Modelo de Gestion Documental

Direccin de Innovacin y Administracin Electrnica
J USTIZIA ETA HERRI

ADMINISTRAZIO SAILA
DEPARTAMENTO DE J USTICIA
Y ADMINISTRACIN PBLICA

Modelo de Gestin
Documental del
Gobierno Vasco

Direccin de Innovacin y Administracin Electrnica 2/197

ndice

1 INTRODUCCIN 3
2 LA GESTIN DOCUMENTAL 5
2.1 Documento 5
2.2Gestin documental 6
2.3Funciones de la Gestin documental 7
2.4Ciclo de vida de los documentos 8
2.5 Beneficios 10
3 LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO VASCO 11
3.1La gestin documental dentro de la produccin administrativa 11
3.2La gestin documental dentro de la gestin del conocimiento 12
3.3Sistemas informticos 12
3.4Sistema de Archivo 15
3.5Requisitos de gestin documental 16
3.6Marco normativo 34
3.7Organismos responsables 45
4 MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL GOBIERNO VASCO 47
4.1Bases de partida 48
4.2Arquitectura propuesta 49
4.3Ciclo de vida de los documentos en la tramitacin 53
4.4Otros procesos distintos de la tramitacin 73
4.5Modelo de datos 79
4.6Infraestructura. Herramientas 93
5 PROPUESTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR 106
5.1Actividades normalizadoras 106
5.2Actividades relacionadas con los sistemas de informacin 106
6 ANEXOS 109
6.1 Glosario 110
6.2Funciones de la Gestin documental 114
6.3 PLATEA 123
6.4Requisitos de gestin documental 124
6.5Organismos responsables 136
6.6Modelo de datos del AKS/SGA 145
6.7Metadatos de un documento electrnico de archivo 149
6.8Relacin de tipos documentales 153
6.9MBT y las tipologas documentales 159
6.10Propuestas relativas a los documentos electrnicos 170
6.11Recomendaciones de documentos a digitalizar 188
6.12Formatos de documentos electrnicos 191
6.13El Archivo y la firma digital 194
6.14Conservacin a largo plazo 195
6.15Ejgvdocument 197


1 INTRODUCCIN

El presente documento describe el Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco (en
adelante MGD).

Este modelo es uno de los entregables del proyecto Sistema de Gestin Documental con
Archivo digital.

El objetivo de este proyecto es dotar a la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma
del Pas Vasco de la infraestructura necesaria para desplegar una gestin documental
corporativa en los procesos de negocio que lo precisen y que este regulado por la siguiente
normativa:

NORMATIVA MBITO
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de
la Consejera de Hacienda y
Administracin Pblica, del reglamento
del sistema de archivo de la
Administracin General e Institucional de
la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Artculo 2. mbito de aplicacin.
Las disposiciones contenidas en el
presente Reglamento sern de
aplicacin en todo el Sistema de Archivo
de la Administracin General e
Institucional de la Comunidad
Autnoma de Euskadi.
RESOLUCIN de 9 de febrero de 2006,
de la Directora de Informtica y
Telecomunicaciones, aprobando el
documento que establece la Plataforma
Tecnolgica para la E-Administracin
Platea.
dentro de la Administracin
General de la Comunidad Autnoma
del Pas Vasco y sus organismos
autnomos.
DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre,
por el que se regula la utilizacin de
medios electrnicos, informticos y
telemticos en los procedimientos
administrativos.
Artculo 2.- mbito de aplicacin
1.- El presente Decreto ser de
aplicacin a la Administracin
General de la Comunidad Autnoma
del Pas Vasco, a los Organismos
Autnomos, as como a los Entes
Pblicos de Derecho Privado y
dems entidades integrantes del
sector pblico de la Comunidad
Autnoma de Euskadi, cuando
ejerzan potestades administrativas.


2.- Quedan excluidas del mbito de
aplicacin de este Decreto y se regirn
por su legislacin especfica:
a) Las actuaciones y
procedimientos propios de los
distintos rdenes
jurisdiccionales de la
Administracin de Justicia.
b) La actividad de seguridad de
los Cuerpos de Polica
dependientes de la
Administracin de la
Comunidad Autnoma de
Euskadi.
Decreto 72/2008, de 29 de abril, de
creacin, organizacin, y funcionamiento
de los registros de la Administracin
General de la Comunidad Autnoma de
Euskadi y sus Organismos Autnomos.
Artculo 2.- mbito de aplicacin.
Este Decreto es de aplicacin a la
Administracin General de la
Comunidad Autnoma de Euskadi y
a sus Organismos Autnomos.

La Metodologa seguida para la definicin del Modelo sigue los principios marcados por las
siguientes Normas:
Norma ISO 15489: Diseo de sistemas de Gestin de Documentos fsicos y
electrnicos
Norma ISO14721: Diseo de sistemas de gestin de documentos electrnicos de
Conservacin a largo plazo
MoReq: Modelo de Requisitos para la gestin de los documentos electrnicos de
Archivo
Aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades. Criterios de conservacin del
Consejo Superior de Informtica (MAP)
Normas de descripcin archivstica ISAD(G) e ISAAR-CPF
Normativa legal y reglamentaria que afecta a la gestin de documentos del Gobierno
Vasco


2 LA GESTIN DOCUMENTAL
Antes de exponer cmo es la Gestin documental en el Gobierno Vasco y de proponer el
Modelo de Gestin documental, vamos a explicar qu es la Gestin documental.
Existen numerosas definiciones de documento, gestin documental,... En este modelo,
atendiendo a su objetivo final, hemos seleccionado las siguientes:

2.1 Documento
El objeto de la gestin que trata este modelo es el documento.

DOCUMENTO
Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una
unidad

Nota: Un documento puede estar en papel, en microforma o en un
soporte magntico o electrnico de cualquier otro tipo. Puede incluir
cualquier combinacin de texto, datos, grficos, sonido, animaciones o
cualquier otra clase de informacin. Un solo documento puede estar
formado por uno o varios objetos de datos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Reglamento Archivo
Toda informacin registrada, independientemente de su forma y
caractersticas, recibida, creada o conservada por una institucin,
entidad o individuo en el desempeo de sus funciones.
Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba,
por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades
o en virtud de sus obligaciones legales

Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u
organizacin en el curso de su actividad y conservados por esa
persona u organizacin.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

Reglamento Archivo
Todo documento de archivo en soporte electrnico ya sea porque se
ha creado mediante una aplicacin informtica o bien porque se ha
digitalizado.


Polisemia de la palabra: documento
El ingls posee tres trminos (documents, records, archives) para designar lo que en
castellano, como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una voz nica (documentos).
INGLS CASTELLANO
Document Documento en su significado ms genrico, como mera informacin registrada
Records Documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la
organizacin que los ha creado
Archives Documentos de carcter histrico

Emplearemos el trmino documento en todos los casos. Los posibles problemas de polisemia
que pudieran presentarse, han sido resueltos mediante adjetivacin o calificacin del trmino
all cuando se pudiera ver como conveniente.

2.2 Gestin documental
El objeto del que trata este modelo es la gestin documental.
GESTIN DOCUMENTAL

Reglamento Archivo
Conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados a obtener la mayor
eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte de
las unidades administrativas productoras de la misma.
rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la
creacin, recepcin, el mantenimiento, el uso, la disposicin de
documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en
forma de documentos, la informacin y prueba de las actividades y
operaciones de la organizacin.

Por Sistemas de Gestin Documental (SGD) entendemos el Conjunto de elementos y de
relaciones entre ellos diseados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los
procesos y actividades que inciden en la produccin, recepcin, circulacin, almacenamiento,
organizacin, conservacin, disposicin final y accesibilidad de los documentos generados en
el transcurso de la actividad de una organizacin.
Un sistema de gestin documental adems debe garantizar:
La conservacin de los atributos fundamentales de los documentos, la originalidad,
autenticidad, integridad y veracidad que les confieren su valor probatorio, legal e
informativo.
Su organizacin, mantenindolos integrados en su contexto, esto es, interrelacionados
con otros documentos producidos por el desempeo de una funcin determinada por el
mismo organismo y pertenecientes a la misma serie y grupo documental


2.3 Funciones de la Gestin documental
Las principales funciones de la gestin documental son las siguientes:
Creacin
Captura
Ingreso
Almacenamiento
Utilizacin / Uso
Difusin
Consulta
Conservacin / Archivo
Eliminacin / Expurgo

CREACIN
- Edicin
- Check-in/Check-out
- Control de versiones
- Firma electrnica
D
I
F
U
S
I
N
CONSERVACIN / ARCHIVO
- Registro, descripcin
- Consulta
- Transferencias
- Expurgo
- Prstamo
- Gestin de espacios
- Firma electrnica
ELIMINACIN / EXPURGO
CAPTURA
- Digitalizacin
- OCR
- Formularios electrnicos
INGRESO
- Ubicacin fsica o
grabacin del eDoc
- Identificacin
- Descripcin
- Clasificacin
- Indizacin
- Indexacin
- Tipo documenta
- Distribucin
UTILIZACIN / USO
- Bsqueda
- Lectura/visualizacin
- Comprobacin del contenido
- Workflow (Revisin, aprobacin)
- Firma electrnica
Notificacin
Difusin
Selectiva de
Informacin
CONSULTA
- Bsqueda
- Lectura/visualizacin
ALMACENAMIENTO
Metadatos
Papel
eDoc
Papel
Papel
eDoc: Imagen,
ofimtico, PDF,...
SGA


2.4 Ciclo de vida de los documentos
El trmino Ciclo de Vida de los Documentos est definido en el glosario del documento, en esta
parte se pretende dar una explicacin del ciclo de vida de los documentos desde la perspectiva
de los procedimientos administrativos.
El ciclo de vida de un documento debe abarcar todas las fases de ste, es decir desde que se
crea o se recibe en las unidades administrativas hasta que se transfiere al Archivo para ser
conservado o eliminado.
Los distintos valores que pueden tener los documentos son:
Valor Primario
o Valor Administrativo: Dejar constancia de una actividad determinada.
o Valor fiscal o contable: Servir como testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias o de justificacin de operaciones relacionadas con la
contabilidad.
o Valor legal o jurdico: Se derivan de l derechos u obligaciones legales
reguladas por el derecho comn, o bien sirve de testimonio ante la ley.
Valor Secundario
o Valor Informativo: Sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de
cualquier actividad administrativa y tambin ser testimonio de la memoria
colectiva.
o Valor Histrico: Sirve de fuente primaria para la investigacin histrica y la
accin cultural.
Las distintas fases por las que pasa un documento son:
Documentacin Activa (Archivo de Oficina): Es la fase en la cual los documentos son
producidos y/o recibidos por cada departamento del Gobierno Vasco, en el ejercicio de
sus funciones y que se tramitan para resolver un asunto. En esta fase la
documentacin tiene valor administrativo y su consulta es muy frecuente.
Documentacin semiactiva (Archivo General): En esta fase el trmite administrativo
se ha terminado. La consulta de la documentacin es menor que en el Archivo de
oficina.
Documentacin Inactiva (Archivo Histrico): La documentacin ha perdido su valor
administrativo y ya slo tiene valor como fuente de investigacin histrica. Su consulta
es puntual y casi siempre con fines de investigacin.
El ciclo de vida de los documentos debe estar integrado en la produccin administrativa. Los
documentos son el resultado de la ejecucin de los trmites y tareas de los procedimientos
administrativos. Son stos, los procedimientos administrativos, los que contienen la lgica de
negocio del Gobierno Vasco.
Los documentos han de ser gestionados (creados, mantenidos, usados, eliminados,
conservados) en los sistemas de gestin que automatizan los procedimientos administrativos:
Registro de Entrada y Salida
Tramitacin
Archivo

El siguiente diagrama muestra la relacin entre el ciclo de vida de los documentos y las
funciones de gestin documental.


Eliminacin /
Expurgo
Conservacin /
Archivo

Consulta

Almacn
Utilizacin / Uso
Ingreso
Captura
Creacin
Archivo Tramitacin Entrada
FUNCI ONES
CI CLO DE VI DA


2.5 Beneficios
La gestin de documentos regula las prcticas efectuadas por todas las personas de una
organizacin que creen o usen documentos en el desempeo de sus actividades. La gestin de
documentos incluye:
El establecimiento de polticas y normas
La asignacin de responsabilidades y competencias
El establecimiento y promulgacin de procedimientos y directrices
La prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso
El diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de gestin
de documentos
La integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la
organizacin

Un sistema de gestin de documentos se convierte en una fuente de informacin sobre las
actividades de la organizacin que puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de
decisiones, gestin del conocimiento, etc. La correcta gestin de los documentos produce los
siguientes beneficios en la organizacin:
Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable
Prestar servicios de un modo coherente y equitativo
Respaldar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones
Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestin y a la administracin
Facilitar la ejecucin eficaz de actividades en el seno de la organizacin
Garantizar la continuidad en caso de catstrofe
Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades
archivsticas, de auditoria y de supervisin
Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, incluyendo la gestin de riesgos en
relacin con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la
organizacin
Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados, los clientes
y las partes interesadas presentes y futuras
Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.


3 LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO VASCO
3.1 La gestin documental dentro de la produccin administrativa
El Gobierno vasco est estructurado orgnicamente en Departamentos. Cada Departamento,
por norma legal, tiene asignadas unas funciones y unas reas de actuacin.
El desarrollo de estas funciones, la actividad administrativa, est organizado en
procedimientos, procesos y servicios.
Los procedimientos administrativos se dividen en fases, trmites y tareas. El Modelo Bsico de
Tramitacin define y normaliza las familias de procedimientos del Gobierno Vasco.
En la ejecucin de los trmites y de las tareas es necesario gestionar una gran cantidad de
informacin. La mayora de esta informacin est en formato documento.
Procedimientos
Procesos/Servicios
Estructura
orgnica
Estructura
funcional
Normativas
Fases
Trmites
Tareas
Documentos
Soportes
Formatos
Catlogo de
Procedimientos
MBT, MTT
Tipologa
documental
Tipologa
Actores-roles

En el Gobierno Vasco, la Gestin documental est integrada, mayoritariamente, en la
Produccin administrativa. No obstante, tambin est presente en otros procesos que tambin
sern tratados en el MGD.
La Gestin documental es realizada por los Tramitadores los cuales crean y usan Documentos.
Los Documentos son prueba de la Produccin administrativa, la cual viene regulada por los
Procedimientos, polticas y normativas.
Tramitadores
(Agentes)
Documentos
(Records)
Procedimientos, polticas, normativas
Produccin
administrativa
Gestin
documental
Son usados por
Crean
Establecen
competencias
Prueba de
la actividad
administrativa
Dirigen
Integrada en
Realizan
Registra,
Gestiona, Dispone
queda
reflejada


3.2 La gestin documental dentro de la gestin del conocimiento
Gestionar el conocimiento consiste en formalizar los procesos, cultura y herramientas
orientados a la gestin y el desarrollo de los activos intelectuales de la organizacin, con el
objetivo de transformar el conocimiento acumulado en valor y beneficios tangibles para la
organizacin.

Una primera distincin entre tipos de conocimiento podra ser: conocimiento explcito y
conocimiento tcito Se llama conocimiento explcito al que es fcilmente representable
externamente a las personas (utilizando la tecnologa que sea), e implcito o tcito al que no es
representable por medios externos a las personas que lo poseen.

Pues bien, el soporte ms comn para el conocimiento explcito es el documento. De ah, la
importancia de la gestin documental en una organizacin para realizar una gestin del
conocimiento.

C
u
l
t
u
r
a
H
e
r
r
a
m
i
e
n
t
a
s
P
r
o
c
e
s
o
s
Gestin del
Conocimiento

3.3 Sistemas informticos
La situacin actual de los sistemas informticos del Gobierno Vasco, en materia de Gestin
documental, es la de almacenar y gestionar una gran cantidad y variedad de documentos a
travs de diferentes herramientas y tecnologas.
Estos sistemas y tecnologas constituyen un conjunto de herramientas documentales
descentralizado y no corporativo.


Los principales componentes de este conjunto son:
Gestin de Contenidos Web (Euskadi.net), con Interwoven
Soluciones Departamentales, con BRS, Fulcrum, Imaging e Intermedia Text de
Oracle
Gestin Documental de Colaboracin, con Sharepoint.
Gestin de Archivo, con ARGES (Sistema Informtico de Gestin de Archivo-SGA).
Repositorio de Documentos Electrnicos (RDE) dentro del mbito de la e-
administracin.
Repositorio de Expedientes Electrnicos (REE) dentro del mbito de la e-
administracin.
Registro de Entrada / Salida, con Invesicres
Composicin de documentos, con FrameMaker.
Difusin de vdeo, con Real Player.
Activo Fijo / Rgimen Interno / RRHH, con SAP
Correo Corporativo, con Microsoft Exchange 2003


Tambin, en menor medida, son parte de este conjunto otras herramientas como:
Microsoft Word, uso de plantillas.
Lead Tools, libreras de gestin de imagen
Izenpe, para firma electrnica
Absys, gestin bibliotecaria
Adobe Acrobat, generacin y manipulacin de documentos en formato PDF
Index Server, indexacin del texto completo de los documentos
e-Synergy, gestin documental

Por ltimo, aunque no son herramientas propiamente dichas, cabe destacar que la mayora del
almacenamiento de documentos electrnicos se est realizando de forma descentralizada en:
Bases de datos relacionales: Oracle (campos Blob o Long raw) o SQL Server
Sistema de ficheros


3.4 Sistema de Archivo
Segn la ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin
Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de
la Comunidad Autnoma de Euskadi, el Sistema de Archivo de la Administracin General e
Institucional de la CAE se compone de los siguientes subsistemas:
Archivos de gestin o de oficina: Estn integrados por la documentacin existente
en las unidades administrativas en que orgnicamente se estructuran los diferentes
Departamentos, Organismos Autnomos, Entes Pblicos de Derecho Privado y
Sociedades Pblicas del Gobierno Vasco, documentacin que se corresponde con la
etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos
Archivos centrales de la Administracin Institucional: Son responsables de la
organizacin, custodia y conservacin de la documentacin generada por los
Organismos Autnomos, Entes Pblicos de Derecho Privado y Sociedades Pblicas
que integran la Administracin Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Archivo General: El Archivo General de la Administracin General e Institucional de la
Comunidad Autnoma de Euskadi recibe y gestiona la documentacin remitida por los
archivos de gestin o de oficina y por los archivos centrales de la Administracin
Institucional, una vez finalizado el plazo de permanencia en estos archivos. Asimismo
recibir la documentacin remitida por la Administracin del Estado o por las
Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad
Autnoma de Euskadi.
Archivos territoriales: Constituyen las delegaciones del Archivo General en los
edificios de gestin centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Histricos.
Archivo Histrico. Est compuesto por toda la documentacin que tenga la
consideracin de histrica, en los trminos previstos en la Ley 7/1990.
Unidades Administrativas
de la Administracin
Institucional de la C.A.E.
de los Servicios Centrales de
la Administracin General
e Institucional de la C.A.E.
de las Delegaciones
Territoriales de la
Administracin General
e Institucional de la C.A.E.
ARCHIVOS DE
OFICINA
ARCHIVOS DE
OFICINA
ARCHIVOS DE
OFICINA
ARCHIVOS CENTRALES DE
LA ADMINISTRACIN
INSTITUCIONAL
ARCHIVOS TERRITORIALES
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVO HISTRICO

Sus funciones estn descritas en la citada orden.


3.5 Requisitos de gestin documental

A continuacin se presenta en formato tabla el inventario de requisitos del Gobierno Vasco en
materia de gestin documental.

Se han agrupado en base a la funcin de gestin documental en que se encuadra el requisito:
Creacin
Captura
Ingreso
Almacenamiento
Utilizacin / Uso
Difusin
Consulta

Los requisitos se han tipificado segn la siguiente clasificacin:
Funcional: Son necesidades que tienen los usuarios en la gestin diaria de los
documentos.
Tecnolgico: Son necesidades en cuya solucin interviene un importante componente
tecnolgico.
Organizativo: Son necesidades cuya solucin implica actuaciones organizativas.
Normativo: Son necesidades recogidas explcitamente en normas.


Creacin

Tipo de requisito
N Requisito Descripcin Func. Tecn. Organ. Norm.
1 Edicin de documentos
Produccin de documentos. Los documentos en soporte papel se producen principalmente de
manera manuscrita, mecanogrfica o por impresin desde un programa informtico. Los
documentos en soporte electrnico se producen principalmente por la grabacin de un fichero
informtico mediante un programa ofimtico.

2 Apertura del Expediente
Inicio del expediente.
Requisito obligatorio que se realiza independientemente del tipo de procedimiento.

3
Autora de los documentos
(identificacin de la unidad
tramitadora)
Se debe identificar el autor de cada documento que se tramita y cada accin que se realiza,
teniendo en cuenta que en el proceso administrativo cada documento reflejo de un acto
administrativo es firmado y/o sellado por el agente autorizado para emitirlo. (Los actos
administrativos que dicten las Administraciones Pblicas se producirn por el rgano
competente ajustndose al procedimiento establecido.)
Entre los derechos del ciudadano y relacionado con el principio de Transparencia, se
establece el derecho a identificar a las autoridades y al personal bajo cuya responsabilidad se
tramiten aquellos

4
Datacin (Fecha) de un
documento
Los documentos que contengan actos administrativos deben contener la fecha en la que se
formaliza el documento, como elemento para el control y gestin de los plazos en los trmites
administrativos.
La fecha constituir uno de los metadatos esenciales del registro y puede configurarse como
un elemento de control de algunas funciones: acceso a la documentacin, transferencia,
expurgo, etc.


Tipo de requisito
5
Autentificacin del documento
y firma electrnica
Un documento autntico es aqul del que se puede probar:
que es lo que afirma ser;
que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o
enviado; y
que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, es necesario controlar la creacin,
recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de manera que se
asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los
documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u
ocultacin no autorizadas.

6
Certificacin digital,
autenticacin y time-stamping


Captura

Tipo de requisito
7 Identificacin de datos
En base a los metadatos definidos y a la estructura/modelos de los documentos, se deben
identificar los datos a incluir.

8 Captura de Datos
Anlisis e introduccin de manera estructurada de los datos en las aplicaciones de gestin.

9 Captura de Documentos
Identificacin de los documentos e incorporacin de los mismos al Sistema para lo que se
precisa
Definir un formato a largo plazo para la captura de los documentos que necesitan ser
guardados por un largo perodo de tiempo.
Especificar mtodos para automatizar la captura de documentos desde los sistemas de las
oficinas.
Detallar el modo y las formas de capturar informacin sobre los documentos y encapsularla
con stos para asegurar que en el futuro sean entendidos en su contexto.
Especificar un mtodo para la seguridad de los documentos de tal manera que se detecten
los cambios no autorizados
La captura de documentos electrnicos fiables y autnticos dentro del sistema informtico de
una organizacin, autodescritos por sus metadatos y validados mediante un control de
versiones y un registro de modificaciones, requiere la existencia de una aplicacin corporativa
de gestin de los documentos electrnicos o EDMS

10
Migracin de datos (desde
otros sistemas existentes o
hacia otras aplicaciones)
Conversin a formatos que pueda utilizar el software de la Administracin


Tipo de requisito
11 Escaneo
Conversin de los documentos en papel a formato electrnico.
El sistema de digitalizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Facilidad y automatizacin de los procesos de captura, reduciendo al mximo el tiempo de
operacin.
Ahorro de tareas superfluas gracias a la digitalizacin: fotocopias, remisin de faxes, etc.
Reduccin del tiempo necesario para disponer de la documentacin.
Reduccin de costes
Desde el punto de vista funcional el sistema de digitalizacin debe:
Permitir la digitalizacin interactiva integrada en la aplicacin de negocio.
Permitir la digitalizacin batch o masiva sin interaccin con el aplicativo de negocio,
capturando documentos e ndices dejando los documentos disponibles para su
incorporacin al SGD.

12
Accesibilidad y legibilidad de
los documentos electrnicos
Los documentos electrnicos deben poder ser localizados, recuperados, presentados e
interpretados


Ingreso

Tipo de requisito
13 Registro de Entrada
Instrumento para la anotacin y control de todo escrito o comunicacin que se presente
o que se reciba en cualquier unidad propia.
Este registro, junto con el de Salida, conforma el registro general.

14 Calificacin del tipo documental
Las Administraciones generan mltiples tipos documentales que pueden presentar
distintos formatos y estructuras.
Una vez definidos estos tipos documentales, procede su incorporacin como metadato
para su indexacin y consulta.

15 Clasificacin del Expediente
Organizacin intelectual de los documentos y expedientes

16 Indizacin
Representar el contenido de los documentos a travs de palabras clave que forman
parte de un ndice terminolgico o vocabulario controlado.

17 Compulsa de documentos
La compulsa es el acto mediante el cual se acredita la identidad entre original y copia
de un documento por un fedatario pblico (la autoridad o funcionario ante el que se
presenta hace constar su coincidencia exacta con el original).
Las compulsas debern ir acompaadas del sello del Departamento u Organismo
Autnomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que expida o legalice,
y se plasmarn en todas las pginas que compongan el documento de que se trate.
La copia, una vez diligenciada con un sello o acreditacin de compulsa, se une a la
solicitud, escrito o comunicacin a la que se acompaa.
La copia compulsada tiene la misma validez que el original en el procedimiento concreto
de que se trate, sin que en ningn caso acredite la autenticidad del documento original.
El sello o acreditacin de compulsa expresar la fecha en que se practic as como la
identificacin del rgano y de la persona que expiden la copia compulsada.
Acreditacin de la identidad entre original y copia de un documento por la autoridad o
funcionario ante el que se presenta.


Almacenamiento

Tipo de requisito
18 Garantas fundamentales
Los medios o soportes en que se almacenan estos documentos deben contar con
medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccin y
conservacin de los documentos almacenados

19
Repositorio de documentos
electrnicos
La funcin del Repositorio de Documentos Electrnicos (RDE) es la de proporcionar un
repositorio, controlado por la administracin, para la custodia de determinados
documentos electrnicos.

20
Integracin del documento en el
expediente fsico
Una vez elaborado y formalizado convenientemente el documento procede la
incorporacin a su correspondiente expediente, siguiendo el orden de tramitacin, que
se corresponde con el orden cronolgico

21
expediente digital
Esta operacin se realiza al nivel de la aplicacin informtica, que controlara fechas de
integracin, tipos, formatos, fechas de modificacin, etc.

22
Migracin de documentos
electrnicos
Tcnica para facilitar la conservacin de los documentos electrnicos mediante la
conversin a nuevos formatos.

23
Salvaguarda de los documentos
electrnicos de manipulaciones y
alteraciones
Tanto la actualizacin y el mantenimiento como la consulta o cualquier fallo de
funcionamiento del sistema no deben afectar a la integridad de los documentos
electrnicos, es decir, es necesario que un documento est protegido contra
modificaciones no autorizadas, por lo que cualquier anotacin, adicin o supresin
autorizada que se realice en un documento deber indicarse de forma explcita y dejar
traza


Utilizacin / Uso

Tipo de requisito
24 Modificacin de estado del expediente
Este requerimiento responde a la necesidad de la Administracin de gestin y control de
la tramitacin de los expedientes, as como al derecho que la Ley reconoce a los
ciudadanos a conocer el estado de tramitacin de los procedimientos en que sean
interesados.
Toda modificacin del estado de un expediente precisa que dicha alteracin est
prevista en el modelo o procedimiento de expediente, y que sea realizada por uno de
los gestores / tramitadores autorizados para ello.
Existen algunas operaciones de modificacin que se pueden realizar de forma
automtica y son comunes a todos los procedimientos (p.e. la preparacin del
expediente para ser finalizado cuando se completan todos los trmites previstos)

25
Consulta de informacin en otras
Administraciones e Instituciones
(tributaria, catastral, padrn, ....)
Intercambio de Informacin entre Administraciones Pblicas en el ejercicio de sus
competencias.
De manera complementaria puede existir transferencia de datos entre Administraciones:
(La aportacin de certificaciones tributarias o de Seguridad Social junto con las
solicitudes y comunicaciones se sustituir, siempre que se cuente con el consentimiento
expreso de los interesados, por la cesin de los correspondientes datos al rgano
gestor por parte de las Entidades competentes)

26
Consulta de documentacin existente
en el Sistema
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen derecho a
no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante.

27
Trazabilidad de las operaciones sobre
los documentos en la tramitacin
Medio para controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a
cabo.
Resultado de la trazabilidad ser la creacin, incorporacin y conservacin de
informacin sobre el movimiento y el uso de los documentos.

28
Control de versiones de los
documentos electrnicos
El sistema debe facilitar el control de las distintas versiones de los documentos en lo
relativo a su almacenamiento, consulta y visualizacin.


Tipo de requisito
29 Impresin de un documento
Se plantea la necesidad de disponer de instrumentos de impresin que permitan
obtener copias de los documentos (e incluso de los metadatos asociados a los mismos).
Esta operacin se realiza al nivel de la aplicacin informtica e incluir la posibilidad de
realizar ciertos controles (al menos, controlar que se trata de una copia/reproduccin
del original)

30 Validez del documento electrnico
Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos,
informticos o telemticos, en el curso de las actuaciones administrativas desarrolladas,
o los que se emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios,
gozarn de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada
su autenticidad, integridad y conservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado


Difusin

Tipo de requisito
31 Registro de Salida
Instrumento para la anotacin y control de los escritos y comunicaciones oficiales
dirigidos a otros rganos o a los particulares.
Este registro, junto con el de Entrada, conforma el registro general.

32 Notificacin
La Ley 30/92 obliga a notificar a los interesados las resoluciones y actos administrativos
que afecten a sus derechos e intereses.

33 Notificacin telemtica La prctica de la notificacin puede realizarse por medios telemticos,
34
Publicacin en Boletn (BOPV /
DOCE)
La publicacin consiste en la insercin en el boletn oficial de un acto administrativo con
el fin de comunicarlo. Se trata de un trmite obligatorio en procedimientos concretos.
En algunos casos la publicacin en Boletn Oficial sustituye a la notificacin.

35
Cumplimentacin / Emisin del acuse
de recibo
La Ley 30/92 establece que debe existir constancia de la recepcin por el interesado de
la notificacin realizada. La acreditacin de la notificacin efectuada debe incorporarse
al expediente


Tipo de requisito
36 Emisin de copia / certificado
Reproduccin exacta de un documento administrativo generado por la Administracin.
Se deben controlar los rganos competentes para expedir copias
La emisin de copias autnticas corresponder a los rganos administrativos que
hubieran emitido el documento original.
En las copias autnticas se har constar que un documento es copia del original,
debindose recoger necesariamente el nmero de copia de que se trate, y exigindose,
por tanto, la llevanza de un registro a tal efecto. La emisin de copias autnticas
corresponder a los rganos administrativos que hubieran emitido el documento
original.
En las copias autenticadas se har constar que un documento es copia autenticada.
Son competentes para expedir copias autenticadas:
a) los directores o titulares de los rganos responsables de los servicios comunes
respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos
Autnomos respectivos,
b) los respectivos secretarios de los rganos administrativos colegiados, y
c) el Director de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento cuando
se trate de la autenticacin de los documentos que contengan textos de los asuntos que
se sometan al conocimiento, deliberacin y aprobacin del Consejo de Gobierno y las
Comisiones Delegadas del mismo.


Tipo de requisito
37 Emisin de Certificacin
La certificacin consiste en una declaracin formal en la que figura el nombre y dos
apellidos y el cargo o funcin de quien la realice, seguida del relato o transcripcin total
o parcial de los hechos, actos o acuerdos a los que se refiera.
Son competentes para emitir certificacin::
a) los titulares de los rganos que hubiesen dictado los actos o disposiciones,
b) los secretarios de los rganos colegiados con el visado de su presidente,
c) los titulares de los rganos responsables de los servicios comunes respecto a los
documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autnomos respectivos,
d) los Delegados Territoriales en el mbito de sus respectivas competencias,
e) los encargados de los registros pblicos en relacin con las funciones de los mismos,
f) el Secretario del Consejo de Gobierno y de las Comisiones Delegadas respecto a los
acuerdos adoptados por dichos rganos, y
g) el Director de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento en
relacin con los acuerdos que figuren en las actas del Consejo de Gobierno y las
Comisiones Delegadas del mismo.
Las certificaciones deben ir acompaadas del sello del Departamento u Organismo
Autnomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que las emita.

38 Emisin de Certificacin electrnica
El certificado telemtico debe contener los datos objeto de certificacin y la firma
electrnica de la autoridad competente para expedirlos.
Los certificados telemticos producirn idnticos efectos a los expedidos en soporte
papel. A tal efecto, su contenido deber poder ser impreso en soporte papel, en el que
la firma manuscrita ser sustituida por un cdigo de verificacin generado
electrnicamente que permita en su caso contrastar su autenticidad accediendo por
medios telemticos a los archivos del rgano u organismo emisor.


