Business Intelligence

Medir para gestionar y aportar Conocimiento

No es posible gestionar lo que no se puede medir, deca William Hewlet. En este sentido, en los tiempos que nos ocupan, hay una necesidad an mayor de conocer el alcance de los principales indicadores del negocio. Para una correcta gestin es necesario tener la posibilidad de analizar rpidamente los puntos crticos, establecer tendencias, as como poder determinar relaciones causaefecto ante el cambio en determinados parmetros externos o internos. As, el establecimiento de los denominados sistemas de Business Intelligence (BI) y el uso del potencial actual de las herramientas TIC permiten un tratamiento cada vez ms rpido, complejo e inmediato de los datos, de la informacin y, en definitiva, del conocimiento. Los antiguos sistemas de informacin a la Direccin, que convertan datos operacionales en indicadores de gestin (la mayor parte de las veces de naturaleza econmico-financiera), se han visto absorbidos y superados por un nuevo concepto del tratamiento de la informacin para la toma decisiones: Business Intelligence.

Qu es Business Intelligence
Business Intelligence suele definirse como la transformacin de los datos de la compaa en conocimiento, para obtener una ventaja competitiva (Gartner Group). Desde un punto de vista ms pragmtico, y asocindolo directamente a las tecnologas de la informacin, podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologas, aplicaciones y tecnologas que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e informacin desestructurada (interna y externa a la compaa) en informacin estructurada, para su explotacin directa (reporting, anlisis OLAP) o para su anlisis y conversin en conocimiento que d soporte a la toma de decisiones sobre el negocio. Esta definicin pretende abarcar y describir el mbito integral del entorno BI, reflejado resumidamente en el grfico que se muestra en esta pgina. Es importante considerar cualquier proyecto BI como un modelo objetivo integral. Algunas organizaciones han desarrollado proyectos parciales BI, sin tener en cuenta esta visin global, comprometiendo la calidad y efectividad de los resultados obtenidos.

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Componentes de una solucin BI

Una solucin integral BI se compone de los siguientes elementos:

Diseo conceptual de los sistemas.

Para resolver el diseo de un modelo BI se deben contestar a tres preguntas bsicas: cul es la informacin requerida para gestionar y tomar decisiones; cul debe ser el formato y composicin de los datos a utilizar; de dnde proceden esos datos y cul es la disponibilidad y periodicidad requerida. En otras palabras, el diseo conceptual tiene diferentes momentos en el desarrollo de una plataforma BI: en la fase de construccin del Data Warehouse y los Datamarts primarn los aspectos de estructuracin de la informacin segn potenciales criterios de explotacin. En la fase de implantacin de herramientas de soporte a la alta direccin se desarrolla el anlisis de criterios directivos: misin, objetivos estratgicos, factores de seguimiento, indicadores clave de gestin o KPIs, modelos de gestin, en definitiva, informacin para el qu, cmo, cundo, dnde y para qu de sus necesidades de informacin. Estos momentos no son, necesariamente, correlativos, sino que cada una de las etapas del diseo condiciona y es condicionada por el resto.

informacin para la gestin, de forma que cambios en aqullos no afecten a stas y viceversa (nicamente cambiarn los mecanismos de alimentacin, no la estructura, contenidos, etc.). No disear y estructurar convenientemente y desde un punto de vista corporativo el Data Warehouse y los Datamarts generar problemas que pueden condenar al fracaso cualquier esfuerzo posterior: informacin para la gestin obtenida directamente a los sistemas operacionales, florecimiento de Datamarts descoordinados en diferentes departamentos, etc. En definitiva, segn la estructuracin y organizacin de cada compaa, pueden originarse situaciones no deseadas y caracterizadas generalmente por la ineficiencia y la falta de calidad en la informacin resultante.

