Manual Auditori A

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
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Manual de Procesos y Procedimientos

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORA INTERNA

Elaborado Por: Lic. Licda Nory lvarez Betancourth/Auditora Interna SE

La Educacin Popular es el Alma de las Naciones Libres
Francisco Morazn


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INDICE

1. Introduccin

2. Generalidades
2.1 Objeto y Alcance de la Auditora
2.2 Competencia de la Auditora..

3. Funcionamiento de la Auditora Interna
3.1 Planificacin de Trabajo
3.2 Evaluacin del Control Interno Institucional
3.3 Organizacin y Ejecucin del Trabajo de Auditora

4. Fases de la Auditora
4.1 Planeacin
4.2 Ejecucin
4.3 Preparacin del Informe
4.4 Comunicacin y Notificacin del Informe de Auditora
4.5 Seguimiento de Recomendaciones

5. Flujograma de Procesos

6. Glosario

7. Bibliografa


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PRESENTACIN

El propsito del presente manual es proporcionar procedimientos y guas de trabajo
para la ejecucin de la auditora a efecto de que se ajuste a mtodos objetivos y
sistemticos que ayuden a mejorar las prcticas en la evaluacin de la suficiencia,
la eficacia, la eficiencia y la efectividad del control interno; as como facilitar las
tareas del equipo de auditores.

El siguiente manual describe los procedimientos y/o lineamientos que debe seguir el
personal de la Unidad de Auditora Interna de la Secretara de Educacin para llevar
a cabo su trabajo, adems de fortalecer la sistematizacin del trabajo del auditor;
con el presente manual se pretende que el mismo sea un mecanismo de
capacitacin para el personal que sea incorporado a la Unidad de Auditora Interna,
a fin de que se comprenda con mayor facilidad y claridad el trabajo a ejecutar.


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I. INTRODUCCIN

La Auditora Interna es una unidad operativa que tiene por finalidad el
aseguramiento de ocurrencia mnima de riesgo y/o errores en las operaciones
ejecutadas en la institucin, a travs de la evaluacin objetiva de evidencias y la
generacin de valor agregado mediante la emisin de recomendaciones que
contribuyan a mejorar la gestin administrativa y alcanzar el logro de objetivos
institucionales.

Ese proceso constituye una actividad independiente concebida para mejorar las
operaciones; mediante la fiscalizacin peridica y el establecimiento de
lineamientos para la aplicacin de una metodologa que permita el fortalecimiento
del control interno institucional, que se observarn en la ejecucin de los estudios
de auditora contenidos en el Plan Anual; as como el anlisis de la informacin
obtenida, formulacin de hallazgos y comunicacin de resultados.


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II. OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objetivo ser una herramienta de consulta permanente
para todo el personal operativo de la Unidad de Auditora Interna, y esta dirigido a
orientar las actividades de los auditores a fin de mejorar y unificar las prcticas y
procedimientos utilizados en la ejecucin de auditoras.

III- JUSTIFICACION DEL MANUAL

Los manuales de procesos y procedimientos, conforman uno de los elementos
principales del Sistema de Control Interno; permitiendo un mayor desarrollo en la
bsqueda del autocontrol, ya que dirige de manera sistemtica la ejecucin del
trabajo que se realiza en la Unidad de Auditora Interna.

El manual de procesos es una herramienta que permitir a la Unidad de Auditora
Interna, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo que se
realiza; fomentando la calidad de las auditoras que se practiquen a travs de
lineamientos uniformes.

IV- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UAI.


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V- ESTRUCTURA DEL MANUAL

a) Objeto y Alcance del Trabajo de Auditora

El Objetivo de la Unidad de Auditora Interna es brindar asesora a la Mxima
Autoridad Ejecutiva de la Institucin, para alcanzar el cumplimiento de las
metas y objetivos institucionales; proporcionando anlisis, evaluaciones y
recomendaciones sobre las reas sujetas a fiscalizacin y vigilando que las
operaciones se ejecuten con transparencia y en apego a las disposiciones
legales, asimismo promoviendo ante todo el personal de la institucin una
cultura de respeto y cumplimiento a las leyes y procedimientos de control.

b) Alcance

Comprende la intervencin y anlisis de las operaciones que se ejecutan en la
institucin, por medio de la evaluacin de una Unidad, Divisin, Departamento,
Programa, Actividad, Proyecto, Producto, Proceso, Registro, Transaccin,
Contrato, etc., esto implica los resultados mensurables y evaluables de la
eficacia, economa y eficiencia operacional que durante un perodo
determinado se hayan producido, garantizando:

El cabal cumplimiento a las disposiciones legales.

La confiabilidad del sistema integrado de informacin contable-
financiera, administrativa y operativa.

Los recursos se gestionen en forma eficiente y se protejan
adecuadamente.

Se identifiquen las reas crticas de control, en las que se detecten
mayores ndices de riesgos.

c) Competencia de la Auditora

A la Auditora Interna le corresponde realizar actuaciones y auditoras,
selectivas y posteriores que abarcan los aspectos presupuestarios,
econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin; as como la
evaluacin de programas y proyectos, a travs de un examen independiente,
objetivo, sistemtico y amplio del funcionamiento del control interno
establecido en las operaciones y procesos internos de la Institucin; realizando
los siguientes tipos de auditoras:
Auditora Financiera: Es aquella que emite un dictamen u opinin en relacin
con los estados financieros de la Institucin.


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Auditora de Gestin: Es aquella que se enfoca en la gestin de la Institucin
con el propsito de evaluar la eficacia de los resultados con respecto a las
metas previstas, los recursos humanos, financieros y tcnicos utilizados en el
cumplimiento de objetivos.

Auditora de Cumplimiento Legal: Es aquella que se enmarca en la
comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas, econmicas
y de otras ndole de la Institucin se han realizado conforme a las normas
legales y reglamentarias aplicables.

Auditoras Especiales: Son aquellas enfocadas de manera directa a una
investigacin especifica, la importancia de esta auditora radica en los hechos
que originan la investigacin.


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d) ORGANIZACIN Y EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORA.

Plan General y Plan Operativo Anual

La Jefatura de la Unidad de Auditora Interna realizar una planificacin general y
un plan anual de actividades a desarrollar por el equipo de auditores, el que ser
presentado a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la Institucin, Tribunal Superior de
Cuentas y a ONADICI.

El Plan General debe ser establecido para cuatro (4) aos; de este plan general se
desprende el Plan Operativo Anual el cual tendr que ser remitidos al Tribunal
Superior de Cuentas con copia a la ONADICI, antes del 30 de junio de cada ao;
ambas planificaciones debern ser revisadas y/o actualizadas al menos cada seis
meses. Dicha planificacin se elaborar en coordinacin con la Jefatura de la
Unidad y el equipo de auditores operativos.

Elaboracin de Informes Trimestrales

Tal como lo establece el Artculo No. 48 de la Ley Orgnica del Tribunal Superior de
Cuentas y las Normas Generales Sobre Auditoras Internas, la Jefatura de la Unidad
debe elaborar informes trimestrales sobre la ejecucin de las actividades previstas
en el POA y otras que se hayan ejecutado durante el trimestre; as como el avance
de la ejecucin presupuestaria, incluyendo un reporte sobre cumplimiento de
legalidad del personal obligado en base a Ley a rendir caucin y/o declaracin
jurada de bienes.

Para las actividades antes descritas ya existen los formatos de informes
establecidos por el Tribunal Superior de Cuentas, para su debida presentacin.

Evaluacin del Control Interno Institucional

La Unidad de Auditora Interna debe evaluar el sistema de control interno
implementado por la Administracin; verificando que este permita salvaguardar los
recursos, asegurar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y
administrativa, promover la eficiencia y calidad en las operaciones y lograr el
cumplimiento de metas y objetivos programados; as como el cumplimiento de leyes
y normas vigentes.

Para auditar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control interno, es
importante tomar en cuenta los cinco componentes del control interno (Ambiente de
Control, Evaluacin y Gestin de Riesgos, Actividades de Control, Informacin y
Comunicacin, y Monitoreo del Control Interno Institucional) los que estn
relacionados entre s; para llevar a cabo dicha evaluacin se utilizaran las tcnicas
y prcticas recomendadas, como ser entrevistas, cuestionarios, guas de anlisis y
evaluacin entre otras.


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Organizacin y Ejecucin del Trabajo de Auditora

El Jefe de la Unidad de Auditora Interna, asignar el trabajo mediante una orden de
trabajo que contendr las especificaciones necesarias para ejecutar la auditora;
asimismo se detallarn los objetivos generales y especficos, as como los rubros y
perodo a auditar.

