CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA CHILE 2014

Matriz de levantamiento de informacin

Tecnologa de los Poderes Judiciales

Introduccin
El objetivo del presente documento, es recopilar informacin y buenas prcticas respecto de los temas sobre los cuales est trabajando el Grupo de Tecnologas para los Poderes Judiciales. Para cada respuesta se entrega un espacio promedio, no obstante lo anterior, en caso de desear incorporar informacin adicional, puede hacerlo como anexo, sealando al inicio del mismo, el nmero de la o las preguntas a las que corresponde. Es de suma relevancia, para el xito del proyecto y para que las conclusiones y sugerencias que se puedan entregar como resultado sean de utilidad, que las respuestas no contengan solo el aspecto formal, es decir, por ejemplo la existencia o no de una norma sobre cierto tema, sino tambin su grado de utilizacin y cumplimiento real. Si alguna de las preguntas que se realizan en este documento ha sido objeto de consulta anteriormente, a travs de otros instrumentos emanados de un grupo de trabajo diferente de la Cumbre, agradeceremos sealarlo junto a la respuesta, para proceder a realizar las coordinaciones necesarias a objeto de evitar la duplicidad de informacin.

1. Hardware
1.1. Equipamiento Tecnolgico 1.1.1. Equipos de escritorio. 1.1.1.1. Qu modalidad utiliza para proveer el equipamiento computacional para los funcionarios? a) b) c) d) Modalidad de arriendo. Ensamblaje propio Compra Otra

1.1.1.2. Qu nivel de obsolescencia le entrega al equipamiento computacional? a) b) c) Entre 3 a 5 aos Superior a 5 aos Otra

1.1.1.3. Posee polticas o procedimientos para el reemplazo del equipamiento y su trmino de vida til? En caso afirmativo, sealar cuales y/o adjuntarlas como anexo.

1.1.2. Equipos porttiles. 1.1.2.1. Actualmente cuenta con un parque de equipos porttiles, para los jueces y/o funcionarios? cul es la poltica de distribucin?

1.1.2.2. Qu herramientas de portabilidad para el cumplimento de las funciones se entregan a los jueces y funcionarios? a) Acceso a internet b) Conexin a la red corporativa en forma externa c) Acceso remoto a la informacin corporativa y a los sistemas de tramitacin d) Otra alternativa

1.1.2.3. Posee polticas y/o procedimientos para normar los accesos sealados en la pregunta anterior?

1.1.3. Virtualizacin de equipos. 1.1.3.1. Cuenta con herramientas de virtualizacin dentro de la plataforma tecnolgica?

1.1.3.2.

De qu forma dimensiona la capacidad de los servidores virtuales?

1.1.4. Videoconferencias. 1.1.4.1. Cuenta con una plataforma de video conferencia institucional?

1.1.4.2. Para qu tipo de actividades y con qu cobertura se utiliza la plataforma (juicios, reuniones administrativas, etc.)? 4

1.2. Almacenamiento de Datos 1.2.1. Data Center. 1.2.1.1. Actualmente la institucin cuenta con procedimientos estandarizados referente al resguardo y seguridad de la plataforma tecnolgica (servidores, equipos de almacenamiento y de comunicacin)? Indicar cul y detallar

1.2.1.2. La institucin considera para el resguardo fsico y operacin de la plataforma tecnolgica, instalar los equipos en un centro de procesamiento de datos? (SI/NO)

1.2.1.3. Dicho centro de procesamiento de datos es externalizado o propio? Qu polticas, estndares de seguridad y certificaciones tiene como exigencia?

1.2.1.4. Cuenta actualmente la Institucin con un centro de procesamiento de datos alternativo? En caso afirmativo, sealar que servicios posee replicado.

