Planificacin y Programacin de Mantenimiento - Factor Clave

de la Estrategia de Confiabilidad
Publicado por: Alirio J Jimenez N

Sin duda un elemento crucial de cualquier estrategia de confiabilidad es la
planificacin y programacin de las actividades de mantenimiento. Generalmente cuando se
emplea una herramienta de confiabilidad se hace con el objetivo de generar estrategias que
contengan planes de optimizacin y mejoras de la productividad, sin embargo, en muchas
organizaciones suele existir una brecha muy grande entre estos planes y la obtencin de
resultados efectivos, impidiendo el avance desde un ambiente reactivo a uno proactivo. La
siguiente entrega se enfoca en describir la aplicacin correcta de un Modelo de Planificacin y
Programacin de Mantenimiento y de cmo la brecha entre los planes generados en la estrategia
y los resultados ofrecidos por las herramientas de confiabilidad se estrechan aplicando principios
simple de gerencia del trabajo.

ETAPAS DE UN MODELO DE PLANIFICACION Y PROGRAMACION DE MANTENIMIENTO.

Iniciacin y creacin de un requerimiento de trabajo. El proceso de iniciacin
se centra en la identificacin adecuada del trabajo. Esta etapa del proceso debe tener lugar tan
pronto como el trabajo se identifica y es donde se coloca toda la informacin que el solicitante
considera pertinente para la ejecucin correcta del trabajo, como por ejemplo: Numero del equipo,
fecha del requerimiento, texto corto de la descripcin del problema, nombre del solicitante y
cualquier otro informacin relevante que contribuya a la identificacin de los equipos y del
conocimiento sobre el problema.

Revisin y aprobacin de los requerimientos. Una vez que una solicitud de
trabajo se crea, la informacin est disponible en el Sistema Computarizado de Gestin de
Mantenimiento (CMMS por sus siglas en ingle). Los planificadores consultan este sistema sobre
una base diaria para identificar las nuevas solicitudes de trabajo. Las solicitudes de trabajo, sern
ordenados por prioridad y tipo de trabajo para determinar la disposicin correcta y generar una
orden de trabajo (ODT).

Anlisis, recoleccin de datos, alcance, y estimaciones. Despus de revisar las
requisiciones de trabajo, el planificador analiza y discute las solicitudes con las personas
interesadas y debidamente informadas, como los supervisores de operaciones, mantenimiento,
tcnicos, especialistas, inspectores o ingenieros de confiabilidad. Una revisin en el campo del
trabajo se llevar a cabo. El objetivo es asegurarse de que el alcance del trabajo y la razn para
hacerlo estn claros y que el planificador obtenga informacin que pueda ayudar a desarrollar el
plan de trabajo y las estimaciones de dotacin de recursos.

Identificacin de Materiales, necesidades de procura y estrategia de
ejecucin. Un factor clave para la ejecucin eficiente de los trabajos de mantenimiento es que
todos los recursos estn disponibles antes de la programacin de los mismos. Debe asegurarse
que todos los materiales estarn en el almacn, los procedimientos desarrollados, y los equipos,
maquinarias y herramientas identificadas. Esto asegura que los tcnicos pueden ir directamente a
ejecutar las actividades una vez que el trabajo est programado y no perdern el tiempo cazando
las piezas o herramientas que necesiten. Igualmente el Planificador prepara una solicitud de
compra para todos los materiales que no estn en stock en el almacn. Esta solicitud estar
vinculada a una orden de compra y esta a su vez a la solicitud de trabajo, la cual, se colocara
automticamente en un estatus de a la espera de Materiales cuando la solicitud de compra se
emite.

Identificacin de los recursos, habilidades y competencias requeridas,
servicios requeridos. Este es uno de los principales objetivos de los modelos de
planificacin y programacin como practica recomendada para mejorar la productividad y se basa
en la evaluacin de la mano de obra, antes de pasar a la ejecucin de los trabajos. Por esta razn,
todos los trabajos se planificarn en base al conocimiento y a las habilidades especiales que se
requieran, el planificador es responsable de determinar estas necesidad. La disponibilidad de mano
de obra ser determinado durante la etapa de programacin, y el plan de ajustara en ese momento
solo si es estrictamente necesario.

Creacin de una Orden de Trabajo. Solo despus de haber completados todos los
pasos anteriores se procede a la generacin o creacin de una orden de trabajo, la cual
inmediatamente toma el estatus de "Planificada".

Las rdenes de trabajo es el documento ms importante en todo este proceso, deben
contener como mnimo la siguiente informacin:
1. Los detalles del trabajo que se cubrir por la orden de trabajo
2. El tipo de orden de trabajo (Mantenimiento preventivo, correcto, servicio, proyecto, etc.)
3. El nmero o cdigo del equipo a intervenir y su ubicacin
4. Las horas estimadas a ser utilizadas por el personal que ejecutara el trabajo.

Igualmente debe contener espacio para los datos de cierre de la orden de trabajo:
1. El tiempo de inicio y tiempo de culminacin del trabajo.
2. Los comentarios del personal de mantenimiento sobre los trabajos realizados.
3. Cualquier recomendacin de cambios en el procedimiento o en la estrategia de ejecucin.
4. Los materiales y repuestos adicionalmente utilizados, ya vengan del almacn o no.

