DIRECCIN DE PLANEACIN Y EVALUACIN Efectividad Institucional GUA PARA LA DOCUMENTACIN DE PROCESOS

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GUI-EINS-01 0 15-05-11

GUA PARA LA DOCUMENTACIN DE PROCESOS UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

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TABLA DE CONTENIDO
1 2 Introduccin ............................................................................................................................ 2 Marco Conceptual ............................................................................................................... 3 2.1 2.2 Arquitectura Institucional Enfoque Basado en Procesos ................................................. 3 Definicin de Procesos ........................................................................................................ 3 Cadena de Valor .......................................................................................................... 3 Tipos de Proceso de acuerdo con la jerarqua ............................................................ 4 Actividad ...................................................................................................................... 5 Tarea............................................................................................................................ 6

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 3 3.1 3.2

Gestin por Procesos ............................................................................................................ 7 Codificacin de Procesos..................................................................................................... 7 Documentacin de Procesos ............................................................................................... 7 Documentacin de Macroporcesos y Procesos de Primer Nivel ................................ 8 Documentacin de Procesos de Segundo Nivel .......................................................... 9 Documentacin de Procesos de Tercer Nivel ........................................................... 11

3.2.1 3.2.2 3.2.3

Anexo A .......................................................................................................................................... 15

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1 INTRODUCCIN
A partir del trabajo realizado en la formulacin del P.D.I 2011-2015 y con el propsito de cumplir estndares internacionales para el sector de la educacin, se ha evidenciado la necesidad de establecer un sistema de gestin de calidad que debe ayudar a cumplir los objetivos de cada unidad de la Universidad. El objetivo primario de sistema de gestin de calidad es establecer un esquema de mejoramiento continuo donde los procesos institucionales, que son soportados en la estructura organizacional, se definen, se ejecutan y se evalan. Por lo anterior, se hace necesario hacer que la metodologa tenga una documentacin apropiada, siendo la razn para el desarrollo este manual, ya que contiene una explicacin detallada de cmo se debe realizar la documentacin de procesos e identificando los diferentes componentes que hacen parte de ella.

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2 MARCO CONCEPTUAL
2.1 Arquitectura Institucional Enfoque Basado en Procesos
La arquitectura institucional es la articulacin entre los procesos y la organizacin, entendida como la relacin entre gente, informacin y tecnologa. En la Figura 2.1 se puede observar que los procesos son transversales a la Institucin y no son fotos cerradas de lo que hace cada rea organizacional.

PROCESO 1

PROCESO 2 AREA 1 AREA 2 AREA 3

PROCESO 3

Figura 2.1 Enfoque basado en procesos

2.2 Definicin de Procesos

2.2.1 Cadena de Valor

La cadena de valor corresponde al modelo propuesto por Michael Porter, en el cual se identifican las principales actividades que una organizacin sin nimo de lucro realiza con el fin de generar una sostenibilidad y cumplimiento de su misin. En el caso de Uniandes la Cadena de Valor es una representacin general de los procesos (misionales, estratgicos y de apoyo) que en su interaccin, maximizan la misin de la Institucin, garantizando la sostenibilidad (por ser sin nimo de lucro) y el reconocimiento de la sociedad en general. El Comit de Rectora de la Universidad aprob la Cadena de Valor Institucional en el 2007. Sin embargo, se sugiri un cambio en la definicin de los procesos de soporte que se puede ver en la Figura 2.2. En cuanto a la creacin de valor, se estableci como una combinacin entre costo (matricula, financiacin de investigacin, consultora, educacin no formal) y producto (pregrado,

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posgrado, educacin continua, investigacin y consultora), que logra el reconocimiento que la sociedad hace a los resultados de Uniandes en sus diferentes dimensiones.

