PPC Proceso 13-11-2103771 250001001 8764357

SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA No SAMC 037 DE 2013
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
(DEPARTAMENTO DEL META)
NIT 892.099.324 3

PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA
N SAMC 037 DE 2013

OBJETO: ADQUISICIN, IMPLANTACIN Y PUESTA EN
OPERACIN DE UN SOFTWARE DE GESTIN DOCUMENTAL
EN AMBIENTE WEB, PARA LA ALCALDIA DE VILLAVICENCIO

El Municipio de Villavicencio en cumplimiento a lo ordenado por el artculo 66 de la ley 80 de
1993 y la ley 850 de 2003, convoca a las veeduras ciudadanas a realizar el control social a la
presente Licitacin Pblica, para este efecto podrn presentar sus observaciones en el piso 2
del edificio de la Alcalda o a travs del portal nico de contratacin.

VILLAVICENCIO

NOVIEMBRE DE 2013
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No. SAMC 037 DE 2013
Villavicencio, Gobierno de la Ciudad Proyecto de Pliegos de Condiciones Pgina 2 de 50

RECOMENDACIONES INICIALES

1. Verifique, antes que nada, que no est incurso en ninguna de las inhabilidades e
incompatibilidades generales ni especificas para contratar
2. Para poder que cumple con las condiciones y rene los requisitos aqu sealados.
3. Proceda a reunir cuidadosa y diligentemente la informacin y documentacin exigida y
verifique la vigencia de tales documentos en los casos que sea requerido
4. Siga las instrucciones que se imparten para la elaboracin de su propuesta
5. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias
6. Revise la pliza de seriedad de su propuesta y verifique que:
Sea otorgada a favor del Municipio de Villavicencio.
Como tomador: figure su razn social completa, incluyendo la sigla; esto ltimo siempre
y cuando la sigla tambin figuren en el correspondiente certificado de existencia y
representacin legal.
El valor asegurado corresponda al fijado en este documento
La vigencia corresponda a la estipulada en este documento
El objeto y nmero del proceso de seleccin coincida con los de la propuesta que
presenta
Este suscrita por el tomador proponente afianzado, y sus integrantes en caso de
consorcio o unin temporal
7. Toda consulta deber formularse por escrito ante el Municipio, no se atendern
consultas personales, ni telefnicas. Ningn convenio verbal con el personal del
MUNICIPIO, antes o despus de la firma del Contrato, podr afectar o modificar ninguna
de las estipulaciones y obligaciones contenidas en estos PLIEGOS DE CONDICIONES.
8. Los proponentes con la sola presentacin de su propuesta autorizan al Municipio de
Villavicencio para verificar toda la informacin suministrada en ella.
9. Los proponentes con la sola presentacin de su propuesta autorizan al Municipio de
Villavicencio para rechazar la propuesta y dar aviso a las autoridades competentes en
caso de ser necesario, cuando se presente inexactitud en la informacin suministrada del
proponente o de alguno de los miembros del consorcio o de la unin temporal.
10. Toda comunicacin enviada por los proponentes deber ser dirigida a nombre del Jefe
de la Oficina de Contratacin y radicada en la Oficina de Contratacin, segundo piso de la
Alcalda Municipal, ubicada en la calle 40 No. 33 64, dentro del horario comprendido
entre las 7:30 a 11:30 a.m. y de 2:00 a 5:30 p.m.
11. Toda informacin relacionada con este documento se debe consultar nica y
exclusivamente en el sitio de Internet www.colombiacompra.gov.co
12. Tenga presente: el lugar, fecha y hora de entrega de la propuesta prevista para el
presente proceso de seleccin. EN NINGN CASO SE RECIBIRN PROPUESTAS FUERA DEL
TERMINO PREVISTO.

TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES

1. ESTUDIOS PREVIOS DE LA PRESENTE CONTRATACION.

En cumplimiento de lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del art. 25 de la ley 80 de 1993,
del art. 2.1.1 del decreto 734 de 2012 y dems normas pertinentes, se deja constancia
que para efectuar el presente proceso de contratacin se tiene como base el estudio
previo realizado por la SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL en uso de las
facultades conferidas mediante Resolucin N 174 de 2012.

Para proceder con la elaboracin del presente documento se tuvo en cuenta que en el
estudio previo realizado por la SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL se justific
la conveniencia para efectuar la presente contratacin por lo que se allegaron los
estudios y dems documentos necesarios para continuar con el proceso de contratacin
respectivo, documentos que reposa en el expediente nico del contrato.

2. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIN: Para la elaboracin de las propuestas
los interesados debern consultar toda la documentacin relativa a la presente
contratacin:

Estudios previos y sus anexos
Presupuesto Oficial
El certificado de disponibilidad presupuestal.
El proyecto de pliego de condiciones
La Resolucin de Apertura del proceso de seleccin
Los PLIEGOS DE CONDICIONES, sus anexos y sus Adendas, si los hubiere.

3. MODALIDAD DE SELECCIN: La seleccin del contratista se realizara mediante la
modalidad de SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA, aplicando el procedimiento
establecido en la seccin II captulo II del Decreto 734 de 2012, en el cual podrn
participar personas naturales o jurdicas legalmente constituidas y legalizadas en
Colombia, de manera independiente, u organizadas en consorcios o en uniones
temporales o cualquier tipo de asociacin autorizado por la Ley.

4. RGIMEN LEGAL DEL PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA Y DEL CONTRATO:El
marco legal del presente proceso y del Contrato que se derive de su adjudicacin, est
conformado por la Constitucin Poltica, las leyes de la Repblica de Colombia y en
especial por las siguientes disposiciones:

Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios.
Disposiciones de los Cdigos Civil, de Comercio y Sustantivo del Trabajo.
El Pliego de Condiciones, respuestas a observaciones, adendas, formatos y anexos.

Las dems normas concordantes con la materia, que rijan o lleguen a regir los
aspectos del presente proceso de seleccin.

Las normas vigentes que resulten pertinentes de acuerdo con la Ley Colombiana se
presumen conocidas por todos los proponentes. En caso de presentarse contradicciones
entre el Pliego de Condiciones y la Ley primar lo establecido en la Ley.

5. IDIOMA DE LA PROPUESTA:La propuesta, observaciones, correspondencia y todos los
documentos que la integran debern estar redactados en idioma espaol. Por lo tanto
cualquier documento aportado en idioma extranjero, debern venir acompaado de
traduccin simple, salvo que la ley exija traduccin oficial.

6. INVITACION A VEEDURIAS CIUDADANAS: La Administracin Municipal de
Villavicencio, convoca a la ciudadana en general y a las veeduras ciudadanas a realizar
el control social al presente proceso en los trminos de ley.

7. CONTRATACIN COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO
DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO: De acuerdo a lo
establecido en el Artculo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012 el cual reza: De los Acuerdos
y Tratados Internacionales en materia de contratacin pblica. Las entidades estatales
debern observar las obligaciones que en materia de Acuerdos Internacionales y
Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano, para lo cual
establecern si la respectiva contratacin a realizar se encuentra cobijada por los
mismos. Para el efecto verificarn:

a. Si la cuanta del proceso lo somete al captulo de compras pblicas.
b. Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del captulo de compras
pblicas.
c. Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del
captulo de compras pblicas.

El Municipio de Villavicencio realiza la respectiva verificacin as:

a. LA CUANTA DEL PROCESO LO SOMETE AL CAPTULO DE COMPRAS PBLICAS:
b. LA ENTIDAD ESTATAL SE ENCUENTRA INCLUIDA EN LA COBERTURA DEL CAPTULO DE
COMPRAS PBLICAS:
c. LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR NO SE ENCUENTRAN EXCLUIDOS DE LA
COBERTURA DEL CAPTULO DE COMPRAS PBLICAS:

En las condiciones de exclusin y excepciones en los acuerdos de comercio, en el manual
explicativo de los captulos de Contratacin Pblica de los acuerdos comerciales negociados
por Colombia para entidades contratantes.


CUADRO DE CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS COMERCIALES:

Este cuadro muestra si la contratacin publica este cubierta bajo las obligaciones
internacionales de los compromisos de los Acuerdos Comerciales, una vez identificada,
define si cumple o no cumplir con respecto de la contratacin as:

TRATADO O
CONVENIO
INTERNACIONAL

DESCRIPCIN-CONTRATACIN PUBLICA
SE SUPERAN
LOS MONTOS
MNIMOS, EN
LOS
UMBRALES.
LA
CONTRATACIN
NO SE
ENCUENTRE
CUBIERTA BAJO
ALGUNA
EXCLUSIN DE
APLICABILIDAD
O EXCEPCIN
LA ENTIDAD
PBLICA QUE
REALICE LA
CONTRATACIN
SE ENCUENTRE
EN LOS LISTADOS
DE ENTIDADES
CUBIERTAS
TLC COLOMBIA-
CHILE
No supera el umbral requerido para
OTRAS ENTIDADES CUBIERTAS el cual es
de 220.000 DEG NO SI SI
TLC COLOMBIA-
PAISES DEL
TRIANGULO
NORTE: SALVADOR,
GUATEMALA,
HONDURAS
CAPITULO 13 COMERCIO FRONTERIZO
DE SERVICIOS 4. Este capitulo no se
aplica a: (b) la contratacin pblica
realizada por una parte o empresa del
Estado. ANEXO 11.1 CONTRATACION
PBLICA I. CON RESPECTO A LA
REPUBLICA DE COLOMBIA Y LA
REPUBLICA DEL SALVADOR 2. Este
capitulo no aplica a las siguientes
entidades (b) Municipios N.A. SI NO
EL TRATADO DEL
GRUPO DE LOS
TRES (G-3)
EMPRESAS GUBERNAMENTALES el cual
es de 250.000 DEG NO SI SI
TLC COLOMBIA
AELC (EFTA)
EMPRESAS GUBERNAMENTALES el cual
es de 220.000 DEG NO NO SI
TLC COLOMBIA -
CANADA
OTRAS ENTIDADES el cual es de 339.132
DEG CAPTULO NUEVE COMERCIO
TRANSFRONTERIZO DE SERVICIOS 2. la
contratacin pblica que realice una
Parte o empresa del estado NO SI NO
TLC COLOMBIA-
ESTADOS UNIDOS
CAPITULO 9 CONTRATACION PUBLICA
9.1 ALCANCE Y COBERTURA 4. Este
capitulo no se aplica a: (b) suministro
gubernamental de mercancas o servicios
a personas o gobiernos de nivel regional
o local N.A. SI NO


TITULO II
CONDICIONES ESPECFICAS DEL CONTRATO A CELEBRAR

1. TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR:El contrato a celebrar por parte del MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO es un contrato de suministro.

2. OBJETO DEL CONTRATO: ADQUISICIN, IMPLANTACIN Y PUESTA EN OPERACIN
DE UN SOFTWARE DE GESTIN DOCUMENTAL EN AMBIENTE WEB, PARA LA ALCALDIA
DE VILLAVICENCIO

Solo se admitirn OFERTAS que se ajusten a las cantidades y unidades de medida
establecidas en el presente documento.

3. ALCANCE DEL CONTRATO: El presente contrato deber realizar las siguientes
actividades:

MODULOS DEL SGD
REQUERIMIENTO-
MODULO DE
ADMINISTRACION
En este mdulo el software debe
permitir realizar la parametrizacin
de lo siguiente:

Datos bsicos de la entidad,
incluyendo las diferentes sedes con
las que cuenta la Alcalda de
Villavicencio.
Cargos de acuerdo a la planta de
personal existente.
Estructura orgnica de la
administracin.
Perfiles de los usuarios dentro de la
organizacin de acuerdo a los
diferentes actividades que manejan
en la Alcalda, y asignacin de los
permisos determinados para cada
usuario.

El contratista debe implantar el
sistema en todas las
dependencias de la Alcalda
incluidas las que se encuentran
fuera del edificio central y las
proyectadas en un futuro, lo cual
implica la capacitacin de todos
los funcionarios de las mismas,
con lo anterior se garantiza que
los datos de informes,
indicadores de gestin sean
acorde a la realidad del proceso.

REQUERIMIENTO-
MODULO DE GESTION
DOCUMENTAL

En este mdulo el software debe
permitir realizar la parametrizacion de lo
siguiente:

Parametrizacin de la Tablas de
Retencin documental, (Series,
Subseries, Tipologia Documental).
EL SGD, debe permitir crear,
modificar, mantener actualizadas
las tablas de retencin
documental, consultar y generar
las alertas de los tiempos de
retencin y disposicin final de
los documentos.

REQUERIMIENTO-
MODULO DE GESTION
DOCUMENTAL

Debe permitir el control automtico de
las transferencias y/o eliminacin de
documentos, generando las
notificaciones correspondientes.

El SGD debe permitir las transferencias
documentales entre el Archivo de
Gestin, el Archivo Central y el archivo
histrico de acuerdo con TRD;
permitiendo control de los expedientes
electrnicos y fsicos.

El SGD, debe notificar los documentos a
transferir de acuerdo con la TRD.
Transferencias Documentales
REQUERMIENTO-
MODULO DE GESTION
DOCUMENTAL
Prstamo de Documentos:

El SGD, deber permitir registrar y
controlar el prstamo y devolucin de
expedientes.

Se debe capacitar a los usuarios
en este mdulo, que hacen esta
actividad dentro de la
administracin.
REQUERIMIENTO-
MODULO DE GESTION
DOCUMENTAL

Este mdulo debe permitir administrar
el tipo de correspondencia que recibe y
enva la administracin, parametrizando
las acciones que se puedan estructurar
para los diferentes tipos de documentos
que se manejan en la Alcalda,
atendiendo desde la radicacin y el
envo del documento de forma digital al
funcionario especifico encargado del
tema para que d el trmite
correspondiente, y de esta manera se
evidencie el estado y trazabilidad del
tipo de documento radicado;
Administracin de
Correspondencia
REQUERIMIENTO-
GESTION DOCUMENTAL

Administracin de las diferentes rutas de
distribucin que se llevan a cabo para el
reparto de correspondencia.

Rutas de Distribucin de Reparto
de Correspondencia, estas rutas
deben estar establecidas en
formatos y se deben generar
usuarios radicadores.

