Access Teora Compus

INTRODUCCION
Un sistema interactivo de administracin de bases de datos para Windows. Access pone a su
alcance la capacidad de organizar, consultar, buscar y presentar informacin.
Access es idneo para la administracin de datos. Las potentes posibilidades de consulta y
conexin de Access le ayuda a encontrar rpidamente la informacin deseada, cualuiera ue
sea su formato o lugar de almacenamiento. !uede usar una consulta para traba"ar con datos
almacenados en diferentes formatos de base de datos y en diferentes lugares de redes. !uede
modificar una consulta en cualuier momento y ver diferentes dise#os de datos simplemente
con un clic del mouse.
Concepto de base de datos
Una base de datos es un con"unto de informacin relacionada con un tema o propsito
particular.
Los registros de los empleados en un arc$ivador, una coleccin de sellos en un lbum y una
lista de nombres de posibles clientes en una agenda% cada uno de estos con"untos de datos
constituye una base de datos.
Access puede organizar sus datos especificando determinados temas, de forma ue sea fcil
encontrarlos y verificarlos% tambi&n puede almacenar informacin acerca de la manera en ue
los temas se relacionan entre si, por lo ue es fcil agruparlos en temas relacionados.
Access se destaca de las dems bases de datos por ser una base de datos relacional, esto
significa ue permite la relacin entre los datos almacenados en la memoria del usuario% por
e"emplo' es posible tener en una oficina la informacin almacenada en distintos lugares,
como podr(a ser, direcciones arc$ivadas en un documento $ec$o en un procesador de textos,
una lista de facturas en una $o"a de clculo, n)meros de tel&fonos en un tar"etero "unto al
tel&fono. *n con"unto estos contenedores de informacin, forman una base de datos
relacional, donde cada uno de ellos contiene un propsito espec(fico, y mediante la
combinacin de ellos logra obtener la informacin espec(fica deseada.
TRABAJAR EN ACCESS
Los datos se usan en gran variedad de formatos, como por e"emplo, etiuetas postales, listas,
formularios, informes y grficos. !uede usar Access para crear las etiuetas, listas,
formularios, informes y grficos ue necesita para presentar sus datos tal como lo desee, pero
la informacin propiamente dic$a se almacena en tablas.
TABLA
Una tabla es un con"unto de datos de un tema particular. Los datos de la tabla se representan
en columnas +llamadas campos, y filas +llamadas registros,.
-oda la informacin de la tabla describe el tema de &sta espec(ficamente. !or e"emplo, una
tabla puede almacenar datos sobre los productos ue vende su empresa, otra tabla puede
contener informacin sobre sus clientes y una tercera podr(a incluir datos acerca de los
proveedores.
*n una tabla, un campo es un tipo de informacin. !ueden ser nombres de empresas, fec$as
de contratacin de empleados, precios de productos, etc.
*n una tabla un registro es un con"unto de informacin acerca de una persona, cosa o evento.
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CONSULTA
Una consulta es una pregunta ue usted plantea acerca de la informacin contenida en su base
de datos.
Los datos ue responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias' la
consulta re)ne la informacin solicitada.
FORMULARIO
Un formulario es a menudo el me"or dise#o para introducir, cambiar, eliminar y ver los
registros de su base de datos. *s una pantalla ue le permite mostrar y modificar los datos de
la base de datos.
Un formulario es eficiente ya ue muestra solo la informacin deseada en el formato deseado.
Un formulario es grfico' se usan controles +ob"etos, como cuadros de texto, casillas de
verificacin, botones de opciones, etiuetas, imgenes, etc.
Al dise#ar un formulario se especifica la manera en ue se presentan los datos usando los
ob"etos de control.
Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de la tablas.consultas y los
presenta de acuerdo con su dise#o, ya sea en la pantalla o en formato impreso.
INFORME
Un informe es un resumen y se utiliza para presentar los datos en una pgina impresa y para
mostrar los subtotales y totales correspondientes a un con"unto de registros.
/on la flexibilidad y el control ue proporciona un informe, podr obtener informes aptos
para su publicacin.
MACRO
Automatizacin de tareas sin saber programar.
Una macro es una lista de acciones ue usted desea ue Access efect)e de forma automtica.
!or e"emplo, puede interesarle ue Access abra automticamente un con"unto de formularios
al abrir su base de datos. 0 bien le puede interesar ue al $acer clic en un botn se impriman
los informes mensuales o se abra otro formulario.
MODULO
*l poder de la programacin.
Un modulo es un ob"eto de Access ue contiene procedimientos de un lengua"e Access 1asic
ue usted escribe.
OBJETO (algo que puede selecciona!
*n Access, la palabra 2ob"eto2 se usa tambi&n para referirse a elementos tales como
imgenes, grficos, cuadros de dilogo, documentos en otras aplicaciones e incluso el
2
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portapapeles. *n general, un ob"eto es algo ue puede seleccionar y manipular como una
unidad.
Trminos clave
Control: *s un elemento de un formulario o de un informe ue presenta los datos de un
campo, los resultados de un clculo, el texto para un t(tulo o pura un mensa"e, o bien un
grfico, una imagen u otro ob"eto.
Tabla' *s un ob"eto de Access ue almacena datos en f +registros, y columnas +campos,.
3eneralmente la informacin se refiere a un ti particular, como los empleados o las ventas
efectuadas por distintos empleados.
Consulta' *s un ob"eto de Access ue plantea una pregunta o define un con"unto de criterios
reverenciando datos de sus tablas.
Formulario' *s un ob"eto ue le permite introducir, cambiar y ver registros de datos con un
dise#o personalizado. 4ediante un formulario podr mostrar registros en la pantalla o en
formato impreso.
Informe' *s un ob"eto ue le permite imprimir registros con un dise#o personalizado.
4ediante un informe podr agrupar registros y mostrar totales de grupos o de todo el
informe.
acro' *s una lista de acciones ue desea ue realice Access. Al e"ecutar una macro, Access
realiza las acciones incluidas en ella.
!"ulo' *s un con"unto de uno o ms procedimientos creados en el lengua"e Access 1asic.
Ob#eto' *s un elemento, como una tabla, un formulario o un control, ue se puede
seleccionar y manipular como a una unidad.
Iniciar Access Para Windows
5aga clic en el botn 6nicio de Windows y luego !rogramas la opcin Access.
Salir de Access para Windows
*li"a del men) Arc$ivo la opcin 7alir, o bien $aga clic en el botn /errar o terminar.
Abrir una base de datos
8 *n el men) Arc$ivo, eli"a Abrir o bien, en la barra de $erramientas standard, $aga clic en el
botn 2Abrir base de datos2.
9 *n la ca"a de dialogo Abrir seleccione el nombre de la base y la ruta en la ue se encuentra
&sta
: *li"a el botn Abrir.
EJECUCION DE ACCESS
$
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6nicialmente siempre ue pongamos en funcionamiento el programa Access para Windows
aparecer en pantalla la siguiente figura'
*l cuadro de dilogo Access aparecer siempre ue iniciemos una nueva sesin de traba"o
con Access para Windows. !resenta tres opciones ue detallaremos a continuacin'
%ase "e "atos en %lanco:
!ermite crear una base de datos totalmente en blanco para ue sea posible definir las tablas,
consultas, formularios, informes y otros ob"etos.
Asistente para base "e "atos:
!ermite crear una base de datos con la ayuda de Access mediante el uso de tablas,
formularios e informes ue vienen definidos.
Abrir una base "e "atos e&istente:
!ermite abrir una de las cuatro )ltimas base de datos ue se $ayan utilizado o bien, Abrir una
1ase de datos ue no se encuentra en la lista, $aciendo doble clic en 4as Arc$ivos.
Cerrar una base de datos
*n el men) Arc$ivo, eli"a /errar base de datos o bien, $aga clic en el botn /errar de la
ventana base de datos.
Crear una base de datos de Access
7eleccione la opcin 1ase de datos en blanco. *sta operacin tambi&n podemos realizar
utilizando el men) Arc$ivo y seleccionando a continuacin opcin de su interior
denominados ;ueva 1ase de datos, o bien, $aciendo clic el botn ;ueva 1ase de datos de la
barra de $erramientas.
8 5aga clic en el botn Aceptar.
'
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9.*l cuadro Arc$ivo ;ueva 1ase de datos ue apaeece en pantalla 8 permite seleccionar la
unidad de disco en la cual se desea ubicar la nueva base datos de datos y el nombre ue la
identificar.
:.!resione el botn /rear.
<.*n pantalla aparecer la siguiente ca"a de dilogo para poder crear ob"etos ue la
componen.
CREACION DE TABAS
*stando ubicados en la fic$a -ablas, *li"a el botn ;uevo. *sta opcin tambi&n se puede
realizar seleccionando el men) 6nsertar y despu=s la opcin -abla, o $aciendo clic en el botn
;uevo 0b"eto de la barra de $erramientas. esta dos )ltimas opciones nos permiten elegir lo
ue se desea crear.
*n la ca"a de dialogo ;ueva tabla dispondr de cinco opciones'
o"o "e (er )o#a "e "atos: !ermite crear una nueva tabla para introducir datos
directamente en ella, sin la posibilidad de definir previamente su estructura.
o"o "e (er Dise*o: /rea una tabla totalmente en blanco para ue el usuario defina
previamente su estructura, campos y propiedades.
Asistente para Tablas: !ermite crear la tabla con la ayuda de Access mediante campos y
tipo de tablas ue ya estn definidos.
Importar tablas: !ermite importar tablas u ob"etos desde un arc$ivo externo a la base de
datos activa.
+incular tablas: /rea tablas en la base de datos activa, vinculadas a tablas de un arc$ivo
externo'
8 *li"a la opcin 4odo de >er ?ise#o.
9.5aga clic en el botn Aceptar.
:.*n el cuadro ue aparece se deber dise#ar la estructura de la tabla en las tres columnas
definidas.
Nombre "el campo: es donde se define el nombre del campo identificarlo al ingresar los
datos del mismo.
Tipo "e "atos: ofrece un men) desplegable en el cual podemos seleccio@ tipo de datos ue
sern ingresados.
Descripci!n: se utiliza para incluir un comentario sobre la funcin ci ;o es obligatorio, pero
es de muc$a utilidad y recomendable para ayw documentar la estructura de la base e datos.
Definici!n "e los campos
8.*scriba el nombre del campo deseado en el campo correspondiente.
9.!resione la tecla -A1, para pasar a la columna -ipo de datos.
:.5aga clic en el botn flec$a $acia aba"o y aparecer el siguiente recuadro'
-ipos de campos ?escripcion
-exto *s el tipo de datos ms com)n, y el ue posee Access por defecto.
permite ingresar cadena de caracteres alfanum&ricos.
4emo 7e suele usar para almacenar grandes cantidades de texto,
pudi&ndose usar $asta :9.AAA bytes.
;um&rico 7e pueden ingresar n)meros enteros y fraccionarios
,
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Bec$a . 5ora Bec$as y $oras
4oneda ;)meros enteros y fraccionarios de cuatro cifras decimales.
Autonum&rico >alor num&rico ue se incrementa automticamente.
7i . ;o Admite solo ue se ingrese valores booleanos 7i o ;o
0b"eto 0L* ;os permite ingresar una 5o"a de clculo, grficos o 6m enes
digitalizadas.
/onsultar asistente !ermite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro combinado.
<. Luego de definir el tipo de campo , presione la tecla -A1.
C. *scriba la descripcin correspondiente al campo definido.
D. /ontin)e ingresando los campos restantes
!uardar Tablas
8.5aga clic en la $erramienta 3uardar, o bien eli"a del men) Arc$ivo el comando 3uardar.
9.*n la ca"a de dialogo escriba el nombre de la tabla respectiva y $aga clic en el botn
Aceptar.
:.0bserve ue Access muestra un mensa"e de advertencia, si la clave principal no fue creada
tiene la posibilidad de ue Access la coloue por usted automticamente o no declararla.
Cla"e pincipal
La funcin de la clave !rincipal es permitir ue los datos funcionen con la mxima
efectividad. 7iempre ue creemos una tabla es recomendable definir un campo como /lave.
La clave principal de una tabla consta de uno o ms campos ue identifican cada registro
almacenado en la tabla.
-ropie"a"es "e la cla(e principal:
Los registros estarn ordenados por el campo /lave ue est& designado.
!ermite ue se localicen los registros de forma ms rpida. en este caso es )til cuando existen
gran cantidad de registros.
;o admite en el campo definido como /lave un valor duplicado.
.e usa como cla(e pnncipal un campo "e fipo numero, o conta"or
8.5aga clic en el campo ue ser clave principal
9.*n el men) *dicin eli"a la opcin *stablecer /lave !rincipal o bien desde la barra de
$erramientas eli"a el botn *stablecer la clave principal.
:.Access colocar un indicador de clave principal +8lave, en el campo ue U?. seleccion.
La clave principal se caracteriza por identificar la unicidad 0rden de los registros de una
tabla.
;o es indispensable ue exista en una tabla la definicin de campos como clave principal
pero si es aconse"able en el momento uiera relacionar tablas.
!ara eliminar la clave principal de un campo $aga clic en el botn
/
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Cerrar una tabla
*li"a del men) Arc$ivo la opcin /errar, o bien, $aga clic en el boton cerrar de la venta
respectiva.
"odi#icar la estructura de una tabla
8.5aga clic en el botn ?ise#o.
9.7it)ese en el campo a modificar.
:.*n la parte inferior de la ventana de la tabla aparece el siguiente cuadro conteniendo dos
fic$as llamadas general y 1)sueda en la ue le las propiedades de los campos.
Propiedades de los tipo de datos
Tama*o "el campo: *stablece el tama#o mximo de datos ue se pueden almacenar en un
campo.
7i est establecido el tipo de dato como -*E-0 la configuracin predeterminada es CA.
7i esta establecida el tipo de dato como ;U4FG6/0 las configuraciones de la propiedad
presentan variedad
Opciones:
1yte Almacena n)meros desde 0 $asta 9CC +fracciones no, 0cupa un byte
*ntero Almacena n)meros desde H:9.IDJ $asta :9.IDI +fracciones no, 0cupa
dos bytes
*ntero largo Almacena n)meros desde H9.8<I.<J:.D<J $asta 9.8<I.<J:.D<I
+fracciones no, 0cupa < bytes
7imple Almacena n)meros con seis d(gitos de precisin, desde H:,<A9J9:e:J
$asta :,<A9J9:e:J 0cupa < bytes.
?oble +!redeterminado, Almacena n)meros con diez d(gitos de precisin.
0cupa J bytes
0scaras: 7e aplica a campos de tabla, consultas y control. *specifica un formato especial
para la entrada de un campo.
!uede crear una mscara usando el asistente de mscaras o bien combinando sin usar el
asistente los siguientes caracteres'
A ?(gito A a K obligatorio
K ?(gito o espacio +no obligatorio,
L ?(gito, signo M o H , espacio en blanco +no obligatoria la introduccin,
L Letra +introduccin obligatoria,
N Letra +no obligatoria,
A Letra o d(gito +obligatoria,
a Letra o d(gito +no obligatoria,
O /ualuier caracter o espacio +obligatoria,
c /ualuier caracter o espacio +no obligatoria,
.,'%H. 7eparador decimal o de miles, separadores de fec$a y $ora
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P -odos los caracteres situados se convierten en min)sculas.
Q -odos los caracteres situados se convierten en may)sculas
R 7i aparece en cualuier lugar de la mscara $ace ue Ssta se rellene de
derec$a a izuierda. 7e usa cuando los caracteres opcionales estn en la parte
izuierda de la mscara.
T 5ace ue el caracter ue viene a continuacin se muestre como caracter literal
de formato en la mscara de entrada. 7e usa desea incluir en el formato
alguno de los caracteres anteriores
2#emplos' 4scaras de entradas aplicadas al campo tel&fono
+AAA, AAAHAAAA +C<8, :I9HD9<A
+KKK, AAAHAAAAR +C<8, :I9HD9<A
+ , :I9HD9<A
+AAA, AAAHAAAa +C<8, :I9H -*Le
LKKK H9A
9AA
QLNNNNNNNNNNNNNN Uavier Bernndez
-ropie"a" formato 3tipo "e te&tos 4 memo5
!uede usar los s(mbolos de la tabla para crear formatos personalizada
V 7e reuiere un caracter de texto +un caracter o espacio,
O ;0 se reuiere ning)n caracter de texto.
P Buerza todos los caracteres a min)sculas
Q Buerza todos los caracteres a may)sculas
-ropie"a" formato 3tipo "e "atos .6 No5
76.;0 /onfiguracin predeterminada 7( W 8 , ;o WA
>erdadero . Balso >erdadero W 8, Balso WA
Activado . ?esactivado Activado W8, ?esactivado WA
-ropie"a" formato 3tipo "e "atos Num7rico 4 mone"a5
;)mero general /onfiguracin !redeterminada. !resenta el n)mero tal como se
introdu"o.
Bi"o !resenta por lo menos un d(gito
7tandard Usa el separador de rnillares
!orcenta"e 4ultiplica el valor ingresado por 8AA agregando un signo de porcenta"e
/ient(fico Usa la notacin cient(fica estndar.
,+coma, 7eparador decimal. Los separadores decimales se establecen en la
seccin internacional del panel de control.
.+punto, 7eparador de miles
8
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A !osicin reservada para una cifra. 4uestra un d(gito o A
L !osicin reservada para una cifra. 4uestra un d(gito o nada.
X 4uestra el carcter literal X
Y !orcenta"e. *l valor se multiplica por 8AA y se agrega el signo de
porcenta"e
* H o eH ;otacin cient(fica con un signo H "unto a los exponentes negativos.
*M o e ;otacin cient(fica con un signo H "unto a los exponentes negativos y un
signo M "unto a los exponentes positivos + por e"emplo' A,AA*MAA,
*"emplo' *l formato 4oneda es XL.LLA.AA%+XLPLLA,AA,ZGo"o[
-ropie"a" formato 3tipo "e "atos fec9a 4 9ora5
Bec$a general !redeterminada. 4uestra fec$a y $ora' :.<.KC 8C'AA !4
Bec$a Larga *specificando el d(a y el mes en letras tal como el a#o en cuatro d(gitos.
Bec$a corta :.<.KC
5ora larga 8C':<'9: !4
5ora corta 8C':<!4
'+dos puntos, 7eparador de $ora *stos separadores se establecen en la seccin del panel de
control
. 7eparador de fec$a
c 6gual ue el formato de fec$a general estndar
d ?(a del mes en uno o dos d(gitos +8H:8,
e ?(a de la semana +8HI,
ss ?(a de la semana +<HC9,
m 4es del a#o en uno o dos d(gitos
t Bec$a presentada como un trimestre del a#o
aa Los )ltimos dos d(gitos del a#o +A8HKK,
$ 5ora en d(gitos +AAH9:,
A4.!4 Gelo" de doce $oras con las letras may)sculas
am.pm Gelo" de doce $oras con las letras min)sculas
A.!o a.p 6dem anteriores relo" de doce $oras
A4!4 Gelo" de doce $oras con el separador de ma#ana. tarde apropiado como se
defini en la seccin internacional del panel de control de Windows
-ropie"a" re:la "e (ali"aci!n
Limita los datos ingresados en un campo a los valores ue cumplan un registro
determinado.7e aplica a campos de tabla, registros de tabla, controles, casillas de
verificacin, cuadros combinados, cuadros de lista, botn de opcin, cuadro dc texto, botn
alternativo, de un formulario.
