INFORMATICA APLICADA A LA INDUSTRIA GASTRONOMICA

Objetivo General: Aplicar los conocimientos previos de informtica con estrategias

preinstruccionales para elaborar bases de datos utilizando Microsoft Access y aprender el manejo
de software especializado en la industria gastronmica.
QUE ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin
de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente.
El trmino de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en
California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada
que se encuentra agrupada estructurada.
Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de
datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas
que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla
tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin sobre cada
elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.
Definicin de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los
cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio
en particular.
Caractersticas
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
Independencia lgica y fsica de los datos.
Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.


Tipos de Base de Datos
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su
rapidez. No es recomendable usar para grandes volmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien
grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran
calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser
creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya
explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos ms potente que access desarrollada por
Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volmenes de informaciones.
Modelo entidad-relacin
Los diagramas o modelos entidad-relacin (denominado por su siglas, ERD Diagram Entity
relationship) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin.
Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin, sus inter-relaciones
y propiedades.

Cardinalidad de las Relaciones
El diseo de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente
una de la entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias
instancias de la entidad B.
Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con
cualquier instancia de la entidad B.

TABLAS
Una tabla almacena y administra los datos, es una coleccin de ellos sobre un tema especfico,
como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se
almacenan slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores
de entrada de datos.
Cmo se organizan los datos en tablas
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).
Cmo relacionar dos tablas
Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos
de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave
principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe
tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con
claves externas de otras tablas.) que se establece en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que
muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes,
macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos
nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la tabla. Ese mismo campo tambin existe en
la tabla relacionada como una clave externa (clave externa: uno o ms campos de tabla (columnas)
que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica
cmo estn relacionadas las tablas.).
Tipos de datos
Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en
relacin a la informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente.
Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin.
TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no
vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir
255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una
familia, un telfono (no lo vamos a operar).
MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden
almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters,
el argumento de una pelcula...
NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn
realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de
empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de
duracin de una pelcula en una tabla de pelculas...
FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de
alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...
MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta
cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de
compras...
AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados
automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro
el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se
garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un
campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1.
Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como
cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden...
S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No,
Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos
campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No),
casado (S/No), pagado (S/No)...
OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos,
imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados,
introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un
archivo .jpg nicamente.
HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web,
estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a
la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con
archivos documentales respecto a cada piso.
Propiedades de los datos: general
Las propiedades que se establecen para los campos varan en funcin del tipo de dato
que se va a introducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de
campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en dos fichas,
General y Bsqueda, situndose en la primera de ellas las propiedades que se pasan a
detallar a continuacin:
Tamao del campo:
Esta propiedad establece el nmero mximo de caracteres que podr contener un campo si es de
tipo texto. Para cada carcter que se vaya a introducir como valor en el campo, habr que reservar
un espacio para l, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50, pudindose modificar en
cualquier instante por otro valor.
Si el campo en cuestin cuyas propiedades se estn definiendo es de tipo numrico al situar el
cursor sobre esta opcin aparecer, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si
se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:
Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. nmero hijos, edad...).
Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador.
Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, pginas
libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas
vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 10
38
y 3.4 x 10
38
, permitiendo hasta
siete decimales. Ocupa 4 bytes.
Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10
308
y 1,797 x 10
308
, permitiendo
hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prcticamente cualquier nmero sera
admitido).
El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamao se lo adjudica Access
automticamente y no es modificable por el usuario.
Es conveniente ajustar el tamao de los campos al mnimo necesario, ya que har aumentar la
velocidad de ejecucin y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamao del campo ms
espacio de disco se requiere.
Formato:
Permite establecer la forma en que se vern los datos. La presentacin de nmeros, fechas, textos
y valores S/No en distintos formatos.
Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecer a la derecha del mismo el triangulito negro que
indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de
formato, en funcin del tipo de dato contenido en el campo, de que se dispone.
El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado, mantenindose el valor
original del mismo en el campo sin formato, "desnudo".
Mscara de entrada:
Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres,
y separadores fijos, que se pueden introducir en el campo, mediante un patrn que se disee a tal
efecto.
Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para introducir
fechas (10/04/99), horas (12:30) o nmeros de telfono (976)- 44-36-18.
Estableciendo el patrn adecuado, al introducir los datos en el campo no har falta mas que
teclear los nmeros, stos saltarn sobre los caracteres de separacin diseados en la mscara de
entrada impidiendo la introduccin de cualquier otro carcter que no sea un nmero. Sirve para
homogeneizar la forma en la son introducidos datos en los campos de tipo texto. Por este motivo,
si por ejemplo deseamos dar una mscara de entrada para los nmeros de telfono, el campo
telef, deber ser definido como de tipo texto, adems, porque jams vamos a operar con l
matemticamente.
Caracteres fijos y de mscara
Una mscara de pantalla est formada por una serie de caracteres especiales de mscara,
acotando segn los que se utilicen, los datos que sern admitidos para dicho campo. A
continuacin se indican los caracteres fijos y de mscara que se pueden para crear mscaras de
entrada personalizadas.
Carcter de mscara Significado en el patrn
0 Obliga a introducir un nmero.
9 Se puede introducir un nmero, un espacio o nada.
# Se puede introducir un nmero, espacio, +, - o nada.
L Obliga a introducir una letra.
? Se puede introducir una letra o nada.
A Obliga a introducir una letra o nmero.
a Se puede introducir una letra, un nmero o nada.
& Obliga a introducir un carcter cualquiera o un
espacio.
C Se puede introducir cualquier carcter, un espacio o
nada.
, . : - / Se utilizan como separadores decimales, miles, horas y
fechas
< Convierte a minsculas los caracteres situados por la
derecha del smbolo
> Convierte en maysculas los caracteres situados por la
derecha del smbolo
! La mscara se rellena de derecha a izquierda, cuando
se definen caracteres opcionales en el extremo
izquierdo de la mscara. El smbolo puede situarse en
cualquier parte de la mscara
\ El carcter situado a su derecha se convierte en un
carcter fijo
Ejemplos de mscaras de entrada:
Mscara Valores correctos
#99 +50, -2, 250, 5 ....
>L<??????????????
Palabras de 15 o menos letras, la primera
obligatoria y el resto no. Se escriba como se
escriba la primera letra estar en maysculas y
el resto en minsculas.
DNI 00000000->L
Se introducirn ocho nmeros y una letra de
forma obligatoria, esta ltima siempre estar en
maysculas. Delante de los datos introducidos
aparecer DNI.
99\->L<LL\-00
Habr que introducir dos nmeros de forma no
obligatoria, tres letras de forma obligatoria y
dos nmeros de forma obligatoria. El formato
ser 30-Jun-99, 15-Abr-68, ....
Un ejemplo de un patrn para introducir nmeros de telfono puede ser:
!\(900\)900\-00\-00
que acta rellenando la mscara de derecha a izquierda, signo "!", los caracteres "(", ")" y "-" se
convierten en fijos, el primer nmero del prefijo y el primer nmero del telfono pueden o no ser
introducidos, el resto de nmeros es obligatorio introducirlos.
Si se quieren establecer las tres partes de la mscara, el aspecto de la misma podra ser la que se
muestra a continuacin:
!\(900\)900\-00\-00;1;" "
En este caso no se almacenarn los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones
donde no se introduzca ningn valor se visualizarn como espacios en blanco (" ").
Titulo:
El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo del campo que aparecer
como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al disear Formularios o Informes.
Si se omite esta propiedad, Access utilizar como ttulo el nombre del campo correspondiente.
Valor predeterminado:
El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo al aadir un nuevo registro. Es
til en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayora de los registros que
van a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la
gran mayora de nuestros clientes son de La Rioja, podramos establecer como valor
predeterminado La Rioja. Si un cliente cuya ficha estamos introduciendo es de La Rioja, bastar
con pulsar la tecla Intro (ahorro de tiempo y teclado). De no ser un cliente de La Rioja, se teclea el
valor de la provincia correspondiente y ya est.
Regla de validacin:
Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser
introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de
Access.
Esta propiedad nicamente permite validar datos del propio campo.
Las reglas de validacin se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de
validacin, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a travs del botn
situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo
aparece la siguiente pantalla:
En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validacin que se precisen en cada
caso.
El cuadro de dilogo presenta tres zonas diferenciadas: en su parte superior, un rea blanca en la
cual se muestra la expresin a medida que se vaya generando, en la parte central, se encuentran
los botones ms utilizados y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser
utilizadas, agrupadas segn su funcin.
Para crear una regla de validacin a travs de este cuadro hay que teclear la misma dentro del
rea blanca introduciendo los operadores necesarios, haciendo clic sobre su botn, o bien
tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las
expresiones necesarias para establecer la regla de validacin requerida.
En este ltimo caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre
la carpeta que contiene la expresin que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El
cuadro adyacente muestra las categoras que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro
las expresiones correspondientes a la categora seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresin
adecuada o seleccionarla y hacer clic sobre el botn Pegar, sta se sita sobre el rea blanca de la
parte superior del cuadro.
La expresin seleccionada se muestra de forma genrica, para poder adaptarse a lo que el usuario
requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresin se sitan entre los signos
<<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el
puntero del ratn sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre l,
aparecer seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir, ste lo sustituir.
Ejemplos de reglas de validacin:
Regla de validacin
>=0
El dato introducido debe ser mayor
o igual que cero.
<8500 O Es Nulo
El dato introducido debe ser
inferior a 8500 o estar en blanco.
>=5000 Y <10000
El dato debe estar comprendido
entre 5000 y 10000.
>=#1/1/99# Y <=#30/6/99#
La fecha que se introduzca debe
corresponder al primer semestre
de 1999.

Como "M?????????"
El dato introducido debe tener diez
caracteres y comenzar por M.
>=Ahora() y <#1/1/2025# El dato introducido debe ser una
fecha comprendida entre la fecha
actual y el 1 de enero del 2025.

CONSULTAS
Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo
datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios
registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.
Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de pedido, fecha
de entrega, nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se
entregaron en el mes de abril.
Consultas: Obtener respuestas a preguntas
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden
utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a
datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a
una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los
datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes
de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los
datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede
actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de
seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta
o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la
consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos
fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos
fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para formularios,
informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales
basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de
dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes,
Access imprime el informe correspondiente.
Consultas de tabla de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que
su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media,
un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia
abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos
registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:
Consulta de eliminacin Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo,
puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los
que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros,
no slo campos seleccionados dentro de los registros.
Consulta de actualizacin Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms
tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos
lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada
categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de
una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos
que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir
toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.
Consulta de creacin de tabla Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de
los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla
que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft
Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est
relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet
administra los datos.) o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

FORMULARIOS
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un
formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los
muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que
haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de
base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la
vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros
existentes.).
Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse
para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se
pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo.
Un formulario sita el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de ms de
una tabla. Tambin puede mostrar imgenes y otros objetos.
Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras
tareas automticamente.
INFORMES
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por
ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos
diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.