la institucin y con los nombres de CG
&nombre de usuario que va antes de la HIJ' que deseen. -
la vez se incluye el dominio con la e!tensin .com .net
.org .biz .info .us. "a informacin se encuentra segura en
los servidores de 1ahoo2 disponible todo el tiempo como
cualquier correo electrnico o servicio ofrecido por esta
prestigiosa y confiable compaa. El sistema operativo
usado por 1ahoo2 3eocities Pro es ,ree5%G con un
servidor -pache>;.:.:K &Lni!'. Cgualmente con este servicio
se tiene acceso a la versin :.4:.9< de $y%." y a la
versin 9.:.;; de P7P. Para hablar tambi(n de las
desventa#as se observa que para mantener este sistema
en marcha se tendr que estar pagando mes a mes la
cantidad detallada de forma indefinida mientras se quiera
tener todo en marcha cosa que no tendra que hacerse en
un sistema basado en un modelo local y que no requiera de
internet.
So$tware @A.AA ?o se necesita comprar ninguna licencia de software pues
los recursos necesarios se encuentran disponibles #unto
con el servicio de 1ahoo2 3eocities Pro. "os programas a
utilizar son P7P y $y%." &incluido en el paquete
proporcionados por el proveedor de dominio y alo#amiento
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del sitio' y el cdigo proporcionado por PE-+ para
manipular formularios web &disponible gratis desde
http6>>pear.php.net'. Esto resulta muy econmico porque no
se hace necesario incurrir en gastos de software. "a
desventa#a es que no hay posibilidades de usar otros
programas con este plan pues habra que cambiarse de
servidor &proveedor del dominio y alo#amiento del sitio'.
Mtros proveedores ofrecen ms posibilidades pues en este
caso por e#emplo no se podra traba#ar con una base de
datos de -ccess o con -%P .?E) ni con %." %erver as
como tampoco con Postgre%." etc. "a portabilidad de
este sistema es e!celente porque va a funcionar en
cualquier computadora con acceso a internet y con un
navegador web.
4ostos de
Implementacin
@A.AA El precio por la implementacin de este sistema est
incluido en lo que se paga al servidor por lo cual ya no se
tendr que pagar absolutamente nada adicional para poner
en marcha el sistema.
*a'o a los
desarrolladores del
sistema
@;AAA.AA -unque podra parecer que la implementacin de un
sistema como este tiene un costo elevado que el centro
escolar se podra ahorrar se debe tener en cuenta que este
no sera un pago anual ni mensual sino que se trata de un
solo pago que se har a los desarrolladores por el sistema
completo y (se quedar funcionando de forma garantizada
y con soporte t(cnico inmediato. "o *nico que se deber
seguir pagando mes a mes es el nombre de dominio y el
alo#amiento del sitio. Por lo tanto esto no sera un gasto
sino que una e!celente inversin.
*a'o por servicio
de internet
@:B>mes Este sistema no funciona sin internet por lo que se debe
estar pagando cada mes a alg*n proveedor de servicios de
internet. Es una desventa#a respecto a sistemas que
traba#an de forma local pues no necesitan de internet. Pero
a la vez tiene grandes venta#as porque la informacin
estar segura y accesible desde cualquier computadora
que cuente con acceso a internet.
-dems de lo que ya se ha mencionado se puede agregar tambi(n que este sistema tiene tambi(n
otros beneficios como lo es la e!celente portabilidad &pues no necesita de hardware especial sino que
funciona desde cualquier computadora o dispositivo que cuente con un navegador web y si se cuenta con
acceso a internet. El acceso a la informacin es las veinticuatro horas del da &siempre que se tenga acceso
a internet'. "a informacin estar segura en manos de los administradores de la institucin educativa y se
contar con e!celente confiabilidad y gran innovacin al implementar esta tecnologa de vanguardia.
Es importante tambi(n reconocer que este sistema tiene ciertas desventa#as respecto a un sistema
basado en computadoras de escritorio y no en un modelo basado totalmente en internet. Entre estas
desventa#as se puede mencionar la velocidad de captura que es ms lento que si se traba#ara con una base
de datos localmente aunque mucho depende de qu( tan rpida sea la velocidad de cone!in a internet.
