2.1.

Registros como Herramientas Administrativas: Registros: Serie de datos sobre un tipo de sujeto, accin, hecho o evento, obtenidos mediante un proceso de captacin, con base en un formato especfico ya sea impreso o en medios computacionales, y que realiza una institucin pblica, bajo un marco de funciones y facultades formalmente establecidas en instrumentos jurdicos, reglamentarios o programticos. As, los registros administrativos se constituyen por la serie de actividades y recursos orientados a la recopilacin de datos sobre un hecho, evento, suceso o accin sujeto a regulacin o control que recaba una oficina del sector pblico como parte de su funcin, y que responden al cumplimiento de necesidades de informacin de utilidad para la administracin pblica y la sociedad. Herramientas administrativas: Por medio de las herramientas administrativas aprendemos el conjunto de tcnicas efectivas y sencillas, que nos permiten identificar, analizar y solucionar problemas usando datos y procesos de razonamiento lgico y estructurado. Aplicar las herramientas por medio de un ejercicio prctico y confirmar su efectividad en el control de calidad. Los registros y otras fuentes administrativas son hoy en da ampliamente utilizados en muchas instituciones, las razones ms importantes son la reduccin de la carga de respuesta la garanta de brindar datos puntuales y coherentes a los usuarios, y la reduccin de la cantidad de trabajo rutinario. 2.1.1. Registro como proceso administrativo: El proceso administrativo esta formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la administracin es: LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. b) Pronosticar. c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. g) Anticipar los posibles problemas futuros. h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN. a) Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos) b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d) Aclarar los requisitos del puesto. e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn.. g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos. h) Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN. a) Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c) Motivar a los miembros. d) Comunicar con efectividad. e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. g) Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. h) Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a) Comparar los resultados con los planes generales. b) Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d) Comunicar cuales son los medios de medicin. e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

2.1.4. Tipos y modelo de Registros Administrativos: Clases o tipos: Registros Administrativos: son los registros que llevan los rganos administrativos (sin perjuicio de poder constituir otros registros auxiliares) en el que se har asiento de todo escrito o comunicacin que se presente o reciba, anotando tambin la salida de escritos y comunicaciones dirigidas a otros rganos y particulares. Registros escolares: se da este nombre en terminologa pedaggica a todos aquellos libros, fichas, documentos, microfilms, discos compactos, disquetes, etc. Que recojan por escrito la marcha y organizacin de la vida escolar y educacin en general. (2014 --20) En la organizacin escolar, es el conjunto de ficheros, krdex y dems documentos en donde se anotan, por escrito y de manera expedita la marcha de la organizacin y administracin de la institucin de los escolares en particular.

Registro de personal administrativo y docente. Registro de movimiento econmico, que incluye inventarios, contabilidad, en otro orden de actividades. Registro de visitas de inspeccin y dems funcionarios supervisores. Registro de informacin de inspeccin. Registro de actas de las reuniones de los maestros. Registro de correspondencia local y externa. Registro pedaggica de los alumnos en forma de ficheros personales. Registro de matrcula en el cual se lleva el control de inscripcin de cada alumno que ingresa a la escuela.

Registro de asistencia: puede ser individual, total o colectiva. El registro de cada estudiante lo lleva el maestro directamente. Y es de asistencia total, es independiente, aunque se construye con los datos del primero. Puede llevarlo la direccin o tambin el mismo maestro. Registro psicopedaggico del estudiante: instrumento que permito conocer mejor lo que los alumnos y alumnas son, y lo que el proceso educativo va haciendo con ellos. Registro anecdtico: es uno de los instrumentos bsicos de registros de las observaciones no sistematizadas realizadas por el docente. Consiste en la descripcin en forma de ancdota de un hecho ocurrido protagonizado por el nio, que llama la atencin ya que no es una conducta caracterstica del mismo. Cuando un docente cuenta con una serie de ancdotas, por lo general puede llegar a valiosas conclusiones acerca de la conducta y personalidad del nio. Muchas veces puede detectarse cual es el foco de una problemtica existente ya

que es factible determinar mejor cuales son los reforzadores que estn manteniendo una conducta. Ficha de cotejo: es un instrumento de registro de las observaciones realizadas por el docente que consiste bsicamente en catalogar con un SI o NO, la adquisicin o no de ciertas conductas por parte del nio. Previo a la observacin, el docente ha debido especificar aquellas conductas a evaluar y ubicarlas en un formato especialmente para las fichas de cotejo. (2010 -- 20)

Instrumentos de la correspondencia en la administracin educativa Nota oficial Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio. Su extensin, estilo y cortesa, vara de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate, as como de la jerarqua de los funcionarios pblicos. En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en el oficio y sin mayor trascendencia. Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferencindose del llamado oficio en su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor jerarqua. Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en cuenta la jerarqua de los funcionarios, as tenemos: Entre funcionarios de mayor jerarqua es muy respetuosa. De superior a inferior, tiene cierto don de mando. De inferior a superior, debe ser ms atenta y respetuosa. 2.1.5. Caractersticas de los Registros Administrativos: o Almacenamiento temporal de datos destinados a facilitar diversas operaciones, anotaciones para su empleo o consulta. o Los asientos debern efectuarse siguiendo el orden temporal de recepcin y salida. Actualmente se propone la automatizacin de los registros administrativos, llevados en cualquier institucin o dependencia de gobierno para la agilidad en la tramitacin de asuntos.

Partes o elementos: Dependiendo la intencin del registro o su funcionalidad, as sern los datos que se recaben en la fichas, se recomienda que cada ficha contenga lo siguiente: Identificacin de la ficha de registro o libro Segn sea el caso: Datos bio-fisiolgicos Datos psicolgicos Datos sociales Datos familiares Rendimiento intelectual Comportamiento

2.1.6. Funciones de Registros Administrativos: Gestionar y coordinar los diferentes registros y oficinas, efectuando las operaciones relacionadas con la recepcin, asiento y remisin de escritos, solicitudes y comunicaciones de acuerdo a la normativa especfica. Distribuir los documentos a los rganos, servicios y unidades encargadas de su tramitacin o recepcin. Acreditar la identidad de la entidad que lo utiliza. Informar y orientar a los usuarios del sistema de registro.

2.2. Documentos de Correspondencia de los Registros Administrativos. 2.2.1. CIRCULAR: Es un documento que se utiliza para citar al personal docente a una reunin o para transcribir disposiciones administrativas, telegramas recibidos, otros documentados y asuntos. Elementos que la conforman: a.) Nmero correlativo. b.) Lugar y fecha. c.) Destinatarios o personas que deben saber de su contenido. d.) Contenido e.) Nombres y apellidos, cargo, firma y sello del remitente.

Modelo: De Directora Escuela Oficial Rural Mixta A: Personal Docente. Clase: Las circulares pueden ser: a.) INTERNAS: Cuando se envan al personal dentro de la institucin. b.) EXTERNAS: Cuando son emitidas a otras instituciones dependientes o asociadas. En ellas se establecer dar una respuesta. Estimados Compaeros Atentamente, suplico a ustedes, su presencia a una reunin ordinaria a celebrarse en el saln acostumbrado, el prximo 26 de diciembre del corriente ao alas 16:30 horas en adelante, donde se tratar la siguiente agenda. Apertura de la sesin Informe econmico Definir aspectos relacionados a las inscripciones del prximo ao. Asuntos varios Al rogar a ustedes su puntual asistencia les agradezco su atencin.

f. Directora del establecimiento: Enterados: Nombre

Sello.

Firma.

2.2.2. Oficio El oficio es un documento oficial por medio del cual se puede: solicitar o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redaccin debe ser cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial, referentes a la esttica, puntuacin, redaccin, etc. Elementos que lo conforman a.) Nmero correlativo b.) Lugar y fecha c.) Destinatario d.) Saludo e.) Contenido

f.) g.)

Despedida Nombres y apellidos, cargo, firma y sello de la Autoridad que enva el oficio.

Clase: - Documento Oficial Modelo: Aldea_______________________________________Chichalum _________________de______________de______________ Oficio No._________ Seor: ______________________________________________________ Supervisora Educativa No.___________ ________________, _______________

Seora Supervisora: Atentamente me dirijo a usted, con el objetivo de remitirle la papelera de los alumnos de sexto grado del establecimiento a mi cargo, que han sido beneficiados con el Programa de Becas del Ministerio de Educacin, luego de cumplir con los requerimientos establecidos por la Coordinacin, segn el Instructivo correspondiente. Se adjunta la nmina respectiva. Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para suscribirme de Ud. como su ms segura servidora.

