ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son los derechos obtenidos por la entidad
ante terceros por la transferencia de bienes o la prestacin de servicios al
crdito u otras circunstancias ajenas al giro normal, los cuales adoptan la
forma de:
crdito comercial (si se extiende a otra entidad o
crdito de consumo si se extiende a un consumidorfinal.)

Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago que
se estipulan para todos los clientes a crdito. Normalmente, para este efecto se
utiliza una especie de taquigrafa. Por ejemplo, las condiciones del crdito se
pueden indicar como 2/10, n/30, lo cual quiere decir que el comprador recibe un
descuento del 2% si paga su factura dentro de los 10 das siguientes a la iniciacin
del perodo de crdito; si el cliente no aprovecha el descuento por pronto pago
deber pagar la suma total dentro de los 30 das siguientes a la iniciacin del
perodo de crdito
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados
por ventas. Servicios prestados, otorgamiento de crditos.

Las cuentas por cobrar agrupan los conceptos: Clientes,
Documentos por cobrar, Deudores diversos, Clientes por
consignaciones, Comisionistas e intereses y Dividendos por
cobrar.

No basta a la administracin de la entidad econmica conocer el
saldo a su favor por concepto de cuentas por cobrar y su
respectivo anlisis. Es necesario presentar, como informacin
adicional, un reporte de antigedad de saldos.

Dicho reporte divide los saldos de los clientes en vencidos y no
vencidos, por su parte, respecto a los saldos vencidos, se indica
la antigedad de vencimientos sealando los que tienen 30, 60,
90 y 120 das o ms segn el caso.

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda
extranjera deber revelarse este hecho en una nota a los estados
financieros.

Las cuentas por cobrar debern liquidarse al tipo de cambio
vigente al momento del pago, registrando prdida o utilidad de
acuerdo con el tipo de cambio.

Determinante del nivel de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar continan siendo hoy en da uno de los mayores problemas que
enfrentan los administradores de las empresas. Dada a la complejidad que hoy tiene el
entorno empresarial es de capital importancia que las empresas mejoren sus sistemas de
cobros de una forma ms oportuna, puesto que la demora excesiva de un cobro afecta la
liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. La cadena de impagos
sigue aumentando a un nivel tan grande, comprometiendo de esta forma a las empresas
de brindar productos y/o servicios con calidad a tiempo record. Siendo un tema bastante
vigente se hace necesario hacer un estudio profundo con la finalidad de actuar sobre el
mismo para el logro de mayor eficiencia y eficacia en el sistema empresarial.

El nivel de cuentas por cobrar est en funcin del volumen de las ventas a crdito y
del periodo de cobro; o sea el tiempo que las cuentas permanecen sin ser cobradas. El
periodo de cobro se ver afectado por las diversas polticas que controlan la
concesin de crditos y el cobro de las cuentas por cobrar. Si bien tales polticas
tambin influyen sobre la cantidad absoluta de las ventas a crdito, stas estarn ms
sujetas a las condiciones econmicas generales. Dado que el administrador financiero
no puede controlar las condiciones econmicas generales, l influir sobre el nivel de
cuentas por cobrar bsicamente controlando la concesin de crditos y los cobros.
Un cambio en la poltica de crdito tpicamente afectar tanto el nivel de flujos
anuales de efectivo como la cantidad invertida en cuentas por cobrar. Esta ltima
cantidad no coincide con el saldo de cuentas por cobrar que aparece en los registros
contables. Una parte de la inversin en cuentas por cobrar que aparece dentro del
saldo de dicha cuenta, representa gastos que no implicaron salidas de efectivo, como
por ejemplo los gastos por depreciacin. Otra parte de la cantidad que se reporta,
representa cargos fijos que se han aplicado, tales como el sueldo del presidente, el
cual no cambia de acuerdo con las variaciones en las ventas a crdito.
POLITICAS DE CREDITO

Concepto: Son todos los lineamientos que utiliza el gerente
financiero de una empresa, con la finalidad de otorgar facilidades
de pago a un determinado cliente. La misma que implica la
determinacin de la seleccin de crdito, las normas de crdito y
las condiciones de crdito.
Dan la pauta para determinar si concede crdito a un cliente,
as como su monto.
Conllevan a la empresa a tomar decisiones.
Utilizacin de fuentes de informacin adecuadas.
Utilizacin de mtodos de anlisis de crditos.
La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crdito o la
ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no
producen resultados ptimos.
Toda actividad empresarial se maneja bajo polticas o normas que orientan la diversidad
de actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil;
por lo tanto, considerando que el crdito es un proceso ordenado de pasos y
procedimientos interconectados al desenvolvimiento econmico y financiero necesita de
polticas para que dicha actividad se encausen sobre objetivos especficos.

