MN RC 01 Manualcalidad POLITECNICO

INSTITUTO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL MANUAL DE CALIDAD
Carrera 31 N 34-35 Barrio

San Fernando
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Villavicencio, Colombia.
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MANUAL DE CALIDAD

Manual:
MN-RC-01


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TABLA DE CONTENIDO

ASPECTOS PROPIOS DEL MANUAL.

Objetivo y alcance..3
Exclusiones.3
Control de modificaciones.3

PRESENTACIN DEL IPA.

Misin.4
Visin.4
Nuestros valores...4 y 5
Organigrama Institucional.5
Historia del IPA...6 y 7

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

Poltica de Calidad..7 y 8
Objetivos de la calidad. 8
Mapa de procesos..9

PROCESOS DEL INSTITUTO POLITCNICO

Procesos del Instituto Politcnico Agroindustrial10


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OBJETIVO Y ALCANCE.

La presente manual especfica la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad del
INSTITUTO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL relaciona todos los procesos y
procedimientos para obtener la satisfaccin plena de los estudiantes, profesores y
empleados para que sean mejores seres humanos y profesionales competentes e
innovadores al servicio de la comunidad y del pas.

EXCLUSIONES

El Instituto Politcnico Agroindustrial ha excluido los numerales:
7.4 de la norma NTC 5555 en donde se refiere a COMPRAS, debido a que en el IPA,
las compras son de menor cuanta y no afectan la calidad de la prestacin del servicio de
Formacin para el Trabajo. Hemos establecido proveedores exclusivos que nos dan
buenos descuentos, servicio a tiempo y facilidad de pago.
7.6 Control De Los Dispositivos De Seguimiento Y Medicin En Las Instituciones De
Formacin Para El Trabajo, ya que no manejamos ninguno de estos equipos.

CONTROL DE MODIFICACIONES.

El Manual de Calidad se revisa, mnimo una vez al ao, como parte de la revisin que
realiza el Comit Gerencial del Sistema de Gestin de la Calidad. Los cambios en la
normatividad tambin generan la revisin del Manual de Calidad.
Los miembros del Comit Gerencial estn comprometidos con la divulgacin del
Manual y asegurar que el personal del Instituto lo comprenda y lo acoja


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PRESENTACIN DEL INSTITUTO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL

MISIN

El INSTITUTO DE EDUCACIN PARA EL TRABAJ O Y DESARROLLO HUMANO
POLITCNICO AGROINDUSTRIAL es una institucin dedicada a la formacin de
talento humano para las empresas de diferentes sectores de la economa, bajo los
principios de integridad, responsabilidad, espritu de servicio y cumplimiento, con los
perfiles ocupacionales y normas de competencia laboral.

VISIN.

Convertir al Instituto de Educacin para el Trabajo y Desarrollo Humano
POLITCNICO AGROINDUSTRIAL, en una institucin excelente en la prestacin de
servicios educativos en el Departamento del Meta, la regin de la Orinoquia y Colombia,
con proyeccin globalizada, mediante un proyecto pedaggico que brinde amplia oferta
educativa pertinente, ofreciendo programas con amplia calidad acadmica, articulados
hacia el trabajo y la convivencia ciudadana.

NUESTROS VALORES.

Creemos en nosotros, porque la vitalidad y la fortaleza residen en nuestra empresa,
formamos parte de su presente y futuro. Implementamos la tica, como valor rector, con
la gua de Dios para todas nuestras decisiones y ejecuciones.

Creemos en la calidad en el servicio al cliente, porque el xito de nuestra empresa
depende de que prestemos un servicio y capacitacin acorde a las necesidades
socioeconmicas de nuestros estudiantes.

Creemos en el deseo de superacin, porque para lograr un desarrollo personal el
individuo necesita, de l, para mejorar integralmente el modo de vivir. Enfrentamos los
retos con Tenacidad laboral y dinamismo.

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Creemos en la Comunidad, porque como colombianos debemos contribuir al desarrollo
programado de nuestra regin y del pas. Desarrollando nuestros objetivos institucionales
con Honestidad, Lealtad y Responsabilidad


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ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL


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HISTORIA DEL INSTITUTO POLITECNICO AGROINDUSTRIAL

MARCO INSTITUCIONAL

El INSTITUTO DE EDUCACIN PARA EL TRABAJ O Y EL DESARROLLO
HUMANO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL es una entidad de carcter privado,
creada para convertirse en la primera Institucin de Educacin para el Trabajo y el
Desarrollo Humano, por su calidad al servicio de la formacin del talento humano como
tcnico laboral por competencias, en los programas formativos de Industria, Comercio y
Servicios.

MARCO LEGAL

HUMANO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL lleva a cabo sus actividades
educativas en marco a las siguientes leyes, nacionales y municipales:

Ley 1064 del 26 de julio de 2006
Decreto 4904 de 2009
Resolucion N 0173 del 22 de II-94
Resolucin N 1031 DE 2010
Resolucin N 1079 de 2010
Resolucin N 0879 de 2010

ANTECEDENTES

HUMANO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL comenz a funcionar en el ao
1994, con una poblacin estudiantil de 213 estudiantes, distribuidos en 9 programas
tcnicos laborales, apoyados por una poblacin de 23 profesores, desarrollando ctedra
en 3 jornadas: diurna, nocturna y jornada de los sbados.

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En el perodo comprendido entre 1994 y 1999 la poblacin del politcnico oscil entre
213 y 380 estudiantes en las tres jornadas. En ste periodo la poblacin estudiantil creci
lentamente debido a que la junta directiva mantuvo como poltica la descentralizacin
institucional. Instal sedes en los municipios de Granada, Fuente de oro y Puerto Lpez
en el departamento del Meta; Guayabetal y Soacha del departamento de Cundinamarca; y
en Villanueva del departamento del Casanare.
La poblacin estudiantil para esa poca no fue significativa, cada extensin tuvo en
promedio entre 50 y 80 estudiantes, algunas de estas sedes se han levantado por
circunstancias administrativas, de orden pblico o por falta de estudiantes en algunos
municipios.

Durante los cuatro primeros aos del nuevo milenio, el Instituto Politcnico
Agroindustrial a incursiono con sus programas tcnicos laborales en otras regiones del
pas como la zona Atlntica en la ciudad de Barranquilla, donde se cre una
infraestructura tcnica, administrativa e institucional con capacidad de 500 estudiantes,
pero por los mismos problemas administrativos y de mercadeo la sede desapareci.

Hoy la operacin acadmica y administrativa gira en torno a su sede principal en la
ciudad de Villavicencio, con una poblacin cercana a los 1400 estudiantes y una
poblacin docente que oscila entre 120 y 180 profesores desarrollando actividades de
ctedra con una asignacin promedio entre 2 y 3 ctedras por docente.

El Instituto ha mantenido la extensin social sin ningn tipo de ayuda municipal de los
entes gubernamentales en los siguientes municipios Acacias y Granada (Departamento
del Meta), en Caqueza (Departamento de Cundinamarca), en Yopal (Departamento del
Casanare), en convenio con UNIORINOQUIA en el Municipio de Aguazul (Casanare) y
desarrollando proyectos de Formacin Tcnica laboral en las poblaciones de Restrepo,
Puerto Rico, Mapiripan y El dorado en el Departamento del Meta y a nivel Nacional con
las Fuerzas Militares de Colombia.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

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El INSTITUTO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL, ha iniciado con nimo y decisin
la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad identificando los procesos
necesarios para cumplir con los requisitos y necesidades de nuestros clientes e
implementando una mejora continua y as alcanzar las metas y resultados planificados.

Es nuestra tarea y obligacin cumplir con la norma NTC 5555 y 5581 para la
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

POLTICA DE LA CALIDAD.

En el INSTITUTO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL, estamos dedicados a la
formacin del talento humano para las empresas, de los diferentes sectores de la
economa, en el Departamento, la Orinoquia y por todo el pas, con un gran compromiso
social y formando integralmente a los tcnicos que necesita la regin.

Reafirmamos nuestro compromiso de cumplir con las normas educativas y establecer un
Sistema de Gestin de la Calidad Total para cumplir con todas las expectativas y
necesidades de nuestros clientes para que culminen con xito sus estudios y
conectndolos con el sector productivo de la regin y del pas.

Estamos seguros que con la ayuda de todos los estamentos de nuestra institucin y las
autoridades educativas lograremos formar excelentes profesionales para el desarrollo
econmico y humano de nuestra patria.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Aumentar el cumplimiento de de las expectativas y necesidades de nuestros
clientes.
Mejorar el ambiente de trabajo.
Disminuir el nivel de quejas y reclamos de los clientes mediante una gestin
oportuna y eficaz.
Aumentar el nivel de satisfaccin de nuestros clientes.-

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MAPA DE PROCESOS:


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PROCESOS DEL INSTITUTO POLITCNICO AGROINDUSTRIAL.

TIPO DE PROCESO PROCESO OBJETIVO

ESTRATGICOS
Planeacin, Direccin Y
Control (PD)
Prever, establecer y tomar las acciones necesarias
para fortalecer la Institucin ante los cambios y
necesidades del mercado. Apoyar y revisar el
funcionamiento del Sistema de Gestin de la
calidad.
Gestin De La Calidad
(RC)
Documentar, establecer y controlar las actividades
para el mejoramiento continuo de toda la
organizacin.

OPERATIVOS
Gestin Acadmica (GA)
Fortalecer la formacin acadmica y practica para
mantener una alta calidad de las actividades
docentes, investigativas y de los programas
acadmicos.
Proyeccin Social Y
Formacin Empresarial.
(PS)
Propiciar la formacin de empresas productivas y
crear condiciones econmicas y sociales para
formar emprendedores que den respuestas a sus
necesidades y a las de la Comunidad.
Bienestar Institucional (Bi)
Brindar apoyo a los miembros de la Institucin para
que puedan desarrollar sus actividades laborales,
formativas y prcticas empresariales en forma
exitosa.
Promocin Y Matriculas
(PM)
Promover y establecer facilidades para que los
estudiantes puedan matricularse y finalizar sus
estudios exitosamente.

SOPORTE
Gestin Del Recurso
Humano. (RH)
Establecer y fomentar un ambiente de trabajo que
promueva el trabajo en equipo y la convivencia.
Capacitar al personal docente y administrativo para
dar un servicio de excelente calidad.
Gestin Administrativa Y
Financiera (GF)

Apoyar y facilitar la labor de los docentes para que
puedan cumplir bien su trabajo y establecer
estrategias que permitan consolidar financieramente
la Institucin.

Infraestructura Y
Mantenimiento (SG)
Mantener y proteger la infraestructura de la
Institucin para un servicio de alta calidad a
nuestros clientes.


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MEN y el Sena. Lineamientos legales
ICONTEC Normas vigentes Elaborar un cronograma Evaluacin y seguimiento Mejoras del PEI MEN SENA
deejecucin del SGC. delosprocesosdel SGC
Estudiantes y Padres deFamilia Identificar lasnecesidades Efectuar larevisin por PolticadelaCalidad ICONTEC
y expectativasdelos delaDireccin.
estudiantes Asegurar losrecursosy Actas derevisin Comunidad educativa
Gestin delaCalidad Indicadores deGestin, Definir losrepresentantes lalogsticaparael SGC recomendaciones
Auditorias internas y acciones decalidad Implementar estrategias Todo el SGC
Gestin Financiera. correctivas , preventivas y de Revisin por laDireccin paramejorar el servicio. Servicio conforme
mejora Estudiantes y padres
Todos los procesos Informes deejecucin Asignar tareasparalos Estado delasacciones Acciones correctivas defamilia.
presupuestal y financiero procesosdel SGC correctivasy preventivas preventivas y mejora
Implementar acciones Evaluar laeficaciadel SGC Gestin derecursos
correctivasy preventivas atravsdelosindicadores Aseguramiento de
deGestin. recursos. Recomendaciones de
Manejo dequejasreclamos mejoras al SGC
Ejecucin tareasasignadas
en lasrevisiones
Necesidades y expectativas de
estudiantes y padres defamilia
Planeacin Direccin y Control
Establecer las directrices y controles parael buen funcionamiento del SGC y promover lamejoracontinuay lainnovacin segn lamisin del IPA
Iniciacon laplaneacin delaimplementacin del SGC y terminacon ladefinicin y ejecucin delas tareas y estrategias paramejorar laeficaciay eficienciadel
sistema.
Rector y representanteGerencial delaCalidad.
Identificacin de proceso
Objetivo
Alcance
Responsable
Proveedores Entradas
Actividades Salidas Clientes
Planear Hacer
Actuar Verificar


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Proyecto Educativo Institucional PEI Directrices deRectora
Equipos decomputo y deoficina OficinadeRectora Manual delaCalidad Procedimiento derevisin por ladireccin
ayudas audiovisuales Oficinadel representantedeC. Manuales deConvivencia Informes deresultados deencuestas de
Equipos decomunicacin Salones paracapacitacin Cronogramas deplaneacin del SGC satisfaccin del clienteinterno y externo
Listado maestro dedocumentos
Listado maestro deregistros.
Seguimiento y Medicin delas Informederesultados por parte Satisfaccin desus necesidades y expectativas
encuestas y sugerencias dela deladireccin. Servicio deexcelentecalidad
Satisfaccin del cliente
Auditorias Internas
Revisiones por laDireccin NormaISO 9001-2008; NTC 5555 Y 5581 Misin y visin del IPA
Gestin dequejas y reclamos Objetivos deCalidad
Ley 115 defebrero 8 de1994 "Ley general deEducacin
y decretos reglamentarios.
DelaNorma DelaInstitucin
Recursos
Tcnicos Hacer
Seguimiento y Medicin
Control del Proceso Indicadores
Documentos Asociados
Requisitos Por Cumplir
De Ley
De La Norma De La Norma
De Los Clientes


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ICONTEC ISO 9001-2008
NTC 5555
Definicin del equipo de
trabajo Manual deCalidad
NTC 5581
Normalizacin deproceso y
registros
ejecutar cronogramade
actividades
Estudiantes
Estudiantes
AuditoriasInternasde
Calidad
Gestin del Talento Humano
IndicadoresdeProcesos
Servicio No Conforme
Cronogramade
Actividades
elaboracin deinformesd
avancey gestin
Actas dereuniones del SGC
AccionesCorrectivas,
preventivasy deMejora
Lacreacin deperfiles laborales que
asignalaimplementacin del SGC
QuejasReclamossugerencias
o manifestacionesde
satisfaccin
Revisin deAcciones
CorrectivasPreventivasy
demejora
Representante Gerencial de la Calidad
diagnostico deproductosy
servicios, as como
necesidadesy expectativas
del cliente
Todos los proceso degestin del IPA
Procesos y Registros deGestin
Informedecumplimiento
decronogramade
actividades del SGC
Gestin en direccin y
control
llevar acabo los
procedimientosde
modificacin y creacin de
registros
Planificacin del
direccionamiento
estratgico
Necesidades y expectativas del
servicio prestado
establecer ladocumentacin
necesariaen lacoberturade
tramitesprocedimentales
Certificacin del Sistemade
Gestin deCalidad
Gestin del Talento
Humano
Revisin deprocesos en
contradelanormas ISO Y
NTC
Gestin Financieray Administrativa Recursos parael desarrollo dela
implementacin del SGC
Acciones correctivas
preventivas y demejora
Todos los procesos delas
reas deGestin}
Sistema de Gestin en Calidad
llevar acabo un procesos degestin en calidad, en dondeselleveacabo un procesos demejoramiento continua, asegurando laimplementacin y
monitoreo del mismo.
desdeel momento deanlisis y diagnostico delainstitucin, hastala retroalimentacin del SGC con acciones preventivas, correctivas y demejora
Objetivo
Alcance
Responsable
Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
Planear Hacer
Verificar Actuar


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Listado maestro dedocumentos Manual deCalidad
equipos decomputo Rector normabaseparalaelaboracin dedocumentos del sic
instalaciones fsicas Representantedelagerencia servicio no conforme
Representantedelacalidad Manual deIndicadores deGestin
Control delos registros
auditorias internas
manejo dequejas , reclamos, sugerencias y manifestaciones desatisfaccin
normabaseparalaelaboracin dedocumentos del sic
Manual deIndicadores deGestin decreto 2020 de2006
Servicio No Conforme
ISO 9001-2008
NTC 5555
NTC 5581 Mejoracontinuadelos procesos degestin
Certificacin deSGC
prestar un servicio decalidad y conformealas
expectativas delos cliente
Quejas, Reclamos, Sugerencias, y
manifestaciones desatisfaccin
Aumentar laeficienciay eficaciadelas reas degestin
Director decadareadegestin
Recursos
Tcnicos Humanos
De Ley
De La Norma De La Institucin
De Los Clientes


