Comunicao interna

44 | Pontes de Esperana
O Departamento de Comunicao da igreja local possui uma srie de incumbncias e responsabilidades diferentes, mas que mantm uma mesma essncia: SERVIR. Isso porque o departamento em si, salvo em casos de treinamentos prprios da rea, desenvolve materiais de comunicao anunciando ou informando atividades de outros departamentos como Ministrio Pessoal, Desbravadores, ADRA, Ministrio das Crianas, entre outros, em geral para a prpria comunidade de membros. Portanto, a primeira esfera de atuao do Departamento de Comunicao a igreja qual pertence, e o primeiro pblico, antes de se pensar em comunicao externa ou mdia, a prpria igreja tambm. Informar corretamente e motivar atravs das mensagens desenvolvidas um dos passos para o sucesso das atividades de outros departamentos. Dessa forma, o sucesso da atuao do Departamento de Comunicao est diretamente ligado ao sucesso da atuao dos demais departamentos da igreja. Nesse captulo vamos explorar como o Departamento de Comunicao deve atuar dentro da prpria igreja, apoiando os demais departamentos e cumprindo seu papel fundamental de manter os membros informados.

Apoio a outros departamentos

Como vimos, o Departamento de Comunicao deve apoiar as atividades dos outros departamentos da igreja por meio de anncios, informativos e motivacionais. O primeiro passo para desenvolver bem esse trabalho o seguinte:

Tenha um calendrio geral com todas as atividades programadas de todos os departamentos da sua igreja

Isso conseguido atravs de reunies com os lderes de cada departamento. Se a sua igreja segue a recomendao da associao/misso local, cada departamento deve ter, aps a escolha dos respectivos lderes no incio de cada ano, um calendrio de atividades planejadas para ano todo,

Comunicao interna | 45 considerando as datas especiais, atividades externas e campanhas. Tenha uma cpia de cada um desses planejamentos de datas e una-os todos em uma nica planilha ou mapa. Voc ento ter uma viso completa de todas as atividades da igreja no perodo de um ano. Alm disso, apesar de no ser a funo principal do Departamento de Comunicao, voc ser o primeiro a conseguir detectar conflitos de datas e programaes, podendo ajudar de forma mais decisiva na organizao do calendrio da igreja. O passo seguinte : Classifique cada atividade como INFORMAR, DESENVOLVER ou RECEBER

As atividades que apenas requeiram que os membros sejam informados da sua existncia, como reunies de departamentos, cultos, programas em rdio ou TV, etc. devem ser classificados como INFORMAR, e sero alvo de sua preocupao apenas para inclu-los em boletins, murais de aviso ou roteiros de anncios nas datas apropriadas. So as atividades que do menos trabalho isoladamente, mas compem o maior volume de atividade na igreja. necessrio cuidado constante com as datas, horrios e locais, que sempre devem ser informados corretamente. Esse certamente um trabalho para todas as semanas. As atividades da Igreja local que requeiram desenvolvimento de materiais prprios como cartazes, boletins especiais ou convites, devem ser indicadas como DESENVOLVER. Isso pode acontecer durante as Semanas de Orao, Semanas de Sade, Semana da Famlia, sries evangelsticas, etc. Para esses casos, os materiais precisam ser desenvolvidos com antecedncia e geram mais trabalho. No entento so mais raros. Note quem alm de desenvolver materiais, essas atividades precisam ser anunciadas oportunamente, e, nesse caso, tambm devem levar a anotao de INFORMAR. Finalmente, as atividades que ocorrero na igreja, mas que sero organizadas pelo campo local, associao/misso ou pela unio, muitas vezes tm materiais prprios para divulgao e en-

46 | Pontes de Esperana
trega, como apostilas, revistas, folhetos promocionais ou lies prontas que devem ser utilizadas. So materiais, portanto, que devem ser RECEBIDOS e no precisam ser desenvolvidos. Ao contrrio, deve-se evitar a criao de materiais adicionais ou paralelos aos materiais indicados pelo campo (ver captulo sobre o Departamento de Comunicao e a Igreja Adventista). Lembre-se de que, assim como as atividades classificadas como DESENVOLVER, as atividades classificadas como RECEBIDAS precisam ser anunciadas oportunamente, e, ento, tambm devem levar a anotao de INFORMAR. Com esse mapa em mos, voc deve ento dar o terceiro passo:

Regras para INFORMAO, DESENVOLVIMENTO e RECEBIMENTO de materiais

Isso muito importante, pois cada departamento estar preocupado com o desenrolar das suas atividades e no raro esquecerem-se de avisar o Departamento de Comunicao com a devida antecedncia. Crie, ento, uma carta, nominal a cada lder de departamento, contendo os seguintes dados: Data e hora limite para envio de anncios para o boletim ou para os anncios de plpito. Antecedncia necessria (em dias) para o desenvolvimento de cartazes e boletins para atividades dos departamentos. Materiais necessrios para o desenvolvimento de cartazes e boletins para atividades dos departamentos (como nomes, msicas, datas, imagens, ttulos). Quem deve ser procurado para cada departamento encomendar os materiais dos quais precisa (nome, telefone, e-mail, endereo). Quais materiais podem ser desenvolvidos (cartazes, boletins, filmes, comerciais, etc.) e quais no podem ser (por questes tcnicas, de custo ou disponibilidade de espao).