REQUERIMIENTO-
GESTION DOCUMENTAL

Administrar tablas de valoracin
documental
Debe permitir administrar las TVD
que corresponde a la
documentacin que hace parte
del archivo central y archivo
histrico, conforme a cada uno
de sus periodos.
REQUERIMIENTO-
MODULO GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
OFICIALES
En este mdulo se gestionar la
radicacin de manera integrada a las
Tablas de Retencin Documental de
acuerdo a los diferentes tipos de
documentos que se radiquen en la
ventanilla nica; permitiendo realizar el
control de responsables de la radicacin
de la correspondencia recibida, enviada
e interna de las diferentes dependencias
Al comenzar cada ao, se
iniciar la radicacin consecutiva
a partir de uno

Cuando existan errores en la
radicacin y se anulen los
nmeros, se debe dejar
constancia en el sistema, con la
respectiva justificacin y lo

de la Alcalda incluidas las que se
encuentran fuera del edificio central,
para que sean reflejados en reportes
peridicos. De igual manera el sistema
debe permitir la digitalizacin de los
documentos radicados, consulta y
visualizacin de los mismos como
imgenes. El nmero de radicado debe
ser nico.

Este mdulo deber dar cumplimiento al
acuerdo 060 de 2001 del Archivo
General de la Nacin.

deber hacer quien coordine la
unidad de correspondencia.

Lo anterior dando cumplimiento
al Acuerdo 060 de 2001 del
Archivo General de la Nacin.
REQUERIMIENTO-
GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
En el momento de la radicacin del
documento el SGD, debe permitir
imprimir el No. de Radicado y id del
trmite en la parte superior del
documento que se est radicando.
Documento Radicado.
REQUERIMIENTO-
GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
El SGD, debe permitir la digitalizacin del
documento en la radicacin y en
cualquier etapa de flujo del documento
o gestin documental; la herramienta
para esto debe estar integrada al
sistema.

El sistema debe soportar la interaccin
con cualquier marca de Escaner, forma
de alimentacin y tamao del papel.
Digitalizacin
REQUERIMIENTO-
GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
Las imgenes digitalizadas debern verse
a travs de un visor integrado al SGD, y
deben permitir realizar zoom (aumento
o disminucin de tamao) de igual forma
rotacin y desplazamiento por la misma.
Visor
REQUERIMIENTO-
GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
Implementar en la ventanilla nica un
plan de contingencia para realizar la
radicacin manual de comunicaciones en
caso de que no sea posible utilizar el
sistema por falta de energa elctrica, o
cadas temporales del sistema.

Se debe socializar e implantar en
todas las sedes de la Alcalda de
Villavicencio, descritas en el
cuadro No. 1.
REQUERIMIENTO-
GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
Para la radicacin el usuario se deber
permitir crear una vez para que
posteriormente en futuras radicaciones
solo se busque y seleccione, las
entidades se debern poder crear una
sola vez, e irle adicionando los
funcionarios de diferentes dependencias
que escriben a la alcalda para no tener
duplicada una entidad y as poder
seleccionar en futuras radicaciones en
una lista el funcionario que est
dirigiendo una comunicacin a la
Alcalda.


REQUERIMIENTOS-
WORKFLOW
Implementar en el sistema rutinas
que permitan el manejo de reas y
funcionarios que hacen parte del
trmite de un tipo de documento,
para que los funcionarios puedan
tramitar el documento dependiendo
del proceso definido.

Parametrizar y poner en produccin
los tiempos de respuesta definidos y
solicitados por la Alcalda para cada
uno de los tipos de documentos que
se reciben a travs de la ventanilla
nica.

Integrar el servicio de mensajes de
alerta personales para los
funcionarios, a travs del Servidor de
correo corporativo.

Desarrollar estrategias en el sistema
para avisar y alertar por medio de
correos electrnicos al responsable
de gestionar los documentos,
permitiendo ingresar al aplicativo de
manera automtica sin que deba
loguearse desde el correo,
informndole de la asignacin y a la
vez enviar peridicamente correos de
alerta cuando se aproximen los
vencimientos programados o los
plazos de las actividades definidas, si
los funcionarios no las han ejecutado.

El sistema debe permitir el cruce
automtico de documentos recibidos
y las respuestas, control de tiempos
de respuestas de los funcionarios,
control de funcionarios que se
encuentran atrasados en los
tramites, generacin de indicadores
de gestin automticos, visualizacin
de la trazabilidad de los documentos
desde el recibo hasta la respuesta.

Consulta de los ciudadanos a travs
de la pgina web de la Alcalda de la
radicacin de su solicitud, la consulta
web debe poderse ejecutar desde
cualquier dispositivo mvil.

Hacer seguimiento de la gestin de
los funcionarios capacitados y
entregar informes peridicos a sus
En todos los tramites de
asignacin que tengan tiempos
asignados se debern generar
alertas al correo electrnico.

El oferente deber entregar
informes mensuales a los jefes de
dependencia sobre la evolucin
de la implantacin y el
compromiso detectado en los
trmites de los documentos por
parte de los usuarios capacitados.

jefes sobre la evolucin de la
implantacin y el compromiso
detectado en los trmites de los
documentos por parte de los
mismos.

REQUERIMIENTO-
REPORTES Y AUDITORIA
Este modulo debe generar reportes de
auditoria y de gestin como mnimos los
siguientes:

Auditoria de logueo por usuario bajo
parmetros de rango de fechas.

El SGD debe generar reportes con la
informacin de las Tablas de
Retencin Documental por
dependencia.

El SGD debe generar reportes de la
gestin de los documentos, el cual
pueda ser filtrado por clase de
gestin realizada, tipo de
comunicacin (interna, externa
enviada o externa recibida), fecha y
hora, dependencia, usuario.

El SGD debe permitir generar el
reporte de los documentos que
tienen trmites que estn pendientes
de gestin, bajo parmetros de rango
de fechas, dependencia y/o
funcionario.

reporte de los documentos recibidos
por las dependencias, la unidad de
correspondencia y ventanillas, bajo el
parmetro de rango de fechas y
numero de radicado.

El sistema debe permitir generar
reportes de la relacin de los
nmeros de radicacin anulados por
rangos de fechas, usuarios y series
documentales, evidenciando su
justificacin.

El SGD debe permitir generar un
reporte del historico de la gestin del
documento (trazabilidad), que
permita generarlo por numero de
radicado.
El SGD debe generar reportes de los
prstamos de documentos, que
El sistema debe permitir la
exportacin de los reportes como
mnimo a los siguientes formatos:
Excel, csv y pdf.


reflejen nombre del documento o
carpeta, usuario a quien se presta,
responsable del prstamo, fecha de
prstamo, tiempo prstamo, fecha
devolucin, No de folios, e histrico
de prstamo.

reporte de los trmites asignados por
funcionarios o por dependencia.

Desarrollar todos los reportes
automticos que sean definidos y
solicitados por la Alcalda dentro de
los plazos establecidos, para que
sean probados y puestos al servicio
de los usuarios autorizados. Estos
deben ser entregados antes de la
terminacin del contrato.

El sistema debe permitir realizar
auditoras de seguridad y control de
usuarios.

El SGD debe realizar un registro de
fallas del sistema(log de eventos),
que incluya cadas del servicio total o
parcial con reporte de los mismos
describiendo el tipo de falla, hora y
origen.

REQUERIMIENTOS GENERALES
REQUERIMIENTOS
GENERALES
El SGD, deber ser WEB, de forma que el
usuario le permita visualizar los datos y
el procesamiento de los mismos va web.
Por esta caracterstica el
aplicativo debe ser accedido
mediante un navegador web
como internet explorer, chrome,
mozilla firefox, opera etc.;
incluidas sus versiones para
Smartphone, tabletas y cualquier
otro dispositivo que le permita al
usuario navegar en internet.
REQUERIMIENTOS
GENERALES
Servicio Mvil: El aplicativo debe correr
en dispositivos mviles para su consulta
y acceso para dar trmite a los
diferentes procesos.
REQUERIMIENTOS
GENERALES
Las ayudas deben estar en lnea en
idioma Espaol para cada uno de los
mdulos y de esta manera minimizar la
cantidad de solicitudes de soporte que
se darn en el proceso de implantacin.
No obstante el oferente debe entregar
en medio digital el manual de usuario
del aplicativo.

REQUERIMIENTOS
GENERALES
El SGD, debe permitir el envi de
notificaciones y/o alertas a los usuarios
responsables del trmite, mediante la
integracin el sistema de correo
electrnico Exchange 2013, y a partir del
Se deben hacer las pruebas
funcionales pertinentes con los
usuarios administradores.

mensaje de correo el usuario debe poder
acceder al SGD sin tener que loguearse
para dar gestin al trmite.

PLATAFORMA TECNOLOGICA
REQUERIMIENTOS-
SISTEMA OPERATIVO
La Instalacin del SGD y dems
configuracin necesaria para su
funcionamiento en el servidor de la
alcalda, se debe hacer en el Sistema
Operativo Windows 2012 Server
Estndar.
El oferente debe instalar,
configurar y poner en marcha el
aplicativo en el servidor que
disponga para esto la Alcalda
(Todos los servidores estn
configurados con Windows 2012
Server Estndar); incluyendo
motor de base de datos, y dems
aplicativos o servicios que se
deban configurar.
REQUERIMIENTO-BASE DE
DATOS
El sistema debe estar en capacidad de
funcionar sobre el motor de base de
datos SQL Server y Oracle.
REQUERIMIENTO
BACKUPS
El aplicativo debe permitir realizar copia
de seguridad de manera automatizada,
en forma incremental. La configuracin
de esta actividad debe dejarla
parametrizada el oferente.
La direccin de sistemas de
informacin debe verificar la
operatividad de esta tarea y
certificar al oferente que se est
ejecutando sin ningn
inconveniente.
REQUERIMIENTO-PRUEBA
DE RESTAURACIN DE LA
BASE DE DATOS.
El oferente debe realizar una prueba de
restauracin de la base de datos, en
razn de establecer el procedimiento
adecuado en caso de alguna situacin
crtica que se presente a futuro y que
deba solucionarse restaurando una copia
de seguridad para poner en marcha de
nuevo el aplicativo. Esta actividad le
permitir tener a la entidad un tiempo
estimado para la contingencia y
disponibilidad de la informacin, como
tambin verificar su integridad.
La direccin de sistemas debe
certificar que la prueba de
restauracin de la copia de
seguridad de la base de datos, fue
exitosa respecto a criterios de
integridad, disponibilidad y
confiabilidad de la restauracin
de la base de datos.
LICENCIAMIENTO Y DOCUMENTACION
REQUERIMIENTO-
LICENCIAMIENTO
El oferente debe entregar la licencia
vitalicia de uso del programa y
licenciamiento de consulta web
ilimitado, para uso en todas las sedes
administrativas de la alcalda y usuarios
externos que generen consultas a partir
del aplicativo, en un documento
indicando la versin implementada y
vigencia.
Estos documentos deben ser
entregados a la Direccin de
Sistemas de Informacin, quien
debe certificar que fueron
entregados a satisfaccin.

REQUERIMIENTO-
DOCUMENTACION
TECNICA
El oferente debe entregar:
Manual de instalacin,
administracin y operacin del
software.
Manual del usuario que incluyen
ilustraciones de pantalla.
Plan de restauracin en caso de
prdida o dao de la configuracin.
Los manuales deben ser claros, y
coherentes, para que el usuario
pueda manejar la herramienta de
forma correcta y pueda
comprender los conceptos tras la
funcionalidad. El manual de
usuario debe estar presentes en
lnea dentro del SGD.
GERENCIA DEL PROYECTO
REQUERIMIENTO- Suministrar a todo costo el recurso El personal mencionado debe

RECURSO HUMANO
DIRECTOR DE PROYECTO
humano calificado y suficiente para
prestar el servicio de implementacin,
sujetndose a los horarios y principios
que para este tipo de tareas establezca
la Alcalda, el personal mnimo requerido
es el siguiente:

El oferente debe disponer mientras dure
el contrato, Un (1), Director de Proyecto
con el siguiente perfil: Ingeniero,
especialista en Archivstica con ms de
dos aos de experiencia en
implementacin de sistemas de gestin
documental en entidades del estado,
quien tendr entre otras las siguientes
funciones: 1. Ejecutar el cronograma de
actividades de la implantacin del
software.
2. Adoptar las medidas correctivas
pertinentes para poner remedio a las
desviaciones que se hubieran detectado,
de manera concertada con el supervisor
del contrato o al que este delegue.
3. Proponer, en su caso, modificaciones
a los lmites u objetivos bsicos del
proyecto cuando concurran
circunstancias que as lo ameriten.
atender in situ las solicitudes de
soporte que se deban atender en
las diferentes sedes de la Alcalda.

Todo el personal que est
desarrollando actividades para la
implantacin del SGD, por parte
del oferente debe estar
autorizado por la secretara de
Desarrollo Institucional, de igual
manera debe poder identificarse
a travs del carn de la empresa.

REQUERIMIENTO-
RECURSO HUMANO
INGENIEROS DE SOPORTE
Tres (3), Ingenieros de soporte para la
implantacin del sistema y capacitacin:
Profesional en ingeniera de sistemas
con ms de un (1) ao de experiencia en
capacitacin e implementacin de
sistemas de gestin documental.

Deben brindar capacitacin y
soportes en las diferentes sedes
de la administracin descritas en
el cuadro No. 1
TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
REQUERIMIENTO-
USUARIOS
ADMINISTRADORES
El oferente debe realizar transferencia
de conocimiento a cinco (5) personas
que designe el supervisor del contrato
en la instalacin, configuracin y
administracin de la del Software que
se va adquirir. El tiempo de esta
transferencia de Conocimiento ser
mnimo de 15 horas de conformidad
con las indicaciones dadas por el
supervisor del contrato. Dicha
transferencia de conocimiento se
realizar en las instalaciones de
Alcalda, con la infraestructura con que
actualmente cuenta la entidad.

Este grupo de personas que se
formaran estarn encargados de
realizar las pruebas sobre la estabilidad
de la herramienta, disponibilidad,
rendimiento, seguridad, y pruebas de
Las cinco personas que se
capacitaran deben ser de la
Direccin de Sistemas de
Informacin.

Este grupo de personas junto con
el oferente levantaran acta sobre
la operatividad y funcionalidad
del Sistema de Informacin, y
tomando como referente este
documentos se pondr en
produccin el SGD.

integracin con el servidor de correo
electrnico. La Direccin de Sistemas
conjunto con este grupo avalar que el
sistema de informacin ya se podr
poner en produccin.

REQUERIMIENTO-
USUARIOS RADICADORES
(VENTANILLA NICA)
de conocimiento al personal que designe
el supervisor del contrato, y que se
encuentra en ventanilla nica, para que
radiquen en el SGD, toda la
correspondencia enviada, recibida e
interna y dems documentos recibidos o
despachados.
Se debe capacitar un mnimo de
Treinta (30) personas, y las
capacitaciones se harn en los
puestos de trabajo, en la sede
donde se encuentre cada servidor
pblico.

