Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil...

Hoje trabalhamos
com projetos que requerem a participação simultânea de profissionais
das mais diversas áreas e departamentos de várias origens e com
habilidades diferenciadas. É natural que balancear esta demanda
muitas vezes de natureza conflitante é uma tarefa que demanda
muita habilidade para alcançar e manter a motivação da equipe e
fazer com que o projeto seja cumprido dentro do prazo, custo e
tempo inicialmente acordado.
Um dos grandes segredos está em como DEFINIR o que cada
um vai fazer no projeto, e para ajudá-lo nesta árdua tarefa, abaixo
detalho uma técnica de decomposição das atividades do projeto.

Boa Leitura !!!

Um Fraternal e Forte Abraço,

Genare

Firsteam Consulting
Danilo GENARE Denis
PrgMO - Program Manager Officer
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WBS – Work Breakdown Structure (Estrutura Analítica do

Projeto)

O objetivo de uma WBS é identificar elementos terminais (os itens reais a serem
feitos em um projeto )

Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work

breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do
projeto em partes manejáveis. É estrutura em árvore exaustiva, hierárquica (de
mais geral para mais específica) de entregáveis (deliverables) e tarefas que
precisam ser feitas para completar um projeto.
A WBS não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de
execução do projeto.

Uma WBS é uma representação gráfica e detalhada do Escopo do Projeto.

É o agrupamento de produtos que organiza a definição total do produto do

projeto denominada “ESCOPO”

O Trabalho que NÃO ESTÁ descrito na WBS NÃO DEVE ser feito.

Construir uma WBS ( Work Breakdown Structure ) é uma técnica fundamental

no planejamento de um projeto e servirá de base para o detalhamento do
escopo, não escopo, bem como a definição do cronograma, da matriz de
responsabilidades, da avaliação de riscos e dos demais processos que integram o
gerenciamento de projetos

A WBS tem como objetivo apresentar de forma gráfica (como organograma

– Forma de uma árvore ) ou como tabela (Lista identada - Item 6.6), a
Estrutura Analítica do Projeto, identificando as macro-atividades ou frentes
de trabalho a serem desenvolvidas na condução do projeto. Cada uma
dessas frentes, quando aplicável, esta deve ser detalhada até um nível que
possibilite o adequado acompanhamento e controle do projeto ( cada
atividade deverá ser detalhada em tarefas com as respectivas durações e
datas de execução / conclusão ).

Lembre-se, A WBS deve ser orientada a um dos estilos:

WBS orientada a PROCESSO – Tem como objetivo, o foco nas atividades.

Resultado.........: Apresenta a seqüência de atividades que devem ser
executadas
Níveis...............: O Primeiro nível identifica o nome do projeto
O segundo nível identifica os principais elementos de
trabalho
Work Package....: Tarefa dimensionada para 1 a 2 pessoas e duração
de 1 a 2 semanas.

WBS orientada a PRODUTO – Tem como objetivo, o foco nos produtos das tarefas
Resultado ........: Apresenta o conjunto de partes constituintes do
produto ( Sub-Produtos )
Níveis...............: O Primeiro nível identifica o nome do projeto
O segundo nível identifica os componentes: hardware,
software, dados, qualquer entregável
Work Package....: Tarefa dimensionada para 1 a 2 pessoas e duração
de 1 a 2 semanas.

WBS orientada a PRODUTO por Ciclo de Vida – Tem como objetivo, o foco nos
produtos das tarefas de Desenvolvimento de Softwate
Resultado ........: Apresenta o conjunto de partes constituintes do
produto e Sub-Produtos
Níveis...............: O Primeiro nível identifica o nome do projeto
O segundo nível identifica os componentes
constituintes do ciclo de vida adotado para o
desenvolvimento do software, bem como de qualquer
entregável.