Comunicao interna | 47 Qual a forma de gerenciamento de custos de cada material (quem paga, como paga e para quem paga). Ateno: no se esquea de que a produo de materiais, sobretudo impressos, tem custo, por vezes alto. Sempre combine, antes do incio do desenvolvimento dos mesmos quanto vai custar produo e quem vai pagar (se o departamento que pede, com sua verba, ou se ser doao, etc). Muitas vezes, os departamentos solicitam materiais e os esperam prontos, esquecendose de que precisam ser pagos. O custo, ento, fica a cargo do Departamento de Comunicao ou precisa ser pago com uma sada de caixa da igreja, o que sempre ruim quando no programado com antecedncia. Finalmente, o ltimo passo na organizao do relacionamento com os demais departamentos :

Envolver-se com os outros departamentos, participando das reunies de definio de atividades de cada um deles ou, pelo menos, ter acesso ata de reunio

Isso vai fazer com que voc saiba quando, e principalmente, o qu precisa ser desenvolvido e com qual contedo. Esperar que cada departamento defina sozinho o que desenvolver e apenas encomendar com o Departamento de Comunicao pode fazer com que materiais bem eficientes sejam esquecidos e outros, mais comuns, porm menos eficientes, sejam os nicos lembrados, visto que os participantes dos demais departamentos no necessariamente tm experincia para pensar em materiais de comunicao. Participar de todas as reunies pode ser exaustivo e, s vezes, impossvel, se ocorrer mais de uma ao mesmo tempo. Por isso, importante acompanhar as atas para se ter idia do objetivo de cada atividade e, assim, propor, entre outras sugestes, opes de materiais de comunicao.

48 | Pontes de Esperana

Cadastro e pesquisa de membros

Uma das primeiras regras de trabalho do bom comunicador saber com quem est se comunicando, e isso inclui: quem, como e quantos so! No raro os comunicadores da igreja no tm noo da quantidade de membros assduos da mesma. Isso impede que se planeje com cuidado, por exemplo, a quantidade de materiais a ser produzidos impactando em custos e na eficincia da comunicao. Algumas orientaes importantes para isso so: Faa um censo (contagem) de membros da igreja possvel que a secretaria da igreja tenha uma relao oficial do nmero de membros da sua igreja, mas nem sempre esse nmero reflete a realidade do tamanho do pblico com o qual nos relacionamos. Primeiro, porque os registros contam apenas os membros batizados. Segundo, porque no contam os freqentadores assduos, mas que no so batizados ou que possuem seus registros de membro em outras igrejas. Para se ter um nmero mais realista, por trs semanas consecutivas designe um membro de sua equipe, ou faa voc mesmo, uma contagem de todas as pessoas que freqentam cada reunio ou culto, em cada classe, incluindo os departamentos infantis. Com essa metodologia simples voc descobre qual o volume de membros que freqenta cada reunio, e, assim, poder desenvolver o material correto, na quantidade correta para cada ocasio. NOTA: A Secretaria da igreja tem um programa fornecido pela associao/misso, onde podero ser cadastradas todas as pessoas que freqentam a igreja: interessados, membros que ainda no solicitaram a carta de transferncia, etc. Agora que voc sabe quantos so, importante que voc saiba o que pensam os membros da igreja.

Visite o site www.portaladventista.org/comunicacao; para amostras de pesquisa de opinio

Comunicao interna | 49

Faa uma pesquisa de opinio ao menos uma vez a cada trs anos Esse o perodo de tempo ideal para uma pesquisa na igreja, pois tempo suficiente para tentar efetuar mudanas em pontos indicados por pesquisas anteriores (a menos que seja a primeira) e avaliar novamente se houve mudana na opinio. A pesquisa deve ser feita por escrito com todos os membros da igreja, incluindo crianas, a quem podem ser feitas perguntas, anotando-se as respostas. Uma vez anotadas todas as respostas possveis, deve ser feita a contagem de todas elas (chamada de tabulao) e, posteriormente, a leitura e anlise das informaes. A anlise dos dados normalmente um processo que requer experincia e sensibilidade, assim como a forma de apresentar os resultados. Sempre que possvel, pea a ajuda de algum que j tenha participado desse processo. Os cursos de comunicao das faculdades adventistas como o UNASP, no Brasil, a Universidad del Plata, na Argentina, e Universidade Peruana Unin, no Peru, podem ser facilmente contatados por e-mail e dispem de profissionais e alunos capacitados que podem ajudar nessa tarefa, sem necessidade de estarem presentes durante todo o processo. Finalmente, voc tambm pode criar uma ficha de cadastro para uso do Departamento de Comunicao, para ser preenchida por todos os freqentadores, que sejam membros da igreja ou no, batizados ou no, crianas ou adultos, bastando que a freqencia esteja assdua. Nessa ficha podem constar: - Nome - Endereo completo - Data de nascimento - E-mail - Telefone - Nome dos pais - Nome dos filhos - Profisso - Local de trabalho/estudo - Data de batismo

Voc pode tambm acrescentar outros dados, mas com esses j possvel acompanhar e informar aniversrios, enviar correspondncias por famlias, convocar membros especficos para reunies e programaes, etc.

50 | Pontes de Esperana

Modelo de pesquisa de opinio

Igreja Adventista do Stimo Dia de ____________________ PESQUISA DE OPINIO QUEM VOC A pesquisa annima, mas se desejar, poder se identificar no final da mesma. Ajude-nos a traar um perfil dos membros da igreja nos contando o seu perfil. Marque com um X no quadro que melhor descreve suas caractersticas:
Sexo Idade ( )Masculino ( )10 ou menos ( )21 a 25 ( )41 a 50 ( )70 ou mais Estado Civil Batizado Profisso ( )Solteiro ( )Sim ( )Prof. liberal ( )Casado ( )No ( )Empresrio ( )Obreiro ( )Vivo ( )Divorciado ( )Feminino ( )11 a 15 ( )25 a 30 ( )51 60 ( )16 a 20 ( )31 a 40 ( )61 a 70

( )Emp. setor privado ( )Emp. setor pblico ( )Aposentado ( )Dona de Casa ( )Estudante Tempo na Igreja Adventista Tempo na igreja local Estudou em escola adventista ( )0 a 2 anos ( )0 a 2 anos ( )Sim, externo ( )3 a 9 anos ( )3 a 9 anos ( )Sim, interno ( )10 ou mais ( )10 ou mais ( )No

