Unidad 1.

Introduccin al manejo de las hojas de clculo:

Microsoft Excel 2010

Descripcin material del programa
Este material permite visualizar por medio de imgenes informativas (figuras) cada
uno de los movimientos que se deben seguir para el desarrollo de las actividades
de aprendizaje.
Los temas propuestos en el material de formacin son los necesarios para que el
aprendiz realice las actividades propuestas.

Tabla 1: Descripcin material del programa


Temas de formacin Tiempo de
formacin
Tema 1:
Explorando
Excel
Ingresar a Microsoft Excel, conocer el rea de
trabajo, reas del libro Excel, Ingresar datos a la
hoja de clculo, formato a texto, guardar libro.

4 horas.
Tema 2:
Trabajar con
hojas
Encabezado y pie de pgina, vista diseo de
pgina, impresin, ocultar filas y columnas.

2 horas.
Tema 3:
Trabajar con
celdas
Combinar celdas, bordes, formato
personalizado.

2 horas.
Tema 4:
Funciones
bsicas

Sumar valores de celdas, insertar funciones.

2 horas.


Microsoft Excel 2010
Excel es un programa para manejar hojas de clculo, que permite realizar
operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Este programa es til
para realizar desde simples sumas hasta clculos avanzados.
Excel ayuda a analizar, administrar y compartir informacin, lo que sirve para
tomar mejores decisiones y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis
y visualizacin le ayudan al usuario a realizar un seguimiento y resaltar
importantes tendencias de datos.
En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar simultneamente
con otras personas en lnea. As se produzcan informes financieros o administren
gastos personales, Excel 2010 brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr los
objetivos.

Tema 1: Explorando Excel
Ingresar a Microsoft Excel.
Conocer el rea de trabajo.
reas del libro Excel.
Ingresar datos a la hoja de clculo.
Formato a texto.
Guardar libro.

Ingresar a Microsoft Excel
Pasos:
1. Dar clic en el botn de Inicio ubicado en la esquina izquierda de la
pantalla.
2. Dar clic en Todos los programas.
3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office y dar clic en dicho
paquete.
4. All se despliega un men en el que debe escoger la opcin Microsoft
Excel 2010, dando clic.


5. Despus se abrirar el programa para empezar a trabajar en l.

Figura 1: Pantalla de inicio


Conocer el rea de trabajo
Al iniciar Excel aparece una pantalla, a continuacin se describirn los
componentes fundamentales.

1
3
2


Figura 2: Pantalla inicial Microsoft Excel.











En el extremo superior derecho estn los siguientes botones:
Minimizar: es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla
para que la ventana se site en la barra de tareas inferior del
computador.
Maximizar o ampliar: ventana vista al 100%.
Cerrar el programa (recuerde guardar el trabajo primero).

reas del libro Excel
rea men
Barra de ttulo.






Barra de acceso rpido.




Men cinta.



rea de trabajo
Cuadro de nombres: sirve para viajar rpidamente al interior del
documento ubicando coordenadas, ejemplo: E22, celda ubicada en la
columna E y la fila 22).

Cuadro de nombres Barra de frmulas


Barra de etiquetas.




Permite ir a las diferentes hojas del documento, de igual manera se
pueden crear ms hojas. (Parte inferior izquierda de la pantalla).


Barra de desplazamiento.




Permite desplazarse hacia los lados del documento.




Barra de estado.



Permite utilizar el zoom del documento y cambiar de vista.


Para entender la figura 3, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Columna (numerada con letras). Recuadro rojo
Fila (numerada en forma descendente). Recuadro azul
Celda (interseccin entre una columna y una fila). Recuadro negro

Figura 3: Componentes de una hoja de clculo




Ingresar datos a la hoja de clculo
Para desarrollar una base de datos se deben seguir los siguientes pasos:
1. Con el cursor sealar la pestaa, hoja 1. Recuadro en rojo.
2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
3. Dar clic sobre el rea resaltada (donde se di clic derecho) y digitar el
nombre deseado.

Figura 4: Cambio de nombre a la hoja de clculo


















1. Clic derecho
2
3. Digitar el nombre


Introducir datos
En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, nmeros o frmulas.
Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir
el dato, el cual se puede observar en la celda y en la barra de frmulas.

Figura 5: Introducir datos








Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella (clic
sobre la celda) y borrando los datos ingresados.
Tener en cuenta:
Valores constantes: estos pueden ser nmeros, fechas, hora y texto.
Frmulas: es una secuencia formada por valores constantes, referencias,
funciones, entre otras.
Errores ms comunes: cuando se ingresa una frmula en una celda
pueden haber errores. En la siguiente lista se explican estos errores:
#####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o
cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operacin
incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0!: cuando se divide un nmero por cero.
Poner el cursor sobre la
celda e introducir el dato.
El dato tambin se observa
en la barra de frmulas.


#NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A: cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF!: se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM!: cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o
funcin.
#NULO!: cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se
intersectan.

Formato a texto
Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera
celda (A1) se use para el ttulo o nombre de la informacin.
Una vez los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se
seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la
celda A1 hasta la E1:

Figura 6: Dar formato al texto


Clic sostenido
desde A1 hasta F1.


Pasos para cambiar el formato a texto, nmero, moneda, etc:
1. Clic en la pestaa inicio.
2. Se ubica el grupo nmero.
3. Hacer clic sobre la flecha de formato.
4. Del men visualizado, dar clic sobre texto.
5. Dar clic en Aceptar.

Figura 7: Dar formato de texto
















Guardar Libro
Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro.
2
3
4
1


Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
1. Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez o se
guarda una copia de uno existente. En este caso el archivo se le da
un nombre al momento de guardarlo.
2. Guardar: cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un
archivo sobrescribindolo. Es decir, que este archivo ya se haba
abierto previamente en el computador.

Los pasos para guardar un libro por primera vez son:
1. Dar clic sobre la pestaa Archivo.
2. Del men desplegado, seleccionar con clic la opcin Guardar como.
3. Elegir la ubicacin en la que se desea guardar el libro.
4. Colocar el nombre del libro.
5. Verificar que en el campo, Tipo archivo, diga Libro Excel.
6. Dar clic en Guardar.
























Figura 8: Guardar archivo en Microsoft Excel























1
2
4
3
6
5


Tema 2: Trabajar con hojas
Encabezado y pie de pgina.
Vista diseo de pgina.
Impresin.
Ocultar filas y columnas.

Encabezado y pie de pgina
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las
pginas y un pie de pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada
pgina.
Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos.
1. Clic en la pestaa insertar.
2. Despus en encabezado o pie de pgina.
3. Aparecer un texto, dar clic para agregar encabezado, luego clic en el
texto para editar el encabezado.
4. Para agregar una imagen se debe dar clic en imagen.
5. Tambin se pueden colocar diferentes encabezados como la hora,
fecha, nmero de pgina, etc.
6. Para agregar un pie de pgina se debe de dar clic en ir al pie de
pgina.















Figura 9: Insertar encabezado y pie de pgina























5
4
3
2
1
6


Vista diseo de pgina
En anteriores versiones de Excel, exista la vista preliminar como
herramienta para visualizar la hoja antes de imprimirla y modificar ciertos
aspectos estticos.
En Excel 2010 la vista preliminar como tal est mucho ms limitada y sirve
nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes de
imprimir.
En esta vista se pueden modificar mrgenes, ver los saltos de pgina,
encabezados, pie de pgina y saber cuantas hojas hay y como se ajustan
los datos.
Pasos:
1. Dar clic en la pestaa Vista.
2. En el grupo vistas de libro se puede observar de diferentes formas.

Figura 10: Seleccin de vista












1
Selecciona la vista deseada.


Nota: si desea ver la hoja en pantalla completa, para salir de ella solo debe de
presionar la tecla Esc.

Impresin
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente configurar la pgina
para modificar factores que afecten la presentacin de las pginas
impresas, como son la orientacin, encabezados, pie de pgina, tamao del
papel, etc.
Pasos para imprimir una pgina:
1. Clic en la pestaa Archivo.
2. Clic en Imprimir.
3. En las opciones de configuracin se puede configurar la hoja a
imprimir. All se puede seleccionar que pginas se desean imprimir
especficamente o el rango, la orientacin del papel, el tamao de la
hoja, las mrgenes y el tamao a escala.
4. Por ltimo, dar clic en Imprimir.














Figura 11: Imprimir pgina en Microsoft Excel























2
1
3
4
Seleccin hojas a imprimir
Seleccin intercalar hojas
Orientacin del papel
Tamao escalado
Mrgenes de impresin
Tamao de papel


Ocultar filas y columnas de una hoja
Para ocultar filas o columnas, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la columnas dando clic en la letra.
2. Clic derecho en la parte sombreada.
3. Elegir la opcin Ocultar.

Figura 12: Ocultar filas o columnas en Microsoft Excel


















3
1
2. Clic derecho
sobre la columna


Tema 3: Trabajar con celdas
Combinar celdas.
Bordes.
Formato personalizado.

Combinar celdas
Cuando se combinan dos o ms celdas verticales u horizontales
adyacentes, se convierten en una celda de gran tamao que se muestra en
varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el
centro de la celda combinada.
Para combinar las celdas se deben de seguir los siguientes pasos:
1. Clic en la pestaa Inicio.
2. Seleccionar las celdas que se desean combinar.
3. Seleccionar combinar y centrar.