Consulta

Tipo de requisito
39
Consulta de expedientes por el
ciudadano / interesado (consulta de la
situacin del expediente)
Se garantiza a los ciudadanos el acceso, de forma ininterrumpida, tanto a la informacin
general de los procedimientos en lo referente a los requisitos tcnicos y jurdicos, como
a la informacin particular de sus expedientes.
Dentro del principio de transparencia administrativa, se establece el derecho de los
ciudadanos -en sus relaciones con la Administracin- a conocer el estado de tramitacin
de los procedimientos en que sean interesados.
Relacionado con el derecho de los ciudadanos -en sus relaciones con la
Administracin- a conocer el estado de tramitacin de los procedimientos en que sean
interesados

40
Consulta por otras Administraciones
de expedientes de tramitacin comn
Intercambio de Informacin entre Administraciones Pblicas en el ejercicio de sus
competencias.
El sistema debe facilitar la consulta por otras Administraciones el control del acceso a la
informacin y/o documentacin

41
del expediente
Necesidad de otras Administraciones Pblicas de conocer el estado de tramitacin de
los expedientes en los que participen (=interesados)
El sistema debe facilitar la consulta por otras Administraciones el control del acceso a la
informacin y/o documentacin

42
Consulta de expedientes /
documentacin por el ciudadano
(Investigador)
Relacionado con el derecho al acceso y consulta de la documentacin para la que no
exista ningn tipo de restriccin legal ni jurdica.
Esta consulta de documentacin se realiza con mayor frecuencia en los niveles de
archivo intermedio y -sobre todo- histrico.

43
Indexacin. Bsquedas en el texto
completo
Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por
ejemplo, suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros
previamente definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se
traduce en mayor rapidez a la hora de mostrar resultados.


Tipo de requisito
44 Seguridad y acceso a los documentos
Se garantiza la restriccin de acceso y utilizacin de los datos e informaciones
contenidos en los expedientes de los procedimientos administrativos.
Para implementar este requisito hay que tener en cuenta:
El control de acceso a los sistemas y la utilizacin restringida por las personas
autorizadas de los datos que contengan.
La prevencin de alteraciones o prdidas de datos y la proteccin de los
sistemas de informacin y de los datos que contienen frente a la interceptacin
y manipulacin no autorizada.
Los datos e informaciones contenidos en el expediente slo deben ser
utilizados para los fines para los que se han obtenido.

45 Gratuidad
Se garantiza a la ciudadana la gratuidad de sus relaciones con la Administracin por
medios electrnicos, informticos y telemticos.
Los documentos electrnicos se pondrn a disposicin de los interesados en formatos
que permitan de forma gratuita la lectura, comprobacin de la firma electrnica y, en su
caso, el descifrado.



Tipo de requisito
46 Lectura a lo largo del tiempo
Se deben adoptar las medidas que garanticen la lectura de los documentos electrnicos
a lo largo del tiempo

47 Cierre del Expediente
La tramitacin de todo expediente finaliza necesariamente con el cierre del mismo.
Es una fase obligatoria y su control facilita la realizacin de operaciones posteriores:
envo al archivo, imposibilidad de aadir nuevos documentos, ampliacin del acceso al
documento, etc.

48 Archivo del Expediente Fsico
Una vez finalizada la tramitacin del expediente procede el archivo del mismo. A partir
de esta operacin la responsabilidad de la gestin recae en los distintos niveles del
archivo

49 Archivo digital
rea destinada al almacenamiento de los documentos en soporte electrnico para los
que se determina su conservacin

50
Control de documentos crticos
(asegurar su identificacin,
perdurabilidad y conservacin
Proporcionar un depsito seguro para los documentos vitales de la Entidad

51 Valoracin de los documentos
Determinacin de los valores de los documentos de archivo en funcin de los efectos
que causan y de la informacin que contienen

52 Registro de documentos de archivo
Formalizar y controlar la captura de datos de un documento de archivo en un sistema
de documentos de archivo.

53
Gestin y control de consultas,
prstamos y reproduccin de
documentacin
Control de los procesos relacionados con el acceso a la informacin y/o la
documentacin de la Entidad.
54
Transferencia de documentacin a los
sucesivos niveles de Archivo
Regulacin de la remisin de la documentacin de un nivel de archivo a otro (o de un
entorno digital a otro), en funcin de los plazos de permanencia y conservacin de la
documentacin definidos en el proceso de valoracin



Tipo de requisito
55
Expurgo de documentacin de
acuerdo con las Tablas de Valoracin
y el Calendario de Conservacin
El sistema de gestin documental debe garantizar que se conservan nicamente los
documentos con valor, y que el resto se destruye.


Otros requisitos

Tipo de requisito
56 Asistencia y soporte
Necesidades de asistencia y soporte para la implantacin del modelo de gestin
documental

57 Gestin de documentacin bilinge
En los procedimientos tramitados por las Administraciones de las Comunidades
Autnomas, el uso de la lengua se ajustar a lo previsto en la legislacin autonmica
correspondiente.
En cualquier caso, deben traducirse al castellano los documentos que deban surtir
efectos fuera del territorio de la Comunidad Autnoma y los dirigidos a los interesados
que as lo soliciten expresamente.

58
Desarrollo Normativo (Insuficiente
normativa tcnica o legislativa, por
ejemplo para regulacin de los
servicios digitales)
Determinar las necesidades de modificacin o de desarrollo de las disposiciones
normativas que regulen la gestin documental en el Gobierno Vasco, en coherencia con
la legislacin de mbito comunitario, estatal y local.

59 Firma
La firma es uno de los elementos que otorga la validez al documento, al establecer el
responsable de su elaboracin.
En los documentos que contengan actos administrativos (incluidos los de mero trmite)
debe figurar la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor,
manifestada mediante firma manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha
autenticidad mediante la utilizacin de tcnicas o medios electrnicos, informticos o
telemticos.
En los restantes documentos (los de contenido informativo), no se exige esta
formalizacin, siendo suficiente con la constancia del rgano autor del correspondiente
documento.

60
Grabacin de los datos en la
aplicacin de gestin de expedientes
(METADATOS)
Las aplicaciones de gestin de expedientes contienen una parte del conjunto de datos
descriptivos (tanto del contexto como del contenido) de los documentos para facilitar la
indexacin y recuperacin de la informacin y/o la documentacin.
El sistema debe validar y controlar la entrada de los metadatos.

61
Centralizacin de tareas dispersas en
diferentes unidades
Determinar las necesidades de centralizacin de diversas tareas de carcter general en
unidades concretas


Tipo de requisito
62
Necesidades para implantar servicios
digitales
Determinacin de los recursos necesarios para implantar servicios digitales de apoyo a
la gestin documental.

63
Necesidad de definicin previa de los
documentos que se incorporan al
sistema: tipologa, soporte y formato
La determinacin de los documentos que deben incorporarse al sistema de gestin
documental se apoya en el anlisis del marco formativo, de las necesidades de gestin
y control y del riesgo que implica su ausencia.
Las tareas de diseo normalizado, de valoracin y de seleccin, de descripcin y todas
cuantas constituyen los procesos de gestin de documentos y de archivos, exigen el
conocimiento de las distintas tipologas documentales, cuya estructuracin se realiza en
base a la organizacin interna y a las funciones desarrolladas por la unidad productora

64
Necesidad de definicin previa de
METADATOS
El sistema de gestin documental debe especificar qu metadatos hay que recoger de
cada documento, y cmo recogerlos y conservarlos asociados al documento.
Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos deben incluir, entre otros,
elementos que sirvan para describir las diferentes etapas de su ciclo de vida.
Hay que tener en cuenta que la vinculacin de los metadatos a los documentos se debe
conservar durante todo el tiempo que exista el documento, a travs de las sucesivas
migraciones.

65 Necesidad de encriptacin

66 Necesidades formativas
Determinar las necesidades formativas del personal en relacin a la gestin documental
y elaborar un Plan de Formacin.

67 Rediseo de procesos
Rediseo y adecuacin de los procesos de gestin documental, para ajustarse al
modelo definido.

68 Sellado de un documento
Operacin mediante la que se acredita la autenticidad del documento responsabilidad
de un Departamento u Organismo.
Se trata de un requisito obligatorio en las diligencias de certificacin, copias autnticas y
autenticadas, compulsas, etc.

69
Tratamiento y gestin del correo
electrnico.
Estudio de la captura, gestin y archivo de los mensajes de correo electrnico recibidos
y/o remitidos que constituyan documentos de archivo.


3.6 Marco normativo
El marco normativo del modelo de gestin documental del Gobierno Vasco se estructura en
torno a:
a) normas jurdicas de mbito internacional, estatal y autonmico. Estas normas se
refieren tanto a:
la gestin administrativa
la tramitacin telemtica,
la gestin del archivo
las relaciones con el ciudadano, etc.
b) normas tcnicas adoptadas como estndares que presentan una amplia difusin
(Moreq, normas ISO 14721, 15489, 19005-1, etc.)

Una parte de este marco reglamentario es especfico de la Gestin documental y la otra parte
es heredada del marco reglamentario de las actividades de produccin administrativa en las
que est incluida la Gestin documental.
El Modelo propuesto cumplir con todas las normativas obligatorias e incorporar las buenas
prcticas extradas de las normativas voluntarias.
La tabla siguiente enumera los componentes del marco reglamentario del Modelo de Gestin
documental del Gobierno Vasco.

3.6.1 Normativa jurdica

TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
MARCO NORMATIVO COMUNITARIO
DIRECTIVA 90/313/CEE, del Consejo, de 7
de junio de 1990, sobre libertad de acceso a
la informacin en materia de medio
ambiente
Unin Europea Acceso a la informacin
DIRECTIVA 1999/93/CE del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 13 de
diciembre de 1999 por la que se
establece un marco comunitario para la
firma electrnica
Unin Europea Firma Electrnica
MARCO NORMATIVO ESTATAL
LEY 16/1986 del Patrimonio Histrico
Espaol
Estado
Acceso a la informacin
Archivos
LEY 30/92 de 26 de noviembre de Rgimen
J urdico de las Administraciones Pblicas y
del Procedimiento Administrativo Comn.
Estado Procedimiento administrativo
LEY ORGNICA 15/1999 de 13 de
diciembre de Proteccin de Datos de
Carcter Personal
Estado
Proteccin de los Datos Personales
Ficheros de Titularidad Pblica
Movimiento internacional de datos
Agencia Espaola de Proteccin de
Datos


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
REAL DECRETO 994/1999 de 11 de junio
por el que se aprueba el Reglamento de
Medidas de seguridad de los ficheros
automatizados que contengan datos de
carcter personal.
Estado
LEY 4/1999, de 13 de enero, de
modificacin de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Rgimen J urdico de las
Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn.
Estado
Lengua de los procedimientos
Expedicin de copias de los
documentos presentados ante la
Administracin
Silencio administrativo
Cmputo de plazos
Notificacin
LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de
Medidas Fiscales, Administrativas y del
Orden Social. (aade apartados a la Ley
30/1992)
Estado
Registros telemticos
Notificacin utilizando medios
telemticos
Presentacin telemtica de
solicitudes y comunicaciones.
REAL DECRETO 209/2003, de 21 de
febrero, por el que se regulan los registros y
las notificaciones telemticas, as como la
utilizacin de medios telemticos para la
sustitucin de la aportacin de certificados
por los ciudadanos
Estado
Registros telemticos
Notificacin utilizando medios
telemticos
Certificados telemticos
LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma
electrnica
Estado
Firma Electrnica
Certificados electrnicos
Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se
regulan los derechos de acceso a la
informacin, de participacin pblica y de
acceso a la justicia en materia de medio
ambiente (incorpora las Directivas
2003/4/CE y 2003/35/CE).
Estado Acceso a la informacin
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos.
Estado
Rgimen jurdico de la administracin
electrnica.
Identificacin y autenticacin de los
ciudadanos
Identificacin electrnica de las
Administraciones Pblicas y
autenticacin del ejercicio de su
competencia.
Registros, comunicaciones y
notificaciones electrnicas.
Documentos y archivos electrnicos.
Gestin electrnica de los
procedimientos.
Cooperacin entre administraciones
para el impulso de la administracin
electrnica.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de
noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio,
de acceso electrnico de los ciudadanos a
los servicios pblicos.
Estado
Sedes electrnicas y punto de acceso
general.
Identificacin y autentificacin.
Registros electrnicos
Comunicaciones y notificaciones
Los documentos electrnicos y sus
copias


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
MARCO NORMATIVO C.A.E.
Ley 10/1982, de 24 de noviembre, bsica de
normalizacin del uso del euskera

Presidencia
Deberes de la Administracin Pblica
de la C.A.E. en materia lingstica
Uso del euskera en la Administracin
Pblica de la C.A.E.
Ley 7/1990, de 3 de julio, sobre de
Patrimonio Cultural Vasco
Presidencia
Rgimen de proteccin del Patrimonio
documental
Sistema Nacional de Archivos de
Euskadi (SNAE)
Servicios de Archivos
DECRETO 303/1992, de 3 de noviembre,
por el que se regula el conjunto mnimo
bsico de datos del Alta Hospitalaria y se
crea el registro de Altas Hospitalarias de
Euskadi
Osakidetza
Conjunto Mnimo Bsico de Datos
(C.M.B.D.),
Acceso a la informacin contenida en
las Historias Clnicas
Decreto 464/1995, de 31 de octubre, por el
que se desarrolla el ejercicio de control
econmico interno y la contabilidad en el
mbito de la Administracin Pblica de la
Comunidad Autnoma de Euskadi
Hacienda y
Administracin
Pblica
Gestin y control de documentacin
contable
DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre
la expedicin de copias de documentos y
certificaciones y la legalizacin de firmas en
el mbito de la Administracin General y
Organismos Autnomos de la C.A.P.V.
Vicepresidencia de
Gobierno
Emisin de copias de documentos,
certificaciones y legalizacin de
firmas
DECRETO 45/1998, de 17 de marzo, por el
que se establece el contenido y se regula la
valoracin, conservacin y expurgo de los
documentos del Registro de Actividades
Clnicas de los Servicios de Urgencias de
los Hospitales y de las Historias Clnicas
Hospitalarias.
Osakidetza
Valoracin documental
Conservacin de la documentacin
DECRETO 232/2000, de 21 de noviembre,
por el que se aprueban el Reglamento de
los Servicios de Archivo y las normas
reguladoras del Patrimonio Documental del
Pas Vasco.
Cultura
Documentos pertenecientes al
Patrimonio Documental vasco
Servicios de archivo
Transferencias de documentacin
Consulta, prstamo y reproduccin de
documentos
Acceso a la documentacin
Sistema Nacional de Archivos de
Euskadi (SNAE)
rganos asesores : COVASED
ORDEN de 27 de junio de 2002, del
Consejero de Interior, por la que se regula la
tramitacin telemtica de procedimientos de
mquinas de juego de tipo B.
Interior Tramitacin telemtica
RESOLUCIN de 13 de mayo de 2003, de
la Directora de Informtica y
Telecomunicaciones, por la que se
aprueban las aplicaciones electrnicas,
informticas y telemticas de carcter
horizontal que se utilizarn en la tramitacin
telemtica de los procedimientos de la
Administracin de la CAPV.
Hacienda y
Administracin
Pblica
Aplicacin Libro de Registro de
Entradas y Salidas


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
RESOLUCIN de 16 de julio de 2003, de la
Directora de Servicios, por la que se
aprueba la aplicacin telemtica, informtica
y electrnica para la puesta en marcha del
procedimiento para la tramitacin de datos
de los usuarios de los Servicios Sociales de
J usticia, Empleo y
Seguridad Social
Tramitacin telemtica
RESOLUCIN de 18 de julio de 2003, del
Viceconsejero de Insercin Social, por la
que se establecen las condiciones de
realizacin del procedimiento para la
tramitacin de datos de los usuarios de los
Servicios Sociales de la Comunidad
Autnoma de Euskadi
J usticia, Empleo y
Seguridad Social
DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de
organizacin y funcionamiento del Sistema
de Archivo de la Administracin Pblica de
Departamento de
Hacienda y
Administracin
Pblica
Niveles de Archivo de la
Administracin Pblica de la C.A.E
rganos competentes en materia de
los archivos de la Administracin
Pblica de la C.A.E
rganos asesores : COVASAD
Gestin documental
Acceso a los documentos
ORDEN de 20 de noviembre de 2003, del
Consejero de J usticia, Empleo y Seguridad
Social, por la que se establecen los criterios
generales del procedimiento para la
presentacin y tramitacin telemtica de los
partes de accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales.
J usticia, Empleo y
Seguridad Social
Consejero de J usticia, Empleo y Seguridad
Social, por la que se establecen los criterios
generales del procedimiento de
presentacin y tramitacin telemtica de
diversa documentacin relativa a las
elecciones a rganos de representacin de
las y los trabajadores en las empresas y en
las Administraciones Pblicas
J usticia, Empleo y
Seguridad Social
ORDEN de 23 de enero de 2004, del
tramitacin telemtica de procedimientos en
materia de juego.
RESOLUCIN de 23 de enero de 2004, del
Director de J uego y Espectculos, por la que
se especifican las caractersticas de la
tramitacin y de los requerimientos de los
certificados a que se refiere la Orden de 23
de enero de 2004 del Consejero de Interior
por la que se regula la tramitacin telemtica
de procedimientos en materia de juego.

ORDEN de 28 de mayo de 2004, de la
Vicepresidenta del Gobierno, por la que se
crea un registro telemtico en la Direccin
de la Secretara del Gobierno y de
Relaciones con el Parlamento
Vicepresidencia de
Gobierno
Registro Telemtico para la recepcin
y salida de los escritos en las
relaciones y comunicaciones que se
producen entre el Gobierno y el
Parlamento Vasco.


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
DECRETO 108/2004, de 8 de junio, del
modelo de presencia de la Administracin
Pblica de la Comunidad Autnoma de
Euskadi en Internet.
Vicepresidencia de
Gobierno
Competencias en materia de
normativa y estndares informticos
que deben cumplir las herramientas y
aplicaciones de uso comn
ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la
Consejera de Hacienda y Administracin
Pblica, sobre tramitacin telemtica de
determinados procedimientos y actuaciones
previstas en la legislacin de contratos de
Hacienda y
Administracin
Pblica
El Registro telemtico de contratacin
electrnica (registro auxiliar del
Registro General)
Formatos de los documentos
informticos
Notificacin electrnica en el
procedimiento
Acceso, archivo y custodia de
documentos
LEY 2/2004 de Ficheros de Datos de
Carcter personal de Titularidad Pblica y
de Creacin de la Agencia Vasca de
proteccin de Datos.
Lehendakaritza
Ficheros de Titularidad Pblica
Agencia Vasca de Proteccin de
Datos
ORDEN de 11 de octubre de 2004, de la
Consejera de Industria, Comercio y Turismo,
por la que se regula el procedimiento
telemtico para la puesta en servicio de
instalaciones elctricas de baja tensin que
requieran proyecto para su legalizacin.
Industria, Comercio
y Turismo
Consejero de Sanidad, por la que se
establecen normas sobre el uso de la firma
electrnica en las relaciones por medios
electrnicos, informticos y telemticos con
el Sistema Sanitario de Euskadi.
Sanidad Firma Electrnica
RESOLUCIN de 3 de agosto de 2004, de
la Directora de Servicios Generales, por la
que se aprueba la aplicacin para la puesta
en servicio de instalaciones elctricas de
baja tensin que requieran proyecto para su
legalizacin.
Industria, Comercio
y Turismo
RESOLUCIN de 28 de febrero de 2005,
del Director de Energa, por la que se
especifican las caractersticas de la
tramitacin y de los requerimientos de los
certificados a que se refiere la Orden de 11
de octubre de 2004, de la Consejera de
Industria, Comercio y Turismo, por la que se
regula el procedimiento telemtico para la
puesta en servicio de instalaciones
elctricas de baja tensin que requieran
proyecto para su legalizacin
Industria, Comercio
y Turismo
RESOLUCIN de 27 de julio de 2005, de la
Directora de Servicios del Departamento de
J usticia, Empleo y Seguridad Social, de
segunda modificacin de la Resolucin por
la que se aprueba la aplicacin telemtica,
informtica y electrnica para la puesta en
marcha del procedimiento para la
tramitacin de datos de los usuarios de los
Servicios Sociales de la Comunidad
Autnoma del Pas Vasco.
J usticia, Empleo y
Seguridad Social


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la
Pblica, del reglamento del sistema de
archivo de la Administracin General e
Institucional de la Comunidad Autnoma de
Euskadi.
Hacienda y
Administracin
Pblica
Archivos de la Administracin Pblica
de la C.A.E
Conservacin de la documentacin
Instalaciones y equipamiento de
archivo
Transferencias de documentacin
Clasificacin de la documentacin
Descripcin documental
Expurgo de la documentacin
Acceso a los documentos
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la
Pblica, sobre el procedimiento para la
identificacin y valoracin documental, y el
funcionamiento de la Comisin de
Valoracin, Seleccin y Acceso a la
Documentacin de la Administracin Pblica
de la Comunidad Autnoma de Euskadi
(COVASAD).

Valoracin Documental
rganos asesores : COVASAD
ORDEN de 22 de marzo de 2006, del
tramitacin telemtica de procedimientos en
mquinas de juego.
ORDEN de 9 de marzo de 2006, de la
Consejera de Industria, Comercio y Turismo,
por la que se regula el procedimiento
telemtico para la puesta en servicio de
ascensores.
Industria, Comercio
y Turismo
RESOLUCIN de 10 de marzo de 2006, del
Director de Consumo y Seguridad Industrial,
por la que se especifican las caractersticas
de la tramitacin y de los requerimientos de
los certificados a que se refiere la Orden de
9 de marzo de 2006, de la Consejera de
Industria, Comercio y Turismo, por la que se
regula el procedimiento telemtico para la
puesta en servicio de ascensores.
Industria, Comercio
y Turismo
RESOLUCIN de 9 de febrero de 2006, de
la Directora de Informtica y
Telecomunicaciones, aprobando el
documento que establece la Plataforma
Tecnolgica para la E-Administracin
Platea
Hacienda y
Administracin
Pblica >Direccin
de Informtica y
Telecomunicaciones
Marco estratgico para la
construccin de los sistemas
informticos orientados a dar
servicios de administracin
electrnica dentro de la
Administracin General de la C.A.E. y
sus organismos autnomos
DECRETO 232/2007, de 18 de
diciembre, por el que se regula la
utilizacin de medios electrnicos,
informticos y telemticos en los
procedimientos administrativos
Administracin electrnica
Decreto 72/2008, de 29 de abril, de
creacin, organizacin, y funcionamiento de
los registros de la Administracin General de
la Comunidad Autnoma de Euskadi y sus
Organismos Autnomos


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
ORDEN de 11 de abril de 2008, de la
Pblica reguladora del pago de ingresos de
derecho pblico en la Hacienda General del
Pas Vasco a travs de la Pasarela de
Pagos

DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por
el que se establece la estructura orgnica y
funcional del Departamento de Justicia y
Administracin Pblica.
Marco estructural y competencial


3.6.2 NORMAS TCNICAS

TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
NORMATIVA PROPIA DE LA C.A.E

Manual de Digitalizacin, formado por:
o Modelo Bsico de Tramitacin
(MBT, v. 1)
o Modelo de Tramitacin Telemtica
(MTT)

DIAE
Tipologas documentales
asociados a trmites y
datos invariantes de las
familias de procedimientos
Escenario de tramitacin:
Presentacin de solicitudes
y aportacin de
documentos (Visin del
ciudadano y visin del
gestor)
Modelo de la Administracin
Electrnica (MAE)
DIAE
Subcriterio 6.4 : Gestin de
Plataforma Tecnolgica para la
e-Administracin Platea
DIT
EJ IE
Documentos electrnicos
en la Infraestructura de
tramitacin telemtica
Definicin de Estndares Tecnolgicos
del Gobierno Vasco
DIT
EJ IE
Estndares tecnolgicos
Libro de Estilo de la Administracin
Pblica de la C.A.E.
IVAP Normalizacin
NORMATIVA DE LA ADMINISTRACIN
GENERAL DEL ESTADO

Normativa Atrio (Almacenamiento,
Tratamiento y Recuperacin de
Informacin de Oficinas)

Estado
Especificacin, promovida
por el CSI, sobre sistemas
de Gestin Integrada de
Documentos.
Sicres: Especificacin de la normativa
Atrio, referente a los sistemas de
Informacin Comn de Registros de
Entrada y Salida de Documentos.

Estado
Registro de E / S de
documentos
Criterio de Conservacin elaborado
por el Consejo Superior de Informtica
y para el impulso de la Administracin
Electrnica

Estado
Conservacin de
ESTNDARES INTERNACIONALES
ISO 15489-1:2001 Information and
documentation -- Records management --
Part 1: General
ISO
ISO 14721. Normativa Internacional
que define el modelo de un Sistema de
informacin archivstica abierto (OAIS).
ISO


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
MoReq, (Modelo de Requerimientos
para los Sistemas de Gestin de
Documentos electrnicos)
Programa IDA
(Intercambio de Datos
entre
Administraciones)
Sistemas de gestin de
Criterios de seguridad, normalizacin y
conservacin para Aplicaciones
utilizadas para el ejercicio de
potestades
MAP
(CONSEJ O SUPERIOR DE
INFORMTICA)
1) Conservacin de la
informacin en soporte
electrnico
ISAD(G) Normativa internacional de
descripcin archivstica
Consejo Internacional
de Archivos
ISAAR-CPF Normativa Internacional
de descripcin de autoridades
Consejo Internacional
de Archivos
EAD-EAC Normativa Internacional de
intercambio datos electrnicos de
archivo
University of California
ISO 3166-1, Codes for the
representation of names of
ISO
Denominacin de los
pases
ISO 639-1, Codes for the
representation of names of languages
countries and their subdivisions
ISO
Denominacin de las
lenguas
ISO 10646 (Unicode) Para gestin de
registros en mltiples idiomas o
caracteres no latinos
ISO Caracteres grficos
ISO 8601, Elementos de datos y
formatos de intercambio-Intercambio de
informacin- Representacin de fechas
y horas
ISO
Representacin de fechas
y horas
ISO 2788, Directrices para el
establecimiento y desarrollo de
tesauros monolinges
ISO 5964, Directrices para la creacin y
desarrollo de tesauros multilinges
ISO Tesauros
ISO/CD 19005-1. Document
management - Electronic document file
format for long-term preservation - Part
1: Use of PDF (PDF/A)
ISO Conservacin a largo plazo
ISO/TR 15801, Electronic imaging
Information stored electronically
Recommendations for trustworthiness
and reliability
ISO
Recomendaciones para
mantener su valor
probatorio
ISO/CD TR 18492, Electronic imaging
Ensuring long-term access to digital
information and images
ISO
Conservacin a largo plazo
de imgenes digitales
ISO/WD 18509-1, Electronic archival
storage Specifications relative to the
design and operation of information
processing systems in view of ensuring
the storage and integrity on recordings
stored in These systems Part 1:
Long term access strategy
ISO
Garantizar la integridad de
los documentos


TITULO ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
ISO/WD 18509-2, Electronic archival
storage Specifications relative to the
design and operation of information
processing systems in view of ensuring
the storage and integrity on recordings
stored in these systems Part 2:
Technical specifications
ISO
Garantizar la integridad de
los documentos
UNE ISO/IEC 17799 Tecnologas de
la informacin Cdigo de buenas
prcticas para la gestin de la
seguridad de la informacin
AENOR Medidas de seguridad
ISO/IEC TR 13335 Tecnologas de la
informacin (TI) Gua para la gestin
de la seguridad de TI.
ISO Medidas de seguridad
Metodologa de anlisis y gestin de
riesgos de los sistemas de informacin
(MAGERIT)
Consejo Superior de
Administracin
Electrnica
Medidas de seguridad
Gua de seguridad informtica (SEDISI)
Ministerio de
Administraciones
Pblicas
Medidas de seguridad


El siguiente diagrama detalla el marco normativo relativo al Archivo:

El siguiente diagrama detalla el marco normativo relativo a la DIT y a la Secretara General de
Modernizacin y Administracin Electrnica.


3.7 Organismos responsables

A continuacin, en formato de organigrama, se muestran los rganos responsables en materia
de gestin documental del Gobierno Vasco. Esta estructura podra sufrir modificaciones a lo
largo del tiempo, por lo que se recomienda consultar la ltima versin de la misma en
http://www.euskadi.net

GOBIERNO VASCO
Viceconsejera de
Administracin Pblica
DIT
DRRGG
EJIE
Direccin de Innovacin y
Administracin electrnica
Direccin de
Atencin ciudadana


A continuacin, en formato tabla, se muestran los rganos responsables en materia de gestin
documental del Gobierno Vasco, indicndose la normativa en la que se establece su
responsabilidad y su ubicacin dentro de la estructura orgnica de la Administracin General
de la C.A.E:
ORGANISMO
RESPONSABLE
MARCO LEGAL
DEPENDENCIA
ORGNICA
Direccin de Informtica y
Telecomunicaciones
Direccin de Recursos
Generales
Direccin de Innovacin y
Administracin Electrnica
Direccin de Atencin
Ciudadana
DECRETO 472/2009, de 28 de agosto,
por el que se establece la estructura
orgnica y funcional del Departamento
de Justicia y Administracin Pblica.
Viceconsejera de
Sociedad Informtica del
Gobierno Vasco EJIE
DECRETO 60/1982, de 1 de febrero
sobre constitucin de la Sociedad
Mercantil Annima EUSKO
JAURLARITZAREN INFORMATIKA
ELKARTEA SOCIEDAD
INFORMTICA DEL GOBIERNO
VASCO S.A. (BOPV N 38 de 23 de
Marzo de 1982)
Direccin de
Informtica y
Telecomunicaciones
Viceconsejera de
DPTO. JUSTICIA Y
ADMINISTRACIN
PBLICA


4 MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL GOBIERNO VASCO

El MGD parte de la situacin actual del Gobierno Vasco en materia de gestin documental
respecto de los elementos anteriormente descritos:
Marco normativo
Organismos responsables
Funciones de gestin documental
Requisitos de gestin documental

En el modelo, a estos elementos se aaden:
Ciclo de vida de los documentos
Modelo de datos
Infraestructura. Herramientas.
Propuestas
Funciones
de Gestin
Documental
Marco
normativo
Organismos
responsables
Infraestructura.
Herramientas.
Requisitos
Propuestas Modelo de datos


4.1 Bases de partida
El MGD es un esquema terico que facilita la comprensin y la homognea implantacin de la
Gestin documental corporativa del Gobierno Vasco. Es una propuesta de sistematizacin de
la Gestin documental corporativa del Gobierno Vasco. Describe y concreta las funciones,
procesos y roles en materia de Gestin documental con el objetivo final de contribuir a la
eficacia organizativa.
Este MGD contempla las tcnicas y procedimientos de la Archivstica, ya implantados en el
Gobierno Vasco, y est en lnea con las estrategias de modernizacin y administracin
electrnica definidas e impulsadas por el Gobierno Vasco.
El MGD contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean e ingresan
hasta que se conservan de manera definitiva o se eliminan.

Para la elaboracin del modelo se han tenido en cuenta los siguientes principios generales:
Los documentos son soporte legal de derechos y obligaciones de las Administraciones
y de los ciudadanos, por lo que es fundamental conservarlos garantizando su
originalidad, autenticidad e integridad.
A pesar de que uno de los objetivos de la Ley 30/1992 es la oficina sin papel, uno de
los grandes problemas que deben afrontar las Administraciones es la proliferacin y
acumulacin de documentos en papel.
El avance en la implantacin de la Administracin electrnica de acuerdo con el plan
"e-Europa 2005" est dando lugar a la produccin de documentos electrnicos, que
conviven y tienen los mismos valores que los documentos fsicos.
La implantacin de un Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital es la forma
de garantizar su organizacin y tratamiento normalizado a lo largo de su ciclo de vida,
independientemente de su tipologa, formato y soporte, facilitando la conservacin de
los documentos.
Por medio de un Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital se mejora:
o El funcionamiento y competitividad de las Administraciones.
o La transparencia de las Administraciones hacindolas ms accesibles a los
ciudadanos.
o El servicio a los ciudadanos.

Los documentos son la base de la tramitacin en los distintos Procedimientos Administrativos.
Las razones principales de este hecho son las siguientes:
Son un contenedor de informacin universalmente aceptado.
Suponen un elemento probatorio de los hechos.
Son una poderosa herramienta de intercambio de informacin.

Sin embargo, es evidente que el manejo de la documentacin tiene asociadas una serie de
servidumbres como son que:
Contienen informacin no estructurada.
Requieren conservacin.
En el caso del papel, estn soportados en un medio fsico.
En el caso de la documentacin electrnica, la garanta de autenticidad.


En definitiva, el manejo de la documentacin tiene un impacto significativo en el coste de los
procesos y en la calidad de los servicios, definiendo lo que se viene a llamar el Problema
Documental que, en general, se caracteriza por los siguientes elementos:
Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios.
Lentitud en el servicio de documentos.
Falta de espacio para custodia de los documentos.
Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado.
Descontrol en la documentacin electrnica.
Descoordinacin entre las fases de tramitacin y de archivo.
Desorganizacin. Se archivan segn van llegando, pensando en el plazo inmediato, sin
establecer criterios para su organizacin.
Acumulacin masiva de documentos en oficina. Se envan al archivo cuando se agota
el espacio.
Sistemas de informacin obsoletos o muy variados
Sistemas informticos no integrados.
Ausencia de normas para la transferencia de documentos.
Falta de Personal.

4.2 Arquitectura propuesta
El modelo, a nivel arquitectnico constituye un Sistema de Gestin Documental centralizado y
corporativo. Este sistema tiene como herramienta de base el software Documentum ECM.
Sobre l se implanta el Sistema Integral del Gestin Documental dokusi (dokumentu
kudeaketa sistema integrala).