AVALIE SUA IGREJA Marque com um X no campo que voc acha representar melhor a realidade da nossa igreja.
Excelente Organizao da Escola Sabatina Horrio do culto de cbado Reverncia Acomodaes da igreja Som da igreja ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ( ( ( ( ( Bom ) ) ) ) ) Mdio ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) Regular ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) Ruim ( ( ( ( ( ) ) ) ) )

Comunicao interna | 51 FAA AGORA SUA AUTO-AVALIAO Marque com um X no campo que voc acha representar melhor a sua postura em relao nossa Igreja:
Muito Mdio Pouco Nada

Sou reverente Assduo s programaes Dizimista fiel Dou ofertas freqentes Contribuo para manuteno da igreja Sou crtico Sou amistoso com desconhecidos Ajudo nos departamentos Estou disposto a assumir um cargo

( ( ( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) ) ) )

( ( ( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) ) ) )

( ( ( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) ) ) )

( ( ( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) ) ) )

SUA DISPOSIO Marque com um X o que voc gostaria de fazer na Igreja e ainda no o faz.
Pregar Cantar em coral Cantar em solo Cooperar em algum departamento Outra coisa ( ( ( ( ( ) ) ) ) )
Qual? ________________________________________ O qu? _______________________________________

SUA IDIAS Escreva em uma linha, no mximo, as suas idias sobre os seguintes assuntos: O que voc mais gosta na igreja? ____________________________________________ O que voc menos gosta na igreja? __________________________________________ O que voc gostaria que existisse aqui na igreja e que no existe? ____________________________________________________________________ O que voc gostaria de ver nos cultos, em se tratando de programao, e que voc no v? _____________________________________________________________________ Em qual departamento da Igreja voc gostaria de trabalhar no prximo ano? _____________________________________________________________________

52 | Pontes de Esperana

Boletins e jornais internos

Boletins e jornais internos servem, basicamente, para informar o grupo de freqentadores de uma igreja. A diferena entre ambos o tamanho: o boletim menor, tem menos pginas e contedo, e produzido semanalmente, ou para todas as programaes; j o jornal interno pode ser mensal ou bimestral, por exemplo, mas suas tcnicas para desenvolvimento e produo so similares e indicadas para o mesmo pblico. Caso haja possibilidade, o boletim pode ser colocado na pgina web da igreja, sendo um boletim online, que dever ser enviado a todos os membros por e-mail. Dever ser impresso como apresentado a seguir. Recente pesquisa realizada numa das maiores igrejas da Diviso Sul-Americana em nmero de membros (mais de 2.500), indicou algumas percepes interessantes sobre boletins, como, por exemplo, o que os membros mais esperam de um boletim. 1. 2. 3. 4. 5. Que esteja disponvel (pode surpreender, mas o que mais incomoda as pessoas a respeito do boletim no estar disponvel quando chegam igreja); Que seja graficamente atraente; Que traga informaes de interesse pessoal (lembrando que cada um tem seus prprios interesses e afinidades); Que traga informaes no conhecidas por outra fonte (boletins no devem ser repeties de anncios de plpito e vice-versa); Que tenha espao para seus recados.

Um bom boletim de igreja:

1. 2. 3. Faz parte de um conjunto de aes do Departamento de Comunicao, Deve obrigatoriamente trazer informaes sobre a programao referente ao moTem espao para os departamentos anunciarem suas atividades e que se complementam. mento em que ele entregue (essa caracterstica principal que o qualifica como um boletim). compromissos.

Comunicao interna | 53 4. As informaes contidas nele so claras, em textos curtos e objetivos, indicando

o que vai acontecer, quando vai acontecer, onde vai acontecer e quem deve participar. Com essas informaes j possvel que a nota cumpra seu papel. 5. familiar sem ser repetitivo (segue um projeto visual, mas tem espao para alteraes de acordo com a necessidades de cada programao). Ex.: programao infantil, jovens, idosos, pr-do-sol, etc. Um boletim pode parecer um impresso simples, mas aqueles que j trabalharam na edio de um boletim de igreja sabem do trabalho envolvido. Primeiro, porque uma atividade que envolve muitas pessoas. Segundo, porque dispe de um prazo curto para ser executado. Terceiro, porque se repete semana aps semana, sem poder falhar. Por isso muito importante ter um mtodo de trabalho eficaz e bem coordenado a fim de evitar desgastes fsicos e de relacionamentos na igreja, alm de, claro, garantir que ele cumpra seu papel.

Desenvolvimento e entrega de um boletim

1. Reunio de editores: diretor(a) de comunicao, secretrio(a) do departamento, Essa reunio de editores acontece no momento da criao do boletim, e s precisa ocor-

pastor da igreja e responsvel tcnico

rer uma vez, ou apenas quando o boletim vai mudar. Nela so definidas a linha editorial (que tipo de anncio o boletim vai conter; quais sero evitados; quem poder anunciar no boletim; quais as informaes obrigatrias, quem ser o responsvel pela coleta das informaes, quem ser o responsvel pela montagem do boletim e sua impresso) e o projeto grfico (dimenses, cores, formato, tipo de papel, tipo de impresso e quantidades). Aps essa reunio, o Departamento de Comunicao ter em mos um guia prprio para 2. o boletim que vai direcionar o trabalho de todas as semanas.

Criao e entrega da carta de apresentao do boletim para os departamentos

Essa carta deve conter as orientaes bsicas sobre como cada departamento pode usar o boletim: que tipo e qual o tamanho dos anncios, qual o prazo para envio do contedo, para quem devem ser enviados os anncios e outros detalhes operacionais.

