Organizar eventos es un servicio con gran demanda que

puede ser muy rentable

Organizacin de eventos
Organizar eventos requiere tres cosas bsicas: contactos, un
colchn financiero y capacidad de sacrificio a prueba de bombas.
Si renes estas condiciones, sta es tu oportunidad.
Celia Garca Vega y Maribel Gonzlez 04/08/2009
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Aunque no es una actividad exenta de inconvenientes, la rpida evolucin del sector y
la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organizacin de
eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos
emprendedores que hayan tenido alguna relacin con el mismo. Fernando Bello,
director en Madrid de Test Drive Europe, asegura que este negocio puede ser muy
rentable a muy corto plazo, si tienes una buena cartera de clientes y un gran
conocimiento del sector que te permita responder a todas las demandas y adelantarte
a los problemas. En definitiva, si demuestras tu profesionalidad en cada trabajo. Para
Berta Rebollo, responsable de organizacin de eventos de Talante, la principal
desventaja del sector es que no puedes entrar si no lo conoces previamente. Primero,
porque la competencia es muy fuerte y para hacerte un hueco la experiencia es la
mejor carta de presentacin. Y segundo, porque es un negocio que funciona
bsicamente a travs de contactos.
Jos de la Pisa, director de El lado positivo de la vida, tambin cree que una de las
principales desventajas de la organizacin de eventos es el exceso de competencia:
El problema es ms grave si slo te dedicas a actos para empresas, porque ste es un
mercado ms consolidado, con muchas empresas especializadas, y en el que las
antiguas agencias de imagen, comunicacin y publicidad estn diversificando para
ofrecer un servicio integral a sus clientes. Por el contrario, las personas fsicas ofrecen
todava muchas posibilidades pues representan un mercado poco desarrollado en
Espaa.
Para Fernando Bello, la principal desventaja del negocio se deriva del intrusismo que
lo acompaa. Es un sector rentable, no requiere mucha infraestructura y parece fcil
de hacer. Otro problema es que es un negocio muy esclavo, sin horarios. Explica
Bello que puedes estar varios meses sin hacer apenas algo ms que labor comercial y
de repente llegar una racha de trabajo de quince horas diarias de lunes a domingo.
DINERO EN EL BOLSILLO
Es un negocio que precisa una fuerte inversin en la bsqueda de nuevos clientes y
proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organizacin
de los actos, etc. Adems e s importante que los clientes perciban que tu empresa es
solvente y que se puedan fiar de tus posibilidades financieras para afrontar la
organizacin de un evento antes de que ellos te paguen. Fernando Bello explica que
para montar una empresa de este tipo no basta con los 3.000 euros necesarios para
crear una sociedad limitada. Necesitas disponer, al menos y como ejemplo de 9.000
euros para alquilar un palacio donde realizar una convencin y otros tantos para
pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto. Segn Jos de la
Pisa, no hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por
adelantado, mientras que los clientes siempre pagan despus del evento. Adems los
proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene unas caractersticas y
necesidades distintas, por lo que no se fan y, dependiendo del grado de confianza
que mantengas, pueden exigir el pago al contado con una antelacin de 30, 60 o 90
das.
POCOS PROFESIONALES
Una empresa de organizacin de eventos no requiere contar con mucho
personal.Basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te
ayuden en la labor comercial. El resto de servicios los vas a subcontratar, por lo que
cuantos menos gastos de personal tengas, menos lastrars tus resultados. Fernando
Bello asegura que la empresa ideal que se inicia en este mercadosera la constituida
por una nica persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad
y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento. Y
Rebollo asegura que el personal debe tener formacin en turismo, relaciones
pblicas, comunicacin interpersonal, etc. Tambin han de dominar varios idiomas.
