Creamos Clubes y Crecemos

Plan de Accin. Campaa de Mercadotecnia 2010-2011

Candidato a Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34, 2010-2011

Juan Carlos Camacho Ruiz DTM

Creamos Clubes y Crecemos. Campaa de Mercadotecnia 2010-2011

Creamos Clubes y Crecemos Creamos Clubes y Crecemos es un Plan de Accin que forma parte de la Campaa de Mercadotecnia de Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM. Candidato a Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34. 2010-2011.

Elaborado por Juan Carlos Camacho Ruiz. Reproduccin permitida y alentada, para todos los socios de Toastmasters que trabajen en formar un nuevo club. Gobernador rea 16, F, 34 Abril de 2010.

Estrategia Detallada Sujeta a Mejoras con las Propuestas de los Socios del Distrito 34

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ndice

Plan de Accin........................................................................................................................ 5 1. Busca un Nuevo Club ......................................................................................................... 7 Conocer las posibilidades ......................................................................................... 7 Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?.................... 9 2. Habla de tu Experiencia.................................................................................................... 13 3. Haz una Sesin Memorable.............................................................................................. 15 4. Convence e Integra ........................................................................................................... 18 Documentos .............................................................................................................. 20 Formas. Detalles sobre su llenado ............................................................................ 20 5. Consolida .......................................................................................................................... 27 Etapas de los Clubes y el Rol del Mentor en cada una . 27 La Estrategia Requiere de Todos .............................................................................. 29 Embajadores y Especialistas de Club .. 31 Compromisos de Campaa32 Liderar el proceso Creamos Clubes y Crecemos nivel nacional. ............................. 32 Reconocer los Logros. Ofrecer reconocimiento a Sponsors, Mentores y Gobernadores de rea y Divisin que cumplan sus metas....................................... 33 Trabajo en Equipo. Formar parte de un equipo con los Oficiales del Distrito: ........ 33

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ste Plan de Accin se desprende de la Estrategia de Mercadotecnia 2010-2011 planteada por Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM, candidato a Vicegobernador del Distrito 34.

Parte de la situacin que enfrenta el Distrito 34:

Crecimiento de la Membresa en un 2.7% anual Un incremento de 30 clubes en 5 aos Para muchos socios no est claro el beneficio que obtienen al participar en la
formacin de un club nuevo.

Este Plan de Accin pretende contribuir a sentar las bases de un trabajo de creacin de nuevos clubes en el que ganen todos: club, rea, divisin y distrito y en el que el socio que lidere el proyecto obtenga reconocimiento y un claro aprendizaje por el que se sienta orgulloso y motivado para continuar trabajando.

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Plan de Accin
Introduccin En la pgina Web de Toastmasters todos los socios podemos revisar el avance de nuestro Distrito por perodos anuales. Ve al siguiente vnculo: http://reports.toastmasters.org/reports_new/ , selecciona el Distrito 34 y busca el District Performance Detail. Ah podrs encontrar informacin relativa al crecimiento de la membresa as como los clubes nuevos. Haciendo una revisin desde el ao 2004 nuestros nmeros son los siguientes:

En 2004-2005 tenamos 2613 socios. El ciclo 2009-2010 cerrar con

aproximadamente 2976 socios lo que representa un crecimiento anual de 2.7% 2004-2005 cerr con 140 clubes, se espera un cierre en 2009-2010 de 165-170 clubes, es decir, un crecimiento neto de 30 clubes en 5 aos. De los clubes con que contamos 77 tienen ms de 13 socios, 32 menos de 13 socios, 38 estn suspendidos y tenemos 57 no pagados, lo que los pone en grave riesgo de ser suspendidos y despus cancelados

Contamos con un Distrito 34 fuerte, con socios comprometidos y entusiastas, pero qu nos est impidiendo rebasar los 200 clubes y sentar las bases para la creacin de ms de un Distrito? En mi perspectiva requerimos de una Estrategia con Visin a Corto, Mediano y Largo Plazo. Un plan de accin con el que trabajemos todos hacia un objetivo comn. Sabemos de importantes iniciativas que pudieron dar un crecimiento sostenido, pero que por diversas razones no fructificaron y hoy estn por convertirse en clubes perdidos. Que Hable Toastmasters! es una Campaa que pretende generar cohesin de equipo a partir de un deseo comn de hacer crecer la organizacin y vivir un crecimiento personal que se convierta en motivador para continuar trabajando con ahnco. Creamos Clubes y Crecemos Objetivos: 1. Cada club trabaja en crear un club nuevo con el apoyo de todos sus socios

2. 120 clubes nuevos en 3 aos

3. Incrementar la membresa en un 15% anual ( 450 socios en 2010-2011)

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Compromisos.

