Anticipe las preguntas

Hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentacin ha sido
todo un xito. Sin embargo, si sus oyentes estn involucrados y estn trabajando con usted,
lo ms probable es que tengan preguntas. Anticipe las preguntas centrndose en las
preocupaciones de sus oyentes y de cmo su presentacin podra interesarlos. Ensaye su
charla con alguien ms y pdale que le presenten las preguntas que pudieran tener.
Cundo debe responder a las preguntas?
Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la presentacin. Esto les
permite terminar la charla dentro del tiempo especificado y estar seguros de que la
audiencia cuenta con una visin completa. Si elige este mtodo:
Haga una clara transicin a su sesin de preguntas y respuestas.
Mantenga el control de la sesin de preguntas y respuestas, repitiendo la pregunta y
dando la respuesta a todo el grupo y no slo a la persona que plante la interrogante.
Algunos expositores tambin responden a las preguntas durante su presentacin, ya que
consideran que as mantienen al pblico involucrado y adems, obtienen feedback
inmediato respecto de cun bien los miembros de la audiencia entienden el mensaje. Use
este mtodo con cuidado porque puede hacerle perder el control de su charla.
Finalmente, otros oradores responden preguntas en momentos especficos durante la
presentacin lo que les ayuda a conocer las reacciones o ideas de su pblico. Sin embargo,
si elige este mtodo, asegrese de establecer esos momentos de antemano y marcarlos en su
presentacin a fin de no olvidar que debe detenerse para responder preguntas.
Cmo debe de manejar las preguntas?
Idea Clave
Es muy comn que el xito de toda su presentacin ser juzgado por lo bien que maneje la
sesin de preguntas y respuestas. Tome en cuenta los siguientes consejos:
Antes de su presentacin, anticipe las posibles preguntas y argumentos que pudieran
surgir. Determine cmo las va a responder.
Cuando surjan preguntas durante su presentacin, no las niegue o pase por alto.
Si sabe la respuesta, dla en forma clara y concisa.
Si no sabe la respuesta a una pregunta, recomiende una fuente, ofrezca obtener la
respuesta o pregunte si alguien del pblico puede contestarla.
Trate de mantener un tono positivo y de ayuda. Evite mostrarse a la defensiva.
Siempre repita la pregunta. Esto muestra a la audiencia que usted entiende la
pregunta, le da tiempo para pensar en una respuesta adems de asegurarse que su
audiencia escucha bien la pregunta, puesto que usted est frente a ellos.
Si las preguntas empiezan a perturbar el flujo de su presentacin, antelas en una
pizarra blanca o en un rotafolio y respndalas al final de la reunin.
Cuando est listo para terminar la sesin de preguntas y respuestas, avise a su
audiencia que est cerca del final diciendo lo siguiente, dos preguntas ms y con
esto cerramos.
Trate de responder preguntas provenientes de todas la audiencia. Evite que una sola
persona domine la sesin de preguntas y respuestas.
Haciendo Presentaciones Grupales
Asignar oradores


A menudo usted desear que otros colaboren con su presentacin. Tal vez est presentando
los resultados de un trabajo grupal o sienta que la presencia y experiencia de los dems le
ayudar a alcanzar su objetivo.
Usted debe asignar a los oradores ya sea por reas de especialidad o conforme a sus
fortalezas y debilidades para hacer presentaciones.
Por ejemplo, las personas que se destacan por sus destrezas para hacer presentaciones son
los mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en que la persuasin es ms
importante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las franjas horarias dificultosas,
como antes y despus de almuerzo y al final del da.
Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presentacin a fin de que cada persona
sepa lo que los otros van a presentar.
Flujo de la presentacin
Una presentacin grupal tpica, fluye de la siguiente manera:
El primer orador presenta a los dems brevemente e introduce el tema.
Cada uno de los oradores que sigue hace una transicin al prximo anunciando:
"Ahora June se referir a. . ."
El ultimo orador resume la presentacin completa.
Un orador se encarga de todas las transiciones.
Planifique la manera en que el grupo responder las preguntas. Cada expositor debe estar
preparado para responder preguntas en un rea determinada y estar atento por si otro
expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comenten todas las
preguntas.
Coordinacin de los apoyos visuales
Los apoyos visuales pueden presentar desafos logsticos para una presentacin grupal. Una
planificacin especial puede garantizar que dichos apoyos realcen su mensaje en lugar de
distraer al pblico. A fin de hacer una presentacin lo ms perfectamente integrada posible,
siga estas pautas:
Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyos visuales
durante la presentacin (a menos que el expositor prefiera hacerlo).
Si otra persona est manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar para poder
lograr una sincronizacin.
Cercirese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismo formato.
Si los oradores emplean medios diferentes, coordnelos para lograr una transicin
sin problemas.
Ponga a prueba su Presentacin
Antes de la presentacin


Poner a prueba la presentacin es importante para comprender el impacto que tendr. Antes
de la presentacin final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicite su feedback.
Rena a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.
Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en el tema, incluya a uno en su
audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda: los apoyos visuales,
la lgica, y dems.
