El libro mayor

A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos

que deben ser registrados por prescripcin legal o por necesidades de la
gestin de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario
de forma cronolgica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en
recoger estos mismos hechos pero no en atencin a la fecha de
realizacin, sino a la cuenta que se ha visto afectada.


El Libro Mayor es un libro no obligatorio, a pesar de que en la prctica
resulta imprescindible llevarlo. En l se van a recoger las distintas cuentas,
y los movimientos que se hayan realizado en ellas.


La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el
libro diario y despus se pasa ese asiento a la ficha individual de cada
cuenta.


De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario
donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el
mayor - que est representado por una ficha para cada cuenta - va
anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.


Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos
principales:


1. Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es
mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este
sistema, se formar una T, de modo, que se irn anotando las operaciones
en el lado izquierdo o en el derecho, segn las operaciones que se quiera
reflejar sean cargos o abonos.


Supongamos que un empresario tena en la Caja de su negocio 10.000
Euros, y durante un periodo determinado ha realizado pagos por 800 Euros
a Juan y a Ana respectivamente, mientras que ha ingresado 1000 Euros de
Luis y 500 de Ins. Todas las operaciones son del mes de mayo.


En su libro Mayor, practicara las siguientes anotaciones:





2. La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro
Mayor es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida real,
pues cuando se hace una anotacin es necesario saber tambin la fecha y
el concepto de la misma.


Veamos el cuadro de acuerdo al mismo ejemplo anterior:


Libro de caja


Fecha Concepto Debe Haber Saldo
1-5-2013 Saldo inicial

800 10.000
3-5-2013 Pago a Ana

800 9.200
7-5-2013 Pago a Juan



8.400
16-5-2013 Cobro a Luis 1.000

9.400
27-5-2013 Cobro a Ins 500

9.900


Libro Diario: es el libro donde se anotan todas las operaciones comerciales, da
por da, segn en el orden en en que se efectuaron (cronolgicamente)

Las obligaciones legales que debe tener son:

FOLIADO: sus hojas deben estar numeradas
ENCUADERNADO: sus hojas deben estar cosidas y fijas
RUBRICADO: estos libros deben estar sellados, firmados e identificados por el
Registro Pblico de Comercio

Y las prohibiciones legales son:

Alterar el orden de las operaciones
Dejar espacios en blanco o tachar.
Realizar intercalaciones, raspar, enmendar o borrar
Mutilar parte del libro o arrancar hojas
Alterar la encuadenacion o foliacin



El modelo o rayado del libro diario es asi:



PARA HACER BIEN EL LIBRO DIARIO DEBES SABER BIEN LAS CUENTAS Y
DONDE SE UBICAN

Vamos a hacer un ejemplo:

1) 05/01/12 Juan Martn inicia su actividad comercial con su empresa JMF S.A. con un
capital compuesto por: 2 galpones para la fabricacin de sus productos por $250000,
materia prima por $50000, Mercaderas por $80000 y dinero en efectivo por $100000.
2) 10/01Deposita en el Banco Ro $35000 en efectivo
3) 15/01Compra un auto para el reparto de sus productos por $85000 abonado por un
pagare de propia firma.
4) 25/01Paga un alquiler de un local para la venta de su mercaderia por $3500 con un
cheque diferido.
5) 28/01Vende 500 accesorios (pulseras, collares, relojes) por $10 c/u y 10 remeras
por $58 c/u y le pagan con dinero en efectivo.

Quedaria asi:



