Actividades de investigacin

En primer lugar, hay que determinar las actividades indispensables de investigacin para la
planeacin del estudio de sistema, que son las siguientes:
A) Estudio Preliminar
B) Definicin del rea que se va a investigar.
C) Determinacin de los detalles del estudio.

A) Estudio Preliminar

Es necesario iniciar el trabajo de obtencin de datos con un contacto que proporcione una primera
idea global del problema. Este estudio preliminar se requiere independientemente de los orgenes
o las razones por las que se efecta el estudio de sistemas.

No siempre es posible asignar proyectos especficos sin un estudio preliminar. Hay diversas
situaciones que indican la necesidad de hacerlo. El estudio preliminar est encaminado a separar
los factores del problema para su mejor comprensin no a descubrir soluciones; es, por lo tanto,
una acumulacin rpida de datos en una forma amplia o general con fines de exploracin.

Deber hacerse un estudio preliminar con la finalidad de:

Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la
empresa.
Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin.
Descubrir reas en las que haya problemas.
Evaluar las reas o secciones que puedan ser causa de una revisin posterior.
Proponer, en su caso, medidas correctivas
Estimacin del tiempo, recursos humanos, recursos materiales y recursos financieros
necesarios.

Contenido del estudio preliminar.

1.- Informacin documental. Comprende manuales administrativos, registros de personal, revisin
de estudios previos en las reas afectadas, lectura de informes anteriores, etctera.

2.- informacin sobre el campo de trabajo, Para obtenerla resultan tiles organigramas, listas de
funciones, grficas, reportes, cifras de volmenes de trabajo, formas utilizadas, etctera.

Para emplear este contexto global, es aconsejable visitar cada una de las unidades administrativas,
conocer los subsistemas y procedimientos, los mtodos de la empresa etctera.

Entrevistas previas.

Es conveniente entrevistar a algunas personas, directamente relacionadas con la empresa, las
cuales deben ser seleccionadas. Probablemente, de estas entrevistas surjan algunas ideas o
sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos tomar en cuenta durante
nuestro estudio de sistemas.

En algunos casos, esta clase de plticas planeadas brindan la posibilidad de plantear problemas o
descubrir deficiencias en operaciones, funciones o departamentos que estn originando algunas
dificultades, esto para que posteriormente en la preparacin de cuestionarios se ponga especial
cuidado en ellos.

El estudio deber extenderse ms all de una revisin de las polticas de la empresa de los
procedimientos operativos que rigen la funcin que va a investigarse.
Deben analizarse los efectos de la nueva tecnologa, as como los diferentes procedimientos
operativos de la empresa, y aun la relacin que tiene la funcin que va a ser investigada con todas
las operaciones de la empresa. Solamente despus de una investigacin de esta clase deberan
analizarse los procedimientos.

B) Definicin del rea que se va a investigar.

Tenemos que definir cul ser la materia de nuestro estudio Puede ser, desde luego, toda la
empresa o bien un departamento o una seccin. Existen investigaciones que comprenden una o
ms reas; en estos casos, es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan
relacin directa con las dems reas estudiadas.

Entre otras preguntas que conviene se formule el analista de sistemas, estn las siguientes:

Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?
Por qu es necesario estudiar cada uno de ellos?
Cundo habr que efectuar el estudio para que rinda resultados ptimos?
Por dnde empezar?

Al proceder de esta manera, el analista adquiere una posicin ventajosa para apreciar el panorama
de lo que va a hacerse, para determinar el nmero de ayudantes que necesita, as como el tiempo
que utilizar.

Esta estructura de referencia puede cubrirse con un cuestionario que incluya numerosas
preguntas abiertas. La habilidad del analista de sistemas para llevarse bien con la gente ser un
factor significativo que determinar con xito general de esta fase del estudio de sistemas.


C) Determinacin de los detalles del estudio.

Esto es un instrumento definido para la continua evaluacin de los mtodos el desempeo de
todos los procedimientos de la empresa.

El analista de sistemas tiene que decidir cules son los detalles de estudio si necesarios para
alcanzar los objetivos, Cules son los mejores mtodos para lograrlos as como tambin, cules
son los detalles limitados de control?

El estudio de sistemas procedimientos puede abarcar una empresa en su totalidad o un rea de
ella, inclusive el nivel ms bajo de supervisin. El analista de sistemas necesita planea su trabajo,
decidir Qu es lo primero que va a hacer y cundo? Por esta razn, as como para ayudar a sus
esfuerzos en la recopilacin de datos, el analista debe tener en cuenta varios puntos antes de
iniciar el estudio, estos son: el examen de manuales y organigramas, la revisin de estudios
anteriores, la lectura sobre la materia, y la discusin del problema con otros miembros de
asesora, demostrarn ser inversiones valiosas antes de dar principio a la investigacin misma.

