Gua ISOLUCION

Abril 2014
Qu es ISOLUCION?
Es la nueva herramienta del Sistema de Gestin de Calidad
de Proexport para facilitar el manejo de documentos,
indicadores de gestin, acciones de mejora y auditorias.
Facilita la bsqueda y manejo de documentos

Tan solo con un clic se envan tareas, se
aprueban documentos, se generan acciones
de mejora, etc

No se necesita imprimir Cero Papel
MEN
Cmo ingresar a ISOLUCION?
MUY FCIL
1Ingresa a la intranet:
http://intranet.proexport.com.co/
3. All haz clic en el vinculo:
2. Haz clic en la seccin:
Recuerda que para poder ingresar,
debers digitar tu usuario y contrasea
Por ltimo haz clic en Iniciar Sesin
DENTRO DE ISOLUCION ENCONTRARS
1. Barra de herramientas
DENTRO DE ISOLUCION ENCONTRARS
Flechas de
navegacin
Pgina de
inicio
Perfil
Imprimir
Glosario
Ayuda
DENTRO DE ISOLUCION ENCONTRARS
2. Men principal
DENTRO DE ISOLUCION ENCONTRARS
3. Tareas pendientes
DENTRO DE ISOLUCION ENCONTRARS
4. Nuevos
documentos e
informacin
importante
Cmo consultar documentos?
Recuerda que nuestro Sistema de
Gestin de Calidad tiene 4 tipos de
documentos.
1
2
3
4
PARA CONSULTAR LOS MANUALES
1. Haz clic en el Mdulo Manual del men principal
2. All podrs hacer clic en el nombre del que
desees consultar para poder verlo
PARA CONSULTAR LOS MANUALES
3. Por ltimo aparecer el Manual para
que lo consultes
Debes sealar la opcin
lo he ledo
una vez lo hayas hecho
PARA CONSULTAR LAS CARACTERIZACIONES
1. Haz clic en el Mdulo Procesos del men
principal
2. En el mapa de procesos haz clic sobre el
que desees consultar
3. Por ltimo aparecer la Caracterizacin
para que la consultes
PARA CONSULTAR LAS CARACTERIZACIONES
Debes sealar la opcin lo he
ledo una vez lo hayas hecho
PARA CONSULTAR LOS PROCEDIMIENTOS
2. Haz clic sobre el procedimiento que desees consultar
1. Dentro de la caracterizacin dirgete a la seccin:
Documentos Relacionados
3. Por ltimo aparecer el Procedimiento
para que lo consultes
PARA CONSULTAR LOS PROCEDIMIENTOS
Debes sealar la opcin
lo he ledo
una vez lo hayas hecho
PARA CONSULTAR LOS FORMATOS
2. Haz clic sobre el nombre del formato que desees
consultar
1. Dentro de los procedimientos, encuentras los
formatos:
PARA CONSULTAR LOS FORMATOS
3. Por ltimo aparecer el Formato para
que lo consultes
OTRA MANERA PARA CONSULTAR DOCUMENTOS
1. Haz clic en el Mdulo Documentacin del men
principal
2. Haz clic sobre la opcin Listado
Maestro de Documentos
OTRA MANERA PARA CONSULTAR DOCUMENTOS
3. Escribe una palabra clave del documento
sobre la opcin: Texto a buscar
4. Haz clic en Buscar para que el sistema
muestre las opciones de documentos que encontr
Puedo visualizar mis indicadores de
gestin?
SI. CON TAN SOLO 5 CLICs
1. Haz clic en el Mdulo Indicadores del men
principal
2. Haz clic sobre la opcin Visualizacin
SI. CON TAN SOLO 5 CLICs
3. Busca tu proceso de la lista desplegable:
4. Haz clic en Buscar y despus
selecciona el indicador que desees
consultar:
SI. CON TAN SOLO 5 CLICs
5. Finalmente, aparecern los resultados del
Indicador de Gestin:
ADEMS PODRS
Generar reportes de tus indicadores:
1. Haz clic sobre la opcin Reportes de la parte
superior de la pantalla:
2. Selecciona el tipo de grfica y los indicadores, por ltimo
haz clic en Generar Reporte:
ADEMS PODRS
Generar mediciones por fechas:
1. Haz clic sobre la opcin Mediciones de la
parte superior de la pantalla:
2. Selecciona las fechas y haz clic en Calcular:
Cmo genero acciones
de mejora?
RECUERDA QUE
Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente
indeseable con el objeto de prevenir su ocurrencia.
ACCIN
PREVENTIVA
ACCIN
CORRECTIVA
Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad real u otra situacin no deseable con el fin
de que no vuelva a presentarse.
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
Aquellas acciones que se toman para realizar mejoras a
los procesos, sin necesidad de presentarse no
conformidades.
ACCIN
PREVENTIVA
ACCIN
CORRECTIVA
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
1. Haz clic en el Mdulo Mejoramiento del men principal
2. Dependiendo del tipo de accin, haz clic en Adicionar
ACCIN
CORRECTIVA
ACCIN
PREVENTIVA
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
3. Diligenciar la informacin del hallazgo:
Haz clic sobre: Proceso y de la lista desplegable
selecciona el correspondiente
ACCIN
CORRECTIVA
3. Diligenciar la informacin del hallazgo:
Selecciona de la
lista desplegable
de donde se
