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Informtica Aplicada
Microsoft Excel
Definicin
Microsoft Excel es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es
desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y
contables.
Novedades de Microsoft Office Excel 2007
La nuea interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft !ffice
Excel. Los comandos y funciones "ue sol#an estar ocultos tras complejos men$s y barras de
herramientas ahora son ms fciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas "ue contienen
grupos lgicos de comandos y caracter#sticas. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados
por galer#as desplegables "ue muestran las opciones disponibles. %dems, se ofrece informacin
descriptia sobre herramientas y istas preias de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin
adecuada.
&ndependientemente de la actiidad "ue est' lleando a cabo en la nuea interfaz de usuario,
ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas "ue resultan ms
$tiles para completar dichas tareas correctamente.
Ms filas y columnas y otros lmites nuevos
(ara permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de clculo, !ffice Excel )**+
admite hasta 1 milln de filas y 1,.*** columnas por hoja de clculo. Espec#ficamente, la
cuadr#cula de !ffice Excel )**+ tiene 1.0!."7# filas por 1#.$! columnas, lo "ue ofrece un
1.-**. ms de filas y un ,./**. ms de columnas comparadas con las "ue hab#a en Microsoft
!ffice Excel )**/. (ara su informacin, ahora las columnas acaban en 012 en lugar de acabar en
&3.
En lugar de 4*** tipos de formato, ahora puede utilizar un n$mero ilimitado en el mismo libro
y el n$mero de referencias de celda por celda se aumenta de 5*** al "ue limite la memoria
disponible.
(ara mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administracin de memoria de 1 67
de memoria en Microsoft !ffice a ) 67 en !ffice Excel )**+.
8ambi'n experimentar una aceleracin de los clculos en hojas de clculo de gran tama9o
con muchas frmulas gracias a la compatibilidad de !ffice Excel )**+ con arios procesadores y
conjuntos de chips multiproceso.
!ffice Excel )**+ admite asimismo hasta 1, millones de colores.
%uede ele&ir entre varios ti'os de arc(ivos 'ara &uardar en Excel 2007.
)i*ro de Excel +,.xlsx- 6uarde libros "ue no contengan macros ni cdigo de Microsoft
3isual 7asic para %plicaciones :37%; como libros de Excel. <i intenta guardar como Libro de Excel
un libro "ue contiene comandos de macros o proyectos de 37%, Excel le notificar "ue se eliminar
la macro o el cdigo 37%.
)i*ro de Excel (a*ilitado 'ara macros +,.xlsm- 6uarde un libro con este formato de
archio cuando contenga macros o cdigo 37%. <i intenta guardar un libro "ue contiene macros o
37% como Libro de Excel, Excel le adertir para "ue no elija esta opcin.
%lantilla de Excel +,.xltx- 6uarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.
%lantilla de Excel (a*ilitada 'ara macros +,.xltm- 6uarde un libro como este tipo de
archio cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de 37%.
)i*ro *inario de Excel +,.xls*- 6uarde el libro como este tipo de archio cuando tenga un
libro especialmente grande= este tipo de archio se abrir antes "ue un libro de Excel grande. Este
formato mantiene las nueas caracter#sticas de Excel salo 0ML.
)i*ro de Excel .7/200$ +,.xls- >tilice este formato cuando tenga "ue compartir el archio
con alguien "ue trabaja con ersiones anteriores del programa y no cuenta con el (a"uete de
compatibilidad de Microsoft para !ffice )**+.
)
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Microsoft Excel
)i*ro de Microsoft Excel ".00." +,.xls- >tilice este formato cuando tenga "ue compartir el
archio con alguien "ue utiliza Microsoft Excel -.*. La mayor parte de las caracter#sticas de Excel
)**+ no estarn disponibles.
)1 2N3E4516 DE 787142O DE M294O8O53 E:9E) 2007
% tra's de la siguiente gu#a isual, conoceremos los distintos elementos de una planilla muy
simple con el objetio de conocer sus principales partes. ?omo eremos, toda la planilla se basa en
columnas y en filas, y la interseccin de estos dos elementos forma las celdas.
1. 1ilas indicadas con n$meros.
). 9uadro de nom*res@ permite ingresar un nombre para "ue un dato se pueda identificar
mejor.
/. ?olumnas indicadas con letras.
4. ;arra de frmulas@ a"u# podemos er y editar las frmulas de nuestra planilla.
-. 2atos num'ricos con los "ue podremos realizar clculos.
,. !peraciones y resultados. En este caso un clculo muy sencillo@ una suma.
+. 2atos tipo texto.
Figura 2. Dentro de una hoja de Excel 2007, disponemos de ms de 17.000 millones de celdas.
