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Dalla carta al database

Gli archivi costituiscono una memoria di lavoro indispensabile per gestire quantità ingenti di informazioni, per ordinare gli elementi utili,
metterli in relazione e filtrare i dati che devono essere utilizzati nelle varie circostanze.
Prima della diffusione dei sistemi informatici erano gestiti in forma cartacea, con schedari e registri, che permettevano di catalogare e
ordinare i dati in base ad un unico criterio di ricerca e rendevano piuttosto disagevole il recupero e l’analisi dell’informazione. L’avvento dei
computer nelle gestione degli archivi ha notevolmente migliorato i processi di memorizzazione e recupero dei dati: la creazione di software
specifici per la gestione di banche dati, chiamati DBMS (Data Base Management System), ha infatti permesso di unificare in un unico
programma applicativi le funzionalità di archiviazione e gestione dei dati. Se all’inizio i software per la gestione di database occupavano
grande spazio di memoria e risultavano abbastanza complessi da utilizzare, oggi programmi come Microsoft Access uniscono sofisticate
funzioni di archiviazione, ricerca e analisi dei dati a un interfaccia amichevole, e consentono un utilizzo versatile adatto alle più svariate
esigenze.
Il database quindi, permette di creare una memoria digitale vasta e “intelligente” che può essere utilizzata ai più diversi livelli di complessità:
dall’archivio per il magazzino di un’azienda, dove sono gestite e controllate le giacenze in deposito, al catalogo dei libri che fanno parte della
biblioteca di casa.
Nozioni di base

Il database è un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report,
per la catalogazione, l’ordinamento e la ricerca dei dati.
Prima di entrare nel vivo della realizzazione dei database è necessario introdurre i termini più importanti che è indispensabile conoscere per
affrontare la gestione dei database. Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti :
I campi : un campo è uno spazio nel database che contiene un’unità d’informazione, come un nome, un numero di telefono, una data.
Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni categoria di dati a cui si è interessati.
I record : un record è costituito da un insieme di campi riferiti ad un singolo soggetto. In un database che raccoglie i dati dei clienti, per
esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record.
Le tabelle : una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente, ogni riga di una tabella di un
database è costituita da un record, ognuno dei quali è suddiviso in vari campi che costituiscono le colonne.
I file : un file è un database che contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l’estensione MDB, che significa Microsoft
DataBase.

All’interno del database si possono costruire tabelle che raggruppano record dello stesso tipo: in un archivio per la gestione dei contatti con i
clienti, per esempio, tutti i record relativi ai dati anagrafici dei clienti possono essere raggruppati in una tabella Clienti, mentre in una tabella
Vendite si possono archiviare le informazioni relative agli acquisti effettuati dai diversi clienti.
Attraverso un sistema di relazioni tra dati, inoltre, è possibile combinare informazioni provenienti da ambienti diversi, ordinando l’archivio in
modo flessibile e rispondente a diverse esigenze di ricerca. Nel database le relazioni sono associazioni tra tabelle stabilite in base a uno o
più elementi comuni. Nell’ipotesi di avere delle tabelle che hanno in comune il campo del nominativo cliente queste possono essere messi in
relazione e combinati secondo strutture diverse.
I campi comuni alle diverse tabelle sono definiti campi chiave. Nella tabella con i dati anagrafici dei clienti, per esempio è possibile inserire
un campo chiave ID CLIENTE : tutti i record della tabella, quindi, conterranno un campo ID CLIENTE , numerato in modo progressivo, che
permette di identificare la categoria di record – Cliente, appunto – e la posizione del record all’interno della categoria, per esempio ID
CLIENTE 3.
Nella tabella sulle vendite, quindi tra i vari campi di ogni record può essere inserito anche il campo ID Cliente: in questo modo le informazioni
sui prodotti possono essere messe in relazione con il record del cliente che ha acquistato quel tipo di prodotto.
L’ID cliente, in questo caso costituisce una chiave primaria nella tabella sui clienti, in quanto definisce e ordina in modo univoco questo
insieme di record, ed è invece una chiave esterna nella tabella sulle vendite, in quanto permette di creare un collegamento tra i record sulle
vendite e quelli sui clienti.
I campi chiave possono essere definiti elementi di intersezione tra i diversi insiemi di dati, che consentono all’utente di creare sottoinsiemi
sempre diversi, rispondenti alle proprie esigenze di ricerca e assemblaggio dei dati.

