TEMA 4:

AUDITORA DE DESEMPEO

Promueve la efectividad, eficiencia, economa en las operaciones del Estado

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OBJETIVO DEL TEMA

Despus de terminar el desarrollo del tema los participantes estarn en condiciones de: Comprender los fundamentos de la auditora de gestin Entender la metodologa para llevar a cabo el planeamiento, ejecucin y elaboracin del informe en la auditora de gestin

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TEMARIO GENERAL
Visin general de la auditora Revisin estratgica, plan de
programas de auditora auditora y

Procedimientos y evidencia de auditora Evaluacin de efectividad, eficiencia

economa

Evaluacin de controles gerenciales Desarrollo de hallazgos de auditora Elaboracin del informe

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CONGRESO

CONTRALORIA

GOBIERNO

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VISIN GENERAL DE LA AUDITORA DE DESEMPEO

AUDITORIA ORIENTADA HACIA LA EFECTIVIDAD

Seccin 400 Anlisis de causas en controles gerenciales y procedimientos

Recursos, Financieros Humanos,Fsicos Tecnologa

INSUMOS:

Examen de controles gerenciales y procedimientos

en beneficiarios, medio ambiente pblico

IMPACTO:

PROCESOS:

Plan o Programa

Operaciones y Actividades

Examen de resultados logrados

PRODUCTOS:
Determinar uso eficiente de los recursos e implicancia en los resultados Bienes y Servicios

AUDITORIA ORIENTADA HACIA LA EFECIENCIA Y ECONOMIA

No.167705

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DEFINICIN DE AUDITORA DE DESEMPEO

Examen objetivo, sistemtico de evidencias

Efectividad

Eficiencia y economa

Calidad

Mejora la respondabilidad de las autoridades y funcionarios del Estado

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Establecer si los controles internos gerenciales son efectivos

Determinar si se han cumplido con las leyes y regulaciones

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE DESEMPEO

Determinar el grado en que se logran los resultados previstos

Establecer si la entidad adquiere, protege y utilizasus recursos de manera eficiente y econmica

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DIFERENCIAS ENTRE AUDITORA FINANCIERA Y AUDITORA DE DESEMPEO

Objetivo Alcance Habilidades Orientacin Normas

Dictamen Resultado Enfoque Criterio de xito

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ALCANCE DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Auditora Financiera Financiero Cumplimiento
Tradicional
Leyes y regulaciones que pueden tener efecto directo en la presentacin de los estados financieros Leyes y regulaciones relacionadas con objetivos que afectan la eficiencia y economa en las entidades, programas y proyectos Pasado

Seccin 400

Auditora de Desempeo Eficiencia y Economa

- Adquisicin econmica
- Utilizacin de recursos con eficiencia Activo fijo materiales, personal recursos tecnolgicos

Efectividad
- Logro de objetivos y metas

Calidad

Enfoque Estados Financieros

- Beneficios esperados

Programa o actividades

Orientacin de recursos del informe

Presente y futuro

Opinin sobre EE.FF.

Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones

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PROCESO DE LA AUDITORA DE DESEMPEO

Planeamiento

Revisin general

Revisin Estratgica

Ejecucin

Condicin

Criterio

Causa

Efecto

Informe
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TEMARIO DE LA FASE DE PLANEAMIENTO

El proceso planeamiento de Ejecucin del plan de revisin estratgica
Preparacin del reporte de revisin Elaboracin del Plan de Auditora Ejercicio aplicativo sobre la fase de planeamiento

Programacin de la auditora Conocimiento de la entidad Anlisis preliminar Formulacin del plan de revisin estratgica

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PLANEAMIENTO

Garantiza

que el resultado de la auditora satisfaga los objetivos programados equilibrio entre los objetivos, alcance y tiempo ahorros en el presupuesto de tiempo de la auditora

Establece un apropiado Promueve

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ETAPAS DEL PLANEAMIENTO

Revisin general

Revisin estratgica

Plan de auditora

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ETAPAS DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO

Seccin 400

REVISION GENERAL

Importancia Auditoras anteriores

Coordinaciones

Programacin Conocimiento de la entidad Anlisis preliminar

Fines, objetivos metas

Ambiente

Factores

Areas

Fuentes

Plan de revisin

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Seccin 400 Programacin

REVISION GENERAL

Importancia Auditoras anteriores

Coordinaciones

Conocimiento de la entidad Anlisis preliminar

Fines, objetivos metas

Ambiente

Factores

Areas

Fuentes

Plan de revisin
Ejecucin

REVISION ESTRATEGICA

Aplicacin pruebas

Sistemas y controles

Criterios Asuntos + importantes Reporte y Plan de auditora

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CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD/PROGRAMA O PROYECTO

Fines, objetivos y Seguimiento

metas

de medidas correctivas de fuentes de informacin para el planeamiento

Recursos
autorizados

Identificacin

Sistemas y controles
gerenciales
auditora

Importancia de la Informacin del OAI

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ANLISIS PRELIMINAR
Ambiente de control interno Factores externos e internos

reas generales de revisin

Fuentes de criterio aplicables

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AREAS GENERALES DE REVISIN

Rene a los asuntos seleccionados en la etapa de revisin general

Estn referidas a las principales actividades/servicios que cumple la entidad

Su significacin puede variar de acuerdo a la naturaleza de la entidad

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DOCUMENTACIN DE LA REVISIN GENERAL

Se utiliza una hoja de trabajo para resumir la

informacin obtenida

Este

trabajo se completa en la sede de los auditores

complementarse con visitas a la entidad a ser examinada

Puede

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CONTENIDO DEL PLAN DE REVISIN GENERAL

1. Origen de la revisin 2. Objetivos y alcance 3. Enfoque a utilizar 4. Ejecucin

*Comprensin de la entidad *Areas generales de revisin

5. Personal asignado 6. Presupuesto de tiempo 7. Procedimientos especficos

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EJECUCIN DEL PLAN DE REVISIN

PRUEBAS PRELIMINARES AMBIENTE CONTROL INTERNO

FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS

CRITERIOS DE AUDITORIA

SISTEMAS Y CONTROLES GERENCIALES

ASUNTOS MAS IMPORTANTES

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IDENTIFICACIN DE ASUNTOS MAS IMPORTANTES

Representan actividades claves sistemas y controles gerenciales

de

los

Resultan vitales para el xito de una actividad

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REPORTE DE REVISION ESTRATEGICA

Informa sobre los aspectos de

comprensin de la entidad, reas ms importantes, sistemas y controles gerenciales Lograr el apoyo necesario sobre los asuntos seleccionados como asuntos importantes a ser incluidos en el plan de auditora Es el soporte del plan de auditora
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REPORTE DE REVISIN ESTRATGICA CONTENIDO

Informacin introductoria
Comprensin de actividades y operaciones Criterios de auditora Asuntos ms importantes examinados Conclusiones Recomendaciones
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Seccin 400

Importancia Auditoras anteriores

Coordinaciones

Programacin
Conocimiento entidad Fines, objetivos metas

REVISION GENERAL

Anlisis preliminar
Factores Areas Fuentes

Ambiente

Plan de revisin Ejecucin REVISION ESTRATEGICA Aplicacin pruebas

Sistemas y controles
Asuntos + importantes Reporte y Plan de auditora
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Criterios

PLAN DE AUDITORA
Es el instrumento de conduccin de la fase de ejecucin Resume las decisiones mas importantes adoptadas y la estrategia para la ejecucin de la auditora de gestin Determina los objetivos, alcance, reas a examinar y los recursos humanos necesario

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CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORA

Origen examen del Criterios reas a examinar Personal Informacin administrativa

Resultado de la revisin estratgica Objetivos alcance y

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REAS A SER EXAMINADAS

Objetivos y alcance Criterios de auditora Fuentes de evidencia y mtodos de obtencin Personal asignado

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Fase de ejecucin

AUDITORIA DE DESEMPEO
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TEMARIO DE LA FASE DE EJECUCIN

Programas de auditora Procedimientos y tcnicas de auditora Evidencia y mtodos para obtenerla Evaluacin de la efectividad Evaluacin de la eficiencia y economa Evaluacin del control interno gerencial Papeles de trabajo Desarrollo de hallazgos de auditora
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FASE DE EJECUCIN AUDITORA DE GESTIN

Ejecucin
Aplicacin de pruebas

Seccin 515

Obtencin de evidencia

Desarrollo de hallazgos
Condicin Criterio Causa Efecto

Observaciones,Conclusiones y Recomendaciones
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PROGRAMA DE AUDITORA
Es un plan detallado de trabajo
Es un listado de procedimientos a realizar Es un base apropiada para la asignacin del trabajo Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora Es elaborado por el auditor encargado y el supervisor

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Seccin 515

PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORA

Nombre de la entidad..................................................... Fecha de auditora .......................................................
PROGRAMADO
NOM- H/S BRE

TERMINADO

AREA MATERIA DE EXAMEN

Ref. P.T. Hecho H/S por

1. Objetivos de auditora

2. Criterio de auditora

3. Procedimientos de auditora

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TCNICAS APLICADAS EN LA AUDITORA DE GESTIN

Verificacin ocular

Verificacin escrita

Observacin Comparacin Indagacin, entrevistas, encuestas, investigacin, confirmacin, conciliacin

Verificacin documental
Verificacin fsica

Comprobacin, revisin selectiva

Inspeccin

rastreo,

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EVIDENCIA DE AUDITORA
Informacin que obtiene el auditor durante el trabajo de campo Documenta los hallazgos obtenidos

Respalda las conclusiones del Informe

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EVIDENCIA EN LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO GERENCIAL

Documental
Testimonial Fsica Documentos externos documentos internos Declaraciones de entrevista Observacin de documentos Documentos y registros Muestras que respaldan los hallazgos Anlisis de informacin Se origina por comparaciones Razonamiento
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Analtica

CARACTERSTICAS DE LA EVIDENCIA
Suficiencia:
Si la evidencia es objetiva y convincente; y, Si se refiere a la cantidad de evidencia ha obtenerse

Competencia:
Determina si la evidencia es vlida y confiable Proporcionada por funcionarios autorizados

Pertinencia:
Si guarda relacin con los hechos examinados

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MTODOS PARA OBTENER EVIDENCIA

o Cuestionarios o Entrevistas o Declaraciones o Observacin directa o Pruebas directas o Informacin de fuente externa

o Informacin del ambiente SIC

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ASPECTOS QUE EVALUA LA AUDITORIA DE GESTION

AUDITORIA DE GESTION

EVALUACION DE LA EFECTIVIDAD

EVALUACION DE LA EVALUACION DE LA EFICIENCIA ECONOMIA

EVALUACION DE CONTROLES GERENCIALES

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OBJETIVOS DE LA AUDITORA CON ENFOQUE DE EFECTIVIDAD

Determinar el grado en que estn logrndose los resultados o beneficios previstos

Determinar el grado de efectividad establecidos por las entidades, programas o proyectos

Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y regulaciones aplicables en materia de efectividad
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ASPECTOS A EXAMINAR EN UNA AUDITORA CON ENFOQUE DE EFECTIVIDAD

Objetivos del programa

Gestin del sistema de evaluacin

Efectividad

Criterios de evaluacin

Evaluacin de informes sobre efectividad

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DETERMINACION DE ASUNTOS DE MAS IMPORTANCIA EN TERMINOS DE EFECTIVIDAD

Existen metas mensurables y procedimientos para evaluar la efectividad del programa? No

Seccin 530

Si
Fin No Son satisfactorios?

Si

No Son las debilidades en efectividad muy importantes?

Fin
No Fin

Si

Es razonable llevar a cabo una evaluacin de efectividad??

Asunto de ms importancia
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Si

EJEMPLO DE MEDICIN DE EFECTIVIDAD

Proyecto

Unidad de medida

Meta Programada

Meta Ejecutada

Construccin De carreteras * Obras Construccin De puentes * Estudios * Obras

km2

240

120

% unidad

50 40

60 50

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DEFINICIONES
ECONOMA
Adquisicin de recursos En cantidad requerida Al nivel razonable de calidad En la oportunidad y lugar apropiado Al menor costo posible

EFICIENCIA
Relacin existente entre los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados, en comparacin de un estndar de desempeo

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OBJETIVOS DE UNA AUDITORA CON ENFOQUE DE EFICIENCIA Y ECONOMA

Determina si los recursos se adquieren, protegen y utilizan de una manera eficiente y econmica
Establece las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas Determina si la entidad ha cumplido con las leyes aplicables

