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CAPITULO IV
PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO DE CONTROL
DE GESTIN PARA MEJORAR LAS REAS FUNCIONALES DE LAS GRANDES
EMPRESAS CONFECCIONADORAS DE ROPA UBICADAS EN EL MUNICIPIO DE
SAN SALVADOR.

A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA.

Este captulo contiene la propuesta de un Sistema Administrativo Integrado de
Control de Gestin, el cual servir como un instrumento administrativo para que las
grandes empresas confeccionadoras de ropa, ubicadas en el municipio de San
Salvador, integren sus reas funcionales, con la finalidad de mejorar el desempeo
de las mismas, permitindoles evaluar su gestin en toda su amplitud.

El objetivo de este captulo es proporcionar una serie de elementos para la
implementacin del Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin, en las
empresas que lo requieran.

En base a la investigacin realizada en las empresas de la industria de la confeccin
de ropa, ubicadas en el municipio de San Salvador, se determin que existe
deficiencia en cuanto a controlar la gestin de cada rea, por lo que se considera que
la propuesta ser de beneficio para aquellas empresas que lo implementen,
proporcionndoles mejorar los resultados de sus reas funcionales, al integrar,
controlar y dar seguimiento a las actividades que realiza cada gerencia.

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

1. OBJETIVO GENERAL.

Proporcionar un Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin, a las
grandes empresas confeccionadoras de ropa, ubicadas en el municipio de San


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Salvador, que contribuya a mejorar las reas funcionales, integrndolas entre s, a fin
de alcanzar una gestin empresarial exitosa.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS.

a) Proponer a las empresas confeccionadoras de ropa, la creacin de una unidad
que controle, integre y de seguimiento a las reas funcionales, a fin de obtener
mejores resultados y lograr los objetivos organizacionales.

b) Sugerir a las empresas confeccionadoras de ropa, que elaboren un Plan
Operativo Anual por cada rea de gestin, con el propsito de evaluar la
gestin de cada una de ellas.

c) Proponer que las empresas confeccionadoras de ropa lleven a cabo el
desarrollo de una planeacin estratgica a fin de favorecer la cohesin interna
de la organizacin.

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

1. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA PARA LA ECONOMIA DEL PAIS.

La importancia del Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin para la
economa del pas, radica en que contribuir al fortalecimiento de las grandes
empresas confeccionadoras de ropa, las cuales son una de las mayores fuentes
generadoras de empleo, aporta al Producto Interno Bruto a travs de las
exportaciones y la generacin de divisas, propiciando el desarrollo econmico del
pas.

As mismo permitir que las empresas integren y controlen la gestin de cada una de
las reas funcionales de la organizacin, ofreciendo un mejor servicio a los clientes y
contribuyendo a satisfacer sus necesidades.



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2. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA PARA LA INDUSTRIA DE LA
CONFECCION DE ROPA

En la actualidad las empresas confeccionadoras de ropa se mueven en un entorno
empresarial competitivo, dinmico, con mayor complejidad y muy cambiante, por ello
el Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin, les permitir a las
empresas que lo implementen, prepararse internamente, interrelacionando
eficientemente sus reas a fin de desarrollarse, penetrar en mercados y permanecer
en ellos.

D. ALCANCE DE LA PROPUESTA.

Con el presente Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin, se estima
lograr que las empresas confeccionadoras de ropa, ubicadas en el municipio de San
Salvador, mejoren la interrelacin de sus reas de gestin, integrndolas entre s,
con el fin de mejorar la comunicacin entre gerencias con las que es necesario
interrelacionarse y mejorar los resultados de cada una de ellas.


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E. ESQUEMA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO DE CONTROL DE GESTIN.




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F. DESCRIPCIN DEL CONTENIDO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
INTEGRADO DE CONTROL DE GESTIN.

ETAPA I: DIAGNSTICO DE LAS GRANDES EMPRESAS
CONFECCIONADORAS DE ROPA.

1. ANLISIS SITUACIONAL.

Se deber realizar un anlisis situacional a travs de la tcnica FODA, con la
finalidad de identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; a las
que se enfrentan las empresas confeccionadoras de ropa, en relacin a la
implementacin de un Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin.

El anlisis situacional servir de base para la implementacin del Sistema
Administrativo Integrado de Control de Gestin, ya que permitir conocer los factores
internos y externos a los cuales se enfrentan las empresas.

Para realizar el anlisis situacional la empresa deber de seguir los siguientes pasos:

PASO 1: Convocar a una reunin a la alta direccin en conjunto con los gerentes
de las reas funcionales.
PASO 2: Se deber de explicrseles a los responsables convocados en que
consiste la tcnica FODA.
PASO 3: Desarrollar con los gerentes la tcnica FODA, con la finalidad que se
identifiquen las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las
que enfrentan las empresas confeccionadoras de ropa.
PASO 4: Plasmar en una plantilla, como la que se presenta en el Cuadro No. 1,
las variables antes identificadas; mismas que servirn de base en la
formulacin de la planeacin estratgica.



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CUADRO No. 1
SITUACIN ACTUAL DE LAS EMPRESAS CONFECCIONADORAS DE ROPA
UBICADAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

FORTALEZAS DEBILIDADES

Disponibilidad de recurso humano.
Reconocimiento en el mercado local y
extranjero.
Infraestructura e instalaciones adecuadas.
Acceso a lneas de crdito y financiamiento.
Inters de la organizacin en mejorar la
interrelacin entre sus reas funcionales
Tecnologa empleada en el proceso
productivo.

Problemas de comunicacin.
Deficiente coordinacin entre gerencias y
departamentos.
Carencia de herramientas administrativas
y controles efectivos.
Escaso recurso humano calificado.
Poco seguimiento al desempeo de cada
una de las reas funcionales de las
empresas
La falta de un Sistema que integre las
reas funcionales de la empresa.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Tratados de Libre Comercio.
Venta a precios competitivos
Costos competentes de manufactura
Orientacin a Paquete Completo (Full
Package)
4243

Ampliacin a mercados de exportacin.
Flexibilidad del mercado de demandar el
producto
Fuente permanente de trabajo en el pas.


Competencia.
Incorporacin de China a la Organizacin
Mundial del Comercio en el ao 2005 y
liberacin de cuotas de exportacin.
Sindicatos que amenacen la estabilidad de
la empresa.





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Paquete Completo consiste en que un fabricante local reciba del comprador las especificaciones detalladas para la
elaboracin de la prenda de vestir. La idea es que se produzca en la regin, se adquieran insumos y se coordinen las etapas de
corte, ensamble de piezas, lavado y empacado, hasta entregar el producto terminado.



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ETAPA II: COMPONENTES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO DE
CONTROL DE GESTIN.

1. LA MISIN Y VISIN ORGANIZACIONAL.

La misin y visin para las empresas es su tarjeta de presentacin, la cual refleja la
identidad organizacional, es decir, lo que son y lo que pretenden ser en un futuro; de
no enfocarse en ellas para convertirlas en realidad, stas se quedan solamente en un
deseo de buenas intenciones.

A continuacin se presenta un ejemplo de cada uno de ellos:

Misin:
Ofrecer a nuestros clientes prendas de vestir, confeccionadas con la ms alta
calidad y proporcionar el mejor servicio, para satisfacer sus necesidades y
exigencias.

Visin:
Lograr ser una empresa lder con reconocimiento y prestigio nacional e
internacional.

2. DISEO DEL PERFIL DE LA UNIDAD INTEGRADORA.

Para llevar a cabo el desarrollo del Sistema Administrativo Integrado de Control de
Gestin, es necesario que la empresa establezca una unidad que integre y de
seguimiento a los resultados por cada una de las reas de gestin.

Dicha unidad deber ser diseada por la Gerencia Administrativa en conjunto con el
departamento de Recursos Humanos y aprobada por la alta direccin.



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Para la creacin de la unidad integradora, debern de tomarse en consideracin los
siguientes aspectos:
a) La unidad integradora deber ubicarse en el organigrama muy prximo a la alta
direccin.
b) El responsable de la unidad integradora deber ser aprobado por la alta
direccin.
c) Se reportar a la Gerencia General.
d) Deber contar con el mximo apoyo de la alta direccin y que sus
observaciones sean tomadas en cuenta.
e) Realizar una funcin de staff dentro de la empresa.
f) Nombrar un comit, el cual deber de estar conformado por el responsable de
la unidad integradora y por los gerentes de las distintas reas funcionales.

En la figura No. 1, se muestra la ubicacin donde debe situarse la unidad integradora
dentro del organigrama empresarial.

FIGURA No. 1
UBICACIN DE LA UNIDAD INTEGRADORA EN LA ORGANIZACIN













Fuente: Autores del Documento
GERENCIA

ADMINISTRATIVA
GERENCIA

FINANCIERA
GERENCIA
DE
PRODUCCIN
GERENCIA
DE
MERCADEO
GERENCIA
DE
INFORMTICA
UNIDAD
INTEGRADORA
GERENCIA
GENERAL

PRESIDENCIA


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El perfil del responsable de la unidad integradora deber contar con los siguientes
requisitos:

Poseer grado acadmico universitario, preferentemente licenciatura en
Administracin de Empresas.
Alta capacidad para relacionarse y comunicarse con el resto de la empresa, con
actitud conciliadora y capacidad para promover la labor en equipo.
Capacidad y habilidad para encausar al resto de la organizacin en la
importancia de la implementacin del Sistema Administrativo Integrado de
Control de Gestin.
Capacidad para interpretar los resultados, proponiendo soluciones concretas y
prcticas.
Detectar y plantear abiertamente los problemas y las oportunidades.
Amplio conocimiento y experiencia en control interno.
Se recomienda que el responsable de la unidad integradora sea seleccionado
internamente y que tenga amplio conocimiento del funcionamiento de la
organizacin y de sus reas funcionales.

Entre algunas de las funciones que desarrollar la unidad integradora, mencionamos
las siguientes:

a) Disear los diferentes instrumentos que sirvan en el control de gestin de
manera que suministre informacin fiable, oportuna y significativa a la alta
direccin, con el objeto de apoyar la correcta toma de decisiones.
b) Establecer en conjunto con los gerentes de las reas funcionales los objetivos,
estrategias, polticas, metas e indicadores que sirvan para controlar y evaluar la
gestin de las diferentes reas de la empresa.
c) Desempear el papel de asesor para la alta direccin y las distintas reas
funcionales.
d) Participar en todo el proceso de realizacin de la planeacin estratgica.