54 | Pontes de Esperana
Ela pode ser entregue com a carta de apresentao do Departamento de Comunicao

citada anteriormente. Obs.: Os dois primeiros passos ocorrem somente uma vez. A partir do terceiro passo o trabalho acontece todas as semanas em que vai haver distribuio do boletim. 3. Recebimento dos Contedos Cada interessado em anunciar no boletim, incluindo o ancio que controla as informaes

de programao (pregador, horrios de cultos, etc.), deve enviar os dados obrigatoriamente para uma nica pessoa que atuar como uma central de recebimento, acumulando todo o contedo para posteriormente repass-lo para as demais fases de trabalho. Considerando que h muita coisa a ser feita ainda antes da entrega do boletim, a recomendao que o limite mximo para entrega de contedos seja a quarta-feira noite, no culto de orao (culto normalmente realizado pelas igrejas adventistas ao redor do mundo nesse dia da semana). tempo suficientetanto para que a pessoa que deseja fazer o anncio levantre as informaes de que precisa, quanto para que o responsvel pelo boletim possa coloc-lo em desenvolvimento at o final da semana. imprescindvel que esse prazo seja obedecido. Certamente no incio dessa prtica muitos anncios ficaro de fora do boletim, causando, por vezes, alguma frustrao. No entanto, a experincia tem mostrado que a manuteno firme da ordem e organizao s traz benefcios, e aps algumas semanas todos os envolvidos compreendem e adaptam-se ao fluxo de trabalho. Tenha convico no processo: no abra excees a menos que seja uma indicao direta do pastor de sua igreja, que o coordenador de todos os departamentos. Ele tem uma viso mais generalista e certamente saber indicar quando realmente isso for necessrio. 4. Diagramao e montagem da arte Aps coletadas as informaes, um pacote com todos os contedos, incluindo pro-

gramaes, recados e demais informaes que vo constar no boletim devem ser encaminhados para o diagramador, que, usando as ferramentas que melhor se adaptem s neces-

Comunicao interna | 55 sidades e disponibilidades de cada igreja, vai montar o boletim para que posteriormente ele possa ser impresso. O diagramador, ento, deve passar o material para um revisor (uma cpia digital o suficiente, caso o boletim no seja desenvolvido em computador, deve ser feita uma cpia impressa). O revisor vai analisar basicamente trs pontos: 1. A correo ortogrfico-gramatical; 2. A coerncia entre os ttulos e informaes contidas nos anncios (no raro um ttulo indicar uma data e o texto do anncio indicar outra, gerando conflito de informaes); 3. A existncia de conflitos entre anncios diferentes ( possvel tambm que duas reunies, por exemplo, estejam sendo marcadas para a mesma hora e mesmo local, e somente no momento da reviso do boletim que isso seja percebido). Aps esse trabalho, o revisor indica para o diagramador se h alteraes que de O diagramador, ento, finaliza o trabalho preparando os originais para ser enviados para

vam ser efetuadas. o local de impresso (uma empresa de fotocpias, uma grfica rpida, uma grfica tradicional ou outros, quando for o caso). Obs.: Voc que tem interesse nessa etapa especificamente pode ter mais informaes no captulo sobre comunicao externa na parte de orientaes sobre como criar mdia impressa. 5. Impresso e cpia Aps as demais etapas realizadas, o boletim deve ser entregue para impresso. 1. Para pequenos grupos, de at 20 ou 25 pessoas, a impresso pode ser feita numa

Basicamente trs mtodos podem ser utilizados: impressora domstica, por vezes at pelo prprio diagramador. Economiza-se tempo e recursos financeiros se as impresses forem limitadas. 2. Para grupos maiores, a impresso domstica tem um custo muito alto e velocidade limitada. Nesse caso, a segunda opo entregar os originais (digitais ou j impressos) para uma fotocopiadora ou grfica rpida, que reproduzir cpias do material na quantidade desejada. A

56 | Pontes de Esperana
velocidade de impresso mais do que suficiente e o custo moderado, apesar de no ser o mais barato unitariamente. 3. A terceira opo a mais econmica no caso de grandes quantidades. Imprime-se em uma grfica tradicional um lote grande de boletins (acima de 200 por reunio), porm apenas um lado, contendo informaes que no mudam a cada reunio, como o nome da igreja, telefones de contato, seqncia da programao, endereo, orientaes para anncios. Esse lote deve corresponder ao nmero de boletins entregue a cada reunio vezes 25 (equivalente a seis meses de distribuio no caso de boletins distribudos semanalmente), e servir como capa. A cada semana, ento, sero entregues para a grfica (a mesma ou outra a critrio da igreja), boletins impressos em apenas um dos lados da folha de papel na quantidade necessria para distribuio na reunio seguinte. A grfica imprimir os anncios e informaes no lado em branco (o miolo). Esse, como citado, o mtodo mais econmico mais prtico e com melhores resultados para grandes congregaes. 6. Dobragem Depois de prontos os boletins que sero entregues, no se esquea de que, em alguns casos, especialmente se a escolha for por impresso em grfica rpida, os boletins viro impressos em uma folha aberta que precisar ser dobrada antes da entrega. Antecipe-se a essa demanda combinando com um grupo de apoio a realizao da tarefa antes da reunio na qual ser entregue o boletim. Pode parecer uma tarefa simples, mas dobrar 200 boletins ou mais pode levar cerca de 2 horas de dedicao total de uma pessoa realizando a tarefa sozinha. 7 . Entrega Finalmente, fechando o ciclo de trabalho de um boletim, chega-se ao ponto que as pessoAlgumas igrejas deixam os boletins impressos sobre uma bancada ou mesa na entrada da as indicam ser de relevncia total: a entrega. recepo, para que cada membro retire o seu. Essa prtica no adequada, pois no h controle de quantos boletins so retirados por cada pessoa ou famlia, e, via de regra, faltam exemplares para todos, causando desperdcio e frustrao.

Comunicao interna | 57 A recomendao a de que a equipe de recepo entregue os boletins. Alm de repre-

sentar uma atitude mais agradvel e simptica oferecer o boletim ao membro ou visitante com boas-vindas calorosas, ela possibilita controlar o volume entregue e h uma percepo mais clara se o boletim est sendo impresso em quantidade suficiente ou no. Para tanto a equipe de recepo deve estar presente no local da reunio pelo menos 30 minutos antes do incio da mesma, e logicamente os boletins impressos e dobrados devem estar com a equipe desde ento.