Explicacin:
1)Lo primero que hay que hacer es poner la fecha y mirar: si dice inicia su actividad
comercial con un capital de, ya sabemos una cuenta CAPITAL (va en el haber porque
es PN+, es decir nuestro patrimonio aumenta) y las otras dicen: 2 galpones .......... por
$250000 (sera INMUEBLES A+ porque aumentamos nuestro activo gracias a estos
inmuebles), materia prima por $50000 (esta te dice todo MATERIA PRIMA A+, porque
aumento tu cantidad de esto), mercaderas por $80000 (igual que la anterior) y por
ultimo dinero en efectivo por $100000 (CAJA A+). Las cuentas del haber se ponen
despus del debe entonces quedaran todas estas cuentas y al final CAPITAL que se
pone a la mitad del espacio con una letra a. y el total sera sumando todas las cuentas
del debe antes dichas. Antes de empezar otro asiento hay que explicar segn que
tenemos esta informacin, en este caso quedara Segn inicios de la empresa
2) Ponemos la fecha y en detalle trazamos una linea ______2____ que indica que
empezamos el segundo asiento, luego miramos si dice depositamos en el banco
$35000 en efectivo sabemos que la primera cuenta es BANCO XXX c/c A+ porque
nuestra cuenta bancaria aumenta, y en el debe CAJA A- porque ya no tenemos la
plata en efectivo, sino que en el banco. Al final ponemos que nos permiti saber esto:
Segn boleta de deposito bancario.
3) Ponemos la fecha marcamos el nuevo asiento y miramos: dice compramos un auto
por $85000 (RODADOS A+ porque nuestros automviles aumentan) y lo abonamos
con un pagar sera (DOCUMENTOS A PAGAR P+ porque aumenta nuestras
deudas). Ponemos segn factura original
4) Hacemos los pasos bsicos (marcar asiento y fecha) y observamos dice: pagamos
alquiler por $3500 con un cheque diferido. (ALQUILERES PERDIDOS RP+ perdemos
un alquiler como lo indica la cuenta y VALORES DIFERIDOS A PAGAR P+ porque
pagamos con un cheque ) Segn recibo (pago de alquiler)
5) Hacemos pasos bsicos y ponemos: dice vende ........(tal y tal cosa), es decir
VENTAS RP+, va en el haber y si vendemos y nos pagan en efectivo aumenta nuestra
CAJA A+. Segn factura duplicado

