Caracterización de Procesos

INSTRUCTIVO
CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE COMPRAS

Pgina: 1/1

Cdigo: IN-AD-006

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Coordinador de Calidad
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia

Controlado y Distribuido:

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PROCESO: Gestin de Compras RESPONSABLE: Gerente Gral.
OBJETIVO: Obtener todos los elementos necesarios para llevar a cabo los procesos que involucren el
SGC.
ALCANCE: Todos los insumos y materias primas adquiridas y cotizadas por MONTEVITAL LTDA
P
L
A
N
E
A
R

PROVEEDOR: Proveedores, clientes,
Gerente Gral., gestin financiera, junta de
socios, gestin de mantenimiento, gestin
gerencial, gestin de calidad, gestin de
recursos.
CLIENTE: Proveedores, clientes, Gerente Gral., gestin
financiera, junta de socios, gestin de mantenimiento,
gestin gerencial, gestin de calidad, gestin de recursos.
ENTRADAS: Requisitos del producto,
presupuesto disponible, recursos
disponibles, necesidad de compras, estudio
de proveedores.
SALIDAS: Solicitud de compras, presupuesto aprobado,
proveedor asignado, orden de compra, catalogo de
productos, utilizacin de recursos, flujo de caja.
H
A
C
E
R

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Evaluacin de proveedores, facturas de compra, solicitud de compras,
registros de aceptacin de la materia prima.
VARIABLES: tiempo de entrega, calidad del
producto, costos.

INSPECCION/CONTROLES: : evaluacin de proveedores y
calidad de sus productos
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F
I
C
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R

INDICADORES: aumento en la demanda del producto.
A
C
T
U
A
R

ACTIVIDADES: Realizar pedidos, visitar a los proveedores, registrar los proveedores posibles, verificacin
de materia prima adquirida

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN DE LA CALIDAD
Pagina: 1/1

Cdigo: IN-OT-007

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


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PROCESO: Gestin de la Calidad RESPONSABLE: Coordinador de Calidad
OBJETIVO: Controlar todos los procesos del S.G.C cumpliendo con los requisitos establecidos por
MONTEVITAL LTDA.
ALCANCE: Todos los procesos involucrados con el S.G.C.
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PROVEEDOR: Cliente, Auditores,
coordinador de calidad, Gerente Gral.,
gestin de produccin, gestin financiera,
gestin de mantenimiento, gestin
gerencial, gestin de recursos, gestin de
compras.
CLIENTE: Cliente, Auditores, coordinador de calidad,
Gerente Gral., gestin de produccin, gestin financiera,
gestin de mantenimiento, gestin gerencial, gestin de
recursos, gestin de compras.
ENTRADAS: Polticas y objetivos de calidad,
solicitud de modificacin de la
documentacin, registros de calidad de
todos los procesos, informe de auditorias,
reporte de producto no conforme,
requisitos del producto, requisitos del SGC,
reporte de acciones correctivas y
preventivas.
SALIDAS: Seguimientos de los procesos, disposicin del
producto no conforme, cambio en los requisitos del
producto, polticas y objetivos de calidad, cambios en la
documentacin, creacin de nuevos documentos.
H
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C
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DOCUMENTOS Y REGISTROS: Procedimientos documentados de: control de documentos, control de
registros, control del producto no conforme, acciones correctivas y preventivas y auditorias internas,
registros de calidad que soporten estos procedimientos.
VARIABLES: Calidad del producto, objetivos
de la calidad, cliente.

INSPECCION/CONTROLES: Auditorias de calidad.
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INDICADORES: NO conformidades cerradas, mejoras en el SGC, acciones preventivas y correctivas
cerradas, auditorias cerradas.
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ACTIVIDADES: Elaboracin de documentacin necesaria, disposicin del producto no conforme,
programas auditorias internas, tomar acciones correctivas y preventivas, comunicar los cambios.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS
Pagina: 1/1

Cdigo: IN-OT-002

Versin: 00

Fecha: 08/2010

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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PROCESO: Gestin de recursos RESPONSABLE: Gerente Gral.
OBJETIVO: Gestionar los recursos necesarios para el optimo desarrollo de las actividades para el
cumplimiento de los requisitos establecido por MONTEVITAL LTDA
ALCANCE: Todo los departamentos y reas de MONTEVITAL LTDA.
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PROVEEDOR: Gerente Gral., junta de socios,
gestin financiera, gestin de
mantenimiento, gestin gerencial, gestin
de calidad, gestin de recursos.
CLIENTE: Gerente Gral., junta de socios, gestin
financiera, gestin de mantenimiento, gestin gerencial,
gestin de calidad, gestin de recursos.
ENTRADAS: Requisitos del SGC, requisitos
del producto, mantenimiento de equipos,
infraestructura, informacin financiera,
presupuestos, inventarios.
SALIDAS: Recursos disponibles, presupuestos aprobados,
control de los recursos, capacitaciones, definicin de
presupuestos.
H
A
C
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R

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Registros de compras, registro solicitud de recursos.
VARIABLES: costos de los recursos
necesarios.

INSPECCION/CONTROLES: control de recursos, control de
presupuestos aprobados, inventarios
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INDICADORES: liquidez, deudas.
A
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ACTIVIDADES: Gestionar y proporcionar los recursos.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN FINANCIERA
Pagina: 1/1

Cdigo: IN-CT-003

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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PROCESO: Gestin financiera RESPONSABLE: Gerente Gral.
OBJETIVO: Suministrar la informacin correspondiente a todos los movimientos financieras de forma
legal siguiendo las normas legales vigentes.
ALCANCE: Todos los procesos de la empresa (administrativos, comerciales y produccin).
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PROVEEDOR: Gerente Gral., junta de socios,
contador publico, entidades financieras,
proveedores, gestin financiera, gestin de
CLIENTE: Gerente Gral., junta de socios, contador
publico, entidades financieras, proveedores, gestin
financiera, gestin de mantenimiento, gestin
gerencial, gestin de calidad, gestin de recursos.
ENTRADAS: Informes de balances
financieros, estados de pagos, crditos,
deudas, recursos, inversiones, cotizaciones,
informes de produccin, presupuestos.
SALIDAS: Pagos a proveedores, aprobacin de
presupuestos, pagos jurdicos, flujo de caja,
descuentos, costos.
H
A
C
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R

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Facturas de compra y venta, recibos, registros de la DIAN,
comprobantes de pago, solicitudes de presupuesto.
VARIABLES: movimientos financieros

INSPECCION/CONTROLES: Estados financieros,
indicadores financieros, calendario tributario
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INDICADORES: Estados financieros, costos, inversiones.
A
C
T
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ACTIVIDADES: Distribuir el dinero de caja, revisar costos, evaluar inversiones.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIN DEL PROCESOS DE GESTIN GERENCIAL
Pagina: 1/1

Cdigo: IN-AD-0005

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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PROCESO: Gerencial RESPONSABLE: Gerente Gral.
OBJETIVO: Establecer las polticas, y objetivos de calidad, estrategias, compromisos adquiridos con la
empresa MONTEVITAL LTDA
ALCANCE: Todos los procesos involucrados con el S.G.C
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PROVEEDOR: Gerente Gral., proveedores,
clientes junta de socios, responsables de los
procesos, jefe de rea, auditores, gestin de
recursos, gestin de mantenimiento,
gestin de compras, gestin financiera,
gestin gerencial.
CLIENTE: Gerente Gral., proveedores, clientes junta de
socios, responsables de los procesos, jefe de rea,
auditores, gestin de recursos, gestin de
mantenimiento, gestin de compras, gestin
financiera, gestin gerencial.
ENTRADAS: Requisitos del producto,
polticas y objetivos de calidad, quejas y
reclamos, recursos disponibles, informes de
auditorias, notificaciones externas, informes
financieros, informes de gestin, revisiones
por la direccin.
SALIDAS: Capacitaciones al personal, comunicados de
cambios en estrategias de gestin, polticas y objetivos
de calidad, planes de mejora, aprobacin de
presupuestos, solicitud de cambio de la
documentacin, creacin de documentos, seguimiento
de procesos.
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DOCUEMENTOS Y REGISTROS: registros de revisin por la alta direccin, polticas y objetivos
documentados, manual de calidad, procedimiento control de documentos, procedimiento control de
registros, registros de quejas y reclamos, informes de auditorias, encuesta satisfaccin del cliente,
procedimiento acciones correctivas y preventivas.
VARIABLES: Objetivos de calidad.

INSPECCION/CONTROLES: Auditorias de calidad
programadas, revisiones por la alta direccin.
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INDICADORES: Disminucin en quejas y reclamos, aumento en la demanda, rentabilidad, aumento de
solicitud de materia prima, efectividad de acciones tomadas, estabilidad en los sistemas.
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C
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R

ACTIVIDADES: Comunicacin al personal y a los clientes los cambios de estrategias de gestin,
revisiones al sistema de gestin de la calidad (auditorias), elaborar planes de para la mejora de los
procesos. Aprobacin de presupuestos, crear cultura de calidad con capacitaciones.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE
MANTENIMIENTO
Pagina: 1/1

Cdigo: IN-MT-001

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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PROCESO: Gestin de mantenimiento RESPONSABLE: Jefe de Mantenimiento
OBJETIVO: Programar, ejecutar y verificar planes de mantenimiento del patrimonio de la empresa.
ALCANCE: Todas las acciones de mantenimiento adoptadas y realizadas por al empresa
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PROVEEDOR: Conserje, Gerente Gral., jefe
de mantenimiento, operarios, gestin
financiera, gestin de mantenimiento,
gestin gerencial, gestin de calidad, gestin
de recursos.
CLIENTE: Conserje, Gerente Gral., jefe de
mantenimiento, operarios, gestin financiera, gestin
de mantenimiento, gestin gerencial, gestin de
calidad, gestin de recursos.
ENTRADAS: Plan de mantenimiento
preventivo, informe de estados de los
equipos, revisiones peridicas.
SALIDAS: Actualizacin de planes de mantenimiento
preventivo, equipos en funcionamiento, acciones
correctivas y preventivas tomadas, solicitud de cambio
de piezas, innovacin de inmuebles.
H
A
C
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R

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Procedimiento control de acciones correctivas y preventivas, registros
de revisin de equipos, instructivos, inventarios.
VARIABLES: capacidad de produccin,
eficiencia de la maquina, producto,
ambiente de trabajo.

INSPECCION/CONTROLES: controles de calidad del
producto, buena disposicin del producto terminado
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INDICADORES: normalizacin en costos de produccin, ambiente de trabajo, acciones correctivas y
preventivas cerradas, disposicin de recursos al momento su utilizacin
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ACTIVIDADES: programar planes de mantenimiento preventivo, comunicacin interna, revisin por
parte del operario encargado, limpieza de los inmuebles de la empresa, cambio de partes defectuosas
del la infraestructura y bienes de la empresa.

INSTRUCTIVO

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE
PRODUCCION
Pagina: 1/1

Cdigo: IN-PS-0004

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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PROCESO: Gestin de produccin RESPONSABLE: Jefe de Planta
OBJETIVO: Elaborar y obtener productos segn los requisitos establecidos por el cliente.
ALCANCE: Todos los procesos que involucre la elaboracin del producto.
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PROVEEDOR: Proveedores, clientes,
Gerente Gral., gestin financiera, gestin de
CLIENTE: Proveedores, clientes, Gerente Gral., gestin
financiera, gestin de mantenimiento, gestin
gerencial, gestin de calidad, gestin de recursos.
ENTRADAS: Requisitos del producto, quejas
y reclamos, disposicin de recursos,
requisitos del SGC, informe de revisin de
los equipos de produccin, plan de
produccin, solicitud de materia prima.
SALIDAS: Informes de produccin, reporte del producto
no conforme, acciones correctivas y preventivas,
adecuaciones en produccin, producto terminado
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A
C
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R

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Procedimiento control de producto no conforme, registros de
produccin, instructivos.
VARIABLES: capacidad de produccin,
tiempo de produccin, costos, producto no
conforme.

INSPECCION/CONTROLES: : controles de calidad del
producto, buena disposicin del producto terminado
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INDICADORES: disminucin en el producto no conforme, eficacia y eficiencia en la produccin.
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C
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ACTIVIDADES: programar produccin, verificacin de la correcta produccin del producto, disposicin
del producto no conforme, comunicacin interna.

FORMATO/PLANTILLA

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
Pagina: 1/2
Cdigo: MOD-PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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CODIGO DOCUMENTO REVISION FECHA DE
EDICION
# COPIAS CONTROLADAS UBICACION
DE ORIGEN INTERNO
PR PROCEDIMIENTO
PR-CDC-0001 CONTROL DE DOCUMENTOS 00 /
PR-CRC-0002 CONTROL DE REGISTROS 00 /
PR-AIC-0003 AUDITORIAS INTERNAS 00 /
PR-ACPC-0004 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 00 /
PR-CPNC-0005 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 00 /
M MANUALES
M-MC-0001 MANUAL DE CALIDAD 00 /
M-MF-0003 MANUAL DE FUNCIONES 00 /

MOD FORMATO/PLANTILLA
MOD-PR-CRC-0001 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 00 /
MOD-PR-CDC-0002 SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION 00 /
MOD-PR-CDC-0003 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS 00 /
MOD-PR-CDC-0004 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS EXTERNOS 00 /
MOD-PR-AIC-0001 SOLICITUD DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD 00 /
MOD-PR-AIC-0002 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /
MOD-PR-AIC-0003 LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 00 /
MOD-PR-AIC-0004 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /
MOD-PR-AIC-0005 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /
MOD-PR-AIC-0006 INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 00 /
MOD-PR-AIC-0007 PLAN DE MEJORAMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE
CALIDAD
00 /
MOD-PR-AIC-0008 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 00 /

FORMATO/PLANTILLA

Pagina: 2/2
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

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Revisado por:

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Comit de Calidad
Aprobado por:

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Gerencia


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MOD-PR-ACPC-
0001
SOLICITUD DE ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS 00 /
MOD-PR-ACPC-
0002
LISTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 00 /
MOD-PR-CPNC-
0001
REPORTE DE PRODUCTO NO CONFORME 00 /

IN INSTRUCTIVOS
IN-MT-0001 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN DE
MANTENIMIENTO
00
IN-OT-0002 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS 00
IN-CT-0003 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN FINANCIERA 00
IN-PS-0004 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN DE PRODUCCION 00
IN-AD-0005 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN GERENCIAL 00
IN-AD-0006 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN DE COMPRAS 00
IN-OT-0007 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD 00

PL PLANOS
PL-FPDP-001 PLANO FLUJO DE PERSONAL Y DISTRIBUCION DE LA PLANTA

DE ORIGEN EXTERNO

PLANOS

FLUJO DE PERSONAL Y DISTRIBUCION DE LA PLANTA
Pgina: 1/1

Cdigo: PL-FPDP-001

Versin: 00

Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Coordinador de calidad
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerente


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MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 0/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

MONTEVITAL LTDA
MANUAL DE FUNCIONES

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 1/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pg.
1. OBJETIVO........................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE ......................................................................................................................................... 2
3. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................................... 2
4. REFERENCIAS................................................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES.................................................................................................................................. 2
6. DESCRIPCION DE CARGOS ............................................................................................................... 3
6.1 GERENTE GENERAL.................................................................................................................. 3
6.2 CONTADOR PUBLICO............................................................................................................... 4
6.3 AUXILIAR CONTABLE ............................................................................................................... 5
6.4 SECRETARIA............................................................................................................................. 6
6.5 OPERARIO................................................................................................................................ 7
6.6 VENDEDOR.............................................................................................................................. 8
6.7 CONDUCTOR............................................................................................................................ 9
6.8 CONSERJE .............................................................................................................................. 10
6.9 MANTENIMIENTO.................................................................................................................. 11
6.10 JEFE DE PLANTA..................................................................................................................... 11
7. REGISTROS .................................................................................................................................... 12
8. ANEXOS......................................................................................................................................... 12

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 2/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

El presente manual de funciones tiene como objetivo dar los lineamientos necesarios para el
desempeo eficiente de cada uno de los integrantes de los procesos que involucra el Sistema de Gestin
de la Calidad de MONTEVITAL LTDA, definiendo responsabilidades y funciones dentro de la misma.

2. ALCANCE

El presente manual se extiende a todo el personal, sus funciones y responsabilidades en cada rea y
proceso del Sistema de Gestin de la Calidad de MONTEVITAL.

3. RESPONSABILIDADES

Los Jefes de cada rea son los encargados de comunicar el contenido de este Manual de Funciones al
personal bajo su supervisin, estableciendo una relacin de coordinacin permanente de comunicacin
con l propsito de que cada persona que ocupe un cargo, tenga pleno conocimiento de las funciones
que cumple de lo que ello significa en la obtencin de los objetivos de calidad establecidos de
MONTEVITAL LTDA.

4. REFERENCIAS

Listado Maestro de Documentos, MOD-PR-CRC-0001.

5. DEFINICIONES

Manual de Funciones: Documento similar al Manual de Organizacin. Contiene informacin
vlida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organizacin.

Cargo: Es el conjunto de todas las obligaciones que debe realizar un trabajador. Un cargo puede
consistir en varias tareas, como archivar, pagar cuentas, registrar, etc.

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 3/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

6. DESCRIPCION DE CARGOS

6.1 GERENTE GENERAL
6.1.1 Identificacin del cargo

Nombre del cargo: Gerente General
Cdigo del cargo: MF-AD-001
Numero de personas en el cargo: 1
Cargo del jefe inmediato: Junta de Socios
Numero de Cargos subordinados directamente: 3
Nivel del cargo: Administrativa

6.1.2 Misin
El Gerente General de MONTEVITAL LTDA acta como representante legal de la empresa, fija las
polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parmetros fijados por la casa matriz. Es
responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional,
dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos
ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin. Acta como soporte de la organizacin a
nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as como con
conocimientos del rea tcnica y de aplicacin de nuestros productos y servicios. Es la imagen de la
empresa en el mbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la
organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel
internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado con base a los productos y servicios
que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.
6.1.3 Funciones
Sus principales funciones son:
Liderar el proceso de planeacin estratgica de la empresa, determinando los factores
crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa.
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias
desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo.