Liderar el proceso Creamos Clubes y Crecemos a nivel nacional. A travs de capacitacin formal, herramientas disponibles, apoyo personal y comunicacin permanente motivar a Gobernadores de Divisin y rea a dar seguimiento a sus planes de creacin de nuevos clubes y retencin e incremento de su membresa actual Reconocer los Logros. Ofrecer reconocimiento a Sponsors, Mentores y Gobernadores de rea y Divisin que cumplan sus metas

Trabajo en Equipo. Formar parte de un equipo con los Oficiales del Distrito y generar mecanismos para que el Distrito 34 trabaje como un solo equipo que aprenda, hable y decida

Proceso Creamos Clubes y Crecemos Un club nuevo comienza con un sueo: llevar el mensaje de Toastmasters a un nuevo grupo de personas que pueden verse beneficiadas por todo lo que la organizacin les ofrece. Ese sueo ofrece tambin un camino de aprendizajes significativos para el socio y equipo que lo emprende, del que se disfrutar el viaje, y al llegar a la meta, se generarn cambios en diferentes niveles:

Un nuevo club en el rea que le permite ser Distinguida del Presidente 20-30 personas que se benefician del programa Dos Mentores y
DTM y lo ms importante: dos Sponsors que pueden registrar sus ALS como camino al

Socios con aprendizajes significativos que pueden cambiar sus vidas

Te ofrecemos ahora cada uno de los pasos que te llevarn a Crear un Nuevo Club, Consolidarlo y Crecer Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 6

Busca un Nuevo Club

En esta primera fase sugerimos que cada uno de los Gobernadores de rea lance la iniciativa de Crear un Nuevo Club. En dicha reunin debern estar los Presidentes de Clubes y Los VP de Membresa. El Objetivo de la Reunin: Planear qu tipo de club se puede formar Se requiere de los presentes un Estilo de Liderazgo VISIONARIO con el cual indagar las mejores posibilidades, establecer un plan, comunicarlo e implantarlo con la motivacin e inspiracin necesarias para cumplirlo. Cul es el primer paso?

Conocer las posibilidades

En Toastmasters se pueden crear diferentes tipos de clubes. Abiertos a todos los interesados y Cerrados a un tipo de audiencia con intereses comunes.
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Al registrar un Club Nuevo la sede contempla varias categoras adicionales: Iglesias, Clubes Escolares, Comunitarios, Empresariales, Correccionales, Agencias de Gobierno. Militares, Otras Instituciones Especializadas. (ver siguiente ilustracin)

Algunas categoras adicionales son: Clubes Avanzados y Clubes en Ingls La Estrategia de Toastmasters International contempla como un asunto clave el que convivimos gente de diversas generaciones en total armona. Baby Boomers, Post Baby Boomers, Generacin X, Y y Z. Esa gran fortaleza de nuestra organizacin nos puede llevar a pensar, lo mismo en clubes juveniles que en clubes en asociaciones de jubilados o una mezcla de todos. La Planeacin a llevar a cabo parte de conocer todas las posibilidades existentes en atencin a las siguientes razones:

Aprovechar experiencias de otros socios del pas en la creacin de nuevos clubes Iniciar un proyecto a partir de las relaciones personales de los socios
involucrados

Promover el inicio de un Club con una Visin Nacional analizando todas las
posibilidades que se podran generar en el resto del pas

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Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?

Aqu te damos algunos ejemplos. Los datos corresponden al Nombre del Club/rea/Divisin/Ao de Fundacin/ Ciudad. Te solicitamos tu apoyo para que la informacin est ms actualizada.

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Analiza las diferentes categoras de clubes que existen actualmente. Hazte las siguientes preguntas: 1. Qu tipo de club puedo contribuir a formar? 2. Dnde conozco gente o tengo influencia personal para liderar el esfuerzo? Una vez que hayan tomado una decisin

Establezcan contacto con el Especialista de esa categora de clubes quien

te proveer de apoyo y recomendaciones especficas

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 Acrquense a los Presidentes de los Clubes ya formados de esas categoras y

pregunten por su experiencia. Las experiencias de otros socios sern un recurso de inmejorable valor (Compromiso: Elaborar un documento digital las experiencias y casos de xito que hay detrs de cada club nuevo)

Establezcan una lista de sus contactos y promuevan una reunin con los
posibles organizadores del Club, lderes de la asociacin, responsables del rea educativa, recursos humanos, etc.

Elaboren una propuesta breve que sea atractiva para su cliente potencial. Resuelvan que personas asumirn el Rol de Sponsors (su responsabilidad
terminar una vez que el club haya sido registrado) y Mentores (trabajarn con el nuevo club al menos 6 meses despus de su registro. [Los 4 pueden registrar su rol como requisito para el ALS]

(Compromiso: Liderar el esfuerzo de la traduccin de catlogos que hay en ingls para tal efecto, buscando el apoyo de la sede)

Una Planeacin Exitosa les ayudar a tener xito en su proyecto. Al trmino de la Planeacin pregntense los beneficios que han obtenido y cmo les puede ayudar esta experiencia en sus clubes y vida profesional.