UBICACIN Y DECORACIN
Antes de montar tu empresa, indaga si en el rea de influencia del futuro negocio hay
suficientes empresas interesadas en contratar tus servicios, as como infraestructuras
para prestarlos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes...). Lo ideal es
establecerte en ciudades medianas donde an hay hueco en el mercado (Valencia,
Sevilla, Bilbao...) y prestar servicios a clientes de los alrededores. Para ubicar tu
oficina, Bello asegura que no hace falta un local muy grande pero s situado en una
zona que venda por s sola al aparecer en tu tarjeta de visita. La decoracin importa
en la medida en que sirve para mejorar tu imagen. No olvides que tu oficina, tu
vestuario, etc., dan a tus cliente un referente de los eventos que organizas.
Respecto a la inversin publicitaria, sta no va a ser muy elevada porque la frmula
ms rentable para una empresa de organizacin de eventos es la labor comercial y,
sobre todo, el boca-odo. Segn Rebollo, es un negocio en el que cuentan mucho los
contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva. En todo
caso, puedes insertar anuncios en medios muy especializados y servirte de formas de
publicidad que lleguen ms directamente a tu pblico objetivo: mailings, pginas
amarillas, asistencia a ferias, etc.".




Plan de Negocio. Montar una Empresa de Organizacin y Desarrollo de Eventos
1.- LA IDEA DE NEGOCIO.
Nuestro objetivo inmediato es montar una empresa dedicada a la organizacin y realizacin de eventos
profesionales
2.- IDENTIFICACIN DE LOS/AS EMPRENDEDORES/AS
Se recomienda que la persona que se embarque en este negocio sea una persona con capacidad para la
organizacin de actos y eventos, con dotes comerciales y de atencin al pblico.
3.- DESCRIPCIN DEL PRODUCTO-SERVICIO/EL MERCADO
EL PRODUCTO O SERVICIO:
La actuacin de la empresa se desarrolla en dos fases:
INFORMACIN
Antes del comienzo de cualquier actividad, contratada por el cliente, la empresa deber de adoptar las
medidas necesarias para garantizar que la persona usuaria est informada de las instalaciones y servicios.
ACTIVIDADES
Este negocio permite una adaptacin muy personal segn el perfil del emprendedor que vaya a llevarlo a
cabo.
Entre las actividades que usualmente suelen realizar este tipo de empresas encontramos:
Actividades de comunicacin, promocin y de marketing. Es frecuente realizar actividades de
comunicacin para las empresas que lo soliciten, llegando a montar incluso gabinetes de prensa o toda la
campaa de comunicacin para una empresa o para el lanzamiento de un producto, etc.
Organizacin de eventos como reuniones, convenciones, conferencias, almuerzos de trabajo, cenas
espectculo, etc. y celebraciones para particulares (desde cumpleaos hasta celebraciones de boda).
Para realizar estas actividades, la empresa deber proporcionar stands, mostradores, expositores y otros
elementos de decoracin, iluminacin, azafatas, catering, personal de seguridad, etc. Por ello, es
frecuente la subcontratacin de diferentes profesionales en funcin de la actividad concreta.
EL MERCADO
El sector de la organizacin de eventos es uno de los ms importantes dentro del mercado del ocio y el
turismo.
Nos encontramos ante un sector actualmente en crecimiento. Claro ejemplo de esta afirmacin es que
cualquier empresa a la hora de presentar un nuevo producto o un proyecto a sus clientes, organiza un
desayuno, almuerzo o cena para agasajar a sus invitados. Adems, cada vez es ms habitual invertir una
suma importante para celebrar bodas, bautizos y comuniones como un smbolo de posicin social.
Dentro del sector de la organizacin de eventos nos encontramos con diversos subsectores:
Organizacin de ferias, congresos y conferencias.
Organizacin de actos para particulares: fiestas, bodas, etc.
Organizacin eventos para empresas: reuniones, viajes...
Organizacin de eventos para instituciones.
Organizacin de eventos deportivos, etc.
Es muy importante ampliar el abanico de actividades y tratar de enfocar el negocio desde el punto de vista
que proporcione ingresos durante todo el ao. De todas formas las empresas inicialmente suelen mantener
una oferta muy diversificada, pero la tendencia general es hacia la especializacin una vez que se ha
comprobado cuales son los servicios ms demandados y de los que se saca mayor rentabilidad.
LA CLIENTELA
Este tipo de servicio puede ofrecerse a una multitud de clientes distintos, ahora bien, todo depende del
volumen de negocio que el emprendedor desee abarcar. Este estudio se basar en el supuesto de un inicio
modesto, pero consciente de las mltiples oportunidades de crecimiento que se tienen.
Entre los clientes pueden estar:
Grupos de amigos para celebrar un evento, casinos, asociaciones de ocio, fundaciones,...
Colegios, guarderas, residencias de ancianos, hospitales, etc.
Ayuntamientos e instituciones u otro organismo para actos sociales
Empresas (catering, buffets y comedores de empresa.
Eventos sociales y celebraciones: fiestas, bodas, comuniones, bautizos...
LA COMPETENCIA
Para estudiar la competencia del negocio, habr que tener en cuenta los siguientes tipos de competidores:
Empresas de organizacin de eventos : empresas similares a la que se describe en este proyecto.
Empresas especializadas en algunas de las actividades: eventos deportivos, empresas de catering, diseo
de stand, ferias, exposiciones, etc.
Es conveniente estudiar en la zona en la que se decida localizar el negocio, si existe algn potencial
competidor y ver si su perfil se asemeja al que se le quiere dar a este proyecto.
PLAN DE VENTAS
Es importante destacar en este punto algunas cuestiones:
El mercado es muy sensible a las acciones publicitarias. La comercializacin debe contar con un
importante apoyo de la poltica de comunicacin y de promocin.
Es recomendable dirigir una comunicacin personalizada por grupos, ya que no es igual la informacin
que se quiere transmitir a empresas privadas, que a grupos de particulares, sobre todo por las diferencias
de gustos y poder adquisitivo.
Un medio econmico y muy efectivo en este sector es Internet, se recomienda crear una pgina Web, en
la que se publiciten todas las actividades que se ofrecen, fotos de los trabajos realizados, ofertas, etc.
La mejor forma de captacin de clientes es el boca boca. Por ello es importante la satisfaccin del
cliente a fin de que recomienden el servicio
4.- LOCALIZACIN
En este apartado se debe indicar:
La situacin de la empresa: municipio, zona (indicando si se ubicar en algn polgono industrial, centro
comercial..)
La proximidad de la empresa a vas de comunicacin. Es conveniente adjuntar un mapa o plano de la zona,
donde se puede apreciar el emplazamiento de la empresa
Las polticas municipales o regionales de ayudas a la instalacin de nuevas empresas.
Los suministros y servicios existentes en la zona.
La posibilidad de abastecerse en la zona de materias primas y otros productos. Las posibilidades de
subcontratacin de servicios o trabajos con otras empresas.
5.- PLAN DE ORGANIZACIN Y RECURSOS HUMANOS
Para poner en funcionamiento una empresa de organizacin de eventos no es necesario contar con una
extensa plantilla ni una gran infraestructura.
Lo ms oportuno para el inicio es el contrato de personal por horas para la realizacin de servicios concretos.
Cuando el negocio se vaya consolidando, se ir contratando personal fijo siempre que exista un volumen de
trabajo que lo justifique.
Por este motivo, la plantilla inicial estar compuesta por:
Gerente : Que realizar todas las tareas de gestin de la empresa. Adems desarrollar las actividades
comerciales.
Administrativo/a : Esta persona estar encargada de atender, las necesidades de informacin (atencin
telefnica, recepcin de correo, etc) y tambin desempear las tareas administrativas habituales (cobros,
documentacin, etc.). Por la naturaleza del puesto debe valorarse las habilidades sociales de la persona
que lo ocupe.