Alguns comentrios
A. Programaes Especiais podem alterar o fluxo normal de trabalho Semanas de Orao, por exemplo, muitas vezes tm suas prprias coletneas que servem de boletim, ocasionando a suspenso da produo do boletim daquela semana. Avalie com antecedncia a necessidade de produo de boletins nesses casos de programaes especiais que j tenham seus materiais. Outra situao possvel a ocorrncia de eventos especiais e festividades na igreja, como batismos ou presena de oradores conhecidos, que atraem muito mais pblico e que demandam uma quantidade de boletins superior das demais semanas. B. Servios de cpias e grficas geralmente no so exclusivos e nunca A no ser que a igreja tenha sua prpria mquina de cpias, o que no comum,

so inquebrveis
as impresses so feitas em fornecedores que possuem outros clientes e outros trabalhos para realizar. Considerando que a impresso de boletins geralmente feita na sexta-feira, nunca deixe para faz-la na sexta tarde, sobretudo na parte final da tarde. Considere que pode haver muito trabalho na copiadora ou grfica e que no seja possvel imprimir o boletim antes do sbado. Ou pior, que a mquina esteja quebrada e que no seja possvel a impresso em hora nenhuma. Para evitar essas situaes, programe o fluxo de trabalho para entregar o boletim a fim de que seja impresso no mximo sexta-feira pela manh e sempre tenha uma alternativa de fornecedor para casos excepcionais como os citados.

58 | Pontes de Esperana
C. Quantidade de boletins a ser impressos Aqui a conta deve levar em considerao um meio-termo entre a necessidade de o bole-

tim estar disponvel a todos e de no haver desperdcio, que implica em perda de material e de recursos financeiros. O limite mnimo recomendado obtido pela soma do nmero de famlias da igreja com 20% desse nmero. Por exemplo: se no censo realizado o nmero de famlias numa igreja de 300 membros foi de 80, ento o limite mnimo dever ser de 80 mais 20% de 80, ou 16, totalizando 96 boletins. O risco de muitas pessoas ficarem sem acesso ao impresso. O limite mximo seria logicamente um boletim por pessoa presente. Mas como isso difcil de ser previsto (e no havendo realmente necessidade de um boletim por pessoa, j que um por famlia, ou por casal, por exemplo, mais do que suficiente), a recomendao que o limite superior seja 3 vezes o inferior, ou seja, o nmero de famlias da igreja, mais 20%, vezes 3. Normalmente, esse nmero ainda causar algum desperdcio. Ento imprima uma vez e v acompanhando a distribuio, adequando o nmero demanda natural pelo boletim. D. Dicas de diagramao Como citado anteriormente, o prximo captulo vai indicar algumas regras de diagrama1. Considerando que h pessoas idosas com alguma dificuldade de leitura na igreja, nun2. Letras claras, sobretudo brancas, em fundo escuro, sobretudo preto, apresentam bom

o e arte. Mas algumas dicas, prprias para boletins, podem ser adiantadas: ca imprima textos com fontes de corpo menor que 10. contraste para leitura quando projetadas na tela. No entanto, no momento da impresso, a tinta escura geralmente se esparrama um pouco pelo papel (fenmeno chamado tecnicamente de ganho de ponto) cobrindo as letras claras, em especial as perninhas (serifas) e partes mais finas, dificultando a leitura. Evite. 3. Na reunio de definio editorial (o primeiro passo), defina se o boletim ser colorido (mais bonito) ou preto e branco (mais barato, tecnicamente chamado de escala de cinza). Aps essa definio, desenvolva alguns testes de diagramao e composio de elemen-

Comunicao interna | 59 tos (formas geomtricas, sublinhados, sombras). Normalmente, um boletim desenvolvido em cores ao ser impresso em escala de cinza no muda apenas nas cores, mas sua dinmica visual tambm muda muito. Se for para ser impresso em escala de cinza, j o desenvolva em escala de cinza desde o incio. 4. Crie uma estrutura de diagramao fixa, que mantenha os mesmos elementos no mesmo lugar, toda semana. Por exemplo: a programao do dia sempre no mesmo lugar, assim como os recados, a lista de aniversariantes, etc. Isso facilita o trabalho da diagramao e gera a familiaridade desejada no boletim. E. Contedos sugestivos para um boletim O que vai determinar quanto de contedo vai num boletim o seu tamanho final. Normalmente no se consegue inserir num boletim tudo que se imaginou no comeo de seu desenvolvimento. Assim, segue a orientao do que obrigatrio em um boletim, e algumas sugestes de informaes adicionais e opcionais que podem fazer parte do contedo mediante disponibilidade de espao:

Obrigatrias
1. Programao do dia, incluindo nomes e seqncia de acontecimentos; 2. Informaes dos eventos, reunies e campanhas que ocorrero na semana seguinte; 3. Programao da semana seguinte; 4. Formas de contato para anunciar no boletim; 5. Horrios regulares de cultos e reunies.

Adicionais
1. Lista de aniversariantes da semana seguinte; 2. Recado pastoral; 3. Horrios de pr-do-sol; 4. Textos bblicos; 5. Quadros fixos para departamentos.

Boletins para downloads, acesse: www.portaladventista.org/comunicacao

60 | Pontes de Esperana

Anncios Pblicos
Uma das principais funes de um bom boletim evitar a necessidade de anncios pblicos. No entanto, em algumas situaes, esse tipo de anncio pode ser necessrio. Problemas de impresso, semanas especiais nas quais no tenham sido impressos boletins regulares, acontecimentos relevantes de ltima hora, falecimentos, cancelamentos de anncios que saram errados no boletim, so algumas das situaes que podem ocasionar a necessidade de anncios falados. Alm disso, algumas igrejas, por uma questo de economia, no imprimem os boletins e os anncios so constantes.

Quais os cuidados nesses casos?

