CAPTULO I

INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen
El examen especial al sistema de control interno de la Gerencia Financiera, se realiz con
cargo al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditora Interna de la Empresa Pblica
Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento para el 2010 y en cumplimiento a la Orden
de Trabajo 24-OT-2010 de 2 de agosto de 2010, suscrita por el Auditor Interno.

Objetivos del examen
Determinar si el sistema de control interno implementado en la Gerencia, proporciona
seguridad razonable para salvaguardar los recursos institucionales.

Evaluar el funcionamiento de los procesos desarrollados en las reas administrativas
de la Gerencia.

Verificar el cumplimiento de las metas previstas en los planes operativos anuales, as
como disposiciones legales y normativa interna.

Alcance del examen
El examen especial cubri la evaluacin al Sistema de Control Interno implementado por
la Gerencia Financiera y las reas administrativas que la conforman, por el perodo
comprendido entre el 2 de enero de 2008 y el 30 de junio de 2010.
No se incluy en el examen el anlisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las
operaciones administrativas y financieras de la mencionada Gerencia.



2




Base legal

Con Ordenanza Municipal 001, publicada en Registro Oficial 226 de 31 de diciembre de
1997, se expidi el Cdigo Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito.

Segn el artculo I. 413 de dicho cuerpo legal, las Empresas Metropolitanas son personas
jurdicas de derecho pblico, con autonoma administrativa, operativa y financiera.

Mediante Ordenanza Metropolitana 309 de 16 de abril de 2010, se cre la Empresa
Pblica Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento, de acuerdo a lo establecido en la
Ley Orgnica de Empresas Pblicas, la misma que reemplaza jurdicamente a la
Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito, asumiendo los
derechos, obligaciones y acciones de todos y cada uno de los actos y contratos que
hubiere celebrado.

Estructura Orgnica

El Directorio de la Empresa Metropolitana de Alcantarillado y Agua Potable de Quito

aprob el "Reglamento Orgnico y Funcional de la Empresa" el 19 de diciembre de 2001;
la estructura orgnica del rea sujeta a examen es la siguiente:
Niveles Dependencias

Directivo: Directorio

Ejecutivo: Gerencia General
Gerencia Financiera


Operativo: Departamento de Contabilidad
Departamento de Administracin Presupuestaria
Departamento de Tesorera


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En sesin de 9 de junio de 2010, el Directorio de la Empresa, aprob la nueva estructura
orgnica funcional de la Empresa Pblica Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento,
ubicando a la Gerencia Financiera de la siguiente manera:

Nivel Directivo: Directorio

Nivel Ejecutivo: Gerencia General
Gerencia Financiera

Operativo: Departamento de Contabilidad
Departamento de Gestin Presupuestaria
Departamento de Tesorera General

Objetivos de la Entidad

El artculo I. 423, del Cdigo Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito, determina
los siguientes objetivos de la EMAAP-Q:

Artculo I.423.- FINES Y OBJETIVOS.- Compete a la Empresa Metropolitana de
Agua Potable y Alcantarillado todo lo relacionado con la prestacin de los servicios de
agua potable y alcantarillado, dentro de los planes distritales de desarrollo fsico.-Su
objetivo es la prestacin de los servicios de agua potable y alcantarillado, para
preservar la salud de los habitantes y obtener una rentabilidad social en sus
inversiones.-Es tambin su objetivo cuidar el entorno ecolgico y contribuir al
mantenimiento de las fuentes hdricas del Distrito Metropolitano de Quito, as como
integrar los proyectos de agua potable y alcantarillado dentro de los programas de
saneamiento ambiental.- Para cumplir con su objetivo, la Empresa se encargar, entre
otros aspectos, del desarrollo, operacin y mantenimiento de los sistemas para
produccin, distribucin y comercializacin de agua potable, la recoleccin de aguas
lluvias y la conduccin y tratamiento de aguas servidas.


Monto de recursos examinados
No aplica por la naturaleza del examen
Servidores relacionados
Anexo 1.