Aplicaciones y herramientas
departamentales y corporativas
Presencia
En Internet
Sistema de Gestin documental
(ECM)
Archivo
Digital
(RDE)
Registro
E/S
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Archivo
(SGA)

Tras un estudio individual de cada una de las herramientas documentales actuales, para cada
una de ellas se ha propuesto una de las siguientes acciones:
Su sustitucin por una de las funcionalidades que ofrecer el Sistema de Gestin
Documental corporativo. Por ejemplo, los documentos gestionados por Imaging podran
ser gestionados en el Archivo digital
Su integracin con el Sistema de Gestin Documental corporativo. Por ejemplo, los
documentos de los correos electrnicos podran guardarse en el Archivo digital para
aligerar la carga del MS Exchange 2003.
Presencia
En Internet
(ECM)
Archivo
digital
Registro
E/S
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Archivo
Interwoven
Invesicres
RDE
ARGES
Real Player
FrameMaker
REE
SAP
MS Exchange 2003
MS SharePoint
BRS
Fulcrum
Imaging
Oracle
Intermedia
Text

Se propone abordar la utilizacin del Sistema Integral de Gestin Documental en dos fases:
1. Utilizacin del Archivo digital como archivo de documentos electrnicos para todos los
sistemas de informacin. Segn el inventario de aplicativos documentales, es la
principal necesidad que tienen los sistemas de informacin del Gobierno Vasco.
Adems es la ms sencilla de implementar.


Presencia
En Internet
(ECM)
Archivo
Digital
(RDE)
Registro
E/S
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Archivo
(SGA)

Por ejemplo, para la produccin administrativa:

Archivos de oficina Archivo General
e Histrico
Archivo
Digital
Gestin de
Expedientes
Proceso del
Gobierno
Vasco
Proceso del
Gobierno
Vasco
Proceso del
Gobierno
Vasco
Otros Sist.
de
informacin
Registro
E/S
S.G.A
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Expedientes


Para los sistemas de informacin existentes que almacenan los documentos electrnicos en
campos BLOB de bases de datos relacionales (o en sistemas de ficheros), se propone
almacenar sus documentos electrnicos en el Archivo digital.
DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL S.I. DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL A.D.
BLOB
BLOB
BLOB
SISTEMA DE
INFORMACIN
BD ORACLE
- metadatos
- documentos

Archivo
digital
SISTEMA DE
INFORMACIN
OID
BD ORACLE
- metadatos
- documentos

2. Utilizacin de las funcionalidades de gestin documental corporativa para construir la
parte documental de los sistemas de informacin. El SGD (ECM) del Gobierno Vasco
es una solucin documental muy potente. Sus funcionalidades documentales
mejorarn los sistemas de informacin actuales y futuros.

Presencia
En Internet
(ECM)
Archivo
Digital
(RDE)
Registro
E/S
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Archivo


4.3 Ciclo de vida de los documentos en la tramitacin
Los documentos entran al Gobierno Vasco a travs del Registro de Entrada / Salida. En este
sistema se guardan los datos relativos al asiento de cada entrada o salida de documentos.
Los documentos en soporte papel se distribuyen al Archivo de oficina que
corresponda.
Los documentos electrnicos se almacenan en el Archivo digital y se distribuyen a
los Sistemas de Gestin de Expedientes que corresponda.

Los Sistemas de Gestin de Expedientes incorporan a los expedientes los documentos
recibidos desde el Registro de Entrada / Salida.
Los metadatos de los documentos se capturan del Registro de Entrada / Salida
Los documentos en soporte papel se incorporan a la carpeta fsica del expediente.
Los documentos en soporte electrnico, los cuales estn almacenados en el Archivo
digital, son referenciados mediante su OID.

El Sistema de Gestin de Archivo (SGA) gestiona la documentacin que es ingresada en l
para su tratamiento archivstico.
Los metadatos de los expedientes se capturan de los Sistemas de Gestin de
Expedientes
Las carpetas fsicas del expediente se archivan en depsitos estructurados y
referenciables desde el SGA.
Los documentos en soporte electrnico, los cuales estn almacenados en el Archivo
digital, son referenciados mediante su OID. Los documentos en soporte papel son
igualmente referenciados mediante su OID.
Archivo de
OFI CI NA
Archivo
GENERAL
Archivo
HI STRI CO
ARCHIVO
DIGI TAL
Registro E/S
(Sicres, RTT)
TRAMITACIN
(Sistemas Gestin de Expedientes)
ARCHI VO
(Sistema de Gestin de Archivo - SGA)
A
R
C
H
I
V
O
F
S
I
C
O
S
I
S
T
E
M
A
S
D
E

G
E
S
T
I
N
A
R
C
H
I
V
O
D
I
G
I
T
A
L
METADATOS
+ OIDs
METADATOS
+ OIDs
OID
SIGNATURAS
PAPEL
PAPEL PAPEL
PAPEL
VISION
DEL
CIUDADANO
P
L
A
T
E
A
(
F
o
r
m
u
l
a
r
io
s
,

C
o
n
s
u
lt
a
)
PAPEL
PAPEL
ELECTRNICO
OID
OID
OID
Documentos electrnicos con sus OIDs


4.3.1 REGISTRO
El registro es la unidad por la que deben pasar todos los documentos que se presenten, ya sea
por medio del registro telemtico o de forma presencial, en el Gobierno Vasco.
As mismo, cuando la administracin enve un documento al ciudadano, se podr realizar de
dos formas:
Notificacin por correo ordinario. El documento se debe enviar al Registro para que le
asigne el nmero de salida y la fecha de registro.
Notificacin por va telemtica. La pasarela de Notificacin debe notificar al registro de
salida el envo de la misma.

Desde el registro se deber anotar por cada documento registrado:
Nmero de Registro
Fecha de Registro
Remitente (D.N.I o C.I.F), o en el caso de Salida el rgano que firma la notificacin
Destinatario (Persona fsica, Unidad Administrativa o Procedimiento Administrativo).
Asunto.
Documento presentado.
A continuacin se explica cmo debe trabajar el Registro.

Modelo de Trabajo (Canal Presencial)
Una vez recibida la documentacin del ciudadano, se proceder a registrarla en la aplicacin
de Registro del Gobierno Vasco.
Es recomendable que en la aplicacin de registro est incorporado el catlogo de
procedimientos (por ejemplo en el campo destino se selecciona la Unidad Administrativa y en el
campo Asunto ya se identificara el documento con el procedimiento administrativo).
Si se consigue identificar el documento con el procedimiento administrativo se podr distribuir
automticamente la informacin del registro y el identificador nico del documento en el Archivo
Digital (en adelante OID), a la aplicacin de tramitacin que tenga relacin con el documento
presentado.


La funcionalidad del Registro consta de 4 procesos bsicos:
Registro de documentos. Se proceder al registro de la documentacin recibida del
ciudadano y se le asignar el identificador nico de registro.
Identificacin de documentos. La segunda actividad es la de identificar aquellos
documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada y siendo asociados
a un procedimiento administrativo deben incorporarse a una actividad de captura para
su distribucin a la bandeja de entrada de la aplicacin de tramitacin.
Proceso de captura (ALTA): El alta de un nuevo documento se realizar mediante la
digitalizacin del mismo para su incorporacin al Archivo Digital. En este proceso se
puede utilizar la compulsa electrnica para poder devolver el original al ciudadano. Los
documentos una vez digitalizados se tienen que convertir a un formato estndar (PDF).
La documentacin digitalizada en el registro se almacenar en el Archivo Digital y
durante todo el ciclo de vida de la misma se irn cambiando los atributos segn la fase
en el que se encuentre.
o Procedimiento para compulsar electrnicamente documentos
originales en papel:
Para realizar la compulsa electrnica se digitalizarn los documentos
originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato
PDF que se mostrar en la pantalla del ordenador con la imagen
obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel
con el mostrado en la pantalla del ordenador, se proceder a la firma
de la copia electrnica mediante la utilizacin de la firma electrnica
reconocida del funcionario o empleado pblico que realice la compulsa,
lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y
de la copia. A la copia compulsada electrnicamente se le asignar un
OID, as como la fecha y hora de la compulsa y la identificacin del
firmante.
Los documentos originales, una vez compulsados electrnicamente, se
devolvern a los interesados o a los que los presentaron.
Proceso de Distribucin: Los documentos despus de digitalizarse se marcarn con
el estado pendiente de leer y se distribuirn electrnicamente a la bandeja de
distribucin (mecanismo automatizado del Sistema de Registro por el que un usuario
del Gobierno Vasco recibe las notificaciones de los documentos que han entrado por el
Registro de Entrada y cuyo destinatario es el departamento del que l forma parte).
o Peridicamente los usuarios de las aplicaciones de tramitacin accedern a
dicha bandeja de distribucin para comprobar si tienen alguna notificacin
pendiente de leer. Es importante destacar que los usuarios de tramitacin slo
podrn acceder a la documentacin que se ha distribuido a su departamento.
o Una vez consultada la bandeja de distribucin, procedern a visualizar los
documentos que hayan recibido
o Si el documento visualizado es para ellos, lo marcarn aceptado y lo
incorporarn a su aplicacin de tramitacin.
o En el caso que el tramitador compruebe que el documento no es para l, lo
marcar con el estado devuelto, para que el Registro pueda subsanar el
error.


La documentacin de salida que tenga ser notificada por correo ordinario ser fsicamente
enviada al registro para generar el asiento de salida y proceder a su envo. La documentacin
de salida que se notifique telemticamente deber seguir los criterios establecidos en el
Decreto por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos
en los procedimientos administrativos.

Modelo de Trabajo (Canal Telemtico)
El Registro Telemtico, no podr invocarse de forma individual:
Si se trata de dar registro de entrada a un documento electrnico, y no se utiliza el
toolkit de formularios, se utilizar un proceso integrado denominado Alta de
Solicitudes o Aportacin de Documentos que completa la firma, almacena en el
Repositorio de Documentos Electrnicos, realiza el asiento registral telemtico de
entrada y emite el justificante de registro. Adems, de forma asncrona y con garanta
de entrega, consolida el asiento en el correspondiente libro general del rgano
destinatario
Si se trata de dar registro de salida a un documento electrnico por el canal telemtico,
se utilizar un proceso integrado dentro del sistema de la Pasarela de Notificaciones,
donde se completa la firma, almacena los documentos de la Notificacin en el
Repositorio de Documentos, realiza el asiento registral telemtico de salida, emite el
justificante de depsito, da el aviso de notificacin y publica la notificacin en la
bandeja de notificaciones

Para los documentos que se anexen por el Registro Telemtico se recomendar el formato
PDF como estndar de entrada de documentos en el Gobierno Vasco.
El modelo que se debe seguir para la presentacin de solicitudes por va telemtica estar en
consonancia con el que se describe en el MTT y es el siguiente:
1. Verifica el contexto de la solicitud, es decir, la informacin relativa a:
El procedimiento
o Datos generales
o Datos de quien va a atender la solicitud
Los interesados
o Datos personales
o Informacin sobre notificacin
o Informacin de aviso
o Lengua en la que solicita tramitar el expediente
Los documentos aportados
o Se deben identificar los documentos, para poder incorporar los
mismos en el Archivo Digital (conceptualmente el servicio del RDE
se mantiene con las funcionalidades actuales, no obstante, la actual
infraestructura del RDE ser sustituida por la infraestructura del
Archivo Digital), relacionados con la tipologa documental a la que
pertenecen.
o Antes de que se solicite la aportacin de los documentos, el proceso
de solicitudes debe conectarse con el dossier del ciudadano, para
no tener que pedir documentacin al ciudadano que ya est en poder
de la Administracin.


2. Verifica la firma de la solicitud
3. Archiva, en el Archivo Digital, la solicitud, la firma reconocida y los documentos
aportados. ( Si los documentos aportados estn firmados electrnicamente, se
guardarn con sus correspondientes firmas)
4. Registra la solicitud en el Registro Telemtico y realiza el asiento registral en el Libro
de Registro.
5. Genera un justificante, mensaje de confirmacin firmado digitalmente por la
Administracin, que se remite al ciudadano. La Administracin mediante el envo del
mensaje de confirmacin, reconoce el momento de entrega de la solicitud (fecha y hora
de presentacin y fecha y hora de registro) y expresa su obligacin de custodia.
6. Se crea la carpeta en el Repositorio de Expediente Electrnicos (REE) y se almacenan
los datos y los identificativos de los documentos y les adjudica un identificador, que
puede ser usado para permitir el acceso al ciudadano una vez identificado.
7. Se enva un mensaje de tareas al Buzn del funcionario.
El funcionario u rgano gestor, a travs de este buzn, accede a las tareas pendientes y que
pueden ser:
Apertura de un expediente,
Estudio de documentacin
Otras tareas.

La Solicitud y el J ustificante de Registro se guardaran como documentos con la firma embebida
(ejgdocument) en el Archivo Digital.

Ciudadanos
Registro Presencial Registro Telemtico
Libro de Entrada
Digitalizacin-
Compulsa
Distribucin Fsica
Catlogo de
Procedimientos
XML

Archivo
Digital
Distribucin
Electrnica
Unidades de Gestin
Entrada
Documentacin
Documentos recibidos en el
Registro Telemtico
Pendiente de Leer


Unidades de Gestin
Notificacin por Correo
Notificacin
Telemtica
Libro de Salida
Registro Telemtico
Registro
Pasarela Notificacin
Salida
Documentacin

Archivo
Digital


Notificacin en soporte papel mediante copia autntica de un documento electrnico
Actualmente, cuando un ciudadano elige que se le enven las notificaciones en soporte papel,
hay que realizar los siguientes pasos para realizar una notificacin:
1. Generar el documento con una herramienta ofimtica o sistema de gestin.
2. Imprimir el documento en soporte papel.
3. Firmar el documento
4. Enviar al ciudadano el documento por correo postal
En este caso, la posterior consulta telemtica del documento a travs de la Visin del
ciudadano no es posible ya que no se ha guardado el documento electrnico, puesto que no es
el original firmado que se le envi al usuario.

Para solucionar este problema y simplificar el proceso de notificacin, se propone realizar los
siguientes pasos:
1. Generar el documento con una herramienta ofimtica o sistema de gestin
2. Firmar el documento electrnicamente
3. Guardar el documento en el Archivo digital
4. Crear una copia autntica en soporte papel
5. Enviar al ciudadano el documento en soporte papel
En este caso, la posterior consulta telemtica del documento a travs de la Visin del
ciudadano sera posible ya que se ha guardado el documento electrnico original.


4.3.2 TRAMITACIN
La gestin documental tiene su origen en las Unidades Administrativas (u rganos
Productores), y en concreto en las aplicaciones de tramitacin, tiene su elemento principal en
el expediente

El expediente es generado por un usuario de un rgano Productor en la fase la tramitacin, en
la que va pasando por una serie de etapas hasta su conservacin o eliminacin. El ciclo de
vida de un expediente se inicia con la incorporacin del primer documento y pasa por distintas
fases que son:
Fase Activa
Fase Semiactiva
Fase Inactiva
Un documento relacionado con un expediente en tramitacin se encuentra en la primera fase
de su ciclo de vida o fase activa.
Esta fase se inicia en el mismo momento que se abre un expediente y en ella se van
incorporando los documentos necesarios para cumplir los trmites de los procedimientos
administrativos.
A continuacin se detalla con ms detenimiento como se debe trabajar con los documentos en
la fase activa o de tramitacin.

Fase en Tramitacin o Activa:
En esta fase el expediente pasa por los distintos estados de la tramitacin que estn definidos
en un procedimiento especfico.
Una aplicacin de tramitacin de expedientes debe poder integrarse con los siguientes
sistemas:
a) Sistema de registro, ya que los documentos relacionados con un expediente que se
entregan por el ciudadano o se generan desde el Gobierno Vasco deben ser
registrados.
b) Sistema de terceros, de donde se debe obtener los datos de los intervinientes.
c) Sistema de tramitacin telemtica, que permite realizar el registro, pago, firma,
notificacin y consulta de forma telemtica.
d) Sistema econmico-financiero de la administracin a travs del cual se gestionan los
procesos de pago que hay que realizar durante la tramitacin de un expediente.
e) Archivo, para poder realizar el ingreso y consultas al mismo de forma automtica.
f) Dossier del ciudadano, para poder acceder a los documentos

Para la explicacin de la fase en tramitacin se van a definir tres etapas de la misma:
Inicio Expediente
Tramitacin del Expediente
Cierre del Expediente


Inicio Expediente:
Es en esta primera etapa donde se abre el expediente y se le asigna un procedimiento,
y de forma indirecta una Serie documental. En este periodo inicial se van incorporando
los documentos electrnicos y no electrnicos al expediente, al mismo tiempo que los
metadatos bien de forma manual o automtica.
La apertura de un expediente se puede realizar de forma manual en la unidades
administrativas o por va telemtica.
Las aplicaciones de tramitacin deben poder trabajar con documentos en papel y
documentos electrnicos.
As mismo, deben poder conectarse a la aplicacin de Registro para consultar la
bandeja de distribucin y de esta forma poder incorporar a los expedientes los
documentos que se han presentado de forma presencial y se han digitalizado o
compulsado electrnicamente.
Para ello se consultar peridicamente dicha bandeja, visualizando los documentos
que se han recibido y procediendo a su identificacin comprobando primero si los
documentos en cuestin pertenecen al departamento.
En caso afirmativo se procede a incorporar los documentos a los expedientes
correspondientes.
Los documentos electrnicos y en soporte papel, que se vayan aadiendo al
expediente desde la bandeja de distribucin quedarn referenciados desde el
expediente mediante su OID.
Tramitacin Expediente:
El sistema debe disponer de la funcionalidad necesaria para que durante la tramitacin,
se puedan generar los documentos a partir de plantillas personalizadas o
independientemente de ellas.
Tras la generacin del documento, debe permitirse la edicin y actualizacin del mismo
por parte de los usuarios.
El expediente se ir actualizando con una serie de metadatos a lo largo de su
tramitacin hasta el cierre.
Los documentos sern guardados en el Archivo Digital y ste devolver a las
aplicaciones de tramitacin los OID de los documentos para anexarlos a los
expedientes.
Las aplicaciones deben implementar el control de versiones de los documentos,
controlando los estados de un documento (Trabajo, Vigente, Histrico, Anulado).
o La copia de trabajo en un control de versiones corresponde al borrador de un
documento, este documento estar en el formato nativo en que se ha
generado.
o La copia vigente corresponde al documento consolidado y sera recomendable
que se genere en el formato de conservacin a largo plazo (PDF), y si el
documento necesita ser firmado ser esta copia la que se firme.
o La copia histrica corresponde al documento que estando en estado vigente ha
sido modificado, quedando como vigente el documento modificado e histrico
la copia que estaba como vigente anteriormente.
El sistema debe permitir realizar notificaciones a travs de la Pasarela de Notificacin.
En este periodo de Archivo de Oficina, la documentacin electrnica que incorpora firma se
almacenar en el formato original.


Si por alguna circunstancia el proveedor de servicios de certificacin que emiti el certificado
electrnico con el que se firma un documento, cesara en su actividad durante esta fase, la
validez de la firma se regular por lo que establece la Ley 59/2003, de 19 de Diciembre, de
firma electrnica en el Artculo 21 punto 3 y que dice lo siguiente:

Los prestadores de servicios de certificacin remitirn al Ministerio de Ciencia y Tecnologa con
carcter previo al cese definitivo de su actividad la informacin relativa a los certificados
electrnicos cuya vigencia haya sido extinguida para que ste se haga cargo de su custodia a
efectos de lo previsto en la letra f) del apartado primero del artculo 20. Este Ministerio
mantendr accesible al pblico un servicio de consulta especfico donde figure una indicacin
sobre los citados certificados durante un perodo que considere suficiente en funcin de las
consultas efectuadas al mismo.

En el Archivo General y en el Archivo Histrico para los documentos electrnicos que
conserven la firma original y se produzca el caso anterior, se regular de la misma forma.


Cierre del Expediente:
Cuando termina la tramitacin del expediente, el tramitador validar que la informacin
del expediente, tanto en soporte papel como electrnico, es completa y correcta.
Para asegurar su conservacin y acceso a lo largo del tiempo, el expediente deber ser
archivado.

4.3.3 INGRESO DE LOS EXPEDIENTES EN EL AKS/SGA
A partir del momento del cierre del expediente, y en funcin de los plazos que marque el
procedimiento de archivo en la oficina, el archivero proceder a archivar los expedientes
cerrados.
La herramienta corporativa de gestin de Archivo es el Sistema Informtico de Gestin de
Archivo (AKS/SGA).
El ingreso de expedientes en el AKS/SGA se realizar mediante un proceso automtico. Este
proceso consta de tres fases:

4.3.3.1 Exportacin desde el Sistema de Gestin de Expedientes
El Sistema de Gestin de Expedientes debe exportar a un formato XML, definido por el
AKS/SGA, los datos relativos a los expedientes
Para ello, el archivero de la oficina seleccionar los expedientes que desea archivar e ingresar
en el AKS/SGA. Tras verificar la correcta seleccin de expedientes, generar automticamente
el paquete de informacin que ingresar en el AKS/SGA.
Este paquete estar formado por los datos y documentos electrnicos (slo los OIDs de los
documentos electrnicos con sus metadatos) de los expedientes seleccionados. Esta
informacin se extraer automticamente del Sistema de Gestin de Expedientes. Como
resultado de esta operacin, El paquete de informacin que ingresar en el AKS/SGA quedar
almacenado en una zona accesible para su tratamiento por parte del AKS/SGA

4.3.3.2 Importacin desde el AKS/SGA
El AKS/SGA, mediante un proceso batch, importa la informacin y la incorpora a su base de
datos.


4.3.3.3 Archivado de los documentos en soporte papel
En paralelo, archivar los expedientes en soporte papel en los depsitos del archivo de oficina.
El archivero debe ubicar fsicamente los documentos en soporte papel en las estanteras
mediante unidades de instalacin. Como paso final deber actualizar en el AKS/SGA la
signatura de los expedientes para su futura localizacin.

Queremos destacar que en las dos primeras fases, exportacin e importacin, los documentos
electrnicos permanecen siempre en el Archivo digital. Lo nico que se traspasa entre sistemas
son sus identificativos.
Firma
electrnica
Firma
electrnica
Transferencia a Archivo
Unidad de Trami tacin
Gesti on de Expedientes
---
Aplicaciones Verticales
Gesti on de Expedientes
---
Aplicaciones Verticales
Ofimtica
Ofimtica
Prod. Admva.
Digi talizacin
Impresin
Transferencia
Archivo Digital
Transferencia
Archivo Digital
Archi vo Oficina
Archivo Oficina
Expediente
Fsico
Expediente
Fsico
Expediente
Electrnico
Expediente
Electrnico
Archivo
Transferencia
Archi vo
Transferencia
Archivo
Archi vo
Digital
GESTIN
ARCHIVO
(SGA)
GESTIN
ARCHIVO
(SGA)
Archi vo Fsico
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Conversin
Formato
Conversin
Formato
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4.3.4 ARCHIVO
El Archivo es la instancia responsable del tratamiento tcnico, difusin y conservacin de los
fondos documentales.
El Sistema de Archivo es el conjunto de normas, rganos, centros y servicios vinculados a la
gestin de los archivos.
La ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica
describe el reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la
Comunidad Autnoma de Euskadi.
Dicho reglamento detalla los procesos tcnicos en la gestin de los documentos y archivos:
La gestin de documentos y archivos (Captulo I)
Ingreso de documentacin en los archivos General e Histrico(Captulo II)
Transferencias de documentacin (Captulo III)
Organizacin de la documentacin (Captulo IV)
Identificacin y valoracin de la documentacin (Captulo V)
Seleccin y expurgo de la documentacin (Captulo VI)
Salida documentacin del sistema de archivo (Captulo VII)
Consulta de la documentacin (Captulo VIII)
Reprografa de fondos documentales (Captulo IX)
Prstamo de la documentacin (Captulo X)

A continuacin, transcribimos los artculos del reglamento ms relevantes en materia de
gestin documental.

La gestin de documentos y archivos (Captulo I)
El Sistema Informtico de Gestin del Sistema de Archivo (AKS/SGA) dar soporte a los
procesos y tareas de gestin de archivo definidos en Reglamento.

Ingreso de documentacin en los archivos General e Histrico (Captulo II)
Se establecen las siguientes vas de ingreso de documentacin:
a) Transferencias ordinarias.
b) Transferencias extraordinarias.
c) Ingresos por adquisicin derivada de actos intervivos o mortis causa.


Transferencias de documentacin (Captulo III)
La descripcin de las transferencias de documentacin se realiza en tres etapas:
preparacin de la documentacin a transferir
formalizacin de las transferencias de documentacin
recepcin y control de las transferencias realizadas
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Consulta
Propuesta
Transferencia
Aceptacin
Preparacin
SGA
S No
Cotejo
Comprobacin
Signaturas Cierre
Archivo
Relaciones
Entrega
SGA
Relacin
Entrega
Relacin Entrega
Nuevas Signaturas

Organizacin de la documentacin (Captulo IV)
CUADRO DE CLASIFICACIN.
El Cuadro de Clasificacin es el instrumento de gestin que refleja la organizacin del fondo
documental y aporta los datos esenciales de su estructura.
Desde el momento de su creacin o recepcin, todos los documentos de la Administracin
General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi se organizarn en base al
denominado Cuadro de Clasificacin de la Documentacin, que estructure la totalidad de la
documentacin existente, incluida la documentacin en soporte electrnico.

ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos dentro de cada expediente debern estar ordenados siguiendo su lgica
tramitacin que, en general coincide con su secuencia cronolgica.
Los expedientes dentro de cada serie se ordenarn segn el criterio ms conveniente a su
contenido y codificacin: alfabtico, cronolgico, numrico y alfanumrico.

REORGANIZACIN DE FONDOS DOCUMENTALES
Una vez definidos los calendarios de conservacin, el Archivo General proceder a la
eliminacin y/o reorganizacin de la documentacin evaluada.


DESCRIPCIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de la Administracin General e
Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi debern estar identificados y descritos de
tal modo que se facilite la consulta y localizacin de la documentacin e informacin objeto de
inters.

Identificacin y valoracin de la documentacin (Captulo V)
Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de la Administracin General e
Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi debern estar identificados y descritos de
tal modo que se facilite la consulta y localizacin de la documentacin e informacin objeto de
inters.
La Identificacin documental es el proceso de recopilacin de informacin y estudio de cada
una de las series documentales generadas por la Administracin.
La Valoracin documental es el proceso de anlisis y determinacin de los valores de los
documentos de archivo en funcin de los efectos que causan y de la informacin que
contienen. Estos valores condicionan la conservacin temporal o permanente de la
documentacin.


Seleccin y expurgo de la documentacin (Captulo VI)
La Seleccin de la documentacin es el proceso de determinacin de los documentos que van
a ser objeto de eliminacin o conservacin de acuerdo con los plazos que se establezcan en el
Calendario de Conservacin.
El Expurgo de la documentacin es el proceso de eliminacin o borrado de documentos por
cualquier medio que impida su reconstruccin y posterior uso
La seleccin y eliminacin de la documentacin se llevar a efecto en cada nivel de archivo en
funcin de los plazos de permanencia y conservacin que se hayan definido para cada serie
documental en el Calendario de Conservacin.
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Consulta
Propuesta
Expurgo
Aceptacin
Realizacin
Expurgo
Control
Expurgo
Cierre
SGA
SGA
S No
Comunicacin
Expurgo
Relacin
Expurgo
Acta de Expurgo
Relacin doc. Expurgada

Salida documentacin del sistema de archivo (Captulo VII)
La salida de documentacin conservada en el Sistema de Archivo puede ser de carcter
temporal o definitivo.
La salida temporal de documentacin es aquella que se realiza por un perodo de duracin
definida con la finalidad de proceder a su restauracin o bien para formar parte de
exposiciones.
La salida de documentacin del Sistema de manera definitiva implica su baja de los fondos de
archivo.


Consulta de la documentacin (Captulo VIII)
El Acceso a la documentacin es la disponibilidad de la misma para su consulta.
La Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi de
conformidad con la legislacin vigente, garantizar el acceso a sus archivos y procurar la
disponibilidad de los documentos, tanto a travs de los instrumentos adecuados al efecto,
como del asesoramiento directo a quien lo solicite.
La accesibilidad a los documentos generados por la Administracin General e Institucional de
la Comunidad Autnoma de Euskadi se establecer de manera preceptiva en los Calendarios
de Conservacin de la documentacin.

Archivo de
Oficina
Archivo de
General
Archivo de
Histrico
SGA
Tramitador
Archivero
SGE

Reprografa de fondos documentales (Captulo IX)
La reproduccin de fondos documentales se basar en los siguientes criterios:
a) Seguridad de conservacin, aplicable a los documentos de valor permanente y, en
especial, a los documentos vitales.
b) Referencia y consulta, con la finalidad de agilizar los trmites administrativos o facilitar la
consulta de la documentacin cuyo deterioro o delicada conservacin aconseje el acceso
restringido.
c) Sustitucin de soportes, con la finalidad de ahorrar espacio sustituyendo el documento
original por los reproducidos en nuevos soportes.
d) El volumen de consultas sobre un mismo fondo, solicitadas por diferentes usuarios.


Prstamo de la documentacin (Captulo X)
Los criterios generales relativos al prstamo son:
1. Como norma general, toda la documentacin de carcter histrico est excluida de
prstamo.
2. Solo se prestarn documentos a las unidades administrativas que los han producido.
3. El prstamo a otra unidad administrativa diferente de la productora requerir la
autorizacin expresa de sta.
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Consulta
Seleccin
Disponibilidad
S
No
Control
Entrega
Solicitud
Reserva
S
Recepcin
Devolucin/
Aplazamiento
Cierre Libre
Gestin
Diaria
Devolucin
S
No
SGA
Reclamacin
Documentos
Peticin
Prrroga
SGA
SGA
S
No


4.3.5 CONSULTA
Hay dos escenarios de consulta en el mbito de la teletramitacin (para la consulta de
expedientes archivados ver el Captulo VIII del Ttulo III del Reglamento de Archivo):
Consulta de Informacin General sobre los Procedimientos Administrativos
Consulta de Expedientes

4.3.5.1 Consulta de Informacin General sobre los Procedimientos Administrativos
El objeto de este escenario es facilitar a la ciudadana la informacin general de todos los
servicios y procedimientos administrativos susceptibles de ser solicitados y tramitados a travs
de los diversos canales disponibles.
La informacin general a que se refiere este escenario incluye:
Los datos relevantes de cada procedimiento, como son el Objeto, los Destinatarios, el
rgano y Departamento que lo tramita, el Plazo y Lugar de Presentacin de solicitudes,
la Documentacin a aportar, etc.
Los modelos de documentos normalizados existentes para la tramitacin del
procedimiento, como, por ejemplo, el formulario de solicitud. En las fichas de
informacin general de los procedimientos administrativos se facilitar el acceso a los
formularios normalizados necesarios para su tramitacin, de forma que los ciudadanos
puedan imprimirlas y presentarlas en la Administracin por cualquiera de los medios
tradicionales de tramitacin: el presencial y el correo postal.

4.3.5.2 Consulta de Expedientes
El objeto de este escenario es facilitar a los ciudadanos y a las empresas la consulta telemtica
de la informacin relativa a los expedientes en los que figuren como interesados, que estn en
tramitacin o que hayan sido tramitados en la Administracin.
La informacin a que se refiere este escenario incluye lo siguiente:
Expedientes en tramitacin
Subsanaciones de documentacin
Pagos
Notificaciones y comunicaciones
Recursos
Certificados
Expedientes cerrados
Desde la Consulta de Expedientes podr accederse, tambin, a los documentos electrnicos
del expediente.


El siguiente diagrama detalla el proceso de consulta de documentos electrnicos por parte de
un ciudadano.

Consulta de documentos
electrnicos


4.4 Otros procesos distintos de la tramitacin
Adems de en la tramitacin, la gestin documental tambin est presente en otros procesos
del Gobierno Vasco.
Al archivo digital tambin dar servicio a todos los procesos y sus sistemas de gestin

Correo electrnico
Dossier del ciudadano
Aplicaciones que se apoyan en la Gestin documental


4.4.1 CORREO ELECTRNICO CORPORATIVO
Para la utilizacin del correo electrnico corporativo se van a realizar una serie de
recomendaciones para su utilizacin:
Se deber concienciar a todo el personal sobre el uso correcto del correo electrnico,
diferenciando su funcin como herramienta de comunicacin interpersonal, de su
funcin como herramienta de transmisin de informacin necesaria para la gestin y
tramitacin. Esto afecta tanto a los correos enviados como a los recibidos.
Los correos que deban guardarse, se archivarn en la aplicacin de gestin
documental del departamento organizados en carpetas por asuntos o entidades o
personas remitentes, de acuerdo con el objeto del correo, borrndolos del buzn de
entrada de forma que se libere espacio del servidor de correo.
Cualquier correo que contenga datos relacionados con la gestin del Gobierno Vasco
debe guardarse como documento (se recomienda la conversin del documento a
formato PDF) para su incorporacin al expediente correspondiente.
La direccin de correo del remitente debe identificarse con el nombre del mismo, en el
momento de incorporarse el correo al expediente.
En caso de que el correo deba incorporarse a un expediente mixto, deber anexarse
siempre en el formato electrnico.
Debern borrarse peridicamente y de forma sistemtica los correos cuya informacin
no sea relevante para la gestin de los asuntos asignados a cada uno de los
trabajadores.

En el servidor de correo se debern establecer tres categoras de buzones de correo:
Buzn de correos personales, a los que nicamente tendr acceso el interesado
Buzn de correos compartidos, que pueden ser accesibles a un grupo de personas o
Departamento, con lo que se unifica en un nico buzn informacin sobre asuntos de
temtica relacionada
Correos pblicos, de libre acceso a todos los usuarios del Gobierno Vasco, en el que
se almacena la informacin de carcter corporativo.


