Ingeniera de sistemas y computacin, Formulacin y evaluacin de proyectos

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ORGANIZACIN

Ciclo de vida del proyecto
Dividir un proyecto en fases facilita su gestin y desarrollo, conocindose esto como el ciclo de
vida del proyecto. Un ciclo de vida que puede ser especfico por una organizacin para la gestin de
cierto tipo de proyectos.
El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.
No hay una manera definida del ciclo de vida ideal de un proyecto.
Un ciclo de vida de un proyecto define:
El trabajo tcnico que debe realizarse en cada fase.
El momento en que se deben generar los productos entregables para cada fase.
Los involucrados en cada fase del proyecto.
Cmo controlar y aprobar cada fase.
Los ciclos de vida de los proyectos pueden compartir determinadas caractersticas comunes:
Fases secuenciales
Nivel de coste y de personal.
Nivel de incertidumbre, por lo tanto el riesgo de no cumplir con los objetivos es ms
elevado al inicio del proyecto.
Caractersticas de las fases del proyecto
Conclusin y aprobacin de productos entregables, caracteriza una fase del proyecto. Un producto
entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, tal como una especificacin, un
informe del estudio de viabilidad, un documento de diseo detallado o un prototipo de trabajo.
Las fases son parte de un proceso diseado para garantizar un control sobre el proyecto y obtencin
del producto o servicio finalmente deseado. Una fase del proyecto finaliza con una revisin del
trabajo alcanzado y los productos entregables, con el fin de determinar la aceptacin, si se requiere
trabajo adicional o si se debe considerar cerrada la fase.
La direccin incluye una revisin para tomar una decisin a fin de comenzar las actividades de la
siguiente fase sin cerrar la fase actual, es decir, mientras se analiza un mdulo, se puede comenzar a
recopilar la informacin necesaria de otro mdulo de forma paralela.
Cada fase se inicia para producir una salida, dependiendo de la fase, se especifica lo que est
permitido y lo que se espera para dicha fase.
Debe ser importante diferencia entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto.
El ciclo de vida del producto inicia con un plan de negocio, luego la idea, hasta llegar al producto,
las operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto pasa por una serie de fases
para crear el producto.
Interesados en el proyecto

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Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan o estn vinculados de
forma activa en el proyecto. Tambin, aquellos que sus intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecucin del proyecto o de su conclusin. Esto influye bastante sobre los objetivos
y resultados del proyecto.
Los interesados tienen ciertos niveles de responsabilidad y autoridad al participar en un proyecto,
que cambian con el transcurso del ciclo de vida del proyecto.
Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto. Los interesados de
influencia positiva, son aquellos que normalmente se beneficiaran de un resultado exitoso del
proyecto, mientras que los interesados de influencia negativa, son aquellos que ven resultados
negativos como consecuencia del xito del proyecto.
Entre los interesados de los proyectos se encuentran:

Director del proyecto.
Cliente/usuario.
Miembros del equipo del proyecto.
Organizacin ejecutante.
Equipo de direccin del proyecto.
Patrocinador
Influyentes.
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO).

Influencias de la organizacin

La madurez de una organizacin con respecto a su sistema de gestin de proyectos, su cultura, su
estructura de la organizacin y su oficina de gestin de proyectos puede influir en el proyecto.

Sistemas de organizacin
Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas operaciones se centran
principalmente en los proyectos. Se dividen en dos categoras:

Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecucin de proyectos para
otros, como las empresas de arquitectura, las empresas de ingeniera, los consultores, los
contratistas de construccin y los contratistas del gobierno.

Organizaciones adoptan la direccin por proyectos. Son organizaciones que tienden a
tener sistemas de gestin para facilitar la direccin de proyectos

Culturas y estilos de la organizacin
La mayora de las organizaciones han desarrollado culturas nicas, reflejadas en factores
como:

Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas.
Polticas y procedimientos.
Percepcin de las relaciones de autoridad.
tica laboral y horario laboral.

Estructura de la organizacin

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La estructura de la organizacin restringe la disponibilidad de recursos.

La organizacin funcional, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior
claramente establecido. Los miembros estn agrupados segn la especialidad. Las
organizaciones funcionales tambin tienen proyectos, sin embargo, el alcance del proyecto
generalmente se restringe a los lmites de la funcin.

Cuando se emprende el desarrollo de un nuevo producto dentro de una organizacin
funcional, la fase de diseo es frecuentemente denominada proyecto de diseo, e incluye
slo personal del departamento de ingeniera. Por lo tanto, cuando surgen preguntas
relacionadas con fabricacin, stas se pasan a travs de la jerarqua de la organizacin hasta
el jefe del departamento, quien consulta con el jefe del departamento de fabricacin. El jefe
del departamento de ingeniera transmite la respuesta a travs de la jerarqua hasta el
gerente funcional de ingeniera.

En una organizacin orientada a proyectos, los miembros del equipo se encuentran
ubicados en un mismo lugar. La mayora de los recursos de la organizacin estn
involucrados en el trabajo del proyecto, y los directores del proyecto cuentan con una gran
independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen tener unidades
denominadas departamentos, pero estos grupos dependen directamente del director del
proyecto o proveen servicios de soporte a diversos proyectos.

Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de caractersticas de las
organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. Las matriciales dbiles
mantienen muchas de las caractersticas de las organizaciones funcionales, y el director del
proyecto es ms un coordinador que un director. Las matriciales fuertes tienen muchas de
las caractersticas de las organizaciones orientadas a proyectos; pueden tener directores de
proyectos a dedicacin completa con considerable autoridad y personal administrativo de
dedicacin completa.

Rol de la PMO en las estructuras de la organizacin

La implementacin de la PMO trae ciertos beneficios para la organizacin. Aquellas
organizaciones que emplean una estructura de organizacin matricial, y casi siempre en todas las
organizaciones que emplean una estructura de organizacin orientada a proyectos, especialmente
cuando la organizacin matriz participa de la direccin de proyectos mltiples.
Una PMO puede existir en cualquier estructura organizativa, la funcin de una PMO dentro de una
organizacin puede variar desde una influencia de asesoramiento, limitada a la recomendacin de
polticas y procedimientos especficos sobre proyectos individuales, hasta una concesin formal de
autoridad por parte de la direccin ejecutiva. La PMO puede delegar su autoridad al director del
proyecto individual.


Sistema de gestin de proyectos

El sistema de gestin de proyectos es el conjunto de herramientas, tcnicas, metodologas, recursos
y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto. Puede ser formal o informal, y ayuda al
director del proyecto a gestionar de forma eficaz un proyecto hasta su conclusin.
Si existe una PMO en la organizacin, una de las funciones de la PMO normalmente consistir en
gestionar el sistema de gestin de proyectos, para asegurar la consistencia en su aplicacin y la
continuidad en los diferentes proyectos que se estn llevando a cabo.