Durante la presentacin
Durante la presentacin, busque seales que le ayudarn a medir la reaccin del pblico. El
lenguaje corporal puede indicar inters o aburrimiento: Estn los oyentes asintiendo con la
cabeza mostrando que estn de acuerdo o estn sentados con los brazos cruzados? Sus
preguntas pueden ayudarle a identificar las reas de su presentacin que necesitan
aclaracin.
Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobre la
reaccin del pblico o tambin usted puede tomar notas inmediatamente despus de la
presentacin para aprovechar que los hechos estn frescos en su mente. En muchas
situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cmo va todo. Por
ejemplo, "Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"
Despus de la presentacin
Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el que
deseara haber dado.
Dale Carnegie
Despus de la presentacin, evale su eficacia de forma global. Pida feedback por parte de
participantes confiables. Tenga en cuenta lo que sali bien y lo que es necesario mejorar.
Pregntese lo siguiente:
Alcanz su objetivo? Logr la venta? Logr persuadir a la audiencia a adoptar su
recomendacin?
El pblico pareca interesado y atento?
Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer para
mejorarla?
Qu lecciones aprendi acerca de su presentacin?
Crear y ofrecer una presentacin es un proceso que, como cualquier otro proceso, puede
perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raz. Una vez conocidas las
causas raz, puede tomar las medidas correctivas.
Escenario
Parte 1
Parte 1
Cada ao, Oscar y su equipo de gestin de productos presentan nuevos productos en la
conferencia para BestPet, Inc., una fbrica de productos para mascotas. Con el fin de
preparar al personal de ventas de la empresa, constituido por 150 personas, para promover
productos nuevos a clientes minoristas, los gerentes de lnea de produccin esbozan las
caractersticas y los beneficios de los nuevos productos.
Este ao Oscar y su grupo anunciarn un fascinante producto nuevo: Trail Hound: una
mochila para perros para que stos transporten su comida y agua durante las excursiones
con sus amos. La mochila Trail Hound tiene un sistema nuevo e innovador de
compartimentos. Oscar necesita explicar este detalle claramente de modo que los
representantes de ventas puedan hacer demostraciones a los clientes.
La presentacin de Oscar est programada justo despus del almuerzo. En las semanas
anteriores a la conferencia, comienza a preparar los apoyos visuales que espera profundicen
la comprensin de los representantes de ventas sobre el nuevo producto y los inspire a
venderlo.
Qu tipo de apoyos visuales podran ser ms convincentes para el propsito
de Oscar?
Una hoja con una lista de las diez razones ms importantes por las cuales la mochila
Trail Hound es mejor que cualquier mochila para perros de la competencia. Oscar
entregar la lista durante su presentacin.
No es la mejor opcin. Si utiliza folletos, evite su distribucin durante la
presentacin. La distribucin de material escrito durante su presentacin slo
distrae. Adems, los apoyos visuales que contienen nicamente texto no son los ms
convincentes. Oscar est dando su presentacin inmediatamente despus del
almuerzo, por lo que se espera que la energa de su pblico est en su nivel ms
bajo. (Las personas tienden a tener sueo despus de comer y los representantes de
ventas ya han asistido a varias presentaciones de otros productos durante la
maana.) Oscar entonces tendr que hacer sus apoyos visuales muy atractivos para
captar su atencin.
Un rotafolio con dos o tres diagramas claros que demuestren cmo funcionan los
compartimentos de la mochila Trail Hound.
No es la mejor opcin. Aunque los diagramas y las imgenes son importantes
cuando forman parte de los apoyos visuales, un rotafolio en s, no es efectivo para
grandes grupos. La audiencia de Oscar es de 150 personas, y es muy probable que
las personas que ocupan los lugares en la parte posterior de la sala de conferencias
no puedan ver la informacin contenida en el rotafolio. Adems, los rotafolios son
especialmente difciles de transportar.
Una diapositiva digital con una imagen que contraste el sistema nuevo de
compartimentos de Trail Hound con el de su principal competidor, y que incluya
una lista punteada de varias ventajas del sistema Trail Hound
Opcin correcta. Para aumentar su eficacia, las diapositivas digitales deben
contener un solo concepto. Adems, una combinacin de palabras e imgenes es
seis veces ms eficaz que las palabras por s solas. Este apoyo visual probablemente
ser muy eficaz, ya que contiene un solo concepto (que es la comparacin de cada
una de las funciones de los compartimentos de Trail Hound con los de la
competencia), y una combinacin de palabras e imgenes.
Parte 2
Parte 2
Oscar decide crear una presentacin en su computadora compuesta de diapositivas con
texto y dibujos. Adems, decide entregar a los miembros de la audiencia, conforme vayan
entrando a la sala de conferencia, material impreso que detalla las especificaciones
importantes de la mochila Trail Hound.
A continuacin, ensaya su presentacin. Por naturaleza, Oscar es un presentador nervioso,
por lo que repasa algunas habilidades para hablar en pblico. Por ejemplo, usa una
grabadora de cinta, ensaya la habilidad de mantener el tono de voz natural y
conversacional, as como lograr un volumen de voz adecuado.