Le maschere

Le tabelle presentano l’elenco completo di tutti i record relativi a uno stesso argomento; questa modalità di visualizzazione, tuttavia ,
risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire.
Per facilitare l’aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati è possibile creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili
ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento : ad ogni campo corrisponde un’etichetta ed è previsto uno
spazio utilizzabile per l’inserimento delle informazioni. La peculiarità di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di
una maschera possono essere prelevati da più tabelle diverse. Nel database sulla gestione dei clienti, per esempio, attraverso una
maschera si può creare un record contenente le informazioni relative agli acquisti effettuati da ogni cliente.
In questo modo attraverso la maschera è possibile visualizzare in un unico record quali e quanti prodotti sono stati acquistati da ogni
cliente, associando le informazioni provenienti da due tabelle differenti.
Le maschere inoltre, permettono di visualizzare le informazioni secondo diverse modalità grafiche e aggiungere immagini, note o
commenti ai campi. Nella maschera sugli acquisti del cliente, per esempio, è possibile inserire le foto dei tipi di prodotto acquistati: in
questo modo si può rendere più completa la descrizione dell’acquisto e utilizzare, per esempio, come nota di fatturazione.
Le query

Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database
informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso.
Se il database rappresenta il magazzino di una libreria, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quanti libri di prezzo
compreso tra 12.000 lire e 20.000 lire sono disponibili. In database che raccoglie le informazioni sugli inquilini in uno stabile, invece,
si potrebbe verificare chi non ha ancora pagato l’affitto del mese corrente.
La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che
interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche.

I report

I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati da una tabella o da una
query.
In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari layout preformattati i che possono aiutare a
impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace.

Moduli e macro

Access fornisce anche degli strumenti avanzati che permettono di automatizzare alcune funzioni di ricerca e calcolo sui dati.
Le macro, per esempio, permettono di creare e memorizzare procedure automatiche per l’utilizzo del programma: in questo modo è
possibile semplificare le operazioni che si compiono più di frequente. I moduli, invece, costituiscono delle maschere con funzioni
avanzate.
Moduli e macro tuttavia, richiedono l’implementazione da parte di utenti esperti e risultano utili solo quando è necessario gestire
archivi di dati molto complessi che richiedono funzioni personalizzate.
Progettare il database

Il primo paso per creare un database utile ed efficace è progettarlo in modo accurato e relazionale. Access offre numerosi modelli
guidati per la creazione di database: tuttavia è sempre necessario, prima di mettersi a riempire queste strutture preconfezionate,
riflettere sulle reali esigenze del proprio database e sulle funzioni a cui esso deve assolvere.
È molto importante, infatti, pensare alla struttura del database e definire campi da includere, cioè le categorie da utilizzare per
l’archiviazione dei dati. Quando si devono scegliere i campi da inserire è meglio introdurre un campo in più (anche con il rischio che
si riveli inutile) piuttosto che trascurare un campo che in seguito potrebbe essere necessario; in particolare è meglio evitare di
raggruppare dati di tipo diverso in un unico campo.
Una volta deciso quali campi includere, bisogna suddividere i campi tra le tabelle. Se si deve creare una database relativo agli ordini
di una libreria, per esempio, si potrebbe creare una tabella Prodotti contenente la descrizione dei libri, con l’informazione relative al
prezzo, l’autore, la casa editrice, il genere, ecc. un’altra tabella, Dettagli ordini, potrebbe raccogliere i diversi particolari relativi agli
ordini, come il prezzo, la quantità ordinata, eventuali sconti ed un campo IDprodotto , che permetta di creare un collegamento tra le
due tabelle.
L’ultimo elemento da considerare in fase di progettazione è la chiave primaria, che permette di identificare in modo univoco ogni
record della tabella.

La finestra Database

In Access è possibile aprire o creare tabelle, query, maschere, report, macro e moduli attraverso la finestra Database. La finestra
Database è la prima finestra che viene visualizzata quando si apre un database. È uno strumento di gestione che permette di
controllare i vari elementi del database.
Per creare una tabella, una query o una maschera fate clic su uno dei pulsanti del riquadro Oggetti e poi sul pulsante Nuovo. Per
aprire uno di questi elementi fate clic sul pulsante Apri. Il pulsante Struttura permette di visualizzare la Struttura, attraverso cui è
possibile specificare il layout ed il contenuto della tabella, di una maschera, di un record o di un qualsiasi altro oggetto. Inoltre,
facendo clic con il pulsante destro del mouse su uno degli elementi della finestra si apre un menu di scelta rapida che contiene i
comandi per aprire, stampare, rinominare o eliminare l’elemento.

