Programas e Sistemas

O QUE UM PROGRAMA?

O programa um conjunto de instrues para se desenvolverem tarefas
ou se obter um resultado especfico, por meio de uma sequncia lgica de
comando e de uma linguagem de programao.

EXEMPLOS:

Programa para processar um balancete.
Programa para processar a declarao do Imposto de Renda.
Programa para processar a proviso de frias.

Um programa pode ser dividido em vrios subprogramas, com
instrues complementares para as rotinas contidas no programa principal.

EXEMPLOS:

Programa gerar o balancete.
Subprograma gerar balancete analtico.
Subprograma gerar balancete sinttico.

Os programas so desenvolvidos por programadores e avaliados por
analistas de sistemas, que verificam se as instrues contidas nos mesmos
esto de acordo com seus objetivos ou suas finalidades.
Os sistemas e respectivos programas desenvolvidos para a
contabilidade so considerados de fcil aplicao, enquanto os elaborados
para rodar ou processar as folhas de pagamento so considerados complexos,
porque desenvolvem informaes variveis, como tempo de servio do
empregado, nmero de dependentes, faixa de salrio para clculo do Imposto
de Renda e da contribuio previdenciria, horas extras, etc. De maneira geral,
as empresas que desenvolvem softwares (aplicativos) consideram que os
programas elaborados para gerar os relatrios da folha de pagamento so
difceis tanto de ser utilizados quanto controlados, devido as variveis da vida
funcional de cada empregado.

O QUE UM SISTEMA?

Sistema um conjunto de rotinas que contm vrios programas e
subprogramas, rotinas essas que so desenvolvidas para aplicao em reas
especficas da empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de
gerar informaes e produzir relatrios de acompanhamento e controle interno.
O sistema o mesmo de um software aplicativo, cujo conceito :
Software aplicativo um conjunto de programas de computador,
desenvolvidos em linguagem de programa de alto nvel que tm como
objetivo realizar tarefas especficas, contando sempre com a participao
humana.
Os sistemas obedecem a procedimentos organizados e complexos e
devem ser desenvolvidos e acompanhados por programadores e analistas.
Os sistemas podem funcionar de forma integrada, por meio de mdulos
com programas especficos, ou de maneira independente. Isto significa que a
empresa pode ter vrios sistemas interligados ou no dependendo da
convenincia. As empresas devem dar preferncia aos sistemas integrados,
mas que possam funcionar de forma independente. Isto permitir que elas
implantem os mdulos separadamente e depois efetivem a integrao com as
reas desenvolvidas, se houver dificuldade de implantao simultnea.
Assim, possvel ter um sistema de controle de estoque funcionando
sem estar integrado contabilidade, o que poder ser feito a qualquer tempo
desde que os equipamentos e os sistemas instalados atendam aos requisitos
exigidos para este fim.

SISTEMAS EXISTENTES NO MERCADO

Os sistemas existentes no mercado tm variados nomes e, em alguns
casos, a mesma finalidade. Eles podem ser adquiridos diretamente dos
fabricantes ou representantes, em lojas especficas de informtica, livrarias,
supermercados, lojas de departamentos ou, ainda, encomendadas a um
especialista ou a uma empresa de informtica.
Os sistemas adquiridos no mercado podem no atender a todas as
caractersticas da empresa, precisando de adaptaes que devem ser feitas
pelo fabricante ou fornecedor.
Os sistemas adquiridos por encomenda devem atender a todas as
necessidades da empresa, visto que o especialista planeja seu
desenvolvimento com base em uma avaliao prvia feita na empresa. Mesmo
assim, eles podem ser alterados quando se fizer necessrio.
Aplicao dos sistemas existentes no mercado, vinculados
contabilidade.

1 SISTEMA DE CONTABILIDADE COMERCIAL

Desenvolvido para pequenas empresas comerciais, geralmente no
completo e no possibilita bom acompanhamento das transaes realizadas.
pouco verstil e limita-se s operaes mais simples.

2 SISTEMA DE CONTABILIDADE FISCAL

Sistema desenvolvido com o fim especfico de fazer a escrita fiscal das
empresas, escriturando os livros, emitindo as guias de recolhimento dos
impostos e contribuies, controlando as operaes por atividade e por regime
de tributao.
Dependendo do porte da empresa, esse sistema pode ser muito til
porque, alm de produzir os relatrios que so utilizados pela contabilidade,
produz informaes fiscais em nvel municipal, estadual e federal. um
sistema misto que envolve as escritas contbil e fiscal. Alternativamente,
alguns fabricantes preferem ter sistemas separados, sendo um para cada rea.

