sepa lo que los otros van a presentar.

Flujo de la presentacin
Una presentacin grupal tpica, fluye de la siguiente manera:
El primer orador presenta a los dems brevemente e introduce el tema.
Cada uno de los oradores que sigue hace una transicin al prximo anunciando:
"Ahora June se referir a. . ."
El ultimo orador resume la presentacin completa.
Un orador se encarga de todas las transiciones.
Planifique la manera en que el grupo responder las preguntas. Cada expositor debe estar
preparado para responder preguntas en un rea determinada y estar atento por si otro
expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comenten todas las
preguntas.
Coordinacin de los apoyos visuales
Los apoyos visuales pueden presentar desafos logsticos para una presentacin grupal. Una
planificacin especial puede garantizar que dichos apoyos realcen su mensaje en lugar de
distraer al pblico. A fin de hacer una presentacin lo ms perfectamente integrada posible,
siga estas pautas:
Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyos visuales
durante la presentacin (a menos que el expositor prefiera hacerlo).
Si otra persona est manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar para poder
lograr una sincronizacin.
Cercirese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismo formato.
Si los oradores emplean medios diferentes, coordnelos para lograr una transicin
sin problemas.
Ponga a prueba su Presentacin
Antes de la presentacin


Poner a prueba la presentacin es importante para comprender el impacto que tendr. Antes
de la presentacin final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicite su feedback.
Rena a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.
Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en el tema, incluya a uno en su
audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda: los apoyos visuales,
la lgica, y dems.
Durante la presentacin
Durante la presentacin, busque seales que le ayudarn a medir la reaccin del pblico. El
lenguaje corporal puede indicar inters o aburrimiento: Estn los oyentes asintiendo con la
cabeza mostrando que estn de acuerdo o estn sentados con los brazos cruzados? Sus
preguntas pueden ayudarle a identificar las reas de su presentacin que necesitan
aclaracin.
Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobre la
reaccin del pblico o tambin usted puede tomar notas inmediatamente despus de la
presentacin para aprovechar que los hechos estn frescos en su mente. En muchas
situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cmo va todo. Por
ejemplo, "Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"
Despus de la presentacin
Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el que
deseara haber dado.
Dale Carnegie
Despus de la presentacin, evale su eficacia de forma global. Pida feedback por parte de
participantes confiables. Tenga en cuenta lo que sali bien y lo que es necesario mejorar.
Pregntese lo siguiente:
Alcanz su objetivo? Logr la venta? Logr persuadir a la audiencia a adoptar su
recomendacin?
El pblico pareca interesado y atento?
Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer para
mejorarla?
Qu lecciones aprendi acerca de su presentacin?
Crear y ofrecer una presentacin es un proceso que, como cualquier otro proceso, puede
perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raz. Una vez conocidas las
causas raz, puede tomar las medidas correctivas.
Escenario
Parte 1
Parte 1
Cada ao, Oscar y su equipo de gestin de productos presentan nuevos productos en la
conferencia para BestPet, Inc., una fbrica de productos para mascotas. Con el fin de
preparar al personal de ventas de la empresa, constituido por 150 personas, para promover
productos nuevos a clientes minoristas, los gerentes de lnea de produccin esbozan las
caractersticas y los beneficios de los nuevos productos.
Este ao Oscar y su grupo anunciarn un fascinante producto nuevo: Trail Hound: una
mochila para perros para que stos transporten su comida y agua durante las excursiones
con sus amos. La mochila Trail Hound tiene un sistema nuevo e innovador de
compartimentos. Oscar necesita explicar este detalle claramente de modo que los
representantes de ventas puedan hacer demostraciones a los clientes.
La presentacin de Oscar est programada justo despus del almuerzo. En las semanas
anteriores a la conferencia, comienza a preparar los apoyos visuales que espera profundicen
la comprensin de los representantes de ventas sobre el nuevo producto y los inspire a
venderlo.
Qu tipo de apoyos visuales podran ser ms convincentes para el propsito
de Oscar?
Una hoja con una lista de las diez razones ms importantes por las cuales la mochila
Trail Hound es mejor que cualquier mochila para perros de la competencia. Oscar
entregar la lista durante su presentacin.