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Cronograma de aplicacin de las recomendaciones
Anexo 2.
Hechos Subsanados
Anexo 3.
Modelo de madurez
Anexo 4.
Norma de Control Interno 403 Administracin Financiera-Tesorera
Anexo 5.


















5





CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de Recomendaciones

Informes realizados por la Unidad de Auditora Interna
Se efectu el seguimiento a la implementacin de recomendaciones formuladas en los
siguientes informes realizados por la Unidad de Auditora Interna de la Institucin:

Auditora de Gestin de las Unidades de la Gerencia Financiera, por el perodo
comprendido entre el 1 de enero de 2003 y el 31 de diciembre de 2005, el mismo que
fue aprobado por la Contralora General del Estado mediante oficio 16316-DCAI, de
28 de marzo de 2007, documento en el que se formularon 14 recomendaciones.

Auditora de Gestin al Departamento de Administracin Presupuestaria de la
Gerencia Financiera, por el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2006 y el 31
de marzo de 2007, aprobado por la Contralora General del Estado mediante oficio
11305-DCAI de 19 de mayo de 2008, en este documento se emitieron 4
recomendaciones.

En esta evaluacin se estableci que las 18 recomendaciones fueron aplicadas en su
totalidad.

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Informe de Auditora a los Estados financieros presentados por la firma Deloitte &
Touche
En el informe presentado por la firma Deloitte & Touche, sobre la auditora a los Estados
Financieros de la Empresa, por el ao terminado al 31 de diciembre de 2009, se
establecieron 78 recomendaciones, 13 de ellas dirigidas al Gerente Financiero.

En nuestra evaluacin se estableci que se cumplieron 11 y 2 no fueron aplicables, por

las razones que se exponen a continuacin:

RECOMENDACIN 3
Al Gerente Financiero
Registrar las provisiones necesarias con el propsito de cubrir las posibles
prdidas originadas por esta situacin


Situacin Actual
Mediante memorando GFC-2011-93 de 3 de febrero de 2011 el Contador General inform
al Gerente Financiero que:

no era necesario registrar en ese ao una provisin para cubrir posibles
prdidas, pues si se diera el caso de un dictamen definitivo desfavorable para la
Empresa, se podra registrar el IVA no devuelto, como aporte local de cada
proyecto...

Al respecto, como aclaracin a los Resultados Provisionales emitidos mediante
memorando 049-AI-2011 del 15 de marzo de 2011, el personal de la Unidad de
Contabilidad General en memorando GFC-2011-218 de 18 de marzo de 2011, inform al
Contador General lo siguiente:

A continuacin informo los trmites realizados por la EPMAPS para la devolucin
del IVA por parte del SRI:.-1.Trmites para registrarse en el Catastro del
SEMPLADES(sic).-2. Realizar las declaraciones del IVA y Renta va Internet.-
3.Realizar el pago de las declaraciones en las fechas establecidas.-4.La Empresa
procedi a presentar la primera devolucin del IVA correspondiente al perodo del

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16 al 30 de abril de 2010, va ventanilla, tal cual lo manifiesta el proceso de
devolucin del IVA adjuntando declaracin, anexos, copia de la cuenta, pedido de
devolucin firmado por el representante legal, en razn de que a partir de esta
fecha la Empresa se constituy como Empresa Pblica, mediante Ordenanza
Municipal.-5. Se ha estado coordinando con Funcionarios del SRI para la
devolucin del IVA por el mes de abril de 2010, razn por la cual el Servicio de
Rentas Internas, procedi a emitir la Resolucin 117012011RDEV005677 a favor
de la empresa a la peticin solicita sobre la devolucin del IVA

La Tesorera General en correo electrnico de 31 de marzo de 2011 inform a la J efe de
Equipo de Auditora que el Servicio de Rentas Internas mediante resolucin
117012011RDEV005677 de 15 de marzo de 2011, reintegr 257 482,25 USD por IVA a la
Empresa, mediante transferencia de 24 de marzo de 2011.

