En la dcada de los 90's un objetivo fundamental es mejorar la productividad. Los dirigentes esperan que cada vez seamos ms productivos y completemos el trabajo en menos tiempo. Sin embargo, necesitamos estar horas extras en la oficina para terminar el trabajo, llegamos ms temprano, nos quedamos ms tarde y trabajamos fines de semana. Nadie trabaja 40 horas a la semana, lo usual son de 50 a 60 horas, pero realmente estamos incrementando nuestra productividad o solamente el nmero de horas de trabajo?.
Por otra parte, las grandes organizaciones han invertido billones de dlares en sistemas de telecomunicaciones, para que la informacin sea transmitida a alta velocidad, pues casi se enva y recibe instantneamente. Hay correo electrnico, mquinas de fax, beepers, y telfonos celulares. La computadora de trabajo nos llama a casa. Es imposible leer, estudiar o abrir todas las cartas, reportes, revistas, libros peridicos y listados de computadora que cruzan nuestro escritorio. No existe el tiempo suficiente para pensar, planear o ponderar un problema antes de ser forzado a tomar una decisin. Estamos sobrecargados con informacin y estamos abrumados con el trabajo.
Con tanto que hacer y tan poco tiempo para hacerlo, tratamos de estirar la longitud de nuestros das y se espera que habr un poco de tiempo para la familia y los amigos. Pero las horas en la oficina se hacen cada vez ms largas. Por otra parte, nuestras metas y sueos no se cumplen. Claramente algo est mal.
2 UN DIA TPICO
Usted se levanta temprano, se va de prisa al trabajo, habla por telfono, revisa el correo, pasa papeles de una pila a otra, y no lleva a cabo mucho. Existen constantes interrupciones, el telfono siempre suena, o alguien toca a la puerta preguntando "?Tiene usted un minuto?". Usted tiene juntas triviales, muy largas y que dejan situaciones sin resolver. Cuando Ud. finalmente empieza a hacer el trabajo es forzado a dejar todo para deshacerse de alguien que llega a interrumpir. Vamos de una crisis a otra y cuando finalmente es tiempo de ir a casa est exhausto y no avanz. Existe mucho por hacer, pero el tiempo nunca es suficiente. Usted est ocupado, pero ?es productivo?. Bueno, la vida y el trabajo no tienen que tomar ese camino.
EXISTE UNA SOLUCIN - SEA ORGANIZADO!
Qu tan seguido se ha dicho a Ud. mismo: "Solo deseo tener ms tiempo" para pensar y analizar un problema o solamente unos minutos extra para aclarar mi mente antes de plantear el siguiente proyecto?. Desafortunadamente Ud. no puede parar el reloj, pero hay una cosa que puede hacer que le dar preciosos minutos extra: salve el tiempo, desperdicindolo lo menos posible!.
Sea ms organizado y podr convertir el tiempo que ahora es perdido, durante un da normal, en el tiempo que puede ser usado ms productiva y efectivamente. Ser organizado le ayudar a sobrellevar la sobrecarga de informacin, a estar un paso adelante e ir a casa como un ganador.
Cambiar nunca es fcil, y nos resistimos a ello. Muchos de los obstculos que se presentan en nuestro camino estn puestos ah por nosotros mismos. No se puede salvar el tiempo en grandes bloques, salve 30 segundos cada 5 minutos y para el final del da habr salvado una hora.
3 QU ES EL TIEMPO?
Esta es sin duda, una pregunta a la que corresponden muchas respuestas: para un fsico, el tiempo es una de las dos dimensiones bsicas del Universo (la otra el espacio); para un banquero, es dinero; para un monje budista consiste en contemplar los ciclos de eterno retorno de la naturaleza... Y para Ud. qu es el Tiempo?. Despus que encuentre una respuesta (a su juicio adecuada), plantele la misma pregunta a otra persona... Y se asombrar de la divergencia en ambas formas de definir un mismo elemento, que es conocido por todos: el Tiempo!.