No es la mejor opcin. Si utiliza folletos, evite su distribucin durante la
presentacin. La distribucin de material escrito durante su presentacin slo
distrae. Adems, los apoyos visuales que contienen nicamente texto no son los ms
convincentes. Oscar est dando su presentacin inmediatamente despus del
almuerzo, por lo que se espera que la energa de su pblico est en su nivel ms
bajo. (Las personas tienden a tener sueo despus de comer y los representantes de
ventas ya han asistido a varias presentaciones de otros productos durante la
maana.) Oscar entonces tendr que hacer sus apoyos visuales muy atractivos para
captar su atencin.
Un rotafolio con dos o tres diagramas claros que demuestren cmo funcionan los
compartimentos de la mochila Trail Hound.
No es la mejor opcin. Aunque los diagramas y las imgenes son importantes
cuando forman parte de los apoyos visuales, un rotafolio en s, no es efectivo para
grandes grupos. La audiencia de Oscar es de 150 personas, y es muy probable que
las personas que ocupan los lugares en la parte posterior de la sala de conferencias
no puedan ver la informacin contenida en el rotafolio. Adems, los rotafolios son
especialmente difciles de transportar.
Una diapositiva digital con una imagen que contraste el sistema nuevo de
compartimentos de Trail Hound con el de su principal competidor, y que incluya
una lista punteada de varias ventajas del sistema Trail Hound
Opcin correcta. Para aumentar su eficacia, las diapositivas digitales deben
contener un solo concepto. Adems, una combinacin de palabras e imgenes es
seis veces ms eficaz que las palabras por s solas. Este apoyo visual probablemente
ser muy eficaz, ya que contiene un solo concepto (que es la comparacin de cada
una de las funciones de los compartimentos de Trail Hound con los de la
competencia), y una combinacin de palabras e imgenes.
Parte 2
Parte 2
Oscar decide crear una presentacin en su computadora compuesta de diapositivas con
texto y dibujos. Adems, decide entregar a los miembros de la audiencia, conforme vayan
entrando a la sala de conferencia, material impreso que detalla las especificaciones
importantes de la mochila Trail Hound.
A continuacin, ensaya su presentacin. Por naturaleza, Oscar es un presentador nervioso,
por lo que repasa algunas habilidades para hablar en pblico. Por ejemplo, usa una
grabadora de cinta, ensaya la habilidad de mantener el tono de voz natural y
conversacional, as como lograr un volumen de voz adecuado.
Como un ltimo paso en el proceso de ensayo, Oscar visualiza cmo va a manejar las
preguntas de su audiencia. Entonces recuerda que an no ha decidido en qu momento
responder a las preguntas.
Cundo debe Oscar responder a las preguntas que surjan durante su
presentacin?
Para garantizar que su audiencia se mantenga atenta, Oscar debe responder a las
preguntas cada vez que un miembro de la audiencia levante la mano.
No es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede mantener a su audiencia atenta
y proporcionarle feedback sobre cun bien los representantes de ventas comprenden
su mensaje; Oscar tambin se arriesga a perder el control de su presentacin. Como
a l le estresa hablar en pblico, debe evitar hacer cualquier cosa que pueda distraer
su atencin o hacer que pierda el hilo de su charla.
Para asegurarse de que primeramente muestra la "la idea general, Oscar debe pedir
a las personas que hagan sus preguntas al final de la presentacin.
No es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede permitirle a Oscar terminar su
presentacin y asegurarse de que los representantes de ventas comprendan la idea
general, no le permitira obtener feedback sobre cun bien los representantes de
ventas han comprendido su mensaje para poder realizar los ajustes necesarios a su
charla. Esto puede ser un problema, dado que el principal propsito de la
presentacin de Oscar es asegurarse de que los representantes de ventas
comprendan el nuevo producto de manera suficientemente clara para venderlo.
Para evaluar continuamente las reacciones de su pblico a su mensaje, Oscar debe
responder a sus preguntas en puntos predeterminados y especficos durante la
presentacin.
Opcin correcta. Este enfoque le permite a Oscar evaluar peridicamente las
reacciones de la audiencia y escuchar sus ideas, as como percibir qu tan bien los
representantes de ventas comprendan su mensaje. El hecho de que este enfoque es
ms estructurado evita el riesgo de que Oscar pierda el control de su charla. Al
elegir este enfoque, Oscar debe seleccionar puntos especficos durante su
presentacin y marcarlos en sus notas, de manera que recuerde cuando debe
detenerse a responder preguntas.