Tempo. Existe uma tendncia natural de se estender o tempo pr-determinado

para os anncios. Normalmente, uma explicao mais detalhada algum ponto j basta para estourar o tempo planejado. Estrutura dos anncios. A falta de uma estrutura pr-estabelecida provoca O crebro humano tem uma dificuldade maior de guardar informaes que teconfuso e falta de clareza nos anncios. nham sido somente ouvidas, e no lidas ou visualizadas. Dessa forma, mesmo com um texto pr-determinado claro, a maior parte dos membros ter esquecido boa parte dos anncios apenas um minuto aps eles terem sido explanados! Considere isso na sua avaliao de eficincia dessa forma de informao.

Mas se ainda assim eles forem necessrios, siga essas seis regras: 1. Escolha uma pessoa para dar os anncios
Defina apenas uma pessoa para dar todos os anncios. Isso d mais ritmo e celeridade ao processo. Essa pessoa escolhida deve saber ler bem, deve ter uma boa entonao e impostao de voz e deve ser simptica. Desta forma, no haver necessidade de que cada lder de departamento d seus anncios prprios.

Comunicao interna | 61 2. Escreva os anncios que sero falados Escreva os recados como se eles fossem ser impressos no boletim mesmo, com os cuidados da boa redao. Em seguida, agrupe-os por assuntos e imprima-os numa pgina. Oriente, ento, a pessoa que vai ler os anncios para seguir a ordem dos recados e se ater ao texto, sem explicaes adicionais ou comentrios. 3. Feche o roteiro de anncios na sala pastoral, com pastor e ancio, antes de

iniciarem os anncios
Verifique se o pastor ou ancio tem algum anncio a ser informado ainda e inclua-o no roteiro. 4. Use o momento mais apropriado Sugerimos no final da Escola Sabatina e antes do incio do culto. 5. Sempre que possvel, use suporte visual para os anncios Como dito anteriormente, os anncios apenas falados so mais difceis de ser guardados pelos ouvintes. Uma prtica que tem se demonstrado eficiente a projeo das informaes principais em um telo ao mesmo tempo em que se est falando. 6. Evite anncios no programados Caso no haja boletim e os anncios sejam regulares em sua igreja, ainda assim necessrio que haja antecedncia na preparao dos mesmos, sendo confirmados com o ancio e com o pastor. Anncios que chegam de ltima hora, por vezes at depois de j iniciada a sesso de anncios, geralmente so confusos, mal escritos e geram mais confuso do que informao.

62 | Pontes de Esperana Modelo de formulrio para receber os anncios antecipadamente:

Anncios - Comunicao Para que seu anncio seja passado de maneira precisa e eficiente, voc deve preencher todos os dados abaixo: O qu? ________________________________________________________ Quem? ________________________________________________________ Quando? ________________________________________________________ Onde? ________________________________________________________ Para qu? ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ D algumas razes para motivar: ________________________________________________________ ________________________________________________________ Em quais dias anunciar: ________________________________________________________ Entregue esta folha para o diretor de Comunicao at quinta-feira.

Comunicao interna | 63

Murais e quadros de avisos

Murais e quadros de avisos so ferramentas muito teis que agilizam a comunicao interComo todo material fixo, eles requerem cuidados na manuteno, tanto fsica quanto do na e, quando bem aproveitados, so timos apoiadores para boletins e anncios pblicos. contedo, e isso responsabilidade do Departamento de Comunicao da igreja.

Tipos de contedos
1. Programaes da prpria igreja So cartazes e anncios de programas jovens, programas infantis, semanas especiais, batismos, sries de conferncias, etc. 2. Programaes que vo acontecer na igreja So os cartazes que so geralmente enviados pelos departamentos da associao/misso

(como Jovens, Desbravadores e Aventureiros, Mordomia Crist, Lar e Famlia e Sade e Temperana), por conjuntos musicais, pelas rdios e TV anunciando seus programas, entre outros. 3. Relatrios de departamentos da igreja Relatrios prestando contas aos membros da igreja. Normalmente so cheios de nmeros

e tabelas completamente ininteligveis se forem faladas. 4. Atividades que possam interessar aos membros Cartazes e anncios de cursos, escolas, promoes de produtos relacionados igreja ou

ao estilo de vida adventista, como alimentos da Superbom, oferta de servios dos prprios membros da igreja, convites de casamento, etc. Para uma boa eficincia de um mural ou quadro de avisos apenas uma coisa necessria: que os membros tenham o hbito de consult-los. O papel do Departamento de Comunicao ento fazer com que eles sejam agradveis e que realmente sejam vistos como uma fonte importante de informaes e no somente um depsito de cartazes sem interesse.

64 | Pontes de Esperana

Mural Eficiente
1. Mural Tradicional Normalmente as igrejas j tm um mural para anncios. Se no for o caso da sua igreja, Adquira uma prancha de madeira compensada de 1 x 2 metros, pelo menos

constru-lo muito simples: (se houver espao para um mural maior, adquira uma prancha nas dimenses que julgar conveniente). Forre a prancha com uma camada de cortia e cubra com feltro, envolvendo as bordas todas e prendendo com grampos metlicos na parte de trs da prancha (no use pregos, pois, com o tempo, rasgam o feltro). D preferncia para o feltro de cores sbrias, como azul ou verde-escuro. Faa acabamento com molduras para quadros ou batentes de porta envernizado. Evite cores claras, pois se sujaro com facilidade no manuseio. Outro material disponvel no mercado a placa isolante, comprada em Faa o acabamento nas beiradas da prancha com molduras para quadros Escolha uma parede em frente qual haja circulao de pessoas certificando-se madeireiras, que dispensa a madeira e a cortia, bastando revesti-la com feltro. ou batentes de porta envernizado. tambm haja espao para pessoas pararem para ver o mural sem impedir a circulao dos demais membros. Normalmente, o hall da igreja tem espao suficiente para isso. Mural de Vidro: outra sugesto colocar somente um vidro com espaador na parede do hall de entrada. A manuteno simples e de aparncia agradvel, sendo os anncios fixados com fita adesiva dupla face. 2. Cuide da manuteno do mural Use apenas alfinetes do tipo percevejo para prender os cartazes. Cola ou alfinetes lon-

gos estragam o feltro, que dura muito pouco sem os devidos cuidados.