A pesar de su empeo, es cierto que el hombre no ha logrado llegar a una definicin universal sobre el concepto de tiempo; sin embargo, ha alcanzado avances prodigiosos en su medicin. Desde tiempos remotos hasta nuestros das, el hombre ha recorrido un largo camino, y ha creado instrumentos formidables para la medicin del flujo del tiempo... como si de esa forma se pudiera llegar a conocer mejor su naturaleza. "La naturaleza del tiempo permanece como una abstraccin, un acertijo que slo existe en nuestras mentes", afirma el Director del Servicio del Tiempo en el Observatorio Naval de Washington, D.C. y agrega: "le brindamos mayor atencin a medir el tiempo que a cualquier otra cosa en la naturaleza".
En la actualidad se fabrican unos 500 millones de relojes anualmente, de los cuales, a diario se venden unos 300 mil. Y esto es slo en los Estados Unidos!. El mayor fabricante de relojes del mundo es el consorcio Japons Seiko, cuya produccin es mayor que la de todas las firmas Suizas. Y es que sin los relojes, no habra mundo moderno!. "La necesidad de medir el tiempo marca la diferencia entre una sociedad compleja, intrincadamente coordinada, y otra primitiva, vagamente consciente de las posibilidades de este importante elemento", afirma Davis Landes, especialista de la Universidad de Harvard.
En las cincuenta estaciones de medicin del tiempo que existen alrededor del mundo, los llamados relojes atmicos permiten medir hasta las ms pequeas fracciones de segundo. Uno de los relojes atmicos ms precisos del mundo se encuentra localizado en el Instituto Nacional de Patrones y Tecnologa, situado en Boulder, Colorado E.U.A. La precisin de este formidable equipo es tan alta, que puede presentar un margen de error, de un segundo en 300 mil aos!.
Al tratar de encerrar en un concepto la esencia del fenmeno que llamamos tiempo, el hombre se ha enfrascado, entre otras cosas, en definir si ste es un elemento relativo o absoluto. La nocin de que el tiempo era absoluto fue abolida por el fsico alemn Albert Einstein en 1905, al proponer su Teora Espacial de la Relatividad. Para Einstein "el tiempo depende de la rapidez con que uno est viajando". Segn l, "son los eventos los que determinan cunto ms rpido pasa el tiempo, y no la inversa, como tradicionalmente se haba credo". Por su parte el fsico Stephen Hawkings, de la Universidad de Cambridge, quien es considerado el sucesor de Albert Einstein en nuestros das, agrega que "no es el tiempo, sino la velocidad de la luz (299,792 ,mts/seg. en el vaco) lo nico absoluto". Otro especialista, el Dr. John Wheeler, profesor de la Universidad de Princeton
4 (E.U.A.) explica que "el tiempo es un instrumento de medida, no un fluido constante o una sustancia". El considera que "Sin evento no hay tiempo", lo que significa que l mismo es un aspecto secundario de la naturaleza, no una caracterstica fundamental. Pero al margen de todos estos conceptos cientficos, otra definicin resulta mucho ms simple y clara... sobre una de las paredes de un caf en Austin, Texas (E.U.A.) el visitante puede leer la siguiente frase: "el tiempo es el medio que emplea la naturaleza para evitar que todas las cosas sucedan a la vez..."... Y se es slo otro ms de los innumerables conceptos que tratan de explicar este apasionante fenmeno que resulta tan importante para la vida en este dinmico mundo. Y para usted que es el tiempo? EL ARTE DEL TIEMPO
Actualmente muchos de nosotros tenemos el problema de administrar nuestro tiempo e ignoramos de qu problema se puede tratar. Sabemos exactamente qu es el tiempo? Estamos seguros que el tiempo existe?. Obviamente usted solamente tendr que ver qu tan gastada est la camisa o la suela de sus zapatos para contestar esta pregunta. Esto nos muestra un lmite; si nunca nada cambia, si todo en el mundo y en nosotros queda inmvil y constante, podramos decir que el tiempo ha sido abolido?.
Algunas personas piensan de otra forma. Los hindes creen en la reencarnacin y en el Eterno Regreso, creen que todo siempre vuelve a empezar y el tiempo es slo una ilusin. Los budistas tambin. Pero, siendo gente prctica, aaden que vivimos en un mundo donde predomina la ilusin y es importante que cada cosa sea hecha a su debido tiempo.