Work Package....: Tarefa dimensionada para 1 a 2 pessoas e duração

de 1 a 2 semanas.
WBS Híbrida – Tem como objetivo ser uma mistura dos estilos PROCESSO x
PRODUTO ( ou Produto por Ciclo de Vida )
Começa com produtos e acrescenta os processos ou vice-versa.
É utilizada para determinar custo e prazo para cada produto. As atividades
que não estejam diretamente ligados a um produto são colocadas como
processos autônomos. Exemplos: gerência do projeto, controle de qualidade,
Infra-Estrutura, Suporte Operacional.

Definição dos Níveis de detalhe de um WBS

1º. Nível – Programa ( Opcional caso este Nível seja suprimido da WBS, o primeiro
nível fica definido como o PROJETO )
2º. Nível - Projeto
3º. Nível - Tarefa
4º. Nível - Subtarefa
5º. Nível - Pacote de trabalho (“work packages”)

Qual o nível de detalhe de um WBS ? Quanto mais detalhado....

Mais informações teremos sobre o projeto;
Maior precisão teremos sobre o prazo de término;
Mais tempo gastaremos no plano;
Mais tempo será gasto no acompanhamento;

O Que são Work packages ? ( pacotes de Trabalho ):

São as atividades concretas onde são efetivamente alocados os recursos.
Consideradas as unidades de contabilização do projeto que podem ser associadas a
entradas do plano de contas.

Como em um plano de projeto em miniatura, um pacote de trabalho ou work

package é um subconjunto de um projeto que pode ser designado para uma parte
especifica da execução. Devido a esta similaridade, pacotes de trabalho são
frequentemente confundidos com projetos.

Similar a uma WBS, um pacote de trabalho é parte de uma Estrutura analítica do

produto, representando um coleção de trabalhos necessário para criar um resultado
específico.

O Pacote de trabalho é definido por breves enunciados de:

Descrição das atividades

Atividades dos recursos por habilidade.
Programação de atividades,
Riscos das atividades.
Ornamentação das atividades.

Os pacotes de trabalho são designados por uma autorização de trabalho ou

liberação de controle.

Como construir uma WBS ?

Processo de criação Requer julgamento, experiência, avaliação de alternativas e
iteração.
Para cada componente da WBS deve-se usar o conceito CONSUMIDOR /
FORNECEDOR, ou seja, o que será produzido será consumido, ou terá alguma
utilidade ?

O Principal requisitos para a construção da WBS é orientar o raciocínio do

construtor para adoção de um dos estilos ( Produto, Processo ou Híbrido ). É
aconselhável a utilização do “PENSAMENTO INVERSO”, ou seja, Pensar ao contrário.
Para quebrar este paradigma deve-se visualizar o produto do projeto, e fazer a
seguinte pergunta....: “Para que o (PRODUTO) seja construído, eu necessito
(Ação )” A resposta será um componente da WBS.

Um dos mais importantes princípios para o projeto de uma WBS é conhecido

como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown
Structures (Second Edition), publicado pelo Project Management Institute
(PMI) define a regra 100% da forma como se segue:

A Regra 100%... estabelece que a WBS incluem 100% do trabalho definido

pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas,
intermediarias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o
gerenciamento do projeto. A regra dos 100% é um dos mais importantes
princípios que guia o desenvolvimento, decomposição e avaliação da WBS.
A aplicação desta regra vale todos os níveis na hierarquia: a soma de todos
o trabalho dos níveis "filhos" de ser igual a 100% do trabalho representado
pelo "pai" e a WBS não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo
existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais do que 100% do
trabalho... É importante lembrar-se que a regra do 100% também se aplica
ao nível de atividades. O trabalho representado pelas atividades de cada
pacote deve produzir 100 % do trabalho necessário para completar o
trabalho do pacote.