Al finalizar los asiento se pone TRANSPORTE y para saber si hiciste bien tenes que
sumar los valores del DEBE y por otro lado los del HABER si dio igual esta bien y ya
podes hacer cosas mas dificiles.
PROGRAMA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ASIGNATURA DE CONTABILIDAD I
1.- EL PLAN CONTABLE GENERAL.
Antes de entrar de lleno al plan contable, primeramente definiremos que es la cuenta, es el
estado donde ve registrado el historial de una transaccin mercantil. Se refiere, tambin, a
los rubros. tems o partidas que originan dichas transacciones.
Existen cuentas, que conforman el balance general : activo, pasivo y patrimonio, estn
tambin se denominan cuentas reales y las cuentas del estado de ganancias y prdidas,
se llaman cuentas nominales , las primeras permanecen de un ejercicio a otro, mientras
que las segundas, desaparecen de un ejercicio a otro.
Las cuentas presentan dos lados: El debe y el haber. que expresan el movimiento de las
operaciones en aumento o disminucin. Los movimientos en el debe se denominan debitos
y los movimientos de el haber se denominan crditos. La diferencia de los debitos y
crditos se llama saldo.
El plan. contable general es una relacin de trminos contables denominados cuentas de
uso obligatorio par la contabilidad en el Per para designar los bienes derechos y
obligaciones que tiene una empresa a una determinada fecha (Balance General), as como
para designar los conceptos de ingresos y egresos de la misma empresa en un periodo
determinado, (Estada de Ganancias y Perdidas) y se clasifican en:
Cuentas de Balance General.- Conformado por las cruentas de las clases 1, 2, 3, 4 y 5
Cuentas del estado de Ganancias y Perdidas.- Conformada por las cuentas de la clase 7, 9 y
cuentas 66 (Cargas Excepcionales) y 69 (Costo de ventas). Las cuentas de balance segn el plan
Contable General son:
Cuentas del activo: Cuentas del Pasivo
10 Caja y Bancos 40 Tributos por Pagar
12 Clientes 41 Remuneraciones y Partic por P.
14 Cuentas por Cobrar Accionistas y Personal. 42 Proveedores
16 Cuentas por Cobrar Diversas 45 Dividendos por Pagar
19 Provision para Cuentas de Cobranza Dudosa. 46 Cuentas por Pagar Diversas.
20 Mercaderas 47 Beneficios Sociales de T.
21 Productos Terminados 49 Ganancias Diferidas
23 Productos en Proceso
24 Materias Primas. Cuentas de Patrimonio
25 Envases y Embalajes 50 Capital
26 Suministros Diversos 56 Capital adicional.
28 Existencias por recibir 58 Reservas
29 Provisin para desvalorizacin de Existencias. 59 Resultados Acumulados.
31 Valores
33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo
34 Intangibles.
38 Cargas Diferidas.
39 Depreciacin y Amortizacin acumulada.
Las cuentas de resultados o de perdidas i- ganancias por funcin son:
Cuentas de Ingresos o de Ganancias.
70 Ventas
71 Produccin Almacenada o Desalmacenada
72 Produccin Inmovilizada.
73 Descuentos . rebajas y Bonificaciones Obtenidas.
74 Descuentos. Rebajas y Bonificaciones Concedidas.
75 Ingresos Varios
76 Ingresos Excepcionales.
77 Ingresos Financieros.
Cuentas de Egresos o de Perdidas:
69 Costo de Ventas.
94 Gastos Administrativos
95 Gastos de Ventas
97 Gastos Financieros
66 Cargas Excepcionales.
2.- LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
CONCEPTO:
La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen las
operaciones que se efectan diariamente en un negocio y que afectan a su propio
patrimonio. Estos instrumentos son los Libros de Contabilidad. Existen varias definiciones
al respecto, sin embargo daremos una que consideramos la ms acertada:
LIBROS DE CONTABILIDAD: Son libros especiales donde se anotan o registran en forma
ordenada, analtica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza la
empresa, a fin de conocer la situacin econmica financiera de la misma, en un
determinado periodo de tiempo.
Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la
administracin ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las
decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinar
diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones
de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada
es fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la
ley.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida econmica del pas.
Desde el punto de vista jurdico permite registrar las operaciones mercantiles empleando
reglas o disposiciones establecidas: en los econmico en base a los datos que nos
proporcionan se podrn realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones
coherente; en lo funcional nos conduce a la realizacin de una buena administracin. Su
importancia radica en que:
Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
Nos dan a conocer el estado financiero y econmico de la empresa hasta un periodo de tiempo
determinado.
Sirven de sustentacin y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas
objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
En lneas generales representan la fotografa de los acontecimientos mercantiles de la empresa.
Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a conocer los
resultados de la gestin en un periodo determinado.
CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
El cdigo de comercio regula los principales aspectos sobre Contabilidad. Se clasifica
desde el punto de vista legal y tcnico contable.
Clasificacin Legal:
Obligatorios (Por Ley)
o Libro de Inventarios y Balances
o Libro Diario
o Libro Mayor
o Libro Caja
o Libro de Ingresos
o Registro de Ventas e Ingresos
o Registro de Compras
o Planilla de Pagos de Remuneraciones
o Transferencia de Acciones
o Libro de Retenciones
o Libro de Activos Fijos
o Actas (acuerdos de Sociedades y Asociaciones)
Voluntarios (Potestativos)
o Libro Caja Chica
o Libro Bancos
o Registro Clientes
o Registro Proveedores
o Registro de Almacn
o Registro Letras por Cobrar
o Registro Letras por Pagar, etc.
Clasificacin Tcnico Contable:
Principales
o Libro Inventarios y Balances
o Libro Diario
o Libro Mayor
o Libro Caja
Auxiliares
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Letras por Cobrar
Registro de Letras por Pagar
Planilla de Pagos de Remuneraciones
Libro de Importaciones
Libro de Exportaciones
Libro Bancos
Registro de Caja Chica, etc.
PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD:
De acuerdo a la Ley de Profesionalizacin del Contador, los comerciantes con intervencin
de un Contador Pblico Colegiado sern los que supervisen y rubriquen los libros de
Contabilidad segn sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como
administradora de tributos podr exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y
operaciones en libros especiales a fin de asegurar la verificacin de su situacin
impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrn mantener la documentacin
sustentatoria e informacin relativa a sus operaciones contables bajo el sistema de
microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al
Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligados a llevar libros de
contabilidad las personas indicadas en el cuadro de la pgina siguiente, segn el rgimen
tributario a que pertenecen.
Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y
la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus
actividades en el ao 2008 por ejemplo, deber considerar sus Ingresos Brutos y la UIT
correspondientes al mismo ao 2008.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Categora
Renta Sujetos Obligados Libros que deben Llevar
Tercera


Personas Jurdicas
Personas Naturales
Sucesiones Indivisas
Asociaciones en Participacin
Sociedades de Hecho
Joint Ventures
Consorcios
Comunidad de Bienes Contabilidad Completa

Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos
Anuales.
Inventarios y Balances
Ingresos y Gastos
Registro de compras
Registro de ventas
Libro de Retenciones
Planilla de Pagos

Ms de 100 UIT de Ingresos Brutos
Anuales.. Contabilidad completa


Rgimen especial


Personas Naturales y Jurdicas que
realicen actividades de Extraccin,
Manufactura y Comercializacin,
Produccin de Bienes y Venta de
Servicios.
Registro de Compras
Registro de Ventas e Ingresos
Planilla de Pagos
Libro de retenciones


