Gesto de documentos: uma abordagem conceitual

Ana Clia Rodrigues Professora Assistente (RDIDP) Curso de Arquivologia da Unesp-Marlia anyrodrigues@yahoo.com.br

Na implantao dos programas de gesto de documentos, o volume das massas documentais acumuladas foi historicamente o grande problema enfrentado pela arquivstica. Nos anos 80 se colocava para a rea o desafio de identificar imensas massas documentais acumuladas em depsitos de arquivos, as quais cresciam desordenadamente e deveriam ser organizadas e avaliadas para que o desnecessrio fosse eliminado, tarefas que se impunham para resolver o problema da superlotao dos arquivos. Esta situao se agrava diante do advento das novas tecnologias usadas para produzir e armazenar os documentos arquivsticos. Hoje, os desafios que se colocam para os documentos eletrnicos conduzem a arquivstica a uma aproximao cada vez mais intensa e profcua com as reas da Administrao, do Direito e da Informtica, na busca de parmetros cientficos para o planejamento adequado da produo e para o tratamento dos documentos armazenados neste ambiente. A incorreta aplicao dos procedimentos administrativos resulta,

necessariamente, na falta de homogeneidade da produo documental. Ainda observa-se no mbito das administraes o registro de procedimentos casusticos que acabam se transformando em regra, determinando uma proliferao de formulrios criados em funo da necessidade de administrar de acordo com critrios pessoais. Este um tema que remete a outros temas da rea, sobretudo ao conceito de documento de arquivo e s metodologias utilizadas para o seu tratamento tcnico.

Quando se impem a necessidade de produzir documentos autnticos, de avaliar o volume da produo documental de um rgo e de recuperar informaes, com a necessria agilidade exigida pela administrao moderna, muitas questes se colocam e remetem necessidade da definio de critrios normalizados para implantar programas de gesto documental, seja em ambiente convencional ou eletrnico. As novas questes que se apresentam para a rea tm levado os pesquisadores da rea a refletir mais profundamente sobre o estatuto do documento, como condio para a tomada de decises sobre o seu tratamento, reafirmando assim as bases epistemolgicas da arquivstica. Os estudos sobre o documento arquivstico e os vnculos que mantm com o contexto administrativo em que produzido, vem nutrindo o debate cientfico internacional sobre a formulao de requisitos para a gesto documental, sobretudo em ambiente eletrnico. Fundamentos tericos da gesto de documentos O conceito de gesto de documentos foi formulado aps o advento da Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma exploso documental no mbito das administraes pblicas e a conseqente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais que passaram a serem acumuladas em depsitos de arquivos. O reflexo destas mudanas ocorridas, primeiramente nos Estados Unidos e Canad, se fez sentir na arquivstica pelo enunciado de uma nova concepo de arquivo, fundamentada na Teoria das Trs Idades, princpio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua vigncia administrativa e freqncia de consulta: idade corrente, intermediria e permanente ou histrica. Neste perodo, as instituies arquivsticas se destacavam pela funo de rgos de apoio pesquisa, mantendo sob sua custdia, apenas documentos com valor histrico. Os problemas decorrentes dos documentos administrativos eram vistos como de responsabilidade exclusiva dos rgos produtores, os quais deles se utilizavam (JARDIM, 1987).

Posteriormente, esta metodologia passou a ser empregada para melhorar os aspectos administrativos da produo de documentos pblicos, entendendo esta ao como a relao estabelecida entre as reas e as atividades de trabalho de uma organizao, cujo resultado seja o registro desta informao em um suporte: o documento que circula e acumulado no arquivo. O desenvolvimento dos programas de gesto de documentos pelos arquivos nacionais daqueles pases conferiu s instituies arquivsticas uma nova feio, a de rgo de apoio administrao. Inspirada na prtica americana do record management, passam a ser aplicados os princpios de economia e eficcia no campo dos arquivos, segundo o qual a informao deve estar disponvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel . (JARDIM, 1987) A adoo desta teoria revolucionou o uso dos arquivos e a prpria Arquivstica, ocorrendo transformaes de ordem conceitual e prtica. Surge um modelo sistmico de organizao de arquivos, onde o documento passa a ser controlado desde o momento de sua produo at sua destinao final: eliminao criteriosa ou guarda permanente, definido como gesto documental. Contribuiu para o aprimoramento das funes arquivsticas, sob vrios aspectos
ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; que menor nmero de documentos inteis e transitrios fossem reunidos a documentos de valor permanente; a melhor organizao desses documentos, caso atingissem a fase permanente; a definio de forma criteriosa da parcela de documentos que constitussem o patrimnio arquivstico do pas, ou seja, 2% a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO. (JARDIM, 1987)