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 4/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor
cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el
desarrollo de los planes de accin.
Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional.
Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar
sus capacidades.
Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias
determinados.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos
organizacionales.
Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares
de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).
Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el
fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeo de la
empresa.
Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologas o materias
primas, insumos y productos ms adecuados.
Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.
Se encarga de la contratacin y despido de personal.
Est autorizado a firmar los cheques de la compaa, sin lmite de monto.
Cualquier transaccin financiera mayor como obtencin de prstamos, cartas de crdito,
asignacin de crditos a clientes, etc. deben contar con su aprobacin.

6.1.4 Especificaciones del cargo

Educacin: Ingeniero industrial o comercial, administrador de empresas.
Experiencia: 3 aos en el rea comercial y administrativa.

6.2 CONTADOR PUBLICO

Nombre del cargo: Contador publico

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 5/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Cargo del jefe inmediato: Gerente General
Nivel del cargo: Contable

6.2.2 Misin
Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia.
6.2.3 Funciones
Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos.
Instalar el Software para el reporte de los estados financieros.
Preparar la informacin financiera para ser presentada a la Junta de socios y al gerente general.
Alimentar los mdulos del software que se requieran para obtener informacin estadstica o de
otra ndole, en forma oportuna y veraz.
Preparar comprobantes de Depreciacin.
Velar porque las notas contables y ajustes con asociados estn debidamente soportados y
contabilizados.
Revisar los recibos de caja y comprobantes de pago.
Ordenar medidas necesarias para hacer arreglos tcnicos que se requieran hacer al Software de
la empresa, a fin de poder ejecutar correctamente el servicio contratado.
Las dems inherentes a su condicin de contador pblico.


Educacin: Titulo de contador publico con tarjeta profesional.
Experiencia: 2 aos de experiencia empresarial.

6.3 AUXILIAR CONTABLE

Nombre del cargo: Auxiliar contable
Cargo del jefe inmediato: Contador pblico

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 6/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Nivel del cargo: Contable

6.3.2 Misin
Registrar todos los movimientos financieros de la empresa y mantener sus soportes.
6.3.3 Funciones
Elaborar los Estados Financieros.
Brindar seguimiento y asistencia en la programacin del presupuesto de la empresa.
Elaborar informes de ejecucin presupuestaria y reprogramaciones del presupuesto.
Verificar y consolidar los saldos contables.
Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los documentos soporte y las
autorizaciones respectivas.
Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones.
Elaborar conciliaciones bancarias.
Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciacin.
Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.
Elaborar informes peridicos sobre el comportamiento contable financiero y presupuestario.
Verificar que los gastos presentados, originados por compras y servicios cuenten con la
respectiva asignacin presupuestaria, previa comprobacin de la disponibilidad de recursos.
Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por el Contador


Educacin: Auxiliar contable sistematizado, tcnico contable.
Experiencia: de uno (1) a dos (2) aos desempeando el mismo cargo.

6.4 SECRETARIA

Nombre del cargo: Secretaria
Cargo del jefe inmediato: Contador publico
Cargo de los subordinados directos: 2

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 7/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Nivel del cargo: Administrativo

6.4.2 Misin
Colaborar con el contador pblico, Gerente general y con las dems reas de la empresa, sirviendo
como apoyo para mejor desempeo de las reas y de su personal.
6.4.3 Funciones
Coordinar eventos sociales
Coordinar la distribucin del producto
Recibir y enviar la materia prima, pedidos y/o otros.
Servir al cliente
Atender las quejas y reclamos
Comunicarse con los clientes y proveedores en caso de ser necesario
Atender los telfonos de la empresa
Registrar los pedidos y solicitudes
Mantener actualizado la base de datos de la empresa (proveedores, clientes, etc.)
Elaborar los trabajos de digitacin
Coordinar la correspondencia interna y externa
Servir como fuente de informacin para la empresa
La dems inherente a su condicin de conductor

Formacin: Secretariado tcnico o profesional
Experiencia: un ao desempeando el mismo cargo

6.5 OPERARIO

Nombre del cargo: Operario
Cdigo del cargo: MF-PROD-002
Cargo del jefe inmediato: Jefe de planta

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONES
Pagina: 8/12
Cdigo: M-MF--0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Nivel del cargo: Tcnico

6.5.2 Misin
Desempear labores de produccin y apoyo en labores de limpieza y desinfeccin en esta rea.
6.5.3 Funciones
Mantenimiento sanitario
Reportar daos o irregularidades en los productos y sus constituyentes
Cumplir obligaciones de aseguramiento de calidad
Recibir y revisar los materiales para la produccin
Cuidar los equipos utilizados en produccin
Operar eficientemente las maquinas o herramientas; vigilar y controlar el cumplimiento de las
normas de calidad en la produccin.
Elaborar los productos que se van a comercializar en la empresa.
Apoyar las labores de mantenimiento preventivas de las maquinas
La dems inherentes a su condicin de conductor


Formacin: Bachiller
Experiencia: Un ao desempeando labores similares

6.6 VENDEDOR

Nombre del cargo: Vendedor
Cdigo del cargo: MF-COM-001
Cargo del jefe inmediato: Secretaria
Nivel del cargo: Comercial

6.6.2 Misin
Ofrecer y vender los productos y todas sus presentaciones a los clientes brindndole satisfaccin al
cliente.

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6.6.3 Funciones
Ofrecer los productos a los clientes
Llevar los pedidos al lugar de domicilio del cliente
Elaborar las solicitudes de los clientes
Solucionar inquietudes de los clientes
Revisar los pedidos antes de la distribucin
Informar a la empresa a cerca de las novedades, dificultades y cambios ocasionada por el
cliente.
Entregar correspondencia
Realizar pagos
La dems inherentes a su condicin de vendedor


Formacin: Conocimiento en ventas y promocin del producto, bachiller.
Experiencias: un ao o seis meses desempeando labores similares

6.7 CONDUCTOR

Nombre del cargo: Conductor
Cdigo del cargo: MF-COM-002
Cargo del jefe inmediato: Secretaria
Nivel del cargo: Comercial

6.7.2 Misin
Transportar los pedidos a gran escala hacia y fuera de la empresa
6.7.3 Funciones
Entregar los pedidos
Recoger los pedidos hechos por la empresa
Transportar la materia prima desde la oficina hasta la planta
Transportar el producto terminado desde la planta hasta los puntos de venta autorizados

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Velar por el buen estado del material transportado
Tener un buen usar por el vehculo de la empresa
La dems inherentes a su condicin de conductor


Formacin: Bachiller.
Experiencia: Un ao desempeando labores similares

6.8 CONSERJE

Nombre del cargo: Conserje
Cdigo del cargo: MF-TEC-002

6.8.2 Misin
Servir de apoyo en todas las necesidades de los empleados de la empresa
6.8.3 Funciones
Propiciar la seguridad de la instalaciones de la empresa
Abrir la oficinas y hacerles limpieza
Realizar limpieza de todo la empresa
Ordenar papeles y dems cosas que contaminen la visual del cliente y de los empleados
Brindar apoyo descargando y cargando material
Realizar cualquier otra actividad que sea solicitado por Gerencia
Comunicar anomalas en las instalaciones de la empresa


Formacin: Bachiller
Experiencia: No especifica.

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6.9 MANTENIMIENTO

Nombre del cargo: Mantenimiento
Cdigo del cargo: MF-TEC-003
Cargo del jefe inmediato: Jefe de Planta

6.9.2 Misin
Velar por todos los equipos, instalaciones y recursos en perfecto estado.
6.9.3 Funciones
Mantener, reparar y revisar los equipos e instalaciones
Generacin y distribucin de los servicios elctricos, agua, gas, etc.
Instalar equipos e instalaciones adquiridos por la empresa
Desarrollar programas de mantenimiento preventivo y programado
Asesorar en la compra de nuevos equipos
Hacer pedidos de repuestos y herramientas
Controlar y asegurar el inventario de repuestos y suministros
Mantener los equipos de seguridad y dems sistemas de proteccin
La dems inherentes a su condicin

Formacin: Tener conocimiento tcnico en elctrica, mecnica de maquinas e instalaciones varias.
Experiencia: dos aos desempeando labores similares.
6.10 JEFE DE PLANTA

Nombre del cargo: Jefe de planta
Cdigo del cargo: MF-TECN-001

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Nivel del cargo: tecnlogo

6.10.2 Misin
Velar por todos los procesos que intervengan en la produccin del producto, controlndolos y tomando
las acciones pertinentes.
6.10.3 Funciones
Realizar cronograma de produccin
Coordinar planes de mantenimiento y limpieza
Llevar registros de produccin
Llevar registros de las entradas y salidas de los suministros y del producto.
Seguimiento y verificacin de todo el sistema de calidad
Toma muestras para su respectivo anlisis
Hace control de calidad
Supervisa los operarios y sus funciones
Informa a la Gerencia sobre cambios, irregularidades y sugerencias

Formacin: tecnlogo qumico, industrial.
Experiencia: 3 aos desempeando labores similares

7. REGISTROS
No aplica

8. ANEXOS

No aplica

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Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

MONTEVITAL LTDA
MANUAL DE CALIDAD

NTC-ISO 9001:2008
Sistema de Gestin de la Calidad
Requisitos

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Tabla de Contenido

pg.
1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACION..................................................................................... 3
1.1. INTRODUCCION................................................................................................................. 3
1.2. DESCRIPCIN DEL PRODUCTO........................................................................................... 4
1.3. CONTROL DE CALIDAD DEL PRODUCTO............................................................................. 6
1.4. DESARROLLO DE LA EMPRESA........................................................................................... 7
1.5. MISION DE MONTEVITAL LTDA.......................................................................................... 8
1.6. VISION DE MONTEVITAL LTDA........................................................................................... 8
1.7. ORGANIGRAMA................................................................................................................. 9
2. PRESENTACION DEL MANUAL DE CALIDAD............................................................................... 9
2.1. OBJETIVO......................................................................................................................... 10
2.2. ALCANCE.......................................................................................................................... 10
2.3. RESPONSABILIDADES....................................................................................................... 10
2.4. DEFINICIONES.................................................................................................................. 11
2.5. REQUISITOS DEL MANUAL DE CALIDAD........................................................................... 12
2.5.2 EXCLUSIONES DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008........................................................ 12
3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION .................................................................................. 14
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD..................................................................................... 15
4.1. REQUISITOS GENERALES.................................................................................................. 15
4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION............................................................................. 15
5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION.................................................................................. 17
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION .................................................................................... 17
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE ...................................................................................................... 17
5.3. POLITICA DE CALIDAD...................................................................................................... 17

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5.4. PLANIFICACION ............................................................................................................... 18
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION....................................................... 18
6. GESTIN DE LOS RECURSOS.................................................................................................... 21
6.1. PROVISION DE LOS RECURSOS......................................................................................... 21
6.2. RECUSROS HUMANOS..................................................................................................... 21
6.3. INFRAESTRUCTURA ......................................................................................................... 22
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO................................................................................................... 22
7. REALIZACION DEL PRODUCTO................................................................................................. 22
7.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO...................................................... 22
7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ................................................................... 23
7.3. DISEO Y DESARROLLO................................................................................................... 24
7.4. COMPRAS........................................................................................................................ 24
7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO.................................................................... 26
7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUMIENTO Y DE MEDICION........................................ 28
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJRA ................................................................................................ 29
8.1. GENERALIDADES.............................................................................................................. 29
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION............................................................................................. 29
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ..................................................................... 31
8.4. ANALISIS DE DATOS......................................................................................................... 31
8.5. MEJORA........................................................................................................................... 31
9. REGISTROS .............................................................................................................................. 32
10. ANEXOS............................................................................................................................... 32

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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACION

1.1. INTRODUCCION
La Empresa est constituida bajo el modelo de Sociedad Limitada, con Registro Sanitario INVIMA
RSAH19I4301, para fabricar y vender el producto agua de manantial, apta para el consumo humano y
agua saborizada con sabor a: Mandarina, naranja, lulo, mora, limn, tamarindo, etc.
Pgina web: www.aguamontevital.com
Email: monte_vital_ltda@hotmail.com
Calle 15 1N-29 B/El Prado Telefax: 2146639 Cartago (Valle del Cauca).
QUINES SOMOS?
Somos una Empresa Colombiana, dedicada a embotellar y comercializar agua 100% natural, obtenida
directamente de sus fuentes naturales, potabilizada sin ningn tratamiento qumico que altere sus
propiedades de agua natural. Montevital Ltda. se cre en Mayo de 2005 por Empresarios Vallecaucanos,
la Planta Productora est localizada en los Andes Colombianos, exactamente en la Cordillera Occidental,
a 1.700 m de altura sobre el nivel del mar, en el Corregimiento La Diamantina del Municipio de
Ansermanuevo Valle del Cauca.

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1.2. DESCRIPCIN DEL PRODUCTO
El agua Montevital es 100% natural, ya que en su proceso de embotellamiento no requiere de ningn
tipo de tratamiento qumico que pudiera alterar sus propiedades. El tratamiento del agua se realiza
fsicamente, a travs de filtros distribuidos a lo largo de la red de circulacin desde el manantial hasta la
planta embotelladora, estos filtros tienen la labor de retener toda clase de partculas que vienen en el
agua desde su origen subterrneo y que van desde el orden de 1 cm, a una micra de dimetro, el ltimo
filtro se encuentra situado en la etapa final del proceso de filtracin de la luz ultravioleta y su tarea es la
de eliminar fsicamente, toda clase de agentes patgenos dainos para la salud, sin alterar las
propiedades del agua.

El agua Montevital es un alimento, ya que por ser de origen subterrneo, en su trayecto y contacto con
el subsuelo, se convierte en una solucin o mezcla de iones minerales y de gases disueltos,
aportndonos una gran variedad de nutrientes.
En la tabla No. 1 se muestra la composicin qumica final del producto procesado y listo para ser
comercializado.

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Tabla No. 1 Ficha Tcnica del Producto
NOMBRE DEL PRODUCTO
Agua de Manantial 100% Natural marca
Montevital.
DESCRIPCIN FSICA
Agua de origen subterrneo sometida a procesos
de filtracin y micro-filtracin y esterilizada
mediante luz ultravioleta, que no contiene
ningn tipo de tratamiento qumico, embotellada
en botellas PET y bolsa de polietileno de alta
densidad .
PROCEDENCIA Agua de origen subterrneo.
VIDA TIL ESPERADA
En botellas PET en condiciones adecuadas de
almacenamiento 8 meses. En bolsa de polietileno
2 meses. En botelln de PET 2 meses.
FORMAS DE CONSUMO Y CONSUMIDORES
POTENCIALES
Para tomar en bebida y preparacin de
alimentos, para toda la poblacin en general.
CONDICIONES DE MANEJO Y CONSERVACIN
Despus de destapado el producto consumir en
el menor tiempo posible. Conservar a
temperatura entre 4
o
C y 30
o
C, bajo condiciones
sanitarias adecuadas. No someter a cambios
bruscos de temperatura.
CALCIO 8.00
MAGNESIO 4.2
SODIO 2.6
POTASIO 0.30
HIERRO 0.06
FSFORO 0.01
BICARBONATOS 28.0
CARBONATOS 30.0
pH 6.08
CLORUROS 8.0
NITRATOS 0.2
OXGENO DISUELTO 6.0
COLIFORMES TOTALES 0 UFC/g
CUALIDADES FISICOQUMICAS Y
MICROBIOLGICAS
COLIFORMES FECALES(E. 0 UFC/g
CARACTERSTICAS SENSORIALES
Color: transparente translcido, Olor: inodoro,
no debe oler a ptrido.
PRESENTACIN
Botellas PET de 450 y 600 mL; Bolsa de 350 mL y
Botelln de 20 L.

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El producto esta compuesto de agua manantial de montaa embazada en botella PET, en pacas de 24
unidades, en presentaciones de 300 mL, 500 mL, 600 mL, Litro y botelln de 20 L.

Algunas presentaciones del producto se muestran a continuacin:

1.3. CONTROL DE CALIDAD DEL PRODUCTO
El agua por considerarse un alimento, tienen que ceirse a exigentes procesos de control de calidad,
segn el Decreto 3075, norma que regula dicha industria. Por lo cual Montevital Ltda., utiliza los
servicios de Laboratorios de la Universidad Tecnolgica de Pereira UTP y Aliscca con Calidad, tambin de
Pereira. Contamos adems con la documentacin e implementacin del Proceso de Limpieza y
Desinfeccin, y el Plan de Mantenimiento.
Para el agua Montevital se realizan inspecciones permanentes en cada produccin, clasificadas por
nmero de lote y efectundoles anlisis fsico-qumico y microbiolgico, certificando una excelente
calidad, cumpliendo de esta manera con el Plan Saneamiento Preventivo, desde las fuentes hdricas
hasta el almacenamiento del producto terminado.

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1.4. DESARROLLO DE LA EMPRESA
La Sociedad Montevital se encuentra finalizando la construccin de una nueva y amplia Planta
Embotelladora de 500 m
2
, la cual cuenta con su propio laboratorio, oficina, rea de producto terminado,
rea de bodega, zona de carga y descarga, rea de produccin, cuarto de mquinas, planta propia de
energa, entre otros.