Rgimen nico Simplificado Planilla de Pagos
Cuarta A. Personas Naturales
Libro de Ingresos ylo Gastos segn
corresponda
Las sociedades de hecho, asociaciones en participacin, Joint Venture, consorcios y
comunidad de bienes debern mantener contabilidades independientes, de los socios o
partes contratantes, tanto para el manejo de la gestin del negocio como para la
informacin a la SUNAT.
Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es "un valor de referencia que
puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles,
deducciones, lmites de afectacin y dems aspectos de los tributos que consideren
convenientes las personas interesadas". Cada ao se le asigna un determinado valor.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LA TRIBUTACIN
Segn el aspecto tributario una de las obligaciones ms importantes es la de llevar libros
de contabilidad mantenindolos actualizados de acuerdo a los plazos establecidos previa
legalizacin de los mismos.
Los libros contables nos presentan todos los datos mercantiles relacionados con las
operaciones del contribuyente permitiendo conocer entre lo que declara y lo que registra.
Los libros contables varan segn el tipo de contribuyente, referente a la venta que genera
y los ingresos que percibe.
Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado
regmenes y categoras tributarias, como los de 3ra. y 4ta., quienes tienen relacin con los
libros de contabilidad.
Rgimen General: Involucra a todas aquellas personas jurdicas naturales, perceptoras de rentas
de tercera categora obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la tasa del 30% sobre las
utilidades operativas de la empresa, siempre y cuando las utilidades no las invierta en la empresa, de
lo contrario aplicar el 20 %.
Rgimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un rgimen de cumplimiento voluntario
que obliga a los contribuyentes que generan rentas de tercera. categora a cumplir con el impuesto a
la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean mayores al lmite establecido por
la SUNAT.
Rgimen nico Simplificado RUS: Es un rgimen que simplifica el pago de los impuestos de
aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la Renta,
Impuesto a la Renta de 4ta. Categora: Se refiere a aquellos perceptores de rentas que laboran
en forma independiente como: abogados, mdicos, ingenieros, etc.
Los regmenes tributarios antes sealados permiten una mejor accin por parte del Estado,
teniendo a los registros contables como su mejor aliado.
En el campo tributario, una de las obligaciones frmales ms importantes es la de llevar
registros cantables. De ello depende que la administracin tributaria tenga una Informacin
adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del
contribuyente ".
La administracin tributaria ha tratado de simplificar la obligacin de los tributos, es por ello
que los libros de contabilidad exigidos varan segn la naturaleza de las personas (natural
o jurdica), la categora de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La
SUNAT en su funcin fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores
tributarios la exhibicin de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se
cumpla con los dispositivos tributarios vigentes.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS:
De acuerdo al Artculo 87 del Cdigo Tributario, los deudores tributarios estn obligados a
facilitar las labores de fiscalizacin y determinacin que realice la Administracin Tributaria
y en especial debern:
Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos.
Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional.
Los libros registrados en moneda extranjera debern sujetarse a la forma y condiciones que
establezca la Administracin Tributaria. El pago de tributos se realizar en moneda nacional al tipo
de cambio y venta correspondiente a la cotizacin de oferta y demanda que publique la
Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efecte el pago.
Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. El plazo
mximo de conservacin es de 4 aos.
LEGALIZACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad deben estar legalizados debidamente, ante un Notario Pblico o
Juez de Paz letrado. "La legalizacin consiste en una constancia puesta en la primera hoja
del libro o primera hoja suelta con indicacin del nmero de folios de que consta y si est
llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Pblico o Juez de Paz letrado ".
Todos los folios llevarn sello notarial. (s) Es importante aclarar que los libros contables
deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando se utilicen hojas sueltas, continuas
o computarizadas.
A qu se denomina folio? Se denomina folio a la numeracin correlativa de cada una
de las pginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliacin:
Foliacin Simple: Cada registro tiene su propia numeracin y van de uno en uno. Ejemplo: 1, 2, 3,
4,. etc.
Foliacin Compuesta o Doble: La numeracin correlativa de las pginas van de dos en dos.
Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, etc.
Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Desde el punto de vista legal
los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la
caracterstica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros
contables se abonarn los derechos notariales ms el Impuesto General a las Ventas
respectivo.
De acuerdo con la Ley de Profesionalizacin del Contador, para iniciar el Registro de las
Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalizacin
de los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es
necesario acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su
prdida.
El tiempo que deben conservarse los libros ser mientras el tributo no est prescrito,
referente al atraso mximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto
a su registro, ste debe ser de 10 das hbiles siguientes a la emisin del comprobante de
pago respectivo.
Los libros y registros que deben legalizarse antes de su uso son los siguientes:
Libro de inventarios y balances
Libro Mayor
Libro Diario
Libro de Caja
Libro de Retencin
Libro de ingresos y gastos
Libros auxiliares de control de activos fijos
Registro de ventas e ingresos
Registro de compras
Registro de inventarios permanentes valorizados y no valorizados
Libro de actas
Si se perdieran los libros contables por robo, siniestro u otros actos se deber comunicar tales hechos
a la SUNAT dentro de los 15 das hbiles siguientes a su ocurrencia. Se deber comunicar la fecha
en que fueron legalizados, nombre del notario, etc. Frente a este hecho fortuito los agentes tributarios
tendrn 60 das calendarios para rehacer los libros y registros que constituyan hechos generadores de
obligaciones tributarias.
EL PROCESO CONTABLE Y SU SECUENCIA CRONOLGICA DE LOS HECHOS
REGISTRADOS:
Todo proceso contable, tiene un sistema de integracin, donde se entrelazan todos los libros de
contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales estn
conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lgica de acuerdo a sus funciones que
cada uno de ellos tiene.
A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los
elementos contables segn las caractersticas patrimoniales que han intervenido en ellos como son
causa y efecto. La secuencia cronolgica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente
esquema:

Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor
representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de
Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable segn la importancia o
potestad que se les d en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre los libros
contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de
todo ejercicio contable, en ellos se refleja si la empresa obtuvo prdidas o ganancias y en qu
condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa en un periodo econmico de
tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de Enero de cada ao, con la apertura del Libro de
Inventarios y Balances y termina el 31 de Diciembre del mismo ao, con la formulacin de los
Estados Financieros y notas a los mismos; stas ltimas sern remitidas a la Comisin Nacional
Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) a fin de determinar las cuentas nacionales del pas.
LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES
El Artculo 175 del Cdigo Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligacin de
llevar libros y registros contables:
Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y
condiciones establecidas por las normas correspondientes.
Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrarlos por
montos inferiores.
Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de
contabilidad y otros registros contables.
Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros
registros contables.
No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros contables,
excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.
No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de
comprobantes de pago u otros documentos, as como, los sistemas o programas computarizados de
contabilidad, los soportes magnticos o los micro archivos.
LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS MTODOS CONTABLES
Mtodo Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la
Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clases 1 a 5), Cuentas de
Gestin (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestin (clase 8), junto con las cuentas de la
Contabilidad Analtica de Explotacin o de Costos (clase 9).
Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego (le libros para las contabilidades
financiera o analtica, cuya relacin se efecta a travs de la cuenta Cargas imputables a cuentas de
costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino.
Mtodo Dualista:, Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la
contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analtica de
explotacin.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
CONCEPTO:
Es el primer Libro de Contabilidad, con l se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto:
EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Es un libro obligatorio y principal de foliacin
simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae
una empresa natural o jurdica.
Refleja el estado de situacin financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio.
Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene
o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situacin patrimonial del negocio una vez
finalizado el ejercicio econmico.
ASPECTO LEGAL
De acuerdo al cdigo de comercio todo comerciante empezar sus operaciones con el inventario
inicial el cual contendr:
Relacin exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo
de esta forma el Activo.
Relacin exacta de todas las deudas y obligaciones contradas, constituyendo de esta forma el
pasivo.
Se fijar la diferencia entre el activo y el pasivo dando como resultado el patrimonio.
Es obligatorio para toda persona jurdica, as como para algunas personas naturales, segn los
ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artculo
65 del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Pblico o Juez de Paz
Letrado.
PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinpticos:
A. INVENTARIO
B. BALANCE DE INVENTARIO
FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO:
Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un
negocio. El recuento fsico monetario debe ser registrado en el ACTIVO, PASIVO Y
PATRIMONIO, segn sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario,
primeramente desarrollaremos las fases del mismo como son: el Activo, Pasivo y Resumen.
ACTIVO:
En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor econmico que una
empresa posee. Cmo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo.
El Seor Julio velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de S/. 20, 000.00,
despus de efectuar los trmites de ley le pone como nombre "Velarle S. R. Ltda. "
Con los S/. 20, 000.00 realiza las siguientes operaciones:
1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur S/ 3 000
2. Compra Mercadera por 1 500
3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por 12 500
4. Compra una camioneta para el traslado de productos por 3 000
TOTAL 20 000
Pues bien, diremos entonces que la empresa Velarle S. R. Ltda. posee:
o Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre Activo disponible.
o Mercaderas, considerndosele como un activo realizable.
o Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos.
Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relacin: el dinero
disponible en cuenta corriente, el cual servir para cualquier ocasin, ya sea para pagar sueldos,
comprar mercaderas, pagar servicios, etc., el inmueble y la camioneta sirven para ofrecer y
transportar la mercadera que es la razn de ser de todo negocio.
Los 2 ltimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varan
continuamente de ah el nombre de Activos Fijos; la mercadera es un activo realizable que puede
transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede convertirse
en realizable al comprar mercaderas. Estos 2 ltimos, varan continuamente su movimiento, los
cuales permitirn un resultado econmico favorable o desfavorable.
Todas estas acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable
General Revisado (PCGR) tales como:
o Activo Corriente
Clase 1
Clase 2
o Activo no Corriente
Clase 3
PASIVO:
Se llama as a la relacin detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones
que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los
fondos necesarios para adquirir los bienes y valores del activo. As tenemos que el pasivo est
integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado como son:
Deudas que se tiene con los proveedores.
Crditos o prstamos obtenidos de los bancos.
Deudas que se tiene a los trabajadores.
Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuestos, etc.
Como se ve, estos elementos tienen mucho en comn, sus deudas son dinero que no pertenecen a la
empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contradas que
exigen su devolucin. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa.
As tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S. R. Ltda. se presta dinero del Banco Continental
por un valor de SI. 3, 000 con el cual compra mercadera por un valor de S/. 3,000, significa que
ahora la empresa posee S/. 3,000 ms en mercadera y debe S/. 3, 000 a terceras personas en este
caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3,000 soles de mercaderas representan al
activo de la empresa y los S/. 3, 000 de prstamo, el pasivo disponible de la misma. Segn el Plan
Contable General Revisado, el pasivo esta conformado por las cuentas de la clase 4.
RESUMEN:
Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo:
As tenemos: Activo - Pasivo = Patrimonio (Capital)
De cuya frmula se puede deducir:
Pasivo + Patrimonio = Activo
Activo - Patrimonio = Pasivo
Qu es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptualizaremos lo que significa el patrimonio. Como
se ha podido apreciar en la ecuacin:
Activo - Pasivo = Patrimonio
Se reemplaz la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de Patrimonio en vista de
que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el
Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables
en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por
consiguiente:
EL PATRIMONIO: Est representada por todos los derechos y obligaciones que toda actividad
econmica adquiere. Est conformado en s por el conjunto de bienes econmicos materiales e
inmateriales pertenecientes a una unidad econmica.
Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aqu lo tenemos que tratar desde un
punto de vista econmico, el cual hace que ambos trminos sean diferentes.
El Patrimonio de la empresa entraa pues, en trminos contables, un conjunto productivo que
podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente econmico (ACTIVO) o
atendiendo al origen de los valores, es decir las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO).
El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueos del
capital. De lo descrito podemos determinar que:
= +
Por lo tanto llegamos a la conclusin que:
= +
De hecho puede parecer una anomala que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero
sta impresin desaparece si se examina la cuestin detenidamente. En efecto la cuenta capital
representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte
en acreedor y la empresa en s en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la
personalidad del dueo y la personalidad de la empresa considerndolos conceptos distintos. Como
sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueos, por tanto la cuenta capital debe
figurar como deuda de la empresa hacia los dueos.
Si tomamos en cuenta la empresa "Velarde SRLtda."; anteriormente tratada, diremos que el dinero
que el seor Velarde aport a la empresa se considera como Capital, es decir que la empresa
"Velarde S. R.Ltda. " le debe al Seor Velarde S/. 20, 000 soles a pesar de que este ltimo es el
gestor o propietario del negocio.
El Inventario final de la "Empresa Velarde S.RLtda." tomando en cuenta el Activo, Pasivo y
Resumen sera:
Activo:
Dinero en Cuenta Corriente S/. 3,000
Mercadera S/. 4,500
Inmuebles S/. 12,500
Camioneta S/. 3,000
TOTAL ACTIVO S/. 23,000
Pasivo:
Deuda contrada con el Banco Continental S/. 3,000
TOTAL PASIVO 3,000
Resumen:
Activo S/. 23,000
( - ) Pasivo S/. 3,000
Patrimonio (Capital) S/. 20,000
Segn nuestro caso se tiene un patrimonio positivo de S/. 20000. Por consiguiente la ecuacin
quedara as:
Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital)
23 000 = 3 000 + 20 000
BALANCE DE INVENTARIO:
Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que
deben tener una igualdad o estar balanceadas, tal como se demostrar posteriormente en la parte
prctica
CLASIFICACIN DEL PATRIMONIO:
De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en:
Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo.
Activo - Pasivo = Patrimonio
100 - 40 = 60
Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo.
Activo - Pasivo = Patrimonio
70 - 80 = - 10
Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo.
Activo - Pasivo = Patrimonio
50 - 50 = 0
RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente:
1

