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. Sistemas
Antecedfmtesacademkosdelosautores
. ,
Administrativos.
I
JuanJoseGilli , i
DoctorenCianciasEcon6micasyUcenciadoanAdmlnistrad6n (U8A)can Tecnicas & Aplicaciones
especlalizaeionasdeposgrado en lamasde'pedagogfaypsicologfasocial.
rector del Departamento de Administraci6n yProtesorAsociado acargo de la SlI
Catedra de Estructura y ProCeditnientos an la Facultad de Clandas Ec6inlcas
(UBA). Profesor TitularyCoordlnadorAcadamico en la maestria de Economfa y
Administraci6n del ESEAOE. PresldentedelaComisl6n de Estudlos de
JUAN GILLr':
tTaci6ndalConselo?rbtesionaldeCiandesEc6nomlcas.
AngelOscarArostegui
ANGELO. AR.OSTEGUI
Ucenciadoan Admin'lstraci6n yC&ntadorPublico(UBA);cursalacarre-
.INEsDOVALDE'ANTOINE
ra de posgrado en Adm!pistraci6n Rnanelara an la mlsmaunlvarsidad y ha
i .
reallzado cursos deaspeclallzaci6n docante. ProfesorAdjunto de Estructuray
ANTONlOiFOVAKIS
ProcedlmienlosenlaFacultaddeClanclas Econ6micas(USA)yProfesor
clado de Teona de la Administrae!6n en.la maestria de Derecho Empresario ALEJANDRAS.IESULAURO
del ESEADE. . ! !
.mesMariaDovaldeAntoine
Ueenciada an Admin/strad6n (UNR) yContadora Publica (UNL); agre-
sadacomoDocentaAutonzadadela Carrera DocentadelaFacuttadde Clen-
desEcon6mlcas(USA) ycursa actuaimenteel Doctoradoen ClendasEcon6-
micasenlamismafacultad. ProtesoraTitulardeAdministraciOn en laUniversi-
dad da Entre. RIos, ProfesoraAdjuntade EstructurayProcedimientos
,enl.a.USA en e!.lNADH. .
I
:! .
AntonioFovakis . .'.
Uceneiado en Administracion y (USA):profesorAd-
junto de Estructuray Procedlmientos en la'FacuHad deClencias Economicas
'I,
(USA), ProfesorAs.ociadosnlaCarreradePosgradoenSindicaturaCOl1cursal
de lamisma facultad y protesorTitular deTeana de laAdministraci6n en la
I
i' I
: I,i
Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n
,:1.
deEstlfdios' anMministraci6ncdelConssjoPrtifesionaldeCiericiasEcon6micas.
. ' -'..
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i
Susana'esulauro '. ..
Y'
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Ucenciadaen Adminlstraci"!1 egresada.delaFaculti'ldde CienclasEco-

_;1
namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe-
.hnIlM16n
" sora Adjurltade EstructurayProcedimientos en laFacultadde Ciencias EcO-
UnlversldadaDlstanela
namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto. de Investigaciones A,!:tminlstrativas
'!'I ",',
'I" de lamismafacultad yJetadeTrebaJosPracticosdeAdmlnistraci60deRecur-
-notnanftj'/.
Illll.,1 lill
sos HumanosydeEstructuradelaOrganizacionesen laUnivsFSicladTeenolo-
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gieaNacional RegionalBuenosAires. . .
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....
," ,PreseniacioTi..'. ,' .............._'.,. .'....;.".; ,';.....'11
MOdulo!
.TECNICAS
,'.
1.EIenfoquedesisteI1las...............................15
.,). 'aspectos defenfoque "",' '.:':""'; ,:::...15
1.1. Un nuevo paradigma,' J.2. Una teorla ae la orgcmlt.ad6n" .
1.3. Unametodolog(ade la administraci6n. '. ....'
2. Elaportealaadministraci6n.".,:, ... ... :......,.,,..,,..,21
2.1. Definici6n,de losobjetivos;
2;3. EstructuracMnde.lossubsistemas;'2A.'EvaluaCion del
desempeiio; 2.5.Direcci6nydiseiiO de sistemas.
"3 Al 'ad' . " .. ' ,', ,i.'i'" . ' 24
. ". gunaspar Ojas..,... , ....;, ......"....,........... .. .
Parasuautoeyaluaci6n .'.'.... .................,'.." .. ':.',' 25
. ; '..- ::.
Unidad2.Sistemasadmiru,strati"{os.,.; '.' ":'" ", ...,; 27
Qu
' . d ,'. ".? .' 27
1 ... ... .. ...;......'.; .,:".l,
1.1.Elconcepto;1.2.Loselemintos. . . . ,
.<.' fu .. . I?'" '.. . , '. ,... ..... 30
2. l, QUc. nCIOne;s.Cll1'JlP e.,.','.','...,..', .. ,.;...,.'.,.....
2.1. 2j.lxz'relacion cos/o-
.;, 'beneficio; 2.3, El control intl!mo,: 2.4. Los.requerimientos de.
. fonnacioil..' -, . <,
estudio de lossisrettra'S-il'tiministnltiv()s...','i:......" ...,. ,: 36.'
3.1.'Erroldelanaliita:3.2.:1 perfilrequerido: "'"
4.l?amsuautoevaluaci6n .,,.....,..................,:';'.40
o Sistemas Administrativos
Unidad 3. Metodologia de , "': . 43
1. E1 recurso del metodo ",.............. ................ 43
2. Una metodoiogia tradicional ........................... , 45
Etapa I: Definicion del plan de trabaja. Etapa II: Relevamiento.
Etapa III: An(llisis. Etapc, rv Disefia. Etape v: Implementaci6n.
3. La'perspectiva dela reingeniena ......................... 50
Etapa I: MovilizaciOn. Etapa II: Antilisis. Etapa 1lI: Selecci6n.
Etapa N:. Rediseiio. Etapa V: Implementaci6n.
4. An8.1isis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . .. ................ 56
5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57
Unidad.4. Herramientas usuales ................ ............. 59
1. Del uso de herramientas ............................... 59
2. Cuestionarios ................ _ ........................ 61
3. Diagramas ........... ; ... ' .... -........................ 64
fl: Dkl.gramas de programaciOn; 3.2. Diagramas de representaci6n.
4. .. .......................... " ............ 72
_ 4.1. Pautas para La elaboraci6n de un manual de procedimientos.
5. Para su autoevaluaci6n .......................... : ..... , 79
. M6duioU
SISTEMAS APLICADOS
Unidad 5. Subsistema de Compras ......... 83
1. Alcance .... :.; ...................................... ' .- .. 83
2. . ; ...... ................................ , 84
3. NQrmas especificas de control iritemo '. ;: ..... : ............ 85'
4. Informaci6n gerenciaJ ....... ; .. , ... " ................. " 88
5. Descripci6rrdelsubsistema ............ : ... ". : .......... 88
5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
. 5.3. Ejemplo de 'un circuito de Compras. .
6. Para su autoevaluaci6n ............. ; ......... ., ....... 101
. Unidad 6. Subsistema de Pagos ... ............. " ........... 105
1. Alcance ............................ '.' .... : ....... , ... 105
2, Modalidade_$ -........................................ 106

"
Sistemas Administmt.ivos 9
3. Normas de .",.,.,. " ........ , ..... .... 107
de ::r;Jl!ro( inYerfio para el movimiemo de
5'.2, i'io.71'!:lS de C;)mla: especificas del subsistema
Pagos.
4 In
J: '.- " .. 111
. !or.maClon , , .. ., ........ " ... .
.. ......... , ......... : ...... 112
5.1. Diagrama 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
5.3. Ejemplo de un circuito depagos
'6. Para su autoevaluaci6n ...... , ......................... 120
Unidad 7. Subsistema de Produccion ............ 123
1. Aleance ............... , .. -................. ........ 123
2. Modalidades ................................. : ...... 124
3. Normas especfficas de control intemo .................... 125
'4. Informacion gerencial ................................. 127
5. Descripci6n del subsistema ...... , ...................... 127
. 5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de m6dulos; 5.3. Ejemplo
de un circuito de producci6n. . .
6. Para su autoevaluacion . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Unidad 8. SlilDsistema de Ventas ...... 0 0 0 '0 0 139
1. Alcance .......................................... '. 139
2. Modalidades ... ,' ............................ : ..... , . 140
3. Nonnas especificas de controUntemo .. '" .. , .. , .. , , .. :: . 141
4. Informacion gerencial ... , ................ , ... ' ......... 143
5. Descripci6n del subsistema: , .................. , ... " ... 143
.5.1. Diagrama global; 5.2. DescripeiOn de los mOdulos;
5.3. Ejemplo de un circuito de venta a credito. .
6. Pal'a-'Sll autoevalq,aci6n .... ..... , . , . , ................ 152
Unidad 9. Subsistema de Cobranzas ...... 0 155
1. y ............ , : ....................... 155'
2. ........................................ 156
3.Nofmas de'control intemo ... '" .......... , ... " ...... , '. '158
3.1. Normas de control interno generales para el nwvimiento de
Jomios; 3.2. Normas de control intemo espedficas del subsistema
. de Cobranzas. "'," ..' -
4. Informacion gerencial ................................. 160
10 Sistemo,s Administratlvos
5. Descripci6n del subsisterna ........................ ; .. : . 161
5.1. Diagrama globaL 5.2. Descripci6n de los,m6dulos,'
5.3. Ejemp[ode un circuito de cobranzas
6. Para su autoevaluaci6n ......................... ; ... '. .. 170
. ,
! ,
Unidad 10. La infonnatica y los sistemas administrativos.:. 173
1. La tecnologia informatica ...... , ............ '. . . . . . . .. .. 174
2. El impacto de la infonmitica sabre los procediritientos' . ,
adrninistrativos .................... , . ; .... : .. . . . . . . .176
3.l,C6mo se modifican los subsisternas basicos? .. '.' . ",' ... , 178
3.1. Subsistema de Compras; Subsisiema ie .
sistema de Produccion; 3.4. Subsistema de Ventas; 3.5. Subsiste-
ma de Cobranzas. .." ,
4. Lecturas .. ': . , ............ .' " .. .' ...... ':, ...... : .. '" .. '," ...... 185
5. Para su autoevaluaci6n ............... ; ................ 187
1. . u 189
NormaIRAM 34501 (octubre 1984). . ,,'
Simbolos para la representaci6n gr8.fica ..... " . ". " .. ',' .. , 189
O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto; 2. Condiciones generales.
NonnaIRAM34502(setiembnd985}.:, : ".
. Tecnicas para la representaci6n gnffica ........ , ............ , 192
, O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto: 2. Condiciones g'eneraies ..
Norma !RAM'34503 (mayo de 1974): .' ,
Lineamientos generales para el'disefio de furmulari6spam Iii
, representaci6n gnlfica ................ :'; . , i :"" , : 199
O. Normas par consultar; 1. Objeto; Condiciones generales ..
Nonna!RAM 34551 (diciembre 1986). Manual de
tos administrativos. Contenido y presentaci6n ..... :.' ...... : ... 201
o. Nor-mas por consultar; 1. Objeto y alcande;: 2. Dmtenido del
manual; 3. PresentacioTi del manuaL .' .
. . :." . " -',. .
Apendice 2. Regimen de facturacion y R.egistracion de 205
:' " " ,f
Apendice 3. Aplieacion de las berramientas a ,una
. . -. .. .'
Bibllogi-afia' Gener8I .... 4 .. " ............ 1'1 .. "....... " Co fI a ._ I) .(I ... 219
& _lEi -_
Presentacion
, Julian Marias declo, a poco de cumpUr sus
alios, que los proyectos son Ia vida. En esesentido, este libra es
ademas un proyecto compartido por u.n equipo 'quetrata de volcar
en el su experiencia projesionaly especialmente su trabajo docerl.te
en 'La C6.tedra de Estructura y Procedimientos de l,a Facultadde
Ciencias Econ6micas de la Universidad de Buenos Aires.
. La concreci6n del prop6sito enunciado se orienta hacia tres
objetivps centrales:
1) Integrarse al proyecto Hemandarias' de Educaci6n a Dis-
tan cia, como texto comun de las distintas carreras tecnicas.
2) Cubrrr un vacfo bibliografico sobre el tema de
ministrativos, especialmente sobre los aspectos tecnicos y la ejem-
plificaci6n de sus aplicaciones.
"I'frJ. Servir .una de para aquellos fj,u,e
.' traMlJan en el analzsls y aZ'senq de SIstemas. No pretende ser la uit!-
, ma palabra, solo intenta ser un aporte tecnico.
En cuanto a los contenidos del libro, podemos decir que el
analisis y diseiio de sistemas administrativos constituye una
dad muy difundida en nuestro medio, aunque no siempre adecuada-
mente comprendida y valorada en sus aspectos metodo16gicos.
La irrupci6n de la computaci6n crea en mucho! la idea mtigi-
ca de que su potencialidad permite, por sf sola, resolver todos los
problemas y lograr una administracion efectiva y eficiente. asegu-
"
12 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCrA"HERNANDARIAS
rando ademas informacion confiable y oportuna para la toma de
decisiones.
La realidad, por cierto, dista mucho de esta creencia. Los re-
sultados de los procesadores electronicos 0 humanos dependen del
programa que utilizan y estos no pueden definirse apropiadamente
sin un reconocimiento'metodico de la empresa y de sus problemas.
En esteultimo proposito se centra el desarrollo dellibro, que
se ha organizado en tomo ados modulOs tematicos:
En ez Modulo I, l?ajola denominacion:de Tecnicas, se intenta-
ra, partiendo de fa perspectivadel enjoque sistemico, caracterizar
a los sistemas administrativos as( como la metodologia y las herra-
mientas disponibles para su aiuilisis.
El Modulo IL Sistemas Aplicados, nos propondra la aplica-
cion prtictica de las tecnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas
btisicos de toda empFesa: las compras, los pagos, la produccion,
las ventas y las .
Por ultimo, creemps que la expectativa y el esjUerzo puestos
. en este libro estarian iampliamente recompensadas, 'sf el.lector en-
cuentra en el un elem,ento utiZ para desarrollo profesionalyde
ap/icacion al de lao re;alidad administrativade empre"-
sas e institucionesde oSu m(!.dia. .' ..' .
. I
Juan Josl Gini

"
MOdulo.!
TECNICAS
......
Este M6d!,1lo tiene como objetivo lograr un acuerdo
acerca del concepto de sistemas adrninistrativos para, a partir de
allf, conocer la rnetodologfa y las herrarnientas disponibles para su
ammsis y diseiio. El desarrollo del modulo respondera a la siguiente
estructura:
La Unidad I, EI enfoque de sistemas, se inicia con e1 analisis
del enfoque de sistemas desde una tripleperspectiva, como paradig- .
rna cientIfico, como teorfa de la organizaci6n y como metodologia.
de la adrninistraci6n. La Unidad concIuye con un resumen de los
principales' aportes de este enfoque a la Administracion, que tiene el
objetivo de fijar conceptos y precisar terminos que se utIlizaran en
el resto del libro.
En la Unidad 2, Sistemas administrativos, se da respuesta a las
preguntas l.Que es un sistema administrativo y cuaJes son sus fun-
ciories? Esta ultima pregunta nos neva a tratar los conceptos de efi-
cacia, eficiencia, control interno e infonnacion gerencial. La Uni-
dad termina introduciendonos en la tarea del artalista administrati-
vo.