Mtra desventa#a es que si no se tiene acceso a internet el sistema no funciona.
Lna siguiente desventa#a es que en caso que se perdiera la contrasea de acceso a la cuenta de
1ahoo2 3eocities Pro si no se tuvieran copias de respaldo de forma local en dispositivos de
almacenamiento o en computadoras toda la informacin de la base de datos as como el sistema completo
se perdera as como el acceso al sistema para realizar modificaciones. Este nombre de usuario y
contrasea debern ser por tanto confidenciales y deber pensarse en medidas contingenciales en caso
que la o las personas que tengan este nombre de usuario y contrasea llegaran a faltar alg*n da &por
e#emplo en casos lamentables como accidente o muerte de la o las personas que tengan el nombre de
usuario y contrasea'.
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"uego de este anlisis se considera que este sistema es factible porque tiene ms venta#as que
desventa#as y resultara *til para un centro escolar que quiera tener un eficiente control de matrculas como
el que se propone en este documento.
DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIN (UTILIZANDO EL DIAGRAMA
DE BLOQUES PEPSU)
?IC#= 8
?IC#= !
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?IC#= " S+9*@O4#SO I?:O@M;4IA? D SO=I4I<+&
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?IC#= " S+9*@O4#SO C#@I:I4;4IA?
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?IC#= " S+9*@O4#SO @#SO=+4IA? :I?;= D *;GO SI ;*=I4;
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&I;G@;M; &# #?<I&;&E@#=;4IA? &#= SIS<#M; &# 4O?<@O= &# M;<@F4+=;S *;@; +?;
I?S<I<+4IA? #&+4;<IC;
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?O<;G una relacin de muchos a muchos se crea haciendo dos relaciones de uno a muchos utilizando una
tabla de interseccin. -unque en el diagrama presentado arriba no se ha hecho eso se podr apreciar en el
diccionario de datos mostrado a continuacin.
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE
MATRCULAS PARA UNA INSTITUCIN EDUCATIVA
?ombre de la
<abla
?ombre
del
;tributo
4ontenid
o
<ipo =on'i
tud
:orm
ato
@an'
o de
selec
cin
@e)ue
rido
=la
ve
=lave
:ornea
o <abla
@e$erenci
ada
#?4;@G;&OS codNenca
rgado
=digo
del padre
o
encargad
o del
alumno.
%C?) 9 <<<< ;0
<<<<
%C PF
nombre ?ombre
del
encargad
o.
8=7-
+
4A O&4A' %C
apellidos -pellidos 8=7- 4A O&4A' %C
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del
encargad
o.
+
afinNcons -lmacena
la
afinidad o
consangu
inidad del
encargad
o con el
alumno
&padre
madre
to etc.'
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+
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direccion Gireccin
del
encargad
o del
alumno.
8=7-
+
;AA O&;AA
'
Cngreso Cngreso
apro!ima
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mensual
del
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GE=$
"
E <<<<
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telNfi#o )el(fono
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o del
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;=+M?OS codNalum
no
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alumno.
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nombre ?ombre
del
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+
4A O&4A' %C
apellidos -pellidos
del
alumno.
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4A O&4A' %C
direccion Gireccin
del
alumno.
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'
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Email =orreo
electrnic
o del
alumno.
8=7-
+
BA O&BA'
telNfi#o )el(fono
fi#o del
alumno.
,=7-
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telNcelula
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)el(fono
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+
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fechaNna
c
,echa de
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alumno.
G-)E ;A <<<<0
<<0<<
insNprov Cnstitucin
educativa
de donde
proviene
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estudiant
e.
8=7-
+
;AA O&;AA
'
alergias -lmacena
si el
alumno
es
al(rgico a
alg*n
medicam
ento o no.
5MM"
E-?
4 O&4'
vacunas -lmacena
si el
estudiant
e posee
todas las
vacunas
o no.
5MM"
E-?