1.2.2. Base de Datos.

1.2.2.1. Dispone un motor de base de datos? En caso afirmativo, licenciado o de cdigo abierto?

1.2.2.2. Cuenta con alguna normativa que rija o regule la adquisicin del motor de base de datos?

1.2.2.3. Qu tipo de tecnologa de procesamiento utiliza para las bases de datos? a) b) c) d) e) Tecnologa X86 SPARC RISC ITANIUM Otra

1.2.2.4. Si el motor de base de datos es licenciado qu tipo de licenciamiento dispone?: a) b) c) d) Por usuario Por procesador Mixtos Otro

1.2.2.5. La informacin en las bases de datos se encuentra en forma integrada o dispersa?

1.2.2.6. Posee una base de datos integral para cada sistema de tramitacin? y en caso afirmativo existe interconexin entre estas?

1.2.2.7. Los profesionales que realizan la funcin de Administracin de la Base de datos pertenecen a la unidad de informtica o son de empresas externas?

1.2.2.8. Posee normativas o procedimientos referentes a las polticas de administracin y roles por sobre la administracin de las bases de datos? En caso afirmativo, describir.

1.2.2.9.

Qu tipo de base de datos posee?

a) Transaccional b) Almacenamiento de documentos c) Otra

1.2.2.10. Cmo se almacenan los archivos dentro de la bases de datos? (por ejemplo blob y bfile)

1.2.2.11. Sealar los mecanismos de respaldo batch de los datos de produccin

1.2.2.12. Seale el tamao de gigabytes de cada una de las 5 bases de datos principales que gestiona.

1.2.2.13. Seale la cantidad de usuarios por cada una de las 5 bases de datos sealadas en el punto anterior.

1.2.2.14. Dispone de herramientas de software para monitorear el rendimiento del motor de bases de datos?

1.2.3. Respaldos. 1.2.3.1. Cuenta con polticas estandarizadas respecto al respaldo, periodicidad y vigencia de datos almacenados en bases de datos?

1.2.3.2. Seale los mecanismos de respaldo en lnea de los datos de produccin

1.2.3.3. Dispone de bodegas especializadas para almacenar los respaldos de la informacin?

1.2.3.4. Cuenta con polticas de respaldo a nivel institucional para la informacin que manejan directamente en sus equipos los jueces y funcionarios?

1.2.4. Formatos utilizados. 1.2.4.1. Se encuentra estandarizado el formato de documentos digitales que se utilizan dentro de la organizacin? En caso afirmativo, indicar que formatos se utilizan.

1.2.4.2. Posee polticas de estandarizacin o definicin respecto al formato para el desarrollo de los sistemas informticos?

1.3. Redes, Enlaces e Infraestructura de comunicaciones 1.3.1. Conexin a Internet 1.3.1.1. Dispone de conexin a internet para todos los funcionarios de la institucin? a) S b) Parcializado, detallar (por funcin, cargo, etc.)

1.3.1.2. Posee la Institucin polticas de restriccin de contenidos? En caso afirmativo, detallar.

1.3.2. Red interna 1.3.2.1. Actualmente la institucin cuenta con una red de datos Corporativa?

1.3.2.2. La estructura de redes que tipo de topologa tiene implementada? dispone una red centralizada a nivel pas o con una cobertura parcial?

1.3.3. Enlaces de comunicaciones 1.3.3.1. Dispone la red de enlaces de respaldo o contingencia en caso de falla del principal?

1.3.3.2. Posee protocolos de operacin para los procesos judiciales frente a fallas en los enlaces de comunicacin?

1.3.3.3. Dispone de algn Software de monitoreo de enlaces de comunicaciones que permita alertar eventos y analizar el trafico dentro de los enlaces?

1.3.3.4. Dispone de medidas de contingencia en caso de fallas del enlace principal y respaldo? 10

1.3.3.5. Los anchos de bandas asignados a los tribunales obedecen algn tipo de criterio o polticas tecnolgicas, como por ejemplo: a) Velocidad v/s cantidad de usuarios. b) Ancho de banda v/s servicios informticos c) Otro

1.3.3.6. Los servicios de enlaces de comunicaciones a cuantos aos los contrata?

1.3.3.7. Los servicios de enlaces de datos los posee diversificados en distintos proveedores o se concentran en uno solo?