Como un ltimo paso en el proceso de ensayo, Oscar visualiza cmo va a manejar las
preguntas de su audiencia. Entonces recuerda que an no ha decidido en qu momento
responder a las preguntas.
Cundo debe Oscar responder a las preguntas que surjan durante su
presentacin?
Para garantizar que su audiencia se mantenga atenta, Oscar debe responder a las
preguntas cada vez que un miembro de la audiencia levante la mano.
No es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede mantener a su audiencia atenta
y proporcionarle feedback sobre cun bien los representantes de ventas comprenden
su mensaje; Oscar tambin se arriesga a perder el control de su presentacin. Como
a l le estresa hablar en pblico, debe evitar hacer cualquier cosa que pueda distraer
su atencin o hacer que pierda el hilo de su charla.
Para asegurarse de que primeramente muestra la "la idea general, Oscar debe pedir
a las personas que hagan sus preguntas al final de la presentacin.
No es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede permitirle a Oscar terminar su
presentacin y asegurarse de que los representantes de ventas comprendan la idea
general, no le permitira obtener feedback sobre cun bien los representantes de
ventas han comprendido su mensaje para poder realizar los ajustes necesarios a su
charla. Esto puede ser un problema, dado que el principal propsito de la
presentacin de Oscar es asegurarse de que los representantes de ventas
comprendan el nuevo producto de manera suficientemente clara para venderlo.
Para evaluar continuamente las reacciones de su pblico a su mensaje, Oscar debe
responder a sus preguntas en puntos predeterminados y especficos durante la
presentacin.
Opcin correcta. Este enfoque le permite a Oscar evaluar peridicamente las
reacciones de la audiencia y escuchar sus ideas, as como percibir qu tan bien los
representantes de ventas comprendan su mensaje. El hecho de que este enfoque es
ms estructurado evita el riesgo de que Oscar pierda el control de su charla. Al
elegir este enfoque, Oscar debe seleccionar puntos especficos durante su
presentacin y marcarlos en sus notas, de manera que recuerde cuando debe
detenerse a responder preguntas.
Parte 3
Parte 3
Oscar decide que va a responder a las preguntas en momentos especficos a lo largo de su
presentacin. El da de la presentacin llega. Los representantes de ventas recogen sus
folletos y se dirigen a tomar un lugar en la sala. Cuando Oscar se detiene en uno de los
tiempos predeterminados para responder a preguntas, muchos de los representantes de
ventas hacen preguntas. Como es una audiencia grande, Oscar repite y parafrasea cada
pregunta frente al pblico y luego da una respuesta a todo el grupo.
Oscar cierra su presentacin con un resumen de las especificaciones y beneficios del nuevo
producto. Luego guarda sus materiales y se dirige de nuevo a su hotel. All, hace una
revisin de su presentacin y se pregunta si fue, en general, exitosa. Se pregunta cmo
podra evaluar los posibles puntos dbiles de sus habilidades de presentacin.
Cul de las siguientes opciones podra indicar una debilidad en las
habilidades de presentacin de Oscar?
Muchos participantes de la audiencia hicieron muchas preguntas durante la
presentacin de Oscar.
No es la mejor opcin. Aunque hay quienes piensan que cuando no hay preguntas
se debe a que la presentacin ha sido todo un xito, las preguntas de hecho indican
que los oyentes estn interesados en su charla y con el material que presenta. El
hecho de que los representantes de ventas hicieron muchas preguntas no implica una
charla ineficaz. Sin embargo, Oscar an debe asegurarse de que ha respondido a las
preguntas con claridad, tal vez preguntando peridicamente a su audiencia, "Hay
algo que no les hace sentido hasta ahora?"
Oscar recuerda concluir su charla con un resumen de los beneficios clave de la
mochila Trail Hound.
Opcin correcta. El hecho de que Oscar terminara su discurso con un resumen,
indica un punto dbil en sus habilidades de presentacin. En su lugar, debi haber
cerrado con un fuerte llamado a la accin. ste incluye una reiteracin del mensaje
central de su presentacin, pero tambin contiene recomendaciones para los
miembros del pblico de lo que deben hacer con la informacin que acaban de
recibir.
Por ejemplo, Oscar podra haber instado a su audiencia a destacar aspectos
particulares de la funcin de los compartimentos de la mochila Trail Hound a sus
clientes. O podra haberlos convenidos plenamente con el anuncio de un premio
para el representante de ventas que venda el mayor nmero de unidades.
Durante la presentacin, los representantes de ventas ignoraron los folletos que
haban recibido al entrar en el auditorio.
No es la mejor opcin. El hecho de que los representantes de ventas ignoraran sus
folletos, no indica un punto dbil en las habilidades de presentacin de Oscar.
Todo tipo de documentos pueden en realidad distraer a los asistentes, si stos se
convierten en el punto focal de la presentacin. As que, si los representantes de
ventas los ignoraron, es porque probablemente se interesaron de lleno en la charla.
