Sei sulla pagina 1di 13

Tablas dinmicas Las tablas dinmicas son tiles para analizar los datos almacenados en Excel.

En este tutorial revisaremos los aspectos bsicos del trabajo con las tablas dinmicas para poder realizar un anlisis exitoso de la informacin. Qu es una tabla dinmica? Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte. Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades. El verdadero problema de las tablas dinmicas Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio. A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.

Funcionamiento de las tablas dinmicas Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.

Cmo crear una tabla dinmica Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas. Crear una tabla dinmica en Excel 2010 Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde

arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto delartculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas

dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin. Partes de una tabla dinmica Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en Excel Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

Dar formato a una tabla dinmica Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica. La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con

bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica. Formato de valores en una tabla dinmica En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos: Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica: