Excel Aplicado A Administraçao

Aplicativos Informatizados da Administrao Prof. Gilberto B.
Oliveira
Nome:_____________________________________________________N.______Srie:_______________
Planilhas de clculo aplicadas administrao
O MS Excel a planilha eletrnica da Microsoft, de longe a mais popular no mercado, mas no a
!nica planilha existente como muitos pensam, a Sun, concorrente da Microsoft no mercado de
soft"are distri#ui, $gratuitamente%, o pacote de escrit&rios '(Office )ue inclui o Calc )ue uma
planilha genrica de c&digo fonte a#erto, capa* de executar a grande maioria do )ue feito em MS
Excel a um custo muito inferior.
Rodovia Pref. Luiz Salomo Chamma, S/N Km 41 Pouso Alegre CP !"#$%&'4!
(ra)*o da Ro*ha SP +rasil & ,elefo)es -11. 444'&/11!/444$&'11%
&mail0 e1efra)*odaro*ha2ho1mail.*om Si1e0 h1130//444.e1e*fra).*om.5r/
1
Figura 1: BrOffice Calc 3.2 - Concorrente direto do MS Excel da Microsoft.
Aplicativos Informatizados da Administrao Prof. Gilberto B. Oliveira
+s planilhas eletrnicas geram ar)ui,os )ue so pastas, isto , no MS Excel -at a ,erso .//01
ar)ui,os so de extenso .xls para arma*enar as planilhas geradas, normalmente so tr2s planilhas
em cada pasta. Em uma planilha ,oc2 poder3 ter 4/56789 linhas -97709 at a ,erso .//01 e 49065
colunas, ou se:a, muito espa;o para gerar $ta#elas% e gr3ficos )ue representaro os dados
arma*enados nas clulas, usando<os para c3lculos e outros controles administrati,os tam#m.
+s planilhas, na ,erdade, independente do fornecedor, -Microsoft ou Sun1 so muito rele,antes
para o tra#alho dos profissionais da 3rea administrati,a. O MS Excel na ,erso .//8 possui as
caracter=sticas listadas na ta#ela a seguir:
Figura 2: MS Excel 2007 - lanil!a de c"lculos #ais $o$ula no #ercado
de soft%are $ara escrit&rio.
2
Recurso Limite mximo
>amanho da planilha 4/56789 linhas por 49065 colunas -?@A451
Bastas de tra#alho a#ertas Cimitado pelo espa;o em mem&ria da m3)uina
N!mero m3ximo de caracteres em uma clula 0.898
N!mero de planilhas em uma pasta de tra#alho Cimitado pelo espa;o em mem&ria da m3)uina
'a(ela 1: Caracter)stica $rinci$ais do MS Excel.
Bara o uso eficiente de planilhas preciso compreender alguns conceitos em rela;o aos
elementos existentes em uma planilha eletrnica, neste caso, MS Excel:
Pasta: +r)ui,o de extenso .xls )ue ser,e para conter uma ou mais planilhasD
Planilha: Eon:unto de linhas e colunas )ue formam as clulas para o arma*enamento dos dadosD
Linhas: Ai,iso hori*ontal da planilha, identificada por n!meros de 4 a 4/56789 -MS Excel .//81D
Colunas: Ai,iso ,ertical da planilha, identificada por letras de + at ?@A45 -MS Excel .//81D
Clula: Fntersec;o de linha e coluna, pode conter um !nico dado de um determinado tipoD
!s: +s pastas de tra#alho do "# $xcel 2%%& so sal,as, por padro, com a extenso 'L#',
diferente da extenso das ,ersGes anteriores do MS Excel -?CS1. Fsso significa )ue, preciso tomar
cuidado na hora de sal,ar os ar)ui,os no MS Excel .//8 pois se eles precisarem ser acessados por
uma ,erso anterior do MS Excel o usu3rio inexperiente pode ter pro#lemas, de )ual)uer forma e(ite
sal(ar ar)ui(os com a extenso 'L#' )ue possam ser acessados por outras (ers*es do "#
$xcel para no ter pro!lemas de incompati!ilidade na hora de recuper+los.
O tra#alho mais simples em uma planilha do Excel a confec;o de ta#elas, ta#elas so recursos
estat=sticos )ue representam dados atra,s de linhas e colunas. O#ser,e a ta#ela a seguir )ue
representa um controle pessoal de despesas, use o MS Excel para cri3<la:
Haneiro @e,ereiro Mar;o +#ril Maio Hunho
AESBES+S
Cu* ./8 .4.,. .40,.7 ./I,87 ./8,90 .4.,44
Jgua .8,. .I,90 04,.. 05,87 .9,/4 0/,9
>elefone 448,7 4.9,67 44I,5 4..,0 4.7 444,II
FB>K 48,87 48,87 48,87 48,87 48,87 48,87
(EEEF>+S
Sal3rio 44.7 II8,7 44I8,/. 4//4,/I 4445,86 4/.6,9
BOKB+NL+
'a(ela 2: Controle $essoal de des$esas* ta(ela de exe#$lo.
!s: (ecomendo nunca iniciar a cria;o de uma ta#ela a partir da clula +4, pois isso dificulta o
,
crescimento da ta#ela, recomendo a clula '. em diante, o )ue nos daria a margem de uma linha e
uma coluna.
O#ser,e um recurso )ue exclusi,o do MS Excel )ue a -arra de ./rmula e .uno, ela
permite o controle da posi;o do cursor na planilha, a edi;o do conte!do da clula posicionada e at
a incluso de fun;Ges atra,s do assistente de fun;Ges.
Fniciamos a nossa tarefa de criar a ta#ela proposta cadastrando os meses )ue ser,iro de
refer2ncias para as cate0orias de dados dispostos em colunas e perce#emos )ue existe um recurso
)ue facilita este preenchimento, a al;a de preenchimento, descrita a seguir.
Ala de preenchimento
+ al;a de preenchimento um recurso disponi#ili*ado no canto inferior direito do marcador de
clulas, ela facilita muito o preenchimento de dados na planilha e ser,e para maximi1ar a efici2ncia
de preenchimento de dados em uma ta!ela e minimi1ar a possi!ilidade de erros:
Bosicione o marcador de clulas na clula E.D
Fnforme -digite1 o m2s de 3aneiroD
+ponte o ponteiro do mouse -)ue uma cru* grossa1 no canto inferior direito do marcador de
clulasD
O#ser,e )ue ele se torna uma cru* estreita, cli)ue e arraste o mouse na hori1ontal at )ue a
planilha se:a preenchida com todos os meses dese:ados -de 3aneiro a 3unho1D
Solte o cli)ue e o#ser,e )ue a partir de um dado, o MS Excel permite o#ter a sua se)u2ncia,
isto s& poss=,el pois existe uma configura;o pr,ia feita na planilha para isso. No se
es)ue;a )ue este recurso facilita muito o tra#alho do usu3rio.
O#ser,e )ue a planilha eletrnica :3 facilita o tra#alho de inser;o de dados permitindo o auto<
preenchimento dos meses )ue representam as cate0orias de dados a serem apresentados.
+ssim ,oc2 ter3 na coluna do m2s de 3aneiro os dados de despesas e receitas deste m2s, portanto
4
Figura 3: Barra de f&r#ula e fun+,o do MS Excel.
Figura -: .so da al+a de $reenc!i#ento na
constru+,o de categorias de dados e# ta(elas.
3aneiro ser3 uma cate0oria de dados, $estatisticamente% falando, assim como fe(ereiro, maro, etc.
+s sries de dados so representadas pelos r/tulos das linhas das ta#elas, o primeiro ser3 a
srie de dados das 5$#P$#6# -adicionado na clula '01, depois a srie de dados da primeira
despesa -Lu17, na pr&xima linha a segunda despesa ser3 80ua -'51 e assim por diante, at a !ltima
srie de dados representada pela P9P6:;6.
Breencha na ta#ela os dados )ue representam os ,alores de cada conta em cada um dos meses e
note )ue os metadados so realmente rele,antes ao compor a estrutura da ta#ela, isto , sem eles no
seria poss=,el sa#er )ual o significado de um n!mero o#ser,ado na planilha.
O#ser,e )ue, nesta ta#ela definimos linhas para representar as somas de receitas, despesas e o
total da poupan;a )ue pode ser formada com as so#ras de capital mensais. Essas sries de dados
sero preenchidas a partir de c3lculos aplicados atra,s de f&rmulas e fun;Ges.
Kse a al;a de preenchimento para preencher o ,alor das parcelas de FB>K na planilha, perce#a
)ue o ,alor deste imposto fixo, portanto podemos usar a al;a de preenchimento para preenche<lo de
maneira )uase autom3tica.
Ajuste simples da largura da coluna
O a:uste da largura das linhas e colunas pode ser feito manualmente, o#ser,e, ,amos a:ustar a
largura da coluna - para conter a pala,ra AESBES+S:
+ponte a seta do mouse no ca#e;alho de colunas, entre as colunas - e CD
Note )ue o marcador do mouse tornou<se um marcador de seta dupla, cli)ue, se0ure e
arraste o cli)ue do mouse at )ue a largura fi)ue ade)uada, ou
A2 um duplo cli)ue e o#ser,e )ue a planilha auto<a:usta a largura da coluna para )ue ca=#a o
conte!do.
+o preencher os dados de,er3 ha,er uma ta#ela como a ta#ela mostrada na @igura 7 a seguir e a
partir de agora podemos implementar alguns c3lculos como f/rmulas e fun*es para complementar o
preenchimento da ta#ela.
<
Frmulas e Funes
./rmulas so manipula*es de dados reali*adas a partir dos dados contidos nas clulas ou
informados de maneira esttica, aplicadas no c3lculo de ,alores.
F&r#ula 1: /uro si#$les.
No MS Excel as f&rmulas matem3ticas passam a ter um formato um pouco diferente da sua
apar2ncia tradicional, porm, produ*em o mesmo resultado e permitem muitas ,antagens pois podem
ser aplicadas de maneira automtica e )uando com#inadas com outros recursos eletrnicos podem
automati1a grande parte do tra!alho operacional.
+ manipula;o de f&rmulas matem3ticas em MS Excel no um tra#alho dif=cil, os pro#lemas )ue
as pessoas enfrentam normalmente esto relacionados a falta de intimidade com a pr/pria
manipulao de f/rmulas ou a dificuldade em lidar com o computador, superadas essas #arreiras
o tra#alho com f&rmulas no MS Excel simples pois a pr&pria ferramenta o torna simplificado.
=
0 =cin
Figura 1: F&r#ula de /uro Si#$les i#$le#entada e# MS
Excel.
Figura 2: 'a(ela de controle financeiro #ensal.
.un*es so opera;Ges prontas, padroni*adas e dispon=,eis no MS Excel para tra#alhos
operacionais espec=ficos, por exemplo, clculos estat>sticos podem ser resol,idos com fun;Ges
estat=sticas, clculos financeiros podem ser resol,idos com fun;Ges financeiras, e assim por diante, o
MS Excel possui muitas categorias de fun;Ges prontas, desde fun;Ges matem3ticas at fun;Ges de
engenharia e c3lculos complexos, cada categoria possui de*enas de fun;Ges prontas para aplica;o
espec=fica, por isso fundamental ao usu3rio, tcnico em administra;o, conhecer os recursos
dispon=,eis e implement3<los de acordo com a necessidade, fun;Ges so apenas um desses recursos.
6r0umentos de fun*es
+s fun;Ges tra*em consigo um conceito pouco conhecido pela maioria dos usu3rios de computador
)ue o conceito de argumento. Os argumentos so as refer2ncias de clulas ou dados est3ticos a
serem informados em uma fun;o para )ue ela execute um determinado c3lculo e retorne o resultado
correto. >oda fun;o precisa ter os argumentos informados de maneira correta, caso isso no aconte;a
o c3lculo com certe*a no produ*ir3 os resultados esperados. Existem ainda fun;Ges )ue permitem a
omisso de alguns argumentos pois so argumentos )ue no precisam ser necessariamente
en,ol,idos nos c3lculos, entre outras ,aria;Ges.
Os principais separadores de argumentos nas fun;Ges do MS Excel so:
Aois pontos - :1: Mue indicam o in>cio e o fim de uma se)u2ncia de clulas com dados a serem
calculados e
Bonto e ,=rgula - ?1: Mue indica uma lista de clulas ou ,alores a serem informados.
.un*es comuns
+ fun;o mais comum entre usu3rios de planilhas eletrnicas a fun;o soma, )ue permite somar
,alores de maneira muito facilitada. Namos usar essa fun;o para somar, por exemplo, os ,alores de
despesas em cada uma das colunas de meses na ta#ela.
Bressupondo uma ta#ela pronta conforme a @igura 7 podemos implementar a soma das despesas
na clula C, para sa#ermos o total das despesas do m2s de 3aneiro.
&
Bara aplicarmos a fun;o soma na clula E0 procederemos conforme a lista a seguir:
Bosicionamos o cursor -marcador de clula1 na clula )ue rece#er3 o ,alor da soma das
despesas do m2s de :aneiro -C,1D
+dicionamos o sinal de igualdade -@1 para indicar ao MS Excel )ue esta clula rece#er3 o
produto de um c3lculoD
Escre,emos o nome da fun;o -#"61 seguido da a#ertura de par2nteses-A1D
+utomaticamente a pr&pria planilha :3 sa#e )ue se trata da utili*a;o da fun;o de soma e
pro,idencia dicas dinOmicas para orientar o nosso tra#alho.
+tra,s das setas de direo posicionamos um marcador de clulas dinOmico -colorido1 com
um pontilhado em ,olta, para indicar o in>cio da se)u2ncia a ser somadaD
Bressionamos a tecla #hift e com a seta de dire;o do teclado para cima selecionamos todas
as clulas at a Bltima da se)u2ncia a ser somadaD
O#ser,amos )ue a primeira clula da se)u2ncia e a !ltima esto informadas e destacadas em
cores, o s=m#olo usados para indicar )ue um inter,alo so os dois pontos -:1 )ue indicam )ue
sero somadas todas as clulas desde E5 at E8, fechamos o par2nteses a!erto
anteriormente -71e pressionamos $nter para concluir o tra#alho.
C
Figura 7: Fun+,o so#a a$licada e# ta(elas.
Figura 3: 4$lica+,o da fun+,o de so#a.
!s: Cem#re<se )ue caso os ,alores a serem calculados no este:am dispostos em uma se)u2ncia
poss=,el indic3<los atra,s do uso de ponto e ,=rgula, )ue indica uma lista de refer2ncias ou ,alores.