ATENÇÃO !!!!! Planeje as entregas, evite planejar as ações

Se o projetista da WBS tenta a capturar qualquer detalhe orientado a ação
na WBS, ele ira incluir ou ações de mais ou de menos. Ações demais ira
exceder 100% do escopo do pai e ações de menos ira cair abaixo dos 100%
do escopo do pai. A melhor forma de ser aderente a Regra do 100% é
definir os elementos da WBS em termos das entregas ou
resultados. Isto também assegura que a WBS não exagere na visão dos
métodos, permitindo idéias mais criativas e inovadoras por parte dos
participantes do projeto. Para projeto de desenvolvimento de novos
produtos, a técnica mais comum para assegurar a orientação para a saída
da WBS é o uso de uma estrutura de quebra do produto. Desenvolvimento
orientado aspectos utiliza-se de uma técnica similar qual é emprega uma
estrutura de decomposição de aspectos. Quando um projeto prove serviços
profissionais, uma técnica comum é capturar todos as entregas planejadas
para criar uma WBS orientada a entrega. WBS que subdividem o trabalho
em fases do projeto (por exemplo: Fase Projeto Preliminar, Fase projeto
Critico) devem assegurar que as fases sejam claramente separadas para
uma entrega (por exemplo: um documento de revisão de projeto preliminar,
ou um documento aprovação da revisão projeto critico)

Nível de detalhe (granularidade) e elaboração progressiva

Uma questão a ser respondida no projeto de qualquer WBS é quando parar
de quebrá-la em elementos menores. Se os elementos finais da WBS são
definidos de forma muito abrangente, não deve ser possível rastrear
eficientemente a performance do projeto. Se os elementos finais da WBS
são muito detalhados, será ineficiente manter um rastreamento de um
numero exagerado de elementos terminais, especialmente se o plano de
trabalho é para um futuro distante. Um meio termo satisfatório pode ser
encontrado no conceito de elaboração progressiva o qual permite que os
detalhes da WBS seja progressivamente refinado antes trabalho ser
iniciado. Uma forma de elaboração progressiva em grandes projetos é
chamada de planejamento ondas girantes o qual estabelece um
planejamento de tempo regular para elaboração progressiva. Na realidade,
um limite efetivo da granularidade da WBS pode ser alcançado quando ela
não é maior do que é possível para se gerar saídas planejáveis, e os únicos
detalhes remanescentes são as ações. A não ser que estas ações possam se
definidas para aderir a regra dos 100%, a WBS não pode ser mais
subdividida.

Esquema para codificação WBS

É comum para elementos WBS serem numerados sequencialmente para
revelar a estrutura hierárquica. Por exemplo 1.3.2 Pneu Traseiro identifica
este item como o 3 elemento da WBS, desde que existe o numero 3
separado um ponto decimal. Um esquema de codificação também ajuda os
elementos WBS serem reconhecidos em qualquer contexto escrito.

Métodos a ser utilizado

Entende-se por Método a seqüência lógica de procedimentos ou operações para se
realizar determinada tarefa ou atingir determinado objetivo.
Neste caso em particular, os métodos que podem ser adotados para a definição de
uma WBS são:
Heurísticas = Refinamentos sucessivos, ou seja, do geral para o particular
Uma regra, simplificação, ou aproximação que reduz ou limita a busca por soluções
em domínios que são difíceis e pouco compreendidos.Deste modo para um
problema que não se conhece qual é o melhor caminho em busca de uma solução,
define-se uma função heurística que acredita-se levara a esta solução.
Rolling wave = Como uma onda que segue para frente no tempo.
Refletem a evolução do escopo do projeto conforme ele se torna mais detalhado,
até chegar ao nível de pacote de trabalho. O planejamento em ondas sucessivas é
uma forma de planejamento de elaboração progressiva em que o trabalho que será
realizado á curto prazo é planejado em detalhes em um nível baixo da EAP,
enquanto o trabalho distante no futuro é planejado para os componentes da EAP
que estão em um nível relativamente alto da EAP. O trabalho a ser realizado dentro
de um ou dois períodos de relatório no futuro próximo é planejado em detalhes
conforme o trabalho está sendo terminado durante o período atual. Portanto, as
atividades do cronograma podem existir em vários níveis de detalhes no ciclo de
vida do projeto. Durante o planejamento estratégico inicial, quando as informações
estão menos definidas, as atividades podem ser mantidas no nível de marcos.