Con esta nueva y moderna Planta lograremos la certificacin ISO 9001, permitindonos atender la
demanda del mercado internacional, el cual exige agua 100% natural. Montevital Ltda. ha participado de
3 Macroruedas internacionales de negocios promovidas por Proexport Colombia, realizadas en Mxico,
Cartagena y Medelln, agendamos con inversionistas y comerciantes extranjeros, los cuales, despus de
obtener muestras de nuestra agua ya han realizado pedidos de varios contenedores mensuales.
Laboratorio rea de Produccin

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Vista Posterior

1.5. MISION DE MONTEVITAL LTDA
MONTEVITAL LTDA, est dedicada a la produccin y comercializacin de agua 100 % natural dando a
conocer la calidad y los beneficios del consumo de sus productos, impulsa el progreso del pas y de su
entorno, genera empleo, brinda capacitacin a sus empleados y a sus familias.

1.6. VISION DE MONTEVITAL LTDA
Para el ao 2012, MONTEVITAL LTDA, ser reconocida nacional e internacionalmente, como una
empresa lder en la produccin y comercializacin de agua 100% natural, envasada en variadas y
atractivas presentaciones, con altos estndares de calidad, para un mercado exigente, ofreciendo
alternativas de productos derivados del agua.

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1.7. ORGANIGRAMA

2. PRESENTACION DEL MANUAL DE CALIDAD
El manual de calidad es fundamental para la implantacin y mantenimiento del sistema de calidad, est
apoyado en los procedimientos documentados del Sistema de Calidad, los cuales estn determinados
por la norma NTC-ISO 9001:2008, sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.
En este manual de calidad se presenta la jerarqua del sistema de documentacin, polticas y objetivos
de calidad, referencias de los procedimientos, la descripcin de la interaccin entre los procesos y todos
los documentos que sirvan de soporte para el Sistema de Gestin de la Calidad de MONTEVITAL LTDA.
COMIT DE
CALIDAD

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2.1. OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo describir la estructura, composicin y funcionamiento del
Sistema de Gestin de Calidad y todos los procesos involucrados en la empresa MONTEVITAL LTDA
asegurando conformidad en la secuencia e interaccin de los procesos, tomando como base los
lineamientos descritos en la norma NTC-ISO 9001:2008.
El manual de calidad est a disposicin de todo el personal de la empresa y personas interesadas que le
servir como herramienta indispensable para el entendimiento de todo el Sistema de Gestin de Calidad
dando a conocer polticas, procedimientos, requerimientos y propsitos.
2.2. ALCANCE
El alcance del presente manual se extiende a la totalidad de las actividades consideradas por el Sistema
de Gestin de la Calidad y representadas por los documentos correspondientes. Cada revisin hecha al
Sistema de Gestin de la Calidad demostrar la continuidad en la adecuacin y eficacia del sistema e
incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad oportuna de cambios en la poltica,
los objetivos y los procesos.
2.3. RESPONSABILIDADES

2.3.1 Del Gerente
Es el responsable de la aprobacin y comunicacin del contenido del presente documento hacia todo el
personal de MONTEVITAL LTDA. siendo asistida por el Coordinador de Calidad quien es el que prepara
los trabajos y documentos necesarios, estableciendo el programa de acciones para la revisin del
contenido de este documento, coordinando las operaciones.
2.3.2 Del Comit de calidad

Establecer y controlar una visin, polticas y objetivos de la calidad coherentes con el propsito
de la organizacin.
Establecer las mediciones de la calidad en todas las reas de la compaa. Estas mediciones se
utilizarn para determinar dnde se requiere una accin correctiva y medir el progreso de ah en
adelante. Las mediciones deben establecerse no nicamente para el producto, sino tambin
para las operaciones en las reas de servicio y de oficinas, as corno para los proveedores.

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Desarrollar proyectos de mejora en la bsqueda de nuevos mtodos, soluciones y producto que
aumenten la satisfaccin del cliente.
Fomentar el conocimiento de la calidad. Esto no es un programa de motivacin, ms bien es un
esfuerzo de comunicacin para familiarizar a los empleados con los efectos que conlleva una
calidad baja sobre los clientes, los costos, la competencia y sus trabajos. ste es el paso ms
importante de todos, ya que prepara a los empleados para acciones correctivas posteriores y
pasos para eliminar la causa de los mismos. Todos los empleados, gente de oficina, de fbrica y
de servicio, debern involucrarse, as como los vendedores.
Tomar acciones correctivas. As como se discuten los problemas de la calidad, las acciones
correctivas sern sugeridas por los trabajadores y supervisores. Si se necesita la aprobacin de la
alta gerencia, los problemas deben ser transferidos, de otra forma, deben resolverse en el nivel
ms bajo posible.
Identificar los procesos de realizacin del producto o servicio que aportan valor a la
organizacin.

MONTEVITAL LTDA tiene un comit calidad teniendo en cuenta lo siguiente:
Un comit de la calidad o equipo para mejoramiento de la calidad u otras designaciones similares
consiste en un grupo de personas conformado por un miembro de cada departamento de la
organizacin.
2.3.3 Del coordinador de calidad
Es el responsable de la elaboracin, diseo y distribucin controlada del presente documento a partir de
las mejoras y solicitudes generadas en la revisin peridica del Sistema de Gestin de Calidad.
2.4. DEFINICIONES

Sistema de Gestin de Calidad: es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u
organizacin por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la
bsqueda de la satisfaccin de las necesidades y expectativas de sus clientes.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan las cuales
transforman elementos de entradas en resultados.

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2.5. REQUISITOS DEL MANUAL DE CALIDAD
MONTEVITAL LTDA siguiendo los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008 establece y procurara
mantener un manual de calidad que incluye:
El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, incluyendo todos los detalles de sus procesos
involucrados y la justificacin de cualquier exclusin comprendidos en los numerales 2.2. y 2.4.
respectivamente en el presente documento.
Referencia de los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestin de la
Calidad comprendida en el numeral 4.2.1 tercer tem del presente documento.
La descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad
comprendidos en los numerales.

2.5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
El Sistema de Gestin de la Calidad tiene como alcance todos los procesos de produccin,
comercializacin del producto, formacin y capacitacin a sus empleados, asesoras, clientes,
proveedores, la documentacin de todos estos procesos que servirn como evidencia para la mejora
continua del sistema.
2.5.2 EXCLUSIONES DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008
El Sistema de Gestin de la Calidad de MONTEVITAL LTDA ha considerado excluyente el siguiente
apartado de la norma NTC-ISO 9001:2008:
7.3. Diseo y desarrollo
MONTEVITAL LTDA no disea ni desarrolla sus productos, toma como base los existentes para su
produccin y mejora.

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2.5.3 MAPA DE PROCESOS

Figura No. 1

2.5.4 DESCRIPCION DE LA INTERACCION DE LOS PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS
Los procesos que se detallan en esta etapa del Sistema de Gestin de la Calidad de MONTEVITAL LTDA
los constituyen los procesos de Gestin Gerencial (ver anexo No. 6) y Gestin de Calidad (ver anexo No.
8).

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PROCESOS OPERATIVOS
los constituyen los procesos de Gestin de compras (ver anexo No. 7) y gestin de produccin (ver
anexo No. 5).
PROCESOS DE APOYO
los constituyen los procesos de Mantenimiento (ver anexo No. 2), Gestin de Recursos (ver anexo No.
3) y Gestin Financiera (ver anexo No. 4).
3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
El Sistema de Gestin de la Calidad como soporte a su documentacin ha definido una pirmide
documental estableciendo 4 niveles de importancia de los documentos que debe existir dentro de
MONTEVITAL LTDA como se muestra a continuacin:

Figura No. 2

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4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Con el objetivo de mejorar continuamente el servicio, en la bsqueda de la satisfaccin de los clientes y
tener mayor aceptacin en el producto, MONTEVITAL LTDA ha establecido un Sistema de Gestin de la
Calidad que lo llevar al cumplimiento de todos sus objetivos sociales y de calidad declarando objetivos
y polticas de la calidad.
4.1. REQUISITOS GENERALES
Con el nimo de implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad, mejorando
continuamente su eficacia y de acuerdo con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008,
MONTEVITAL LTDA:
Determina los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad y su aplicacin a
travs de toda la organizacin.
Determina la secuencia e interaccin de los procesos identificados por MONTEVITAL LTDA como
necesarios en el SGC. (Figura No. 1)
Determina los criterios y los mtodos necesarios que aseguran de que la operacin y el control
de estos procesos son eficaces, contemplados en los procedimientos documentados exigidos
por la norma NTC-ISO 9001:2008.
Asegura la disponibilidad de recursos e informacin necesaria para apoyar la operacin y el
seguimiento de estos procesos.
Realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos.
Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de estos procesos contemplados en el procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas de Calidad, PR-ACPC-0005.

4.2. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
4.2.1. Generalidades
MONTEVITAL LTDA mantendr un Sistema de Gestin de la Calidad documentado como medio para
asegurar de que todos los procesos que intervienen en el sistema cumplan con los requisitos de la
norma NTC-ISO 9001:2008.
Para ello la documentacin del SGC de MONTEVITAL LTDA contiene:
Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad
comprendidos en los numerales 5.3 y 5.4.1 respectivamente en el presente documento.

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Un manual de la calidad donde esta resumido todo el Sistema de Gestin de la Calidad de
MONTEVITAL LTDA, el alcance y la referencia de todos los documentos y procedimientos
requeridos por la norma NTC-ISO 9001:2008.
Los procedimientos documentados y registros requeridos por la norma NTC-ISO 9001:2008 los
cuales son:
Procedimiento del Control de Documentos de Calidad. Cdigo: PR-CDC-0001
Procedimiento del Control de Registros de Calidad. Cdigo: PR-CRC-0002
Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad. Cdigo: PR-AIC-0003
Procedimiento de Producto No Conforme. Cdigo: PR-PNC-0004
Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas de Calidad. Cdigo: PR-ACPC-005
Los registros estarn citados en el listado maestro de documentos, MOD-PR-CRC.

4.2.2. Manual de Calidad
Ver apartado 2.5 del presente documento.
4.2.3. Control de Documentos
MONTEVITAL LTDA cuenta con un procedimiento documentado de Control de Documentos de Calidad,
PR-CDC-0001, donde se describe el control de todos los documentos de su Sistema de Gestin de la
Calidad en donde se definen los controles necesarios para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
Asegurar de que las verificaciones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso.
Asegurar de que los documentos de origen externo que MONTEVITAL LTDA determina que son
necesarios para la planificacin y la operacin del Sistema de Gestin de la Calidad se identifican
y que se controla su distribucin, y
Prevenir el uso no intencionado de la documentacin obsoleta y aplicarles una identificacin
adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

4.2.4. Control de Registros
MONTEVITAL LTDA cuenta con un procedimiento documentado de Control de Registros de Calidad, PR-
CRC-0002, donde se describe el control de todos los registros generados en su Sistema de Gestin de la
Calidad y en donde tambin se definen los controles necesarios para la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.

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5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION
La alta direccin de MONTEVITAL LTDA conformado por la junta de socios, comit de calidad y Gerencia
como cerebro del proceso de GESTION GERENCIAL, evidenciar el desarrollo y la implementacin de su
Sistema de Gestin de la Calidad as como la mejora continua de su eficacia de tal forma:
Comunicando a MONTEVITAL LTDA la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente
como los legales y reglamentarios por medio de conferencias, capacitaciones a todo el personal
para darlos a conocer y tener mejores resultados.
Establece una poltica de calidad
Asegurando los objetivos de calidad da tras da para tener una mejora continua en el Sistema de
Gestin de la Calidad
Llevando a cabo las revisiones peridicas hechas por la direccin y
Asegurando la disponibilidad de recursos necesarios en los procesos del Sistema de Gestin de
la Calidad.

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE
La alta direccin conformado por la junta de socios y Gerencia, como parte integral del proceso de
GESTION GERENCIAL, reconoce plenamente los requisitos y necesidades del cliente enfocadas al
producto (presentacin, etiqueta), ver numeral 7.2.1, asegurando de que estos requisitos se cumplen
con el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente. ver numeral 8.2.1.
5.3. POLITICA DE CALIDAD
GESTION GERENCIAL, asegura una poltica de calidad adecuada al propsito de MONTEVITAL LTDA,
incluyendo un compromiso de cumplir a cabalidad con los requisitos, mejorando continuamente la
eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad por medio de revisin peridicas para su adecuacin y
comunica todos los resultados y cambios que se deriven de las acciones tomadas por MONTEVITAL
LTDA.
En el compromiso de satisfacer a plenitud a sus clientes, la calidad en MONTEVITAL LTDA la
manifestamos mediante la prctica de los siguientes principios:
Espritu de servicio al cliente con calidad, amabilidad y oportunidad de entrega.
Pulcritud en la presentacin personal de nuestros colaboradores y de nuestras instalaciones
fsicas.

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Garantizar la calidad e inocuidad de nuestros productos, enmarcados en las normas legales e
internas sobre higiene y seguridad en todas las operaciones.
Conciencia de un trabajo individual y de equipo, libre de errores.
Asumir de una forma polifuncional y responsable las funciones que demanden cumplir un
servicio de calidad.
Identificacin como sentido de relacin y perteneca con la empresa.

5.4. PLANIFICACION
5.4.1. Objetivos de la calidad
GESTION GERENCIAL, asegura que los objetivos de la calidad se establecen en las funciones de
MONTEVITAL LTDA siendo medibles y guardando coherencia con las polticas de calidad planteadas en el
numeral 5.3.
OBJETIVOS DE CALIDAD DE MONTEVITAL LTDA
PRODUCCION
Aumentar el nivel de produccin en planta en un 600%
Mejorar la calidad y presentacin del producto.
Automatizar procesos para reducir costos de produccin.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Implementar el Sistema de Anlisis de Puntos Crticos de control (HACCP).
Implementar el Sistema de Gestin de Calidad segn NTC-ISO 9001:2008.

5.4.2. Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
GESTION GERENCIAL, junto con el jefe de cada rea asegura el diseo de planes de calidad en cada
proceso implementando cada procedimiento documentado, objetivos y polticas de la calidad con el fin
de cumplir con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad manteniendo la integridad en cuanto
a los cambios que se puedan presentar.
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION
5.5.1. Responsabilidad y autoridad
GESTION GERENCIAL, aseguran que las responsabilidades y autoridades estn definidas y son

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comunicadas dentro de MONTEVITAL LTDA expresadas en el organigrama (ver 1.7) como cartelera en
las instalaciones de la empresa y sus responsabilidades en el manual de funciones.
5.5.2. Representante de la direccin
GESTION GERENCIAL, asigna al Gerente General como representante de la direccin que tiene la
autoridad al desarrollo del Sistema de la Calidad, desempeando las misiones de coordinacin de las
actividades y operaciones, as como del control sobre las mismas.
Las funciones del representante de la direccin son las siguientes:
Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestin de la calidad.
Informar a la Direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de la calidad y de cualquier
necesidad de mejora.
Asegurarse de que promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los
niveles de la organizacin, fomentando la motivacin del personal y las actividades de
participacin que se hayan establecido.
Revisar las especificaciones tcnicas que han de cumplir los pedidos de materias primas y dems
suministros y sealar las condiciones de verificacin de los mismos.
Inspeccionar a su llegada a la oficina central que las materias primas y suministros cumplan las
especificaciones de calidad exigidas en el pedido.
Establecer los distintos sistemas de control de calidad a desarrollar durante el proceso de
fabricacin, controlando posteriormente aquellas caractersticas que se hayan establecido.
Controlar la calidad final del elemento fabricado y reflejar dichos controles.
Controlar las condiciones de almacenamiento, manipulacin, transporte y embalaje de los
productos finales, a fin de que lleguen al cliente con las caractersticas adecuadas para su
utilizacin.
Controlar la calidad del servicio postventa y realizar u organizar las adecuadas auditoras de
producto.

5.5.3. Comunicacin interna
La alta direccin conformado por la junta de socios y Gerencia como parte integral del proceso de
GESTION GERENCIAL establecen los siguientes medios de comunicacin considerando la eficacia del
Sistema de Gestin de la Calidad:

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Reuniones y asambleas
Capacitaciones
Conferencias
Carteleras, afiches
Informes
Circulares
E-mail

5.6. REVISION POR LA DIRECCION
El representante de la direccin, el Gerente General, revisara su Sistema de Gestin de la Calidad cada
seis (6) meses. La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y las necesidades de
efectuar cambios en el Sistema de Gestin de la Calidad, polticas y objetivos de la calidad todo descrito
en el procedimiento revisin por la direccin, PR-RPD-0006.
Cada revisin estar registrada en el formato de las revisiones por la direccin, MOD-PR-RPD-0001.
5.6.2. Informacin de entrada para la revisin
La informacin de entrada para la revisin por la direccin incluye:
Informes de las auditorias internas de calidad realizadas
Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes
Resultados de la ejecucin de los procesos y de la evaluacin de los productos
Informes sobre el seguimiento y cierres de las acciones correctivas y preventivas realizadas
Estudios realizados por la direccin en relacin con el desarrollo del sistema
Los cambios que podran afectar al Sistema de Gestin de la Calidad, y
Las recomendaciones para la mejora.

5.6.3. Resultados de la revisin
Los resultados de la revisin incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con La mejora de la
eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, la mejora del producto en relacin con los requisitos del
cliente y las necesidades de recursos soportadas en todos los registros de calidad, reclamaciones o
sugerencias de los clientes, informes de seguimiento y cierres de las acciones correctivas y preventivas,
informes de producto no conforme e informes de auditoras internas de calidad.

