Manual de auditoria interna

PRESIDENTE DO FNDE Daniel Silva Balaban

AUDITOR-CHEFE Gil Pinto Loja Neto

Coordenador - COORI Jos Warren Bizinotto

Diviso de Controle Interno Cssio Maurlio Batista Souza Diviso de Auditoria de Programas Valdecy Mendes Muniz Diviso de Apoio Tcnico Administrativo Luciane Franco

Equipe Tcnica Paulo Roberto dos Santos Guimares Eliane Gonalves do Nascimento Lindalva Cunha Freitas Claudio Fidelis Ramos

Colaboradores Suzana Verissimo (Assessora de Comunicao Social) Juliana Henriques e Silva (Analista WEB da CGETI)

Agradecemos a inestimvel contribuio dos servidores, colaboradores e estagirios da Auditoria Interna do FNDE. Sem o empenho de todos, no teria sido possvel a realizao deste trabalho.

SUMRIO

I. Apresentao ___________________________________________________________ 5 II. Organograma __________________________________________________________ 6 III. Das atividades da Auditoria Interna________________________________________ 7 IV. Dos documentos utilizados pela Auditoria Interna ___________________________ 8 Captulo I: Do planejamento _______________________________________________ 10
1. Da importncia da etapa do planejamento _______________________________________ 10 2. Das rotinas do planejamento __________________________________________________ 10 2.1 Aes da Coordenao de Acompanhamento e Orientao (COORI) ________________ 11 2.2 Aes do chefe de diviso __________________________________________________ 11 2.3 Do coordenador de equipe de auditoria ________________________________________ 12 2.3.1 Aes do coordenador de equipe ________________________________________ 12 2.4 Das equipes de auditoria ___________________________________________________ 13 2.4.1 Aes dos servidores que compem a equipe de auditoria ____________________ 13 2.5 Aes da Diviso de Apoio Tcnico-Administrativo (DIATA) ________________________ 13

Captulo II: Da auditoria de programas_______________________________________ 15

1. Da execuo do trabalho em campo ____________________________________________ 15 2. Das rotinas do trabalho em campo _____________________________________________ 16 2.1 Do coordenador de auditoria em campo _______________________________________ 16 2.2 Da equipe de auditoria em campo ____________________________________________ 17 2.3 Dos procedimentos para situaes especiais em campo __________________________ 18 2.3.1 Fatos inesperados de gravidade _________________________________________ 18 2.3.2 Exposio excessiva imprensa ________________________________________ 18 2.3.3 Necessidade de alterao da amostra ____________________________________ 19

Captulo III: Do controle interno ____________________________________________ 20

1. Da finalidade do controle interno _______________________________________________ 20 2. Das rotinas do trabalho interno ________________________________________________ 20 2.1 Do coordenador de equipe interna ____________________________________________ 20 2.2 Da equipe de controle interno________________________________________________ 21 2.3 Dos procedimentos de gesto operacional _____________________________________ 22 2.3.1 Situao ideal em gesto operacional ____________________________________ 23 2.3.2 Cumprimento de metas ________________________________________________ 24

Captulo IV: Do relatrio de auditoria ________________________________________ 26

1. Da importncia de um relatrio bem elaborado ___________________________________ 26 2. Das rotinas de elaborao do relatrio __________________________________________ 26 2.1 Do prembulo ____________________________________________________________ 26 2.2 Do histrico ______________________________________________________________ 27 2.3 Do desenvolvimento _______________________________________________________ 27
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2.3.1 Da descrio ________________________________________________________ 27 2.3.2 Da informao _______________________________________________________ 27 2.3.3 Da constatao ______________________________________________________ 28 2.3.4 Do fato _____________________________________________________________ 28 2.3.5 Da evidncia ________________________________________________________ 28 2.3.6 Da manifestao do gestor _____________________________________________ 28 2.3.7 Da anlise da equipe__________________________________________________ 29 2.4 Da concluso ____________________________________________________________ 30 2.5 Da recomendao_________________________________________________________ 30 2.6 Do encaminhamento_______________________________________________________ 30 3. Cuidados na elaborao do relatrio ___________________________________________ 30 3.1 Formatao do texto _______________________________________________________ 31 3.2 Utilizao de modelo atualizado ______________________________________________ 31 3.3 Fundamentao das constataes____________________________________________ 31 3.4 Uso de linguagem clara, concisa e adequada ___________________________________ 31 3.5 Cuidado com o aproveitamento de textos de relatrios anteriores ___________________ 36 3.6 Incluso de fotografias no corpo do relatrio ____________________________________ 37 4. Dos papis de trabalho _______________________________________________________ 37

Captulo V: Dos prazos e procedimentos_____________________________________ 41

1. Base legal __________________________________________________________________ 41 2. Aes da auditoria interna ____________________________________________________ 42 3. Abrangncia e extenso dos exames na OS______________________________________ 42 4. Atendimento de NA, SA e diligncias ___________________________________________ 42 4.1 Da manifestao intempestiva _______________________________________________ 43 5. Planejamento e execuo dos trabalhos de auditoria ______________________________ 44 6. Relatrio de auditoria ________________________________________________________ 44

Captulo VI: Das disposies gerais _________________________________________ 47

1. Das tcnicas de auditoria _____________________________________________________ 47 2. Dos tipos de entrevistas ______________________________________________________ 48 2.1 Dicas para uma boa e eficiente entrevista ______________________________________ 49 3. Obteno de evidncias ______________________________________________________ 50 3.1 Critrios para obteno de evidncias _________________________________________ 50 3.1.1 Natureza da evidncia. Fsicas ou materiais _______________________________ 51 3.1.2 Natureza da evidncia. Testemunhais ____________________________________ 51 4. Impropriedades e irregularidades ______________________________________________ 51 4.1 Impropriedades ___________________________________________________________ 52 4.2 Irregularidades ___________________________________________________________ 52 4.3 Deteco ________________________________________________________________ 52 4.4 Apurao________________________________________________________________ 52 5. Recomendao. Regras bsicas/regra de ouro ___________________________________ 53
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5.1 O que recomendar quando da evidncia de fatos tipificados como prejuzo?___________ 53 5.1.1 Situao 1 __________________________________________________________ 53 5.1.2 Situao 2 __________________________________________________________ 54 5.1.3 Situao 3 __________________________________________________________ 54 5.1.4 Situao 4 __________________________________________________________ 54 5.1.5 Situao 5 __________________________________________________________ 54 5.2 Recomendaes que no devem constar do relatrio (definies gerenciais internas) ___ 55 5.3 Recomendaes que no devem constar do relatrio (incuas) _____________________ 55

V. Atualizao do Manual de Auditoria_______________________________________ 57

1. Da obrigatoriedade de cumprimento ____________________________________________ 57

VI. Referncias bibliogrficas ______________________________________________ 58

I APRESENTAO
O Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao (FNDE) vem, no decorrer do ltimo quadrinio, atuando como instrumento de execuo da nova poltica educacional brasileira, assegurando o atendimento aos diversos nveis que compem a educao bsica, nos termos da Lei de Diretrizes e Bases da Educao Nacional. Nesse contexto, medidas foram adotadas com o intuito de promover o fortalecimento institucional e a modernizao gerencial da autarquia, com redesenho de processos e efetivao do planejamento estratgico, bem como para dar maior agilidade aos procedimentos, melhorando desempenhos e ampliando os recursos das aes de governo na educao. O trabalho da unidade de Auditoria Interna consiste nas atividades de controle interno, exercidas por meio de avaliao independente da conformidade de gesto e do assessoramento alta administrao, alm da qualidade de desempenho das reas em relao s atribuies e aos planos, s metas, aos objetivos e s polticas definidas pela entidade. A uniformizao dos procedimentos e dos trabalhos utilizados nas atividades de controle vai alm do aspecto meramente operacional, envolvendo a prpria imagem da instituio junto ao pblico; visando a busca dessa padronizao, iniciou-se a realizao deste trabalho. Assim, este manual tem por finalidade normatizar a sistematizao estrutural e operacional dos trabalhos de auditoria, a definio de conceitos e de diretrizes gerais, bem como o estabelecimento dos procedimentos aplicveis a cada situao. , pois, dinmico e sujeito a atualizaes, razo pela qual no tem a pretenso de esgotar o assunto, muito menos tolher a criatividade dos servidores na elaborao de novas rotinas de trabalho. Visa, sobretudo, contribuir para um melhor desempenho e uniformidade nas aes de controle da autarquia.

II ORGANOGRAMA

AUDIT = Unidade de Auditoria Interna vinculada administrativamente ao Conselho Deliberativo do FNDE. No exerccio de suas atribuies, compete-lhe examinar a conformidade dos atos de gesto oramentriofinanceira, patrimonial, de pessoal e, especificamente, sobre a regularidade dos controles internos e externos, alm de orientar quanto observncia da legislao, realizar inspees regulares dos programas e projetos da autarquia, promover o atendimento s solicitaes dos rgos de controle interno e externo, e demais atividades previstas no atual Regimento Interno do FNDE. COORI = Coordenao de Orientao e Acompanhamento. Unidade da AUDIT responsvel pela orientao, coordenao e superviso das atividades desempenhadas pela Auditoria Interna, competindolhe, dentre outras atribuies, estabelecer critrios visando elaborao do Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT), definir procedimentos com vistas a aprimorar procedimentos e fluxos operacionais internos, e elaborar o Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT). DIATA = Diviso de Apoio Tcnico-Administrativo. Unidade da AUDIT responsvel por receber, registrar e controlar toda a documentao no mbito da Auditoria Interna, competindo-lhe, dentre outras atividades, a organizao do arquivo dos documentos recebidos e expedidos pela Auditoria Interna, bem como a instruo, a distribuio e o encaminhamento de todas as solicitaes e justificativas decorrentes de diligncias/fiscalizaes feitas s reas e/ou entidades beneficiadas com recursos do FNDE. DICIN = Diviso de Controle Interno. Unidade da AUDIT responsvel, dentre outras atribuies, pelo controle dos atos e fatos administrativos praticados no mbito da autarquia; pelo registro e acompanhamento das solicitaes de fiscalizao/auditorias dos rgos de controle interno e externo; pela manifestao a respeito do relatrio de gesto e prestao de contas anual do FNDE e a respeito dos processos de tomada de conta especial; pelo acompanhamento e controle do cumprimento das recomendaes decorrentes de auditorias. DIVAP = Diviso de Auditoria de Programas. Unidade da AUDIT responsvel, dentre outras atribuies, por fiscalizar e auditar os atos e fatos decorrentes da execuo das aes, programas e projetos afetos ao FNDE, praticados pelas entidades beneficirias dos recursos transferidos pela autarquia; propor procedimentos de auditorias a serem includos no PAINT; apurar as denncias recebidas no mbito da AUDIT e formular respostas aos interessados; manifestar sobre as defesas e justificativas apresentadas em face de procedimentos de auditorias.