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Habla de tu Experiencia

Una vez que hayan definido el tipo de club que desean crear tendrn que planear una reunin con los interesados. Trabajen en la integracin de una propuesta atractiva para su cliente. Aprovechen las herramientas que disearemos para tal efecto. Les hacemos las siguientes recomendaciones para esa primera reunin:

Acudan no ms de 2 personas. Un grupo grande puede generar confusin en los

interesados. Idealmente deber acudir uno de los sponsors y la persona que tenga la relacin directa con el prospecto

Escuchen antes de hablar. Hagan preguntas para entender las expectativas que
tienen en crear un club y qu saben de Toastmasters.

Hablen de su experiencia. Mas all de datos o informacin tcnica compartan lo

que ha hecho para ustedes Toastmasters

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 No teman hablar de dinero Y cunto cuesta? Nadie ofrece tanto por tan poco.
Lleven una explicacin detallada de la inversin que implica fundar un club Sugiero llevar a sta primera reunin el Juego de Manuales que forman parte del New Member Kit.: Manual de Comunicacin Competente, Manual de Liderazgo Competente, Cuadernillo sobre la Evaluacin Efectiva, Gestos. Tu Cuerpo Habla, Tu Voz al Hablar y Revistas que de preferencia incluyan el ltimo nmero. Colquenlas sobre la mesa. Su cliente sabr que obtiene algo por su inversin. El hojearlas, sentirlas, le har comenzar a vivir Toastmasters.

Esta fase puede consistir en una o varias reuniones con las que se ir generando inters por la organizacin y el nuevo club. Cuiden que uno de las sponsors que acudi desde la primera reunin sea identificado como el interlocutor permanente para responder al cliente y dar seguimiento y servicio. Promuevan la realizacin de una Sesin Muestra. Esa ser su primera gran oportunidad de Cerrar la Venta. De preferencia agenden la programacin de la Sesin Muestra con no menos de 15 das de anticipacin para poder realizar una sesin exitosa. El cumplimiento de esta fase les ayudar a generar confianza en la seriedad de ustedes y de Toastmasters. Les ayudar as mismo a desarrollar una importante habilidad: Escuchar para entender las necesidades del otro y Crear confianza, herramientas ambas sobre las que se construye la pirmide de la persuasin. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 14

Haz una Sesin Memorable

Una sesin muestra tiene los siguientes objetivos:

Presenciar la dinmica de Toastmasters. Hacer sentir que en la organizacin hay un clima propicio al aprendizaje Apreciar que adems del aprendizaje Toastmasters es un club de amigos Conocer oradores que sirvan de modelos a seguir Generar las condiciones para cerrar la venta o quedarse cerca de ello
Lograr lo anterior requiere de una cuidadosa organizacin en la que todo debe funcionar de la mejor forma posible. 1. Integra un equipo perfecto. Selecciona de entre todos tus clubes al mejor en cada rol: evaluador gramatical, contador de muletillas, evaluador general, Toastmasters de la sesin.

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2. Transmite el objetivo de la sesin muestra. Recuerda a todos los integrantes que la sesin muestra tiene el objetivo de vender Toastmasters. Todos los comentarios debern realizarse con ese objetivo en mente. 3. Haz un Plan en atencin al tipo de prospecto. No podrs seleccionar los mismos tpicos de mesa en un grupo de jubilados que en una asociacin empresarial. 4. Cuida la cultura, el lenguaje, las formas. Asegrate de que los discursos que se presentarn y las preguntas de tpicos de mesa estn alineadas con tu tipo de pblico. Cuida el que no se toquen temas delicados o se realicen preguntas que puedan incomodar a tus invitados 5. Tiempo apropiado. De preferencia organiza una sesin muestra cercana a la hora de duracin 6. Prev un tiempo para preguntas y respuestas. Esa ser tu oportunidad para alinear expectativas y cerrar la venta Una sesin muestra es todo un arte que requiere de maestra en su organizacin y liderazgo. Los retos que enfrentars son: Integrar un buen equipo, liderarlo para que todos trabajen en el objetivo comn, reconocer el buen desempeo, aprender de las experiencias. Los sponsors liderarn este esfuerzo con el apoyo de todo su club y eventualmente de otros clubes del rea. En el Manual de Construccin de Clubes, (tem 121) encontrars sugerencias para la Agenda de una Sesin Muestra. En mi experiencia hay elementos que no pueden faltar:

Materiales de Toastmasters, disponibles en las mesas. Un lugar bien

acondicionado. Cmodo, con detalles cuidados.