!s2: Kse a ala de preenchimento para preencher automaticamente as demais clulas da srie
de dados de despesas com as refer2ncias das pr&ximas colunas.
Uso de frmulas
+ntes de usar f&rmulas preciso o#ser,ar as regras de hierar)uia matem3tica entre os operadores
pois as f&rmulas so aplicadas a partir deles. O#ser,e a ta#ela a seguir:
perador 5escrio
+ >orna um ,alor negati,o
D Fndica )ue um ,alor percentual
E Exponencia;o
F e G Multiplica;o e Ai,iso
H e + Soma e Su#tra;o
I Eoncatena;o
'a(ela 3: O$eradores ("sicos.
peradores de comparao
J
Figura 5: Conclus,o do $rocesso de
a$lica+,o da fun+,o de so#a.
perador 5escrio
@ Fgualdade
KL Aiferente
K@ Menor ou igual
L@ Maior ou igual
K Menor
L Maior
'a(ela -: O$eradores de co#$ara+,o.
No exemplo da ta#ela indicada na @igura 7 acima notamos )ue s& temos uma receita, isto , o
dado contido na srie salrio, neste caso, #asta atri#u=<lo P clula (EEEF>+ do m2s.
O ,alor a ser colocado mensalmente na poupan;a em 3aneiro a diferena entre as R$C$MN6# e
as 5$#P$#6# assim, ser3 aplicada uma f&rmula muito simples para calcular a poupan;a mensal.
!s: Kse a al;a de preenchimento para preencher de forma autom3tica a srie (EEEF>+S nas
clulas referentes aos meses.
Figura 11: F&r#ula $ara o
c"lculo da $ou$an+a e# 0aneiro.
Bara aplicar essa f&rmula na ta#ela criada em MS Excel #asta:
Bosicionar o marcador de clulas na clula )ue rece#er3 a poupan;a do m2s de :aneiro, -C1%1
e adicionar o sinal de igual -@1D
Kse as setas de dire;o do teclado e aponte a clula )ue contem as receitas -CC1 e adicione
o operador de menos -+1D
1%
Figura 10: 4tri(ui+,o si#$les do 6alor de u#a
c7lula a outra.
ou$an+a=8eceita9es$esas
Kse as setas de dire;o do teclado e aponte a clula )ue contem as despesas -C,1 e
pressione $:N$R para confirmar.
O#ser,e )ue a f&rmula para o m2s de :aneiro no igual a f&rmula para os demais meses, pois
afinal, no seria honesto di*er )ue o ,alor contido na poupan;a de fe,ereiro apenas a diferen;a entre
a receita e as despesas deste m2s, pois somado a este montante a poupana do m2s anterior,
o#ser,e como a f&rmula anterior foi manipulada para demonstrar esta no,a realidade:
Figura 13: F&r#ula da $ou$an+a nos de#ais
#eses do ano.
Bara aplicar essa f&rmula na ta#ela criada em MS Excel #asta:
Bosicionar o marcador de clulas na clula )ue rece#er3 a poupan;a do m2s de fe,ereiro,
-51%1 e adicionar o sinal de igual -@1D
Kse as setas de dire;o do teclado e aponte a clula )ue contem a poupan;a anterior -C1%1 e
adicione o operador de soma -H1D
Kse as setas de dire;o do teclado e aponte a clula )ue contem as receitas -5C1 e adicione o
operador de su#tra;o -+1 em seguidaD
Kse as setas de dire;o do teclado e aponte a clula )ue contem as despesas -5,1 e
pressione $:N$R para confirmar.
11
Figura 12: F&r#ula $ara calcular a $ou$an+a.
ou$an+a=ou$an+a
1
8eceitas9es$esas
!s: Kse a al;a de preenchimento para preencher de maneira autom3tica a f&rmula nas demais
clulas da srie P9P6:;6.
6dicionando fun*es atra(s do assistente de funo
Q poss=,el o#ter dados mais espec=ficos para analisar as sries de dados ao longo de um per=odo e
apurar melhor a situa;o de cada conta, por exemplo, sa#er )ual o ,alor mdio das contas de
telefone, o consumo mximo de energia eltrica o menor salario )ue pode ser rece#ido em um
per=odo, etc. Bara isso podemos usar fun;Ges )ue no sa#emos exatamente o nome, mas )ue
acreditamos )ue existe, como desco#rir issoR 'asta usar o assistente de fun;o.
Erie ap/s a coluna 3unho as colunas "dia, ">nimo e "ximo -F., H. e S. respecti,amente1 e
posicione o cursor na clula )ue rece#er3 a mdia da srie AESBES+S inicialmente -M,1.
O +ssistente de f&rmula e fun;o pode ser o#tido a partir da #arra de f&rmulas e fun;Ges ou a partir
do menu Mnserir, op;o funo, o#ser,e.
12
Figura 1-: F&r#ula da $ou$an+a atuali:ada.
+o chamar o assistente de fun;o poss=,el o#ser,ar as cate0orias e as fun*es contidas em
cada uma das categorias escolhidas, escolha a categoria $stat>stica e o#ser,e as fun;Ges dispon=,eis
nesta categoria. Ne:a )ue "dia, "ximo e ">nimo so algumas fun;Ges dispon=,el nesta categoria e
so exatamente as )ue estamos procurando, escolha inicialmente a fun;o "dia e cli)ue em oO.
1,
Figura 12: Ferra#enta $ara inserir fun+,o e# u#a c7lula do MS Excel.
Figura 11: 4ssistente de fun+,o.
O#ser,e )ue o assistente indica e facilita a sele;o das clulas a serem informadas como
argumento da fun;o, isto , os (alores a serem aplicados no clculo da mdia, cli)ue na
ferramenta contida no canto da caixa de texto do assistente :um1, ele tornar3 o assistente no
tamanho m=nimo para facilitar a indica;o com o mouse das clulas a serem calculadas, indi)ue<as
clicando so#re a primeira e arrastando o cli)ue do mouse at a !ltima.
+o clicar no,amente na ferramenta colocada no canto da caixa de texto com os argumentos da
fun;o o assistente ,olta a ter a dimenso normal e ser3 poss=,el o#ser,ar o resultado da opera;o e
clicar no #oto oO para confirmar o c3lculo reali*ado.
+o confirmar o processamento do calculo o#ser,e a #arra de f&rmula e fun;o com a formula
implementada com o auxilio do assistente e o resultado da opera;o exi#ido na ta#ela.
@inalmente, #asta clicar na al;a de preenchimento e arrastar a f&rmula para as demais sries da
ta#ela, executando o calculo de maneira f3cil e precisa para os demais ,alores.
14
Figura 17: Caixa de di"logo ;4rgu#entos da Fun+,o; a$licado " fun+,o M7dia.
Figura 13: 4ssistente de Fun+,o #ini#i:ado $ara facilitar o a$onta#ento dos 6alores a
sere# calculados.
!s: Execute o mesmo processo para o#ter o "ximo e o ">nimo de todas as contas da ta#ela.
6dio de linhas
Bara adicionar linhas a ta#ela #asta clicar com o !oto direito so#re a linha sucessora -)ue ficar3
depois1 da linha )ue ser3 inserida e escolher a op;o Mnserir linha, ou se posicionar na linha
sucessora e a partir do menu inserir escolher a op;o linha ou atra,s da ferramenta inserir linha
dispon=,el na #arra de ferramentas da guia Fnserir.
