Las TICs en contabilidad

Introduccin
En este trabajo abarcaremos de manera muy general las tecnologas que la prctica de
la Contabilidad ha ido incorporando da a da. Creemos que es importante conocer tanto
la eolucin que ha habido como las di!erentes herramientas que tenemos a la mano y
muchas eces desconocemos.
"os guiar a un ista#o rpido de actuali#acin en tecnologas de contabilidad y el
impacto que estas han generado a lo largo de los a$os.
%&u' son las TIC(s)
Las TIC* en su de!inicin ms rigurosa* se re!iere al aspecto tecnolgico de un +I
,+istema de In!ormacin-* incluye el hard.are* bases de datos* el so!t.are* las redes y
otros dispositios.
/n sistema de in!ormacin* puede considerarse como un subsistema de las TIC.
Las TIC(s pueden tambi'n de!inirse como la utili#acin de los recursos tecnolgicos*
para la gestin y trans!ormacin de datos en in!ormacin* espec!icamente la captura*
procesamiento* almacenamiento* seguridad y recuperacin. 0tra de!inicin alida es1
+o!t.are* computadoras y otros dispositios electrnicos para procesar* almacenar y
recuperar in!ormacin.
%&u' es Contabilidad)
La contabilidad seg2n la 3eal 4cademia Espa$ola* menciona que es un (sistema
adoptado para llear la cuenta y ra#n en las o!icinas p2blicas y particulares(.
El Consejo 5e6icano para la Inestigacin y 7esarrollo de "ormas de In!ormacin
8inanciera ,CI"I8- menciona que (la contabilidad es una t'cnica que se utili#a para el
registro de las operaciones que a!ectan econmicamente a una entidad y que produce
sistemtica y estructuradamente in!ormacin !inanciera. Las operaciones que a!ectan
econmicamente a una entidad incluyen las transacciones* trans!ormaciones internas y
otros eentos(.
%Cul es la relacin entre las TIC(s y la Contabilidad)
La contabilidad en sus inicios !ue manual y posteriormente mecnica y en 9:;< pas a
ser electrnica con un aance que actualmente se procesa por so!t.are contable
espec!ico ,TIC- que producen la in!ormacin !inanciera base de la toma de decisiones
para los interesados de la entidad econmica.
El so!t.are contable se apoya en otro so!t.are administratio para lograr la !uncin
integral de la contabilidad y as se tienen como ejemplos sistemas para1 la
administracin del proceso comercial* la administracin de la nmina a empleados* el
control del !lujo de e!ectio y la administracin del punto de enta.
El aance de las TIC* imprime elocidad en arios escenarios como el contable* al e6igir
e!iciencia y calidad en el registro de las operaciones comerciales* legales* ambientales y
de operacin para producir in!ormacin era#* con!iable y oportuna para que los
usuarios de la misma* est'n en posibilidad de tomar decisiones acertadas requeridas
por los usuarios ,accionistas- en las entidades econmicas.
Caractersticas
3egistro y captura de datos econmicos
4ct2an sobre la in!ormacin
=rocesamiento de datos
Lgica de intercone6in de todo sistema o conjunto de relaciones
Trans!ormacin de datos en In!ormacin 8inanciera
Conergencia creciente de tecnologas espec!icas en un sistema altamente
integrado* dentro del cual las antiguas trayectorias tecnolgicas separadas se uelen
prcticamente indistinguibles
/so de in!ormacin !inanciera para toma de decisiones
Interaccin con base en !le6ibilidad
+e !undamentan en la capacidad de manejo de datos y su procesamiento por su
actuacin sobre la in!ormacin. La contabilidad se enla#a con otras reas por medio de
las TIC para procesar y trans!ormar los datos y producir in!ormacin !inanciera que sire
para toma de decisiones* al darle !le6ibilidad las TIC por medio de la interpretacin de
las misma aplicando ra#ones !inancieras y otros indicadores de gestin necesarios para
la administracin de la entidad econmica.
7E+4330LL0
El uso de las Tic(s en Contabilidad
El =roceso Contable est compuesto por cinco macro procesos>
3EC0"0CI5IE"T0 7E L0+ ?EC?0+
+I+TE54TI@4CI0" 0 =30CE+45IE"T0
3EAEL4CI0"
4"4LI+I+ B
C0"T30L
7entro del primero se encuentran las actiidades de identi!icar* clasi!icar* aluar> en el
segundo* registrar* asignar* eri!icar y ajustar> en el tercero 3eelar* en el cuarto y quinto
son retroalimentaciones al proceso.
El impacto de la tecnologa en el que hacer contable est !uera de toda duda. Las
tecnologas de la in!ormacin operan como motor del cambio que permite dar respuesta
a las nueas necesidades de in!ormacin. Cabe aclarar* que las tecnologas minimi#an
el trabajo del hombre para incrementar la calidad de ida de este* en el caso del
Contador =2blico se automati#a el proceso contable* permitiendo que 'ste se dedique a
los procesos de anlisis y control> aunque le resulta otra actiidad* la programacin de
los sistemas> seg2n 3icardo 0sorio /ribe (?oy la tecnologa ha abierto campos para
nueos registros* para la agregacin Cdesagregacin de in!ormacin* planes de cuentas
y generacin de m2ltiples reportes(.
Las empresas actualmente implementan sistemas automati#ados del ciclo de compras*
medios de pago* contratacin con proeedores* igualmente e!ect2an el traslado de
in!ormacin a Deb* y presentan un sin n2mero de so!t.are que aplican a cada mdulo
de Contabilidad. Las actiidades de reconocimiento* aluacin y registro las ejecutan los
sistemas por medio de lectores de barras* los cuales inicialmente deben dise$ar y
programar conjuntamente un equipo interdisciplinario en el que se encuentra el
Contador =2blico* quien tendr que eri!icar que se programen de acuerdo a los
m'todos de aluacin ms indicados y bajo los =rincipios de Contabilidad
Eeneralmente 4ceptados> la incorporacin de la propiedad planta y equipo* al igual que
las mercancas se llea de esta manera> los sistemas post han reolucionado el campo
de los inentarios* debido a que los pedidos y remisiones se establecen por medio del
eFmail o Deb. El ingreso de esta a la bodega se hace por el lector de barras y al
enderse se reali#ar automticamente el descargue del costo.
Las empresas de cr'dito han adquirido so!t.are o plata!ormas para esta actiidad* los
cuales an causando y generando las obligaciones con los terceros> recolectando
in!ormacin detallada en las bases de datos.
El ciclo de pagos es el ms automati#ado dado que el sector !inanciero depende total
mente del desarrollo tecnolgico para cumplir con su !in> esto permite que las empresas
lleen a cabo sus moimientos !inancieros a tra's de los cajeros electrnicos* o
simplemente por traslados de cuenta* y consulten su saldo en la Deb* inclusie lo
reali#an por e!ectos de control y agilidad.
En general la automati#acin de los procesos produce mejores condiciones para la
organi#acin por que agili#a los procesos* no cambiar la metodologa* ahorra tiempo y
reduce costos.
La .eb y la automati#acin de los procesos representan un desarrollo para la
contabilidad administratia* en especial para los presupuestos* porque permite saber las
cantidades e6actas y los precios de mercado para reali#ar los estndares. Inclusie
7ense Gendel dice1 (La meta de la 4utomati#acin de toda cadena de abastecimiento
es un objetio alioso que simpli!icara la ida de los ejecutios de !inan#as al dejarles
ms tiempo para la plani!icacin estrat'gica y ahorrara dinero a las empresas(.
4dicionalmente permite tener herramientas ms poderosas para la prediccin.
+eg2n Hos' Eill (/n buen sistema de in!ormacin organi#acional debe permitir> F
Integrar los 7atos de los sistemas de gestin* !inancieros* con datos e6ternos e
histricos* F proporcionar in!ormacin 2til* accesible y operable* F agrupar los datos con
buena calidad* F ser !le6ible> sea permitir a arios usuarios utili#ar diersas
herramientas* F no presente datos innecesarios* F permitir crear reportes de Eestin*
Contables* Tributarios* F permitir maniobrar anlisis y proyecciones* adems* interactuar
con ellos en la red(.
El proceso de reelacin de la in!ormacin Contable es ms analtico* puesto que hay
que eri!icar que se hallan reconocido todos los hechos econmicos y adicionalmente
programar el sistema para que le produ#ca el reporte depurado con las caractersticas
requeridas por las partes de inter's.
En esta parte las TIC ayudan mucho a las contabilidad administratia* porque los
sistemas permiten proyectar la in!ormacin y adicionalmente simularla seg2n los
diersos !enmenos que se creen en los escenarios.
