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Este documento describe el desarrollo de un sistema contable automatizado para la Alcaldía del Municipio Girardot del Estado Cojedes en Venezuela. Actualmente, el departamento de administración de la alcaldía no cuenta con un sistema automatizado, lo que causa retrasos y errores en los procesos contables. El objetivo es diseñar un sistema que simplifique los procesos, reduzca los errores, ahorre recursos y tiempo. El sistema propuesto usará el lenguaje UML en el análisis y diseño.
Este documento describe el desarrollo de un sistema contable automatizado para la Alcaldía del Municipio Girardot del Estado Cojedes en Venezuela. Actualmente, el departamento de administración de la alcaldía no cuenta con un sistema automatizado, lo que causa retrasos y errores en los procesos contables. El objetivo es diseñar un sistema que simplifique los procesos, reduzca los errores, ahorre recursos y tiempo. El sistema propuesto usará el lenguaje UML en el análisis y diseño.
Este documento describe el desarrollo de un sistema contable automatizado para la Alcaldía del Municipio Girardot del Estado Cojedes en Venezuela. Actualmente, el departamento de administración de la alcaldía no cuenta con un sistema automatizado, lo que causa retrasos y errores en los procesos contables. El objetivo es diseñar un sistema que simplifique los procesos, reduzca los errores, ahorre recursos y tiempo. El sistema propuesto usará el lenguaje UML en el análisis y diseño.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ NUCLEO SAN CARLOS SAN CARLOS ESTADO COJEDES
DESARROLLO DE UN SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO AUTONOMO GIRARDOT DEL ESTADO COJEDES
SAN CARLOS MARZO 2014
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ NUCLEO SAN CARLOS SAN CARLOS ESTADO COJEDES
DESARROLLO DE UN SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO AUTONOMO GIRARDOT DEL ESTADO COJEDES
AUTORES: QURALES YUBETZY C.I.: 22.462.546 CARLIRIS VILLANUEVA C.I.: 20.488.588
PRESENTACIN
El objeto de la contabilidad es suministrar informacin a los distintos agentes econmicos para ayudarles a tomar decisiones. Pero no son accesibles al pblico en general todos los datos contables; normalmente, ste slo puede conocer la informacin contenida en ciertos estados financieros o contables, que son los sistemas contables. A travs de los sistemas contables se muestran los datos culminantes del proceso contable del ejercicio y pueden llegar a manos de quien est interesado en ello. De ah que estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios de contabilidad generales, complementados con las normas particulares de valoracin existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del resultado de la empresa. De igual forma los sistemas contables van a tomar una funcin de vital importancia en la empresa, puesto que en ellos es donde se van a registrar todas las actividades mercantiles que se realicen, de forma clara, ordenada y precisa.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades, porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. En pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivaban del intercambio comercial. Mientras pasaba el tiempo surgan nuevas eventualidades y la contabilidad que se empleaba en ese tiempo, no solventaba dichos problemas, debido a que cuando aumentaba el flujo de informacin se haca casi imposible tener los informes a tiempo, por esta razn se tena que contratar ms personal aumentando de esta forma los errores de clculos en las cuentas, teniendo as como resultado un bajo nivel de confiabilidad ya que los informes tienen que pasar por varias manos, antes de ser presentados, entre otros problemas. Esto llev a que los expertos en el tema, a medida que pasaba el tiempo y se creaban nuevas tecnologas, las mismas se fueran incorporando como herramientas a la contabilidad, tanto as que hoy en da la mayora de los sistemas contables tienen como herramienta uno o varios computadores. Los sistemas de informacin contables permiten agilizar la toma de decisiones a la direccin. Estos involucran desde la recepcin de documentos, grabacin y almacenamiento. Mediante procesos automatizados, se obtienen los resultados relativos a bancos, facturacin, cartera, inventarios, nmina y anlisis financiero. Los sistemas de informacin contables son de gran ayuda para las empresas, organizaciones e instituciones por que permiten suministrar la informacin contable de la manera ms actualizada, rpida, detallada y precisa posible, permitiendo de esta manera ahorros de recursos econmicos, el ahorro de tiempo a la hora de solicitar una informacin especfica, una informacin ms confiable, debido a la baja probabilidad de errores que cometen los computadores e igualmente, el ahorro en espacio fsico, debido a que la informacin se almacenar en una base de datos contenida en un disco duro, en vez de