Namos inserir, por exemplo, uma linha antes da linha poupan;a para calcularmos os 3uros
1<
Figura 15: 4uto-$reenc!i#ento do c"lculo das #7dias de todas as contas da ta(ela.
Figura 20: 4di+,o de lin!a ;antes; da lin!a da
O.4<=4 >10? da ta(ela.
rece#idos da aplica;o )ue fi*emos na poupan;a.
Bara calcularmos os :uros mensais da poupan;a precisamos multiplicar o ,alor anterior pelo :uros
pagos, no caso /,7T ao m2s, ,e:a a f&rmula.
Figura 22: F&r#ula do 0uros ada$tada ao c"lculo da $ou$an+a.
!s: O m2s de :aneiro no rece#er3 :uros pois no tinha poupan;a anterior a este m2s, portanto
este m2s rece#er3 /,//. Fniciaremos o c3lculo do :uros da poupan;a a partir do m2s de fe,ereiro.
1=
Figura 21: 9ados reais $ara ad#inistra+,o de caderneta
de $ou$an+a.
0 =ci
!s2: No estamos le,ando em conta a >( ->axa de (efer2ncia1 somada a taxa de :uros aplicada
por consider3<la irrele,ante neste momento da economia e pouco !til para a did3tica do exemplo.
+pli)ue a f&rmula ao m2s de fe(ereiro e use a al;a de preenchimento para preencher
automaticamente os ,alores nas demais clulas.
!s: No se es)ue;a de trocar a f/rmula da srie R$C$MN6 para uma f&rmula -fun;o1 )ue fa;a
a soma do 3uros da poupana com o salrio do m2s, )ue sero, a partir de agora, nossas receitas.
Formatao de nmeros
O#ser,e )ue a nossa ta#ela est3 representando muito mal os ,alores informados. +s mdias esto
apresentando muitas casas decimais, assim como o c3lculo dos :uros, as milhares no esto
separadas, tornando ainda mais dif=cil a interpreta;o dos dados, no poss=,el sa#er em )ue tipo de
moeda estamos tra#alhando, etc.
6umentasGdiminuir casas decimais
Essas ferramentas esto dispon=,eis para o usu3rio na guia Mnicio, nBmero, selecione os n!meros
)ue tero as casas decimais diminu=das ou aumentadas e cli)ue na ferramenta dese:ada.
Namos selecionar toda a ta#ela -apenas os dados numricos, claroU1 e clicar na ferramenta
diminuir casas decimais para a:ustar todas as clulas, por exemplo.
1&
Figura 23: 'a(ela se# for#ata+,o dos n@#eros.
Figura 2-: Estilos de
for#ato de n@#ero.
Berce#a )ue, dessa forma estaremos padroni*ando as clulas )ue contm ,alores na ta#ela.
!s: Bara selecionar todas as clulas de forma simples posicione o cursor na clula C,, primeira
clula da se)u2ncia, segure as teclas #hift V Ctrl e d2 apenas um to)ue na tecla -seta para a
direita1 e, depois, um to)ue em -seta para !aixo1 e solte as teclas Shift V Etrl.
Namos o#ser,ar tam#m )ue ao diminuir o n!mero de casas decimais o MS Excel usa o critrio
estat>stico de arredondamento )ue indica )ue ao arredondar nBmeros a direitaP menores ou
i0uais a cinco -71 os n!mero a es)uerda no sofrem nenhuma interfer2nciaD Muando o n!mero a
direita for maior do )ue cinco -71 o n!mero a es)uerda ser3 aumentado em um -41. +pli)ue a
ferramenta e o#ser,e.
O#ser,e )ue o MS Excel aplica corretamente o critrio estat=stico de arredondamento
automaticamente ao a:ustar as casas decimais, e isso fundamental para o tra#alho com n!meros,
sendo assim, mesmo )ue o usu3rio no atente para o critrio de arredondamento o MS Excel garante
um resultado preciso no arredondamento de n!meros.
#eparador de milhares
Mesmo tendo melhorado muito a apar2ncia da ta#ela as milhares continuam sem separa;o, assim
necess3rio aplicar a ferramenta #eparador de milhar, )ue permite aplicar aos n!meros com mais de
tr2s -01, d=gitos inteiros o ponto, )ue con,encionado no 'rasil como o separador de milhares.
1C
Figura 22: 9ados
n,o arredondados.
Figura 21: 4rredonda#ento.
Figura 27: 'a(ela for#atada a $artir das ferra#entas au#entarAdi#inuir casas deci#ais.
Berce#a )ue isso s& poss=,el pois o sistema operacional tem as configura;Ges regionais definidas
em portugu2s #rasileiro, seno certamente ha,eria outro caractere aplicado ao separador de milhar.
Selecione todos os ,alores numricos, conforme orienta;o anterior, e cli)ue na ferramenta
separador de milhares.
$stilo "oeda
O estilo moeda, assim como o separador de milhares, pode ser aplicado ao dado numrico a partir
das configura;Ges regionais esta#elecidas pelo sistema operacional do computador. O computador
est3 configurado em Bortugu2s #rasileiro, assim poss=,el associar a configura;o a moeda local, o
(eal -RQ1. Selecione o ,alor a ser formatado e cli)ue na ferramenta Estilo Moeda para atri#ui<lo.
1J
Figura 23: 4$licando o Se$arador de Mil!ares e# dados nu#7ricos de u#a ta(ela.
>odas as formata;Ges de ,alores numricos podem ser reali*adas a partir de Clulas, .ormatar,
.ormatar clulas..., :Bmero -ou do menu .ormatar, Clula, :Bmero no MS Excel .//0 ou anterior1,
2%
Figura 25: Configura+Bes regionais e de idio#a do siste#a
o$eracional.
Figura 30: Esti#o Moeda a$licado aos n@#ero da $lanil!a.
assim, caso ha:a alguma formata;o de n!mero )ue se dese:a fa*er e no este:a dispon=,el na guia de
ferramentas poss=,el encontra<las nesta op;o e escolher, entre as ,3rias possi#ilidades, P)uela )ue
con,m Ps necessidades de uso.
Anlise de balanos e uso de porcentagens
Estatisticamente falando, os dados relati,os so a)ueles )ue no so coletados diretamente mas
o#tidos a partir da compara;o com outros dados. Q muito comum o uso de porcentagens em
opera;Ges aplicadas a compara;o de ,alores, neste exemplo ,amos o#ser,ar a compara;o de
,alores aplicando a tcnica de 6nlise de -alanos nas contas de receitas e despesas da nossa
ta#ela de controle pessoal.
+ an3lise financeira de #alan;os uma tcnica aplicada Ps contas de despesas e receitas -ou
contas patrimoniais1 de empresas para analisar a participa;o da conta em rela;o ao total do seu
grupo, -total de receitas ou despesas1, ou em rela;o ao ,alor da conta no per>odo anterior.
Essa tcnica aplicada aos dados permite uma an3lise financeira profissional, detectando aumento
ou diminui;o de receitas ou despesas e indicando tend2ncias pre,is=,eis nas contas.