Estas polticas marcarn las pautas para la consecucin de estos objetivos a los cuales se
debe llagar en virtud a una administracin efectiva del crdito. Para identificar la
propuesta anterior en su verdadera dimensin, los objetivos previamente identificados
responden la pregunta Qu queremos alcanzar en trminos de objetivos? Es decir,
aplicamos polticas de crdito con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos de
la Gerencia con respecto a la actividad crediticia.. Por lo tanto estas polticas indicaran el
camino para llegar a esos objetivos y darn la pauta de cmo actuar para lograrlo.
ESTABLECIMIENTO DE DICHAS POLITICAS
El comercio es por el solo una actividad cambiante en trminos de evolucin econmica,
su actividad es dinmica provocando un flujo de operaciones rpidas que permiten la
transaccin de bienes y servicios; por lo tanto par delinear una poltica de crditos se
tendr en cuenta los factores de orden interno y externo.

Factores de Orden Externo:
La situacin socio-econmica y estabilidad financiera que vive el pas en el tiempo
en que dichas polticas deben implementarse, modificarse o sustituirse.
Situacin del mercado; que se traduce en la posibilidad de conocer la situacin,
calidad y manejo del mercado, comportamiento de la competencia, condiciones de
los proveedores, situacin de los clientes, etc.

Factores de Orden Interno
Objetivos perseguidos; que nos permitan penetrar en el mercado, colocar nuevos
productos, captar nuevos clientes, mantener un nivel de produccin y de
ocupacin etc.
Rentabilidad; cuanto mayor sea sta, mayor ser el porcentaje de cobrabilidad
permisible.
Grado de eficiencia, y suficiente capital de trabajo para financiar ventas a plazos.
Situacin financiera de la empresa; por la conveniencia de no mantener un
porcentaje alto de inversin en cuentas por cobrar, si se tiene en cuenta que el
capital de la empresa no es suficiente.
Pericia y responsabilidad del manejo financiero; el mismo que recaer en quienes
tendrn la responsabilidad de cuidar y mantener el flujo de fondos de la empresa.
Adicionalmente se puede decir que existen otros factores de orden interno y externo que
condicionan la poltica crediticia, la misma que puede comportase en forma liberal o
conservadora, segn evolucione las condiciones econmico y sociales del medio.

CONTROL EN EL OTORGAMIENTO DE CREDITO
EL otorgar crditos sin una debida organizacin, es causa de serios problemas orgnicos
y financieros, sobre todo en pequeas empresas industriales o en comercios al por mayor
y menor. Sumado a ello la escasa divulgacin del conocimiento y tcnicas de crditos y
cobros y la escasa o casi nula capacitacin y adiestramiento del personal dedicado a esta
actividad.
Una empresa que pretenda organizar un proceso de crditos y cobranzas debe
tomar en cuenta las siguientes condiciones elementales:

1. Informacin
2. Factores de evaluacin del riesgo
3. Limitacin del crdito
4. Organizacin del crdito y la cobranza

Es nuestro medio ya existen aparte de fuentes oficiales de informacin, como los
boletines de protesto; (denominadas lista negra) algunas empresas que suministran
informacin sobre clientes y/o servicios de cobranza morosa. Tambin esta en proyecto la
constitucin de la Central de Riesgo Comercial que podra funcionar a nivel nacional.

Es indispensable considerar que los costos operativos en conseguir esta informacin por
medios oficiales pueden ser elevados en algunos caos; entonces conviene tomar en
cuenta estas empresas de servicios que pueden suministrar informacin rpida y oportuna
que pueda estar mas acorde con nuestra necesidad de requerir informacin.
ASOCIACIONES DE CREDITO
Las Asociaciones de Ahorros y Prstamos son instituciones mutualistas que
estn funcionando desde el ao 1963, cuyo propsito especfico es
contribuir con el financiamiento de viviendas en el pas, con precios ms
cmodos que el de la Banca Comercial de ese entonces.
Las reuniones de una asociacin de ahorro y crdito rotativo son regulares y
la frecuencia puede ser diaria, semanal o mensual. A cada reunin se la
denomina ronda. En cada ronda los miembros deben contribuir con una
suma determinada previamente. De ese modo, en cada ronda se recauda
una suma total de dinero y se entrega a uno de ellos. Una vez que un
miembro ha recibido el dinero recaudado, debe continuar contribuyendo.
Cuando el ltimo miembro haya recibido la suma total, el grupo decidir si
inicia -o no- un nuevo ciclo.
"Como resultado, cada miembro es capaz de acceder a una mayor cantidad
de dinero durante la vida de la AACR y usarla para cualquier propsito que
l o ella considere necesario. Este mtodo de ahorro es una alternativa
popular a los riesgos de ahorro en el hogar, donde la familia y los parientes
pueden exigir acceso a los ahorros

BANCOS
Es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma
de depsitos, y prestar dinero, as como la prestacin deservicios
financieros. La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o
instituciones que, dentro de una economa determinada, prestan el servicio
de banco. La internalizacin y la globalizacin promueven la creacin de
una Banca universal. Al igual que la palabra espaola banco, la palabra
griega (trpeza) que se traduce como banco significa literalmente mesa.
En un contexto financiero, como por ejemplo el trabajo de los cambistas, se
refiere al mostrador para la transaccin de dinero
Las operaciones de captacin de recursos, denominadas operaciones de
carcter pasivo se materializan a travs de los depsitos. Los depsitos
bancarios pueden clasificarse en tres grandes categoras:
Cuentas corrientes.
Cuenta de ahorro o libreta de ahorros.
Depsito a plazo fijo.
Las cuentas, por tanto, son totalmente lquidas. La diferencia entre ambas
es que las cuentas corrientes pueden ser movilizadas mediante cheque y
pagar, mientras que en los depsitos a la vista es necesario efectuar el
reintegro en ventanilla o a travs de los cajeros electrnicos, pero no es
posible ni el uso de cheques ni pagars. Otra diferencia es que en los
depsitos a la vista, el banco puede exigir el preaviso.

ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros o estados contables los podemos definir
como un registro formal de las actividades financieras de una
empresa, persona o entidad.

Los accionistas, dueos y gerentes de negocios necesitan tener
informacin financiera actualizada de la empresa que representan
para la toma de decisiones. Los estados financieros brindan la
informacin financiera resumida de una empresa que ayuda en dicha
toma de decisiones.

La mayora de los estados financieros son el producto final de la
contabilidad y son diseados de acuerdo a los principios de
contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de
informacin financiera. Hay unas reglas acerca de cmo se debe
construir y presentar la informacin.

Los principales estados financieros son:

-Balance General o Balance de Situacin
-La cuenta de Ganancias y Prdidas y Estado de Ganancias y
Prdidas
-Estado de Flujo de Caja
-Estado de cambio de Patrimonio

ANALISIS DE UNA SITUACION CREDITICIA
Se debe considerar las variables macroeconomicas que afectan aun pas, tales como
polticas de incentivo a importaciones o exportaciones, polticas tributarias, costo del
dinero, movimiento de capital de entes capitalistas, poltica monetaria, precios
internacionales, conflictos internacionales, inflacin, crecimiento econmico
mediterraniedad de un pas, pobreza y subdesarrollo, dependencia de otros pases,
desarrollo social de un pas, huelgas sindicales o problemas sociales, etc.
El objetivo de una buena gestin del riesgo de crdito es disminuir el impacto
negativo de la probabilidad de incumplimiento mediante la gestin sistemtica de
lso factores de riesgo controlables, y por otro lado amortiguar el impacto de los
factores no controlables y potenciar las posibilidades de desarrollo de negocios
administrando estratgicamente el conocimiento del mercado generado en todo
ese proceso.

Trascendiendo la fase de admisin de un cliente, la cual es clave a la hora de
evaluar la posibilidad de incumplimiento, y partiendo de la hiptesis de que el
cliente ha sido adecuadamente admitido, es menester no descuidar al situacin
crediticia de nuestros clientes directos y de las empresas que son clientes de
nuestros clientes. El mercado est interconectado, y desconocer esa realidad es
dejar fuera del anlisis a elementos que tienen incidencia potencial en nuestra
operativa y en la cadena de confianza que supone la amplia interconexin entre
empresas.