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6. GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1. PROVISION DE LOS RECURSOS
MONTEVITAL LTDA proporciona y pone a disposicin todos los recursos necesarios para implementar y
mantener el Sistema de Gestin de la Calidad, a travs de las aprobaciones de presupuestos hechos por
la junta de socios.
Entre los recursos disponibles podemos contabilizar:
Personas capaces para el desarrollo de los procesos,
Edificios y terrenos en cantidad suficiente,
Equipos y mquinas con la tecnologa apropiada,
Materias primas, consumibles y repuestos,
Equipos informticos y de oficina,
Laboratorios y equipos
Capital efectivo y
Proveedores.
Todos estos recursos son gestionados de forma eficiente con el fin de optimizar, no solamente la
economa del proceso, sino tambin la satisfaccin de las personas, su integridad y salud laboral, el
desarrollo tecnolgico e innovador y el respeto con el medio ambiente, aumentando la satisfaccin del
cliente cumpliendo sus requisitos.
6.2. RECURSOS HUMANOS
La Direccin identifica y proporciona, en todo momento, el suficiente personal capacitado para cubrir
con eficiencia las actividades de produccin, de prestacin de servicios, de administracin y de
realizacin de los controles descritos en este manual y en los procedimientos de referencia.
Los responsables de cada rea o proceso se encargan de la organizacin de tareas y de que la
preparacin del personal sea la adecuada para los trabajos a realizar, informando a la Direccin, en caso
necesario, las acciones de seleccin y formacin que garanticen la cumplimentacin de los objetivos de
calidad establecidos por MONTEVITAL LTDA.
6.2.2. Competencia, formacin y toma de conciencia
MONTEVITAL LTDA a travs de la deteccin de necesidades para la capacitacin realiza las acciones de
formacin segn sea el caso, proporcionando la informacin necesaria por medio de instructores o
cursos online obteniendo las competencias necesarias en el personal, llevando a cabo seguimientos a

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cada proceso de formacin y finalmente evaluando la eficacia de las acciones por medio de
cuestionarios o encuestas al personal capacitado.
Tambin se asegurar de que todo el personal de la empresa cree consciencia, asuma la importancia de
sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de calidad establecidos por MONTEVITAL
LTDA, empleando los medios de comunicacin interna aprobados por la empresa en el numeral 5.3.3.
MONTEVITAL LTDA mantiene registros de educacin, formacin, habilidades y experiencia del personal
que realicen laborares que impacten en la calidad del producto.
6.3. INFRAESTRUCTURA
El proceso de Gestin de Recursos de MONTENVITAL LTDA proporciona y mantiene la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto.
De acuerdo con los presupuesto de ingresos y egresos obtenidos los aos anteriores MONTEVITAL LTDA
e hizo una inversin para la construccin de su nueva planta de produccin y la adquisicin de nuevas
maquinas embotelladoras de agua que cuenta con mayor capacidad de produccin (ver plano anexo 1).
Se ha establecido un programa de limpieza y desinfeccin que hace parte del manual de Buenas
Prcticas de Manufactura (BPM), M-BPM-0001, el cual cuenta con el plan de saneamiento preventivo
del producto y los equipos que intervienen, con sus respectivos procedimientos e instructivos.
Tambin cuenta con un sistema informtico para el tratamiento de datos y un adecuado servicio de
transporte para la materia prima y el producto terminado.
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO
El proceso de Gestin de Recursos se encarga de la determinacin y gestin del ambiente de trabajo,
realizando estudios acerca de las condiciones fsicas de cada puesto de trabajo, comunicando estas a la
direccin para la toma de medidas correctivas necesarias para su mejora.
Para la adecuacin de los ambientes de trabajo se tiene en cuenta factores como ruido, temperatura,
iluminacin y condiciones climticas.
7. REALIZACION DEL PRODUCTO
7.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO
MONTEVITAL LTDA, durante la planificacin de la realizacin del producto involucra a todos los procesos
del Sistema de Gestin de la Calidad donde determinan:

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Los objetivos de la calidad establecidos en el numeral 5.4.1 y los requisitos del producto
establecidos por el cliente
El contenido de este manual de calidad y los procedimientos documentados requeridos por la
norma NTC-ISO 9001:2008, dan cumplimiento a los requisitos exigidos en este numeral como las
actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, medicin soportadas en el
procedimiento de Control de producto no conforme, PR-CPNC-0004, y los registros necesarios
para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante
cumplen los requisitos.
La planificacin de la produccin considera:
Disponibilidad de materia prima,
Disponibilidad de equipos (considerando los pedidos ya programados y los mantenimientos
preventivos)
Disponibilidad del personal para la produccin,
Fechas de entrega al cliente,
Cantidad de la produccin y
Requisitos del cliente.

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1. Determinacin de los requisitos con el producto
MONTEVITAL LTDA determina los requisitos del cliente mediante el ofrecimiento de los productos en
lnea que cumplan con sus necesidades, opciones de entrega y dems sugerencias que el cliente haga
acerca del producto y servicios. Tambin los requisitos relacionados el producto para uso especificado,
cuando este sea conocido.
El producto debe cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de
Proteccin Social, en donde se regulan todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por
el consumo de alimentos.
7.2.2. Revisin de los requisitos relacionados con el producto
MONTEVITAL LTDA antes de aprobar la orden de produccin, se revisa todas las determinaciones acerca
del producto que tienen que ver con nmero de unidades, presentacin, tiempo de entrega, cantidad
por unidad, lugar de entrega, precios de acuerdo a la cantidad y algunas sugerencias del cliente.
Adicionalmente se determinan requisitos necesarios para la produccin del producto teniendo en
cuenta tiempo de produccin de acuerdo a la cantidad del producto, disponibilidad de materiales y de
personal para el cumplimiento del pedido y pedidos programados.

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Con esto se asegura que:
Los requisitos del producto estn definidos,
Las diferencias estn resueltas entre los requisitos del contrato o pedido expresados
previamente con el cliente, y
La empresa tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos en los contratos o
pedidos.
MONTEVITAL LTDA mantiene registros de los resultados de la revisin y de las acciones generadas.
7.2.3. Comunicacin con el cliente
MONTEVITAL LTDA determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicacin con los
clientes, relativas a:
La informacin del producto, mandando a todos sus clientes el catalogo de productos de la
empresa que se renueven o se innoven, variacin en los precios y condiciones de entrega.
Los clientes principales estn conectados a la empresa por un sistema informtico en el cual
pueden volcar sus peticiones de oferta, pedidos y contratos, posibles modificaciones de los
anteriores, reclamaciones, consultas y cuantas necesidades de comunicacin puedan plantearse
en la relacin comercial que ellos mantienen.
Retroalimentacin del cliente, incluyendo sus quejas y reclamos para mejora en el servicio.

7.3. DISEO Y DESARROLLO

No aplica. Ver exclusiones numeral 2.5.2.

7.4. COMPRAS
7.4.1. Proceso de compras
El proceso de compras en MONTEVITAL LTDA, descrita en el procedimiento de proceso de compras, PR-
PC-0007, se inicia cuando una de las materias primas est en va de agotamiento, aqu la empresa
procede a seleccionar el proveedor y por llamada telefnica o e-mail se le hace el pedido.
Toda compra de materia prima se realiza seleccionando de la lista de proveedores aprobados que el
sistema informtico posee, y que se genera con base a las evaluaciones peridicas que ejecuta la
gerencia y el jefe de planta en el Sistema de Gestin de la Calidad de MONTEVITAL LTDA.

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La calidad del proceso y del producto final no se puede obtener si no se parte de los materiales
adecuados. Para conseguirlo, MONTEVITAL ha establecido polticas de adquisicin que estn
determinadas por los siguientes criterios:
Siempre que sea posible, las materias primas y dems materiales son adquiridos a proveedores
aprobadas previamente por la empresa. La aprobacin de los proveedores estar sujeto al
cumplimiento de una serie de condiciones que hagan posible la fabricacin del producto en
cantidad y calidad garantizada.
Dichas condiciones se apreciarn mediante la visita directa a sus instalaciones, complementada
con el estudio de los procesos y evaluacin en funcin de su capacidad para suministrar
productos a la empresa de acuerdo a los requisitos.
Los rechazos reiterados de los materiales supondrn la prdida de la aprobacin para el proveedor
afectado y su sustitucin por otro capaz de responder a las condiciones de aprobacin de la empresa.
MONTEVITAL LTDA mantiene registros de los resultados de las evaluaciones de los proveedores, MOD-
PR-PC-0001.
7.4.2. Informacin de las compras
En todos los pedidos se especifican con claridad la denominacin, tipo, modelo, talla, color y
caractersticas de los elementos que se pretende adquirir.
Una vez preparados los pedidos por el Gerente, se envan a la secretaria, a fin de que comprueben que
los elementos que se solicitan coinciden con sus necesidades y requisitos.
La secretaria revisa toda la documentacin correspondiente a cada adquisicin con el fin de comprobar
que, antes de enviar el pedido definitivo al proveedor, no existe contradicciones alguna entre las
necesidades de la empresa y los requisitos sealados, no solamente en cuanto a definicin del producto
y/o servicio, sino tambin en lo que se refiere a plazos y forma de la entrega, criterios de aceptacin y
rechazo y dems condiciones del suministro.
7.4.3. Verificacin de los productos comprados
Todos los materiales adquiridos POR MONTEVITAL LTDA son inspeccionados a su llegada a la empresa o
en el taller del proveedor en caso de que el proveedor no pueda llevarlos. La verificacin de sus
caractersticas se realizar a la vista del pedido y atendiendo a las condiciones de calidad que en l se
indiquen.

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A todos los materiales que cumplan las caractersticas de calidad se les adhiere en parte visible una
pequea marca con marcador con el rtulo A que significa aceptado, tambin se le escribe la fecha y
firma del que hizo la verificacin.
La verificacin del material adquirido comprende la documentacin que lo respalde, tal como
certificados, garantas, facturas, planos e instrucciones, etc., de tal forma que la falta de cualquiera de
los documentos sealados en el pedido impedir la aceptacin del material.
Los suministros que no cumplan las condiciones de calidad exigidas en el pedido sern rechazados.
Siendo devuelto el material al proveedor, hasta que sean corregidos en su totalidad los defectos
detectados en la inspeccin.
7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO
7.5.1. Control de la produccin y de la prestacin del servicio
MONTEVITAL LTDA planifica y lleva a cabo la produccin y la prestacin de sus servicios bajo condiciones
controladas de tal modo de que nuestros clientes piden calidad al producto que nos compra, no a la
salida de nuestra fbrica ni a la entrada de la suya, sino en el mismo momento de su consumo, para eso
MONTEVITAL LTDA garantiza por medio de controles esta calidad.
Cada presentacin del producto dispone de controles acerca de la informacin necesaria que describe
las caractersticas del producto como lo son etiquetas que contienen su informacin nutricional, peso
neto, advertencias y sugerencias en el momento de almacenaje, consumo y disposicin del producto y
sus derivados, cajas cuando se almacenan por lotes, y la separacin del producto conforme del no
conforme por medio de revisiones por parte de los operarios antes de la aprobacin y liberacin del
producto, y lo descrito en el procedimiento del producto no conforme, PR-PNC-0004.
MONTEVITAL LTDA aplica el mismo control de calidad y fsico como lo son identificacin, manejo y
almacenamiento de los productos, con el objetivo de cumplir con los requisitos de nuestros clientes en
cuanto a calidad, tiempos de entrega y servicio.
7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio
Todo el proceso de fabricacin del agua envasada, incluyendo las operaciones de envasado y
almacenamiento, se realizan en ptimas condiciones sanitarias, de limpieza y conservacin y con los
controles necesarios para reducir el crecimiento potencial de microorganismos y evitar la contaminacin
del producto. Se controlan los factores fsicos, tales como tiempo, temperatura, humedad, pH, presin y
velocidad de flujo de acuerdo a los criterios definidos por MONTEVITAL LTDA para la revisin y
aprobacin del producto. Se establecen todos los procedimientos de control, fsicos, qumicos,
microbiolgicos y organolpticos en el control de calidad del producto terminado realizado en un

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laboratorio externo a la empresa, con el fin de prever y detectar cualquier contaminacin, falla de
saneamiento, incumplimiento de especificaciones o cualquier otro defecto de calidad del agua,
materiales de empaque o del producto terminado.
Con los programas de mantenimiento preventivo y los procedimientos e instructivos que los soportan,
se garantiza el correcto funcionamiento de los equipos involucrados en la produccin del producto, cada
accin es ejecutada por el responsable del equipo y supervisado por el jefe planta, quienes estn
calificados con las competencias mnimas para apoyar en los procesos que MONTEVITAL LTDA les ha
asignado.
Los registros generados durante la produccin o prestacin del servicio provee informacin valiosa de
cmo se estn llevando a cabo los procesos de produccin y sus resultados tanto fsico como qumicos
en los controles de calidad. Esta informacin conduce a la toma de decisiones respecto a las
disposiciones del producto terminado antes de que el cliente haya hecho uso de l, tales como la
liberacin o retencin de los lotes producidos.
Si se modifica ligeramente el producto o se ha decidido introducir una mejora, es necesario hacer una
revalidacin de toda la produccin, se considera que dicho cambio puede afectar el producto terminado
y que los procesos, equipos y competencias del personal ya validados no generen el resultado deseado.
7.5.3. Identificacin y trazabilidad
Todo el producto terminado, es almacenado por lote de produccin y estn identificados con un nmero
que coincide con el de su correspondiente registro por lote.
El registro por lote establece toda la informacin y las condiciones del lote producido, donde se verifica
en todo momento si el producto terminado ha pasado ya por los controles determinados y cuales han
sido los resultados de la operacin.
Cada lote, antes de su liberacin debe tener toda la informacin verificada y con el rotulo aprobado de
acuerdo con los requisitos establecidos por MONTEVITAL LTDA para la produccin del producto.
Se establece un sistema fsico para la exhibicin del estado de inspeccin del producto mediante
canastas de distintos colores aplicables a los lotes una vez realizada la verificacin y que sern aplicadas
por el encargado del almacenamiento. En la secuencia del proceso se puede presentar la deteccin de
producto mal empacado, mal sellado o mal etiquetado por parte del operario, que lo retirar de la lnea
de produccin y lo depositara en la canastilla correspondiente. El color rojo identificar el producto
rechazado, el verde el producto aceptado y el blanco el producto que esta incompleto.

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En las 3 lneas de produccin para el agua en bolsa, PET o botelln, cada etapa est enumerada, para
tener un mayor control en la secuencia que sigue la realizacin del producto.
7.5.4. Propiedad del cliente
MONTEVITAL LTDA se hace responsable total de la calidad de los bienes que son propiedad del cliente
independientemente de que los elementos que los componen hayan sido fabricados por otras personas
e incluso por el propio cliente.
Estos bienes o materiales del cliente son verificados y en caso de no conformidad, debe comunicarse por
escrito al cliente dicha anomala. En caso de prdida, dao o inutilizacin de algn elemento aportado
por el cliente, se le comunica por escrito, a fin de que tome las medidas correspondientes. Se llevan
registros de todo lo que suceda con los bienes del cliente incluyendo datos personales y documentos.
7.5.5. Preservacin del producto
MONTEVITAL LTDA preserva el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto por
el cliente manteniendo la conformidad con los requisitos, toda preservacin incluye la totalidad de las
partes del producto, para ello esta designado personal adecuado como lo es el conductor y los
vendedores que aseguran las especificaciones del cliente como el plazo de entrega y condiciones
convenidos teniendo en cuenta que el cliente solo quedara satisfecho al momento del consumo del
producto. En caso de alguna confusin o alguna duda de interpretacin se comunicara con el cliente
para su aclaracin.
La documentacin que soporte las caractersticas del producto son de igual forma necesarias para la
satisfaccin del cliente sea por propiedades del mismo producto o por necesidades del cliente.
7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN
El control de los equipos de seguimiento y de medicin se realiza mediante el Programa de control
metrolgico que atender a las acciones de mantenimiento y calibracin de los equipos.
El Programa de control metrolgico establece la cadena de trazabilidad de los instrumentos, de forma
que cada uno de ellos pueda contrastarse con un instrumento o patrn de superior precisin y los de
menor incertidumbre con talleres o laboratorios del exterior, realizando los ajustes y reajustes
necesarios.
MONTEVITAL LTDA mantiene registros de la base utilizada para la calibracin o verificacin del
instrumento de medicin.

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Este programa incluye un plan de formacin permanente para todo el personal de MONTEVITAL LTDA
que realiza las medidas y la calibracin de los instrumentos. Dicha formacin abarca conocimientos de
metrologa, calibracin, ajustes y tolerancias referidos a los instrumentos de utilizacin ms frecuente.
Adems MONTEVITAL LTDA mantiene registros de los resultados de la calibracin y verificacin de los
instrumentos.
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1. GENERALIDADES
La alta direccin establece objetivos de la calidad del producto para la empresa relacionados con el
cumplimiento de la satisfaccin de los clientes, que se representan por ndices, donde el cumplimiento
se controla en las reuniones mensuales de los integrantes de la alta direccin (gerente y junta de socios).
Cuando alguno de los ndices muestra tendencias de incumplimiento, el representante de la direccin
(Gerente General) entra en seguimiento para proponer las acciones de mejora que puedan servir para
modificar la tendencia del ndice y alcanzar el objetivo propuesto.
La alta direccin estudia la modificacin establecidas en la empresa y los efectos ocasionados,
asegurando la conformidad del producto y mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestin
de la Calidad.
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.2.1. Satisfaccin del cliente
MONTEVITAL LTDA mantiene una relacin intensa y continua con el fin de conocer sus impresiones
sobre los productos y/o servicios suministrados, atendiendo sus reclamaciones y proponindoles realizar
sugerencias sobre la forma de aumentar su satisfaccin.
El personal que presta los servicios de venta y comunicacin directa con el cliente est formado y
estimulado con el fin de que mantenga con los clientes una comunicacin continua, detectando las
posibles insatisfacciones en el producto y servicios, recomendndoles que presenten sus reclamaciones,
quejas o sugerencias sobre la mejor forma de realizar el servicio.
Cada seis meses se enva a la totalidad de los clientes un cuestionario con diversas preguntas acerca de
su opinin sobre los productos y/o servicios suministrados por MONTEVITAL LTDA.
Se disean cuestionarios orientados a la confeccin peridica de indicadores de percepcin de calidad,
preguntando a los clientes cules son los aspectos de los servicios ms importantes para ellos y cul es
la calificacin merecida en cada uno. Posteriormente se tratan informticamente los datos obtenidos y

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sus resultados se envan a Gerencia, como un dato fundamental para la revisin del desempeo del
Sistema de Gestin de la calidad.