La Unidad 3, Metodologia de. analisis, tiene la intencion de
proporcionar una gufa practica para el analisis de sistemas adminis-
trativos. A tal fin se presentan dos,programas de trabajo, uno plan-
teado desdeun enfoque tradicional y otto desde una perspectiva de
reingenierfa. .
Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo
presentando algunas de las hyl!amientas mas comunes para realizar
las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cues-
tionarios, gnificos, diagramas y manuales.
:-;.

' ...... '::","'., .. : ..... :
.:;..
. . " :.
;:. ::,:,:,:": :',;,::" ':,:.,': {F-",.,:,,:_

..
"

'Unidad 1
EI de sistemas
P or de' que nada mas pnktico que una buena teo-
,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y apliea-
ciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su
y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a
nuestrotema de sistemas administrativos. '.
'" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el
coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su
anaIiSis.,:' l .
1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas
Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de ele-
mentos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per-
. son as 0 eonceptos y tambien distintas eombinaeiones entre los tres
. eomponentes.
Sobre la teorfa que se oeupa de los sistemas, dice Van Gigch
(l981) "euando hablamos de Teona de Sistemas a de Enfoque de
' ... Sistemll$, podemos referimos a muchas casas", entre atras, a un
16 FUNDACION
nuevo paradigmr:tdentfficr\. a una teona de la organizaci6n 0 a una
metodologia de ,,,jmimstraci6n.
l.L Un nuevo paradigma
O:lfienzaremos Ihablando de iaTeorfa de Sistemas como un
. nuevo paradigma eientffico, y para ella tenerr"o::; ;c.:rerimos,
concretamente, a la teoria general de sistemas y buscar sus antece-
dentes en los de Von Bertalanffy a partir de 1920, y funda-
11]30, C'i.:ianao pace su propuesta de un enfoque que
abarque el estudio de los tern as eomplejos.
Estas ideas toman forma en 1954 cuando Bertalanffy junto con
Boulding, Rapoport ,y Gherad eonstituyen la Society for General
Systems Theory, que tendril como objetivos fundarnentales la inves-
tigaci6n de iSOIIlorfiSJI10S entre 90nceptos y; teorias de distintos
campos del conoeimiento; el desarrollo de modelos te6ricos para
. aquellos campos del conocimiento que carecen de elIos (especial-
mente las ciencias sociales por sus problemas de cuantificaci6n) y
por ultimo; la unidad de la cienda, es decir 10 que Van Gigch llama
definir un "orden de 6rdenes" 0 una "ley de leyes".
. Cuando Van Gigeh estuvo en la Argentina, en 1982, hablaba
de una "metateona cientifica" y hacia referencia a la teona general
de sistemas. . . ' . . '
Veamos cuaIes son los. conceptos distintivos 0 basic os de esta
. teona general de sistemas: .
_ Interreldci6'le in.terdependencia entre los elementos del
sistema: los elementos no relacionados nofonmm parte del sistema.
Siconsideramos unsistema:.eI1.1presa, por ejemplo; es facil advertir
la iriterrelaci6nque existe entre vetltas y producci6n,o enu-epro-
ducci6n yfinanzas. ...... .
_ Totalidad: podrlamos llamar a este concepto de totalidad
;"gestaltico'\en .tanto enfoca sistema complejo. como una totali
dad yno trata de hip6tesis 9 de proponer soluciones a partir
. de una parte del siste):na 0 de un problema concreto.
.. . -Teleologia: es decir, que los sistemas buscan objetivos im-
.: plicitosy estos objetivos tienden ala supervivencia'. Todos los s!ste-
.. mas incluyencomponentes que iriteractUan, y la interacci6n hace
. que se alcance meta, un estado final 0 una posici6n de equi-
librio.. .. .
. '-Existencia de un ciclo:que tiene que vcr con insumos, pro-
cesbsy productos. Esta referido a materiai; primas;'mano:de obra,
i
!
EL ENFOQUE DE SISTEMAS 17
f;';"'"'t . F ... uu--
dinero e infomnicion.que ingresan, suffen una transformaci6n den-
tro de la organizaci6n.y vuelven a salir en tenninos de productos,
de servicios, de pagos, remuneracices etc. Este es. el ci-
cio 2;f::tividade. ilecesarias para c:oLsecuci6n de:las metas,
- Entropia: este concepto que en los sistemasflsicos
los elementos, si no se mantlenen ordenados, tienden a1 desorden.
En este sentido los sistemas compleJos, los sistemasisociales, tienen
Ia posibilidad de mantener elorden mediante la inoorporacion de
energia. . ii , i
. Cuando hablamos de incorporaci6Ii' de energia. est amos
. riendonos a la incorporaci6n deinformaci6n acercaqe]os resulta-
dos de sus actividades queJe permite realizar aJustes ycorreccio-
nes. ; i Ii
.. _1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino impJicani-
. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, un primer
nivel que es el de la empresa global y despues podernos diferenciar
subsistemas en un . segundo nivel; comopocirian ser ;108 de comer-
producci6n, fina.nzas, administrad6n de, personal. A su
vez, pbdriamos establecer uri tercer nivel desribsistemas dentro de
cada una de esasareaS: Sj tomamos ventas:teruiIfrurtos irivestiga-
mercado, operaciones deventas, sf)rviciqs publi-
Cidad,letc. . .. . . . . . ':.' . ..... ... 1 .' ...