Conclusin
Conclusion
Despus de sopesar diversos factores, Oscar decide que su presentacin fue un xito en
muchos aspectos, aunque anota mentalmente que cerrar la charla del prximo ao con un
fuerte llamado a la accin.
Las tcnicas de presentacin eficaces son esenciales para cualquier ejecutivo. Los
presentadores experimentados planean cuidadosamente los apoyos visuales y otros
elementos contenidos en sus charlas, adems de ensayar sus presentaciones
anticipadamente. Tambin estructuran su charla de ciertas formas que les permitan alcanzar
mejor sus objetivos; por ejemplo, decidir cundo sera el mejor momento para responder a
las preguntas. Por ltimo siempre evalan sus presentaciones para identificar las reas que
necesitan mejorarse.
La entrega de una presentacin convincente requiere de una cuidadosa preparacin. Sin
embargo, una buena presentacin vale la pena el esfuerzo adicional que se requiere invertir.
Compruebe sus conocimientos
Pregunta 1
Cul de las siguientes estrategias no es recomendable para ayudarle a
prepararse fsica y mentalmente para una presentacin?
Visualizarse a s mismo dando una presentacin exitosa repitiendo afirmaciones
positivas, tales como Estoy relajado y listo.
No es la mejor opcin. Visualizarse dando una presentacin exitosa es,
efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse mental y fsicamente
para hacer una presentacin. La estrategia que no es recomendable es ignorar el
nerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le
ayudarn a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar
el nerviosismo como algo natural.
Identifique lo peor que podra suceder y luego preprese para esa posibilidad
No es la mejor opcin.
Identificar y prepararse para los posibles problemas es, efectivamente, una
estrategia recomendada para prepararse fsica y mentalmente para su presentacin.
La estrategia que no es recomendable es ignorar el nerviosismo o contrarrestarlo
con drogas o alcohol (los que probablemente no le ayuden a entregar su mensaje de
manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar el nerviosismo como algo natural.
Ignorar los sentimientos de extremo nerviosismo o intentar contrarrestarlos con
relajantes musculares o un vaso de vino o el medio que funcione mejor para usted.
Opcin correcta. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente
contrarrestarlo con alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin. Es
probable que no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva. Sin embargo,
visualizarse dando una presentacin exitosa e identificar y prepararse para los
posibles problemas, son estrategias que pueden ayudarle a prepararse mentalmente.
Pregunta 2
El tipo de presentacin que elija depende de _______________.
Su propsito
Opcin correcta. El tipo de presentacin que usted elija depende de su propsito.
Ejemplos de ste son: ventas, persuasin, informe de avance, demostracin de un
producto y plan o estrategia de negocios. Despus de seleccionar la presentacin
apropiada debe considerar tambin otros factores, incluyendo el tamao de su
audiencia y la formalidad del contexto.
La formalidad de la presentacin
No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar la formalidad en el
diseo de su presentacin, primero debe seleccionar el tipo de presentacin basado
en su propsito. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance,
demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de
seleccionar el tipo de presentacin, entonces debe considerar tambin otros factores,
incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
El tamao de su audiencia
No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar el tamao de su
audiencia al disear su presentacin, usted debe primero seleccionar el tipo de
presentacin. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance,
demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus de
seleccionarlo, entonces debe considerar tambin otros factores, incluyendo el
tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.
Pregunta 3
Al considerar qu va a decir durante su presentacin, Cules son algunas
pautas importantes que debe recordar respecto de lo que no debe hacer?
No neutralice los argumentos en contra que provienen de su audiencia
No es la mejor opcin. En realidad, debera neutralizar los argumentos en contra
que provienen de su audiencia, con el fin de persuadir a los oyentes a aceptar su
mensaje. La opcin correcta es: No hable slo sobre datos. Si bien es importante
proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar los
fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qu el pblico debera
estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden
resultar excesivos para su audiencia.
No hablar slo de datos
Opcin correcta. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas,
tambin es necesario identificar los fundamentos emocionales de su mensaje,
explicando por qu el pblico debera estar atento a lo que usted tiene que decir. Por
otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
No describir el resultado que espera obtener de su presentacin
No es la mejor opcin. En realidad, usted debe explicar las acciones que quiere que
su audiencia lleve a cabo, para lograr el resultado esperado de su presentacin. La
opcin correcta es. No hablar slo de datos. Si bien es importante proporcionar
datos para apoyar sus ideas, tambin es necesario identificar las bases emocionales
de su mensaje, explicando por qu el pblico debera estar atento a acerca de lo que
usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos
para su audiencia.
Pregunta 4
La mayora de los expertos coinciden en que es importante limitar el nmero
de mensajes e ideas principales cubiertos en una sola presentacin. Cul es
ste nmero generalmente aceptado?
Dos
No es la mejor opcin. En lugar de dos, usted debe tratar de limitar el nmero de sus
mensajes e ideas importantes a un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que
cinco, ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayora de los
adultos pueden recordar.
