Habilidades para Hacer Presentaciones

Qu hara usted?
Brbara vio el video de su discurso y movi la cabeza en seal de frustracin. Cmo pudo
resultar su presentacin tan aburrida? Haba estudiado a su audiencia, investigado el tema y
trabaj durante horas para preparar una charla que fuera clara y concisa. Conforme revisaba
la cinta de video, se percat de algunos problemas. Estaba totalmente absorta en sus
apuntes, la audiencia pareca perdida y al final ella pareca cualquier cosa menos
carismtica. Ahora ella se pregunta cmo puede proyectar su propia personalidad ingeniosa
y extrovertida en una presentacin a fin de involucrar ms a su pblico.
Qu hara usted?
En retrospectiva, Brbara se dio cuenta que un contenido slido no bastaba por s slo.
Necesitaba dar una presentacin ganadora para captar la atencin del pblico. Para
empezar, podra haber hecho ms contacto visual con su audiencia, usado un tono
conversacional y haberse referido a sus apuntes slo en caso necesario. Adicionalmente,
podra haber preparado algunos apoyos visuales para ejemplificar las ideas principales de
su charla. Los apoyos visuales habran contribuido a que el pblico se mantuviera
atento.Por ultimo, podra haber incluido historias y ejemplos pertinentes que sustentaran el
contenido, cuidando de no distraer al pblico de su mensaje principal.
En este tema, usted aprender cmo preparar, ensayar y presentar la informacin para
lograr los resultados que desea.
Objetivos del tema
Este tema contiene informacin relevante sobre la forma de:
Preparar una presentacin eficaz personalizada para su audiencia y el entorno
Hacer una presentacin eficaz que genere accin
Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la
presentacin
Acerca del mentor
Nick Morgan

Nick Morgan es un experto en comunicaciones que ha trabajado como redactor de
discursos, director de relaciones pblicas y profesor de comunicaciones. Con su empresa,
Public Words LLC, hace coaching a ejecutivos y organiza seminarios sobre una variedad de
temas comunicacionales. Ha sido editor de Harvard Management Communication Letter,
ha escrito cientos de artculos y es autor de Working the Room: How to Motivate People to
Action Through Audience-Centered Speaking (HBS Press).
Resumen de la Presentacin
El objetivo de las presentaciones