La informacin deber ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los datos habrn de
ser claros, completos y suficientemente detallados para poder apreciar necesidades y relaciones
que contribuyan a la realizacin del estudio.

Definicin del problema.

El auditor deber reconocer que la definicin del estudio, su objetivo, u alcance y los resultados
que se esperan, estn sujetos a reconsideraciones hasta que el progreso indique que los
resultados del estudio van siendo satisfactorios.

Es frecuente que se desfigure un diagnstico preliminar, por algn error de apreciacin de los
hechos o por la falta de conocimientos de los sistemas operativos, en dichos casos, esto provoca
directamente que se haga una redefinicin del problema. Si un estudio llega a tener un alcance
muy amplio, es conveniente que se divida en varios proyectos.

Recopilacin de datos

Cuando la etapa anterior ha sido completada, el estudio puede proseguir. Dos aspectos podemos
exponer del proceso de recopilar datos.

En primer lugar, el analista debe seleccionar previamente la informacin que recopile, los hechos
que deben ser constatados deben ser objetivos, es decir, no deber recopilar datos innecesarios,
hay que tener en cuenta el propsito del estudio y se debe proceder a la evaluacin de la
informacin recopilada con la finalidad de:

Asegurarse de que es relativa al problema
Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
Evaluar la informacin recopilada para ver si sugiere cambios o mejora.

En segundo lugar, la informacin recopilada deber estar relacionada con el problema original y
con los problemas que surjan del estudio. Los problemas no son siempre lo que aparentan ser, y
frecuentemente los estudios lo demuestran.

Es recomendable que la labor de recopilacin de los datos quede asentada por escrito en el
momento mismo de la observacin de los hechos, ya que proporciona ventajas en el trabajo.

Tcnicas de recopilacin

Las tcnicas para recopilar datos estn en funcin de la investigacin, de la naturaleza del
problema en estudio y de los datos que deban obtenerse.

El trabajo de recopilacin y documentacin llevar al analista, o auditor, a un contacto directo con
el personal en cuestin. Puede obtenerse directamente informacin de tres maneras:

Estudiando los registros y archivos existentes.
Observando el trabajo que se hace, por ejemplo, siguiendo de cerca los pasos de un
determinado procedimiento
Llevando a cabo entrevistas al personal.

Tambin puede obtenerse informacin indirectamente mediante la aplicacin de cuestionarios al
personal. El analista obtendr verdadera informacin y no solamente contestaciones a sus
preguntas. Le sern proporcionados ejemplos de problemas y dificultades de operacin y
sugerencias para mejorar el trabajo.

Registro de datos

Se requiere un gran cuidado para hacer los registros; lo que hoy nos parece claro puede ser
confuso unos das despus. Por tanto, es necesario utiliza grficas, cuadros, tablas, descripcin
narrativa, etc. Dependiendo de la naturaleza de los datos.

Cuando un estudio se refiere a todas las funciones de una unidad administrativa, es necesario
conocer su estructura orgnica, esto puede ser analizado con organigramas, descripcin de
funciones, etc., en la elaboracin de las grficas, el analista, estar estudiando la posibilidad de
llevar a cabo una reorganizacin.



Anlisis de datos

Una vez obtenida la informacin (recopilacin, registro de datos), deber ser sometida a un
proceso de anlisis crtico que permita descubrir las causas que impiden la operacin normal de un
sistema, un procedimiento o un mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos,
duplicaciones, despilfarros, etctera.

El anlisis de una situacin o un problema administrativo consiste en dividir o separar sus
elementos componentes hasta conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas de su
comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia, e interaccin de las partes
entre s y con el todo, y de sta con su contexto o medio ambiente.

Siguiendo cualquier mtodo para la organizacin de los datos, es conveniente dividirlos en
secciones fciles, stas debern permitir un estudio lgico, tratando en primer lugar los aspectos
ms significativos.

Resumiendo, el propsito del anlisis de datos ser, por tanto, establecer las bases para
desarrollar opciones de solucin para el problema que se estudia, con el fin de introducir medidas
de mejoramiento administrativo. El cuidado y trabajo minucioso con que se realice el anlisis
determinar su valor. Cada paso deer efectuarse con el mayor esmero, comprobando todo, a fin
de tener la seguridad de que los siguientes no queden asentados sobre las bases precarias. La
mejor tcnica para efectuar el anlisis de datos consiste en elaborar una grfica en donde figuren
las diversas actividades en forma detallada y paso por paso.