Cinco
Opcin correcta. Trate de limitar el nmero de sus mensajes e ideas principales a
un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, ms o menos dos, es el
nmero de mensajes que la mayora de los adultos pueden recordar.
Nueve
No es la mejor opcin. En lugar de nueve, usted debe tratar de limitar el nmero de
sus mensajes e ideas importantes a alrededor de cinco. Esto se debe a que cinco,
ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayora de los adultos
pueden recordar.
Pregunta 5
Durante la introduccin de su presentacin, usted debe describir la
importancia del tema para su pblico, establecer su credibilidad y repasar
los puntos principales que cubrir. Qu ms necesita hacer durante la
reunin?
Enuncie claramente los puntos principales
No es la mejor opcin. Usted debe enunciar claramente sus puntos principales
durante la exposicin de la necesidad o problema, ms no en la introduccin. El
paso adicional que necesita tomar durante la introduccin es definir el propsito de
su presentacin. Idealmente, su propsito debera ser lo primero que le debe
transmitir a su audiencia.
Definir el propsito de la presentacin
Opcin correcta. Adems de describir la importancia de su tema para la audiencia,
de establecer su credibilidad y repasar los puntos principales que cubrir, tambin
debera definir el propsito de su presentacin. Idealmente, el propsito es lo
primero que debe transmitir a su audiencia.
Identificar un problema especfico que usted y su pblico vayan a resolver en
conjunto
No es la mejor opcin. La identificacin de un problema especfico que usted y su
pblico resolvern en conjunto se debe realizar durante la segunda parte de su
presentacin o la exposicin de un problema o una necesidad, y no durante la
introduccin. El paso adicional que debe incluir durante la introduccin es definir el
propsito. Idealmente, el propsito es lo primero que le debe transmitir a su
audiencia.
Pregunta 6
Durante la seccin principal de una presentacin, Cul es una forma
efectiva de involucrar a la audiencia?
Pedir sugerencias y preguntas al pblico
Opcin correcta. Al pedir a su pblico sugerencias y preguntas y luego
responderlas su presentacin ser verdaderamente interactiva. El momento
adecuado para hacer esto depende de usted. En un ambiente informal podra
solicitarlas en cualquier momento del desarrollo de su presentacin. Pero en un
ambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin que usted
dedicar una parte de su exposicin para que la audiencia participe. pueden
participar. De cualquier manera, los miembros del pblico van a escuchar con ms
atencin cuando saben que sus aportaciones sern tomadas en cuenta.
Usar apoyos visuales, tales como una presentacin son diapositivas, para apoyar el
mensaje principal
No es la mejor opcin. Si bien los apoyos visuales pueden ayudar a los miembros
del pblico a comprender su mensaje, stos no ayudan a que se involucren ms.
Para una eficaz participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a
hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para hacer invitar a la
audiencia a participar depende de usted. En un ambiente informal podra solicitarlas
en cualquier punto del desarrollo de su presentacin. Pero en un ambiente ms
formal, usted puede explicar durante la introduccin que dedicar una parte de la
exposicin para que la audiencia participe. De cualquier manera, los miembros del
pblico van a escucharle con ms atencin cuando sepan que sus aportaciones sern
tomadas en cuenta.
Repartir hojas de papel en las cuales el pblico puede tomar notas relacionadas con
su presentacin
No es la mejor opcin. Si bien tomar notas puede ayudar al pblico a reflexionar y
comprender su mensaje, esto no los involucra activamente. Para una eficaz
participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a hacer sugerencias
y preguntas. El momento adecuado para invitarlos a participar depende de usted. En
un ambiente informal podra invitarlos en cualquier momento del desarrollo de su
presentacin. Pero en un ambiente ms formal, usted puede explicar durante la
introduccin que dedicar una parte de su exposicin para que participen. De
cualquier manera, los miembros del pblico van a escucharle con ms atencin
cuando sepan que sus contribuciones sern tomadas en cuenta.
Pregunta 7
Cunto tiempo debe durar una presentacin?
No ms de una hora
No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de una hora
para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin debe ser
tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma
clara y completa.
Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que
tomar su presentacin, y luego debe apegarse a la hora asignada para que los
asistentes no se inquieten o se cansen.
En promedio, dos horas
No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de dos horas
para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin debe ser
tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma
clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio
el tiempo que tomar su presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que
los asistentes no se inquieten o se cansen.
Tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma
clara y completa.
Opcin correcta. Una presentacin debe ser tan prolongada como sea necesario
para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es
importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo que tomar su
presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se
inquieten o se cansen.
Pregunta 8
Cul es un momento adecuado para entregar material impreso durante
una presentacin?
Durante la exposicin de una necesidad o problema
No es la mejor opcin. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientras est
haciendo su presentacin, incluyendo el momento en que expone la necesidad o el
problema, porque al hacerlo puede restar valor a lo que est diciendo en ese
momento. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o
antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para asimilar el
contenido antes de que usted empiece a hablar o despus de la presentacin, para
que su pblico obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para
repasarlos.