Una presentacin puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo y de
involucrarse en un dilogo bilateral. Los ejecutivos utilizan las presentaciones con el
objetivo de:
Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de accin
Transmitir informacin
Adaptar la informacin para cumplir con las necesidades de determinado pblico
Ofrecer un foro para la discusin de ideas controversiales o retadoras
Descubrir cmo reaccionan las personas ante una situacin o idea
Lograr un compromiso o alineamiento
Involucrar a las personas en la solucin de problemas
Tipos de presentaciones
Con nuestras palabras gobernamos el mundo.
Napolen Bonaparte
Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseado para satisfacer necesidades
especficas. Algunos ejemplos son:
Ventas: Seala los beneficios y las caractersticas de un producto o servicio; da al
pblico una razn para comprar
Persuasin: Proporciona razones para apoyar una idea o camino
Informe de avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o ventas
de productos.
Demostracin de un producto: Muestra cmo funciona un producto
Plan o estrategia de negocios: Bosqueja el prximo plan de una organizacin o
articula las metas de la empresa
No utilice una presentacin para bombardear al pblico con un cmulo de informacin
detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar una presentacin para
informar al pblico sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la
comunicacin escrita al entregar los detalles. De esta manera, su propsito determina el tipo
de presentacin que elija.
Sentar las Bases para su Presentacin
Defina su objetivo
Idea Clave
El objetivo de su presentacin es el resultado que quiere obtener: deliberar, convencer, dar
feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentacin.
Comience por plantearse las siguientes preguntas: "Cul es el propsito de esta
presentacin?". "Qu quiero que mi pblico haga como resultado?"
Ms especficamente, pregntese lo siguiente:
Quiero informar, persuadir o vender?
Quiero que el pblico entienda, aprenda o acte? Observe la diferencia entre
presentar un presupuesto para que el pblico lo entienda y hacerlo para que la
audiencia se pronuncie mediante un voto
Quiero que la audiencia se comprometa?
Incluya ejemplos y detalles que le ayudarn a lograr su objetivo. Todo lo que sea superfluo,
distraiga o interfiera debe omitirse.
Su objetivo tambin le ayuda a determinar lo siguiente:
Si hacer o no la presentacin
Si hacerla o no a este determinado pblico y en estas circunstancias particulares
Qu va a decir y cmo
Cul debe ser el seguimiento
Posibles objeciones
Conozca a su audiencia
Idea Clave
Una presentacin es un dilogo interactivo entre usted y su pblico. Mientras ms
comprenda a su audiencia le ser ms fcil personalizar su presentacin. Asegrese de que
pueda responder las siguientes preguntas:
El tema es polmico, conocido o nuevo (o una combinacin) para su audiencia?
Quines constituyen la audiencia y cmo se relacionan con su tema?
Cun informados estn sobre el tema? Qu necesitan saber al respecto?
Qu esperan del evento? De su presentacin?
Estn acostumbrados a cierto tipo de presentaciones?
Qu saben de usted? Qu ms necesitan saber? Qu opinan de usted?
Por qu asisten? Vienen por decisin propia o por obligacin?
Es posible que se entusiasmen? Que sean corteses? Apticos? Hostiles?
Hay otros obstculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomar en
cuenta?
Comprender el contexto de la presentacin
Ninguna presentacin sucede en el vaco. El contexto de su presentacin jugar un papel
importante respecto a cmo ser recibida, de modo que debe estar atento a lo siguiente:
Es la situacin formal o informal?
Al dar la presentacin, los asistentes habrn recin terminado de comer, beber,
trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? Estarn cansados o alertas?
Cundo fue el ltimo descanso?
Quin hablar antes que usted? Quin viene despus de usted? Cmo podra esto
afectar la reaccin de la audiencia?
Es usted el primer o el ltimo expositor del programa? Del da? De la maana o
de la tarde?
Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentacin?
Cunto tiempo tendr para hacer su presentacin? Puede entregar su mensaje en
ese lapso?
Requerir el entorno fsico de la sala que usted adapte su presentacin de alguna
forma?
Qu control tendr usted sobre el entorno fsico?
Preparacin a fondo
Perspectiva Personal