Para escoger una sencilla definicin del tiempo, podramos decir que el tiempo es lo que mide una transformacin?. La transformacin de un huevo crudo a un huevo cocido toma cuatro minutos; la transformacin del Carbono 14 es medida en miles de aos. Entre estos dos casos estamos inclinados a juzgar el tiempo por el ritmo de nuestra propia transformacin?.
"Ganar o "Perder" tiempo no tiene sentido: Nosotros tenemos la totalidad del tiempo disponible en nuestras manos. La nica cosa que podemos hacer es cambiar nuestra actitud hacia el tiempo y hacer un buen o pobre uso de l. Como cualquier recurso, el tiempo est disponible y
5 designado a ser usado. Es el recurso que est mejor distribuido: cualquier persona tiene exactamente la misma cantidad de tiempo, no importa si es rico o pobre, emprendedor u holgazn, brillante o tonto. El tiempo es nuestro ms precioso recuros, sin embargo sucede que es NO RENOVABLE.
La paradoja del tiempo es que la gente rara vez considera que tiene tiempo suficiente, cuando en realidad todo el tiempo est disponible para cada uno. Una forma metafrica de entender el tiempo y su uso es: imagine que cada uno de nosotros vivimos en un cuarto de exactamente el mismo tamao y que no hay posibilidad de agrandarlo. Entonces la nica cosa que nos puede diferenciar de los dems podra ser la forma en cmo llenemos el cuarto, la manera de arreglarlo y hacer uso de l.
Tiempo Congestionado
Al inicio de los 50's la televisin en Europa y el Continente Americano era un fenmeno raro. Ahora, todas las personas tienen un aparato y ve en promedio 2.5 horas de televisin al da, esto es, 10% de las horas del da.
Ahora bien, las cuatro pasadas dcadas no han visto un acortamiento de la semana de trabajo. As 40 horas de trabajo ms el 10% del tiempo para T.V., debemos sumar tiempo para dormir, leer, recrearse, tiempo para la familia, trabajo de la casa, etc.
Aunque necesitamos trabajar para comer, dormir para descansar, ninguno de nosotros necesita ver la televisin. Si explicamos esto una persona que ve la televisin varias horas a la semana y se lamenta del poco tiempo para leer, o tiempo insuficiente para dormir, dejar inmediatamente la televisin? creemos que no. La tecnologa actual nos ofrece instrumentos para liberar nuestro tiempo (no necesitamos transportarnos al cine para ver una pelcula). La congestin del tiempo es resultado de un incremento en nuestras demandas, que tienen causas econmicas: productividad, dispersin y consumo.
La productividad demanda que efectuemos un cierto nmero de tareas en un tiempo fijo, que es necesario para asegurar un crecimiento econmico y mantener la complejidad de las sociedades desarrolladas. An durante atrasos de crecimiento econmico existe la necesidad de incremento productivo como existe el mantener un cierto margen de beneficio, a pesar de la baja en las ventas. Esto crea desempleo y las personas desempleadas no necesitan el tiempo libre, deben ocuparlo. Pero las personas que todava tienen trabajo se encuentran con ms que hacer y viven bajo una gran tensin.
La dispersin de actividades aumenta la tensin de la vida profesional y se manifiesta en situaciones de masas. No solamente el lugar de trabajo se encuentra separado de donde vivimos, los supermercados modernos no se encuentran en los alrededores, nuestros hijos no necesariamente caminan a la escuela de la colonia, nuestros parientes viven muy lejos, el doctor tiene su consultorio del otro lado de ciudad y nosotros viajamos kilmetros para ir al cine, al centro o a la playa. Todos los das gastamos gran parte de las horas libres en instrumentos modernos y se tiene una semana de trabajo corta por el tiempo de transporte improductivo. Ciertamente,
6 el telfono, catlogos por correo y computadoras personales nos ahorran gran cantidad de tiempo, pero la urbanizacin y especializacin en las ciudades hacen que comprar o entretenerse nos lleve a consumir ms tiempo.
El consumo. Bien, sucede que el incremento en el poder de compra nos lleva a consumir, pero el tiempo disponible para el consumo no aumenta en forma proporcional. Cuando se tiene un mayor ingreso todos piensan en determinar el valor del tiempo, el mtodo de financiamiento y tal vez la calidad de vida, pero quin considera el presupuesto de tiempo inevitablemente conectado a l?.
Desde el punto de vista del uso del tiempo, el consumo es la gran neurosis del siglo, si usamos la definicin clnica de neurosis que dice es como observar a "alguien inteligente haciendo algo estpido". Pensamos mucho ms sobre el uso del dinero, que es renovable, en lugar del uso del tiempo que es irremplazable. Nuestra obsesin con "cuanto" y "cmo" nos separa a una gran distancia de un "por qu".
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El Uso del Tiempo
Ya sea en la casa o en el trabajo tenemos tareas. Estas tareas, grandes o pequeas, son las que cortan nuestros das en pedazos. Sin embargo, se sabe que somos nosotros quienes decidimos su orden y determinamos su prioridad. Usualmente, nosotros hacemos:
Lo que va rpido antes de lo que va lento; Lo que es fcil antes de lo difcil; Lo familiar antes de lo nuevo; Lo que nos imponen los dems antes de lo que escogemos.
Esto no es todo, tendemos a estar ms disponibles a interrupciones que a nuestras prioridades. Similarmente, tendemos a distribuir los problemas en el orden en el que aparecen, un orden posiblemente no relacionado con su importancia.
A inicios de los 70's, el socilogo Alec Mackenzie tena redactadas listas de ejecutivos de ladrones del tiempo. Entrevist a 40 coroneles de la armada canadiense, 30 directores de universidades americanas, 25 directores de compaas mexicanas, administradores alemanes, etc. Mackenzie encontr que sus listas de ladrones del tiempo podran ser intercambiadas y ser como se especifica en la hoja siguiente.
Leyendo estas listas de ladrones de tiempo, cada uno puede recordar casos de su propia experiencia. Luego empieza el debate sobre cuales factores externos o internos suceden con ms frecuencia.
Un experto en administracin Peter Drucker, ejecut un experimento. Realiz una pelcula y se la mostr al presidente de la compaa. Indic a 40 supervisores que hicieran su propia lista de ladrones del tiempo antes de ver el film. El resultado fu que muchos de ellos culparon a factores externos de la prdida de tiempo. Despus de haber visto la pelcula, sucedi que la mayora de los ladrones del tiempo eran internos.
Recalquemos dos verdades evidentes: El tiempo pasa sin parar. An cuando podemos perder tiempo, no lo podemos ganar. Todo lo que podemos hacer es mejorar el uso del tiempo que tenemos. Es por ello que dominar nuestro tiempo es ganar dominio de nosotros mismos. Empezamos la vida con el instinto de autoproteccin. La seguridad viene con el hecho de haber vivido y vencido ciertos obstculos y algunas veces esto nos da un acercamiento a la verdad ms real. Sin embargo, "El enemigo est dentro de nosotros".
Ladrones externos
Llamadas telefnicas inesperadas y prolongadas Trabajadores para discutir sus problemas charlar Visitantes, clientes, etc. Personal incompetente El jefe, o peor, varios jefes Comida de negocios, cocteles promocionales y otros entretenimientos
8 Negocios personales familiares Mantenimiento y reparacin de mquinas Citas (doctor, lecciones de msica, deportes) Trabajo de casa, mandados, cocinar Interrupciones de los nios ( de los padres)
Ladrones internos
Objetivos confusos Ausencia de un plan de trabajo Tendencia a hacer mucho, perfeccionismo Desorden Confusin y traslape de responsabilidades Atencin excesiva a detalles Resistencia al cambio Numerosos intereses Incapacidad de decir "NO" Comunicacin insuficiente Decisiones inseguras Fatiga
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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO
Un adagio popular dice que si alguien no puede controlar su propio tiempo, entonces no controlar un proyecto. El tiempo es un recurso no renovable y por ello debe ser manejado eficientemente. Muchos administradores de proyectos inexpertos trabajan mucho tiempo extra, con la falsa idea de que es la nica forma en que terminarn el trabajo. Pero tarde o temprano aprendern a delegar tareas y a emplear tcnicas del manejo del tiempo.