2#emplo: para el campo Bec$a de entrega validar el ingreso de datos como
ZBec$a de entrega[PW Bec$a de pedidoM :A
*s decir ue la fec$a de entrega debe encontrarse en los :A d(as siguientes a la fec$a del
pedido.
2#emplo: validar el ingreso en un campo 6mporte de la tabla numerico y el valor ue se
ingrese debe ser 4ayor a 8 es decir ' colocar en la propiedad Gegla de validacin para el
campo 6mporte Q W 8
;
Access Teora Compus
-ropie"a" te&to "e (ali"aci!n
?ise#ar un texto ue saldr como leyenda al usuario en el momento ue pretenda ingresar un
valor a un campo cuya regla de validacin este activa
2#emplo' Gegla de validacin al campo /antidad ZQW8[
-exto de validacin 2Ud. ?ebe ingresar un valor superior a 82
*ste mensa"e se presentar en el momento de $aber ingresado un valor A en el campo
/antidad de la tabla activa.
-ropie"a" +alor pre"etermina"o
!ermite rellenar automticamente un campo con un determinado valor en los nuevos registros
ue agregue a la tabla.
*specifica el valor predeterminado para un campo o control.
*ste valor predeterminado no se aplica a campos cuyo tipo de datos sea /ontador u 0b"eto
0l&
Al establecer un valor predeterminado normalmente se especifica un valor constante ue se
encuentre cada vez ue se desee ingresar un nuevo registro.
2#emplo' en el campo /antidad de la tabla siempre estar al dar de alta un registro el valor
predeterminado 8, porue asumimos ue al menos $ubo un valor solicitado
2#emplo' 7i ueremos ue en el campo Bec$a siempre este la fec$a actual por defecto
entonces en la propiedad >alor predeterminado para el campo fec$a de la tabla establecer'
WBec$a+ ,
y automticamente cada vez ue uisi&ramos dar de alta un registro aparecern el campo
fec$a la fec$a del d(a actual tomada del sistema con ue traba"a la muina.
Access establece al menos el valor A en la propiedad Gegla de validacin
-ropie"a" permitir lon:itu" a Cero
!ermitir ue se guarden cadenas de longitud cero en un campo -exto o 4emo.
?etermina si un campo puede contener cadenas de longitud cero, es decir valores de cadena
ue no contengan caracteres ni espacios en blanco +22, Access en forma predeterminada no
almacena las cadenas de longitud a cero' 7i no escribe ning)n valor en un campo de tipo
texto o memo, lo ue se almacena es un valor nulo.
7e relaciona con la propiedad Geuerido.
2#emplo' 7i se establece para un campo las propiedades'
Geuerido' 7(
!ermitir longitud a cero' ;o
;0 va a permitir ue ese registro se grabe sin ingresar datos +no admite ni
siuiera el *spacio en blanco,
2#emplo' 7i se establece para un campo las propiedades'
Geuerido' 7(
!ermitir longitud a cero' 7(
Acepta el *spacio en blanco.
1<
Access Teora Compus
-ropie"a" Re=ueri"o
*xigir la introduccin de datos en campo de un registro nuevo. 5acer ue el ingreso sea
obligatorio de datos para ese campo.
Access por defecto coloca la opcin ;o a esta propiedad $aciendo de esta forma ue el
ingreso no sea obligatorio, el usuario deber colocar 7i en el caso ue considere obligatorio el
ingreso de datos a ese campo del registro.
Ttulo
Asignar un nuevo nombre ue se usar en la realizacin de formularios o informes.
-ropie"a" In"e&a"o
!ermite a un campo establecer el ordenamiento para acelerar las b)suedas y actualizaciones
con mayor frecuencia.
*s recomendable usar esta propiedad para activar los campos ue sern usados como consulta
de datos.
*sta opcin presenta tres posibilidades'
;o \ue no est& ordenado este campo
7i+/on duplicados, !ermite el orden pero tambi&n el ingreso de datos duplicados
7i+7in duplicados, !ermite el ordenamiento pero restringe la duplicidad de registros
-odos los campos ue sean claves principales tendrn la propiedad 7i +/on duplicados,.
7e podr usar (ndices usando el botn de la barra de $erramienta. Aparecer compuesto de
varias opciones al ser pulsado'
Nombre "el n"ice: esta columna se utiliza parra asignar el nombre al (ndice.
Nombre "e campo: se utiliza para especificar el campo ue utilizar el (ndice. 7i especifica
ms de un campo, sern creados 6ndices para los campos asignados.
Or"en: permite seleccionar la ordenacin del (ndice.
-rincipal: sirve para iniciar si el campo es un campo clave.
>nica: sirve para ue el indice solo acepte valores )nicos.
I:norar nulos: permite ue los campos ue no posean ning)n valor sean indexados.
!ara cerrar la ventana de (ndices $aga clic en el botn (ndices.
$isuali%aci&n de tablas
/uando se est posicionado en una tabla se podr cambiar el modo de presentacin
simplemente $aciendo clic en el botn modo de ver -abla. ue aparece en la barra de
$erramienta.
Los dos modos de presentacin son'
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Access Teora Compus
o"o "e (er Dise*o: este botn permite cambiar para poder visualizar la estructura.
o"o "e (er 9o#a "e "atos: este botn nos permite cambiar a visualizar los datos.
Copia de una tabla
*n ms de una ocasin ser necesario tener una copia de una tabla, ya sea por copia de
seguridad o por tomarla como e"emplo.
8HAbra la tabla correspondiente.
9H5aga /lic en el botn /opiar de la barra de $erramientas o bien, eli"a del men) *dicin la
opcin /opiar.
:H5aga clic en el botn !egar de la barra de $erramientas o bien, eli"a del men) *dicin la
opcin !egar.
<HAccess mostrar un recuadro presentando las siguientes opciones'
2structura solamente: copia slo la estructura de la tabla excluyendo sus datos.
2structura 4 "atos: copia la estructura y tambi&n todos sus datos.
A*a"ir "atos a la tabla e&istente: a#ade los datos de la tabla a otra ue le indiuemos.
CH*scriba el nombre de la nueva tabla.
DH5aga clic en el botn Aceptar.
Eli'inar una tabla
8H!osicinese en la fic$a -abla.
9H7eleccione el nombre de la tabla correspondiente.
:H*li"a del men) *dicin la opcin *liminar.
<HAccess presenta un cuadro indicando la eliminacin del ob"eto mencionado, $aga clic en el
botn 76.
INTRODUCCION ( EDICION DE DATOS
A)adir re*istros a una tabla
8HAbra la base de datos.
9H7eleccione la tabla deseada.
:H5aga clic en el botn Abrir.
<H7eleccione la opcin 4odo de ver 5o"a de datos.
CH/omience a completar los datos en los campos respetando sus propiedades+Access aceptar
los datos si fueron ingresados correctamente de lo contrario emitir una leyenda o no lo
de"ar avanzar al campo siguiente,
DH!resione -A1 para confirmar y poder avanzar al campo siguiente
IHAl llegar al )ltimo campo del registro, presione -A1 para guardar registro y avanzar al
siguiente registro.
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Access Teora Compus
JH/uando est&n cargados todos los registros deseados eli"a del men) Arc$ivo la opcin
/errar.
;o es necesario $acer nada en especial para guardar sus datos. Al salir de un registro, ya sea
movi&ndose a otro registro o cerrando la tabla, Access guardar automticamente los datos.
.mbolos in"ica"ores en re:istros "e una tabla
Lapiz 7imbolo selector de registro
Access lo muestra "unto al registro activo si $a
cambiado la informacin del registro pero todav(a no
$a guardado los cambios.
Un -ringulo 7(mbolo indicador del registro activo.
*l asterisco 7(mbolo ue marca el registro vac(o al final de la
tabla. *n cuanto comience a escribir este registro.
Access mover el asterisco al siguiente registro vac(o.
2liminar un re:istro
*liminar registros es una forma de mantener la base de datos. -an solo $ay ue tener
precaucin de seleccionar correctamente el o los registros deseados.
8H7eleccione el o los registros deseados.
9H5aga clic en el botn *liminar registro o bien del men) *dicin eli"a la opcin *liminar
registro.
:HAccess mediante una ca"a de dialogo advierte al usuario de la futura tarea, presione el botn
76.
Des9acer Tareas
4ediante el uso de este comando se puede anular la ultima tarea efectuada.
*li"a del men) *dicin la opcin ?es$acer, o bien, $aga clic en la ?es$acer.
2liminar un campo
8HAbra la tabla en el modo de presentacin ?ise#o.
9H7eleccione la fila ue define el campo ue desea eliminar $aciendo /lic en de campo. 0
bien, use las teclas de direccin para ir a la fila ue desee eliminar. y presione
4A]^7/ULA7 M 1AGGA *7!A/6A?0GA.
:H*n el men) *dicin, eli"a *linimar Bila, o bien desde la barra de $erramientas, $aga clic en
el botn *liminar Bila.
<HAccess eliminar de su tabla el campo y todos sus datos.
Insertar un campo nue(o sobre un campo e&istente
lH5aga clic en la fila sobre la cual desee ue aparezca la nueva fila +o use las teclas de
direccin para pasar a dic$a fila,.
9H*n el men) *dicin, eli"a 6nsertar fila, o bien, en la barra de $erramientas, clic en el botn
6nsertar fila.
:Hdefina el campo nuevo en la fila vac(a.