Estaba particularmente encantada con la invitacin para realizar una presentacin a un
grupo de CEO Asiticos en Bangkok, Tailandia.
Mir el programa y pens: "Tengo un lugar privilegiado ". El orador de apertura iba a ser el
Primer Ministro de Malasia. Qu maravilloso! Sigo a un primer ministro. Esto es un
verdadero halago. Prepar mi material habitual. Se me pidi que hablara sobre la
competitividad global y qu cosas hacan que las empresas fueran de clase mundial. Yo
estaba lista.
Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se torn cada vez ms
candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendo votos
polticos contrastando los valores asiticos con los valores occidentales. Yo
simplemente no me d cuenta del efecto que estaba teniendo en el pblico. Cuando
comenc mi presentacin no tom en cuenta seriamente los puntos que tena en mi contra.
S, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero tambin era norteamericana y no
me haba percatado de la desventaja que eso significaba para m en ese momento. Dado que
la mayora de mis experiencias e historias eran estadounidenses, trat de desviar la atencin
de ese hecho al comenzar mi presentacin con una broma acerca de que ellos eran expertos
sobre Asia y yo una experta en empresas estadounidenses. Pero nadie se ri, y deb haber
comprendido mi situacin en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca haba
tenido una mala recepcin de un pblico y me encontraba muy nerviosa y preocupada por
mi presentacin. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigen todo
lo que hago: es mejor conocer al pblico, saber quines ms van a presentar y conocer el
contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto y acaba de entrar a una
reunin preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, an as puede fallar, incluso si lo
suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo no haba pasado suficiente tiempo
pensando en el contexto. Bueno, cranme, ahora lo hago. Soy inexorable cuando se trata de
preparacin y de pensar acerca de quin ser la audiencia. Ahora quiero saber quines son y
cules son sus puntos de vista. Tambin quiero saber quin ms estar presentando y cul
es el objetivo de la presentacin. Estoy hablando de una minuciosa preparacin. Siempre he
sido una persona muy preparada y no quiero sonar casual, pero ahora me fijo ms en el
contexto. Ese discurso fue hace casi diez aos y ahorame aseguro de estar mejor preparada.
La preparacin detallada y la investigacin son fundamentales para dar un discurso exitoso.
Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otros oradores del
evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta de preparacin podra costarle
muy caro a su llegada.
Rosabeth Moss Kanter
Profesora de Administracin de Empresas de Harvard Business School
Rosabeth Moss Kanter es una reconocida profesora de Harvard Business School (posee la
posicin de Catedrtica Ernest L. Arbuckle) y autor de varios best seller, cuya visin
estratgica y prctica ha guiado a los lderes de las pequeas y grandes organizaciones por
ms de 25 aos.
Ex editora de Harvard Business Review (1989 - 1992) y consultora para grandes
corporaciones y gobiernos de todo el mundo sobre estrategia, innovacin y liderazgo para
el cambio. Ha sido incluida en la lista de las 50 mujeres ms poderosas del mundo" (
Diario Times de Londres), ubicada en el top 10 de la lista anual de los 50 pensadores de
negocios ms influyentes en el mundo" (Accenture y Thinkers 50), y nombrada una de las 9
"estrellas de rock de los negocios" (American Way).
Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su ms reciente xito de
ventas, Confidence: How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End (# 1 Business
Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y la dinmica de las
organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellas en declive, y como
manejar los reveses ya sea en negocios, salud, educacin, deportes, organizaciones
comunitarias o pases.
Su clsico y muy premiado libro, Men & Women of the Corporation, fue una fuente de
informacin e ideas para un sinnmero de individuos y organizaciones acerca de las
carreras corporativas y los factores individuales y organizacionales que pueden contribuir
para el xito. Un vdeo de dibujos animados llamado, A Tale of O: On Being Different,
una de las herramientas de diversidad ms ampliamente utilizada y un libro relacionado
llamado, Work & Family in the United States, fueron los fundamentos para establecer una
agenda poltica (en 2001, una coalicin de centros crearon el Premio Rosabeth Moss
Kanter, proporcionado a la mejor investigacin sobre ese tema).
Su premiado libro, When Giants Learn to Dance, mostr a muchas empresas alrededor del
mundo la manera de dominar las nuevas condiciones de la competencia en los albores de la
era de la informacin mundial.
Decida qu va a decir
Etapas de Preparacin


Muchos de nosotros hemos experimentado el bloqueo de que sabemos qu decir, pero no
sabemos cmo ponerlo en palabras. Por lo general, la forma ms fcil de proceder es dividir
el trabajo en etapas
Etapa 1: Defina el mensaje clave. Qu quiere que las personas recuerden y qu
accin quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo. Puede
presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero slo un mensaje
clave.
Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el
exceso de detalle pero asegrese de hablar sobre algo ms que slo de datos. Es
importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje.
Por qu motivo debera interesarse el pblico?
Etapa 3: Finalmente, identifique cundo es importante conseguir la participacin,
las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del pblico.
Revise y afine sus ideas
Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta.
Hermann Hesse
Despus de generar un conjunto inicial de ideas sobre qu decir, usted est listo para
revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente:
El mensaje clave que seleccion realmente es el ms importante? Apoya los
objetivos de la presentacin?
Los argumentos que usted reuni son comprensibles para todos los niveles de su
audiencia?
Su contenido convencer a su audiencia a estar de acuerdo con usted?
Son explcitas las conexiones lgicas?
Qu argumentos es necesario desarrollar?
Qu argumentos contrarios necesitar usted neutralizar?