III - DAS ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA

Utilizando um conjunto de tcnicas previstas pelo Sistema de Controle Interno do Poder Executivo 1 Federal, institudo pela Lei n 10.180/2001, a Auditoria Interna do FNDE avalia, de forma amostral , a gesto do controle interno administrativo aqui entendido como o fluxo claro de informaes, obedecendo a regras, rotinas e comandos por meio de anlise dos processos e resultados gerenciais, de confrontao de situaes encontradas e de critrios tcnicos e jurisprudenciais do Tribunal de Contas da Unio (TCU), ressalvadas as particularidades inerentes a cada caso concreto. Ao analisar a execuo dos programas/aes sob a responsabilidade da autarquia, objetiva, por meio de uma auditoria programtica, identificar a sua real situao, fornecendo informaes valiosas aos gestores e administradores, agregando valores, a fim de que as devidas correes de ritos e atos sejam adotadas, bem como avaliar se os objetivos primrios atingidos esto contribuindo para a consecuo da poltica educacional proposta no Plano Plurianual (PPA) e no Plano de Desenvolvimento de Educao (PDE). Esse conjunto de tcnicas visa, sobretudo, avaliar a gesto pblica e a aplicao dos recursos pblicos por entidades de direito pblico e privado, mediante a confrontao entre uma situao encontrada com um determinado critrio tcnico, operacional ou legal, com vistas a auferir a conformidade legal, a economicidade, a eficcia (atingimento da meta fsica), a eficincia (obedincia a padres definidos com rapidez, qualidade e recursos otimizados) e a efetividade (resultado necessrio e com retorno para a sociedade) dos programas e aes sob a responsabilidade do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao.

A Controladoria-Geral da Unio/Secretaria Federal de Controle Interno utiliza com frequncia a Tabela Philips para selecionar amostras. 7

IV - DOS DOCUMENTOS UTILIZADOS PELA AUDITORIA INTERNA

Dentre os documentos oficiais constantes do Manual de Redao da Presidncia da Repblica, a Auditoria Interna do FNDE tambm faz uso de outros, especficos. Destacam-se: ORDEM DE SERVIO (OS) o documento por meio do qual so expedidas as determinaes de auditoria a serem executadas pelas unidades da AUDIT. A ordem de servio conter, entre outros itens, a identificao da entidade/rea a ser auditada, o assunto e a origem da demanda, os prazos, objetivos e os procedimentos da ao de controle. SOLICITAO DE AUDITORIA (SA) o documento utilizado para formalizar, ao gestor dos recursos ou ao responsvel pela rea, a solicitao de documentos, de recolhimento de valores, de justificativas, informaes e de esclarecimentos sobre os assuntos relevantes e pertinentes ao longo dos trabalhos de auditoria. Ser prvia a SA que solicitar a disponibilizao de processos e documentao relativos aos programas/convnios gerenciados pelo FNDE. NOTA DE AUDITORIA (NA) a solicitao de ao corretiva aplicada durante as atividades presenciais no campo. Podem servir para a proposio de ao corretiva sobre questes pontuais (falhas formais), de carter no postergvel, e recomendao de soluo para eliminao de situaes potencialmente danosas ao errio, passveis de serem evitadas pela assuno de procedimentos corretivos. NOTA TCNICA (NT) o documento que visa demonstrar o entendimento da AUDIT ou de suas unidades a respeito de determinado assunto, legislao ou deciso com vistas ao assessoramento quanto s boas prticas administrativas e eventual atualizao de normativos, bem como recomendao de medidas saneadoras e corretivas de fluxos internos. RELATRIO DE AUDITORIA o instrumento formal e tcnico por meio do qual a AUDIT materializa a execuo do seu trabalho, o resultado obtido, as constataes e as recomendaes. INFORMAO o documento por meio do qual se d cincia chefia superior sobre a situao exata em que se encontra determinada demanda de auditoria ou processo objeto de futura ao de controle, devendo conter sugestes sobre os encaminhamentos e as providncias prementes a serem adotadas. PARECER pea textual prpria que visa anlise e opinio fundamentada do servidor responsvel sobre determinado relatrio de auditoria, ratificando ou retificando o seu teor, tendo por base a defesa, a resposta, a justificativa apresentada pelo gestor dos recursos ou pelo responsvel pela rea ou por qualquer outro fato superveniente de que tenha conhecimento.

CAPTULO I
DO PLANEJAMENTO 1. Da importncia da etapa do planejamento O planejamento etapa essencial do processo de auditoria e, quando bem realizado, gera economia de recursos e de tempo, minimizando falhas e permitindo a realizao do trabalho em pontos relevantes, com vistas a antever e evitar possveis entraves ao desenvolvimento do mesmo. No que se refere auditoria de programas, com etapas em campo, a importncia do planejamento ainda maior em razo das eventuais limitaes de tempo e amplitude das aes de fiscalizao, uma vez que envolvem os mais diversos programas gerenciados pelo FNDE. No controle interno, a etapa do planejamento visa aperfeioar esforos e evitar a disperso do objeto proposto, de modo a afetar minimamente a rotina da autarquia. Por planejamento entende-se, ento, o conjunto de aes que antecedem a execuo do trabalho de auditoria propriamente dito. 2. Das rotinas do planejamento A Auditoria Interna do FNDE desenvolve suas atividades em conformidade com a Instruo Normativa da Controladoria-Geral da Unio (CGU) n 07/06, de 29/12/06 (alterada pela IN n 09, de 14/11/07), que estabelece contedo e normas de elaborao e acompanhamento da execuo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT). Para tanto, as aes de auditoria so planejadas segundo critrios de hierarquizao que contemplam fatores como rgo demandante, materialidade, prejuzo potencial, risco iminente, complexidade e disponibilidade operacional. Em geral, essas demandas so provenientes dos Ministrios Pblicos, Tribunal de Contas da Unio, Controladoria-Geral da Unio, Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica e diretorias do FNDE, sendo acrescidas verificaes da aplicao de recursos inerentes a outros convnios/repasses existentes. 2.1 Aes da Coordenao de Acompanhamento e Orientao (COORI) O coordenador da COORI o substituto natural do auditor-chefe. Na ausncia deste ou na sua impossibilidade, mesmo que momentnea, o coordenador dever ser consultado sobre quaisquer das situaes sujeitas a sua avaliao/anlise. Como coordenador, assume papel de suma importncia atuando como elo entre todos os setores e o auditor-chefe. A COORI dever ser consultada pelos chefes de diviso ou, com sua cincia, excepcionalmente, pelos demais servidores, sempre que houver dvidas sobre a aplicao de qualquer procedimento. Compete COORI: a) assessorar o auditor-chefe em todos os assuntos inerentes ao setor de auditoria interna, inclusive na fase de planejamento; b) orientar, coordenar e supervisionar as atividades de preparao das auditorias; c) programar as auditorias, juntamente com as divises, submetendo-as aprovao do auditorchefe;

d) elaborar ordem de servio com as determinaes de auditoria a serem executadas pelas unidades da AUDIT, delimitando, quando necessrio, a extenso dos trabalhos, recorrendo ao 2 mtodo da amostragem sempre que o objeto da demanda se apresentar em grandes quantidades ou de maneira bastante pulverizada, sem comprometer, contudo, o nvel de confiabilidade do resultado e a qualidade tcnica do trabalho. 2.2 Aes do chefe de diviso a) confirmar com a rea de apoio tcnico-administrativo a necessidade da remessa dos processos administrativos vinculados aos respectivos programas e projetos a serem fiscalizados (concesso, prestaes de contas, tomada de contas especiais e afins), bem como os relatrios das aes de monitoramento e acompanhamento realizadas pelos gestores dos programas/aes no FNDE, a fim de subsidiar o planejamento da equipe de auditoria; b) indicar, entre o seu quadro de pessoal, aquele servidor que ser o coordenador de equipe, cientificando-o do contedo da demanda imposta e orientando-o na formao da referida equipe de auditoria; c) disponibilizar ao coordenador de equipe todos os meios necessrios realizao do planejamento. 2.3 Do coordenador de equipe de auditoria O coordenador de equipe servidor indicado pela chefia da rea de auditoria de programas ou da rea de controle interno responsvel por conduzir e orientar os trabalhos de auditoria. 2.3.1 Aes do coordenador de equipe De posse de toda a documentao e legislao pertinentes, cabe ao coordenador de equipe: a) definir, em reunio de planejamento com os demais integrantes, o escopo de atuao de cada membro da equipe, destacando os pontos relevantes da demanda e discutindo a estratgia adequada, com vistas a racionalizar os processos e mtodos, a fim de equilibrar a demanda existente e o tempo de execuo disponvel; b) contatar o Ministrio Pblico local, quando couber, a fim de obter informaes atualizadas sobre eventuais processos; c) na reunio de planejamento, alertar os integrantes sobre a exigncia de manter reserva sobre os assuntos de auditoria na presena de pessoas estranhas equipe, de postura de discrio e sigilo durante a execuo dos trabalhos e de no dar referncias pessoais dos servidores em campo; d) planejar com a equipe a estadia e os meios de locomoo durante o perodo de execuo do trabalho em campo. 2.4 Das equipes de auditoria A definio das equipes, feita em conjunto com a Coordenao da AUDIT, deve basear-se na amplitude e complexidade das demandas a serem auditadas e no perfil dos servidores envolvidos no trabalho. Excepcionalmente, a equipe de auditoria pode ser composta por servidores pertencentes a outras reas do FNDE, preferencialmente quelas cujas demandas se vinculam diretamente.
Utilizao de um processo para obteno de dados aplicveis a um conjunto, denominado universo ou populao, por meio do exame de uma parte deste conjunto denominada amostra. 10
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Uma vez integrado equipe de auditoria em campo, o servidor de outra rea da autarquia se compromete s regras estabelecidas neste manual, bem como aos ritos e prazos estipulados pela AUDIT. 2.4.1 Aes dos servidores que compem a equipe de auditoria Aos servidores que compem a equipe de auditoria compete: a) providenciar a impresso de todos os questionrios e/ou formulrios referentes s aes de controle sob sua responsabilidade; b) extrair do Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (SIAFI), dos sistemas informatizados do FNDE e do MEC informaes atualizadas acerca da situao das entidades, programas, projetos e dos convnios a serem auditados; c) informar e programar o seu horrio de trabalho com a chefia imediata, quando for o caso, a fim de participar de todas as reunies de planejamento convocadas pela AUDIT; d) consultar todos os meios disponveis, a fim de se obter o mximo de informaes sobre o assunto a ser auditado, tais como: consultas a sites de busca de informaes, sites da CGU, TCU etc.; e) providenciar, tempestivamente, a solicitao de concesso de suprimento de fundos, a fim de prov-los com recursos suficientes para os trabalhos em campo. 2.5 Aes da Diviso de Apoio Tcnico-Administrativo (DIATA) a) emisso das propostas de concesso de dirias e passagens; b) formalizao do processo de concesso de suprimentos de fundos, por meio do Carto de Pagamento do Governo Federal; c) disponibilizao dos equipamentos e materiais necessrios (notebooks, minimodens, telefones celulares, GPS, trenas, cmeras fotogrficas etc.); d) emisso de ofcio de apresentao da equipe de auditoria ao gestor local.