Parte 3
Parte 3
Oscar decide que va a responder a las preguntas en momentos especficos a lo largo de su
presentacin. El da de la presentacin llega. Los representantes de ventas recogen sus
folletos y se dirigen a tomar un lugar en la sala. Cuando Oscar se detiene en uno de los
tiempos predeterminados para responder a preguntas, muchos de los representantes de
ventas hacen preguntas. Como es una audiencia grande, Oscar repite y parafrasea cada
pregunta frente al pblico y luego da una respuesta a todo el grupo.
Oscar cierra su presentacin con un resumen de las especificaciones y beneficios del nuevo
producto. Luego guarda sus materiales y se dirige de nuevo a su hotel. All, hace una
revisin de su presentacin y se pregunta si fue, en general, exitosa. Se pregunta cmo
podra evaluar los posibles puntos dbiles de sus habilidades de presentacin.
Cul de las siguientes opciones podra indicar una debilidad en las
habilidades de presentacin de Oscar?
Muchos participantes de la audiencia hicieron muchas preguntas durante la
presentacin de Oscar.
No es la mejor opcin. Aunque hay quienes piensan que cuando no hay preguntas
se debe a que la presentacin ha sido todo un xito, las preguntas de hecho indican
que los oyentes estn interesados en su charla y con el material que presenta. El
hecho de que los representantes de ventas hicieron muchas preguntas no implica una
charla ineficaz. Sin embargo, Oscar an debe asegurarse de que ha respondido a las
preguntas con claridad, tal vez preguntando peridicamente a su audiencia, "Hay
algo que no les hace sentido hasta ahora?"
Oscar recuerda concluir su charla con un resumen de los beneficios clave de la
mochila Trail Hound.
Opcin correcta. El hecho de que Oscar terminara su discurso con un resumen,
indica un punto dbil en sus habilidades de presentacin. En su lugar, debi haber
cerrado con un fuerte llamado a la accin. ste incluye una reiteracin del mensaje
central de su presentacin, pero tambin contiene recomendaciones para los
miembros del pblico de lo que deben hacer con la informacin que acaban de
recibir.
Por ejemplo, Oscar podra haber instado a su audiencia a destacar aspectos
particulares de la funcin de los compartimentos de la mochila Trail Hound a sus
clientes. O podra haberlos convenidos plenamente con el anuncio de un premio
para el representante de ventas que venda el mayor nmero de unidades.
Durante la presentacin, los representantes de ventas ignoraron los folletos que
haban recibido al entrar en el auditorio.
No es la mejor opcin. El hecho de que los representantes de ventas ignoraran sus
folletos, no indica un punto dbil en las habilidades de presentacin de Oscar.
Todo tipo de documentos pueden en realidad distraer a los asistentes, si stos se
convierten en el punto focal de la presentacin. As que, si los representantes de
ventas los ignoraron, es porque probablemente se interesaron de lleno en la charla.
Conclusin
Conclusion
Despus de sopesar diversos factores, Oscar decide que su presentacin fue un xito en
muchos aspectos, aunque anota mentalmente que cerrar la charla del prximo ao con un
fuerte llamado a la accin.
Las tcnicas de presentacin eficaces son esenciales para cualquier ejecutivo. Los
presentadores experimentados planean cuidadosamente los apoyos visuales y otros
elementos contenidos en sus charlas, adems de ensayar sus presentaciones
anticipadamente. Tambin estructuran su charla de ciertas formas que les permitan alcanzar
mejor sus objetivos; por ejemplo, decidir cundo sera el mejor momento para responder a
las preguntas. Por ltimo siempre evalan sus presentaciones para identificar las reas que
necesitan mejorarse.
La entrega de una presentacin convincente requiere de una cuidadosa preparacin. Sin
embargo, una buena presentacin vale la pena el esfuerzo adicional que se requiere invertir.
Compruebe sus conocimientos
Pregunta 1
Cul de las siguientes estrategias no es recomendable para ayudarle a
prepararse fsica y mentalmente para una presentacin?