Luego, pregntese qu otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a su pblico.
Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lgica y la emocin.
Su capacidad de persuasin es en gran medida producto de su entusiasmo, credibilidad y
conviccin personal en el tema.
Recuerde: Debe incluir slo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluos
distraern a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden. Si no
est seguro del impacto que puede tener una idea, omtala.
Sea simple
Perspectiva Personal
En una organizacin internacional grande y diversa, la comunicacin dentro de la misma
debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organizacin tiene gente
trabajando en la oficina de mensajera en Mosc, en terreno en Beijing o en el medio oeste
de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capaces de entender qu es lo que
la organizacin est tratando de lograr.
La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a travs de una declaracin de la
misin corporativa o una declaracin de objetivos. He visto declaraciones de misin de
hasta doscientas palabras y cuando me involucr con KPMG, tratamos de averiguar lo que
podramos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organizacin. Que no slo
lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al final del mes, sino
como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a la organizacin, tenan algo
que aportar.
As que convertimos la declaracin de la misin en una muy simple, diciendo que KPMG
es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor para beneficio
de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. As de simple.
Tambin las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintas personas y
mientras ms palabras se usen, ms probabilidad hay de que existan malentendidos. Me
tom mucho tiempo comprender que, aunque usted puede tener una organizacin que habla
y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro de la misma pueden interpretar
las palabras de manera diferente. As que mientras ms simple y conciso sea su mensaje,
ser mejor para usted. .
La simplicidad en la comunicacin es clave, sobre todo en las grandes organizaciones.
Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de manera
diferente, as que es importante mantener la comunicacin concisa para evitar la posibilidad
de un malentendido.
Lord Sharman
Presidente, Aegis Group
Lord Sharman se incorpor a Peat Marwick Mitchell (despus llamado KPMG) como
ejecutivo en el ao de 1966. Trabaj en una serie de oficinas en el extranjero antes de ser
nombrado socio en la sede de Londres en 1981.
Desde 1987 fue responsable del marketing del grupo a nivel nacional y tres aos ms tarde
se encarg de las operaciones en Londres y el sudeste. En el periodo de 1991-94, fue
Presidente de KPMG Management Consulting a nivel mundial. En 1994 fue nombrado
socio senior.
Tambin se desempe como miembro del Comit Ejecutivo Internacional y del Consejo
Europeo. En 1997 fue nombrado Presidente de KPMG International y se retir de la
empresa en septiembre de 1999.

Actualmente es Presidente del Grupo Aegis y Presidente diputado no ejecutivo de Group 4
Securicor. Adems Lord Sharman es miembro de los consejos de administracin de Aviva,
Reed Elsevier y el Grupo BG.
Organice su presentacin
Introduccin


Cuando ya dispone del material bsico para su presentacin, necesita organizarlo. Una
presentacin bien organizada har que el esfuerzo de atencin de la audiencia disminuya al
mnimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su objetivo.
Durante la introduccin, recurra a un anzueloun comentario, una pregunta, una historia
relevante, una declaracin o un ejemplopara conseguir el inters y la atencin de su
pblico.
La introduccin tambin le sirve para hacer lo siguiente:
Definir el propsito de la presentacin.
Establecer su credibilidad. Pregntese: cules de mis calificaciones impresionar
a este pblico en particular? y resltelas. O, si es apropiado, haga que otra persona
con autoridad y credibilidad anuncie su presentacin.
Describir la importancia del tema para el pblico: de qu les sirve?
Sealar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordar.
Actividad: Capte la atencin de su pblico
Usted est dando un discurso sobre innovacin a una muestra representativa de ejecutivos
de su organizacin. Cul de las siguientes frases de introduccin sera la mejor para captar
la atencin de sus oyentes al comienzo de su presentacin?

Qu tienen en comn las notas Post-it y el Silly Putty (plstico flexible con consistencia de
masa)? Son innovaciones que originalmente fueron vistas como un fracaso rotundo por los
ejecutivos.
Opcin correcta. Estos ejemplos especficos, interesantes y muy conocidos, as como los
hechos sorprendentes acerca de ellos, inmediatamente captarn el inters de su audiencia.


Hoy vamos a hablar de creatividad e innovacin para todo tipo de organizaciones.
No es la mejor opcin. Esta introduccin es demasiado amplia para captar la atencin la
atencin de su audiencia.


Cualquier empresa que espera tener xito en esta poca tan competitiva, tiene que tener la
capacidad de innovar.
No es la mejor opcin. Aunque esta introduccin deja entrever el tema de su discurso, no
es la mejor porque utiliza un lenguaje seco y por lo tanto no capta la atencin de su
audiencia.

Exposicin de una necesidad o un problema
La segunda parte de su presentacin es la exposicin de una necesidad o un problema. Aqu
usted debera hacer lo siguiente:
Dejar en claro a su audiencia por qu debera interesarse en su mensaje
Desarrollar una necesidad o un problema especfico que usted y la audiencia
resolvern juntos.
Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales de apoyo
para mantener el inters sin desviar la atencin del tema.
Involucrar a los miembros del pblico pidindoles sugerencias y abordando sus
necesidades y problemas.
Evaluar la aceptacin pidiendo feedback, si es apropiado.
La solucin
La tercera parte de su presentacin, la solucin, deja en claro a la audiencia cmo piensa
usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aqu har lo siguiente:
Ayudar a la audiencia a visualizar los beneficios de la solucin
Involucrar a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzar
Expresar su solucin en trminos de las necesidades de la audiencia
Se cerciorar de que la urgencia de su solucin coincide con la necesidad
Llamado a la accin
Idea Clave
Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la accin. Aqu debera hacer lo
siguiente:
Reiterar el mensaje clave de la presentacin
Integrar los puntos presentados en la introduccin con los comentarios de cierre
Recomendar la accin
Sugerir un acuerdo
Obtener un compromiso o la aceptacin
Entregar una conclusin final
Duracin
Cunto debe durar una presentacin? Muchas veces, usted debe ajustar su presentacin a
un horario que han programado otros.
Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentacin de ventas a un
comprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la duracin
ptima de su presentacin.
Las pautas a continuacin son tiles para ambas situaciones:
Haga que su presentacin dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje clave
en forma clara y completa.
Haga que dure slo lo suficiente para que sea clara y est completa en el tiempo
asignado.
Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayora de los adultos
recuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no ms de
siete.
Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda o
acepte una idea, resrvela para otra presentacin.
Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarla a la
carrera.
Piense en qu puede eliminar si le recortan su tiempo.
Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza bsica.
El uso de apoyos visuales
El poder de los apoyos visuales


Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayora responde mejor a los
apoyos visuales que slo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes hallazgos de
investigaciones realizadas:
Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por ciento a
travs del odo y 12 por ciento a travs del olfato.
Una imagen es tres veces ms eficaz para transmitir informacin que las palabras
por s solas.
Las palabras y las imagines juntas son seis veces ms eficaces que las palabras
solas.
Use apoyos visuales para ayudar a su pblico a:
Mantenerse atento
Recordar los datos
Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos
Sealar que usted est cambiando de tema
Elija los medios apropiados
Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales, los
rotafolios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usted debe tomar
en cuenta la flexibilidad, el costo y cun apropiado es para su presentacin.
Ventajas y Desventajas de los medios
Medio Ventajas Desventajas
Diapositivas Fciles de crear, actualizar
y transportar

No siempre se proyectan
con claridad
La tecnologa puede fallar;
debe tener un conjunto de
transparencias de respaldo
Material impreso
para entregar
tiles para presentaciones
breves e informales
Proporciona espacio para
tomar apuntes y puede
conservarse para consultas
posteriores
Puede contener
antecedentes
complementarios
Puede convertirse en el
punto focal de la audiencia,
desviando su atencin de la
presentacin
Puede distraer si se
distribuye durante la
presentacin.

Rotafolios Flexibles
Fciles de crear
Estimulan la interaccin
No son eficaces para grupos
grandes
Difciles de transportar
Transparencias Flexibles
Fciles de crear
Permiten luz en la sala para
mantener el contacto visual
Adecuadas tanto para
situaciones formales como
informales
Puede ser incmodo poner y
sacar las transparencias
Tecnologa antigua
Apoyos visuales eficaces
No todos los medios visuales mejoran una presentacin. Para que sean eficaces, los apoyos
visuales deben:
Ser simples
Usar grficos, conos y smbolos para reforzar o comunicar un concepto
Utilizar palabras clave, no oraciones completas
Emplear un slo concepto por diapositiva o pgina
Contener de 3 a 6 ideas por hoja de rotafolio
Usar color, cuando sea posible, pero no en exceso
Actividad: Cree un apoyo visual eficaz
Un apoyo visual eficaz puede ser la clave del xito de su presentacin. Vea si usted conoce
las caractersticas de un apoyo visual eficaz.
Usted est tratando de convencer a los inversionistas para construir un nuevo teatro en una
costosa pero ideal ubicacin. Ahora tiene que preparar un apoyo visual eficaz para apoyar
su presentacin.
Seleccione el texto para crear su visual.

El teatro debe estar localizado en el corazn de la ciudad, puesto que la ubicacin
impulsar las ventas de las entradas al teatro.
Los teatros de la comunidad crean centros de actividades para la poblacin juvenil. Esta
ubicacin (centro de la ciudad), es accesible por autobs.
No es la mejor opcin. Esta opcin utiliza oraciones completas en lugar de palabras clave
y expresa mltiples ideas clave.


La ubicacin impulsar las ventas de las entradas al teatro
Opcin correcta. Es ms eficaz limitar su diapositiva a una idea clave utilizando palabras
clave.


La ubicacin es importante;
Asientos para 2,000 personas;
Promueve actividades para la poblacin juvenil
No es la mejor opcin. Esta opcin contiene ms de una idea clave.

Seleccione un grfico para su apoyo visual.

Un sencillo grfico de barras que muestra la correlacin entre la localizacin del teatro y la
venta de entradas.
Opcin correcta. Este grfico transmite claramente la informacin que respalda la idea
clave.


Un grfico lineal complejo que muestra las estadsticas de venta de entradas de varios
teatros, ubicados en diferentes lugares y una fotografa de un teatro.
No es la mejor opcin. Esta fotografa no comunica su idea clave de una manera
convincente.


Dos grficos, uno complejo y uno simple, adems de una fotografa de un teatro
No es la mejor opcin. Este grfico es complejo y con muchas imgenes, adems resulta
difcil de leer y puede ser una distraccin.

Seleccione una gama de colores para su visual.

Cuatro brillantes y contrastantes colores nen
No es la mejor opcin. Esta opcin utiliza muchos colores y puede hacer que su apoyo
visual distraiga la atencin o sea difcil de leer.


Blanco y negro
No es la mejor opcin. Este apoyo visual puede beneficiarse del uso de una variedad de
colores para crear un inters visual y poner de relieve los puntos clave.


Dos tonalidades del mismo color, una clara y otra oscura.
Opcin correcta. Este visual contiene un agradable equilibrio de color. El uso apropiado
del color crea un inters visual y pone de relieve los puntos clave.

Ensayo
Ensaye hasta que est listo.
Idea Clave
Cundo le gustara conocer los puntos dbiles, las partes tediosas y los excesos de detalles
de su presentacin? Antes o despus de darla? Ensaye para descubrir y corregir estos
problemas por adelantado. Para aprovechar al mximo su ensayo:
Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usar en el evento real.
Ensaye la presentacin completa cada vez que practique.
Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario,
practique con una grabadora de cinta o video.
Ensaye hasta que la presentacin no suene como si la hubiera memorizado.
Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.
Preprese fsica y mentalmente


La entrega de una presentacin eficaz requiere una preparacin mental y fsica. Por
ejemplo:
Visualcese dando una presentacin exitosa. Repita para s mismo afirmaciones
positivas como Estoy relajado y listo.
Use tcnicas de respiracin y ejercicios para liberar la tensin a fin de disminuir el
estrs.
Pregntese: Qu es lo peor que podra suceder? y luego preprese para esa
posibilidad.
Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento,
cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.
Supere el temor a dar una presentacin