A la vez se deber emitir la respectiva carta credencial, que es la que el auditor
operativo presenta al auditado al momento de realizar el trabajo.

FASES DE LA AUDITORA.

Planeacin:

La primera tarea a cumplir dentro de la planificacin de la auditora es el
reconocimiento del rea sujeta a revisin, para lo cual ser necesario recopilar
la informacin necesaria acerca de las actividades a auditar, obteniendo una
comprensin del sistema de control interno y sus procedimientos que permitirn
desarrollar el plan respectivo considerando los riesgos inherentes de auditora.
Se tomar como fuente de informacin:

01) El organigrama;
02) Las funciones asignadas;
03) Los objetivos y metas definidas;
04) La normativa jurdica y de administracin;
05) Los manuales de procedimientos definidos;
06) La informacin obtenida a travs de visitas a las distintas secciones,
cuestionarios y entrevistas con el personal y
07) Toda otra informacin que se entienda pertinente.

Se elabora la planificacin general donde se determinan los objetivos, alcance
de la auditora, materiales a utilizar y la reglamentacin legal aplicable.
Se elabora el cuestionario de control interno, siendo este un anlisis de vital
importancia en esta etapa, ya que nos permitir comprender la naturaleza del
rea auditada y del resultado que aqu se obtenga se considerar la extensin
del plan de auditora y la valoracin y oportunidad de los procedimientos a
utilizar durante el examen.
Se realiza un anlisis de riesgo de la auditora, ya que puede representar que el
auditor no detecte anomala o exprese una opinin errnea por no considerar el
mismo (riesgo inherente, de control y de deteccin).


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Se elabora el programa de auditora; este es elaborado por el auditor que ha
sido designado como Jefe de Equipo en coordinacin con el Supervisor, dicho
programa contiene las instrucciones y procedimientos que se emplearan en las
diversas reas de la auditora; pueden ser modificados en la medida en que se
ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan
observando.
Ejecucin:

Durante esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis para
determinar la razonabilidad y/o detectar errores en las reas sujetas a examen;
se evalan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos,
concluyendo con el trabajo asignado y emitiendo las recomendaciones
respectivas que contribuirn a mejorar la gestin administrativa.
Las pruebas pueden ser de tres tipos: 1) Pruebas de Control, 2) Pruebas
Analticas, 3) Pruebas Sustantivas.

Se aplican diversas tcnicas y/o procedimientos para encontrar las evidencias
de auditora que sustenten el informe.

Para la eleccin de los procedimientos y tcnicas de auditora, se tendr en
cuenta el resultado de la evaluacin del Sistema de Control Interno realizado;
dentro de los procedimientos que se pueden aplicar, tenemos:

Indagacin: Consiste en la averiguacin mediante entrevistas directas con el
personal auditado o con terceros que tengan relacin con las operaciones de
sta (evidencias testimoniales).

Encuestas y cuestionarios: Aplicacin de preguntas relacionadas con las
operaciones, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u
operaciones (evidencias documentales, testimoniales).

Observacin: Verificacin ocular de operaciones y procedimientos durante la
ejecucin de las actividades (evidencias fsicas).

Revisin selectiva: Seleccin de las operaciones que sern evaluadas o
verificadas en la ejecucin de la auditora (evidencias analticas).

Revisin de clculos matemticos: Verificacin de la exactitud aritmtica
de las operaciones contenidas en documentos (evidencias analticas y
documentales). Entre otros.

Adicionalmente podrn utilizarse mtodos auxiliares que a criterio
profesional del auditor y su experiencia considere necesarios segn los


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riesgos y otras circunstancias, con vistas a obtener la evidencia necesaria y
la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera
objetiva.

Se evidencia el trabajo de auditora; durante el desarrollo del examen el auditor
debe evidenciar todo los hechos de importancia encontrados; la evidencia debe
ser suficiente, competente y pertinente.
Los tipos de evidencia pueden ser: Fsica, documental, evidencial, testimonial y
analtica.