Se debe entregar registro de
capacitacin debidamente
firmado por el servidor pblico.
REQUERIMIENTO-
USUARIOS JEFES DE
DEPENDENCIA O LIDERES
DE PROCESOS
de conocimiento a los jefes de cada
dependencia o lderes de procesos en el
uso del SGD in situ, para que visualicen
los documentos que tienen asignados y
sus estados, igualmente puedan
observar los de su misma rea o sus
subordinados, o puedan reasignar si
fuera necesario a sus subordinados.

Puedan generar reportes o establecer de
acuerdo al perfil que requieran.

Se deben capacitar como mnimo
60 personas, incluidos secretarios
de Despacho, Directores, jefes de
oficina lderes de procesos); y
las capacitaciones se harn en la
sede donde se encuentre cada
servidor pblico en su puesto de
trabajo.


Se debe obtener certificacin de
los jefes de rea, de constancia
de la implantacin del Sistema y
conformidad en la capacitacin.
REQUERIMIENTO-
USUARIOS GESTORES
de conocimiento al personal en los
diferentes mdulos del aplicativo, de
acuerdo a los perfiles otorgados como lo
indique supervisor del contrato.
Se debe capacitar como mnimo
trescientas cincuenta (450)
personas, en cada uno de sus
puestos de trabajo, de acuerdo al
cronograma que se ejecute una
vez dado por iniciado el contrato.
El oferente debe capacitar en su
puesto de trabajo incluso a los
usuarios que estn en las
diferentes sedes administrativas
de la Alcalda.

REQUERIMIENTO-
USUARIOS PROCESOS DE
CONTRATACION
de conocimiento a los encargados del
proceso de contratacin de las
diferentes dependencias, en el uso del
aplicativo y workflow del proceso de
contratacin que debe parametrizar el
El oferente debe capacitar como
mnimo 20 personas, en su
de la Alcalda. Se debe entregar

oferente de acuerdo a los tiempos que
se manejan al interior de la entidad.
registro de capacitacin
debidamente firmado por el
servidor pblico.
REQUERIMIENTOS-
USUARIOS
ADMINISTRADORES DE
EXPEDIENTES
de conocimiento a los encargados de
realizar prstamos de expedientes para
que administren esta actividad
estableciendo tiempos y trazabilidad
de los documentos.
El oferente debe capacitar como
mnimo diez (10) personas, en su
de la Alcalda. Se debe entregar
registro de capacitacin
debidamente firmado por el
servidor pblico

4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Sern obligaciones del contratista las
siguientes:

El software debe instalarse en un servidor de propiedad de la Alcalda de Villavicencio y
debe tenerse en cuenta a costo del contratista lo siguiente:
La solucin de Gestin Documental ofrecida debe comprender: el software, configuracin,
y estabilizacin, capacitacin y puesta en funcionamiento;
Las sedes de la Alcalda en donde se debe implantar el sistema de informacin se
relacionan a continuacin, sin embargo es posible que se efecte algn cambio de sede de
alguna de estas oficinas por lo que el oferente debe realizar lo pertinente para la
implantacin en su nueva locacin sin que se genere un costo adicional a la administracin
Municipal, ya sea que se traslade la sede o dependencia o se cree

SEDE Nombre de Oficina O dependencia Piso
PRINCIPAL Unidad de Correspondencia 1
Educacin 1
Almacn 1
Impuestos 1-2
Tesorera 2
Contratacin 2
Medio Ambiente 3
Control Interno de Gestin 3
Sistemas 3
Educacin 4
Salud 5
Planeacin 6
Gobierno 7
Hacienda 7
Desarrollo Institucional 8
Comunicaciones y Prensa 9
Protocolo 9
Despacho del Alcalde 10
Asesores 10

HOTEL TIA JUANA Sisben 1-2
Gestin del Riesgo 5
GESTION SOCIAL Y
PARTICIPACION
CIUDADANA
Gestin Social y Participacin Ciudadana 1-2
Oficina de la Mujer 2
CONTROL FISICO Control Fsico 2-3
SEDE PARAISO Infraestructura 2
Movilidad 3
Almacn Municipal 1
SEDE EXTERNA Competitividad y desarrollo 1

Cuadro No. 1 Sedes Administrativas Alcalda de Villavicencio

Cumplir con las condiciones tcnicas exigidas
Cumplir con el personal exigido en los estudios previos y propuesto en la oferta
econmica que presente
Realizar la implantacin y puesta en funcionamiento del software en las sedes
establecidas y las que se cree o trasladen por necesidad del servicio o determinacin de la
administracin sin ningn costo adicional
Garantizar un software indito o de lo contrario las autorizaciones y documentacin que
demuestre la autorizacin requerida para su distribucin
Pagar bajo su exclusiva responsabilidad, los salarios y prestaciones sociales del personal
que emplee, con base en las normas legales vigentes.
El contratista deber realizar la respectiva entrada a almacn Municipal
Constituir las garantas que le sean exigibles a favor del Municipio
Presentar informes mensuales al supervisor
Realizar la devolucin oportuna de los rendimientos financieros generados por el anticipo
otorgado por el Municipio, lo anterior como requisito indispensable para la liquidacin del
contrato
El contratista se obliga a mantener indemne al Municipio frente a cualquier reclamacin
proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista o de sus
subcontratistas o dependientes.
Las dems que se requieren de acuerdo con la naturaleza del contrato.
El proveedor se compromete a respetar, reservar, no copiar, no difundir de ninguna
manera, los datos, estructuras, know how, entre otros, que se manejen durante el
desarrollo del proyecto.

5. PLAZO DEL CONTRATO: Para la ejecucin del contrato, el Municipio ha estimado un
trmino de ejecucin de DOS (2) MESES, contados a partir de la fecha de la firma del
acta de inicio. El acta de inicio deber firmarse por el contratista y el Supervisor del
contrato por parte del Municipio.
6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Con base en el estudio previo efectuado por la
Secretaria de Desarrollo Institucional ha establecido el valor en TRESCIENTOS TREINTA
MILLONES DE PESOS MDA CTE ($330.000.000). La propuesta que exceda el valor
estimado del contrato ser declarada no hbil.


7. FORMA DE PAGO: El MUNICIPIO pagar al CONTRATISTA el valor del presente contrato
as: El 50% del valor con anticipo previo perfeccionamiento del contrato y un ltimo pago
correspondiente al 50% restante, previa presentacin de informes de contratista,
cuenta de cobro, allegando la informacin que acredite el pago de las obligaciones al
sistema integral de seguridad social (ARP; EPS; PENSIONES), informe del supervisor y/o
interventor de cumplimiento a cabalidad de las obligaciones a cargo del contratista, con
acta de terminacin y liquidacin.

8. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO segn Certificado
de Disponibilidad Presupuestal N 3674 por valor de $330.000.000, imputados al rubro
0401 3 1175217115 02, para la vigencia 2013, expedido por la Secretaria de
Hacienda.

El valor incluye todos los impuestos a que haya lugar. El valor total de la oferta no podr
exceder dicho valor; pues de lo contrario la propuesta ser declarada como rechazada

9. INDEMNIDAD DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO:El contratista se obliga a
mantener indemne al Municipio frente a cualquier reclamacin proveniente de terceros
que tenga como causa las actuaciones del contratista o de sus subcontratistas o
dependientes.

10. MULTAS:En caso de incumplimiento parcial demostrado de las obligaciones a cargo del
Contratista en virtud del contrato que suscriba, El MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO tendr
la facultad de imponerle multas diarias y sucesivas equivalentes al 1x1000 del valor total
del contrato, por cada da de incumplimiento de sus obligaciones, sin que el monto total
exceda del 10% del valor total de este contrato, cantidad que se imputar a la de los
perjuicios que reciba el Municipio por el incumplimiento.

11. CLAUSULA PENAL PECUNIARIA:En caso de incumplimiento definitivo por parte del
contratista de cualquiera de las obligaciones contradas con el contrato el contratista
pagara al Municipio, a ttulo de pena, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del
valor total del contrato, suma que El MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO har efectiva
mediante el cobro de la garanta nica de cumplimiento o de los saldos que adeude al
contratista, si los hubiere, a su eleccin, para lo cual se entiende expresamente autorizado
con la suscripcin del contrato; si esto no fuere posible, se cobrar por va judicial. La
aplicacin de la clusula penal no excluye la indemnizacin de perjuicios.

12. CADUCIDAD: EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO podr declarar la caducidad
administrativa del contrato por medio de resolucin motivada, a travs de la cual lo dar
por terminado y ordenar su liquidacin, cuando el contratista incurra, con ocasin del
contrato, en cualquiera de las causales previstas en la Ley.
A partir de la fecha de la ejecutoria de la resolucin que declare la caducidad del contrato, se
producirn los siguientes efectos y quedarn a cargo de las partes, entre otras, las
prestaciones que adelante se relacionan:


Se produce la terminacin de la vigencia del contrato, y por lo mismo, se entienden
extinguidos los derechos del contratista en relacin con el contrato, salvo por lo previsto en
materia de obligaciones a cargo al MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO que mas adelante se
sealan.

Se harn efectivas la clusula penal pecuniaria y las multas en las condiciones establecidas.

Los dineros que no pudieren ser recuperados por El MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO de los
saldos a favor del contratista se cargarn a favor de la respectiva garanta.

Si el MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO se abstiene de declarar la caducidad, adoptar las
medidas de control e intervencin necesarias para garantizar la ejecucin de servicio.

13. MODIFICACION, TERMINACION E INTERPRETACION UNILATERALES: Son aplicables
al contrato las disposiciones que se encuentran consignadas en la Ley 80 de 1993,
Artculos 15, 16 y 17.

14. LIQUIDACIN FINAL DEL CONTRATO: De conformidad con lo dispuesto en el art. 60
de la ley 80 de 1993, subrogado por el art. 11 de la ley 1150 de 2007, se establece que el
presente contrato ser liquidado por las partes de comn acuerdo dentro de los cuatro
meses siguiente al vencimiento del plazo de ejecucin del presente contrato.

15. RIESGOS PREVISIBLES EN LA PRESENTE CONTRATACION: De acuerdo a lo
establecido en el Art. 4 de la Ley 1150 de 2007, el Municipio de Villavicencio, ha
estimado establecer como riesgos previsibles involucrados en la contratacin para este
proceso los siguientes:

IDENTIFICACION DEL RIESGO QUIEN LO
ASUME
MEDIDA PARA MITIGAR O REDUCIR EL RIESGO O
CONTIGENCIA
Riesgo de Operacin: Mayores costos de
operacin y mantenimiento de los
proyectados y mayores costos en los
insumos para la ejecucin del contrato
por parte del contratista
El contratista Solicitar a los oferentes que estructuren en
forma diligente la oferta econmica, ya que no se
aceptarn reclamaciones o reconocimiento por
este concepto.
Riesgo Financiero: se relaciona con la
financiacin, el cual puede afectar la
liquidez del contratista, llegando a
entorpecer la prestacin del servicio
contratado.
El contratista Solicitar a los oferentes que estructuren en
forma diligente la oferta econmica, para que la
ejecucin del contrato, no se vea afectada por
condiciones financieras de liquidez o
endeudamiento, ya que no se aceptarn
reclamaciones por este concepto.
Riesgo Soberano: comprende los eventos
productos de cambios en la normatividad
que tengan impacto negativo en la
ejecucin del contrato.
El Municipio Restablecimiento del Equilibrio Econmico en la
proporcin afectada por las nuevas
disposiciones.
Riesgo de Fuerza Mayor No Asegurable:
Ocurrencia de hechos de fuerza mayor,
caso fortuito, derivados de terrorismo o
eventos que alteren el orden pblico.
Contratista y
Municipio.
Otorgar el derecho a suspender las obligaciones
estipuladas en el contrato y los costos sern
asumidos por las partes, en la proporcin que
afecte a cada uno.
Riesgo por el manejo indebido de la El contratista El contratista asumir en su totalidad las

informacin a la que puede tener acceso
el contratista
consecuencias patrimoniales y penales que se
deriven del manejo indebido de la informacin
que obtenga por causa y/u ocasin de la
ejecucin del contrato a celebrar
Riego de Accidente Laboral El Contratista El contratista a travs de la ARP responder por
los accidentes de trabajo que se genere por
causa del mismo, de igual forma el porcentaje de
pago cancelado a la ARP deber ser proporcional
al riesgo.

16. GARANTA NICA DE CUMPLIMIENTO: El proponente favorecido una vez suscrito el
contrato objeto de esta contratacin, deber constituir dentro de los ocho (8) das
hbiles siguientes a la firma del contrato, a favor del Municipio De Villavicencio, Garanta
nica que podr consistir en una garanta bancaria o una pliza de seguros que ampare
como mnimo los valores que se enuncian a continuacin:

a) BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIN DELANTICIPO: El amparo de buen manejo y
correcta inversin del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios
sufridos con ocasin de (i) la no inversin; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiacin
indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan
entregado en calidad de anticipo para la ejecucin del contrato. Cuando se trate de
bienes entregados como anticipo, estos debern tasarse en dinero en el contrato. En ese
orden de ideas el MUNICIPIO exige que el precitado amparo se constituya por un valor
equivalente al CIEN POR CIENTO (100%) DEL VALOR ENTREGADO y su vigencia se
extender hasta la liquidacin del contrato.

b) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.El amparo de cumplimiento del contrato cubrir a la
entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total
o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, as como de su cumplimiento tardo o
de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado.
Adems de esos riesgos, este amparo comprender siempre el pago del valor de las
multas y de la clusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato
garantizado. En ese orden para la presente contratacin el MUNICIPIO exige que el
precitado amparo se constituya por un valor equivalente al VEINTE POR CIENTO (20%)
DEL VALOR DEL MISMO, y por trmino igual al plazo de ejecucin del contrato y cuatro
(4) meses ms. Al monto de esta garanta se imputar el valor de las multas y la clusula
penal, y se repondr si por este motivo se disminuyere o agotare.

c) CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS.
El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados
cubrir a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista
garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias tcnicas de los bienes o
equipos por l suministrados, de acuerdo con las especificaciones tcnicas establecidas
en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parmetros o normas tcnicas
establecidas para el respectivo bien o equipo. En ese orden para la presente
contratacin el MUNICIPIO exige que el precitado amparo se constituya por un valor

equivalente al VEINTE POR CIENTO (20%) DEL VALOR DEL MISMO, y por trmino igual al
plazo de ejecucin del contrato y un ao ms. Al monto de esta garanta se imputar el
valor de las multas y la clusula penal, y se repondr si por este motivo se disminuyere o
agotare.

d) CALIDAD DEL SERVICIO. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal
contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con
posterioridad a la terminacin del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o
insuficiencia de los productos entregados con ocasin de un contrato de consultora, o
(ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas
en el contrato. En ese orden para la presente contratacin el MUNICIPIO exige que el
precitado amparo se constituya por un valor equivalente al VEINTE POR CIENTO (20%)
DEL VALOR DEL MISMO, y por trmino igual al plazo de ejecucin del contrato y CUATRO
MESES ms. Al monto de esta garanta se imputar el valor de las multas y la clusula
penal, y se repondr si por este motivo se disminuyere o agotare.

e) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: El amparo de pago de
salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrir a la entidad
estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del
incumplimiento de las obligaciones laborales a que est obligado el contratista
garantizado, derivadas de la contratacin del personal utilizado para la ejecucin del
contrato amparado en el territorio nacional. En ese orden para la presente contratacin
el MUNICIPIO exige que el precitado amparo se constituya por un valor equivalente al
CINCO (5%) DEL VALOR DEL CONTRATO, y cubrir el trmino de ejecucin del mismo y
tres (3) aos ms.

