MODELO DE PROJETO DE EVENTO

(Plano de Negcio)
Local e Data:

Nome do Evento
Empresa Promotora:

Sumrio

1.

Introduo .........................................................................................................................................................................................2
1.1. Esclarecimento sobre o tema............................................................................................................................................................................... 2
1.2. Finalidade ............................................................................................................................................................................................................. 2
1.3. Importncia do evento no contexto em que se insere.......................................................................................................................................... 2
1.4. Clientela-Alvo - Identificao e anlise................................................................................................................................................................. 2
1.5. Perodo ................................................................................................................................................................................................................. 2
1.6. Organizadores do evento...................................................................................................................................................................................... 2
1.7. Premiao............................................................................................................................................................................................................. 2
1.8. Local do Evento.................................................................................................................................................................................................... 2
1.9. Servios oferecidos............................................................................................................................................................................................... 2
Materiais necessrios para os inscritos.......................................................................................................................................................... 2
1.10.
Organograma da equipe organizadora........................................................................................................................................................... 2
1.11.
2. Desenvolvimento..............................................................................................................................................................................3
2.1. Objetivos............................................................................................................................................................................................................... 3
2.2. Descrio das atividades previstas ...................................................................................................................................................................... 3
2.3. Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente................................................................................................................................... 3
2.4. Programa completo do evento.............................................................................................................................................................................. 3
2.5. Inscries.............................................................................................................................................................................................................. 3
2.6. Material a ser fornecido aos participantes............................................................................................................................................................ 3
2.7. Cronograma de atividades.................................................................................................................................................................................... 3
2.8. Recursos Humanos - Necessrios e disponveis................................................................................................................................................. 4
2.9. Atividades de divulgao e marketing.................................................................................................................................................................. 5
Patrocnios, Apoios e Chancelas.................................................................................................................................................................... 5
2.10.
Lista de checagem e custos (por comisso)................................................................................................................................................... 5
2.11.
Extenso do tempo do planejamento.............................................................................................................................................................. 6
2.12.
Atividades de controle..................................................................................................................................................................................... 6
2.13.
Interesse dos participantes e assistentes....................................................................................................................................................... 6
2.14.
Regulamento Geral do Evento........................................................................................................................................................................ 6
2.15.
Atividades de limpeza, devoluo dos materiais e agradecimentos aos colaboradores - aps o evento...................................................... 6
2.16.
Data da reunio de avaliao e elaborao do relatrio final do evento........................................................................................................ 6
2.17.
Retorno esperado........................................................................................................................................................................................... 6
2.18.
3. Concluso..........................................................................................................................................................................................6

1.

I ntroduo

1.1.

Esclarecimento sobre o tema

Sinteticamente, o que ser o evento.

1.2.

Finalidade
A que se destina o projeto em longo prazo.

1.3.

Importncia do evento no contexto em que se insere

Quais os argumentos potenciais que justifiquem a convico de se realizar o evento.

1.4.

Clientela-Alvo - Identificao e anlise

A quem o evento diretamente direcionado. Relacionar as participaes ilustres.

1.5.

Perodo
Dia 08 de julho de 2005, das 16h00min s 18h00min horas.

1.6.

Organizadores do evento
Apresentao da empresa, seu endereo completo, sua experincia e atuao no
mercado, identificao minuciosa com dados completos dos participantes no planejamento
nomes, endereos, telefones de contato e endereos eletrnicos (do grupo de trabalho).
1.7.

Premiao
Qual, a quem e como ser distribuda a premiao.

1.8.

Local do Evento
? Nome do Local
? Endereo completo
? Como chegar ao local do evento, a partir de: a) terminal rodovirio; b) terminal
ferrovirio; c) aeroporto; d) alojamentos; e) outros locais.
1.9.

Servios oferecidos
a) Alojamentos; b) Hotis conveniados ou existentes prximos ao local; c) Reunio
Social; d) Reunio Profissional; e) Passeio Turstico.
Inserir dados minuciosos, com descrio do que oferecido e preos.