Para manejar mejor su tiempo, es necesario, en principio, saber en qu lo gasta. Los ladrones de l son las formas en que se desperdicia el tiempo. La identificacin clara de los ladrones de tiempo constituye un paso hacia el control de su tiempo. Si se tratara al tiempo como si fuera dinero, entonces se utilizara en forma ptima, desperdicindolo al mnimo. Sin embargo, antes de comenzar con la planeacin del tiempo, es necesario realizar las siguientes acciones:
a. Analizar las actividades que consumen tiempo Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una Dar una gua de cunto tiempo se lleva cada una y cundo hacerla.
b. Establecer prioridades (en las tareas) para el uso de su tiempo Asignar prioridad intrnseca Asignar prioridad de urgencia Determinar potencial para la delegacin Determinar necesidad de comunicacin Determinar persona clave con la que comunicarse
Ahora bien, los esfuerzos en la planeacin del tiempo sern aplicados a esta lista de actividades con prioridades. Sin embargo, algunas cosas que pueden hacerse para manejar mejor su tiempo son:
Encontrar en qu se usa el tiempo Conocer por qu su tiempo va donde va Minimizar el tiempo de compromisos Determinar qu debe hacerse hoy y qu puede esperar para despus Abandonar actividades que consumen tiempo sin beneficio Limitar las distracciones Localizar informacin rpidamente Construir un plan propio de control del tiempo Romper con el hbito de la indecisin o posposicin Usar el tiempo de otras personas para su propia ventaja Ser creativo en el uso del tiempo Seguir el programa Aprender a decir NO Empezar pronto Hacer la parte difcil primero Evitar memorndum inservibles Rechazar hacer lo no importante Conocer su ciclo de energa Controlar el tiempo de telfono Enviar la agenda de cada junta Controlar las visitas de casa Transportarse en poco tiempo
Es importante conocer nuestro propio ciclo (diario) de energa para aprovechar mejor
10 nuestro tiempo, haciendo actividades de acuerdo a el nivel de energa. Algunas investigaciones han mostrado que en el sistema americano de 9:30 a 11:30 AM y de 3:00 a 5:00 PM se tiene mayor energa, y que los das de mayor energa son los Mircoles y Jueves.
Conociendo la energa por da y por semana de los individuos, se pueden tener horarios de tiempo flexible para incrementar la productividad. El tiempo extra puede ser bueno para la Ca. siempre que los niveles de productividad se mantengan. Si este tiempo es prolongado, los empleados no producirn ms que si trabajaran tiempo normal. Un individuo puede tener niveles altos de energa, pero su productividad puede ser baja. Esto se debe bsicamente a los ladrones del tiempo.
Planeacin y Control de su Tiempo
La planeacin proporciona la forma de alcanzar sus objetivos. El control prove la gua para no perder de vista esos objetivos. En el proceso de planeacin se establecen metas y se desarrollan planes para alcanzarlos. Las metas realistas tienen fechas lmite. Como consecuencia, los planes deben incorporar horarios y fechas especficas de terminacin.
El tiempo de duracin del proyecto y de cada una de sus actividades en particular, no es conocido hasta que stas se llevan a cabo, y por tanto debe ser pronosticado. Para reducir la posibilidad de error en el pronstico, es conveniente:
Hacer ajustes por influencias estacionales Estar alerta de urgencias en los eventos No aceptar datos con valor aparente Evitar conclusiones sobre un conjunto de condiciones y otro. Si se obtiene buenos pronsticos, entonces Ud. podr conocer la duracin (esperada)
11 del proyecto, y podr determinar si ste puede ser terminado antes de la fecha lmite.
La trampa de la fecha lmite es algo muy real. De acuerdo a esto, a Ud. le urge ser cauteloso en cualquier asignacin o aceptacin de fechas lmite. para ello intente estas medidas:
No diga S tan rpido Cheque sus recursos a la mano No se sobre comprometa Ud. mismo Revise su dependencia sobre otras personas a la mano No tire tan alto que no pueda cumplir No quiera romper automticamente su propio rcord Siempre aplique un factor de seguridad
Para ser eficaz, los planes del uso del tiempo deben ser reducidos a:
1. Prepare una agenda diaria. La agenda diaria es una lista de (a) las tres tareas ms importantes que deben hacerse junto con (b) un nmero informal de prioridad asignado a cada tarea. Es mejor si la agenda es preparada la noche anterior a un da de trabajo.