Bienvenida clida del Toastmaster hacia invitados con agradecimiento por haber
aceptado la sesin muestra

Presentacin de oficiales de la sesin con breve descripcin de sus

responsabilidades

Explicacin de qu es Toastmasters? de ser posible con apoyo multimedia Un discurso de manual presentado por un socio de poca experiencia y
evaluacin con balance positivo. Un discurso de manual avanzado con evaluacin analtica, que mantenga el tono positivo pero provea recomendaciones especficas. El objetivo es transmitir 2 ideas: o No debes tener miedo a ingresar si ests empezando y o An los ms experimentados pueden aprender

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 Una seccin creativa y bien planeada de tpicos de mesa en la que se invite a

participar a los invitados

Evaluacin de la Sesin con balance positivo y recomendaciones especficas. El

mensaje a transmitir deber ser: los evaluadores ven lo que para otros pasa desapercibido y te permiten aprender

Tiempo suficiente para preguntas y respuestas

Esta etapa te ayudar a desarrollar las habilidades de colaboracin que requieres para integrar un equipo alrededor de un objetivo comn: Organizar una Sesin Memorable. Desde el momento en que se vaya integrando ese equipo mantente abierto a la retroalimentacin, establece bases de comunicacin constantes para que puedan integrase y surja la confianza, la comunicacin y la cohesin. Igual que un equipo de futbol o cualquier otro deporte, quienes los observen trabajar sabrn si son un equipo de verdad o son un grupo con estupendas individualidades. Tu rol como lder de ese grupo, ser el de convertirlo en equipo.

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Convence e Integra

En esta fase desarrollars una de las habilidades que ms puertas pueden abrir en tu vida: Saber Vender. Como Sponsor de Club estars cercano a lograr la meta ms importante de este esfuerzo inicial: Cerrar la Venta y contar con un nuevo club en tu rea. Puedes tener el producto o servicio de mayor valor, pero si no sabes comunicar sus ventajas, generar en los otros el deseo y la necesidad de tenerlo, puede quedarse en un proyecto no realizado o una venta no realizada. Saber vender abre las puertas que t has decidido abrir. No es fcil, pues seguramente en el mercado habr muchas opciones con caractersticas similares a lo que t ofreces y el consumidor decidir al final con qu se queda.

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Vender Toastmasters requiere de una suma de elementos:

Conocer tu producto. Nuestra organizacin es slida y posee caractersticas que

la hacen nica. Por ello debers profundizar en el conocimiento de sus cualidades, en qu pases se encuentra, cmo garantizamos el retorno de la inversin, qu garantas tiene el cliente en el manejo adecuado de los recursos qu aporta, etc.

Hablar desde la experiencia. Una buena parte de los compradores, ejercemos

decisiones emocionales ms que racionales. Lo que puede ser la diferencia entonces entre cerrar la venta y no hacerlo es que hables desde tu emocin, que pongas la pasin por delante, que invites a tu cliente a visitar otros clubes, concursos, eventos especiales. Haz que viva la pasin Toastmaster

Dar seguimiento. Realiza un seguimiento prudente. El que un prospecto no se

concrete rpidamente no significa una negativa. T estars entre una lista amplia de prioridades. Haz lo posible para mantenerte en las primeras. Enva correos breves. Mantn la comunicacin. Maneja objeciones.

S flexible. Algunos prospectos te pedirn requisitos extraos. Altas de

proveedor, facturas electrnicas, cartas poder. No lo niegues, ponte en contacto con el Gobernador de Distrito o escribe una carta a Cristina Lpez para que te aclare sus dudas (clopez@toastmasters.org)

Sigan sesionando. De ser posible, continen sesionando. Un club no es ms que

20 personas que se renen peridicamente para aprender. Si has logrado la periodicidad de las reuniones, el club existe, slo tendrs que dar seguimiento al pago

(Compromiso: Disear un entrenamiento con el apoyo del Vicegobernador de Educacin orientado a desarrollar estas habilidades) Cerrar la venta significa que tengas un mnimo de 20 personas dispuestas a iniciar un club. Pero cules son los pasos que debes seguir para registrarlo?

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Documentos
Desde la pgina Web puedes obtener todos los documentos que requerirs en el proceso de registro de club nuevo. Ve al siguiente vnculo, http://www.toastmasters.org/startaclub.aspx, llena la forma en lnea que ah aparece. Una vez enviada la forma, la pgina te llevar a la siguiente direccin: http://www.toastmasters.org/Members/MembershipBuilding/NewClubs/Forms.aspx

De ah podrs bajar toda la informacin necesaria para formar tu club y promoverlo. Hoy en da uno de los retos con los que se enfrentan los vendedores profesionales es de la necesidad de realizar labores administrativas que permitan un cierre efectivo. Aqu, ms que la persuasin se requiere de esmero y atencin a los detalles.

Formas
Un club nuevo requiere la integracin de 6 formas. Toastmasters Internacional es meticuloso en el llenado de cada una de ellas, por lo que te sugerimos familiarizarte con ellas y pedir apoyo en caso de requerirlo. Acrcate a Cristina Lpez (clopez@toastmasters.org), a los Vicepresidentes de Membresa, Especialista de Categora de Club o al Vicegobernador de Mercadotecnia del Distrito 34.