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e) Comunicar los resultados obtenidos de la gestin desempeada por cada una de
las reas funcionales a la alta direccin.
f) Emitir recomendaciones a la alta direccin y a los gerentes de las reas
funcionales, en funcin de los resultados que se obtengan.

3. ESTABLECIMIENTO DE LA CULTURA DE CONTROL.

La alta direccin de la empresa, deber comprometerse en el establecimiento de la
cultura de control, proporcionando los lineamientos de la nueva forma de trabajo, ya
que de no ser as, podra causar barreras que obstaculicen el desarrollo del Sistema
Administrativo Integrado de Control de Gestin.

Entre algunos de los compromisos que la alta direccin de la empresa debe adquirir,
mencionamos los siguientes:

a) Conocer las ventajas que aportar el Sistema Administrativo Integrado de
Control de Gestin.
b) Designar recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos, necesarios
para la implementacin del sistema.
c) Hacer conciencia en los gerentes de cada rea de gestin, a fin de que
colaboren en la implementacin del sistema, y que permitan que se les controle
la gestin que ellos desarrollan, proporcionando a la unidad integradora toda la
informacin que sta requiera.
d) Que los gerentes de cada rea utilicen el sistema como una herramienta para
mejorar su gestin.
e) Asignar la labor de la unidad integradora a una persona independiente de las
reas funcionales, para que evale de manera neutral los resultados que se
obtengan.
f) Concientizar a los gerentes que el Sistema Administrativo Integrado de Control
de Gestin ser un apoyo a la empresa.



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As mismo debern crearse programas de concientizacin dirigidos a los empleados
de toda la organizacin, a fin que adopten y conozcan sobre los beneficios que les
aportar el sistema, y a la vez propicien el cambio de la cultura organizacional.

4. IDENTIFICACIN DE REAS DE GESTIN.

Es bsico contar con una estructura organizativa clara y definida, para poder
implementar el Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin, con la
finalidad de conocer cules son las reas funcionales con las que cuenta la empresa,
identificar las funciones y responsabilidades de todos los elementos que pertenecen
a ellas, de manera que se puedan realizar los cambios necesarios.

Para la identificacin de las reas de gestin debern realizarse las siguientes
acciones:

a) Identificar en base al organigrama las reas funcionales que posea la empresa.
b) Convocar a una reunin a los responsables de las diferentes reas funcionales
previamente identificadas.
c) Revisar las funciones y responsabilidades de cada rea funcional.
d) Realizar un anlisis de los manuales de puestos, de procedimientos y de
funciones, a fin de establecer y definir criterios o estndares que permitan una
mejor relacin entre las distintas reas funcionales.
e) Determinar las interrelaciones existentes entre cada rea funcional.
f) Delimitar funciones y responsabilidades que obstaculicen el desarrollo e
integracin de las reas funcionales.

5. DEFINICIN DE LOS RESPONSABLES DE LA PLANEACIN
ESTRATGICA.

Es indispensable identificar a todos los responsables que participarn en la
elaboracin de la planeacin estratgica.


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Para ello se propone que los responsables de la elaboracin, puesta en marcha y
seguimiento de la planeacin estrategia deben de ser:

Gerente General:
Es el mximo responsable de la planeacin estratgica.
Unidad Integradora:
Coordina, analiza y verifica todo el resultado de la planeacin estratgica.
Gerentes de las reas funcionales:
Colaboran y participan activamente en el proceso de la elaboracin, discusin y
puesta en marcha de la planeacin estratgica.

ETAPA III: DESARROLLO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA.

1. IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS ENTRE REAS FUNCIONALES.

Las empresas deben estar conscientes de la importancia de identificar los problemas
que se presenten en cada una de las reas de la organizacin, para buscar las
soluciones oportunas y resolver en el corto plazo las deficiencias que surjan.

Las reas funcionales en las organizaciones, juegan un papel importante en la
manera en que cada una de ellas realizan sus funciones diarias, por lo que es
indispensable, que stas se integren entre s, se comuniquen constantemente,
logrando trabajar en equipo y creando un ambiente laboral armonioso, con el fin de
alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos por la organizacin.

La unidad integradora para realizar su gestin de control y evaluacin de los
resultados obtenidos por cada rea funcional, deber lograr identificar las incidencias
y problemas entre cada una de ellas, para lo cual se deber realizar los siguientes
pasos:



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PASO 1: La unidad integradora convocar a reunin a los responsables de las
reas de gestin que forman parte de la organizacin.
PASO 2: El responsable de la unidad integradora tomar notas de los puntos
desarrollados en la reunin.
PASO 3: El responsable de cada rea de gestin, deber enumerar las
actividades que desempea y analizar la relacin que tiene con el resto
de las reas.
PASO 4: El responsable de cada rea, deber exponer los problemas que
generalmente surgen en la relacin con otras reas de gestin.
PASO 5: Posterior al haber realizado los pasos anteriores, la unidad integradora
deber presentar a la alta direccin un informe de la reunin en la cual
se han identificado las reas criticas de la organizacin que requieran
mayor atencin.

FIGURA No. 2
ESQUEMA REPRESENTATIVO DE LA INTERRELACIN ENTRE REAS FUNCIONALES














Fuente: Autores del Documento.




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2. REVISAR Y/O ELABORAR LA MISIN Y VISIN.

La unidad integradora deber analizar la misin y visin organizacional, con la
finalidad de verificar que stas se encuentren debidamente orientadas a lo que la
organizacin es y lo que quieren alcanzar en el futuro.

Por lo tanto, las empresas que no tengan definida la misin y visin en su
organizacin debern elaborarla, de manera que enfoquen sus objetivos al alcance
de las mismas.

La formulacin y/o el anlisis de la misin y visin debern ser llevados acabo por los
responsables de la planeacin estratgica.

Para revisar y/o elaborar la misin, es necesario que la empresa formule las
siguientes preguntas:

Quines somos?
En qu negocio estamos?
Qu buscamos?
Por qu lo hacemos?
Para quines trabajamos?
Cul es el propsito de la empresa?

Para la revisin y/o formulacin de la visin empresarial es necesario que se revisen
algunos de los siguientes aspectos:

Es la visin alcanzable?
Esta la misin orientada con la visin empresarial?
Qu conductas deben de cambiarse de manera que afecten positivamente al
logro de la visin?
Se ha estipulado un tiempo de cumplimiento para el logro de la visin?


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Para la formulacin de la misin y visin empresarial, se recomiendan los
siguientes pasos:

PASO 1: Evaluacin de la informacin.
Consiste en evaluar informacin referente a la empresa, la cual es
obtenida a travs de la tcnica FODA.
PASO 2: Definicin y validacin de la misin y visin.
Posterior al anlisis de la informacin se recomienda definir la
expresin de la misin y visin.
PASO 3: Realimentacin y fijacin.
Es recomendable realizar una realimentacin de la misin y visin,
donde se comprueba si el resultado que se desea obtener es
compatible con la misin definida, si realmente contribuye a su
materializacin y si est en manos de la organizacin lograrla.

Al tener las empresas diseadas su misin y visin organizacional, deben hacerla del
conocimiento de cada empleado de la empresa, asegurndose que los medios para
difundirlas sean los ms eficaces, con la finalidad de concientizarlos en el papel que
juegan para que la empresa sobreviva y crezca en el mercado donde desarrolle su
actividad.

Al establecerse la misin y visin, stas debern incluirse en el Manual de
Bienvenida de la compaa, a fin de hacerlas del conocimiento de cada una de las
personas que se integren a la organizacin.

3. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS POR CADA REA DE GESTIN.

Luego de haber definido la razn de ser de la organizacin y hacia donde quiere
llegar, es necesario determinar como lograr el desarrollo de la misma, del estado
actual al estado deseado.



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En este apartado se establecen los objetivos, que constituyen una de las actividades
de direccin, debido a que condicionan la actuacin de la organizacin y de sus
dirigentes. Un objetivo constituye la expresin de un propsito a obtener.

Para establecer objetivos dentro de las organizaciones es necesario tomar en cuenta
diferentes aspectos que pueden variar en orden de importancia, de acuerdo a las
necesidades que vayan surgiendo dentro de la organizacin y su ambiente externo, a
continuacin se mencionan los siguientes:

Instalaciones
Capacidad productiva.
Niveles de calidad.
Capacidad de compra.
Capacidad de almacenaje.
Capacidad de distribucin interna y externa.
Gestin de los recursos humanos.
Capacidad para asumir o generar cambios.
Recursos financieros.
Relaciones con proveedores, clientes y otras entidades colaboradoras.

Al establecer objetivos deben ser redactados con verbos que indiquen una accin
concreta y no vaga o indeterminada, algunos de los verbos con los cuales se puede
iniciar la redaccin de un objetivo son: calcular, clasificar, verificar, organizar, revisar,
reconstruccin, tabular, entre otros.

Despus de haber fijado los objetivos organizacionales es importante que las
empresas dedicadas a la confeccin de ropa, tomen en cuenta lo siguiente:


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PASO 1: Analizar si los objetivos planteados se encuentran acorde a la misin y
visin de la empresa.

PASO 2: Verificar que cada objetivo por rea de gestin se cumpla.

PASO 3: Revisar peridicamente los objetivos propuestos e implementar nuevos
en caso de ser necesario.

A continuacin se presentan algunos ejemplos de objetivos que pueden servir de
base para que las empresas formulen sus propios objetivos de acuerdo a sus
requerimientos:
AREA FUNCIONAL OBJETIVO
Administracin Disminuir en un ao el ausentismo del personal.
Financiera Reducir a 30 das el plazo de cobro a los clientes.
Produccin Producir en el tiempo requerido el 100% de los pedidos.
Mercadeo
Alcanzar niveles de venta de $ 5, 000,000.00 dlares al
ao.
Informtica
Mantener 100% en funcionamiento los sistemas
informticos.

4. ELABORAR O REVISAR LAS ESTRATEGIAS.

Posterior a la fijacin de objetivos, es necesario que las empresas formulen
diferentes estrategias, las cuales permitirn definir la forma en que se lograrn los
objetivos de la organizacin.