1.10. Materiais necessrios para os inscritos

? Uniforme; ? material para contatos profissionais; ? mquina fotogrfica.
1.11. Organograma da equipe organizadora
Ao definir o organograma, deve-se definir o chefe de cada comisso, bem como
elaborar uma relao de nomes, endereos, fax e telefone de cada integrante de comisso.
importante que os chefes de cada comisso tenham relao de nomes, endereos, fax e
telefone dos demais, permitindo um canal de comunicao desobstrudo entre os
planejadores.
Sugestes para as comisses a serem criadas:
. Transporte, alojamento e alimentao
. Servios mdicos
. Arbitragem
. Apoio
. Finanas

. Comunicao social e cerimonial

. Segurana
. Tcnica
. Infra-estrutura e equipamentos
. Secretaria e administrao

2.

D es env olv im ento

2.1.

Objetivos
Efeitos pretendidos diretamente com a execuo do atual projeto. a meta a ser
atingida (devem ser previstas estratgias para a verificao do atingimento dos objetivos, o
que deve ser apresentado no relatrio). As aes do projeto devem conduzir para a
consecuo dos objetivos e devem ser previstos instrumentos para a mensurao de
atingimento dos objetivos.
2.2.

Descrio das atividades previstas

Redigir o funcionamento do evento, tal como ele se encontra (a idia de sua
concepo, por parte de todos os envolvidos no processo de planejamento).
2.3.

Relato de eventos semelhantes realizados anteriormente

Como referncia positiva para incentivo a patrocinadores, relatar eventos afins que
tenham tido grande xito.
2.4.

Programa completo do evento

Deve constituir um anexo aps a concluso do projeto onde dever estar descrita
cada atividade a ser realizada, o horrio e os locais, alm de outras informaes
importantes.
2.5.

Inscries
Local (endereo completo); perodo; horrio; taxas; requisitos; formas de pagamento.

2.6.

Material a ser fornecido aos participantes

? Descrio de todo o material a ser fornecido;
? onde ser distribudo?
? Quando ser distribudo?
? Documentao a ser exigida do inscrito para receber o material?

2.7.

Cronograma de atividades
Deve constituir um anexo, colocado no sentido paisagem do papel, para que fique
com boa visualizao.
O cronograma geral de atividades dever conter:

Nome do item

Quando vai
fazer?

O que deve
ser feito ?

Data e hora

Exemplo
prtico ?

Dia 12 de junho,
s 14 horas.

Quem vai
fazer?
Nome da
pessoa
designada
Jos Pedro

O que fazer?

Onde vai
fazer?

Como vai fazer?

Por qu vai
fazer?

Definir tarefa

Local

Descrio dos
procedimentos

Motivo que
justifique a tarefa

Assinar contrato
de aluguel

Na
Imobiliria

Levar documentos
da empresa

Definio do local
da empresa

Para auxiliar na identifica o das tarefas que devam fazer parte do cronograma de atividades, s o
apresentadas as sugestes abaixo.

S ugesto de Tarefas para Antes do Evento

Plano de Trabalho da Equipe
Contato com os Conferencistas
Estudo sobre o Evento
Reserva do Local do Evento
Criao da Correspondncia em Geral
Impresso da Correspondncia em Geral
Distribuio da Correspondncia em Geral
Criao de Cartazes
Impresso de Cartazes
Distribuio de Cartazes
Criao de Flderes
Impresso de Flderes
Distribuio de Flderes

Elencar e Eleger Agncia de Turismo

Contato e Credenciamento de Agncia de Turismo
Elencar e Eleger Hotel
Contato e Credenciamento de Hotel
Reserva em Hotel
Elencar e Eleger Companhia Area
Contato e Credenciamento de Companhia Area
Reserva de Passagem para Conferencista
Definio do Local de Inscrio
Definio do Servio de Lanchonete e Refeio
Contratao do Servio de Lanchonete e Refeio
Definio do Pessoal de Apoio Necessrio
Seleo do Pessoal de Apoio Necessrio

Aquisio do Material a ser Distribudo

Contratao do Pessoal de Apoio Necessrio
Instalao de Servios Auxiliares
Levantamento: Equipamentos, Materiais e Servios
Providncias: Equipamentos, Materiais e Servios
Transporte de Material e Equipamento ao Local
Sinalizao e Preparo do Local
Confeco do Controle de Freqncia
Definio de outros Servios durante o evento
Contratao de outros Servios durante o evento
Montagem de balces, estandes etc e outros.
Recebimento de Inscries

 Definio do Material a ser Distribudo aos

Participantes (Pasta, caneta etc).