Tambi6n tenem08 un concepto de. difereriCiaCiori para el curu
sirven, los ejerriplos que hemosdado, donde los subsistemas tienen
. que ver can areas de especialidad,con funeiones diferenciadas.
.; _I Regulad6n o control porretroacd6n:el conceptb de re-
tracci6ti, oretroalimentaci6n tiene que vet, c0111a infQtmaci6n aeer-
'ca de)as salidasque va a permitir ajustarel comportarniento de Ia
. empresa. paraellogrodelos objetivos. Esto iinplica;JoqIlular obje-
: tivos y planes para cumplirlos; eI l::ontrol nos permitira deterrninar
. desvfds en la ycorregirlos.. : ..
1.2. Una teoria de la organizacion
<
. . Si pasarnos ahora a analizar el eQ.foque del sistema como una
teoriaacerca deJas prganizaciones, tenemosque referirnos a: la evo-
Iuci6n' de los .modelos sabre Ia En primer lugar, ten-
driamos elmodelo formal 0" modele mecanlco que coincide oon .el
. enfoque chisico centrado bcisicame.nte en la divlsi6n de tareas por
especialidades y la estructuradon de la organizaciqn de acuerdo
con ciertos principios "cientfficos",
,,r "1\':.lt 1: .. t',
p.
18 FUNDACIONUNIVERSIDAD A OISTANCIA uHERNANDARIAS'
Para los clasicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el
comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de
este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero tambien
Weber,porque en definitiva su modelo burocratico es un modelo
basado en Ia forrnalizacion para lograr el control del comporta-
miento.
Las disfunciones del modelo Weberiano, advertidas por Mer-
ton y Zelznick, provocanla reaccion contra el modelo clllsico des-
de la perspectiva de la socio\ogia a partir de E. Mayo.
E! segundo modelo, Hamado organicista, tiene que ver con el
enfoque sociol6gico de Parsons y Homans que tratan deestudiar la
organizacion a partir de una nueva analdgfa biologica.
Parsons habla de un mecanismo de homeostasis, mecanismo
que incorporado a las organizaciones sociales les perrnite 10grar
---como a los organismos. vivos- una estabilidad y perrnanencia a
traves del tiempo.
En cambio, Homans ya habla de un concepto de equilibrio
pnictico tal vez mas parecido a]concepto de la teona del equilibrio
de Simon donde la subsistencia de la organizacion depende del ba-
lance de compensaciones y contribuciones. .
Y, por ultimo, tenemos el modele de sistemas, que nos va a
proponer una vision distinta dela orgapizacion,sobre to do en cuan-
to aesta situacion de equilibrio ode autOlnantenirriiento.
SegUn este enfoque las organizaciones son sistemas caracteri-
zados por condiciones de:
- CompZejidad: aquf debemos hacer referenda a la escala de
sistemas de Boulding,donde ios tres primeros niveles de compleji-
dad estan referidos a sistemas f1sico-mecanlcos, los tres niveles si-
guientes a los sistemas bioJogicos y sus tres niveles de mayor com-
plejidad estiin:constituidos por el sistema humano, el sistema social
(niveI 8, donde encontramos a las organizaciones) y los sistemas
trascendentes.
- Artificialidad: es decir que'la interaccion. entre los cornpo-
nentes del sistema (personas, recursos ffsicos e informaci6n) no son
relaciones naturales, sino relaciones deliberadamente disefiadas par
el hombre. Esto nos acerca al concepto de Simon de la administra-
cion como ciencia de 10 artificial, como ciencia deldisefio.
. - Aperiura: esta condici6n se refiere al intercambio dclico
de energfa con elambiente, .<1: traves de la secuencia entradas-proce-
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
19
sos-salidas y realirnentacion que pociriamos graficar de la siguiente
manera:
Mercado Insumos
Empresa Mercado Productos
,-- ir-
Trabalo ~ - - . - ... ".-
. '. Materia prima i Entrada :_.: Pfoces. 0 ,--j Salida
Teenologla ; - :i I I
Capital :""'---r--
c
'_ .. _- - '------..--
I ,,_ Aetroalimentaclon
Productos
Servlcios
El sistema est a en .relation con su medio ambiente, pero Lque
vamos a entender par medio ambiente? No podemosutilizar una
definicion simplista de ambierite como todo aqueUo que no pertene-
ce al sistema. Schoderberk (1984) establece dos condiciones
caracterizar al ambiente: ..
1) Que este constituido por variables no controladas por la Of-
ganizacion .. _ .
2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevan-
tes para la organizaci6n. _
~ Y curu es la linea divisoria 0 lImite entre la organizacion y su
ambiente? Aqui parece apropiada Ia referencia de Katz y Kahn
(1981) quienes definen ellfmite como la zona donde el intercambio
de energia es mas bajo que en el resta del sistema.
Si volvemos a nuestro gnifico, tenemos mano de obra, mate-
rias primas, tecnologfa y capital como insumos que la organizaci6n
requiere de su amhiente y, por otro lado, un mercado constituido
por la poblacion en general y. mas especfficamente, por clientes y
competidores, hacia el eual se dirigen las salidas de productos 0
servicios. .
Es decir que del ambiente, considero como componentes rele-
vantes :para el analisis, aquellos que inciden sobre el funcionarnien-
to del sistema.