A partir da dcada de 80, inicia-se um movimento de interesse dos governos em considerar os arquivos como instrumentos da gesto governamental e da conscincia nacional.
Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa no s racionalizar e controlar a produo documental, garantir o uso e a destinao adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidado o acesso pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos arquivos. (ARQUIVO NACIONAL, 1995)

aplicao

dos

procedimentos

de

gesto

torna

os

arquivos

colaboradores das administraes, uma atividade permanente que garante o controle da produo, bem como a utilizao e destinao adequadas dos documentos, assegurando, assim, a preservao daqueles conjuntos considerados de valor de guarda permanente, (ARQUIVO NACIONAL, 1995). O conceito na literatura e na legislao No Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos (1984), a gesto documental abordada como uma rea da administrao geral dos rgos, relacionada com os princpios de economia e eficcia da produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos, referindo-se a um conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo (DICIONRIO, 1996). No Brasil, os dispositivos expressos na Constituio de 1988, onde se afirma que "compete administrao pblica forma da lei, a gesto de sua documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parg. 2), ofereceu os fundamentos necessrios para que se fizessem esforos significativos para dotar o pas de uma legislao arquivstica. A Lei n 8.159, aprovada em 1991 e conhecida como Lei Nacional de Arquivos, possui caractersticas marcadamente conceituais, fazendo referncia gesto e ao acesso aos documentos. Evidencia os princpios federalistas e de autonomia que definem os arquivos brasileiros, estabelecendo a rede de arquivos existentes nos nveis de governo. Contempla ainda a criao do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo coordenador do Sistema Nacional de Arquivo (SINAR). A gesto de documentos aparece na Lei federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em seu artigo 3,

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

No art. 21 da mesma lei, est expresso que a "legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos, assim como a gesto e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituio e nesta lei". No mbito das polticas pblicas ou institucionais que versam sobre a matria de arquivos, devem estar definidas as estratgias para o tratamento integral dos documentos em todas as suas fases do ciclo vital, pois
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados e, como uma reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desempenho das atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente. A partir dessas transformaes (...) a arquivstica passa a ser conceituada como o conjunto de princpios e tcnicas adotadas na produo, organizao e uso dos arquivos (ARQUIVO NACIONAL, 1995)

Significa dizer que a aplicao dos princpios tericos da gesto de documentos envolve a construo de metodologias especficas, compatveis com a tradio histrica administrativa do pas.

Se as experincias internacionais neste campo constituem um marco referencial e fonte de inspirao para as nossas reflexes, cabe aos arquivos pblicos brasileiros, por meio de seus profissionais, juntamente com os administradores pblicos, voltar-se para a produo do conhecimento indispensvel implementao conseqente dos programas de gesto de documentos (JARDIM, 1987)

Neste sentido, os instrumentos tcnicos norteadores do estabelecimento das polticas na rea, devem refletir e atender as demandas especficas do rgo produtor dos documentos, facilitando as tarefas arquivsticas e a rotina dos administradores. Programa de gesto de documentos: objetivos e metodologias

gesto

documental

se

caracteriza

como

um

conjunto

de

procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivsticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produo e acumulao na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediria. A partir da identificao das caractersticas que apresenta a tipologia documental, so definidas as regras para sua formatao e utilizao, tramitao, avaliao e classificao. Objetivos 1. Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de informaes substanciais. 2. Coordenao para o do sistema de arquivos dos do rgo, e definindo as procedimentos funcionamento arquivos garantindo

transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos. 3. Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do rgo. No mbito internacional o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), atravs da publicao dos estudos RAMP, apontou as diretrizes destes programas, definindo os elementos que o integram e os instrumentos metodolgicos que o sustentam. Segundo o estudo RAMP de James RHOADS (1983), o programa de gesto documental deve ser desenvolvido em trs fases: 1. Produo: fase em que se administram os elementos especficos de um programa de controle e criao de documentos, atravs da elaborao e gesto de formulrios; gesto da correspondncia e dos relatrios; sistemas de gesto da informao; gesto das diretrizes da preparao e difuso da informao sobre as polticas e procedimentos e aplicao das novas tecnologias a estes processos. 2. Utilizao e conservao: fase que corresponde ao controle, utilizao e armazenamento dos documentos necessrios para realizar ou facilitar as atividades de uma organizao. Compreende a implantao dos sistemas de arquivos e de recuperao da informao; a gesto dos correios e

telecomunicaes; seleo e uso de equipamentos reprogrficos; anlise de sistemas; produo e manuteno de programas de documentos vitais administrao e uso de automao e reprografia nestes processos. 3. Destinao (eliminao) fase na qual se definem os procedimentos para implantar as propostas de eliminao de documentos, que envolve as atividades de identificao e descrio das sries documentais; avaliao das sries de valor permanente para os arquivos; eliminao peridica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferncias e recolhimentos. Metodologias As funes arquivsticas da identificao, produo, avaliao e classificao documental sustentam a implantao dos programas de gesto, garantindo a normalizao de parmetros para o planejamento adequado da produo e controle da acumulao, seja para documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrnico). 1. Identificao A identificao uma fase da metodologia arquivstica qualificada pelos autores como do tipo intelectual e se caracteriza pelo estudo analtico do rgo produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de uma tarefa de pesquisa, de levantamento de dados sobre a estrutura e o funcionamento do rgo, compilando dados sobre as competncias, funes e atividades desempenhadas e sobre a tipologia documental produzida neste contexto. Em resumo, um trabalho de investigao e de crtica sobre a gnese do documento. O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005), define esta fase como processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual. A identificao das tipologias documentais, uma das etapas desta funo, se fundamenta nos princpios tericos e metodolgicos da Diplomtica Contempornea, que estudo das formas e dos processos de formao dos documentos de arquivo. Esta disciplina tem por objeto de estudo o

documento escrito, quer dizer, a evidncia que produzida sobre um suporte por meio de um instrumento de escritura ou de um aparelho que grava imagens, dados e/ou vozes. Portanto, seu objeto no qualquer documento escrito que se estuda, mas somente o documento arquivstico, quer dizer, um documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica. (DURANTI, 1995, p.17-18) As informaes coletadas nesta pesquisa ficam registradas no manual de tipologia documental (ou banco de dados). Neste instrumento constam os dados detalhados sobre cada tipo de documento resultante dos procedimentos administrativos, informaes que refletem o momento de sua produo at o momento em que os mesmos so destinados eliminao ou ao recolhimento para preservao. A identificao guarda uma estreita relao com as outras funes arquivsticas, caracterizando-se como a base fundamental para o seu desenvolvimento. premissa e condio para a realizao das metodologias de produo, avaliao e classificao no mbito dos programas de gesto documental. 2. Produo Os estudos de identificao de tipologias documentais desenvolvidos no momento de produo dos documentos fornecem os parmetros para o dilogo profissional interdisciplinar, com o objetivo de simplificar os procedimentos administrativos e racionalizar os documentos resultantes dos mesmos; de definir normas para sua execuo e critrios para o desenho dos sistemas de informao. No ambiente eletrnico, os princpios preconizados pela tipologia documental, determinam as pautas para controlar a produo documental, planificando o conjunto das tipologias que devero integrar o sistema e normalizando os elementos que devem ser registrados nos conjuntos de metadados, a fim de revelar as relaes orgnicas estabelecidas entre os documentos no contexto do procedimento de origem, garantia da autenticidade necessria dentro do sistema jurdico vigente.