Las estrategias consisten en la manera de cmo se puede lograr el resultado final de
un objetivo, para ello es necesario que stas utilicen todos los recursos disponibles
que posea o pueda obtener la empresa, ya sean humanos, materiales,
administrativos, financieros y tecnolgicos.


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La empresa al fijar las estrategias, debe tener clara la misin y visin, as como el
establecimiento de los objetivos por cada rea de gestin.

Pasos para seleccionar las estrategias:

PASO 1: Se deber de analizar los objetivos:
Analizar y entender los objetivos que se desean alcanzar por gerencia.
PASO 2: Seleccionar todas las fuentes de informacin previas y necesarias:
Las personas implicadas deben aportar y utilizar todas las fuentes de
informacin posibles, tanto interna como externa, para establecer qu
estrategias utilizar en cada rea de gestin.
PASO 3: Aprobacin de estrategias:
Una vez obtenidas las posibles estrategias que cumplan con los
requisitos para conseguir los objetivos fijados, deben ser aprobadas por
el Gerente General.

A continuacin se presentan algunos ejemplos de estrategias que pueden desarrollar
las diferentes reas de gestin de las empresas confeccionadoras de ropa:

REA FUNCIONAL ESTRATEGIA
Administracin
Poner en marcha un sistema de control y seguimiento
a las causas que provocan el ausentismo y reducir su
efecto mediante diferentes soluciones.
Financiera
Analizar la situacin actual, cuantificarla y poner unas
nuevas condiciones de pago.
Produccin Reducir los costos por devolucin de producto.
Mercadeo
Crear campaas publicitarias y proveer
capacitaciones constantes a los vendedores.
Informtica
Mantenimiento de equipo bajo planes de
mantenimiento preventivo.


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5. ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS.

Es preciso que las empresas, establezcan polticas dentro de sus organizaciones, ya
que stas son lineamientos de carcter general y tienen por objeto orientar la accin.
El establecimiento de polticas deber realizarse en base a los siguientes pasos:

PASO 1: Determinar los resultados a obtener, el objetivo que se persigue y hacer
comparaciones con otras empresas.
PASO 2: Establecer polticas de una manera clara y sencilla por rea funcional.
PASO 3: Definir al responsable o responsables de la correcta aplicacin y
coordinacin de las polticas gerenciales.
PASO 4: Difundir y explicar la aplicacin correcta de la poltica.
PASO 5: Verificar si las polticas han sido entendidas perfectamente por los
empleados.
PASO 6: Revisar peridicamente las polticas.

6. ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL.

Es necesario que cada gerencia elabore un plan operativo anual (ver anexo No.2)
que deber estar orientado a los objetivos y estrategias organizacionales, asignando
una meta y un indicador por cada una de las actividades que ejecutar cada
gerencia; de manera que la unidad integradora evalu la gestin desempeada por
las mismas.

La elaboracin de planes operativos anuales, persigue a nivel de actividades, medir
el desempeo de las gerencias en funcin de metas e indicadores; y a nivel de
resultados, comprobar en qu medida se ha logrado lo planteado.

A continuacin se presentan los pasos necesarios para la formulacin del plan
operativo anual:



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PASO 1: Determinar las actividades que realiza cada gerencia.
PASO 2: Establecer para cada actividad un indicador, una unidad de medida y
una meta.
PASO 3: Establecer una ponderacin por cada actividad, la cual totalizar el
100% de todas las actividades.
PASO 4: Asignar un presupuesto para asegurar que estn los fondos necesarios
para cada una de las actividades.
PASO 5: Realizar una programacin mensual del desarrollo de las actividades.
PASO 6: Identificar las reas involucradas para el cumplimiento de la
gestin.

Los gerentes de cada rea funcional sern los responsables de la ejecucin de su
respectivo plan operativo anual, debiendo elaborar un informe mensual del avance
de sus actividades (ver anexo No. 3), el cual deber entregar mensualmente a la
unidad integradora.

Cada gerencia tendr una ponderacin asignada y a la vez asignar una ponderacin
a cada actividad que ejecuten. La sumatoria de las ponderaciones por cada gerencia
deber sumar el 100%.

6.1 Incentivos.

Las empresas debern de establecer planes de incentivos que le permitan motivar al
personal por el logro de las metas alcanzadas, tomando en consideracin la
capacidad financiera que tenga la empresa.

Una manera de establecer el plan de incentivos, es mediante una escala de niveles
de cumplimiento, establecindose los siguientes:
Menor al 100% = No cumple expectativas
Igual al 100% = Satisfactorio
Mayor al 100% = Muy satisfactorio


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Las reas funcionales que obtenga un nivel de cumplimiento menor del 100% no
tendrn derecho a los incentivos que establezca la empresa por el logro de metas.

Es imprescindible que todos los empleados comprendan como evoluciona el
producto de su esfuerzo y que el incentivo que reciban sea justo, por lo que a
continuacin se proponen algunos:
Bonificaciones.
Capacitaciones locales y en el extranjero.
Canastas bsicas.
Ascensos.
Reconocimiento pblico del esfuerzo.