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CAPTULO II
DA AUDITORIA DOS PROGRAMAS
1. Da execuo do trabalho em campo O trabalho em campo entendido como o perodo em que os servidores se deslocam at o municpio ou entidade e ali permanecem colhendo dados e fazendo inspees a etapa mais importante do processo de fiscalizao, j que nela so obtidas as confirmaes dos indcios ou das denncias existentes quanto regular execuo dos recursos repassados pelo FNDE, vinculados a programas, projetos e convnios da rea educacional. Uma ao deficiente em campo por certo originar um relatrio incorreto ou, no mnimo, incompleto, prejudicando todo o trabalho desenvolvido pela equipe de auditoria. Governo e sociedade esperam que os servidores da Auditoria Interna do FNDE sejam capazes de detectar os desvios e as impropriedades que eventualmente estejam ocorrendo em determinado municpio ou entidade. Redobra-se tal expectativa na medida em que o cidado apresenta denncia fundamentada a respeito de determinada irregularidade na execuo dos recursos pblicos. Neste caso, cabe aos servidores da AUDIT o dever de agir com mais ateno e acuidade, com o objetivo de preservar a imagem da instituio e dos seus prprios servidores. Em razo da magnitude da execuo oramentria do rgo e ao risco inerente a qualquer trabalho de auditoria, haver sempre a probabilidade de eventuais falhas passarem despercebidas. Contudo, o foco da Auditoria Interna do FNDE evitar, ao mximo, ocorrncias dessa natureza. A execuo dos trabalhos em campo uma das etapas mais sujeitas a variaes em funo das pessoas que os executam e das diversas situaes que naturalmente o servidor se depara, sendo tambm a de mais difcil uniformizao. O objetivo deste trabalho estabelecer regras gerais de atuao, deixando que situaes especficas sejam objetos de anlise e definio em momento oportuno. 2. Das rotinas do trabalho em campo Durante a auditoria em campo, o coordenador de equipe manter informado o respectivo chefe de diviso sobre o andamento do trabalho e o cumprimento das ordens de servio, mantendo contato pelo menos uma vez por semana. Excepcionalmente, por ocasio do surgimento de fato inesperado, detectado no decorrer da execuo dos trabalhos de auditoria, e cuja gravidade cause impacto ou expressivos prejuzos sociedade, a equipe de auditoria dever, imediatamente, entrar em contato com a sua chefia imediata, que por sua vez acionar a coordenao e o auditor-chefe, a fim de tomar as medidas cabveis. 2.1 Do coordenador de auditoria em campo O coordenador de equipe o responsvel por orientar e supervisionar os trabalhos de auditoria, devendo os demais membros reportar a ele eventuais esclarecimentos ou dvidas. Em campo, compete ao coordenador de equipe: a) conduzir a reunio de abertura dos trabalhos de auditoria, a ser realizada com o gestor responsvel, juntamente com os demais integrantes da equipe, onde discorrer sinteticamente sobre os programas; b) colher a assinatura do gestor local na SA prvia encaminhada anteriormente via fax; c) reunir-se com os conselhos sociais;

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d) manter contato, sempre que necessrio, com o promotor de Justia da Comarca, com o presidente da Cmara Municipal e com o delegado de Polcia Civil para breve apresentao e exposio dos trabalhos, para intercmbio de informaes ou para requerer acesso aos documentos relativos auditoria, nos termos do art. 26, da Lei n 10.180/2001; e) receber e reduzir a termo eventuais denncias feitas por cidados; f) representar a equipe em eventuais atendimentos imprensa local; g) verificar o atendimento das Solicitaes de Auditoria (SA) expedidas em campo, durante a realizao dos trabalhos, e, se for o caso, consolidar os pontos pendentes em uma nova e ltima SA, com vistas ao atendimento integral dos questionamentos; h) orientar os componentes da equipe a extrair cpias dos documentos que julgarem indispensveis como papis de trabalho, evitando desperdcios, bem como quanto insero de documentos no analisados; i) certificar-se de que todos os questionamentos, denncias e aes de controle contidos na OS foram atendidos por todos os membros da equipe; j) conduzir, sempre que possvel e conveniente, a reunio de encerramento dos trabalhos de auditoria, informando ao gestor as principais constataes e os procedimentos que sero tomados a partir delas; k) solicitar o preenchimento, atravs de formulrio especfico, dos nomes e endereos dos ex e atuais gestores municipais e secretrios de educao, a fim de facilitar futuras diligncias. 2.2 Da equipe de auditoria em campo No trabalho em campo, as equipes de auditorias devem, necessariamente, apresentar-se trajadas de forma condizente com a funo que ocupam, na condio de representantes do FNDE, mantendo discrio a respeito das informaes obtidas, observando total sigilo quanto ao contedo das constataes, evitando conversas informais entre os membros de cada equipe na presena de terceiros, inclusive motoristas, a fim de evitar vazamento de informaes. Devem, tambm, recusar cortesias e convites para hospedagem, almoo, festas ou eventos congneres. Alm dessa postura, as equipes de auditoria em campo devem: a) atender integralmente o contido na OS, sendo possvel, porm, o desenvolvimento de outras aes que julgar pertinentes ou de alteraes nos procedimentos propostos, desde que tenham por objetivo a representao mais fiel possvel da situao auditada e que sejam previamente autorizados pela chefia imediata; b) reunir-se e certificar o funcionamento efetivo dos conselhos sociais, incentivando e fortalecendo sempre o controle social. c) elaborar Solicitaes de Auditoria (SA) sempre que julgar necessrias; d) no repassar informaes e documentos colhidos acerca dos trabalhos de auditoria; e) zelar pela integridade dos equipamentos e materiais de apoio do FNDE (notebooks, modens, telefones celulares, mquinas fotogrficas etc.), devendo o servidor responsvel pelo bem, em caso de dano, promover o ressarcimento ao errio; f) tirar cpias dos documentos que julgar indispensveis como papis de trabalho, evitando a extrao de cpias desnecessrias. Lembre-se que o servidor o responsvel pela organizao dos papis de trabalho, quando do seu retorno ao FNDE, deixando-os catalogados, carimbados, rubricados e numerados.

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2.3 Procedimentos para situaes especiais em campo Objetivando melhorias nos procedimentos utilizados nos trabalhos de auditorias em campo, as orientaes a seguir devem ser observadas nas execues dos trabalhos: 2.3.1 Fatos inesperados de gravidade Ser dado tratamento diferenciado a situaes que, do ponto de vista de impacto sobre a sociedade, forem detectadas no decorrer dos trabalhos nos municpios. Nessa categoria, incluem-se as situaes em que a equipe de campo percebe que encontrou um fato novo, de natureza grave, na execuo das ordens de servios, que trouxe ou poder trazer prejuzos expressivos ou implique risco grave para a segurana dos cidados. Os auditores devem entrar, imediatamente, em contato com a chefia imediata, que por sua vez acionar a COORI e o auditor-chefe, que mobilizaro as instncias decisrias superiores visando definir o que e como fazer, orientando os procedimentos a serem adotados. Qualquer negligncia nesses casos pode colocar em risco a efetividade de todo o trabalho, alm de arranhar a reputao da instituio. 2.3.2 Exposio excessiva imprensa Devido natureza dos trabalhos de auditoria, aliado ao eventual momento poltico que esteja passando o local visitado, os servidores podem se deparar com situaes constrangedoras. Para tanto, todas as informaes devero ser concentradas no coordenador da equipe, a fim de se ter apenas uma interpretao, o que preserva a credibilidade e a idoneidade do trabalho. O coordenador dever limitar as suas informaes na atuao do FNDE como autarquia vinculada ao MEC, repassador e fiscalizador dos seus recursos, sendo que outras informaes devero ser obtidas no portal do FNDE ou por meio da sua Assessoria de Comunicao Social. 2.3.3 Necessidade de alterao da amostra
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A finalidade da amostra reduzir o trabalho ao mnimo possvel, sem, no entanto, perder o foco de se obter um nvel satisfatrio de confiabilidade e representatividade. Ao final dos trabalhos, as equipes e a instituio precisam emitir uma opinio slida e confivel sobre o que foi constatado, capaz de sustentar-se frente a quaisquer questionamentos. Com o objetivo de resguardar a qualidade tcnica indispensvel aos trabalhos, situaes excepcionais, cuja realizao impactar de forma grave a execuo dos demais trabalhos, devero ser imediatamente apresentadas chefia imediata, que a discutir com a COORI para redefinir a extenso dos trabalhos e as medidas a serem tomadas.

As informaes obtidas da amostra somente podero ser utilizadas de forma a concluir algo a respeito do grupo como um todo caso ela seja representativa. Os mtodos de amostragem so: a) Amostragem Aleatria Simples (casual ou randmica); b) Amostragem Aleatria Estratificada; c) Amostragem Sistemtica e; d) Amostragem por Conglomerado ou por Grupos. 14

CAPTULO III
DO CONTROLE INTERNO
1. Da finalidade do controle interno A finalidade da atividade de controle interno comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar, por amostragem, os resultados alcanados, quanto aos aspectos de economicidade, eficincia, eficcia e efetividade da gesto oramentria, financeira, patrimonial, operacional, contbil e finalstica do FNDE. Por controle interno administrativo entende-se qualquer ao, mtodo ou procedimento adotado pelo FNDE, que vise comprovar a boa e regular aplicao dos recursos pblicos na gesto da autarquia. 2. Das rotinas do trabalho interno Os trabalhos da rea de controle interno tero foco administrativo, como recursos humanos, materiais, servios, oramentrio e financeiro, objetivando, em ltima anlise, a verificao, por amostragem, da conformidade da gesto e o atingimento das finalidades regimentais do FNDE. Assim, todos os sistemas, processos, operaes, funes e atividades da autarquia esto sujeitos s avaliaes amostrais, de acordo com o estabelecido no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT). 2.1 Do coordenador de equipe interna o responsvel por orientar e supervisionar os trabalhos de auditoria, devendo os demais membros reportar a ele eventuais questionamentos ou sugestes. Em conjunto com a equipe, deve o coordenador examinar as ordens de servio, a rea e o assunto a ser auditado, verificando, inclusive, se houve alterao na legislao pertinente. Compete ainda ao coordenador de equipe de auditoria interna: a) conduzir a reunio de abertura dos trabalhos de auditoria com os responsveis pelas reas-fins, juntamente com os demais integrantes da equipe, onde discorrer sinteticamente sobre as aes de controle a serem executadas; b) ser o principal interlocutor entre as reas-fins do FNDE e a AUDIT relativamente ao contedo e ao escopo dos respectivos trabalhos de auditoria, seja prestando esclarecimentos adicionais, seja dirimindo eventuais dvidas da equipe e do gestor; c) verificar o atendimento s Solicitaes de Auditoria (SA) expedidas durante a realizao dos trabalhos internos e, se for o caso, consolidar os pontos pendentes numa nova e ltima SA, com vistas ao atendimento integral dos questionamentos; d) receber e reduzir a termo eventuais denncias feitas por servidores da autarquia; e) conduzir, sempre que possvel, a reunio de encerramento dos trabalhos, informando ao responsvel pela rea-fim, se for o caso, as principais constataes e procedimentos que sero tomados a partir delas.