4.4.2 DOSSIER DEL CIUDADANO
La carpeta ciudadana o dossier se crear en un apartado del Archivo Digital y la funcionalidad
principal ser la de centralizar aquella documentacin que una vez solicitada a un ciudadano es
susceptible de volver a ser requerida en algn proceso administrativo posterior, esta carpeta
debe contener la documentacin de las personas fsicas y jurdicas.
Esta carpeta del Archivo Digital tiene como principal objetivo mitigar los requerimientos de
documentacin en las solicitudes de servicio (vinculadas a inicio de trmites administrativos)
por parte de un ciudadano, que se realiza mediante entrega de la solicitud (y documentacin
anexa) en una oficina de registro presencial o por el registro telemtico del Gobierno Vasco.
El dossier del ciudadano se debe disear como un mdulo comn dentro de los sistemas de
informacin de la Administracin del Gobierno Vasco e interactuar con varios sistemas en los
dos entornos fundamentales de la e-administracin: front-office y back-office.

Descripcin general
La carpeta ciudadana o dossier del ciudadano es un conjunto de documentos electrnicos
tipificados y con ciertos datos de gestin vinculados a ciudadanos, a travs del vnculo de una
base de Terceros, que puede ser corporativa o creada especialmente para el Dossier.
Los documentos que se deberan incorporar al dossier del ciudadano deben estar tipificados y
en la definicin de los mismos se indicarn aquellos que pueden ser sustituidos por una
transmisin de datos (validacin y certificacin).
A modo de ejemplo y de forma simplificada se detalla como podra trabajar el dossier del
ciudadano:
Identificacin de documentos. Siempre en canal presencial la primera actividad es el
identificar aquellos documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada
deben de incorporarse a una actividad de captura para su incorporacin al dossier.
Proceso de captura (ALTA): Siempre en canal presencial. El alta de un nuevo
documento se realizar mediante la digitalizacin del mismo para su incorporacin al
archivo digital.
Proceso de Validacin: Los documentos despus de digitalizarse se marcarn con el
estado pendiente de conformidad. El departamento responsable de la administracin
de la carpeta Dossier del Ciudadano ser el responsable de la validacin y descripcin
documental, de establecer la vigencia y de habilitar el acceso posterior al documento
por parte tanto de ciudadanos como de usuarios internos.
Consulta de la carpeta por parte de un ciudadano. Un ciudadano, autenticado con
su certificado electrnico podr visualizar por el canal telemtico el conjunto de
documentos que conforman su carpeta ciudadana, disponiendo as mismo de la
posibilidad de visualizar e imprimir cualquiera de los documentos que lo componen.
Integracin de la carpeta ciudadana en proceso telemtico de presentacin de
solicitudes. Los procesos telemticos que requieran que el ciudadano presente
documentacin administrativa, debern disponer de una integracin con la carpeta
ciudadana de forma que el servicio telemtico no obligue a la presentacin de aquellos
documentos ya existentes en la carpeta; o bien la alimenten para aquellos documentos
que estando tipificados como pertenecientes a la carpeta, no estn incorporados a la
misma.
Consulta de la carpeta por parte de las unidades de gestin. Un usuario interno del
Gobierno Vasco podr consultar el dossier del ciudadano, siempre y cuando haya
identificado al ciudadano en el procedimiento que tramita y sta deba ser incorporada
al expediente.


Administracin de la Aplicacin. Los responsables de la carpeta Dossier del
ciudadano sern los responsables de la gestin de dicha aplicacin.
Paso a histrico y borrado de documentos del dossier. Los documentos cuya
vigencia finalice se marcarn como histricos, se eliminarn aquellos que no estn
referenciados a ningn expediente administrativo.
Proceso de eliminacin de expedientes con documentos del dossier. La
eliminacin de expedientes en el SGA, supone la eliminacin de las referencias a los
expedientes eliminados en el dossier.

De esta forma el ciclo de vida de un documento de la carpeta ciudadana es el siguiente:

Entrega de
Documentacin
Provisional
Alta del
Documento
Vigente
Histrico
Confirmacin
Caducidad
Vigencia
Eliminacin
Fin


4.4.3 Aplicaciones que se apoyan en la Gestin Documental
En los apartados anteriores se ha explicado como se debe trabajar con la documentacin
administrativa procedimentada, en este apartado se pretende reflejar de forma muy genrica y
sin entrar en mucho detalle, como se debe trabajar con la documentacin administrativa no
procedimentada, independientemente de que dicha documentacin disponga de una serie
documental para su conservacin en el Archivo General o no tenga necesidad ello.
Este tipo de documentacin puede tener necesidad de utilizar el Registro para la recepcin de
documentacin o en el caso de la documentacin que dispone de serie documental del Archivo
para su conservacin, en estos casos la utilizacin de dichos servicios se realizar de la misma
forma que se ha detallado en el punto 4.3.1 para el Registro y en el 4.3.3 para el Archivo.
A continuacin se mencionan a modo de ejemplo algunas aplicaciones que estaran dentro de
este apartado:
Infraestructura de Presencia en Internet
Sistemas horizontales de gestin
o Control econmico (IKUS)
o Control de personal (GIP/EIZU)
Sistemas de gestin especficos
o Intranet. Gestin del conocimiento
Sistemas de difusin de informacin
o Seguimiento de prensa
o Conocimiento jurdico
o Estadsticas
o Publicaciones, BOPV

Todas estas aplicaciones tienen en comn que necesitan funcionalidades de gestin
documental, a continuacin se explica brevemente como debe trabajar una aplicacin que
gestione documentos, aunque cabe resear que cada una tendr su propia casustica y no
tienen por qu ajustarse a lo que se explica posteriormente .

Modelo de Trabajo:
Identificacin de documentos. Se proceder a la identificacin del documento para
incorporarlo a la aplicacin que corresponda. Si el documento es en formato papel se
digitalizar para anexarlo a la aplicacin y si es necesaria la conservacin del
documento fsico se debe dejar constancia en la aplicacin del lugar donde est
guardado.
Proceso de captura (ALTA): El alta de un nuevo documento si se ha recibido en papel
se realizar mediante la digitalizacin del mismo para su incorporacin al Archivo
digital.
Los documentos una vez digitalizados se tienen que convertir a un formato estndar
(PDF).
Los documentos electrnicos que se encuentren en una ruta accesible desde el
explorador de Windows, se incorporarn a la aplicacin directamente desde dicha ruta.
Proceso de Notificacin: Una vez incorporado un documento a la aplicacin, se podr
notificar a los usuarios del departamento del alta del mismo, siempre y cuando el
usuario en cuestin tenga permiso para ver el documento.


Modificacin del documento: Los documentos se podrn modificar por los usuarios
del departamento que tengan permiso para hacerlo y se dejar constancia de todos los
cambios ocurridos en el documento.
Eliminacin de Documentos: Se debe proceder a la eliminacin de los documentos
que estn incorporados en la aplicacin y cuya utilidad para el departamento haya
desaparecido.


4.5 Modelo de datos
El siguiente modelo de datos describe la informacin necesaria para realizar una correcta
gestin documental. Esta descripcin se realiza mediante la definicin de entidades y
relaciones entre entidades. Pretende dar una visin global con un nivel de abstraccin prximo
al usuario e independiente de la implementacin fsica del modelo de datos.
Una entidad es un objeto real o abstracto sobre el cual queremos tener informacin, que tiene
existencia por s mismo y que se puede identificar de manera clara y precisa.
La relacin entre entidades es su asociacin o correspondencia entre ellas.

4.5.1 ENTIDADES
El siguiente diagrama detalla las entidades del modelo de datos.

TABLAS DE
VALORACIN
TIPOLOGA
DOCUMENTAL
SERIES
DOCUMENTALES
CUADRO DE
CLASIFICACIN
PROCEDIMIENTOS
DE CADA UNIDAD
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
MBT, MTT
Trmites, Datos
ESTRUCTURA
ORGNICA
DEL G.V.
DOCUMENTOS EXPEDIENTES
SOPORTE
FORMATO
CALENDARIO DE
CONSERVACIN


A continuacin describimos cada una de las entidades:

ENTIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE UBICACIN OBSERVACIONES
Procedimientos de
cada unidad
Un procedimiento es un conjunto de trmites,
estructurados en fases, con una lgica de
operaciones definida que soportan un
proceso de negocio
Los procedimientos generalmente se
soportan en una normativa, se inician por un
evento externo (de parte) o interno (de oficio)
y producen una salida al exterior.
Departamentos BOPV
Catlogo de
procedimientos
Relacin ordenada que incluye los
procedimientos administrativos del Gobierno
Vasco
DIAE
Departamentos
Hay partes publicadas
en Euskadi.net
Platea tiene los
procedimientos de
teletramitacin
No hay una publicacin completa. En
elaboracin.
Estructura orgnica
del Gobierno Vasco
Relaciones jerrquicas entre las unidades del
Gobierno Vasco
Lehendakaritza BOPV
XL-Nets tiene la estructura orgnica actual.
El AKS/SGA mantiene la estructura
orgnica histrica.
Cuadro de
clasificacin
Instrumento de gestin que refleja la
organizacin del fondo documental y aporta
los datos esenciales de su estructura.
Archivo General
Est albergado en el
SGA.
Tiene un
mantenimiento.
En el AKS/SGA slo est el de los
departamentos que usan ste sistema
Est prevista la incorporacin del resto del
Gobierno Vasco.
Series documentales
Conjunto de documentos o expedientes
producidos en el desarrollo de una funcin o
actividad administrativa regulada por una
norma de procedimiento
Archivo general
Departamentos

Las series de Industria
estn en el AKS/SGA
El conjunto de todas las series no est en
un nico ningn sistema informtico, sino
disperso en varios sistemas diferentes.
Expedientes
Conjunto ordenado de documentos y
actuaciones que sirven de antecedente y
fundamento a la resolucin administrativa, as
como las diligencias encaminadas a
ejecutarla
Departamentos
Archivo General (cuando
le son transferidos)
Sistemas de Gestin de
Expedientes
AKS/SGA (cuando se
cierran y archivan)


ENTIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE UBICACIN OBSERVACIONES
Documentos del
expediente
Relacin de documentos que tiene un
expediente concreto
Departamentos
Archivo General (cuando
le son transferidos)
Expedientes
AKS/SGA (cuando se
cierran y archivan)

Tipos documentales
Unidad documental bsica, que presenta
unas caractersticas estructurales similares
derivada del ejercicio de una misma funcin y
producida por un determinado rgano o
unidad en el desarrollo de una competencia
concreta que viene regulada por una norma
de procedimiento.
Archivo general
El Archivo General tiene
una relacin de
tipologas
documentales. No est
difundida.
Su inclusin en un sistema informtico
permite un mayor control del contenido del
expediente y posibilitara el expurgo parcial
automtico de documentos electrnicos
Tipo de soporte
Tipo de formato
Soporte: Material en el que se registra la
informacin del documento: papel,
electrnico,
Formato: Sistema en el que se codifica la
informacin: xml, pdf, doc,
Archivo general
DIT

Ver el documento de estndares
tecnolgicos (RESOLUCIN de 19 de
noviembre de 2008, de la Directora de
Informtica y Telecomunicaciones,
aprobando el Documento de Estndares
tecnolgicos)
Calendario de
conservacin
Instrumento que identifica las series
documentales y establecen su permanencia
en cada subsistema, su nivel de conservacin
o eliminacin y su accesibilidad.
Unidad productora
Archivo general
COVASAD
AKS/SGA Pendiente de aprobar por la COVASAD
Tablas de valoracin
Para cada serie especifican los valores de los
documentos de archivo en funcin de los
efectos que causan y de la informacin que
contienen. Estos valores condicionan la
conservacin temporal o permanente de la
documentacin.
Unidad productora
Archivo general
COVASAD
AKS/SGA


RELACIONES ENTRE ENTIDADES
Entre las entidades existen las siguientes relaciones:
Los procedimientos de cada unidad dan lugar a las series documentales. Una serie
identifica un conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una
funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
Una serie documental da lugar a un conjunto de expedientes. O tambin, un
expediente es una instancia concreta de una serie documental.
Un expediente contiene un conjunto de documentos del expediente.
El conjunto estructurado de todos los procedimientos de cada unidad forma el
catlogo de procedimientos.
Un procedimiento es responsabilidad de una unidad orgnica.
El cuadro de clasificacin estructura todas las series documentales mediante los
siguientes niveles: Fondo, Subfondo, Seccin, Subseccin, Serie, Subserie
Las tablas de valoracin detallan los valores de los documentos de archivo de cada
serie documental.
El conjunto de los plazos de conservacin detallados en las tablas de valoracin
forma el calendario de conservacin.
Los documentos de archivo enumerados en las tablas de valoracin pertenecen a
una tipologa documental. En el caso de los documentos electrnicos, esta relacin
permitir realizar expurgos automticos segn los plazos de conservacin.
Los documentos de archivo que pertenecen a una tipologa documental pueden estar
en uno o varios soportes.
Cada documento del expediente es de una tipologa documental concreta.
Cada documento del expediente puede estar en uno o varios soportes.
Cada procedimiento gestiona documentos de archivo que pertenecen a una tipologa
documental.
El MBT y el MTT organizan, describen y normalizan, de una manera genrica, los
procedimientos.
El MBT debera detallar para cada familia de procedimientos la tipologa documental
de sus documentos de archivo.
TABLAS DE
VALORACIN
TIPOLOGA
DOCUMENTAL
SERIES
DOCUMENTALES
CUADRO DE
CLASIFICACIN
PROCEDIMIENTOS
DE CADA UNIDAD
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
MBT, MTT
Trmites, Datos
ESTRUCTURA
ORGNICA
DEL G.V.
SOPORTE
FORMATO
CALENDARIO DE
CONSERVACIN


SITUACIN ACTUAL
Actualmente slo una parte de las entidades estn gestionadas en un sistema informtico:
Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA)
o Cuadro de clasificacin
o Estructura orgnica
o Series documentales
o Expedientes cerrados
o Documentos de los expedientes cerrados
o Tablas de valoracin
o Calendarios de conservacin
Sistemas de Gestin de Expedientes (SGE)
o Expedientes abiertos
o Documentos de los expedientes abiertos

TABLAS DE
VALORACIN
TIPOLOGA
DOCUMENTAL
SERIES
DOCUMENTALES
CUADRO DE
CLASIFICACIN
PROCEDIMIENTOS
DE CADA UNIDAD
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
MBT, MTT
Tr mi tes, Datos
ESTRUCTURA
ORGNICA
DEL G.V.
SOPORTE
FORMATO
CALENDARIO DE
CONSERVACIN
SGA
SGE


PROPUESTA DEL MODELO
Todas las entidades del modelo de datos deberan estar gestionadas en sistemas informticos
interrelacionados entre s:
Sistema de Gestin de Procesos de Negocio (SGPN)
o Procedimientos de cada unidad
o Catlogo de procedimientos
o MBT, MTT
Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA)
o Cuadro de clasificacin
o Estructura orgnica
o Series documentales
o Tipos documentales
o Soporte, Formato
o Expedientes cerrados
o Documentos de los expedientes cerrados
o Tablas de valoracin
o Calendarios de conservacin
Sistemas de Gestin de Expedientes (SGE)
o Expedientes abiertos
o Documentos de los expedientes abiertos

SGPN
+ Platea
SGA
SGE
CALENDARIOS DE
CONSERVACIN
SUBSISTEMAS
DE
ARCHIVO
DOCUMENTOS
DEL
EXPEDIENTE
SOPORTE
FORMATO
TIPOS DE
DOCUMENTOS
SERIES
DOCUMENTALES
CUADRO DE
CLASIFICACIN
EXPEDIENTES
NORMAS DE
PROCEDIMIENTO
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
MBT, MTT
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
DEL G.V.
ESTRUCTURA
ORGNICA


4.5.2 Propuesta de Metadatos de los documentos electrnicos
Los metadatos son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestin a lo largo del tiempo.
En un modelo de datos normalizado, esta informacin est repartida entre varias entidades.
Por ejemplo, para saber en que subsistema de archivo (oficina, general o histrico) se
encuentra un documento deberamos ver a qu expediente pertenece el documento y localizar
el subsistema en el que se encuentra dicho expediente.
No obstante, podra ser interesante incorporar metadatos redundantes en el documento para
realizar sobre l algn proceso directo.
A continuacin se enumeran algunos de los metadatos que describen un documento
electrnico de archivo que se albergara en el Archivo digital. Puede consultarse la lista
completa de metadatos en la Gua de Uso del Archivo Digital.
Se han agrupado los metadatos en los siguientes tipos:
INHERENTES AL DOCUMENTO
CONTROL DE ACCESO
ALMACENAMIENTO
DESCRIPCIN
FIRMA
ENTRADA / SALIDA
TRAMITACIN
ARCHIVO
CONSERVACIN A LARGO PLAZO


TIPO DE
METADATO
METADATO INC.* OBSERVACIONES
INHERENTES AL
DOCUMENTO
1
Identificador nico de
documento (OID)
1
Nombre del documento 1 Ttulo
Asunto 0-1 Descripcin, Resumen
Autor 1
Fecha y hora de la creacin del
documento
1
Tamao del fichero 1
Identificador del Departamento 1
Identificador de la Entidad 1
Tipo de documento 1 Alternativa 1: Identificador del tipo
de documento, Nombre del tipo de
documento
Alternativa 2: Tipo genrico, Tipo
concreto
Idioma 1-n
Observaciones 0-1
CONTROL DE
ACCESO
1
Derechos de acceso 1-n Valores: Documento pblico o
privado
Custodio. Persona o unidad
responsable del
mantenimiento.
1
Aplicacin responsable del
mantenimiento
1 Sistema desde el que se incorpor el
documento
ALMACENAMIENTO 1
Sello de tiempo del instante del
almacenamiento
1
Identificador del usuario o
aplicacin que ha almacenado
el documento
1
Nombre del usuario o aplicacin
que ha almacenado el
documento
1
Fecha de ltima modificacin 0-1
Autor de la ltima modificacin 0-1
Versin 1-n Alternativa: Dos campos (Versin y
revisin)

TIPO DE
METADATO
DESCRIPCIN 0-1
Descriptor onomstico 0-n
Descriptor geogrfico 0-n


TIPO DE
METADATO
Descriptor de materia 0-n
FIRMA 0-n
Identificador del firmante 1
Nombre del firmante 1
Firma 1
Identificador del Departamento
del firmante
1
Identificador de la Entidad del
firmante
1
Fecha y hora de firma 1
ENTRADA / SALIDA 0-1
Indicador de documento de
Entrada o Salida
1 Valores: E, S, Interno

Remitente del documento.
Tercero que ha presentado el
documento
1
Destinatario del documento 1-n
Nmero de registro 1
Fecha y hora 1
TRAMITACIN 0-n
Identificador del procedimiento
/ serie
1
Identificador del nmero de
expediente
1
Origen 1 Valores: Ciudadano, Administracin
Compartido 1 Valores: 1 (si se usa slo en un
expediente), 2,
Ao del ejercicio 1
Asociacin con otros
documentos
0-n Dos campos: Indicador de
asociacin, Cabecera de asociacin
ARCHIVO 0-1
Documento vital 1 Valores: S, No
Expurgado 1 Valores: 0=NO, 1=S
Fecha de baja (expurgo) 1 Alternativa: Plazo de conservacin


TIPO DE
METADATO
CONSERVACIN A
LARGO PLAZO
0-1
Dependencias de hardware 1
Dependencias del sistema
operativo
1
Dependencias del software de
aplicaciones
1 Aplicacin de software que se utiliz
para la creacin del documento
Formato del fichero.
Extensin del documento
1
Resolucin 1
Versin del algoritmo de
compresin
1
Documento migrado 1 Valores: S, No
Versin de migracin 0-1
Fecha de la ltima migracin 0-1
OID del documento original 0-1

Incidencia de un metadato.
INDIDENCIA EXPLICACIN
1 Indica que el elemento de metadatos debe aparecer una vez
1-n Refleja que el elemento de metadatos debe aparecer al menos una vez pero
se puede presentar en ms de una ocasin
0-1 Significa que el elemento de metadatos puede no existir, pero que cuando
existe se presentar slo una vez.
0-n Indica que el elemento de metadatos puede no aparecer jams o presentarse
en numerosas ocasiones.

Por su puesto, cada aplicacin puede ampliar estos metadatos aadiendo los que necesite
para implementar su lgica de negocio.


4.5.3 TIPOLOGAS DOCUMENTALES
Los documentos constituyen el resultado del registro de las actividades de las organizaciones
en el desarrollo de sus funciones ya sean stas de carcter comn o especficas -, dando as
lugar a tipologas documentales diferentes; cuyo conocimiento resulta imprescindible para la
gestin y archivo de la documentacin.

Concepto de Documento Administrativo
La Ley 30/1992 de Rgimen J urdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn (art. 46.6,) establece un concepto amplio de documento administrativo,
declarando que tienen la consideracin de documento pblico administrativo los documentos
vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Puesto que no dice
nada sobre los documentos del administrado se podra deducir que stos no se incluyen en el
concepto de documento administrativo, ya que el emisor no es un rgano administrativo que
genere los documentos en el ejercicio de sus competencias administrativas. Sin embargo no se
puede negar que el ciudadano presenta documentos para comunicarse con la Administracin
Pblica, participando de la actividad administrativa e iniciando un procedimiento (Ley 30/1992,
art. 68).
Las notas caractersticas del documento administrativo, que lo distinguen de otros documentos
son:
Que siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin
administrativa.
Son vlidos cuando cumplen una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos
por las normas que regulan la actividad administrativa.
Unidad lgica
PROCEDIMIENTO
TIPOS DOCUMENTALES > SERIES DOCUMENTALES
Unidad fsica
DOCUMENTOS > EXPEDIENTES
RELACIN DE TIPOS > TABLAS DE VALORACIN
DOCUMENTALES CUADRO DE CLASIFICACIN
Herramienta /
Instrumento
de control


Determinacin de las Tipologas documentales
Las tareas de diseo normalizado, de valoracin y de seleccin, de descripcin y todas cuantas
constituyen los procesos de gestin de documentos y de archivos, exigen el conocimiento de
las distintas tipologas documentales, en cuya estructuracin se realiza en base a la
organizacin interna y a las funciones desarrolladas por la unidad productora:
Se define el Tipo documental como la unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo
formato y contenido informativo son homogneos. Cada tipo documental viene vinculado
desde su inicio- con:
el rgano administrativo que lo genera
la funcin que tiene atribuida ese rgano en el ejercicio de sus competencias.
Por tanto, teniendo en cuenta lo anterior, existe una relacin de correspondencia entre tipo
documental y funcin administrativa.
La clasificacin de los distintos tipos de documentos vara en funcin de los criterios que se
utilicen:
CRITERIO CLASIFICACIN
A.1. - Documentos Administrativos de Decisin
A.2. - Documentos Administrativos de Transmisin
A.3. - Documentos Administrativos de Constancia
A - POR EL TIPO DE
DECLARACIN
Manual de Documentos Administrativos,
MAP, Madrid 1994
A.4. - Documentos Administrativos de J uicio
B.1. - Documentos de Iniciacin
B.2. - Documentos Informativos
B.3. - Documentos de Comunicacin
B.4. - Documentos de Instruccin
B - POR SU FUNCIN EN EL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
B.5. - Documentos Resolutivos
C.1. - Tipos documentales generados por las
Administraciones Pblicas para comunicarse con los
administrados
C.2. - Tipos documentales generados por las
Administraciones Pblicas para comunicarse con otras
Administraciones Pblicas y distintos Organismos Pblicos
C - POR SU EMISOR Y
DESTINATARIO
C.3. - Tipos documentales generados por el administrado
para dirigirse a las Administraciones Pblicas
A continuacin se presenta, en formato tabla el Inventario de los tipos documentales de uso
ms general por la Administracin Pblica de la CAE y su clasificacin en funcin de los
criterios arriba indicados. La lista completa y actualizada de tipos documentales puede
consultarse en la aplicacin de Ficheros Maestros del Archivo Digital. NOTA: En esta relacin no
se contemplan los documentos de carcter econmico (Documentos contables de gastos, Documentos
contables de anticipos de tesorera, Documentos contables de ingresos), para los que el Decreto 464 de
1995 establece los criterios de archivo y conservacin.


Clasificacin de los tipos documentales
EMISOR
CLASIF. A
(POR EL TIPO DE DECLARACIN)
CLASIF. B
(POR LA FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMVO.)
CLASIF. C
(POR EMISOR Y DESTINATARIO)
TIPO
DOCUMENTAL
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Actas
Acuerdos
Alegaciones

Anuncios
Autorizaciones
Carta

Certificados
Circulares
Citaciones
Comunicaciones
Consulta

Denuncias

Edictos
Informes
Notas
informativas

Notificaciones


Clasificacin de los tipos documentales
EMISOR
CLASIF. A
(POR EL TIPO DE DECLARACIN)
CLASIF. B
(POR LA FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMVO.)
CLASIF. C
(POR EMISOR Y DESTINATARIO)
TIPO
DOCUMENTAL
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Propuesta de
resolucin

Recursos

Requerimientos
Resoluciones
Solicitudes


4.6 Infraestructura. Herramientas
La gestin documental debe estar soportada por una infraestructura y un conjunto de
herramientas corporativas.

SITUACIN ACTUAL
Actualmente, la gestin documental est implementada:
dentro de los sistemas de informacin que, a su vez, se apoyan en otras soluciones
documentales (Exchange 2003, Oracle Intermedia Text, BRS,).
en algunos servicios de PLATEA

REGISTRO E/ S
(Invesicres, RTT)
TRAMITACIN
(SGE)
ARCHIVO
(SGA)
PLATEA
Integracin
Presencia en I nternet
Tramitacin telemtica (RDE, ...)
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SITUACIN PROPUESTA
Se propone que todos los sistemas de informacin utilicen una infraestructura compuesta por:
ARCHIVO DIGITAL
FRAMEWORK DE GESTIN DOCUMENTAL Servicios bsicos
FRAMEWORK DE GESTIN DOCUMENTAL Servicios de negocio
PLATEA
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL. ECM
Otras soluciones documentales (Exchange 2003, Oracle Intermedia Text, BRS,)

FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios bsicos
REGISTRO E/ S
(I nvesicres, RTT)
TRAMITACIN
(SGE)
ARCHIVO
(SGA)
PLATEA
Integracin
Presencia en Internet
Tramitacin telemtica (RDE, ...)
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios de negocio
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ECM
ARCHIVO
DIGITAL
RDE
CORREO
ELECTRNICO
SISTEMAS DE
DIFUSIN DE
INFORMACIN
OTRAS BBDD
DOCUMENTALES
SISTEMAS DE
GESTIN
HORI ZONALES
(IKUS, GIP,)
SISTEMAS DE
GESTIN
ESPECFICOS


4.6.1 ARCHIVO DIGITAL
El Archivo digital es un sistema de gestin de documentos electrnicos y sus metadatos,
guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos servicios web.
Archivos de oficina Archivo General
e Histrico
Archivo
Digital
Proceso del
Gobierno
Vasco
Proceso del
Gobierno
Vasco
Proceso del
Gobierno
Vasco
Gestin de
Expedientes
Depart.
Proceso del
Gobierno
Vasco
Proceso del
Gobierno
Vasco
Proceso del
Gobierno
Vasco
Otros Sist.
de
informacin
Registro
E/S
S.G.A.

Los documentos electrnicos gestionados por el Archivo digital debern cumplir los siguientes
requisitos:
REQUISITOS DESCRIPCIN
AUTENTICIDAD Un documento autntico es aquel que se puede probar:
que es lo que afirma ser
que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se
afirma que lo ha creado o enviado
que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma
INTEGRIDAD Un documento ntegro es un documento completo e inalterado
CONSERVACIN Mantener o cuidar de su permanencia para garantizar el acceso al
documento a lo largo del tiempo
DISPONIBILIDAD Propiedad que requiere que los recursos de un sistema abierto sean
accesibles y utilizables a peticin de una entidad autorizada.
La Informacin est de modo permanente a disposicin de los sujetos
legitimados para acceder a ella
CONFIDENCIALIDAD Propiedad de la informacin que impide que sta est disponible o sea
revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.
La Informacin est protegida frente a terceros no autorizados.


El Archivo digital dar servicio a todos los procesos que requieran de gestin documental.
Para preservar la correcta organizacin del Archivo digital, los documentos tendrn que cumplir
un mnimo de requisitos.
Los documentos tendrn que tener un conjunto mnimo de metadatos que los identifiquen,
describan y clasifiquen.

Los documentos que se generan en los procedimientos administrativos estarn tipificados
segn la tipologa documental corporativa, pertenecern a una serie y sern archivados en el
Archivo digital.
Los documentos que no se generan en los procedimientos administrativos y que tengan una
tipologa especfica pueden tener serie documental o no.
Los que la tengan sern archivados en el archivo digital.
Lo que no la tengan podrn almacenarse en un espacio propio como un mero
repositorio de documentos. Sobre estos documentos no se aplicarn procesos de
archivo como, por ejemplo, conservacin a largo plazo.
El resto de documentos no sern almacenados en el Archivo digital.


4.6.2 Framework de Gestin documental Servicios bsicos
El Framework de Gestin documental Servicios bsicos es una capa intermedia entre el
ECM corporativo y el Framework de Gestin documental Servicios de negocio.
Contiene un conjunto de Servicios Bsicos de interaccin con el Archivo Digital.
Servicio de Objetos
Servicio de Contenidos
Servicio de Relaciones
Servicio de Documentos Virtuales
Servicio de Consultas
Servicio de Credenciales
Servicio de Auditora

FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios bsicos
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios de negocio
ARCHIVO
DIGITAL


4.6.3 Framework de Gestin documental Servicios de negocio
El Framework de Gestin documental Servicios de negocio es un conjunto de servicios web
de gestin documental que podrn ser invocados por los sistemas de informacin para realizar
tareas de gestin documental.
Todas las aplicaciones del Gobierno Vasco que se integren con el Archivo Digital invocarn a
esta capa de servicios que encapsular uno o varios de los Servicios bsicos de Gestin
Documental. Por ejemplo, a la hora de integrar el Registro de Entrada / Salida con el Archivo
Digital, existir un Servicio negocio de Gestin documental que ser Creacin de un Registro
de Entrada y ste invocar a los siguientes Servicios bsicos de Gestin Documental:
Servicio de Objetos
Servicio de Documentos Virtuales
Servicio de Credenciales
Servicio de Auditoras
Los servicios de negocio de gestin documental ms significativos son (*):
Servicios de negocio generales
o Almacenar documento (junto con descriptores)
o Actualizar informacin del firmante del documento
o Recuperar informacin de los documentos de un expediente (flder)
o Invocar a Servicio de Firma para firmar documento
o Almacenar documento y firma(s)
o Aadir firma a documento
o Recuperar documento
o Recuperar firma(s) asociada(s) a un documento
o Recuperar firma simple (en formato PKCS7)
o Eliminar documento
o Obtener hash de un documento
o Almacenar registro de documento (OID, extensin y path) +hash
Registro de Entrada / Salida
Sistema de Gestin de Archivo
o Consulta del Cuadro de clasificacin y las Series documentales
o Consulta de la Tipologa documental
o Consulta de Expedientes cerrados
o Consulta de Documentos de los expedientes cerrados
o Consulta de Unidades productoras: actuales e histricas
Aplicacin XXX
o Servicios que slo son necesarios slo para la aplicacin XXX

(*) Los servicios web disponibles variarn con la evolucin del Archivo Digital, para obtener
una lista actualizada de los mismos consultar la ltima versin disponible de la Gua de
Uso del Archivo Digital.


4.6.4 SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL y ECM.
Por Sistemas de Gestin Documental (SGD) entendemos el Conjunto de elementos y de
relaciones entre ellos diseados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los
procesos y actividades que inciden en la produccin, recepcin, circulacin, almacenamiento,
organizacin, conservacin, disposicin final y accesibilidad de los documentos generados en
el transcurso de la actividad de una organizacin.
Enterprise Content Management (ECM) es la tecnologa empleada para capturar, gestionar,
guardar, conservar, y distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de
negocio de la organizacin. El Sistema de Gestin documental (Document Management) es
uno de los elementos del ECM.

