Auditoria de los Pre pagados y Cargos Diferidos

Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del trmino de un ao o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcar todas aquellas partidas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos. Estos van colocados en el Balance General en el Activo Circulante y Cargos Diferidos a Corto Plazo. Hay muchos casos de contratos o circunstancias que obligan a emplear esta cuenta, un ejemplo muy claro, son las plizas de seguros que por lo general se cancelan por adelantado, y el gasto se va llevando a los meses sucesivos, as como tambin son considerados gastos pagos por anticipado, los alquileres, los intereses y gastos de publicidad . En el examen de los prepagados el auditor tiene tres objetivos fundamentales; Establecer la validez de los desembolsos originalmente cargados a estas cuentas del activo. Determinar si se obtendrn claros beneficios en futuros perodos, de las cargas que estn siendo arrastradas como activos. Comprobar lo razonable del programa de amortizacin que est siendo aplicado a tales activos. El control interno de esta auditoria posee diversos propsitos; La erogacin deber estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificacin. Deben existir registros analticos que permitan identificar claramente estas partidas, segn su naturaleza, y que a su vez hagan factible el clculo de su aplicacin a resultados. Debe existir autorizacin de personas facultadas dentro de la entidad para causar este tipo de gastos. En cuanto a la amortizacin de suministros pagados por anticipado, como es el caso de la papelera y tiles, deber efectuarse en forma acorde con los consumos reales. Asegurarse que la cobertura de las primas de seguros pagados ampare razonablemente los bienes y propiedades de la entidad susceptibles de aseguramiento y por periodos lgicos. Vigilar que el costo de las primas de seguros sea cargado al rea de la entidad a quien se est protegiendo. Es preciso establecer polticas claras que proporcionen los lineamientos que permitan distinguir los conceptos entre aquellos que se refieren a partidas de balance y aquellas que pertenezcan al estado de resultados. En cuanto a los cargos diferidos podemos decir que son aquellos que representan gastos o desembolsos no recuperables, por servicios o bienes ya recibidos para qu la empresa obtenga un beneficio durante todo un ejercicio econmico o durante toda la vida de la empresa. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organizacin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha. Cabe destacar que los objetivos de esta auditoria son; Verificar que los cargos diferidos estn registrados al costo efectivamente cobrado por ellos. Determinar que efectivamente correspondan a ingresos o productos no ganados, para evitar diferencias entre los costos. Verificar que el mtodo de diferir sea adecuado al concepto y al plazo en que se difiere. Dentro del control interno de la auditoria de los cargos diferidos se incluyen una serie de polticas y procedimientos que se establecen para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Los cargos diferidos se realizan por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida, representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa durante varios ejercicios econmicos. Dentro de los ms conocidos, tenemos; Gastos de Organizacin, Gastos de desarrollo, Campaa publicitaria y Mejoras a propiedad arrendada. Para un adecuado

control interno de los cargos diferidos se debe tener en cuenta; La adecuada autorizacin del gasto. El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados que muestre la amortizacin de las partidas registradas como pagos anticipados. El control interno debe ser peridico para determinar si realmente estn vigentes, establecer si el saldo est correcto y las cantidades pendientes de amortizacin sean clasificadas como gasto pre-pagado o cargo diferido segn sea el caso. Los controles internos para ambas cuentas, se basan en la normativa que rige la empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a efectuar los manuales, tomamos en consideracin los siguientes Principios de Contabilidad; Valor histrico original ya que deben registrarse al valor realmente pagado por ellos, de realizacin y periodo contable por que los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. De ah la necesidad de diferir su aplicacin a los resultados, justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente. Uniformidad; En el concepto, o sea erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos. En la aplicacin a resultados, es decir que el procedimiento y la base de aplicacin a gastos debe ser semejante ao con ao. Prudencia; Puesto que los cargos diferidos, en estricto sentido son gastos, (especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo ms rpidamente posible mediante tasas altas de amortizacin y por ltimo Devengado; Cuando las transacciones y dems sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo), y se informa sobre ellos en los estados financieros. Los estados financieros elaborados sobre la base del devengado informan a los usuarios no solo sobre transacciones pasadas que suponen ingresos o salidas de flujo de efectivo, sino tambin sobre obligaciones futuras y de los recursos que representan flujos de ingreso de efectivo a recibir en el futuro. Como sabemos para obtener un eficaz control interno es preciso evaluar mediante un cuestionario el plan de organizacin y medidas de toda empresa, es as como se procede a dar a conocer algunas de las preguntas a formular en el mismo; Est la amortizacin debidamente autorizada o justificada en otra forma?, Ejerce el interesado un control interno adecuado sobre el pago de primas?,Maneja un solo corredor todos los seguros en el programa?,Estn reflejadas de igual forma todas las plizas que cubren la misma propiedad u obligacin?,Se seala el cliente como beneficiario en todas los contratos?,Se cuentan debidamente todas los rembolsos de prima?,Estn debidamente las partidas capitalizadas?, as pues se pueden proteger todos los bienes, evidenciar la precisin y autenticidad de los datos contables, ya que a travs del mismo se consigue valorar la certeza de dicho mtodo. Para corroborar la informacin que la empresa nos proporciona, con respecto a los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que describimos a continuacin, en cuanto a los gastos pagados por anticipado; se debe identificar las deficiencias en el sistema de control interno, sobre los desembolsos de este tipo, y hacer una sugerencia para su conversin. Analizar las cuentas para determinar su contenido. Calcular los saldos por amortizar que debern mantenerse como activos y los importes que por haber expirado, debern cargarse a cuentas de gastos. Inspeccionar las plizas de seguros de vida de los empleados y asegrese que estn al da. Verificar la correccin del clculo por los

alquileres pagados por adelantado y apreciar la razonabilidad del cargo a gastos del ejercicio examinado. Comprobar la correcta contabilizacin. Demostrar la exactitud aritmtica de la porcin diferida y la afectada a gastos del ejercicio (seguros, alquileres o intereses pagados por adelantado). Por otra parte, en lo que se refiere a los cargos diferidos se debe Elaborar una cdula relativa a las plizas de seguros donde identifique o se relacionen los trminos y condiciones que establece la pliza. Comprobar si la empresa ha registrado de manera correcta los cargos diferidos en el periodo correcto y a la fecha de su realizacin, determinando si se ha incurrido en omisiones. Indagar sobre activos de esta categora no registrados. Examinar los documentos no anotados. Inspeccionar los documentos posteriores a la fecha del balance. Revisar los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre. Preparar una cdula de diferidos. Explorar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos. Analizar sobre la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo. Desarrollar un anlisis de cargos diferidos y determine las posibles correcciones. Revisar los asientos de los gastos diferidos, con la finalidad de identificar partidas inusuales o significativas. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes y Comprobar contra los soportes que respaldan los asientos que se han registrado que provengan de seguros.