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2.2 Da equipe de controle interno Nas aes internas de controle, as equipes de auditorias devem, necessariamente, manter discrio a respeito das informaes e denncias recebidas, observando total sigilo quanto aos seus contedos, inclusive sobre as constataes, evitando conversas informais entre os membros de cada equipe na presena de terceiros, a fim de evitar vazamento de informaes. Alm dessa postura, as equipes de auditoria de controle interno devem: a) atender integralmente o contido na OS, sendo possvel, porm, o desenvolvimento de outras aes que julgar pertinentes ou de alteraes nos procedimentos propostos, desde que tenham por objetivo a representao mais fiel possvel da situao auditada e que sejam previamente autorizadas pela chefia imediata; b) elaborar Solicitaes de Auditoria (SA) sempre que julgar necessrias; c) no repassar informaes e documentos colhidos acerca dos trabalhos de auditoria; d) realizar as aes internas de controle causando o mnimo de impacto possvel nos fluxos e procedimentos das reas-fins auditadas, evitando, sempre que possvel, embaraos desnecessrios. 2.3 Procedimentos de gesto operacional A gesto operacional refere-se ao segmento comprometido com a programao e a execuo das atividades-fim de uma unidade. Trata-se do desempenho operacional da gesto nos seus aspectos de legalidade, eficcia, eficincia, economicidade, qualidade e efetividade. Para avaliar a gesto operacional, faz-se necessrio entender as definies de Programa, Indicador, ndice, Produto e Meta. a) Programa: conjunto de aes objetivando solucionar problemas precisamente identificados. a unidade bsica de organizao do Plano Plurianual e o mdulo de integrao do planejamento com o oramento. b) Indicador: conjunto de mtodos associados ao objetivo do programa que deve permitir a mensurao dos resultados alcanados com sua execuo (efetividade). geralmente apresentado como uma relao ou taxa entre variveis associadas ao fenmeno sobre o qual se pretende atuar. c) ndice: aferio do indicador. Trata-se de nmeros, fraes, percentuais, que quantificam o indicador pela sua aferio em um dado momento. d) Produto: o bem ou servio, destinado ao pblico alvo, que resulta da ao. Cada ao deve ter um s produto. e) Meta: a quantidade de produto que se deseja em um determinado tempo. 2.3.1 Situao ideal em gesto operacional O ato de auditar consiste em confrontar a situao real que se apresenta com uma situao ideal baseada em bom desempenho operacional e cumprimento de dispositivos normativos. A gesto operacional ideal baseia-se em princpios de administrao pblica (economicidade, eficincia, eficcia e efetividade), que devem ser seguidos pela unidade. Nesse sentido, os indicadores de desempenho so medidas qualitativas e quantitativas que fornecem aos gestores indcios do grau de eficcia, eficincia, economicidade e efetividade com que esto sendo conduzidas as operaes da unidade.

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Os indicadores de desempenho ou medidas de desempenho podem ser expressos em termos monetrios ou estatsticos e classificam-se nas seguintes categorias: a) Economicidade: relacionado minimizao de custos dos insumos, fixado o padro de qualidade dos produtos; b) Eficincia: utilizao dos insumos sem desperdcios, com nfase no processo de produo (relao entre o produto e o seu custo); c) Eficcia: realizar plenamente os produtos definidos (alcanar as metas); d) Efetividade: impactos positivos decorrentes dos produtos. A situao ideal deve decorrer de metas e resultados negociados com o elo superior da administrao. Metas dos produtos e ndices dos indicadores (programas de governo) das unidades de melhor desempenho tambm podem ser teis, como referncia. Algumas situaes desejveis para se empreender uma boa gesto operacional: a) Indicadores com capacidade de medir o nvel de alcance dos objetivos propostos. O enfoque deve ser no produto: medir aquilo que produzido, alm dos impactos desses produtos; b) Indicadores independentes, ou seja, indicadores influenciados apenas por fatores sob a responsabilidade do gestor; c) Indicadores de fcil compreenso, clculo e utilizao (simplicidade); d) As informaes necessrias ao clculo do indicador devem ser coletadas e atualizadas a um custo razovel (economicidade); e) As informaes primrias e de registro para o clculo dos indicadores devem estar acessveis; f) A estabilidade conceitual do indicador e de suas variveis componentes, bem como dos procedimentos para sua elaborao, so condies necessrias ao emprego de indicadores de desempenho ao longo do tempo; g) Apenas variveis homogneas devem ser consideradas na construo dos indicadores; h) As metas devem ser definidas de acordo com a dotao oramentria e com a capacidade operacional da unidade. Dados histricos, processos, tecnologias, quadro de pessoal, qualificao da mo de obra, dentre outros, so fundamentos para a definio das metas; i) Em caso de no alcance das metas, avaliar as causas e as aes corretivas e preventivas; j) Informao sobre indicadores adotados em outras organizaes (pblicas ou no) com objetivos similares, buscando atingir o nvel de desempenho das melhores; l) Avaliao da metodologia de definio de metas quando as mesmas so ultrapassadas excessivamente (neste caso, as metas no poderiam ter sido melhores que as estipuladas?). As metas propostas refletem melhorias gerenciais ou apenas a manuteno da capacidade operacional da unidade?; m) Reviso adequada das metas quando a unidade contemplada com maior ou menor aporte de recursos; n) Avaliao constante da pertinncia e adequao dos indicadores utilizados frente a possveis alteraes de objetivos e/ou verificao da prpria adequao do indicador em representar os resultados da ao da unidade frente a possveis variaes de seu pblico-alvo; o) Os indicadores devem dar suporte tomada de decises gerenciais;
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p) Os indicadores devem refletir o fenmeno a ser monitorado. O indicador deve representar adequadamente a amplitude e a diversidade de caractersticas do fenmeno monitorado, resguardando o princpio da seletividade e da simplicidade. 2.3.2 Cumprimento das metas Analisar a possibilidade de questionamento ao gestor sobre metas no cumpridas e cumpridas, mas que foram excessivamente ultrapassadas. Se a meta no for cumprida, o gestor deve apresentar uma anlise dos motivos e aes visando ao seu atendimento futuro. No caso de metas ultrapassadas excessivamente, interessante questionar se as metas foram bem construdas. Metas mal construdas facilitam o seu atendimento sem, contudo, demonstrar a capacidade de evoluo, eficincia e eficcia da unidade. Os indicadores, se possvel, devem ser comparados com outras unidades semelhantes. Nessas comparaes, o auditor deve estar atento a possveis discrepncias entre os indicadores, cujas causas podem ser as mais diversas, como medies incorretas, problemas estruturais e/ou sazonais da organizao e definies divergentes do indicador, apesar de terem a mesma denominao. O auditor deve entender corretamente o indicador, em seu contedo, objetivo, critrios e forma de medio. Nomenclaturas semelhantes no garantem comparaes pertinentes entre indicadores.

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CAPTULO IV
DO RELATRIO DE AUDITORIA
1. Da importncia de um relatrio bem elaborado Os relatrios de auditoria so os produtos finais do processo de fiscalizao. Sero eles que condensaro e concatenaro todas as informaes obtidas na fase de planejamento e nos trabalhos internos ou em campo. A sociedade, a imprensa e o prprio FNDE avaliam a importncia e qualidade do trabalho de seus servidores tambm por meio da anlise dos relatrios de auditoria. Assim, os relatrios da AUDIT devem ser elaborados com muito cuidado e fidedignidade. No raro, trabalhos muito bem elaborados nas fases de planejamento e execuo acabam desvalorizados ou subestimados por no estarem devidamente representados no relatrio de auditoria. Em razo disso, e por ser a parte do trabalho da AUDIT que mais se aproxima da sociedade, um relatrio bem elaborado e redigido poder valorizar as aes e gestes da autarquia como um todo. Em suma, tambm por meio do relatrio de auditoria que o FNDE forma sua imagem junto sociedade e, principalmente, s entidades fiscalizadas, sendo ele, portanto, a principal forma de comunicao entre uma e outra ponta da poltica pblica em educao. 2. Das rotinas de elaborao do relatrio Na semana seguinte concluso dos trabalhos internos ou em campo, a equipe de auditoria dar incio elaborao do relatrio de auditoria, que ser composto das seguintes partes: a) prembulo; b) histrico; c) desenvolvimento; d) concluso; e) recomendao e; f) encaminhamento. 2.1 Do prembulo Parte inicial do instrumento que informa o seu nmero, a entidade ou a rea auditada, a origem da demanda, o perodo da auditoria, a legislao pertinente, a gesto dos recursos ou os programas auditados e seus respectivos exerccios. 2.2 Do histrico Parte do instrumento que descreve, resumidamente, o teor da denncia que motivou a ao de controle. O histrico dispensvel, portanto, nas situaes em que a ao de controle originou-se de demandas da prpria AUDIT ou das reas-fins do FNDE. As denncias provenientes de rgos externos, inclusive os de controle, ou de pessoas fsicas, para fins de demanda de auditoria, devem ser tratadas previamente pelo Setor de Ouvidoria da autarquia. 2.3 Do desenvolvimento Parte principal do instrumento. Em suma, contedo propriamente dito do relatrio. Bloco de texto que traz informaes precisas acerca da execuo dos trabalhos de auditoria, das situaes e fatos encontrados e seus resultados. O desenvolvimento subdivide-se em: a) descrio; b) informao; c) constatao; d) fato; e) evidncia; f) manifestao do gestor e; g) anlise da equipe.

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2.3.1 Da descrio Na descrio deve constar o nome completo do programa financiado pelo FNDE ou de sua gesto administrativa, o objetivo do programa ou o assunto da gesto, o objeto auditado, a qualificao do instrumento, o montante de recursos financeiros e a extenso dos exames, tomando por base o definido na ordem de servio. 2.3.2 Da informao Os fatos positivos geralmente no so objetos de apresentao em relatrio. No entanto, esses fatos podem ser relatados como informao, objetivando dissemin-los para o aperfeioamento da administrao pblica. Assim, sugere-se a apresentao dos fatos positivos quando se identificam melhorias em geral, como novos procedimentos, metodologias, equipamentos e/ou controles. 2.3.3 Da constatao A constatao, tambm denominada manchete ou achado de auditoria, o ttulo da comprovao da veracidade de um fato ou de uma situao encontrada durante os trabalhos de auditoria e que seja digna de questionamento por meio de solicitao de auditoria. Deve ser redigida de forma clara e objetiva, a fim de facilitar a visualizao do fato a ser descrito. 2.3.4 Do fato So as situaes, as ocorrncias e os acontecimentos ocorridos na entidade ou rea auditada detectados pelo servidor em decorrncia de aes e omisses relevantes ao trabalho de auditoria. Assim, a exposio dos fatos deve representar o detalhamento da constatao, de forma imparcial e objetiva, evitando-se adjetivos e expresses prolixas, de modo a conferir a maior impessoalidade possvel ao evento narrado. 2.3.5 Da evidncia a informao que a equipe de auditoria precisa obter para registrar, no relatrio, suas constataes, as quais serviro para sustentar as suas concluses. A base formal das evidncias a anlise dos documentos, registros e consultas a sistemas etc. Vale dizer: as concluses da equipe de auditoria somente se justificam pelo suporte de evidncias. Assim, a evidncia deve ser: a) suficiente, de forma a permitir que terceiros cheguem s mesmas concluses que a equipe de auditoria; b) relevantes ou pertinentes e; c) adequadas ou fidedignas, obtidas por meios lcitos e aceitos profissionalmente. 2.3.6 Da manifestao do gestor o esclarecimento, a resposta ou a justificativa apresentada pelo ex ou atual gestor da entidade ou da rea auditada diante do recebimento e cincia de determinada solicitao de auditoria acerca de determinada constatao. Sempre que possvel, a manifestao do gestor ou do responsvel dever ser transcrita na ntegra. Havendo manifestao do ex-gestor, esta deve ser devidamente identificada no texto como tal. A manifestao deve ser sempre enviada por meio magntico e por escrito. 2.3.7 Da anlise da equipe o exame tcnico e fundamentado da equipe de auditoria sobre a manifestao apresentada pelo gestor ou responsvel, de forma a explicitar as razes do seu acatamento (total ou parcial) ou no, o que poder implicar a excluso total ou parcial das constataes a serem inseridas no relatrio de auditoria.

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 no momento da anlise da manifestao do gestor que se inicia a eventual identificao, quando couber, do responsvel pela prtica irregular, imprpria ou ilegal na execuo ou gesto dos recursos pblicos repassados pelo FNDE. Da a importncia de se analisar se a ao ou omisso do gestor vinculase diretamente ao ato praticado ou se foi produzida para atender situao emergencial, no resguardo do patrimnio pblico ou da segurana de pessoas, comprovadamente. Para a composio de sua anlise, o servidor deve dispor de informaes claras e fidedignas sobre os seguintes pontos: a) fato: seu contedo e seu desencadeamento com suas causas e consequncias imediatas (que ocorreram ou que j se apresentaram independentemente da investigao e da sua anlise); b) causas e consequncias: no imediatas, que ainda no se apresentaram ou ocorreram, mas que so percebidas em investigao e anlise do servidor; c) situao ideal: baseada nos normativos gerais, especficos e princpios da Administrao Pblica. Deve-se deixar claro o entendimento dos fatos, suas causas e consequncias. As causas merecem ateno especial, pois so base para as recomendaes. Se o texto discorre sobre a possibilidade de vrias causas, deve-se apontar aquelas consideradas relevantes e sobre as quais se tecer as recomendaes. preciso buscar sempre a causa fundamental da prtica indesejada. No basta a simples observao do fato. recomendvel aprofundar-se nas possveis causas, tentando construir uma sequncia de situaes que geraram o fato. 2.4 Da concluso A concluso o posicionamento da equipe de auditoria a respeito da execuo e da aplicao, pelo gestor da entidade, dos recursos recebidos ou da gesto dos atos e fatos administrativos de determinada rea do FNDE. Para tanto, a equipe deve levar em considerao as peculiaridades e as circunstncias relevantes, de modo a apresentar textualmente uma viso geral e gerencial das aes internas e da capacidade tcnica na conduo dos recursos pblicos repassados pela autarquia. 2.5 Da recomendao a orientao sobre as providncias mediatas e imediatas que devem ser adotadas pelo gestor da entidade e pelas reas-fim do FNDE acerca das irregularidades e impropriedades constatadas pela equipe de auditoria nos trabalhos em campo ou nas aes internas de controle. A recomendao pode referir-se ao ressarcimento de prejuzos ao errio, observncia das boas prticas administrativas ou limitar-se ao saneamento de falhas eminentemente formais. 2.6 Do encaminhamento o envio e a tramitao de cpias do relatrio entidade auditada, s reas-fim do FNDE, responsveis pelo acompanhamento e monitoramento do programa ou pela gesto dos recursos, s entidades e instituies diretamente interessadas e aos rgos de controle externo autarquia, a fim de conceder publicidade ao relatrio e adotar as providncias subsequentes. 3. Cuidados na elaborao do relatrio Na elaborao do relatrio de auditoria, algumas metodologias devero ser observadas: 3.1 Formatao do texto Devem ser observadas rigorosamente as especificaes contidas no modelo de relatrio a ser utilizado quanto ao espaamento, tamanho da fonte, utilizao do negrito, itlico etc. Diversos relatrios acabam alterados por desrespeito aos padres de formatao estabelecidos.

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3.2 Utilizao de modelo atualizado O servidor deve sempre verificar o modelo de relatrio estabelecido pela COORI e respeitar as orientaes nele contidas. 3.3 Fundamentao das constataes Todas as constataes apresentadas no relatrio devem estar devidamente fundamentadas, inclusive no que se refere ao amparo legal, e lastreadas pelos respectivos papis de trabalho. Se houver dvida quanto ao fundamento adequado, o servidor dever consultar seu coordenador de equipe para aferir a viabilidade de cit-la em seu relatrio. Lembre-se: ao incluir no relatrio uma constatao, estar se comprometendo a provar sua alegao, alm de vincular toda a equipe. 3.4 Uso de linguagem clara, concisa e adequada Evite ser prolixo. Relatrios demasiadamente extensos tendem a ser cansativos, dificultando a absoro de seu contedo por quem o l. Seja claro, direto, objetivo e conciso. Lembre-se que o relatrio ser lido por pessoas que no estiveram em campo e no tiveram contato direto com o que foi narrado. Evite ainda o uso de expresses ou palavras ambguas, ou seja, que deem margem a dupla interpretao. Use a palavra ou expresso estrangeira entre aspas ou em itlico se no houver opo disponvel na lngua portuguesa. No faa uso de grias, jarges, regionalismos e termos demasiadamente coloquiais. O uso de palavras inadequadas pode prejudicar a credibilidade de um trabalho bem feito. Exemplos: no h o que falar isto sem falar que a unidade a grosso modo pode-se dizer muito embora pode-se admitir a ttulo de ilustrao cefetizao

Uma boa dica para garantir que o relatrio est obedecendo s regras acima solicitar a um colega que leia o trabalho depois de concludo (preferencialmente algum que no tenha participado da ao de fiscalizao de que trata o relatrio). Assim, ele poder ajudar a identificar eventuais falhas na redao. Use frases curtas. Evite intercalaes excessivas, ordens inversas desnecessrias e perodos longos. Selecione com critrio as informaes disponveis, para incluir as essenciais e abrir mo das suprfluas. No justo exigir que o leitor faa complicados exerccios mentais para compreender o texto. Conciso ser breve e preciso. Exemplos: Redao anterior levar em considerao estabelecer um regulamento implantar um sistema redondo na forma breve na durao na sequncia de 10 a 20 O monge fez a sua orao. Perodos longos: O auditor apresentou uma recomendao detalhada que indicou ao gestor a metodologia e que foi cumprida na ntegra mas no eliminou a no conformidade. Redao sugerida considerar regulamentar sistematizar redondo breve de 10 a 20 O monge orou. Perodos curtos: O auditor apresentou uma recomendao detalhada ao gestor. A metodologia foi cumprida, mas no eliminou a no conformidade.

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Procure banir do texto os modismos e os lugares-comuns. Busque uma forma elegante e criativa de dizer a mesma coisa sem incorrer nas frmulas desgastadas pelo uso excessivo. Exemplos: a nvel de deixar a desejar encerrar com chave de ouro pano de fundo chegar a um denominador estourar como uma bomba comum

No seja redundante. Basta mencionar cada argumento uma s vez. No fique repetindo a mesma ideia. Este aspecto deve ser bem observado em um relatrio quando resultado do trabalho de uma equipe. Textos de diversos auditores, quando agregados a um mesmo relatrio, devem ser revistos em funo do conjunto da obra. Use preferencialmente a voz ativa para dar fora ao verbo. A voz ativa clara, concisa e familiar aos leitores. O sujeito age, o verbo expressa a ao direta e o objeto recebe essa ao. Exemplo: Redao anterior (voz passiva) O relatrio foi enviado ao gestor pelo auditor. Redao sugerida (voz ativa) O auditor enviou o relatrio ao gestor.

Preferencialmente, use a ordem direta por ser aquela que conduz mais facilmente o leitor essncia do fato. Dispense os detalhes irrelevantes e v diretamente ao que importante. Exemplos: Redao anterior (ordem inversa) Os erros advindos da adoo da planilha o gestor os informou. (...) na Unidade X, so os prprios servidores que contratam os servios mdicos. Redao sugerida (ordem direta) O gestor informou os erros advindos da adoo da planilha. (...) na Unidade X, os prprios servidores contratam diretamente os servios.

O servidor da AUDIT pode ter familiaridade com determinados termos ou situaes, mas o leitor, no. Seja explcito nos fatos e no deixe nada subentendido. Exemplo: Redao anterior (termo implcito) O delegado titular do 47 informou (...) Redao sugerida (termo explcito) O delegado titular do 47 Distrito Policial informou (...)

Evite comear perodos ou pargrafos seguidos com a mesma palavra ou repetir a mesma estrutura de frase. Encadeie os pargrafos de maneira suave e harmoniosa. Evite textos em que os pargrafos se sucedem como compartimentos estanques, sem nenhuma fluncia. Assim, a ateno do leitor no se dispersar na leitura do relatrio. O encadeamento de pargrafos no se confunde com o uso excessivo ou sem critrio de expresses, como por outro lado, enquanto isso, ao mesmo tempo, no obstante e outros do gnero. Busque formas menos batidas ou simplesmente as dispense: se a sequncia do texto estiver correta, esses recursos se tornaro desnecessrios. Faa textos imparciais e objetivos. Exponha e analise o fato, tendo o cuidado de no emitir opinies que extrapolem o achado da auditoria. Apresente um relatrio consistente na forma e no contedo. Na forma significa adotar o mesmo tom ou estilo na apresentao do texto. No contedo no se deve colocar uma ideia em situao diferente de outras, gerando contradio. Mantenha o critrio adotado. Exemplos do que deve ser evitado: a) Mudar de estilo srio para jocoso; b) Escrever que a no-conformidade relevante em um pargrafo e que desprezvel em outro; c) As bolas que sobraram eram a amarela, a vermelha, a verde e a nmero 1 (o critrio de identificao das bolas mudou da cor para o nmero sem motivo relevante).
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Como j mencionado, o relatrio responde, ao longo do tempo, pela credibilidade do FNDE. Evite apresentar apenas os indcios da falha, pois o relatrio pretende ser conclusivo. No inclua informaes duvidosas no relatrio. Evite expresses incompatveis com a boa tcnica auditorial, como: diversos documentos, inmeras ocorrncias, tudo leva a crer, h fortes indcios, alguns elementos, possivelmente, provavelmente, parece que, salvo melhor juzo, de se supor, essa equipe de auditoria, em nossa opinio, achamos que. Avalie a possibilidade de incluir no texto detalhes que ajudem a compreender melhor o fato e/ou a situ-lo: local, ambiente, antecedentes, situaes semelhantes, previses que se confirmem, advertncias anteriores etc. Mencione as fontes das informaes nos fatos relatados, em especial naqueles que apresentarem verses conflitantes, divergentes ou no confirmadas. Toda cautela pouca e o mximo cuidado nesse sentido evitar que o servidor da AUDIT seja obrigado a retificar o seu posicionamento. Redija com sujeito indeterminado tornando o texto impessoal (por exemplo: ressalta-se, acrescentase etc.). Os documentos devem ser impessoais porque se referem ao servio pblico e no a pessoas, conforme o Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Evite narrar a atitude do servidor da AUDIT na investigao (exemplos: verificou-se, detectou-se, constatamos nos trabalhos de campo, pelo que nos foi possvel avaliar, dentre outros). Cite diretamente o fato. O relatrio no deve conter descrio de procedimentos efetuados pelo auditor para obteno das noconformidades, mas anlises e resultados. Exemplos: Redao anterior Analisando os processos de aposentadoria, constatou-se que, em cinco casos, os servidores foram aposentados antes do tempo devido. Na anlise dos pagamentos de pequenas empresas, constatamos que ocorre aplicao (...). Verificamos, inclusive, o material disponvel na Intranet da Universidade (...) Redao sugerida Os servidores foram aposentados antes do tempo de servio necessrio em cinco processos de aposentadoria. No pagamento de pequenas empresas, ocorre aplicao (...) O material disponvel na Intranet (...)