1$
Access Teora Compus
o"ificar el anc9o "e una columna
/uando se traba"a en una tabla, Access establece por defecto la anc$ura de la columna con un
tama#o de 8C,<888. 7i el texto escrito en el campo no excede de ese tama#o, se visualiza el
contenido (ntegramente, en caso contrario nos tenemos ue desplazar por el mismo para
poder observar.
!ara subsanar este problema Access posee una $erramienta
especifica.
8HAbra la tabla en el modo de presentacin 5o"a de datos.
9H7eleccione la columna deseada, situando el puntero del mouse sobre el titulo del mismo y
$aga clic seguidamente con el botn izuierdo.
:H*i"a del men) Bormato la opcin Anc$o de la columna.
<H*scriba el n)mero de anc$o de la columna.
CH!resione el botn 4enor A"uste y observe el resultado.
DH!or fin de tarea eli"a el botn Aceptar.
Ocultar + 'ostrar colu'nas
8H7eleccione el campo.
9H*li"a del men) Bormato la opcin 0cultar columnas.
:HGepita los mismos pasos para los campos deseados.
!ara volver a visualizar las columnas deseadas, eli"a del men) Bormato opcin 4ostrar
/olumnas, Access mostrar una ca"a de dialogo conteniendo los campos activos y los
inactivos, seleccione Ud. los ue desea mostrar activndolos, y luego eli"a el botn /errar.
Inmo(ili?ar 4 liberar columnas
7i desea fi"ar un campo, para luego movilizarse $acia otro sin perder de el anterior, Access
ofrece la posibilidad de inmovilizar columnas.
8H7eleccione la columna.
9H*li"a el men) Bormato y seguidamente 6nmovilizar columnas.
:HUtilice la barra de desplazamiento ue $ay en la parte inferior de la $o"a de datos y observe
como los dems campos se mueven y el campo inactivo permau fi"o.
<H!ara liberar las columnas, seleccione el men) Bormato y seguidamen opcin Liberar todas
las columnas.
Ordenaci&n r,pida de la tabla
8 7eleccione la.s columna.s ue contiene el campo.
9H*li"a del men) Gegistros la opcin 0rdenar, o bien, $aga clic en alguno de los botones de
ordenamiento'
:H7eleccione la forma de ordenamiento, si es Ascendente o descendente.
1'
Access Teora Compus
!ara anular la ordenacin ue $emos realizado se utiliza la opcin \uitar filtro.ordenar ue
esta incluida en el men) *dicin.
#iltros
/reando un filtro puede indicar a Access ue seleccione de la tabla lolamente los registros
determinados% por e"emplo si estamos $ablando de un /ampo /iudad en una tabla podemos
aplicar un filtro para visualizar todos los clientes ue viven en una cuidad o varias
determinndolas en la celda criterio y especificando el orden en ue se uieran ver.
Al editar filtros Access abrir la ventana Biltro, en la cual se definen los registros ue se
desean ver.
Crear un filtro
8HAbra la tabla o consulta en modo de ver Go"a de datos.
9H*li"a del men) Gegistros la opcin Biltro y luego el comando Blltro.0rden avanzado.
:HAparecer la ca"a de dilogo Biltro para la tabla o consulta activa.
<HAgregue los campos ue desea incorporar en el filtro $aciendo doble clic cada uno de ellos.
C.5aga clic en el cuadro ;ombre del campo por el cual desea ordenar, y abriendo la flec$a
Ascendente o ?escendente.
Criterios: Un criterio es un condicionamiento o una restriccin para campo.
8H5aga clic en el campo en el cual establecer el criterio y luego un clic cuadro /riterio.
9H*scriba el criterio estableciendo s(mbolos de comparacin como Q P W QW PW PQ.
:HLuego presione *;-*G.
<HUna vez ue estableci el filtro para cada campo, con criterios respectivos $aga clic en la
$erramienta Aplicar Biltro, para visualizar todos los registros.
!ara anular el filtro aplicado a los campos de una tabla.consulta $aga clic la $erramienta
Aplicar Biltro.
Ca'biar los tipos de letras
Access tiene establecido un tipo de letra ue utiliza por defecto, pero existe la posibilidad de
cambiarlo, y tambi&n, cambiar su tama#o y aspecto.
8H7eleccione el men) Bormato y seguidamente la opcin Buente.
9H*n la ca"a de dialogo Buente Ud. podr cambiar el tipo de letra, est(lo, fuente, subrayado,
tama#o, y color.
:HLuego de realizar los cambios eli"a el botn Aceptar.
B-s.ueda de datos
1,
Access Teora Compus
La localizacin de determinados registros es de real importancia, sobre todo el proceso en
ue demora en $acerlo cuando se trata de una gran cantidad de registros.
!ara realizar esta labor Access para Windows posee una $ermienta muy )til.
lH*li"a del men) *dicin la opcin 1uscar.
*n el recuadro 1uscar es donde se ingresa el texto ue ueremos localizar.
*l recuadro 1uscar en se utiliza para indicar en ue direccin tiene ue empezar a buscar.
*l recuadro /oincidir contiene tres posibilidades ue son las siguientes.
)acer coinci"ir to"o el campo: esta opcin le est indicando a Access, ue solo localice los
campos ue contengan el texto escrito en el recuadro 1uscar.
Comien?o "el campo: utilizando esta opcin Access solo localizar los campos ue
comiencen con el mismo texto ue el indicado en la opcin 1uscar.
Cual=uier parte "el campo: Access localizar los registros ue posean el texto definido en
el recuadro 1uscar en cualuier parte el campo.
%uscar solo el campo acti(o: permite indicar como ueremos ue se realice la b)sueda,
pudiendo buscar en el campo activo o en -odos los campos.
@a opci!n a4Asculas B minAsculas: sirve para buscar el texto escrito sin afectarle ue est&
en may)sculas o min)sculas.
2l bot!n %uscar -rimero: sirve para indicarle a Access ue inicie la b)sueda.
2l bot!n %uscar .i:uiente: se utiliza para indicar ue contin)e la b)sueda cuando $aya
sido localizado uno de los registros.
2l bot!n Cerrar: sirve para terminar la operacin de b)sueda.
/uando Access alcanza el )ltimo registro de la tabla mostrar un cuadro de aviso,
siempre ue aparezca este recuadro significa ue no $ay ms registros por localizar.
9H*li"a el botn Aceptar, para volver a la ventana de b)sueda.
:H5aga clic en el botn /errar para regresar a la $o"a de datos.
Caracteres como"n
*xisten caracteres comodines en caso ue el usuario no reconozca o necesite ubicar
determinada cantidad de registro ue cumplen con una condicin.
Los ms usados son el _ y el N.
*l 2asterisco2 sustituye a cualuier n)mero de caracteres.
*l signo ue 2cierra pregunta2 sustituye a un caracter.
8H7eleccione el campo donde se va a realizar la b)sueda.
9HActive la ca"a de dilogo 1uscar.
:H*n el cuadro de texto escriba el texto a buscar $aciendo uso de caracteres comodines
*"emplo'
8. 7eleccione /omienzo del campo en la opcin /oincidir.
9. 5aga clic en la opcin 1uscar solo el campo activo para activarla.
:. 5aga clic en el botn 1uscar primero.
1/
Access Teora Compus
<. 5aga clic en el botn 7iguiente para continuar la b)sueda y luego eli"a el botn Aceptar,
cuando $aya finalizado.
C. !or fin de tarea $aga clic en el botn /errar, para volver a la tabla de datos.
Geemplazar datos en una tabla
8H7it)e el selector de registros en el primer registro de la tabla.
9H7eleccione el campo deseado.
:H7eleccione del men) *dicin y seguidamente la opcin Geemplmr. B("ese ue la ventana
ue aparece es muy similar a la ventana de la opcin 1uscar.
<H-eclee el texto ue desea reemplazar en el cuadro 1uscar.
CH*n el recuadro Geemplazar por escriba el texto por el cual ser reemplazado.
DH5aga clic en el botn 1uscar siguiente.
Relaciones
La principal caracter(stica de Access para Windows es traba"ar con bases de datos
relacionales o, lo ue es lo mismo, una base de datos con varias tablas ue est&n relacionadas
entre s(.
Tipo "e relaciones
Gelacin de uno a uno
Gelacin de varios a varios.
Gelacin de uno a varios.
!ara poder existir una relacin entre las tablas a relacionar, las mismas deben tener un campo
en com)n.
Relaci!n "e uno a uno
*l funcionamiento de este tipo de relacin es muy simple, un registro de la tabla 8 solo puede
estar enlazado o vinculado con un registro de la tabla 9, existiendo la reciprocidad entre ellos.
*"emplo'
Un e"emplo tipo ser(a el de una tabla ue contiene los nombres de personas y otra con el ?;6
de cada persona, puesto ue cada persona es )nica, el ?;6 de cada una e ellas ser tambi&n
)nico.
-abla 8 -abla9
-ersona DCNCIC
Uos& 3arc(a 8 a 8 9A.9CD.:98
A. 3onzlez 8K.98.<CD
L. 3mez 8J.9:D.JKI
Relaci!n "e (arios a (arios
11
Access Teora Compus
*n este tipo de relacin cada registro de la tabla 8 puede estar enlazado con >arios registros
de la -abla 9 y cada registro de la tabla 9 puede igualmente enlazado con diversos registros
de la tabla 8.
*"emplo'
*xiste una tabla con t(tulos de pel(culas y otra con los nombres de los actores
La relacin se da ya ue en una pel(cula intervienen varios actores y a su vez cada actor
puede interpretar ms de una pel(cula.
-2@ICU@A. ACTOR2.
>eracruz 7ara 4ontiel
]uma /$arles 1ronson
>an 5elfin
Relaci!n "e uno a (arios
*ste tipo de relacin es el ms usado, ya ue cada registro de la tabla 8 puede estar enlazado
con varios registros de la tabla 9. !ero cada registro de la tabla 9 slo puede estar enlazado
con un )nico registro de la tabla 8.