Forma da decomposição
1-)Identificar os componentes mais importantes do projeto.
2-)Para cada componente: se estimativas adequadas de custo e duração podem ser
feitas nesta etapa então vá para 4 senão vá para 3.
3-)Identifique os elementos tangíveis constituintes deste componente. Repita o
passo 2 para cada elemento.
4-)Verifique a correção da decomposição.

Tarefas de suporte
Não esquecer das tarefas de suporte. Muitas tarefas do WBS não são diretamente
ligadas ao produto principal como a gerência do projeto, demonstrações, entrega
do produto, más são considerados produtos do projeto e necessários para que o
projeto seja concluído.

Como verificar uma WBS

Processo de verificação da correção:
1- Os itens de nível mais baixo são necessários e suficientes para a conclusão do
componente?
2- Cada um dos itens está completamente definido?
Ao final do planejamento verificar para cada componente da WBS tem as seguintes
definições de data, prazo, orçamento e responsável associado.

WBS e Incerteza
WBS determinista
Representamos as tarefas que temos certeza que deverão ser efetuadas. No mundo
real, isto raramente acontece.
WBS não-determinista
Representar aquelas tarefas que tem uma probabilidade de serem executadas.
Exemplos :
1-O sistema entregue pode ser rejeitado pelo cliente, obrigando a uma certa
quantidade de retrabalho.
2-O novo pacote é muito mais difícil de ser aprendido do que o esperado, obrigando
os técnicos a fazerem um curso no exterior

EM RESUMO, Para facilitar a criação da WBS, responda as seguintes

perguntas para cada item da WBS.
- Quem faz o que ?
- Quando ?
- De que forma ?
- Com que Freqüência ?
- Quais são as dependências ? ( Premissas e Restrições )
- Quais os Riscos envolvidos ?
- O que será feito para mitigar os riscos ?

Danilo GENARE Denis é Program Manager Officer

da Firsteam. Nesta função, o PrgMO é responsável
pelo desenvolvimento e implantação de escritório
de projetos, criação de indicadores de desempenho,
padronização de documentação para a condução de
projetos integrada à metodologia ASAP.

Genare também coordena equipes para o

levantamento de informações, identificação de
requisitos, modelagem de processos, correção e
incremento de processos operacionais voltados à
condução e ao cumprimento das atividades em
projetos executados pela Firsteam.

Com mais de 18 anos de experiência profissional,

Genare já ocupou diversas posições em empresas
nacionais e multinacionais, desde programador,
analista de sistemas, desenvolvedor, líder de
projetos, coordenador de projetos, gerente de
projetos, além de PMO.
Ao longo de sua carreira em tecnologia, o profissional esteve à frente de
projetos críticos em empresas como Banco Rabobank International Brasil,
COMGAS, Editora Abril, AES Eletropaulo, Companhia Vale do Rio Doce,
UNIBANCO, Santander, entre outros. Seu histórico profissional ainda inclui a
EMBRAER, por cinco anos, onde desenvolveu e implantou um centro de
informações sobre gestão de projetos e desempenhou outras atividades
nesta área.

Genare é membro do Conselho de Orientação do PMI Chapter - São Paulo

desde 2005, e já atuou como professor de graduação, pós-graduação e
cursos específicos em várias instituições de ensino, como ITA, FAAP, IBTA,
UNIVAP, Fundação Vanzolini – USP, Faculdade de Medicina da Universidade
de São Paulo em Ribeirão Preto, além da Universidade Estácio de Sá em
Florianópolis.