Figura 2.2. Cadena de Valor Uniandes

Procesos dentro de la Cadena de Valor

Procesos Misionales: Son los procesos esenciales de una institucin de educacin superior (docencia, investigacin y relacin sector externo). Procesos Estratgicos: Son aquellos que soportan la estrategia institucional (ej., Internacionalizacin, consecucin de recursos) y que logran direccionar esfuerzos aislados. Procesos de Apoyo: Son los procesos necesarios para gestionar los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y que soportan el desarrollo de la institucin. Tipos de Proceso de acuerdo con la jerarqua

2.2.2

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Un proceso se define como un conjunto de actividades que se realizan de manera repetitiva y que estn lgicamente relacionadas para transformar unas entradas (insumos, requerimientos) en salidas con valor agregado (productos, servicios). Las actividades asociadas a procesos cumplen los siguientes requisitos: Estn lgicamente relacionadas Se ejecutan de forma repetitiva Logran un resultado especfico y es repetible Suceden de forma alternativa o simultnea

Macroprocesos: Representacin global de los procesos que la Universidad realiza y que se encuentran en la Cadena de Valor, permitiendo comprender la esencia de Uniandes desde sus procesos y sus relaciones. Procesos de Primer nivel: Etapas o fases que componen a los macroprocesos. Tienen por finalidad la consecucin de un objetivo comn. Proceso de Segundo nivel: Conjunto de subprocesos relacionados entre s que enmarcan las actividades y tareas de los equipos de trabajo en un flujo continuo, de principio a fin, enfocado en el resultado y en el cliente. Proceso de Tercer nivel: Discriminacin ordenada de actividades que representan un proceso.

Cadena de Valor-Macroprocesos

Procesos de 1er Nivel Procesos de 2do Nivel

Procesos de 3er Nivel

Etapas o fases en los que se desarrolla la Institucin

Figura 2.3. Estructura jerrquica de procesos Uniandes

2.2.3

Actividad

Conjunto de tareas afines dentro de un proceso las cuales esperan una accin y tienen una secuencia al interior de un proceso.

DIRECCIN DE PLANEACIN Y EVALUACIN Efectividad Institucional GUA PARA LA DOCUMENTACIN DE PROCESOS 2.2.4 Tarea

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Una tarea es una accin. Una tarea se utiliza cuando el trabajo en el proceso no se puede dividir a un mayor nivel de detalle.

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3 GESTIN POR PROCESOS

La gestin por procesos tiene por objeto administrar de forma integral toda la organizacin entendiendo la dinmica de manejo de los mapas de proceso y sus documentos anexos, la metodologa para su modificacin y el rol de cada uno de los participantes del sistema. De igual forma determina que procesos deben ser mejorados, establece prioridades y provee un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar los objetivos establecidos. A continuacin se describe la metodologa que la Universidad va a realizar para hacer la codificacin y documentacin de los procesos.

3.1 Codificacin de Procesos

Los procesos a documentar debern ser codificados de acuerdo a la siguiente estructura: PRO-XXX-XX-XX Iniciales del Tipo de documento Tipo de macroproceso Misional 00-19 Apoyo 20-39 Estratgico 40-60 Proceso Nivel 1 Proceso Nivel 2 00-99 En caso de variantes del proceso en este nivel incluir letra V seguida del consecutivo. Ejemplo: PRO-20-1-02V-01 Proceso Nivel 3 00-99 En caso de variantes del proceso en este nivel incluir letra V seguida del consecutivo. Ejemplo: PRO-20-1-02-01V

Proceso PRO

0-9

3.2 Documentacin de Procesos

La documentacin de procesos en Uniandes se realizar de manera estandarizada, con el fin de facilitar el control y la actualizacin de la informacin. Los Macroprocesos y procesos de primer nivel tendrn una definicin de lo que son, pero no habr una caracterizacin especfica, ya que agrupan o enmarcan los diferentes ciclos en los que se desarrolla la Institucin, siendo la razn por la cual la caracterizacin se realiza a partir de segundo nivel. Los flujogramas de los procesos de segundo y tercer nivel se realizaran en la notacin grfica Business Process Modeling Notation (BPMN), sta notacin ha sido diseada especficamente para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los diferentes participantes del proceso en un conjunto de actividades relacionadas.