8.2.2. Auditorias internas
MONTEVITAL LTDA lleva a cabo auditorias internas de calidad determinando si el sistema de Gestin de
la Calidad:
Es conforme con las disposiciones planificadas (ver numeral 7.1) con los requisitos de la norma
NTC-ISO 9001:2008 y con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, y
Que sea implementado y se mantiene de manera eficaz
MONTEVITAL LTDA dispone de un procedimiento documentado de auditorias internas de calidad, PR-
AIC-0003, donde se acogen todos los requerimientos de este numeral.
8.2.3. Seguimiento y medicin de los procesos
EN MONTEVITAL LTDA cada responsable de rea seala la periodicidad con que debe realizarse la
comprobacin de cada proceso, supervisando las operaciones y coordinando las acciones de mejora que
puedan derivarse de las no conformidades detectadas por medio de las auditorias internas de calidad y
evidentes anomalas detectadas por los operarios.
Todos los empleados son responsables de que sus actividades se desarrollan de acuerdo con el
procedimiento vigente, para lo cual realizarn comprobaciones peridicas, tanto de la metodologa de
trabajo, como de los recursos, materiales, cumplimiento de parmetros y tiempos y adecuacin de las
ayudas.
La mejora de los procesos est basada en la medida de los mismos, por lo que se aprovechar cualquier
discrepancia entre las caractersticas observadas y las sealadas en los procedimientos, para desarrollar
actividades de perfeccionamiento en lo que se refiere a la satisfaccin de los requisitos del cliente y que,
en caso necesario, sern reflejadas en la documentacin del proceso.
Cuando no se alcancen los resultados planificados deben llevarse a cabo correcciones y acciones
correctivas segn sean convenientes de a cuerdo al procedimiento de acciones correctivas y preventivas
de calidad, PR-ACPC-0005.
8.2.4. Seguimiento y medicin del producto
MONTEVITAL LTDA hace seguimiento y medicin las caractersticas del producto para verificar que se
cumplen los requisitos del mismo. Estos se hacen en las etapas de del proceso de realizacin del

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producto de acuerdo a las disposiciones planificadas en el numeral 7.1. Se mantienen registros que
indiquen las personas que autorizan la liberacin del producto al cliente.
La liberacin del producto y la prestacin del servicio al cliente no se llevan a cabo hasta que no se haya
completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas en el numeral 7.1 a menos que sean
aprobados de otra manera por una autoridad y cuando corresponda por el cliente.
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
MONTEVITAL LTDA asegura de que el producto que no es conforme con los requisitos del producto se
identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Para ello la empresa cuenta con
un procedimiento documentado de control de producto no conforme, PR-CPNC-0004.
8.4. ANALISIS DE DATOS
MONTEVITAL LTDA determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la eficacia del
Sistema de Gestin de la Calidad evaluando donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del
Sistema de Gestin de la Calidad. Se incluyen datos obtenidos en las mediciones y seguimientos.
El anlisis de datos debe proporcionar informacin sobre:
Satisfaccin del cliente (8.2.1)
Conformidad con los requisitos del producto (8.2.4)
Las caractersticas y tendencias de los procesos y delos productos incluyendo las oportunidades
para llevar a cabo acciones preventivas (8.2.3 y 8.2.4)
Los proveedores

8.5. MEJORA
8.5.1. Mejora continua
MONTEVITAL LTDA mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad mediante el
uso de la poltica y objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, anlisis de datos, acciones
correctivas y preventivas y la revisin por la direccin.
8.5.2. Accin correctiva
MONTEVITAL LTDA toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de
prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas. Para ellos la empresa cuenta con un con un procedimiento documentado
de acciones correctivas y preventivas de calidad, PR-ACPC-0005.

MANUALES

MANUAL DE CALIDAD
Pagina: 32/32
Cdigo: M-MC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

8.5.3. Accin preventiva
MONTEVITAL LTDA toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para
prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas
potenciales. Para ellos la empresa cuenta con un con un procedimiento documentado de acciones
correctivas y preventivas de calidad, PR-ACPC-0005.

9. REGISTROS
No aplica

10. ANEXOS
NEXO
No.
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
1 PL-FPDP-001 PLANO FLUJO DE PERSONAL Y DISTRIBUCIN DE LA PLANTA
2 IN-MT-0001 CARACACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE MANTENIMIENTO
3 IN-OT-0002 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE RECURSOS
4 IN-OT-0003 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN FINANCIERA
5 IN-PS-0004 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE PRODUCCIN
6 IN-AD-0005 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN GERENCIAL
7 IN-AD-0006 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE COMPRAS
8 IN-OT-0007 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Pagina: 0/6
Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

MONTEVITAL LTDA
AUDITORIAS INTERNAS
DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008
SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD
REQUISITOS

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 1/6
Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO..........................................................................................................................2
3. RESPONSABILIDADES........................................................................................................2
3.1 Del Auditor Lder.......................................................................................................2
3.2 Del Auditado. ............................................................................................................2
3.3 Del Coordinador de Calidad ......................................................................................3
3.4 Del Comit de Calidad...............................................................................................3
4. REFERENCIAS. ...................................................................................................................3
5. DEFINICIONES. ..................................................................................................................3
6. DESCRIPCION DEL PROCESO. ............................................................................................5
7. REGISTROS........................................................................................................................6
8. ANEXOS. ...........................................................................................................................6

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos para planificar y ejecutar las auditorias internas con el propsito de
garantizar el seguimiento y el mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad de Montevital
Ltda., con la finalidad de dar conformidad a la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica a todos los procesos que afecten directamente el Sistema de Gestin de
Calidad de Montevital Ltda.

3. RESPONSABILIDADES.
Elaborar y actualizar anualmente el Programa de Auditorias Internas, por parte del Coordinador
del SGC, considerando que todos los procesos identificados deben ser auditados al menos una vez
al ao, ste debe ser presentado y aprobado en el Comit de Calidad.

3.1 Del Auditor Lder.

Planificar, realizar y documentar el proceso de auditora
Establecer, elaborar y/o actualizar los planes de las auditorias internas.
Objetivos y alcance de la auditoria.
Mtodos a utilizarse en la ejecucin de la auditoria. Segn la Norma ISO 9001:2008 se
pueden utilizar los siguientes instrumentos: entrevistas, muestreo, revisin de evidencias,
documentos, registros.
Fechas y tiempo estimado de duracin de la auditoria.
Cronograma de actividades, incluyendo reunin de apertura, ejecucin, reunin de cierre y
preparacin del informe de auditoria.

3.2 Del Auditado.

Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditoria.
Designar los mandos del personal que acompaarn al equipo auditor durante el
transcurso de la auditoria.
Poner a disposicin del equipo auditor todos los medios necesarios para una adecuada
realizacin de la auditoria.
Facilitar el acceso a las instalaciones y a los elementos probatorios de los auditores a
solicitud de stos.

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

3.3 Del Coordinador de Calidad

Elaborar y actualizar anualmente el Programa de Auditorias Internas.
Definir el equipo auditor

3.4 Del Comit de Calidad

Revisar el programa anual de auditoras.
Revisar el cada informe final generado en las auditorias

Son responsables de implementar este procedimiento el coordinador de Calidad, los Auditores
Internos de la Calidad.

4. REFERENCIAS.

Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad.
Requisitos (apartado 8.2.2 Auditoria interna).
Procedimiento Control de Documentos. PR-CDC-0001
Listado Maestro de Documentos, MOD-PR-CDC-0001

5. DEFINICIONES.

Auditoria Interna: Es un proceso sistemtico, independiente y documentado para tener
evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumple los criterios de auditoria.
Accin correctiva: Accin para eliminar la causa de una no conformidad detectada o de
otra situacin indeseable.

Programa de Auditoria: conjunto de una o ms Auditoras planeadas para un lapso de
tiempo especfico, y dirigidas hacia un objetivo especfico.

Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencias.

Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones verbales de hechos u otra informacin,
relacionados con los criterios de la auditoria y que son verificables.

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Hallazgo de Auditoria: Resultados de evaluar las evidencias de auditora reunidas, contra
los criterios de auditora.

Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditora, proporcionado por el equipo
auditor despus de considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la
auditora.

Cliente de la Auditoria: Organizacin o persona que solicita una auditora.

Auditado: Organizacin a ser auditada.
Registro: Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia
de las actividades realizadas.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoria.

Equipo Auditor: Uno o ms auditores que conducen una Auditoria.

Alcance de la Auditoria: extensin y lmites de una auditoria. El alcance incluye
tpicamente una descripcin de los emplazamientos fsicos, unidades organizativas,
actividades y procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.

Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Auditoria de Seguimiento: Auditora para verificar y registrar la implementacin y eficacia
de las acciones correctivas establecidas en los Planes de Mejoramiento.

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

6. DESCRIPCION DEL PROCESO.

ACTIVIDADES DESCRIPCION

I. Durante el primer semestre de cada ao el coordinador de calidad planifica el programa
anual de auditoras internas segn formato Programa de Auditoras Internas de Calidad,
MOD-PR-AIC-0002 del SGC, para ello, se debe tomar en consideracin el estado y la
importancia de los procesos y las reas que se deben auditar, as como los resultados de
auditoras previas. Adems de las Auditorias Internas de la Calidad, previstas en el Programa
Anual, el Comit de la Calidad, podr establecer la realizacin de otras Auditorias de la
Calidad a otros procesos, o a todo el sistema, cuando se requiera. El Coordinador del SGC
debe proponer al Comit de Calidad y la Gerencia, la realizacin de auditorias adicionales
cuando:
Se produzcan cambios significativos en el SGC
Estime que el Sistema de Gestin de la Calidad no esta siendo eficaz
Se deban revisar algunas acciones preventivas o correctivas relevantes.
II. Se coordina con los responsables de los procesos las fechas para realizar las auditoras. Se
hacen los ajustes y se revisa el programa definitivo. Una vez definido el Programa Anual de
Auditorias de la Calidad, debe ser presentado al Comit de Calidad para su revisin, un
representante del Comit de Calidad debe firmar la revisin del documento. Si presenta
inconsistencias o se requiere realizar ajustes hacen las observaciones y se enva al paso
anterior. El Gerente debe aprobar el programa anual de auditoras debe cubrir cada ao
todo el alcance del sistema de gestin de la calidad y todos sus requisitos. Aprobado el
programa anual de auditoras de calidad se comunica a los jefes de las dependencias y a
todo el personal en general.
III. El Coordinador de Calidad debe proponer el equipo auditor al comit de calidad, ste
aprueba, rechaza o modifica dicho equipo. Esta labor debe ser realizada por lo menos 15
das antes de la auditora. El equipo auditor debe estar conformado por lo menos por 2
personas, una de las cuales debe ser designada Auditor Lder. El Coordinador de calidad
debe definir el equipo de auditora sobre la base de las competencias del personal respecto
al tema y, debiendo ser personas que formen parte del listado de auditores internos,
formato MOD-PR-AIC-0003, el cual debe estar formado por todas aquellas personas con
capacitacin aprobada. Este listado es mantenido por el Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad. Tambin pueden ser parte del equipo de auditora, auditores
externos que cumplan los requerimientos antes mencionados con excepcin del listado de
auditores internos. La seleccin del equipo de auditora y realizacin de la auditora deben
asegurar la objetividad e imparcialidad. En este sentido los auditores no deben auditar
procesos donde ellos estn involucrados directamente. Ya definido El equipo auditor
prepara el plan de auditoras utilizando el formato MOD-PR-AIC-0004 en donde se
distribuyen y asignan las actividades individuales a cada auditor. Dicho plan de auditora
debe ser realizado dos semanas de antelacin de la fecha de auditora, posteriormente
notifica al personal que ser auditado, la fecha y su alcance. El equipo auditor verifica la
viabilidad de la ejecucin del plan de auditora teniendo en cuenta el programa anual de
auditora de calidad. En caso de realizar ajustes al plan se hacen en la actividad anterior. El
representante de gerencia aprueba el plan de auditora interna.
IV. Los auditores internos reciben el plan de auditoras aprobado, el equipo de auditoria
interna coordinado por el auditor lder proceden a ubicar y revisar los documentos y
herramientas, que servirn para preparar los puntos a auditar, preparando y/o elaborando
las Lista de Verificacin segn el formato MOD-PR-AIC-0005.
V. El equipo auditor se rene con los responsables del proceso para dar inicio a la auditoria,
explicando el objetivo, alcance y mtodos a seguir durante la ejecucin de la auditoria
(reunin de apertura).
VI. Se hacen las entrevistas con el personal auditado, procediendo por reas, funciones o
procesos, examinando los documentos del SGC incluido sus registros, con el fin de
determinar su desempeo y conformidad con los requisitos normativos, pudindose
detectar desviaciones o no conformidades del sistema de gestin de calidad. Se toma nota
de lo que se considera importante para el informe. El equipo auditor se rene de manera
constante para compartir hallazgos, homologar criterios, identificar no conformidades
Inicio
I. Elaboracin,
aprobacin y
difusin del
Programa de
auditorias
Internas.
II. Planear la
Auditoria Interna
de Calidad.
III. Definir y
preparar el equipo
de auditoria
interna.
IV. Establecer
elaborar y
actualizar las lista
de verificacin y
las herramientas
para auditoria

V. Realizar
reunin de
apertura. Ejecutar
la auditoria
interna en el rea
a auditar.
VI. Recopilar,
verificar y
registrar la
informacin
producto de la
auditoria interna.
A

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-AIC-0003
Versin: 00
Fecha: 08/2010

encontradas, actualizar la lista de verificacin y retroalimentar al equipo de auditores
internos y al propio auditor lder, as mismo, busca aclaracin de la informacin y de la
exactitud de los datos. Finalizada el proceso de auditora, se realiza la reunin de cierre
entre el equipo auditor y los auditados, con el fin de presentar los hallazgos y conclusiones
de la auditoria de manera que sean comprendidos y reconocidos por la organizacin. En
esta reunin validan los hallazgos de No conformidades y observaciones.
El auditor lder solicita de manera formal a los responsables del rea o proceso auditado
que presente conforme un plan de trabajo con base a los hallazgos, las acciones preventivas
y correctivas que darn solucin a las desviaciones detectadas durante la auditoria interna,
con un plazo de cinco (5) das hbiles para su entrega despus de la auditoria, se diligencia
el Plan de mejoramiento, formato MOD-PR-AIC-0007.
VII. El auditor lder realiza la evaluacin del equipo de auditorias, entregndole a cada
auditado un formato de evaluacin de desempeo de auditores, formato MOD-PR-AIC-
0008. Los auditores elaboran el Informe de Auditora Interna de Calidad en el formato
MOD-PR-AIC-0006, anexando el formato de evaluacin de desempeo de auditores
diligenciado, formato MOD-PR-AIC-0008 que es entregado al auditor lder para consolidar el
informe ejecutivo que es remitido al comit de calidad dentro de los cinco das siguientes a
la finalizacin de la auditora interna de calidad. El informe final es revisado por el comit de
calidad para evaluar las oportunidades de mejora y proceder a dar lineamientos para
efectuar los cambios que se requieran en el sistema de gestin de calidad y ser aprobado
por el representante de la gerencia para continuar con su anlisis y toma de decisiones.
VIII. Posteriormente el auditor lder identifica y registra las observaciones y las no
conformidades mayores y menores detectadas durante el proceso de auditoria,
apoyndose con el procedimiento acciones correctivas y/o preventivas, documento PR-
ACAP-0004.
El auditado dar tratamiento al cierre de no conformidades mayores y menores detectadas
y cumpliendo con lo establecido en el plan de mejoramiento interno de calidad en el
tiempo limite propuesto. El equipo auditor preferiblemente el mismo que encontr la no
conformidad, verifica si la accin implementada ataca la no conformidad y si esta fue
cerrada haciendo el seguimiento de forma trimestral y reportando los resultados al comit
de calidad.
IX. Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y los
resultados de la verificacin, siguiendo las pautas del Procedimiento para el control de
Acciones Correctivas. El auditor lder se responsabiliza de mantener actualizado el listado de
auditores para la prxima auditoria interna programada.

7. REGISTROS

N.A.

8. ANEXOS.
ANEXO
No.
1 MOD-PR-AIC-0001 SOLICITUD DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
2 MOD-PR-AIC-0002 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
3 MOD-PR-AIC-0003 LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
4 MOD-PR-AIC-0004 PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
5 MOD-PR-AIC-0005 LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
6 MOD-PR-AIC-0006 INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
7 MOD-PR-AIC-0007 PLAN DE MEJORAMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
8 MOD-PR-AIC-0008 EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

Fin
VII. Elaborar,
presentar y
distribuir informe
de auditoria y
realizar la
evaluacin del
equipo auditor.
VIII. Identificar y
registrar no
conformidades e
iniciativas de
mejora.
IX. Dar
seguimiento al
plan de
mejoramiento
A

PROCEDIMIENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS DE CALIDAD
Pagina: 0/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

____________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


____________________

MONTEVITAL LTDA

CONTROL DE
DOCUMENTOS DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008
REQUISITOS

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 1/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pg.
1. OBJETIVO.............................................................................................................................. 2
2. ALCANCE............................................................................................................................ 2
3. RESPONSABILIDADES.......................................................................................................... 2
3.1 DEL COORDINADOR DE CALIDAD................................................................................................................. 2
3.2 DE LA ADMINISTRACIN........................................................................................................................... 2
3.3 DE LOS JEFES DE REA.............................................................................................................................. 2
4. REFERENCIAS...................................................................................................................... 3
5. DEFINICIONES..................................................................................................................... 3
6.1 MANUALES DE S.G.C .............................................................................................................................. 4
6.1.1 Controles de Identificacin .......................................................................................................... 4
6.1.2 Requisitos de Contenido .............................................................................................................. 4
6.2 PROCEDIMIENTOS DE SGC ........................................................................................................................ 5
6.2.2 Requisitos de Contenido .............................................................................................................. 6
6.3 INSTRUCTIVOS DEL SGC ........................................................................................................................... 7
6.3.2 Requisitos de Contenido y Estructura ........................................................................................... 7
6.3.3 Realizacin, Revisin, y Aprobacin de las Instrucciones ............................................................... 8
6.4 GESTIN DE FORMATOS / PLANTILLAS.......................................................................................................... 8
6.5 REALIZACIN, APROBACIN Y ACTUALIZACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SGC .................................................... 9
6.6 GESTIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................................................12
6.7 CONTROL DE LA DISTRIBUCIN Y RETIRADA DE DOCUMENTOS............................................................................13
6.7.1 Distribucin Interna ...................................................................................................................13
7. REGISTROS. ...................................................................................................................... 13
8. ANEXOS. .......................................................................................................................... 14

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO
Establecer una metodologa para generar, modificar, aprobar, distribuir, reponer, controlar y eliminar
los documentos internos generados para el sistema de gestin de calidad de la empresa Montevital
Ltda., con la finalidad de dar conformidad a la norma ISO 9001:2008, asegurando que las ediciones
actualizadas de los documentos apropiados estn disponibles en todos los puntos en que se realizan las
operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del sistema de gestin de calidad.

