Agenda Uma ferramenta poderosa no seu dia-a-dia

J falei dos benefcios de fazer listas, no entanto esses benefcios para serem maximizados
devem ser usados em conjunto com uma agenda ou um sistema semelhante.
Usar uma agenda faz toda a diferena entre andar apenas ocupado e ser realmente produtivo.
Com uma agenda ou um sistema que a substitua consegue registar tudo o que tem que ser
feito em determinado dia, torna-se muito mais fcil saber exactamente onde est, o que
precisa de fazer, ao que deve dar prioridade. Tem menos tendncia para se distrair com o que
lhe rouba tempo e energia. Tambm se torna mais fcil dizer no a tarefas que no adicionem
valor sua vida e que nem sequer estavam comtempladas no seu dia.
J usei agendas tradicionais, blocos de notas, post-it, sistemas digitais, entre outros, e nenhum
deles provou ser to eficaz como um simples caderno que organizo de uma forma especfica.
Objectivos, tarefas, ideias, outros itens so colocados nesse caderno. Este sistema permite
gerir de uma forma eficaz os objectivos anuais. Coloca em perspectiva o que tem que ser
conquistado a cada ms. Permite quebrar as conquistas mensais em conquistas e tarefas
semanais que depois so partidas em pequenos pedaos, as tarefas dirias. Assim sei
exactamente o que tenho que fazer em cada dia. Tenho o meu plano para ir de A para B
colocado em aco. Tira o lugar a questes como: O que que tenho que fazer? No sei como
l chegar! E tenho clareza acerca do que realmente prioritrio em cada dia.
Deixo aqui a forma como organizo a minha agenda/caderno:
Se estivesse a comear o ano, deixaria 2 pginas para ndice e em seguida colocaria os
objectivos anuais. Depois partiria isto em conquistas trimestrais e por fim o que deveria ser
conquistado mensalmente.
Agora passo aos meses, em duas pginas visveis ao mesmo tempo quando o caderno est
aberto, coloco o nome do ms e os seus dias em coluna, tambm coloco ao lado o dia da
semana a que se refere.
Na pgina imediatamente a seguir coloco as tarefas mensais e o que pretendo conquistar
nesse ms.
Na pgina imediatamente a seguir coloco as tarefas semanais e a pgina ao lado fica em
branco com o ttulo NOTAS, (estas duas pginas tambm ficam visveis simultaneamente).
Agora sim, nas prximas duas pginas escrevo cada um dos sete dias da semana em causa,
(estas pginas tambm ficam visveis simultaneamente).
Repito o processo, colocar objectivos semanais, pgina de notas, dias da semana, at acabar o
ms.
Aqui, novamente existe o cuidado de colocar o prximo ms lado a lado com as tarefas e as
conquistas mensais, volto a repetir todo processo. Ateno as pginas que contm as tarefas
semanais e NOTAS devem ficar lado a lado e as que contm os dias da semana tambm.
Coloco pginas e fao o ndice, a estrutura est feita.
Agora tire partido desta ferramenta, coloque o que tem que fazer em determinado ms no
incio, coloque o que pretende conquistar, divida isso em conquistas semanais, coloque na
pgina respectiva e passe isso a tarefas dirias para serem arrumadas no devido dia.
No incio, este novo tipo de organizao vai consumir um pouco mais de tempo. um
investimento que vai dar o seu retorno na rapidez com que organiza o seu ms, semana e dias.
Vai facilitar a execuo de muitas tarefas, no perde tempo com o desnecessrio. Conquista
mais em cada dia. Planear poupa na realidade muito tempo.
Comece j a tirar mais partido do seu tempo e recursos, ponha estas sugestes em prtica.
Aqui, est descrito de uma forma muito sucinta a forma de organizar esta agenda, se quer
colocar estas ideias em prtica e encontrou algum desafio, sinta-se livre para contactar-me.
A uma vida inspirada,
Patrcia Martins