La Creazione guidata Database

Una volta ideato il progetto, è possibile iniziare a cimentarsi con la costruzione del database. Access offre due opzioni per la
costruzione dell’archivio: con la Creazione guidata Database oppure partendo da zero. Quando si avvia il programma, infatti, Access
visualizza una finestra di dialogo con cui chiede se si vuole aprire un database esistente, crearne uno nuovo oppure utilizzare un
modello di database.

Selezionando Database vuoto si sceglie di creare dal nulla la struttura del database, senza avvalersi di alcuna griglia predefinita, se
invece si sceglie l’opzione Progetti pagine e creazione guidata Access si possono utilizzare una serie di modelli preconfezionati per
la strutturazione dell’archivio.
Nella maggior parte dei casi la Creazione guidata Database è il modo più semplice per creare un database. Si tratta di un metodo
flessibile che offre numerose opzioni di personalizzazione per adattare la struttura dell’archivio alle proprie esigenze. Inoltre se in
secondo momento ci si accorge di aver commesso qualche errore o omesso delle informazioni, è sempre possibile modificare la
struttura dell’archivio, cancellando o inserendo campi, tabelle, oppure modificando le relazioni tra i record.

Le finestre successive della procedura differiscono a seconda del tipo di database scelto: le immagini di queste pagine fanno
riferimento al database Gestione contatti.
Dopo aver scelto un database, Access visualizza la finestra Salva nuovo database: selezionate l’unità in cui volete memorizzare il
database e assegnatele un nome, quindi fate clic su Crea. A questo punto appare la finestra di dialogo Creazione guidata database.
Access visualizza una finestra di presentazione del database scelto, che offre una sintetica descrizione delle funzioni svolte da quel
tipo di archivio; procedendo con il pulsante Avanti, si ottiene una seconda pagina di Creazione guidata, che chiede di specificare i
campi da includere nella tabella o nelle tabelle del database.
All’interno della finestra, infatti, sono presenti due aree: nella parte sinistra sono visualizzate le tabelle previste per il tipo di database
scelto, per esempio Contatti, o Chiamate, mentre nella parte destra sono elencati i campi da inserire in ogni tabella.
Dopo aver selezionato una tabella, è possibile scegliere quali campi introdurre nel riquadro a destra, facendo clic sulle relative
caselle d’opzione.
Una volta scelte le opzioni che preferite, fate clic su Avanti. La finestra successiva chiede di indicare lo stile di visualizzazione su
schermo del database. Potete vedere l’aspetto dei modelli disponibili nel riquadro di anteprima.
A questo punto Access propone una serie di stili d’applicare ai report stampati: scegliete il preferito e fate clic su Avanti. Comparirà
l’ultima finestra, che permette di inserire un titolo per il database. Il titolo apparirà nei report stampati.

Crea un database vuoto

Se i modelli presentati da Access non corrispondono alle proprie esigenze, è possibile creare il proprio database da un modello
vuoto.
Se Access è appena stato avviato, selezionate l’opzione Database vuoto dalla finestra di dialogo Microsoft Access e fate clic su OK.
Se invece il programma è già stato aperto, fate clic sul pulsante Nuovo: apparirà la finestra Generale, in cui dovete fare clic
sull’icona Database vuoto.

Per la creazione dell’archivio, Access mette a disposizione la finestra Database: è la “cabina di comando” del database, dalla quale
è possibile gestire gli elementi dell’archivio e supervisionare i lavori in corso. Access, inoltre, presenta la modalità di creazione delle
tabelle, le fondamenta su cui sarà ostruito il nuovo database.

Le tabelle

Il primo passo nella creazione di un database consiste nella creazione delle tabelle.
Nelle prossime pagine vedremo come fare per realizzare una nuova tabella, come creare le relazioni che permettono di lavorare su
più tabelle contemporaneamente, come modificare l’aspetto di una tabella e come inserire i dati.