2. Mantenga un calendario adicional. Un calendario tradicional que muestra un mes completo es preferible a uno del tipo libro; su ventaja es que Ud. pueda ver cuatro semanas a la vez. En el calendario, anota todos los eventos importantes, fechas lmite, citas, y otros compromisos similares. Es muy importante que para cada fecha lmite (de un proyecto) tambin marque la fecha en la cual debe iniciar.
3. Verifique doblemente sus planes. Para ayudarle a estar seguro que no ha olvidado un elemento importante en sus planes o programas, se han diseado los siete puntos bsicos mostrados a continuacin: Qu Objetivos Especificaciones, Costo y precio lmite Dnde Lugar Punto de entrega Cundo Tiempo Fecha de Inicio Fecha de Trmino Cmo Tcticas-Estrategia Mtodos, procedimientos, Secuencia Quin Responsabilidad Autoridad, Control, Asignacin Por qu Importancia Decidir hacer o no hacer Cunto Compromiso Evaluar la involucracin
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El tiempo personal tiene una forma de crear grietas en los mejores planes. Afortunadamente, hay varias cosas que Ud. puede hacer para eliminar esas grietas:
Empezar pronto. Muchos problemas del tiempo personal pueden ser minimizados empezando el trabajo diario pronto. Decidir rpidamente sobre cosas pequeas Controlar el telfono Limitar charlas Desalentar interrupciones
El control del tiempo requiere que Ud. no pierda de vista dos cosas: la fecha lmite que Ud. tenga, y el marco (tiempo estandar) en el cual Ud. espera empezar y finalizar la actividad. Para controlar efectivamente el tiempo, Ud. debe asignar algn tiempo estandar a cada cosa en su agenda diaria. Este no necesita ser muy exacto.
Ud. puede ejercer control ms preciso de sus actividades si toma sus estimaciones de tiempo estndar en un formato como el de presupuesto de bloque-tiempo, ilustrado a continuacin.
LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES B RUTINA RUTINA RUTINA RUTINA RUTINA 9 INSPECCIN TRABAJO INDIVIDUAL TRABAJO EN EQUIPO TRABAJO INDIVIDUAL TRABAJO ESPECIAL 10 DE OPERACIONES REPORTES INSPECCIN Y SUPERVISIN JUNTA DEPARTAMENTAL 11 CONTROL CONTROL JUNTA 12 PROYECTO PROYECTO PROYECTO TRABAJO CREATIVO REVISIN EN TRABAJO 13-15 PERSONAL PERSONAL PERSONAL 15-17 COMIDA COMIDA COMIDA COMIDA COMIDA 17 ENTREVISTAS REPORTES ENTREVISTAS REPORTES TRABAJO CREATIVO 18-21 PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO 21 PLANEAR TRABAJO DEL DA SIGUIENTE
Tabla 1. Presupuesto bloque - tiempo
Esta clase de presupuesto de tiempo personal le har tener un control estructurado de su tiempo durante una semana completa. Su presupuesto bloque- tiempo debera ser usado como base para una ocasional auditora de que tanbin est controlando su tiempo.
Las varianzas reveladas por la auditora le dirn rpidamente si Ud. est o no dentro de su presupuesto de tiempo semanal, y si
13 su presupuesto debera o no ser cambiado para reflejar las verdaderas demandas de su trabajo.
Su tiempo pierde control porque es perdido en actividades que no convienen a su presupuesto de tiempo. Las trampas de tiempo estn siempre presentes, de tal forma que Ud. debe protegerse continuamente, hay un gran nmero de tcnicas ahorra-tiempo que pueden alertarlo sobre las trampas del tiempo y le sugieren formas de evitarlas. Algunas de las tcnicas ms usadas son:
Controle el telfono. Debe dar prioridad a lo que Ud. est haciendo, no al sonar del telfono.