3 SISTEMA DE CONTABILIDADE DE CUSTOS

Contm programas que geram demonstrativos de custos por produto,
canalizam informaes para a contabilidade gerencial e alimentam os relatrios
de controle de produo e consumo, alm de produzirem grficos, dados
estatsticos e outras informaes por rea, departamento, filial ou regio
especfica.
muito utilizado nas indstrias, onde a complexidade dos custos
maior do que nas empresas comerciais de prestao de servios.

4 CONTABILIDADE GERENCIAL

Contabilidade Gerencial um sistema de informao necessrio para a
boa administrao de qualquer organizao e tem como objetivo principal
fornecer informaes para que os empreendedores e gestores possam decidir
qual o melhor caminho para a organizao.
As organizaes precisam de um sistema de informao que oriente e
motive as equipes a irem em direo de suas metas.
As ferramentas da Contabilidade gerencial podem ser utilizadas tanto
pelos contabilistas como pelos administradores.
Se imaginarmos a relao que existe entre um mdico e um paciente,
veremos que no muito diferente daquela que um contador/administrador e
um empreendedor precisam possuir para que ambos possam cumprir as suas
importantes misses.
O paciente precisa de quem o oriente para a sade do corpo e o
empreendedor precisa de quem o guie para sade da riqueza. Essas misses
so parecidas.
O contabilista/administrador procurado pelo seu cliente, mas alm de
prescrever o que fazer em matria apenas fiscal, precisa estar atento para a
maior importncia de todas, que a do sucesso da organizao.
O mdico examina, observa, analisa, receita, e se o paciente no segue
a prescrio, no pode obter a cura.
O equilbrio da organizao depende do gerenciamento das
informaes.


5 SISTEMAS DE ADMINISTRAO DE PESSOAL OU DE
RECURSOS HUMANOS

um sistema com programa que geram a folha de pagamento, as
consignatrias, como aluguis, penses alimentcias, contribuies a
associaes, etc., alm de relatrios para anlise dos vencimentos de cada
empregado, provises de frias, provises de 13 salrio, retenes para o
Imposto de Renda, etc.
Os demais completos sistemas de administrao pessoal ou de recursos
humanos alimentam informaes especficas relacionadas com os
empregados, por meio de bancos de dados, possibilitando a emisso de
mensagens nos contracheques (holerites) e relatrios relacionados com o perfil
de cada um.
Todos os sistemas de administrao de pessoal so complexos e
precisam de boa manuteno e acompanhamento para um bom desempenho.
Quando integrados contabilidade, devem alimentar as informaes relativas a
folha de pagamentos, tais como salrios, encargos sociais e provises de
frias.

6 SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE

Controle de estoque o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e
gerir a entrada e sada de mercadorias e produtos da empresa. O Controle de
estoque deve ser utilizado tanto para matria-prima, mercadorias produzidas
e/ou mercadorias vendidas.
O planejamento um dos principais instrumentos para o
estabelecimento de uma poltica de estocagem eficiente, tendo em vista que
normalmente o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender
melhor o cliente e a rea de produo prefere tambm trabalhar com uma
maior margem de segurana de estoque, por outro lado, o departamento
financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar
seu fluxo de caixa, e at mesmo depender menos de capital de terceiros caso o
estoque seja financiado (compras a prazo).

7 SISTEMA DE FATURAMENTO

Um sistema de faturamento depende tanto do fluxo dos processos,
quanto da tecnologia empregada na gesto da organizao podendo prestar
informaes precisas com a qualidade e credibilidade necessria garantindo
mais segurana para tomada de deciso do responsvel que precisa saber se
o faturamento est sendo alcanado conforme planejado.

O faturamento implica em emisso de notas fiscais, gerao de recibos,
controle de pedidos ou ordens de servio dando baixa no estoque quando for o
caso, gera as contas a receber dos clientes, emites diversos relatrios como o
de vendas, de produtos, de clientes, de aes no perodo, calcula comisses e
pagamentos, tudo que for necessrio para que o faturamento ocorra sem
problemas.