Montagem do Arquivo

S ugesto de Tarefas para Durante e ao Final do Evento

Recepo dos participantes

Recepo aos conferencistas
Traslado dos conferencistas
Checagem das inscries
Entrega de material aos participantes
Checagem de equipamentos e suas instalaes
Emisso de certificados
Servio de arquivo
Correspondncia em geral
Implementao do servio de informaes gerais aos participantes
Implementao do servio de duplicao e distribuio de documentos
Elaborao de relatrio dirio
Implementao de apoio logstico aos conferencistas (gua, caf, sala de estar)
Implementao do servio de lanchonete e refeio
Implementao do servio de som
Avaliao do evento junto aos participantes (questionrios, entrevistas etc)

S ugesto de lista de checagem ( por cada comisso)

- Recursos udios-visuais

Retroprojetor
Vdeo cassete
Microfone
Faixa Sinalizao

- Materiais de Consumo

Apagador
Apontador de lpis
Barbante
Borracha
Caixa de elstico
Caneta hidrocor
Canetas marca-texto
Caneta esferogrfica
Carbono
Cartes em branco
Cartolina
Clipes
Cola basto

Projetor de slides
Aparelho de TV
Tela de projeo
Faixa Propaganda

Durex transparente
Envelope
Etiquetas adesivas
Extenses
Extrator de grampos
Fita auto-adesiva
Fita crepe
Fita colorida
Flanela
Giz branco/colorido
Grampeador
Grampo
Cola lquida

- Equipamentos e Servios

Balco para secretaria

mquina datilogrfica
impressora matricial
fotocopiadora
polcia ostensiva

Projetor multimdia
Aparelho de som
Gravao em udio/vdeo

Papel para copiadora

Papel de embrulho
Pasta de 4 abas
Pasta sem elstico
Percevejos
Perfuradores
Pincel atmico
Porta clipes
Porta lpis
Rgua
Tesoura
Tinta branca/corante
Lanterna

Balco para recepo

Telefone
Impressora jato tinta
Veculo para transporte
Corpo de bombeiros

- Atividades extra-eventos (reunies sociais, turismo)

Reunio Social
Reunio Profissional

Crach identificao
Proteo para crach
Papel toalha
Sabonete
Porta clipes
gua potvel
Copo descartvel
Papel higinico
Corretivo para mquina
Lpis-borracha
Tonner
Lpis
Fita para impressora
Balco para expositor
Microcomputador
Impressora laser
Detran
Servio de txi

Passeio Turstico

2.8.

Recursos Humanos - Necessrios e disponveis

Devem ser previstos todos os recursos humanos: proprietrios, tcnicos e outros;
colocar a qualificao indispensvel; e confeccionar um quadro de controle de RH.
Descrever quais os existentes e os que so necessrios, mas que, at o presente
momento ainda no foram contratados.
Sugere-se que deva ser elaborado sob a forma de anexo, ao final do texto do projeto.
A seguir, um exemplo de controle de recursos humanos necessrios e disponveis.
Qtde
Necessria
02
01

Cargo
Auxiliar de Sv Gerais
Secretria Executiva

Requisitos
Experincia/Referncia
Formao/Exp./Referncia

Qtde
Disponvel
01
00

Saldo
-01
-01

Nome dos j
disponveis
Maria Lcia
----------

-02

Saldo Total de Recursos Humanos

S ugesto de profissionais que podem ser teis na realizao do evento

Coordenador geral
Coordenador de secretaria
Coordenador de servios gerais
Coordenador do plenrio e recepo
Coordenador de transportes
Coordenador de protocolo e mestre-de-cerimnias
Recepcionistas (secretaria, recepo, auditrio)
Datilgrafo (digitador)

Desenhista (artefinalista para cartazes, faixas, folder)

Vigia noturno
Operador de copiadora
Operador de microcomputador
Fotgrafo
Encarregado de filmagens
Motorista
Faxineiros

2.9.