17. SUPERVISION:EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, mantendr durante todo el tiempo
que dure la ejecucin del contrato, para que verifique, el correcto desarrollo del
contrato, sin que sta Supervisin releve al Contratista de su responsabilidad.



TITULO III
REQUISITOS HABILITANTES

En cumplimiento del contenido del artculo 5 de la ley 1150 de 2007, los requisitos relativos a
la capacidad jurdica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de
organizacin no otorgarn puntaje al oferente, pero su cabal cumplimiento es requisito
perentorio para su habilitacin para la participacin en el proceso de seleccin. Toda la
informacin que se exige debe ser presentada en forma clara y a travs de la documentacin
exigida.

As mismo, en aplicacin del pargrafo 1 del artculo 5 de la ley 1150 de 2007, la ausencia
de requisitos o la falta de documentos referente a la futura contratacin, no necesarios para
la comparacin de ofertas, no ser causal de rechazo de los ofrecimientos hechos, sin
embargo este argumento no podr utilizarse para lograr la modificacin de la propuesta.

COMIT EVALUADOR: El REPRESENTANTE LEGAL de la entidad o su delegado designar un
comit evaluador para el estudio y evaluacin de las propuestas. El Comit Evaluador, el cual
estar sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales,
recomendar al jefe de la Entidad o su delegado el sentido de la decisin a adoptar de
conformidad con la evaluacin efectuada. El carcter de asesor del comit no lo exime de la
responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el jefe de la
entidad o su delegado no acojan la recomendacin efectuada por el comit evaluador,
deber justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

El Municipio de Villavicencio podr designar funcionarios para que realicen visitas a las
instalaciones o sedes de cada uno de los proponentes y cualquier otro sitio o lugar, con el fin
de verificar la informacin que los mismos han consignado en sus propuestas y calificar
aspectos relacionados con los presentes PLIEGOS DE CONDICIONES.

El Municipio de Villavicencio podr igualmente obtener en cualquier momento y antes de la
adjudicacin, la informacin que requiera para verificar y aclarar los documentos
suministrados en las propuestas, cuando el municipio en ejercicio de esta facultad verifique
que datos presentados por el proponente no corresponden con la realidad verificada,
rechazar la propuesta y compulsara las copias correspondientes a las autoridades que
corresponda con el fin de que investiguen la posible conducta en que haya incurrido el
proponente por este hecho.

Tambin generar el rechazo de la propuesta el hecho de verificar el Municipio actividades de
los proponentes encaminadas interferir en el proceso de seleccin, con hechos o documentos
en los que se establezca que personas pertenecientes a una misma persona jurdica o grupo
proponente, prestan apoyo o colaboran de alguna forma con otro proponente.


Las propuestas sern evaluadas teniendo en cuenta los siguientes criterios de HABILITACIN:

CRITERIO HBIL/NO HBIL
Evaluacin Jurdica CUMPLE / NO CUMPLE
Evaluacin Financiera CUMPLE / NO CUMPLE
Evaluacin Experiencia CUMPLE / NO CUMPLE
CALIFICACIN CUMPLE / NO CUMPLE

CAPITULO I
REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURIDICO

1. OFERTA ESCRITA (ANEXO No 2). El Municipio de Villavicencio solo considerar las
OFERTAS que estn debidamente firmadas por la Persona Natural proponente o por el
Representante Legal de la Sociedad, Consorcio o Unin Temporal proponente o cualquier
tipo de asociacin, debidamente facultado, indicando su nombre, documento de identidad
y los dems datos requeridos en el formato del pliego. (ANEXO No 2). Las ofertas que no
estn firmadas sern rechazadas.

Los proponentes no podrn encontrarse incursos dentro de alguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitucin Poltica, el
artculo 8 de la Ley 80 de 1993 y dems disposiciones legales, en la Carta de Presentacin de
la propuesta, el Proponente declarar que no se encuentra incurso dentro de dichas
inhabilidades e incompatibilidades y que renuncia a la presentacin de la propuesta y al
contrato en caso que sobrevenga alguna de ellas.

La no presentacin del ANEXO No. 2, la no suscripcin de la misma por el proponente o del
representante legal de la persona jurdica, debidamente facultado en los trminos de ley,
generarn el rechazo de la propuesta.

El Municipio solo admite la presentacin de una propuesta por oferente. Se entiende que el
oferente renuncia a la participacin en el proceso de seleccin y a los derechos que surgen
del mismo, cuando participe en ms de una propuesta, sea de manera directa o por
interpuesta persona, en Consorcio, Unin Temporal o individualmente, y en aquellas
propuestas de quienes sean cnyuges o compaeros permanentes y quienes se encuentren
dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra
persona que formalmente haya presentado propuesta.

No se aceptarn propuestas parciales. En caso que se presenten, sern consideradas como
no hbiles. El Municipio no aceptar propuestas alternativas.

2. REGISTRO MERCANTIL, CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Y
AUTORIZACION PARA PRESENTAR LA PROPUESTA Y CONTRATAR: Cuando el
Proponente sea una persona jurdica, deber anexar el Certificado de Existencia y

Representacin Legal y en caso de ser una persona natural deber anexar Registro
Mercantil expedido por la autoridad competente.
El objeto social de la sociedad deber incluir las actividades principales objeto del presente
proceso de seleccin, al igual que el registro mercantil de las personas naturales.

La certificacin sobre existencia y representacin legal deber haber sido expedida con fecha
no mayor a quince (15) das calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso. Cuando se
prorrogue la fecha de cierre, esta certificacin tendr validez con la primera fecha de cierre.

En este certificado debe constar que el trmino de duracin de la persona jurdica el cual no
podr ser inferior a la del plazo de ejecucin del contrato y un ao ms. El certificado
expedido por la Cmara de Comercio deber acreditar que se cuenta con establecimiento de
comercio en la ciudad de Villavicencio.

Cuando el representante legal de la persona jurdica tenga restricciones para contraer
obligaciones en nombre de la misma, deber adjuntar el documento de autorizacin expresa
del rgano social competente, en el cual conste que est facultado para presentar la oferta y
firmar el contrato hasta por el valor del Presupuesto Oficial.

En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, el representante legal de cada una de las
personas jurdicas que los integren, deber contar con dicha autorizacin, hasta el valor del
Presupuesto Oficial, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es
solidaria, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 7o. de la Ley 80/93 y en los artculos
1.568, 1.569 y 1.571 del Cdigo Civil.

La omisin de anexar el Certificado de Existencia y Representacin Legal o el Registro
Mercantil no son subsanables, por lo que la propuesta ser RECHAZADA.

En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes que
sea persona jurdica o natural deber cumplir individualmente con el presente numeral.

3. DOCUMENTO DE CONFORMACIN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES
(ANEXO 3 Y 4):Para poder participar en el presente proceso los interesados debern
allegar en original el DOCUMENTO de conformacin de consorcio o unin temporal.

En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el retiro de un miembro integrante de las
mismas, implica el retiro de la propuesta presentada por el Consorcio o Unin Temporal.

Las condiciones presentadas en la propuesta obligan al proponente seleccionado a mantener
como mnimo las condiciones ofrecidas durante todo el tiempo de ejecucin del contrato,
entendindose por incumplimiento del contrato el incumplimiento de esta condicin.

Los oferentes debern presentar documento de Consorcio o Unin Temporal (ANEXO 3 Y 4),
segn corresponda, si su participacin es a ttulo de consorcio o unin temporal y en este
ltimo caso, debern sealar los trminos y extensin de la participacin en la oferta y en su

ejecucin, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo, expreso y
escrito de la entidad.
En el documento de constitucin el proponente deber sealar como mnimo la siguiente
informacin sobre el consorcio o unin temporal:

1. Designacin de las personas naturales o jurdicas que conforman el consorcio o unin
temporal, con sus respectivos documentos de identidad.
2. Para el caso de personas jurdicas, se indicar el nombre e identificacin del
representante legal as como la manifestacin expresa de estar debidamente facultado
para actuar en nombre de la persona jurdica que representa, lo cual ser verificado de
acuerdo con el Certificado de Existencia y Representacin Legal o en su defecto con el
acta del rgano social competente. En caso de no contar con la facultad para
comprometer a su representada, en los trminos establecidos en los presentes pliegos
genera rechazo de la propuesta.
3. Deber sealarse el nombre del consorcio o unin temporal.
4. Se designar la persona que representar a los integrantes del consorcio o unin
temporal.
5. Indicar los trminos y extensin de la participacin de cada uno de sus integrantes.
6. Domicilio del consorcio o unin temporal, y
7. Las reglas bsicas que regulen las relaciones entre los integrantes y su responsabilidad.

En la presentacin de la propuesta deber indicarse lo siguiente:

a) Expresar si la participacin es a ttulo de Consorcio o de Unin Temporal. Si se trata de
un consorcio deber indicar el porcentaje de participacin de cada uno de sus
integrantes, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo del
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO y si se trata de una Unin Temporal, sus miembros
debern sealar la extensin de actividades y porcentaje de su participacin, los cuales
no podrn ser modificados sin el consentimiento previo y escrito del MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO.
b) La omisin de lo sealado, har que el MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO tome la propuesta
como presentada por un Consorcio para todos los efectos legales derivados de ello.
c) La duracin sealada como duracin del Consorcio o Unin Temporal no ser inferior a
la del plazo de vigencia del contrato y un ao ms.
d) Los integrantes del Consorcio y los de la Unin Temporal respondern por las
obligaciones derivadas de la propuesta, conforme a las disposiciones legales vigentes.
e) La no presentacin del documento de conformacin del Consorcio o Unin Temporal o el
no cumplimiento de los requisitos sealados en el Artculo 7 de la Ley 80 de 1993, genera
el rechazo de la propuesta.

4. REQUISITOS ESPECIALES PARA PRESENTAR PROPUESTAS A TRAVS DE
PROMESAS DE CONSTITUCIN DE PERSONAS JURDICAS: Los interesados podrn
presentar oferta bajo una promesa de constitucin de persona jurdica, segn los
trminos y condiciones previstas en el inciso final del pargrafo 2 del artculo 32 de la
Ley 80 de 1993.


Para participar bajo esta forma de asociacin debern cumplirse adicionalmente los
siguientes requisitos:

Acreditar la suscripcin de la promesa de contrato de constitucin de la persona jurdica
en cuyo objeto se contemple la suscripcin y ejecucin del contrato objeto de esta
Seleccin Abreviada, y en la que se prevea para la persona jurdica futura un trmino
mnimo de duracin por lo menos igual al trmino de vigencia del contrato y un (1) ao
ms. El perfeccionamiento del contrato de promesa de persona jurdica futura slo
podr sujetarse a la condicin de que se adjudique a esa persona el contrato objeto del
proceso de seleccin.

Sealar en la promesa de constitucin que sus miembros se obligan a permanecer en
ellas durante el termino de vigencia del presente contrato y que para la cesin de cuotas
o venta de acciones se requiere la autorizacin previa y escrita del MUNICIPIO, quien
actuara de conformidad con las reglas establecidas para el efecto en la ley y el pliegos de
condiciones.

Designar un apoderado nico de todos los integrantes, que se comprometan a la
constitucin de la persona jurdica futura, con facultades suficientes para su
representacin, sin limitaciones para actuar, obligar y responsabilizar a todos y cada uno
de los integrantes o coparticipes en el trmite de la Seleccin Abreviada, en todos los
aspectos que se requieran para la presentacin de la propuesta, la constitucin de la
persona jurdica prometida y para la suscripcin y ejecucin del contrato. El poder podr
constar y ser otorgado en la misma promesa de persona jurdica futura o acreditarse
mediante la presentacin de documento separado.

Acreditar la existencia, vigencia, representacin legal y la capacidad jurdica de las
personas integrantes del grupo y de sus representantes legales, para suscribir el contrato
de promesa de persona jurdica y para su participacin en la persona jurdica futura que
se constituya, en la calidad y proporciones de participacin en las que cada uno de los
futuros asociados se comprometa, de conformidad con lo establecido en el pliego.

Sealar que la persona jurdica futura ser constituida, bajo los mismos trminos en que fue
presentada la oferta, garantizando el cumplimiento de los indicadores financieros exigidos.

5. GARANTA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Por el hecho de presentar la propuesta
y de vencerse el plazo establecido para adelantar el proceso de seleccin, se entender
que la propuesta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes todas las
condiciones originales de su propuesta durante todo el tiempo que dure el proceso de
seleccin, incluidas las prrrogas de los plazos que llegaren a presentarse de acuerdo
con los pliegos de condiciones y la Ley 80/93.

Para participar en este proceso de seleccin, la propuesta debe estar acompaada de la
garanta de su seriedad y el recibo de pago de la misma. Esta garanta debe ser expedida a

favor del MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO N.I.T. N 892.099.324 3, de acuerdo con lo
establecido a continuacin:

La garanta deber ser por un valor equivalente al 10% del valor total del presupuesto oficial,
vlida como mnimo por tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre del presente
proceso de seleccin; en caso de prorrogarse el plazo del proceso, el proponente deber
mantener vigentes todos los plazos y condiciones originales de su propuesta y ampliar la
validez de la garanta de seriedad por el trmino adicional que seale EL MUNICIPIO.

Si el proponente es una persona jurdica, la pliza o garanta deber tomarse con el nombre o
razn social que figura en el Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la
Cmara de Comercio respectiva, y no slo con su sigla, a no ser que en el referido documento
se exprese que la sociedad podr denominarse de esa manera. Cuando la propuesta se
presente en consorcio o unin temporal, la garanta deber tomarse a nombres de todos sus
integrantes, y no a nombre del representante legal, ni a nombre del consorcio o unin
temporal.

La omisin de presentar la garanta de la propuesta, genera rechazo de la propuesta.

EL MUNICIPIO har efectiva la garanta de seriedad de la propuesta en los siguientes casos:

La no suscripcin del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
La no ampliacin de la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta cuando el trmino
previsto en los pliegos para la Adjudicacin del contrato se prorrogue o cuando el trmino
previsto para la suscripcin del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prrrogas
no excedan un trmino de tres meses.
La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garanta de
cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones
del contrato.
El retiro de la oferta despus de vencido el trmino fijado para la presentacin de las
propuestas.
La falta de pago de los derechos de publicacin en el Diario nico de Contratacin
previstos como requisitos de legalizacin del contrato
EL MUNICIPIO, previa solicitud escrita del oferente, devolver la garanta de seriedad de
las ofertas, una vez haya sido perfeccionado el contrato respectivo y se hayan aprobado
por EL MUNICIPIO las garantas contractuales.

6. CONTROL DE PAGO DE LOS RECURSOS PARAFISCALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL
(ANEXOS 5 o 6): Los proponentes debern diligenciar el anexo 5 o 6 segn corresponda
(persona jurdica o persona natural), cuando sea una persona jurdica, deber ser
expedida por el Revisor Fiscal, cuando ste exista de acuerdo con los requerimientos de
la Ley, o por el Representante Legal, cuando no se requiera Revisor Fiscal, del pago de los
aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y
aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. En dicho documento se certificara que a la
fecha de cierre del presente proceso de seleccin, ha realizado el pago de los aportes
correspondientes a la nmina de los ltimos seis (6) meses, contados a partir de la citada
fecha, en los cuales se haya causado la obligacin de efectuar los pagos. En el evento en
que la sociedad no tenga ms de seis (6) meses de constituida, deber acreditar los
pagos a partir de la fecha de su constitucin.

El Municipio verificar nicamente la acreditacin del respectivo pago a la fecha de
presentacin de la oferta, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades
recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes.

En caso de existir acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las
obligaciones mencionadas deber manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al da
en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deber anexar certificacin
expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.

Cuando el proponente sea persona natural que tenga a su cargo empleados, deber
presentar el anexo 5 donde certifique bajo la gravedad del juramento que ha realizado el
pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha
de presentacin de su oferta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la
nmina de los ltimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se
haya causado la obligacin de efectuar dichos pagos.

De igual manera los consorcios o uniones temporales que tengan como integrantes a
personas jurdicas o naturales que tengan empleados, debern allegar las certificaciones
anteriormente mencionadas correspondientes a dichos integrantes.

De acuerdo con el Art. 50 de la ley 789 de 2002, nicamente las personas jurdicas estn
obligadas a presentar certificacin de aportes parafiscales para la presentacin de ofertas; en
cuanto a las personas naturales se har mediante declaracin juramentada de acuerdo al art.
9 de la Ley 828 de 2003.

En caso que el interesado, persona natural o jurdica, no tenga personal a cargo y por ende
no est obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social debe, tambin
bajo la gravedad de juramento, indicar esta circunstancia en la mencionada certificacin.

Nota: El Municipio dar prevalencia al principio de Buena Fe contenido en el artculo 83 de la
Constitucin Poltica Nacional. En consecuencia, todas aquellas observaciones que aleguen el
presunto incumplimiento en lo descrito en el presente numeral, debern acompaarse de
documentos con los cuales se desvirte la presuncin de Buena Fe de la que gozan los
proponentes.


Si se llegase a comprobar de manera definitiva que la certificacin y/o acreditacin relativa a
pagos de seguridad social y aportes parafiscales suscrita por el revisor fiscal o el
representante legal del proponente o alguno de sus miembros, presenta inconsistencia entre
la informacin suministrada por el oferente y la efectivamente obtenida o suministrada a la
entidad por otras fuentes se considerar una falta a la verdad, lo cual ser causal de rechazo
de la oferta. Igualmente se compulsarn copias a la Junta Central de Contadores de ser el
caso y/o a la Fiscala General de la Nacin.

7. OTROS DOCUMENTOS DE VERIFICACION JURIDICA: El Proponente (persona natural,
y representante legal de la persona jurdica, integrantes consorcios o uniones
temporales y representante legal del mismo) debern anexar de igual forma los
siguientes documentos:

a) Cedula de ciudadana del Oferente o representante legal
b) Libreta Militar de los varones menores de 50 aos
c) Registro nico Tributario - R.U.T
d) Constancia de no estar reportado en el Boletn de Responsables Fiscales.
e) Certificado de antecedentes disciplinarios.

CAPITULO II
REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN FINANCIERO

De conformidad con lo dispuesto en el articulo 6.4.6 del DECRETO 734 de 2012 que regula el
rgimen de transicin del rgimen del REGISTRO UNICO DE PROPONENTES (TITULO VI) y en
especial conforme lo dispuesto en la parte final del pargrafo de la norma citada que
establece que las disposiciones contenidas en el presente artculo aplicaran a partir del
momento en que las Cmaras de Comercio actualicen sus herramientas tecnolgicas para
aplicar el presente decreto de acuerdo a los tiempos en este establecidos, el MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO realizar la verificacin de la CAPACIDAD FINANCIERA y de ORGANIZACIN,
verificando los indicadores contenidos en el RUP expedido segn los parmetros del
DECRETO 1464 DE 2010, para los No obligados a Renovar Registro Unico de Proponentes
(ACTUALICEN EL RUP) y los que hayan Renovado el registro Anual bajo los parmetros del
decreto 734 de 2012. Adicionalmente el MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO exige unos requisitos
financieros especialmente establecidos para la presente contratacin, los cuales se
relacionan en el presente capitulo:

OBSERVACIN: El Municipio acorde con la Declaracin de Renta 2012 para personas jurdicas
y personas naturales, requerir con la Informacin Financiera (Estados Financieros) del ao
2012 nica y exclusivamente para quienes no registren en el RUP los datos base para evaluar
los indicadores 2012.

CAPACIDAD FINANCIERA. De conformidad con lo establecido en el TERCER INCISO del
numeral 6.1 del artculo 6 de la ley 1150 de 2007, para la presente contratacin se exige al
CONTRATISTA acreditar estar clasificado como PROVEEDOR mediante el CERTIFICADO del

REGISTRO UNICO DE PROPONENTES VIGENTE. Si ste certificado contiene los indicadores de
capacidad financiera solicitados en los factores requeridos ms adelante, con corte a
diciembre 31de 2012 y stos datos e indicadores financieros se encuentran en firme, ser
suficiente con la presentacin del RUP para tal fin y no se requerir la Declaracin de Renta
2012 al ser suficiente al verificar los indicadores en el Registro nico de Proponentes.

Acorde con prrafo tercero Artculo 6.1.2.1 del Decreto 734 de 2012: La certificacin
expedida digitalmente o en fsico por las Cmaras de Comercio es plena prueba de la
informacin que haya sido verificada documentalmente y que est en firme, relacionada con
la clasificacin del proponente y los requisitos habilitantes que en ella constan e informacin
adicional, segn el presente decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrn
solicitar informacin que se deba verificar en el Registro nico de Proponentes.

De conformidad con lo establecido en el artculo 37 Decreto 1464 del 30 de abril de 2010 (No
obligados a Renovacin Anual Registro nico de Proponentes al momento de presentar
propuesta en la presente convocatoria) y/o con los Nuevos Indicadores segn Decreto 734 de
abril de 2012 (obligados a Renovacin Anual del registro nico de Proponentes y tener en
firme la Informacin financiera e Indicadores financieros 2011 o 2012 segn fecha
vencimiento de la Renovacin), la CAPACIDAD FINANCIERA PARA PROVEEDORES EN EL
PRESENTE PROCESO de los oferentes, es resultado de la medicin de los indicadores por
concepto de patrimonio, liquidez, endeudamiento, capital de trabajo, ndice de riesgo,
capital real, ebitda 2012, crecimiento ebitda (factor resultado de dividir ebitda 2012 sobre el
ebitda 2011) y capacidad de organizacin operacional (RUP con datos Decreto 1464 de 2010
y Estados financieros comparativos 2011-2012) y/o para aquellos, que el RUP se encuentra
actualizado con el Decreto 734 de 2012, los indicadores estarn contenidos como son:
Capital real, endeudamiento, liquidez, capital de trabajo, riesgo, ebitda, crecimiento ebitda,
rotacin de inventarios y capacidad de organizacin operacional.

Para quienes presenten los indicadores en cumplimiento de los parmetros del Decreto 734
de 2012, debern aportar el Certificado de Registro nico de Proponentes Vigente y en
firme, deben acreditar la siguiente capacidad financiera:

1. CAPITAL REAL DEL PROPONENTE O PATRIMONIO (SEGN DECRETO 734 DE 2012). Capital
social efectivamente pagado ms las reservas constituidas, mas las utilidades retenidas, mas
las utilidades del ejercicio.

Este indicador se acreditar con la discriminacin de los rubros especificados exclusivamente
en el balance general, lo cual permitir que el presente indicador sea verificado con Mayor
certeza y no con la informacin contenida en el RUP que contenga datos en formato con
aplicacin del Decreto 1464 de 2010. Se tomar siempre y cuando cumpla el 50% igual o
superior al presupuesto oficial; en la verificacin financiera de este factor se evaluar como
CUMPLE o NO CUMPLE cuando la partida resultante sea inferior al 50% del presupuesto
oficial.


2. INDICE DE LIQUIDEZ (IDL). Permite establecer la cuanta del activo corriente que soporta o
respalda las obligaciones a corto plazo. El proponente que acredite mediante el Registro
nico de Proponentes o los documentos financieros que eventualmente se soliciten en virtud
de lo estipulado en el Artculo 54 del Decreto 1464 de 2010, afianzado con el Decreto 734 de
2012 y de acuerdo con la frmula Activo Corriente / Pasivo Corriente, un ndice de liquidez
igual o superior a 0,95 (CERO COMA NOVENTICINCO); en la verificacin financiera de este
factor se evaluar como CUMPLE o NO CUMPLE cuando la partida resultante sea inferior a
0,95

3. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (NDE). Define el porcentaje que representa el compromiso
con terceros, garantizado en el activo total monetario. El proponente que acredite mediante
el Registro nico de Proponentes o los documentos financieros que eventualmente se
soliciten en virtud de lo estipulado en el artculo 54 del Decreto 1464 de 2010 y afianzado
con el Decreto 734 de 2012, un nivel de endeudamiento menor o igual al 53%, se evaluar
como CUMPLE o NO CUMPLE cuando la partida resultante sea superior al 53%; la frmula a
aplicar ser Endeudamiento: Pasivo Total / Activo Total.

4. CAPITAL DE TRABAJO: Activo Corriente Menos Pasivo Corriente. El cual deber ser mayor
o igual al 50% del presupuesto oficial, so pena de evaluar como no CUMPLE.

El presente indicador se acreditar con el siguiente documento: (podr medirse el indicador
al verificar la informacin contenida en el RUP o en los que hayan actualizado la informacin
que permita ser reflejada en el RUP segn el Decreto 734 de 2012).

5. INDICADOR DE RIESGO: El indicador deber ser Mayor o igual a 5%, el cual se verificara
con el balance general con la partida de activo fijo frente al rubro de patrimonio so pena de
evaluar como NO CUMPLE.

El presente indicador se acreditar con el siguiente documento: Balance General 2012 segn
lo refleje para los que hayan actualizado la informacin que permita ser verificada en el RUP
como lo determina el Decreto 734 de abril de 2012.

6. INDICADOR EBITDA: (Utilidad antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y
Amortizaciones): UTILIDAD OPERACIONAL MAS DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES. El cual
deber ser Mayor o igual al 25% del presupuesto oficial.

Este Nuevo indicador se acreditar con el siguiente documento: que el oferente presente el
Estado de Resultados del ao 2012, ya que en el formato del RUP en aplicacin al decreto
1464 de 2010 (a la fecha de la convocatoria los proponentes no estn obligados a la
renovacin Anual del Registro nico de Proponentes), no lo refleja, por tanto, hasta que el
proponente realice la renovacin Anual del Registro nico de proponentes (para los
proponentes que a partir del mes de Septiembre de 2012 se les termin la poca de la
transicin y comenzaron trmites de la renovacin Anual), donde ste Indicador requerido
se ve reflejado en el formato de la Cmara de Comercio en cumplimiento del Decreto 734 de
abril 2012.

7. INDICADOR DE CRECIMIENTO EBITDA: EBITDA del ltimo ao 2012 sobre el EBITDA de
ao 2011. (NO APLICA PARA LOS QUE TIENEN MENOS DE UN AO FISCAL). Que el ndice de
crecimiento con respecto al ao anterior sea igual o superior a 1,00 en el RUP acorde con
formato Decreto 734 de 2012.

El presente indicador se acreditar con el siguiente documento: en ste nuevo indicador se
hace necesario que el oferente presente el Estado de Resultados Comparativo aos 2011-
2012, ya que en el formato del RUP en aplicacin al decreto 1464 de 2010, no se evidencia,
por tanto, hasta tanto que el proponente realice la Renovacin Anual del Registro Unico de
Proponentes en cumplimiento del Decreto 734 de abril 2012, osea, ser posible dicha
verificacin para aquellos que se cumpla el trmino de la transicin, como se explica en el
requerimiento de sta convocatoria sobre el Indicador EBITDA 2011 o para EBITDA 2012 .

REQUISITOS RELACIONADOS CON LA CAPACIDAD DE ORGANIZACION

De conformidad con lo establecido en el NUMERAL 3.2 del Artculo 6.2.2.4 Decreto 734 del
2012 se tiene que la capacidad de organizacin para proveedores del proponente se
determinar por los ingresos brutos operacionales relacionados exclusivamente con la
actividad de proveedura, en trminos de S.M.M.L.V, calculada con base en el valor del
S.M.M.L.V. al momento de causacin. Para el clculo de los ingresos brutos operacionales se
tomar el promedio aritmtico de los dos aos de mayor facturacin que haya obtenido el
proponente en los ltimos cinco aos, incluyendo el de la inscripcin; si el proponente
acredita un periodo de actividad inferior a (5) aos y mayor a (2) dos aos, podr tomar el
promedio aritmtico de los dos (2) mejores aos de mayor facturacin que haya obtenido el
proponente durante el tiempo en que ha ejercido su actividad y si el proponente acredita un
perodo de actividad inferior o igual a dos (2) aos, podr tomar el mayor ingreso obtenido
en un perodo continuo de un (1) ao o el ingreso obtenido durante todo el tiempo de
actividad cuando este sea inferior a un (1) ao.