Herramientas de explotacin de la informacin. Es el rea donde ms avances se

han producido en los ltimos aos. Sin embargo, la proliferacin de soluciones mgicas y su aplicacin coyuntural para solucionar aspectos puntuales ha llevado, en ocasiones, a una situacin de desnimo en la organizacin respecto a los beneficios de una solucin BI. Sin entrar a detallar las mltiples soluciones que ofrece el mercado, a continuacin se identifican los modelos de funcionalidad o herramientas bsicas (cada producto de mercado integra, combina, potencia, adapta y personaliza dichas funciones): Query & reporting. Herramientas para la elaboracin de informes y listados, tanto en detalle como sobre informacin agregada, a partir de la informacin de los Data Warehouses y Datamarts. Desarrollo a medida y/o herramientas para una explotacin libre. Cuadro de mando analtico (EIS tradicionales). Elaboracin, a partir de Datamarts, de informes resumen e indicadores clave para la gestin (KPI) que permitan a los gestores de la empresa analizar los resultados de la misma de forma rpida y eficaz. En la prctica es una herramienta de query orientada a la obtencin y presentacin de indicadores para la direccin (frente a la obtencin de informes y listados).

Construccin y alimentacin del Data Warehouse y/o de los Datamarts. Un Data Warehouse es una base de
datos corporativa que replica los datos transaccionales una vez seleccionados, depurados y especialmente estructurados para actividades de query y reporting. Un Datamart (o mercado de datos) es una base de datos especializada, departamental, orientada a satisfacer las necesidades especficas de un grupo particular de usuarios (en otras palabras, un Data Warehouse departamental, normalmente subconjunto del corporativo con transformaciones especficas para el rea a la que va dirigido). La vocacin del Data Warehouse es aislar los sistemas operacionales de las necesidades de

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 Cuadro de mando integral o estratgico (Balanced Scorecard). Este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestin interno. Con l, los diferentes niveles de direccin y gestin de la organizacin disponen de una visin de la estrategia de la empresa traducida en un conjunto de objetivos, iniciativas de actuacin e indicadores de evolucin. Los objetivos estratgicos se asocian mediante relaciones causa-efecto y se organizan en cuatro reas o perspectivas: financiera, cliente, procesos y formacin, y desarrollo. El cuadro de mando integral es una herramienta que permite alinear los objetivos de las diferentes reas o unidades con la estrategia de la empresa y seguir su evolucin. OLAP (on-line analytical processing). Herramientas que manejan cuestiones complejas de bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos, capacidades intensivas de clculo y tcnicas de indexacin especializadas. Permiten a los usuarios trocear sus datos, planteando queries sobre diferentes atributos o ejes. Utilizan un servidor intermedio para almacenar los datos multidimensionales precalculados, de forma que la explotacin sea rpida. Data Mining (minera de datos). Son autnticas herramientas de extraccin de conocimiento til, a partir de la informacin contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones, y presentar esta informacin de forma sencilla y accesible a los usuarios finales para solucionar, prever y simular problemas del negocio. El Data Mining incorpora la utilizacin de tecnologas basadas en redes neuronales, rboles de decisin, reglas de induccin, anlisis de series temporales y visualizacin de datos.

Seleccin de herramientas
La seleccin de una u otra herramienta estar en funcin de mltiples aspectos a considerar: Qu informacin se necesita. Es importante no complicarse, sobre todo al principio, con indicadores y modelos complejos: indicadores selectivos, sencillos, admitidos por todos los usuarios, etc. son una buena frmula en las primeras etapas del BI. Para qu se quiere la informacin. Bajo el concepto general soporte a la toma de decisiones se esconden mltiples necesidades particulares: contrastar que todo va bien, analizar diferentes aspectos de la evolucin de la empresa, presentar informacin de forma ms intuitiva, comparar informacin en diferentes periodos de tiempo, comparar resultados con previsiones, identificar comportamientos y evoluciones excepcionales, confirmar o descubrir tendencias e interrelaciones, necesidad de realizar anlisis predictivos... son todas ellas necesidades parciales dentro del concepto general. A quin va dirigida. Organizacin en general, gestin, direccin, direccin estratgica Aspectos meramente tcnicos (tiempos de respuesta, integracin, seguridad) y funcionales (navegacin, entorno grfico, etc.).

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reas funcionales y beneficios BI

Originariamente, los sistemas de informacin a la direccin aportaban bsicamente informacin econmico-financiera. Con la extensin de las herramientas de Business Intelligence, este concepto abarca ahora todas las reas funcionales de la empresa: recursos humanos, logstica, calidad, comercial, marketing, etc. En la actualidad, estas visiones funcionales han sido superadas por el concepto de CPM (Corporate Performance Management), que aporta informacin integral de la empresa en todas sus reas y a travs de todos sus ciclos de gestin: planificacin, operacin y anlisis de resultados. Entre los obstculos tradicionales a la implantacin BI se encuentra la dificultad para calcular su ROI (Return On Investment). La mayor parte de los beneficios producidos son intangibles, derivados de la mejora de la gestin de la compaa. En trminos econmicos, se evidencia una reduccin de costes por incremento de la eficiencia de la infraestructura TIC y un incremento de la productividad de los empleados, directamente derivado de la disponibilidad de informacin; estas magnitudes son difcilmente cuantificables, aunque diferentes fuentes las sitan en torno al 5% y 10-15%, respectivamente. Cualitativamente, los beneficios se derivan, obviamente, del incremento de la eficiencia en el proceso de toma de decisiones: mayor informacin, de mejor calidad, ms fiable, compartida por toda la organizacin, menores tiempos de respuesta en su obtencin, mejora de la comunicacin en la empresa y creacin de un lenguaje homogneo.

En el debe de las implantaciones BI hay que destacar la dificultad de integracin con el resto de sistemas de la compaa y, sobre todo, la dificultad para conjugar las expectativas de los usuarios con las soluciones implementadas, por lo que los aspectos de definicin conceptual y seleccin de plataforma, junto a la gestin del cambio en la implantacin de los proyectos, adquieren una importancia relevante. La experiencia dice que los factores puramente organizativos originan ms de la mitad de los fracasos de proyectos BI. Por todo ello, para el xito de una estrategia BI podemos identificar los siguientes factores crticos: Importancia del diseo. Importancia de seleccionar y disponer de una plataforma tecnolgica y de herramientas adecuadas. Alineacin de los objetivos del departamento de sistemas de informacin y los usuarios. Importancia de consensuar con los usuarios. Importancia de contar con apoyo e impulso desde la direccin general. Importancia de contar con personal cualificado, tanto en las fases de diseo como de implantacin.

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Los protagonistas BI

Ibermtica y su apuesta por el Business Intelligence

Ibermtica dispone de una Unidad especializada de Business Intelligence, en la que englobamos las siguientes tecnologas: Diseo y construccin de Data Warehouse a travs de herramientas ETL. Anlisis multidimensional Data Mining Gestin y elaboracin de informes Cuadros de mando Cuadro de mando estratgico (Balanced Scorecard) Planificacin, presupuestos y previsiones Consolidacin legal

Nuestra experiencia data de hace ms de 17 aos, siendo una de las empresas espaolas decanas en la implantacin de este tipo de soluciones. Nuestra especializacin nos permite aglutinar dentro de la unidad el conocimiento de la tecnologa, de las necesidades de los clientes y de la experiencia en el desarrollo de soluciones para empresas de los ms variados sectores. Trabajamos con los principales fabricantes del mercado, entre los que cabe destacar SAP Business Objects, IBM Cognos, Microsoft, Qlikview y Oracle.

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Algunas propuestas para el desarrollo de proyectos BI

Administracin Pblica
La gestin pblica se enfrenta a nuevas exigencias y a un cambio de entorno. Los ciudadanos tienen demandas crecientes y complejas y, por el contrario, nos encontramos con recursos decrecientes, con lo que se da una necesaria competitividad y una mayor utilizacin de herramientas de gestin como los cuadros de mando integrales, las herramientas de planificacin y consolidacin y el seguimiento global de la Administracin. Ibermtica cuenta con una amplia experiencia en los entornos de Business Intelligence en las Administraciones Pblicas y actualmente est desarrollando una importante labor de investigacin y desarrollo de nuevos componentes, entre los que destacamos los siguientes:

El cuadro de mando de la elaboracin del presupuesto permite comprobar y controlar el proceso de la elaboracin, tanto de gastos como de ingresos en sus diferentes versiones, comparando stas entre s y con la elaboracin de ejercicios anteriores, y contemplando los escenarios plurianuales. Asimismo, resulta muy interesante la posibilidad de integrar este tipo de informacin con la proporcionada por los estados de ejecucin del presupuesto, para realizar el seguimiento del grado de ejecucin del mismo, tanto en el ltimo ejercicio cerrado como en el ejercicio en curso. Esta visin integrada de la informacin permite tomar decisiones precisas a la hora de aprobar, rechazar o ajustar las propuestas de las distintas reas o departamentos. Se permite, adems, mediante cuadros de mando intuitivos, el anlisis causa-efecto de forma interactiva, como se ve en el ejemplo de equilibrio presupuestario:

Elaboracin Presupuestaria y BPC

Ibermtica, en estrecha colaboracin con SAP, ha desarrollado el primer prototipo de elaboracin presupuestaria con las nuevas herramientas SAP BPC (Business Planning and Consolidation) que posibilita la elaboracin presupuestaria por programas y objetivos, tanto en los presupuestos de gastos como de ingresos, incluyendo el presupuesto de personal. Esta herramienta en entorno BI permite a las AA.PP. disponer de una plataforma de presupuestacin flexible, sencilla (entorno Excel) y perfectamente integrada con Neatweaver y con SAP ECC 6.0. La presupuestacin con BPC facilita la elaboracin de escenarios plurianuales y anteproyectos, consolidacin y edicin del presupuesto.

Por otro lado, el anlisis estratgico por ejes, objetivos y lneas de actuacin asociado a los proyectos de gasto, permite obtener un anlisis cualitativo y cuantitativo del presupuesto.

Cuadro de Mando Poltico

El cuadro de mando poltico tiene como objetivo proporcionar a la organizacin una visin cualitativa, geogrfica y no slo econmica, centrndose en los ejes y objetivos estratgicos definidos.

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Las AA.PP. son capaces de responder a preguntas aisladas del tipo Cunto es el gasto dispuesto por una partida presupuestaria? E incluso algunas son capaces de saber el nmero de subvenciones concedidas. Pero si se quiere saber cunto es el gasto medio por habitante en una poblacin X en medio ambiente, la mayor parte de las administraciones tendrn que preguntar en diferentes departamentos. No es una informacin fcilmente accesible para un alto cargo. Esto es lo que el anlisis de indicadores combinados pretende solucionar. El cuadro de mando con informacin de carcter poltico cruza toda la informacin y datos de los que actualmente disponen las administraciones y que se encuentran dispersos en diferentes formatos. Si se incluyen indicadores demogrficos y estadsticos categorizados de forma territorial y se combinan con la informacin contable y administrativa se puede obtener una evolucin y explotacin de toda la informacin disponible con una orientacin poltica.

Gestin de Expedientes
Mediante la incorporacin de la gestin por procesos en el mbito de las AA.PP., se pone en marcha una reestructuracin de los mtodos de trabajo y una homogeneizacin de la gestin; en definitiva, un proceso de simplificacin, racionalizacin, normalizacin y mejora continua de las actuaciones administrativas. En esta lnea, Ibermtica ha desarrollado un sistema de gestin de expedientes electrnicos para la Administracin Pblica que permite una gestin ms eficiente de los recursos y una optimizacin de los servicios prestados al ciudadano. El cuadro de mando de seguimiento de la gestin de expedientes es un complemento necesario que permite tener una visin global de la eficacia de la tramitacin, con anlisis de tiempos medios, nmero de expedientes por rgano gestor, procedimiento, circuito, estado, tarea y nmero del expediente, usuario que inicia o finaliza el trmite

Gestin de Subvenciones
Ibermtica ha desarrollado un modelo de gestin de subvenciones que posibilita el seguimiento de la solicitud, concesin y pago de las subvenciones y el envo de la informacin a la IGAE. El cuadro de mando de seguimiento integral de subvenciones, desarrollado en SAP-BI, posibilita un seguimiento gil y dinmico de la informacin relativa a las subvenciones. Gracias a esta herramienta, los gestores de subvenciones y los interventores disponen de un anlisis gil y sencillo del ciclo de vida de las subvenciones en un formato grfico o numrico.