Los incentivos deben establecerse en funcin de los niveles de cumplimiento
propuestos dentro de la organizacin, estipulando para ello un monto determinado en
el presupuesto anual de cada gerencia.

ETAPA IV: EVALUACIN DEL PROCESO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
INTEGRADO DE CONTROL DE GESTIN.

1. RECOLECCIN E INSPECCIN DE INFORMACIN DE LOS
RESULTADOS POR REAS DE GESTIN.

La unidad integradora ser quien centralice los informes de avance presentado por
cada gerencia, obtenidos de su respectivo plan operativo anual, verificando que la
informacin que le proporcionen sea veraz y oportuna, con el objeto de apoyar la
correcta toma de decisiones.

Es necesario que la unidad integradora recolecte la informacin de cada una
de las reas funcionales, ya que permite conocer los resultados que se hayan
obtenido con la puesta en marcha del Sistema Administrativo Integrado de Control de
Gestin.


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Posteriormente, la unidad integradora deber preparar un informe para la alta
direccin, a fin de conocer los resultados obtenidos por cada gerencia, y la vez tomar
las decisiones pertinentes. (Ver anexo No. 4).

Para la presentacin de los informes, las empresas debern considerar las siguientes
caractersticas:

CARACTERSTICA COMENTARIOS
Periodicidad o frecuencia de
informes.
Los informes debern de ser presentados en el momento
oportuno.
Se deben definir los periodos o plazos de presentacin.
Los informes deben cumplir unas
caractersticas en funcin del objetivo
a medir.
Los informes debern comparen datos y perodos.
Deben proporcionar en caso de ser necesario,
informacin sobre la evolucin o tendencia de las
variables analizadas.
Los informes deben de estar
orientados para que la Unidad
Integradora controle la gestin de las
diferentes gerencias.
Los informes debern contener datos que contribuyan al
control de la gestin, evitando incluir informacin que no
sea til o necesaria.
Los informes deben de estar preparados para que los
responsables controlen sus objetivos a cumplir.
Los informes deben ser concretos
respecto a lo que van a medir.
La cantidad de informacin no es la calidad de la misma,
ya que se debe verificar lo que se entrega en cada
informe.
Los informes deben contener
informacin fiable y precisa.
La calidad de informacin viene dada por los factores
importantes, tales como: la fiabilidad entendida como
validez de los datos para tomar decisiones y la precisin
con que se requiera.

2. EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE RESULTADOS POR REAS DE
GESTIN.



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Para la evaluacin y seguimiento de resultados, la unidad integradora deber valerse
del plan operativo anual por cada gerencia, revisando peridicamente los niveles de
avance alcanzados.
El seguimiento implica lo siguiente:

Observacin contina.
Documentacin o registro de evidencia.
Anlisis peridico.
Toma de decisiones.

Es necesario que los resultados obtenidos por cada gerencia se evalen mensual,
trimestral, anual y quinquenalmente, a fin garantizar el cumplimiento del plan
operativo anual; realizando comparaciones entre perodos anteriores, a fin de
detectar posibles desviaciones e informar a la alta direccin, para que se tomen las
necesarias medidas correctivas.

3. COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS A LA ORGANIZACIN.

La unidad integradora, posterior haber recopilado la informacin proporcionada por
cada gerencia, prepara el respectivo informe de resultados para la alta direccin y los
diferentes gerentes (Ver anexo No. 5), debiendo comunicarse dichos resultados en
reunin segn la calendarizacin establecida (Ver anexo No. 6).

Los gerentes de cada rea funcional, debern tomar la responsabilidad de comunicar
a los empleados bajo su mando los resultados obtenidos por cada gerencia, por lo
que para ello debern de valerse de los siguientes recursos:

Reuniones en su gerencia.
Memorandos
Circulares
Carteleras


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Correos electrnicos.


4. MEJORAMIENTO DE REAS FUNCIONALES.

Con la implementacin del Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin,
se espera lograr el mejoramiento de las reas funcionales de la organizacin, en el
sentido que adems de que se trabaje en equipo dentro de cada gerencia, se logre
una coordinacin e integracin efectiva de cada una de las reas funcionales.

El Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin permitir la integracin de
la organizacin, cuya ejecucin esta basada en el control de gestin por actividades,
desarrollando en los empleados de cada rea funcional nuevas actitudes,
ayudndoles a mejorar sus relaciones con otras reas y donde cada uno de sus
empleados estn encaminados al bienestar comn de la misma.

El que cada una de las reas funcionales se integre, traer consigo los siguientes
resultados:

a) Evitar retrazo de informacin.
b) Evitar repetir procesos.
d) Optimizacin de recursos.
e) Satisfaccin de los clientes por la entrega de productos a tiempo.
g) Gerentes que generen entusiasmo por los resultados que se alcancen en la
organizacin.
h) Recurso humano calificado, motivado y productivo.
i) Mejorar la comunicacin entre gerencias, evitando obstculos en el desarrollo
de su gestin.
j) Mejorar el clima organizacional.
k) La empresa lograr ser ms competitiva.


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l) La alta direccin contar con informe de resultados oportunos as como
recomendaciones para la toma de decisiones.


G. PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
INTEGRADO DE CONTROL DE GESTION.

1. OBJETIVO DE LA IMPLEMENTACIN.

Mejorar la interrelacin entre las reas funcionales de la organizacin a travs de la
integracin y seguimiento al desempeo de cada una de stas, a fin de que se
realice una gestin eficiente.

La importancia de que las empresas confeccionadoras de ropa implementen el
Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin, es con la finalidad de
permitir el desarrollo de los aspectos funcionales y prcticos en la organizacin, los
cuales se mencionan a continuacin:

ASPECTOS FUNCIONALES ASPECTOS PRACTICOS

- Conseguir el cumplimiento de objetivos.
- Ayudar a la toma de decisiones.
- Anticipar problemas futuros.
- Establecer metas e indicadores que
midan la gestin de las diferentes
gerencias.
- Comprobar la efectividad de su
planeacin organizacional.
- Asignar actividades y evaluar su
cumplimiento.


- Evaluar la eficiencia de la funcin del
Sistema Administrativo Integrado de
Control de Gestin.
- Comprobar que el presupuesto contenga
toda la informacin necesaria.
- Elaborar anualmente el plan operativo
anual por cada gerencia.
- Facilitar en los informes de cada rea de
gestin toda la informacin clave para una
adecuada actuacin de los diferentes
responsables y la toma de decisiones.
Obtener informes adecuados para los


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diferentes responsables.




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2. DESARROLLO DEL PLAN DE IMPLEMENTACIN.

2.1 Responsables de la Implementacin del Sistema Administrativo Integrado
de Control de Gestin.

Los responsables de la implementacin del Sistema Administrativo Integrado de
Control de Gestin, sern:

a) La alta direccin.
Adquirir el compromiso de apoyar la implementacin del sistema,
proporcionando los recursos necesarios y nombrando al responsable de la
unidad integradora.

b) La unidad integradora.
Ser quien posea la responsabilidad directa de la implementacin y seguimiento
de la efectividad del sistema.

c) Los gerentes de las reas funcionales.
Sern quienes apoyen la implementacin del sistema, facilitando la informacin
que ste requiera, y hacindola del conocimiento de los empleados bajo su
mando.

2.2 Recursos Necesarios para la Implementacin del Sistema Administrativo
Integrado de Control de Gestin.

Los recursos que se han considerado necesarios para la implementacin del sistema,
son los siguientes:

a) Recursos Financieros
Deber destinar fondos monetarios para la adquisicin de mobiliario y equipo, y
pago de salario al responsable de la unidad integradora, as como reservar dinero


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para incentivos a los empleados de la empresa por el logro de metas, lo cual estar
acorde a la capacidad financiera de cada empresa.

b) Recurso Humano.
El recurso humano requerido para la implementacin del sistema, estar conformado
por: la alta direccin, al responsable de la unidad integradora y los gerentes de las
reas de gestin.

c) Recursos Materiales y Tecnolgicos.
El recurso material y tecnolgico es indispensable para el desarrollo de la
implementacin del sistema, ya que la unidad integradora deber elaborar informes,
mantener controles y realizar presentaciones de la informacin generada por el
sistema. Por lo que es necesario que la empresa posea un software que le permita
elaborar la presentacin de resultados, as como llevar automatizado los informes
que debe elaborar la Unidad Integradora para la presentacin de resultados de cada
una de las reas de gestin.

La empresa para implementar el sistema deber proporcionar lo siguiente:

Un rea o espacio fsico donde se establecer la oficina de la unidad
integradora.
Mobiliario de oficina.
Computadora con acceso a internet e impresor.
Equipo para reuniones y/o presentaciones: can, retroproyector y pizarra.
Material didctico.
Sala de reuniones.

2.3 Acciones a Realizar.

A continuacin se presentan las acciones que debern de realizarse y los
responsables de llevar a cabo la implementacin:


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ACCIONES A REALIZAR RESPONSABLES
Realizar una reunin para analizar los beneficios que se obtendrn
al implementar el sistema.
- Alta Direccin
Realizar una reunin en la cual se dicten los pasos a seguir para el
desarrollo de un Sistema Administrativo Integrado de Control de
Gestin.
- Alta direccin
Identificar a los gerentes encargados de iniciar el proceso. - Alta direccin
Reunirse en un perodo aproximado de un mes, para crear la
estructura de la unidad integradora, donde se definir el rol de la
misma y se plantear el perfil de la persona encargada de dicha
unidad.
- Alta direccin.
- Gerencia Administrativa
Coordinar con los niveles gerenciales la forma de introducir el
sistema dentro de la filosofa empresarial, a travs del
establecimiento de la cultura de control, entre los niveles de la
empresa a fin de unificar y coordinar eficientemente las tareas y
actividades.
- Alta direccin.

Contratar a la persona idnea que estar a cargo de la unidad
integradora.
- Gerencia Administrativa
Convocar a reunin a los gerentes de cada rea, identificados en el
organigrama, con el fin de conocer la incidencia que existen entre
ellas.
- Unidad integradora.
Definir los responsables de llevar a cabo la planeacin estratgica. - Alta direccin.
Realizar el Plan Operativo Anual por gerencia. - Los gerentes de cada
rea funcional.
Evaluar y dar seguimiento a los resultados por reas de gestin, a
travs del Plan Operativo Anual de cada gerencia.
- Unidad integradora.
Recolectar informacin de los resultados obtenidos por reas de
gestin y preparar un informe final que ser presentado a la alta
direccin para la toma de decisiones.
- Unidad integradora.
Comunicar los resultados de la organizacin a la alta direccin y a
los gerentes de cada rea.
- Unidad integradora
Comunicar a los empleados bajo su responsabilidad, sobre el
desempeo de la gestin realizada en su respectiva gerencia.
- Gerentes de cada rea
de gestin.


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2.4 Capacitacin.

Es necesario capacitar a la alta direccin y a los gerentes de cada una de las reas
funcionales de la organizacin, con la finalidad de dar a conocer el funcionamiento
del sistema y la importancia del mismo para la organizacin.

Para llevar a cabo la capacitacin del Sistema Administrativo Integrado de Control de
Gestin, la unidad integradora en conjunto con la Gerencia de Administracin,
debern estipular las fechas en las cuales se impartirn las capacitaciones.

Una vez sea impartida la capacitacin, el instructor deber completar el formulario de
control de asistencia, debidamente firmado por los asistentes, el cual ser entregado
a la Unidad Integradora, con el propsito de llevar un registro del personal asistente.
(Ver anexo No. 7).

As mismo, es indispensable crear programas de capacitacin orientadas a la
concientizacin de los empleados de la importancia de que realicen una buena labor
en cuanto a la integracin de las reas funcionales, ya que es trascendental que
stos adopten el nuevo esquema de trabajo, bajo el cual se regir el Sistema
Administrativo Integrado de Control de Gestin.

2.5 Divulgacin del Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin.

Para garantizar la eficiencia de la implementacin del Sistema Administrativo
Integrado de Control de Gestin, es necesario establecer un proceso de divulgacin
en todos los niveles jerrquicos de la organizacin.

Se debe mantener informado a todo el personal de los cambios que vayan surgiendo
en la empresa con la implementacin del sistema, divulgando los resultados
obtenidos por las diferentes reas.



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2.6 Realimentacin.

A partir de los resultados obtenidos de la implementacin del Sistema Administrativo
Integrado de Control de Gestin, se realizarn las acciones correctivas necesarias,
las cuales sern llevadas a cabo por los responsables de las reas de gestin que se
encuentren obligadas a ejecutarlas, revisando anualmente al inicio de cada perodo,
los componentes del sistema y su desarrollo, para elaborar nuevos enfoques
estratgicos.

2.7 Presupuesto de Inversin para la Implementacin del Sistema
Administrativo Integrado de Control de Gestin.

Para la implementacin del Sistema Administrativo Integrado de Control de Gestin,
es necesario elaborar un presupuesto de inversin, en el que incurrir la
organizacin, pudiendo ser flexible dependiendo de la capacidad financiera que
tenga la empresa.

Dentro del presupuesto, se debern incluir insumos tales como: salario del
responsable de la unidad integradora, mobiliario y equipo, y material didctico,
necesario para desarrollar las actividades descritas en el Sistema Administrativo
Integrado de Control de Gestin.


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PRESUPUESTO DE INVERSIN PARA LA IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO DE CONTROL DE GESTIN
COMPRENDIDO PARA UN PERODO DE SEIS MESES.


CANTIDAD DESCRIPCIN PRECIO UNITARIO TOTAL
1 Salario del encargado de la unidad
integradora
$ 500.00 $ 3,000.00
1 Escritorio Ejecutivo $ 239.00 $ 239.00
1 Silla Ejecutiva $ 55.00 $ 55.00
1 Computadora de escritorio y sus accesorios $ 680.00 $ 680.00
Papelera y tiles $ 100.00 $ 100.00
64 horas
Capacitacin Interna
$ 25.00 $ 1,600.00
1 Valor del Sistema Administrativo Integrado de
Control de Gestin
$ 4,000.00 $ 4,000.00
Sub-Total $ 9,674.00
Gastos Imprevistos (10%) $ 967.40
TOTAL $ 10,641.40

Nota: El presupuesto de inversin estar sujeto a cambios de acuerdo a las necesidades de la empresa.


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2.8. Cronograma de Actividades para la Implementacin del Sistema Administrativo Integrado de Control de
Gestin.

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
No. ACTIVIDADES A REALIZAR RESPONSABLES
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Preparacin y presentacin del Sistema
Administrativo Integrado de Control de Gestin

Equipo que elabor la propuesta

2
Revisin del Sistema Administrativo Integrado
de Control de Gestin
Alta direccin



3
Autorizacin del Sistema Administrativo
Integrado de Control de Gestin
Alta direccin



4
Adquirir los recursos necesarios a utilizar
para la implementacin del sistema
Unidad Integradora y
Depto. de compras



5 Implementacin Unidad Integradora



6 Divulgacin
Unidad Integradora y
Depto. de Recursos Humanos



7 Capacitacin
Depto. de Recursos Humanos
Depto. de Capacitacin



8 Evaluacin del sistema
Alta direccin y Unidad
Integradora



9 Realimentacin Unidad Integradora





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