Programacin y jerarquizacin de las rdenes de trabajo. El primer paso de
una programacin deber ser cotejar la mano de obra y la disponibilidad de los equipos y
herramientas disponibles, para poder determinar la viabilidad de la ejecucin de los trabajos. El
programador debe solicitar actualizaciones semanales de mano de obra y disponibilidad de los
equipos y herramientas a los supervisores de mantenimiento para asegurar que las previsiones
han siendo hechas. Una programacin preliminar no es posible si no se definen un orden en la
ejecucin de los trabajos, para eso se usa la jerarquizacin de las ODT en funcin al tipo de
trabajo, la criticidad del equipo a intervenir, back-log acumulado, ventanas de oportunidad que se
puede perder (por ejemplo, una parada mayor de un equipo o sistema), entre otros factores.

Reunin de Coordinacin. Con una programacin preliminar concluida el programador
debe convocar a una reunin de coordinacin donde estarn presente todos los involucrados en la
logstica para la ejecucin de los trabajos. As pues debe convocarse a: Compras, almacenes,
operaciones de produccin, ingeniera de confiabilidad, supervisores de mantenimiento y de
Seguridad, Higiene y Ambiente (SHA), como mnimo.

Operaciones de produccin, tendr un papel relevante en esta reunin, ya que informara sobre la
disponibilidad de los equipos, en funcin del calendario de produccin y confirmara las
suposiciones hechas por el programador en el desarrollo del programa preliminar e igualmente
informara sobre nueva informacin que faciliten el manejo del back-log, tales como ventanas de
oportunidad que podran ser utilizadas.

Despus de las aprobaciones pertinentes sometidas en esta reunin, el programador finaliza el
proceso de programacin, refleja los ajustes requeridos y congela la programacin. En este estado
la orden de trabajo cambia al estatus Programado y se le asigna una fecha de inicio.

Ejecucin de la actividad. Una vez la planificacin ha sido preparada y la programacin
haya finalizado, el programador debe distribuir los planes de trabajo a los supervisores de
mantenimiento, los cuales se convertirn en ese instante en los responsables de las tcticas de
ejecucin. Los planes se utilizarn para informar a los tcnicos de mantenimiento de la descripcin
del trabajo, con esto se asegura que el personal entienda los requerimientos del trabajo, los
aspectos seguridad, Higiene y Ambiente (SHA) que estn involucrados y otras consideraciones
necesarias para completar el trabajo, una vez ejecutado este, el tcnico debe ser bien estricto en
cumplir con los aspecto de integridad, orden y limpieza, cierre de permisos y re-comisionamiento
de los equipos antes de ser entregados a operaciones.

Retroalimentacin, seguimiento, reporte tcnico y cierre de la orden. El
trabajo no estar completado hasta que no se inicia la retroalimentacin entre el tcnico que
ejecuto el trabajo y su supervisor. Una retroalimentacin bsica debe contener como mnimo: las
horas de mano de obras utilizadas, materiales y partes utilizados, revisin de los procedimientos y
planes de trabajos (en funcin de mejorarlos o corregirlos), otras herramientas especiales utilizadas
y las dificultades que se presentaron en la ejecucin del trabajo. Esto debe plasmarse en un
reporte escrito por el tcnico que ejecuto el trabajo y complementado con los comentarios y
observaciones de su supervisor. Esta fase del proceso le permite al planificador obtener
informacin de primera mano para mejorar su trabajo, optimizar los procesos y hacer
seguimientos.

Indicadores de Gestin. Los indicadores de gestin son claves para medir el rendimiento
del proceso de planificacin y programacin y para optimizar la utilizacin de recursos, controlar el
Back-log, y aumentar la eficacia de la programacin. Los indicadores de Gestin deben ser
medidos y reportados, dentro de los tiempos adecuados y el resultado debe ser comparado con los
objetivos de la empresa, las mejores prcticas del sector y contra las causas de las desviaciones
detectadas.

La planificacin y programacin de las actividades de mantenimiento aumenta la capacidad para
ejecutar exitosamente las solicitudes de trabajo requeridas. Los planes de trabajo y procedimientos
previamente elaborados evitan demoras y permiten la programacin de los mismos. La
programacin de mantenimiento, por su parte, permite a los supervisores asignar y controlar la
cantidad adecuada de trabajo. La planificacin y programacin est ligada a una coordinacin
detallada, con los grupos de apoyo logsticos, con las actividades de produccin y con una gestin
de materiales y repuestos eficiente, esto permite que los equipos de trabajo estn listos para ir
inmediatamente a ejecutar los trabajos de manera eficiente, al recibir una asignacin
correctamente coordinada, con instrucciones claras y con los materiales, repuestos, herramientas,
permisos y otros aspectos logsticos listos para su uso. Todo este conjunto de acciones se traduce
en un aumento de la productividad de entre un 25% a 35%, evaluado a travs del tiempo efectivo
de mano de obra del personal.

Un proceso de planificacin y programacin eficiente se caracterizara por ser ejecutado por
personal capacitado, por una asignacin de trabajo rpido y por un fuerte apoyo
organizacional, esto permite la mezcla perfecta entre calidad y alta productividad en la ejecucin de
los trabajos.

La planificacin y programacin es considerado como el marketing de la gestin de mantenimiento,
ya que, el resultado correcto de este proceso se traduce en la satisfaccin de los solicitantes de los
trabajos (clientes) y en el cumplimiento de las metas y objetivos relacionados con la confiabilidad
operacional, la programacin de produccin y los resultados financieros de las empresas.