Para los proponentes personas naturales profesionales que hayan estado vinculados
mediante relacin contractual o reglamentaria con el Estado o con la empresa privada en
cargos afines a su clasificacin, tendrn en cuenta como ingresos brutos operacionales los
percibidos por honorarios, salarios, prestaciones sociales del ltimo ao anterior a su
inscripcin, actualizacin o renovacin expresados en S.M.M.L.V.

El soporte documental es la certificacin del contador pblico o revisor fiscal (si la persona
jurdica tiene revisor fiscal) donde conste a anterior informacin.

Pargrafo: Las cifras numricas de sta informacin se presentarn con los siguientes signos
de puntuacin: el punto para determinar miles y la coma para determinar decimales.

Teniendo como referencia los anteriores rangos establecidos en el decreto reglamentario el
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO exige que para los efectos de la determinacin de la
CAPACIDAD DE ORGANIZACION el OFERENTE acredite una partida superior o igual a 750
(SETECIENTOS CINCUENTA) (SMLMV).

REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN FINANCIERO ADICIONALES Y ESPECIFICOS PARA LA
PRESENTE CONTRATACION

Adicional a los anteriores requisitos, el proponente deber adems acreditar el cumplimiento
de los siguientes indicadores financieros:

1. Los proponentes debern aportar una certificacin en donde conste la aprobacin de
cupo de crdito, igual o superior al 70% del valor del Presupuesto Oficial del presente
proceso de seleccin, dicha certificacin debe ser expedida por una entidad bancaria con
sede en Villavicencio, debidamente vigilada por la Superintendencia Bancaria, con un
tiempo de expedicin mxima de un (1) mes a la presentacin de la propuesta.

Para el caso de Unin Temporal o Consorcio es suficiente que uno de los miembros cumpla
con el requisito de consecucin de la certificacin de cupo de crdito con entidad bancaria.

La no presentacin del anterior requisito dentro del trmino estipulado dar como resultado
que la propuesta sea rechazada.

REQUISITOS LEGALES ADICIONALES PARA LA PRESENTE CONTRATACION

DECLARACIN DE IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIO: De conformidad con lo
preceptuado por el artculo 620 del Estatuto Tributario, el proponente debe anexar
fotocopia legible de la Declaracin Tributaria del Impuesto de Renta y
Complementarios del ao 2012 para quienes el RUP no refleje los datos e indicadores
financieros requeridos. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artculo 583 del
Estatuto Tributario, la Declaracin de Renta y/o declaraciones debern ser presentadas
en sobre cerrado, con la respectiva propuesta.

Cuando el proponente no haya tenido que declarar renta con anterioridad, en reemplazo de
este documento debe anexar: a) Una certificacin indicando la causal de no declarante,
firmada por el Representante Legal, si se trata de persona jurdica, o firmada por
la persona natural proponente, si es el caso. B) El certificado de ingresos y
retenciones de 2012, si su condicin fue la de asalariado. Para efectos de lo establecido
en este prrafo, debe tenerse en cuenta lo dispuesto por los Artculos 22 y 598 del Estatuto
Tributario.

CONCILIACIN: En caso de que las cifras correspondientes al Balance General (Total
Activo, Total Pasivo, Patrimonio) y al Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2012
(Utilidad antes de Impuestos y/o Utilidad Neta) presenten diferencias respecto a las
cifras de la Declaracin de Renta de 2012. Patrimonio Bruto, Total Pasivo, Patrimonio
Lquido, Renta Lquida o Prdida Lquida (segn el caso), debern ser conciliadas.

La conciliacin presentada deber estar suscrita por contador pblico y del responsable de la
suscripcin de la Declaracin de renta, indicando el nmero de la tarjeta profesional en
cumplimiento del pargrafo tercero del artculo 3 de la Ley 43 de 1990.

Igualmente, cuando existan diferencias entre la informacin fiscal, la informacin
contable y la informacin registrada en el Registro nico de Proponente (RUP) se
deber presentar la conciliacin y justificacin correspondiente so pena de ser rechazada
de la propuesta cuando no sea justificada la diferencia.

CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL: Se deber
presentar fotocopia legible del Certificado de Vigencia de Inscripcin y de antecedentes
disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con fecha de expedicin no
superior a tres (3) meses, anteriores a la fecha de cierre del proceso

TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL: Se deber adjuntar
fotocopia legible de la Tarjeta Profesional emitida por la Junta Central de Contadores.

Informacin financiera otorgada en el exterior: Las personas naturales y las personas
jurdicas extranjeras, debern presentar la informacin financiera de conformidad con lo
dispuesto en los presentes pliegos de condiciones respecto a los documentos otorgados en el
exterior, consularizacin y Apostille.

Y el Artculo 260 del Cdigo de Procedimiento Civil, acompaada de traduccin simple al
idioma espaol, con los valores reexpresados en pesos colombianos, a la tasa de
cambio de la fecha de cierre de los mismos, avalados con la firma de quien se
encuentre en obligacin de hacerlo de acuerdo con la normatividad vigente del pas de
origen.

Las Personas Naturales Extranjeras residentes y no residentes en Colombia, estarn obligadas
a presentar declaracin de renta de conformidad con los Artculos 9 y 10 del Estatuto
Tributario o certificado de ingresos y retenciones, del ltimo ao fiscal. Las
Personas Jurdicas Extranjeras debern tener en cuenta lo dispuesto en el Artculo 12 del
Estatuto Tributario.

CAPITULO III
REQUISITOS HABILITANTES RELACIONADOS CON LA EXPERIENCIA Y EL RUP
DEL PROPONENTE

1. CERTIFICADO DE INSCRIPCION, CLASIFICACION Y CALIFICACION EN EL REGISTRO
UNICO DE PROPONENTES (RUP): En el presente proceso de seleccin podrn participar
las personas naturales o jurdicas, en forma individual o en Consorcio o en Unin
Temporal, inscritas en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio,
clasificadas como se muestra a continuacin:

De acuerdo a lo establecido en la Resolucin N 432 de 2008 deber estar en la presente
clasificacin:


7220 CONSULTORES EN PROGRAMAS DE INFORMTICA, ELABORACIN Y SUMINISTRO DE
PROGRAMAS DE INFORMTICA

De acuerdo a la Resolucin N 139 de 2012 deber estar clasificado en los siguientes cdigos:

6201 ACTIVIDADES DE DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMATICOS (PLANIFICACION, ANALISIS,
DISEO, PROGRAMACIN, PRUEBAS)

La inscripcin debe estar vigente y en firme a la fecha de cierre del presente proceso de
acuerdo a lo establecido en los Decretos 019 y 734 de 2012.

El certificado deber haber sido expedido con fecha no mayor a quince (15) das calendario
anterior a la fecha de cierre del presente proceso de seleccin. Si se prorroga el cierre del
proceso, valdr con la fecha inicial de cierre.

Al proponente que no cumpla con la clasificacin en la Actividad, Especialidad(es) y Grupo(s)
exigidos en los presentes PLIEGOS DE CONDICIONES, le ser rechazada su propuesta.

De la misma forma todos y cada uno de los integrantes del Consorcio Unin Temporal
debern estar inscritos en la actividad, especialidad y Grupo exigido para el presente
proceso. En el evento que uno o varios de los integrantes del Consorcio o Unin Temporal no
se encuentren inscritos en lo solicitado por la Entidad, la propuesta ser rechazada.

INSCRIPCIN DE PERSONAS EXTRANJERAS: De conformidad con lo establecido en el inciso
final del Artculo 4 del Decreto 1464 de 2010, las personas naturales extranjeras sin domicilio
en el pas o las personas jurdicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia
que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales no requieren estar inscritos en el
registro nico de proponentes.

2. EXPERIENCIA PROBABLE DE ACUERDO AL RUP: De acuerdo a lo estipulado en el Art.
6.2.2.4, el proponente deber acreditar una puntuacin mnima de 10 AOS como
experiencia probable como proveedor, so pena que se declare inhbil la propuesta

3. EXPERIENCIA ACREDITADA: De acuerdo a lo estipulado en el Art. 6.2.2.4, el
proponente deber acreditar dentro del RUP haber ejecutado un contrato cuya cuanta
haya sido igual o mayor al valor del presupuesto oficial expresado en SMMLV y cuyo
objeto haya consistido en SUMINISTRO E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE O SISTEMA
DE GESTION DOCUMENTAL, so pena que se declare inhbil la propuesta.

4. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE (FORMULARIO N 3):Deber
diligenciarse el FORMULARIO N 3 en el cual se consignar la Informacin sobre
Experiencia especifica del Proponente durante los aos 2009 a 2013, incluyendo mximo
tres (3) contratos suscritos, terminados y liquidados, con entidades estatales en dicho
periodo suministrando toda la informacin all solicitada.


NATURALEZA DEL OBJETO DEL CONTRATO: ADQUISICION O SUMINISTRO
OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO O ADQUISICION O IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
CUANTIA: LA SUMATORIA DEL VALOR DE LOS TRES CONTRATOS DEBE SER MAYOR O
IGUAL A UNA VEZ EL VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL.

Se verificarn tres (3) contratos por proponente y por lo tanto no se debe relacionar en el
FORMULARIO N 3 ms de este nmero, en caso de relacionarse ms del indicado, el
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, para salvaguardia de los principios de transparencia, lealtad
e igualdad, verificar nicamente los tres primeros en el orden que aparezca relacionado.

Un Consorcio o una Unin Temporal constituyen UN PROPONENTE. Si la propuesta se
presenta en Consorcio o Unin Temporal, todos sus miembros debern diligenciar su
experiencia conjuntamente en un mismo Formulario.

Para el caso de contratos ejecutados por el proponente como parte de un Consorcio o de una
Unin Temporal, el integrante informar nicamente el valor correspondiente al porcentaje
de su participacin.

La verificacin de este criterio se realizar con base en la informacin suministrada en el
FORMULARIO N 3 con sus respectivos soportes: Copia del contrato y acta de liquidacin o
certificacin de cumplimiento.

En los anteriores documentos, debern permitir al Municipio la verificacin de la siguiente
informacin: nombre del contratista, nombre del contratante, objeto del contrato, Nmero y
fecha del contrato, fecha de inicio, valor total contratado, valor ejecutado, actividades
realizadas y fechas de suspensin y reiniciacin si las hubiese.

La experiencia se acredita con contratos que haya tenido el proponente, ya sea como persona
jurdica, en consorcio o unin temporal con sus correspondientes porcentajes de participacin,
adems del documento de conformacin en caso de estos ltimos.

OTROS REQUISITOS ADICIONALES

1. PERSONAL MNIMO REQUERIDO: El Proponente es libre de establecer el nmero de
personas a utilizar en el desarrollo del objeto del contrato, de acuerdo con el enfoque de
organizacin que le d a los mismos, pero debe garantizar como mnimo, para que la
propuesta sea admisible:

1. UN (1) DIRECTOR DEL PROYECTO, con una dedicacin del 50%
2. TRES (3) INGENIEROS DE SISTEMAS, con una dedicacin del 50%

Cada uno deber anexar la siguiente documentacin:


Documentos de carcter general:

Hoja de Vida
Fotocopia de la Cedula de Ciudadana
Carta de compromiso por la cual el profesional se compromete a realizar las actividades
asignadas dentro de la ejecucin de los trabajos objeto del contrato (Firmada en
original) (Anexo N 7)
Certificacin que acredite la experiencia exigida la cual deber indicarse: nombre del
profesional, cargo desempeado, objeto del contrato, fecha de inicio, fecha de
terminacin, lugar de ejecucin, valor.
Antecedentes disciplinarios y fiscales.
La no presentacin de los anteriores documentos ser causal de inhabilitar la propuesta.

Todo el personal relacionado en el presente Pliego de Condiciones deber ser tenido en cuenta
por el proponente para la valoracin de su propuesta econmica.

El personal debe cumplir como mnimo con los requisitos de calidad y experiencia solicitados,
teniendo en cuenta lo siguiente:

A. UN (1) DIRECTOR DEL PROYECTO: Se requiere que sea Ingeniero con especializacin
en Archivstica, con mnimo diez (10) aos de experiencia general y con ms de dos
(2) aos de experiencia en implementacin de sistemas de gestin documental en
entidades del estado.

B. TRES (3), INGENIEROS DE SISTEMAS: Se requiere que sean Ingenieros de sistemas con
mnimo dos (2) aos de experiencia general y ms de un (1) ao de experiencia en
capacitacin e implementacin de sistemas de gestin documental.

Cada uno del personal deber allegar Carta de disponibilidad especificando el porcentaje de
dedicacin al contrato de acuerdo al ANEXO N 07.

Para efectos de la Experiencia General se tomar la Experiencia profesional y de acuerdo al
Artculo 12 de la Ley 842 de 2003 solo se computar a partir de la fecha de expedicin de la
matrcula profesional o del certificado de inscripcin profesional, respectivamente. Todas las
matrculas profesionales, certificado de inscripcin profesional y certificados de matrcula
otorgados con anterioridad a la vigencia de esta ley conservan su validez y se presumen
autnticas.

PROFESIONALES CON TTULO EXTRANJERO DOMICILIADOS EN EL EXTERIOR. El proponente
debe tener en cuenta que todo profesional de la Ingeniera y sus profesiones auxiliares, en las
ramas que se rigen por la Ley 64 de 1978, titulado y domiciliado en el exterior que, en virtud
del contrato que se suscriba como consecuencia de esta licitacin, pretenda ejercer por tiempo
determinado su profesin en Colombia, deber obtener un Permiso Temporal al efecto,
otorgado por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniera y sus Profesiones Auxiliares -
COPNIA -, de acuerdo con las condiciones y requisitos establecidos en el Decreto 239 de 2000 y

el artculo 7 de la citada Ley. Lo anterior se aplica tanto al personal profesional del contratista
como al contratista persona natural que se encuentre en las condiciones enunciadas. El
incumplimiento de lo dispuesto en las normas mencionadas, constituye ejercicio ilegal de la
profesin, sujeto a las sanciones correspondientes. En los dems casos, el profesional deber
contar con su Tarjeta Profesional y el tcnico con su certificado, de acuerdo con la misma Ley
64 de 1978 y sus decretos reglamentarios.

En el caso de profesionales de Ingeniera con ttulo extranjero y domiciliado en el exterior, en
las ramas reguladas por leyes especiales, debern cumplir con los requisitos que dichas leyes
especiales establecen para el ejercicio temporal de su profesin en Colombia, so pena de
incurrir en ejercicio ilegal de la misma sujeto a las sanciones de ley.

Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de las dems condiciones generales para trabajar en
Colombia, exigidas por otras normas legales, tales como visas, etc.



TITULO IV
CRITERIOS PARA LA DETERMINACION DE LA OFERTA MAS FAVORABLE
PARA LA ENTIDAD

La seleccin del oferente ser objetiva y en el anlisis comparativo para adjudicar el proceso,
el Municipio establecer un orden de elegibilidad para la adjudicacin del contrato de
acuerdo con el puntaje obtenido por cada uno de los proponentes.

El Municipio seleccionar la propuesta que ocupe el primer lugar en el orden de elegibilidad
de acuerdo a lo establecido en los presentes pliegos de condiciones.

1. VERIFICACIN DE LA PROPUESTA ECONOMICA

nicamente sern tenidas en cuenta para efectuar la PONDERACIN, las propuestas
habilitadas jurdica, financiera y tcnicamente, a las cuales les ser otorgados una vez se
efecte la verificacin de los anteriores criterios.

N CRITERIO PUNTAJE
1 CALIFICACIN MENOR PRECIO 600 PUNTOS
2 CONDICIONES ADICIONALES ADMINISTRATIVAS 300 PUNTOS
3 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 100 PUNTOS
PUNTAJE TOTAL 1.000 PUNTOS

1.1. CALIFICACIN MENOR PRECIO (600/1.000)

VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA: El Proponente deber presentar el valor de su propuesta
en el FORMULARIO No. 7.

El MUNICIPIO solo evaluara las OFERTAS que contengan el valor de todos y cada uno de los
tems que integran el objeto del contrato.

Los precios unitarios consignados en el formato se mantendrn vigentes durante el trmino
de ejecucin del contrato y no habr lugar a reajustes.

Una vez adjudicado el contrato, EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO podr solicitar una mayor
discriminacin de precios si lo estima necesario.

Sern de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al
indicar los valores totales en la propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o prdidas
que se deriven de dichos errores u omisiones.


El proponente deber cotizar todos y cada uno de los tems establecidos en el FORMULARIO
7 y no podr modificar, suprimir o alterar sus unidades y cantidades so pena de evaluar la
propuesta como RECHAZADA.
La omisin del formulario N. 7 generar que la propuesta sea RECHAZADA. EL MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO corregir los errores aritmticos contenidos en los productos y en la
sumatoria, segn lo indicado al efecto en estos PLIEGOS DE CONDICIONES.

El Municipio verificar que el proponente diligencie el FORMULARIO No. 7 de acuerdo a los
requisitos establecidos del presente pliego de condiciones, en todo caso el valor su total de la
propuesta y a nivel de tem, no podr superar el presupuesto oficial; de igual manera deber
ajustarse a los servicios solicitados.

Para efectos de la calificacin se considerarn nicamente las propuestas hbiles, es decir
aquellas que: 1) Cumplan la totalidad de los requisitos de orden jurdico, financiero y tcnico
2) Hayan cotizado todos los tems en el FORMULARIO 7 y cuyos valores no superen el 100%
del presupuesto oficial

Se aplicar el siguiente procedimiento a las propuestas hbiles:

Las propuestas hbiles cuyo valor total corregido est por fuera del 100% del Presupuesto
Oficial sern calificadas como NO CALIFICAN ECONMICAMENTE.
Las dems propuestas se ordenarn en forma ascendente de menor a mayor, y se irn
restando sucesivamente cincuenta (50) puntos a cada una de ellas.

1.2. CONDICIONES DE CALIDAD (300/1.000)

Para evaluar este aspecto, el Municipio de Villavicencio tendr en cuenta los servicios
adicionales que los proponentes oferten. En este sentido, los ofrecimientos que por este
aspecto tcnico formule el oferente no tendrn ningn costo adicional para la Entidad
Contratante. A la propuesta que ofrezca los siguientes servicios adicionales se les asignara un
puntaje mximo de 300 puntos y su ponderacin se realizara de acuerdo a la siguiente tabla:

ITEM DESCRIPCION PUNTAJE
TOTAL

1
El proponente que ofrezca soporte, Mantenimiento y actualizacin por SEIS
(6) MESES, una vez se liquide el contrato el cual deber incluir un ingeniero de
soporte in situ durante el mismo trmino.

100 PUNTOS

2
El proponente que ofrezca soporte, Mantenimiento y actualizacin por UN (1)
AO, una vez se liquide el contrato el cual deber incluir un ingeniero de
soporte in situ durante el mismo trmino.

300 PUNTOS

Una vez ofertado el presente tem por el proponente deber realizarlo de acuerdo a las
siguientes especificaciones:


REQUERIMIENTO-
SOPORTE Y
MANTENIMIENTO
El soporte, Mantenimiento y
actualizacin debe darse, una vez
se liquide el contrato objeto de la
adquisicin, implantacin y puesta
en funcionamiento y debe incluir
un ingeniero de soporte in situ,
durante el tiempo ofertado.

El Oferente debe presentar
certificacin de la asistencia
tcnica permanente e inmediata
de respuesta in situ, durante la
vigencia de la garanta de la
solucin ofrecida objeto del
presente proceso.

Todos los costos y gastos
generados por la asistencia
tcnica, estarn a cargo del
Oferente
Los servicios de soporte y
mantenimiento se prestarn en
modalidad 8x5 (ocho horas al
da de 07:30 AM a 12:30 m y de
2:00 PM a 6:00PM de lunes a
viernes (das hbiles)) y deben
ser solicitados de acuerdo con
el procedimiento acordado
entre las partes, esto con el fin
de llevar control y gestin de
los tiempos de respuesta, as
como la calidad del soporte y el
correcto cierre del incidente.

1.3. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100/1.000):

Para la asignacin de ste puntaje se tendr en cuenta solamente las propuestas que hayan
resultado hbiles en todos los criterios de evaluacin jurdica, tcnica y financiera, y en los
trminos de la Ley 816 del 7 de Julio de 2003 Por medio de la cual se apoya a la Industria
Nacional a travs de la contratacin pblica, para lo cual, en aplicacin de los establecido en
el artculo 2 de dicha Ley, el MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO asignar el siguiente puntaje:

PUNTAJE CONDICIN
100
Los Proponentes que declaren por escrito con su propuesta que ofrecen bienes
o servicios nacionales.
50
Los proponentes que declaren por escrito con su propuesta que ofrecen bienes
o servicios extranjeros que incorporan componentes colombianos.


NOTA: No se asignar puntaje por este concepto, si los bienes ofrecidos por los proponentes
no tienen alguna de las caractersticas descritas anteriormente.

Si una vez efectuada la calificacin correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se
encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicar al
nacional.

Para obtener el puntaje sealado, el proponente deber anexar a su propuesta, carta de
intencin y manifestacin expresa del cumplimiento de este requisito, debidamente firmado.

2. CRITERIOS DE DESEMPATE

Se entender que hay empate entre dos Propuestas, cuando el puntaje total de dos o ms
Propuestas, obtenido con base en los criterios y procedimientos sealados en los presentes
PLIEGOS DE CONDICIONES, sea idntico en sus guarismos. Para el caso de empate entre varias
propuestas, bajo el criterio anterior, se adjudicar en el siguiente orden al Proponente:

1. Para el caso de empate entre varias propuestas, se tomar como criterio de desempate, la
propuesta que haya acreditado mayor valor de experiencia del proponente expresado en
SMMVL, a travs de los contratos acreditados.
2. En caso de igualdad de condiciones, se preferir la oferta de bienes o servicios nacionales
frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.
3. Si se presenta empate o ste persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se
preferir a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unin temporal o
promesa de sociedad futura, conformada nicamente por Mipymes nacionales.
4. Si no hay lugar a la hiptesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se
encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que
tenga participacin al menos una Mipyme, ste se preferir.
5. Si persiste el empate, se preferir al proponente singular que acredite tener vinculado
laboralmente por lo menos un mnimo del 10% de sus empleados en las condiciones de
discapacidad y el cumplimiento de los presupuestos contenidos en la Ley 361 de 1997,
debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido
contratados con por lo menos un ao de anterioridad y que certifique adicionalmente que
mantendr dicho personal por un lapso igual al de la contratacin.
6. En caso que no proceda la hiptesis anterior, y entre los proponentes se encuentren
proponentes singulares o plurales conformados por consorcios, uniones temporales o
promesas de sociedad futura conformados con al menos un integrante que acredite las
circunstancias establecidas en la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, ser
preferido frente a los dems.
7. Si el empate se mantiene se realizar el sorteo mediante balota.


TITULO V
PRESENTACION Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA

1. ELABORACION Y PRESENTACION DE LA PROPUESTA: El Proponente deber elaborar la
propuesta de acuerdo con lo establecido en estos PLIEGOS DE CONDICIONES y anexar
toda la documentacin exigida.

Los representantes legales de las personas jurdicas que presenten oferta deben estar previa
y debidamente facultados para comprometer a su representada.

Solo se admite una propuesta por OFERENTE, no se admitir la presentacin de varias
propuestas por el Proponente.

Si se presenta alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecern
los contenidos del original de la propuesta. Las enmiendas de la propuesta debern ser
convalidadas con la firma al pie de la misma de quien suscribe la carta de presentacin de la
propuesta. Sin este requisito, las enmiendas no se considerarn vlidas.

El Proponente o su delegado entregarn su propuesta dirigida al Municipio de Villavicencio y
radicada en la Oficina de Contratacin segundo piso del Edificio de la Alcalda, dentro del
plazo fijado para ello, entendido este como el trmino comprendido entre su apertura y su
cierre. No se admitirn propuestas enviadas por fax o correo electrnico.

Los proponentes deben presentar la propuesta completa en sobre cerrado, en original y dos
(2) copias, marcados: ORIGINAL, PRIMERA COPIA y SEGUNDA COPIA. Cada uno de los anexos
exigidos por el Municipio y que hacen parte de la propuesta, deben firmarse en original; en
caso de presentarse firmas digitales, deber anexarse certificado expedido por
CERTICMARAS S.A.

EL PROPONENTE DEBER EN CADA UNO DE LOS SOBRES SEPARAR EN CARPETAS
DIFERENTES LOS DOCUMENTOS ESTABLECIDOS EN EL TTULO III CAPTULOS I, II Y III
CORRESPONDIENTES A LOS REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURDICO, FINANCIERO Y
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE, CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y DE OPERACIN.
ASIMISMO DEBER SEPARAR LOS DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIN DE
CALIFICACIN DE CALIDAD Y EL APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL.

Atendiendo lo dispuesto en la Ley No. 594 de 2000, la propuesta deber ser presentada en
carpeta(s) desasificada con 100 folios cada una (en caso de requerirse ms de una carpeta),
debidamente legajada con gancho legajador plstico anti cortante y cada uno de los folios
que hacen parte de la misma sern presentados en tamao carta (a menos que se trate de
planos y otros documentos cuya presentacin original no permita su reduccin) tambin
incluir foliacin y tabla de contenido.


2. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA. Adicionalmente a la propuesta original y las copias
presentadas en medio fsico, el proponente deber anexar en medio magntico (CDS),
todos los Anexos y Formularios requeridos en el acpite de los requisitos tcnicos y
econmicos, stos ltimos debern entregarse en formatos no protegidos contra
escritura, es decir en formatos XLS. El proponente no podr entregar los anexos
nicamente en medios escaneados ni en formato PDF, Lo anterior con el fin de agilizar en
los procesos de evaluacin de las propuestas.

Las Propuestas sern abiertas en la fecha y hora sealadas para el cierre de este proceso de
seleccin.

Los sobres debern estar dirigidos al MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, ubicado en la siguiente
direccin:
Calle 40 No. 33 64
Oficina de Contratacin, Edificio Alcalda Municipal, Villavicencio Meta.

Propuesta Para la Seleccin Abreviada de Menor Cuanta No. SAMC 037 DE 2013
ADQUISICIN, IMPLANTACIN Y PUESTA EN OPERACIN DE UN SOFTWARE DE GESTIN
DOCUMENTAL EN AMBIENTE WEB, PARA LA ALCALDIA DE VILLAVICENCIO

Nombre del Proponente, Direccin Comercial, Fax, Telfono y e-mail.

3. COSTO DE PREPARACIN Y ELABORACIN DE LA PROPUESTA: Sern de cargo del
Proponente todos los costos asociados a la preparacin y elaboracin de su propuesta.

4. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR. Todos los documentos otorgados en el
exterior debern presentarse legalizados en la forma prevista en los artculos 65 y 259 del
Cdigo de Procedimiento Civil en concordancia con el artculo 480 del Cdigo de Comercio
y en la Resolucin 2201 del 22 de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones
Exteriores de Colombia. Por lo tanto deber autenticarse por funcionarios competentes
del pas de origen, a su vez por el cnsul colombiano o agente diplomtico. Al autenticar
los documentos el cnsul o agente diplomtico, har constar que la sociedad existe y que
ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo pas. La firma del cnsul o agente
diplomtico se deber abonar por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. En
el evento que en dichos documentos faltare alguna formalidad de las exigidas por el
artculo 259 del Cdigo de Procedimiento Civil y/o 480 del Cdigo de Comercio, la entidad
requerir por escrito el cumplimiento del requisito, indicando la fecha y hora del plazo
mximo para la entrega.

5. CONSULARIZACIN. De conformidad con lo previsto en el artculo 480 del Cdigo de
Comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarn por los funcionarios
competentes para ello en el respectivo pas, y la firma de tales funcionarios lo ser a su
vez por el cnsul colombiano o, a falta de ste, por el de una nacin amiga, sin perjuicio
de lo establecido en convenios internacionales sobre el rgimen de los poderes.


Tratndose de sociedades, expresa adems el citado artculo del Cdigo de Comercio que al
autenticar los documentos a que se refiere este artculo los cnsules harn constar que existe
la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo pas. (C.P.C artculo 65)

Surtido el trmite sealado en el presente numeral, estos documentos deben ser
presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Oficina de
Legalizaciones) para la correspondiente legalizacin de la afirma del cnsul y dems trmites
pertinentes.

Para estos efectos, el proponente deber iniciar con suficiente anticipacin los trmites
correspondientes.

Todos los documentos otorgados en el exterior debern presentarse legalizados en la forma
prevista en los artculos 65 y 259 del Cdigo de Procedimiento Civil en concordancia con el
artculo 480 del Cdigo de Comercio y en la Resolucin 2201 del 22 de julio de 1997 proferida
por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Por lo tanto deber autenticarse por
funcionarios competentes del pas de origen, a su vez por el cnsul colombiano o agente
diplomtico. Al autenticar los documentos el cnsul o agente diplomtico, har constar que
la sociedad existe y que ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo pas. La firma
del cnsul o agente diplomtico se deber abonar por el Ministerio de Relaciones Exteriores
de Colombia.