Las TIC(s ms usadas en Contabilidad
4spel1 Es una empresa dedica al dise$o y desarrollo de sistemas administratios que
!acilitan a las 5icro* =eque$as y 5edianas empresas la toma de decisiones.
C0I1 5antiene la in!ormacin actuali#ada al mismo tiempo que la procesa y la integra
contablemente y tambi'n dentro del mbito !iscal da a sus empresarios in!ormacin de
mucha utilidad para su estado !inanciero y elabora oportunamente las declaraciones
!iscales. Calcula la depreciacin de los actios !ijos e interact2a con los dems sistemas
4spel* lo que nos llea a una mayor e!iciencia dentro de nuestra administracin.
+4E1 Este +istema administratio empresarial es el encargado de controlar el ciclo de
todas las operaciones de compraFenta de cualquier empresa de acuerdo con la
legislacin igente as podemos estar seguros que es con!iable podemos estar a la
anguardia en tecnologa. La integracin de sus mdulos son1 clientes las !acturas*
endedores* cuentas por pagar y estadsticas.
=3071 Controlas !cilmente los procesos de !abricacin de tus productos* asegurando
una ptima administracin de costos e inentarios y* al trabajar integrado con 4spelF
+4E* compartes in!ormacin para agili#ar tus procesos.
"0I1 4utomati#a el control de todos los aspectos de la nmina contando con la
legislacin !iscal y laboral igente* por esto es la ms recomendable para las micros*
peque$as y medianas empresas.
G4"C01 5aneja e!icientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta
bancaria* o!reciendo in!ormacin !inanciera precisa en todo momento. =ermite manejar
moimientos y saldos en moneda nacional y e6tranjera* la programacin de
moimientos peridicos* el control de inersiones en pla#o !ijo y en acciones* as como
la conciliacin electrnica con las principales instituciones !inancieras.
+4=1 +4= Gusiness +uite son un conjunto de programas que permiten a las
empresas ejecutar y optimi#ar distintos aspectos como los sistemas de entas* !inan#as*
operaciones bancarias* compras* !abricacin* inentarios y relaciones con los clientes.
0!rece la posibilidad de reali#ar procesos espec!icos de la empresa o crear mdulos
independientes para !uncionar con otro so!t.are de +4= o de otros proeedores. +e
puede utili#ar en cualquier sector empresarial.
"05I=4&1 Cuenta con un esquema de conceptos para el I5++ manejando cada
rubro de !orma independiente adems de la concentrada.
C0"T=4&1 Es el sistema contable integrador que !acilita y automati#a el proceso de
la in!ormacin contable* !inanciera y !iscal de tu empresa* as como la recepcin de tus
comprobantes !iscales digitales* brindndote una isin global del estado de tu negocio.
=aquetera 0!!ice1 Conocida como una !amilia de so!t.are de 5icroso!t para la
colaboracin y productiidad en grupo. Integrada por1 D037* EICEL* =0DE3 =0I"T*
4CCE+* =/GLI+?E3* AI+I0 y =30HECT.
53=1 La plani!icacin de los materiales o 53= es un +istema de =lani!icacin y
4dministracin* normalmente asociada con un so!t.are que plantea la produccin y un
sistema de control de inentarios. Tiene el propsito de que se tengan los materiales
requeridos* en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El
53= sugiere una lista de rdenes de compra. =rograma las adquisiciones a
proeedores en !uncin de la produccin programada.
G44"1 Es un E3= ,=lani!icador de 3ecursos Empresariales- =ermite hacer desde
aloraciones de costos de !abricacin* rutas* estructuras* etc. adems o!rece todos los
mdulos necesarios* !inance* mani!acturing* serice* Connectiity* =royect*
.arehousing* electronic commerce* etc... Es un sot!.are io* el soporte del !abricante
,Gaa"- nos ena de !orma peridica actuali#aciones* as como parches para solucionar
posibles problemas. 4dems es posible el desarrollo a medida de mdulos o
componentes necesarios para los requerimientos espec!icos de cualquier empresa* o
inter!ace con otras aplicaciones* lectores de cdigos de barras* etc. Este tipo de
so!t.are est en!ocado a medioFgrandes empresas* con !acturaciones a partir de unos
9JJJ millones de pts.
H7Ed.ards1 +o!t.are de plani!icacin de recursos empresariales completo con
aplicaciones integradas que combina alor de negocio* tecnologa basada en
estndares y pro!unda e6periencia del sector en una solucin empresarial con un bajo
costo total de propiedad. Enterprise0ne es la primera solucin E3= para ejecutar todas
las aplicaciones en 4pple i=ad. H7 Ed.ards Enterprise0ne tambi'n entrega
aplicaciones miles
4plicaciones para dispositios miles
Toshl1 +e trata de una aplicacin disponible 2nicamente en la 4ppstore* especialmente
para i=hone. En esta aplicacin se ingresan los ingresos mensuales y los gastos !ijos*
para luego ir agregando los gastos adicionales con el uso de tags para su !cil
clasi!icacin.
Gudget TracKer1 Esta es una aplicacin para 4ndroid en la cual se colocan los ingresos
y egresos* generando as reportes de las categoras de las que ms se gaste dinero y
pudiendo llear una mejor administracin del dinero.
Tupaco1 Esta es una aplicacin para 4ndroid bastante completa* en la cual se pueden
poner los ingresos y egresos* as como las tarjetas de cr'dito y d'bito* con una inter!a#
bastante interactia y completamente en espa$ol. La aplicacin permite colocar
categoras de datos* e6portar in!ormes a la tarjeta +7 y generar archios I5L.
Eoogle 7rie1 La nube de Eoogle* que brinda la opcin de crear documentos*
!ormularios y hojas de clculo en las cuales se pueden ingresar datos* operarlos* etc.*
pudiendo ser editados tanto desde el celular como desde una computadora* accediendo
simplemente a tu cuenta de Email.
0tras herramientas tecnolgicas1 Correo electrnico* +itios Deb* 8acturacin
electrnica* +uscripciones de actuali#acin en lnea.
=er!il de un Contador seg2n 3ecursos ?umanos
4lgunos ejemplos de empresas que solicitan Contadores son las siguientes1
9. Empresa1 La Eota Inmaculada. 8abricantes de equipo para puri!icar agua.
Entre sus requisitos1 7ominio de "0I L yCo M y como requisito indispensable manejo de
+4=
N. Empresa1 Telcel. =er!il1 5anejo de alg2n E3= de pre!erencia +4=
O. =ro 4ctiity Gusiness +.4. de C.A. Empresa dedicada al mantenimiento industrial
especiali#ado. =er!il1 "0I* +4E* C0I
0tras empresas requieren1
=aquetera 0!!ice* principalmente E6cel
P 0racle
P 53=
P G44"
P E=IC03.
P H7Ed.ards
Conclusiones
4lgunos estudios desarrollados para reas espec!icas de las empresas demuestran
que cuando 'stas empie#an a usar las TIC(s los nieles de productiidad se
incrementan entre un 9JQ para un niel bsico de tecnologa* hasta un OJQ cuando se
trata de nieles ms altos. Los mayores impactos ,del uso de las TIC(s- se dan cuando
se automati#a la lnea de produccin de las empresas. +e deben impulsar programas
que busquen que tanto peque$as como medianas empresas tengan un mayor acceso a
la tecnologa un d'!icit en el uso de las TIC(s a niel empresarial porque no se usa la
tecnologa de acuerdo a las necesidades de los negocios. (5uchos empresarios creen
que estar automati#ado ,o usar e!icientemente las TIC(s- es comprar computadoras
indiscriminadamente* tener una salida a Internet y comprar so!t.are de contabilidad y
planillas. B estn en un error* mientras no usen e!icientemente la tecnologa no tendrn
entajas competitias sobre las otras empresas(
Aentajas de las TIC(s
In!ormacin en tiempo y !orma.
Aelocidad para ejecutar los procesos.
Aolumen de produccin.
3educcin de errores.
3elacin directa entre cuentas.
0btencin de in!ormacin oportuna.
Impresin automtica de documentos.
7esentajas de las TIC(s
Costos Eleados de +o!t.are y ?ard.are.
3ecurso ?umano indispensable para manejar +istemas de In!ormacin.
Complicado proceso de 4uditora.
Las empresas que no usan las TIC(s en limitado su crecimiento por las mermas de
inentarios* p'rdidas de dinero por !alta de control* p'rdida de clientes por carecer de
in!ormacin e incertidumbre en la toma de decisiones* entre otros.