(Compromiso: Establecer un mecanismo sencillo y accesible a todos para estar siempre disponible y responder dudas sobre este proceso en menos de 24 hrs.).

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Cada una de las formas descritas aqu se pueden enviar por fax, por correspondencia tradicional o escanearlas y lo ms sencillo, seguro y rpido, enviarlas por correo electrnico. Las Formas son las siguientes: Forma I. Application to Organize. En esa forma se anotan los siguientes datos:

Responsable del Proceso de Registro. Si es una empresa es probable que alguien

de Recursos Humanos quiera hacerse cargo. De ser posible te sugerimos que alguien de Toastmasters est como responsable desde el inicio hasta el registro del club, ello te ayudar a acelerar el proceso y darle la importancia que requiere la sede. Esta persona podr ser el Sponsor del Club.

Datos de correspondencia. Ah enviarn el Charter Kit. Forma de pago. La mejor y ms segura forma de pago es una tarjeta de crdito
personal o corporativa, pues ahorra cargos adicionales. Es posible, si la organizacin lo solicita, que el pago se realice mediante transferencia bancaria (Wire Transfer). En ese caso se debern pagar $10.00 dlls adicionales que el banco le cobra a Toastmasters

Nombre y nmero del Club Sponsor Nombre y nmeros de socio de 2 Sponsors. Su funcin termina una vez que el
club ha quedado registrado. La sede les enva un documento que debern regresar escaneado a la sede, con la firma del Presidente del Nuevo Club. En ese momento el logro se registra y sirve como requisito para el ALS.

Nombre y nmero de socio de 2 Mentores. Asegrate que las personas que

asuman este rol poseen disponibilidad, conocimientos y compromiso pues de ellos depender en buena parte el sentar las bases de funcionamiento del nuevo club. Tambin les llega carta de la sede que deber ser firmada por el Presidente del Club. Para que el logro se registre deben transcurrir 6 meses de funcionamiento del club

Alineacin del Nuevo Club: rea, Divisin y Distrito Tipo de Club: Comunitario o Abierto Idioma de los New Member Kits

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RECOMENDACIN: Con la Forma I debern enviarse los $125.00 dls. del Charter Fee. Si se va a registrar un club nuevo, una vez que la sede recibe la forma bien llenada y el dinero, proceder al envo del Charter Kit, que contiene gran cantidad de materiales para el inicio del club: Manuales de Oficiales de Mesa Directiva, Un Mazo, Semforo de Papel, Recibos de Cobro, Manuales de Concurso, DVD promocional y 20 juegos de socio nuevo. Si lo que se va a registrar es un Club Avanzado la sede enva una caja ms pequea, sin Juegos de Socio Nuevo. Se llega a dar el caso de que una vez que el Club Prospecto recibe sta Caja se siente que tiene todo para sesionar y se olvidan o dejan para despus la integracin del resto de los documentos y dinero. Toastmasters confa en ti como sponsor para que esto no suceda. Si los manuales te llegan a ti como Sponsor te sugiero que entregues los Manuales de Nuevo Socio hasta que se haya realizado el resto del pago y no antes. Forma II. Charter Payments

sta es, sin dudarlo, la forma ms importante del proceso. En ella debers relacionar la cantidad de socios que se inscribirn. Toastmasters da ciertas reglas a seguir:

Club Nuevo: Mnimo 17 socios nuevos y mximo 3 duales Club Avanzado: Mnimo 17 socios duales y mximo 3 transferidos
Recuerda que un socio nuevo deber pagar siempre los 20.00 dlares de membresa vitalicia y los 27.00 dlares de seis meses de derechos como socio. Eso le dar derecho a su New Member Kit aunque la sede lo haya enviado antes. Un socio dual slo deber pagar 27.00 dlares si desea ser socio fundador del nuevo club, con independencia del mes en que se haga el pago. El pago de los 27.00 dlares le dan derecho al socio a seis meses de membresa a partir del mes en que se enva el dinero. Si por ejemplo, enviaste el dinero en el mes de enero, tendrs cubierto los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio, por lo que en el mes de marzo la sede internacional te pedir que pagues slo 12.50 por socio, equivalente a los meses de julio, agosto y septiembre. Despus de ese ajuste los pagos de semi anualidades sern siempre de 27.00 dlares

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Esas cantidades se relacionan en la Forma II y se anotan los datos de la tarjeta de crdito para realizar el pago. Recuerda que si el pago se realiza con transferencia bancaria hay que agregar 10.00 dlares. Escanea el documento y envalo por correo electrnico. Forma III. Charter Membership Application

sta es la Solicitud de Registro como socio. Pon especial cuidado en que se llene una por cada socio, con todos sus datos de correspondencia y su firma en el reverso de la hoja, acompaada de la firma de algn Oficial del Club.

RECOMENDACIN. Enva esta forma desde la primera reunin a todos los interesados en formar parte del club con una breve descripcin de todo el dinero que se espera recibir de ellos para formar el club. Pdeles a los posibles que la llenen y te la enven por correo o la impriman y te la lleven a la sesin. Una vez que las tengas todas llenas, debers escanearlas y mandarlas a la sede internacional. Forma IV. Charter Club, Officer Information.

En esta forma debers registrar los nombres de al menos 3 oficiales para el inicio del Club: Presidente, un Vicepresidente y el Secretario. Presidente y Secretario debern llenar varias de las formas. Requieres el nombre, correo electrnico y nmero de socio (para socios duales o transferidos).

RECOMENDACIN. Los nombres que aqu registres son necesarios para la constitucin del club, pero recuerda que una vez que el club est registrado y funcionando normalmente podrs realizar las elecciones y llevar a cabo la instalacin de oficiales con el procedimiento formal. Los cambios se podrn hacer ya en la pgina Web en la Seccin de Negocios con el uso del password que proporcione la sede. Forma V. Club Information.

Toastmasters se apoya en esta forma para llenar la informacin que aparece en la pgina Web.

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S cuidadoso en llenarla con los datos de la persona que puede responder al telfono que se escriba y dar datos sobre el club. Muchos socios nuevos llegan por este medio y es triste que una vez que han llegado hasta tu club y se han atrevido a llamar por telfono para pedir informes nadie les responda o el nmero sea incorrecto. Hay espacio para que anotes el tipo de club, la periodicidad con la que se rene y la informacin de contacto. Forma VI a. Toastmasters Club Constitution

Esta forma contiene reglas generales de la organizacin y debe ser llenada y firmada por el Presidente del Club y el Secretario Forma VI b. Toastmasters Clubs Bylaws.

Estos son los Estatutos del Club o la llamada Acta Constitutiva. Es el acuerdo inicial entre socios para regir su organizacin y funcionamiento. Ejemplos: Artculo II. Membresa Sec. 1. Puedes documentar que el club quedar restringido a personas que cumplan ciertos requisitos, ejemplo, empleados de la empresa o por el contario, escribir que no habr restricciones Sec. 2. Aos de vigencia para la designacin de socios honorarios o cancelar esa opcin Artculo III. Cuotas Sec. 1. Cuota que se pide a un nuevo socio. El club podra especificar que adems de los 47 dlls. normales se pague algo adicional, o dejar solo los 47 dlls. Sec. 2. Cuota para los socios activos as como fechas en que se deben realizar Sec. 3. Opcin de establecer una cuota de reinstalacin de socio cuando alguien se ha alejado del club y despus de cierto tiempo reingresa. Esta cantidad se la queda el club. Sec. 4. Opcin de establecer una cuota para los socios que transfieren sus derechos de otro club. Esta cantidad tambin permaneces en el club. Sec. 5. Opcin de establecer cuotas para socios inactivos

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Artculo IV. Sesiones Sec. 1. Periodicidad de las sesiones y da de las mismas Sec. 3. Periodicidad mnima de reuniones de Mesa Directiva del Club Artculo V. Eleccin de Oficiales Sec. 1. Opcin de establecer Oficiales adicionales a los que establecen los manuales Sec. 2. Responsabilidades de los Oficiales adicionales que hayan sido designados Sec. 3. Periodicidad en la Eleccin de Oficiales, semestral o anual Artculo VI. En el caso de que no se desee el uso de las Reglas de Robert como procedimiento parlamentario, seleccionar otra metodologa

Realiza los cambios que las caractersticas especiales del club requiera. Esos estatutos quedarn disponibles en la Seccin de Negocios del Club y podrn ser modificados por acuerdo de los socios. Si tienes duda en el llenado de los Estatutos acrcate al Especialista de Club, Vicepresidente de Membresa del Club, Gobernador de rea o Vicepresidente de Mercadotecnia del Distrito 34.

(Compromiso: Realizar la traduccin de los Estatutos e integrar un documento electrnico con tutorial para su llenado) En esta fase desarrollars habilidades de Seguimiento y Venta as como de cuidado y esmero en los detalles. Como Vendedor hars posible que el Club comience a funcionar rpidamente y que el registro en la sede ayude a
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tu rea, divisin y distrito. Integrars a un grupo de nuevos socios que empezarn a beneficiarse del programa Toastmasters y habrs desarrollado el talento necesario para emprender cualquier proyecto y tener la certeza de que lo llevars hasta el final. La sede internacional reacciona a una rapidez ejemplar. Una vez que se paga el Charter Fee, la esperada caja llega en menos de una semana. Una vez que envas dinero y papeles el registro del club queda listo en no ms de 5 das. No permitas que un club est en la lista de Club Prospecto por ms de 90 das. Es perfectamente posible que de la fase 1 a la 4 te lleves 60 das. Tu liderazgo de equipo te permitir conseguir ese objetivo. Una vez que has llegado a esta fase est atento como Sponsor del momento en que en la pgina Web se ha hecho el cambio de Club Prospecto a Nuevo Club. Hazle llegar al Club su nmero y explcales el uso del password. Los Sponsors recibirn un documento de Toastmasters Internacional que debern presentar ante el nuevo Presidente del Club para que se los firme. Enven esta carta por correo electrnico a la sede y en unos das habrn registrado su logro. Sugerimos en este momento algunas actividades de gran importancia:

Coordinar con el Gobernador del Distrito la entrega del Bandern del Club Programar con el Gobernador de rea la Ceremonia de Instalacin de Oficiales Establecer un dilogo con los Mentores del Club a efecto de comunicarles los
avances, compartirles toda la informacin del nuevo club a efecto de que formalmente apoyen al club desde la primera sesin

Mantenerse al pendiente de las necesidades del club as como de los Mentores.

Su experiencia acumulada como Sponsors agregar valor siempre

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Consolida

Saber que el Club se ha registrado en la sede internacional es sin duda un motivo de gran satisfaccin para todos los organizadores y los nuevos socios. Merece la ocasin para realizar una ceremonia de instalacin de oficiales presidida por el Gobernador de rea y, en su caso, el Director de la Organizacin. Avisa al Oficial de Relaciones Pblicas para que d la debida promocin al evento, que se publique en algn medio local, que est presente la prensa y se haga un evento inolvidable. Los Sponsors debern coordinar una reunin con los Oficiales del club en la que presenten a los Mentores y expliquen sus funciones. El reto que viene ahora es uno de los ms interesantes: Todos los clubes, como equipos viven diferentes momentos: Formacin. Caracterizado por gran entusiasmo hacia el objetivo comn, pero poco orden debido a que el grupo se est integrando. Ello requerir un seguimiento detallado de los Mentores, capacitacin constante, coaching a los oficiales y reconocimiento. Ese proceso puede llevarte de 4 a 10 sesiones.
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Participacin. Caracterizado por el deseo de los socios de involucrarse activamente en la toma de decisiones y roles en el club. Pueden manifestarse conflictos por poder. Esta etapa requerir de una actitud de mediador del Mentor y hacer uso de su estilo de liderazgo Visionario para clarificar el objetivo del club y canalizar apropiadamente el entusiasmo. Estabilidad. Los roles y responsabilidades estn bien definidas. Las decisiones se toman por consenso. Existe un clima positivo de trabajo y los socios han avanzado en la presentacin de sus proyectos. Esta etapa requiere del Mentor asumir un rol ms de apoyo cuando es requerido. Paulatinamente debe aprender a sacar las manos y permitir que el mismo club tome sus decisiones. Se puede llegar a esta etapa en aproximadamente 6 meses a un ao. Alto Desempeo. En esta etapa el club adquiere su madurez. Los lderes dirigen adecuadamente. Cada quin conoce sus responsabilidades y derechos. Esta etapa puede llevar al Mentor a tomar la decisin se retirarse del club o seguir formando parte de l pero ya como un socio regular. Si se ha realizado un trabajo correcto, se puede llegar a esta etapa en aproximadamente un ao. El reto del Mentor ser principalmente adaptarse al momento que est viviendo el club para proveerle de herramientas, aclarar dudas, apoyar a los socios, mantener alta la motivacin, generar una visin, comunicar la dimensin nacional e internacional de la organizacin.

(Compromiso: Realizar una campaa para integrar Mentores a nivel nacional que apoyen con el reto planteado, ofrecerles herramientas para que lleven a cabo su funcin y crear un foro en la pgina Web para que compartan sus experiencias y se cree una comunidad de aprendizaje) Si bien como hemos mencionado el Mentor cumple con su funcin y puede registrar su logro despus de 6 meses, el compromiso hacia un club formado debe ir ms all. Mentores, Sponsors, Gobernador de rea y Divisin y con el apoyo del Distrito debern trabajar de la mano para apoyar los momentos complejos del club.

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La Estrategia Requiere de Todos

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Cada Gobernador de rea tiene establecida la meta de crear un club nuevo para poder aspirar a ser rea Distinguida del Presidente. Basndome en esa meta, sugiero que sean ellos los responsables de operar la estrategia planteada. Hoy en da contamos con 52 reas. Si cada uno de ellos cumple su meta podramos quedar muy por encima del objetivo. El que los Gobernadores de Divisin apoyen el cumplimiento de esta meta, lo cual les permitir no tener prdidas netas y generar crecimiento neto de un club o ms (Divisin Distinguida del Presidente)

Ser un Compromiso el generar una campaa nacional para que todos los socios Toastmasters se involucren en el proyecto de Crear Clubes y Crecer. Embajadores Desde mis inicios como socios en Toastmasters he percibido el gran valor que aportan a la organizacin los Past Governors. Por ello sugiero que a ellos se les d un rol en esta estrategia como Embajadores. Ello implicar realizar un plan de trabajo para que desde su experiencia y disponibilidad puedan apoyar en las iniciativas nacionales de formacin de clubes.