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BPMN es una notacin internacional estndar que ha permitido homologar el lenguaje en la documentacin de los procesos. En el anexo A se pueden ver los smbolos que se van a utilizar en la diagramacin. 3.2.1 Documentacin de Macroporcesos y Procesos de Primer Nivel

Los Macroporcesos y Procesos de Primer Nivel establecidos en la cadena de valor se definirn documentando su objetivo, alcance y el lder responsable de su operacin. Cada uno de estos componentes establecer la finalidad, la delimitacin y el responsable de la gestin global de los procesos y su mejora continua. A continuacin en la Figura 3.1 y la Figura 3.2 se muestran los formatos a implementar en la documentacin de estos niveles de procesos.
DOCUMENTACIN MACROPROCESO
Fecha Macroproceso Objetivo Alcance Procesos Nivel 1 Lder del proceso Elaborado por Revisado por Aprobado por DD-MM-AA Versin:

DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACIN

Cdigo:

Figura 3.1. Formato Documentacin de Macroproceso DOCUMENTACIN PROCESOS NIVEL 1

Fecha Macroproceso Nombre del Proceso Objetivo Alcance Procesos Nivel 2 Lder del proceso Elaborado por Revisado por Aprobado por DD-MM-AA Versin

DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACIN

Cdigo

Figura 3.2. Formato Documentacin Proceso Nivel 1

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3.2.2

Documentacin de Procesos de Segundo Nivel

La caracterizacin es un soporte de informacin que resume las caractersticas relevantes para el control de los procesos de Nivel 2, as como para su gestin. Estos procesos se documentarn a travs de caracterizaciones que se representarn a travs de un flujo general y dnde sern claras cules son las entradas, las salidas, clientes, proveedores y responsables. A continuacin se realizar una definicin de cada uno de los componentes de la caracterizacin de los procesos y en la Figura 3.3 se muestra un ejemplo de la forma en la que se documentar: Objetivo: explica de forma breve y concisa la finalidad del proceso y, en especial, los beneficios para los clientes o grupos de inters a los que afecte el proceso. Alcance: corresponde a la delimitacin del proceso, donde comienza y termina el proceso. Lder del proceso: responsable del proceso, de su funcionamiento, resultados (en trminos de eficacia y eficiencia) y de su mejora continua. Entradas: insumos de diferente ndole como datos, productos e informacin que son fundamentales para el desarrollo del proceso. Salidas: es el resultado final que entrega el proceso para garantizar la continuidad y eficiencia del sistema. Proveedores: actores que suministran las entradas al proceso. Los proveedores pueden ser procesos, entidades externas, grupos de inters de la Universidad u otros. Clientes: actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso. Los clientes pueden ser procesos, entidades externas, grupos de inters de la Universidad u otros. Recursos: conjunto de personas, bienes materiales, financieros o tcnicos con los que se cuenta para alcanzar el objetivo del proceso. Indicadores: relacin de variables que ayudan a medir objetivamente el funcionamiento del proceso en trminos de eficacia, eficiencia y flexibilidad o capacidad para adaptarse al cambio. Factores crticos de xito del proceso: Aspectos esenciales para que el proceso pueda arrojar los resultados esperados cada vez que se realiza. Beneficios del proceso: precisar qu gana la Universidad al realizar este proceso de manera rigurosa y peridica.

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Variantes del proceso: cada uno de los diferentes casos en los que se aplica el proceso.