8 SISTEMA DE CONTAS A PAGAR

Para uma eficiente gesto financeira na empresa necessrio implantar
alguns controles gerenciais, que forneam sistema gerador de informaes que
possibilite a efetivao do planejamento de suas atividades e controle de seus
resultados.
O controle das Contas a Pagar fornece informaes para tomada de
decises sobre todos os compromissos da empresa que representem o
desembolso de recursos.
As contas a pagar so compromissos assumidos pela empresa,
representadas por compra de mercadorias, insumos para produo, mquinas,
servios, salrios, impostos, aluguel, emprstimos, contribuies, entre outros.
O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois
normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro.

O controle de contas a pagar possibilita a identificao dos seguintes
elementos:
a) Identificar todas as obrigaes a pagar;
b) Priorizar os pagamentos, na hiptese de dificuldade financeira;
c) Verificar as obrigaes contratadas e no pagas;
d) No permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
e) No permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de
multa e juros;
f) Fornecer informaes para elaborao do fluxo de caixa;
g) Conciliao com os saldos contbeis.


9 SISTEMA DE CONTAS A RECEBER

O controle das Contas a Receber fornece informaes para tomada de
decises sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispe, os
crditos a receber originrios de vendas a prazo.
O controle de contas a receber possibilita a identificao dos seguintes
elementos, alm de outras informaes:
a) A data e o montante dos valores a receber, os descontos concedidos, e
os juros recebidos;
b) Os clientes que pagam em dia; o montante das crditos j vencidos e os
perodos de atraso;
c) As providncias tomadas para a cobrana e o recebimento dos valores
em atrasos;
d) Identificar os principais clientes, o grau de concentrao das vendas, e a
qualidade e a regularidade dos clientes;
e) Acompanhamento da regularidade dos pagamentos, e programar as
aes para cobrana administrativa ou judicial;
f) Fornecer informaes para elaborao do fluxo de caixa.
g) Conciliao contbil;


10 SISTEMA DE CONTROLE DO IMOBILIZADO


um sistema com programas que alimentam informaes relativas
movimentao dos bens integrantes do ativo imobilizado da empresa, gerando
relatrios de adies, baixas, transferncias, depreciao e correo, se
houver.

A maioria dos sistemas apresenta dispositivos de segurana para atender a
eventuais alteraes na legislao, especificamente quanto ao processo de
depreciao e atualizao dos valores dos bens integrantes do ativo
imobilizado, em virtude das inmeras mudanas de ltima hora adotadas pelo
governo federal, no que se refere a legislao, especificamente quanto ao
processo de depreciao e atualizao dos valores dos bens integrantes do
ativo imobilizado, em virtude das inmeras mudanas de ltima hora adotadas
pelo governo federal, no que se refere legislao societria das grandes
empresas, principalmente as sociedades por aes conhecidas por sociedades
annimas ou S.A.

Alm do controle financeiro, os sistemas controlam tambm fisicamente o
bem gerando relatrios que indicam a data de aquisio, localizao, vida til,
estado geral atual, tempo mdio de vida, fornecedor, nota fiscal, taxa de
depreciao, etc.

Nos sistemas integrados, essas informaes so transferidas para a
contabilidade, possibilitando o registro imediato tambm naquela rea, sem a
necessidade de reprocessar os lanamentos j efetuados pelo controle do
imobilizado, na rea administrativa.


11 SISTEMA DE GERNCIA OU GESTO FINANCEIRA


um sistema que agrega vrios outros, gerando relatrios especficos das
reas interligadas com a rea financeira da empresa. Geralmente, um
sistema que centraliza informaes da contabilidade, faturamento, contas a
pagar, contas a receber, tesouraria, sendo que essas atividades so
desenvolvidas em cada rea especfica, e gerenciadas pela administrao
financeira ou controladoria, dependendo da estrutura adotada na empresa.


SISTEMAS ABERTOS


Sistemas abertos so aqueles que permitem que se faa alguma
alterao nos relatrios por eles produzidos. Isto possvel, fazendo-se uma
parametrizao, ou seja, criando-se parmetros especficos em alguns
programas j existentes no gerador de relatrios.

