Uno de los principales interrogantes que surgen a la hora de disear el Plan de Formacin es qu

acciones y actividades formativas hay que llevar a cabo para que el plan resulte eficaz y rentable.
La nica manera de poder dar una respuesta coherente comienza con llevar a cabo un proceso de
deteccin de las necesidades de formacin y capacitacin de los RR.HH.
Una vez hemos determinado cules son esas necesidades podemos fijar de forma concreta los
objetivos del Plan de Formacin y a continuacin definir las acciones y actividades formativas que
satisfacen esos objetivos. Tambin se debe contemplar cmo se va a comunicar y divulgar el Plan
de Formacin a todos los niveles de la organizacin para que cada cual pueda tener claro las
acciones en las que debe tomar parte.
Ya que est establecido lo que se va a hacer, hay que definir cmo se va a hacer, por lo tanto es
preciso definir las estrategias para la implementacin del Plan.
Adems de cmo se va a implementar el Plan de Formacin hay que establecer cmo se va a ir
realizando el seguimiento de cada accin y actividad formativa, por ejemplo para corregir las
posibles desviaciones que puedan surgir sobre la marcha o actuar sobre posibles imprevistos.
Por ltimo, pero no menos importante, se han de definir las estrategias que se llevarn a cabo
para realizar la evaluacin del Plan de Formacin, con objeto de estudiar los beneficios obtenidos
y el retorno de la inversin en formacin.
En resumen, el esquema a seguir para el diseo del Plan de Formacin sera el siguiente

Deteccin de las necesidades
Formulacin de los objetivos
Planificacin de las acciones y actividades formativas
Presupuesto del Plan de Formacin
Comunicacin y divulgacin
Ejecucin, seguimiento y control del Plan de Formacin
Evaluacin

El grado de complejidad en cuanto a la elaboracin del plan de formacin es proporcional a la
variedad de puestos y posiciones que existen dentro de la organizacin, ya que tanto la deteccin
de las necesidades como la satisfaccin de las mismas al llevar a la prctica el Plan de Formacin
se complica debido a la gran labor de evaluacin del desempeo, anlisis funcional y estudio de las
competencias laborales que se ha de realizar.



La deteccin de las necesidades formativas no nos vale con tener presente lo que los
trabajadores y sus responsables dicen que necesitan o solicitan, sino que hay que identificar cul
es la situacin actual y a dnde se pretende llegar a travs de la formacin.
Las necesidades de formacin y capacitacin resultan de la diferencia entre la situacin actual y la
deseada.
Tambin hay que tener en cuenta que existen necesidades que no se puedan satisfacer a travs de
la formacin. Resulta sencillo detectarlas planteando interrogantes del tipo El personal sabe
cmo lograr el nivel de desempeo que se ha fijado para cada tarea y funcin? Una respuesta
positiva demuestra que la necesidad no es formativa.
El proceso de deteccin de necesidades se puede realizar cada dos o tres aos, ya que es difcil
que todas se puedan satisfacer en un solo Plan Anual, adems de que en muchos casos se necesita
la repeticin de acciones y actividades para lograr los resultados deseados. Para detectar las
necesidades es preciso:

La formulacin de los objetivos se ha de usar como base el documento reporte resultante del
proceso de deteccin de necesidades.
Al igual que en el caso de las necesidades, los objetivos se tienen que ordenar por orden de
prioridad. Habr algunos que se puedan cumplir con la ejecucin total del Plan de Formacin, es
decir en el ao en curso; pero otros pueden necesitar de varias anualidades y por tanto de la
ejecucin de varios Planes de Formacin.
Para formular y clasificar los objetivos no solo debemos tener en cuenta su prioridad, sino tambin
del tipo que son, ya que por pueden ser globales o especficos.
Planificacin de las acciones y actividades formativas : los cursos y contenidos, los seminarios y
otras actividades a travs de las que pretendemos satisfacer las necesidades formativas y por
tanto, cumplir los objetivos del Plan de Formacin, buscando por supuesto la eficacia y la
rentabilidad de la inversin a realizar.
Un Plan de Formacin est estructurado en programas, compuestos a su vez de diferentes
acciones y actividades formativas, agrupados en reas concretas como:
Formacin e informacin para el conocimiento de la organizacin: su cultura y valores,
filosofa empresarial, productos y/o servicios que ofrece, etc.


Formacin y capacitacin especfica para cada puesto de trabajo: establecida por grupos o
niveles: formacin para directivos, formacin para personal tcnico, para personal
administrativo, etc.
Programas de formacin para preparacin de la promocin interna. Estas acciones
formativas se deben planificar en base a las necesidades que se desprenden de los planes
de carrera, planes de rotacin de puestos de trabajo, etc.
Formacin para promover el desarrollo personal.

Presupuesto plan de formacin: Para poder presentar el Plan de Formacin a la direccin de la
empresa es preciso presupuestarlo antes, ya que en muchos de los casos su aprobacin est
estrechamente relacionada con el coste de ejecucin y con las posibilidades de rentabilizar esa
inversin.
No obstante hoy en da, en la mayora de las empresas existe un presupuesto destinado a la
formacin, bien sea asignando una cantidad anual directamente al departamento de RR.HH para
formacin, o bien cada uno de los departamentos puede tener recursos asignados para la
formacin de su personal, incluso es posible que existan partidas asignadas a la formacin dentro
de prepuestos correspondientes a diversas estrategias de la compaa, como puede ser la
implantacin de un sistema de gestin medioambiental.

La comunicacin y divulgacin del Plan de Formacin siempre se ha de llevar a cabo por niveles.
Los principales fines que se persiguen son:
Implicar a la direccin
Seleccionar a los formadores
Informar y motivar al personal a formar


Ejecucin, seguimiento y control del Plan de Formacin La ejecucin del Plan de Formacin
significa llevar a la prctica todo lo planificado hasta el momento, es decir, hay que coordinar y
gestionar alumnos, docentes y personal de apoyo (tanto internos como externos) infraestructuras
y recursos materiales, actividades y horarios, etc.







Evaluacin El principal propsito del proceso de evaluacin del Plan de Formacin es valorar y
comparar los beneficios de la formacin y su impacto en el logro de los objetivos a corto, medio y
largo plazo con sus costes reales, para as poder medir el retorno de la inversin, es decir la
rentabilidad del Plan de Formacin.

Sin embargo, el anlisis y evaluacin de la formacin no se debe realizar exclusivamente tras la
finalizacin de los Programas Formativos, sino que se ha de realizar un estricto seguimiento de
cada una de las acciones y actividades que forman el Plan de Formacin para ir comprobando
sobre la marcha si se satisfacen las necesidades y se cumplen los objetivos de formacin,
optimizando los recursos y los costes. Si no es as se est a tiempo de realizar las correcciones
necesarias.

La evaluacin de la formacin tambin permite optimizar el proceso de aprendizaje, con los
beneficios que ello supone para futuros Planes de Formacin.