Incluso los oradores profesionales se ponen nerviosos. La clave para una presentacin
exitosa est en cmo manejar el miedo. Considere las siguientes tcticas para ayudarle a
superar el temor:
Ensaye su presentacin y aprndasela a fondo.
Ocpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por telfono antes
de la presentacin o en persona a medida que ingresan a la sala.
Anticipe las preguntas y objeciones que tengan ms probabilidad de surgir.
Preprese tanto fsica como mentalmente.
Presentar eficazmente
Dirija su presentacin


Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia y ya prepar sus mensajes, sus
materiales y su persona, usted puede concentrarse en hacer la presentacin lo ms
interesante posible. Usted lograr el mejor desempeo si se expresa de manera eficaz,
proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada.
He aqu algunas sugerencias:
Haga su presentacin en tono conversacional.
No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes slo en caso necesario.
Evite usar jerga o trminos que pueden ser desconocidos para el pblico.
Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrs del podio, si
puede hacerlo.
Cuando desee control o ms participacin o bien incorporarse al grupo, camine
entre el pblico.
Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reaccin.
Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedas en
sus bolsillos.
Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno como
eem este y aaa".
Elija cuidadosamente sus palabras
Perspectiva Personal
Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en trminos del impacto que pueden tener las
palabras una vez que llegue a una posicin de poder, cualquiera que sea, y la gente est
empezando a prestarle atencin a lo que dice, entonces usted necesita convertirse en una
persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente y tomara en cuenta todo
lo que he odo de forma absolutamente literal, qu estara escuchando?' Usted casi necesita
decir en su mente las palabras sin ponerles emocin algunaporque en su mente les est
dando un matiz, sea ste gracioso, casual o off the recorddebe pensar en ellas como si
fueran una declaracin que pudiera estar en primera plana en el diario de maana.
Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en el diarioTIME:00:49],
estara muy avergonzado? y segundo, me estara lamentando de lo que dije?
Entre ms poderoso se convierta un lder, habr ms gente que estar pendiente de cada una
de sus palabras. Como consecuencia de ello, los lderes deben tener cuidado con lo que
dicen para evitar posibles confusiones y problemas.
Paul Anderson
Presidente y CEO, Duke Energy
El Sr. Anderson comenz su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversos cargos en
las reas de marketing, ingeniera de producto, finanzas y manufactura desde 1969 a 1972.
Fue Gerente de Planificacin entre 1972 y 1977 y posteriormente se uni a PanEnergy.
Los siguientes aos, el Sr. Anderson ocup varios roles de liderazgo dentro de la empresa,
los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO.
Cuando PanEnergy se fusion con Duke Power en 1997, pas a ser Presidente y Director de
Operaciones de Duke Energy durante un ao, despus de haber jugado un papel clave de
liderazgo durante la fusin.
Luego, en 1998 se traslad a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001, cuando la
empresa se fusion con Billiton. Posteriormente se convirti en Director General y CEO de
BHP Billiton Ltd., (compaa listada en Australia) y BHP Billiton PLC (compaa listada
en el Reino Unido) y trabaj ah hasta su retiro de la empresa en julio de 2002.
El Sr. Anderson regres a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003.
Tambin participa en el consejo de administracin de Qantas Airways.
Utilice su voz
Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente:
Mantenga un tono natural y conversacional.
Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso de no
tener un micrfono. Pruebe la acstica del lugar cuando ensaye.
Utilice un micrfono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande, y
ensaye para encontrar el volumen adecuado del micrfono.
Evite hablar demasiado rpida o lentamente. Practique con una grabadora o frente a
un colega para obtener feedback.
Sea expresivo. No hable en forma montona. Suba y baje el tono de su voz para
expresar su idea.
Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.
Proyecte una imagen positiva
Su confianza en su mensaje y su compromiso con ste se reflejan en su postura y en su
lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cercirese de hacer lo siguiente:
Proyecte confianza a travs de su vestuario y presencia.
Asegrese de que sus expresiones faciales transmitan inters en el pblico. Si est
demasiado nervioso para mirar a todo el pblico, concntrese en algunas personas.
Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.
Mantenga a la audiencia interesada
Asegrese de que haya terminado de hablar antes de que su audiencia haya terminado
de escuchar.
Dorothy Sarnoff
La mayora de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difciles: los que
dejan de prestar atencin, los agotados o los que estn tan ocupados que estn pensando en
otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen con estas descripciones no
escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas para captar su atencin y
mantenerla
Para mantener un alto nivel de atencin de su audiencia:
Cambie lo que est haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie su
tono de voz.
Proponga una votacin a mano alzada
Agregue humor
Use analogas y ejemplos vvidos
Incorpore historias personales
Emplee datos estadsticos convincentes y testimonios expertos
Utilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y grficos eficazmente
Haga una pregunta
Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y al mismo
tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar ms detalles en las reas que les
interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que le formulen.
Actividad: Evaluar una presentacin
(hablando en un tono conversacional, utilizando cambios en las inflexiones de voz)
Buenas tardes y gracias por venir. Mi nombre es Marianne Chiu y he sido directora de
reclutamiento para la compaa Treaty Elm Financial durante cinco aos. Estoy aqu hoy
para hablar con ustedes acerca de nuestro proceso de reclutamiento para que ustedes, como
nuevos ejecutivos, puedan contratar a las personas que necesiten para sus equipos.
Antes de empezar, um, cuntos de ustedes necesitan de forma inmediata, un nuevo
miembro en su equipo?
Parece que alrededor de un tercio de ustedes.
Cuntos de ustedes saben de una vacante que se abrir en su equipo en las prximas seis
semanas?
Alrededor de diez de ustedes.
Uh, bueno, si no tienen una necesidad an, cranme que la tendrn.
Ok, um, el primer paso en el proceso de contratacin es identificar qu tipos de BI se
requieren del candidato que ser entrevistado para saber si puede hacer el trabajo para el
cual est contratando.
Si ustedes no estn seguros qu tipo de BI corresponde a cada funcin, o no saben lo que es
un BI, simplemente consulten la seccin de reclutamiento de Treatry Elm la cual se
encuentra online.
A continuacin, ingresen en la intranet de la empresa y registren el req. en el sistema.
Asegrense de incluir su nmero TKM, para que sepamos quin es. El req. ser remitido a
un reclutador y a su superior para que la apruebe. Llegado a este punto es mejor que ustedes
le enven al ejecutivo encargado de la aprobacin un email para dejarle saber que est
atento a la solicitud de personal que est en proceso y que pronto le ser enviada.
Cul de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da una presentacin?