*"emplo'
7i tomamos el caso de los euipos de f)tbol, donde una tabla contiene los euipos de f)tbol y
otra tabla contiene los "ugadores. Un euipo tiene muc$os Uugadores, pero cada"ugador"uega
en un slo euipo.
*uipos de f)tbol Uugadores
10/A UU;60G7 !AL*G40
7*G;A
/0G?01A
G6>*G !LA-* 7ALA7
BGA;/5*7/0L6
A]ALA
Inte:ri"a" referencial
/uando creemos las relaciones de las tablas, veremos ue existe una opcin denominada
6ntegracin Geferencial. !ara poder utilizar esta opcin las tablas relacionadas tendr(an ue
cumplir con los siguientes reuisitos.
;o puede $aber ning)n registro en la tabla secundaria ue no este relacionado con la tabla
principal.
;o es posible borrar ning)n registro de la tabla principal, si tiene alg)n registro
relacionado con la tabla secundaria.
5ay ue utilizar la 6ntegridad Geferencial siempre ue se uiera asegurar de ue los datos se
mantendrn correctamente relacionados cuando se establezca la relacin.
Relacionar en Access para Din"oEs
18
Access Teora Compus
lH5aga clic en el botn Gelaciones, o bien, puede elegir del men) 5erramientas la opcin
Gelaciones.
9H*n la ventana 4ostrar tabla ue aparece eli"a la tabla, consulta o Ambas y luego $aga clic
en el botn Agregar.
:H?e la misma forma ue en el paso anterior eli"a la tabla, consulta ue desee para relacionar.
<H5aga clic en el botn /errar.
CHUtilice los botones de alguna de las tablas para visualizar los campos ue la componen.
DH7eleccione el campo deseado.
IH5aga clic con el botn izuierdo del mouse, y sin soltar sit)ese sobre campo de la tabla
para establecer la relacin.
JH7eguidamente aparecer la ventana Gelaciones.
*sta ventana posee unas opciones ue realizan las siguientes operaciones'
*6 botn -ipo de combinacin, nos permite seleccionar la combinacin de lo ue ueremos
seleccionar para la relacin.
Las dos opciones de Actualizar o *liminar en cascada los campos relacionados, se utilizan
cuando activamos la opcin *xigir 6ntegridad referencial. 7i estas opciones estn activadas,
automticamente cuando modifiue un dato en una de las tablas, este tambi&n ser
modificado en la tabla relacionada. *n la operacin de borrar un registro de una de las tablas,
automticamente sera eliminado el registro en la tabla relacionada.
8H7eleccione la opcin *xigir integridad referencial.
9H5aga clic en el botn /rear, para establecer la relacin.
:H5aga clic en el botn /errar y a continuacin $aga clic en el botn 7i para gurdar la
relacin asignada.
+isuali?ar to"as las relaciones e&istentes
8H5aga clic en el botn 4ostrar todas las relaciones.
9H5aga clic en el botn /errar y luego en el botn 7i.
Consulta
Una consulta es una pregunta ue realizamos a una base de datos para ue nos de
informacin concreta sobre los datos ue contiene.
!ara poder realizar consultas es necesario tener las tablas relacionadas.
Los campos ue utilice la consulta pueden ser los de la propia tabla o unos campos ue se
denominan campos calculados ue utilizan datos ue contienen las tablas originales.
Creaci!n "e una consulta "e selecci!n
8H*n la ventana de la base de datos, $aga clic en el botn /onsulta.
9H*li"a el botn ;uevo.
:HAccess mostrar el cuadro de dilogo ;ueva consulta.
<H*li"a la opcin 4odo de ver ?ise#o.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DH7eleccione la tabla deseada, y luego $aga clic en el botn Agregar.
IH!or finalizado el proceso eli"a el botn /errar.
Agregar eampos a una consulta
1;
Access Teora Compus
Al crear una consulta deber seleccionar los campos de las tablas o consultas ue Ud. eligi.
!uede seleccionar todos los campos de una tabla o simplemente elegir algunos de ellos.
Cua"rcula F%2
lHArrastre el campo seleccionado desde la lista de campos de la tabla $asta la celda de la fila
/ampo de la cuadr(cula \1*. -ambi&n puede $acer doble clic en el campo seleccionado de
la tabla.
9H/uando el puntero est& sobre la celda adecuada de la cuadr(cula \1*, suelte el botn del
mouse.
:HGepita el mismo procedimiento para agregar los campos deseados
<HAl terminar, la cuadr(cula \1* contiene los campos ue Ud. seleccion. Las casillas de
verificacin de las celdas 24ostrar2 de estos campos estan marcadas, lo ue significa ue los
datos incluidos en ellos se mostrarn en la $o"a de datos de la consulta.
7i desea incluir todos los campos de una tabla en una consulta entonces seleccione el
asterisco correspondiente de la tabla de donde desea extraer datos.
+er los resulta"os "e una consulta
*n el men) >er, eli"a 5o"a de datos +o bien, en la barra de $erramientas, $aga clic en el botn
!resentacin 5o"a de datos,.
Access presentar los registros definidos en la consulta, cuyos datos son tomados de las
tablas de donde se extra"o la informacin.
2specificar Criterios
*stablecer criterios en una consulta significa definir las condiciones en las ue se basar la
extraccin de los registros de una tabla.
A las consultas puede usarlas de la misma forma ue las tablas, creando formularios e
informes ue dependan de los datos de esa tabla o consulta.
8H?ise#e la consulta.
9H*n la parte inferior de la ventana de dise#o, desplcese $asta la celda /riterios del campo
en el ue Ud. desea aplicar un criterio.
:H*scriba el criterio deseado y luego visualice la consulta en 4odo de ver !resentacin $o"a
de datos.
*"emplo'
Un criterio para el campo !rovincia
W27an Luis2
-ara (erificar los resulta"os
*n el men) >er, eli"a !resentacin $o"a de datos.
Or"enar una consulta
8H/ambie al modo de presentacin ?ise#o de la consulta.
9H5aga clic en la celda 0rden del campo ue desea ver ordenado +o use las teclas de
direccin para acceder a la celda 0rden,.
:H7eleccione 2Ascendente2 o 2?escendente2 en la lista 0rden.
<H/ambie al modo de presentacin 5o"a de datos para ver los registros ordenados.
2<
Access Teora Compus
!uede establecer varios campos de datos ordenados, Access respetar este orden. *s decir,
por e"emplo puede ordenar 2;ombre2 en forma ascendente, el campo 2Bec$a2 en forma
descendente.
A:rupaci!n "e re:istros 4 totales
A menudo, la informacin ue ms le interesar es un total, un promedio, una suma, contar,
identificar el valor mximo o m(nimo de un con"unto de registros de la consulta.
8H?ise#e la consulta deseada.
9H*n el men) >er, eli"a -otales. 0 bien, $aga clic en el botn -otales de la barra de
$erramientas.
:HAccess presentar la fila total en la cuadr(cula \1*.
<H0bserve ue Access llena automticamente cada cuadro `-otala con `Agrupar pora
CH*n la cuadr(cula \1*, seleccione la columna ue desee.
DH*n la celda totales para el campo ue desea seleccione 7uma, !romedio, !rimero etc.
IHAccess mostrar el tipo de total ue seleccion en la celda.
JH!ara ver los resultados, cambie al modo de presentacin 5o"a de datos.
Opciones Descripci!n
7uma /alcula la suma de los valores num&ricos de un campo
!romedio Gealiza la media aritm&tica
4in Localiza el valor m(nimo de un campo.
4ax Localiza el valor mximo de un campo.
/uenta /uenta el n)mero de registros ue no est&n en blanco.
Ultimo 4uestra el valor del )ltimo registro del campo.
?esv*st /alcula la desviacin t(pica de los valores num&#cos.
>ar /alcula la varianza de los valores num&ricos.
o"ificar una consulta
La ventana /onsulta es flexible y fcil de usar. Las caracter(sticas grficas esta ventana le
permiten fcilmente mover, introducir, arrastrar y manipular de diferentes maneras los
campos y las columnas de su consulta.
o(er una columna en la consulta
8H*n el modo de presentacin ?ise#o, $aga clic en el selector del campo +encabezado de
columna, de la columna ue desee mover.
9H5aga clic otra vez en el selector de campo, mantenga presionado el botn del mouse y
arrastre la columna $asta su nueva ubicacin.
:H>isualice la consulta en 4odo de ver $o"a de datos.
Insertar una columna en una consulta
8 ?ise#e la consulta.
9.7eleccione la columna a la derec$a de la cual desee insertar la nueva columna
:.*n el men) *dicin, eli"a 6nsertar columna.
<.Access insertar una columna en blanco.
2nsanc9ar o estrec9ar una columna
8H?ise#e la consulta.
9HArrastre el borde derec$o del selector de campo $asta lograr el tamafio diseado.
21
Access Teora Compus
A#ustar una columna se:An el conteni"o "e la inisma
8H5aga doble clic en el borde derec$o del selector de campo.
9HAccess a"ustar la anc$ura de la columna para mostrar el texto de la celda ms extensa de la
columna.
-ambi&n puede incluir un campo en su consulta sin necesidad de ue aparezca en la $o"a de
datos% esto resulta muy cmodo si desea usar el campo para especificar los criterios de la $o"a
de respuestas dinmica sin ue aparezca el campo en la $o"a de datos.
2&cluir un campo "e la 9o#a "e "atos "e la consulta
8H?ise#e la consulta.
9H*n la ventana de dise#o desactive la casilla 24ostrar2 del campo $aciendo clic en ella.