Luego de la conferencia final de comunicacin de resultados, el Contador General en
memorando GFC-2011-220 de 7 de abril de 2011 inform al Auditor Interno como
aclaracin al Borrador del Informe lo siguiente:

Se han realizado los trmites necesarios para que el SRI proceda con la
devolucin de los pagos efectuados por la Empresa en concepto del 12% IVA, de
acuerdo a lo detallado en memorando GFC 2011 218 del 18 de marzo de 2011.
Actualmente el SRI ha emitido varias resoluciones para la devolucin del IVA, por
el monto de US$ 3.087.070, segn detalle adjunto.-En lo relacionado con el IVA
pagado con recursos de los prstamos BID 1424, 1802 y CAF 3369, adjunto al
memorando GFC-2011-93, se les entreg copias del memorando 079-DJ-PJ-2010
y el recurso de casacin N 213-2010, mediante los cuales la Direccin Jurdica
informaba el estado del juicio de impugnacin que la Empresa sigue al SRI en lo
referente a la devolucin del IVA. Por consiguiente, mientras no se resuelva este
juicio, no es posible realizar ningn registro contable y en cuanto a la
recomendacin que se registre una provisin con cargo a resultados, insisto que
no es necesario pues dependiendo del fallo que tenga este juicio, se podra
registrar el IVA no devuelto, en cada proyecto. En consecuencia, esta
recomendacin ya no es procedente.

Mediante correo electrnico de 20 de abril de 2011 el Contador General informa a la J efe
de Equipo de Auditora que:
el SRI hasta abril de 2011 realiz la devolucin del IVA por un valor total de $
5.821.224, valor depositado en la cuenta que la Empresa tiene en el Banco
Central.


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Por lo expuesto al emitir el Servicio de Rentas Internas las resoluciones para la
devolucin de IVA a la Empresa y al existir el compromiso de pago, el Contador General
estima que ya no es necesario registrar la provisin para cubrir las posibles prdidas
originadas por este concepto y con respecto al IVA pagado con recursos de los prstamos
del Banco Interamericano de Desarrollo y Corporacin Andina de Fomento, la Direccin
J urdica instaur el juicio de impugnacin, por lo que el Contador General considera que
no es posible realizar ningn registro contable, debido a que depende del fallo que tenga
este juicio y en caso de prdida se podr cargar el IVA no devuelto al costo de cada
proyecto.
Coincidimos con el criterio del Contador General, en la recomendacin formulada por la
Firma Deloitte & Touche acerca del registro de las provisiones para cubrir las posibles
prdidas por la no devolucin del IVA pagado con recursos de los prstamos del Banco
Interamericano de Desarrollo y la Corporacin Andina de Fomento, no es aplicable.

RECOMENDACIN 9
Al Gerente Financiero
Establecer como poltica de control interno una conciliacin peridica de los
saldos incluidos en el mdulo de activos fijos y el Sistema Contable, con el
propsito de identificar diferencias y ajustarlas oportunamente

Situacin Actual
Mediante Memorando 2010-AF-022 de 23 de abril de 2010, personal de la Unidad de
Contabilidad de Activos inform al Contador General que:

No existe una conciliacin peridica de los saldos del Mdulo de Activos Fijos y
el Sistema Contable actualmente, sin embargo considero que se debe acoger la
recomendacin y, con su autorizacin establecer una conciliacin trimestral o
semestral; por el volumen de tems y la complejidad de la informacin no se puede
incluir en el calendario de cierre de balances mensualmente

La Unidad de Control de Activos perteneciente a la Gerencia de Administracin y Gestin
del Talento Humano, a travs del mdulo de activos fijos, se encarga de administrar los
bienes y su codificacin; por su parte la unidad de Contabilidad de Activos de la Gerencia

9




Financiera, registra los bienes en cantidades y valores, por lo que es factible establecer
una conciliacin entre los datos generados por estas dos unidades, en cantidades ms no
en valores, por lo que esta recomendacin no es aplicable.
Luego de la conferencia final de comunicacin de resultados, el Contador General en
memorando GFC-2011-220 de 7 de abril de 2011, inform al Auditor Interno como
aclaracin al Borrador del Informe lo siguiente:
Se envi a Auditora Interna el memorando GFC-2011-163 del 2 de marzo de
2011 que contiene el informe presentado por el Sr , referente a la conciliacin
entre el mdulo de activos fijos con el sistema contable, con lo cual est cumplida
esta recomendacin.

Por lo expuesto, la explicacin proporcionada por el Contador General, corrobora que si
existe la conciliacin en cantidades entre el mdulo de activos fijos y el sistema contable;
por lo que consideramos no pertinente el planteamiento de una poltica de control interno
para dicha conciliacin, y ratificamos que esta recomendacin no es aplicable.

Conclusin
El cumplimiento de las recomendaciones formuladas en los informe emitidos por la
Unidad de Auditora Interna y la firma Deloitte & Touche, fortaleci el sistema de control
interno de las reas administrativas involucradas.

Recomendacin
Al Gerente Financiero
1.- Continuar implementado las recomendaciones que consten en los informes
realizados por la Unidad de Auditora Interna y las firmas privadas de Auditora, as
como, aquellas que sean formuladas por la Contralora General de Estado.

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Las unidades administrativas de la Gerencia Financiera, no efectuaron una
valoracin y administracin de riesgos

Las unidades administrativas que conforman la Gerencia Financiera, como reas que
apoyan a la administracin de los recursos de la Empresa, identificaron de manera
general los riesgos, que por factores internos y externos, podran afectar la ejecucin de
los procesos y el logro de los objetivos de la misma, pero no los analizaron, valoraron y
administraron, lo que no permiti que se consideren factores internos, tales como: la
infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos; y factores externos que tienen
que ver con los aspectos econmicos, polticos, tecnolgicos, naturales y sociales, con el
propsito de que se administren las eventualidades de ocurrencia y su efecto negativo,
por lo que no se desarroll planes de mitigacin, que faciliten la toma de decisiones a las
autoridades de la Empresa.
Por lo sealado se incumpli las normas de control interno:

NCI 300-01 Identificacin de riesgos, que establece:
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de
los objetivos institucionales debido a factores internos y externos, as como
emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos

NCI 300-02 Plan de mitigacin de riesgos, que establece:
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos realizarn el plan de mitigacin
de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e
interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad
impidiendo el logro de sus objetivos

Conclusin

La identificacin de los riesgos de manera general, as como la falta de anlisis,
valoracin y administracin de los factores internos y externos, que pueden afectar a la
consecucin de los objetivos institucionales, no permiti prever las eventualidades de
ocurrencia y el efecto negativo que produciran los cambios de condiciones

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gubernamentales, econmicas, regulatorias, naturales y operativas, para la consecucin
de los objetivos institucionales.

Hecho Subsecuente

El Gerente Financiero con el propsito de lograr una eficiente gestin financiera apoyada
en sus sistemas informticos que permitan asesorar a los lderes en la toma de
decisiones, el 1 de septiembre de 2010 suscribi el contrato CDC-EPMAPS-GF-01-2010
con la Consultora, cuyo objeto es el anlisis y diagnstico de la situacin actual de la
Gerencia Financiera, la realizacin de propuestas de optimizacin de los procesos y
fortalecimiento de su Gestin, integrando los departamentos entre s y con las otras
Gerencias de la Empresa.
Los resultados de la Consultora fueron presentados con las respectivas observaciones,
recomendaciones y proyectos, los mismos que permitirn la identificacin de los riesgos y
su mitigacin mediante acciones oportunas.

Recomendacin

Al Gerente Financiero

2.- Realizar la valoracin de los riesgos identificados por la Consultora, de acuerdo a las
perspectivas de probabilidad e impacto, factores de alto riesgo y complejos, tales
como: manejo de dinero en efectivo, rotacin y crecimiento del personal,
establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados, nueva
tecnologa, entre otros.