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SEV, SEM Resoluciones y decretos Planes deestudio por Ejecutar los planes de Informes SEV SEV, SEM y SENA
SENA, MEN asignatura estudio por asignatura MEN
Estudiantey padres de Necesidades y requerimientos Ejecutar las actividades de Calendarios Acadmicos Estudiantes y padres
familia Listado deestudiantes por evaluacin y promocin Formatos denotas defamilia.
curso Evaluacin deDocentes Cumplir los horarios y
Gestin Directiva Actas y directrices dela buen uso delos salones Actas deEvaluacin y Gestin delacalidad
Direccin desempeo docentes
Gestin delaCalidad Documentos del SGC y
resultados deacciones Solicitud decapacitacin
Gestin Recursos Humanos correctivas, preventivas y Asistenciadocentes y Gestin administrativa
demejora. Implementar y revisar las asistenciaestudiantes y Financiera.
Gestin Administrativa Docentes competentes y acciones correctivas , El buen uso y cumplimiento
y financiera evaluacin dedesempeo. preventivas y demejora delos planes deestudio.
Asignacin derecursos Indicadores degestin.
Gestin deInfraestructura Equipos, materiales y servicios Cargaacadmica
y mantenimiento.
Gestin Bienestar Institucional. Servicios deapoyo.
Horarios y caledanrio de
Actividades
Gestin Acadmica
Disear, ejecutar y evaluar el servicio educativo que ofrece el IPA.
Iniciacon laelaboracin y organizacin del Plan deestudios y terminacon lapromocin del estudiante.
Direccin Acadmica
Actividades deevaluacin
y promocin de
estudiantes
Gestin Recursos Humanos
Solicitud demantenimiento
deinfraestructura
Gestin deInfraestructuray
mantenimiento.
Objetivo
Alcance
Responsable
Planear Hacer
Actuar Verificar


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Planillas denotas
Planes deEstudios Paz y salvos
Equipos decomputo y Plantafsica Guas dectedra Anlisis deevaluaciones dedesempeo
oficina Formatos denotas Procedimiento deControl acadmico.
Ayudas audiovisuales Control deasistenciadocente Procedimiento integracin y continuidad docentes
Laboratorios Horarios Acadmicos. Procedimiento acto decertificacin tcnica.
Hojadevidaestudiantes Procedimiento decontrol y evaluacin dedocentes.
Informes gestin por reas Ambienteadecuado parael aprendizaje.
Evaluacin actividades Cumplimento plan asignaturas Ley 1064 del 26 deJ ulio de2.006 Formacin humanay acadmicadecalidad
curriculares y extracurricular Anlisis desercin Egresadas recursivos y competentes
Seguimiento rendimiento
acadmico delos estudiantes Mejoramiento del PEI
Servicio no conforme. NormaNTC 5555 Y 5581 Formacin permanentedelos docentes
Proyecto Educativo institucional
Recursos
Tcnicos Hacer
De Ley
De Los Clientes


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Estudiantesy padresdefamilia Necesidades y Capacitaciones Realizar seminarios. Estudiantesy padres
requerimientos Actualizacin y seminarios cursos capacitacin Informey evaluacin
Empresas del Sector Necesidades depersonal Diplomados Diplomados y ciclos de del portafolio deservicios, Empresasdel Sector
o capacitacin actualizacin. Entidadesdel Estado.
SENA Implementar acciones Indicadoresdeparticipacin Rector y JuntaDirectiva
correctivas , preventivas
Gestin directiva Directrices del Rector y demejora. Diplomasy certificaciones Docentes
GerenciaFinanciera Asignar los recursos
Gestin decalidad Acciones correctivas, Programadenuevas Coordinadoresdiferentes
preventivas y mejora ofertasdeservicios procesos
Gestin Acadmica Seminarios y actualizacin Acciones correctivas Satisfaccin del cliente
Diplomados preventivas y mejora en las actividades de Gestin del SGC
Gestin Bienestar institucional Comunicaciones Educacin Continuada.
Servicios Generales Equipos y aulas
Gestin Recursos Humanos. Personal competente
Encuestas desatisfaccin
Proyeccin Social Y Formacin Empresarial
Definir las pautas parael manejo delos servicios complementarios los cuales son partefundamental del servicio educativo del IPA
Iniciacon ladefinicin deservicios complementarios y terminacon laejecucin y seguimiento delos servicios establecidos.
Coordinador deEducacin Continuada
Objetivo
Alcance
Responsable
Proveedores Entradas Actividades
Salidas Clientes
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Actuar Verificar


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Portafolio deservicios
Equipos decomputo y de Oficinas y aulas Cronogramadelos servicios.
oficina. Instruccin deservicios complementarios
Equipos decomunicacin Registro deservicios complementarios.
Ayudas audiovisuales Encuestas desatisfaccin al cliente
Acciones correctivas, preventivas o mejora
Cronogramadeservicios Servicios programados Satisfaccin desusnecesidadesy requerimientos
Portafolio deservicios. versus realizados
Numero departicipantes
NTC 5555 y 5581 Cumplir con latareadeeducacin Continuada
Mejorar y complementar laofertaeducativadel IPA
Recursos
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ActividadesdeBienestar Realizar lasactividades
Estudiantes y Padres de Necesidadesy requerimientos Concursosy eventos paraqueparticipelaCE Informeactividades
Familia asistenciafinanciera. Visitaspedaggicas Ejecutar visitasaempresas realizadas
Practicasempresariales y sitiosdeinters Comunidadestudiantil
Alcaldas y entes Programadeeventos y ferias Programasparareducir
gubernamentales y la Deportes y concursos. ladesercin
programacin deeventos Promover hbitosdevida
Empresas del Sector Invitaciones aEmpresas Actosdegraduacin saludablesy valores asignacionesderecursos
Gestin Directiva Directrices del Rector
Gestin deCalidad Visitas culturales y carcter Reportesdeseguimiento Empresasdel sector.
pedaggico. Implementar acciones Verificar el cubrimiento y control delasactividad
Gestin Financiera Deportes y concursos. correctivasy preventivas delasnecesidadesdelos
Asignacin derecursos y demejora miembrosdelaCE Paz y salvo practicas
Comunidad Educativa Necesidadesy requerimientos Laparticipacin delaCE
delaComunidadestudiantil en losdiferenteseventos Cuadro deactividadesBI
Todoslosprocesosdel SGC.
Coordinadora de Bienestar
Participacin dela
Comunidaden las
actividades.
Indicadoresdeparticipacin
Alcaldasy entesdel
gobierno
Estudiantesy padresde
familia
Bienestar Institucional
Brindar un apoyo alaComunidadAcadmicaparael desarrollo delasactividadeslaboralesy formativasdentro del mejor ambiente
Seiniciacon plan deactividadesquefavorezcan el desarrollo y participacin delacomunidadestudiantil y finalizalavaloracin delasactividadesrealizadas.
Objetivo
Alcance
Responsable
Planear Hacer
Actuar Verificar


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Manual Calidad
Equipos computo y oficina Plantafsica Manual deconvivencia
Equipos decomunicacin Salas dereunin Procedimiento Bienestar Institucional
Radio y TV CronogramadeEventos culturales y deportivos
Cuadro deactividades deBI
Evaluacin depracticantes Secretariadeeducacin Lainsercin al mercado laboral
informes deconvenios y actividades actividades pedaggicas complementarias
Seguridad estudiantil
ISO 5581 4.4.4.1, 4.6, 4.7.1
Desarrollo acadmicay laboral
tasadeinsercin laboral de
practicantes
Histrico deconvenios
empresariales
reconocimiento en el reaempresarial denuestros
practicantes
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M deEducacin, Sena Leyes y normas legales
Estudiantes Tarifas dematriculas Promocin Estudiantes y padres
Admisiones defamilia.
Padres deFamilia Documentos requeridos Matriculas Procesos deadmisin Matriculas legalizadas
Entrevistas estudiantes
Gestin Directiva Legalizar matriculas InformedeGestin
decadarea.
Gestin Acadmica
Gestin deRecursos Humanos Personal competente
Auditaras
Gestin Admn. y Financiera
Asignacin derecursos, registros Acciones correctivas
Acciones Preventivas Listado general delos
Gestin delaCalidad Mejoras estudiantes
Infraestructuray mantenimiento Equipos y mobiliario disponibles Documento delos
estudiantes.
Bienestar Institucional Guas folletos y asesoras
Realizar las promociones Documentos Requeridos
PROMOCION Y MATRICULAS
Desarrollar las actividades necesarias paradefinir la promocin y admisin delos aspirantes y matricularlos como estudiantes delaInstitucin.
Iniciacon el proceso depromocin y finalizacon el registro delos estudiantes.
Direccin acadmica
Actas de revisin deladireccin Coordinadores delas
diferentes reas.
Actas deevaluacin y promocin
InformeSGC: cierrede
acciones correctivas y
preventivas y demejora
Serealiceuna
promocin y divulgacin
acertada.
Documentos del SGC: encuestas,
auditorias, quejas, sugerencias
Objetivo
Alcance
Responsable
Planear Hacer
Actuar Verificar