Las herramientas y estrategias del ECM permiten manejar la informacin no estructurada de la
organizacin, all donde sta exista.
Gestin
Documental
BPM
DAM
Herramientas de
Colaboracin
Publicacin
WEB
Records
Management
Tratamiento
de imgenes
Almacenamiento

Sus funcionalidades podrn ser utilizadas directamente desde las interfaces que ofrece
Documentum o a travs del Framework de Gestin documental.
4.6.5 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA
Es la principal va de entrada de documentos al Gobierno Vasco. Su correcto diseo y
explotacin son condicin necesaria para la correcta gestin de documentos en la fase de
tramitacin.
Se propone una evolucin de esta herramienta para que utilice:


La infraestructura de PLATEA para la teletramitacin.
El Archivo digital para almacenar los documentos electrnicos.
Una interfaz con los Sistemas de Gestin de Expedientes.
Las herramientas de organizacin documental para Clasificar y Describir los
documentos en la medida de lo posible.
En la medida que sea necesario, el sistema de Gestin Documental (ECM) para
implantar funciones de gestin documental

4.6.6 SISTEMAS DE GESTIN DE EXPEDIENTES
Son los sistemas donde se realiza la produccin administrativa.
Se propone una evolucin de estas herramientas para que utilicen:
La infraestructura de PLATEA para la teletramitacin.
El Archivo digital para almacenar los documentos electrnicos.
Una interfaz con el Registro de Entrada / Salida.
Las herramientas de organizacin documental para Clasificar y Describir los
documentos en la medida de lo posible.
En la medida que sea necesario, el sistema de Gestin Documental (ECM) para
implantar funciones de gestin documental


4.6.7 SISTEMA DE GESTIN DE ARCHIVO (AKS/SGA)
Es el sistema que gestiona la conservacin y el acceso a la informacin a lo largo del tiempo.
Automatiza los procesos de Archivo.
Las funcionalidades principales del AKS/SGA son:
Registro y Descripcin de Archivo en base a una descripcin multinivel
Consulta de informacin por criterios mltiples
Gestin de cuadros de clasificacin de fondos
Gestin de estructuras organizativas productoras
Transferencia de documentacin entre distintos niveles de archivos
Control y Gestin de Prstamos, consultas y reproducciones
Control y Gestin de espacios de archivo
Gestin de Expurgo

Registro y Descripcin de Archivo en base a una descripcin multinivel
El AKS/SGA registra la documentacin que ingresa en el Archivo, aplicando las reglas
establecidas en la Norma ISAD (G) por cuanto se define una estructura y descripcin multinivel
de la documentacin partiendo del elemento fondo y descendiendo hasta los niveles de
expediente, unidad documental (documento) simple y unidad de localizacin (unidad de
instalacin).

Consulta de informacin por criterios mltiples
El AKS/SGA presenta mltiples posibilidades de consulta y recuperacin de la informacin,
mediante diferentes criterios de bsqueda. La informacin que contienen los distintos registros
seleccionados puede ser visualizada, modificada o borrada segn el nivel de autorizacin del
usuario.

Gestin de cuadros de clasificacin de fondos
El AKS/SGA gestiona los cuadros de clasificacin que estructuran lgicamente los distintos
fondos documentales contenidos en el Archivo, facilitando mediante una interfaz grfica la
localizacin de las series documentales definidas y lgicamente estructuradas.

Gestin de estructuras organizativas productoras
El AKS/SGA incorpora un mdulo para la gestin y actualizacin en el Sistema de la
informacin relativa a las unidades administrativas productoras de la documentacin, habida
cuenta que las modificaciones orgnicas (constitucin, supresin de unidades administrativas,
integracin en otros Departamentos, etc.) afectan no solo a la gestin documental sino tambin
a quines estn autorizados a consultar la documentacin.


Transferencia de documentacin entre distintos niveles de archivos
El AKS/SGA automatiza los diferentes procesos para la gestin de transferencias: criterios de
permanencia, procedimientos y plazos establecidos por la organizacin. Se generan las
correspondientes notificaciones y relaciones de transferencias.

Control y Gestin de Prstamos, consultas y reproducciones
El AKS/SGA permite llevar un control completo de los Prstamos y Reproducciones de
documentacin, desde la solicitud del documento hasta su devolucin, posibilitndose la
consulta de los Prstamos realizados, a efectos de comprobar cuales son los prstamos de
documentacin ms habituales, los perodos de duracin de los mismos, etc.

Control y Gestin de espacios de archivo
El AKS/SGA, previa definicin de los espacios destinados a Archivo en cada Nivel de Archivo
de la Organizacin, permite el control y gestin de los espacios disponibles, as como la
asignacin automtica de signaturas a cada Unidad de Instalacin.

Gestin de Expurgo
El AKS/SGA automatiza, bajo la supervisin del responsable del archivo, la realizacin del
proceso de expurgo mediante la seleccin de las series documentales susceptibles de expurgo
detectadas por el Sistema en base a calendario de conservacin definido.
El Sistema facilita el control del proceso realizado mediante la generacin de los
correspondientes instrumentos de control (notificaciones, acta de expurgo y relaciones de
documentacin expurgada) y el seguimiento de la trazabilidad de la documentacin objeto de
expurgo.

El AKS/SGA referencia a los documentos del expediente de la siguiente manera:
Documentos en soporte papel: Estn almacenados en la carpeta fsica del
expediente. La carpeta se haya en uno de los subsistemas de Archivo La carpeta es
referenciada mediante una signatura: E3D2B5C33 (Edificio 3+Depsito 2+Cuerpo
7+Balda 5+Caja 33)


Documentos electrnicos: Estn almacenados en el Archivo digital. El documento es
referenciado mediante el identificador de objeto (OID) que le haya asignado el Archivo
digital.
Archivo
digital
SGA
OID
BD ORACLE
- metadatos
SIGNATURA EXP.
E3D2C7B5C33

Su mbito son todos los subsistemas (gestin, central, general, territorial e histrico) del
Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de
Euskadi:
4.6.7.1 INTERFAZ DE CONSULTA
El AKS/SGA dispone de una interfaz para que desde cualquier sistema de informacin del
Gobierno Vasco se pueda consultar la informacin contenida en el SGA. Por supuesto, la
informacin a consultar debe de estar en el mbito de dicho sistema de informacin.
Por ejemplo, una aplicacin de gestin de expedientes podr consultar, sin cambiar de interfaz,
los expedientes que han sido ingresados en el Archivo para conocer, entre otros datos, su
ubicacin fsica, es decir, en qu edificio-depsito-armario-balda-caja se encuentra.
El alcance de esta bsqueda llega a los documentos electrnicos contenidos en los
expedientes. Para los documentos en soporte papel es necesario utilizar el mdulo de
Prstamo para solicitar el acceso a los documentos.
4.6.7.2 IMPORTACIN DE INFORMACIN
El AKS/SGA dispone de un mdulo que permite cargar de manera automtica la informacin
generada en los sistemas de gestin de expedientes: Datos del expediente y sus documentos
electrnicos.
La informacin a cargar debe cumplir un conjunto de requisitos:
Estar en formato XML con una estructura que conoce el AKS/SGA.
Los datos que se cargarn en un campo del AKS/SGA que est controlado por una
tabla auxiliar, por ejemplo la tabla Lugares se toma de una tabla de Eustat, deben
contener valores incluidos en dicha tabla auxiliar.


4.6.8 HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Para realizar una correcta gestin documental es bsico elaborar y utilizar un conjunto de
herramientas dirigidas a la organizacin documental:

CATLOGO DE PROCEDIMIENTOS: Relacin ordenada que incluye los
procedimientos administrativos del Gobierno Vasco.
CUADRO DE CLASIFICACIN: Es el instrumento de gestin que refleja la
organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.

Ficha descriptiva de los elementos del cuadro de conservacin

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN: Documento que relaciona o describe un conjunto
de unidades documentales y que permite la localizacin y recuperacin de los
documentos


CALENDARIO DE CONSERVACIN: Son los instrumentos que identifican las series
documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de
conservacin o eliminacin y su accesibilidad.

Informe del Calendario general de conservacin

Ficha de la norma de conservacin

TIPOLOGA DOCUMENTAL: Se entiende por tipo documental la unidad documental
bsica, que presenta unas caractersticas estructurales similares derivada del ejercicio
de una misma funcin y producida por un determinado rgano o unidad en el desarrollo
de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento.

El Catlogo de procedimientos debe estar en un BPM para su definicin y accesibles al resto
de sistemas de informacin para su consulta a travs de servicios web.
El resto de herramientas, deben estar en el AKS/SGA para su gestin por parte del Archivo
General y accesibles al resto de sistemas de informacin para su consulta a travs del
Framework de lgica de negocio Archivo


5 PROPUESTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR

El modelo define cmo debe ser la Gestin documental del Gobierno Vasco. Pero para ese
modelo se convierta en realidad es necesario realizar un conjunto de actividades. Se han
dividido estas actividades en dos grupos:
Actividades normalizadoras: Su impacto principal es la adaptacin de los modelos y
metodologas existentes para tener en cuenta la Gestin documental as como la
definicin de catlogos e inventarios corporativos en materia de gestin documental.
Actividades relacionadas con los sistemas de informacin: Su impacto principal es
el desarrollo informtico de nuevos sistemas o mejora de los ya existentes.

5.1 Actividades normalizadoras
Su impacto principal es la adaptacin de los modelos y metodologas existentes para tener en
cuenta la Gestin documental as como la definicin de catlogos e inventarios corporativos en
materia de gestin documental:
Definir el Catlogo de procedimientos
Definir la Tipologa documental
Realizar el Anlisis documental de las series
Evolucin de los Metadatos de los documentos electrnicos en el Archivo digital
Incorporar en el MBT los elementos necesarios para el Modelo de Gestin Documental.
Por ejemplo, la Tipologa de los documentos asociados a cada trmite.
Incluir en los escenarios del Modelo de Tramitacin Telemtica los aspectos
correspondientes a la gestin documental y, seguramente, crear un escenario de
Archivo.
Estudio de documentos y series documentales a digitalizar
Definicin de la estructura del objeto conservable (Paquete de Informacin
Archivstico, PIA) y del procedimiento de preservacin digital a largo plazo.
Formatos estandarizados
o Definicin de formatos estndar para
Documentos de trabajo
Documentos de envo a la ciudadana
Documento a conservar a largo plazo
Documentos recibidos de la ciudadana
Documentos difundidos a travs de Internet
o Orientacin para que desde que un documento se crea o recibe en la
organizacin se utilicen los formatos estndar

5.2 Actividades relacionadas con los sistemas de informacin
Mayoritariamente, el soporte de los documentos gestionados es el papel. As ha sido y sigue
siendo actualmente. No obstante, su uso est disminuyendo a favor del documento electrnico.
En el modelo, mientras no se especifique lo contrario, al hablar de documentos nos referiremos
a ambos soportes.


En funcin del soporte de los documentos, podemos dividir a los expedientes en tres tipos:
Expedientes en soporte papel: Todos los documentos del expediente estn en soporte
papel
Expedientes en soporte electrnico: Todos los documentos del expediente estn en
soporte electrnico
Expedientes en soporte mixto: Una parte de los documentos del expediente estn en
soporte papel y la otra parte en soporte electrnico.
La mayora de los sistemas de informacin que gestionan los expedientes en su etapa
activa han sido diseados para gestionar exclusivamente expedientes en soporte papel. Estos
sistemas deben evolucionar funcional y tecnolgicamente para gestionar expedientes en
soporte mixto. En una primera fase podran utilizar el nuevo Archivo digital para almacenar los
documentos electrnicos y en fases posteriores incorporar funcionalidades de gestin
documental suministradas por el Sistema de Gestin Documental corporativo.
La mayora de los sistemas de informacin que gestionan expedientes en su etapa
semiactiva, generalmente simples bases de datos, han sido diseados para referenciar la
ubicacin fsica de expedientes en soporte papel. Estas bases de datos, sin embargo, no
automatizan los procesos de gestin de Archivo como son: ingreso, descripcin, consulta,
transferencias, prstamo, expurgo y gestin de espacios. En la actualidad, el Gobierno Vasco
cuenta con un Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA) corporativo que automatiza todos los
procesos de Archivo. El AKS/SGA ha sido diseado para gestionar expedientes mixtos. Por lo
tanto, las actuales bases de datos de Archivo deben ser sustituidas por el AKS/SGA.
A su vez, el AKS/SGA tambin debe evolucionar para aprovechar las funcionalidades de
gestin documental suministradas por el nuevo Sistema de Gestin Documental corporativo.


A continuacin se enumeran las propuestas relacionadas con los sistemas de informacin:

Archivo Digital
o Deteccin de nuevas funcionalidades de gestin documental
o Implantacin de nuevos servicios de negocio documentales

Registro de entrada / salida
o Digitalizacin/Compulsa de la documentacin recibida en el Registro para
agilizar la tramitacin y consulta de la misma.

Sistemas de Gestin de Expedientes
o Integrar los SGE con la bandeja de distribucin del Registro
o Integrar los SGE con el AKS/SGA para la automatizacin del ingreso de la
informacin en el Archivo y para la consulta de informacin de Archivo.

Sistema de Gestin de Archivo
o Desplegar en todo el Gobierno Vasco. De esta manera, adems de
automatizar todos los procesos de archivo departamentales, se automatizar el
ingreso de informacin en el Archivo y su posterior consulta
o Implantar servicios para la utilizacin de sus herramientas archivsticas (cuadro
de clasificacin, calendarios de conservacin, etc). De esta manera, desde la
entrada de los documentos en el Gobierno Vasco y desde la apertura de un
expediente, la informacin estar clasificada mediante un criterio archivstico y
corporativo.

Servicio de consulta (utilizado para informar on-line a la Visin de la ciudadana)
o Integrar la visin de la ciudadana con el AKS/SGA y Archivo Digital
o Implantar el escenario de Archivo en la Tramitacin Telemtica

Para todos los sistemas de informacin
o Integrar con el Archivo digital
o Integrar funcionalidades de la herramienta ECM

Definir e implantar el Dossier del ciudadano


6 ANEXOS

1. Glosario
2. Funciones de la Gestin documental: Definiciones
3. Platea
4. Requisitos de gestin documental
5. Organismos responsables
6. Modelo de datos del SGA
7. Metadatos de un documento electrnico de archivo
8. Relacin de tipos documentales
9. MBT y las tipologas documentales
10. Propuestas relativas a los documentos electrnicos
11. Recomendaciones de documentos a Digitalizar
12. Formatos de documentos electrnicos
13. El Archivo y la firma digital
14. Conservacin a largo plazo
15. Ejgvdocument


6.1 Glosario
Para poder entender la gestin de documental es necesario tener claro una serie de trminos y
definiciones. Dichos trminos se han extrado del:
Reglamento del Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la
Comunidad Autnoma de Euskadi
Norma ISO 15489
Documento 'Criterios de Conservacin', elaborado por el Consejo Superior de
Informtica y para el impulso de la Administracin Electrnica

A continuacin, ordenados alfabticamente, listamos los trminos:

Acceso a la Documentacin: Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar
informacin
Anlisis de los riesgos: Identificacin de las amenazas que acechan a los distintos
componentes pertenecientes o relacionados con el sistema de informacin (conocidos
como 'activos'); para determinar la vulnerabilidad de los mismos ante esas amenazas y
para estimar el impacto o grado de perjuicio que una materializacin de las mismas
puede tener, obteniendo cierto conocimiento del riesgo que se corre.
Aplicacin: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un
problema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la informacin.
Archivo: La instancia responsable del tratamiento tcnico, difusin y conservacin de
los fondos documentales.
Calendarios de conservacin: Instrumentos que identifican las series documentales y
establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservacin o
destruccin y su accesibilidad
Ciclo de vida de los documentos: Agrupacin de fases por las que atraviesa un
documento: creacin, mantenimiento, uso y eliminacin o conservacin definitiva.
Clasificacin: Identificacin y estructuracin sistemticas de las actividades de las
organizaciones o de los documentos generados por stas en categoras, de acuerdo
con convenciones, mtodos y normas de procedimiento, lgicamente estructurados y
representados en un sistema de clasificacin
Conservacin: Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia
intelectual y tcnica de documentos autnticos a lo largo del tiempo.
Conversin: Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a
otro.
Cuadro de Clasificacin: Instrumento de gestin que refleja la organizacin del fondo
documental y aporta datos esenciales de su estructura.
Descripcin de los fondos Documentales: Anlisis de los documentos de archivo y
la elaboracin de instrumentos que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos
documentales.
Disposicin: (Del ingls: disposition) Serie de procesos asociados con la aplicacin de
decisiones de transferencia, destruccin o conservacin de documentos, que se
documentan en los calendarios de conservacin u otros instrumentos.
Documento: (Del ingls: document) Informacin u objeto registrado que puede ser
tratado como una unidad. (Fuente: UNE-ISO 15489-1)


Documento: (Del ingls: record) Informacin creada o recibida, conservada como
informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus
actividades o en virtud de sus obligaciones legales. (Fuente: UNE-ISO 15489-1)
Documentacin de apoyo informativo: En contraposicin a la documentacin de
archivo, aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas,
folletos, etc.) cuya utilidad para la Administracin radica exclusivamente en su
contenido informativo para apoyo de la gestin administrativa, por tanto no es
documentacin susceptible de integracin en los expedientes ni de conservacin en los
archivos. (Fuente: Reglamento de Archivo)
Documento de archivo: Documento o documentos elaborados o recibidos por una
persona u organizacin en el curso de su actividad y conservados por esa persona u
organizacin. (Fuente: Moreq)
Documento electrnico: Se considera documento electrnico el redactado en soporte
electrnico ya sea porque se ha creado mediante una aplicacin informtica o bien
porque se ha digitalizado. (Fuente: Reglamento de Archivo)
Documento electrnico: documento generado en soporte electrnico que incorpora
datos hayan sido o no firmados electrnicamente. (Fuente: Decreto de utilizacin de
medios electrnicos, actualmente en elaboracin.)
Documento electrnico de archivo: Un documento de archivo en forma electrnica.
(Fuente: Moreq)
Documento de Archivo: Toda informacin registrada, independientemente de su
forma y caractersticas fsicas, recibida, creada o conservada por una institucin,
entidad o individuo en el desempeo de sus funciones. (Fuente: Reglamento de
Archivo)
Documentos Vitales: Conjunto de documentos esenciales, que se consideran
necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades crticas
desarrolladas por la Administracin Pblica. (Fuente: Reglamento de Archivo)
Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as como las diligencias
encaminadas a ejecutarla.
Expurgo: Proceso de eliminacin o borrado de documentos sin que sea posible su
reconstruccin.
Fondo de archivo: Todo conjunto orgnico de documentos, conservado de manera
organizada de forma que se garantice la difusin conveniente de su informacin.
Gestin de documentos: Conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados
conseguir, en base a criterios de eficacia y rentabilidad, un control sistemtico de la
creacin, la recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos por
parte de las organizaciones.
Gestin de la Documentacin: El conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados a
obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte
de las unidades administrativas productoras de la misma.
Gestin de los riesgos: Seleccin e implantacin de las medidas adecuadas para
conocer, prevenir, impedir, reducir o controlar los riesgos identificados y as reducir al
mnimo su potencialidad o sus posibles perjuicios. La gestin de riesgos se basa en los
resultados obtenidos en el anlisis de los riesgos.
Identificacin documental: Proceso de recopilacin de informacin y estudio de cada
una de las series documentales.
Indizacin: Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la
recuperacin de documentos o informacin.


Instrumento de Descripcin: Documento que relaciona o describe un conjunto de
unidades documentales y que permite la localizacin y recuperacin de los
documentos. Dependiendo de la descripcin realizada, los instrumentos de descripcin
podrn presentar distinto nivel de detalle de la informacin: desde una informacin
amplia y genrica, hasta una descripcin ms especfica y concreta.
Medio: mecanismo, instalacin, equipo o sistema de tratamiento de la informacin que
permite, utilizando tcnicas electrnicas, informticas o telemticas, producir,
almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones.
Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestin a lo largo del tiempo.
Migracin: Accin de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo la
autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
Nmero currens: Secuencia correlativa de nmeros. En su aplicacin ms pura
coincide con el nmero de registro. Se utiliza sobre todo en los archivos con gran
cantidad de documentos.
Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el
momento de su entrada en el sistema.
Reprografa de fondos documentales: Conjunto de tcnicas y procedimientos de
copia o microcopia de los fondos documentales conservados en el archivo.
Restauracin de documentos: Proceso tcnico que tiene por objeto recuperar la
integridad fsica y funcional de los documentos mediante la correccin del deterioro y
los daos sufridos, y la restitucin de los documentos a su estado original en la medida
en que sea posible.
Seleccin de documentacin: Proceso de determinacin de los documentos que van
a ser objeto de eliminacin o conservacin de acuerdo con los plazos que se
establezcan en el Calendario de Conservacin.
Serie documental: conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo
de una funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
Servicio de archivos: Servicio responsable de la seleccin, obtencin y conservacin
de documentos de valor permanente, de facilitar el acceso a los mismos y de la
aprobacin de la destruccin de otros documentos.
Sistema de Archivos: conjunto de normas, rganos, centros y servicios vinculados a
la gestin de los archivos.
Sistema de gestin documental (SGD): Sistema de informacin que incorpora,
gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
Tipo documental: Unidad documental bsica, que preserva unas caractersticas
estructurales similares derivada del ejercicio de una misma funcin y producida por un
determinado rgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene
regulada por una norma de procedimiento.
Transferencia: Cambio de la custodia, la propiedad o la responsabilidad de los
documentos.
Traslado: Movimiento de documentos de una ubicacin a otra.
Trazabilidad de las acciones: Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las
acciones quienes las llevan a cabo
Trazabilidad: Creacin, incorporacin y conservacin de informacin sobre el
movimiento y el uso de documentos.


Valor primario de los Documentos: Valor que va unido a la finalidad inmediata de su
produccin.
Valor Secundario de los documentos: El que responde a motivos no definidos
inicialmente en su creacin.
Valoracin documental: Anlisis y determinacin de los valores de los documentos de
archivo en funcin de los efectos que causan y de la informacin que contienen.


6.2 Funciones de la Gestin documental
6.2.1 Creacin
6.2.1.1 Edicin
Produccin de documentos. Los documentos en soporte papel se producen principalmente de
manera manuscrita, mecanogrfica o por impresin desde un programa informtico. Los
documentos en soporte electrnico se producen principalmente por la grabacin de un fichero
informtico mediante un programa ofimtico.

6.2.1.2 Check-In/Check-Out
Funcin por la cual se impide la modificacin de un documento u objeto por dos usuarios al
mismo tiempo.
Check out: obtiene la ltima versin de un documento y lo bloquea para que no pueda ser
modificado por otro usuario.
Check in: desbloquea un documento que previamente fue bloqueado (Check out).

6.2.1.3 Control de Versiones
Se llama control de versiones al procedimiento que controla las distintas versiones de un
documento, desde que se crea hasta que se consolida la copia definitiva. Los distintos estados
que puede tener un documento en un control de versiones son:
Documento de Trabajo. Es el documento mientras se est editando previamente a ser
el documento vigente.
Documento Vigente. En este estado slo puede existir una copia del documento que es
la que es mostrada a los usuarios.
Documento Histrico. En este estado pueden existir las distintas copias del documento
que en su momento fueron documentos vigentes.

Un sistema de control de versiones debe proporcionar:
Mecanismo de almacenaje de cada uno de los documentos que deba gestionarse
(archivos de texto, imgenes, documentacin...)
Posibilidad de modificar, mover, borrar cada uno de los elementos
Histrico de las acciones realizadas con cada elemento pudiendo volver a un estado
anterior dentro de ese historial
Aunque no es estrictamente necesario, suele ser muy til la generacin de informes con los
cambios introducidos entre dos versiones, informes de estado, marcado con nombre
identificativo de la versin de un conjunto de ficheros, etc.


6.2.1.4 Firma Electrnica
La firma electrnica, en la transmisin de mensajes telemticos y en la gestin de documentos
electrnicos, un mtodo criptogrfico que asegura la identidad del remitente. En funcin del tipo
de firma, puede, adems, asegurar la integridad del documento o mensaje.
Son de aplicacin las siguientes definiciones de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma
electrnica:
Firma electrnica: La firma electrnica es el conjunto de datos en forma electrnica,
consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificacin del firmante.
Firma electrnica avanzada: La firma electrnica avanzada es la firma electrnica que
permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que
est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada
por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
Firma electrnica reconocida: Se considera firma electrnica reconocida la firma electrnica
avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de
creacin de firma. La firma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en
forma electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en
papel.

6.2.2 Captura
6.2.2.1 Digitalizacin
La digitalizacin es el proceso mediante el cual, partiendo de una seal analgica, como es
cualquiera de las imgenes que nos rodean en el mundo real, obtenemos una representacin
de la misma en formato digital, es decir, la conversin de los documentos en papel a formato
electrnico.
Un sistema de digitalizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Facilidad y automatizacin de los procesos de captura, reduciendo al mximo el tiempo
de operacin.
Ahorro de tareas superfluas gracias a la digitalizacin: fotocopias, remisin de faxes,
etc.
Reduccin del tiempo necesario para disponer de la documentacin.
Reduccin de costes


Desde el punto de vista funcional el sistema de digitalizacin debe:
Permitir la digitalizacin interactiva integrada en la aplicacin de negocio.
Permitir la digitalizacin batch o masiva sin interaccin con el aplicativo de negocio,
capturando documentos e ndices dejando los documentos disponibles para su
incorporacin al SGD.

6.2.2.2 Reconocimiento ptico de Caracteres
El reconocimiento ptico de caracteres, abreviado habitualmente como OCR (Optical
Character Recognition), es la funcin por el que se extrae de una imagen los caracteres que
componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas
de edicin de texto.
Mientras que en una imagen los caracteres se describen indicando cada uno de los puntos que
los forman, al convertirlos a un formato de texto (por ejemplo ASCII o Unicode), pasan a estar
descritos por un solo nmero, por lo que se produce una reduccin significativa del espacio en
memoria que ocupan.
A partir de ah el texto es reconocido como texto, de modo que se pueden buscar en l
cadenas de caracteres, exportar el texto a un editor de textos, o a otras aplicaciones, etc.
El Reconocimiento ptico de Caracteres de una imagen perfecta, es decir, de una imagen de
dos niveles de grises, consistir en reconocer los caracteres de la pgina que deben crear el
fichero de texto. El reconocimiento de estos caracteres se realizar bsicamente con la
comparacin de cada carcter de la imagen con unos patrones o plantillas que contendr todos
los posibles caracteres.
El ICR es el proceso de reconocimiento de los caracteres alfanumricos de un texto
manuscrito. Una aplicacin que incluye el ICR realiza este reconocimiento a partir de imgenes
numricas obtenidas generalmente por digitalizacin.
La Lectura Automtica de Documentos, o la LAD, es una tecnologa que permite leer por
escner los datos inscritos en documentos papel y convertir dichos datos en digitales.

6.2.2.3 Formularios Electrnicos
Es el procedimiento por el cual se permite a los usuarios a travs de una interfaz grfica la
captura de datos, es decir, es un medio de transmitir informacin. El propsito fundamental del
diseo de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de
informacin administrativa, as como tambin, crear un instrumento de actividad humana para
registrar y pasar la informacin.


6.2.3 Ingreso
6.2.3.1 Ubicacin / Grabacin del documento
Tras su ingreso, los documentos en soporte papel han de ser ubicados en lugar, por ejemplo
un armario, donde, despus, puedan ser localizados por los usuarios para su posterior uso.
Los documentos en soporte electrnico han de ser grabados en un soporte de almacenamiento
(base de datos, sistema de ficheros, sistema de gestin de documentos electrnicos,...) donde,
despus, puedan ser localizados por los sistemas de informacin.

6.2.3.2 Identificacin
Funcionalidad por medio de la cual se determinan las funciones atribuidas a cada organismo y
el procedimiento de tramitacin de cada una de ellas, obteniendo como resultado las series
documentales producidas por cada organismo. La serie documental se define como el
conjunto de expedientes resultantes de la tramitacin de un procedimiento, por un organismo o
unidad de gestin.

6.2.3.3 Descripcin
Es el proceso por medio del cual se representa el contenido de los documentos, y se
incorporan los datos necesarios para su localizacin.

6.2.3.4 Clasificacin
Identificacin sistemtica y organizacin lgica de los documentos en categoras que se
representan en un sistema de clasificacin de acuerdo con convenciones lgicamente
estructuradas, mtodos y reglas.
La estructura resultante de la clasificacin es el Cuadro de Clasificacin.


6.2.3.5 Indizacin
Representar el contenido de los documentos a travs de palabras clave que forman parte de un
ndice terminolgico o vocabulario controlado.
La calidad de la indizacin, segn la norma ISO, se mide con 4 parmetros:
Pertinencia: Pretensin de ajustar con mayor efectividad posible el empleo de un
trmino til para el usuario y til en la representacin del documento. Tiene un sistema
de control de la calidad que se basa en la relacin existente entre la cantidad de
referencias documentales ofrecidas por los ndices y los documentos realmente tiles
para el usuario. Una indizacin es de calidad cuando un 66% de documentos ofrecidos
por los ndices es realmente til para el usuario. Eso sera una indizacin pertinente.
Exhaustividad: Es ofrecer el mayor repertorio posible y pertinente respecto de temas,
conceptos y objetos representados en el documento. Segn el tipo de unidad
informativa puede ser til una baja exhaustividad (hasta 8 trminos), una exhaustividad
media (entre 8 y 12) o una alta (ms de 12). Tiene tambin un subsistema de control de
calidad consistente en averiguar la relacin existente entre los documentos pertinentes
obtenidos y los documentos pertinentes totales en la base de datos. Ser de calidad si
es igual o superior a dos tercios.
Especificidad: Es el grado de precisin de los trminos seleccionados en una
recuperacin. Est en relacin directa con la eliminacin de ambigedades del lenguaje
natural (sinonimias, polisemias...). Tambin se halla en relacin directa con la correcta
jerarquizacin de los trminos as como con una controlada asociacin de trminos
equivalentes.
Uniformidad: Se refiere al grado de coincidencia en el uso de los trminos por parte
de un usuario recuperando informacin y un documentalista indizando. Se mide por la
coherencia del lenguaje documental

6.2.3.6 Indexacin
Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por ejemplo,
suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros previamente
definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se traduce en mayor
rapidez a la hora de mostrar resultados.

6.2.3.7 Tipo documental
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta,
regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato y contenido informtico son
homogneos.

6.2.3.8 Distribucin
Funcin por medio de la cual los documentos entrantes en el sistema se destinan a un conjunto
de usuarios, a los que debemos notificar el alta de los documentos que les ataen.

6.2.4 Almacenamiento
El almacenamiento se refiere a los medios y los mtodos usados para guardar y mantener la
informacin disponible para usarla ms adelante. Algunas sern necesarias de inmediato,
mientras que otras no sern requeridas durante largo tiempo.


Es la funcin consistente en ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para
su conservacin y uso.
El almacenamiento de los documentos se har de distinta manera dependiendo del soporte en
que estn creados:
Soporte papel, se almacenar en unidades de instalacin para proceder a su ubicacin
en el Archivo.
Soporte electrnico, se almacenar en el Archivo Digital siempre y cuando el valor de
la informacin del documento se tenga que conservar.

6.2.5 Utilizacin/Uso
6.2.5.1 Bsqueda
Funcin para recuperar informacin almacenada por medio de unos criterios establecidos.
Las bsquedas se hacen con palabras clave o con rboles jerrquicos por temas; el resultado
de la bsqueda es un listado en los que se mencionan temas relacionados con las palabras
clave buscadas.

6.2.5.2 Lectura/Visualizacin
Funcin para la recuperacin de la informacin asociada a un documento.
Para poder visualizar los documentos electrnicos se debe disponer de la plataforma
tecnolgica en la que fueron creados o una compatible.

6.2.5.3 Workflow (Revisin, aprobacin)
El Flujo de trabajo (workflow en ingles) es el estudio de los aspectos operacionales de una
actividad de trabajo: cmo se estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden
correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le
hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Una aplicacin de workflow debe permitir:
La asignacin del trabajo a los diferentes usuarios.
El flujo de informacin entre los participantes en el proceso.
El control de plazos y prioridades de las distintas actividades pendientes.
Las propias actividades.

6.2.5.4 Firma electrnica
La firma electrnica, en la transmisin de mensajes telemticos y en la gestin de documentos
electrnicos, es un mtodo criptogrfico que asegura la identidad del remitente. En funcin del
tipo de firma, puede, adems, asegurar la integridad del documento o mensaje.


6.2.6 Conservacin / Archivo
6.2.6.1 Registro de Archivo
Instrumento de control que contiene los asientos descriptivos de todos aquellos documentos
que han ingresado en el archivo.

6.2.6.2 Descripcin de Archivo
Operacin consistente en el anlisis de los documentos de archivo y la elaboracin de los
instrumentos de consulta que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales
de los archivos.

6.2.6.3 Consulta
Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios, sin que ello implique
necesariamente la autorizacin para que stos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente
los datos contenidos en los documentos.
La consulta de documentos supone la plasmacin del derecho de acceso contemplado en la
Constitucin Espaola de 1978 (art. 105, apartado b). Su regulacin se halla contenida, a
efectos administrativos, en la Ley de Rgimen J urdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn de 1992, y a efectos culturales en la Ley de Patrimonio
Histrico Espaol de 1985.
Tambin afecta plenamente al derecho de acceso otra legislacin ms restrictiva:
- la legislacin relativa al derecho al honor, la intimidad personal y la propia imagen,
- la legislacin de propiedad intelectual y
- la legislacin de proteccin de datos de carcter personal.

6.2.6.4 Transferencias
Procedimiento habitual de ingreso de documentacin en un archivo mediante traslado de las
series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las
normas establecidas en valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos.
El Reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la
Comunidad Autnoma de Euskadi establece los siguientes tipos de transferencias:
a) Transferencias ordinarias: el conjunto de procedimientos mediante los cuales los
documentos de archivo pasan de un archivo del Sistema a otro, de acuerdo con el ciclo
de vida de los mismos.
b) Transferencias extraordinarias: el conjunto de procedimientos por los que se remite
documentacin a un archivo del Sistema, bien sea por traspaso de competencias entre
las distintas Administraciones Pblicas, o por circunstancias de carcter excepcional
que dificulten o impidan la correcta conservacin y consulta de la documentacin en
cualquiera de los archivos del Sistema.


6.2.6.5 Expurgo
Proceso mediante el que se realiza la eliminacin de aquellas unidades documentales o series
documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de
derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que lleguen a desarrollar valores histricos.
Esta eliminacin se realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de
reconstruccin y posterior uso de los documentos.

6.2.6.6 Prstamo de documentacin
Accin que implica la salida temporal de documentos del archivo con fines administrativos
(consulta) o de difusin cultural (exposiciones)

6.2.6.7 Gestin de Espacios
Estructuracin de los depsitos de archivo y control de su situacin en relacin a la
disponibilidad de espacio en los distintos archivos de la organizacin para depsito de la
documentacin.


6.2.7 Difusin
La difusin es el proceso por el cual se transmiten al usuario la informacin o los documentos
que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el
proceso documental ya que todo Centro recoge y procesa informacin con el propsito de
difundirla, siendo la difusin la verdadera razn de ser de la Documentacin.

6.2.7.1 Notificacin
La notificacin es el acto de dar a conocer al interesado la resolucin de un procedimiento
administrativo, est se podr realizar por medio de dos medios:
Correo Ordinario
Medio Telemtico

6.2.7.2 Difusin Selectiva de informacin
Servicio que proporciona a los usuarios, de forma regular, los resultados que se ajustan a un
perfil de bsqueda personalizada. Mediante este servicio se comunican a los usuarios
documentos e informaciones de reciente incorporacin al Sistema, relativos a las materias o
temas solicitados en el perfil.

6.2.8 Consulta
6.2.8.1 Bsqueda
Funcin para recuperar informacin almacenada por medio de unos criterios establecidos.
Las bsquedas se hacen con palabras clave o con rboles jerrquicos por temas; el resultado
de la bsqueda es un listado en los que se mencionan temas relacionados con las palabras
clave buscadas.

6.2.8.2 Lectura/Visualizacin
Funcin para la recuperacin de la informacin asociada a un documento.
Para poder visualizar los documentos electrnicos se debe disponer de la plataforma
tecnolgica en la que fueron creados o una compatible.


6.3 PLATEA
Platea, Plataforma Tecnolgica para la E-Administracin, establece el marco estratgico que
sirve para guiar las acciones de construccin de los sistemas informticos orientados a dar
servicios de administracin electrnica dentro de la Administracin General de la Comunidad
Autnoma del Pas Vasco y sus organismos autnomos.
Constituyen la plataforma PLATEA:
La infraestructura de integracin, que simplifica y estandariza los modelos
de intercambio de datos y de procesos entre aplicativos departamentales o
incluso de otras entidades, proporcionando para ello las herramientas y
sistemas necesarios para su implementacin en base a una plataforma
tecnolgica unificada y compartida.
Las herramientas de gestin de contenidos, portales y ejes de
catalogacin, reguladas por el Decreto 108/2004, de 8 de junio, del Modelo de
Presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi
en Internet.
Los sistemas de infraestructura de tramitacin telemtica, que permiten
ofrecer a la ciudadana una visin homognea de los procesos de tramitacin
telemtica gestionados por cualquier Departamento del Gobierno Vasco,
facilitando al empleado pblico las herramientas bsicas y nicas de gestin de
tareas de tramitacin, que definen y establecen los flujos de tramitacin
adscritos al modelo bsico de tramitacin, y aportan las soluciones tcnicas
necesarias para garantizar el cumplimiento de las normativas y procedimientos
legales vigentes en materia de tramitacin.
Los sistemas de infraestructura de gestin documental, que proporcionan
los mecanismos necesarios para desplegar una gestin documental corporativa
en los procesos de negocio que lo precisen y, asimismo, establecen unas
normativas y procedimientos para su correcta utilizacin.


6.4 Requisitos de gestin documental
A continuacin, para cada requisito, se detalla la unidad responsable, las normativas que le afectan y las herramientas que lo solucionan.

Creacin
N Requisitos Responsables Normati vas Herramientas
1 Edicin de documentos Unidad tramitadora
Herramientas ofimticas
Plantillas corporativas
2 Apertura del Expediente Unidad tramitadora. MBT, MTT
Expedientes
REE Repositorio de Expedientes
Electrnicos (Platea)
3
Autora de los documentos
(Identificacin de la unidad
tramitadora)
Unidad tramitadora.
LEY 30/1992, art. 53.1 (Requisitos de los Actos
Administrativos)
LEY 30/1992, art. 35
Expedientes
4 Datacin (Fecha) de un documento Unidad Tramitadora
Expedientes
5
Autentificacin del documento y firma
electrnica
Unidad tramitadora
LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica
ORDEN de 22 de noviembre de 2004, del Consejero
de Sanidad, por la que se establecen normas sobre el
uso de la firma electrnica en las relaciones por
medios electrnicos, informticos y telemticos con el
Sistema Sanitario de Euskadi.
MTT
Servicio de Firma y Verificacin
(Platea)
6
Certificacin digital, autenticacin y
time-stamping


Captura
7 Identificacin de datos Unidad Tramitadora
8 Captura de Datos
Registro de E/S
Unidad tramitadora
LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas
Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (Aade
apartados a la Ley 30/1992: Registros telemticos,
Presentacin telemtica...)
MBT, MTT
Registro de E/S
Servicio de Registro Telemtico
(Platea)
Expedientes

9 Captura de Documentos
Registro de E/S
Unidad tramitadora
LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas
Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (Aade
apartados a la Ley 30/1992: Registros telemticos,
Presentacin telemtica...)
MTT
MGDGV
UNE ISO 15489 - 01: (9.1)
ISO 15489 02 (4.3.2)
Registro de E/S
(Platea)
Expedientes
Mdulo de digitalizacin de DCT.
10
Migracin de datos desde otros
sistemas existentes
Unidad tramitadora

XML
11 Escaneo
Registro de E/S
Unidad tramitadora

SGD
12
Accesibilidad y legibilidad de los

UNE ISO 15489 - 01: (9.1)


Ingreso
13 Registro de Entrada
Registro de E/S
Unidad tramitadora
LEY 30/92, art. 38
RESOL. de 13/05/03 de la DIT, por la que se aprueban
las aplicaciones electrnicas, informticas y
telemticas de carcter horizontal en la tramitacin
telemtica
MTT
Registro de E/S
(Platea)
14 Calificacin del tipo documental Unidad tramitadora
15 Clasificacin
Unidad tramitadora
Registro de E/S
DECRETO 174/2003, art. 37
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del
Sistema de Archivo, art. 46.1
Cuadro de clasificacin
16 Indizacin Unidad tramitadora Vocabularios controlados
17 Compulsa de documentos Registro E/S
LEY 30/92, art. 35.c
REAL DECRETO 209/2003, art. 15.
DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre la
expedicin de copias de documentos y certificaciones y
la legalizacin de firmas en el mbito de la
Administracin General y Organismos Autnomos de la
C.A.P.V.


Almacenamiento
18 Garantas fundamentales
Unidad tramitara
Archivo general
MTT Sistemas de informacin
Archivo digital
Firma electrnica reconocida
19
Repositorio de documentos
electrnicos
DIT
MGDGV
MTT
RDE-Repositorio de Documentos
Electrnicos (Platea) en proceso
de sustitucin por el Archivo
digital.
20
expediente fsico
Unidad tramitadora
Sistema de Archivo

21
expediente digital
Unidad tramitadora
MTT REE Repositorio de Expedientes
22
Migracin de documentos
electrnicos

SGD
23
Salvaguarda de los documentos
electrnicos de manipulaciones y
alteraciones

XL-Nets
SGD


Utilizacin / Uso
24
Modificacin de estado del
expediente
Unidad tramitadora
LEY 30/1992, art. 35-a)

25
Consulta de informacin en otras
Administraciones e Instituciones
(tributaria, catastral, padrn,...)
Unidad tramitadora
LEY 30/92, art. 4.1 y 4.2
LEY 24/2001, art. 68
Infraestructura de integracin
26
Consulta de documentacin existente
en el Sistema
Unidad tramitadora
Archivo
LEY 30/92 , art. 35 - f)
MTT
SGE
Servicio de Consulta (Platea)
AKS/SGA
27
Trazabilidad de las operaciones sobre
los documentos en la tramitacin
Unidad tramitadora

SGD
28
Control de versiones de los
Unidad tramitadora.
Moreq SGD
29 Impresin de un documento Unidad tramitadora SGE, AKS/SGA
30 Validez del documento electrnico Unidad tramitadora MTT Firma electrnica reconocida


Difusin
31 Registro de Salida
Registro de E/S
Unidad tramitadora
LEY 30/92, art. 38
REAL DECRETO 209/2003
RESOL. de 13/05/03 de la DIT, por la que se aprueban
las aplicaciones electrnicas, informticas y
telemticas de carcter horizontal en la tramitacin
telemtica
MTT
Registro de E/S
(Platea)
32 Notificacin Unidad Tramitadora
LEY 30/92, art. 58.1 , 59
LEY 4/1999

33 Notificacin telemtica Unidad Tramitadora
LEY 24/2001
ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la Consejera de
Hacienda y Administracin Pblica, sobre tramitacin
telemtica de determinados procedimientos y
actuaciones previstas en la legislacin de contratos de
MTT
Sistema Horizontal de Notificacin
y Pasarela de Notificacin
Telemtica (Platea)
34 Publicacin en Boletn (BOPV) Unidad Tramitadora
LEY 30/92, art. 59.5 y 60
DECRETO 155/1993, de 1 de junio, sobre el BOPV,
art. 10 a 21
DECRETO 38/2000, de 29 de febrero, por el que se
regula el Servicio Oficial de Traductores, Disp. Final 1.
Infraestructura de presencia en
Internet
35
Cumplimentacin / Emisin del acuse
de recibo
Unidad Tramitadora
LEY 30/92 , art. 59

36 Emisin de copia / certificado
Unidad Tramitadora

LEY 30/92, Art. 35.
LEY 4/1999
DECRETO 149/1996, art. 3,4,5,6


Difusin
37 Emisin de Certificacin Unidad tramitadora
LEY 30/92, Art. 35.
LEY 4/1999
DECRETO 149/1996, art. 7 (BOPV)

38 Emisin de Certificacin Electrnica Unidad tramitadora
RESOLUCIN de 28 de febrero de 2005, del Director
de Energa, por la que se especifican las
caractersticas de la tramitacin y de los
requerimientos de los certificados a que se refiere la
Orden de 11 de octubre de 2004, de la Consejera de
Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el
procedimiento telemtico para la puesta en servicio de
instalaciones elctricas de baja tensin que requieran
proyecto para su legalizacin
MTT
Certificacin (Platea)


Consulta
39
Consulta de expedientes por el
ciudadano / interesado
Unidad tramitadora
Archivo
LEY 30/92, arts 35. a) y 37
LEY ORGNICA 15/1999
LEY 38/95
DECRETO 174/2003
MTT
SGE
AKS/SGA
40
de expedientes de tramitacin comn
Unidad tramitadora
LEY ORGNICA 15/1999
MTT
SGE
AKS/SGA
41
del expediente
Unidad tramitadora
Archivo
LEY 30/92, art. 35- a)
LEY ORGNICA 15/1999
MTT
SGE
AKS/SGA
Infraestructura de integracin
42
Consulta de expedientes /
documentacin por el ciudadano (no
interesado / investigador)
Archivo
LEY 30/92 , art. 37
LEY ORGNICA 15/1999
LEY 16/85 (LPHE), art. 57
LEY 30/92 , art. 37
LEY 38/95
DECRETO 174/2003
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera
de Hacienda y Administracin Pblica (Reglamento del
sistema de archivo), art. 9.2
AKS/SGA
43
Indexacin. Bsquedas en el texto
completo
SGD

SGD


44 Seguridad y acceso a los documentos Sistemas de informacin
LEY 30/1992, ar. 37
EY ORGNICA 15/1999
MTT
XL-Nets
SGD
45 Gratuidad Gobierno Vasco
MTT Formatos de documentos y visores
gratuitos


46 Lectura a lo largo del tiempo Archivo general MTT Migracin de formatos
47 Cierre del Expediente Unidad tramitadora
MBT, MTT Sistemas de Gestin de
Expedientes
REE Repositorio de Expedientes
48 Archivo del Expediente Fsico Archivo de oficina
Reglamento del Sistema de Archivo
MBT
MTT
AKS/SGA
49 Archivo digital Archivo de oficina
Reglamento del Sistema de Archivo
MGDGV
MOREQ
UNE ISO 15489
Archivo digital
AKS/SGA
50
Control de documentos crticos
(asegurar identificacin,
perdurabilidad y conservacin)

DECRETO 174/2003, art. 44 y 45
AKS/SGA
Tablas de Valoracin
51 Valoracin de los documentos
Unidad tramitadora
Archivo General de la
Administracin General de
la C.A.E.
COVASAD
COVASED
DECRETO 45/1998
DECRETO 232/2000
DECRETO 174/2003
Sistema de Archivo
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, sobre
procedimiento para la identificacin y funcionamiento
de la COVASAD.
Tablas de Valoracin
Calendario de transferencias
Calendario de conservacin
AKS/SGA
52 Registro de documentos de archivo
Sistema de Archivos de la
la C.A.E.
AKS/SGA


53
Gestin y control de consultas,
prstamos y reproduccin de
documentacin
la C.A.E.
Tablas de Valoracin
AKS/SGA
54
Transferencia de documentacin a los
sucesivos niveles de Archivo
la C.A.E.
Tablas de Valoracin
Calendario de Transferencias
AKS/SGA


55
Expurgo de documentacin de
acuerdo con las Tablas de Valoracin
y el Calendario de Conservacin
la C.A.E.
DECRETO 45/1998
DECRETO 232/2000
DECRETO 174/2003
de Hacienda y Administracin Pblica (Reglamento del
sistema de archivo).
de Hacienda y Administracin Pblica (Procedimiento
para la identificacin y valoracin documental)
Tablas de Valoracin Calendario
de conservacin
AKS/SGA


6.5 Organismos responsables

6.5.1 Departamento de Justicia y Administracin Pblica.
El Decreto 4/2009 de 8 de mayo, de creacin, supresin y modificacin de los Departamentos
de la Administracin de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco y determinacin de funciones
y reas de actuacin de los mismos, atribuye a este Departamento las siguientes funciones:
Atender las relaciones con el Poder J udicial.
Provisin de medios para el funcionamiento de la Administracin de J usticia.
Establecimientos penitenciarios, en especial su organizacin, funcionamiento y
ejecucin de la legislacin penitenciaria, asumiendo el ejercicio de las facultades que
sta atribuya a los rganos centrales de la Administracin penitenciaria.
Nombramiento de Notarios y Registradores de la Propiedad.
Rgimen general de Asociaciones, Fundaciones y Colegios Profesionales, sin perjuicio
de las relaciones que, respecto a stos, mantengan los Departamentos en su mbito
sectorial.
Promocin de los Derechos Humanos.
Garantizar, en el mbito de la Administracin de J usticia, el ejercicio de los derechos
reconocidos a los ciudadanos por la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, bsica de
normalizacin del uso del Euskera.
Contratacin.
Funcin pblica, organizacin administrativa y rgimen jurdico y retributivo del
personal.
Servicios multidepartamentales y actividad editorial.
Sistemas de informacin y telecomunicaciones corporativas.
La defensa jurdica del Estatuto de Autonoma.
El ejercicio de las funciones de control interno de legalidad y asesora jurdica general.
La representacin y defensa en juicio del Gobierno Vasco y sus rganos.
El impulso, direccin y coordinacin del proceso de modernizacin y reforma de la
Administracin, as como de la Administracin y gobierno electrnicos.
Conservacin, modificacin y desarrollo del Derecho Civil Foral y Especial del Pas
Vasco.
Ejercer las funciones que las Leyes y los reglamentos atribuyen al Gobierno en materia
de Administracin Local.
Rgimen de la organizacin y procedimiento de las Administraciones Pblicas Vascas.
Ejercitar las competencias en materia de menores infractores, sin perjuicio de las
competencias del departamento de Empleo y Asuntos Sociales.
Dirigir, de acuerdo con las Leyes y los reglamentos, los organismos autnomos, entes
pblicos de derecho privado y sociedades pblicas adscritos al Departamento.


6.5.1.1 Viceconsejera de Administracin Pblica

Corresponde a la Viceconsejera de Administracin Pblica, las siguientes funciones:
El impulso, direccin y desarrollo de los trabajos sobre racionalizacin, mejora y
modernizacin de la Administracin Pblica.
El impulso y direccin de la Administracin y gobierno electrnicos y, en especial, de la
digitalizacin de servicios, as como el impulso de actuaciones interadministrativas para
la modernizacin de la Administracin y el desarrollo de la Administracin y gobierno
electrnicos.
Rgimen de la organizacin y procedimiento de las Administraciones Pblicas Vascas,
en colaboracin con la Viceconsejera de Rgimen J urdico.
El impulso y desarrollo de mecanismos, instrumentos y servicios de informacin y
atencin general a la ciudadana de carcter centralizado y multicanal.
Las funciones que corresponden al Departamento de J usticia y Administracin Pblica,
conforme al Captulo V del Decreto 136/1996, de 5 de junio, sobre rgimen de la
contratacin de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Los servicios multidepartamentales, archivos y actividad editorial.
Los sistemas de informacin y telecomunicaciones corporativas.

De la Viceconsejera de Administracin y Servicios dependen directa y jerrquicamente:


6.5.1.1.1 Direccin de Informtica y Telecomunicaciones
Corresponden a la Direccin de Informtica y Telecomunicaciones las funciones que se
detallan a continuacin:
Las atribuidas especficamente al Departamento de Hacienda y Administracin Pblica
en el Decreto 35/1997, de 18 de febrero, por el que se regula la planificacin,
organizacin, distribucin de funciones y modalidades de gestin en materia de
sistemas de informacin y telecomunicaciones, salvo la prevista en su artculo 7.
Las relativas a la gestin del servicio portador de los servicios de difusin de radio y
televisin, as como aquellas facultades inherentes a la administracin y explotacin de
las infraestructuras soporte del mismo.
Las atribuidas especficamente en el artculo 32 del Decreto 108/2004, de 8 de junio,
del modelo de presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de
Euskadi en Internet.
Promocin de la Sociedad de la Informacin entre las administraciones pblicas y
ciudadanos de la Comunidad Autnoma, especficamente las relacionadas con las
infraestructuras de telecomunicaciones, as como las que se fijen en los planes
correspondientes aprobados por el Gobierno.
Las relacionadas con el espectro radioelctrico y los servicios soportados sobre ste.
La ejecucin de proyectos comunes de inters estratgico de informatizacin y
digitalizacin de los servicios de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma


6.5.1.1.2 Direccin de Recursos Generales.
Cuyas funciones principales son:
Proponer la normalizacin y/u homologacin de bienes muebles y servicios, la
centralizacin o descentralizacin de la contratacin relativa a los bienes muebles y
servicios as como los procedimientos para la contratacin de bienes y servicios de
adquisicin centralizada.
Establecer las normas de diseo y calidad a la que deban ajustarse los planes de obras
y sus programas de desarrollo en los edificios de gestin centralizada, as como definir
sus estndares de uso, superficies y condiciones de confort.
Ejercer todas las funciones de apoyo tcnico y material correspondientes al rgano de
contratacin respecto de los edificios de gestin centralizada.
El mantenimiento de los edificios multidepartamentales o inmuebles declarados de
gestin centralizada y de las instalaciones sitas en los mismos, la gestin energtica y
de sus sistemas de comunicaciones, as como la elaboracin de las bases tcnicas y
de los estudios de ofertas necesarios cuando dicho mantenimiento deba ser objeto de
contrato y todo lo relativo a su ejecucin, abono, recepcin y liquidacin.
La adquisicin y suministro de bienes y servicios de adquisicin centralizada cuando su
destino sea los edificios declarados de gestin centralizada.
Organizar y gestionar la distribucin en planta de los espacios en los edificios
multidepartamentales o inmuebles declarados de gestin centralizada y el uso de salas
comunes y otras instalaciones de naturaleza anloga, as como gestionar los aspectos
relativos a la seguridad de las instalaciones.
Gestionar los Almacenes Centralizados.
Planificar y gestionar la recogida y tratamiento de los residuos generados en los
edificios multidepartamentales o inmuebles declarados de gestin centralizada.
Dirigir el Servicio Central de Publicaciones y ejercer las funciones en materia editorial
atribuidas al Departamento en el Decreto 67/1998, de 7 de abril, por el que se regula la
actividad editorial, salvo las sealadas en su artculo 10.
Las funciones sobre el Sistema de Archivo atribuidas en el Decreto 174/2003, de 22 de
julio, de organizacin y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administracin
Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi, as como la prestacin del servicio de
documentacin de carcter general.
La planificacin, direccin y supervisin del sistema de bibliotecas de la Administracin
Pblica de la Comunidad Autnoma y de la implantacin del programa informtico de
gestin bibliotecaria, as como la prestacin de los servicios de la Biblioteca General.
La gestin de forma centralizada de los servicios de cartera, mensajera, franqueo de
correspondencia, adquisicin de prensa, reprografa, imprenta y de otros servicios de
anloga naturaleza.
La ordenacin, gestin y administracin de los servicios y vehculos del Parque Mvil
de la Administracin.


6.5.1.1.3 Direccin de Innovacin y Administracin Electrnica.
En relacin con la gestin documental tiene atribuidas las siguientes funciones:
La elaboracin, coordinacin e impulso de planes interdepartamentales de innovacin y
mejora de calidad en los servicios pblicos y efectiva implementacin en las
administraciones pblicas de la Administracin electrnica en los procedimientos
administrativos y la gestin de los asuntos pblicos.
La elaboracin y propuesta de proyectos de disposiciones de carcter general,
iniciativas y directrices normativas en materia de organizacin y procedimientos
procurando su simplificacin y la mejora de su calidad y eficiencia para la sociedad.
El anlisis y evaluacin de las actuaciones departamentales en materia de
estructuracin interna, organizacin y creacin de entes institucionales y de los
proyectos de disposiciones de carcter general que las establezcan as como el
asesoramiento y apoyo tcnico a los departamentos y entes que la integran en materia
de organizacin y procedimientos.
El diseo y desarrollo de los modelos e instrumentos de innovacin y mejora de la
calidad de los servicios, evaluacin de las polticas pblicas e introduccin de sistemas
de gobernanza, en colaboracin con la Direccin de Coordinacin.
La declaracin y gestin de los servicios comunes de tramitacin telemtica de la
Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi como el registro de
documentos, la notificacin telemtica o las autorizaciones para el intercambio
automatizado de datos tendentes a eliminar los certificados en papel, entre otros.


6.5.1.1.4 Direccin de Atencin Ciudadana
En relacin con la gestin documental tiene atribuidas las siguientes funciones:
La implantacin y gestin de procesos que faciliten el acceso de la ciudadana a los
servicios pblicos y la informacin, as como a facilitar la participacin ciudadana.
La direccin, organizacin, coordinacin y supervisin del modelo de presencia de la
Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi en Internet, de
conformidad con lo establecido en el Decreto 108/2004, de 8 de junio.
La puesta a disposicin pblica, para su reutilizacin, de la informacin elaborada o
custodiada por las Administraciones y organismos del sector pblico en aplicacin de la
Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector
pblico.
La evolucin del entorno de intranet hacia un modelo colaborativo que d soporte a la
comunicacin interna, el trabajo en equipo, el conocimiento compartido y el aprendizaje
organizacional.


6.5.2 Archivo General de la Administracin Pblica de la C.A.E.
El Archivo General de la Administracin Pblica de la C.A.E. se configura como un Centro del
Sistema de Archivos con una doble funcin:
De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 174/2003 se configura como la cabecera del
Sistema de Archivos de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de
Euskadi.
Se constituye en el archivo intermedio e histrico encargado de recibir y gestionar la
documentacin transferida por los archivos de gestin de la Administracin General y,
en su caso, por los archivos centrales de la Administracin Institucional, as como la
documentacin producida por la Administracin del Estado o por las Administraciones
Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autnoma de Euskadi.
En relacin con la Gestin Documental, el Archivo General de la Administracin Pblica de la
C.A.E. presta los siguientes servicios:
Anlisis de documentacin para la Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso de la
Documentacin.
Organizacin de fondos documentales.
Atencin a la consulta de sus fondos histricos y/o administrativos a todo ciudadano
que lo solicite y que se ajuste a la legalidad vigente.
Consulta y prstamo de documentacin a las unidades productoras de la
documentacin.
Informacin al ciudadano y a la propia Administracin.
Reproduccin de documentacin en el soporte ms conveniente para la misma.


6.5.3 Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso de la Documentacin de la
Administracin Pblica de la C.A.E. (COVASAD)
La Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso de la Documentacin de la Administracin
Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi es un rgano colegiado de carcter
interdisciplinar, adscrito a la Direccin de Recursos Generales, al que se le atribuyen las
siguientes funciones:
Identificar y analizar todas las tipologas y series documentales generadas por la
Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Emitir dictamen sobre los Calendarios de Conservacin de los documentos a lo largo
de su ciclo de vida, la permanencia en cada una de las fases de archivo, y proponer su
accesibilidad, segn criterios administrativos, jurdicos e histricos.
Determinar los documentos esenciales resultantes de las funciones y actividades
crticas de la Administracin Pblica, los cuales formarn parte del Programa de
Documentos Vitales y de Prevencin de Emergencias y Desastres.
Asesorar a los rganos y entidades de la Administracin Pblica de la C.A.E. en
materia archivstica.

6.5.4 Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, Irargi:
El Centro de Patrimonio Documental de Euskadi IRARGI es un Servicio dependiente de la
Direccin de Patrimonio Cultural que tiene las siguientes funciones:
Desarrollar las funciones que en relacin con el Sistema Nacional de Archivos de
Euskadi, creado por Ley 7/1990, de Patrimonio de Euskadi, se le asignan por Decreto
232/2000, de 21 de noviembre.
Coordinar las actividades de los Servicios de Archivo de la Comunidad Autnoma de
Euskadi en la gestin de los mismos.
Normalizar los criterios y tratamiento de la documentacin de los Servicios de Archivo
de Euskadi y la difusin del contenido de los mismos.
Fomentar la descripcin y la difusin de la informacin de los fondos de archivo
pblicos y privados ubicados o referentes a la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Analizar las necesidades y proponer medidas normativas en materia de Patrimonio
Documental y Archivos.
Disear y gestionar la poltica especfica de Patrimonio Documental y Archivos en el
marco general de la poltica de patrimonio cultural.
Analizar y proponer las medidas de concienciacin social y colectiva sobre el valor del
Patrimonio Documental y los Archivos de Euskadi, contribuyendo a la formacin y
educacin en esta materia con cuantos organismos sea preciso.


6.5.5 Comisin de Valoracin y Seleccin de documentacin (COVASED)
Se trata de un rgano adscrito a la Direccin de Patrimonio Cultural que tiene las siguientes
funciones:
La determinacin de los criterios bsicos y generales de valoracin y seleccin
documental.
El informe o aprobacin, segn lo que proceda en cada caso, de los cuadros de
valoracin y seleccin documental.
El asesoramiento a los Servicios de Archivo en relacin con los calendarios de
conservacin y la aplicacin de los criterios de valoracin y seleccin documental.

6.5.6 Sociedad Informtica del Gobierno Vasco - EJIE
Corresponder a EJ IE el desarrollo tcnico del Modelo de Gestin Documental, y en particular:
Albergar y dar soporte tcnico a la infraestructura de la Sistema de Gestin
Documental.
Desarrollar y mejorar las herramientas y servicios horizontales de uso comn para los
Departamentos y Organismos dependientes del Gobierno Vasco en materia de gestin
documental.
Asesorar a los Departamentos en el uso del Sistema de Gestin Documental
Implantar y mantener las aplicaciones departamentales que utilizan el Sistema de
Gestin Documental.

6.5.7 Direcciones de Servicios de los Departamentos del Gobierno Vasco.
Con carcter general, se asignan a las Direcciones de Servicios funciones de:
Mejorar la organizacin y mtodos de trabajo y la coordinacin de los servicios.
Organizar, dirigir, impulsar y coordinar la gestin administrativa del Departamento en
cuestin.
En la mayor parte de los casos, los decretos de estructura orgnica de los
Departamentos especficamente asignan a estas direcciones la funcin de organizar,
dirigir y gestionar el Registro General, el Archivo, la biblioteca y los dems centros de
documentacin del Departamento en el que se integran.


6.6 Modelo de datos del AKS/SGA
La descripcin es uno de los elementos fundamentales del tratamiento archivstico, su funcin
es la elaboracin de los instrumentos de control para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales de archivo.
La descripcin puede realizarse a distintos niveles, en funcin de las distintas unidades o
agrupaciones archivsticas definidas y que se constituyen como Unidades de Registro. El
AKS/SGA permite los siguientes niveles de descripcin:
Fondo
Subfondo
Seccin
Subseccin
Serie
Subserie
Expediente
Documento simple
Unidades de instalacin.

La estructura de datos est compuesta por un conjunto de elementos de descripcin
agrupados, siguiendo las Normas ISAD, del siguiente modo:
rea de Identificacin (rea de mencin de identidad).
rea de Contexto.
rea de Contenido y Estructura.
rea de Condiciones de Acceso
rea de Documentacin Asociada (o rea de Materias Relacionadas).
rea de Control de la Descripcin.

Al dar de alta una nueva unidad en el AKS/SGA se distingue entre:
Unidades lgicas, que conforman el Cuadro de Clasificacin: fondos, subfondos,
secciones, subsecciones, series y subseries.
Unidades fsicas: expedientes, documentos simples y unidades de instalacin. Para
estos niveles de descripcin, adems de las reas anteriores, el AKS/SGA incorpora
las reas de:
o Signatura o signaturas
o Documentos electrnicos (documentos electrnicos asociados al registro
descriptivo).
A continuacin presentamos la captura de la pantalla del AKS/SGA: Ficha descriptiva del
expediente.



METADADOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
La parte del modelo de datos del AKS/SGA correspondiente a los documentos electrnicos en
la siguiente:

EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
VERSIONES
FICHEROS
FSICOS

Tabla: Expedientes
Campo Tipo Descripcin Tabla
relacionada
ARCODARC Number Cdigo del Registro. CLAVE. Proporcionado por el
sistema

ARCODCLA Number Cdigo del Cuadro de Clasificacin Cuadro de
Clasificacin
ARTITULO varchar2
(255)
Ttulo del expediente
ARFECINI varchar2 (8) Fecha de Inicio del Periodo Cronolgico de la
documentacin que se archiva. Formato
AAAAMMDD

ARFECFIN varchar2 (8) Fecha Fin del Periodo Cronolgico de la
documentacin que se archiva. Formato
AAAAMMDD

ARNUMEX1 varchar2
(30)
Identificador / N de Expediente
ARCODPRO Number Cdigo de la unidad de procedencia de la
documentacin dentro del organigrama de la
Entidad o Empresa
Productor
ARALCANZ varchar2
(1000)
Alcance y Contenido de la documentacin:
Descripcin con mayor detalle de la unidad
documental objeto del anlisis


Tabla: Documentos electrnicos
relacionada
DACODDAR Number Cdigo del documento. CLAVE
DATITULO varchar2(150) Ttulo del documento
DADESCRI varchar2(1000) Descripcin del documento
DACODARC Number Cdigo del archivo al que pertenecen los
documentos
Archivo
DACODEXP Number Indica si el documento est expurgado
Valores: 0 =NO; 1 =SI

Tabla: Versiones
relacionada
VACODVAR Number Cdigo de la versin. CLAVE
VACODDAR Number Cdigo del documento Documentos
VAPATH varchar2(260) Extensin del documento
VATAMANO Number Tamao del documento
VAFICFEC varchar2(8) Fecha del documento
VAFECALT varchar2(8) Fecha de alta
VAFECMOD varchar2(8) Fecha de modificacin
VANUMVER Number Nmero de versin
VANUMREV Number Nmero de revisin

Tabla: Ficheros fsicos
relacionada
BACODBAR Number Cdigo del fichero. CLAVE
BACODVAR Number Cdigo de versin Versiones
BAOID Varchar2(16) OID del documento en Archivo Digital

Como vemos, datos tan relevantes sobre el documento electrnico (como son el cuadro de
clasificacin, el nmero del expediente o la unidad productora) estn en la tabla Expedientes
debido a la normalizacin del modelo de datos del AKS/SGA.