Durante el llamado a la accin
No es la mejor opcin. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientras est
haciendo su presentacin, incluyendo el momento en que hace el llamado a la
accin, porque al hacerlo puede restar valor a lo que est diciendo en ese momento.
Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la
presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para asimilar el contenido antes
de que usted empiece a hablar o despus de la presentacin, para que su pblico
obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
Antes o despus de la presentacin
Opcin correcta. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material
impreso o antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para
asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o despus de la
presentacin, para que su pblico obtenga un resumen de los puntos principales
expuestos para repasarlos.
Pregunta 9
Qu aspectos de una presentacin tienen ms impacto sobre su capacidad
de persuasin?
Testimonios expertos, estadsticas, apoyos visuales y el compromiso de la audiencia
No es la mejor opcin. Los testimonios expertos, estadsticas, apoyos visuales y el
compromiso de la audiencia puede hacer que su presentacin sea ms eficaz, pero
su capacidad de persuasin depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad
y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree en lo que est diciendo y
demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuada a su audiencia para que
acepte su mensaje.
Historias personales, ejemplos, buen humor y analogas
No es la mejor opcin. Historias personales, ejemplos, buen humor y analogas
pueden hacer que su presentacin sea ms interesante, pero su capacidad de
persuasin depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y conviccin
personal en el tema. Cuando usted cree en lo que est diciendo y demuestra su
entusiasmo, es ms probable que persuada a su audiencia para que acepte su
mensaje.
Su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema
Opcin correcta. Su capacidad de persuasin depende en gran medida de su
entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree en lo
que est diciendo y demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuada a su
audiencia para que acepte su mensaje.
Pregunta 10
Cul es la mejor forma de lidiar con una pregunta cuando no sabe la
respuesta?
Obtener el nombre de la persona, escribir la pregunta y pedirle que hable con usted
al trmino de la presentacin. No diga que no sabe la respuesta.
No es la mejor opcin. Si usted no sabe la respuesta, no eluda o pase por alto la
pregunta, evitando admitir que no tiene la respuesta. En su lugar, recomiende una
fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
Primero, seale que es una buena pregunta. Admita que no sabe la respuesta y
contine con la pregunta siguiente.
No es la mejor opcin. Si usted no sabe la respuesta, evite admitir que no la sabe y
luego ignorarla pasando a otra pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u
ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
Recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.
Opcin correcta. Si usted no sabe la respuesta, es mejor que no eluda o pase por
alto la pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta
despus de la presentacin.
Resultados
Pasos
Pasos para desarrollar una presentacin
1. Defina sus objetivos.
o Cul es el propsito de mi presentacin? Qu quiero que mi pblico haga
como resultado? Su objetivo determina qu y cmo decirlo.
o Evale su propsito. Quiere informar, persuadir o vender? Quiere que el
pblico entienda, aprenda o acte? Cundo y cmo quiere que su audiencia
acte?
o Sea explcito y detallado en la definicin de sus objetivos. Mientras ms lo
sea, es ms probable que crea una presentacin que respalde dichos
objetivos. Por ejemplo: Quiero que la audiencia solicite que sus
subordinados participen en el desarrollo del sistema piloto en Q1."
2. Conozca a su audiencia.
o Determine antes de la presentacin el nivel de conocimiento de su audiencia,
su inters y posicionamiento y la capacidad de llevar a la accin ciertos
aspectos de su presentacin.
o Asegrese de saber qu puede interesar a su audiencia. Es fundamental
mantener a su audiencia centrada en su presentacin.
o Si usted no est familiarizado con el grupo, pregunte al organizador de las
presentaciones que le provea de algunos antecedentes. Si es posible, intente
ponerse en contacto con al menos una persona que encaja con las
caractersticas de audiencia.
3. Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo.
o Por ejemplo, realizar una venta requerir de una postura persuasiva como
hablar sobre las caractersticas y beneficios del producto y realizar
comparaciones de los datos competitivos.
o Incluya cualquier informacin que le ayude a conseguir su objetivo. Todo lo
que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.
4. Ajuste su presentacin a su audiencia.
o Por ejemplo, una presentacin para un grupo tcnico con poder de decisin,
debe contener ms detalles cuantitativos que una presentacin a un grupo
menos tcnico de ejecutivos de nivel ms bajo.
o Cuando hay un pblico mixto, sea explcito al abordar las diferentes
perspectivas para as mantener a todos interesados. Por ejemplo diga: "Esto
afectar a los ejecutivos de producto de sta forma... y a los ingenieros de
sta otra..."
o Cuando es probable que el pblico sea hostil, comience enfatizando las
preocupaciones que usted tiene en comn con su audiencia. De ser posible
convierta lo negativo en algo positivo.
o Para energizar a un pblico aptico, cansado o que tiene hambre, empiece
con un comentario que sorprenda o una ilustracin vvida.
Pasos para crear una presentacin
1. Realice una sesin de Brainstorming.
2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan.
3. Seleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a la audiencia
dentro del tiempo estipulado para la presentacin.
o Es mejor presentar menos puntos y hacerlo bien.
o Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda
o acepte una idea, resrvela para otra presentacin.
o Si no est seguro cunto puede durar su presentacin, prepare material extra
como datos estadsticos, analogas o ejemplos que puedan omitirse en caso
que se d cuenta que est llegando al final del tiempo estipulado.
4. Organice sus argumentos.
o Para mantener a su audiencia enfocada en el propsito, deje en claro, en todo
momento, por qu debera interesarse en su mensaje.
o Coloque los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte sus
mejores ideas.
o En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiere
probar o demostrar.
o Durante la descripcin del problema o la necesidad, apoye sus puntos
principales con ejemplos, apoyos visuales y ancdotas.
o En intervalos apropiados, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qu
har a continuacin.
o Para el cierre, presente sus conclusiones y haga un fuerte llamado a la
accin.
5. Elabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cmo las
responder en caso de que surjan.
6. Prepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materiales pueden
ayudar a su audiencia a:
o Recordar hechos.
o Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos.
o Sealar cuando va a cambiar el tema.
Pasos para la prctica y la evaluacin
1. Ensaye.
o Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usted utilizar en el evento
real.
o Ensaye la presentacin completa cada vez que practique, incluyendo cmo
va a pararse y moverse y cmo va a hacer uso de los apoyos visuales.
o Ensaye en voz alta hasta que la presentacin no suene como si la hubiera
memorizado.
o Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarse con el pblico y no en
sus apuntes.
o Si la presentacin es para un grupo experto, usted puede grabar en video su
ensayo para evaluarlo ms detalladamente.
2. Obtenga feedback previo a su presentacin.
o Ensaye su presentacin con una audiencia de prueba y luego solicite su
feedback. Rena a personas que tengan un perfil comparable al de su
pblico objetivo. Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en
el tema, incluya a uno experto en su audiencia de prueba.
o Ponga a prueba tantas caractersticas de su presentacin como pueda: los
apoyos visuales, la lgica, etc.
o Qu impacto puede causar en este grupo?
3. Evale el proceso de su presentacin mientras se est llevando a cabo.
o Busque seales por parte del pblico que le indiquen inters o aburrimiento.
o Si es posible, pida a una persona de su equipo que tome notas para usted
sobre la reaccin del pblico.
o Tome notas inmediatamente despus de la presentacin mientras stos temas
relevantes an estn frescos en su mente.
o Tome nota de las preguntas hechas por su pblico. stas pueden indicar las
reas de su presentacin que necesitan aclaracin.
o En ocasiones es apropiado preguntar directamente a la audiencia cmo va la
presentacin.
4. Evale su presentacin una vez terminada.
o Evale la eficacia general de su presentacin. Alcanz su objetivo? El
pblico pareca interesado y atento? Tenga en cuenta lo que sali bien y lo
que es necesario perfeccionar.
o Pida feedback por parte de participantes confiables.
o Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer para
perfeccionarla?
o Qu lecciones generales aprendi acerca de cmo hacer una presentacin?
5. Reflexione sobre lo que ha aprendido y utilice su nuevo conocimiento para
perfeccionar su prxima presentacin.
Consejos
Consejos para crear una presentacin
Identifique el objetivo de su presentacin. Guiar todo lo que haga.
Aprenda todo lo que pueda acerca de su audiencia, sus sesgos y sus expectativas.
Aborde su tema desde la perspectiva de la audiencia.
Adapte su presentacin para acomodarse al contexto: el entorno fsico, hora del da
y algn evento significativo en curso que pueda afectar a su pblico.
Consejos para la organizacin de una presentacin
Mantenga clara la lgica de su presentacin en todo momento.
Exponga los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores
ideas.
En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiere probar o
demostrar.
En ciertos momentos especficos, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y
qu har a continuacin.
Resuma sus puntos principales y presente sus conclusiones en el cierre.
Consejos para crear apoyos visuales
Exponga una sola idea y no ms de seis lneas por diapositiva.
Sea selectivo con sus palabras.
Utilice imgenes cuando sea posible.
No use escritura vertical.
No use ms de dos tipos de tamao de letra por pgina.
Utilice vietas y no nmeros para los tems que no llevan secuencia.
Use maysculas y minsculas. Los ttulos y acrnimos siempre se escriben en
maysucla.
Consejos para presentar eficazmente
No hable a partir de un libreto. Use apuntes.
Mire a su audiencia y establezca contacto visual.
Cuando desee control o ms participacin, o bien incorporarse al grupo, camine
entre el pblico.
No haga tintinear llaves o monedas en sus bolsillos.
Emplee gestos de manera relajada y normal.
Use su voz eficazmente.
Mantngase centrado en su mensaje y en su pblico.
Hoja de trabajo Planificacin preliminar

Hoja de trabajo Caractersticas de la audiencia

Hoja de trabajo Contexto de la presentacin

Hoja de trabajo Breve descripcin de la presentacin

Hoja de trabajo Logstica

Hoja de trabajo Objeciones

Artculos en lnea
Nick Morgan. "Cmo convertirse en un orador autntico." Harvard Business Review,
Diciembre 2008.