-lntencionalidad: significa que la organizacion funciona en
torna de determinados objetivos y sus actividades tienden a lacon-
secucion qe los mismos. Los objetivos sirven de orientacion al
comportamiento y la informacion acerca de su cumplimiento nos
20 FUNDAC!ON UNlVlERSJDAD A .DfSTANCfA 'HlERNANDARIAS'
.' ..
. peITIliteun controi po;' retroalimentaci6n . mantienti;;;;1
miento del de acuerd.ocml 10 planeado.
El tema 12.retroalimentaci6n da origen
bernetica como. 1m desprendimiento de la
mas. Tenemos U:2 mecanismomucho mSs
home6s':&Sls
!,"J.dodologfa de la admiS'tistracion
Ahoraque significa. el enfoquede sistema como una
metodologfa para Aa adrninistraci6ri.
Elconcepto desisterna se opone aJa ensefianza tradiciooal de
la administraci6n ya' que privilegiaelconocirniento del sistema to-
ial antes que la bUsqueda del funcionarniento de las partes.
. . . Usando las palabras de Yafl. Gigch que'existe una rne-
todologfa de disefio ge sistemas que se. opone a la metodologfa tra-
dicionalde mejoraIDierito de sistemas. Lasprincipales diferencias
entre a.mbos puedensintetizarseenel siguieritecuadro:
. . '. . . .
Vision
Interes .
Metodo
Objetivos .
RtSultado
M ejorfli del sistema',' ...
. . Para,precisar elcontenido delcuadrQ, podemos/agregar 'que,
en el primer vision es introspectiva,: haoiael interior, ha-
cia elsistema que se analizara. . . . . .
, . EI enfoque sisremico, en cambio, requiem una comprenSi6n en
. relaci6ncon sistemas\mayores externos a este;Javisi6n,entonces,
es extropectiva. '. . '.
EI int"eres drilenfoque tradicionai esta puesto en las 'causas' de
los desvios'o eirores, mientras que en el'enfoque de sistemas el in-
teres estapuesto en los aspectos estructurales y de CU3,Qdo
r . . '.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS' 21
::structurales, hacemos a
uenen ClUe ver,con la distribuci6n de
(..!.Ujj,,,,,,.>O.,., nos referimos al ci-
problema y
,=,.i:;;-;-(_liran su reso-
va ahlslar, sino
emasls en relaciones.
en el enfoque.tradjciomUI estan mal
, 'Ib"
qi,pUeSltOs; un ppros
tivos. . . .,'.
En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos
de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del
sistema mayor. .. . .
. En cuapto al. resultado de ios: dos enfoques. decir que
eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio,
elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.
2. EI aporte' a la administracion
Luegc;> del anruisis de los ires aspectos del enfoque .
podemos decir que;.auo cuandQ lapretenci.6n de la Teorfa de Siste-
mas como imetateonafcientlfica (Ley db. Leyes)' ha side
es que la. misma ha un" cambio de iparadigilla
para la Adx;mnistraci6n .. ' . . . .. ' .' ., . i
1
.
Esto' se advierte.cIararnehte cuando vemos lasorganizaclones
a partir del modelo. sistemico ''1 tambien cuando utiliZamos la meto-
dologia deidisefiode,sistemas para -definir estructuras 'Y, procedi:'
mientos. . .' ," . '., ,
CUaJl'dohablarriosdelrnodelo.de sistemas
vimos c6mo, del mismo, se puede aprecia!r la'com-
plejidadde'iloque debemos admirtistrai. . .: . . .
Desde la' perspectiva' metodo16gica, 'resultam litil. resenar los
principaleSiaportes de'la teona de sistemas al administrador, que se
refierena las sigliientes areas:' ... ' . , .
2.1.' Definici6nde l!mites
El sistema que se aniiIiii riotetmina cuando se han identifica-
do:todos los elementos de una organizac!6n. Los limitesique sepa-
22 23

....-
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA "HERNANDARIAS
ran al sistema de su ambiente no siguen las lfneas estabJecidas en
un organigrama; el sistema totalcomprende todos los sistemas que
se considera afectan ose yen afectados por las entradas y salidas de
organizaci6n.
Por exclusion, el media se estructura con todos los
elementos no incluidos en el sistema total, es decir aquellos sobre
los cuales el que toma las decisiones no tienecontrol.
. Esta conceptuaHzacion libera al administrador de encarar. su
tarea desde un estrecho punto de vista funcional y, de hecho, 10
obliga a considerar otros sistemas. que son entradas 0 salidas para
su sistema. Los proveedores, los financistas, los consu]tores, distri-
buidores, etc. son extern os a la empresa pero afectan su funciona-
mien to, y serequiere su cooperaci6n. . .
2.2. F ocalizaci6n en los objetivos
El establecimiento de lfmites esta unido a la necesidad de de-
terminar metas y objetivos.La. tarea del administrador consiste en
comprender nos610 los objetivos, sino tambien la forma en que se
integran en objetivos mas amplios que convierten ala organizacion
-. en un sistema. . . . ".
Tratar a las organizaciones con referencia a su medio ambiente
-el enfoque de sisteI11as abiertos- implica una superaci6n clara
del tradicionalmente aceptado y bien defendido enfoque de la orga-
nizaci6n como un sistema cerrado.
Desde la nueva perspectiva, el adminlstrador debe conciliar
los objetivosde la organizacion con las demandas del contexte: ac-
ciomstas, acreedores, elientes, proveedores, sindicatos, competido-
res, etc. y establecer 1a contribuci6n de los distintos subsistemas
para ellogro de los objetivos del sistema total. .
Cuando considerarnos el problema de de objeti-
vos debemos tener en cuenta que:
Al ampliar nuestra vision, abarcando nuevos subsistemas los
objetivos cambian, seguramente se amplian y min pueden mostrarse
contradictorios con los anteriores.
La fijaci6n de objetivos esta relacionada con los diferentes
criterios seg6n los cuales losparticipantes juzgan los logros de un
sistema, raz6n por la cual eladministradordebe obtener consenso
suficiente para hacer viable a la organizaci6n.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS

2.3. Estructurad6n de los subsistemas
Una vez que se .han identificado los objetivos, pueden agrupar-
se: las actividades que buscan objetivos comunes 0 que se refieren a
funciones relacionadas. A partir de alIi, se estructuraran,los subs is-
temas de una manera coherente, concentrando la atenci6n enla in-
terrelacion de las tareas que deben llevar a cabo los diferentes nive-
les y sectores dela organizacion. . .
Mas especificamente, el enfoque de sistemas hace posible
aprovechar la especializaci6n en el interior del sistema y de los sub-
sistemas, pero destacando a1 disefiar las subunidades que componen
'la organizacion, que su prop6sito es satisfacer los requerimientos
. del sistema total. .
En el mismo sentid6, Drucker nos propone tomar en cuenta los
objetivos para determinar cuates son las actividades fundamentales
de una empresa y tambien para clasificar las actividades' segl1n su
contribucion. De est a manera, diferencia las actividades de direc-
cion, las que contribuyen a resultados, las de apoyo y las de mante-
nimiento interno.
2.4.Evaluat:i6n del desempeiio
A partir del concepto de entropia, el enfoque de sistemas defi-
ne un proceso de retroaccion 0 regulaci6n queptoporcionara al
ministrador la informacion necesaria para el control.
Cuando hablamos del ciclo insumos-procesos-salidas y retro-
alimentacion nos estamos refiriendo a la evaluaci6n de la eficacia
organizativa pero, tambien, ala evaluacion de cada uno de los sub-
sistemas que la componen.
Si bien el modelo de logro de objetivos puede ser cuestionado
por partir del supuesto implfcito de que las organizaciones tienen
objetivos_y que estos son identificables, 10 cierto,es que en la prac-
tica la fijacion de objetivos y la evaluci6n de. su cumplimiento son
un hecho comente de administraci6n.
2 . .5. Direccion y diseiio de sistemas
Sj bienel termino administracion abarca tanto las funciones de
planeamientocomo las de organizaci6n y control, muchas veces se
estab1ece unachira separacion de la fund6n de disefio de sistemas.
No se puede distinguir a1 diseftador del administrador, debido
a que\as decisiones tomadas par uno afectan directamente al otro.
24
25
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTAt;JC/A -HERNANDARlAS
El disenador no puede separarse de las de plat;eamiento y
operacion deJ sistema y, a Stl vez, el admlUlstrador se mvolucra en
el diseiio cuando detennina los objetivos y alcances del sistema y
cuando asigna los recursos,
'Obviamente, eladministrador y el diseiiador trabajan en pas
del Inismo conjuntode objetiyos, aun cuando su punta de vista pue-
diferir enenfoque y metodo, ya que generalmente sus funciones '
se asignan adiferentes personas separadas por tiempo yespado.
Con el enfoque de sistemas se busea minimizar esas diferen-
cias ya que se que ambos toman decisionesque deben
optimizar el totaL En la pnktica, la es que todo
proyeeto'de dlseno tenga como hder aladIDlnIstratiyo responsable
del sistema y que el analista actile como soporte: tecnico y cataliza-
dor de; la tarea.
3.. Algunas _______-,--_
Hemos visto qtt
e
Ja contribuci6n delenfoque sisternico a la
pnktica del administrador es significativa, especiaImente en 10' que
se refiere a la tarea de disefio, que es el tema central, de estelibro.
Pero no parece propio terminar esta Unidad sin mencionar dertas
paradojas que algunos autores encuentran en este enfoque y que re-
seiiaremos a continuacion: ," .
- ComplejidadfversUs simplicidad:' . esta paradoja se refiere a
que, aun concibiendci a la organizacion como un sistema complejo,
muchas veces estamds tentados a actuarsobre el sistema desde un
enfoque 'simplista pot el uso deUrecetas" administrativas, oporque
debemos tomar decisiones parciales por cuesti6n de tiempoo de
economia de recursos, perdiendo de vista elsistema total. .
Orden versus desorden: la teona de sistemas "elorden de
ordenes" propone un imodelo de funCionarniento de la organizacion .
en torno a determinados: objetivos, 10 que'tambien supone -como
acabamos de ver- retroalimentaci6n de infonnaci6n' para el con-
trol del desempefio. Sin embargo, sabemos queen la realidad rnu-
chas veces coexisten d orden y el desorden. .,' '.'