2 3 4 5 6 7
Para el Inventario:
Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero del 2008
Se anota el cdigo de la cuenta a nivel de 2 dgitos.
Se anota el sub-cdigo de las subcuentas a nivel de 3 dgitos.
Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo as como tambin
las cantidades fsicas.
Llamada columna falsa sirve para anotar unitarios.
Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. As como el
resumen correspondiente.
Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. Tambin se anota
el valor total del activo y pasivo.
Para el Balance del Inventario:
Se anota el ttulo y la fecha. Puede decir Balance de Inventario al 1 de Enero del 2008
Se anota el cdigo de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
Se anota el sub-cdigo de las sub-cuentas correspondientes cada cuenta.
Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
Se anota el importe de las subcuentas.
Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo.
Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio).
Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
LIBRO DIARIO
CONCEPTO:
Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de
l giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralizacin en el
libro mismo.
El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones
efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha informacin a otro libro llamado MAYOR.
Por lo tanto podemos decir que:
EL LI BRO DI ARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple en el que se anotan
todas las operaciones mercantiles que efecta la empresa da por da y en forma cronolgica.
En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en
determinados periodos de tiempo, segn como decidan, los que la dirigen.
De acuerdo al Cdigo de Comercio se debe llevar un diario nico, pero muchas empresas por la
complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones
comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas,
cte.) de los cuales se obtienen resmenes generales que debern ser centralizadas en el Libro Diario,
teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.
El Libro Diario representa as el ms utilizado por disposicin diaria. Las operaciones contables son
anotadas segn sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como
abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento.
En sus folios destacan los hechos econmicos a medida que stos se van produciendo tratando de
drseles una interpretacin conforme ocurren los mismos.
Las anotaciones en el libro diario tienen significacin o sentido matemtico, en efecto stas se hacen
por medio de una equivalencia es decir que en toda operacin debe existir una o varias cuentas
deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble.
En lneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se
anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas da a da
por la empresa.
RGIMEN LEGAL:
De acuerdo al D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, se consideran como un libro principal y
obligatorio para todas las empresas jurdicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos
anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado
por el Juez de Paz Letrado de la localidad, donde se encuentra ubicada la empresa o por un Notario
Pblico.
RAYADO DEL LIBRO DIARIO:
El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y
Balances lgicamente con una funcin diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el
libro diario, pero la ms usual es la siguiente:
Folio A

DEBE HABER

B C D E F G
H
Se registra el ttulo: Libro Diario 1 de Enero de 2008
Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron
trasladadas al Libro Mayor.
Se registra el cdigo de las cuentas deudoras o acreedoras.
Se anota el nmero del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras,
subcdigo y nombre de las subcuentas.
En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera.
Se registra el importe de la cuentas deudoras.
Se anota el importe de las cuentas acreedoras.
Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operacin mercantil
y que est expresada en un asiento contable.
EL ASIENTO CONTABLE:
En la prctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada
informacin y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite
y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en s hechos
econmicos que tiene una empresa, por tal motivo debern ser interpretados tal como lo indica el
Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil debern ser vaciados al Libro
Diario mediante un registro contable llamado:
ASIENTO que viene a ser un "medio que traduce el hecho econmico sealado en el documento
mercantil a un lenguaje contable"
Segn Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que "Asiento viene a ser la
anotacin hecha en un libro de contabilidad referente a una operacin determinada".
En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro
Diario.
PRINCIPIO BSICO DEL ASIENTO:
Cada asiento debe ser registrado en el libro diario como su nombre lo indica, diariamente, segn la
caracterstica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la
partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas
acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto
se dir que estn cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del haber
por lo tanto se dir que estn abonadas.
Segn el mtodo de la partida doble, sta permite que en cada operacin mercantil existan valores
iguales cuyos importes sern registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de
cuentas que la integran.
PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO
Con un ejemplo prctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner
especial atencin en el estudio y desarrollo de los ejemplos.
La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/. 2 000.00 por la compra de mercaderas,
obteniendo una Factura N 001-07213 el 3 de Diciembre del 200_. El producto mercaderas
representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos
que la cuenta 60 Compras (subcuenta 601) segn el Plan Contable General Revisado, cuyo valor est
representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrndose en
el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor est representado
tambir por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o
cuenta que d o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza
en la columna del Haber.
Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42
Proveedores por el mismo valor S/. 2000.00 soles.
Si tomamos en cuenta la disposicin contable descrita anteriormente en el rayado del libro Diario el
asiento por la compra sera:
Folio 4 Libro Diario al 31 de Dic. del 200 DEBE HABER