2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a los documentos como manual de calidad, Procedimientos, Instructivos,
formatos que requieren ser generados, modificados, distribuidos y controlados como parte del Sistema
de Gestin de Calidad de Montevital Ltda.

La gerencia, jefes de rea, encargados de rea, son los responsables de enviar las propuestas de
modificacin de documentacin al coordinador de calidad.

3.1 Del Coordinador de Calidad

El Coordinador de Calidad es responsable de la aplicacin del presente documento, como tambin:

Asignar cdigos a manuales, procedimientos, instrucciones, y otros documentos de acuerdo a la
metodologa establecida en este procedimiento.
Verificar que todos los documentos realizados por la empresa cumplen los requisitos definidos
en este procedimiento antes de su aprobacin final.
Identificar la necesidad de actualizar la documentacin e iniciar los procesos de actualizacin.
Controlar la distribucin de documentos en el seno de la empresa Montevital Ltda.

3.2 De la Administracin

Sellar la entrada de documentos de origen externo.

3.3 De los Jefes de rea

Revisar los procedimientos y documentos aplicables a su departamento e iniciar su actualizacin
cuando sea preciso.
Aprobar las instrucciones de su departamento y asegurar que stas se mantienen actualizadas.

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

4. REFERENCIAS
Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos
(apartado 4.2.3 Control de Documentos).

5. DEFINICIONES
Documento: Recopilacin de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio
magntico o sistematizado.
Documento Controlado: Cualquier documento que forma parte del sistema de gestin de
calidad. entre ellos se encuentran el manual de calidad, los procedimientos desarrollados,
instructivos y otros.
Documento Interno: Informacin o datos que posee y elabora la empresa a travs de papel,
disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas.
Documento Externo: Informacin o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas
a la empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas. este
documento sirve de gua o apoyo para el desarrollo de las actividades.
Documento Obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados
como tal en el S.G.C.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Especificacin: Documento que establece requisitos.
Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una
organizacin
N.A.: No aplica.
reas: Se entender por reas a las secciones de ventas, produccin, calidad, adquisiciones y
bodega.
S.G.C: Sistema de gestin de calidad.
Listado Maestro de Documentos del S.G.C: Documento donde van consignados todos los
documentos, procedimiento, instructivos, especificaciones y/u otros con su respectivo cdigo.
Jefe de rea: Se refiere al jefe inmediato de un rea, es decir: gerente, administrador, jefe.

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Formatos/Plantillas: Son estructuras de documento que permiten la introduccin de
informacin de forma ordenada.

6. DESCRIPCION DEL PROCESO
6.1 Manuales de S.G.C

El manual de Gestin de la Calidad y otros Manuales especficos creados por la empresa para la
operacin de los distintos aspectos de la gestin de la empresa se elaboran siguiendo los criterios
descritos en este apartado.

6.1.1 Controles de Identificacin

Todos los manuales creados por la empresa, incluidos el Manual de el Sistema de Gestin de la Calidad,
se codifican siguiendo la siguiente regla:

M-YY-XXXX donde XXXX es un nmero correlativo asignado por Calidad.
YY: Nombre del Manual.

NOMBRE DEL MANUAL INICIALES (YY)
Manual Buenas Practicas de Manufacturas BPM
Manual de Calidad MC

Adems del cdigo anterior en cada hoja del manual, los manuales incluyen los siguientes controles:

Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la versin, fecha de la
edicin, nmero de pginas que componen el manual, y firma del responsable (dicha firma
implica la aprobacin de todo el documento completo).
ndice del contenido, estableciendo los apartados o captulos.
Logotipo o nombre de la empresa en todas las pginas.
Todas las pginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos.
Todas las pginas indican el nivel de edicin al que corresponden.

6.1.2 Requisitos de Contenido

El contenido de los manuales creados por la empresa se ajusta en cada caso a los requisitos exigidos por
las normas ISO-NTC 9001:2008.

La empresa Montevital Ltda. debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya:

a) El alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de
cualquier exclusin,

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad, o
referencia a los mismos, y
c) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad.

6.2 Procedimientos de SGC


Todos los procedimientos del sistema de Gestin de la Calidad se codifican siguiendo la siguiente regla:

PR-YY-XXXX donde XXXX es un nmero correlativo asignado por Calidad.
YY: Iniciales del nombre del documento de referencia.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INICIALES (YY)
Control de Documentos de Calidad CDC
Control de Registros de Calidad CRC
Auditorias Internas de Calidad AIC
Control Producto no Conforme CPNC
Acciones Correctivas y Preventivas ACP

Esta codificacin se aplica con independencia del objeto y naturaleza del procedimiento, es decir, la
empresa agrupa procedimientos de mantenimiento, calidad, produccin, riesgos laborales, medio
ambiente, etc., siguiendo esta pauta y su numeracin no tiene otro significado.
Adems del cdigo anterior en cada hoja, los controles mnimos de identificacin que portan todos los
procedimientos son los siguientes:

Una portada con el nombre o logotipo de la empresa, la referencia de la versin, fecha de la
edicin, nmero de pginas que componen el procedimiento y firma del que elabora, revisa, del
responsable de su aprobacin (dicha firma implica la aprobacin de todo el documento
completo) y del que distribuye.
ndice del contenido, estableciendo los apartados o captulos.
Logotipo o nombre de la empresa en todas las pginas.
Todas las pginas numeradas y totalizadas sin incluir anexos.
Todas las pginas indican el nivel de edicin y fecha al que corresponden.

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

6.2.2 Requisitos de Contenido

El contenido de los procedimientos creados por la empresa se ajusta en cada caso a los requisitos
exigidos por la norma ISO 9001-2008 que le son aplicables y al criterio de los responsables de su
aprobacin.

Los Procedimientos se componen de 8 secciones que se explican a continuacin.

1) OBJETIVO
Definicin del propsito establecido por el procedimiento o instructivo. Debe responder a la pregunta
Para qu se escribe el documento?

2) ALCANCE
Describe el mbito de aplicacin del documento. Puede referirse a objetos, actividades o personas.
Responde a la pregunta A qu se aplica?

3) RESPONSABILIDADES
Indica el cargo responsable de la aplicacin del documento, es decir, la persona que debe hacer que el
documento se utilice, lleva el registro que se indica.

4) REFERENCIAS
Corresponden a documentos que complementan el proceso descrito en el documento tales como
manuales de operacin, normas, guas u otros procedimientos. Se listan hacia abajo usando un guin,
vietas, etc. Si no existen referencias para el documento se coloca "Este procedimiento no cuenta con
referencias" o que no es aplicable (N.A.).

5) DEFINICIONES
De ser necesarias se debe indicar la definicin para dar una mayor comprensin al documento, cada
una de ellas se lista hacia abajo usando un guin, vietas, etc. al comienzo.

6) DESCRIPCION DEL PROCESO
La descripcin del proceso se realiza explicando las actividades narradas en una tabla o en diagrama de
bloques.

7) REGISTROS
Colocar nombres de registros. Si no cuenta con registros colocar este documento no cuenta con registro,
que no aplica (N.A.)

8) ANEXOS
Se incluyen los formularios necesarios y se listan en orden con nmero correlativo.
Si no existen anexos se especifica "Este procedimiento no cuenta con anexos que no es aplicable (N.A.)

PROCEDIMIENTOS

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Versin: 00
Fecha: 08/2010

6.3 Instructivos del SGC


La empresa utiliza para su gestin diversos documentos que proporcionan informacin sobre como
efectuar las actividades y los procesos de manera consistente.

Todos los documentos de Instrucciones se controlan mediante cdigos, o una descripcin unvoca que
permita distinguirlo e identificarlo. La metodologa de codificacin se describe de las instrucciones, que
es como sigue:

IN-YY-XXXX
Donde:
XXXX es un nmero correlativo asignado por calidad.
YY es un par de letras relacionadas con la naturaleza / finalidad de la instruccin.

NATURALEZA FINALIDAD YY
Produccin y servicio PS
Mantenimiento MT
Medio ambiente MA
Administracin AD
Contabilidad CT
Otras OT

Adems de la codificacin, en cada hoja del instructivo de trabajo debe figurar:

N de versin y fecha de aprobacin de la versin.
Aplicacin (para qu tareas se ha de aplicar).
Logotipo o nombre de la empresa.
Nmero de pginas y total de pginas que comprende el instructivo.

6.3.2 Requisitos de Contenido y Estructura

El contenido de las instrucciones documentadas debe expresarse de forma clara y siempre que sea
posible ampliarlo con esquemas o imgenes que ayuden a su comprensin. El contenido debe atenerse
siempre a los requisitos de los responsables del rea tratada por la especificacin.

Todas las instrucciones documentadas deben incluir:

1) Objetivo
2) Alcance
3) Responsabilidades

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 8/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

4) Descripcin de actividades

6.3.3 Realizacin, Revisin, y Aprobacin de las Instrucciones

No todos los instructivos estn sujetos a revisin o actualizacin, ya que dentro del sistema hay
instructivos que se crean para realizar un trabajo a la medida del cliente, o son documentos que no
requieren nmero de edicin. En estos casos, dichos instructivos reciben los controles definidos en los
procedimientos del sistema (cdigo, fecha de creacin. Mtodos de revisin.)
Para los instructivos sometidos a revisiones continuas (los instructivos ms permanentes), el proceso de
realizacin, aprobacin, y posterior actualizacin de los instructivos lo supervisa el responsable de cada
rea dentro de la empresa Montevital Ltda.:
Produccin, Servicio, Administracin, RRHH, Calidad, Contabilidad, Mantenimiento.

Dichos responsables se encargan de:

Determinar la necesidad de realizar los documentos de instruccin que sean necesarios para
asegurar que la informacin es suficiente y que la operacin de los procesos es eficaz.
Designar la persona adecuada para su redaccin.
Revisar y aprobar la redaccin de las instrucciones (mediante su firma en el documento de
instruccin).
Identificar los documentos de instrucciones que deben ser actualizados e iniciar el proceso de
actualizacin (el proceso de actualizacin es anlogo al de la creacin de una instruccin nueva).

6.4 Gestin de Formatos / Plantillas


Con objeto de agrupar, controlar, y ordenar los formatos o plantillas utilizados en la gestin de la
empresa, Calidad asigna a los formatos o plantillas un cdigo para diferenciarlas segn la siguiente regla:
MOD-ZZ-YY-XXX. Donde XXX es un nmero correlativo asignado por calidad.
ZZ: Tipo de Documento, YY: Nombre del Documento

Tipo de Documento INICIALES (ZZ)
Procedimientos PR
Manuales M
Formato y/o Plantilla No Aplica, MOD como inicio
de la codificacin.
Instructivos IN

Este cdigo figura en el encabezado.

Los requisitos de contenido y estructura para los formatos son:

PROCEDIMIENTOS

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Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1) Objetivo
2) Responsables
3) Desarrollo

6.5 Realizacin, Aprobacin y Actualizacin de la Documentacin del SGC

Para toda la documentacin del SGC, manuales, procedimientos, instructivos y formatos, el proceso de
realizacin, aprobacin y actualizacin se describe en el siguiente diagrama de bloques:

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 10/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

ACTIVIDAD NOTAS

I. Toda peticin de elaboracin y modificacin de los documentos del SGC,
deben efectuarse mediante "Solicitud de Modificacin de la documentacin
del SGC", la cual puede ser solicitada por cualquier persona al coordinador
de calidad. Por lo cual las propuestas de modificacin del manual de calidad,
procedimientos e instructivos o registros, se dirigen al coordinador de
calidad del SGC, mediante "Solicitud de Modificacin de la Documentacin
del SGC", quien coordina con el gerente la revisin y aprobacin de la
propuesta.
Se debe reportar al jefe inmediato del rea, donde se va aplicar, si se quiere
modificar un documento o generar uno, lo cual debe ser realizado por el
coordinador de calidad.
II. El jefe del rea evala junto al usuario y coordinador de calidad la
necesidad de generar o modificar un documento.
III. Si se acepta la modificacin o generacin de un nuevo documento a
travs de la "Solicitud de Modificacin de la Documentacin del SGC", MOD-
PRC-0002, se contina el proceso.
IV. si no se acepta, el proceso termina y el coordinador de calidad indica las
causas del rechazo de modificacin mediante memorndum interno, correo
electrnico al solicitante.
V. Los cambios que se generen en la documentacin, se destacarn con letra
mayscula y negrita para generar conciencia en el personal del o los cambios
generados en el documento y los cambios anteriores volvern a letra normal
para no ir sumando en su escritura letra negrita y mayscula por cada
versin de cambio generada. El nuevo escrito reemplazar completamente
al escrito eliminado y a la modificacin siguiente del documento se le
cambiar la versin y fecha del documento.
En el caso de las modificaciones del manual de calidad, por ser un
documento que puede ser solicitado por los clientes, no llevara en su
escritura destacados los cambios generados en el, por lo tanto, todo el
contenido del manual de calidad estar en letra normal, cuyos cambios que
se generen deben quedar evidenciados (guardados) en la versin anterior en
el gabinete digital o copia impresa, y se debe indicar el punto normativo
modificado en la solicitud de modificacin de la documentacin del SGC.
El documento modificado se mantendr vigente digitalmente y en el listado
maestro de documentos, se registrar la nueva versin, y se entregarn las
copias controladas a cada uno de los usuarios en sus respectivas carpetas, lo
cual ser realizado por el encargado de calidad, dejando evidenciada la
entrega de la versin actual en el listado de entrega de documentos del
sistema de gestin de calidad, MOD-PR-CD-0003. Una vez que el encargado
de calidad haga entrega de la versin actual de un documento del SGC, es
retirado el documento obsoleto del lugar de trabajo, y se proceder a
destruirlo para evitar su uso.
Las copias obsoletas se mantendrn digitalmente, existiendo un registro
histrico de las versiones anteriores, en las cuales se resaltar los cambios
efectuados a dichos documentos.
Los documentos son aprobados por el gerente, quien es el representante de
la alta gerencia.
La modificacin de procedimientos, instructivos y manual de calidad, ser
realizada por el coordinador de calidad.
En caso de generar un nuevo documento, este deber generarse segn como
se describe en los numerales 6.2 y 6.3 en este documento.
Inicio
I. Solicitar elaborar o
modificar documento
justificando, se debe anexar
modelo del documento.
II. Evaluar necesidad
III. Modificacin
o Generacin
IV. Se informa al Solicitante el
Rechazo de la Solicitud y sus
motivos.
Fin
V. Generacin o Modificacin
del Documento.
A
SI
NO

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 11/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

VI. Una vez generada la nueva versin del documento, se debe
actualizar en los lugares de trabajo, de acuerdo a control de
copias impresas, cambiando la versin antigua por la nueva. La
versin obsoleta se destruye para evitar su uso no intencionado.
En caso de requerir conservar documentos obsoletos, se
identifican con un timbre "documento obsoleto".

Se debe actualizar el control de copias impresas y listado
maestro de documentos del SGC cada vez que se emita una
nueva versin.

La identificacin de los documentos, se realizar con un nmero
correlativo independiente de su tipo y origen, se identificarn
por su nombre y su N correlativo.

VII. En las reas donde corresponda el uso de procedimientos,
instructivos o manual de calidad, deben existir copias impresas
de los documentos generados.

Los documentos originales, llevan en el pie de la primera pgina,
la firma del representante de la alta gerencia en seal de
aprobacin.

Los documentos impresos se identifican en la primera pgina
con un timbre de "copia controlada", cuando son copias de los
originales entregados a las reas de alcance del SGC.

Todos los documentos generados en el SGC de la empresa Montevital Ltda. de manera general debe
contener:

El encabezado de todas las pginas de cada documento incluyendo su portada debe contener:

TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO
Pagina: #/##

Cdigo: YY-XX-####

Versin: #

Fecha: mes/ao

El pie de pgina solo se incluye en la portada y debe contener:

Elaborado por:

________________
cargo
Revisado por:

________________
cargo
Aprobado por:

________________
Cargo


________________
cargo

El tipo de letra debe ser calibri, numero 11 y para anexos numero 8.

VI. Eliminar las copias
Impresas del Documento
Modificado.
VII. Distribuir la Nueva
Versin del Documento
Impreso a quin
Corresponda.
Fin
Listado Maestro
de Documentos.
A

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 12/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Documento

Realizado por Revisado por
Aprobado
por
Controla y
distribuye
Manual de
calidad
Coordinador de
calidad
Comit de Calidad
Jefe de rea Gerente
Procedimientos Coordinador de
Calidad Jefe de rea
Jefe de rea
Instructivos Coordinador de
Calidad
Jefe de rea
Gerente
Coordinador de
calidad

La facultad de cada persona para solicitar modificaciones en la documentacin del SGC, se indican a
continuacin:

Manual de Calidad

Las personas que pueden sugerir modificaciones del manual de calidad, son gerencia, jefes de rea,
coordinador de calidad y ser revisado por el comit de calidad, siendo aprobado por el gerente, como
representante de la gerencia.

Procedimientos e Instructivos

Pueden sugerir modificaciones de los procedimientos e instructivos, cualquier persona que tenga
inters o participacin en algn proceso o actividad descrita en cada documento, pudiendo ser el
representante de la gerencia, jefes de rea, coordinador de calidad, encargados de rea, personal de las
reas de alcance del SGC, hasta un cliente, proveedor, u otro agente externo. Sin embargo, para efectos
de aprobacin de un documento del SGC, solo esta facultado el gerente, como representante de la alta
gerencia de la empresa Montevital Ltda.

6.6 Gestin de Documentos Externos

Los documentos externos a controlar corresponden a:

Normas, leyes, decretos, ordenanzas municipales.
Catlogos de productos.
Recetarios de cocina.
Otros.

La forma de control consiste en:

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 13/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tener un listado de documentos externos, incluido en Listado Maestro de Documentos documento
MOD-PR-CRC-0001.

Un listado de entrega de documentos externos, documento MOD-PR-CDC-0003, que indique:

Nombre del documento.
Versin o referencia a ella.
Responsable del documento.
Lugar de Archivo.
Fecha.

Todos los documentos de origen externo entregados a la empresa: documentacin tcnica, planos de
cliente, son sellados con el sello de entrada (donde se indica la fecha) para controlar la entrada de los
mismos.

6.7 Control de la Distribucin y Retirada de Documentos

6.7.1 Distribucin Interna

El responsable de controlar la distribucin y retirada de copias de manuales, procedimientos,
documentos de la poltica, instrucciones, y dems documentos es coordinador de Calidad.
Dicho control se realiza registrando la siguiente informacin, documento MOD-PR-CDC-0002:

Fecha: fecha de la entrega o distribucin del documento.
Persona o situacin: persona a la que se ha entregado el documento o lugar donde se ha
emplazado el documento.
N Versin o dato identificativo del documento: dato que permita conocer la naturaleza exacta
del documento entregado o distribuido.
Fecha de retirada: fecha de retirada cuando el documento sea retirado.

7. REGISTROS.
CODIGO NOMBRE
LUGAR DE
ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
RETENCION
ACCESIBILIDAD
MOD-PR-
CDC-0001
Listado Maestro
de Documentos
Montevital Ltda.
Hasta nueva
revisin

PROCEDIMIENTOS

Pagina: 14/14
Cdigo: PR-CDC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

8. ANEXOS.
ANEXO
No.
1 MOD-PR-CDC-0001 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
2 MOD-PR-CDC-0002 SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGS
3 MOD-PR-CDC-0003 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS
4 MOD-PR-CDC-0004 LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE RESGISTROS DE CALIDAD
Pagina: 0/5
Cdigo: PR-CRC-0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

MONTEVITAL LTDA
CONTROL DE REGISTROS
DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008
REQUISITOS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
Pagina: 1/5
Cdigo: PR-CRC-0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pg.
1. OBJETIVOS. ..................................................................................................................2
2. ALCANCE......................................................................................................................2
3. RESPONSABILIDADES....................................................................................................2
3.1 Del Coordinador de Calidad...................................................................................2
3.2 Jefe de rea..........................................................................................................2
4. REFERENCIAS. ..............................................................................................................3
5. DEFINICIONES. .............................................................................................................3
6. DESCRIPCION DEL PROCESO..........................................................................................4
6.1 Gestin de Registros .............................................................................................4
7. REGISTROS. ..................................................................................................................5
8. ANEXOS. ......................................................................................................................5

PROCEDIMIENTO

Pagina: 2/5
Cdigo: PR-CRC-0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1. OBJETIVOS.

Establecer los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de todos los registros de calidad generados
para el sistema de gestin de calidad de la empresa Montevital Ltda., con la finalidad de dar
conformidad a la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE.

Este documento es aplicable para todos los registros generados en el sistema de gestin de la
calidad y a las reas que afectan directamente la calidad del producto o servicio que proporciona
la empresa Montevital Ltda.

3. RESPONSABILIDADES.
3.1 Del Coordinador de Calidad.

El Coordinador de Calidad es responsable de la aplicacin del presente documento, como
tambin:

Asignar cdigos a formatos/plantillas, registros de acuerdo a la metodologa
establecida en este procedimiento.
Verificar que todos los registros de calidad realizados por la empresa cumplen los
requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobacin final.
Identificar la necesidad de actualizar los registros de calidad e iniciar los procesos de
actualizacin.
Controlar la distribucin de registros en el seno de la empresa Montevital Ltda.
Almacenar y poner a disposicin en las reas involucradas todos los registros de
calidad generados en la empresa.
La Lista Maestra para el Control de los Registros de Calidad, es controlada por el
Coordinador de Calidad, quien es el responsable de revisarla, evaluarla y actualizarla.

3.2 Jefe de rea.

El responsable de cada rea en la empresa Montevital Ltda., es el encargado de
identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener por su tiempo de conservacin
y disponer de los registros de acuerdo a lo definido en la Lista Maestra de Control
de Registros de Calidad.

PROCEDIMIENTO

Pagina: 3/5
Cdigo: PR-CRC-0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

4. REFERENCIAS.

Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de Gestin de la Calidad.
Requisitos (apartado 4.2.4. Control de los Registros).

Procedimiento Control de Documentos de Calidad, PR-CDC-0001.

5. DEFINICIONES.

Registros de Calidad: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.

Identificacin: Accin que permite reconocer los registros del S.G.C y relacionarlos con
el producto o servicio del proceso involucrado.

Tiempo de Retencin: Periodo en el tiempo en el que los registros deben permanecer
en el archivo de gestin o en el lugar de procedencia antes de ser almacenados o
eliminados segn corresponda.

Almacenamiento: Accin de organizar los registros que permiten asegurar su buen
estado, su fcil identificacin y recuperacin.

Formato para registro: Documento base que establece los campos a diligenciar como
resultado de actividades a desempear.

Disposicin de los registros: Accin tomada sobre los Registros de Calidad una vez
concluido el tiempo de retencin definido (Ej. destruccin, archivo histrico,
depuracin de archivos).

PROCEDIMIENTO

Pagina: 4/5
Cdigo: PR-CRC-0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

6. DESCRIPCION DEL PROCESO.
6.1 Gestin de Registros

En la mayora de los casos los registros se generan utilizando formatos o plantillas de documento,
en estos casos es importante ver que el registro (el formato rellenado) puede incorporar dos
cdigos diferentes: el cdigo del formato (MOD-YYY-XXXX), y el propio del documento.

A cada uno de estos formatos se les asigna una codificacin especfica que sirve como medio de
identificacin de los registros de calidad. Tambin es identificable por su nombre cuando no tiene
asignado un cdigo.

La identificacin de los registros generados por la empresa Montevital Ltda. se asegura mediante
cdigos, o incluyendo informacin unvoca que permita determinar su origen y dems aspectos
necesarios para garantizar su validez como registro.

En los casos en los que los Registros se controlen por folio, y se tenga la necesidad de realizar
alguna correccin, se debe cancelar completamente el Registro cruzndolo con la palabra
Cancelado, estos deben archivarse y conservarse con el fin de mantener un control de los
Registros de Calidad de las reas.

Con carcter general, todos los registros generados por personal de la empresa han de incorporar
la fecha de su creacin. Esta regla afecta a cualquier anotacin realizada sobre un papel (tal como
una nota de llamada telefnica para alguien) u otra situacin similar.
Los mtodos de codificacin de los registros que sean codificados se describe en los distintos
procedimientos o instrucciones del S.G.C, all donde es ms adecuado.
Todo Registro de Calidad se emite a partir de: procedimientos, instructivos de trabajo y/o
actividades en los diferentes procesos incluidos en el SGC.

PROCEDIMIENTO

Pagina: 5/5
Cdigo: PR-CRC-0002
Versin: 00
Fecha: 08/2010

ACTIVIDAD DESCRIPCION
I. Todos los formatos de registros cuentan con un cdigo de identificacin asignado
previamente por el coordinador de Calidad conforme a lo establecido en el Listado
Maestro de Documentos (MOD-PR-CDC-0001) y cuando estos son utilizados, el
personal responsable de cada rea verifica que sean legibles y se llenen
adecuadamente, sin dejar espacios, con letra legible, sin tachones, ni remiendos.
Las carpetas que contienen los registros almacenados o retenidos en las diferentes
reas, son identificadas por el personal, indicando el tipo de registro o formato de
registro que contienen.

II. Todos los registros deben ser retenidos durante un semestre por el personal que
los utiliza en las respectivas reas de trabajo.

III. Los registros se protegen en el lugar de uso, en carpetas especiales designadas
para tal fin y debidamente identificadas sin posibilidad de que se extraven. Y una
vez entregados al jefe de rea al trmino del semestre, stos a su vez los entregan
al Coordinador de Calidad, siendo el ahora el responsable de protegerlos y
conservarlos de su posible prdida o destruccin colocndolos en mobiliario
designado para tal fin.

IV. El personal conserva en su rea de trabajo, slo aquellos formatos de registro
necesarios y suficientes para desarrollar sus actividades laborales.
V. Los registros que deseen ser consultados posteriormente a su archivo, son
proporcionados por el Coordinador de Calidad y se consulta dentro de nuestras
instalaciones. Al terminar de consultarlo, el personal lo devuelve al Coordinador de
Calidad, quien lo archiva en el lugar correspondiente.

VI. El Coordinador de Calidad almacena los registros que recibe al trmino del
semestre durante el tiempo establecido en el Listado Maestro de Registros (MOD-
PR-CRC-0001).

VII. Esta es una responsabilidad compartida entre los Coordinadores y los jefes de
cada rea. La disposicin de los Registros se sujetar a la normatividad vigente y a
la naturaleza de los Registros de Calidad.
Algunos registros son conservados temporalmente como las encuestas de
satisfaccin. Otros son archivados en forma permanente como los registros de
Cursos del Personal de Montevital Ltda.

7. REGISTROS.

CODIGO NOMBRE
LUGAR DE
ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
RETENCION
ACCESIBILIDAD
MOD-PR-
CDC-0001
Listado Maestro
de Documentos
Montevital Ltda.
Hasta nueva
revisin.

8. ANEXOS.

N.A.
Inicio
I. Identificacin
II. Retencin
III. Proteccin
IV. Distribucin
V. Recuperacin
VI. Almacenamiento
VII. Disposicin
FIN

PROCEDIMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE CALIDAD
Pagina: 0/5
Cdigo: PR-ACPC-0005
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

MONTEVITAL LTDA
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008
REQUISITOS

PROCEDIMIENTO

Pagina: 1/5
Cdigo: PR-ACPC-0005
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pg.
1. OBJETIVO.......................................................................................................................... 2
2. ALCANCE........................................................................................................................... 2
3. RESPONSABILIDADES......................................................................................................... 2
3.1. Del Coordinador de Calidad........................................................................................ 2
3.2. Del Responsable de rea............................................................................................ 2
3.3. Del Comit de calidad ................................................................................................ 3
3.4. Del Responsable de Ejecutar la Accin........................................................................ 3
4. REFERENCIAS .................................................................................................................... 3
5. DEFINICIONES ................................................................................................................... 3
6. DESCRIPCION DEL PROCESO............................................................................................... 4
7. REGISTROS. ....................................................................................................................... 5
8. ANEXOS. ........................................................................................................................... 5

PROCEDIMIENTO

Pagina: 2/5
Cdigo: PR-ACPC-0005
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO

Describir la metodologa para determinar, evaluar, implementar, controlar y dar seguimiento a las
acciones correctivas y preventivas, con el fin de eliminar las causas reales de las no conformidades
previniendo su ocurrencia.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo el Sistema de Gestin de la Calidad y a las actividades de los
procesos en la empresa Montevital Ltda., cuando las no conformidades reales o potenciales
ameriten que se apliquen estas acciones.


3.1. Del Coordinador de Calidad

Revisar la no conformidades, y determinar/decidir sobre el inicio de acciones
correctivas o preventivas.
Realizar el seguimiento de las acciones con los responsables de llevarlas a cabo.
Informar a Gerencia o al Comit de Calidad de los resultados de las acciones y su
evolucin.
Dirigir a los miembros del equipo que efecta la accin y solicitar los recursos
necesarios para llevarla a cabo.
Establecer planes para la ejecucin de las acciones y realizar informes sobre las
mismas.

3.2. Del Responsable de rea

Determinar y aplicar las acciones correctivas y/o preventivas en su rea de
competencia.
Establecer la accin correctiva necesaria a problemas reales.
Investigar la causa raz del problema real.
Asignar un responsable para ejecutar la accin correctiva/preventiva.
Realizar actividades de seguimiento para asegurar que la accin correctiva/preventiva
tomada es efectiva.

PROCEDIMIENTO

Pagina: 3/5
Cdigo: PR-ACPC-0005
Versin: 00
Fecha: 08/2010

3.3. Del Comit de calidad

Hacer un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.
Analizar los problemas y plantear soluciones.

3.4. Del Responsable de Ejecutar la Accin

Registrar los resultados de las acciones tomadas.
Elaborar el reporte seguimiento de las acciones correctivas/preventivas.
Reportar al responsable que determino la accin, cualquier problema presentado
para ejecutar la misma.
Ejecutar la accin correctiva.

4. REFERENCIAS

Requisitos (apartado 8.5.2 Acciones Correctivas; 8.5.3 Acciones Preventivas).

5. DEFINICIONES

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar las causas de una No conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad.


PROCEDIMIENTO

Pagina: 4/5
Cdigo: PR-ACPC-0005
Versin: 00
Fecha: 08/2010


ACTIVIDAD DESCRIPCION

I. El Comit de Calidad junto con el equipo operativo del proceso identifican las
no conformidades como real para proceder con accin correctiva o potencial
para proceder con accin preventiva, relacionadas con el Sistema de Gestin de
la Calidad, el proceso o el servicio, generados como resultado de:
Medicin de la Satisfaccin del cliente.
Quejas.
Auditorias Internas.
Auditorias Externas.
Seguimiento y medicin de los procesos.
Producto no conforme.
Revisin por la Direccin al Sistema de Gestin de la Calidad.
Anlisis de datos.
Registros del sistema.
Todos los funcionarios de la Empresa Montevital Ltda. son responsables de
informar oportunamente al Coordinador de Calidad, Gerencia o a su Jefe
inmediato, las fallas reales o potenciales detectadas, para analizar las causas e
incluir en los procesos, los controles o correcciones que eviten su reincidencia,
siguiendo los parmetros definidos en este procedimiento.
II. Se analiza el problema, se identifica la fuente de la que procede la no
conformidad y se encuentra la causa raz del problema.
III. Se determina las acciones correctivas/preventivas por parte del Responsable
del proceso registrando estas en la Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva,
MOD-PR-ACAP-0001; describiendo la no conformidad en forma clara, sencilla y
concreta, que asegure que las acciones programadas eliminan el origen del
problema, que sern eficaces y que sern adecuadamente documentadas y
comunicadas. Asocindola siempre al incumplimiento de un requisito y en donde
fue detectado. Para el caso de las auditorias, corresponde de acuerdo con el
Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad, PR-AIC-0003.
V. El Coordinador de Calidad elabora el Listado de Acciones Correctivas y
Preventivas, MOD-PR-ACAP-0002, con el fin de controlar la implantacin de las
acciones y asegurar el cumplimiento en las fechas establecidas. A cada accin
tomada se le asigna un responsable, una fecha lmite en la que se debe ejecutar
la accin, utilizando para su implementacin los recursos definidos en la
Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva y la fecha en la cual la accin debe
ser realizada o cumplida.
VI. Una vez la Accin Correctiva o Preventiva es implementada, la solucin debe
ser evaluada por los responsables de reas correspondientes para conocer su
eficiencia y eficacia. El Coordinador de Calidad verifica el cumplimiento del plan
de accin descrito en la Solicitud de Accin Correctiva/Preventiva, MOD-PR-
ACAP-0001, para establecer el estado en que se encuentre el desarrollo de las
actividades propuestas para darle solucin a las no conformidades presentadas.
Adicionalmente, se debe probar que la Accin Correctiva es, y continuar siendo,
eficaz, de manera tal que no haya vuelto a presentarse la No conformidad.
VII. Solamente en este momento se dar por terminado el Plan de Accin y se
reportar al Coordinador de Calidad, siendo evaluado por el Comit de Calidad.
Si la solucin no fue eficaz, se debe repetir el procedimiento desde el anlisis del
problema (IV). Si la solucin es eficaz, se deben registrar los cambios necesarios
en la documentacin existente y cerrar el Plan de Accin correspondiente. Los
Planes de Acciones Correctivas y/o preventivas que provengan de fuentes
diferentes a las Auditorias Internas de Calidad, podrn ser la base para
programar Auditorias Internas de Control para verificar el cumplimiento de la
Accin Correctiva o Preventiva. Ninguna auditoria puede ser considerada
completa hasta que esas acciones identificadas hayan sido implementadas
satisfactoriamente y puedan ser consideradas eficaces.

Inicio
I. Identificar y
determinar la no
conformidad real
o potencial.
II. Analizar el
problema.
III. Determinar las
Acciones
Correctivas/
Preventivas.
IV. Implementar el
Plan de Accin.
V. Realizar
seguimiento del
Plan de Accin
VII. Cierre del Plan
de Accin y
reporte.
VI. Accin
Eficaz?
Fin
NO
SI

PROCEDIMIENTO

Pagina: 5/5
Cdigo: PR-ACPC-0005
Versin: 00
Fecha: 08/2010

7. REGISTROS.

N.A.

8. ANEXOS.
ANEXO
No.
1 MOD-PR-ACPC-0001 SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA
2 MOD-PR-ACPC-0002 LISTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Pagina: 0/5
Cdigo: PR-CPNC-0004
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

____________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


____________________

MONTEVITAL LTDA
CONTROL DE PRODUCTO
NO CONFORME
PROCEDIMIENTO

NTC-ISO 9001:2008
REQUISITOS

PROCEDIMIENTO

Pagina: 1/5
Cdigo: PR-CPNC-0004
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Tabla de Contenido

pg.
1. OBJETIVO..........................................................................................................................2
2. ALCANCE...........................................................................................................................2
3. RESPONSABILIDADES........................................................................................................2
3.1. De Todo el Personal. .................................................................................................2
3.2. Del Jefe de rea. .......................................................................................................2
4. REFERENCIAS....................................................................................................................2
5. DEFINICIONES...................................................................................................................3
6. DESCRIPCION DEL PROCESO.............................................................................................4
7. REGISTROS........................................................................................................................5
8. ANEXOS ............................................................................................................................5

PROCEDIMIENTO

Pagina: 2/5
Cdigo: PR-CPNC-0004
Versin: 00
Fecha: 08/2010

1. OBJETIVO.

Describir la metodologa para identificar y definir los controles, responsabilidades y autoridades
relacionas, para tratar el producto y/o servicio no conforme que no cumpla con los requisitos
establecidos por la Empresa Montevital Ltda., con el fin de prevenir su uso o entrega no
intencionados.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todos los productos y/o servicios no conformes derivados de las
actividades que formen parte del Sistema de Gestin de Calidad de la Empresa Montevital Ltda.


3.1. De Todo el Personal.

Es responsabilidad de todo el personal de la empresa Montevital Ltda. que realicen
actividades que involucre el Sistema de Gestin de Calidad, cumplir con lo estipulado en
presente procedimiento.

3.2. Del Jefe de rea.

Es responsabilidad de los encargados de rea asegurar que los productos y/o servicios no
conformes detectados sean controlados y tratados.

4. REFERENCIAS

Requisitos (apartado 8.3 Control del Producto No Conforme).
Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas, PR-ACPC-0005.

PROCEDIMIENTO

Pagina: 3/5
Cdigo: PR-CPNC-0004
Versin: 00
Fecha: 08/2010

5. DEFINICIONES

Producto No Conforme: Resultado de un proceso que no cumple con los requisitos
especificados.
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situacin indeseable.
Concesin: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los
requisitos especificados.
Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Liberacin: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
Inspeccin: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen,
acompaada cuando sea apropiado por medicin, ensayo/prueba o comparacin con
patrones.

PROCEDIMIENTO

Pagina: 4/5
Cdigo: PR-CPNC-0004
Versin: 00
Fecha: 08/2010


ACTIIVIDAD DESCRIPCION
I. El producto y/o servicio no conforme puede ser detectado durante o
despus de la ejecucin del proceso por el personal involucrado en los
procesos, los clientes o usuarios (queja) y como resultado de una
auditoria. El producto no conforme se marca de cualquiera de las
siguientes formas:

Etiqueta
Sello
Letrero
De tal manera que a simple vista indique el estado de la no conformidad
del producto.

II. La persona que identifica el producto no conforme notifica al Jefe del
rea afectada, quien analiza el caso.

III. El Jefe del rea afectada registra el producto no conforme en el
Reporte Producto no conforme, formato MOD-PR-CPNC-0001, el
producto no conforme se separa de los conformes mientras se define
cual ser su destino, se pueden almacenar en cuartos u archiveros
siempre y cuando aseguren que no se haga uso de los productos no
conformes de manera no intencionada.

IV. El jefe de rea debe decidir el tratamiento mediante uno o mas de
las siguientes maneras:

Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada
(rechazando o corrigiendo el producto). Si la no conformidad es
detectada en un servicio adquirido por la empresa, este se
notificara al proveedor de manera inmediata para que tome las
medidas pertinentes y elimine la no conformidad.
Autorizando su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una
autoridad pertinente y cuando sea aplicable por el cliente.
Tomando acciones para impedir su uso o aplicacin prevista
originalmente.
Tomando acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales,
de la conformidad cuando se detecta un producto no conforme
despus de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso.

V. Una vez implantada el tratamiento o accin, el Jefe del rea o de
proceso junto con el Coordinador de Calidad deben verificar la eficacia
del tratamiento. Si las acciones tomadas no fueron eficaces, se debe
retomar nuevamente el punto IV. del presente procedimiento hasta que
se demuestre que la no conformidad no vuelva a manifestarse..

VI. Una vez se tenga conformidad total, se analizan los registros y
expedientes del producto no conforme generado, con el fin de informar
el estado de los procesos al Comit de Calidad y a Gerencia. Si lo
consideran necesario, se puede solicitar accin correctiva con el objetivo
de corregir las causas del problema que dieron origen a la no
conformidad.

VII. Si se opta por la solicitud de accin correctiva se debe proceder de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y
Preventivas, PR-ACPC-0005.

Inicio
I. Detectar
producto y/o
servicio no
conforme.
II. Notificar al
responsable del
proceso.
III. Registrar el
producto no
conforme.
IV. Decidir
tratamiento o
accin a aplicar.
A
V. Implantar el
tratamiento o
accin.
Accin
Eficaz?
SI
NO

PROCEDIMIENTO

Pagina: 5/5
Cdigo: PR-CPNC-0004
Versin: 00
Fecha: 08/2010

7. REGISTROS.

N.A.

8. ANEXOS

ANEXO
No.
1 MOD-PR-CPNC-0001 REPORTE DEL PRODUCTO NO CONFORME

A
VI. Anlisis de
registros y
expedientes.
Fin
Es necesario
accin
correctiva?
VI. Solicitud
accin correctiva.
SI
NO

FORMATO Y/O PLANTILLAS

EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Pagina: 1/2
Cdigo: MOD-PR-AIC-0008
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

AUDITORIA No.______ FECHA: __/__/____

1. FECHA DE LA AUDITORIA: __/__/____

2. LUGAR DE LA AUDITORIA: __________________________________________________________________________ ____

3. IDENTIFICACION DE LOS AUDITADOS: ______________________________________________________________________
____

4. EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LIDER: ________________ No.____
AUDITOR EN FORMACION: ___________________ No.____
AUDITOR ACOMPAANTE: ___________________ No.____

5. Marcar en cada casilla segn su criterio si es Excelente, Bueno, Aceptable, Malo de acuerdo a cada aspecto a evaluar.
DESCRIPCION AUDITOR LIDER AUDITOR EN
FORMACION
AUDITOR
ACOMPAANTE 1
AUDITOR
ACOMPAANTE 2
ASPECTO A EVALUAR EN EL
DESARROLLO DE LA AUDITORIA.

Habilidad en la revisin documental
para el desarrollo de la auditoria.

Uso habitual de la lista de
verificacin y su adaptacin como
gua durante el proceso de auditoria.

Habilidad en la formulacin de
preguntas o utilizacin de estrategias
para obtener informacin til a la
auditoria.

Habilidad para obtener un buen
balance y resumen final de cada
entrevista.

Aplicacin del enfoque basado en
procesos.

Habilidad para salvar dificultades en
el desarrollo de la auditoria.

Habilidad para identificar y definir
los hallazgos de la auditoria.

Habilidad para clasificar los hallazgos
de la auditoria.

ASPECTO A EVALUAR EN LOS
ATRIBUTOS DEL AUDITOR

Habilidad para comunicarse
efectivamente con los auditados.

Auditor de mente abierta en las
diferentes situaciones presentada
durante el desarrollo de la auditoria.


EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Pagina: 2/2
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

Auditor observador en las diferentes
situaciones presentadas durante el
desarrollo de la auditoria.

Auditor diplomtico en las diferentes

Auditor persistente en las diferentes

Auditor seguro en las diferentes

Auditor con disposicin para el
trabajo en equipo en las diferentes
situaciones presentada durante el

_____________________ _______________________
JEFE DE AREA RESPONSABLE DEL PROCESO


INFORME DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

AUDITORIA No.______ FECHA: __/__/____

1. FECHA DE AUDITORIA: ___/___/____

2. TIPO DE AUDITORIA: INICIAL______ SEGUIMIENTO _____

3. OBJETIVO:________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

4. ALCANCE:_________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________

5. EQUIPO AUDITOR:

5.1 AUDITOR LIDER: ________________________________________ No.______
5.2 AUDITOR FORMACION:___________________________________ No.______
5.3 AUDITOR ACOMPAANTE: ________________________________ No.______

6. NORMA DE REFERENCIA:____________________________________________________________________________________

7. AREA Y/O PROCESOS AUDITADOS:____________________________________________________________________________
8. PRINCIPALES FORTALEZAS ENCONTRADAS: _____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

9. LISTADO DE NO CONFORMIDADES.
No. HALLAZGO REQUISITOS DE LA NORMA

10. OBSERVACIONES:__________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________

11. CONCLUSIONES:___________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
12. ANEXOS

No. COD. NOMBRE DEL DOCUMENTO

____________ _______________ _______________
AUDITOR LIDER AUDITOR EN FORMACION AUDITOR ACOMPAANTE


LISTA DE VERIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

AUDITORIA No.____ FECHA DE AUDITORIA: __/__/____

1. EQUIPO AUDITOR:
1.1 AUDITOR LIDER: ________________________________________________
1.2 AUDITOR EN FORMACION: ________________________________________
1.3 AUDITOR ACOMPAANTE: ________________________________________

2. ELEMENTO O REQUISITOS DEL SISTEMA:___________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________

3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA.
No. PREGUNTAS/VERIFICACIONES DOCUMENTACION
ASOCIADA
CONCLUSIONES GRADO

GRADO 0: No Aplica; 1: Menor; 2: Mayor; 3: Critica

_______________ ___________________ ____________________
AUDITOR LIDER AUDITOR EN FORMACION AUDITOR ACOMPAANTE

FORMATO Y/O PLANTILLA

LISTADO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Pgina: 1/1
Cdigo: MOD-PR-ACPC-0002
Versin: 00
Fecha: mes/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

TIPO ACCION ESTADO DE LA ACCION SOLICITUD
NO.
FECHA AREA/PROCESO
CORRECTIVA PREVENTIVA
DESCRIPCION DE LA ACCION
ABIERTA CERRADA


LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: mes/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

NUMEROS DE AIC EN LA QUE HA
PARTIPCIPADO
AUDITOR
No.
NOMBRE DEL AUDITOR CERTIFICADO DE FORMACION
AL AF AA TOTAL
OBSERVACIONES

AL: AUDITOR DE CALIDAD; AF: AUDITOR EN FORMACION; AA: AUDITOR ACOMPAANTE


LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerente


________________

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
ENVIO
ORGANIZACIN/PARTICULAR MEDIO DE ENVIO RESPONSABLE


LISTADO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS INTERNOS
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerente


________________

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
ENTREGA
PERSONA O SITUACION FECHA DE
RETIRADA
RESPONSABLE
PR PROCEDIMIENTO

M MANUALES


IN INSTRUCTIVOS

FORMATO/PLANTILLA

Pagina: 1/2
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

CODIGO DOCUMENTO REVISION FECHA DE
EDICION
# COPIAS CONTROLADAS UBICACION
DE ORIGEN INTERNO
PR PROCEDIMIENTO

M MANUALES


FORMATO/PLANTILLA

Pagina: 2/2
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

IN INSTRUCTIVOS

PL PLANOS

DE ORIGEN EXTERNO


PLAN DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

AUDITORIA No.______ FECHA DE LA AUDITORIA: __/__/____

1. LUGAR DE LA AUDITORIA: _______________________________________________________________________________

2. IDENTIFICACION DE LOS AUDITADOS: _____________________________________________________________________

3. DURACION PREVISTA PARA LA AUDITORIA: __h __ min

4. AREA Y/O PROCESOS A AUDITAR: _________________________________________________________________________

5. NORMA DE REFERENCIA: ________________________________________________________________________________

6. OBJETIVO:_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________ ____
_____________________________________________________________________________________________________

7. ALCANCE:_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________

8. EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LIDER: ________________ No.____
AUDITOR EN FORMACION: ___________________ No.____
AUDITOR ACOMPAANTE: ___________________ No.____

9. DISTRIBUCION DE FUNCIONES.
HORARIO PROCESO CARGO A ENTREVISTAR AUDITOR ASIGNADO REQ. DE LA NORMA

10. FECHA ENTREGA DEL INFORME FINAL: __/__/____

_____________________ _______________________
AUDITOR LIDER COORDINADOR DE CALIDAD


PLAN DE MEJORA DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

PLAN DE AUDITORIA No.______ FECHA: __/__/____

1. FECHA DE LA AUDITORIA: __/__/____

2. LUGAR DE LA AUDITORIA: ___________________________________________________________________________

3. IDENTIFICACION DE LOS AUDITADOS: __________________________________________________________________

4. AREA Y/O PROCESOS AUDITADOS:____________________________________________________________________

5. DESCRIPCION DEL PLAN.
No. HALLAZGO POSIBLE CAUSA ACCION CORRECTIVA
PROPUESTA
FECHA LIMITE DE
IMPLEMENTACION

_____________________ _______________________
JEFE DE AREA RESPONSABLE DEL PROCESO


PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: mes/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

TIPO DE AUDITORIA AUDITORIA
No.
FECHA
ESTIMADA
AREA O
PROCESO A
AUDITAR
RESPONSABLES
DEL AREA O
PROCESO

OBJETIVO

ALCANCE

AUDITOR LIDER Y
AUDITORES
INICIAL SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES


REPORTE DEL PRODUCTO NO CONFORME
Pagina: 1/1
Cdigo: MOD-PR-CPNC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

REPORTE No.______ FECHA: __/__/____

1. AREA/PROCESO: ___________________________________________________________________________ ____

2. RESPONSABLE DEL PROCESO : __________________________________________________________________ ____

3. JEFE DE AREA: _ ____

4. NO CONFORMIDAD PROVENIENTE DE:

PRODUCTO_____ SERVICO_____

5. ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD:

INTERNA_____ EXTERNA_____
CLIENTE____ PROVEEDOR____ PERSONAL____
6. DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD:____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________ ____
____

7. TRATAMIENTO O ACCION A TOMAR:__________________________________________________________________ ____
____
____

8. SEGUIMIENTO.
NO. OBSERVACIONES

9. EFICAZ: SI____ NO ____
SI ES NO, PORQUE: __ ____
____

10. CONCLUSIONES:________________________________________________________________________________________
_________________________________ ____

11. FECHA DEL CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD: __/__/____

_____________________ _______________________
JEFE DE AREA COORDINADOR DE CALIDAD


SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA
Pgina: 1/1
Cdigo: MOD-PR-ACPC-0001
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


________________

SOLICITUD NO. _____ FECHA: __/__/____
AREA O PROCESO: _______________________________________________________________________________________________
JEFE DE AREA: __________________________________________________________________________________________________
DESCRIPCION DEL PROBLEMA: _____________________________________________________________________________________
ACCION CORRECTIVA: SI___ NO___
SI ES NO, PORQUE? ____________________________________________________________________ ____
IDENTIFICACION DE LA CAUSA RAIZ: _____________________________________________ ____
_____________________________________________________________________________ ____
CONCLUSIONES DEL ANALISIS DEL PROBLEMA: ______________________________________ ____
_____________________________________________________________________________ ____
PARTICIPANTES: _____________________ CARGO_____________________________
_____________________ CARGO_____________________________
_____________________ CARGO_____________________________
ACCIONES RESPONSABLE FECHA

NO. OBSERVACIONES RESPONSABLE FECHA

CIERRE DEL PLAN DE ACCION: SI ___ NO ___
SI ES NO, PORQUE?______________________________________________________________________________________________
FECHA DE CIERRE: __/__/____

________________ ________________________
JEFE DE AREA COORDINADOR DE CALIDAD

FORMATOS Y/O PLANTILLAS

SOLICITUD DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
Pagina: 1/1
Versin: 00
Fecha: mes/2010

Elaborado por:

________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerente


________________

1. FECHA DE SOLICITUD: __/__/____

2. NOMBRE DEL SOLICITANTE:________________________________________________

3. IDENTIFICACIN DEL REA/PROCESO/ACTIVIDAD A AUDITAR:______________________________________________

4. NOMBRES DE LOS AUDITADOS:_______________________________________________________________________

______________________________________________________________________.

5. IDENTIFICACIN DE LOS CRITERIOS DE AUDITORA.

Procedimiento ___ Manual ___Instructivo ___Registro ____Especificacin ____Formato y/o Plantilla____

Otro Cul? _________________________________________________________________________________

Nombre del documento/proceso/actividad a auditar: ____________________________________________________

6. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

7. ALCANCE DE LA AUDITORIA: _________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

__ __________________ ______________________
FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL COORDINADOR
DE CALIDAD


SOLICITUD DE MODIFICACION DE LA DOCUMENTACION
Pgina: 1/1
Versin: 00
Fecha: 08/2010

Elaborado por:

____________________
Revisado por:

________________
Comit de Calidad
Aprobado por:

________________
Gerencia


____________________

1. FECHA DE LA SOLICITUD: __/__/____
2. NOMBRE DEL SOLICITANTE-CARGO:____________________-____________________
3. REA O DEPARTAMENTO:_________________________________________________
4. DOCUMENTO A MODIFICAR:
Tipo de Documento:_____________________________________________
Nombre del Documento:_________________________________________
Cdigo del Documento:__________________________________________
5. MOTIVO:
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
__________________________________
6. SOLICITA CAMBIO
DONDE DICE:
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________
DEBE DECIR:
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
______________

__________________ ___ _______________________ _____________________
SOLICITANTE COORDINADOR GERENTE
DE CALIDAD

Caracterización de Procesos

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