Namos aplicar a anlise (ertical de #alan;os Ps contas de despesas comparando cada uma das
contas de despesas ao total de despesas e o!ser(ando a participao de cada uma em rela;o
ao total de despesas de um m2s.
Bara isso ser3 necess3rio, antes adicionar uma coluna entre a dos meses de 3aneiro e fe(ereiro,
ela ser3 usada para registrar as analises do m2s de :aneiro.
Selecione a coluna 5 referente ao m2s de fe,ereiro e cli)ue com o !oto direito do mouse no
ca#e;alho de coluna, escolha no menu pop<up, a op;o Mnserir.
21
Fnforme o r&tulo da no,a coluna na clula 52 -6R W an3lise ,ertical1 e posicione o cursor na
clula ao lado do ,alor da Bltima conta de despesa -MPN91, clula C&D
+dicione o sinal de igual -@1D
+ponte o ,alor da conta de MPN9 no m2s de :aneiro -C&1D
Eolo)ue o operador de di,iso -G1D
+ponte o ,alor do total das despesas no m2s de :aneiro -C,1 e pressione X$nterYD
6teno: O#ser,e )ue o c3lculo est3 correto, porm, o dado informado pro,a,elmente est3 no
formato errado, est3 com o formato moeda, porm interpretar este dado como moeda um erro. Bara
melhorar podemos formatar o n!mero tornando<o mais f3cil de ser entendido, aplicando o formato
22
Figura 31: Cnser+,o de coluna entre as colunas C e 9.
Figura 32: F&r#ula a$licada a 4n"lise Dertical
de (alan+os.
porcentagem.
.ormato porcenta0em
Bara aplicar o formato porcentagem a um n!mero #asta selecion3<lo e clicar na ferramenta $stilo
de Porcenta0em na guia de ferramentas Mniciar.
Figura 2: Ferra#enta Estilo de orcentage#.
Easo se:a necess3rio esta!elea o nBmero de casas decimais )ue melhor representam o dado a
ser apresentado manipulando<os atra,s das ferramentas aumentarZdiminuir casas decimais.
Uso incorreto da ala de preenchimento: Congelamento de clulas
O#ser,e )ue, caso ,oc2 )ueira repetir a opera;o para todas as demais clulas de despesas
en,ol,idas no c3lculo no ser3 to simples como nos c3lculos reali*ados at a)ui, pois o uso da al;a
de preenchimento permite manter uma das refer2ncias -linha ou coluna1 e modificar as demais
refer2ncias de forma linear, isso far3 com )ue a f&rmula [E8ZC, contida na clula 5& ao ser arrastada
para as clulas 5=, 5<, etc alternem as refer2ncias de linhas, tornando a f&rmula [E9ZC2, [E7ZC1,
etc... isso indica )ue a f&rmula no pode ser manipulada sem o congelamento da linha do total, seno
causar3 um pro#lema de refer2ncias.
Con0elamento de clulas
O congelamento de clulas usado para manter uma linha eGou coluna constante en)uanto
uma f/rmula arrastada com a ala de preenchimento para outras clulas. O s=m#olo de d&lar -Q1
2,
Figura 1: For#ata+,o $adr,o a$licada de
for#a incorreta.
mantem as refer2ncias constantes durante o processo de mo,imenta;o da f&rmula e elimina o
pro#lema de refer2ncias incorretas, garantindo os #enef=cios do uso da al;a de preenchimento.
O#ser,e, #asta alterar a f&rmula [E8ZC, na clula A8 para [E8ZQCQ, para garantirmos )ue a
refer2ncia do total de despesas nas f&rmulas de todas as demais clulas sero mantidos ao
aplicarmos o uso da al;a de preenchimento.
!s: 'astaria o congelamento da refer2ncia de linha -EQ01 para )ue a f&rmula possa ser arrastada
,erticalmente com o uso da al;a de preenchimento para as demais clula, porm recomend3,el o
congelamento completo da refer2ncia de linha e coluna )ue identifica a clula, por )uestGes de
seguran;a -e se a f&rmula for reprodu*ida hori*ontalmente pela al;a de preenchimentoR1.
!s2: Eompare tam#m a clula com o total das despesas a ela mesma, isso e,ita e,entuais
falhas de interpreta;o, o resultado dessa compara;o ser3 sempre 4//T.
Aa mesma forma apli)ue a anlise (ertical Ps receitas e poupan;a da ta#ela, analise e o#ser,e a
participa;o de cada receita e da poupana em rela;o ao total de receitas.
6nlise hori1ontal
@inalmente, faremos a anlise hori1ontal das contas, essa an3lise permite o!ser(ar a e(oluo
de uma determinada conta em relao ao per>odo anterior, tam#m uma ferramenta de
24
Figura 3-: 4n"lise !ori:ontal das contas.
Figura 33: Congela#ento de celula: E6ita a
altera+,o auto#"tica da referEncia.
administra;o financeira fundamental para a an3lise t3tica das contas de uma empresa. +plicaremos
esta tcnica para gerenciar as finan;as pessoais demonstradas na ta#ela anterior.
+ f&rmula aplicada para a an3lise hori*ontal demonstrada a seguir e representa a diferena do
total da conta no per>odo atual em rela;o ao total da conta no per>odo anterior sobre o total
atual da conta. Fsto , ,erificamos se hou,e ,aria;o no total da conta no per=odo atual em rela;o ao
per=odo anterior e se a ,aria;o foi positi,a ou negati,a.
F&r#ula 2: 4n"lise
Fori:ontal das contas.
+ interpreta;o do resultado : se hou,e (ariao ne0ati(a em uma conta de despesa o
resultado positi(o pois natural )ue dese:amos redu1ir as despesas ao lon0o do tempo, se a
(ariao for positi(a em uma conta de despesa, &#,io )ue o resultado pre:udicial -ne0ati(o
para n/s1. O in(erso ,erdadeiro para as contas de receita. Se o resultado for *ero ento no
hou,e ,aria;o na conta, o#,iamente.
Bosteriormente poderemos usar recursos do MS Excel para facilitar a an3lise desses ,alores e
demonstrar de maneira ainda mais clara os dados relati,os para o p!#lico de n=,el t3tico.
Bara aplicarmos a tcnica de an3lise hori*ontal de #alan;os em uma ta#ela do MS Excel #asta
seguir os passos:
Eli)ue com o #oto direito do mouse so#re a coluna S e escolha a op;o Fnserir coluna no
menu pop<up )ue surge.
Fnforme o r&tulo da coluna 6T W an3lise hori*ontal na clula S2 -ao lado de 6R1 para sa#ermos
do )ue se trata o dado a ser inserido na coluna.
2<
a!=contaconta
1
/ conta
Bosicione o marcador de clulas na clula S,, ao lado da coluna da an3lise ,ertical, insira a
f&rmula @A$, U C,7G$, e pressione $nter para confirm3<laD
@ormate o resultado da e)ua;o usando o $stilo de Porcenta0em, caso se:a necess3rioD
Eli)ue e arraste a f&rmula usando a al;a de preenchimento at a clula da BOKB+NL+ -S111.
O#ser,e )ue o#ti,emos a an3lise dos dados da e,olu;o dos primeiros dois meses em todas as
contas, para analisarmos os demais meses ser3 necess3rio repetir o processo.
!s: Berce#a )ue no h necessidade de con0elar nenhuma clula da f&rmula.
2=
Figura 32: Cnser+,o da coluna $ara 4n"lise Dertical.