60
42
1
Compras
601 Mercaderas
A Proveedores
421 Facturas por pagar
31/12 Por la compra de mercaderas al contado
segn factura N 001-07213
2000
2000 2 000.00 2 000.00
Otra forma de Registro:
En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo Contador para la
utilizacin de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operacin de compra
realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se
cumpla con el principio de la partida doble: no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor.
Folio 6 Libro Diario al 31 de Dic. del 200 DEBE HABER
60
42
601
421
1
Compras
Mercaderas
A Proveedores
Facturas por pagar
31/12 Por la compra de mercaderas al contado
segn factura N 001-07213
2000
2000 2 000.00 2 000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO:
1. Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes
cualquiera sea la cantidad de cuentas que la integran.
2. El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible.
3. Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en
la columna de la derecha llamada HABER.
4. Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.
5. Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra "A" que significa Abono.
6. La lnea de separacin entre un asiento y otro debe ser interconectado por el numero del Asiento.
CLASES DE ASIENTOS:
Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:
Por el nmero de cuentas que intervienen:
o Asientos simples
o Asientos compuestos
o Asientos mixtos
o Por la naturaleza y destino de sus resultados:
Asientos por naturaleza
Asientos por destino
Por la funcin que desempean:
Asientos de Apertura
Asientos de Operacin
Asientos de Centralizacin
Asientos de Ajuste
Asientos de Regularizacin
Asientos de Cierre
Asientos de Reapertura.
POR EL NMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENE
ASIENTO SIMPLES
Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una
cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la frmula: TAL A TAL.
Ejemplo: Se paga S/. 1500.00 en efectivo a un proveedor por la factura N'001-47414. Fecha 5 de
Agosto del 200.
Contabilizacin DEBE HABER

42
10
1
Proveedores
421 Facturas por pagar
A Caja y Bancos
101 Caja
31/12 Por la compra de mercaderas al contado
segn factura N 001-07213
1500
1500 1 500.00 1 500.00
ASIENTOS COMPUESTOS:
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o ms cuentas deudoras contra dos o ms cuentas
acreedoras. Corresponden a la frmula: "Varios a Varios". Es decir dos o ms cuentas cargadas
contra dos o ms cuentas abonadas.
LIBRO MAYOR
CONCEPTO:
Es un libro principal y obligatorio, de foliacin doble, que sirve como depositario de todos los
valores registrados en el Libro Diario.
LIBRO MAYOR: Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario,
considerndose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por
separado, en forma cronolgica y ordenada todos los valores que representan los movimientos de
cada cuenta.
Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el libro diario son trasladadas al libro mayor
y en l se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos d
a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No
puede efectuarse anotacin alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el
libro Diario. Es un libro intermedio entre el libro Diario y el Balance de Comprobacin.
SITUACIN LEGAL:
Segn el Cdigo de Comercio en su Artculo 39 establece que las cuentas de cada objeto o persona
en particular se abrirn o registrarn en el Debe y Haber del libro Mayor, por consiguiente las
cuentas del libro Diario se trasladarn por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del
libro Mayor. Por lo tanto diremos que este libro tiene una funcin bsica: "recopilar
sistemticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario".
Su obligatoriedad se establece en el Artculo 65 del D.S. N 054-99EF del Impuesto a la Renta:
"toda persona jurdica" est obligada a llevar contabilidad completa as como todas aquellas
personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT.
Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Pblico. Puede ser utilizado
empastado o en hojas sueltas segn el requerimiento de la empresa.
RAYADO DEL LIBRO MAYOR:
El Libro Mayor adopta varias formas de rayado siendo los ms conocidos, el rayado de saldos y el
rayado corriente. Veamos sus modelos:
Rayado de Saldos:
Es de foliacin simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas
sueltas, posteriormente son empastados.
CDIGO NOMBRE DE LA CUENTA