Determina la bondad de los controles para establecer la eficiencia y calidad del servicio Determina la confiabilidad de los procedimientos para medir el rendimiento Identifica los esfuerzos para mejorar la eficiencia

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LA EVALUACIN DE EFICIENCIA INFORMA SOBRE:

Procedimientos ineficaces o injustificadamente costosos
Ejecucin de labores sin utilidad Utilizacin deficiente o antieconmica de equipos Personal excesivo relacin al trabajo en

LA EVALUACIN DE LA ECONOMA DEBE INFORMAR :

Sistema de compras deficiente
Utilizacin inadecuada de bienes Acumulacin de cantidades innecesarias o excesivas de bienes

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EJEMPLO DE MEDICIN DE EFICIENCIA (PROCESAMIENTO DE PASAPORTES)

Estndar : 16 pasaportes hora/hombre Rendimiento actual : 20 pasaportes hora/hombre
MEDICION INDICE ACTUAL

= INDICE ESTANDAR
RESULTADO : 125 %

20 16

X 100 = 125

EFICIENCIA

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EJEMPLO DE EVALUACIN DE ECONOMA ADQUISICIN DE EQUIPOS

Nombre Cantidad Precio Precio Plazo de del Unitario Total entrega proveedor US $ Servicio de soporte

A B C D

20 20

1,500 1,450

30,000

15 das

Sin costo Sin costo

29,000 15 das

20
20

1,200
1,100

24,000

20 das

Costo adic.
No brinda

22,000 60 das

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CONTROLES GERENCIALES Y CONTROLES FINANCIEROS

Controles financieros
Conjunto de mtodos, procedimientos y registros Relativos a la exactitud, confiabilidad y oportunidad de la informacin financiera Incluye controles sobre autorizacin,segregacin de funciones, etc.

Controles gerenciales
Plan de organizacin, polticas, procedimientos para administrar Aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad Incluye diversos componentes que apoyan a la gestin

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Seccin 540

ENFOQUE BASADO EN SISTEMAS Y CONTROLES GERENCIALES

Operaciones Controles Actividades Cumplimiento Proteccin de Activos Confiabilidad de informacin Cantidad de bienes producidos Cantidad de servicios brindados

Objetivos y Metas

E S F U E R Z O S

Resultados logrados

Inmediatos

Largo Plazo

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CONTROL INTERNO GERENCIAL

Monitoreo
Asignacin de autoridad y responsabilidad

M o n i t o r e o

Planeamiento r R.R.H.H.

Poltica

Sistema Informacin Gerencial

Estructura organizacional
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M o n i t o r e o

Monitoreo

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO GERENCIAL

Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones
Asegurar la confiabilidad de la informacin financiera Proteger y conservar los recursos de la entidad Cautelar el cumplimiento de las polticas o normas que promueven la efectividad, eficiencia y economa
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Proporciona la estructura para planear, ejecutar, controlar y monitoreo de actividades Identifica las reas claves de autoridad y responsabilidad Determina las funciones a cumplirse e integra estas en unidades orgnicas

Establece lneas informacin

apropiadas

de

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ASIGNACIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Otorga autoridad y responsabilidad para actividades y sus lmites

Establece relaciones de niveles de autorizacin

informacin

Los individuos son animados a utilizar su iniciativa para solucionar problemas Aplicacin del empowerment

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PLANEAMIENTO DE ACTIVIDADES
Comprende la definicin de objetivos y metas Determina las necesidades de financieros, humanos y tecnolgicos recursos

Establece los cursos de accin a seguir para lograr los objetivos y metas

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POLTICA
Declaracin decisiones que gua la toma realizar de las Lnea de conducta actividades para

Su clasificacin depende de naturaleza de la entidad y magnitud de operaciones

Se establece por escrito y comunica a todos los servidores Debe revisarse en forma peridica
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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Mtodos aprobados utilizados para efectuar las actividades y cumplir con las polticas Deben ser simples y de menor costo posible

Deben permitir el uso del criterio

Deben estar coordinados y promover la revisin del trabajo Deben revisarse peridicamente

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MONITOREO DE ACTIVIDADES
Evala la calidad del funcionamiento de control interno en tiempo real
Se orienta a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o necesarios Es realizado en diversas modalidades

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RECURSOS HUMANOS
Comprende la seleccin de empleados con habilidades y experiencias elementos del control interno son: Entrenamiento continuo, Medicin de la eficiencia, Integridad, Valores ticos y Retribucin apropiada.