12




Garantas sustentadas con letras de cambio, no han sido devueltas a proveedores y
contratistas
En Tesorera se mantuvieron bajo custodia 95 letras de cambio, en unos casos con fecha
de vencimiento y en otros abiertas, las mismas que han sido recibidas desde 1993 por
diferentes conceptos de prestacin de servicios, sin ser devueltas a los proveedores y
contratistas, debido a que las reas administrativas involucradas, no remitieron a este
Departamento las actas de entrega recepcin provisional, definitivas o la informacin que
acredite la recepcin del bien, obra o servicio ocasionando que se conserven por varios
aos garantas en letras de cambio sin resolver su destino.
Cabe sealar que no encontramos evidencia de que los contratistas y proveedores una
vez cumplidas sus obligaciones, soliciten la devolucin de las mencionadas garantas.
El J efe de Equipo mediante memorandos circulares 02-CV-AI-2011, 04-CV-AI-2011, 06-
CV-AI-2011, 07-CV-AI-2011, de 12 de enero de 2011, solicit informacin a los Gerentes
de: Administracin y Gestin el Talento Humano, Tcnica de Infraestructura, Comercial,
Planificacin y Desarrollo y de Operaciones, respectivamente, sobre la suscripcin de las
Actas de Entrega Recepcin, quienes con memorandos GA-2011-023 de 3 de febrero de
2011, GTI-074-2011 de 9 de febrero de 2011, GPT-052-2011 de 21 de enero de 2011,
419-GC-2011 de 11 de marzo de 2011 y GTI-074-2011 9 de febrero de 2011
respectivamente, remitieron 17 actas de entrega recepcin, las mismas que fueron
enviadas a Tesorera General mediante memorando 31-CV-AI-2011 de 17 de marzo de
2011 para el correspondiente anlisis y cruce de informacin.
La Tesorera General Encargada present los siguientes puntos de vista:
Con memorando GFTG-2011-0145 de febrero 3 de 2011, en atencin al pedido
formulado por Auditora Interna en comunicacin 12-CV-AI-2011 de 27 de enero 2011,
inform lo siguiente:
El Departamento de Tesorera a travs de la Unidad de Ttulos y Valor luego de
varios anlisis solicit a las diferentes gerencias el envo de las Actas de recepcin
de contratos enlistados en anexos por varias ocasiones... .-De igual manera se ha
solicitado de manera individual a las diferentes reas de la empresa la
presentacin de las actas correspondientes...


13




Posterior a la comunicacin de Resultados Provisionales, en memorando GFTG-2011-
394 de 21 de marzo de 2011, inform al Gerente Financiero que:

esta Administracin se encuentra efectuando un proceso de depuracin de las
garantas que a la fecha se mantienen por falta de entrega de actas, proceso que
involucra a todas las Gerencias de la Empresa para lo cual se ha remitido los
Memorandos N GFTG-2011-135/136/137/138 y 152 de 7 de febrero de 2011 y
GF-2011-55 de 9 de marzo de 2011(), una vez que las diferentes unidades y
departamentos de EPMAPS remita las actas se proceder a dar de baja aquellas
garantas que as lo amerite y proceder con el registro contable correspondiente

Con memorando GFTC 2011 420 de 30 de marzo de 2011, como alcance al GFTG-
2011-394 de 21 de marzo de 2011, inform a la J efe de Equipo que:
Una vez analizadas y revisadas las Actas entregadas por Auditora Interna y
producto de la gestin del Departamento de Tesorera, las Gerencias de la
EPMAPS presentaron documentacin con la cual se ha procedido a dar de baja
las letras de cambio indicadas en el informe se disminuy en el equivalente al
76% del monto en dlares de letras de cambio presentada hasta el mes de febrero
de 2011, las letras de cambio a la fecha de este informe representan un 0,006%
del monto total de garantas...

Segn lo dispuesto en el artculo 79.- Devolucin de las Garantas de la Ley de
Contratacin Pblica, emitida con Registro Oficial 272 de 22 de febrero de 2001, se
establece que:
En los contratos de ejecucin de obras, la garanta de fiel cumplimiento se
devolver al momento de la entrega recepcin definitiva, real o presunta, y la
garanta por la debida ejecucin de la obra, ser devuelta a la entrega recepcin
provisional, real o presunta.-En los contratos de adquisicin de bienes las
garantas se devolvern a la firma del acta recepcin definitiva. En los dems
casos, se estar a lo estipulado en el contrato.