Es conveniente mencionar que las interpretaciones derivadas del anlisis no son conclusiones
definitivas, deben estar relacionadas con otras injerencias y quizs hasta plantearlas por alguna
razn. No es recomendable tratar de llegar a conclusiones sin antes presentar la debida atencin a
cada uno de los elementos del anlisis.

El proceso de anlisis

El anlisis suministra una descripcin ordenada de los datos, a fin de someterlos a un examen
crtico que, a su vez, permita conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el
estudio de sistemas y procedimientos y conduzca, este esfuerzo, a diagnosticar los problemas
administrativos.

El proceso de anlisis abarca la siguiente secuencia de pasos:

1. Conocer el hecho o situacin que se analiza.
2.- describir ese hecho o esa situacin.
3. Descomponerla a fin de conocer todos sus detalles y aspectos.
4. Examinar crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en
estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones
y buscando analogas o discrepancias con otros hechos.
6.- Definir las relaciones que operan entre cada elementos, considerndolas individualmente o en
conjunto; tomando en cuenta que los fenmenos administrativos no se comportan en forma
aislada o por s solos, sino que son tambin producto de las circunstancias del ambiente que los
rodea.
7. Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas, esto es, formular un
diagnstico de la situacin.

DESARROLLO DE SOLUCIONES

Por lo que se refiere a este aspecto, la primer regla para atacar cualquier problema de sistemas y
procedimientos administrativos consiste en adoptar un enfoque integral, es decir encaminar el
problema relacionndolo con todo el organismo social y analizndolo con base en las normas de
actuacin conocidas de la administracin.

Los problemas pueden resolverse analizando el organismo con base en las siguientes
interrogantes: est la funcin mal ubicada?Dnde establecer una nueva unidad orgnica para
incrementar la especializacin?Puede cambiarse funciones similares?
Otro aspecto importante para dar soluciones a problemas de sistemas y procedimiento radica en
la eliminacin de funciones, esto es ms productivo que la simplificacin. Una funcin debe
eliminarse si no contribuye al objetivo con ms de lo que cuesta ejecutarla.

Conforme se analizan los hechos y se elaboran diagramas de anlisis, vienen a la mente creativa
del analista, mientras intenta relacionar todos los detalles con el verdadero objetivo del sistema,
mtodo lgicos de solucin de problemas, se han examinado los detalles en cuanto a necesidad,
objetivo, tiempo y personal para ejecutar el trabajo; la consideracin final ser: Cul es el mejor
camino para hacerlo?

La solucin propuesta deber resolver por completo el problema en los trminos en que fue
definido para su estudio. Cuando la solucin representa un cambio grande en la operacin actual y
una inversin significativa, por ejemplo: una nueva divisin, gerencia, departamento, inversin en
quipo nuevo, etctera, el analista debe comparar, en detalle, los costos actuales con los costos
estimados para las propuestas.

Los cambios en sistemas de alguna significacin por lo comn requiere uno o ms procedimientos
por escrito, el procedimiento general se organiza para exponer primero los objetivos, el alcance y
las polticas; deben adems establecer las responsabilidades de las diversas unidades
administrativas del organismo comprendidas en los procedimientos; finalmente se registran los
detalles de Cmo hacerlo?, por lo general estos arreglos son de acuerdo con las
responsabilidades indicadas con claridad.

El lenguaje utilizado en el procedimiento deber enfocarse al lecto para que sea entendido por l.
Siempre que el flujo de formas y los pasos de operacin del procedimiento sean numerosos, se
recomienda un diagrama de flujo.

El informe de sistemas y procedimientos

La presentacin de informes es una tarea tpica de los asesores o de aquellos a quienes, en un
momento dado, se les ha encomendado una labor de asesoramiento.

El asesoramiento supone presentacin de recomendaciones ante los ejecutivos correspondientes.
Bsicamente, el ejecutivo que solicit el estudio tiene derecho a un informe comprensible de los
resultados del estudio. Y esto es particularmente cierto cuando se trata de anlisis de sistemas. El
informe deber estar dirigido al ejecutivo que tenga autoridad de aprobacin puesto que,
indudablemente, solicitar las opiniones de sus subordinados.