Questes de foro interno no devem ser includas nos relatrios. Evite, portanto, expresses como que o prximo trabalho de auditoria aprofunde adequadamente os exames sobre esse item, As providncias anunciadas sero objeto de acompanhamento, O prximo trabalho de auditoria verificar a efetiva implementao das providncias. Essas pendncias sero registradas em documentos de circulao interna. Ao descrever a recomendao, necessariamente, um verbo ir indicar a ao a ser providenciada (proceder, realizar, implantar, cadastrar, revisar, atualizar, capacitar etc.). Redao anterior Aliado aos treinamentos, recomendamos que a entidade adote mecanismos de controle, visando aferir a eficcia da forma de orientao dos detentores de suprimento de fundos. Entendemos que a argumentao da Unidade no suficiente para mudana de entendimento de que houve pagamentos a maior. Portanto, reiteramos a recomendao, para que seja providenciado o ressarcimento ao Errio dos valores pagos indevidamente. Redao sugerida Adotar mecanismos de controle da forma de orientao dos detentores de suprimento de fundos. Ressarcir ao indevidamente Errio os valores pagos

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A recomendao deve ser apresentada de forma precisa. Evite expresses como que se observe a prescrio, cumprir a legislao aplicvel, ter mais ateno na execuo, garanta um perodo suficiente para efetivao de ampla divulgao, recomendamos que se verifique a possibilidade da utilizao, provendo os meios necessrios e as condies satisfatrias, recomenda-se no repetir o erro. Portanto, faz-se necessria, previamente, a identificao de causas fundamentais das no-conformidades para servirem de base para detalhar as recomendaes. Ao recomendar, no interfira no poder discricionrio do gestor. O servidor pode incorrer no risco de o gestor cumprir uma recomendao que no seja adequada e/ou suficiente para sanar a constatao. Ao recomendar, observe o princpio da racionalizao administrativa e da economia processual, evitando que o custo da apurao, da cobrana ou da implementao recomendada seja superior aos resultados pretendidos ou valores envolvidos. 3.5 Cuidado com o aproveitamento de textos de relatrios anteriores Muito cuidado deve ser tomado ao se extrair trechos de relatrios anteriores (funes copiar e colar). muito comum ocorrer de o servidor, ao transportar palavras de outro relatrio, esquecer-se de fazer as adaptaes necessrias, como datas, nmero do relatrio, nome do programa etc. 3.6 Incluso de fotografias no corpo do relatrio A utilizao de fotografias nos relatrios de fiscalizao representa uma importante ferramenta para enriquecer o contedo das informaes e para ajudar o embasamento das concluses do profissional do controle. No entanto, devem ser observadas algumas regras para que se possa extrair o mximo de proveito dessa ferramenta sem tornar os arquivos excessivamente pesados, tanto no que tange ao tamanho do arquivo eletrnico quanto no desvio da ideia central da utilizao da imagem em relatrio: a) Inclua a fotografia no corpo do relatrio apenas como evidncia de um fato verificado em campo; b) Inclua a fotografia no corpo do relatrio dentro de uma rea de tabela, observando os seguintes parmetros: b.1) Para uma fotografia crie uma tabela com uma coluna de largura 8,5 cm e duas linhas de altura automtica. Insira a fotografia pelo comando INSERIR FIGURA DO ARQUIVO (caminho e nome) na primeira linha. Use a segunda linha para fazer a apresentao da imagem; b.2) Para duas fotografias crie uma tabela com duas colunas de largura 8,5 cm e duas linhas de altura automtica. Insira as fotografias pelo comando INSERIR FIGURA DO ARQUIVO (caminho e nome) na primeira linha de cada coluna. Use a segunda linha de cada coluna para fazer a apresentao da imagem. 4. Dos papis de trabalho Os papis de trabalho so o conjunto de documentos formado pelos elementos comprobatrios (formulrios, documentos etc.) coletados durante os trabalhos de auditoria. Eles constituem a evidncia do trabalho executado e o fundamento da opinio da equipe de auditoria. A custdia dos papis de trabalho ficar a cargo da AUDIT. So propriedades do FNDE, devendo permanecer sob rigoroso controle da AUDIT, sendo acessveis somente a pessoal autorizado, incluindo-se a, quando solicitado, os servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da Unio.

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Os papis de trabalho podem ser compostos de papis, fitas, CD, vdeo ou outros suportes. A organizao dos papis de trabalho referentes a todos os relatrios produzidos pela AUDIT deve ser realizada de acordo com as orientaes que seguem: a) Para cada auditoria ser autuado um processo devidamente associado aos respectivos papis de trabalho; b) Os papis de trabalho contero toda documentao de carter geral relacionada ao desenvolvimento do trabalho, referentes ao planejamento, execuo e elaborao de relatrio; c) Sero includos, entre outros, os seguintes documentos: ofcios, registros, solicitao de auditoria, mapas, registros de informaes recebidas do Ministrio Pblico e da Polcia Federal, registros de denncias recebidas e respostas dos gestores, toda a sistemtica de planejamento e avaliaes realizadas antes, durante e aps os trabalhos de campo; d) A ordenao de documentos no processo de papis de trabalho de determinado municpio deve ser realizada por Ordem de Servio. As folhas devem ser numeradas e rubricadas, observando numerao sequencial para o anexo. e) Caso o volume possua mais de 200 folhas, sero formados tantos volumes quantos forem necessrios, devendo ser registrado na capa, em algarismo romano, o nmero do volume. Exemplo: Anexo 1 Papis de trabalho Relatrio de Auditoria XXX - Volume I/II. Na abertura dos processos associados aos papis de trabalho, dever constar ndice, relacionando todos os documentos componentes do processo. Os processos de papis de trabalho devero ser iniciados com um ndice que possibilite, no mnimo, a identificao dos seguintes documentos: ordens de servio, solicitaes de auditoria SA emitidas, respostas do gestor, termo de convnio, plano de trabalho, prestao de contas, sntese das anlises realizadas, inclusive pela Internet ou anlise de qualquer documento, check list e um ndice de evidncias, indicando, por constatao registrada em relatrio, o nmero das pginas em que se encontram as respectivas evidncias, de forma a facilitar consultas posteriores. Constar dos papis de trabalho documento chamado folha de registro de autoridades, que tem o objetivo de manter disponvel a qualificao de todos os responsveis pela gesto de recurso. Assim, ao se apresentar para incio de um trabalho, o servidor deve levar uma planilha, a ser preenchida pelo rgo auditado e devolvida antes do trmino dos trabalhos, contendo todos os dados dos gestores envolvidos, o que facilitar a transmisso de dados s autoridades competentes ou a eventual citao do gestor. Os papis de trabalho constituem a prova de validade dos exames efetuados e, consequentemente, do relatrio respectivo, e devem possuir os seguintes atributos: a) abrangncia; b) objetividade; c) clareza e; d) limpeza. Quando da elaborao dos papis de trabalho, deve-se levar em considerao as seguintes medidas de apresentao: a) Devem ser concisos, de forma que outro leitor entenda sem necessidade de explicaes do servidor que os elaborou; b) Devem ser objetivos, de forma que se entenda onde o servidor da AUDIT pretende chegar com seus apontamentos; c) Devem estar limpos, de forma a no prejudicar o seu entendimento;
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d) Devem ser elaborados de forma lgica quanto ao raciocnio, na sequncia natural do objetivo a ser atingido; e) Devem ser completos, por si s. f) Devem ser elaborados preferencialmente a caneta, a fim de evitar que alguma informao seja apagada. Os papis de trabalho possuem as seguintes finalidades: a) Racionalizar e auxiliar na execuo do trabalho; b) Garantir o alcance dos objetivos; c) Evidenciar o trabalho feito e as concluses emitidas; d) Fundamentar e servir de suporte ao relatrio de auditoria; e) Facilitar e fornecer um meio de reviso do trabalho por parte das autoridades que co-assinaro o relatrio final; f) Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhes relacionados com a atividade de auditoria realizada e; g) Fornecer orientao para futuros trabalhos. Os papis de trabalho podero ser revisados pelos servidores que co-assinaro o relatrio e confrontados com o relatrio de auditoria, no intuito de averiguar a consistncia interna do trabalho e se os registros no relatrio so teis e relevantes.

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CAPTULO V
DOS PRAZOS E PROCEDIMENTOS
1. Base legal O Decreto-lei n 200/67, que dispe sobre a organizao da Administrao Federal, em seu artigo 6, inciso V, prev que as atividades da Administrao Pblica Federal obedecero ao princpio fundamental do controle permanente do seu desempenho. Mais adiante, no caput do artigo 13, o referido diploma legal estabelece que o controle das atividades da Administrao Federal dever exercer-se em todos os nveis e em todos os rgos. A Constituio Federal de 1988, tratando da matria, consignou, em seu artigo 74, que os Trs Poderes mantero, de forma integrada, sistema de controle interno tendo, entre suas finalidades, avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos da Unio. Posteriormente, o sistema de controle interno foi regulamentado pelo Decreto n 3.591/2000 e disciplinado pela Lei n 10.180/2001, tendo como objetivos principais a eficincia da administrao pblica (reduo de custos e melhoria da qualidade dos servios) e o deslocamento da nfase aos procedimentos internos (meios) para os resultados (fins), focando o cidado como beneficirio deles. As atividades e finalidades especficas da auditoria interna das entidades da administrao indireta foram fixadas pela Controladoria-Geral da Unio (CGU), rgo central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, qual se subordina tcnica e normativamente, por meio das Instrues os Normativas n 7/2006 e 1/2007, que estabelecem o contedo e as normas de elaborao e acompanhamento da execuo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) e do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT). Acrescido aos trabalhos planejados no PAINT, o RAINT dever apresentar relato gerencial sobre a gesto de reas essenciais da unidade. Desse relato dever constar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentrias; a avaliao dos indicadores de desempenho; a avaliao dos controles internos administrativos; a regularidade dos procedimentos licitatrios; a avaliao do gerenciamento da execuo dos convnios, acordos e ajustes firmados; e a verificao da consistncia da folha de pagamento de pessoal. 2. Aes da auditoria interna As aes de auditoria so planejadas segundo critrios de hierarquizao que contemplam fatores como rgo demandante, materialidade, prejuzo potencial, risco iminente, complexidade e disponibilidade operacional. Em geral, essas demandas so provenientes dos Ministrios Pblicos, Tribunal de Contas da Unio, Controladoria-Geral da Unio, Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica e diretorias do FNDE, sendo acrescidas verificaes da aplicao de recursos inerentes a outros convnios/repasses existentes. 3. Abrangncia e extenso dos exames na OS As demandas provenientes dos rgos externos, inclusive os de controle, cujos contedos expressamente indiquem a necessidade de fiscalizao in loco, sero includas em OS e abrangero, a ttulo de extenso dos exames e sempre que tecnicamente vivel, a totalidade dos recursos repassados nos programas/aes a que se referem os seus objetos.

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Nos demais casos, a extenso dos exames, contedo da OS, ser definida por meio de 4 amostragem , observando-se, entre outros aspectos, o montante de recursos repassados e a complexidade da demanda de auditoria. 4. Atendimento de SA, NA e diligncias O prazo para atendimento de Solicitaes de Auditoria (SA), incluindo-se as de reiterao, de Notas de Auditoria (NA) ou de diligncias em geral, assim entendidos os demais atos de comunicao formal emitidos pela AUDIT, ser estabelecido a critrio do servidor responsvel e considerando a urgncia, os riscos envolvidos e a capacidade do auditado, podendo ser em horas ou em at 5 (cinco) dias teis. Exceto por motivo de fora maior devidamente comprovado, os prazos no se suspendem. Excepcionalmente, poder ser prorrogado o prazo concedido, desde que seja por igual perodo, requerido antes do seu vencimento e fundado em motivo legtimo, assim entendido aquele evento imprevisto, alheio vontade do gestor e que o impediu de praticar o ato por si ou por mandatrio. Os prazos comeam a transcorrer a partir da cientificao pessoal do gestor ou oficial por meio de Aviso de Recebimento (AR), confirmao via correio eletrnico ou fax-smile. Caso estes retornem sem o devido recebimento, dever ser providenciada a imediata notificao por edital na imprensa oficial. 4.1 Da manifestao intempestiva Tratando-se de manifestao intempestiva do gestor, o servidor responsvel dever analisar o material recebido e avaliar se as informaes e/ou justificativas apresentadas constituem fatos novos ou cuja relevncia possa alterar as constataes. Uma vez acatada total ou parcialmente a manifestao do gestor, pelo servidor responsvel, dever ser elaborado o competente parecer e encaminhado sua chefia imediata para anlise e pronunciamento. No sendo acatada a manifestao, o servidor responsvel a anexar ao respectivo processo e, em ato contnuo, encaminhar diligncia ao gestor informando-o sobre o seu indeferimento e, se for o caso, sobre a ratificao dos termos do relatrio. Tendo transcorrido o prazo de atendimento, sem qualquer manifestao do gestor, a equipe de auditoria responsvel dever concluir os trabalhos, expedindo-se o competente relatrio de auditoria. 5. Planejamento e execuo dos trabalhos de auditoria As aes de controle, conforme j mencionado, so divididas em trs fases: planejamento, execuo dos trabalhos de auditoria e confeco do relatrio, assumindo sempre carter conclusivo. A disponibilizao dos processos administrativos dos programas e projetos a serem fiscalizados (concesso, prestaes de contas, tomada de contas especiais, e afins), bem como dos relatrios das aes de monitoramento, de capacitao e de acompanhamento realizadas pelos gestores dos programas/aes no FNDE, dever ocorrer, sempre que possvel, nos 5 (cinco) dias teis que antecedem data prevista para o planejamento. Ressalta-se, porm, que a solicitao dos processos e projetos acima referidos s reas do FNDE deve ser feita em tempo razovel e suficiente para que a disponibilizao ocorra em tempo hbil ao planejamento.