Os sistemas abertos trazem um gerador de relatrios que possibilita a
criao de diversos modelos de demonstrao das contas, elaborados com
base nas informaes armazenadas nos arquivos de dados.


SISTEMAS FECHADOS


Sistemas fechados so os que no possibilitam alteraes em seu
contedo, seno quando feitas por seu fabricante ou representante legal. Isto
significa dizer que no se pode modificar um relatrio ou criar outro diferente.
Os relatrios disponveis so os previamente implantados por quem
desenvolveu o programa e no podem ser alterados. Esses sistemas
bloqueiam a criatividade do usurio e so considerados limitados, sendo
utilizados somente por pequenas empresas. No devem, portanto, ser
recomendados para empresas de mdio ou grande porte. Alis, mesmo as
pequenas empresas que utilizam-se deles sofrem as consequncias de suas
limitaes.
Os sistemas fechados so mais baratos do que os abertos. Contudo,
convm avaliar a relao custo/benefcio, antes de optar por um ou outro,
quando se tratar de pequenas empresas, pois os sistemas abertos geralmente
tm muitos outros recursos, que na maioria das vezes no so necessrios
para as empresas de pequeno porte.

Da a opo de se poder desenvolver um sistema especfico para
atender s necessidades da empresa, naquilo que ela julgar interessante.


SISTEMAS MONOEMPRESA


Sistemas monoempresa so aqueles desenvolvidos para atender a uma
nica empresa. Eles podem ser adquiridos no mercado ou encomendados.

As vantagens do sistema monoempresa so:

Facilidade operacional;
Mais rapidez;
Menor custo.


Quando o sistema desenvolvido sob encomenda, ele apresenta
caractersticas especficas, sendo mais bem adaptado s necessidades da
empresa que o encomendou.

Nos sistemas monoempresa, os relatrios so preconizados com o nome
da empresa que o adquiriu.


SISTEMAS MULTIEMPRESA


Sistemas multiempresa so os que permitem o cadastro ou implantao
de vrias empresas ao mesmo tempo, definindo-se um cdigo de controle para
acessar cada uma delas. O limite de empresas que podem ser cadastradas
depende da capacidade operacional do sistema, podendo ser superior a 200
estabelecimentos, incluindo matriz e filiais.

Os sistemas multiempresa geralmente so completos em termos de
recursos tcnicos e apresentam algumas complexidades de uso, em
decorrncia do volume de dados ou informaes que precisam ser
administradas.

Os escritrios de contabilidade e as grandes empresas interessam-se
muito por esses aplicativos, que, por sua vez, exigem a utilizao de
equipamentos mais sofisticados para atenderem sua capacidade de
processamento.


SUBSTITUIO DE SISTEMAS


Quando o aplicativo j no atende s necessidades da empresa, deve
ser substitudo por outro com mais recursos tcnicos. As empresas que
vendem sistemas esto sempre buscando atualizar e melhorar as verses,
para evitar essa mudana.
A substituio de um sistema exige alguns cuidados. preciso verificar
se os equipamentos disponveis esto em sintonia como o novo aplicativo, visto
que os aplicativos mais modernos exigem maiores recursos de hardware. O
saldo de contas deve ser implantado com base no ltimo balancete ajustado ou
balano encerrado. recomendvel que no se substitua o sistema no meio ou
final do ano, sendo ideal que essa mudana acontea no incio do exerccio,
logo aps a concluso do balano.

Problemas que podem surgir na implantao do novo sistema:

1 Incompatibilidade entre o novo sistema e os equipamentos existentes na
empresa.

2 Dificuldades de assimilao dos novos comandos, por parte dos usurios.

3 Atraso no processamento, em virtude da mudana.

4 Perda de informao por falta de adaptao dos usurios.

5 Perda de relatrios no incio da implantao.


Para que a mudana seja bem sucedida, sempre importante que se
faa um planejamento mnimo, incluindo prazos e controles de execuo dos
trabalhos.


















UNIVERSIDADE NILTON LINS







CONTABILIDADE INFORMATIZADA












MANAUS
2014

UNIVERSIDADE NILTON LINS





Aluna: Ingrid de Freitas Liborio
CCO 031


Trabalho para obteno de
nota para o 1 Semestre na
disciplina de Contabilidade
Informatizada, ministrada pelo
Professor Marcos Falco.










MANAUS
2014