:HAccess usa los criterios especificados para el campo y as( crea la $o"a de respuestas
dinmica, pero no muestra el campo en la $o"a de datos
2liminar una consulta
8H7eleccione la consulta.
9H*li"a del men) *dicin la opcin *liminar o bien, presione la tecla 7uprimir.
:HAccess solicitar confirmacin sobre la eliminacin de la consulta, Ud. eli"a el botn 7i.
Guar"ar la consulta
/uando se $aya creado la consulta y se compruebe ue funcionla correctamente, la misma
deber ser almacenada ba"o un nombre.
8H7eleccione del men) Arc$ivo la opcin 3uardar.
9H*scriba un nombre a la consulta.
:H5aga clic en el botn Aceptar.
<H/ierre la consulta.
6mprimir una $o"a de datos
8HAbra la consulta en el modo de presentacin 5o"a de datos o selecinela en la ventana de la
base de datos.
9H*n el men) Arc$ivo, eli"a 6mprimir.
:HAccess presentar el cuadro de dilogo 6mprimir.
<H*specifiue los cambios.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DHAccess imprimir la $o"a de datos de la consulta.
/OR"UARIOS
22
Access Teora Compus
Concepto
7on dise#os, interfaces grficas ue permiten al usuario ingresar, modificar y eliminar datos
de los registros de la base de datos.
*l usuario dise#ar su propio formulario utilizando elementos como tipo y colores de letra,
grficos +ue representen a logotipos de una empresa, l(neas colores, imgenes% logrando as(
una vista clara y atractiva para la posible carga, modificacin o eliminacin de datos.
+isuali?aci!n "e formularios
*xisten tres formas distintas de visualiza un formulario'
o"o "e (er Dise*o
4ediante esta forma es posible dise#ar o personalizar el formulario, $aciendo uso de la ca"a
de $erramientas.
o"o "e (er Formulario
7e visualizan los datos correspondientes a un registro de la tabla consulta, se puede ver de a
un registro a la vez.
o"o "e (er )o#a "e "atos
7e visualizan todos los registros, organizados en columnas y filas.
Las $erramientas de dise#o para formularios ayudan a dise#arlos con la finalidad de'
!resentar los datos en un formato atractivo con fuentes especiales +tipos de letras, y otros
efectos grficos tales como pueden ser colores, sombreados, relieves, uso de ob"etos como,
l(neas rectngulos, elipses, etc.
Tipos de #or'ularios
4ediante el uso del asistente de formularios, ue trae incorporado Access, se pueden crear
varios tipos de formulanos'
Formulario "e columa simple
4uestra los valores de los registros en una sola columna, incluyendo cada campo en una
l(nea distinta. Los registros de la base de datos son presentados en individual.
Formulario tabular
4uestra los valores de los registros utilizando el formato de filas y columna, apareciendo en
cada fila un registro distinto y en cada columna los distintos tipos de campos de cada registro.
7on mostrados varios registros a la vez.
Formulario :r0ficos
los datos son ex$ibidos en forma grfica, pudiendo &ste estar representado ante diagramas de
barras, de puntos, de torta o bien en tres dimensiones.
Formulario principal H subformulario
4uestra la relacin existente entre los registros del formulario principal y los los del
formulario secundario o subformulario.
*s decir, presenta la relacin uno a varios apareciendo en el formato de una sola columna los
registros pertenecientes al formulario principal y en el formato de $o"a de datos los registros
correspondientes al subformulario.
Formulario autom0tico
2$
Access Teora Compus
*s la manera mas sencilla de crear un formulario. *l formato de este es muy sencilloy similar
al formulario de columnas y presenta todos los campos de los registros de la tabla o consulta
en la ue este basado.
Creaci!n "e formularios
Al crear un formulario aparecer la siguiente ca"a de dilogo solicitando informacin para
poder llevar a cabo la operacin.
/reacin de un formulario automtico
8HAbra la pesta#a formulario.
9H5aga clic en el botn ;uevo
:H*li"a la opcin Autoformulario en columnas, Autoformualrio tabular o Autoformulario de
$o"a de datos.
<H*li"a la tabla o consulta de la ue sern extra(dos los datos.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DHUna vez creado el formulario deber ser almacenado, para ello eli"a del men) Arc$ivo la
opcin 3uardar.
IH*scriba un nombre referente, y luego eli"a el botn Aceptar.
JH5aga clic en el botn /errar, para abandonar el formulario.
Creaci!n "e un formulario :r0fico
8HAbra la pesta#a formulario,
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:H7eleccione la tabla.consulta deseada.
<H*li"a la opcin Asistente para grficos.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DHA continuacin aparecer una pantalla donde Ud. podr seleccionar los campos ue desee
ue aparezcan en el grfico.
Luego podremos elegir los campos ue compondrn el formulario +pueden ser todos los
campos de la tabla.consulta algunos seleccionados,.
8H7eleccione el campo deseado y presione el botn adecuado.
9HGepita el paso anterior por cada campo deseado.
:H5aga clic en el botn 7iguiente.
<H*n esta pantalla podemos seleccionar el grfico representativo.
!ara obtener una descripcin apropiada sobre el grfico ue deber eleg(r puede ir
seleccionado cada uno de los tipos de grficos, y lea lo ue sale descripcion en el lado
derec$o.
CH7eleccione el grfico apropiado.
DH5aga clic en el botn 7iguiente.
IH*n la pantalla siguiente aparece la posibilidad de modificar interpretacin de los datos en el
grfico.
JH5aga doble clic en la etiueta situada a la izuierda, concretamente donde aparece el
campo deseado.
KH*n la pantalla actual, podr seleccionar la forma en ue desea ue agrupen los datos, ya sea
efectuando una suma, promedio, valor mximo o minimo, etc.
8AH*li"a la opcin deseada y $aga clic en el botn Aceptar.
88HArrastre $asta el interior de la cuadricula con el rotulo 7eries.
89H*fect)e un clic sobre el botn 7iguiente.
2'
Access Teora Compus
8:H-eclee un t(tulo.
8<H5aga clic en el botn Binalizar.
8CH3uarde el formulario con un nombre representafivo y luego elUa el botn /errar.
Creaci!n "e un formulario con el asistente "e formulario
8HAbra la pesta#a formulario,
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:H7eleccione la tablal consulta deseada.
<H*li"a la opcin Asistente para formularios.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DHA continuacin aparecer una pantalla donde Ud. podr seleccionar los campos ue desee
ue aparezcan en el formulario.
IH7eleccione el campo deseado y presione el botn
JHGepita el paso anterior por cada campo deseado.
KH5aga clic en el botn 7iguiente.
8AH*n esta pantalla seleccionaremos la distribucin ue deseamos aplicar los datos ue
aparezcan en el formulario.
88H7eleccione una opcin -abular u 5o"a de datos.
89H5aga clic en el botn 7iguiente.
8:H*li"a un estilo, apropiado para el futuro formulario.
8<H5aga /lic en el botn 7iguiente.
8CH*scriba un t(tulo para el formulario.
8DH5aga clic en el botn Binalizar.
8IH3uarde el formulario y luego ci&rrelo.
Ob#etos =ue componen un formulario
Los ob"etos contenidos en un formulario se denominan controles. *n cierta manera se usan
como los controles y la pantalla de un aparato dc televisin. 7in embargo, en lugar de usar los
controles de Access para cambiar de canal o mover un programa, estos se usan para cambiar
y ver su informacin.
Access coloca tres tipos de controles en su formulario'
Una etiueta presenta textos como, por e"emplo, el titulo del formulario o un mensa"e
informativo.
Un cuadro de texto es un area en la ue puede presentar o escribir el texto o los n)meros
almacenados en su base de datos.
Una casilla de verificacin indica una condicin ue puede estar activada o no.
Cambiar al mo"o "e presentaci!n )o#a "e "atos
8H*n el men) >er, eli"a 5o"a de datos.
9HAccess mostrar los datos del formulario.
:H?esplcese $orizontalmente por la $o"a de datos para ver todos sus campos.
Cambiar al mo"o "e presentaci!n formulario
8H*n el men) >er eli"a Bormulario.
9HAccess volver al modo de presentacin Bormulario.
Despla?amiento entre re:istros "e un formulario
8HUse los botones de desplazamiento situados en la esuina inferior izuierda de la ventana
para ir al primer registro, al )ltimo, al anterior o al siguiente.
2,
Access Teora Compus
-ambi&n puede usar el comando 6r a del men) Gegistros para moverse entre los registros del
formulario.
/ada vez ue pase a un registro siguiente o nuevo los datos ingresados en el anterior registro
uedan actualizados automticamente por Access en los campos de la tabla o consulta de
donde $acen referencia.
+er la apariencia impresa "el formulario 4 sus "atos
*n la barra de $erramientas, $aga clic en el botn !resentacin preliminar, o bien, en el men)
Arc$ivo, eli"a !resentacin preliminar.
Access presentar su formulario y la informacin tal como aparecern en forma impresa.
!ara ampliar la pgina coloue el puntero sobre la pgina para ue este se convierta en una
lupa y entonces $aga clic en el botn boom.
!ara volver a la presentacin de toda la pgina, $aga clic en el botn boom.
Imprimir un formulario
*n el men) Arc$ivo, eli"a 6mprimir, o bien, en la barra de $erramientas $aga /lic en el botn
6mprimir. Access presentar el cuadro de dilogo 6mprimir, eli"a el botn Aceptar, luego de
determinar las selecciones ue desee. Access imprimir el formulario con todos sus datos.
Guar"ar un Formulario
*n el men) Arc$ivo, eli"a 3uardar Bormulario o bien presione /-GL M C.
Cerrar un formulario
*n el men) Arc$ivo, eli"a /errar o bien, $aga clic en el botn /errar de la ventana
formulario.