Comunicao interna | 65 Limpe-o apenas com uma escova de carpete, sem usar produtos qumicos e sempre manCaso haja incidentes ou vandalismo, como rasgos no feltro ou inscries, retire imediata-

tenha a madeira da moldura bem polida. mente o mural e conserte-o, sem deix-lo exposto. melhor passar uma semana sem o mural do que apresent-lo vandalizado, o que o desvalorizaria e, conseqentemente, seu contedo. 3. Crie reas de interesse no mural Divida o mural em reas de assuntos ou temas, que podem inclusive ser indicadas com o Exemplo: Notcias da igreja em geral, ASN (Agncia Sul-Americana de Notcias) e Portal

nome de cada seo. Adventista, Programaes Musicais, Atas e Relatrios, Produtos e Servios, Programas de Rdio e TV, Jovens, Desbravadores e Aventureiros, etc. Isso gera uma leitura mais eficiente do mural e desperta o interesse dos membros, que sempre podem observar, mesmo de longe. Poder ser usado o logotipo de cada departamento para visualizao melhor. 4. Autorize o mural O mural deve se comportar como o boletim: todos os contedos devem ser entregues

para uma nica pessoa e somente o Departamento de Comunicao deve colocar e retirar materiais dele, com o intuito de evitar materiais inapropriados para o ambiente da igreja ou que tomem o lugar de materiais mais importantes e que ficariam de fora do mural por falta de espao. 5. Atualize o mural Sempre que chegar material para o mural, classifique-o como URGENTE, IMPORTANTE Os materiais URGENTES so os que tm prazo certo para ser expostos, pois tm datas

ou OPCIONAL. certas para acontecer. Exiba-os o mais rapidamente possvel, mas no se esquea de retir-los imediatamente aps a data limite. Materiais com data vencida desvalorizam o mural. Os materiais IMPORTANTES so os que anunciam campanhas da igreja ou da associao/ misso, eventos especiais, programaes de rdio e TV sem datas especficas. Desde que haja

66 | Pontes de Esperana
espao, devem ser todos colocados em suas reas de interesse, mas no devem passar de quatro semanas de exibio, tempo mdio para que termine o interesse por eles. Retire-os aps esse perodo para dar mais dinmica ao mural. Finalmente, os materiais OPCIONAIS so aqueles que podem ser colocados, caso haja espao na rea a que se destinam, como anncios de escolas e universidades da rede adventista, oferta de servios e produtos, etc. Devem seguir a mesma orientao das quatro semanas de exibio, no mximo. 6. Divulgue o mural Parece um contra-senso divulgar um espao que existe para divulgar outras coisas. Mas a

verdade que quando o mural for lanado ou re-lanado em sua igreja, inclua por alguns sbados seguidos no boletim ou nos anncios a importncia de se visitar o mural a cada reunio, indicando que algumas informaes interessantes s estaro disponveis l. Mas ateno: realmente guarde algumas informaes s para o mural! Se todas as informaes do mural sarem no boletim, alm de tomarem muito espao nesse material informativo, tornaro o mural um local sem utilidade prtica. Faa dele, portanto uma fonte indispensvel e ele certamente ter sucesso em sua igreja!

Comunicao interna | 67

Ministrio da Recepo
Em nossa igreja existe o Ministrio da Recepo, que est sob a coordenao do Minist-

rio da Mulher. O Ministrio da Recepo consiste em organizar equipes treinadas para o trabalho de recepo em todos os programas regulares da igreja, tendo como propsito oferecer melhor impresso do amor de Jesus quelas pessoas que so visitantes, como tambm aos membros efetivos da igreja. necessrio que a equipe de Comunicao colabore. A recepo na igreja tem o poder de abrir sorrisos e coraes. A primeira impresso a A recepo no s uma cortesia, como tambm uma maneira de iniciar um ambiente Como ento organizar a recepo? Siga essas orientaes bsicas: 1. Determine o modelo de recepo de sua igreja Liste todas as programaes e cultos que a igreja ter no ano. Considere que a recepo A seguir, imagine como seria a recepo e quantas pessoas voc ter que arregimentar Finalmente, pense o que a recepo ir realizar. Coloque tudo isso num plano de recep-

que fica, diz o ditado popular. espiritualmente rico e agradvel para o culto.

ser necessria em todas as ocasies. para a atividade durante o ano. o, um documento que ser entregue para toda a equipe se familiarizar com a atividade. 2. Forme uma equipe com o seguinte perfil Alegre e comunicativa; Pontual e responsvel; Crist e imbuda de esprito missionrio; Possuidora de tato, amabilidade e cortesia; Boa apresentao; Conhece os membros regulares da igreja a fim de poder reconhecer os visitantes.

68 | Pontes de Esperana
3. Otimize o trabalho da recepo Como a equipe estar s portas recepcionando todas as pessoas que chegam, a oportunidade Outra atividade possvel de ser realizada por essa equipe a contagem de membros e

ideal para a entrega do boletim e de demais materiais que a igreja precisar repassar aos membros. visitantes para o censo sugerido no incio desse captulo. 4. Avalie o trabalho da recepo a cada trs meses No se trata de avaliar as pessoas que esto ajudando na recepo, mas, sim, o modelo

adotado. O que a igreja pensa a respeito da recepo: est no local correto? Est no horrio correto? um ponto eficiente de entrega de materiais?