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NO REPRODUCIR
Proyecto Educativo Institucional
Plantafsica Contratos deprestacin deservicios educativos
Folletos depromocin y dematricula.
Equipos decomunicacin Entrevistadeadmisin y formulario del estudiantediligenciado
Recursos audiovisuales Desprendibledelamatriculafinanciera.
Videos y cuas deradio y TV Manual deconvivencia.
Cronogramainstitucional
Cumplimiento del cronograma Alumnos matriculados versus Resoluciones y disposiciones delaSecretariade Facilidad deinscripcin y financiacin
institucional. alumnos inscritos en promocin. Educacin. Informacin oportunay confiable
Encuestas deGestin
Orientacin y buenaatencin
Informes deGestin Alumnos matriculados versus
costo depromocin. Especficos :7.1, 7.2 Directrices del IPA
Generales: 4.1,4.2,5.2, Cumplir las metas delaInstitucin
Equipos decomputo y deoficina
Seguimiento al servicio no conforme
Recursos
Tcnicos Hacer
De Ley
De Los Clientes

San Fernando
Telfonos(098)6621839-
6627681-6621839
Versin: 1

ELABORADO POR:
APROBADO POR:
RECTOR
NO REPRODUCIR
Gestin del talento Humano
ejecucin deaccionesde
adecuacin y prevencin
Seguimiento deactividades
Planeacin direccin y control
Diligenciamiento delos
registrosdeactividades
establecelaestrategia y metas en
torno lainfraestructuray el soporte
tecnolgico delainstitucin
elaboracin deacciones
correctivas, preventivasy
demejora
llevar acabo todaslas
solicitudesdemantenimiento
deequiposeinfraestructura
Evaluacin delos planes de
adecuacin de
infraestructuray
mantenimiento
Gestin en Planeacin
direccin y control
ejecucin deacciones
correctivas, preventivasy de
mejora.
Monitoreo deactividades
correctivas, preventivas y
demejora
ejecucin del presupuesto
estimado deadecuacin y
mantenimiento de
infraestructura
Registrosdehojasdevidade
equipos
Actualizacin desoftwarey
hardware
llevar acabo lagestin desoporteen las actividades operativas del institucin, dando atencin y manteamiento acualquier inconvenientecon la
infraestructuradelainstitucin as como ofrecer las herramientas necesarias parael desarrollo normal delas actividades acadmicas
desdelaejecucin deacciones preventivas deinfraestructura, hastael momento dondeseincurraen unanecesidad demantenimiento, hastalaatencin y
seguimiento delaactividad
Coordinador de Servicios Generales
Gestin del SistemadeGestin de
Calidad
definenormas, procedimiento y
registros del proceso
establecer plantillade
nomina, y recursosparala
ejecucin deplanesde
infraestructuray
mantenimiento
Proyeccin del presupuesto
del ao siguiente
Gestin del Sistemade
Gestin delaCalidad
adjudicacin depresupuesto
paraaccionesdeadecuacin
informes deindicadores de
gestin deactividades
relacionadas
perfiles de cargos y funciones del
readegestin
Elaboracin deplan de
adecuamiento dela
institucin
ejecucin y/o actualizacin del
inventario deequipos
Gestin FinancieraY
administrativa
Infraestructura y Mantenimiento
Objetivo
Alcance
Responsable
Proveedores Entradas
Actividades
Salidas Clientes
Planear Hacer
Actuar Verificar