Visualizarse a s mismo dando una presentacin exitosa repitiendo afirmaciones
positivas, tales como Estoy relajado y listo.
No es la mejor opcin. Visualizarse dando una presentacin exitosa es,
efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse mental y fsicamente
para hacer una presentacin. La estrategia que no es recomendable es ignorar el
nerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le
ayudarn a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar
el nerviosismo como algo natural.
Identifique lo peor que podra suceder y luego preprese para esa posibilidad
No es la mejor opcin.
Identificar y prepararse para los posibles problemas es, efectivamente, una
estrategia recomendada para prepararse fsica y mentalmente para su presentacin.
La estrategia que no es recomendable es ignorar el nerviosismo o contrarrestarlo
con drogas o alcohol (los que probablemente no le ayuden a entregar su mensaje de
manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar el nerviosismo como algo natural.
Ignorar los sentimientos de extremo nerviosismo o intentar contrarrestarlos con
relajantes musculares o un vaso de vino o el medio que funcione mejor para usted.
Opcin correcta. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente
contrarrestarlo con alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin. Es
probable que no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva. Sin embargo,
visualizarse dando una presentacin exitosa e identificar y prepararse para los
posibles problemas, son estrategias que pueden ayudarle a prepararse mentalmente.
Pregunta 2
El tipo de presentacin que elija depende de _______________.
Su propsito
Opcin correcta. El tipo de presentacin que usted elija depende de su propsito.
Ejemplos de ste son: ventas, persuasin, informe de avance, demostracin de un
producto y plan o estrategia de negocios. Despus de seleccionar la presentacin
apropiada debe considerar tambin otros factores, incluyendo el tamao de su
audiencia y la formalidad del contexto.
La formalidad de la presentacin
No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar la formalidad en el
diseo de su presentacin, primero debe seleccionar el tipo de presentacin basado
en su propsito. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance,
demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de
seleccionar el tipo de presentacin, entonces debe considerar tambin otros factores,
incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
El tamao de su audiencia
No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar el tamao de su
audiencia al disear su presentacin, usted debe primero seleccionar el tipo de
presentacin. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance,
demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de
seleccionarlo, entonces debe considerar tambin otros factores, incluyendo el
tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
Pregunta 3
Al considerar qu va a decir durante su presentacin, Cules son algunas
pautas importantes que debe recordar respecto de lo que no debe hacer?
No neutralice los argumentos en contra que provienen de su audiencia
No es la mejor opcin. En realidad, debera neutralizar los argumentos en contra
que provienen de su audiencia, con el fin de persuadir a los oyentes a aceptar su
mensaje. La opcin correcta es: No hable slo sobre datos. Si bien es importante
proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar los
fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qu el pblico debera
estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden
resultar excesivos para su audiencia.
No hablar slo de datos
Opcin correcta. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas,
tambin es necesario identificar los fundamentos emocionales de su mensaje,
explicando por qu el pblico debera estar atento a lo que usted tiene que decir. Por
otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
No describir el resultado que espera obtener de su presentacin
No es la mejor opcin. En realidad, usted debe explicar las acciones que quiere que
su audiencia lleve a cabo, para lograr el resultado esperado de su presentacin. La
opcin correcta es. No hablar slo de datos. Si bien es importante proporcionar
datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar las bases emocionales
de su mensaje, explicando por qu el pblico debera estar atento a acerca de lo que
usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos
para su audiencia.
Pregunta 4
La mayora de los expertos coinciden en que es importante limitar el nmero
de mensajes e ideas principales cubiertos en una sola presentacin. Cul es
ste nmero generalmente aceptado?
Dos
No es la mejor opcin. En lugar de dos, usted debe tratar de limitar el nmero de
sus mensajes e ideas importantes a un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que
cinco, ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayora de los
adultos pueden recordar.
Cinco
Opcin correcta. Trate de limitar el nmero de sus mensajes e ideas principales a
un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, ms o menos dos, es el
nmero de mensajes que la mayora de los adultos pueden recordar.
Nueve
No es la mejor opcin. En lugar de nueve, usted debe tratar de limitar el nmero de
sus mensajes e ideas importantes a alrededor de cinco. Esto se debe a que cinco,
ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayora de los adultos
pueden recordar.