Hablar a partir de un libreto
No es la mejor opcin. Hacer referencia a sus notas continuamente durante toda la
presentacin rompe la conexin entre el orador y la audiencia.


Uso de jerga profesional
No es la mejor opcin. El uso de jerga profesional puede excluir a ciertos miembros de la
audiencia de la comprensin de una presentacin y debe evitarse siempre que sea posible.


Incorporar historias personales
Opcin correcta. Incorporar historias personales hace que los conceptos abstractos sean
ms vivos para el pblico y atraen su atencin.

Cul de las siguientes no es una conducta eficaz cuando se da una presentacin?

Uso del movimiento para mantener interesada a su audiencia
No es la mejor opcin. sta es una conducta eficaz. El uso del movimiento mientras se
hace una presentacin, puede ayudar a cautivar al pblico y prevenir al presentador de
realizar pequeos movimientos nerviosos que distraen.


Variacin entre hablar demasiado rpida o lentamente
Opcin correcta. Aunque la variacin de ritmos en el discurso es una conducta de
presentacin efectiva, el expositor debe evitar hablar demasiado rpido o lento durante su
discurso.


Hacer preguntas
No es la mejor opcin. sta es una conducta eficaz. Cuando el expositor hace preguntas a
su audiencia atrae su atencin y establece la relevancia de su presentacin.

Cmo manejar las preguntas