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PAPELES DE TRABAJO
Registran las labores realizadas
Registran los resultados obtenidos

Respaldan el informe del auditor

Sirven como fuente de informacin

Facilitan la revisin y supervisin

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ARCHIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Archivo Permanente
Leyes y normas organigrama ROF y MOF Manuales Planes Presupuesto Resoluciones

Archivo Corriente
Borrador Resmenes Plan y programas Revisin

Archivos por Areas de Trabajo

Comunicacin de observaciones y evaluacin de comentarios

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Seccin 550

AUDITORA AL PROYECTO CONSTRUCCIN DE PUENTES MINISTERIO DE LA CONSTRUCCIN, PERODO 20X6 AREA DE PLANEAMIENTO Y EJECUCIN
1.Objetivo 2. Labor realizada

3. Resultados obtenidos
4. Conclusiones 5. Recomendaciones

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HALLAZGO DE AUDITORA
Es toda informacin que permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos

Incluyen situaciones de inefectividad, ineficiencia, falta de economa en las operaciones o debilidad en controles gerenciales
Merece ser comunicado
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FACTORES A CONSIDERAR AL DESARROLLAR HALLAZGOS

Condiciones al momento de ocurrir los hechos
Naturaleza, complejidad y magnitud de las operaciones Integralidad del trabajo

Autoridad legal
Diferencias de opinin
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ATRIBUTOS DEL HALLAZGO

CONDICION

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ATRIBUTOS DEL HALLAZGO

CONDICION

CRITERIO

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ATRIBUTOS DEL HALLAZGO

CONDICION

CRITERIO

CAUSA

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ELEMENTOS DEL HALLAZGO

CONDICION

CRITERIO

CAUSA

EFECTO
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CONDICIN
Significa: lo que es
Refleja el grado en que se logra un criterio

Situacin actual encontrada y documentada por el auditor

Se refiere a transacciones financieras o actos de gestin

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CMO SE OBTIENE LA CONDICIN?

Examen de documentos Observacin, anlisis y evaluacin

Aplicacin de pruebas
Entrevistas con funcionarios y empleados

Aplicacin de otras tcnicas de auditora

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CRITERIO
Significa lo que debe ser
Unidad de medida que evala la condicin

Determina si una actividad satisface las expectativas

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TIPOS DE CRITERIOS
Disposiciones aplicables a la entidad Leyes, reglamentos, polticas, normas, directivas, planes y otras disposiciones
Criterios desarrollados por el auditor: Sentido comn, experiencia, prcticas prudentes de buena gerencia

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CAUSA
Significa porque sucedi
Razn que explica desempeo deficiente el porque del

Origen del incumplimiento del criterio

Su identificacin permite recomendaciones constructivas preparar

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TIPOS DE CAUSAS
Normas internas inadecuadas o inexistencia de ellas Negligencia descuido Falta de personal Falta de conocimiento o Funcionamiento deficiente de la OAI Estructura ineficiente orgnica

Uso inefectivo de los sistemas de cmputo

Deficiente delegacin de autoridad

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EFECTO

Determina el impacto consecuencia de condicin encontrada y/o la

Representa la prdida de fondos por incumplir una meta Su significado depende de los objetivos de la auditora Debe cuantificarse
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TIPOS DE EFECTOS
Uso antieconmico recursos Gastos no autorizados Inadecuada presentacin y/o revelacin de informacin Ahorros en operaciones Uso inadecuado de instalaciones
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ineficiente

de

Incumplimiento de normas internas

PROCESO DE ELABORACIN DE HALLAZGOS Y OBSERVACIONES

Condicin/ Criterio
Hallazgo

Observacin
Causa/ Efecto Comentarios Entidad
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Evaluacin de variaciones

COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Informa a los funcionarios involucrados en los hallazgos Obtener puntos de vista sobre los hallazgos comunicados Reduce el riesgo de la mala interpretacin de resultados Motiva a los funcionarios sobre la necesidad de adoptar acciones
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FORMAS DE COMUNICACIN DE HALLAZGOS

Discusin de hallazgos con funcionarios Comunicacin por escrito de resultados del examen Presentacin de la totalidad de deficiencias en el borrador de informe

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