Pregunta 5
Durante la introduccin de su presentacin, usted debe describir la
importancia del tema para su pblico, establecer su credibilidad y repasar
los puntos principales que cubrir. Qu ms necesita hacer durante la
reunin?
Enuncie claramente los puntos principales
No es la mejor opcin. Usted debe enunciar claramente sus puntos principales
durante la exposicin de la necesidad o problema, ms no en la introduccin. El
paso adicional que necesita tomar durante la introduccin es definir el propsito de
su presentacin. Idealmente, su propsito debera ser lo primero que le debe
transmitir a su audiencia.
Definir el propsito de la presentacin
Opcin correcta. Adems de describir la importancia de su tema para la audiencia,
de establecer su credibilidad y repasar los puntos principales que cubrir, tambin
debera definir el propsito de su presentacin. Idealmente, el propsito es lo
primero que debe transmitir a su audiencia.
Identificar un problema especfico que usted y su pblico vayan a resolver en
conjunto
No es la mejor opcin. La identificacin de un problema especfico que usted y su
pblico resolvern en conjunto se debe realizar durante la segunda parte de su
presentacin o la exposicin de un problema o una necesidad, y no durante la
introduccin. El paso adicional que debe incluir durante la introduccin es definir el
propsito. Idealmente, el propsito es lo primero que le debe transmitir a su
audiencia.
Pregunta 6
Durante la seccin principal de una presentacin, Cul es una forma
efectiva de involucrar a la audiencia?
Pedir sugerencias y preguntas al pblico
Opcin correcta. Al pedir a su pblico sugerencias y preguntas y luego
responderlas su presentacin ser verdaderamente interactiva. El momento
adecuado para hacer esto depende de usted. En un ambiente informal podra
solicitarlas en cualquier momento del desarrollo de su presentacin. Pero en un
ambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin que usted
dedicar una parte de su exposicin para que la audiencia participe. pueden
participar. De cualquier manera, los miembros del pblico van a escuchar con ms
atencin cuando saben que sus aportaciones sern tomadas en cuenta.
Usar apoyos visuales, tales como una presentacin son diapositivas, para apoyar el
mensaje principal
No es la mejor opcin. Si bien los apoyos visuales pueden ayudar a los miembros
del pblico a comprender su mensaje, stos no ayudan a que se involucren ms.
Para una eficaz participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a
hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para hacer invitar a la
audiencia a participar depende de usted. En un ambiente informal podra solicitarlas
en cualquier punto del desarrollo de su presentacin. Pero en un ambiente ms
formal, usted puede explicar durante la introduccin que dedicar una parte de la
exposicin para que la audiencia participe. De cualquier manera, los miembros del
pblico van a escucharle con ms atencin cuando sepan que sus aportaciones sern
tomadas en cuenta.
Repartir hojas de papel en las cuales el pblico puede tomar notas relacionadas con
su presentacin
No es la mejor opcin. Si bien tomar notas puede ayudar al pblico a reflexionar y
comprender su mensaje, esto no los involucra activamente. Para una eficaz
participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a hacer sugerencias
y preguntas. El momento adecuado para invitarlos a participar depende de usted. En
un ambiente informal podra invitarlos en cualquier momento del desarrollo de su
presentacin. Pero en un ambiente ms formal, usted puede explicar durante la
introduccin que dedicar una parte de su exposicin para que participen. De
cualquier manera, los miembros del pblico van a escucharle con ms atencin
cuando sepan que sus contribuciones sern tomadas en cuenta.
Pregunta 7
Cunto tiempo debe durar una presentacin?
No ms de una hora
No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de una hora
para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin debe ser
tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma
clara y completa.
Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que
tomar su presentacin, y luego debe apegarse a la hora asignada para que los
asistentes no se inquieten o se cansen.
En promedio, dos horas
No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de dos horas
para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin debe ser
tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma
clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio
el tiempo que tomar su presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que
los asistentes no se inquieten o se cansen.
Tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma
clara y completa.
Opcin correcta. Una presentacin debe ser tan prolongada como sea necesario
para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es
importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que tomar su
presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se
inquieten o se cansen.
Pregunta 8
Cul es un momento adecuado para entregar material impreso durante
una presentacin?
Durante la exposicin de una necesidad o problema