6.7 Metadatos de un documento electrnico de archivo
A continuacin se presenta un ejemplo que de metadatos de un documento electrnico de
archivo que utiliza ms metadatos que la propuesta del modelo.
TIPO DE
METADATO
INHERENTES AL
DOCUMENTO
1
Identificador nico de
documento (OID)
1
Nombre del documento 1 Ttulo
Asunto 0-1 Descripcin, Resumen
Autor 1
Fecha y hora de la creacin del
documento
1
Tamao del fichero 1
Vigencia 0-1
Soporte 1 Valores: Papel, Electrnico, Otro
Naturaleza 1 Valores: Papel, Papel con copia
electrnica, Telemtico, Servicio
telemtico externo (Relacionado con
Tipo de referencia externa)
Tipo de referencia externa 0-1
Cdigo de referencia externa 0-1
Identificador del Departamento 1
Identificador de la Entidad 1
Tipo de documento 1 Alternativa 1: Identificador del tipo
de documento, Nombre del tipo de
documento
Alternativa 2: Tipo genrico, Tipo
concreto
Idioma 1-n
Digitalizado 1
Observaciones 0-1
CONTROL DE
ACCESO
1
Derechos de acceso 1-n Valores: Documento pblico o
privado
Custodio. Persona o unidad
responsable del
mantenimiento.
1
Aplicacin responsable del
mantenimiento
1 Sistema desde el que se incorpor el
documento
ALMACENAMIENTO 1
Sello de tiempo del instante del
almacenamiento
1
Identificador del usuario o
aplicacin que ha almacenado
el documento
1


TIPO DE
METADATO
Nombre del usuario o aplicacin
que ha almacenado el
documento
1
Fecha de ltima modificacin 0-1
Autor de la ltima modificacin 0-1
Versin 1-n Alternativa: Dos campos (Versin y
revisin)
DESCRIPCIN 0-1
Descriptor onomstico 0-n
Descriptor geogrfico 0-n
Descriptor de materia 0-n
FIRMA 0-n
Identificador del firmante 1
Nombre del firmante 1
Firma 1
Identificador del Departamento
del firmante
1
Identificador de la Entidad del
firmante
1
Fecha y hora de firma 1
ENTRADA / SALIDA 0-1
Indicador de documento de
Entrada o Salida
1 Valores: E, S, Interno

Remitente del documento.
Tercero que ha presentado el
documento
1
Destinatario del documento 1-n
Nmero de registro 1
Fecha y hora 1
TRAMITACIN 0-n
Identificador del procedimiento
/ serie
1
Identificador del nmero de
expediente
1
Origen 1 Valores: Ciudadano, Administracin
Compartido 1 Valores: 1 (si se usa slo en un
expediente), 2,
Ao del ejercicio 1
Estado 1 Pendiente, Presentado,
Trmite 1
Tarea 1
Fecha de incorporacin del
documento al expediente
1
Asociacin con otros
documentos
0-n Dos campos: Indicador de
asociacin, Cabecera de asociacin
Indicador de revisin 1 Valores: S, No
Resultado de revisin 1 Valores: Con errores, Correcto


TIPO DE
METADATO
ARCHIVO 0-1
Subsistema de archivo 1 Custodio
Valores: Oficina, General, Histrico

Documento vital 1 Valores: S, No
Expurgado 1 Valores: 0=NO, 1=S
Fecha de baja (expurgo) 1 Alternativa: Plazo de conservacin
Responsable de la baja
(expurgo)
1
CONSERVACIN A
LARGO PLAZO
0-1
Dependencias de hardware 1
Dependencias del sistema
operativo
1
Dependencias del software de
aplicaciones
1 Aplicacin de software que se utiliz
para la creacin del documento
Formato del fichero.
Extensin del documento
1
Resolucin 1
Versin del algoritmo de
compresin
1
Documento migrado 1 Valores: S, No
Versin de migracin 0-1
Fecha de la ltima migracin 0-1
OID del documento original 0-1


INC.* =Incidencia
Indica el nmero de veces que debe aparecer el metadato. En trminos tcnicos, esta
caracterstica se denomina cardinalidad. La incidencia se designa del siguiente modo:
INDIDENCIA EXPLICACIN
1 Indica que el elemento de metadatos debe aparecer una vez
1-n Refleja que el elemento de metadatos debe aparecer al menos una vez pero
se puede presentar en ms de una ocasin
0-1 Significa que el elemento de metadatos puede no existir, pero que cuando
existe se presentar slo una vez.
0-n Indica que el elemento de metadatos puede no aparecer jams o presentarse
en numerosas ocasiones.


6.8 Relacin de tipos documentales

Relacin de Tipos Documentales Cod. clasificacin
Tipo
documental
Contenido / definicin Subtipos Normati va
Tipo
Decl..
Funcin Emisor
Acta
Documento que acredita hechos,
circunstancias, juicios o acuerdos
Acta de rgano colegiado
Acta de infraccin
Acta de inspeccin
Ley 30/1992, art. 27 A.3. B.4. C.2.
Acuerdo
Documento que recoge las decisiones
unilaterales adoptadas por los rganos
competentes sobre la iniciacin y las
cuestiones de trmite con carcter previo
a la resolucin del mismo.
Acuerdo de iniciacin de un
procedimiento
Acuerdo de acumulacin de
procedimientos
Acuerdo de prctica simultnea de
trmites
Acuerdo de apertura del perodo de
prueba
Acuerdo de ampliacin de plazos
Acuerdo de tramitacin de urgencia
Acuerdo de adopcin de medidas
provisionales
Acuerdo de admisin o rechazo de
pruebas propuestas
Acuerdo de solicitud de Informes
Acuerdo de informacin pblica
Acuerdo de caducidad del
procedimiento
Ley 30/1992, art. 69.1
Ley 30/1992, art. 73
Ley 30/1992, art. 75.1
Ley 30/1992, art. 80.2
Ley 30/1992, art. 42.2 y 49 Ley
4/1999, art. 1.14
Ley 30/1992, art. 50
Ley 30/1992, art. 72
Ley 30/1992, art. 80.3
Ley 30/1992, art. 82
Ley 30/1992, art. 86.1
Ley 30/1992, art. 43.4 y 92

A.1. B.5. C.1.


Tipo
documental
Tipo
Decl..
Funcin Emisor
Alegaciones
Documento por el que el interesado en un
procedimiento administrativo aporta a los
rganos responsables de ste datos o
valoraciones de carcter fctico o jurdico
para su consideracin.
Medio por el que los ciudadanos con la
condicin de interesados participan en las
diferentes etapas de la tramitacin del
procedimiento, influyendo en el proceso
de formacin de la voluntad del rgano
administrativo
Documento ordinario de alegaciones
(en cualquier momento del
procedimiento)
Documento de alegaciones en el
trmite de audiencia
Ley 30/1992, art. 35 e), 79 y 84 B.3. C.3.
Carta
Documento de comunicacin personal
con contenidos muy genricos.
La carta es un documento muy
generalizado para comunicarse el
particular con la Administracin, siempre
que las normas de procedimiento
administrativo no exijan que se adopte
otra forma especial documentaria.
B.3. C.3.
Certificado
Documento mediante el que se declara
formalmente la produccin de hechos, el
dictado de actos o la adopcin de
acuerdos a travs del relato o
transcripcin total o parcial de dichos
hechos, actos o acuerdos.
Es un documento solemne, en el que
quien certifica responde de su contenido.
Certificacin: Acreditacin emitidas por
el Secretario de un rgano colegiado
sobre acuerdos adoptados por ste
Certificacin de actos presuntos:
Acredita la existencia y los efectos de
un acto presunto y se emite por el
rgano competente para la adopcin
del acto expreso
Ley 30/1992, art. 27.5
Ley 30/1992, art. 44
Decreto 149/1996, art. 2.a) y 7.
A.3. B.4. C.1.


Tipo
documental
Tipo
Decl..
Funcin Emisor
Comunicacin
Documentos administrativos de
transmisin en los que emisor y receptor
tienen la condicin de rgano o unidad
administrativa
Oficio: Documento que se utiliza para
la comunicacin entre rganos o
unidades pertenecientes a diferentes
administraciones pblicas, a
pertenecientes a diferentes entidades
o departamentos y dentro de estos- a
diferentes rganos superiores
Nota Interior: Documento de
comunicacin entre rganos o
unidades pertenecientes a un mismo
rgano superior o entidad. La nota que
le caracteriza y le diferencia del oficio
es el mbito de actuacin
A.3. B.3. C.1.
Denuncia
Documento por el que cualquier
ciudadano en cumplimiento o no de una
obligacin legal, pone en conocimiento de
un rgano administrativo la existencia de
un determinado hecho que pudiera
obligar a la iniciacin de un procedimiento
administrativo.
Denuncia de oficio
Denuncia a solicitud de interesado
Ley 30/1992, art. 69 B.1. C.3.
Informes
Documento que contiene una declaracin
de juicio de un rgano administrativo,
persona o entidad pblica o privada,
sobre las cuestiones de hecho o de
derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo
Informes preceptivos
Informes facultativos
Informes vinculantes
Informes no vinculantes
Dictamen
Ley 30/1992, art. 82.1 A.4. B.4. C.2.
Notificacin
Son documentos que reflejan el trmite
por el que el rgano competente
comunica al interesado o interesados las
resoluciones y actos administrativos que
afecten a sus derechos e intereses.

Ley 30/1992, art. 58, 59 y 60 y 61
Ley 4/1999, art. 1.16 y 1.17
Ley 24/2001, art. 68-2
A.2. B.3. C.1.


Tipo
documental
Tipo
Decl..
Funcin Emisor
Propuesta de
resolucin
Documento previo a la resolucin de un
expediente en el que se concreta la
resolucin que el funcionario instructor
propone al superior Esta propuesta debe
ser consecuente del anlisis previamente
reseado en el informe.
A.4. B.4. C.2.
Recurso
Documento por el que el ciudadano
impugna un acto administrativo que
afecta a sus derechos o intereses,
demandando su anulacin por incurrir en
alguna de las causas de invalidez
previstas en el ordenamiento jurdico.
El recurso es un instrumento para la
revisin de las decisiones administrativas
por iniciativa del interesado
Recurso ordinario
Recurso de revisin
Recurso contencioso-administrativo
Ley 30/1992, art 107.1, 114, 115,
116
Ley 30/1992, art. 108, 118
B.4. C.3.
Requerimiento
Documento que se remite al interesado
indicndole la ausencia de algn requisito
o la existencia de errores en la solicitud
presentada y emplazndole para la
subsanacin de la falta o la presentacin
del documento exigido.

Requerimiento de subsanacin de
errores o mejora
Ley 30/1992, art. 71
LEY 4/1999, art. 1.19
A.2. B.2. C.1.


Tipo
documental
Tipo
Decl..
Funcin Emisor
Resolucin
Documento que recoge las decisiones del
rgano competente que pone fin que
pone fin al procedimiento administrativo,
decidiendo sobre todas las cuestiones
planteadas por los interesados y aquellas
otras derivadas del mismo (todas las
cuestiones conexas que aunque no
hubieran sido planteadas por los
interesados, el rgano competente
entiende que debe pronunciarse sobre
las mismas)
Resolucin de autorizacin
Resolucin de Concesin de Dominio
o Servicio Pblico
Resolucin de reconocimiento de
derechos econmicos
Resolucin de concesin de
subvenciones y ayudas
Resolucin sancionadora
Resolucin por la que se declara la
nulidad de pleno derecho
Resolucin de anulabilidad
Resolucin de revocacin
Resolucin de rectificacin de errores
Resolucin de inadmisin
Resolucin del recurso
Ley 30/1992, art. 89
Ley 30/1992, art.138
Ley 30/1992, art. 89.4
Ley 30/1992, art. 113
A.1. B.5. C.1.


Tipo
documental
Tipo
Decl..
Funcin Emisor
Solicitud
Documento que contiene una o varias
peticiones de un ciudadano dirigidas a
promover la accin del rgano
administrativo al que se dirige para
satisfacer una o varias pretensiones con
fundamento en un derecho subjetivo o un
inters legtimo
La presentacin de una solicitud da lugar
normalmente- a la iniciacin de un
procedimiento formalizado.
La solicitud puede ir acompaada de
otros documentos:
Documentos requeridos normativamente:
aquellos que deben acompaar a la
solicitud porque as lo establece la
disposicin normativa que regula la
materia a la que se refiere la solicitud
Documentos aportados voluntariamente,
o que los solicitantes aportan datos e
informacin que estiman conveniente a
efectos de apoyar y completar la solicitud

Ley 30/1992, art. 70
LEY 24/2001, art. 68-3
B.1. C.3.


6.9 MBT y las tipologas documentales
El Modelo Bsico de Tramitacin ha de estar relacionado con los tipos de documentos.
CALENDARIOS DE
CONSERVACIN
SUBSISTEMAS
DE
ARCHIVO
DOCUMENTOS
DEL
EXPEDIENTE
SOPORTE
TIPOS DE
DOCUMENTOS
SERIES
DOCUMENTALES
CUADRO DE
CLASIFICACIN
EXPEDIENTES
NORMAS DE
PROCEDIMIENTO
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
MBT, MTT
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
DEL G.V.

A continuacin, en forma de tabla, se presenta una propuesta de relacin entre los trmites y
los tipos de documentos para una familia del Modelo bsico de tramitacin, Ayudas y
subvenciones.


PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin
1

Fase 1: Solicitud y documentacin
Trmites (Tipo interno /
externo)
Acti vidades Tipos documentales Requisitos de Gestin documental
Recepcin de la documentacin
Solicitud / Documentacin
Acreditativa / Documentacin
justificativa (cuando proceda)
Registro de Entrada
Apertura del expediente
Control de la solicitud
Captura de datos / Identificacin de datos.
Grabacin de los datos en la aplicacin de gestin de
expedientes.
Clasificacin del Expediente
Escaneo:
Solicitud
PRESENTACIN DE LA
SOLICITUD Y
APERTURA DEL
EXPEDIENTE (E)
Comprobacin de la
documentacin
Dentro de la Documentacin
acreditativa modelo de Autorizacin
a la Admn. para solicitar
informacin del cumplimiento de las
obligaciones tributarias
Escaneo:
Documentacin acreditativa
Documentacin J ustificativa
Consulta de documentacin ya existente en el Sistema.
Consulta de documentacin en otras Administraciones e
Instituciones (tributaria, catastral, padrn,....)
Elaboracin del documento de
reclamacin de documentacin
Comunicacin al solicitante para que
presente la documentacin
necesaria
Registro de Salida
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
PETICIN DE
DOCUMENTACIN (E)
Recepcin del acuse de recibo Acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital

1
Normativa especfica: Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE DE 18/11/2003); RD 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley
38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE n 176, 25-J ul-2006); Ley 47/2003 de 24 de noviembre, General Presupuestaria (BOE n 284, 27-Nov-2003).


1

Fase 1: Solicitud y documentacin
Trmites (Tipo interno /
externo)
en plazo
Solicitud / Documentacin
Acreditativa / Documentacin
justificativa (cuando proceda)
Registro de Entrada: Modificacin de la solicitud
Escaneo (dependiendo del error detectado o ausencia de
documento):
Solicitud
Documentacin acreditativa
Documentacin J ustificativa
Integracin del documento en el expediente fsico.
No se recibe en plazo Cierre / Archivo del expediente


Fase 2 Estudio y resolucin
Trmites (tipo interno /
externo)
Evaluacin de las solicitudes
presentadas / Elaboracin de
Informes Tcnicos (y/o jurdicos)
por la propia unidad tramitadora
Informes Tcnicos Integracin del documento en el expediente fsico / digital
ESTUDIO TCNICO (I)
Remisin del informe a la unidad
tramitadora
Informes Tcnicos
Captura del documento por la unidad tramitadora
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Elaboracin de la propuesta de
resolucin
Propuesta de resolucin (En ocasiones
se integra con el Informe Tcnico)
Notificacin de la resolucin al
interesado
Comunicacin al interesado de la
propuesta de resolucin provisional
Registro de Salida
PROPUESTA DE
RESOLUCIN
PROVISIONAL (I)
Recepcin de alegaciones
presentadas por el solicitante
Alegaciones del solicitante
Registro de Entrada
Escaneo (?)
Informe Tcnico de las
Alegaciones presentadas
Informes Tcnicos
Captura del documento por la unidad tramitadora (si su emisin
es por otra unidad)
EXAMEN DE
ALEGACIONES (I)
REVISIN DE LA
PROPUESTA DE
RESOLUCIN
DEFINITIVA (I)
Elaboracin de la propuesta de
resolucin definitiva
Propuesta de resolucin
Emisin de la resolucin Resolucin adjudicando / denegando

interesado
resolucin
Notificacin:
Registro de Salida
RESOLUCIN (E)
Publicacin de la resolucin en
el BOPV
Remisin de la Resolucin al BOPV Publicacin en Boletn


Fase 3: Comprobacin y pago
externo)
COMPROMISO DEL
GASTO

El compromiso del gasto aparece inserto en la resolucin del
procedimiento de concesin: se compromete el crdito por un
importe determinado y respecto de un tercero concreto, el
beneficiario de la subvencin concedida.
RECONOCIMIENTO DE
LA OBLIGACIN (E)
Recepcin de justificantes del
cumplimiento de la finalidad
para la que se concede la
subvencin (gastos,
inversiones,...)
Inspeccin / Comprobacin de la
documentacin
Documentacin justificativa de los
gastos / de la inversin (Copia de
facturas, TC,...) realizada.

Recepcin de la documentacin J ustificativa por la unidad
responsable: Oficina Territorial.
Remisin de la documentacin al rgano concedente.
Comprobacin de la adecuada justificacin de la subvencin,
as como la realizacin de la actividad y el cumplimiento de la
finalidad que determinen la concesin o disfrute de la
subvencin (Aplicacin Informtica / Hoja de clculo)
Remisin a la Oficina de Control Econmico (OCE)
ORDENACIN DEL
PAGO / PAGO
MATERIAL. (I)
Generacin de la
documentacin contable

Control de la gestin contable
Orden de pago / Resolucin de pago
/ Documento contable de pago (P)
Control de la gestin contable por la OCE (Aplicacin
Informtica)
Emisin de los documentos contables (Aplicacin Informtica)
Remisin -por la OCE- a la unidad tramitadora de los
documentos contables
Recepcin por la unidad tramitadora de los documentos
contables


Fase 4: Recursos
externo)
PRESENTACIN DEL
RECURSO (E)
Recepcin del recurso
presentado
Escrito de Recurso

Registro de Entrada
Grabacin de datos en la aplicacin
Evaluacin de las solicitudes
presentadas / Elaboracin de
Informe o Propuesta de
Resolucin
Integracin del documento en el expediente fsico / digital
ESTUDIO (I)
Remisin del informe a la unidad
tramitadora
Informe
Propuesta de resolucin
Emisin de la resolucin
Resolucin aceptando / denegando
el recurso

interesado
resolucin
Notificacin:
Registro de Salida
RESOLUCIN DEL
RECURSO (E)
el BOPV
Remisin de la Resolucin al BOPV Publicacin en Boletn


Fase 5: Desistimiento / renuncia
externo)
PRESENTACIN DEL
ESCRITO DE
DESTIMIENTO O
RENUNCIA (E)
Recepcin del escrito de
desistimiento o renuncia
Solicitud de aceptacin del
desistimiento o la renuncia
Registro de Entrada
ACEPTACIN DEL
DESISTIMIENTO O
RENUNCIA (E)
Resolucin de admisin del
desistimiento o renuncia
Resolucin
Control en la aplicacin de gestin de expedientes.
Publicacin en el BOPV
NOTIFICACIN (E)
Notificacin de la Resolucin de
admisin del desistimiento o
renuncia
Emisin del acuse de recibo
Recepcin del acuse de recibo
Notificacin
Acuse de recibo


Fase 6: Incumplimiento / reintegro
externo)
INICIACIN DEL
PROCEDIMIENTO DE
REINTEGRO (E)
Acuerdo de iniciar el
procedimiento de reintegro
2

Resolucin de acuerdo de inicio del
procedimiento de reintegro de pago
indebido/ por incumplimiento de
obligaciones...
INICIACIN DEL
PROCEDIMIENTO DE
REINTEGRO (E)
Notificacin al beneficiario de
inicio del procedimiento
Notificacin de la resolucin de inicio
del procedimiento de reintegro de
pago indebido / por incumplimiento
de obligaciones...
Notificacin:
Registro de Salida
Recepcin del acuse de recibo
Notificacin mediante Publicacin en el BOPV (ANUNCIO), en
caso de cambio de domicilio, etc.
Elaboracin del documento de
reclamacin de documentacin
Comunicacin al solicitante para que
presente la documentacin
necesaria
Registro de Salida

Recepcin del acuse de recibo Acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital
PETICIN DE
DOCUMENTACIN (E) /
AUDIENCIA DE
INTERESADO (E)
Recepcin de alegaciones
Requisitos de Gestin documental

2
El rgano concedente ser el competente para exigir del beneficiario el reintegro de subvenciones cuando aprecie la existencia de alguno de los supuestos de reintegro de cantidades
percibidas establecidos en la Ley, artculo 37...


externo)
Recepcin de alegaciones Alegaciones del beneficiario
Registro de Entrada
Escaneo
Emisin de la resolucin de
reintegro
Resolucin

interesado
resolucin
Notificacin:
Registro de Salida
RESOLUCINDE
REINTEGRO (E)
el BOPV
Remisin de la Resolucin al BOPV Publicacin en Boletn (individual / colectiva)
CONTROL CONTABLE
DEL INGRESO DE LA
DEVOLUCIN (I)
Control de la gestin contable :
Generacin de los documentos
contables
Documentacin contable

Control de la gestin contable por la OCE (Aplicacin
Informtica)
Emisin de los documentos contables (Aplicacin Informtica)
Remisin -por la OCE- a la unidad tramitadora de los
documentos contables
Recepcin por la unidad tramitadora de los documentos
contables


externo)
RECAUDACIN DE LA
DEVOLUCIN EN VA
EJ ECUTIVA (E)
3

Control de la falta de pago de la
deuda
Providencia de apremio
Modificaciones de la deuda
(incluye anulaciones y bajas de
providencias)
Comunicacin a las Haciendas
Forales
Listas de impagados y certificados
de descubierto
Control del impago (Aplicacin K27: Cada departamento
introduce los datos cuando se produce un impago en perodo
voluntario, y desde la aplicacin se enva a las Diputaciones
Forales)

3
El procedimiento de apremio se tramita para la recaudacin de las deudas con la Administracin previamente notificadas, no ingresadas a su vencimiento. Se inician
al da siguiente del vencimiento del plazo de ingreso en perodo voluntario.


externo)
FINALIZACIN DEL
EXPEDIENTE (I)
Emisin de la resolucin de
cierre (no siempre)
Publicacin de la Resolucin de
Cierre en el BOPV
Cierre del expediente
Resolucin
Si se emite resolucin de cierre: Integracin del documento en
el expediente fsico / digital

Marcado / Control del cierre en la aplicacin de gestin de
expedientes.


6.10 Propuestas relativas a los documentos electrnicos

Las siguientes propuestas pretenden ser un complemento al reglamento de Archivo del
Gobierno Vasco.
mbito de las propuestas de conservacin.
Proporcionar el conjunto de medidas organizativas y tcnicas de seguridad que
garanticen el cumplimiento de los requisitos legales para la conservacin de la
informacin en soporte electrnico relativa a los procedimientos administrativos del
Gobierno Vasco que utilicen los medios electrnicos, informticos y telemticos en el
ejercicio de sus potestades.
Facilitar la adopcin generalizada por parte del Gobierno Vasco de medidas
organizativas y tcnicas que aseguren la conservacin de la informacin manejada por
las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades.
Promover el mximo aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones en la actividad administrativa y asegurar a la vez el respeto de las
garantas y derechos de los ciudadanos en sus relaciones con el Gobierno Vasco
La conservacin de la informacin no debe considerarse de forma aislada; junto con la
utilizacin y acceso a la informacin, es una etapa ms del ciclo de vida de la misma en
soporte electrnico. La gestin de dispositivos, soportes electrnicos y formatos debe ponerse
en prctica aplicando procedimientos orientados a la manipulacin de datos sensibles,
especialmente si son de carcter personal; a la salvaguarda frente a deterioro, dao, robo o
acceso no autorizado; a la eliminacin o destruccin de soportes; a la gestin de los soportes
removibles, etc. Estas medidas para la conservacin de la informacin deben adoptarse de
acuerdo con los especialistas en la gestin de archivos para disear soluciones prcticas a la
medida de sus necesidades.


6.10.1 Conservacin de la informacin en soporte electrnico
6.10.1.1 Documento Administrativo

Criterios
Se deben conservar los documentos registrados, generados o recibidos, cuyo
contenido y estructura sea evidencia, o prueba de valor legal, de una actividad
administrativa, en el marco de la aplicacin para el ejercicio de potestades.
Se debe conservar el contenido de los documentos administrativos y de los ciudadanos
en soporte electrnico, informtico o telemtico, en un formato compatible con los
medios tcnicos que dispone el Gobierno Vasco, que aseguren la independencia
necesaria para garantizar su pervivencia as como la no-discriminacin respecto a la
accesibilidad de los ciudadanos a la misma.
Se deben utilizar normas y estndares, disponibles pblicamente, de derecho y
especificaciones pblicas libres de royalties y patentes.

Propuesta para el Gobierno Vasco
Los documentos se conservarn siguiendo los criterios marcados por el calendario de
conservacin de las Series
Los documentos recibidos por medio del registro telemtico, siempre y cuando la
migracin del mismo a formato PDF se pueda realizar sin alterar la informacin, se
debern convertir a dicho formato en el momento de la entrega al registro y devolverle
el documento migrado al ciudadano para que lo firme y ste se incorpore al
procedimiento en cuestin.
Los documentos electrnicos se guardarn en el archivo digital, y en la fase de cierre
del expediente se realizar una copia de los documentos originales en Formato PDF
1.4 o PDF-A, para la conservacin a largo plazo de los documentos. Se mantendrn las
dos copias el mximo tiempo que la tecnologa del documento original pueda permitir.
Se recomienda el formato PDF como estndar actual para la difusin de los
documentos al ciudadano.
Para los documentos generados durante la tramitacin del expediente y que tengan la
consideracin de vigentes se recomienda que se migren a formato PDF siempre y
cuando la migracin no implique la prdida de informacin del documento, obteniendo
de esta forma un control de versiones de los documentos, obteniendo los tres estados
del documento (Trabajo, Vigente e Histrico)


6.10.1.2 Almacenamiento de la informacin en soporte electrnico
Criterios
Se debe almacenar en soporte electrnico la informacin resultado de las actuaciones
administrativas en el marco de la aplicacin para el ejercicio de potestades.
Se debe almacenar la informacin electrnica, si no es posible hacerlo en el formato
original, en un formato que asegure que puede reproducirse con el mismo contenido y
estructura que el original.
Se deben utilizar normas y estndares, disponibles pblicamente, de derecho y
especificaciones pblicas libres de royalties y patentes.
Se deben conservar los documentos electrnicos originales siempre y cuando la
plataforma tecnolgica donde fueron creados se pueda utilizar y una copia de los
mismos en un formato estndar PDF 1.4 o PDF-A.
Se recomienda el formato PDF como estndar actual para la difusin de los
documentos al ciudadano.

6.10.1.3 Anlisis y Gestin de Riesgos
Criterios
Se debe realizar el anlisis y gestin de riesgos aplicando MAGERIT, Metodologa de
anlisis y gestin de riesgos de los sistemas de informacin, orientado a la
conservacin de la informacin en soporte electrnico, para identificar, relacionar y
valorar los activos de informacin, determinar y clasificar las posibles amenazas,
evaluar su vulnerabilidad, estimar los posibles impactos, y, con los resultados de este
anlisis, desarrollar una gestin de riesgos para seleccionar, especificar y adoptar
medidas organizativas y tcnicas para prevenir daos y reducir su impacto.
Se debe informar al propietario de la aplicacin y de los ficheros y documentos de los
riesgos detectados, al objeto de que pueda tomar decisiones sobre la poltica de
seguridad a seguir.
Los riesgos y las salvaguardas de la aplicacin se deben revisar cuando sea adecuado
y peridicamente como una parte ms de la gestin de la seguridad.

Definicin de la poltica de salvaguardas del Archivo Digital, para minimizar en lo
posible la prdida de informacin.
Definicin de una poltica de auditorias para controlar el perfecto estado de los ficheros
y la legibilidad de los mismos.
Definicin de un procedimiento para la migracin de los distintos tipos de los formatos
electrnicos al formato estndar.
6.10.2 Ciclo de vida de la documentacin en soporte electrnico
6.10.2.1 Ciclo de Vida

Criterios


Se debe tratar la informacin en soporte electrnico, como en otro tipo de soporte,
desde una perspectiva global que contemple todo el ciclo de vida, desde su diseo
hasta su conservacin o destruccin, pasando por las etapas de creacin y gestin,
slo as se puede adoptar un conjunto coherente de medidas que permitan dar
respuesta a los requisitos de seguridad, economa de gestin y eficacia.

Creacin del Sistema Integral de gestin Documental para el almacenamiento de los
documentos electrnicos, contemplando en l todo el ciclo de vida de los documentos.

6.10.2.2 Anlisis del documento electrnico

Criterios
Analizar la informacin manejada a fin de estructurar los datos en forma de
documentos y bases de datos, para almacenar la informacin, y adoptar un criterio
coherente de clasificacin de los mismos.
Agrupar los documentos (correspondencia, expedientes y registros), que describen una
actividad, en un solo fichero o unidad coherente de informacin. En cada unidad de
informacin clasificar los documentos por orden cronolgico y temtico o por palabras
clave para facilitar la bsqueda y recuperacin de la informacin.
Conservar las bases de datos copiando los datos a un formato de bajo nivel (texto
plano o en modo de acceso secuencial indexado) o si son bases de datos propietarias,
debe considerarse la posibilidad de exportarlas a una base de datos de software libre,
de forma automtica o semiautomtica.

Realizacin del Catlogo de Procedimientos del Gobierno Vasco
Anlisis de la Adopcin del objeto conservable (Archival Information Package, AIP)
como estndar de los expedientes en el Archivo.

6.10.2.3 Diseo de la estrategia de gestin

Criterios
Se debe desarrollar y utilizar procedimientos documentados que identifiquen tareas,
responsables y medios para la conservacin y archivo de la documentacin de acuerdo
con las etapas del ciclo de vida de la informacin.
Adoptar procedimientos para la estrategia de gestin de la informacin con
planteamientos a corto, medio y largo plazo de acuerdo con las necesidades reales de
conservacin. Entre los aspectos a considerar figuran los siguientes:
o La poltica de la organizacin y la asignacin de responsabilidades.
o La estructura de los ficheros con los datos de carcter personal y la descripcin
del sistema de informacin que los trata.


o Las condiciones de identificacin de usuarios e interesados, en la creacin y
eliminacin de la informacin, y de proteccin y acceso a la misma por
personal autorizado, junto con las medidas de seguridad aplicadas a la
informacin que contiene datos personales.
o La eleccin de formatos de fichero normalizados y perdurables para asegurar
la independencia de los datos de sus soportes.
o Los plazos de conservacin, archivo y traspaso de la informacin.
o La traduccin de la informacin a formatos normalizados e independientes del
equipo fsico.
o Las condiciones de realizacin de copias de respaldo y de recuperacin de los
datos.
o Las condiciones de la renovacin de sistemas y sustitucin de soportes.
o Mantener un registro o historial de las operaciones de tratamiento de la
informacin en soporte electrnico.
o Hacer auditorias peridicas de seguimiento de la utilizacin de los
procedimientos.
Estos procedimientos pueden formar parte de procedimientos de seguridad y, adems, estar
documentados como procedimientos de calidad.
Los documentos originales que se tengan que conservar tienen que estar directamente
relacionados con la plataforma tecnolgica donde se crearon, es decir una vez que la
plataforma tecnolgica ya no se pueda soportar, los documentos tienen que ser
migrados a otros formatos o soportes para poder seguir consultndolos.
Se tienen que tener identificados todos los tipos de formatos de los documentos que se
conserven en el Archivo Digital, y el nmero de documentos que se conservan por
cada tipo de formato.
Las copias migradas de los documentos originales deben dejar constancia de las
caractersticas de la plataforma tecnolgica del documento original, y en las posibles
migraciones a otros formatos de este documento dejar constancia de todas las
migraciones y formatos por los que ha pasado.
6.10.2.4 Creacin de la informacin en soporte electrnico

Criterios
Se deben establecer reglas de creacin de informacin en soporte electrnico, y
convertir la informacin en papel a documentos electrnicos, para facilitar su consulta y
utilizacin. El documento en papel que incorpore firma se debe conservar el original en
formato papel.
Se debe incluir y mantener por cada tipo de documento informacin de contexto para
conocer su evolucin.
Se deben generar copias de los documentos administrativos emitidos en soportes no
reescribibles como es el caso de los CD-R y DVD-R de tipo WORM (mltiple lectura
nica escritura); estos soportes duran ms aos y no se ven afectados por el nmero
de veces que se lean; tambin se conocen en el mercado como soportes 'no
repudiables'.
Se deben utilizar en la creacin de informacin en soporte electrnico formatos,
soportes y juegos de caracteres que faciliten la normalizacin y la longevidad.


Transformar los documentos que estn en soporte de papel en documentos
electrnicos (escaneado del original) mediante tcnicas de reconocimiento de
caracteres (OCR), y en un formato que permita su tratamiento automtico, tal como
buscar, copiar y extraer informacin.
Codificar los documentos una vez escaneados mediante programas de reconocimiento
de caracteres, digitalizacin de imgenes y vectorializacin de grficos, para obtener
un fichero que pueda ser manipulado por cualquier editor de textos, imgenes o
grficos.
Cambiar el formato de los documentos escaneados una vez codificados por otro ms
estandarizado o de mayor perdurabilidad.

Digitalizacin de los documentos desde su entrada en el Gobierno Vasco, para facilitar
la gestin y consulta de los mismos a pesar de que el original en papel se tenga que
conservar.
Conversin de los documentos digitalizados a formato PDF 1.4 como formato estndar.