Atividades de divulgao e marketing

Para a elaborao e execuo de um plano de marketing, h que se levarem em
considerao as diferentes necessidades, expectativas e desejos do(s) mercado(s) em que
se pretende atuar, alm do uso efetivo das tcnicas de estabelecimento de preo,
comunicao e distribuio, para informar, motivar e servir aos respectivos mercados. As
aes devem conter: As aes devem conter: descrio do produto/servio; esclarecimento
sobre diferencial, a vantagem competitiva; definio dos recursos humanos necessrios e
disponveis; levantamento do preo unitrio; determinar os mecanismos de divulgao;
estabelecer como o produto ser distribudo ao consumidor; escolher o ponto (se for o caso);
prever as vendas (Metas de volume de produo); definir o percentual das vendas almejado
em relao ao mercado total.
Definir quais os veculos, como sero empregados e como sero adquiridos os recursos
para estas atividades. Todos os custos dessas atividades devero estar includos no item
que trata dos investimentos iniciais e de custos variveis (se for o caso). Este um item
exige muito planejamento, criatividade e minuciosa execuo.
Destacam-se como atividades de divulgao: Cartaz; Faixas; Panfleto; Folder; Jornal;
Revista; Televiso; Rdio FM; Rdio AM; Telemarketing; Internet.
2.10. Patrocnios, Apoios e Chancelas
Descrever quem vai financiar, fornecer produtos e emprestar seu nome para a
valorizao de uma parceria forte no mercado.
Para auxiliar na identificao de patrocinadores, apoiadores e chancelas em eventos,
so apresentadas as sugestes abaixo.
S ugestes de patrocinadores, apoiadores e chancelas
Rede de TVGlobo
Hotel
Revista
Plano de Sade

Empresa Area
Papelaria
Jornal
Instituio de Fomento

Banco
Sesc/Sesi/Sest
CBCE

Governo
CREF/DF
Universidade

2.11. Lista de checagem e custos (por comisso)

uma relao de todo material necessrio implementao do evento.
Cada departamento deve elaborar sua lista que ser ou no confirmada pela direo ou
grupo especfico. Segue um exemplo sobre como elaborar.

Comisso A
Qtde
02

Aluguel de microcomputadores

Comisso B
Qtde
04
20

Descrio do item

Subtotal
Descrio do item

Aluguel de barracas
Bolas
Subtotal
Total

Preo Unitrio
100,00

Preo Total
200,00

Preo Unitrio
150,00
40,00

Preo Total
600,00
800,00
1.400,00

200,00

1.600,00

* Este apenas um pequeno exemplo de levantamento de custos.

2.12. Extenso do tempo do planejamento

Definir de quando a quando ser realizada a atividade de planejamento. Observe bem
que no a execuo, mas somente o planejamento.
2.13. Atividades de controle
So reunies e contatos pessoais e telefnicos para a checagem do cumprimento das
tarefas previstas no cronograma. Ele fundamental para a real constatao do andamento
prtico das atividades planejadas. Devem ser registrados sempre: data, horrio e local.
Nesse item deve ser definido o que ser feito para se verificar constantemente se
todos os integrantes da equipe organizadora esto cumprindo o que lhes foi atribudo no
cronograma de atividades. Para que ocorra o controle, deve ser feita uma perfeita definio
das equipes de trabalho, bem como a identificao minuciosa com endereo e telefones de
contato de todos os integrantes.
O controle tambm pode ser realizado atravs de aes previstas no cronograma de
atividades. Nesse caso pode-se suprimir o atual item.
2.14. Interesse dos participantes e assistentes
Justificativas de convico de que o consumidor necessita daquele evento.
2.15. Regulamento Geral do Evento
Colocado como um anexo, o Regulamento Geral deve tratar das normas que
possibilitem que o evento transcorra da forma planejada.
2.16. Atividades de limpeza, devoluo dos materiais e agradecimentos aos
colaboradores - aps o evento.
Se necessrias, quais as providncias que devem ser tomadas para limpar o local,
devolver materiais cedidos ou alugados e agradecer a colaboradores.
2.17. Data da reunio de avaliao e elaborao do relatrio final do evento
Data, hora e local da reunio de avaliao final do evento.
2.18. Retorno esperado
Consiste na indicao do apoio de mdia e as vantagens a serem consideradas. Deve
ser dada nfase na divulgao da marca para o pblico estimado do evento (audincia
direta) e, caso haja cobertura da mdia, a previso do nmero de leitores do jornal ou
telespectadores da TV. Deve estar direcionado consecuo dos objetivos propostos.

3.

Conclus o

Depois de bem analisados e avaliados todos os itens acima, chegado o momento

conclusivo do processo decisrio, donde se conclui pela viabilidade prtica ou no de se
seguir em frente com o trabalho at agora desenvolvido.