Tambin es labor de los analistas de sistemas la presentacin por escrito de procedimientos, tales
escritos habrn de servir de fuentes de referencia a los empleados. Tanto en la presentacin de
informes como en la de procedimientos hay una responsabilidad comn del redactor, que consiste
en hacer la exposicin conveniente, de manera que el informe satisfaga al ejecutivo, y el
procedimiento sea bien recibido tanto por aqul como por los empleados.

Aplicacin prctica de las recomendaciones

Las recomendaciones se basan en las conclusiones. Poner en prctica las recomendaciones es una
responsabilidad compartida entre los jefes ejecutivos y el personal directivo de la empresa; con la
planeacin y coordinacin hecha por el personal de asesora (sistemas y procedimientos), el
analista coopera estrechamente con los supervisores en la totalidad de la instalacin.

Mientras trabaja con los superiores en prepararse para la instalacin, el analista deber ser capaz
de proporcionar ayuda en el trabajo y arreglos de lugar en la oficina que contribuya a operar el
nuevo sistema.

Despus de la instalacin, el trabajo de sistemas y procedimientos no est terminado. Esto sucede
hasta que el analista ha observado su marcha.

Controles en el estudio de sistemas.

La elaboracin de un mtodo sistemtico en el proceso de un estudio de sistemas y
procedimientos constituye hasta cierto punto, una norma uniforme en la cual basarse.

La extensin de los controles que se emplean en una operacin departamental interna varia, esto
depende de varios factores: la programacin, el estudio de sistemas, el tipo de proyecto que se
acomete y la actividad del administrado hacia un control holgado o estrecho.

Consideramos a los programas como medios que sirven de gua al analista de sistemas y a sus
ayudantes, en los que se detallan los diferentes pasos a seguir, con el fin de asegurar que se
cubrirn todos los aspecto del estudio de sistemas.

Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en que habr de planearse
la revisin y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarn los que se estimen
convenientes para la obtencin de datos, con base en las circunstancias; en ellos se registrar
posteriormente lo hecho por el analista de sistemas, para dar cumplimiento a cada uno de los
pasos.

Cuando se requiere un control ms estrecho hay que recurrir a la hoja de asignacin del proyecto.
Cuando se asigna un plan al o a los analistas, en una hoja de asignacin se estipula lo siguiente: el
propsito y el alcance del proyecto, las unidades administrativas afectadas o interesadas, las
fuentes de datos, la fecha estimada de terminacin, etctera.

Conforme el proyecto avanza, el analista deber anotar en un programa de actividades el alcance
el progreso y los comentarios necesarios. En ocasiones se utiliza el tanto por ciento para indicar el
grado de adelanto.

Cuando se termina el proyecto avanza, el analista deber anotar en un programa de actividades el
alcance del progreso y los comentarios necesarios. En ocasiones se utiliza el tanto por ciento para
indicar el grado de adelanto.

Cuando se termina el proyecto se notan los resultados finales y las recomendaciones. Los ahorros
podrn precisarse en detalle, as como la cantidad y el costo de aspectos como horas-hombre,
espacio, equipo, formas, informes, etctera.

Representacin grfica del plan general de un estudio de sistemas.

Para la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se
recomienda utilizar grficas reticulares, es decir, de flechas, o diagramas de red, como los que se
utilizan en las tcnicas de camino crtico (CPM) o en tcnicas de programacin, evaluacin y
revisin (PERT) y tambin diagramas de bloque o de barras como los de Gantt.

Preguntas de anlisis (Se deben responder las preguntas en el cuaderno y con tus propias
palabras, no copiar el texto de estudio).

1.- Cules son los aspectos de importancia para realizar un estudio completo?

2.- Explique de qu trata la asignacin de un programa.

3.- Explique de qu trata el estudio preliminar en actividades indispensables de investigacin para
la planeacin del estudio de sistemas y procedimientos.

4.- Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?

5.- Por qu es necesario estudiar cada uno de ellos?

6.- Cundo habr que realizar el estudio de sistemas y procedimientos para que genere resultado
ptimos?

7.- De que trata la importante accin, desarrollo de soluciones?

8.- La presentacin de informes es una labor tpica de asesores o consultores, Qu es un informe
de sistemas y procedimientos?

9.-Indique qu partes debe abarcar un informe de sistemas y procedimientos.

10.- Explique de qu trata la aplicacin prctica de las recomendaciones.

11.- Realizar una grfica que represente la metodologa para elaborar un plan general de un
estudio de sistemas, puedes utilizar un diagrama de flujo de procesos o una grfica de red de
flechas.