Actual artculo 77 Devolucin de Garantas, de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica, publicada en el Suplemento Registro Oficial 395 de 4 de agosto de
2008, que establece:

En los contratos de ejecucin de obras, la garanta de fiel cumplimiento se
devolver al momento de la entrega recepcin definitiva, real o presunta. En los
dems contratos, las garantas se devolvern a la firma del acta recepcin nica o
a lo estipulado en el contrato

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Como se puede apreciar luego del conocimiento de los resultados preliminares de este
informe la Gerencia Financiera, tom acciones correctivas sobre el particular, lo que
produjo que el monto total de letras de cambio que estaba bajo la custodia de Tesorera
se disminuyeran considerablemente.

Conclusin
La falta de remisin oportuna de las actas de entrega recepcin definitivas y/o nicas de
los bienes obras o servicios a Tesorera General, por parte de las diversas reas
administrativas y tcnicas de la Empresa, ocasion que se mantenga en custodia
garantas sustentadas en letras de cambio por varios aos sin resolver su destino.

Recomendaciones
Al Gerente General
3.- Dispondr a los Gerentes de rea y a los J efes Departamentales realicen el
seguimiento permanente de esta disposicin y que luego de suscribir las actas de
entrega recepcin provisional, definitiva nica, segn el caso, remitan al
Departamento de Tesorera General un ejemplar de dicho documento, con el fin de
devolver al proveedor o contratista las respectivas garantas.
4.- Trimestralmente requerir a Tesorera la informacin sobre el cumplimiento de esta
disposicin y de ser el caso, tomar las acciones correctivas correspondientes.
Al Gerente Financiero
5.- Obtendr de los Gerentes de las distintas reas administrativas de la Empresa, la
certificacin de la recepcin de los bienes, obras o servicios de los contratos suscritos
en aos anteriores y que no se disponga de actas de entrega recepcin, las mismas
que estaban respaldadas con garantas en letras de cambio, documentos que sern
remitidos a la Tesorera General para el control y registro correspondiente.



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A la Tesorera General
6.- Con las certificaciones de la recepcin de los bienes, obras o servicios de los
contratos suscritos en aos anteriores entregadas por el Gerente Financiero, realizar
el trmite de liquidacin de las letras de cambio para la baja y el ingreso en el
sistema contable.

Al Contador General
7.- Con la informacin proporcionada por la Tesorera General realizar la validacin y el
registro contable respectivo.
8.- Entregar semestralmente a la Tesorera General el detalle de auxiliares contables, a
fin de que concilie con la informacin que dispone, el movimiento de las garantas
recibidas por la contratacin de bienes, obras o servicios, con el propsito de ejercer
el control adecuado y permanente de las garantas.

No se realizaron constataciones fsicas peridicas a los inventarios de materiales

El personal del Departamento de Contabilidad realiz las constataciones fsicas
planificadas en enero de cada ao a los inventarios que dispone en las bodegas de la
Empresa, sin embargo, no se efectuaron verificaciones fsicas peridicas y sorpresivas en
el transcurso del ejercicio econmico a los materiales existentes en las mismas, con el
propsito de comprobar la conformidad y razonabilidad de los saldos fsicos con los que
emite el sistema informtico, ocasionando que los controles sobre este rubro no sean
suficientes y el control no sea adecuado.

Al respecto, el Contador General en memorando GFC-2011-93 de 24 de febrero 2011, en
contestacin al requerimiento realizado por la J efe de Equipo del examen, con
memorando 21-CV-AI-2011 de 11 de febrero de 2011, sobre este comentario inform lo
siguiente:

16




Se realiza constataciones fsicas de existencias de los inventarios de bodega solo
una vez al ao, debido al gran volumen de los tems de materiales que existen de
las diversas bodegas de la Empresa y por no disponer de personal suficiente para
realizar esta actividad durante el ao. Sin embargo se considerar cumplir esta
observacin, en coordinacin con el Guardalmacn General, quien es el
responsable de salvaguardar las existencias de los materiales existentes en las
bodegas.

El Contador General en memorando GFC-2011-220 de 21 de marzo de 2011, como
aclaracin al informe de resultados provisionales, informa al Gerente Financiero lo
siguiente:
Mediante memorando GFC 2011 091 del 25 de febrero de 2011, se solicit al
(), responsable del control financiero de los inventarios de materiales, analice
esta recomendacin y planifique para el ao 2011, tomas fsicas peridicas de los
inventarios existentes en las bodegas de la Empresa, en coordinacin con el
Guardalmacn General, responsable del control fsico de dichos bienes.

Luego de la conferencia final de comunicacin de resultados, el Contador General en
memorando GFC-2011-220 de 7 de abril de 2011, respecto a este comentario inform al
Auditor Interno lo siguiente:
En el ao 2011, se cumplir esta recomendacin, se est realizando la
planificacin respectiva.

Los controles implementados sobre las existencias de los inventarios, no permiten
detectar oportunamente desviaciones sobre el manejo de los materiales, sino nicamente
al final de cada ao.

No se observ las siguientes disposiciones, reglamentarias y normativas:

En la parte referente a Funciones Especficas del Departamento de Contabilidad, literal
k), actual literal y), de las funciones de la Unidad de Contabilidad General, del Reglamento
Orgnico Funcional por Dependencias en vigencia desde el 15 de julio de 2010, que con
el mismo texto establecen:

17




Realizar constataciones fsicas de los inventarios en forma peridica y/o
sorpresiva

NCI 100-01 Control interno, que establece:
...El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la
direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para
el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos...


Conclusin
La falta de constataciones fsica peridicas y selectivas a los inventarios de las bodegas
que dispone la Empresa, por parte de personal del Departamento de Contabilidad, no
permite detectar oportunamente el manejo inadecuado de los materiales en cualquier
momento, impidiendo la adopcin de medidas inmediatas para corregir las deficiencias de
control.

Recomendacin
Al Contador General
9.- Durante el ao fiscal ejecutar constataciones fsicas peridicas, selectivas y
sorpresivas a los materiales e inventarios existentes en las bodegas de la Empresa,
dando prioridad a tems de costo significativo y alta rotacin.

Archivo fsico de Contabilidad guardado por largo plazo.


El Departamento de Contabilidad, para guardar la evidencia documental fsica de las
operaciones administrativas y financieras de la Empresa, dispone de un local donde se
archivan los documentos clasificados por aos.

Sin embargo, debido a la cantidad considerable de documentos que maneja el
Departamento de Contabilidad, se gener su acumulacin y el consecuente desorden,
volviendo al espacio fsico muy limitado, como se puede observar en las siguientes
muestras fotogrficas:


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Al respecto, el Contador General en memorando GFC- 2011-93 de 24 de febrero de 2011,
inform al Gerente Financiero lo siguiente:

Actualmente, en el Departamento de Contabilidad se mantienen los documentos
contables durante 25 aos, de acuerdo a normas legales anteriores a la expedicin
del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas PblicasDebo informar
adems, que entre los proyectos plurianuales de la Gerencia Financiera, consta el
de Digitalizacin del archivo contable, programado el inicio, el primero de
septiembre de 2011.

Si bien, las regulaciones sealan que es necesario mantener respaldos de todas las
actividades realizadas por la Empresa, para permitir un seguimiento y verificacin antes,
durante o despus de su realizacin, esto ocasion que se acumule un gran volumen de
documentacin, con la consecuente utilizacin de recursos especficos para su control y
monitoreo, incumpliendo lo dispuesto en la Disposicin Sexta de la Ley Orgnica de
Empresas Pblicas.- Conservacin de Archivo, que dispone:


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Para la conservacin de archivos las empresas pblicas y dems entidades del
sector pblico podrn usar el procedimiento de grabacin en sistemas de
microfilmacin, magneto- pticos u pticos con los procedimientos propios que
para el efecto se establezcaLa copia autntica de un documento grabado en
medios de microfilmacin, magneto pticos u pticos tendr el mismo valor
probatorio que el original.- Para la aplicacin de lo establecido en esta disposicin,
se requerir la certificacin sobre autenticidad de una entidad acreditada de
conformidad con lo establecido en la Ley de Comercio Electrnico, Firmas
Electrnicas y Mensajes de Datos.

