GESTION DOCUMENTAL

SOLIS CASTRO JHON STEVEN

ARCHIVO

INSTITUCION EDU:TEOFILO ROBERTO POTES BUENAVENTURA, VELLA 2013

GESTION DOCUMENTAL

SOLIS CASTRO JHON STEVEN

GRADO: 11_9

TRABAJO DE ARCHIVO

PRESENTADO A: PROFESORA NARCISA

INSTITUCION EDU:TEOFILO ROBERTO POTES BUENAVENTURA, VELLA 2013

Gestin Documental Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales. Desarrollo de la gestin documental Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico. El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin legible por mquina, para sus de bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas.

Diferencias de terminologa entre el ingles y el Espaol

Debido a diferencias filosficas y semnticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el da de hoy una cierta tensin entre las nociones de gestin documental y la archivstica, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en espaol no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record ingls, que cubre todo aquello que documenta algo. En espaol usamos el trmino "documento de archivo", que es ms pobre en significado. Cuando en ingls se dice Records management se est refiriendo a la gestin documental... de documentos de archivo especficamente. Pero por otro lado, en ingls la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histrico", mientras que en espaol el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestin, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histrico. Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los pases hispanohablantes y lusfonos al menos, de creer que la archivstica se aplica slo a los archivos histricos, o que el records management se refiere a la gestin de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es as: La archivstica cubre el records management y la gestin de archivos histricos tambin, mientras que la gestin documental es ms amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no slo a los administrativos o de archivo. La gestin documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc. La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la informacin archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

INTRODUCCION

El presente documento es producto del proyecto de investigacin Diseo de una metodologa para la gestin documental enfocada a procesos, enmarcado en el convenio de cooperacin No. 2215100-742-2009 suscrito entre la Alcalda Mayor de Bogot y la universidad de La Salle, y cuyo resultado es una primera aproximacin a los criterios metodolgicos para la gestin documental enfocada a procesos en la administracin pblica distrital.

Objetivo General Normalizar de forma sistemtica un programa de Gestin Documental, para Estandarizar la informacin que se genera en la entidad, dando seguridad, confianza y calidad. Apoyando lo toma oportuna de decisiones.

Objetivos Especficos - Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la Entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones. - Fortalecer la seguridad en los sistemas de informacin de la CGN para garantizar la Obtencin de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la informacin. - Conocer el correcto manejo de un sistema de informacin, siguiendo las pautas Estipuladas para ello, basados con la informacin obtenida principalmente del Archivo General de la Nacin (Ley 594, ley general de archivos). - Preservar correctamente la documentacin siguiendo cnones como el manejo de Temperatura, y humedad en el lugar donde se estn almacenando.

CONCLUSIONES

Este trabajo permiti adentrarnos mas sobre que es la gestin documental, La organizacin de la informacin es prioridad para que se lleve a cabo, junto a la fijacin de pautas corporativas, pues all se asentar el xito del programa. Para su implementacin se debern tener en cuenta a las personas implicadas y fijar su nivel de responsabilidad, adems de contribuir a su capacitacin en el uso de la documentacin y la informacin.

Bibliografa

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Anexos