O mtodo aplicado como forma de viabilizar a realizao de aes de controle em situaes em que o objeto alvo da ao se apresenta em grandes quantidades e/ou se distribui de maneira bastante pulverizada. tambm aplicado em funo da necessidade de obteno de informaes em tempo hbil, em casos em que a ao em sua totalidade se torna impraticvel. 29

Recebidos os processos e/ou os relatrios das aes, se for o caso, iniciar-se- a fase do planejamento da auditoria, a qual dever ser concluda nos 5 (cinco) dias teis que antecedem data prevista para a execuo dos trabalhos internos ou em campo. A fase de execuo dos trabalhos de auditoria ter, em regra, prazo de 10 (dez) dias teis. Em casos excepcionais, aqueles cuja complexidade da demanda exigir, ou a critrio do auditor-chefe, a fim de racionalizar os trabalhos em campo e aproveitando-se o tempo para atender outra demanda, esse prazo poder ser prorrogado. 6. Relatrio de auditoria Finalizados os trabalhos em campo, ou internamente, a equipe de auditoria dar incio elaborao do respectivo relatrio. O prazo para concluso do relatrio de auditoria ser de 5 (cinco) dias teis, a contar do retorno da equipe em campo ou da concluso dos trabalhos internos. A confeco do relatrio de auditoria ocorrer em duas etapas concomitantes: a) relatrios individuais e; b) relatrio consolidado ou propriamente dito. Tem-se por individual aquele relatrio produzido e assinado por membro da equipe de auditoria, observadas todas as regras do Captulo IV, e vinculado sua atuao e distribuio dos trabalhos em campo ou internamente. Com efeito, por relatrio consolidado ou propriamente dito entende-se aquele instrumento concluso, elaborado pelo coordenador de equipe e assinado por todos, que rene, num s documento, todo o contedo dos relatrios individuais. Enquanto os relatrios individuais, para escopo do trabalho, assumem carter de papis de trabalho, os relatrios consolidados representaro os produtos finais do processo de fiscalizao, contendo todas as informaes obtidas nas fases do planejamento e da execuo de forma condensada. Concludo o relatrio de auditoria propriamente dito, este ser encaminhado s respectivas entidades ou diretorias interessadas, as quais tero o prazo de at 5 (cinco) dias teis para se manifestarem acerca do seu teor, observando-se, no que couber, o disposto no item 4 supra, sem prejuzo do envio aos rgos internos e externos, inclusive os de controle. Uma vez apresentadas as manifestaes pelas interessadas, e sendo elas total ou parcialmente aceitas pelo servidor responsvel, este dever elaborar o competente parecer, retificando os termos do relatrio, e encaminhar chefia superior para pronunciamento conclusivo. No sendo acatadas as manifestaes pelo servidor responsvel, este as anexar ao respectivo processo e diligenciar a entidade ou a diretoria interessada informando-a sobre o indeferimento e sobre a ratificao dos termos do relatrio. O relatrio de auditoria propriamente dito produto institucional e apenas ter eficcia depois de aprovado pelo auditor-chefe. O relatrio tem por finalidade fornecer: (a) dados para a tomada de decises, (b) subsdios s reas finalsticas sobre a situao e adequao da execuo dos programas, (c) auxlio aos gestores responsveis pela execuo dos programas na correo das irregularidades/impropriedades porventura detectadas e (d) informaes Controladoria-Geral da Unio, ao Tribunal de Contas da Unio e aos demais rgos internos e externos, inclusive os de controle, sobre o resultado dos exames efetuados.

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CAPTULO VI
DAS DISPOSIES GERAIS
1. Das tcnicas de auditoria o conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o controle interno para a obteno de evidncias, que devem ser suficientes, adequadas, relevantes e teis para concluso dos trabalhos. necessrio observar a finalidade especfica de cada tcnica auditorial, para evitar a aplicao inadequada, a execuo de exames desnecessrios e o desperdcio de tempo e de recursos humanos. Entre os tipos bsicos de tcnicas, destacam-se: a) Indagao escrita ou oral: uso de entrevistas escritas ou orais, junto ao pessoal da unidade/entidade auditada, para obteno de dados e informaes. Importante! No esquea de registrar os dados de identificao do entrevistado e colher a sua assinatura. As respostas ao questionrio ou a reproduo da entrevista devem ser, necessariamente, preenchidas a caneta. b) Anlise documental: ainda que no seja encontrado dado relevante, deve constar nos papis de trabalho que os documentos foram analisados. c) Conferncia de clculos: revisar as memrias de clculos ou confirmar os valores por meio de cotejamento de elementos numricos correlacionados, de modo a constatar a adequao dos clculos apresentados. Por exemplo: montagem de planilhas para confirmar dados de arrecadao do gestor de uma entidade. Importante! Deve-se usar, sempre que possvel, formulrios padronizados para cada anlise. Tal procedimento visa facilitar tanto a conferncia dos dados pela chefia quanto a eventual continuidade do trabalho por outro auditor. d) Confirmao externa: verificao junto a fontes externas ao auditado sobre a fidedignidade das informaes obtidas internamente. Um dos mtodos consiste na circulao das informaes com a finalidade de obter confirmaes em fonte diversa da origem dos dados. Por exemplo, o envio de correspondncia empresa para confirmar a adequao do preo de determinado bem ou servio em uma licitao de que tenha participado, ou mesmo de que no tenha participado, mas que sabidamente atuante no mercado. e) Exame dos registros: a verificao dos registros constantes dos controles regulamentares, relatrios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados. A tcnica pressupe a verificao desses registros em todas as suas formas. Por exemplo, conferncia de dados de despesas do balancete de determinado rgo para certificao do valor pago mensalmente a determinada empresa. f) Correlao das informaes obtidas: cotejamento de informaes obtidas de fontes independentes, autnomas e distintas, no interior da prpria organizao. Essa tcnica procura a consistncia entre diferentes amostras de evidncia. Por exemplo, o cotejamento das informaes da pasta de pessoal de um servidor do FNDE com os registros do SIAPE. g) Inspeo fsica e observao: exame utilizado para testar a existncia de produtos adquiridos com recursos de um programa ou a adequabilidade na execuo do mesmo, isto , se a sua execuo e utilizao guardam consonncia com o previsto no programa. A materializao desta verificao deve ser feita atravs de imagens fotogrficas a serem inseridas no relatrio.

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2. Dos tipos de entrevista A entrevista um dos principais recursos a ser utilizado pelo servidor. Divide-se em dois tipos: a) De apresentao, que visa estabelecer um relacionamento amistoso com o auditado, de modo a criar um ambiente de confiana e cooperao, que ir se refletir nas atividades desenvolvidas e, por consequncia, nas chances de sucesso da auditoria. Nessa entrevista devem ser tratados os objetivos da auditoria, o tempo de durao, a utilizao de recursos, espao fsico, transporte, apoio e obteno de documentos e; b) De coleta de dados, que objetiva maximizar a quantidade de informaes relevantes recebidas no tempo disponvel. Subdivide-se em: b.1) Preparao: objetivos da entrevista, informaes a obter, preparar plano com principais perguntas, obter informaes sobre o entrevistado, agendar encontro com o entrevistado, documentos a solicitar, atribuies de cada membro da equipe durante a entrevista. b.2) Incio: estabelecer relao de cooperao e confiana, reiterar os objetivos da auditoria e a necessidade de cooperao. b.3) Desenvolvimento: seguir plano de perguntas da entrevista estabelecido no planejamento, evitando o monoplio da palavra, ouvindo com ateno; atentar aos objetivos da entrevista, sendo direto; inquirir sobre dvida, demonstrando interesse pela opinio do entrevistado; e distinguir fatos de opinies, anotando as respostas a caneta. b.4) Concluso: recapitular as informaes recebidas; resumir os principais pontos abordados; buscar a indicao de outras pessoas para confirmar ou contrapor as opinies expostas, quando for o caso; no esquecer de colher a assinatura do entrevistado. b.5) Registro: revisar as anotaes e acrescentar informaes complementares a fim de responder as questes: I) Os objetivos da entrevista foram alcanados? II) necessria a coleta de novas informaes sobre o assunto? III) necessria a investigao de outros assuntos? 2.1 Dicas para uma boa e eficiente entrevista Deixe o entrevistado vontade. Explique o seu objetivo. Descubra o que esto fazendo. Analise o que esto fazendo. Faa uma concluso experimental. Explique o seu prximo passo. Para as entrevistas mais importantes, til notificar o entrevistado sobre os temas a serem abordados, evitando desperdcio de tempo. Se forem necessrias modificaes nas datas das entrevistas, estas devem ser comunicadas oportunamente ao entrevistado. Numa nica entrevista, deve-se buscar todas as informaes necessrias, dentro de um tempo razovel, fixado com antecedncia entre as partes. Para assegurar a preciso da informao a ser includa em qualquer comunicao de resultados, conveniente que o nmero de entrevistadores seja, sempre que possvel, de no mnimo dois servidores. Deve ser evitado excesso de entrevistadores, de modo a no colocar o entrevistado na defensiva, o que prejudicar a qualidade das informaes. Como ponto de partida, a cada vez que se confirmar, na resposta do entrevistado, uma hiptese de impropriedade ou irregularidade, no abrir o assunto no momento nem demonstrar confirmao ou reprovao, de forma a no direcionar o posicionamento futuro do entrevistado ou coloc-lo numa posio defensiva quanto ao tema. As perguntas devem continuar a ser feitas no mesmo ritmo e s depois deve-se voltar ao tema, para aprofundamento dos fatos. A confiabilidade da indagao oral depende da objetividade e do conhecimento do servidor que busca a informao, sendo a competncia do entrevistador (conhecimento, tato, objetividade e bom senso)
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crucial para a relevncia da indagao. A qualidade e a quantidade de informaes coletadas esto diretamente ligadas habilidade na conduo da pergunta certa, para obter o entendimento do auditado e definir as aes a serem desenvolvidas. As informaes obtidas por meio de indagaes orais, ainda que confirmadas por escrito pelos entrevistados, representam apenas opinies ou informaes, necessitando sempre de respaldo de documentos para assegurar a sua confiabilidade. 3. Obteno de evidncias Em atendimento aos objetivos da sua atividade, o servidor deve realizar, na extenso indicada na Ordem de Servio, os testes ou provas adequadas para obter evidncias qualitativamente aceitveis, que fundamentem, de forma objetiva, seu trabalho, dando consistncia s constataes apontadas. 3.1 Critrios para obteno de evidncias Na obteno de evidncias o servidor deve guiar-se pelos critrios de importncia relativa e de nveis de riscos provveis. A importncia relativa refere-se ao significado da evidncia no conjunto de informaes, e os nveis de riscos provveis referem-se s probabilidades de erro na obteno e comprovao da evidncia. 3.1.1 Natureza da evidncia. Fsicas ou materiais As evidncias fsicas ou materiais so as comprovaes obtidas por meio de inspeo ou vistoria in loco realizadas pelos servidores e expressam a existncia tangvel dos fatos, representadas por cpias de documentos, materiais fotogrficos, materiais cinematogrficos ou fonogrficos. Tratam-se, ainda, das comprovaes extradas dos registros documentais internos ou externos unidade examinada. Comumente, as evidncias documentais comprovam ou no a existncia de atos administrativos, identificando o tipo de conduta ativa ou omissiva. Esta forma de evidncia derivada de registros escritos diversos, como manuais de procedimentos, registros contbeis, contratos e documentos de todos os tipos. Os registros so examinados para verificar a ocorrncia de transaes ou eventos por meio de fontes documentais. Os registros podem, tambm, fornecer uma descrio do modelo pretendido pelo sistema sob exame. Os resultados registrados podem ser analisados como meio de determinar a eficcia dos controles das operaes sob exame. 3.1.2 Natureza da evidncia. Testemunhais Consistem nas provas obtidas por meio das respostas, depoimentos ou declaraes, tanto de natureza oral quanto escrita. Na auditoria da gesto pblica, as provas testemunhais escritas a termo so consideradas relevantes. 4. Impropriedades e irregularidades No decorrer de suas atividades, o servidor deve prestar especial ateno s transaes ou situaes que denotem indcios de irregularidades e, quando forem obtidas evidncias das mesmas, dever ser dado o devido tratamento, com vistas a permitir que os dirigentes adotem as providncias corretivas pertinentes.