origin la No
Conformidad
ACCIN
CORRECTIVA
3. Diligenciar la informacin del hallazgo:
Haz clic en: Buscar para seleccionar el lder del
proceso, a quien le enviars la No Conformidad
ACCIN
CORRECTIVA
3. Diligenciar la informacin del hallazgo:
Redacta la No Conformidad tal como lo indica el
prrafo de color gris
ACCIN
CORRECTIVA
3. Diligenciar la informacin del hallazgo:
Por ltimo haz clic en Enviar
ACCIN
CORRECTIVA
Una vez la No Conformidad se ha enviado
al responsable, l debe hacer el anlisis de
causas y el plan de accin
Cmo se hace?
1. El responsable debe ingresar a la No Conformidad,
haciendo clic en la tarea:
2. La herramienta automticamente arrojar el detalle de la
tarea, debes seleccionar: Click Aqu
3. Aparecer la No Conformidad, all se debe detallar las
causas por las cuales se gener la No Conformidad:
4. Posteriormente, en la seccin de Plan de Accin, se
deben detallar las actividades, plazos y responsables:
5. Por ltimo, se finaliza el plan de accin haciendo clic en
Grabar
El seguimiento y cierre estar a cargo del equipo de calidad
ACCIN
PREVENTIVA
ACCIN
CORRECTIVA
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
3. Diligenciar la informacin de la No Conformidad potencial:
Haz clic sobre: Proceso y de la lista desplegable
selecciona el correspondiente
ACCIN
PREVENTIVA
3. Diligenciar la informacin de la No Conformidad potencial:
Selecciona de la
lista desplegable
de donde se
origin la No
Conformidad
potencial
ACCIN
PREVENTIVA
3. Diligenciar la informacin de la No Conformidad potencial:
Haz clic en: Buscar para seleccionar el lder del
proceso, a quien le enviars la No Conformidad
potencial
ACCIN
PREVENTIVA
3. Diligenciar la informacin de la No Conformidad potencial:
Redacta la No Conformidad potencial tal como lo
indica el prrafo de color gris
ACCIN
PREVENTIVA
3. Diligenciar la informacin de la No Conformidad potencial:
Por ltimo haz clic en Enviar
Una vez la No Conformidad potencial se ha
enviado al responsable, l debe hacer el
anlisis de riesgos y el plan de accin
Cmo se hace?
ACCIN
PREVENTIVA
1. El responsable debe ingresar a la No Conformidad
potencial, haciendo clic en la tarea:
2. La herramienta automticamente arrojar el detalle de la
tarea, debes seleccionar: Click Aqu
5. Por ltimo, se finaliza el plan de accin haciendo clic en
Grabar
El seguimiento y cierre estar a cargo del equipo de calidad
3. Aparecer la No Conformidad potencial, all se debe
detallar los riesgos correspondientes:
4. Posteriormente, en la seccin de Plan de Accin, se
deben detallar las actividades, plazos y responsables:
ACCIN
PREVENTIVA
ACCIN
CORRECTIVA
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
3. Diligenciar la informacin de la Oportunidad de Mejora:
Haz clic sobre: Proceso y de la lista desplegable
selecciona el correspondiente
3. Diligenciar la informacin de la Oportunidad de Mejora:
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
Selecciona de la
lista desplegable
el tipo de
oportunidad de
mejora
3. Diligenciar la informacin de la Oportunidad de Mejora:
Haz clic en: Buscar para seleccionar el lder del
proceso, a quien le enviars la Oportunidad de
Mejora
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
3. Diligenciar la informacin de la Oportunidad de Mejora:
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
Selecciona la fecha estimada de cierre
3. Diligenciar la informacin de la Oportunidad de Mejora:
Redacta la Oportunidad de Mejora
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
3. Diligenciar la informacin de la Oportunidad de Mejora:
Por ltimo haz clic en Grabar
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
Una vez la Oportunidad de Mejora se ha
enviado al responsable, l debe hacer el
plan de accin
Cmo se hace?
OPORTUNIDAD
DE MEJORA
1. El responsable debe ingresar a la Oportunidad de Mejora,
haciendo clic en la tarea:
2. La herramienta automticamente arrojar el detalle de la
tarea, debes seleccionar: Click Aqu
4. Por ltimo, se finaliza el plan de accin haciendo clic en
Grabar
El seguimiento y cierre estar a cargo del equipo de calidad
3. Posteriormente, en la seccin de Plan de Accin, se
deben detallar las actividades, plazos y responsables:
Cmo puedo consultar
las auditorias?
MUY FCIL
1. Haz clic en el Mdulo Mejoramiento del men
principal
2. Haz clic sobre la opcin Cronograma
programa de auditorias
All podrs consultar las auditorias que se han realizado a
partir del ao 2014