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Especialistas de Club La formacin de un nuevo club genera sin duda alguna grandes aprendizajes para quienes contribuyen desde su concepcin hasta su registro. Debemos aprovechar ese conocimiento. Algunas de las categoras que requerirn un especialista son: Clubes Universitarios Clubes Juveniles Clubes Corporativos Clubes en Ingls Clubes en Asociaciones Polticas Clubes en Asociaciones Empresariales

Requeriremos de los especialistas conocimiento en el sector, experiencia en formacin de clubes y disponibilidad para liderar iniciativas a nivel nacional. Su rol consistira en integrar experiencias de xito en la categora, proveer informacin clave, apoyar a los responsables y liderar con el Vicegobernador de Mercadotecnia iniciativas nacionales de formacin de clubes.

Mis Compromisos como Candidato a Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34, 2010-2011 son los siguientes:
Liderar el proceso Creamos Clubes y Crecemos a nivel nacional.
A travs de capacitacin formal, herramientas disponibles, apoyo personal y comunicacin permanente motivar a Gobernadores de Divisin y rea a dar seguimiento a sus planes de creacin de nuevos clubes.

Generales: Crear 40 clubes en 2009-2010.

Con el apoyo de Especialistas de Club, Gobernadores de rea y Divisin definiremos un plan de trabajo para crear al menos: 10 clubes en Ingls u otros idiomas distintos al espaol 10 clubes Corporativos 5 clubes en asociaciones empresariales (Canaco, Coparmex) 5 clubes universitarios 5 clubes en asociaciones polticas 5 clubes abiertos

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Organizar al menos 3 Ferias de Membresa Toastmasters en diferentes ciudades del pas en las que se invite a Corporativos con presencia en diferentes ciudades Organizar un evento, Concurso de Comunicacin y Liderazgo Universitario en el que se convoque a Universidades con presencia nacional como TEC de Monterrey, Universidad del Valle de Mxico, UIA, Universidad La Salle, Universidad Anahuac

En el mes de junio: Lanzar la Convocatoria Crea Clubes y Crece a nivel nacional con apertura Integracin del equipo de Especialistas de Club y definicin de roles y
responsabilidades de los Embajadores Conferencia telefnica con los Gobernadores de Divisin para definir alcances del proyecto Una vez definida la fecha de la Capacitacin del Distrito incluir una capacitacin sobre el Proceso Crea Clubes y Crece as como las iniciativas para Exceder la Expectativa de Nuestros Socios total a ideas de socios para enriquecerla

En el mes de julio: Sesin estratgica con especialista de club para definir roles y Integracin del Foro en la Pgina Web para que todos los Gobernadores de
rea puedan registrar sus logros parciales Conferencias telefnicas con Gobernadores de Divisin y rea para alinear expectativas y apoyar con herramientas la etapa de En Bsqueda del Club Dejar lista una seccin en la pgina Web en la que se incluyan los casos de xito en la formacin de categoras especiales de clubes responsabilidades as como posibles iniciativas nacionales

A lo largo del ao: Conferencias telefnicas bimestrales para dar seguimiento al proceso con
Gobernadores de Divisin y rea Trabajar en conjunto con el Comit de Traducciones la integracin de Catlogos de Promocin de Toastmasters en Espaol Disear con el apoyo del Vicegobernador de Entrenamiento un Manual para Formacin de Sponsors y Mentores Establecer un mecanismo en la pgina Web para respuestas a los socios en un mximo de 24 horas Crear un tutorial para llenado de formas para la formacin de un club

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Reconocer los Logros. Ofrecer reconocimiento a Sponsors, Mentores y Gobernadores de rea y Divisin que cumplan sus metas

Definir con el apoyo del Distrito y la Sede Internacional un reconocimiento

especial a los Mentores, Sponsors y Gobernadores de rea por lograr su meta de un Club Nuevo

Trabajo en Equipo. Formar parte de un equipo con los Oficiales del Distrito:
Gobernador, Vicepresidente de Educacin, Vicepresidente de Relaciones Pblicas para lograr los objetivos planteados

Un verdadero lder crea una visin, la comunica y genera compromiso hacia ella. Facultar a los socios, ofrecerles herramientas para formar lderes autnomos y responsables, permitir a los Mentores, Sponsors, Gobernadores de rea convertirse en lderes de servicio. Cumplir con las 5 etapas del Proceso Creamos Clubes y Crecemos te dar muchas recompensas:

Tendrs un importante requisito cumplido para registrar el ALS Obtendrs un reconocimiento por integrar un club nuevo a la organizacin Habrs desarrollado habilidades clave que te permitirn ser un mejor
comunicador y lder

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