Elaboracin de papeles de trabajo; son los archivos o legajos que maneja el
auditor y que contiene todos los documentos que sustentan el trabajo efectuado
durante la auditora.
Los papeles de trabajo revelan el alcance de la auditora, la extensin y naturaleza
de las pruebas aplicadas, por lo que su condicin confidencial se mantiene durante
el curso de la auditora y despus de realizada sta, y deben archivarse con la
seguridad que correspondan en la Unidad Auditora Interna.

Entre los principales papeles se encuentran:

Programa de auditora;
Cuestionarios o guas de control;
Datos de la organizacin (organigramas y descripciones de puestos de trabajo);
Copias de contratos y acuerdos importantes;
Informacin sobre las polticas financieras y operativas;
Resultados de las evaluaciones de los controles;
Cartas de confirmacin de saldos, comunicaciones y anotaciones;
Copia del borrador del informe.

Los papeles de trabajo debern ser elaborados:

En forma simultnea a la aplicacin de cada procedimiento, evitando postergar
la anotacin de la tarea realizada y de las eventuales observaciones;
Facilitando la comprensin por quienes efectuarn la supervisin de la tarea,
permitiendo la verificacin precisa y rpida de que todos los procedimientos
contenidos en el programa de trabajo se han cumplido.
Los papeles de trabajo se archivarn en carpetas que sern clasificadas como
permanentes o corrientes.


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Se formulan los hallazgos encontrados en la auditora; los hallazgos se
consideran como diferencias significativas encontradas en el trabajo de
auditora con relacin a lo normado o presentado por el auditado.
Los hallazgos deben tener los siguientes atributos:

1. Ttulo.
2. Condicin.
3. Criterio.
4. Causa.
5. Efecto.
6. Recomendacin.

A pesar de que los hallazgos van implcitos en el informe de auditora, estos
tambin deben ser presentados en hojas individuales, con las fotocopias de la
documentacin que evidencie el hallazgo.

Una vez concluido toda la labor de auditora, se procede a referenciar los
papeles de trabajo.
Reunin con el auditado, previo a la culminacin del informe se debe
mantener una reunin con el responsable del rea auditada a efectos de:
Ponerlo en conocimiento de los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones de la auditora previo a su remisin formal.
Reducir el riesgo de interpretacin errnea de los resultados, y
Darle la oportunidad de realizar las aclaraciones pertinentes sobre los
hallazgos de auditora. Los comentarios que surjan en esta reunin deben
ser tomados en cuenta, para la emisin del informe final.
Recepcin de comentarios y emisin del primer informe

Elaboracin del Informe

Una vez recibidos los comentarios efectuados por el, se emitir el informe que ser
firmado por los integrantes de la comisin de auditora y Jefe de la Unidad de
Auditora Interna.

Una vez recibidos los comentarios efectuados por el responsable del rea
auditada; el Jefe de Equipo en coordinacin con el equipo de auditores que
practicaron la auditora, proceden a elaborar el respectivo informe, que es el


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producto final del trabajo, por medio del cual se exponen las observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
Una vez elaborado el informe por el equipo de auditores, este pasa a ser
revisado por el supervisor y posteriormente por la Jefatura de la Unidad de
Auditora.
Comunicacin y Notificacin del Informe de Auditora

El Jefe de la Unidad comunica la existencia del informe al Departamento de
Supervisin de Auditoras Internas del Tribunal Superior de Cuentas, para que
procedan a la revisin del mismo.
El o la supervisora del TSC, procede a revisar el informe; si existen
observaciones deben ser corregidas para ser revisadas nuevamente por el o la
supervisora.
Una vez corregidas las mismas y/o de no existir observaciones , se da visto
bueno por parte de el o la supervisora de la Departamento de Supervisin de
Auditoras Internas del Tribunal Superior de Cuentas, para que el informe sea
notificado.
Notificacin del Informe

El informe que resultase de la auditora, ser notificado de la siguiente manera:

Informe con Hallazgos de Control Interno.- una vez revisado y con visto
bueno de la supervisora del Tribunal Superior de Cuentas, se har
directamente a la Mxima Autoridad Ejecutiva.
Informe con Responsabilidad Administrativa.- Se har mediante los
procedimientos establecidos por el Tribunal Superior de Cuentas, e
ingresaran a travs del Departamento de Supervisin de Auditoras Internas,
para que se contine con el trmite correspondiente.
Informe Con Responsabilidad Civil y Penal.- Se har mediante los
procedimientos establecidos por el Tribunal Superior de Cuentas e
ingresaran a travs de la Secretaria General, para cumplir con el
procedimiento interno establecido y el trmite correspondiente.


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Seguimiento de Recomendaciones:

El objetivo de toda auditora es lograr que las recomendaciones emitidas sean
implementadas por las autoridades competentes ya que ello dar como resultado
mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economa en la gestin
administrativa de la Institucin y al fortalecimiento del control interno.

Para dar seguimiento a las recomendaciones emitidas, se llevan a cabo las
siguientes actividades:

Se planifica el trabajo, para verificar el cumplimiento de las recomendaciones.
Se ejecuta la auditora del seguimiento a las recomendaciones.
Se elabora el informe sobre las recomendaciones implementadas y los
resultados que stas dieron; as como las que no fueron acatadas y los
impactos que estas produjeron por no implementarse.
Se discute el informe con la Mxima Autoridad Ejecutiva, para dar a conocer los
resultados del seguimiento y conocer las medidas que se tomaran al respecto.
Se elabora el informe final.
Se remite dicho informe a la Direccin de Supervisin de Auditoras Internas del
Tribunal superior de Cuentas y es este ente rector quien emitir las sanciones
correspondientes.


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e) FLUJOGRAMAS DE PROCESO

No Si

Si No

INICIO
Asignacin de la
Orden de Trabajo y
la Carta Credencial

Elaboracin de la
Planificacin General
de Auditora

Elaboracin del
Cuestionario de
Control Interno

Se desarrolla la
Auditora

Se elaboran y
documentan los
Papeles de Trabajo
La supervisora del
TSC, procede a revisar
el informe
Se corrigen las
observaciones para ser
revisado nuevamente
Tiene
observaciones
Se remite al
TSC
Se elabora el
informe
El Jefe revisa
el informe
Hay
observaciones
Se notifica al TSC Se corrigen las
observaciones para ser
revisado nuevamente
FIN
Seguimiento de
Recomendaciones


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SIMBOLOGIA UTILIZADA

Para una mayor comprensin de los procedimientos, a continuacin se detalla
grficamente la simbologa utilizada en el presente manual.

SIMBOLO DESCRIPCIN

Indicador de inici o terminacin de un
procedimiento.

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo
para representar una tarea o actividad.

para representar una actividad de decisin o
de conmutacin.

para representar cualquier tipo de
documento que entre, se utilice o se reciba.

Forma utilizada para unir o conectar los
smbolos sealando el orden que se debe
utilizar las destinas operaciones.


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GLOSARIO

Auditora Interna: Es una actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y
evaluar la adecuada y eficaz aplicacin de los sistemas de control interno, velando
por la preservacin de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de
su gestin econmica, proponiendo a la direccin las acciones correctivas
pertinentes.

Sistema de Control Interno: Es el conjunto de los planes, mtodos,
procedimientos y otras medidas que posee la Institucin para ofrecer garanta
razonable de que se cumpla con los objetivos institucionales; incluyendo la actitud
de la Mxima Autoridad.

Archivo Permanente: Contiene documentacin que no vara con el tiempo y
es consultada como base de informacin para la planificacin de futuras auditoras:
normativa de la unidad, organigrama vigente, manuales y reglamentos, planes
operativos, presupuesto institucional, convenios y contratos importantes o a
largo plazo, informes de auditora, evaluaciones de gestin de la propia
organizacin. Se deben revisar y actualizar peridicamente.

Archivo Corriente: Contiene el programa de trabajo, detalle de los procedimientos
aplicados, constancia del control de su ejecucin y los papeles de trabajo
elaborados durante el desarrollo de la auditora debidamente indizados y
referenciados.

Pruebas Selectivas: Es la seleccin de una muestra representativa del universo a
analizar con el objeto de simplificar las labores de medicin, verificacin o examen.
La cantidad y caractersticas de las unidades elegidas estarn vinculadas con el
conocimiento que pueda tener el auditor del control interno vigente.

Pruebas Selectivas por Muestreo Estadstico: Se aplicaran mtodos
matemticos para determinar el tamao mnimo de la muestra que permita
cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar solo una parte del universo.


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BIBLIOGRAFA

1. Ley del Tribunal Superior de Cuentas
2. Marco Rector para la Auditora Gubernamental
3. Guas de Control Interno Institucional

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