6.10.2.5 Gestin de la informacin en soporte electrnico

Criterios
Se debe conservar y preservar la fiabilidad, autenticidad, integridad de la informacin
electrnica durante la vida del documento, y transferir la responsabilidad de su gestin
al final de la parte activa de su ciclo de vida.
Se debe clasificar la informacin mediante un sistema de codificacin comprensible y
claro.
Mantener un archivo de oficina para la gestin de la informacin en soporte electrnico.
Registrar, y transferir, la informacin de los expedientes en un soporte nico, papel o
electrnico, pero no en ambos a la vez (preferentemente electrnico), siempre que se
pueda.
Transferir la responsabilidad de la gestin de la informacin a otro archivo (Archivo
General) al final de la parte activa de su ciclo de vida, en funcin de la frecuencia de
utilizacin y los plazos de prescripcin.
Cuando no sea posible que el servidor de la aplicacin pueda mantener los datos de
gestin activamente, se aplicar un proceso de compactacin que deber permitir
eliminar del soporte de almacenamiento, con una periodicidad determinada, aquellos
datos que no sean utilizados para el ejercicio de potestades.
En el caso de que los datos compactados sean a su vez salvados a otro soporte de
almacenamiento, y a continuacin sean eliminados del soporte de gestin, existir otro
proceso que permita reincorporar los datos compactados de forma que sean legibles
por la aplicacin o por otra aplicacin sustitutiva.
Los datos compactados se mantendrn accesibles a los usuarios de la aplicacin hasta
que dicha informacin adquiera el carcter de histrica en funcin de la normativa
aplicable. La informacin que pertenezca a expedientes activos, no archivados, no
estar sujeta al proceso de compactacin.
Cuando la aplicacin sea sustituida por una nueva aplicacin, se aplicarn los procesos
necesarios para incorporar toda la informacin existente hasta ese momento a su
nuevo formato.
Si la aplicacin deja de utilizarse y su funcionalidad no es sustituida por una nueva
aplicacin se estar en alguno de los dos siguientes casos:
o Si el mantenimiento de los soportes y medios que ejecutan dicha aplicacin se
encuentra garantizado en el plazo en el que los datos deben ser conservados,
tanto la aplicacin como los soportes se mantendrn, as como la
documentacin necesaria para la explotacin del sistema.
o Si el mantenimiento no se encuentra garantizado, entonces, al menos, los
datos bsicos de la aplicacin de carcter no histrico se traspasarn a un
nuevo formato cuya durabilidad se encuentre garantizada. Para evitar
situaciones de este tipo deben ser traspasados previamente todos los datos a
un formato normalizado.


Creacin del Archivo electrnico para poder conservar y preservar la fiabilidad,
autenticidad, integridad de la informacin electrnica durante la vida del documento.
Cumplimiento de las normas definidas en el Reglamento de Archivo del Gobierno
Vasco
Se deben conservar los documentos electrnicos originales siempre y cuando la
plataforma tecnolgica donde fueron creados se pueda utilizar y una copia de los
mismos en un formato estndar PDF 1.4 o PDF-A

6.10.2.6 Traspaso de la informacin al archivo

Criterios
Se deben traspasar documentos electrnicos completos, autnticos y fiables, al Archivo
Central al finalizar la etapa activa de su ciclo de vida, y al mismo tiempo eliminar
aquellos documentos que carecen de utilidad o valor administrativo.
Eliminar la informacin que carece de valor administrativo con la ayuda de las normas
establecidas por el archivo.
Hacer copias de los ficheros y de las bases de datos, verificar la consistencia de la
informacin, documentar los errores de los ficheros y de los documentos.
Abrir los documentos poseedores de una firma electrnica o cifrados, para acceso
pblico antes de transferirlos al Archivo central.
Comprobar que toda la informacin, y su contexto, est completa, documentada, y es
conforme a los procedimientos y requisitos de conservacin establecidos por el Archivo
al que se transfiere.
No preservar la operatividad de las firmas electrnicas, ya que la documentacin y los
procedimientos de transferencia al Archivo central garantizan la autenticidad de los
datos.
Asegurarse de que se almacena en un formato normalizado internacional libre de
patentes y royalties.
Cumplimiento de las normas definidas en el Reglamento de Archivo del Gobierno
Vasco
Preparar la informacin de los documentos que se van a transferir y crear el objeto
conservable (Archival Information Package, AIP)
El archivo debe comprobar que los documentos que se le transfieren para su custodia
estn libres de virus, de errores, etc. y que el objeto conservable (Archival Information
Package, AIP).


6.10.2.7 Acceso y difusin a la informacin de soporte electrnico

Criterios
Se adoptarn las prcticas que mejor se adapten a la difusin de la informacin, y
facilitar que esta sea accesible al mayor nmero de personas, dentro del mbito del
Gobierno Vasco y entre ste y los particulares.
Cuando se pongan los documentos administrativos a disposicin del ciudadano debe
utilizarse un formato o formatos tales que puedan ser accedidos desde diversos
productos alternativos.
Protocolos, soportes y formatos recomendados para facilitar el acceso y difusin de la
informacin:
1. Soportes magnticos para distribucin de informacin:
o CD-ROM y DVD.
2. Protocolos Internet para comunicacin e intercambio de documentos:
o HTTP para pginas hipertexto.
o FTP para ficheros.
3. Formatos de documentos:
o XML para definir documentos independientes de la plataforma.
o HTML para pginas Web y documentos breves.
o PDF para visualizacin de documentos.
4. Formatos de bases de datos:
o SQL2 para consulta de bases de datos relacionales.
o ISAM para almacenamiento de ficheros secuenciales indexados.

Los documentos administrativos que deban ser consultados por el ciudadano deben
ser convertidos a PDF para poder garantizar que el ciudadano los pueda visualizar, as
como facilitarle un acceso para descargarse una copia del visualizador.


6.10.3 Formato de la informacin en soporte electrnico
6.10.3.1 Tipos de Formatos de Ficheros

Criterios
Se debe seleccionar un conjunto comn de estndares de formato de fichero: grfico,
texto, datos, audio y vdeo que faciliten el acceso y circulacin de la informacin, y su
posterior recuperacin y conservacin.
En el caso de aquellos formatos para los que no existe una norma: se generarn las
especificaciones que son requeridas para la representacin de la informacin para ser
presentadas a una entidad de certificacin/normalizacin (AENOR).
Utilizar un formato texto que conserve la estructura del fichero, puesto que con
estructura el fichero es independiente del equipo y de fcil manejo, mientras que sin
estructura el fichero es una secuencia de caracteres difcil de manejar.
Utilizar aquellos formatos de datos y programas para los que en la medida se disponga
de especificaciones pblicas y libres de royalties y patentes.
Utilizar un formato de grficos cuya relacin calidad y prdida de informacin sea
menos relevante en relacin al mayor grado de compresin obtenido.
Utilizar el formato de audio y vdeo que en la medida de lo posible sean
especificaciones pblicas y libres de royalties y patentes.
Los formatos de fichero recomendados como propuesta ideal figuran en negrita y
cursiva en cada uno de los siguientes tipos:
1. Formatos de texto:
TXT: formato simple que permite su lectura a cualquiera.
PDF: permite visualizar documentos reproduciendo todas las
caractersticas del original en ficheros de menor tamao,
independientes de la aplicacin y plataformas, su especificacin es
pblica y tambin se encuentra extendido para la distribucin y difusin
formal de documentos y para su acceso y visualizacin.
RTF: formato que constituye un mnimo comn entre procesadores de
texto diferentes.
SGML: norma internacional ISO 8879, del mundo editorial, que
almacena el texto y su estructura, pero no tiene atributos de
presentacin; actualmente est siendo reemplazado por XML y HTML.
XML: dialecto del SGML adecuado para definir documentos
independientes de la plataforma y procesarlos de forma automtica
pues distingue entre estructura, contenido y presentacin, ofreciendo
mayores posibilidades que HTML.
HTML: versin simplificada del SGML que se utiliza en los servidores
web, muy til para la difusin de informacin.
SXW: formato de los documentos de texto manejados por el software
libre openoffice.org.
Encapsulated PostScript: utilizado para enviar e imprimir documentos
junto con su presentacin, de forma que se asegure que la salida
impresa es correcta con independencia del dispositivo utilizado.
Especificacin CSV para el intercambio de tablas, delimitadas por
comas.
2. Formatos de datos estructurados:


XML: dialecto del SGML adecuado para definir documentos
independientes de la plataforma y procesarlos de forma automtica
pues distingue entre estructura, contenido y presentacin, ofreciendo
mayores posibilidades que HTML.
Bases de Datos: Usar bases de datos relacionales conformes con las
normas internacionales sobre SQL, ANSI X3.135-1992/ISO 9075:1992.
MIME: para mensajes de correo electrnico e intercambio electrnico
de datos y ficheros adjuntos.
Formularios, slo es posible conservar informacin y datos, junto con
una copia del formulario en blanco.
3. Formatos Grficos:
Grficos de Mapa de Puntos, imagen constituida por puntos y utilizada
para posteriores codificaciones.
J PEG, ISO 10918. Hay que tener en cuenta que es destructivo con un
nivel de compresin alto, por lo que se debe comprobar que la perdida
de imagen es aceptable. Soporta 16,7 millones de colores (24 bits por
pixel).
TIF, utilizado en ficheros generados por escneres con varias
posibilidades segn el nmero de colores elegido: blanco y negro;
escala de grises y color. No es destructivo pero de nivel de compresin
bajo.
PNG, con caractersticas similares e incluso superiores a GIF, est
libre de royalties y patentes. Soporta 16,7 millones de colores y se
puede utilizar sin necesidad de licencias de software.
FAX, formatos de ficheros fax: Grupo III y Grupo IV segn el tipo de la
lnea telefnica usada: normal y RDSI.
Otros formatos grficos, propietarios como el BMP, PCX o Kodak
Photo CD, cuya durabilidad no est garantizada a largo plazo.
Grficos Vectoriales, grfico que conserva las coordenadas de los
vectores que lo componen, y es utilizado en la digitalizacin de planos.
CGM, formato para grficos 2D, imgenes combinadas raster y
vectoriales.
VML, Vector Markup Language.
4. Formatos comprimidos:
Especificacin ZIP 2.0 para el intercambio de datos comprimidos.


Se recomienda el formato PDF como estndar de los documentos electrnicos para
facilitar su conservacin a largo plazo.
En la medida que la tecnologa lo permita, los documentos generados, tanto por el
Gobierno Vasco como por los ciudadanos, en un software propietario distinto del PDF
se migrarn a dicho formato y si tienen necesidad de incorporar firma ser el
documento PDF el que se firme, de esta manera se simplifican los mecanismos para
garantizar la conservacin de los documentos electrnicos, as como se facilita la
difusin de los mismos, tambin se facilita la conservacin de las firmas digitales ya
que estn ligadas sobre el formato elegido para la conservacin a largo plazo.

6.10.3.2 Juego de caracteres

Criterios
Se deben seleccionar los medios, equipos o sistemas, que permitan la utilizacin de
todos los caracteres grficos empleados por las distintas lenguas de Espaa.
Se debe utilizar bien el juego de 191 caracteres grficos del alfabeto latino n 1
codificados sobre un octeto, segn la norma ISO 8859-1 o bien el juego de caracteres
codificados multi-octeto, segn la norma ISO 10646 (ISO/IEC 10646:1:2000 /Unicode
v3.0 in UTF-8 / UTF-16), de forma que ambas permiten satisfacer las necesidades del
Castellano, Cataln, Euskera y Gallego, as como las variantes de estas lenguas
Debe haber presencia de la letra "", smbolo de euro, y signos de apertura y cierre de
admiracin y exclamacin en los teclados de los distintos tipos de equipos utilizados.


6.10.4 Tipos de soportes de almacenamiento de la informacin

Criterios
Se debe almacenar la informacin en un soporte normalizado y perdurable, el que sea
ms adecuado a las necesidades de conservacin a corto, medio o largo plazo.
Para el almacenamiento de documentos administrativos en condiciones que permitan
garantizar su conservacin, integridad y calidad se deben utilizar los soportes pticos
no reescribibles, como es el caso de los CD-R y DVD-R del tipo WORM (mltiple
lectura nica escritura), dado que estos soportes duran muchos ms aos y no se ven
afectados por el nmero de veces que se lean; tambin se conocen en el mercado
como "soportes no repudiables".

En relacin con la conservacin de los soportes cabe exigir a los fabricantes:
o El cumplimiento de las normas de fabricacin.
o Un manual claro de conservacin y de proteccin fsica de los diversos
soportes.
o Certificados de durabilidad de los soportes, comprobando que garanticen la
duracin de la salvaguardia en los plazos que la legislacin haya determinado.
Que para los soportes se especifique:
o Tiempo medio de funcionamiento entre fallos.
o Vida til de la unidad.
o Vida til de las unidades grabadas.


La tabla siguiente contiene un resumen de tipos de soportes con sus caractersticas de
capacidad, condiciones ambientales y plazo de almacenamiento recomendados junto con otras
consideraciones.
1. Soportes
Magnticos
Capacidad Condiciones
Ambientales
Plazo
Almacn
Consideraciones
Disquete 3 1,44 a 120
MB
5 a 32 C y
20% a 60%
HR
2 a 5
aos
Regrabable +1.000 veces Norma ISO/IEC 9529
Cinta Magntica
1.600 bpi
-
Cinta Magntica
6.350 bpi
112,5 GB
5 a 45 C
y20% a 80%
HR
5 a 10
aos
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10
aos Rebobinar cada 2 aos Norma ISO/IEC
3788
Cartucho 1/2" y
1/4"
80 MB / 2
GB
5 a 32 C y
20% a 80%
HR
5 a 10
aos
Regrabable +1.000 veces Reescribir cada 10
aos Rebobinar cada 2 aos. Norma ISO 8462
Cinta DAT de
4mm.
2 a 24 GB
Cinta de 8mm 3,5 a 25 GB
5 a 32 C y
20% a 60%
HR.
5 a 10
aos
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10
aos Rebobinar cada 2 aos Normas ISO/IEC
11319 y 12246
2. Soportes
pticos
Ambientales
Plazo
Almacn
Consideraciones
CD-ROM
CD-R y CD-RW
0,65 GB -5 a +30 C y
5% a 60% HR
Regrabable (RW) + 1.000 veces Reescribir
cada 10 aos Normas ISO/IEC 9660 y 1014
DVD-ROM 4,7 a 18
GB
DVD-RAM 4,7 a 9,4
GB
DVD-R y
DVD_RW
4,7 GB
-10 a 50 C
3% a 85% HR 10 a 20
aos
Regrabable (RW) +100 veces Reescribir cada
10 aos Normas ISO/IEC 16824 y 16825
3. Soporte
Microfilm
Ambientales
Plazo
Almacn
Consideraciones
Micro film:
Polister y
Halgeno de plata
- 17 C
20% a 30%
HR
100 aos
Ms estable que el papel e independiente de la
obsolescencia tecnolgica de sistemas y
aplicaciones. Normas ISO 6199, 10602

4. Condiciones Ambientales de Conservacin
Soporte Temperatura Humedad Relativa
Papel 17 C +/- 1 C- 52% +/- 3%
Microfilm:
- Pelcula Nitrato - 20 C hasta 2 C +/- 1 C 20% hasta 30% +/- 3%
- Pelcula Polister - 20 C hasta 17 C +/- 1 C 40% +/- 2%


Electromagntico +2 C hasta 18 C +/- 1 C 40% +/- 2%
ptico +2 C hasta 18 C +/- 1 C 40% hasta 55% +/- 2%

6.10.5 Medidas de almacenamiento y conservacin
6.10.5.1 Reescritura de los archivos en soporte electrnico

Criterios
Se deben realizar grabaciones peridicas de los archivos electrnicos, teniendo en
cuenta la duracin de los soportes y la evolucin de su tecnologa, ya sea reutilizando
los mismos soportes o migrando hacia otros ms modernos.
Se deben convertir los ficheros antiguos, creados con aplicaciones propietarias, a
formatos que corresponden a especificaciones abiertas libres de patentes y royalties.

Preservar la informacin de soporte electrnico volviendo a grabar los soportes
magnticos y pticos segn los plazos recomendados para los distintos tipos de
soportes
Se recomienda migrar hacia un soporte ms moderno una vez cumplido su plazo de
vida til.


6.10.5.2 Proteccin contra el deterioro fsico

Criterios
Se deben realizar controles peridicos del archivo de soportes electrnicos para
protegerlos del deterioro fsico.
Se debe disponer de segundas copias del archivo de soportes electrnicos.

Entre los procedimientos de proteccin contra el deterioro fsico de los soportes electrnicos
figuran los siguientes:
Procedimientos de proteccin:
o Detallar la forma de proteccin contra el deterioro fsico del contenido de la
biblioteca de soportes.
o Determinar la frecuencia de tiempo con que se realizarn copias de respaldo y
recuperacin.
o Determinar la migracin de soportes en funcin de su vida til.
o Definir la manera de inventariar peridicamente los contenidos de la biblioteca
de soportes.
o Mantener y verificar el inventario de los soportes.
o Especificar los plazos de tiempo de conservacin de los soportes, su puesta
fuera de servicio y el borrado de ficheros.
Identificacin y control de soportes:
o Identificar los soportes por su nombre, fecha de creacin, durabilidad y perodo
de retencin.
o Identificar y controlar la duracin de los equipos y soportes.
o Mantener registros de entrada / salida de los soportes recibidos y enviados.
o Determinar el modo en que debe realizarse el traslado de los soportes.
o Autorizar, por su responsable, la salida de soportes fuera de los locales en que
estn ubicados.
o Impedir cualquier recuperacin de la informacin almacenada en los soportes
posterior a su baja en el inventario o a consecuencia de su salida fuera de los
locales en que estn ubicados.
Control de los cambios.
o Proteger los soportes de cambios no autorizados.
o Documentar y justificar la necesidad del cambio.
o Evaluar las consecuencias del cambio.
o Aprobar, implantar y verificar la realizacin de los cambios.
o Seguir la evolucin y los cambios que puedan afectar a la aplicacin y la
plataforma


6.10.5.3 Seguridad de la Informacin

Criterios
Se deben desarrollar y aplicar procedimientos de seguridad que contemplen la
autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, el tratamiento de datos de
carcter personal, la gestin de soportes removibles, la eliminacin y destruccin de
soportes y la documentacin del sistema de conservacin.
Se deben aplicar procedimientos en relacin con las siguientes cuestiones: biblioteca
de soportes, gestin de soportes removibles, manipulacin de datos de datos de
carcter personal y eliminacin de soportes, tales como los siguientes.
o Biblioteca de soportes:
Ubicar la biblioteca de soportes en un rea cuyo entorno tenga
condiciones fsicas de seguridad y restriccin de acceso al personal
autorizado.
Asignar responsabilidades a personas concretas para la gestin de la
biblioteca de soportes.
Utilizar otras instalaciones distintas para almacenar copias de
seguridad.
o Gestin de soportes removibles:
Documentar todos los procedimientos y niveles de autorizacin: quin
tiene acceso a qu soportes.
Retirar los soportes con autorizacin escrita y mantener su registro y
trazabilidad: registro de salida.
Evitar identificar los datos almacenados a partir de la etiqueta del
soporte.
Reutilizar y retirar los soportes eliminando sus contenidos con
diferentes patrones de borrado.
Realizar in situ reparaciones de medios, equipos y sistemas, para
evitar el riesgo de fuga de datos.
o Manipulacin de datos de carcter personal:
Documentar la manipulacin y esquema de etiquetado de todos los
soportes.
Mantener un registro actualizado con la lista de personas autorizadas.
Controlar los datos, acusar recibo y marcar las copias remitidas a los
receptores autorizados.
Registrar las operaciones de creacin, modificacin y borrado, para su
trazabilidad.
Realizar auditorias peridicas para determinar el grado de
cumplimiento de los procedimientos.
Cifrar la informacin de carcter sensible, requisito de confidencialidad.
Firmar y fechar digitalmente la informacin sensible, requisito de
autenticidad.
Ubicar de forma segura los soportes; disponer de una caja de
seguridad para el almacenamiento de los soportes.
o Documentacin del sistema de conservacin:


Establecer controles para proteger al sistema de accesos no
autorizados.
Ubicar fsicamente la documentacin en armarios robustos.
Almacenar la documentacin separada de los ficheros de aplicaciones
y programas.
Proteger la documentacin asignndole el adecuado nivel de acceso.
o Eliminacin de soportes:
Eliminar los soportes que contengan informacin de carcter sensible,
o borrar sus datos para su reutilizacin. Destruir mediante trituradoras
o medios similares los impresos y el papel.
Identificar los soportes que deban destruirse de forma segura, tales
como fax, telex, papel carbn, cintas, discos removibles, casetes,
listados de programas, datos de prueba y documentos del sistema.
Encomendar la destruccin de soportes a organizaciones
especializadas, seleccionndolas por su experiencia y condiciones de
control de seguridad.
Llevar un registro de la destruccin de soportes con informacin
sensible, a efectos de auditora.
Evitar la acumulacin de gran cantidad de informacin sensible para su
destruccin.

Realizar el seguimiento del estado de la tecnologa y de los costes de la seguridad y de
las salvaguardas.


6.11 Recomendaciones de documentos a digitalizar

La digitalizacin de documentacin es la creacin de una copia en soporte informtico de forma
que esta copia pueda ser accesible y recuperable a travs de herramientas informticas. Esto
no implica la destruccin del documento original. Solamente se trata de facilitar el acceso al
mismo.

Las ventajas de la digitalizacin de la documentacin son:
Integracin de la informacin y documentacin archivada en diferentes soportes y en
Archivos diferentes.
Integridad de los expedientes, puesto que toda la informacin de un mismo
expediente est integrada en un nico soporte y es accesible de en su conjunto como
una sola unidad.
Aumento de la calidad del Servicio y mejora de la imagen de cara a los clientes.
Posibilidad de una implantacin modular del Sistema, comenzando por series de
mxima prioridad.
Reduccin de costes de espacio en Archivo, bien sea por eliminacin del papel o por
ubicacin del Archivo fsico del papel en espacios ms baratos.
El documento original en formato papel no se manipula salvo en casos excepcionales
(actuaciones judiciales, contenciosos,...), por lo que la conservacin slo depende de
las condiciones del Archivo y las posibilidades de dao, prdidas o destruccin de los
documentos son mnimas.
El Sistema de acceso y consulta a la documentacin se puede integrar con los
Sistemas Informticos actuales del Gobierno Vasco, as como con su red de
comunicaciones, facilitando en muchos casos el acceso a la documentacin sin
desplazamientos al Archivo por parte de los usuarios.
Acceso simultneo de varios usuarios al mismo documento, tanto para su consulta
como para su actualizacin.


Los inconvenientes que se deben valorar a la hora de tomar una decisin son:
Posible rechazo por parte del usuario (personal de las Unidades que consultan su
propia documentacin) a la utilizacin de soportes distintos al papel.
Costes de la reorganizacin y modificacin de los procesos y tratamientos de la
documentacin.
Desarrollo de nuevas aplicaciones de gestin de imagen integradas con las
aplicaciones ya existentes.
Recursos de digitalizacin de la documentacin y desarrollo de los correspondientes
procedimientos de carga masiva, adicin, control y validacin y recursos humanos
necesarios. En los recursos de digitalizacin se deben tener en cuenta los necesarios
para la preparacin e identificacin de la documentacin a digitalizar.
Dependencia del Sistema Informtico para la recuperacin de la documentacin, por lo
que los posibles fallos en ste, repercuten de forma considerable en los procedimientos
de cada Unidad.
No existencia de una estandarizacin en el mercado que pueda asegurar la
independencia de los Sistemas de digitalizacin y recuperacin de la informacin
respecto a los fabricantes y desarrolladores de estos Sistemas.
Falta de reconocimiento de la validez legal de la documentacin en soporte ptico, por
lo que en muchos casos es necesario el acceso al documento original en soporte
papel.

A la vista de lo expuesto se pueden determinar los siguientes criterios a tener en cuenta para la
digitalizacin de series documentales:
Frecuencia de acceso a los documentos alta y frecuente realizacin de copias de
dichos documentos.
Documentos en los que la manipulacin constante pueda deteriorar el soporte papel.
Documentos en los que no sea necesario el acceso al soporte original papel.
Documentacin de consulta frecuente en los que los criterios de permanencia en
Archivo obliguen a una conservacin permanente o por un perodo superior a 25 aos.
Documentacin para la que la digitalizacin suponga una reduccin de espacio fsico
en el Archivo Central, bien porque la documentacin original se puede eliminar o bien
porque la documentacin original se puede ubicar en edificios o Archivos de menor
coste para el Gobierno Vasco.
Documentacin que por su soporte y tipologa se pueda digitalizar fcilmente y con
bajo coste.
Documentos cuyo nico valor es el informativo.


En base a estos criterios se propone el estudio de la digitalizacin series documentales.
Candidatos a digitalizar podran ser:

Auditora
Consejo de Gobierno
Documentacin contable
Documentacin jurdica
Expedientes de contratacin
Expedientes de obras de arquitectura
Expedientes de vivienda
Expedientes de personal
Expedientes de urbanismo
RAMINP
Registro de Industrias Agroalimentarias
Registro de Contratacin
Subvenciones
VPO / INV
Actas de Calificacin, dentro de la Documentacin Histrica y de Centros Clausurados


6.12 Formatos de documentos electrnicos
El DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilizacin de medios
electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos (Decreto MEIT),
contempla los siguientes escenarios en materia de formatos de documentos electrnicos.

Escenario Flujo de documentos electrnicos
Lectura Documentos electrnicos enviados por la Administracin a la
Ciudadana. Son documentos finales; documentos que no deben
ser modificados por nadie, como, por ejemplo, una resolucin.
Presentacin Documentos electrnicos enviados por la Ciudadana a la
Administracin.
Almacenamiento Documentos electrnicos almacenados en el Archivo Digital
Papel a Electrnico Documentos electrnicos generados a partir de documentos en
soporte papel para enviar a la ciudadana.
Internet Documentos electrnicos puestos a disposicin de la Ciudadana
a travs de euskadi.net
Por ejemplo, normativa, formularios impresos


Solucin de formatos estandarizados

Escenario Formato Denominacin Descripcin
PDF/A
Portable Document Format for
Archiving
Formato de archivo de documentos electrnicos
para conservacin a largo plazo.
Lectura
ejgvDocument
Utilizacin: si contiene informacin que se debe
computar, y slo para el mbito de PLATEA.
Se adaptar a las directrices marcadas por el futuro
Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
EjgvDocument
Fichero texto Plano, ASCII
GIF Graphics Interchange Format
HTML/XHML Hyper Text Markup Language
JPG/JPEG 2000 J oint Photographic Expert Group
DOC, XLS, PPT Microsoft Office
ODF Open Document Format
PDF Portable Document Format
PDF/A
Archiving
PNG Portable Network Graphics
RTF Rich Text Format
Presentacin
TIFF Tagged Image File Format
La posible existencia ilimitada de los formatos de
documentos electrnicos y las limitaciones tcnicas
de las organizaciones en general, y de las
Administraciones Pblicas en particular, no hace
posible una aceptacin universal de todos los
formatos existentes.
El formato ejgvDocument se circunscribe al mbito
de PLATEA.
Almacenamiento PDF/A
Archiving
Se recomienda almacenar los documentos
electrnicos en el mismo formato en que se reciben
por parte del ciudadano o que se generan dentro
de la propia organizacin.


Como formato de conservacin a largo plazo de los
documentos electrnicos almacenados se
recomienda la utilizacin del formato PDF/A.
Papel a electrnico PDF/A
Archiving
Formato de conservacin a largo plazo, es decir,
PDF/A, para realizar las copias electrnicas de
documentos originales en papel.
PDF/A
Archiving
Documentos publicados para que los lea el
ciudadano:
Slo en caso de que publicar los contenidos en
formato documento electrnico sea mejor que
publicarlos en formato HTML
PDF rellenable Portable Document Format
RTF Rich Text Format
Internet
ODF Open Document Format
Documentos que debe completar el ciudadano tras
descargrselos (por ejemplo: Formularios
impresos)


6.13 El Archivo y la firma digital

La firma electrnica juega un papel fundamental para fijar el valor evidencial de un documento
electrnico. Para la conservacin a largo plazo, la tecnologa de firma electrnica presenta
algunos problemas.
La caducidad de la firma obliga a la peridica actualizacin de la misma.
Es un factor de riesgo para mantener la legibilidad de los documentos electrnicos

Sin embargo, estos problemas no invalidan el uso de la firma electrnica en los archivos
digitales. Para su correcto uso se realizan las siguientes recomendaciones:
El disponer de una firma electrnica corporativa permite al archivo la sustitucin de la
firma personal, distinta para cada documento y con un plazo de caducidad pocas veces
superior a los cinco aos, por una firma de archivo. Esta firma, nica y con un plazo de
caducidad mucho mayor, facilita la tarea de refirmar peridicamente los documentos,
manteniendo intacto su valor evidencial y su potencial utilizacin legal, incluso despus
de la caducidad de su firma original. El archivo acta en este caso de fedatario pblico.
A lo largo del ciclo de vida de cada tramitacin tienen lugar una serie de eventos que
precisan de una constancia fechada. Estos eventos son la finalizacin de la actividad
(el cierre del expediente), la generacin de la versin de archivo y la constancia de la
transferencia de la responsabilidad de la custodia. En estos casos, el uso del sello de
tiempo permite fijar los eventos al bloque firmado de forma indisociable.
El mantener legibles los documentos implica una serie de operaciones tcnicas que a
menudo exigen su transformacin o conversin a formatos vigentes. Cada modificacin
que se realiza sobre un documento original debe ser documentada, y exige la
constancia de su autora y fecha. Nuevamente se pueden utilizar la firma electrnica y
el sello de tiempo para la validacin de modificaciones con fines de preservacin. As,
el documento digital conservable a largo plazo se convierte en un bloque,
correspondiente a una agrupacin documental, autentificado por el responsable de la
custodia, y peridicamente modificado, actualizado y refirmado mediante una serie de
capas de informacin acumulativas.

Nota: Estas recomendaciones estn extradas de La firma electrnica y el archivo digital de
Jordi Serra.


6.14 Conservacin a largo plazo
La mayora de los documentos electrnicos custodiados por el AKS/SGA perdurarn a la
tecnologa de las herramientas que los crearon.
Por tal motivo el AKS/SGA debe incorporar procedimientos y herramientas de conservacin a
largo plazo de los documentos electrnicos.
El Reference model for an Open Archival Information System (OAIS), ISO 17421, ofrece el
marco para definir un sistema de archivo digital orientado a la conservacin a largo plazo,
proporcionando la conceptualizacin y la terminologa para establecer los elementos, las fases
y el funcionamiento de este archivo.

Adaptando OAIS a las particularidades del Gobierno Vasco se propone:

En el SGA, en el nivel de archivo de oficina, ingresarn los documentos electrnicos en
formato original con su firma (si la tuvieran).

Cuando lo determinen los calendarios de
conservacin, los expedientes se transferirn al
Archivo general. Como paso primero firmarn el
documento Relacin de transferencia al Archivo
general el/la J efe del Archivo general y el/la
Depositario del departamento remitente. Despus se
transferir la documentacin tanto en soporte papel
como en soporte electrnico. De cada documento
electrnico transferido (en su formato original) se
realizar una copia en el formato de conservacin a
largo plazo. Esta copia estar firmada por el Archivo
general prolongando, de esta manera, su valor
probatorio y evidencial.


Con la informacin de cada expediente transferido al Archivo General, sus metadatos y
documentos electrnicos, se generar un objeto conservable Objeto de informacin de
archivo de GV (Archival Information Package, AIP, segn el modelo OAIS) que ser
almacenado por el AKS/SGA como soporte de conservacin a largo plazo y que tendr
la siguiente estructura (codificada en formato XML):

Informacin del objeto
Cdigo binario del objeto
Firma electrnica del objeto
Objeto (n veces)
Informacin del documento
Documento (n veces)
Informacin del expediente
Firma de transformacin del expediente
Informacin de transformacin del expediente
Transformacin (n veces)
Objeto de informacin de archivo GV

A partir de ese momento, cuando el usuario solicite la visualizacin de un documento,
el AKS/SGA ofrecer ambos documentos (original y copia-largo-plazo) al interesado.

Tras el paso de los aos, cuando el documento original quede obsoleto, el Archivo
general seguir garantizando la legibilidad del documento copia-largo-plazo. Para ello,
peridicamente, realizar tareas de:
Chequeo de errores
Revisin de la legibilidad
Migracin
Emulacin
Actualizacin de la firma electrnica


6.15 Ejgvdocument
Un documento ejgvDocument es un fichero en formato HTML que incluye, como comentarios
las partes correspondientes a la firma, al xml (computable) y al texto firmado.
Su estructura es, por tanto, la que sigue
4
:

<html>



<head>
La cabecera del documento HTML
</head>
<body>
El cuerpo del documento HTML
</body>
Pie de firma
</html>
Notas:
Como se observa, tanto la firma como el documento XML y el texto firmado, se
encuentran embebidos dentro de sendos comentarios HTML.
La situacin de esos comentarios en el documento es poco relevante: se han puesto al
principio (y en ese orden) para poder acelerar su procesamiento.
La firma es un documento XML con sus valores constituyentes codificados en Base64.
El documento XML no est codificado. Hay, no obstante, que tener la precaucin de
utilizar en su composicin la comilla simple () en lugar de la doble (). Eso no
representa ningn problema: el software correspondiente se encarga de esa
transformacin.
El formato elegido por el Gobierno Vasco dispone de las siguientes caractersticas:
Es auto-contenido: incluye en un nico fichero el documento y su firma completa
Es legible: puede ser ledo, directamente, por seres humanos. Es decir, dispone de un
formato de texto sencillo de interpretar.
Es computable: una aplicacin puede interpretar fcilmente los datos que contiene.
Es verificable: existe un proceso conocido que permite verificar, mediante la firma, que
el contenido del documento no ha variado.
Es abierto: no necesita para su visualizacin, computacin o verificacin, aplicaciones
de pago o procedimientos no estndares.

4
Se escribe en cursiva la descripcin del contenido

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