Para cada trabajo concreto que se vaya a realizar, se subcontratar al personal necesario para llevarlo a
cabo: azafatas, montadores, camareros, personal de seguridad, etc.
6.- PLAN ECONOMICO-FINANCIERO I. INVERSIONES Y FINANCIACION.
Para el desarrollo de la actividad sern necesarias las siguientes INVERSIONES:
Ubicacin de las Instalaciones.
En este negocio es fundamental la ubicacin del local. Debe de situarse en lugares de gran afluencia de
pblico, preferiblemente cerca de colegios, organizaciones, edificios de oficinas, e incluso cercano a agencias
de viajes, debido a que los clientes ante el desconocimiento de la existencia de empresas especializadas en
estas actividades acuden a las agencias de viajes para solicitar los servicios.
Caractersticas de las Instalaciones.
Las instalaciones necesarias para el desarrollo de la actividad estn formadas por una oficina de pequeas
dimensiones, en la que se atender a los clientes y almacenar el material. Se recomienda un establecimiento
de unos 25m 2.
Costes Acondicionamiento Local
Aqu se incluyen los conceptos relativos a:
Acondicionamiento externo: Rtulos, vitrinas, carteleras, cierres...
Acondicionamiento interno:
Hay que adecuar el local para que se encuentre en condiciones para su uso. Adems la ley obliga a
incorporar un aseo para uso personal. Para el acondicionamiento del local habr que realizar una serie de
obras que dependern del estado en el cul se encuentre el mismo. De este modo tambin supondrn un
coste, a la hora de iniciar la actividad, la licencia de obra, la obra y los costes del proyecto.
Estos costes pueden rondar los 9.860 (IVA incluido) aunque esta cifra vara mucho en funcin del estado en
el que se encuentre el local. De este modo, la cantidad anterior puede reducirse en gran medida si el local ya
ha sido acondicionado previamente.
Mobiliario y Decoracin
El objetivo debe ser conseguir la mxima funcionalidad cuidando su vez todos los detalles estticos que
transmitan la imagen de calidad que queremos para el negocio, a la vez que resulte cmodo para los clientes.
El mobiliario bsico estar compuesto por los elementos que se exponen a continuacin:
Mesas y sillas de oficina.
Estanteras y armarios.
El coste por estos elementos puede rondar los 1.500 (IVA incluido). Esta cantidad ser muy superior si los
elementos son de diseo, materiales especiales, etc.
Equipo Informtico
Es recomendable disponer de TPV compuesto por ordenador, cajn portamonedas y mquina de impresin
de ticket y facturas. El coste de este equipo informtico es de, al menos, 1800
Stock Inicial y Materiales de Consumo
Para comenzar la actividad habr que realizar una primera compra de material de oficina: bolgrafos, papel,
tinta para impresora...
El coste por estos conceptos se estima en 696 (IVA incluido).
Gastos de constitucin y puesta en marcha
Se incluyen aqu las cantidades que hay que desembolsar para constituir el negocio. Entre estas cantidades
se encuentran: proyecto tcnico, tasas del Ayuntamiento (licencia de apertura); contratacin del alta de luz,
agua y telfono; gastos notariales, de gestora y dems documentacin necesaria para iniciar la actividad.
Estos gastos de constitucin y puesta en marcha, en el caso de iniciar el negocio como autnomo, sern de
aproximadamente 1392 euros (incluye IVA). Esta cuanta es muy variable de un caso a otro pues depender
del coste del proyecto tcnico, etc. adems aumentar en el caso de que se decida crear una sociedad.
Fianzas depositadas
Es frecuente que se pida una garanta o fianza de arrendamiento equivalente a dos meses de alquiler del
local, lo que puede rondar los 500,00 (este coste va a depender mucho de las condiciones del local y sobre
todo de la ubicacin del mismo).