No necessrio fazer uma grande pesquisa para saber se preciso algum ajuste. Conver-

se com 4 ou 5 famlias que sempre freqentam a igreja e que no tenham feito parte da equipe de recepo. Dessa conversa, algumas sugestes e avaliaes podem ser bem aproveitadas. Participantes desse ministrio precisam estar conscientes de que: Seu contato com o visitante, por mais breve que seja, pode determinar a sua converso; Seu modo de falar representa a imagem da igreja; Esse trabalho deve ser precedido com muitas oraes; Todas as pessoas que se aproximarem da igreja, so pessoas por quem Jesus morreu, e a abordagem ser um fator para atrair ou afastar; nunca censurar a roupa dos visitantes;

Seu tom de voz importante. Falar com voz suave; nunca coagir ou pressionar;

Lista classificada
No a ltima atividade que o Ministrio da Comunicao pode realizar dentro da igreja, Por vezes, membros da igreja precisam de servios profissionais e pedem indicaes mas uma das idias mais novas. diversas em seus crculos de amizade.

Comunicao interna | 69 Eletricistas, pedreiros, pessoas para servios domsticos, empregados para a indstria e comrcio, advogados e dentistas so alguns dos exemplos de profissionais que, por vezes so procuradas fora da igreja simplesmente por desconhecimento de pessoas freqentadoras dela que ofereamesses servios, apesar de partilharem os mesmos bancos a cada sbado. O contrrio tambm possvel: pessoas que precisam de emprego ou trabalho no sabem que pessoas prximas a si, dentro da igreja, tm oportunidades abertas. A lista classificada uma maneira de organizar as informaes profissionais do grupo de membros de uma igreja e promover a troca de contatos e oportunidades dentro de um ambiente cristo e saudvel. Essa lista classificada semelhante ao que encontramos nas listas telefnicas classificadas, mas logicamente menor. Como execut-la? 1. Lance a idia na igreja Lance a idia no boletim, coloque explicaes detalhadas no mural e pea para o pastor, em uma de suas datas de pregao, falar mais claramente da utilidade da lista classificada e da importncia da ajuda entre os irmos. 2. Passe uma ficha de inscrio para os membros A participao na lista classificada deve ser incentivada, mas no pode ser obrigatria. Quem quiser divulgar sua rea profissional e seus contatos pode faz-lo.

A ficha de inscrio deve conter os seguintes dados:

- rea de atuao - Nome - Telefones para contato - E-mail (endereo eletrnico) para contato - Endereo do site, se houver

70 | Pontes de Esperana
3. Organize os dados coletados Separe as fichas por rea de atuao, e, em seguida, em ordem alfabtica de nomes dentro de cada rea. Transcreva, ento, todos os dados para uma planilha, tabela ou texto corrido mesmo, tomando muito cuidado nesse momento para no errar nenhum dado, em especial telefones. 4. Diagrame a lista classificada Crie uma diagramao para a lista classificada, destacando as diferentes reas de atuao. Esse material diagramado pode ser impresso em folhas comuns e copiadas, a fim de reduzir custos. Pode tambm ser diagramada no modelo de cartilha ou mini-revista e ser impressa em grfica. Pode ainda ser gerada em formato digital e disponibilizada no site da igreja . Voc pode usar como referncia as listas classificadas telefnicas e as dicas encontradas no captulo sobre criao e produo grfica nesse manual. 5. Distribua para toda a igreja e para amigos da comunidade Aps estar pronta, a lista classificada deve ser distribuda para todos na igreja, mesmo para os que no quiseram incluir seus dados. Lembre-se de que quanto mais pessoas tiverem acesso a ela, mais oportunidades e relacionamentos surgiro. Se possvel, distribua a lista classificada para a comunidade prxima igreja. Alm de poder gerar bons contatos profissionais, uma atitude simptica e pode servir como um bom motivo para um primeiro contato missionrio, seja atravs da entrega em si, seja atravs do contato pessoal, quando os servios forem contratados.

Comunicao interna | 71

Comunicao e o Aspecto Fsico da Igreja

Deus criou a natureza com harmonia e beleza. Ele formou um jardim para se encontrar com nossos primeiros pais. No deserto, orientou o seu povo a construir um lugar onde pudesse estar no meio deles. O templo planejado pelo rei Davi e construdo por seu filho Salomo era magnfico e de inigualvel esplendor. Beleza no somente nos smbolos e no servio dirio, mas beleza fsica, magnitude, o melhor foi oferecido ao nosso Criador. Deus tambm aceitava adorao num simples altar. Nosso local de culto pode ser simples ou grandioso. Mas uma coisa deve marcar os dois locais contrastantes: o cuidado, a limpeza, o primor, a higiene, o esmero e o bom gosto. O ambiente da igreja deve ser agradvel e aconchegante para despertar nos membros e visitantes o desejo de permanecer o maior tempo possvel na presena de Deus. A seguir temos alguns lembretes sobre o aspecto fsico da igreja:

rea exterior igreja

1. A fachada o primeiro convite para entrar ou no entrar a. Deve ser de bom gosto; b. Identificada de acordo com o padro da Igreja; c. Deve ser mantida sempre pintada; d. Cuidar para que esteja iluminada.

2. O terreno da igreja deve sempre estar a. Limpo; b. Ajardinado; c. Embelezado; d. Iluminado.

72 | Pontes de Esperana
3. O calamento externo deve receber cuidados 4. Placa de sinalizao e identificao a. A sinalizao direciona as pessoas para as salas da Igreja. Exemplo: banheiros, salas dos departamentos; b. Identificao a placa que colocada na entrada de cada sala; Exemplo: banheiro masculino, banheiro feminino, desbravadores, jovens, primrios, etc.

5. Banheiros a. Devem ser limpos permanentemente; b. Reabastecido com papel, sabonete, toalhas; c. Facilitar o acesso para pessoas portadoras de necessidades especiais.

Pintura da igreja
Tanto a pintura externa e interna de boa qualidade, de bom gosto e mantida

sempre em ordem.

rea interior da igreja

1. Iluminao adequada para facilitar a leitura dos textos bblicos; 2. Ambiente bem ventilado e arejado; 3. Limpeza no s dos bancos e do piso, mas teias de aranhas removidas; 4. Som agradvel e de boa assimilao; 5. Manuteno peridica. Exemplo: goteiras, lmpadas queimadas, cortinas, vidros, ranger de portas, etc.