El artculo 82 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.-Obligacin de
conservar registros, establece:

Las personas jurdicas de derecho privado, que hayan recibido asignaciones de
recursos pblicos para financiar sus presupuestos, debern conservar por cinco
aos, la contabilidad, registros y respaldos suficientes, para sustentar la correcta
utilizacin de los mismos.

El artculo 156 del Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas.- Retencin de
documentos y registros, establece:

Las unidades de contabilidad de las entidades del sector pblico conservarn
durante siete aos los registros financieros junto con los documentos de sustentos
correspondientes, en medios digitales con firma electrnica de responsabilidad y
de ser el caso los soportes fsicos

La norma de control interno 405-04 Documentacin de respaldo y su archivo, dispone:

La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de
archivo para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos con
base en las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.-Corresponde a la
administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que
aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de
la documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y
secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen las disposiciones legales
vigentes.-La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que
no se la utiliza se har de conformidad con las disposiciones legales, con la
intervencin de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda
la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de
conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido,
perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento


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El Contador General en memorando GFC-2011-220 de 21 de marzo de 2011, inform al
Gerente Financiero que:

Anualmente se planifica el empastado de los documentos contables del
Departamento de Contabilidad, lo cual ayuda a la conservacin y el consiguiente
orden de dichos documentos, actividad que se va a cumplir en los prximos das.-
Como se manifest en memorando GFC-2011-93 de 24 de febrero de febrero(sic)
de 2011, est previsto para el ao 2011, realizar la digitalizacin del archivo de
Contabilidad, cumpliendo lo dispuesto en el Art. 156 del Cdigo Orgnico de
Planificacin y Finanzas Pblicas, que determina que las unidades de contabilidad
de las entidades del sector pblico conservarn durante siete aos los registros
financieros junto con los documentos de sustento correspondientes


Luego de la conferencia final de comunicacin de resultados, el Contador General en
memorando GFC-2011-220 de 7 de abril de 2011, respecto a este comentario inform al
Auditor Interno lo siguiente:
Se acepta la recomendacin. Como se manifest en memorando GFC-2011-93
de 24 de febrero de 2011, est previsto para el ao 2011, realizar la digitalizacin
del archivo de Contabilidad, cumpliendo lo dispuesto en el Art. 156 del Cdigo
Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas, que determina que las unidades de
contabilidad de las entidades del sector pblico conservarn durante siete aos los
registros financieros junto con los documentos de sustento correspondientes.

Conclusin



El gran volumen de la documentacin generada por el Departamento de Contabilidad
como sustento del registro de las operaciones administrativas y financieras de la
Empresa, origin su acumulacin en los archivos de sta rea y la utilizacin innecesaria
de un considerable espacio fsico.


Recomendaciones

Al Gerente Financiero



10.- En coordinacin con la Unidad de Gestin de Procesos y Calidad de la Gerencia de
Planificacin y Desarrollo, elaborar un Reglamento Interno para la clasificacin,
conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos con base a las
disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.

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11.- Designar una comisin a fin de que se encargue de analizar, clasificar, calificar y
evaluar toda la informacin existente en el archivo donde se almacenan la evidencia
documental fsica de las operaciones administrativas y financieras de la empresa,
luego de lo cual emitir un informe que permita determinar el destino o la destruccin
de aquella documentacin que no se utiliza, fundamentada en el Reglamento Interno,
elaborado para el efecto y las disposiciones legales vigentes.

Al Contador General


12.- Conservar la documentacin de respaldo de las operaciones administrativas y
financieras durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes, en medios
digitales con firma electrnica de responsabilidad y de ser el caso, guardar los
soportes fsicos que ciertos procesos especficos requieran.

Atentamente,

Ing. Miguel ngel Jtiva C.
AUDITOR INTERNO

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