1.3.3.8. Posee actualmente herramientas de optimizacin de anchos de banda?

1.3.3.9. Cuenta con polticas de confidencialidad respecto al trfico de informacin?

1.3.3.10. Cuenta con herramientas de encriptacin de datos?

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2. Sistemas Informticos
2.1. Sistemas Judiciales 2.1.1. Registro, control, gestin y/o tramitacin de causas 2.1.1.1. Cuenta la Institucin con sistemas informticos para la tramitacin de causas?

2.1.1.2. Los sistemas informticos de tramitacin de causas se han diseado especialmente para la Institucin?

2.1.1.3. Qu porcentaje del total de tribunales utiliza sistemas informticos para la tramitacin de causas?

2.1.1.4. Qu porcentaje del total de funcionarios utiliza sistemas informticos para la tramitacin de causas?

2.1.1.5. Qu porcentaje del total de jueces utiliza sistemas informticos para la tramitacin de causas?

2.1.1.6. En los sistemas informticos se tramitan directamente los expedientes o se digitalizan documentos? 13

2.1.1.7. Los sistemas informticos de tramitacin de causas se han diseado especialmente para la Institucin? (SI/NO)

2.1.1.8. Se utilizan sistemas informticos para la tramitacin ntegra de las causas o como un mecanismo de respaldo, seguimiento y/o apoyo a la tramitacin en papel? Describa como es la relacin actual entre ambas formas de registro (digital y papel).

2.1.1.9. En los sistemas informticos se tramitan directa e ntegramente los expedientes en formato digital, se digitalizan documentos originales en papel o se utilizan mecanismos combinados? Explicar la metodologa de incorporacin de escritos y resoluciones al expediente electrnico.

2.1.1.10. Los sistemas informticos para la tramitacin y/o seguimiento de causas diseados para los tribunales son estandarizados o su diseo se encarga de forma separada de acuerdo a diferentes criterios como especializacin, instancia o territorio?

2.1.1.11. Cuenta la Institucin con registro de audio de audiencias u otros trmites?

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2.1.1.12. En caso afirmativo a la consulta sobre el registro de audio, seale brevemente el procedimiento aplicable y para que tipos de tribunales se est utilizando

2.1.2. Expediente Judicial Electrnico 2.1.2.1. Se utiliza actualmente expediente electrnico? (SI/NO)

2.1.2.2. En caso de utilizarse El expediente electrnico est implementado en todos los tribunales del pas? (SI/NO)

2.1.2.3. En caso de no encontrarse implementado en todos los tribunales del pas ello a qu obedece? Se hace alguna distincin en el uso del expediente electrnico de acuerdo a la especializacin o instancia de los tribunales?

2.1.2.4. En caso de existir instancias jurisdiccionales que utilicen expediente electrnico y otras que no, explique los procedimientos existentes para el intercambio de informacin entre ellas.

2.1.2.5. El uso del expediente electrnico es optativo u obligatorio? Seale brevemente si existe regulacin al respecto y de qu tipo. 15

2.1.2.6. Se utiliza expediente electrnico de forma exclusiva o en paralelo con el expediente en papel? Seale si existe regulacin al respecto y de qu tipo.

2.1.2.7. Explique en que consiste el expediente electrnico que se utiliza, como funciona y que opciones de visualizacin tienen los usuarios, tanto internos como externos. (En caso de ser posible, adjuntar como anexo ejemplos de capturas de pantalla, manuales de usuario o las rutas de acceso para poder observarlos directamente en lnea).