Figura 31: F&r#ula $ara an"lise !ori:ontal da conta.
!s2: O#ser,e a necessidade dos par2nteses aplicados a f&rmula para e,itar pro#lemas com
c3lculos, essa necessidade deri,a da o#ser,a;o da hierar)uia de operadores informada na >a#ela 0.
Formatao de tabela
Bara formatar de maneira ade)uada a ta#ela preciso compreender dois t&picos distintos:
Primeiro: + formata;o genrica aplicada em todos os tipos de dados, neste tipo de formata;o
no h3 diferencia;o entre n!mero e texto. + formata;o genrica a#ordada a)ui inclui 6linhamento,
Nipo e Namanho de .onte, Estilos de @onte -:e0rito, Mtlico e #u!linhado1, Cor de letra e de
preenchimento, etc.
Eertamente no ser3 poss=,el a#ordar todas as possi#ilidades de formata;o genrica em planilha
de c3lculo pois para )ue a ta#ela tenha um aspecto profissional no de,e<se a#usar dos recursos
gr3ficos, porm, ser3 apresentado os principais recursos e a sua aplica#ilidade.
#e0undo: + formata;o de n!meros uma formata;o espec=fica, aplicada somente a n!meros,
os n!meros podem ser formatados a partir dos estilos pr definidos -casas decimais, moeda,
separador de milhares e porcentagem, conforme ,isto anteriormente1.
2&
Figura 37: 4n"lise !ori:ontal de todas as contas da ta(ela.
Figura 3: Ferra#entas de For#ata+,o de Fonte e
4lin!a#ento 4gru$adas.
Bor outro lado, existem ainda outros tipos de formata;o como a formata;o condicional e a auto<
formata;o de ta#elas. + primeira ser3 ,ista ainda neste t&pico e a segunda a#ordada em outra
apostila.
.ormatao A0enrica7:
+ formata;o genrica precisa ser aplicada de maneira inteligente, sempre procurando contri#uir
para tornar a informa;o mais clara para o p!#lico em geral. >odo gestor ou tomador de decisGes )ue
precisa consultar um documento para tomar uma deciso gostaria de ter alguns dados -os mais
rele,ante1 destacados em rela;o aos demais, por isso recomend3<se o uso da formata;o para torn3<
los mais acess=,eis aos olhos do examinador.
Fnicialmente ,amos esta#elecer um padro de Nipo e Namanho de .onte. Selecione a ta#ela
inteira -posicione o marcador de clulas na primeira clula da ta#ela -2, pressione as teclas shift H
ctrl do lado es)uerdo do teclado, use as setas de dire;o do teclado de controle < seta para a direita \
e seta para #aixo ] < 1.
Na guia de ferramentas Mn>cio escolha na ferramenta .onte a op;o 6rial e na ferramenta
Namanho da .onte escolha 1%. + partir de agora o tipo e o tamanho da fonte esto padroni*ados
-6rial, 1%1.
2C
Figura 33: 'a(ela se# for#ata+,o selecionada.
O#s: Ne:a )ue e,entualmente acontece um erro de exi#i;o do n!mero contido na clula, para
corrigir o pro#lema #asta redimensionar a coluna apontando o marcador do mouse no ca#e;alho da
coluna identificado pela letra correspondente a coluna )ue contm o erro, no caso, coluna $ e dar um
duplo cli)ue so#re o limite da coluna $ com a coluna ., ou clicar e arrastar para aumentar a largura
da coluna $.
Kse as ferramentas de .onte -tipo de letra1 e 6linhamento para tornar o ca#e;alho das colunas
ainda mais destacado para o examinador.
Selecione todos os ca#e;alhos de colunas na linha . -posicione o marcador de clulas na clula
C2, pressione ctrl H shift H um Bnico to)ue na seta para a direita V e solte as teclas ctrl V shift1,
,oc2 ter3 o inter,alo C2 at R2 selecionado W se certifi)ue de selecionar todos e somente os
ca#e;alhos de colunas independente da refer2ncia ser a mesma da apostila ou noU.
Eli)ue na caixa de com#ina;o .onte para escolher a fonte 6rial -lacO e cli)ue na ferramenta de
alinhamento Centrali1ado. Berce#a )ue isso destaca o ca#e;alho das colunas.
Kse as ferramentas :e0rito e Mtlico -estilo de fonte1 para destacar os ca#e;alhos de linhas.
Selecione as clulas -, at -11 e cli)ue na ferramenta :e0rito -ctrl V N1 e Mtlico -ctrl V F1.
2J
Figura 35: 'a(ela co# 'i$o e 'a#an!o de Fonte $adroni:ados.
Figura -0: For#ata+,o do ca(e+al!o de colunas.
Kse a ferramenta Namanho da .onte para destacar as linhas com os su#totais, no caso
5$#P$#6#, R$C$MN6# e P9P6:;6.
Berce#a )ue as linhas no esto em se)u2ncia, )uando clulas no se)uenciais so selecionadas
uma tcnica espec=fica usada para format3<las todas de uma s& ,e*:
Primeiro, selecione a linha das 5$#P$#6# --, at R,1D
5epois, segure a tecla ctrl -control1 e s solte aps o trmino do processoU
@inalmente, aponte o cursor do mouse -uma cru* grossa1 para a clula do in=cio da linha de
R$C$MN6# --C1 < no solte o ctrl! < cli)ue segure e arraste o marcador do mouse at a clula RC e
solte o cli)ue do mouse W no solte o ctrl! Kse o mouse e a #arra de rolagem para ,isuali*ar a clula
da !ltima se)u2ncia P9P6:;6 --111 W no solte o ctrl! < cli)ue segure e arraste at a clula R11,
solte o cli)ue do mouse e, finalmente, solte a tecla ctrl. +o final as se)uencias -, at R,, -C at RC e
-11 at R11 estaro selecionadasU
Bara aplicar o no,o tamanho de fonte #asta clicar com o mouse na ferramenta Namanho de .onte
e escolher o no,o tamanho -121, ,oc2 ,er3 )ue isso d3 muito mais ,isi#ilidade aos dados mais
importantes da planilha.
!s: Q poss=,el )ue ao alterar o tamanho da fonte o dado extrapole os limites da clula, isso
comum, porm para resol,er o pro#lema #asta rea:ustar a largura da linha -na maioria dos caso1.
,%
Figura -1: For#ata+,o de ca(e+al!os de
lin!a.
Bara exercitar a sele;o de se)u2ncias no consecuti,as e para melhorar ainda mais a
,isuali*a;o dos dados ,amos selecionar as linhas da parte da ta#ela correspondente as despesa para
tornar a ta#ela uma ta#ela $*e#rada%, isto , listada, para isso selecionaremos as linhas -, a R,, -< a
R< e -& a R& e alterar a Cor de preenchimento dessas se)uencias usando um tom de amarelo
claro.
Aepois, selecione as se)uencias -4 a R4, -= a R= e definir a cor de preenchimento com um tom
de amarelo um pouco mais escuro. +ssim teremos uma ta#ela $*e#rada% facilitando a an3lise dos
dados.
,1
Figura -2: Sele+,o e for#ata+,o de lin!as n,o seGuenciais.
Figura -3: 'a(ela $arcial#ente :e(rada.
Figura --: 'a(ela co#$leta#ente :e(rada >des$esas?.
Breencha as linhas de receitas com tons alternados de ,erde para destac3<las das linhas de
despesas, use a mesma tcnica definida anteriormente para *e#rar a parte de despesas.
-ordas
+ formata;o de #ordas tam#m !til )uando estamos tratando de formata;o de ta#elas, as
#ordas permitem definir de maneira mais clara os limites da ta#ela e os limites das partes da ta#ela,
informando ao examinador )uais so as principais regiGes de dados, o#ser,e:
Selecione a ta#ela inteira da C2 at a R11, exceto os ca#e;alhos de linhas da coluna -D
Eli)ue na ferramenta de -ordas e selecione as #ordas superior, inferior, direita e es)uerdaD
Bara destacar as linhas com os su#totais o ideal adicionar uma #orda de linha dupla antes de
cada uma, o#ser,e:
Selecione as linhas 2, & e 1% e adicione a 'orda Fnferior Aupla.
Selecione e !ltima linha -111 e adicione uma 'orda Fnferior Espessa para delimitar melhor a ta#ela.
,2
Figura -2: rinci$ais ferra#entas de (ordas.
Berce#a como a ta#ela ficou elegante e informati,a sem a necessidade de exageros de
formata;o.
.ormatao condicional
@inalmente a formata;o condicional completa o ciclo de formata;Ges fundamentais para ta#elas
profissionais, usa<se a formata;o condicional para, a partir de condi*es pr esta!elecidas
destacarP atra(s da formataoP os dados da ta!ela.
Neste exemplo ser3 usada a interpreta;o das an3lises hori*ontal e ,ertical da ta#ela para destacar
dados condicionalmente.
,,
Figura -1: 'a(ela for#atada a$enas co# a defini+,o de (ordas.
Figura -7: 9ados selecionados e for#atados
condicional#ente.
Brimeiro, ,amos destacar na coluna A -6R1 as despesas ou receitas )ue representam 7/T ou mais
do total de receitas com :e0rito e Rermelho pois )uando uma receita ou despesa participa com mais
de <%D da contri#ui;o do total de receitas ou despesas isso significa )ue, )ual)uer risco ou altera;o
nos padrGes da)uela receita podem alterar drasticamente o total de receitas ou despesas.
(eceitas e despesas i0uais ou maiores )ue 2<D e menores do )ue <%D podem ter o formato
:e0rito e Laran3a. Os demais ,alores podem ficar em 61ul $scuro e :e0rito.
O primeiro passo para efeti,ar essa formata;o dentro dessas condi;Ges selecionando os dados
da coluna 5, a partir da clula 54 at a 5& e da 5J e 51%, no selecione os totais -AESBES+,
(EEEF>+ e BOKB+NL+1, pois eles no so analisados durante a an3lise ,ertical.
+ntes os dados so formatados com :e0rito e 61ul $scuro, pois ser3 o formato padro para os
dados da coluna.
@inalmente, atra,s do grupo de ferramentas de Estilo do MS Excel .//8 escolha a op;o
.ormatao Condicional e a partir dela escolha :o(a re0ra....
Na caixa de di3logo :o(a Re0ra de .ormatao escolha a op;o .ormatar apenas clulas )ue
contenham e na caixa de com#ina;o ...est entre... escolha a op;o ... maior ou i0ual a.... e
defina na caixa de texto a seguir o ,alor de 2<D )ue a primeira faixa de ,alores a ser formatado.
,4
Figura -3: For#ata+,o
condicional* o$+,o <o6a 8egra...
Eli)ue no #oto .ormatar, defina :e0rito e Laran3a e cli)ue em O. Eonfirme a formata;o para a
regra e cli)ue em O na caixa de di3logo :o(a Re0ra de .ormatao para definir a regra.
,<
Figura -5: Caixa de di"logo <o6a 8egra de For#ata+,o.
Figura 20: Caixa de di"logo For#atar C7lula
a$licada a for#ata+,o condicional.
Eli)ue no,amente em .ormatao Condicional... para esta#elecer a outra regra, e a partir dela
escolha Serenciar Re0ras....
Eli)ue no #oto ^erenciar (egras... e repita o processo executado anteriormente para a defini;o
da primeira regra, entretanto, mude o formato -Rermelho e :e0rito1 e a condi;o para a formata;o
-maior ou igual a 7/T1, o#ser,e como estar3 esta#elecida as regras da formata;o condicional na
figura a seguir.
Na ,erso .//0 necess3rio repetir o processo para cada se)uencia de clulas a serem aplicadas
a formata;o condicional, mesmo )ue se:a a mesma formata;o, por isso recomend3,el procurar
selecionar todos os inter,alos )ue estaro su:eitos a mesma regra, na ,erso .//8 mais f3cil de lidar
com a formata;o condicional, pois, alm do ,asto le)ue de possi#ilidade )ue a formata;o inclui
ainda poss=,el reutili*3<la em outras clulas selecionando as clulas a serem formatadas a partir da
op;o 6plica+se a W. da caixa de di3logo do Serenciador de Re0ras da .ormatao Condicional.
Bara aplicar a formata;o condicional na an3lise hori*ontal das contas ser3 preciso o#ser,ar )ue,
)ual)uer (ariao positi(a para as contas de 5espesas ser3 considerado ruim portanto ser3
formatado com ne0rito e (ermelho , e )ual)uer (ariao ne0ati(a para as contas de receita
tam#m ser3 considerado ruim, portanto formatado em ne0rito e (ermelho. Em geral as an3lises
-,ertical e hori*ontal das contas1 tero o formato :e0rito e 61ul $scuro com padro. +ssim teremos a
ta#ela com a apar2ncia conforme a figura a seguir, facilitando a interpreta;o das an3lises ,ertical e
hori*ontal das contas.
!s: O#ser,e )ue necess3rio selecionar todas as clulas da coluna da an3lise hori*ontal S, at
,=
Figura 21: Caixa de di"logo Herenciador de 8egras de For#ata+,o Condicional.
S11, X, at X11 e assim por diante, incluindo os totais, afinal ser3 necess3rio a,aliar a sua e,olu;o,
assim como a e,olu;o das demais contas.
Construo de grficos
Bodemos construir gr3ficos facilmente usando ferramentas de uma planilha de c3lculo eletrnica,
para exemplificar ,amos construir tr2s gr3ficos de tipos diferentes para podermos analisar a ta#ela de
forma di,ersificada, um dos gr3ficos ir3 demonstra a e(oluo das receitas em relao s
despesas ao lon0o do semestre, o outro ir3 demonstrar as despesas mdias do per>odo e um
terceiro a proporo de 0anho com 3uros mximo em relao ao salrio mximo.
5emonstrao 0rfica: $(oluo das despesas em relao s receitas
Na guia Mnserir escolha a op;o linhas < gr3fico de linhas < -pois o tipo de gr3fico )ue melhor
demonstra esses dados1 e, ao clicar em linhas, escolha linhas com marcadores.
,&
Figura 23: Huia Cnserir $ara a escol!a do gr"fico a ser inserido na $lanil!a.
Figura 22: For#ata+,o condicional a$licada $ara facilitar a inter$reta+,o das an"lises das
contas.
Note )ue o MS Excel gera o gr3fico automaticamente #aseado na ta#ela, porm ele no demonstra
os dados ade)uadamente, necess3rio corrigi<lo e ade)u3<lo aos dados )ue dese:amos representar,
para isso, com o gr3fico selecionado, cli)ue na guia 5esi0n no #oto #elecionar dadosD
Na caixa de di3logo #elecionar .onte de 5ados exclua todas as $ntradas de le0enda A#ries7
,C
Figura 2-: 4di+,o de gr"fico $ara #el!orar a
de#onstra+,o dos dados na $lanil!a.
Figura 22: 9e#onstra+,o gr"fica da rela+,o entre 8ECEC'4S e 9ESES4S.
selecionadas automaticamente pela ferramenta e mantenha apenas R$C$MN6# e 5$#P$#6# caso
elas :3 este:am selecionadas, caso no este:am, adicione<asD
Em R/tulos do eixo hori1ontal ACate0orias7 mantenha apenas os meses )ue representam a
rela;o de tempo de cada conta -:aneiro, fe,ereiro, _, :unho1.
,J
Figura 27: 9efini+,o correta das S7ries e das Categorias.
Figura 21: Caixa de di"logo Fonte de 9ados >S7ries e Categorias?.
!s: +ponte os dados na planilha, caso ha:a mudan;as o gr3fico ser3 atuali*ado automaticamente.
+o definir as sries e categorias corretas necess3rio informar o Mnter(alo de dados do 0rfico,
para isso, selecione a srie )ue ter3 o seu inter,alo de dados definido -5$#P$#6# por exemplo1,
cli)ue na ferramenta $ditar e cli)ue na ferramenta )ue est3 colocada no canto direito da caixa de texto
Ralores da srie: e selecione os dados a serem demonstrados no gr3fico.
@inalmente defina o t>tulo do 0rfico. #elecione o 0rfico e atra,s da guia LaYout cli)ue na
ferramenta N>tulo do Srfico e informe: $(oluo das R$C$MN6# e 5$#P$#6# 1Z #emestre 2%1%.
timi1ao do 0rfico
Berce#a )ue o gr3fico :3 est3 terminado, porm, pode ser melhorado para demonstrar de maneira
mais ade)uada ainda os dados das sries.
N3rias altera;Ges podem ser feitas no gr3fico para demonstrar melhor os dados das sries
utili*adas, porm, no exagere em detalhes para no tornar o gr3fico dif=cil de ser interpretado, ao
contr3rio, procure formatar o gr3fico para torn3<lo mais claro.
4%
Figura 23: Caixa de di"logo Editar S7rie.
Figura 25: Huia IaJout* ferra#enta ')tulo do Hr"fico.
No sentido de tentar demonstrar melhor os dados do gr3fico, pode ser redu*ido o n!mero de linhas
demonstradas na 3rea de plotagem, eixo `, clicando com o #oto direito so#re o eixo e escolhendo a
op;o .ormatar $ixo..., na caixa de di3logo homnima selecione a op;o p*es de $ixo e tro)ue a
op;o 9nidade Principal de 6utomtico para .ixo e esta#ele;a um ,alor )ue se:a exatamente a
metade do ,alor m3ximo demonstrado &%% pois assim garantimos )ue teremos apenas uma linha no
meio da Jrea de Blotagem do gr3fico.
41
Figura 10: Hr"fico: E6olu+,o das 9ESES4S e 8ECEC'4S e# 2010.
!s: O gr3fico ainda pode ser demonstrado com tr2s linhas ou mais linhas na 3rea de plotagem,
para adicionar tr2s linhas intermedi3rias informe na 9nidade Principal o ,alor correspondente a um
)uarto -a1 do M3ximoD Bortanto, perce#a )ue muito flex=,el a constru;o do gr3fico atra,s das
tcnicas e ferramentas utili*adas.
+lgumas pessoas podem preferir um gr3fico mais limpo, para decisGes e an3lises mais r3pidas ou
um gr3fico um pouco mais completo, com mais informa;Ges, para uma an3lise mais detalhada.
Fndependente da prefer2ncia do p!#lico necess3rio )ue o gr3fico atenda as necessidade para as
)uais foi constru=do.
42
Figura 11: Caixa de di"logo For#atar Eixo.
@inalmente terminamos a constru;o do primeiro gr3fico.
Srfico: 5espesas mdias + Primeiro semestre de 2%1%
Eomo dese:amos a an3lise da propor;o de despesas mdias em rela;o ao total mdio de
despesas no per=odo, o gr3fico mais ade)uado a ser usado o gr3fico de setores )ue mostra as
partes em rela;o ao todo, assim, ,amos iniciar a sua constru;o:
4. Eli)ue na guia Mnserir, cli)ue na op;o pi11a e escolha pi11a destacada ,5. O#ser,e )ue o
MS Excel cria a regio para inserir um no,o gr3ficoD
!s: O MS Excel s& cria um gr3fico automaticamente se ,oc2 ti,er com o cursor so#re uma ta#ela.
+ ferramenta capa* de identificar dados organi*ados e os manipula para a forma;o de um gr3fico
#3sico.
4,
Figura 12: Hr"fico E6olu+,o das 8ECEC'4S e 9ESES4S 1K Se#. 2010 -
#el!orado.
.. Eli)ue na ferramenta selecionar dadosD
0. Eli)ue na ferramenta $ditar em $ntradas de Le0enda A#ries7 para informar o nome e os
dados )ue compGem a srie a ser informada.
5. Fnforme o r&tulo da coluna "dia e Fnforme [os dados" das despesas -Cu*, Jgua, etc1.
6teno: total no ser inclu>do\
44
7. +o terminar cli)ue em O para confirmar a srie informada.
9. Fnforme os R/tulos do $ixo Tori1ontal ACate0orias7, cli)ue em $ditar e selecione as clulas
)ue contm os ,alores Lu1, 80ua, Nelefone e MPN9 para serem demonstrados nos setores do
gr3fico.
O gr3fico estar3 )uase ade)uado para a demonstra;o dos dados.
8. Eom o gr3fico selecionado, cli)ue na guia LaYout, cli)ue na ferramenta N>tulo do Srfico e
informe: "dia de despesas + Primeiro semestre de 2%1%.
4<
timi1ao do 0rfico
Q poss=,el otimi*ar a representa;o do gr3fico, por exemplo, demonstrando a porcentagem das
partes do gr3fico. A2 um cli)ue com o !oto direito do mouse so#re um dos setores -fatias1 do
gr3fico e no menu pop<up escolha a op;o 6dicionar R/tulos de 5ados.
Os dados sero apresentados com n!meros nos mesmos formatos )ue foram coletados na ta#ela
-Estilo Moeda1, porm, para melhorar a representa;o importante torn3<los porcentagens, assim
cli)ue no,amente com o !oto direito do mouse so#re um dos setores do gr3fico e escolha a op;o
.ormatar R/tulos de 5ados....
4=
Na caixa de di3logo mar)ue a op;o Porcenta0ens e desmar)ue as op;Ges Ralores e "ostrar
Linhas de Preenchimento e cli)ue em O, ,e:a )ue o gr3fico ficou perfeito.
4&
!s: Outras formata;Ges poderiam ser atri#u=das, porm, para este gr3fico, #asta os dados das
porcentagens.
4C

Excel Aplicado A Administraçao

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Excel Aplicado A Administraçao

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Aplicativos Informatizados da Administrao Prof. Gilberto B.

Potrebbero piacerti anche