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4.1 Impropriedade A impropriedade consiste em falhas de natureza formal, de que no resulte dano ao errio, porm evidencia a no observncia aos princpios de legalidade, legitimidade, eficincia, eficcia e economicidade. As falhas formais consistem em no cumprimento de formalidade sem dano, prejuzo ou impacto na gesto. Contudo, um conjunto de falhas formais reincidentes pode eventualmente ser includo como constatao no relatrio. 4.2 Irregularidade A irregularidade se caracteriza pela no observncia dos princpios da legalidade, legitimidade, eficincia, eficcia e economicidade, constatando, ainda, a existncia de desfalque, alcance, desvio de bens ou outros fatos que resultem em prejuzo quantificvel ao errio. 4.3 Deteco Apesar de a busca de impropriedades ou irregularidades no ser o objetivo primordial das atividades da auditoria, o servidor deve estar consciente da probabilidade de, no decorrer dos seus trabalhos, defrontar-se com tais ocorrncias. Compete-lhe, assim, prestar especial ateno s transaes ou situaes que apresentem indcios de irregularidades, obtendo as evidncias necessrias a sua comprovao. 4.4 Apurao Exige do servidor extrema prudncia e profissionalismo. Ao verificar a ocorrncia de irregularidades, o servidor deve levar o assunto, por intermdio do seu chefe de diviso, ao auditor-chefe, que, por escrito, levar ao conhecimento do gestor, solicitando os esclarecimentos e as justificativas pertinentes. 5. Recomendao. Regras bsicas/regra de ouro Toda recomendao deve concentrar-se no propsito de eliminar ou mitigar/reduzir as causas vitais do problema ou condio indesejada. A recomendao deve, necessariamente, ser suficiente para resolver o problema de forma abrangente e completa. Deve-se atentar para a pertinncia, isto , ter coerncia com a causa atribuda ao problema, no esquecendo que a mesma deve ser exequvel, ou seja, de implementao factvel. Toda recomendao deve primar-se pela observncia do princpio da racionalizao administrativa e da economia processual, evitando que o custo da apurao, da cobrana ou da implementao recomendada seja superior aos resultados pretendidos ou valores envolvidos. A recomendao deve especificar e caracterizar as providncias a serem implementadas em seus detalhes operacionais, no que couber, eliminando-se o uso de expresses genricas, dbias ou redundantes. Por conta disso, toda recomendao propositiva deve, sempre que possvel, passar por negociao com os gestores responsveis por sua implementao, mormente quanto aos prazos definidos. 5.1 O que recomendar quando da evidncia de fatos tipificados como prejuzo? 5.1.1 Situao 1: Quando o gestor adotou, cumulativamente, as providncias no sentido de (a) apurar os fatos, (b) identificar os responsveis pelo dano, (c) quantificar o dano ao errio e (d) imediato ressarcimento ao errio. Sem detrimento da proposta de eliminao ou mitigao/reduo das causas, somente recomendar instaurao de Tomada de Contas Especial (TCE) quando se apresentarem esgotadas todas as providncias cabveis no mbito administrativo interno, com vistas recomposio do tesouro. O processo
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de TCE serve para executoriedade s iniciativas de cobrana daquele que deu causa a perdas, extravio ou outro dano ao errio. Assim, quando o responsvel pelo dbito se antecipar e ressarcir o errio, ou assumir formalmente o ressarcimento do dbito, no se deve recomendar a instaurao de TCE. 5.1.2 Situao 2: Quando o gestor adotou apenas as providncias no sentido de (a) apurar os fatos, (b) identificar os responsveis pelos danos e (c) quantificar o dano ao errio. Sem prejuzo da proposta de eliminao ou mitigao/reduo das causas, recomendar a adoo de medidas que objetivem o pronto ressarcimento dos danos causados ao errio, especificando e caracterizando as medidas em seus detalhes operacionais, no que couber, evitando o uso de expresses genricas. Quando todas as circunstncias que envolvem um prejuzo tiverem sido efetivamente apuradas, tais como a caracterizao do fato, a identificao do responsvel e a quantificao do dbito, deve-se recomendar a devoluo integral ou parcial dos recursos comprometidos. Neste caso, a recomendao da instaurao da TCE pode caracterizar protelao de ressarcimento por parte do agente de controle. 5.1.3 Situao 3: Quando o gestor adotou apenas as providncias no sentido de (a) apurar os fatos e (b) identificar os responsveis pelo dano. Sem detrimento da proposta de eliminao ou mitigao/reduo das causas, aps os trabalhos auditoriais de quantificao do dano, recomendar a adoo de medidas que objetivem o pronto ressarcimento ao errio, especificando e caracterizando as medidas em seus detalhes operacionais, no que couber, evitando o uso de expresses genricas. 5.1.4 Situao 4: Quando o gestor adotou apenas as providncias no sentido de apurar os fatos. Sem prejuzo da proposta de eliminao ou mitigao/reduo das causas, aps os trabalhos auditoriais de identificao dos responsveis e quantificao do dano, recomendar a adoo de medidas que objetivem o pronto ressarcimento ao errio, especificando e caracterizando as medidas em seus detalhes operacionais, no que couber, evitando expresses genricas. 5.1.5 Situao 5: Quando da evidncia de fatos tipificados como desvio/fraude Todo fato tipificado como desvio/fraude tem, necessariamente, como causa uma atitude gerencial dolosa. Portanto, deve-se recomendar a sustao imediata das operaes comprometidas e repassar as informaes para as instituies cabveis (MP, CGU e TCU), visando, aps os trmites usuais, a pronta e competente imputao das sanes cabveis aos gestores arrolados. Internamente, quando constatado prejuzo, cabvel a recomendao de apurao de responsabilidade, sendo desnecessria a identificao da forma a ser utilizada (Sindicncia ou PAD). No necessrio aguardar a apurao da responsabilidade para que se recomende a devoluo do prejuzo ao errio, quando couber. 5.2 Recomendaes que no devem constar do relatrio, por constiturem definies gerenciais internas s unidades de auditoria geral a) Que o prximo trabalho de auditoria aprofunde adequadamente os exames sobre este item; b) O prximo trabalho de auditoria verificar a efetiva implementao das providncias; c) As providncias anunciadas sero objeto de acompanhamento; d) Recomendamos o encaminhamento deste relatrio ao Ministrio Pblico, Polcia Federal, aos Tribunais de Contas, em razo de existirem normas, na hierarquia da estrutura organizacional, que definem os encaminhamentos para rgos externos.

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5.3 Recomendaes que no devem constar do relatrio, por constiturem-se incuas: a) O gestor deve adotar, imediatamente, as providncias que considerar cabveis; b) Que se adotem as providncias que o caso requer; c) Por irregular, deve ser evitada, nos prximos casos, a assuno do procedimento; d) Que o gestor, doravante, crie mecanismos de controle consistentes; e) Devem ser urgentemente adotadas as providncias cabveis; f) Efetuar, o mais breve possvel, os ajustes necessrios; g) O gestor deve regularizar as situaes pendentes; h) Que se cumpra a legislao pertinente, sob pena de imputao das sanes cabveis; i) O normativo existente deve ser integralmente obedecido em todos os seus pormenores; j) O gestor deve envidar esforos no sentido de sanar a ilicitude; k) O gestor deve cumprir as obrigaes conforme estabelecido na legislao pertinente; l) O gestor deve esclarecer os motivos do no atendimento da legislao atinente; m) O gestor deve evidenciar as atitudes administrativas destinadas a sanar as falhas apontadas; n) O gestor deve agir no sentido de garantir o regular funcionamento dos prazos exigidos; o) O gestor deve orientar os setores responsveis para que cumpram as determinaes legais; p) O gestor deve alertar os responsveis sobre a obrigatoriedade de cumprimento das clusulas constantes dos instrumentos de ajustes e/ou; q) O gestor deve empreender gestes junto aos responsveis, com vistas ao ressarcimento dos recursos indevidamente aplicados.

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V ATUALIZAO DO MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

A Coordenao da Auditoria Interna dever rever periodicamente e proceder atualizao, sempre que necessrio, do presente Manual de Auditoria Interna. Para tanto, dever formalizar proposta nesse sentido ao auditor-chefe, que manifestar conclusivamente sobre o pedido. 1. Da obrigatoriedade de cumprimento Todos os integrantes da AUDIT e os servidores que, excepcionalmente, compuserem a equipe de auditoria devero observar, no desempenho de suas funes, os aspectos tcnicos, procedimentos, normas de conduta e prazos contemplados no presente Manual de Auditoria Interna.

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VI REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BRASIL. Instruo Normativa n 1, de 6/4/01. Define diretrizes, princpios, conceitos e aprova normas tcnicas para a atuao do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. BRASIL. Instruo Normativa n 1, de 3/1/07. Estabelece o contedo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna. BRASIL. Instruo Normativa n 7, de 29/12/06. Estabelece normas de elaborao e acompanhamento da execuo do Plano Anual de Atividades das Auditorias Internas das entidades da administrao indireta do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. BRASIL. Lei n 0.180, de 6/2/01. Organiza e disciplina os Sistemas de Planejamento e de Oramento Federal, de Administrao Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, e d outras providncias. PRESIDNCIA DA REPBLICA. Controladoria-Geral da Unio. Manual de auditoria de avaliao da gesto. Minas Gerais: 2005. ______________________________. Curso de promoo: fundamentos de controle interno. Volumes 1 e 2, Braslia: 2008.

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