San Fernando
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ELABORADO POR:
APROBADO POR:
RECTOR
NO REPRODUCIR
Procedimiento deinfraestructuray mantenimiento
J efedeTalento Humano cronogramadeactividades deinfraestructuray mantenimiento
Rector Solicitud demantenimiento
Comitdecalidad Manual deCargos y Funciones
HojadeVidadeEquipos
Herramientas deaseo control eladocumentacin del sic
elaboracin mediacin y eliminacin deregistros
Verificacin deejecucin deactividades Secretariadeeducacin
HSEQ
Registro desolicitud de
mantenimiento
Histrico demantenimiento de
equipos
Satisfaccin delos estudiantes haciala
infraestructuradelainstitucin
puntos 4.1, 4.2.1, 6.3, 6.4, 8.2.3, 8.4, 8.5 ISO 9001-2008
Y NTC 5555 y 5581
Acciones preventivas. Correctivas y demejoraque
permitan el mejoramiento continuo delainfraestructura
delainstitucin
Directoradeplaneacin y
presupuesto
Tipologas desolicitudes de
mantenimiento
ofrecer un servicio decalidad, y mantener todas las
herramientas deinfraestructuray equipos alaalturade
las necesidades denuestros estudiantes
Herramientas paraactividades de
infraestructura
Hardwarey softwareen
mantenimiento deequipos
Recursos
Tcnicos Humanos
De Ley
De Los Clientes

San Fernando
Telfonos(098)6621839-
6627681-6621839
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ELABORADO POR:
APROBADO POR:
RECTOR
NO REPRODUCIR
Gestin Financieray administrativa Recursos y presupuesto
Necesidades laborales
Mejoracontinua
Gestin acadmica Perfiles acadmicos y laborales
delos docentes
Gestin del SistemadeGestin
deCalidad
Certificaciones laborales
Ministerio delaproteccin marco legal del trabajador
entregadedotacin
Todas las reas degestin
del SGC
cumplimiento deacciones
correctivas, preventivas y/o
demejora
Seleccin depersonal
adecuado paralas
necesidades laborales
nombramientos depersonal
y ubicacin en lugares de
trabajo
Indicadores degestin del
proceso
Pagos denominay
prestaciones salariales
Actividades deinduccin y
capacitacin depersonal
Establecer plantilladenominay
vinculacin delas prestaciones
laborales
acondicionamiento fsico y
mobiliario delugar detrabajo.
re-evaluacin deperfiles
laborales
Evaluacin deindicadores
laborales
monitoreo y evaluacin de
actividades laborales
Acciones correctivas,
preventivas y/o demejora
Recursos Humanos
llevar acabo todas las actividades correspondientes al personal humano delainstitucin, yasean administrativos y/o docentes, procurar su bienestar laboral
y profesional, llevar acabo actividades debienestar laboral en lainstitucin, y garantizando queel personal delainstitucin cumplaacabalidad los perfiles
laborales necesarios paralarealizacin delas actividades queseles encomiende.
atodo el personal administrativo delainstitucin
Jefe de Recursos Humanos
proceso deseleccin de
aspirantes
Induccin y capacitacin de
personal nuevo
desarrollar estndares y
procedimientos decalidad parael
desarrollo delas actividades
acadmicas delainstitucin
llevar acabo un anlisis de
necesidades y requisitos
laborales as como
caracterizacin decargos
laborales
manuales deinduccin, y
cubrimiento deprestaciones
laborales
Identificacin derecursos
financieros
Objetivo
Alcance
Responsable
Planear Hacer
Actuar Verificar


San Fernando
Telfonos(098)6621839-
6627681-6621839
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ELABORADO POR:
APROBADO POR:
RECTOR
NO REPRODUCIR
Rector Manual decargos y funciones
registro deentrevista
hojadevidainstitucional
Director acadmico registro deinduccin
Registro denovedades laborales
registro deentregadedotacin
Prestaciones laborales Pagos denomina
Registro deentrevista Rotacin dePersonal Capacitacin
Registro deinduccin CostedeRecursos Humanos Elaboracin deContratos
Hojadedesempeo laboral
Procedimiento deAdministracion dePersonal manual decargos y funciones
NTC 5555 Y 5581
Software, hardware, mobiliario,
instalaciones fsicas
Director Administrativo y
Financiero
necesidades acadmicas y administrativas parala
armonaen el proceso decapacitacin acadmica
Recursos
Tcnicos Humanos
De Ley
De Los Clientes

MN RC 01 Manualcalidad POLITECNICO

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