Atentamente,

Profa.___________________________ Directora

2.2.3. Memorial: El memorial es un documento semejante a la solicitud cuya peticin es de inters colectivo o pblico. Solo se dirige a los organismos estales o privados; jams a las personas naturales. Por lo tanto, el memorial se puede sealar como un recurso, pedido que es usado por los miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la

colectividad. Por ejemplo mejoras de asfaltado, agua potable, luz elctrica, va de comunicacin, partidas econmicas para mejoramiento urbano o rural, etc.

Elementos que lo conforman: 1. Sumilla: sntesis de lo que se pide 1. Destinatario: Cargo administrativo del funcionario 2. Datos generales de los solicitantes o identificacin de los peticionarios 3. Cuerpo o contenido: Exposicin de los motivos (exponiendo necesidades, exponiendo razones de hecho y derecho) 4. Remate o frase final: Es justicia que espero alcanzar 5. Por estar conforme a ley 6. Es gracia que esperamos alcanzar 7. Lugar y fecha: 8. Firma de los solicitantes.

Modelo:
(1)MEMORIAL:

SOLICITAMOS CAMBIO DE DOCENTE DEL REA DE ARTETEATRO

(2)SEORA

DIRECTORA DE ACADEMA DIVINO CORAZN DE MARA-SUPE

S.D.
(3)Los

que suscribimos el presente documento, alumnos del grupo A de la Institucin que Ud. tan dignamente dirige, con el respeto debido nos presentamos y exponemos:
(4)Que,

al habrsenos asignado como docente del rea de Arte-Teatro a la profesora ., manifestamos nuestra disconformidad a tal designacin por los motivos siguientes: Su inadecuada forma de enseanza el cual no es convincente y no est acorde con las exigencias del nivel pre universitario en el cual ya nos encontramos. Su escasa autoridad como docente en el desarrollo de sus labores generan desorden y caos. Indiferencia para coordinar con los padres de familia y alumnos en la intencin de llegar a un acuerdo o entendimiento en bien de nuestra educacin. A cambio de ello, proponemos al profesor;, quien ha demostrado en todo momento su empata y ser el ms idneo para trabajar con nosotros en esta rea que es tan importante para nuestro desarrollo personal y profesional.

POR LO EXPUESTO:
(5)Pedimos

a Ud., Seora Directora, acceder a nuestra peticin, por ser de justicia.

(6)Supe,

septiembre 03 de 2013

(7)APELLIDOS Y NOMBRES

DPI

FIRMA

.. .. .. ..

. .... . ..... . ..... . .....

2.2.5. Providencia: La providencia es un documento consecuente al recibo de una solicitud. Su propsito es de acompaar a la solicitud para el trmite respectivo en una oficina, adems sirve para resumir lo expuesto por el interesado. Se utiliza tambin para pedir informacin, antecedentes a corroborar lo que se dice en la peticin. Clases: Hay dos tipos de providencia: Resolutivas y de Trmite. La Providencia Resolutiva. Sirve para resolver una peticin que no quiere de mayor trmite ni papeleo, o que no tiene de un trmite rutinario dentro de la competencia de la instancia. La Providencia de Tramite sirve para tramitar lo correspondiente a la solicitud presentada.

Elementos que la conforman: A. ENCABEZADO: Identifica a la oficina o institucin que la formula. Va incompleta la primera palabra, omitindole de Dos a cuatro letras, escrito todo con letras maysculas. Seguidamente se escribe el nombre del lugar, municipio, Departamento y fecha escrita con letras.

B.

ASUNTO: Se escribe a partir del centro de la hoja, en maysculas y a rengln cerrado a cuatro espacios del Encabezado. Se escribe el nombre del solicitante, cargo, dependencia donde labora, motivos que expone a la peticin Presentada. Si el solicitante no labora se anotan sus datos generales.

C. Numero de orden de la providencia: se anota al margen izquierdo de la hoja. D. Orden de disposicin de lo que procede: Autoridad a quien se dirige la providencia y su sede. Opinin favorable o desfavorable de la autoridad agregar, a los antecedentes, archivar, etc.) E. Firma, nombres, apellidos y cargo de la autoridad. F. Sello de la Institucin.

(trasladarlo,

Modelo: Modelo Prov. Administrativa MINIESTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA COORDINACIN TCNICA ADMINISTRATIVA SECTOR SUR. -PERVICION EDUCATIVA No. 90-216 Guatemala, veintids de julio del dos mil dos.----------------------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: REFUGIA AJIMENES, de veinticuatro aos de edad, guatemalteca, vecina del municipio de Ixtahuacan, Licenciada en Auditoria y Catedrtica, en el Instituto Nacional Bsico de Ixtahuacan, jornada matutina, solicita la creacin y funcionamiento de la Academia comercial de Mecanografa Bsica Id y Ensear en jornadas: matutina, vespertina y nocturna, con sede en la 3. Calle 5-60 zona 3 de Ixtahuacan, Huehuetenango. PROVIDENCIA No. 615-24-2013 Atentamente pase el presente expediente a la seccin de control Acadmico de la Unidad de Desarrollo de la Direccin Departamental de Huehuetenango, para que se sirva emitir el Dictamen correspondiente, adjunto 25 folios. Lic. Fredy Lpez Martnez C.T.A.

2.2.6. Conocimiento: Es el documento administrativo que registra en forma sencilla y concreta: envo y recepcin de correspondencia, documento, materiales; prstamos de enseres y algunos sucesos que no ameritan ser registrados en acta. Elementos que lo conforman: Nmero del documento. Asunto. Fecha de redaccin. Firma.

Modelo: Conocimiento No. 20- 2013 En esta fecha, hago del conocimiento que la directora de la Escuela Oficial para Barones No. 1, Salvador Osorio, dio en calidad de prstamo 50 escritorios a la escuela Csar Julio Mrida Vsquez, de la aldea Corral Chiquito, con el objeto de mejorar las condiciones de mobiliario para los alumnos, habindolos recibido el profesor de grado, Carlos Villatoro

Huehuetenango 20 de Diciembre de 2013.

Firma quin reciba: 2.2.7. Constancia. Una constancia es un documento en el que se hace constar algn hecho de constancia, en ocasiones de modo autntico o fehaciente. Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opcin y efecto de un hecho. Elementos que lo conforman: Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte ms alta del documento, usualmente en el ngulo superior izquierdo. Titulo del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribir en letra maysculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete. Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la accin o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora. Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuacin la fecha escrita en letras. La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento. El sello: impresin que se estampa en el documento.

Modelo: UNIVERSIDAD DE COMERCIO DE GUATEMALA

A quien corresponda: El que suscribe, Director de esta institucin, hace CONSTAR: Que Alejando Vega Ortega alumno regular de este Plantel, inscrito en el 2 semestre, turno vespertino, matrcula 021129, durante el periodo escolar comprendido del 1 de agosto del 2013 hasta el 4 de diciembre del 2013, se encuentra cursando actualmente la licenciatura en Administracin y comercio impartida por este plantel educativo. Para los fines que al interesado convengan, se extiende la presente el da 2 de marzo del 2014.

Atentamente Ma. Concepcin Velazco R. Directora acadmica

2.2.8. Solicitud: Es un documento que contiene el planteamiento de un problema o situacin la peticin a una autoridad o Institucin. Cada solicitud debe elaborarse en papel espaol o en papel bond.

Elementos que conforman la solicitud. Autoridad o Institucin a quien se dirige la peticin. Encabezado: Datos personales, profesionales y laborales del solicitante (todo con letras), entro lo que se incluye: nombre, edad estado civil, nacionalidad, profesin No.- de cdula cargo que ocupa, etc. Justificacin por las cuales se hace la peticin. Solicitud peticin que se hace a la autoridad correspondiente. Cierre de la solicitud. Lugar y fecha. Firma, nombre y apellidos del solicitante.

Modelo: Huehuetenango, 15 de diciembre de 2013.

A:

Coordinador Ciudad.

Yo, Fredy Baldemar Lpez Martnez, casado, originario y vecino de este departamento, con domicilio en el sector No. 7 casa No. 32, Cambote zona 11, me identifico con cdula de vecindad No. de orden M- 13 y Registro 28359, extendida en esta cabecera departamental, de profesin: Profesor de Enseanza Meda en Pedagoga y Tcnico en Administracin Educativa y a nivel medio Perito en Tcnicas en Desarrollo Comunitario, ante usted expongo. - - - - - - - PRIMERO: Qu desde el ao de 1992 he vendido laborado en la varias instituciones de desarrollo: UNEPAR, KFW, PAYSA, INFOM y ltimamente he trabajado como Coordinador de la Oficina de Planificacin Municipal del Municipio de Santa Brbara, Huehuetenango, esta ltima con financiamiento del Fondo de Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF, Guatemala. SEGUNDO: Los puestos que desempa en la Regional de INFOM: Promotor Social, Coordinador del rea de Gestin Social, Supervisor de Gestin Social de las Regionales de INFOM, Quiche y Huehuetenango, ltimamente con el cargo de Coordinador de la Oficina de Planificacin Municipal de Santa Brbara, Huehuetenango.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -----------------------------------------------TERCERO: Cuento con licencia para conducir vehculo de cuatro ruedas y motocicleta, adems manejo los programas de: Microsoft Word, Excel y Power Point.-----------------------------------------------------------------------------------------------------S O L I C I T O: a)- Qu de acuerdo a mi experiencia y trayectoria laboral, se vea la posibilidad de adjudicarme una plaza Tcnica u otra que en este momento este vacante en la Institucin que usted preside, no esta dems indicar que estoy acostumbrado a trabajar bajo presin y conozco la geografa a nivel occidental, por lo que no tendra inconveniente alguno en poderme movilizar a cualquier rea. b)- Se considere la presente y sea desempearme de la mejor manera. tomada en cuenta, ya que podr

Por la atencin brindada a la presente, me suscribo deferentemente. F______________________ Del solicitante

2.2.9. Acta: Documento en que se da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebracin de una reunin. Elementos que la conforman: Lugar fecha y hora Identificacin de participacin. Cuerpo del acta, o sea clusulas o puntos tratados Cierre Firmas de los participantes. Aplicacin se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial de la Institucin. Modelo. Acta Numero 20-2013: En la ciudad de Guatemala el da once de junio de dos mil trece a las ocho horas con treinta minutos reunidos en la Direccin del Instituto Particular de Mercadotecnia y Publicidad IPEMP-zona 9 de esta ciudad, el infrascrito Supervisor Educativo Licenciado Etan Eliseo Godnez Castaon, el Capacitador Tcnico Administrativo Licenciado Jaime Antulio estrada y la PEM. Libis Ribera Daz, con el objeto de renovar el quinquenio escolar 2001-2005de funcionamiento del Instituto particular de Mercadotecnia y Publicidad IPMP- zona 9 de esta ciudad.----------------------------------------------------------------------------------------------PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolucin de Educacin Departamental No.___ de fecha ______donde se autoriza al Instituto particular de Mercadotecnia y Publicidad IPMP- zona 9 para impartir la carrera de Bachillerato en el nivel medio educativo, bajo la direccin tcnica de la PEM. Libis Rivera Daz.-----------------------SEGUNDO: La Direccin del Instituto Particular presento a los Licenciados Codines Castaon y Estrada, Supervisor y Capacitador, el expediente de renovacin Quinquenal de funcionamiento, para su estudio y aprobacin correspondiente, comprobndose que cumple los requisitos que para el erecto establecen los artculos 23 y24 del Decreto Legislativo No. 12-91 y el Articulo 78 del Decreto Gubernativo. De. E. 13-78 Reglamento de la Ley de Educacin Nacional, en virtud de lo anterior estas dependencias Ministeriales, dan validez a todas las acciones educativas que realice el Instituto Particular de Mercadotecnia y Publicidad -IMP- durante el quinquenio 2005-2010, debiendo la Direccin respectiva transcribir la presente en original y cinco copias y proceder a enviarlas a estas oficinas. Sin ms que hacer constar se da por terminada la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, siendo las nueve horas con treinta minutos. Leda y ratificada, firmamos los que intervenimos.

2.2.10. Resolucin: Documento que contiene la decisin o declaracin de voluntad de autoridad competente. Decreto, auto o fallo de la autoridad gubernativa o judicial. Accin de resolver, decisin de una duda, litigio, conflicto o problema difcil. Elementos que la conforman: Encabezado: Es la identificacin de la resolucin. Comunica a los lectores qu comit propone la resolucin, cules pases son los que la promocionan, a qu tema corresponde y da una versin muy resumida de lo que plantea. El encabezado se escribe en la esquina superior izquierda de la resolucin. Prembulo o introduccin: Es la primera parte de la resolucin. Describe el problema. Explica el propsito de la resolucin e incluye un diagnstico de la situacin, que se detalla en las clusulas introductorias. El prembulo puede incluir informacin acerca del tpico presentado. Puede hacer referencia a documentos y resoluciones especficas de las Naciones Unidas y mencionar estadsticas precisas, as como fragmentos de informacin que hagan que la resolucin sea ms creble y confiable. Clusulas operativas: Empiezan una lnea debajo de la ltima clusula introductoria. Presentan la propuesta de la accin a tomarse para solucionar el problema planteado en la introduccin.

Modelo

2.3. Controles Administrativos en las Instituciones Administrativas. Es el conjunto de medidas y procedimientos que en forma coordinada apoyan a la administracin en la consecucin de sus objetivos de control. Para realizar el control de modo adecuado, las pautas que deben seguirse en el proceso deben estar clarificadas, para comparar si lo actuado se ajusta a lo querido, y, en su caso enmendar las falencias. Se pueden controlar las acciones realizadas, y a quienes las efectuaron; antes del proceso, para ver si se ajustan a las condiciones y posibilidades de la empresa; durante el mismo, para ver si el rumbo es el adecuado; y una vez finalizado, sirviendo como retroalimentacin. Puede ejercerse control sobre la calidad, sobre el rendimiento y eficiencia del personal, sobre el funcionamiento de las maquinarias, sobre los costos, sobre los riesgos, etctera. 2.3.2. Control Administrativo. Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. 2.3.3. Funciones del Control Administrativo.

1. 2. 3. 4.

Proteger los activos. Obtener informacin vers, confiable y oportuna. Promover la eficiencia y la eficacia en la operacin, as como. La adhesin a las polticas determinadas por la Direccin.

2.3.4. Clases de Control Administrativo. 1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades. 2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo); Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha. 3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (re planificacin), concentrando la atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

2.4. Herramientas de la Administracin institucional. Administracin institucional es una denominacin que pretende englobar dentro de si diferentes categoras que estn unidas por la idea de ser unos entes administrativos dependientes de una Administracin Territorial, respecto a la que guardan una relacin de dependencia, a pesar de la autonoma relativa en la gestin de los fines que se les encomienda. Obedecen por tanto al principio de descentralizacin funcional, en contraposicin al principio de descentralizacin territorial propio de los entes territoriales. Son institucionales por cuanto que su sustrato es el de ser una institucin y no una Corporacin. Su creacin se debe a la decisin de la Administracin fundante. 2.4.1. Libro de Actas: El libro de actas registrar, al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los dems rganos colegiados de la sociedad, con expresin de los datos relativos a la convocatoria y a la constitucin del rgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. 2.4.2. Libro de Asistencia de personal. Es el registro diario de la asistencia del Director y personal docente de un establecimiento educativo a sus labores diarias, para constatar el desempeo normal de sus funciones de acuerdo al puesto respectivo.

El registro de la asistencia de los empleados pblicos se rige por el Artculo 7. Del acuerdo nmero CM, 39-70, que dice: Artculo 7. Los servidores pblicos quedan sujetos a las normas que sobre puntualidad y asistencia establece este reglamento, las que fija la Ley de Servicio Civil y sus reglamentos y las que fijen las disposiciones interiores de personal de las dependencias, salvo aquellos que por naturaleza del cargo que desempean estn sujetas a una reglamentacin especial. 1. Para los efectos de esta disposicin se establecen las siguientes normas: Todo servidor pblico debe registrar personalmente por los medios que al efecto se establezcan, el inicio y conclusin de sus labores a fin de hacer constar de modo fehaciente que ha cumplido con el tiempo de trabajo diario que le haya sido asignado. ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN. Fecha. Nombre y apellidos Ingreso (hora y firma) Salida (hora y firma) 2.4.3. Libro de Inventario General: Es el Registro de los bienes y enseres de un centro educativo, para lo cual se habilita un libro especfico, segn el caso.

2.4.4. Libro de inventario Auxiliar. El Libro Auxiliar de Inventarios es libro especial, que se diferencia del libro de Inventarios porque este ltimo es referido al asiento en libros del Balance General y del Estado de Resultados. Para registras los datos en el libro, se efecta un rayado que consta de las siguientes columnas: Modelo Inventario Auxiliar. Cantidad Descripcin del artculo Estado

2.4.5. Libro de Conocimiento.