Fondo de Maniobra
A la hora de estimar el fondo de maniobra se ha considerado una cantidad suficiente para hacer frente a los
pagos durante los 3 primeros meses, esto es: Alquiler, sueldos, seguridad social, suministros, asesora,
publicidad, etc.
Pagos Mensuales
Alquiler. 250
Suministros. 150
Gastos Comerciales. 90
Gastos por Servicios Externos. 60
Gastos de Personal. 2307
Otros Gastos. 175
Total pago en 1 mes. 3032
Fondo Maniobra 3 meses (aprox) 9096
La inversin inicial necesaria para llevar acabo este proyecto se resume en el siguiente esquema (en
euros) (sin IVA)
Adecuacin del Local: 8500
Mobiliario y Enseres: 1293
Equipo Informtico y Software: 1552
Equipamiento: 0
Stock Inicial y Consumibles: 600
Gastos de Establecimiento: 1200
Fianzas: 500
Fondo de Maniobra: 9096
Utensilios y Herramientas:0
Otras Inversiones: 0
Total: 22741 (Total sin IVA)
PLAN DE FINANCIACION: Para financiar este negocio existen varias opciones:
Fuentes Propias. Es aquella financiacin que proviene de los recursos propios del emprendedor/es: dinero,
bienes en especie, etc.
Fuentes Ajenas. Cualquier tipo de financiacin que provenga de terceros ajenos a la empresa: financiacin
bancaria (a travs de crditos, prstamos y descuentos), financiacin de otro tipo de empresas, sociedades de
garanta recproca y entidades de capital riesgo, etc.
Apoyo a la inversin. Ayudas y subvenciones generalmente provenientes de instituciones y
Administraciones Pblicas. Son recursos que obtiene la empresa de organizaciones de carcter generalmente
pblico. Suelen consistir en prstamos a un tipo de inters ms barato que el del mercado y ayudas a fondo
perdido para fomentar la creacin de empresas.
7.- ANLISIS ECONMICO-FINANCIERO II. INGRESOS Y GASTOS
PREVISIN DE GASTOS
La estimacin de los principales costes mensuales es la siguiente (no incluyen el IVA):
Costes variables:
Los costes variables se componen bsicamente del coste de subcontratacin de servicios y personal:
transporte, montaje, catering, azafatas y resto de personal necesario, etc.
Estos costes se han estimado en un 65% de los ingresos.
Alquiler:
Para este negocio es necesario contar con un local de, al menos, 25 m 2. El precio aproximado para un local
de estas dimensiones, es de unos 250 mensuales.
Suministros, servicios y otros gastos:
Aqu se consideran los gastos relativos a suministros tales como: luz, agua, telfono, etc. Tambin se incluyen
servicios y otros gastos (limpieza, consumo material de oficina, etc.).
Estos gastos se estiman en unos 150,00 mensuales.
Gastos comerciales:
Para dar a conocer el negocio y atraer a clientes, tendremos que soportar ciertos gastos comerciales y de
publicidad de unos 90,00 mensuales.
Gastos por servicios externos:
En los gastos por servicios externos se recogen los gastos de asesora. Estos gastos sern de unos 60,00
mensuales.
Gastos de personal:
El gasto de personal estar compuesto por:
Para realizar el estudio se ha considerado que el negocio ser gestionado por el emprendedor, que ser el
gerente del negocio, y adems se contratar a monitor de turismo activo a tiempo completo.
Este coste de personal se distribuir mensualmente del modo siguiente (incluye prorrateadas las pagas
extraordinarias):
Gerente (emprendedor autnomo) 1.125 + 0
Monitor 900 + 282
Otros gastos:
Contemplamos aqu una partida donde incluimos otros posibles gastos no incluidos en las partidas anteriores
(seguros, tributos, etc.). La cuanta estimada anual ser de 2.100 anuales por lo que su cuanta mensual
ser de 175 .