Creare una nuova tabella

Access offre tre opzioni per creare una tabella di database. Il pulsante Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di
costruire la nuova tabella definendo autonomamente le categorie dei singoli campi.
Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabelle precostituiti per archiviare i dati,
nei quali sono già presenti categorie di catalogazione da associare ai campi.
Con il pulsante Crea una tabella mediante l’immissione di dati è possibile inserire direttamente i dati nella tabella senza prevedere
un nome specifico da assegnare a ogni campo.

Per selezionare una delle opzioni fate doppio clic sull’icona corrispondente.
Vediamo insieme la procedura Crea una tabella in visualizzazione Struttura, che fornisce grande libertà nella progettazione e
rifinitura delle tabelle. Quando si fa clic su questo pulsante Access apre la finestra per la creazione della tabella, nella quale è
possibile definire i campi che costituiscono la nuova unità d’archiviazione.
Per attribuire un nome al primo campo della tabella posizionatevi nella prima casella della colonna Nome campo e digitate il nome
per la categoria. Se immaginiamo di costruire un database che raccolga i film posseduti da una videoteca, per esempio, il primo
potrebbe chiamarsi Titolo.
Per completare la tabella è importante inserire una chiave primaria, indispensabile per creare relazioni tra le tabelle; attraverso la
chiave primaria, infatti, Access può identificare ogni record in modo univoco. Il campo scelto come chiave primaria deve quindi
essere un campo in cui ogni record presenta un valore diverso; di solito a questo scopo si utilizzano valori quali il codice fiscale, il
numero di fattura, ecc. se nessuno dei campi presenti nella tabella del database può essere utilizzato come chiave primaria, è
possibile scegliere una combinazione di campi, oppure creare un campo di tipo Contatore e utilizzarlo come chiave primaria.
A questo punto potete chiudere la finestra Tabella selezionando il pulsante di chiusura della finestra. Access chiederà di salvare la
struttura creata all’interno del database e di attribuire alla tabella un nome, per esempio Film

Aprire le tabelle
Quando si fa clic sul pulsante Tabelle della finestra Database si visualizzano le tabelle contenute nel database. Per aprire una
tabella si deve selezionarla con un clic del mouse e quindi fare clic sul pulsante Apri o Struttura.
Il pulsante Apri permette di aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati, una modalità che consente la visualizzazione,
l’inserimento o l’eliminazione dei record.
Con il pulsante Struttura, invece, è possibile aprire la tabella in visualizzazione Struttura, una modalità utile per cambiare la struttura
della tabella, aggiungendo o eliminando i campi oppure modificando le impostazioni.
Modificare le tabelle

Spesso è necessario modificare la struttura delle tabelle del database, spostando o eliminando alcuni elementi, creando nuovi
campi oppure assegnando ai campi un nome diverso.
Per modificare una tabella esistente è consigliabile lavorare in modalità di visualizzazione Struttura.
Se vi siete resi conto che un campo dovrebbe apparire in un altro punto della tabella, potete spostarlo in questo modo :
Selezionatelo facendo clic sulla casella che si trova alla sua sinistra, in modo che il campo venga evidenziato, quindi trascinate il
campo verso il basso o verso l’alto utilizzando il piccolo pulsante che si trova alla sua sinistra. Durante il trascinamento tra i campi
appare una linea grigia che indica la nuova posizione del campo.

Per inserire un nuovo campo all’interno della tabella, fate clic sul campo del quale volete inserire il nuovo elemento e selezionate il
comando Inserisci/righe, oppure fate clic sul pulsante omonimo, sulla barra degli strumenti Struttura tabella.
In questo modo viene inserita una nuova riga, in cui devono essere introdotte le indicazioni per il nuovo campo creato, il nome, il tipo
di dati, una eventuale descrizione.
Invece di creare un nuovo campo può essere utile copiare un campo già esistente, con tutte le sue impostazioni. Per copiare un
campo selezionatelo e premete la combinazione di tasti CTRL+C oppure fate clic con il pulsante destro del mouse e scegliete
l’opzione Copia dal menu di scelta rapida; quindi fate clic sul campo corrispondente alla posizione in cui volete inserire la copia e
premete CTRL+V oppure scegliete Incolla dal menu di scelta rapida.

Tuttavia prima di eliminare un campo è consigliabile riflettere, perché dopo l’eliminazione tutti i record del database perderanno le
informazioni contenute nel campo.
Se volete compiere modifiche più drastiche e decidere di cancellare tutta la tabella, dovete selezionarla e fare clic sul pulsante
Elimina. In questo modo la tabella, con tutti i dati archiviati all’interno, sarà eliminata dal database.