4 O&4'
limitacion
es
"imitacion
es fsicas
del
alumno.
8=7-
+
;AA O&;AA
'
docNpend Gocumen
tos
pendiente
s que el
alumno
no ha
entregado
ni al
momento
de la
matrcula
ni
posterior
mente.
8=7-
+
;AA O&;AA
'
#?4;@G;&OSH
;=+M?OS
codNenca
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=digo
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%
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G@;&OS codNgrad
o
=digo
del grado.
%C?) 4 << ;0<< %C PF
grado 3rado 8=7-
+
BA O&BA' %C
nNma!Nal
um
?*mero
m!imo
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que se
pueden
recibir en
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grado.
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S#44IO?#S codNsecci
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seccin.
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codNsecci
on
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del grado.
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obtenida.
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observaci
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nota
obtenida.
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ria
=digo
de la
materia.
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maestro
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4A O&4A' %C
direccion Gireccin 8=7- ;AA O&;AA %C
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del
docente.
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telNfi#o )el(fono
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maestro.
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del
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docente.
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G@;&OSHM;#S
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S<@OS
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=digo
del
maestro
%C?) : <<< ;0<<< %C PF
,F
$-E%)+
M%
:I P ,oreign Fey &llave fornea'
*I P Primary Fey &llave primaria'
SI?< P %mall Cnteger &entero corto'
I?< P Cnteger &entero'
:4B;@ P ,i!ed carcter length &longitud fi#a de caracteres'
C4B;@ P 8ariabla carcter length &longitud variable de caracteres'
&#4M= P decimal
9OO=#;? P booleano &e#emplo6 %C0?M 8E+G-GE+M0,-"%M'
&;<# P fecha
J(, K Genota un n*mero de caracteres determinado por el valor dentro del par(ntesis por e#emplo O&BA'
significa una cadena con BA caracteres alfanum(ricos.
7777E7777 P Esta mscara de entrada significa que se deben introducir 9 dgitos luego un guin y
finalmente otros 9 dgitos por e#emplo6 499A0EE<;. Ge manera anloga se representan otras mscaras de
entrada que involucran dgitos.
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DISEO DE PANTALLAS PANTALLA DE INICIO
;G@#G;@ *;@<# I
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;G@#G;@ *;@<# II
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EXPLICACIN DE LAS PANTALLAS, GENERACIN DE REPORTES Y
CONTRASEA DE USUARIOS
"as pantallas para $odificar son id(nticas a las pantallas para -gregar con la *nica diferencia que
antes de realizar la modificacin se pide el cdigo del alumno o el cdigo del encargado para traba#ar en el
registro correspondiente de la base de datos &el listado de cdigos de alumnos y encargados se presenta en
una lista desplegable para que sea seleccionado'. Para Eliminar igualmente se hace en base al cdigo del
alumno o del encargado y se pide confirmacin para esa accin.
El botn Cmprimir genera un reporte con la impresin de los datos correspondientes a la matrcula
de un alumno y toda la informacin relacionada a este por e#emplo su informacin personal el nombre de
su encargado grado y seccin profesores y asignados y fecha en que se realiz la matrcula. 5uscar sirve
para realizar b*squedas de registros en la base de datos.
"a seccin ,-. muestra preguntas frecuentes que pueden surgir a los administradores del sistema.
-cerca de da a conocer los encargados del soporte t(cnico y creadores del sistema proporcionando
informacin de contacto por cualquier inconveniente que se presente como un medio de soporte t(cnico y
garanta. =ada vez que se haga clic sobre el botn Enviar la informacin ser almacenada en la tabla
correspondiente &ver diagrama de entidad0relacin y diccionario de datos'.
-lgunas tablas estn relacionadas y requieren llaves forneas las cuales sern mostradas por el
programa para que se seleccione el registro correspondiente con el que se desea efectuar la relacin. ?o se
mostrar el cdigo de la tabla sino que otro identificador ms fcil de visualizar aunque a la hora de
guardarse en la base de datos es la llave primaria la que se utiliza para que se hagan las relaciones.