CARACTERIZACIN PROCESO DE NIVEL 2

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Cdigo

Fecha Macroproceso Proceso Nivel 1 Nombre del Proceso Lder del proceso Objetivo Alcance Flujograma

DD-MM-AA

Versin

Factores crticos de xito Variantes Beneficios del proceso Recursos Indicadores Elaborado por Revisado por Aprobado por

Figura 3.3 Caracterizacin de procesos nivel 2

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3.2.3

Documentacin de Procesos de Tercer Nivel

Los procesos de tercer nivel se documentaran a travs de flujogramas y de una ficha tcnica que describe en detalle las actividades que se llevan a cabo en ese nivel. La Ficha Tcnica contiene los parmetros a describir para la definicin del proceso, como complemento del flujograma y detallando cada una de las actividades que se desarrollan en el mismo. A continuacin en la Figura 3.4 se evidencian los parmetros definidos para los procesos de nivel 3. Los parmetros gestin documental y riesgos sern gestionados por las oficinas de Administracin Documental y de Auditoria respectivamente, las cuales realizarn el acompaamiento pertinente durante la documentacin de los procesos.

BPMN

Secuencia de Actividades

KPI
DEFINICIN DE INDICADORES CLAVES DE DESEMPEO (DIRPLAN)

Proceso
Nivel 3

Gestin Documental
POLTICAS INST. (OAD)

Riesgos
MODELO SAR (AUDITORA)

Figura 3.4. Parmetros de procesos nivel 3

En los procesos de tercer nivel al igual que en los de segundo, se especificar su objetivo, alcance, responsables, entradas, proveedores, salidas, clientes y las actividades que los componen. A continuacin se definen cada uno de los componentes adicionales de la ficha tcnica y en la Figura 3.5 se muestra el formato en el que se documentar: Descripcin de actividades: explicacin detallada de las acciones que se ejecutan en el proceso.

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Normatividad (interna/externa): normatividad de la Universidad o entes de control relacionados a las actividades, tales como reglamentos, estatutos, polticas, resoluciones, decretos, etc. Responsable: es el cargo encargado de la realizacin de la actividad. Rol: papel que desempea una persona o grupo en una actividad. Documentacin relacionada: documentos oficiales de la Universidad que soportan las actividades, tales como formatos, manuales, reglamentos, instructivos, etc. Riesgos: se ha definido como "la posibilidad de que ocurra algo que tiene un impacto en los objetivos. Se mide en trminos de probabilidad de ocurrencia contra el impacto de la ocurrencia. Riesgo se aplica igualmente a las oportunidades perdidas.

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Figura 3.5. Formato Ficha Tcnica de procesos nivel 3

Los flujogramas de nivel 3 se diagramarn relacionando las actividades con las fases desarrolladas en el proceso de nivel 2 (ver Figura 3.6), estableciendo de esta forma una comprensin global de los procesos, facilitando su entendimiento y anlisis.

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Figura 3.6. Diagrama de Flujo Procesos nivel 3

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ANEXO A
Los smbolos de la notacin BPMN a usar en la diagramacin de los procesos se describen a continuacin:
SMBOLO SIGNIFICADO ACTIVIDAD Conjunto de tareas afines dentro de un proceso las cuales esperan una accin y tienen una secuencia al interior de un proceso. Es la menor subdivisin del trabajo representada en un proceso. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades ordenadas, interconectadas y secuenciales, con inicio y fin definidos para obtener un resultado importante y mesurable. DOCUMENTO Un documento es un escrito que contiene informacin. Es el soporte donde se registra informacin sobre una actividad realizada. DECISIN Una decisin representa la posibilidad de elegir entre diferentes alternativas. SMBOLO ATRIBUTOS INICIO El inicio es el punto de partida de un proceso.

FIN El fin es el punto de terminacin de un ciclo. Donde la salida debe ser el producto final del proceso.

Salida

Llegada

REFERENCIA A OTRO LUGAR EN EL DOCUMENTO Este conector de proceso permite enlazar dos tareas dentro de un mismo flujograma. REFERENCIA DE/A OTRA PGINA/PROCESO Este conector de proceso permite enlazar dos tareas dentro de dos procesos diferentes. LNEA DE FLUJO Una lnea de flujo es una lnea con una flecha al final que le permite direccionar el flujo de la informacin dentro de un diagrama.

Salida

Llegada

BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso.