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O curso
(PMI).
Objetivos do mdulo
Contedos programticos:
Planeamento de Eventos
Gesto de Fornecedores e Servios Catering
Contedos programticos:
Promoo e Comunicao
Comunicao digital
Assessoria de imprensa
Metodologia PMBok
Metodologia
lucrativos que se destina a criar e manter boas prticas na gesto de portflios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em
Metodologia PMBok
Metodologia
suas prticas so utilizadas nas mais diversas reas como: aeroespacial, negcios, construo, engenharia, servios financeiros, farmacutico,
sade,etc.
Metodologia PMBok
As melhores prticas...
Esboo
planeamento
Planear a qualidade
Esboo
Esboo
Planear 10/43
11
12
Tempo
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos relativos ao trmino do projeto no prazo correto.
Custo
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos
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Qualidade
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto ir satisfazer os objetivos para os
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Comunicaes
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos relativos gerao, coleta, disseminao, armazenamento e destinao
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Riscos
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos relativos realizao do gerenciamento de riscos em um projeto.
Aquisies
o subconjunto da gerncia de projetos que descreve os processos
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Objetivo
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Grupos de projetos
Inicializao
Planeamento
Controle
Execuo
Encerramento
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Nvel de atividade
Processos de Planeamento
Processos de Controle
Processos de Iniciao
Incio da fase
Processos de Encerramento
Tempo
Fim da fase
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Criao de um plano que garanta que a execuo do projeto cumpre sua misso
Iniciao
monitorao, controle e aes corretivas para garantir que os objetivos sero atingidos
Finalizao
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sadas
Sada (outputs): documentos que so os resultados do processo
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reas de atividade
Integrao de Projeto Escopo do Projeto Planeamento Definio Verificao Controle de Mudana Tempo do Projeto
Comunicaes do Projeto
Planear comunicao e distribuio de informaes Reportar desempenho
Riscos do Projeto
Aquisies do Projeto
Planear aquisies; Planear solicitaes;
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reas de atividade
QUALIDADE
RECURSOS HUMANOS
ESBOO
AQUISIES
INTEGRAO
COMUNICAES
CUSTO
RISCOS
TEMPO
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reas de atividade
Gerncia do Escopo do Projeto
Iniciao Autorizar o incio do projeto ou de uma nova fase. Desenvolver uma declarao escrita do esboo como base para decises futuras do projeto. Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais maneveis.
Planeamento do Esboo
Definio do Esboo
Verificao do Esboo
Processos necessrios para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.
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reas de atividade
Gerncia do Tempo do Projeto
Definio das Atividades Sequenciamento das Atividades Identificar as atividades especficas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto. Identificar e documentar as relaes de dependncia entre as atividades. Estimar a quantidade de perodos de trabalho que sero necessrios para a implementao de cada atividade. Analisar a seqncia e as duraes das atividades, e os requisitos de recursos para criar o cronograma do projeto. Controlar as mudanas no cronograma do projeto.
Processos necessrios para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.
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reas de atividade
Gerncia do Custos do Projeto
Planeamento dos Recursos Determinar quais recursos e que quantidades de cada devem ser usadas para executar as atividades do projeto. Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessrios implementao das atividades do projeto.
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reas de atividade
Gerncia da Qualidade do Projeto
Planeamento da Qualidade Identificar quais padres de qualidade so relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfaz-los. Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfao dos padres relevantes de qualidade. Monitorar os resultados do projeto para determinar se esto de acordo com os padres de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatrios.
Garantia da Qualidade
Controle da Qualidade
Processos necessrios para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.
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reas de atividade
Gerncia da Recursos Humanos do Projeto
Planeamento Organizacional
Montagem da Equipa
Desenvolvimento da Equipe
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reas de atividade
Gerncia das Comunicaes do Projeto
Planeamento das Comunicaes Determinar as informaes e comunicaes necessrias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como ela ser fornecida. Disponibilizar as informaes necessrias para as partes interessadas de uma maneira conveniente. Coletar e disseminar as informaes de desempenho, incluindo relatrios de situao, medio de progresso e previses.
Relato de Desempenho
Encerramento Administrativo
Processos necessrios para assegurar que a gerao, captura, distribuio, armazenamento e apresentao das informaes do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
Gerar, reunir e disseminar informaes para formalizar a concluso de uma fase ou de todo o projeto.
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reas de atividade
Gerncia dos Riscos do Projeto
Planeamento da Gerncia dos Riscos Identificao dos Riscos
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reas de atividade
Gerncia das Aquisies do Projeto
Planeamento das Aquisies Planeamento das Solicitaes
Obteno de Propostas Seleo de Fornecedores Administrao de Contratos Encerramento de Contratos Gerenciar os relacionamentos com fornecedores. Determinar o que contratar e quando. Documentar as necessidades de produtos ou servios e identificar possveis fornecedores.
Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotaes de preo, cartas-convite, licitao).
Escolher entre os possveis fornecedores.
Processos necessrios para a aquisio de mercadorias e servios fora da organizao que desenvolve o projeto.
reas de atividade
Gerncia da Integrao do Projeto
Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente. Levar a cabo o projeto atravs das atividades nele includas. Coordenar as mudanas atravs de todo o projeto.
Processos necessrios para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.
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reas de atividade
Gerncia da Integrao do Projeto
Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente. Levar a cabo o projeto atravs das atividades nele includas. Coordenar as mudanas atravs de todo o projeto.
Processos necessrios para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.
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Plano de implantao
Investimentos, Custos e Benefcios
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recomendaes
Prognstico do futuro da situao atual se nada for feito
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Outros...
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Plano de implantao
Migrao da situao atual para a proposta Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do mbito do
desenvolvimento do projeto
Definio do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do projeto Capacitao e treinamento requeridos Identificao do incentivo ou motivao organizacional que far o projeto
ser implementado.
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Em suma:
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Iniciao
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Planeamento
Esboo Planeamento do esboo Definio do esboo e elaborao Prazo
Planeamento (cont)
Qualidade Planeamento da qualidade Recursos Humanos Planeamento de recursos humanos
Aquisies
Planear compras e aquisies Planear contrataes
Comunicaes
Planeamento das comunicaes
Integrao
Plano de gerenciamento do projeto
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Execuo
Integrao
Comunicaes
Distribuio das informaes
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Controlo
Integrao
Esboo
Verificao do esboo
Recursos Humanos
Gerenciar a equipe do projeto
Comunicaes
Relatrio de desempenho
Administrao do contrato
Controle
Introduo ao Protocolo
elementos de lngua grega: proto, que significa primeiro, e Kollanfolhas de papiro coladas.
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Introduo ao Protocolo
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Introduo ao Protocolo
Existem
palavras
que
esto
intimamente
relacionadas
com
Protocolo:
Etiqueta
Cortesia
Cerimonial
Formalidades
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Introduo ao Protocolo
Cortesia
a demonstrao ou o ato para se demonstrar ateno e respeito para com as pessoas.
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Introduo ao Protocolo
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Introduo ao Protocolo
O Protocolo bem sucedido aquele que no visvel! No existe uma regra protocolar uniforme para todos os pases, em virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos pases, logo a liberdade protocolar escassa.
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Introduo ao Protocolo
Privado
Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituio, etc.
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Introduo ao Protocolo
No protocolo como conjunto de regras cerimoniais determinante o uso constante de palavras e dilogos apropriados, regras e formas de
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Tipos de Protocolo
Protocolo Diplomtico
Protocolo Religioso
Protocolo Social
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Tipos de Protocolo
entidades oficiais, ou
Conjunto de finalidades adotadas em recees oficiais.
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Tipos de Protocolo
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Tipos de Protocolo
autarquia.
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Protocolo Autrquico
o prvio
estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou participam de uma atividade que afeta o protocolo, em funo de sua preeminncia, primazia, categoria, nvel ou relevncia, no seio da estrutura e da prpria sociedade que integram o Estado, para se
Protocolo Autrquico
As Precedncias A ordem de precedncia aquela que se estabelece entre as vrias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com
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Protocolo Autrquico
As Precedncias Os princpios gerais de precedncia ditam que, um convidado que no tenha uma certa supremacia na hierarquia, no deve
situar-se frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior
preeminncia. A precedncia uma honra ou privilgio outorgado s pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e como honra que , a autoridade que a recebe deve tambm saber cumprir e respeitar as suas normas.
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Protocolo Autrquico
As Precedncias Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedncia, ocupa normalmente a primeira presidncia.
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Protocolo Autrquico
As Precedncias Esta questo das precedncias serve para todos os atos, quer sejam em sesses solenes, quer em refeies formais, quer em
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Protocolo Autrquico
As Precedncias Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a precedncia e nela incluem as personalidades que tm por fora do
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Protocolo Autrquico
Exemplo:
Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um outro. Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma
Protocolo Autrquico
As Precedncias Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos diversos tipos de Protocolo para auxiliar a deciso Protocolo
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Protocolo Autrquico
As Precedncias As solues so mltiplas e muitas so as possibilidades de resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador
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Protocolo Autrquico
As Precedncias
Exemplos:
Um conjunto mnimo de pessoas Membros da Assembleia- s
Protocolo Autrquico
mais se aproximem.
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Protocolo Autrquico
70
Protocolo Autrquico
seguinte norma: cada um ocupar o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo
que ocupa.
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Protocolo Autrquico
regra na Lei.
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Protocolo Autrquico
Sempre
oficiais ou no, deve-se assegurar a presena de titulares de vrios rgo do mbito correspondente quela que organiza, nomeadamente do
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Protocolo Autrquico
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Protocolo Autrquico
75
Protocolo Autrquico
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Protocolo Autrquico
paralelas.
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Protocolo Autrquico
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Protocolo Autrquico
Precedncias a p
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Protocolo Autrquico
Precedncias a p
80
Protocolo Autrquico
Precedncias a p
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Protocolo Autrquico
Precedncias a p
1
2
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Protocolo Autrquico
Precedncias a p
83
Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel
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Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel
1
Passeio
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Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel
2
1 Passeio
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Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel
2 1 3
Passeio
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Protocolo Autrquico
Precedncias no automvel
2
4 1 3
Passeio
88
Protocolo Autrquico
A Bandeira
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Protocolo Autrquico
A Bandeira
90
Protocolo Autrquico
A Bandeira
91
Protocolo Autrquico
A Bandeira
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Protocolo Autrquico
A Bandeira
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Protocolo Autrquico
A Bandeira
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Protocolo Autrquico
A Bandeira
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Protocolo Autrquico
A Bandeira
Nos restantes locais, a Bandeira Nacional dever ser hasteada aos
Domingos e Feriados e nas ocasies especiais em que tal seja decretado pelo
rgo executivo nacional, regional ou local da rea territorial abrangida. Nos dias em que hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser s
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Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras
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Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras
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Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras
99
Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras
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Protocolo Autrquico
Posies relativas das bandeiras
101
Protocolo Autrquico
102
Protocolo Autrquico
Em recees oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar o pavilho do pas que acolhe a receo. A precedncia alfabtica
Protocolo Autrquico
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Protocolo Autrquico
Gabinete de Protocolo
modo de atuao;
Determinar o programa de ao, tratando de todas as questes de organizao, segurana, transportes, locais e equipamentos a usar, alojamento, convites, etc.
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Protocolo Autrquico
Gabinete de Protocolo
Do ponto de vista especfico, compete aos servios de protocolo: a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e pragmtica de acordo com a prtica internacional e as tradies locais;
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Protocolo Autrquico
Gabinete de Protocolo
O Chefe de Protocolo responsvel por: (a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ao protocolar que envolva rgos de soberania; (b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de
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Protocolo Autrquico
Gabinete de Protocolo
O Chefe de Protocolo responsvel por: (d) estruturar, em parceria com os seus homlogos, o programa de receo em visitas oficiais de representantes estrangeiros; (e) Integrar comisses organizativas de celebraes nacionais.
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Protocolo Autrquico
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Protocolo Autrquico
Esta lista deve ser fruto de um trabalho prvio dos responsveis pelo
Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a ttulo de necessidades, por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.
110
Protocolo Autrquico
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Refeies
Logstica
Observaes
Nome do responsvel/ Data / hora
112
Protocolo Autrquico
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Protocolo Autrquico
planeamento.
No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos participantes e convidados, na ordem prevista de sada; agradecer s
Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
uma cerimnia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias.
Os convites devem ser emitidos e enviados at 8 dias antes do ato. Devero ser
enviados convites aos familiares do homenageado e s entidades pblicas ou privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. desagradvel atribuir um
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Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
O ato decorre junto placa toponmica.
Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poder estar num plinto, num
entroncamento de uma artria a inaugurar ou numa frontaria de um edifcio. Em funo do homenageado e da sua dimenso, a placa ser previamente
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Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
direita ficar a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituda por um
Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
No estrado dever providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores
onde se colocar uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto
da cerimnia. Deve-se prever, se possvel, um nmero mnimo de mastros, onde ficaram
Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo
Cmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois at junto dos familiares do
homenageado.
Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
A banda de musica nessa altura tocar o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do
Cerimnias no Municpio
Descerramento de uma Placa Toponmica
Embora o Presidente da Cmara, que normalmente preside a estas cerimnias
de bom senso que ceda a referida precedncia neste caso. Significa que usa da
palavra antes do homenageado. As intervenes no devem exceder os 5 minutos cada.
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Cerimnias no Municpio
Folha de requisio de placa comemorativa
Ocasio Tipo
Data/ Horrio
Observaes/ Texto a considerar
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Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
A personalidade a convidar vai presidir cerimnia dever estar normalmente
Cerimnias no Municpio
Auto de notcia primeira pedra
Auto de Notcia
AO DIA________DO MS DE _____________ DE,___________, DA ERA CRIST, NA REPBLICA PORTUGUESA SENDO PRESIDENTE DA CMARA MUNICIPAL DE _____________________________________ ______________________________________________
VEREADOR (PELOURO) DA CMARA MUNICIPAL DE ____________ ________________________________________________ EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA __________________________________________________ ARQUITETO PROJETISTA __________________________________________________ PROCEDEU IMPLANTAO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO _____________________________________________________ NESTE LUGAR, PERTENCENTE FREGUESIA DE _____________________________________________________ DESTE ACONTECIMENTO SE D NOTCIA S GERAES FUTURAS, TESTEMUNHO DE QUE A AO DO HOMEM ULTRAPASSA O SEU PRPRIO TEMPO.
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Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
Se estiver presente algum membro do governo, presidindo cerimnia, o seu
nome tambm inserido neste auto de notcia, que deve ser impresso num papel
especial, tipo papiro.
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Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
A primeira pedra ter as dimenses adequadas a no provocar embaraos a
quem a colocar, devendo o local do seu assento de fcil acesso. Junto estar um
tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.
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Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
Os servios de Protocolo devero providenciar para que a populao esteja
prxima do local.
Deve-se acautelar uma zona para a comunicao social ateno ao posicionamento do Sol.
colocado num tubo, que poder conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar
os arquelogos vindouros a identificarem a poca de construo.
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Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
O auto, encerrado no tubo fechado, ser colocado dentro da caixa , fechando-se
de seguida.
Depois de assentar a pedra, a primeira colocao de cimento cabe ao convidado de honra, que entregar de seguida a colher de pedreiro entidade
anfitri, sendo esta que chamar para si os convidados que entenda deverem
associar-se mais diretamente a este ato simblico, lanando cimento sobre a pedra
j colocada.
O Presidente da Cmara, se no for a entidade que preside, discursar em ltimo lugar. Se existir, o convidado de honra que faz a ltima interveno.
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Cerimnias no Municpio
Lanamento de Primeira Pedra.
No final, encerra-se a cerimnia em nome da entidade que preside,
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Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Os convites a enviar a esta cerimnia obedecero ao que j foi referido. Quem
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Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Sempre que possvel e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestar
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Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Esta placa estar devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do
Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Deve realizar-se uma seleo prvia dos setores principais, por forma que a
obrigue toda a gente a voltar para trs, rompendo pelo meio de todos quantos
vinham a acompanhar a visita.
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Cerimnias no Municpio
Inaugurao de uma obra
Neste caso h duas solues:
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artigo 97, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem
precedncia a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da frente para a retaguarda (quando em coluna) ser a seguinte:
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Academia Militar:
Academia da Fora Area
Armada
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Artilharia;
Cavalaria; Engenharia:
Transmisses;
Servios de sade;
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2. Tropas a cavalo
3. Tropas monitorizadas.
138
139
atos que se realizem num espao de tempo compreendido entre as nove da manha
e a sete da tarde). A sua origem remonta s cortes britnicas do sec.XIX., onde era utilizado como
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141
ser um cheviot.
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vestir o traje preto aps o por do sol tem inspirado fenmenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em recees, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. No admite condecoraes, mas pode-se levar um boto na casa do boto do lado esquerdo.
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vestir o traje preto aps o por do sol tem inspirado fenmenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em recees, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. No admite condecoraes, mas pode-se levar um boto na casa do boto do lado esquerdo.
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Borboleta preta de seda, mas pode tambm ser azul ou bordeaux, em funo
do fato que se usa.
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Estilo
Homem
Mulher Saia e blusa, cala comprida(no para cerimnias oficiais pblicas), sandlias mais fechadas para vero e sapatos de salto baixo Tailleur, saia e blazer em cores diferentes, vestido tipo chemisier, saia e blusa, sapato mocassim. Bolsa, em solenidade em horrio de expediente comercial, pode ser a usual.
Reunies ao ar livre, Camisa sem gravata, jaquetas, refeitrio de fbrica, malhas e moletons, calado tipo churrascos top-sider ou mocassim - tnis somente em caso de prtica desportiva posterior no local Caf da manh e almoos em ambientes descontrados Blazer, camisa de cor ou camiseta lisa, gravata opcional para os mais jovens(tecido fosco), sapato tipo mocassim
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Terno escuro, gravata discreta, Vestidos ou duas peas, tecidos em tecido nobre(seda pura). nobres (Crepes, tafet, brocado, Sapatos e meias pretasmusselina, renda, jrseis). Sapato e carteira em couros metalizados, camura ou tecido
Atos inaugurais mais Fato completo liso ou cala o mesmo de cocktail, mas solenes tarde e mescla e palet escuro, camisa pode incluir chapu em noite) branca e gravata mais refinada casamentos matinais e luvas de pelica lisa.
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Homem Smoking
Mulher Vestido curto receo, saia longa e blusa, calas em tecidos nobres, vestido no comprimento do traje de gala(cobrindo o p), sem pedras Vestido longo, com liberdade para brilhos em tecido ou pedras, salto alto em calado preferencialmente forrado
Galas
Smoking
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1.Quais as palavras que esto intimamente relacionadas com Protocolo? 2. Diga o que entende de protocolo?
Fecho
Encerramento do contrato Encerramento do projeto Lies Aprendidas Coleta Consolidao Disponibilizao Divulgao
Arquivamento da documentao
Registros histricos
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Evento
Evento um acontecimento que tem como caracterstica principal proporcionar uma ocasio favorvel ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um
objetivo
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Evento
Evento Assume um papel de carto de visita da Empresa, com um consequente aumento nas propores e finalidades, que se repercutem na organizao, a
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receitas estimadas.
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fase
anterior, dos
acertos
financeiros
e dos
pagamentos
dos
desempenho evento.
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Conceo e Briefing
A etapa inicial de um planeamento de eventos acontece com a conceo, que a gerao da ideia do evento e a obteno das
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Conceo e Briefing
Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser concretizado com a identificao de uma ou vrias necessidades e/ou
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Conceo e Briefing
Briefing
um conjunto de informaes e instrues facultadas e necessrias para o desenvolvimento do planeamento de eventos. So os aspetos relevantes para do evento. Esse instrumento aplicado no s para procurar as informaes dos itens a compor o planeamento mas
anteriores e como e onde decorreram. Deve falar sobre a sua marca, sobre a
empresa e o que entender ser pertinente informar;
c)
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Criatividade
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Criatividade Criatividade envolve a produo de algo novo, que aceito como til
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Agncias Alm disso, ao contrrio do que acontece com um organizador interno que
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Importncia do planeamento
A melhor preparao para o trabalho de amanh o bom trabalho de hoje (in Ana Santiago, Formao Portal do Ser)
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obter patrocnio
Maior probabilidade de sucesso do evento Avaliao mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA contnua Ser o alvo de escolha dos consumidores dado o excesso de concorrncia
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- Promoo de empresa/produto/marca
- Divulgao de uma regio/destino
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O acrnimo SMART
Especficos (Specific) centrados nas metas de um evento;
objetivos;
Realsticos existem pessoas, recursos financeiros, canais de Definidos no Tempo (Time specific em ingls) devem ser atingidos
1 Objetivos e Pblico-alvo
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2 Oramento disponvel
181
3 Estratgia do evento
evento
182
4 Definio do tema
5 Data e Local
A escolha de uma m data/hora para a realizao do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo!
184
185
186
187
188
7 Afetao de Recursos
A) Recursos financeiros
Capital disponvel
Despesas a efetuar
Fontes de financiamento: subsdios pblicos, doaes de entidades privadas, contribuies particulares, programas especiais, venda de bilhetes,
patrocnio, mecenato
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Formar equipa
Supervisionar e avaliar desempenho
190
Contratos
Registo de marcas
Segurana
Servios de emergncia
191
fornecedores de servios
192
realizao do evento
-Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeies (almoo, banquete,
breakfast, caf da manh, ch da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happyhour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de servio (sentado, volante, buffet) menus, horrios, n de pessoas para o servio,
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trapzio)
Decorao: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado;
localizao/histria); tipo
de evento (oficial, formal, informal), durao do evento (tipo de materiais a utilizar)
- Filmagem e fotografia
194
195
10 Estratgia de Comunicao Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais
197
ajustes
O oramento deve indicar todos os servios a prestar, assim como custos Fazer ainda referncia a condies do oramento: modalidades de
198
199
Em suma O planeamento do evento dever responder s seguintes questes: - O que - Por que - Para que - Onde - Como - Quando - A quem - Quem - Com que
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Em suma O planeamento do evento dever responder s seguintes questes: - O que (natureza do projeto) - Por que (origem) - Para que (objetivos) - Onde (Local) - Como (atividades, planeamento logsticos, metodologia) - Quando (calendarizao) - A quem (pblico-alvo) - Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores) - Com que (recursos materiais, financeiros)
201
3.Divulgao
4.Mailing List 5.Organizao 6.Instalaes fsicas 7.Recursos
202
e/ou empresa promotora 3.Entidade e/ou empresa organizadora 4.Cidade sede 5.Local do evento 6.Tema do evento 7.Objetivos 8.Justificativa 9.Pblico alvo e nmero previsto de participantes 10.Descrio do evento 11.Perodo de realizao do evento e horrio 12.Inscries e informaes 13.Taxa de inscrio e/ou ingresso 14.Recursos necessrios 15.1 recursos humanos 16.2 recursos materiais (administrativo) 17.3 materiais de divulgao 18.4 recursos audiovisuais e equipamentos 19.5 diversos 20.Instalaes 21.Servios (transporte, hospedagem, alimentao, sonorizao, decorao e outros) 22.Previso oramentria 23.1 receitas 24.2 despesas 25.Cronograma 26.Consideraes gerais
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MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo DISCRIMINAO UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO Em andamento
Ok
Sandra regina
Ok
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MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo
DISCRIMINAO 7 definio do material de divulgao 8 contratao de grfica p/ impresso do material de divulgao e administrativo 9 fazer listagem de convidados e palestrantes 10 enviar carta convite p/ autoridades, palestrantes,diretoria da instituio e demais funcionrios 11 fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsvel 12 fazer solicitao de servio de copa (caf,gua, ch)
UNIDADE/SETOR Comisso organizadora Comisso organizadora Secretaria do evento Secretaria do evento Secretaria do evento Secretaria do evento
RESPONSVEL
SITUAO
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MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo
DISCRIMINAO 13 fazer folow up dos convidados, autoridades e outros 14 fazer a divulgao na mdia 15 fazer a divulgao do evento na instituio 16 mostrar as pastas dos participantes e convidados 17 mostrar as pastas dos participantes e convidados 18 definio de recepcionistas e escala de trabalho
UNIDADE/SETOR Secretaria do evento Comisso financeira,de divulgao e marketing Comisso financeira, divulgao e marketing Comisso de recepo Comisso de recepo Comisso de recepo
RESPONSVEL
SITUAO
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MODELO DE CHECKLIST Evento: semana de turismo Local: auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/03 27/09 de 200 Horrio: das 19h30 s 22h30 Responsvel; Joo Carlos Azevedo
DISCRIMINAO
19 verificao e liberao de estacionamento
UNIDADE/SETOR
Secretaria do evento
RESPONSVEL
SITUAO
207
208
fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das
empresas prestadoras de servios especializados. Precisamos tambm, fazer
210
de um evento:
Decorao;
Catering
Equipamentos eletrnicos; Fotografia e filmagem
Grfica;
Gerador prprio de energia Empresa de aluguer de veculos; Limpeza
211
212
Catering
O Catering
213
Catering
O Catering
do dia ou dos dias e para que pblico. O tipo de refeies, a horas a serem
servidas, a quantidade de refeies em cada momento e outras questes especficas devem ser programadas e includas num cronograma prprio para
214
215
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A Sesso Solene pode ocorrer num espao prprio para a entrega de distines
ou medalhas do municpio, mas como meio para receber, de forma pblica e com a
maior dignidade, uma personalidade de que, estando de visita ao concelho, o justifique. Serve para registar outros atos, como sejam o dia do concelho e a
216
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Deve-se acautelar a existncia de um espao de tempo entre a chegada aos
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A pessoa encarregue de gerir a cerimnia apresenta a composio da Mesa de
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
As Mesas de Honra devem ser constitudas por um nmero impar de pessoas.
6 4 2 1 3 5 7
Pdio
219
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Se for par, considera-se a existncia de uma linha imaginria entre os dois
Pdio
220
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A Mesa de Honra comea a constituir-se chamando primeiro a pessoa que a vai
presidir. Pode considerar-se que as pessoas ocupam os seus lugares sem serem
previamente chamadas. Por deferncia, o representante do clero fica numa cadeira especial, direita da
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
A primeira pessoa a usar da palavra pode ser o anfitrio para dar as boas
Os vocativos, so feitos pela ordem inversa comea pela pessoa com maior
precedncia e termina com Minhas Senhoras e Meus Senhores.
222
Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Na plateia pode considerar-se a existncia de uma nica fila de cadeiras,
22
20
18
16
14
12
13
15
17
19
21
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Cerimnias no Municpio
Sesso solene
Ou duas filas separadas por uma coxia central
Mesa da Presidncia
Pdio
10
20
19
18
17
16
11
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225
Reunies oficiais
As reunies podem revestir-se de vrias formas, atendendo natureza dos
Reunies oficiais
A conferncia um tipo de evento que possibilita a disposio do ambiente de
227
Reunies oficiais
Para iniciar a conferncia imprescindvel a presena de um presidente de
Reunies oficiais
Painel
229
Reunies oficiais
Painel
especialistas, por dez minutos. Todos devem dispor do mesmo tempo para se
manifestarem. Encerradas as apresentaes, o moderador iniciar os debates e o orador e os especialistas respondero s perguntas formuladas.
230
Reunies oficiais
Palestra
Reunies oficiais
Brainstorming
Este tipo de reunies no deve ter muitos participantes. Espera-se que cada
um, de forma livre e sem inibies, d expresso sua imaginao e criatividade. O seu objetivo encontrar uma soluo original para um problema.
232
Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies
Estas reunies devem ser logo pela manh, para que aluz que entra nas janelas
seja de pouca intensidade.
4
233
Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies
234
Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies
235
Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies
236
Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies
retngulo.
H que ter em conta a localizao das janelas, que devem ficar nas costas ou do lado esquerdo. Com a mesa oval, a presidncia pode sentar-se ao centro de um dos lados maiores, desde que o cuidado de distribuir protocolarmente, sua direita e sua
Reunies oficiais
Tipos de Mesas para Reunies
238
Reunies oficiais
Auditrios
Com uma mesa ao centro, numa posio mais elevada do que o espao
reservado ao pblico e para ele virada, seguem-se as cadeiras em fila. Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessrio:
Data-show
Computador Projetor de diapositivos TV e vdeo ou DVD Ecr branco
Paper-board e caneta
gua e copos
239
Reunies oficiais
Auditrios
240
Reunies oficiais
Convocatrias
241
Reunies oficiais
Material a distribuir aos participantes Os dossiers a distribuir devem incluir:
carta ou mensagem de apresentao;
programa da reunio ou a ordem de trabalhos;
Documentao diversa;
Localizao, acessos e distribuio das salas; Lista de participantes; Telefones uteis; Resumo das intervenes dos oradores; carto de identificao dos intervenientes e dos participantes conforme o caso; Mapa da localidade e diversa informao til.
Reunies oficiais
Material a distribuir comunicao social
programa da reunio ou a ordem de trabalhos;
participantes
Informao sobre acreditao e passes;
transportes
Mapa da localidade, da zona da reunio e diversa informao til. Servios de apoio bar/banco; Centro de OCS Localizao e horrio Telefones uteis Servios on-line
Conferncia de imprensa
243
Protocolo mesa
cerimnia municipal.
244
Protocolo mesa
As recees ao fim da tarde correspondem ao que vulgarmente se chama de
cocktail e destinam-se a reunir um nmero mnimo de 30 convidados e um mximo que pode ir s centenas, no sendo vivel t-los todos sentados mesa.
Inicia-se mesma hora e pode no ter limite fixado. mais elaborada, servindose bebidas e diversos pratos, precedidos dos canaps e salgadinhos.
245
Protocolo mesa
Os convidados dirigem-se s mesas onde estar a comida, podendo existir a
modalidade de se servirem ou de serem servidos pelo pessoal prprio. possvel a colocao de pequenas mesas que permitem aos convidados
Podem ainda existir variaes como o cocktail- party que se realiza das sete
s nove. O servio volante, sem bufete ou pratos quentes, constando para alm das bebidas normais, de toda a espcie de canaps e salgadinhos.
246
Protocolo mesa
O brunch pode ocorrer entre as 11 e as 13 horas e normalmente utilizado em
dias em que no se trabalha, dada a hora em que servido. Sob a forma de bufete, so servidos pes, carnes fritas, ovos acompanhados das bebidas prprias do
pequeno-almoo.
247
Protocolo mesa
Refeies formais
Na preparao dos almoos ou jantares oficiais, h que ter em conta: 1. Tipos de mesa
2. A modalidade da presidncia
3. A colocao dos convidados mesa, atendendo ao sexo e s suas
precedncias
4. A colocao das mesas na sua relao com a sala.
248
Protocolo mesa
Tipos de mesa
Mesa retangular
Mesa oval
Mesa redonda
249
Protocolo mesa
Tipos de mesa
Mesa quadrada
Mesa Imperial
Mesa em U
250
Protocolo mesa
Tipos de mesa
Mesa em ferradura
Mesa Imperial
Mesa em pente
251
Protocolo mesa
As presidncias
Devem estar situadas uma em frente da outra, considerando-se o lugar dos anfitries.
Uma primeira presidncia para o dono da casa e uma segunda presidncia para
a anfitri, a mulher do dono da casa.
Protocolo mesa
A presidncia Inglesa
A1
253
Protocolo mesa
As presidncias A presidncia da presidncia inglesa tem como vantagens:
Protocolo mesa
As presidncias
255
Protocolo mesa
As presidncias
como norma que o anfitrio deve estar sempre de frente para a porta de entrada
dos convidados.
256
Protocolo mesa
A presidncia Francesa
257
Protocolo mesa
A presidncia Francesa
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Protocolo mesa
A presidncia Francesa
A
A1
259
260
261
Avaliao
Verificao de custos no planeados
264
Recursos humanos:
Mestre de cerimnia
Rececionista
Empregados de mesa Recursos materiais:
Livros de presena
Recursos fsicos:
exemplo.
266
Apoios
Parcerias
267
servios prestados.
necessrio por vezes, pesquisar o histrico de servios ou produtos do fornecedor junto a clientes anteriores.
268
269
270
etc
271
272
Tipo de apoios
Seleo dos benefcios a serem apresentados ao patrocinador Seleo e avaliao das empresas a serem trabalhadas para a captao
273
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276
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279
281
282
O controlo pode abranger a simples presena do organizador e o acompanhamento dirio junto do pessoal at implementao e monotorizao de um plano detalhado de responsabilidades, relatrios e oramentos.
283
3 Processos de controlo: Estabelecer padres de desempenho atravs de diretrizes estabelecidas pela organizao do evento, pelas exigncias dos clientes, patrocinadores,
284
No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que devem ser: Significativos e eficazes devem ser direcionadas para as reas
responsabilidade em execut-los.
285
No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer mecanismos que devem ser: Oportunos e flexveis os desvios em relao ao plano devem ser
286
Os objetivos dos mtodos de controlo ser sempre destacar as reas que apresentam desvios em relao ao planeamento de modo que a organizao possa tomar as medidas necessrias e corretas.
287
Gesto de riscos. A avaliao do risco faz-se atravs de uma correta avaliao das ameaas potenciais, definio de aes preventivas e estabelecimento de formas de
289
evitar um desastre natural mas podemos preparar um plano para conteno dos
seus efeitos.
290
Distribuir o risco distribuir o risco por vrias reas do evento poder diluir o
impacto. Transferir o risco o risco pode ser transferido para outros participantes no
291
292
de anlise e aperfeioamento.
293
do evento.
294
vez que pode determinar que por uma questo de controlo oramental se efetue
cortes nas despesas ou se reoriente verbas para outras reas.
um estudo para sondar as opinies dos participantes quanto sua experincia, como
medir os nveis de satisfao do evento.
pblico-alvo.
297
Observao direta por parte colaboradores, permitindo a reunio de informaes sobre a qualidade
298
299
300
Estratgias de comunicao
301
Estratgias de comunicao
No enorme aglomerado de instituies oficiais ou no, que prestam servios e
desenvolvem um pas, quase todas levam a cabo eventos para oferecerem a
302
Estratgias de comunicao
A Imagem Corporativa segundo especialistas na matria da comunicao
corporativa, trata-se de uma entidade como ser propriamente dito, que em conjunto
303
Estratgias de comunicao
Em conjunto devem: Refletir o Evento
Comunicar o tema
Ser atraente e chamar a teno Criar uma imagem do Evento
Por fim, inclui tambm uma identidade sonora que se refere publicidade.
304
Estratgias de comunicao
O que divulgar/comunicar um evento?
MARKETING DE EVENTOS
VARIVEL DA COMUNICAO
305
Estratgias de comunicao
Qual a relao entre a divulgao do evento e a imagem a criar?
A divulgao do evento (poltica de comunicao) responsvel pela definio
da imagem da empresa/organizao/produto/servio.
O que imagem? Duas ticas: emissor e recetor.
306
Estratgias de comunicao
Divulgao
A divulgao feita tendo por base uma estratgia de comunicao que tem
imagem do evento)
A quem se comunica (a quem queremos dirigir a mensagem),
307
Estratgias de comunicao
Divulgao
Alguns instrumentos que podem ser utilizados em divulgao:
Estratgias de comunicao
Cartazes (permitem colocar informao e ser veiculada junto do pblico alvo)
Spots rdio e televiso e anncios de jornal (permitem atingir um pblico mais
Estratgias de comunicao
Timing da divulgao depende do tipo de evento:
Se for uma cerimnia (Ex. inaugurao / primeira pedra) deve ser feita com uma
310
Estratgias de comunicao
Timing da divulgao depende tambm das pessoas que pretendemos
convidar: Se membro do governo, agenda da pessoa etc.
etc.
Confirmar entidades principais
311
Correspondncia
Correspondncia
Correspondncia
Correspondncia
313
Correspondncia
Cargo No cabealho Tratamento direto (quando nos dirigimos a) Vossa Excelncia Tratamento indireto (quando nos referimos a) Sua Excelncia Final da Carta No Sobrescrito
Presidente Repblica
da
Apresento a vossa Excelncia, Senhor Presidente, a expresso da minha mais alta considerao Apresento a vossa Excelncia, Senhor Presidente, a expresso da minha mais alta considerao Apresento a vossa Excelncia, Senhor Primeiro Ministro, a expresso da minha mais alta considerao
A Sua Excelncia o Presidente da Repblica (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome) A Sua Excelncia o Presidente da Assembleia da Repblica (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome A Sua Excelncia o Primeiro Ministro (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome
da da
Vossa Excelncia
Sua Excelncia
Primeiro Ministro
Vossa Excelncia
Sua Excelncia
314
Correspondncia
Cargo No cabealho Tratamento direto (quando nos dirigimos a) Vossa Excelncia Tratamento indireto (quando nos referimos a) Sua Excelncia Final da Carta No Sobrescrito
Um Ministro
Apresento a vossa Excelncia, Senhor Ministro, a expresso da minha mais alta considerao
A Sua Excelncia o Ministro de (indicao da pasta), (seguido do ttulo, grau acadmico ou posto militar e do nome A Sua Excelncia o Embaixador de Indicao do pas) (seguido do nome)
Um embaixador
Sua Excelncia
Sua Excelncia
Aproveito a oportunidade para apresentar a Vossa Excelncia, Senhor Embaixador, os protestas da minha muita considerao. Tenho a honra de ser um humilde e obediente sbito e servo de Vossa Majestade (caso ingls) ( de um habitante de um pas republicano)
Um soberano
Vossa Majestade
Sua Majestade
315
Correspondncia
Correspondncia
Comandante.
Nunca se deve preceder um posto por Meu Meu Comandante. No tendo a certeza da patente deve dizer simplesmente Senhor.
316
Correspondncia - Religiosos
Cargo No cabealho Tratamento direto (quando nos dirigimos a) Vossa Santidade/ Beatitude Vossa Eminncia Tratamento indireto (quando nos referimos a) Sua Santidade/ Beatitude No Sobrescrito
Papa
Santidade/ Beatitude
Sua Santidade o Papa Francisco I Cidade do Vaticano Ao Excelentssimo e Eminentssimo Dom Jos da Cruz Policarpo Cardeal Patriarca de Lisboa, ou A Sua Eminncia O Cardeal Patriarca de Lisboa Dom Jos da Cruz Policarpo Ao Exmo, e Revmo. (no se inclui ttulo, nome) Arcebispo de (lugar) ou, A Sua Excelncia Reverendssima Dom (nome) Arcebispo de (lugar)
Cardeal
Sua Eminncia
Arcebispo, Bispo
Excelncia Reverendssima
Padre
Reverendssimo Padre
Vossa Reverncia
Sua Reverncia
317
Net etiqueta
Net etiqueta
Net etiqueta
Netetiqueta
319
Convites
Convites
evento, maior dever ser o lapso de tempo entre o envio do convite e a cerimnia.
321
Convites
brevidade possvel, por escrito para a direo ou por telefone para o nmero que
vem indicado.
322
Convites
323
Convites
Convite individual
(Braso)
O Presidente da Cmara Municipal de __________ tem a honra de convidar ________________ para_________________que se realiza no dia ___de___de 20__, s _____horas no (a)_____________.
324
Convites
colocada ou agrafada ao convite. Isto acontece numa visita oficial de uma alta
entidade (Por ocasio de visita de) ou num jantar formal com um homenageado especial (Em honra de). O que normalmente acontece nas autarquias locais, o uso de V. Exa, do V.Exas, no caso de incluir cnjuge, ou mesmo do V. Exa e famlia, sempre no
Convites
(Braso)
O Presidente da Cmara Municipal de __________ tem a honra de convidar V. Exa para ________________que se realiza no dia ___de___ de 20__, s _____horas no (a)_____________.
326
Estratgias de comunicao
O que assessoria de imprensa?
Consiste na criao e emisso de notcias e acontecimentos
Objetivo?
- Promover imagem positiva - Criar clima de confiana e colaborao
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Estratgias de comunicao
Qual o perfil do assessor de imprensa?
- Sensibilidade para contactos humanos
- Eficcia e organizao
- Rapidez na reflexo
- Boa memria
- Disponibilidade para horrios flexveis
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Estratgias de comunicao
Classificao da imprensa
1. Periodicidade: dirios e no dirios
Classificao da rdio
Local, regional e nacional
Classificao da televiso
1. Difuso 2. Contedo
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Estratgias de comunicao
O que uma notcia?
Selecionar notcias: o que significa?
. Atual
. Intensidade . Clareza
. Proximidade
. Surpresa Elementos da notcia . Bsicos: quem? O qu? Onde? Quando? . Secundrios: Como? Porqu?
330
Estratgias de comunicao
Partes da notcia: Ttulo; Lead; Corpo
Ttulo: captar a ateno; curto e conciso; ante-ttulo e sub-ttulo
331
Dvidas?
Obrigada e bons eventos
332