Por e#emplo cuando se introduce una materia los tres campos que se tienen en el diccionario de
datos son6 codNmateria codNgrado y materia. %in embargo el que est( manipulando el sistema solamente
ver dos campos uno en el que aparece un listado de grados con los nombres que cualquiera reconoce
para cada grado &aunque internamente es codNgrado como llave fornea de la tabla $-)E+C-% la que se
usa para establecer las relaciones que es llave primaria en la tabla 3+-GM%' y el otro valor a introducir es
el nombre de la materia.
El campo codNmateria automticamente se incluye como autonum(rico que en el diccionario de
datos se muestra como %C?) pues es un valor entero pequeo pero que tendr un incremento automtico o
autoincremento. )al como se acaba de e!plicar esto para la introduccin de un registro en la tabla
$-)E+C-% suceder para las otras tablas que tienen relaciones y que hacen uso de llaves forneas. %e
tiene la opcin de +elaciones que servir para visualizar el diagrama de entidad0relacin de esta base de
datos &mostrado anteriormente' que tiene el ob#etivo de que el que se encuentre introduciendo los datos
pueda ver el mapa de la base de datos en cuanto a las relaciones de las tablas.
Es importante mencionar que la introduccin de un registro se har cuando ya se hayan realizado
los trmites respectivos y la aprobacin correspondiente por parte de las autoridades de la institucin
&8(anse los diagramas de bloque PEP%L presentados anteriormente'. ?tese que la pantalla inicial &pgina
de inicio' pide nombre de usuario y contrasea. Esto es para que *nicamente usuarios autorizados puedan
tener acceso a realizar modificaciones en la base de datos es decir el personal de la institucin educativa
encargado del proceso de matrcula.
ETAPA DE PROGRAMACIN Y PRUEBA
-ntes de entregar este sistema para su uso se harn muchas pruebas para garantizar que los
errores se den antes de poner en marcha o en funcionamiento el sistema de control de matrculas y no
despu(s. "as pruebas como se recomiendan las harn los programadores pero no solamente ellos sino
tambi(n personas totalmente a#enas a este proyecto pues son ellos los que darn una evaluacin que
permitir conocer si se cuenta con facilidad de uso y con un programa eficaz y a la vez eficiente.
Este sistema puede ponerse a funcionar paralelamente con el modelo anterior utilizado por el centro
educativo de manera que se tenga un periodo en el que la institucin se familiarice y que no tengan ning*n
temor. %e garantiza que muy pronto se tendr confianza en el sistema y sern los mismos administradores
de la institucin educativa quienes voluntariamente y con buen nimo desecharn el sistema anterior al
disfrutar de todas las venta#as y eficiencia de este nuevo sistema.
%e garantiza satisfaccin y buen funcionamiento del sistema y se ofrece soporte t(cnico ante
cualquier error que pueda surgir.
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El programa ser desarrollado completamente en P7P y $y%.". El cdigo generado en P7P ser
traba#ado con orientacin a ob#etos es decir creando clases y ob#etos y haci(ndolo todo con mdulos para
tener un me#or orden en la programacin y lograr con eso un fcil mantenimiento del sistema.

IMPLANTACIN DEL SISTEMA
Entre las recomendaciones se propone no abandonar de la noche a la maana el sistema que ya
tiene la empresa sino que traba#ar paralelamente al otro sistema los primeros das mientras la institucin
adquiere confianza con este nuevo sistema y con gran prontitud desearn abandonar el sistema anterior al
darse cuenta de la gran cantidad venta#as que se tienen con este modelo.
%e recomienda fuertemente que se mane#en copias de respaldo locales en un disco duro para
casos de emergencia en los que por alguna razn la empresa no tenga acceso a internet por e#emplo
cuando el proveedor del servicio de internet haga tareas de mantenimiento o reparacin que se tenga
acceso a los datos de manera local por cualquier emergencia o si en el peor de los casos los
administradores del sistema perdieran la contrasea de acceso que el sistema no se perdiera en su
totalidad. Cgualmente se recomienda pensar en un eficiente mane#o de la contrasea de acceso de
administrador del sistema pues es peligroso que (sta est( *nicamente en poder de una persona ya que
genera dependencia total en esa persona y el da que (ste individuo falte el sistema se perdera
completamente.