Controle las visitas sociales. Diga que Ud. est ocupado en este momento u ofrezca una cita. Trate de limitar el acceso fsico de personas ajenas a su trabajo.
Espere poder controlar slo 50% de su tiempo durante un da particular, pero insista en dedicar este tiempo a actividades productivas.
No espere tiempo desocupado para dejarse ver.
Incremente la cantidad de sus delegaciones. Intente delegar una tarea adicional cada semana.
Rechace actividades que ofrezcan bajo provecho.
Verifique sus tiempos limitados.
Espere un 20% -o ms- de rezago en los programas.
No sobrecargue su tiempo.
Entienda que cada fin de fecha lmite involucra una fecha de inicio relacionada.
Haga un hbito de decidir rpidamente sobre cosas pequeas.
Forme el hbito de la "terminacin".
Visualice las actividades de cada da y haga un mapa de cmo las piensa realizar.
Haga el hbito de leer cosas que lo motiven a superarse y elevarse por encima de los problemas cotidianos.
Vase como ganador.
Haga una metfora del uso de su tiempo.
Visualice su proyecto de vida en el tiempo.
Revise semanalmente sus proyectos y asignarles prioridad. No olvide lo importante.
Direccin de Proyectos
Algunas recomendaciones para los directores de proyectos son:
Conozca el ciclo de energa diaria y semanal de su gente, as como tambin el de Ud. mismo. Asegurese
14 de asignar o realizar trabajo compartible con su ciclo de energa.
Si tiene empleados con horarios flexibles, asegrese de tomar en cuenta sus ciclos de energa para la asignacin de trabajo.
Entienda los niveles de productividad de su personal y asegrese que los estndares de realizacin del proyecto son compatibles con el nivel de productividad de su personal.
No de tiempo extra innecesario a menos que Ud. conozca que es necesario, y que ser manejado eficientemente.
Intente monitorear de cerca su propia carga de trabajo y vea si hay algn trabajo que no tenga que ser hecho precisamente por usted.
No haga juntas a menos que sean necesarias y eficientes en costo. Prepare a la gente para la junta. Prepare una agenda y asegrese que el personal clave sea informado bien del avance de cualquier problema mayor a ser discutido.
Conduzca la junta efectivamente y eficientemente. Empiece puntualmente, vaya directo al punto, y termine a tiempo.
Decida si es absolutamente necesario para usted atender una junta dada, especialmente si se requiere tiempo de transportacin.
Intente minimizar el monto de tiempo que gasta lejos de su escritorio. Planee slidos bloques de tiempo para trabajo importante. Clasifique sus objetivos y vaya al punto a la primera. Aprenda a decir "NO". Dispngase a delegar y emplee el concepto de "arrgleselas".
Los ladrones del tiempo pueden destruir un buen programa de uso del tiempo en un proyecto. Controle su tiempo de telfono y dispngase a dejar que su secretaria tome los mensajes.
Deshgase de visitas casuales. Si es necesario, encuentre una forma de trabajar en la soledad.
Establezca sus propias prioridades en su proyecto y su personal.
Evite el consumo de tiempo en el proceso de comunicacin. Evite memos cartas innecesarias. Si es que son necesarias hgalas cortas y resumidas. Si tiene que leer reportes largos, es mejor tomarlos consigo en viajes largos.
Diga a su jefe, a los de su mismo rango y a sus subordinados cmo trabajar con usted.
Si la resolucin de un conflicto es necesaria, obtenga la informacin necesaria tan rpido como sea posible para tomar la decisin.
Siga su programa cuidadosamente, especialmente en la ruta crtica.
15 Delegue su trabajo a su subordinados e iguales. No intente ser un buen chico y hacerlo todo usted mismo. Dese su lugar y no haga el trabajo que es normalmente la responsabilidad de otro personal del proyecto.
MI AMIGO EL TIEMPO
Todos conocemos el poder de las palabras. Tome unas frases comunes con la palabra "tiempo" y reemplcela por "vida". Haga las sustituciones en cada frase y note qu es lo que pasa por su mente.