Creare le relazioni fra le tabelle

Poiché Access permette di creare database relazionali, è importante che i dati siano suddivisi tra più tabelle e, soprattutto, che le
tabelle siano collegate in modo opportuno. Le relazioni, infatti, permettono di utilizzare in una tabella i dati contenuti in un’altra e
creare maschere, query o report che fanno riferimento a più tabelle contemporaneamente.
Se il database viene costruito con la relazione guidata, il programma provvede anche a organizzare le relazioni tra le tabelle: le
relazioni esistenti tra le tabelle di un database precostituito possono essere visualizzate utilizzando il comando Relazioni del menu
Strumenti oppure facendo clic sul pulsante Relazioni della finestra Database, che permettono di aprire la finestra Relazioni, in cui si
trova una rappresentazione grafica del sistema di relazioni tra le tabelle del database.
Apparirà la finestra Relazioni e insieme a essa sarà visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella (se questa non appare fare clic
sul pulsante Mostra tabella).

La finestra di dialogo Mostra tabella permette di selezionare le tabelle fra cui creare le relazioni: nella scheda Tabella si deve
selezionare il nome della tabella e quindi fare clic sul pulsante Aggiungi: in questo modo tutte le tabelle selezionate saranno inserite
nella finestra Relazioni.
Dopo avere scelto le tabelle da visualizzare, chiudete la finestra Mostra tabella facendo clic sul pulsante Chiudi.
Nella finestra Relazioni appariranno le tabelle selezionate. Per creare una relazione dovete posizionarvi con il cursore del mouse
nella prima tabella da collegare, selezionare il campo chiave che volete utilizzare per il collegamento, quindi, tenendo premuto il
mouse, trascinare il campo all’interno della seconda tabella da collegare.
Mentre si trascina il campo nella seconda tabella, il puntatore si trasforma in un rettangolo. Si può partire da qualunque tabella, in
quanto è possibile trascinare il campo di una tabella all’altra in qualsiasi direzione.
Quando si rilasci il puntatore del mouse Access apre la finestra Modifica relazioni, che permette di creare (o modificare) le relazioni
tra tabelle esistenti. Nella finestra, infatti sono presenti due riquadri: nella riquadro Tabella/query si trovano i campi della tabella
primaria, da cui si fa partire il collegamento, nel riquadro Tabella/query correlata, invece , sono visualizzati i campi della tabella che
si vuole collegare.
Modificare le relazioni

Se volete modificare le relazioni esistenti tra le tabelle del database, fate clic con il pulsante destro del mouse sul collegamento che
appare nella finestra Relazioni: Access apre un menu di scelta rapida con il quale si può cancellare la relazione esistente o
modificarla.
Scegliendo dal menu la voce Modifica si apre la finestra Modifica relazioni, con la quale è possibile cambiare i campi o la modalità di
collegamento fra le tabelle. Se invece si seleziona l’opzione Elimina, s’interrompe la relazione tra le tabelle.
Inserire i dati nelle tabelle
Una volta costruite le tabelle previste per il proprio database, e definite le relazioni esistenti tra le tabelle, è possibile incominciare ad
inserire i dati.
Per inserire i dati aprite la tabelle in Visualizzazione Foglio dati, selezionando Apri dalla finestra Database, fate clic su un campo e
incominciate a digitare. Potete spostarvi da un campo all’altro utilizzando il tasto TAB, i tasti Freccia oppure il tasto INVIO: il cursore
si porterà sulla riga successiva nella quale è possibile inserire un nuovo record.