3. Avaliao A avaliao consiste em estabelecer valores para os documentos a fim de determinar os prazos guarda e destinao final dos mesmos, eliminao ou guarda permanente. A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias atribudas s reas e das atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuio de valores (jurdico, fiscal, administrativo e histrico), prazos de reteno (em cada unidade da rede municipal dos arquivos) e destinao (eliminao ou guarda permanente) para os documentos. As operaes de avaliao devem versar sobre sries, portanto sobre os mesmos tipos de documentos produzidos no exerccio de uma atividade presente na gesto administrativa do rgo. A avaliao tem como produto tabela de temporalidade, que um instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos. (DICIONRIO, 1996). Durante a fase de identificao, so reunidas informaes sobre os caracteres internos e externos dos documentos, sobre os mecanismos de produo e trmites documentais, elementos imprescindveis para a construo de tabelas de temporalidade. Este instrumento indispensvel para administrar eficaz e economicamente o volume documental de um rgo e proteger os conjuntos de valor histrico (permanente). 4. Classificao uma tarefa que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde so produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composio (rgo produtor, competncias, funes, atividades) em classes, subgrupos, grupos e fundo. O estudo das caractersticas que apresentam o rgo produtor e das competncias e funes a ele atribudas, permitem que se posicione cada uma e a totalidade das tipologias documentais produzidas na estrutura interna do fundo dopcumental, ajustando-se a denominao das sries documentais a

critrios normalizados para as mesmas funes nos distintos departamentos (LPEZ GOMEZ, 1998, p. 6-7). Estes dados ficam registrados no plano de classificao, que o instrumento que permite a enunciao lgica e hierrquica de um conjunto de documentos produzidos por um rgo. O manual de normas e procedimentos da gesto documental O funcionamento e a aplicabilidade cotidiana de um programa de gesto de documentos dependem em grande parte da existncia de um manual que regulamente suas funes. A condio para que o manual possa ser aplicado e os resultados obtidos com o sucesso esperado, que a o rgo apresente como requisitos prvios, a existncia de um programa estruturado, onde possam ser explicitadas e avaliadas as metas, o que confere seriedade proposta do grupo de trabalho; autorizao oficial e estrutura legislativa, inserindo o projeto no calendrio poltico da administrao, para que seja aprovado e apoiado pelas autoridades competentes e, conseqentemente, legitimada o compromisso com o seu desenvolvimento e continuidade. Os manuais de normas e procedimentos, constituem balizas de aplicao de princpios e normas enunciados pelas autoridades, no marco da legislao e das polticas que sustentam o programa e so o resultado e condio para a gesto da informao arquivstica em qualquer ambiente de produo e acumulao. (DOYLE & FRNIRE, 1991)

Referncias ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos; conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47) ARQUIVO NACIONAL. Manual de levantamento da produo documental. Rio de Janeiro, 1986. (Publicaes Tcnicas, 44) BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica em arquivstica; reconhecendo e utilizando o documento de arquivo. So Paulo: Associao de Arquivistas de So Paulo / Arquivo do Estado, 2000. (Projeto Como Fazer) DICIONRIO brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. DICIONRIO de terminologia arquivstica. Ana Maria de Almeida Camargo, Helosa Liberalli Bellotto (coord.). So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. DOYLE, Murielle & FRNIRE, Andr. La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones publicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991. (PGI-91 / WS / 18) DURANTI, Luciana. Diplomatica: nuevos usos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vazquez. Carmona: Asociacin de Archiveros de Andalucia, 1995. JARDIM, Jos Maria. O Conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo. Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p. 35-42, 1987. RHOADS, James B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1983. (PGI-83 / WS / 21) RODRIGUES, Ana Clia. Tipologia documental como parmetro de classificao e avaliao em arquivos municipais. Cadernos de Estudos Municipais. Universidade do Minho (Portugal):, v.17/18, n.jun a dez, 2005. RODRIGUES, Ana Clia. Tipologia documental como parmetro para a gesto de documentos de arquivos: um manual para o Municpio de Campo

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