MAPEO DE PROCESOS

Las empresas u organizaciones para poder ser competitivas no solo deben tener planes y estrategias
adecuadas, adems los procesos que las conforman deben estar claramente identificados y optimizados.
Estos procesos deben ser flexibles para que rpidamente ante un cambio en el entorno que afecta la
estrategia de la empresa, puedan adaptarse y poder redisearse, para satisfacer las nuevas exigencias de la
manera mas eficiente.

Una empresa ser tan eficaz como sus varios procesos que la componen.

Se constituye en la puerta de entrada al mundo de los procesos dentro de una empresa u organizacin.
Haciendo una analoga al mundo del Internet, el mapa de procesos es como la pgina de inicio de un portal
Web. A partir de aqu es ms fcil la orientacin y navegacin por cada uno de los procesos.

Para que una empresa u organizacin funcione de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar
numerosas actividades relacionadas entre s, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.


Es una metodologa que permite elaborar una representacin grfica de un proceso, mostrando la secuencia
de tareas que se ejecutan. Es una probada herramienta analtica y de comunicacin orientada a ayudar a
mejorar los procesos existentes para optimizarlos.

El mapeo de procesos permite:

Un medio para que los Equipos examinen los Procesos Interfuncionales
Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo.
Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso.
La comprensin de cmo varias actividades estn interconectadas y donde podran estar fallando
las conexiones o actividades

Algunas de sus principales ventajas son:

Mostrar una visin global de la empresa.
Mostrar las relaciones y sus funciones
Facilitar la explicacin del proceso
Reducir las fallas en la integracin de procesos
Permite identificar los procedimientos que se requiere documentar.
Ayuda a simplificar las actividades del proceso
Ayuda a estandarizar el proceso
Incremento en la productividad y logro de los resultados esperados de los procesos

Cmo realizar el mapeo de procesos?

Bsicamente, se deben seguir los siguientes pasos:
Determinar los principales resultados de la organizacin o procesos (salidas)
Identificar los clientes (internos y externos)
Identificar los principales insumos que requiere el proceso para producir cada uno de los resultados
Identificar la procedencia de los insumos (proveedores)
Identificar las principales etapas del proceso (subproceso)
Gestionar las etapas con enfoque a procesos
Identificar las interacciones entre cada etapa
Identificar los procedimientos a documentar por cada etapa del proceso
Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numricos que indiquen lo lejos o lo cerca de
cumplir con los objetivos
Definir al dueo del proceso y de cada etapa, para asegurar su correcta implementacin.

Una vez elegido los procesos hay que conseguir que ellos den respuesta a los objetivos estratgicos. Para lo
cual:

Establecer los objetivos bsicos del proceso.
Contraste con los objetivos estratgicos
Contraste con las necesidades del cliente
Identificar y resolver problemas.
Resolucin de problemas
Tcnica del valor agregado

Una vez definidos y documentados los procesos se deben definir indicadores para cada uno, ya que estos
son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se
puede gestionar. Los indicadores son fundamentales para:

Poder interpretar lo que esta ocurriendo.
Tomar medidas cuando las variables se salen de los lmites establecidos.
Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias.
Planificar actividades para poder dar respuesta a nuevas necesidades.

Los indicadores permiten dar respuesta a:

Qu debemos medir?
Donde es conveniente medir?
Cuando hay que medir?
Con qu frecuencia se debe medir?
Quin debe medir?
Cmo se debe medir?
Cmo se van a difundir los resultados?
Quin y con que frecuencia va a revisar los resultados

La Medicin

Todo proceso tiene objetivos y estndares de funcionamiento y su dueo debe disponer del respectivo
sistema de medicin. Ejemplos de mediciones en los procesos:

Costos:
Productividad.
Porcentaje de marcha de la instalacin.
Reemplazar los costos indirectos por costos directos.
Los indirectos repartirlos por consumo de la actividad que los induce.
Calidad:
Calidad del producto del proceso.
Eficacia en trminos de contribucin a los objetivos de la compaa, medio ambiente, seguridad.
Tiempos y plazos.
Informacin.
Flexibilidad

Personal:
Satisfaccin de los miembros del equipo de proceso.
Evaluacin del desempeo.
Desarrollar personal y profesional.
Cliente:
Medicin percibida por l (los) usuario (s) del producto clienteproceso interno o externo.

Una vez definidos los indicadores, estos se llevan a un panel para su gestin. La primera labor a realizar con
los indicadores consiste en concretar los objetivos de todos los indicadores, de modo que sean coherentes
con los objetivos bsicos del proceso y garanticen su cumplimiento.

Con base en lo anterior, algunos elementos a destacar sobre el mapeo de procesos son:

El mapeo de procesos permite fortalecer los procesos que generan valor, reducir las que no
agregan valor pero son necesarias y eliminar las que no agregan valor.
Permite mejorar ingresos y reducir costos y gastos.
El mapeo de procesos es una herramienta que facilita el entendimiento completo de los procesos
que forman la empresa.
Identificar, entender y gestionar los procesos de una empresa contribuye a la eficiencia de la misma