Figura 13: Combinar celdas en Microsoft Excel













2
3
1


No se debe olvidar que para seleccionar un grupo de celdas, se hace clic
sobre una celda ejemplo: (B1) y se arrastra hasta la posicin deseada (F1).

Bordes
Con esta opcin se pueden colocar todos los bordes de las celdas o los
lados que se desee poner de las celdas. Para ello, se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Clic en la pestaa Inicio.
2. Resaltar las celdas que se desean bordear.
3. Clic sobre la flecha de la opcin Bordes.
4. Seleccionar Todos los bordes.

Figura 14: Bordes en Microsoft Excel














2
3
1
4



Nota: cuando se escogen todos los bordes, los bordes de las celdas
quedan como se muestran en la siguiente figura.

Figura 15: Bordes realizados en Microsoft Excel





Formato personalizado
En algunas ocasiones hay que personalizar formatos para que tengan un
estilo propio. Ver figura 16, all se personalizarn dos celdas para que todo
nmero escrito en ellas conserve el formato. Recuerde seguir los pasos:
1. Clic en la pestaa Inicio.
2. Seleccionar un conjunto de celdas a combinar.
3. Clic en Combinar y centrar.
4. Ubicar el grupo Nmero, dar clic en la flecha ubicada en la parte
inferior derecha.
5. En la ventana visualizada en la pestaa nmero, seleccionar
Personalizada de la lista categora.
6. En la casilla tipo, borrar general y escribir 000.
7. Dar clic en aceptar.

Nota: en el recuadro de tipo se puede colocar el deseado o escribirlo como
se explica en los pasos anteriormente.















Figura 16: Dar formado personalizado a la celda























6. Borrar general y copiar 000
1
3
7
5
2
4


Tema 4: Funciones bsicas
Sumar valores de celdas.
Insertar funciones.

Sumar valores de celdas
En Excel se pueden realizar operaciones bsicas como lo son: sumar,
multiplicar, dividir y restar sin necesidad de utilizar una funcin.
Ejemplo: =A2+A3
Pasos para realizar la suma:
1. Se ingresa un nmero en una celda, en este caso A2.
2. Se ingresa otro nmero a sumar en otra celda, en este caso celda A3.
3. En otra celda se pone la frmula =A2+A3 y se presiona Enter.

Figura 17: Funcin suma











2
1
3


Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda
donde se escribe la frmula.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Reglas de las funciones:
Si la funcin va al comienzo de una frmula se debe empezar por el signo
=.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se
debe dejar espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas
o funciones.
Los argumentos deben separarse por un punto y coma.
Ejemplo:
=SUMA(A1:A5).
Esto quiere decir que se realizar una suma entre las celdas A1 hasta las
celdas A5, (A1+A2+A3+A4+A5).











Figura18: Suma de diferentes celdas


Nota: existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin
o clculo que realizan. Por ende, hay funciones matemticas,
trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas,
de base de datos, de bsqueda, de referencia y de informacin.

Insertar funciones
Para insertar cualquier otra funcin, tambin se puede utilizar el asistente.
1. Ubicar la pestaa frmulas.
2. Clic en la opcin insertar funcin.


Figura 19: Insertar funciones





Nota: aparece otra ventana donde se encuentran todas las funciones que
se requieran.
Seguidamente aparecer una ventana con unas opciones, dentro de las
cuales se deber aplicar las que se indican en los pasos:
3. En esta ventana, se puede colocar la descripcin de la funcin
necesaria en Buscar Funcin.
4. En Seleccionar una funcin aparecen las funciones que se estn
buscando en la descripcin.
5. Clic en Aceptar.

Figura 20: Bsqueda de funcin










2
1
5
3
4


Cuando se escoge la funcin, en este caso suma, al dar aceptar sale un
recuadro para ingresar los datos de la funcin.

Figura 21: Aplicar funcin suma












En el recuadro nmero1 se debe indicar que el primer argumento que
generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A2:A4. Para ello, se
debe dar clic sobre el botn para que el cuadro se haga ms pequeo
y se pueda ver toda la hoja de clculo, a continuacin debe seleccionar el
rango de celdas o la celda deseada, dar como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas hacer clic con el botn izquierdo del
mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstrarlo
hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla Enter para volver al
cuadro de dilogo.
En el recuadro nmero 2 se debe indicar cul ser el segundo argumento.
Slo en caso de que existiera.

Seleccionar rango
de celdas


Referencias

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. (2010). Manejo de Herramientas
Microsoft Office 2007: Excel. Colombia: Autor.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor
William Andrs
Taborda
Contratista
Centro
Agroindustrial
Regional Quindo
Mayo de
2012
Adaptacin
Ana Mara Mora
Jaramillo
Guionista -
Lnea de
produccin
Centro
Agroindustrial
Regional Quindo
Septiembre
de 2013