"os requerimientos mnimos para el funcionamiento ya se describieron con anterioridad pero se
mencionan nuevamente a continuacin6
- P= Pentium CCC BAA $7z
- 4BD $5 +-$
- ;A $5 libres en disco duro
- +esolucin EAA ! DAA pi!eles
- =ualquier sistema operativo
- ?avegador Cnternet E!plorer D.A $ozilla 4.A o equivalente.
- =one!in a internet de B;4 F5P%
En cuanto a la instalacin del sistema en el servidor al darle de alta al servicio de 1ahoo2 3eocities
Pro inmediatamente se suben todos los archivos del programa incluyendo el cdigo de la pgina web e
imgenes as como la creacin de la base de datos. Esto instala todo en el servidor y quedar listo para su
uso.
"a creacin de respaldo es muy recomendable. =on este servicio de 1ahoo2 3eocities Pro se tendr
acceso a transferencia ,)P con lo cual se facilita y hace muy rpida la creacin de copias de respaldo. "a
base de datos tambi(n se podr e!portar al disco duro.
El manual de usuario no requiere de e!plicaciones de grandes e!tensiones pues el uso del sistema
es muy amigable y no es complicado. "o *nico que se incluye es la seccin ,-. en la misma pgina web
con preguntas frecuentes como por e#emplo cmo agregar un registro para una tabla cmo modificarlo o
eliminarlo la manera de imprimir reportes la estructura del diagrama de entidad0relacin as como tambi(n
se ofrecer el documento con el diccionario de datos completo de la base de datos para poder visualizar el
mapa completo de la base de datos. %e incluye en esta seccin de ,-. tambi(n como respuesta a
preguntas frecuentes el modelo de cada uno de los diagramas PEP%L con lo cual grficamente se aprecia
con facilidad el procedimiento a seguir para llevar a cabo una matrcula.
En cuanto a la capacitacin de personal se ofrecer una capacitacin gratuita en la que se
e!plicar el funcionamiento del sistema y cmo se deber manipular por parte de los encargados de realizar
este proceso en registro acad(mico y en la direccin del centro educativo. %e ofrece igualmente garanta y
soporte t(cnico sobre el uso e implementacin del sistema. Es fcil de deducir y comprender el mane#o de
este sistema pues se ofrecen los diagramas de todo el funcionamiento as como de la base de datos. Es
evidente que las venta#as son muchas y la satisfaccin y beneficios que se obtendrn con este sistema est
garantizada.
CONCLUSIN
-l concluir este documento se obtienen varias conclusiones importantes y que se pueden resaltar.
En primer lugar se ofrece una propuesta concreta y bien definida que representa una e!celente opcin
para una institucin educativa. Cgualmente se detallan venta#as y desventa#as que tiene este sistema por lo
que no se esconden las debilidades que podran tener este programa y su implementacin.
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=on este documento se ha detallado muy bien cada aspecto relevante de esta propuesta y es
seguro que cualquier director o administrador de una institucin educativa podr tener una idea y un
panorama bastante claro de qu( ofrece y cmo funciona este sistema.
%e concluye afirmando que este programa es de gran utilidad y representa una solucin eficiente
para muchas instituciones de educacin y aunque tiene un coste econmico y de infraestructura
organizacional los beneficios superan a los gastos y por lo tanto es una e!celente opcin con grandes
venta#as y soluciones atractivas para cualquier institucin educativa.
BIBLIOGRAFA
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-utores6
Milton Omar ;rLvalo
Jenni$er #smeralda 4Macn 4arranza
@onald ;ntonio #razo @amos
Glenda Maritza #spa/a 4analez
Jaime Oswaldo Montoya Guzmn
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-%C3?-)L+-6 %istemas Cnformticos
=-)EG+R)C=M6 Cng. 8ctor -rmando "atin 5arrientos
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%anta -na 4; de mayo de 4AAE
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