2.1.2.8. En caso de operar con expediente electrnico, como se realiza el proceso de digitalizacin? a) Semi digitalizado (registro en papel y digital) b) Digitalizado a travs de transcripcin c) Digitalizado a travs del escner d) Digitalizado a travs de otra herramienta (por ejemplo enviar archivos a travs de internet). e) Otra forma

2.1.2.9. Se encuentra normado y estandarizado el proceso de digitalizacin de documentos?

2.1.3. Firma Electrnica 16

2.1.3.1. Se utiliza firma electrnica en las resoluciones de los expedientes electrnicos? Para qu tipo de resoluciones o trmites?

2.1.3.2. En caso de utilizar firma electrnica en los expedientes electrnicos Qu tipo de firma se utiliza?

2.1.3.3. En caso de utilizar firma electrnica avanzada, seale el tipo de cargo y porcentaje de personas que cuentan con ella

2.1.3.4. En caso de utilizar firma electrnica avanzada, seale para que tipo de trmites y que porcentaje del total representan estos

2.1.3.5. En caso de que la firma electrnica avanzada sea utilizada por jueces qu porcentaje de ellos respecto del total la utilizan y a que competencias o especializacin corresponden?

2.1.3.6. Existe algn otro tipo de funcionario, adems de los jueces, que utilice firma electrnica avanzada?

2.1.4. Archivo Judicial para los expedientes electrnicos 17

2.1.4.1. Existe en su pas un organismo especializado que se encargue de la funcin de archivar y resguardar los expedientes judiciales? (SI/NO)

2.1.4.2. Cmo funciona el archivo judicial actualmente en su pas? De quin depende y que tipo de informacin custodia? Seale brevemente los principales aspectos de su regulacin legal.

2.1.4.3. Existe algn procedimiento que se est utilizando para archivar las causas digitales terminadas o estas se mantienen en las mismas bases de datos que los expedientes en tramitacin? En caso de existir, sealar en que consiste.

2.1.4.4. Se est efectuando en su pas el archivo de los expedientes digitales terminados ante el mismo organismo con el que se realiza el archivo de los expedientes en papel? (SI/NO)

2.1.4.5. En caso de estar realizando el archivo de causas digitales a travs del mismo organismo que tiene a su cargo el archivo de expedientes fsicos, sealar el procedimiento de traspaso de la informacin desde los tribunales.

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2.1.4.6. En caso de no contar con un procedimiento de archivo de expedientes digitales, seale si se ha evaluado la posibilidad de hacerlo y en qu condiciones.

2.1.4.7. En caso de no contar con un procedimiento de archivo de expedientes digitales, seale si en la actualidad la cantidad de informacin acumulada est generando algn inconveniente en el funcionamiento y operacin de los sistemas informticos de tramitacin de causas o si se visualizan inconvenientes futuros al respecto.

2.1.4.8. Qu alternativas de acceso tienen actualmente los usuarios al momento de querer consultar un expediente digital de una causa ya terminada?

2.2. Sistemas Administrativos 2.2.1. Recursos Humanos. 2.2.1.1. Cuenta con sistemas informticos de gestin administrativa de recursos humanos institucional? En caso afirmativo, detallar adems si es licenciado, cdigo abierto o desarrollo propio.

2.2.1.2. Cul es la cobertura del sistema dentro de la organizacin y que servicios se entregan?

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2.2.1.3. Cuenta actualmente con un Work Flow de los procesos del negocio?

2.2.2. Contabilidad, balance, control de activos y ejecucin presupuestaria. 2.2.2.1. Cuenta con sistemas informticos de gestin administrativa de contabilidad, balance, control de activos y ejecucin presupuestaria institucional? En caso afirmativo, detallar adems si es licenciado, cdigo abierto o desarrollo propio.

2.2.2.2. Cul es la cobertura del sistema dentro de la organizacin y que servicios se entregan?

2.2.2.3. Cuenta actualmente con un Work Flow de los procesos del negocio?

2.2.3. Adquisiciones e Inventarios 2.2.3.1. Cuenta con sistemas informticos de gestin administrativa de adquisiciones e inventarios institucional? En caso afirmativo, detallar adems si es licenciado, cdigo abierto o desarrollo propio.

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2.2.3.2. Cul es la cobertura del sistema dentro de la organizacin y que servicios se entregan?

2.2.3.3. Cuenta actualmente con un Work Flow de los procesos del negocio?

2.2.4. Seguimiento y control de requerimientos Internos 2.2.4.1. Cuenta con sistemas informticos de seguimiento y control de requerimiento internos institucional? En caso afirmativo, detallar adems si es licenciado, cdigo abierto o desarrollo propio.

2.2.4.2. Cul es la cobertura del sistema dentro de la organizacin y que servicios se entregan?

2.2.4.3. Cuenta actualmente con un Work Flow de los procesos del negocio?

2.2.5. Gestin de Proyectos 2.2.5.1. Posee una definicin del lineamiento estratgico de la institucin?

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2.2.5.2. Posee herramientas de seguimiento y control del cumplimiento de los proyectos internos de la organizacin? En caso afirmativo, sealar cuales.

2.3. Sistemas Jurisprudenciales 2.3.1. Gestin documental, consulta de jurisprudencia, legislacin y doctrina. 2.3.1.1. Dispone la Institucin de herramientas de Gestin Documental? En caso afirmativo, seale cuales y el alcance que tiene su uso.

2.3.1.2. En caso de existir gestin documental, seale cuales son los contenidos respecto de los cuales existen tratamiento y de que forma se pone a disposicin de los usuarios

2.3.2. Gestin del conocimiento. 2.3.2.1. Existen herramientas mediante las cuales la Institucin haga Gestin del Conocimiento? En caso afirmativo, seale cuales y el alcance que tiene su uso.

2.3.2.2. Dispone la Institucin de algn buscador electrnico de informacin interna, particularmente para el conocimiento e intercambio de sentencias entre los magistrados? En caso afirmativo, describir su funcionamiento y alcance.

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2.3.2.3. Existen mecanismos, procedimientos o herramientas que permitan la comunicacin y el intercambio de informacin entre los jueces de los diferentes tribunales? Seale cuales y cmo funcionan.

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3. Servicios Internos
3.1. Correos electrnicos institucionales. 3.1.1. Cuenta actualmente con plataforma de correo electrnico corporativa? En casi afirmativo, detallar si es licenciada o de cdigo abierto

3.1.2. El servicio de correo electrnico est disponible para todos los funcionarios de la institucin?

3.1.3. Posee polticas de almacenamiento de correo electrnico?

3.2. Intranet Institucional. 3.2.1. Cuenta con una intranet institucional?

3.2.2. Qu servicios se publican en dicha pgina?

3.2.3. Cul es la cobertura dentro de la organizacin?

3.3. Capacitacin 24

3.3.1. Existe dentro de la Institucin algn rgano o departamento encargado de la capacitacin de jueces y funcionarios? En caso de existir, seale brevemente su estructura, funcionamiento y atribuciones.

3.3.2. Seale que organismo(s) o departamento(s) se encuentra(n) a cargo de la coordinacin y realizacin de las capacitaciones en temas relativos al derecho y los procedimientos jurisdiccionales. Mencione si existe externalizacin y en que consiste.

3.3.3. Seale que organismo(s) o departamento(s) se encuentra(n) a cargo de la realizacin de las capacitaciones en temas relativos a informtica y computacin, como por ejemplo el uso de procesador de textos, correo electrnico, sistemas informticos de tramitacin de causas, entre otros. Mencione si existe externalizacin y en que consiste.

3.3.4. Qu metodologas de capacitacin est utilizando la Institucin en la actualidad? Detalle todas aquellas que involucran el uso de tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TICs)

3.3.5. La Institucin hace uso de metodologas de capacitacin como E-Learning o B-Learning o videoconferencias? Seale en qu tipo de cursos.

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4. Servicios Externos
4.1. Interconexin, interoperabilidad y comunicacin con otras instituciones. 4.1.1. La Institucin cuenta con una plataforma para realizar interconexiones?

4.1.2. En caso de contar con una plataforma para realizar interconexiones, explique brevemente en qu consiste y cules son sus caractersticas tcnicas

4.1.3. Se encuentran interconectados los diferentes tribunales de la Institucin?

4.1.4. En caso de encontrarse interconectados los tribunales qu tipo de informacin se transmiten?

4.1.5. Existen interconexiones con otros organismos?

4.1.6. En caso de existir interconexiones con otros organismos, con qu organismos se encuentran funcionando? Seale algunos ejemplos de la informacin que se intercambia por este medio

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4.1.7. Cuenta la Institucin con un procedimiento estndar para realizar interconexiones o se trabajan caso a caso?

4.1.8. Existe un formato de convenio tipo para acordar interconexiones con otros organismos?

4.2. Consulta de causas en lnea. 4.2.1. Los usuarios pueden consultar el estado de las causas que se encuentran en tramitacin en lnea? Seale si hay alguna distincin por procedimiento, instancia o territorio.

4.2.2. En caso afirmativo a la posibilidad de consultar causas en lnea, seale cuales son los criterios de bsqueda y que restricciones aplican, por ejemplo en lo relativo a proteccin de datos personales.

4.3. Tramitacin de causas en lnea 4.3.1. Existen mecanismos de tramitacin en lnea a travs de los cuales los usuarios puedan realizar presentaciones a los tribunales directamente utilizando Internet? En caso afirmativo, sealar en qu consisten, para qu tipo de causas y trmites se encuentra permitido y cules son los requisitos que debe cumplir el usuario para hacer uso del servicio.

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4.4. Presencia en redes sociales, canales de comunicacin y de informacin. 4.4.1. Se han implementado mecanismos de notificacin alternativos, como correo electrnico o mensajera de texto? En caso afirmativo, seale su funcionamiento y casos en que aplica.

4.4.2. Existe jurisprudencia publicada en el Portal Institucional? En caso afirmativo, sealar la periodicidad de actualizacin y si existe un motor de bsqueda.

4.4.3. La Institucin ha realizado planes de acercamiento a la comunidad con las tecnologas que utiliza? En caso afirmativo, seale en que han consistido.

4.5. Extensin. 4.5.1. Cuenta la Institucin con proyectos o actividades de extensin? En caso afirmativo, sealar cuales y como se han desarrollado.

5. Informacin Organizacional
5.1. Presupuesto destinado a las TICs 5.1.1. Cuenta con un presupuesto especfico para las TICs?

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5.1.2. Qu vigencia tiene el presupuesto asignado?

5.2. Plan Estratgico en Tecnologas de Informacin 5.2.1. Cuenta con un plan estratgico para las TICs?

5.2.2. Qu vigencia posee dicho plan?

5.2.3. Qu instancia es la que propone o aprueba dicho plan?

5.2.4. Qu proceso de revisin tiene el Plan previo a su aprobacin?

5.2.5. Qu revisin tiene el Plan en cuanto a su cumplimiento?

5.3. Organizacin, estructura y dependencia jerrquica de las oficinas de Tecnologas de Informacin 5.3.1. Cuenta la Institucin con una Oficina, Departamento o Unidad de Informtica y Computacin?

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5.3.2. En caso de tener Oficina, Departamento o Unidad de Informtica, seale brevemente su composicin, dependencia y atribuciones

5.3.3. En caso de tener Oficina, Departamento o Unidad de Informtica, seale brevemente como es su funcionamiento desde la perspectiva geogrfica

5.4. Polticas de Seguridad Informtica 5.4.1. Qu servicios cuentan con polticas de seguridad definidas?

5.4.2. Posee la Institucin servicios estandarizados y certificados?

5.4.3. Qu medios de difusin emplea para informar de las polticas de seguridad dentro de la organizacin?

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