Dise*ar un formulario
8H*n la ventana de la base de datos, seleccione el formulario ue desee.
9H*li"a el botn ?ise#o.
/ada vez ue un formulario se abra en presentacin de dise#o, Access mostrar disponible la
ca"a de $erramientas. 7i esta no aparece $aga clic en el botn /a"a de 5erramientas
Ca#a "e 9erramientas
2/
Access Teora Compus
*sta ca"a de $erramientas se usa para poder colocar los nuevos controles su formulario.
!uede abrir o cerrar la ca"a de $erramientas eligiendo /a"a de $errainientas del men) >er.
-ambi&n puede mover la ca"a de $erramientas por 8a pantalla arrastrndola por su barra de
t(tulo.
0bserve ue en el modo de presentacin ?ise#o, Access divide el formulario en tres
secciones'
La seccin encabe?a"o "el formulario contiene la etiueta. /uando los datos estn en la
pantalla, en el formulario aparecen una sola vez en la parte superior de la misma.
La seccin "etalle contiene los campos de la tabla de la ue fueron extraidos los datos.
/uando los datos se presentan en la pantalla, la seccin detalle se repite para cada registro. Al
imprimir el formulario la seccin detalle muestra tantos registros como uepan en una
pgina.
La seccin pie "el formulario. /uando se muestran los datos en la pantalla, el pie del
formulario aparece una sola vez en la parte inferior de la ventana.
La seccin ?etalle siempre est incluida en un formulario, pero no sucede lo mismo con las
secciones *ncabezado y !ie de formularios.
!ara agregar las secciones de encabezado y pie de un formulario deben elegir la opcin
*ncabezado . !ie de un formulario desde el men) Bormato.
-ersonali?ar los controles
Los controles son los ob"etos del formulario, presentan los datos de un campo o el texto de un
t(tulo. Los controles de un formulario se pueden seleccionar, cambiar de tama#o, mover y
manipular de diversas formas en el modo de presentacin ?ise#o.
Al seleccionar un control, Access muestra alrededor del mismo los puntos de controles de
movimiento y tama#o.
21
!untero
*tiueta
3rupo de opciones
7ubformulario.7ubinforme
1oton de opcion
/uadro combinado
1oton de comando
4arco de ob"eto independiente
7alto de pagina
Gectangulo
Asistente para controles
/uadro de texto
1oton de alternar
Linea
/asilla de verificacion
/uadro de lista
6magen
4arco de ob"eto dependiente
/ontrol fic$a
4as controles
Access Teora Compus
Los controladores de la parte superior e inferior permiten cambiar verticalmente el
tama#o del cuadro de texto.
Los controladores del lado izuierdo y del lado derec$o permiten cambiar
$orizontalmente el tama#o del cuadro de texto.
Los controladores de las esuinas permiten cambiar el tama#o de texto tanto vertical
como $orizontalmente.
*n los controles ue tienen etiuetas ad"untas, los controladores de movimiento permiten
mover cada parte por separado.
Cambiar el tama*o "e un control
8H7eleccione el control ue desee, $aciendo un clic en el centro del ob"eto o control
9H!ase el mouse por el borde de un control y arrastre para reducir el tama#o del cuadro de
texto. /uando el cuadro tenga el tama#o deseado, suelte el botn del mouse.
.eleccionar (arios controles
/oloue el puntero cerca de uno de los controles ue desee seleccionar +no encima de &l,
arrastre el mouse en sentido diagonal abarcando y pasando por encima de todos los controles
ue desee seleccionar, dibu"ando un rectngulo.
2liminar un control
7eleccione el control ue desea eliminar y presione 7U!G646G, o bien elUa la opcin 1orrar
del men) *dicin.
o(er un control
8H7i el control ue Ud. desea est seleccionado, $aga clic fuera del mismo para cancelar la
seleccin.
9H/oloue el puntero del mouse en cualuier lugar del control deseado y mantenga
presionado el botn del mouse el puntero tomar forma de 4anito
:HArrastre el control $asta ue uede a la derec$a del cuadro de texto.
<.0bserve ue Access mueve el cuadro de texto y su etiueta ad"unta al mismo tiempo.
CH/uando el control uede colocado en el lugar deseado suelte el botn del mouse.
Ampliar una secci!n
8H/oloue el puntero en el borde ue $ay entre la seccin ?etalle y !ie del formulario.
9HArrastre el borde $acia aba"o para ampliar la seccin, cuando el mouse tome forma de
doble flec$a.
o(er por separa"o los controles "e las eti=uetas a"#untas
Al mover un cuadro de texto, su etiueta ad"unta se mueve. 7in embargo, es posible mover el
control o su etiueta ad"unta por separado. *sto se realiza mediante los controladores de
movimiento.
o(er la eti=ueta a"#unta por separa"o
8H7eleccione el control deseado
9H/oloue el puntero sobre el controlador de movimiento de la etiueta.
:H/uando el puntero est& sobre el controlador se conveitir en una mano con un dedo (ndice
7e#alador.
<HArrastre el controlador de movimiento para colocar la efiueta deba"o cuadro.
28
Access Teora Compus
CH/uando la etiueta este en el lugar deseado, suelte el botn del mouse.
A:re:ar una eti=ueta 4 e"itar el te&to "e la eti=ueta
Una etiueta es un tipo de control ue puede colocar en un formulario para agregar
informacin.
Una etiueta de texto no es dependiente de ning)n campo +como los cuadro de texto, ni est
ad"unta a ning)n control +como la etiueta de un cuadro de texto,.
-ara "ibu#ar una eti=ueta "e te&to
8H*n la ca"a de $erramientas, $aga clic en la $erramienta *tiueta
9H5aga clic en el lugar del formulario donde desee colocar la etiueta.
:H*scriba en la etiueta la leyenda ue desea observar.
<HA medida ue usted presenta el texto, verifiue la apariencia de la etiueta en el modo de
presentacin Bormulario y despu&s vuelva al modo de presentacion ?ise#o.
2"itar te&to en una eti=ueta
8H5aga clic en la etiueta ad"unta al cuadro de texto ue Ud. seleccion.
9H>uelva a $acer clic en la etiueta.
:H?esplace el cursor donde desea escribir y modifiue lo deseado.
Dibu#ar lneas o rect0n:ulos
8H*li"a la $erramienta L(nea o la $erramienta Gectngulo de la ca"a de $erramientas.
9H5aga clic en la seccin de formulario donde desea crear la figura.
:H4odifiue el tama#o de la $erramienta seg)n lo deseado.
Crear un salto "e p0:ina
Ud. podr crear un salto de pgina en el formulario, para ello deber $acer clic en la
$erramienta 7alto de pgina y luego un clic en el lugar del formulario.
A:re:ar un control "e cua"ro "e lista a un formulario
8H*n el men) >er, eli"a Asistentes para controles, o bien, $aga clic en la $erramienta
Asistente para controles de la ca"a de $erramientas.
9H*n la ca"a de $erramientas, $aga clic en la $erramienta /uadro de lista.
:H5aga clic en el lugar del formulario donde desee dibu"ar el cuadro de lista.
<HAccess mostrar el primer cuadro de dilogo del Asistente para cuadro de lista.
CH7eleccione las siguientes opciones a medida ue avanza por los cuadros de dilogo del
Asistente para cuadros de lista'
2#emplo:
8H*li"a escribir los valores del cuadro de lista.
9H*scriba 9 como numero de columnas y, en la cuadr(cula, escriba los datos de cuadro de
lista ue se indican a continuacin'
1 .olicita"o
2 Inscrito
$ Confirma"o
' Asisti"o
:HGeduzca la anc$ura de la columna 8, de"ando sitio solamente para uno o dos d(gitos.
<H7eleccione la columna 8 como columna ue contendr el valor ue se almacenar en la
base de datos.
2;
Access Teora Compus
CH7eleccione *stado como campo en el ue se almacenar el valor del cuadro de lista.
DHAsigne al cuadro de lista la etiueta *stado.
IH5aga clic en el botn Binalizar para crear el control de cuadro de lista.
JHAccess mostrar el formulario en el ue esta traba"ando% el nuevo control de cuadro de lista
estar seleccionado. /ambie al modo de presentacin Bormulario para ver el control de
cuadro de lista terminado y despu&s vuelva al modo de presentacin ?ise#o.
Insertar im0:enes pre"ise*a"as
Ud. podr insertar imgenes dise#adas previamente en un formulario.
4icrosoft 0ffice contiene un con"unto de imgenes predise#adas agrupadas por categor(as de
las cuales Ud. podr $acer uso.
*li"a la $erramienta 6magen de la ca"a de $erramientas, o bien, del men) 6nsertar eli"a
6magen.
Access presentar una ca"a de dilogo donde Ud. deber ubicar la imagen deseada. La misma
podr ser de tipo 14! o U!3.
*n la ca"a de dilogo seleccione la carpeta donde se encuentran las imgenes y luego
seleccione una de ellas.
PROPIEDADES DE OS OBJETOS
*n el men) >er, eli"a !ropiedades, o bien, en la barra de $erramientas, $aga clic en el botn
!ropiedades.
Access presentar la $o"a de propiedades adecuada para el ob"eto o control seleccionado.
!ara ver las propiedades de una etiueta ad"unta, $aga clic en la etiueta.
!ara ver las propiedades de una seccin del formulario, $aga clic en el fondo de la
seccin o en su *ncabezado.
!ara ver las propiedades del formulario, $aga clic en el fondo gris de la ventana de dise#o
de formulario, fuera de la secciones +o bien, en el men) *didDn, eli"a 7eleccionar
formulario,.
La ventana de !ropiedades de los ob"etos presenta C fic$as o pesta#as'
Formato' Au( se pueden establecer colores de fondo, sombreados, $acer visibles o no el
ob"eto, tama#o, modificar tipograf(as y aplicar estilos.