Dopo aver inserito il primo carattere in un nuovo record, nel pulsante alla sua sinistra apparirà l’immagine di una matita che indica il
punto in cui si stanno inserendo i dati. Nel frattempo Access inserisce in fondo alla tabella una nuova riga vuota contrassegnata da
un asterisco. Se si continua l’inserimento in tempi successivi, è possibile accedere all’ultimo record facendo clic sul pulsante Nuovo
record, oppure sfogliare la tabella fino a raggiungere la fine.
Il numero di record contenuti nella tabella e il record su cui si trova il cursore vengono visualizzati nella parte inferiore della finestra.
Mentre si inseriscono i dati nella tabella, è possibile visualizzare anche i record collegati a quello selezionato: la prima cella di ogni
record, infatti, contiene un indicatore si espansione contrassegnato dal segno + che permette di accedere a un foglio dati
secondario.
In questo modo, mentre si compila una tabella, è possibile inserire anche i dati relativi alle informazioni correlate, utilizzando
un’unica finestra di lavoro per visualizzare tutte le informazioni utili sull’oggetto che si sta archiviando.
Per richiudere la tabella correlata è necessario selezionare di nuovo il pulsante di espansione, che presenterà il segno -: in questo
modo la tabella secondaria si richiude ed è possibile lavorare solo sulla tabella principale.
Access consente di memorizzare nelle tabelle del database anche note piuttosto lunghe. L’inserimento di un testo esteso nel Foglio
dati è però molto difficoltoso. Per inserire una nota in un campo di tipo memo portare il cursore nel campo e premete la
combinazione di tasti MAIUSC+F2: apparirà la finestra di dialogo Zoom, in cui è possibile inserire il contenuto della nota.

Dopo aver inserito la nota fate clic su OK. Nel foglio dati appariranno soltanto le prime parole della nota: per visualizzare il testo
intero è necessario portare il cursore sul campo di tipo memo premendo la combinazione MAIUSC+F12.
Quando la tabelle è composta da molti campi può capitare di “perdersi” e dimenticare i dati che si stanno immettendo: se si sta
visualizzando la decima colonna, per esempio, non si riescono a vedere i primi campi, dove, di solito, si trovano il nome della
persona o dell’oggetto a cui fa riferimento il record. Può quindi essere utile bloccare alcune colonne, in modo che siano visibili nel
foglio dati.
Per bloccare una o più colonne selezionatele facendo clic sul titolo (per selezionarne più di una fate clic sulla prima tenendo
premuto il tasto MAIUSC e poi fate clic sull’ultima del gruppo) e scegliete il comando Blocca colonne dal menu Formato. In questo
modo le colonne selezionate manterranno sempre la stessa posizione, indipendentemente dai movimenti che si compiono all’interno
del database.
Per sbloccare è sufficiente scegliere Formato/Sblocca tutte le colonne.
Una volta inseriti, i dati possono essere facilmente modificati: fate clic nel campo in cui i dati devono essere modificati e quindi
cancellate o inserite i nuovi caratteri. Per sostituire completamente il contenuto di un campo selezionatelo e iniziate a scrivere. I dati
precedenti saranno immediatamente cancellati e sostituiti dai nuovi dati.
Se invece volete cancellare un intero record, selezionatelo e quindi fate clic sul pulsante Elimina record.
Dare un aspetto più vivace al foglio dati

Access permette di personalizzare l’aspetto del foglio dati modificando il tipo di carattere del testo oppure cambiando gli “effetti delle
cartelle”, cioè la visualizzazione e il colore delle griglie e il colore dello sfondo.
Per cambiare il tipo di carattere utilizzato selezionate il comando Carattere dal menu Formato: si aprirà la finestra di dialogo
Carattere, che permette di scegliere un font, cambiare la dimensione dei caratteri, lo stile e il colore del testo. Se invece volete
modificare l’aspetto generale del foglio dati utilizzate il comando Formato/Foglio dati : Access aprirà la finestra di dialogo
Formattazione foglio dati.

È possibile provare alcune delle opzioni disponibili e verificarne l’effetto nel riquadro Esempio delle finestra.
Un altro modo, molto rapido, per cambiare l’aspetto del foglio dati consiste nell’utilizzare i pulsanti Colore riempimento/sfondo,
Colore carattere/primo piano, Colore linea/bordo, Griglia e Aspetto che si trovano sulla barra degli strumenti Formattazione
Stampare le tabelle
Stampare le tabelle è un’operazione molto semplice dopo aver aperto la tabella in visualizzazione Foglio dati, selezionate il comando
File dal menu Stampa oppure CTRL+P: si aprirà la finestra di dialogo Stampa.

Selezionate una delle opzioni nel riquadro Intervallo stampa e fare clic su OK:
Record selezionato/i : permette di stampare uno o più record selezionati;
Tutto : se si fa clic su questo pulsante è possibile stampare tutti i record della tabella;
Pagine : permette di specificare un intervallo di record da stampare. Inserite i numeri dei record nelle caselle Da e A.
Per vedere l’aspetto dei record in stampa potete utilizzare il pulsante Anteprima di stampa.