No hay "tiempo" para esta actividad No tengo "tiempo" Usando mi "tiempo" como quiero Perdiendo "tiempo" Estoy gastando algo de "tiempo" en eso Necesito ms "tiempo" Dominando mi "tiempo"
Usando "vida" en ves de "tiempo" se muestra que para el individuo tales palabras son, en la prctica, la misma cosa. Cuando ponemos "vida" en el centro de cada uno de nuestros pensamientos, se deriva, primero para nosotros mismos y luego para los dems, la necesidad de una ecologa personal y un rechazo a la tensin mental.
En nuestros das si queremos ser mejor en algunas reas, la falta de tiempo nos obliga a estar debajo del promedio de produccin o aprendizaje en otras reas. Cada logro es pagado con sacrificios. Esta es una realidad
16 que se tiene que respetar. Pero la vida es demasiado atractiva para ser amputada.
Para tener variedad en la vida, tiene que aprender a "negarse". Analizar el valor de cada cosa como puede ser una invitacin a cenar o empezar un nuevo negocio. Necesitamos jerarquizar el tiempo. Para escoger mejor nuestro tiempo debemos conocernos bien y tener mucha mejor informacin de lo que la vida nos ofrece. Llegar a ser amigo del tiempo significa tratarlo como a un amigo, dndole con devocin algo de su tiempo.
El dominio de nuestro tiempo empieza con el dominio de nuestra mente.
Por ltimo veremos como utilizar las herramientas de las que se ha venido hablando y que podrn cambiar nuestras vidas. Para ello diremos que el dominio del tiempo implica:
1. No trabajar menos
2. Concentrarse en lo esencial
3. No estar con tensiones mentales excesivas
4. Aprovechar la vida
5. La necesidad de hacer progresos.
El dominio del tiempo no dar el placer de una gran pasin, pero le dar las ms sutiles y duraderas de las delicias del progreso personal.
17 CONCLUSIONES
Los griegos fueron los primeros en tener una teora del arte. Ellos dieron razones y reglas para esas raras creaciones humanas que sostienen nuestra coherencia interna. Concluyeron que eran necesarios cinco elementos en el arte: orden, equilibro, contraste, unidad y armona. La importancia de estos elementos ha sido afectada en forma mnima con el advenimiento de la civilizacin tecnolgica. Y si la expresin "el arte del tiempo" no es una frmula vaca, es porque sabemos considerar estos cinco elementos aplicados al tiempo y actuar. Una manera de entender estos elementos es:
1. ORDEN: Porque necesitamos conocer a dnde va nuestro tiempo; tenemos problemas en captarlo globalmente y lo distribuiremos de acuerdo a nuestra capacidad de anlisis.
2. EQUILIBRIO: Cuando descubrimos que el tiempo ocupa nuestra actividad principal, la vinculacin se deteriora y rompe otras reas. El escaso tiempo es inevitablemente racionado entre las reas de inters en nuestras vidas y somos nosotros quienes decidimos cmo la distribuimos; cuando esta distribucin no es pareja somos nosotros quienes sufrimos las consecuencias.
3. CONTRASTE: Aceptndonos como somos y a no tolerar a hacer la misma cosa por un largo tiempo.
4. UNIDAD: Segmentar nuestra vida sera perder lo que la vida nos ofrece. El tiempo se nos presenta reglamentado, slo nosotros, con concentracin, podemos restaurar su unidad.
5. ARMONA: Es la prueba de nuestro dominio y el resguardo de este.
Un poco ms de tiempo es el ms agradable y precioso regalo que podemos darnos.
Ser a nuestro propio paso que haremos progresos con maestra. En estos progresos nunca hay que parar mientras tengamos TIEMPO para vivir. Recuerde que somos producto de nuestras decisiones no de las condiciones de la vida. Sea diferente viva plenamente su vida.
18 BIBLIOGRAFA
BITTEL, L. R., "Right on Time". McGraw-Hill. 1991.
ENGSTROM, T. y R. MACKENZIE., "Como aprovechar el tiempo". Trillas. 1988.
KERZNER H., "Proyect Management". Van Nostrand Reinhold. 1989.
MAYER J.J., "If you haven't got the time to do it right, when will you find the time to do it over?", Simon and Schuster. 1988.
SERVAN - SCHREIBER J., "The Art of Time". Addison-Wesley. 1988.