Datos' 7e establecen distintas reglas de validaciones, mscaras, formatos, textos de
validacin, y sobre todo se traba"a con el origen del control +es decir, especificar los campos
de las tablas.consultas provenientes, o bien, campos calculados,.
2(ento' 7e desarrollan au( las tareas a realizarce por el control cuando este es activado, ya
sea al $acer un clic, doble clic, presionar *nter, o bien, recibir el enfoue.
Otras' *s posible mediante esta fic$a colocar un nombre al control, realizar Autocorreccin,
y describir los puntos de tabulacin.
To"as' *n esta fic$a se re)nen las < fic$as anteriores.
IN/OR"ES
$<
Access Teora Compus
Un informe es un con"unto de informacin organizada a la ue le aplicamos un formato
determinado, con la finalidad de poder presentar los datos como informacin ue se pueda
usar y distribuir.
Los informes son resultados obtenidos seg)n un criterio. 7on res)menes de la informacin
cargada en una base de datos.
!resenta la informacin deseada y de la manera como se uiera ver.
!uede agrupar registros en varios niveles, calculando totales y promedios dc los valores
de m)ltiples registros a la vez.
*s personalizable, pues se pueden controlar el tamano y la apariencia dc todos sus
componentes.
Utilizando 6nformes Ud. !odr'
0rganizar y presentar los datos en grupos.
/alcular'
-otales parciales.
-otales de grupo.
7umar totales.
!orcenta"es de totales.
6ncluir subformularios, subinformes y grficos.
!resentar los datos con un formato profesional mediante, l(neas y fuentes especiales +tipos
de letras,.
Tipos de in#o$es en Access
Utilizando el asistente de informes, se pueden crear informes de varios formatos y tipos.
De columna simple: crea un informe ue presentar los campos en una columna simple. *s
similar al formulario de columna simple.
De :rupos totales: crea un informe ue agrupa los registros por grupo y los presenta
utilizando el formato tabular +filas y columnas, mostrando totales por cada grupo. *s la clase
de informe ue se $a de utilizar si desea ue aparezca alg)n tipo de clculo estad(stico.
De eti=uetas postales: crea etiuetas postales del tipo Avery. *ste formato esta pensado
principalmente para realizar mailings o cartas personalizadas.
De resumen: crea un informe ue presenta totales por grupo de registros. !uede incluir un
subtotal para cada grupo y una suma total para todos los grupos.
Tabular: crea un informe ue presenta cada registro como una fila dc campos, apareciendo
cada campo en una columna diferente. *ncima de cada columna aparece una etiueta.
Informe :r0fico: crea un informe donde los datos son mostrados en formato grfico,
pudiendo este estar representado mediante diagramas de barra, de torta, de tres dimensiones,
etc.
%isuali&aci'n de in#o$es
*xisten tres formas de presentar un informe
$1
Access Teora Compus
-resentaci!n Dise*o: Au( es posible personalizar el informe creado, $aciendo uso de las
propiedades de los ob"etos.
-resentaci!n preliminar: !ermite visualizar el informe tal cual ser impreso, incluyendo
toda la informacin extra(da de las respectivas tablas.consultas.
uestra -reliminar: *s posible visualizar el informe con un resultado resumido sin incluir
todos los registros, Access muestra los ue desea en forma resumida, tan solo para observar
como ser el formato.
Ceaci'n de un in#o$e de colu$na
La forma mas rpida y sencilla de crear este tipo de informes, es usando /l Autoinforme en
columnas'
8H5aga clic en el botn y en la pesta#a 6nformes.
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:H*n el recuadro eli"a la opcin Autoinformes en columnas.
<H*li"a la tabla.consulta.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DH*n unos instantes se generar el informe deseado.
IH3uarde este informe con un nombre eligiendo del men) Arc$ivo la opcin 3uardar.
JH/ierre el informe recientemente creado.
Creaci!n "e un informe tabular
8H5aga clic en el botn y en la pesta#a 6nformes.
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:H*n el recuadro eli"a la opcin Autoinforme tabular.
<H*li"a la tabla.consulta.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DH*n unos instantes se generar el informe deseado.
IH3uarde este informe con un nombre eligiendo del men) Arc$ivo la opcin 3uardar.
JH/ierre el informe recientemente creado.
Creaci!n "e un informe :r0fico
8H5aga clic en el botn en la pesta#a 6nformes.
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:HAparecer la siguiente pantalla.
<H*n el recuadro eli"a la opcin Asistente para grficos.
CH*li"a la tabla.consulta.
DH5aga clic en el botn Aceptar.
IHA continuacin aparecer una nueva pantalla donde podr seleccionar los campos ue
desee ue aparezcan en el grfico
JH7eleccione el campo deseado y agr&guelo a la lista /ampos para grficos. Gepita el paso
anterior para los campos restantes ue compondrn el grfico.
KH5aga clic en el botn 7iguiente.
8AH7eleccione un grfico apropiado.
88H5aga clic en el botn 7iguiente.
89H*n la pantalla siguiente tenemos la posibilidad de modificar la forma en ue el grfico
agrupa los datos.
$2
Access Teora Compus
8:H!ara ello $aga doble clic en la etiueta situada a la izuierda, concretamente donde
aparece el campo.
8<H Luego aparecer la pantalla, donde Ud. deber elegir cual es la operacin a realizar
+7uma, promedio, m(nimo, maximo, cuenta, etc,
8CH*li"a la operacin deseada +e"emplo% suma,, y $aga clic en el botn Aceptar.
8DH5aga clic en el botn 7iguiente.
8IH3uarde este informe con un nombre eligiendo del men) Arc$ivo la opcin 3uardar.
8JH/ierre el informe recientemente creado.
Creaci!n "e un informe "e eti=uetas
8H5aga clic en el botn y en la pesta#a 6nformes.
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:H*n le recuadro eli"a la opcin Asistente para etiuetas.
<H*li"a la tabla.consulta.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DH7eleccione la etiueta deseada de la lista, y luego las medidas para adaptarla a su
necesidad.
IH*l botn !ersonalizar permite definir el tama#o de sus propias etiuetas.
JH7eleccione una fuente +tipo de letra, espesor, tama#o, y color,.
KH5aga clic en el botn 7iguiente.
*n este paso deber seleccionar los campos ue compondrn la etiueta representado a cada
registro de la tabla.consulta deseada.
8AH7eleccione los campos y agr&guelos a la lista *tiueta !rototipo. Utilice la barra
espaciadora para separar campo y la tecla Blec$as aba"o para ubicar un campo deba"o del
otro.
88H5aga clic en el botn 7iguiente.
89H*specifiue el orden de clasificacin del campo deseado +por e"emplo Apellido,.
8:H!ara ello, seleccione el campo y luego agr&guelo a la lista 0rdenar !or.
8<H3uarde este informe con un nombre eligiendo del men) Arc$ivo la opcin 3uardar.
8CH/ierre el informe recientemente creado.
Creaci!n "e un informe utili?an"o el asistente para informes
8H5aga clic en el botn en la pesta#a 6nformes.
9H5aga clic en el botn ;uevo.
:H*n le recuadro eli"a la opcin Asistentes para 6nformes.
<H*li"a la tabla.consulta.
CH5aga clic en el botn Aceptar.
DH*n la siguiente pantalla seleccione los campos ue compondrn el informe.
IH5aga clic en el botn 7iguiente.
*n esta pantalla Ud. podr especificar un nivel de agrupamiento, es decir, ue varios registros
se agrupen seg)n un campo especificado.
JH7i elige el botn opciones de agrupamiento, Ud. podr definir los intervalos de
agrupamiento ue desea aplicar a los campos de grupo, por e"emplo, los cinco primeros
caracteres, etc.
KHAu( ser posible definir la clasificacin de los campos.
$$
Access Teora Compus
8AH5aga clic en el botn 0pciones de Gesumen, para establecer y calcular la suma, cantidad,
promedio, identificar el valor mximo o m(nimo de un campo.
88HApliue una distribucin al informe.
89H*li"a un estilo para su informe
8:H*scriba un nombre para el informe, y luego eli"a Binalizar.
-ara :uar"ar un informe
8H*n el men) Arc$ivo, eli"a 3uardar.
9H*n el cuadro ;ombre del informe, escriba el nombre apropiado
:H*li"a Aceptar.
<HAccess guardar el informe.
-ara imprinlir un informe
8H*n el men) Arc$ivo, eli"a 6mprimir +o bien, en la barra de $errainientas, $aga /lic en el
botn 6mprimir,.
9H/ambie los a"ustes de impresin en caso necesario y despu&s eli"a Aceptar.
:HAccess imprimir su informe.
CON/I!URAR AS PA!INAS
/uando desea especificar como sern impresas las pginas de un ob"eto +tabla, consulta,
formulario e informe, deber elegir la opcin /onfiguracin de pgina del men) Arc$ivo.
4ediante el uso de la ca"a de dilogo es posible establecer'
Tama*o "e papel: si se traba"a con tama#o de $o"a A<, carta, etc.
0r:enes: mediante el uso de la fic$a 4rgenes, podr establecer las medidas de los
mrgenes +superior, izuierdo, derec$o e inferior de la $o"a,.
o"elo "e la impresora 4 orientaci!n: 7i es vertical u $orizontal, $aciendo uso de la fic$a
!gina.
I"PRI"IR EN ACCESS
/ualuiera sea el ob"eto ue desea imprimir +tabla, consulta, formulario e informe, deber
elegir del men) Arc$ivo la opcin 6mprimir, Access ex$ibir la ca"a de dilogo 6mprimir para
ue Ud. especifiue los cambios deseados% como por e"emplo, imprimir todas las pginas o
seleccionar algunas.
$'