archivos o estantes que ocupan gran cantidad de espacio y a travs de estas ventajas ayudar a una mejor toma de decisin o poder asignar polticas y metas que sean alcanzables para la empresa. El departamento de administracin de la Alcalda del Municipio Girardot del Estado Cojedes no cuenta con un sistema de informacin contable automatizado, esto ha causado que en el momento de recibir numerosas entradas de informacin financiera (nminas para cancelacin de sueldos, ayudas sociales entre otros) no se registren directamente a las cuentas correspondientes debido al gran numero de procesos y actividades de las cuales se encarga el departamento de administracin, creando as un retraso en la entrega de los recibos de pago, en el registro de la informacin contable y en la actualizacin de las cuentas, este proceso es algo lento, exige mayor utilizacin de recursos (papeles, dinero, personal) y espacio fsico (estantes, archivos). Esto sin mencionar la probabilidad del error humano, el cual dependiendo de su gravedad pudiera retrasar grandemente el proceso, porque se tendra que buscar minuciosamente donde se cometi el primer error y luego volver a realizar el proceso desde cero (esto sucede en casos de errores en los registro de las cuentas para el pago de nminas de los empleados de la misma, en donde afectara simultneamente todas las actividades, debido a que cambiara totalmente el clculo ya realizado), otras variables seran, los procesos que se tienen que realizar paralelamente cuando se tienen dar ayudas sociales y pago de becas del mismo que tambin se tienen que registrar. Por esta razn se propone el desarrollo de un sistema contable automatizado del departamento de administracin de la Alcalda del Municipio Girardot del Estado Cojedes, que le permitira a la misma, simplificar los procesos administrativos que all se realizan, bajar la probabilidad de cometer errores, el ahorro de recursos econmicos y al mismo momento reducir considerablemente el tiempo en realizar las actividades. Adems proporcionara mayor seguridad al proteger el acceso y manipulacin de la informacin debido a que el sistema contara con una contrasea para acceder a l, de
igual forma el ahorro de espacio fsico, debido a que una gran cantidad de informacin pudiera ser almacenada en el disco duro, y sera ms fcil el respaldo de la informacin, debido a que esta podra almacenarse en pen drive, CD u otros tipos de dispositivos de almacenaje. Cabe destacar que para el diseo del sistema de informacin contable se utilizar el lenguaje de modelado de sistemas de software mejor conocido como Lenguaje de Modelado Unificado (UML), que contribuir con el anlisis, documentacin, visualizacin y construccin del diseo del sistema de informacin contable propuesto. El alcance del proyecto llegar hasta la parte del diseo, correspondiente a una metodologa de anlisis y desarrollo de sistemas orientada a objetos ya que la implementacin depender de los encargados del departamento de administracin de la Alcalda del Municipio Girardot. Por esta razn los investigadores se plantearon los siguientes interrogantes:
Qu medidas se pueden tomar para concientizar a los administradores de la Alcalda sobre que los sistemas contables automatizados es la mejor herramienta que pueden tener?
Qu los sistemas contables automatizados reduzcan el proceso administrativo dentro del departamento?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un sistema contable automatizado del departamento de administracin de la Alcalda del Municipio Girardot del Estado Cojedes
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Describir el sistema contable actual del departamento de administracin de la Alcalda del Municipio Girardot del Estado Cojedes. Determinar los requerimientos de informacin, reporte y consulta del nuevo sistema. Modelar la estructura del software. Modelar la base de datos del nuevo sistema. Disear la interfaz del nuevo sistema. Disear los reportes y consultas del nuevo sistema.
JUSTIFICACIN
Se considera que uno de los objetivos principales que busca satisfacer toda empresa es alcanzar la eficiencia en todas sus reas, en la mayora de las entidades, no
logra obtener la eficacia debido a que no cuentan con las herramientas y sistemas idneos, tales como un Control Interno, sistemas contables idneos, especficamente aplicado al rea contable. Por lo antes mencionado, se considera que el tema objeto de investigacin es de utilidad para que los administradores de la Alcalda del Municipio Autnomo Girardot, efecten un anlisis en su administracin, para determinar si existen contrastes al aplicar dicha herramienta, se espera que esas diferencias sean positivas para la misma; de tal manera que se puedan implementar cambios que permitan una administracin eficiente. Adems, el tema de investigacin es novedoso partiendo de que se trata de sistemas contables automatizados que servir como herramienta dentro del departamento. As mismo podemos decir que con el logro de la eficiencia de la institucin se contribuir a mejorar los procesos de control en dicha entidad; a la vez, que permitan la apertura de nuevos proyectos para la generacin de nuevas fuentes de empleo. El cual es benefici tanto para los administradores, Alcalde, los trabajadores pero sobre todo a la comunidad debido que a travs de esta automatizacin les brindaran un mejor rendimiento y funcionamiento de la Alcalda hacia la persona beneficiaria del mismo. De igual modo los investigadores opinan que esta automatizacin de los sistemas contables es la mejor solucin posible para el funcionamiento de la entidad y de esta forma mejorar sus servicios.