Amortizacin:
La amortizacin anual del inmovilizado material se ha estimado del modo siguiente:
Adecuacin del Local: 850
Mobiliario y Enseres: 258,6
Equipo Informtico y Software: 388
Equipamiento : 0
Utensilios y Herramientas: 0
Otras Inversiones: 0
Total: 1496,6
(*) La amortizacin de la adecuacin del local se ha realizado en 10 aos. El plazo de amortizacin de la
adecuacin del local sera el correspondiente a su vida til pudindose aplicar las tablas fiscales existentes
para ello. No obstante, dado que se ha supuesto que el local ser en rgimen de alquiler, dicha vida til queda
condicionada al plazo de vigencia del contrato de alquiler si este fuera inferior a aquella.
Adems habra que incluir la amortizacin de los gastos a distribuir en varios ejercicios (gastos de constitucin
y puesta en marcha):
Gastos de Establecimiento: 400
Total Anual: 400
Total gastos Fijos Estimados/mes. 3.190,05
Total gastos Variables Estimados/mes. 65%
TOTAL GASTOS MENSUALES: 9114,43
PREVISIN DE INGRESOS:
El mercado es libre y los precios varan razonablemente. Los precios varan mucho en funcin del servicio, los
monitores que se necesiten para el desarrollo de la actividad y el material.
Los servicios se clasificarn en funcin de los niveles de dificultad. En funcin a las actividades que se quieran
ofertar, la empresa establecer unos precios tomando como referencia los de la competencia. Adems habr
que tenerse en cuenta que el precio debe incluir monitores titulados, todo el material necesario para la
realizacin de la actividad y los seguros obligatorios.
8.- ASPECTOS FORMALES:
Eleccin de la Forma Jurdica. Elige y justifica el tipo de empresa escogido.
Una decisin importante que debemos tomar es el tipo de empresa que constituimos. Esta decisin est
condicionada por:
El nmero de promotores que integren el proyecto.
El tipo de actividad de la empresa.
La limitacin de responsabilidad frente a terceros.
Los aspectos fiscales.
El capital para iniciar la actividad.
Las ventajas e inconvenientes de cada una de las formas legales.
Otros Requisitos:
Algunos requisitos que, con carcter general, se exigen para la apertura de una sala de baile son:
1. Licencia municipal de funcionamiento:
Para que la concedan es necesaria una certificacin de un tcnico que acredite que la adaptacin del local se
ha realizado bajo su direccin y conforme a la normativa. Adems se debe contratar un seguro que cubra los
riesgos de incendio y de responsabilidad civil frente a terceros, un plan de revisiones peridicas para los
equipos de proteccin contra incendios y un plan de emergencia. Todo ello con una ficha tcnica donde se
especifiquen sus caractersticas.
2. Licencias de actividades e instalaciones:
Para poder poner en marcha el negocio, se deber solicitar la Licencia de apertura a la autoridad competente,
concretamente en el rea de Medio Ambiente / Servicio de Proteccin Ambiental, ya que se trata de un
establecimiento relacionado en la Ley de Proteccin Ambiental de Andaluca. Es necesario presentar una hoja
en la que se especifiquen las caractersticas de las actividades e instalaciones, una relacin de los
propietarios y vecinos afectados y una memoria con la descripcin de la actividad, del local, de las
condiciones de instalacin e higiene, etc. Adems deber adjuntar los planos de situacin parcelaria del local
y de la distribucin del mismo (indicando los accesos, escaleras, alumbrados especiales, salidas previstas
para la evacuacin de humos, etc.) y el presupuesto de las instalaciones y maquinaria necesaria.

Oja http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/handle/123456789/2146
http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/2146/1/Tesis-GordonesGuevarayAzuaje.pdf
http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/2146/1/Tesis-GordonesGuevarayAzuaje.pdf
http://www.eventosmag.com/Revista19-deco.pdf
http://www.tesis.uchile.cl/bitstream/handle/2250/103706/cf-hoffmann_jv.pdf?sequence=3
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