En el evento que en dichos documentos faltare alguna formalidad de las exigidas por el
artculo 259 del Cdigo de Procedimiento Civil y/o 480 del Cdigo de Comercio, la entidad
requerir por escrito el cumplimiento del requisito, indicando la fecha y hora del plazo
mximo para la entrega.

6. APOSTILLAJE: Cuando se trate de documentos de naturaleza pblica otorgado en el
exterior, de conformidad con lo previsto en la ley 455 de 1998, no se requerir del trmite
de CONSULARIZACIN sealado en este numeral, siempre que provenga de uno de los
pases signatarios de la Convencin de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolicin
del requisito de legalizacin para documentos pblicos extranjeros, aprobada por la Ley
455 de 1998. En este caso solo ser exigible la apostille, trmite que consiste en el
certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el ttulo a que ha
actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente
en el pas de origen.

Si la apostille est dada en idioma distinto del castellano, deber presentarse acompaada de
una traduccin oficial a dicho idioma y la firma del traductor legalizada de conformidad con
las normas vigentes.

Para estos efectos, el proponente deber iniciar con suficiente anticipacin los trmites
correspondientes.


TITULO VI
DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIN

El presente proceso de seleccin se har por Seleccin Abreviada de menor cuanta de
conformidad con lo previsto en estos PLIEGOS DE CONDICIONES, en las disposiciones
pertinentes de la Ley 80 de 1993, en las normas concordantes y reglamentarias de la misma y
en las que las modifiquen, especialmente la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012, las
que las modifiquen o adicionen y las normas comerciales y civiles vigentes aplicables. Los
presentes PLIEGOS DE CONDICIONES podrn consultarse a partir de la fecha de apertura en
el sitio de internet www.colombiacompra.gov.co .

1. CRONOLOGA DEL PROCESO: La cronologa del proceso de seleccin es la indicada en el
ANEXO N 1 - del pliego.

Las fechas indicadas para cada una de las etapas del proceso de seleccin podrn ser variadas
por El MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en
los PLIEGOS DE CONDICIONES para la prrroga de los plazos establecidas, de lo cual se dar
oportuno aviso a todos los interesados por los medios y procedimientos previstos para el
efecto.

De la misma manera, si El MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO llegare a reducir los plazos aqu
establecidos para la presentacin del informe de evaluacin y para la adjudicacin del
Contrato, dar oportuno aviso a todos los Interesados.

La participacin de los Proponentes y el desarrollo de las etapas mencionadas se sujetarn a las
condiciones que se establecen en los presentes pliegos.

2. PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES: El proyecto de
PLIEGOS DE CONDICIONES ser publicado en la pgina www.colombiacompra.gov.co, en
el perodo establecido en el cronograma del proceso (ANEXO N 1). Dentro de este
trmino los interesados en este proceso y la ciudadana en general, podrn presentar las
observaciones que estimen pertinentes respecto del mismo, de conformidad con el Art. 8
de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012, las cuales sern
resueltas al momento de dar apertura formal al proceso de seleccin.

El Municipio dar el trmite correspondiente como un derecho de peticin a las observaciones
recibidas por fuera del trmino antes sealado, razn por la cual no estar obligado a
resolverlas al momento de la apertura del proceso.

La publicacin del proyecto de los PLIEGOS DE CONDICIONES no genera obligacin para el
Municipio de dar apertura al proceso de seleccin respectivo, (Art. 8 de la Ley 1150 de 2007 y
el Inciso 2 del artculo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012).


3. INVITACION A PRESENTAR OFERTA Y MANIFESTACION DE INTERES: De acuerdo con
el procedimiento establecido, EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, invita a presentar
propuesta para la ejecucin de: ADQUISICIN, IMPLANTACIN Y PUESTA EN OPERACIN
DE UN SOFTWARE DE GESTIN DOCUMENTAL EN AMBIENTE WEB, PARA LA ALCALDIA DE
VILLAVICENCIO.

De conformidad con el numeral 3 del artculo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012, los
interesados deben manifestar por escrito, entregado en forma personal por el representante
legal de la persona jurdica, consorcio, unin temporal o cualquier tipo de asociacin,
debidamente acreditado y dirigido a la Oficina de Contratacin de la Alcalda Municipal, su
inters en participar en el proceso de seleccin e inscripcin en la lista de posible oferentes,
en la fecha y hora establecida en el cronograma del proceso.

Cuando el posible oferente sea un consorcio o unin temporal, los integrantes de dichas
modalidades de asociacin no podrn pertenecer al mismo tiempo a dos o ms consorcios o
uniones temporales que se encuentren participando en el mismo proceso de seleccin, en
igual sentido, tampoco podrn inscribirse en forma individual perteneciendo al mismo
tiempo a un consorcio o unin temporal, so pena de rechazo de la inscripcin o de la
propuesta posteriormente presentada.

Para efectos de realizar la correspondiente conformacin del listado de oferentes que
participarn en el sorteo, en la inscripcin como posibles oferentes, las personas jurdicas,
consorcios y uniones temporales, debern adjuntar los siguientes documentos:

Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal.
En caso que los miembros de los consorcios o uniones temporales sean personas
jurdicas, deber anexar fotocopia de la cdula de ciudadana de los representantes
legales de las mismas.
Fotocopias de los certificados de existencia y representacin legal de las personas jurdicas
participantes y de las que conforman consorcios o uniones temporales.
Copia del documento de constitucin del Consorcio o Unin Temporal (si es del caso).
Debidamente elaborado de conformidad con el TITULO III CAPITULO I NUMERAL 4 de los
presentes pliegos de condiciones, as como el ANEXO 3 o 4, segn corresponda.

Con la totalidad de personas inscritas, que hayan cumplido los requisitos antes mencionados
se conformar el listado de posibles oferentes, la cual se publicar en la pgina del Portal
nico de Contratacin www.colombiacompra.gov.co.

Nota: La manifestacin de inters en participar es requisito HABILITANTE para la
presentacin de la respectiva oferta (numeral 3 del artculo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012).

En el evento en que la entidad considere necesario postergar la fecha de cierre del proceso,
el plazo inicial para la inscripcin se mantendr. La lista de posibles elegibles se integrar
nicamente con aquellos que hayan manifestado su inters en la forma y oportunidad
indicada.

4. SELECCIN DE LOS DIEZ OFERENTES: Cuando el nmero de oferentes sea inferior o
igual a diez, la entidad conformar la lista con todos ellos, quienes presentarn propuesta
para el correspondiente proceso de seleccin.

En el evento que la lista de posibles oferentes sea superior a DIEZ (10), el Municipio de
Villavicencio en audiencia pblica realizar sorteo entre ellos, para conformar un nmero de
10 inscritos que tengan la posibilidad de presentar oferta.

Para la seleccin de la lista de los oferentes la entidad agrupar la totalidad de las personas
naturales, jurdicas, en consorcio o unin temporal inscritas para esta convocatoria pblica y
sortear de manera aleatoria un nmero no inferior a diez inscritos.

El procedimiento para la seleccin de la lista de los oferentes se llevar a cabo mediante un
sistema de balotas, como se enuncia a continuacin:

a. Se introducir en un sobre amplio y debidamente protegido, un nmero de balotas igual al
nmero de inscritos identificadas cada una con un nmero de 0 a N unidades, de forma
ascendente, el cual coincidir con el orden en que se hayan inscrito en la lista de posibles
oferentes.

b. Aleatoriamente se sustraer el nmero de balotas hasta completar la decena de inscritos
que podr presentar oferta en el proceso de seleccin. Toda balota extrada, ser
depositada inmediatamente en el sobre antes de retirar la siguiente balota.

c. Una vez seleccionados se publicar la lista de posibles oferentes en la pgina WEB
www.colombiacompra.gov.co y se dar por notificado a las diez diferentes personas
seleccionadas de dicha actuacin, quienes podrn presentar propuesta en la fecha
indicada en el cronograma del presente proceso de Convocatoria.

De la audiencia pblica en la que se lleve a cabo el procedimiento antes expuesto, se
levantar un acta en la que conste el orden del da y lo acontecido en dicha reunin pblica,
la cual ser suscrita por los funcionarios que en ella intervinieron y ser publicada en la
pgina WEB www.colombiacompra.gov.co .

Los integrantes de la lista definitiva de posibles oferentes con el derecho a presentar
propuesta, no podrn modificar su conformacin o constituirse en unin temporal o consorcio.

5. APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIN. LA APERTURA DEL PROCESO se llevar a
cabo el da programado en el cronograma del proceso en el ANEXO 1, en la Oficina de
Contratacin de la Alcalda Municipal, ubicada en la calle 40 No. 33 64 Segundo Piso.

6. RETIRO DE PROPUESTAS: Los Proponentes podrn solicitar al MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO, Calle 40 No. 33 64, el retiro de sus propuestas, mediante escrito
presentado y radicado en la Oficina de Contratacin, antes de la fecha y hora oficial

previstas para el cierre del proceso de seleccin y apertura de las propuestas. La
propuesta ser devuelta sin abrir, al momento del acto de apertura de las propuestas.

7. DEVOLUCIN DE LAS PROPUESTAS: Finalizado el proceso de seleccin los
proponentes, podrn reclamar una de las copias de su propuesta en la Oficina Encargada
de la Contratacin, dentro del mes siguiente a la fecha mediante la cual se adjudic el
contrato, de lo contrario, el Municipio de Villavicencio proceder a la destruccin.

8. CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS. El cierre del Proceso se
realizar el sitio, da y hora establecidos en la cronologa del proceso de seleccin ANEXO 1.

La hora oficial se regir por el reloj dispuesto para tal fin a la vista del pblico en la Oficina de
Contratacin en la Alcalda Municipal de Villavicencio, el cual se rige por la hora legal de la
Repblica de Colombia, establecida por la divisin de meteorologa de la Superintendencia de
Industria y Comercio, de acuerdo con la directiva 013 del 6 de octubre de 2005, expedida por la
Procuradura General de la Nacin.

Las propuestas que se presenten despus de la hora oficial y del da fijado para el cierre no
sern recibidas.

Las Propuestas sern abiertas en la fecha y hora oficial sealadas para el cierre del presente
proceso de seleccin.

La apertura de las propuestas se efectuar en la Oficina de Contratacin, Alcalda de
Villavicencio, de lo cual se levantar un acta en la cual se incluir: los nombres de los
Proponentes, el nmero de folios de cada propuesta segn oferente, el valor de las propuestas,
valor y tiempo asegurados de la garanta de seriedad, la forma de presentacin de las
propuestas y el cumplimiento de la presentacin del medio magntico

A partir de la fecha y hora oficial de cierre del plazo del presente proceso de seleccin los
proponentes no podrn retirar, adicionar o corregir sus propuestas.

9. PLAZO LMITE PARA SUBSANAR: EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO podr solicitar a los
proponentes las aclaraciones y explicaciones y entrega de documentos que estime
indispensables. Los proponentes debern allegarlos dentro del trmino perentorio que le
fije la Entidad, so pena de rechazar la propuesta.

En ningn caso la oferta presentada, podr ser modificada, mejorada o agregar documentos
despus del cierre del proceso de seleccin, excepto aquellos autorizados por la ley, los cuales
sern solicitados expresamente por la entidad.

10. TERMINO PARA EL ANLISIS Y EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS: Los estudios
tcnicos, econmicos, financieros y jurdicos necesarios para la habilitacin y evaluacin
de las Propuestas, se realizarn dentro del trmino establecido en la cronologa del
proceso (ANEXO N 1).

11. TERMINO PARA FORMULAR LAS OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE
EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS: Los informes de evaluacin de las propuestas
permanecern en la Oficina de Contratacin de la Alcalda, calle 40 No. 33-64 y la pgina
Web www.colombiacompra.gov.co, por el plazo establecido en los Pliegos de Condiciones
con el fin que los proponentes los conozcan y para que puedan presentar las
observaciones que estimen pertinentes, las cuales debern ser radicadas en la Oficina de
Contratacin de la Alcalda, dentro del trmino indicado.

Los Proponentes no podrn completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las
observaciones presentadas fuera del plazo sealado en este numeral, no se considerarn. Las
observaciones presentadas en el tiempo sealado, sern resueltas por el Municipio en el Acto
de Adjudicacin. (Art. 30, nm. 8o. Ley 80/93 y Art. 2o. D.287/96).

12. ADJUDICACION. El Municipio en acto administrativo motivado adjudicar el proceso de
seleccin; la Resolucin ser publicada en la pgina web www.colombiacompra.gov.co y
ser notificada de acuerdo a lo estipula la normatividad vigente, la resolucin es
irrevocable y obliga al Municipio y al adjudicatario, salvo lo establecido en el artculo 9 de
la Ley 1150 de 2007, contra ella no procede recurso alguno, conforme a lo dispuesto en el
numeral 11 del artculo 30.

13. DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO: El municipio de Villavicencio
podr declarar desierta la seleccin abreviada dentro del trmino previsto para la
adjudicacin o en caso de que no se presenten manifestaciones de inters, cuando
existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de propuesta favorable
para la entidad, de conformidad con lo establecido en el numeral 18 del Artculo 25 de la
Ley 80 de 1993.

14. FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Notificada la resolucin por medio
de la cual se adjudica el contrato, el proponente favorecido o su representante legal
(segn el caso) deber presentarse a suscribir el mismo, dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes.

Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del trmino citado, quedar a favor del
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, en calidad de sancin, el valor de la garanta constituida para
responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes
y del reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor del depsito o garanta.

En este evento, EL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, mediante acto administrativo debidamente
motivado, podr adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) das siguientes, al proponente
calificado en segundo lugar en los trminos establecidos en la ley.

El contrato se perfecciona con la suscripcin de las partes y con la expedicin del respectivo
registro presupuestal por la Secretaria de Hacienda del MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO. Para su
ejecucin se requiere de la aprobacin, por parte del MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, de la
garanta nica de cumplimiento, de la realizacin de los pagos por concepto de impuesto de

timbre y de publicacin del contrato. La constitucin de la garanta deber efectuarla el
contratista dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la firma del contrato.

15. REQUISITOS PARA LA EJECUCION DEL CONTRATO: Una vez firmado el contrato para
su ejecucin se requerir el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Registro presupuestal del contrato.
b) Aprobacin de las garantas

La verificacin del cumplimiento de todos los requisitos de ejecucin la llevara a cabo el
SUPERVISOR y/o SUPERVISOR del contrato. Para tal efecto el CONTRATISTA deber suscribir un
acta de inicio en la que conste el cumplimiento de los mismos.

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