Al igual que con los planes ms preparados, los discursos mejor ensayados suelen fracasar.
Por mucha preparacin que exista detrs de un discurso, es imposible contrarrestar la
percepcin de una audiencia de que el orador no es sincero. Por qu a tantos ejecutivos les
cuesta transmitir autenticidad a su pblico? Morgan, coach de comunicaciones durante ms
de dos dcadas, ofrece consejos para superar esta dificultad.
Una conversacin con el guionista Robert McKee. Bronwyn Fryer. "Contar historias que
mueven y conmueven." Harvard Business Review, Junio 2003.
A los ejecutivos a veces les cuesta persuadir. Pueden tener todos los datos, las mejores
razones y presentaciones PowerPoint muy completas. Pero aun as no obtienen lo que
buscan. El aclamado profesor de escritura de guiones, Robert McKee, dice que esto se debe
a que se usa todo el potencial de las historias, las que satisfacen la profundidad humana de
que la vida tenga un propsito y un patrn.
Harvard Managementor Web Site
Visite el sitio Web de Harvard ManageMentor para estudiar los recursos adicionales en
lnea, disponibles para usted de Harvard Business School Publishing.
Artculos
Haga Clic en el enlace de abajo para ir a Harvard Business Online, el sitio web de Harvard
Business School Publishing, donde usted puede buscar o comprar productos. Su programa
Harvard ManageMentor permanecer abierto mientras usted est en el sitio. Harvard
Business School Publishing. "Are Your Presentations Inspiring?" Harvard Management
Communication Letter, enero 2001.
Pocas presentaciones logran decir lo correcto en forma sucinta. Una excepcin fue el
discurso de John F. Kennedy a los ciudadanos de Berln Occidental en junio de 1963. El
anlisis de dicho discurso deja traslucir seis lecciones para cualquier ejecutivo que desee
causar un impacto en su audiencia: (1) escriba el discurso usted mismo; (2) hgalo sencillo
y genuino; (3) satisfaga las necesidades de la audiencia; (4) apele a algo de ms peso que el
inters propio; (5) identifquese con la audiencia desde un principio; y (6) repita frases
memorables frecuentemente.
Nick Morgan. "Opening Options: How to Grab Your Audience's Attention." Harvard
Management Communication Letter, julio 2003.
Los momentos iniciales de cualquier presentacin son los ms difciles de preparar y
exponer. El pblico se hace una idea del orador en los primeros minutos; la presin est
siempre presente. Entonces, cmo empezar? Lea estas seis interesantes maneras de cmo
entrar con el pie derecho a su presentacin.
Sandberg, Kirsten. "Easy on the Eyes." Harvard Management Communication Letter,
agosto 2002.
En este artculo dinmico de preguntas y respuestas el destacado diseador grfico Nigel
Holmes ofrece sus puntos de vista sobre el uso de grficos para transmitir informacin.
Adems de esbozar las mejores prcticas para crear tablas y grficos para presentaciones,
Holmes reflexiona sobre una serie de temas relacionados, incluida la forma en la que las
personas asimilan la informacin visual, as como el rol y la influencia de PowerPoint en
los negocios.
Wiles, Cheryl. "Take Your Speech Cues from the Actor's Trade." Harvard Management
Communication Letter, agosto 2003.
Sufre usted de pnico escnico al dar una presentacin? Si comienza a pensar en la
comunicacin como si fuera un arte, tal como lo hacen los actores, mejorar su habilidad
para hablar ante un grupo. Estudie las tcnicas que emplean los actores con el objeto de
perfeccionar las destrezas para hablar en pblico y pronto dominar la atencin de su
audiencia.
Libros
Haga Clic en el enlace de abajo para ir a Harvard Business Online, el sitio web de Harvard
Business School Publishing, donde usted puede buscar o comprar productos. Su programa
Harvard ManageMentor permanecer abierto mientras usted est en el sitio.
Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Presentations II.
Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School
Publishing, 2000.
Esta coleccin tomada de las pginas de Harvard Management Communication Letter,
ofrece consejos prcticos de comprobada eficacia para aumentar al mximo el impacto de
sus presentaciones.
Nick Morgan. Working the Room: How to Move People to Action Through Audience-
Centered Speaking. Boston: Harvard Business School Publishing, 2003.
Usted recuerda el tema del ltimo discurso que escuch? Si no es as, usted no es el nico.
De hecho, los estudios indican que una audiencia recuerda slo 10 a 30 por ciento del
contenido de un discurso o una presentacin. En vista de estas deprimentes estadsticas,
por qu nos damos la molestia de hacer discursos? Segn el experto en comunicaciones
Nick Morgan, lo hacemos porque siguen siendo la manera ms eficaz de conectarse con
distintas audiencias. En este libro Morgan ofrece un mtodo para hablar en pblico
centrado en la audiencia. A travs de ejemplos intuitivos, Morgan presenta un proceso de
tres partes: enfocarse en el desarrollo del contenido, ensayar y exponer, lo que permitir a
los lectores de todos los niveles de experiencia hacer discursos ms eficaces y ms
apasionados.