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Industria y Servicios
Las empresas que sepan reaccionar a tiempo, que tengan claro cmo se estn comportando sus indicadores estratgicos, con el plazo suficiente y analizando tendencias, son las que tendrn ms posibilidades de ser competitivas. En Industria y Servicios se plantean, adems de las tradicionales reas de control econmicofinanciero, otras reas como recursos humanos, logstica, inventarios, compras y ventas Adems de la implantacin de cuadros de mando, informes y herramientas de anlisis OLAP, existen otras opciones de gran utilidad en el mundo de la Industria como los costes ABC (que permite la asignacin de los costes a los servicios, clientes internos, proyectos y aplicaciones, facilitando la toma de decisiones basada en el reparto ms exacto de los costes), el Data Mining (herramienta eficaz para descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones y presentar esta informacin de forma sencilla y accesible a los usuarios finales para solucionar, prever y simular problemas del negocio), la elaboracin de la planificacin y consolidacin financiera, y el cuadro de mando integral o Balanced Scorecard, que mejora la gestin, definiendo objetivos estratgicos y sus interrelaciones y midiendo la consecucin de los objetivos en base a indicadores.

Algunas de las experiencias abordadas por Ibermtica en el mbito del BI

La Consejera de Economa de La Comunidad de Castilla y Len realiza su
seguimiento presupuestario mediante el cuadro de mando de ejecucin presupuestaria realizado en la plataforma SAP BI, usando la interfaz de salida web. Actualmente se est desarrollando el reporting con la plataforma Business Objects y se va a implantar la presupuestacin con SAP BPC. La consolidacin de la informacin de las empresas pblicas se va a realizar mediante tecnologa SAP BPC y Portal.

La Generalitat de Catalunya realiza con

Ibermtica su cuadro de mando y reporting analtico de recursos humanos con SAP BI. Este proyecto de larga duracin permitir el anlisis de la informacin transversal y departamental de todas las reas de recursos humanos como nminas, relacin de puestos de trabajo, administracin de personal, seleccin y contratacin.

El Servicio Murciano de Salud (SMS), ha

apostado por Ibermtica y SAP BI para dar respuesta a las necesidades de informacin analtica. Se han implantado las reas: econmicofinanciera, costes, ejecucin y seguimiento del ciclo presupuestario, control de activos, el rea logstica, aprovisionamiento, almacenaje y distribucin interna, consumos y costes derivados, mantenimientos, evaluacin de proveedores, control de almacenes, y expedientes de contratacin. Incluido en el entorno BI se ha construido una aplicacin para la elaboracin del presupuesto con Integrated Planning (IP).

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Mercedes ha confiado a Ibermtica el desarrollo

de cuadros de mando, planificacin y anlisis de costes con herramientas de Business Intelligence de la plataforma SAP. Se ha realizado la migracin funcional de BW 3.5 a BI 7, establecido el cuadro de mando en Portal y la planificacin con IP. Desarrollo e implantacin de los sistemas de informacin soporte al modelo estratgico en Eusko Trenbideak en SAP. Se realiza la definicin e implantacin del cuadro de mando con la plataforma SAP Business Objects.

El Gobierno de Cantabria ha realizado con Ibermtica la consultora de sus sistemas para la seleccin de la herramienta corporativa de BI y la definicin del alcance funcional del Data Warehouse corporativo. Se ha implantado la plataforma de Cognos. Osakidetza (Servicio Vasco de Salud) ha desarrollado un Data Warehouse, a partir del sistema corporativo existente, para los 14 hospitales, centros de salud, ambulatorios, consultorios y los servicios centrales, donde podrn analizar la informacin con la plataforma Cognos. TOUS ha implantado con Ibermtica la suite de
Cognos para implementar el panel de control geogrfico, donde ubican las ventas realizadas en sus 350 tiendas y franquicias, los cubos multidimensionales de ventas, ratios de entrega, por tipologa de productos y la presupuestacin y planificacin financiera.

La Consejera de Agricultura de la JCYL

contrat a Ibermtica la realizacin de un cuadro de mando en SAP BI que permite medir indicadores propios de su negocio, saneamiento ganadero, actuaciones veterinarias, produccin agrcola, solicitudes de ayuda por campaa, etc.

Cimubisa y el Ayuntamiento de Bilbao han realizado con Ibermtica un cuadro de mando de seguimiento de ejecucin presupuestaria, otro de elaboracin presupuestaria y un ltimo de control de la gestin de multas, todo ello en la plataforma SAP BI. Asimismo, se ha realizado el cuadro de mando de recursos humanos.
Dentro del marco de las soluciones de planificacin y presupuestacin de SAP, clientes como el

Grupo Aguas de Valencia o Bahas de Bizkaia han contratado a Ibermtica la

Matrici ha definido con la herramienta IBM Cognos el cuadro de mando que completa su plan estratgico y de gestin a 3 aos, comparativa de los indicadores de produccin de fbrica (ratios de calidad, optimizacin de materia prima, consecucin de nmero de clientes base para objetivo estratgico). El Ayuntamiento de Irn est actualmente en
fase de implantacin de un sistema integral de gestin del presupuesto municipal basado en IBM Cognos. El sistema abordar todas las fases del presupuesto del Ayuntamiento: simulacin, elaboracin y seguimiento presupuestario. Asimismo, se realizar la conexin con el resto de sistemas de gestin del Ayuntamiento.

implantacin de dicha solucin para la elaboracin de sus presupuestos.

Direccin General de la Polica y Guardia Civil. En concreto, para la Unidad Cientfica de

Investigacin Criminal (UCIC), se ha realizado con Cognos el cuadro de mando operacional por comisaras, el cuadro de mando estratgico, los cubos multidimensionales para estudiar por zonas la fluctuacin de un determinado tipo de delito, los informes para poder llegar al detalle de detenciones y la toma de decisiones inmediata, en funcin de variaciones de los indicadores.

Mondragn Corporacin Cooperativa.

Implantacin de IBM Cognos como solucin para la gestin del presupuesto y control de gestin en 30 cooperativas pequeas del Grupo Mondragn.

Fagor Industrial. Implantacin de IBM Cognos

para la gestin del presupuesto y control de gestin de las empresas fabriles del Grupo. Primer paso para la elaboracin de un presupuesto y control de gestin consolidado.

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Garanta Ibermtica
Ibermtica es una de las principales compaas de servicios en Tecnologas de la Informacin (TIC) del mercado espaol. Creada en 1973, su actividad se centra en las siguientes reas: Consultora TIC, equipamientos y servicios de infraestructuras, integracin de sistemas de informacin, outsourcing, e implantacin de soluciones integradas de gestin empresarial. Asimismo, est presente en los principales sectores de actividad: finanzas, seguros, industria, servicios, telecomunicaciones, sanidad, utilities y administracin pblica, donde ofrece soluciones sectoriales especficas. Completa su oferta con soluciones tecnolgicas como Business Intelligence, ERP y CRM, gestin de procesos (BPM), recursos humanos, movilidad, gestin de contenidos (ECM), formacin/eLearning, gestin de personas (HCM), Arquitecturas SOA, trazabilidad, accesibilidad, seguridad, inteligencia artificial y geolocalizacin/ cartografa. Tras ms de 38 aos de actividad en el sector de las TIC, Ibermtica se ha consolidado como una de las primeras empresas de servicios de TI de capital espaol. Actualmente agrupa a ms de 3.180 profesionales y representa un volumen de negocio de 239 millones de euros.

Persona de contacto:
Estibaliz Rotaeche Responsable rea Business Intelligence e.rotaeche@ibermatica.com www.ibermatica.com/e.rotaeche Tel.: 902 413 500 944 310 200 www.ibermatica.com