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Microsoft Excel
En Excel )**+, Microsoft nos presenta una interfaz de usuario diferente de las conocidas
hasta el momento, bajo el entorno AindoBs. La tradicional barra de men$s e iconos se ha
conertido en una interfaz orientada a resultados. Esto significa "ue, seg$n el trabajo "ue se deba
realizar, Excel )**+ muestra los comandos necesarios. %dems, nos posibilita construir planillas de
ms de 1,.*** mil columnas :indicadas con letras desde la % hasta la 012; y con una cantidad de
filas superiores a un milln= exactamente, 1.*45.-+,. 2e esta forma, Excel )**+ nos da la
posibilidad de manejar una enorme cantidad de datos.
En esta interfaz, los comandos y funciones son fciles de encontrar dentro de las fichas
orientadas a tareas "ue contienen grupos lgicos de comandos y caracter#sticas. %dems,
podemos obtener informacin descriptia sobre las herramientas con slo situarnos sobre el icono
correspondiente. %s#, Excel )**+ posee una interfaz de usuario muy gil, independientemente de la
tarea "ue se est' lleando a cabo.
2ntroducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, n$meros o frmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes@
<ituar el cursor sobre la celda donde se an a introducir los datos y teclear los datos "ue
desees introducir. %parecern en dos lugares@ en la celda actia y en la 7arra de 1rmulas, como
puedes obserar en el dibujo siguiente@
(ara introducir el alor en la celda puedes utilizar cual"uiera de los tres m'todos "ue te
explicamos a continuacin@
EN3E4@ <e alida el alor introducido en la celda y adems la celda actia pasa a ser la "ue
se encuentra justo por debajo.
3E9)18 DE MO<2M2EN3O@ <e alida el alor introducido en la celda y adems la celda
actia cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos 1LE?C% 2EDE?C% ser
la celda contigua hacia la derecha.
971D4O DE 19E%3192=N> Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre 'l se
alida el alor para introducirlo en la celda pero la celda actia seguir siendo la misma.
<i antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la
celda a su alor inicial, slo hay "ue pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn
?ancelar de la barra de frmulas. %s# no se introducen los datos y la celda seguir con el alor "ue
ten#a.
<i hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo "ue nos dice
y aceptar la correccin o no.
Modificar datos
<e puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo "ue se est' escribiendo o ms
tarde, despu's de la introduccin.
<i a$n no se ha alidado la introduccin de datos y se comete alg$n error, se puede modificar
utilizando la tecla Detroceso del teclado para borrar el carcter situado a la iz"uierda del cursor,
haciendo retroceder 'ste una posicin. Eo se puede utilizar la tecla 1LE?C% &FG>&ED2% por"ue
e"uiale a alidar la entrada de datos.
<i ya se ha alidado la entrada de datos y se desea modificar, <eleccionaremos la celda
adecuada, despu's actiaremos la 7arra de 1rmulas pulsando la tecla 1) o iremos directamente a
la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
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La 7arra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la 7arra de 1rmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora
es cuando podemos modificar la informacin.
2espu's de teclear la modificacin pulsaremos &E8D! o haremos clic sobre el botn %ceptar.
<i despu's de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su alor inicial, slo hay "ue pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn ?ancelar de la barra de frmulas. %s# no se introducen los datos y la celda muestra
la informacin "ue ya ten#a.
<i se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y
se escribe el nueo alor directamente sobre 'sta.
2ntroducir 5rmulas y 5unciones
>na funcin es una frmula predefinida por Excel )**+ :o por el usuario; "ue opera con uno o
ms alores y deuele un resultado "ue aparecer directamente en la celda o ser utilizado para
calcular la frmula "ue la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nom*re?funcin+ar&umento1@ar&umento2@...@ar&umentoN-. <iguen las siguientes reglas@
H <i la funcin a al comienzo de una frmula debe empezar por el signo :I; o el signo :J;.
H Los argumentos o alores de entrada an siempre entre par'ntesis. Eo dejes espacios
antes o despu's de cada par'ntesis.
H Los argumentos pueden ser alores constantes :n$mero o texto;, frmulas o funciones.
H Los argumentos deben de separarse por un punto y coma =.
EAem'lo> B87M1+11>9!-
8enemos la funcin <>M%:; "ue deuele como resultado la suma de sus argumentos. El
operador K@K nos identifica un rango de celdas, as# %1@?5 indica todas las celdas incluidas entre la
celda %1 y la ?5, as# la funcin anterior ser#a e"uialente a@
B11C12C1$C1C1"C1#C17C1!C;1C;2C;$C;C;"C;#C;7C;!C91C92C9$C9C9"C9#C
97C9!
En este ejemplo se puede apreciar la entaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la frmula.
EAem'lo> B87M1+11>;-087M1+91>D-
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo "ue realizan.
%s# hay funciones matemticas y trigonom'tricas, estad#sticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lgicas, de base de datos, de b$s"ueda y referencia y de informacin.
(ara introducir una frmula debe escribirse en una celda cual"uiera tal cual introducimos
cual"uier texto, precedida siempre del signo :I; o el signo :J;.
O'eradores ms utiliDados en las frmulas o funciones
Excel permite "ue en una funcin tengamos arios operadores para tratar los datos. Los
operadores son s#mbolos "ue identifica Excel con operaciones aritm'ticas y es el enlace entre )
argumentos.
En la tabla podemos er los operadores ms utilizados.
82M;O)O DE) O%E41DO4 O%E4192=N E7E 4E1)261
J <>M%
/ DE<8%
L M>L8&(L&?%
M 2&3&2E
N E0(!EEE?&%?&OE
P >E&OE M ?!E?%8EE%D
I ?omparacin &6>%L G>E
Q ?omparacin M%R!D G>E
-
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QI ?omparacin M%R!D &6>%L G>E
S ?omparacin MEE!D G>E
SI ?omparacin MEE!D &6>%L G>E
SQ ?omparacin 2&<8&E8!
En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en
cuenta siempre "ue los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. (ueden crearse
frmulas erdaderamente complejas. 3eamos un ejemplo.
B ++87M1+11>17-,87M1+;1>;7-- 0 +87M1+91>97-,87M1+D1>D7---B+5!,87M1+F1>F"--
8i Gueremos introducir una funcin en una celda>
<ituarse en la celda donde "ueremos introducir la funcin.
Cacer clic en la pesta9a 1rmulas. Elegir la opcin &nsertar funcin.
! bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.
%parecer el siguiente cuadro de dilogo &nsertar funcin@
Excel )**+ nos permite buscar la funcin "ue necesitamos escribiendo una bree descripcin
de la funcin necesitada en el recuadro 7uscar una funcin@ y a continuacin hacer clic sobre el
botn &D , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones "ue incorpora Excel ya
"ue el nos mostrar en el cuadro de lista <eleccionar una funcin@ las funciones "ue tienen "ue er
con la descripcin escrita.
(ara "ue la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar preiamente una
categor#a del cuadro combinado ! seleccionar una categor#a@, esto har "ue en el cuadro de lista
slo aparezcan las funciones de la categor#a elegida y reduzca por lo tanto la lista. <i no estamos
muy seguros de la categor#a podemos elegir 8odas. En el cuadro de lista <eleccionar una funcin@
hay "ue elegir la funcin "ue deseamos haciendo clic sobre 'sta.
5unciones ms utiliDadas
,
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5unciones de fec(a y (ora
1uncin 2escripcin
<&1E?
C%
Esta 1uncin no esta en la lista de funciones pero es muy $til para obtener diferencias
de d#as, meses y a9os entre dos fechas.
C!R 2euele el n$mero de serie correspondiente al d#a actual.
5unciones de informacin
1uncin 2escripcin
?EL2% 2euele informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una
celda.
8&(!.2E.EDD
!D
2euele un n$mero "ue corresponde a un tipo de error.
E<EDD 2euele 3ED2%2ED! si el alor es cual"uier alor de error excepto TEM%.
E<EDD!D 2euele 3ED2%2ED! si el alor es cual"uier alor de error.
E<.(%D 2euele 3ED2%2ED! si el n$mero es par.
E<L!6&?! 2euele 3ED2%2ED! si el alor es un alor lgico.
E<E!8E08! 2euele 3ED2%2ED! si el alor no es texto.
E<E>MED! 2euele 3ED2%2ED! si el alor es un n$mero.
E<.&M(%D 2euele 3ED2%2ED! si el n$mero es impar.
E<8E08! 2euele 3ED2%2ED! si el alor es texto.
5unciones l&icas
1unci
n 2escripcin
R 2euele 3ED2%2ED! si todos sus argumentos son 3ED2%2ED!.
<& Especifica una prueba lgica "ue realizar.
! 2euele 3ED2%2ED! si cual"uier argumento es 3ED2%2ED!.
5unciones de *HsGueda y referencia
1uncin 2escripcin
C&(ED3&E?>
L!
?rea un acceso directo o un salto "ue abre un documento almacenado en un
seridor de red, en una intranet o en &nternet.
7><?%D 7usca alores de un ector o una matriz.
?!&E?&2&D 7usca alores de una referencia o matriz.
7><?%D3 7usca en la primera columna de una matriz y se muee en horizontal por la fila
para deoler el alor de una celda.
5unciones matemticas y tri&onomItricas
1uncin 2escripcin
(!8EE?&% 2euele el resultado de elear un n$mero a una potencia.
+
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DE2!E2E%D.ME
E!<
Dedondea un n$mero hacia abajo, en direccin hacia cero.
DE2!E2E%D.M%
<
Dedondea un n$mero hacia arriba, en direccin contraria a cero.
D%&F 2euele la ra#z cuadrada positia de un n$mero.
<>M% <uma sus argumentos.
<>M%D.<& <uma las celdas especificadas "ue cumplen unos criterios determinados.
5unciones estadsticas
1uncin 2escripcin
(D!ME2&
!
2euele el promedio de sus argumentos.
?!E8%D ?uenta cuntos n$meros hay en la lista de argumentos.
?!E8%D
%
?uenta cuntos alores hay en la lista de argumentos.
?!E8%D.
<&
?uenta el n$mero de celdas, dentro del rango, "ue cumplen el criterio especificado.
M%0 2euele el alor mximo de una lista de argumentos.
M&E 2euele el alor m#nimo de una lista de argumentos.
M!2% 2euele el alor ms com$n de un conjunto de datos.
5unciones de texto
1uncin 2escripcin
?!E?%8EE%D ?oncatena arios elementos de texto en uno solo.
&6>%L ?omprueba si dos alores de texto son id'nticos.
L%D6!, L%D6!7 2euele el n$mero de caracteres de una cadena de texto.
M&E><? (one el texto en min$sculas.
E!M(D!(&! (one en may$scula la primera letra de cada palabra de un alor de texto.
DEEM(L%F%D,
DEEM(L%F%D7
Deemplaza caracteres de texto.
<><8&8>&D <ustituye texto nueo por texto antiguo en una cadena de texto.
M%R><? (one el texto en may$sculas.
Mani'ulando celdas
8eleccin de celdas
%ntes de realizar cual"uier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel )**+,
tendremos "ue seleccionar a"uellas celdas sobre las "ue "ueremos "ue se realice la operacin. %
continuacin encontrars algunos de los m'todos de seleccin ms utilizados.
8e recomendamos iniciar Excel )**+ ahora para ir probando todo lo "ue te explicamos.
% la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn
para saber si realmente amos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero
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del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como@
8eleccin de una celda
(ara seleccionar una $nica celda slo tienes "ue hacer clic sobre la celda a seleccionar con
el botn iz"uierdo del ratn.
8eleccin de un ran&o de celdas
(ara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn iz"uierdo del ratn en la
primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la
$ltima celda a seleccionar, despu's soltarlo y ers como las celdas seleccionadas aparecen con
un marco alrededor y cambian de color.
8eleccin de una columna
(ara seleccionar una columna hay "ue situar el cursor sobre el identificatio superior de la
columna a seleccionar y hacer clic sobre 'ste.
8eleccin de una fila
(ara seleccionar una fila hay "ue situar el cursor sobre el identificatio iz"uierdo de la fila a
seleccionar y hacer clic sobre 'ste.
8eleccin de una (oAa entera
<ituarse sobre el botn superior iz"uierdo de la hoja
situado entre el indicatio de la columna % y el de la fila 1 y
hacer clic sobre 'ste.
<i realizamos una operacin de hojas como eliminar
hoja insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las
celdas con este m'todo ya "ue el estar situados en la hoja
basta para tenerla seleccionada.
1Jadir a una seleccin
Muchas eces puede "ue se nos olide seleccionar alguna celda o "ue "ueramos seleccionar
celdas E! contiguas, para ello se ha de realizar la nuea seleccin manteniendo pulsada la tecla
934).
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. (or ejemplo podemos
seleccionar una fila y a9adir una nuea fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla 934).
1m'liar o reducir una seleccin
<i "ueremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre "ue la seleccin sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla M%R><, hacer clic
donde "ueremos "ue termine la seleccin.
U
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Ms mItodos de seleccin
3amos a profundizar en los m'todos de seleccin para estudiar la seleccin haciendo uso del
teclado y la seleccin de arias hojas de clculo.
8eleccionar celdas con el teclado
8i Gueremos seleccionar un ran&o de celdas consecutivas>
<ituarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla 15.
!bsera como en la barra de estado aparece el identificatio %mpliar seleccin "ue nos
indica "ue amos a ampliar o extender nuestra seleccin.
2esplazarse con las flechas de direccin para ampliar la seleccin. >na ez terminada la
seleccin, pulsar la tecla 15 para desactiar el modo Extender.
8i Gueremos seleccionar varias celdas no consecutivas>
<eleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla M%R>< y al mismo tiempo 15.
!bsera como en la barra de estado aparece el identificatio %gregar a la seleccin "ue nos
indica "ue amos a a9adir o agregar a nuestra seleccin.
Cacer clic sobre las celdas a a9adir a la seleccin, hasta tener toda la seleccin deseada.
(ulsar las teclas M%R>< y 15 para desactiar el modo %gregar.
%ara seleccionar una columna entera>
<ituarse en cual"uier celda de la columna a seleccionar. (ulsar la tecla ?8DL y al mismo
tiempo 7%DD% E<(%?&%2!D%.
%ara seleccionar una fila entera>
<ituarse en cual"uier celda de la fila a seleccionar. (ulsar la tecla M%R>< y al mismo tiempo
7%DD% E<(%?&%2!D%.
%ara seleccionar todas las celdas de la (oAa>
<ituarse en cual"uier celda. (ulsar la tecla ?8DL, M%R>< y al mismo tiempo 7%DD%
E<(%?&%2!D%.
5ormato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino "ue tambi'n nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma
con un solo istazo podremos percibir la informacin ms importante y as# sacar conclusiones de
forma rpida y eficiente.
(or ejemplo podemos llear la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del a9o
y resaltar en color rojo las p'rdidas y en color erde las ganancias, de esta forma sabremos
rpidamente si el a9o ha ido bien o mal. % continuacin eremos las diferentes opciones
disponibles en Excel )**+ respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y
cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y
forma de isualizar n$meros en la celda.
5uente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tama9o, estilo y color de los datos de una celda.
(ara cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los
cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en
cual"uiera de las dos primero debers preiamente seleccionar el rango de celdas al cual se "uiere
modificar el aspecto@
1*
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7tiliDando los cuadros de dilo&o>
En la pesta9a &nicio haz clic en la flecha "ue se encuentra al pie de la seccin 1uente.
2el cuadro de dilogo "ue se abre, 1ormato de celdas, haciendo clic sobre la pesta9a
1uente, aparecer la ficha de la derecha.
>na ez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn %ceptar.
?onforme amos cambiando los alores de la ficha, aparece en el recuadro 3ista preia un modelo
de cmo "uedar nuestra seleccin en la celda.
Esto es muy $til a la hora de elefir el formato "ue ms se adapte a lo "ue "ueremos. %
continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha 1uente.
5uente@ <e elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. <i elegimos
un tipo de letra con el identificatio delante de su nombre, nos indica "ue la fuente elegida es 8rue
8ype, es decir, "ue se usar la misma fuente en la pantalla "ue la impresora, y "ue adems es una
fuente escalable :podemos escribir un tama9o de fuente aun"ue no aparezca en la lista de
tama9os disponibles;.
Estilo@ <e elegir de la lista un estilo de escritura. Eo todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son@ Eormal, ?ursia, Eegrita, Eegrita ?ursia.
3amaJo@ 2ependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tama9o u otro. <e puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una ez situados en el recuadro.
8u*rayado@ !bsera como la opcin actia es Einguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs "ue elegir un tipo de subrayado.
9olor@ (or defecto el color actio es %utomtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.
Efectos@ 8enemos disponibles tres efectos distintos@ 8achado, <uper#ndice y <ub#ndice. (ara
actiar o desactiar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de erificacin "ue se encuentra a la
iz"uierda.
5uente normal@ <i esta opcin se actia, se deuelen todas las opciones de fuente "ue
Excel )**+ tiene por defecto.
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1lineacin
<e puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de "ue los datos "ueden
alineados u orientados de una forma determinada. (ara cambiar la alineacin de los datos de
nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos@
<eleccionar el rango de celdas al cual "ueremos modificar la alineacin
Caz clic en la flecha "ue se encuentra al pie de la seccin %lineacin.
%parecer la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
>na ez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn %ceptar.
% continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
1lineacin del texto KoriDontal@ %linea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. %l hacer clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones@
Feneral@ Es la opcin de Excel )**+ por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los n$meros a la derecha y los textos a la
iz"uierda.
2DGuierda +8an&ra-> %linea el contenido de las celdas seleccionadas a la iz"uierda de 'stas
independientemente del tipo de dato. !bsera como a la derecha aparece un recuadro <angr#a@
"ue por defecto est a *, pero cada ez "ue se incrementa este alor en uno, la entrada de la celda
comienza un carcter ms a la derecha, para "ue el contenido de la celda no est' pegado al borde
iz"uierdo de la celda.
9entrar@ ?entra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de 'stas.
Derec(a +8an&ra-> %linea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de 'stas,
independientemente del tipo de dato. !bsera como a la derecha aparece un recuadro de <angr#a@
"ue por efecto est a *, pero cada ez "ue se incrementa este alor en uno, la entrada de la celda
comienza un carcter ms a la iz"uierda, para "ue el contenido de la celda no est' pegado al borde
derecho de la celda.
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)lenar@ Esta opcin no es realmente una alineacin sino "ue repite el dato de la celda para
rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito L y elegimos la opcin
Llenar, en la celda aparecer LLLLLLLLLLLL hasta completar la anchura de la celda.
Lustificar@ ?on esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la
derecha como por la iz"uierda.
9entrar En La <eleccin@ ?entra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin "ue contiene datos.
1lineacin del texto <ertical@ %linea el contenido de las celdas seleccionadas erticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas
se ha ampliado respecto al tama9o inicial. %l hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir
entre una de las siguientes opciones@
8u'erior@ %linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de 'stas.
9entrar@ ?entra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
2nferior@ %linea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de 'stas.
Lustificar@ %linea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como
por la inferior.
Orientacin@ (ermite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para "ue se muestre en
horizontal :opcin por defecto;, de arriba a abajo o en cual"uier ngulo desde U*V en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a U*V en sentido de las agujas de un reloj. Excel )**+ ajusta
automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin ertical, a no ser "ue se fije
expl#citamente la altura de 'sta.
1Austar texto@ (or defecto si introducimos un texto en una celda y 'ste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para isualizar el contenido introducido, pues si actiamos esta opcin el
contenido de la celda se tendr "ue isualizar exclusiamente en 'sta, para ello incrementar la
altura de la fila y el contenido se isualizar en arias filas dentro de la celda.
4educir (asta aAustar@ <i actiamos esta opcin, el tama9o de la fuente de la celda se
reducir hasta "ue su contenido pueda mostrarse en la celda.
9om*inar celdas@ %l actiar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
Direccin del texto@ (ermite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. <e utiliza
para lenguajes "ue tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, etc...
;ordes
Excel nos permite crear l#neas en los bordes o lados de las celdas.
(ara cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo a9adiendo bordes, seguir
los siguientes pasos@
1/
Informtica Aplicada
Microsoft Excel
<eleccionar el rango de celdas al cual "ueremos modificar el aspecto.
<eleccionar la pesta9a &nicio.
Cacer clic sobre la flecha "ue se encuentra bajo la seccin 1uente.
En el cuadro de dilogo "ue se abrir hacer clic sobre la pesta9a 7ordes.
%parecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
>na ez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn %ceptar. %l elegir
cual"uier opcin, aparecer en el recuadro 7orde un modelo de cmo "uedar nuestra seleccin
en la celda.
% continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
(reestablecidos@ <e elegir una de estas opciones@
Nin&uno@ (ara "uitar cual"uier borde de las celdas seleccionadas.
9ontorno@ (ara crear un borde $nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
2nterior@ (ara crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor
de la seleccin.
;orde@ Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sire ninguno de los botones
preestablecidos. 2ependiendo del borde a poner o "uitar :superior, inferior, iz"uierdo,...; hacer clic
sobre los botones correspondientes. W?>&2%2!X %l utilizar los botones preestablecidos, el borde
ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr
"ue elegir Estilo y ?olor y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo@ <e elegir de la lista un estilo de l#nea.
9olor@ (or defecto el color actio es %utomtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
4ellenos
Excel nos permite tambi'n sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de
las dems.
% continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
9olor de fondo@ <e elegir de la lista un color de fondo determinado. (ara "uitar el efecto de
sombreado, bastar con elegir <in ?olor.
9olor de trama@ <e elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as# como el color de la
trama.
En la 7anda de opciones disponemos de un botn "ue nos permitir modificar el relleno de
forma ms rpida@ <i se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en
14
Informtica Aplicada
Microsoft Excel
'ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de "uerer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botn. %"u# no podrs a9adir trama a la celda, para ello tendrs "ue utilizar el
cuadro de dilogo 1ormato de celdas.
NHmeros
Excel nos permite modificar la isualizacin de los n$meros en la celda.
<eleccionar el rango de celdas al cual "ueremos modificar el aspecto de los n$meros
Cacer clic sobre la flecha "ue se encuentra bajo la seccin E$mero.
% continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro ?ategor#a@ se elegir
de la lista una categor#a dependiendo del alor introducido en la celda. Las categor#as ms
utilizadas son@
Feneral@ 3isualiza en la celda exactamente el alor introducido. Es el formato "ue utiliza
Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, n$meros en forma exponencial si la
cifra no entra por completo en la celda.
NHmero@ ?ontiene una serie de opciones "ue permiten especificar el n$mero de decimales,
tambi'n permite especificar el separador de millares y la forma de isualizar los n$meros negatios.
Moneda@ Es parecido a la categor#a E$mero, permite especificar el n$mero de decimales, se
puede escoger el s#mbolo monetario como podr#a ser Y y la forma de isualizar los n$meros
negatios.
9onta*ilidad@ 2ifiere del formato moneda en "ue alinea los s#mbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
5ec(a@ ?ontiene n$meros "ue representan fechas y horas como alores de fecha. (uede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Kora@ ?ontiene n$meros "ue representan alores de horas. (uede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
1-
Informtica Aplicada
Microsoft Excel
%orcentaAe@ 3isualiza los n$meros como porcentajes. <e multiplica el alor de la celda por
1** y se le asigna el s#mbolo ., por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra
*,1-)5 como 1-., y con ) decimales lo mostrar#a como 1-,)5..
5raccin@ (ermite escoger entre nuee formatos de fraccin.
9ientifica@ Muestra el alor de la celda en formato de coma flotante. (odemos escoger el
n$mero de decimales.
3exto@ Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre alg$n n$mero en la celda.
Es'ecial@ ?ontiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
n$mero de tel'fono, etc.
%ersonaliDada@ %"u# podemos crear un nueo formato, indicando el cdigo de formato.
%roteccin de celdas
3amos a estudiar la proteccin de celdas disponible en Excel)**+ para no permitir la
modificacin de celdas por error o por no tener permiso para ello.
%rote&er celdas
%dems de la proteccin mediante contrase9as para los libros de trabajo, Excel)**+ ofrece
arias rdenes para proteger las celdas del libro. (ara ello tenemos "ue realizar dos operaciones@
la primera "ue consiste en proteger las celdas "ue no "ueremos "ue sufran ariaciones, y la
segunda "ue consiste en proteger la hoja.
?uando una celda est blo"ueada no podr sufrir ariaciones. Dealmente por defecto todas
las celdas estn protegidas o blo"ueadas para "ue no sufran cambios, pero no nos damos cuenta
ya "ue la hoja no est protegida, para "ue realmente se blo"ueen las celdas antes hay "ue
proteger la hoja de clculo. (ara desblo"uear las celdas "ue "ueremos ariar en alg$n momento
sigue los siguientes pasos@
<eleccionar el rango de celdas "ue "ueremos desblo"uear para poder realizar ariaciones.
Las operaciones de la ficha (roteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de clculo, por
lo tanto a continuacin tendremos "ue realizar los siguientes pasos@
<eleccionar la pesta9a Deisar.
Cacer clic sobre el botn (roteger hoja "ue se encuentra en la seccin ?ambios.
1,
Informtica Aplicada
Microsoft Excel
1'arecer el cuadro de dilo&o %rote&er (oAa de la derec(a>
2ejar actiada la casilla (roteger hoja y contenido de celdas blo"ueadas para proteger el
contenido de las celdas de la hoja actia.
%ctiar las opciones deseadas de la casilla (ermitir a los usuarios de esta hoja de clculo
para "ue no tenga efecto la proteccin para la modificacin seleccionada y desactiarla para tener
en cuenta la proteccin.
<i "ueremos asignar una contrase9a para "ue solamente pueda desproteger la hoja la
persona "ue sepa la contrase9a, escribirla en el recuadro ?ontrase9a.
Cacer clic sobre el botn %ceptar.
<i hemos puesto contrase9a nos pedir confirmacin de contrase9a, por lo tanto tendremos
"ue oler a escribirla y hacer clic sobre el botn %ceptar.
% partir de ahora la hoja actia se encuentra protegida, por lo "ue no se podrn modificar
a"uellas celdas blo"ueadas en un principio.
<i "ueremos desproteger la hoja, oleremos a realizar los mismos pasos "ue en la
proteccin, es decir@
<eleccionar la pesta9a Deisar.
Cacer clic sobre el botn 2esproteger hoja "ue se encuentra en la seccin ?ambios.
<i hab#amos asignado una contrase9a nos la pedir, por lo "ue tendremos "ue escribirla y
hacer clic sobre el botn %ceptar. <i no hab#a contrase9a asignada, automticamente la
desprotege.
1+
Informtica Aplicada
Microsoft Excel
3i'os de errores
%l estar depurando alguna frmula, es posible "ue obtengamos un resultado de error, es
decir, un alor "ue comienza con un signo T. Esto no siempre es malo :de hecho, puede ser un
resultado correcto;. <i sabemos interpretar el error, podremos corregirlo fcilmente. 8'ngase en
cuenta "ue para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la frmula misma, o
bien alguna de las celdas a las "ue hace referencia la frmula.
En Excel existen siete resultados de error>
MNN01O
MN4E5O
MNN7MO
MPNOM;4EQ
MND2<00O
MN<1)O4O
MNN7)OO
3eamos "ue significa cada uno de ellos. 2e esta manera, podremos depurarlo y corregirlo
fcilmente.
MNN01O
Este error se produce cuando una frmula de b$s"ueda o referencia no encuentra ninguna
coincidencia exacta en la correspondiente matriz de b$s"ueda. <ignifica "ue el alor buscado no
existe en la matriz de b$s"ueda.
MN4E5O
Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inlida en la frmula. (or
ejemplo, en la frmula@ I7><?%D3:KmiZstringK,%)@75,/,1%L<!;, obtenemos TWDE1X ya "ue no
podemos buscar en la tercera columna de una matriz "ue solo tiene dos columnas. En esta otra@
I2E<DE1:Coja1X%1, [1,*,1,1;
tambi'n obtenemos TWDE1X ya "ue no hay ninguna fila encima de la celda %1. <iguiendo con esta
frmula, si eliminamos la primera fila de la hoja KCoja1K, o si eliminamos la Coja1, la frmula
mostrar TWDE1X, ya "ue se ha KperdidoK la referencia a la celda Coja1X%1.
MNN7ME4OO
Este se produce cuando ingresamos alg$n alor no num'rico como un argumento de funcin
"ue Excel espera "ue sea argumento num'rico :o una referencia a un alor num'rico;. !tra
posibilidad es ingresar un n$mero inlido, como uno negatio cuando se espera uno positio, o un
) cuando el argumento solo admite * 1. La frmula I?!&E?&2&D:1)/, 71@71*,/; deuele
TE>MX, ya "ue el $ltimo argumento de ?!&E?&2&D solo puede ser [1, * 1.
MNNOM;4EO
Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna funcin. 8ambi'n puede
surgir cuando utilizamos alguna funcin personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el
complemento correspondiente. !tra situacin "ue dispara este error es el escribir mal el nombre de
alg$n rango nombrado. La frmula I<>M%D<&:%)@%1*,KcriterioK,?)@?1*; deuele TWE!M7DEX
por"ue la funcin <>M%D<& no existe :ms bien est mal escrita. Lo correcto es <>M%D.<&;.
1inalmente puede suceder tambi'n "ue no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto.
15
Informtica Aplicada
Microsoft Excel
MND2<00O
Este es fcil. <e produce al hacer una diisin por cero, o bien, por una referencia a un cero.
:\?mo corregirlo];
MN<1)O4O
<imilar a TWE>MED!X, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la funcin, es
distinto al ingresado por el usuario. (or ejemplo, al ingresar un argumento lgico cuando la funcin
re"uiere un rango, o un n$mero cuando la funcin espera texto.
MNN7)OO
Este es muy poco frecuente. >na frmula deoler TWE>L!X cuando la celda de interseccin
de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de interseccin es un espacio en blanco. (or tanto,
la frmula I%)@2) ^1@^1*, deuele TWE>L!X ya "ue los rangos %)@2) y ^1@^1* no se intersecan en
ning$n punto. En cambio, I%)@2) ?1@?1* deuele ?), celda com$n a ambos rangos.
% menudo sucede "ue una celda de error est correctamente escrita pero, al hacer referencia
a un resultado de error, refleja este resultado. (ara saber cul es la celda exacta "ue est
generando el error, podemos ejecutar :preia seleccin de la celda con error; Cerramientas [
%uditor#a de frmulas [ Dastrear error. Excel se9alar con una l#nea roja la celda "ue est
produciendo el error.
!tro error com$n es cuando la celda aparece llena de s#mbolos T. Esto se debe a "ue la
celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha
inlida.
;u& de multi'licacin
El )) de septiembre del )**+ se inform "ue la hoja de clculo Excel )**+ mostraba
resultados errneos bajo ciertas condiciones. (articularmente para algunas parejas de n$meros,
para los "ue el producto sea ,--/- :tales como 5-* y ++.1;, Excel muestra como resultado de la
operacin 1*****. Esto ocurre con alrededor del 14.-. de tales pares. %dems, si se suma uno a
este resultado Excel lo calcula como 1****1. Eo obstante, si se resta uno al resultado original,
entonces muestra el alor correcto ,--/4. :tambi'n si se multiplica o diide por ), muestra los
alores correctos 1/1*+* y /)+,+.-, respectiamente;./
Microsoft inform en el blog de Microsoft Excel,4 "ue el problema existe al mostrar seis
puntos flotantes espec#ficos entre ,--/4.UUUUUUUUUU- y ,--/-, y seis alores entre
,--/-.UUUUUUUUUU- y ,--/, :no incluye los enteros;. ?ual"uier clculo realizado con uno de estos
alores se mostrar de modo incorrecto. El alor del clculo almacenado y pasado a otra celda es
correcto, slo el alor mostrado estar#a errado. <in embargo, en algunas instancias, como al
redondear el alor con cero d#gitos decimales, almacenar un alor incorrecto en memoria. Este
error se introdujo con los cambios realizados a la lgica de informacin en pantalla de la ersin
)**+, y "ue no existe en las ersiones anteriores. El U de octubre de )**+ Microsoft lanz un
parche para este bug.- Este problema tambi'n "ueda subsanado con la instalacin del <erice
(ac_ 1, y desapareci por completo en todas las ersiones de Excel lanzadas al mercado
posteriormente. :1uente Ai_ipedia;