Tendernos a pensar que el des orden aun el caos- no son
administrables, pero para muchos autores son administrables, aun- "
que de una manera distinta a la que estarrios acosrurnbrados.
. Optimizaci6n versus suboptimizaci6n: la bUsquecla del opti-
mo parece en iun sistema orientado por objetivos y con in,-
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
formaci6n para la autorregulaci6n, pero resulta util para superar la
paradoja, ila propuestade Thompson de diferentes grados. de apertu-
ra del sistemasegtill el nivel de la organizacion. "
ASl, cuando focalizamos en el nivel de direcci6n, estamos en-
frentando'la incertidumbre del ambiente y debemos pensar en la Of-
gartizacioncomo 'un sistema abiertoy en deqisiones satisfactorias.
En cambio, cuando consideramos los niveles,Operativos; la incerti-
dumbre ha sido acotada por las decisiones de los IDvcles poHtico y
gerehcial y, por 10 tanto, podnamos pensar en decisiones 6ptimas
propias de tin sistema cerrado.
- Adap1aci6n versus autoorganizaci6n:iel enfoque sistemico
supone que la organizaci6n se adapta a loscam,bios que fIe exige e1
contexto a traves de 1a retroalimentaci6n. Etkin (1989) dice que las
organizaciones no estlin adaptandose permanenternente a los crun-
bios que les el contexto, sino que tienen sus propios mecanis-
mos de regulaci6n. sus propias leyes de autoorganizaci6n. . .
4. Para sn autoevaluacion
1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1-
gunosejemplos provenientes de la vida diaria.'
2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari-
zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue-
1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i .
3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de
la Teona de Sistemas.
5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la
"evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta.
6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el
disefio de:sistemas en administracion?
7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas
significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen-
te de manera breve.
8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado
de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me-
nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:
(
26 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS'
En Administracion, en el niveJ de las descrlpciones, una de las
conceptual/zac/ones con mayores atractlvos es la que invita a conside-
rar "el todo" en lugar de las partes, haciendo referencia a la presencia
de un sistema. Se adjudican a este concepto propiedades de compor-
tamiento aut61l0mo que en realidad s610 son reconocibles en .indivi-
duos y organismos concretos. El enunciado de /a organ/zaci6n como
sistema (no como diseno informatico), es valida como abstraccion,
como distincion en el plano de las ideas, como construcciones cuyos
bordes 0 limites son fijados pore! observador. Pera los sistemas soc/a-
les . no tienen unarespuesta, salidas 0 conductas unitarias, ni persi-
guen prop6sitos salvo las finalidades que surgen de la indagacion de
su histor/a y de sus interacciones con el entomo.
Decir que la organizacion es como un sistema vale como abor-
daje 0 perspectiva. un recurso cognoscitivo cuando se trata depo-
ner como figura a las relaciones e interacciones en la organizacion 0
para explicar por que se difundenJos camblos locales 0 la resonimcia
de las ace/ones. EI sistema es la unidad, pero este rasgo de coheslv;.
dad no es productor por sf mismo, no es una causa, n/ componente f(-
sico, ni recurso distinguible de la organizacion.
La idea del. sistema esta asociada con la intencion de mostrar un
conjunto cohesionado,en un ambito determiriable. Se vihcula con fa
noci6n del orden. la sincronfa, el equilibrio, la complementariedad y es-
tabiHdad de las relae/ones entre las partes. La idea de la existencia de.
este orden (natural, necesario) ell un organismo es el tundamento te6- .
rico para justificar acciones que 10 preserven. EJ resuJtado (cuando las
premisas son triviales) son las practicas prescriptivas, Comunicaciones
instructivas, actitudes inql,Jisitivas, programaci6n de las decisiones y
cambios s610 conseNadores. .
(Etkin, 1989: 13)
_ me iHmMia: AN ; t..
Unidad2
Sistemasadministrativos
El enfoque de sistemas; como hemosvisto -mas aHa de
las limitaciones sefialadas- resulta un recurso cognitivo utH para
entender las relaciones e interdependencias dentro de una organiza-
ci6n y nos proporciona pautas metodo16gicas a la hora de proponer
sistemas administrativos concretos.
. Comenzaremos esta Unidad con la presentacion del concepto
y los elementos de un sistema administrativo paraluego avanzar so-
bre sus funciones y sobre la tarea de amilisis de sistemas.
1. ;,Queesunsistema
Iniciamos nuestro recorrido por la Unidad 1 con una defini-
ci6n provisional de sistema c()moun conjunto de elementos interre
lacionados; pero esta definicion tan genericanos pemrite referinnm
tanto a un sistema economico como al sistema circulatorio y tam
bien aunsistema de transporte 0 aun autom6vi1.
Si repasamos la Unidad anterior, veremos que fuimos preci
sando el concepto para referirnos al sistema empresa, asi hemos ad
vertido como 1a interrelacion t.oma sentido si se orienta a 1a conse
28
29 FUNDACION UNIVERSfDAD A DISTANGIA "HERNANDARIAS'
cucion deebjetivos,y queparaJegrarlesel sistemarealizaun ciele
de, entradas, proceses y salidas medianteel cuall interacttiacon su
ambiente.
Ahera, estarnes en mejores cendicienes paraentender Ia em-
presacemesistemay; suscaractedsticasdeintencienaEdad,apertu-
ra, complejidady artificialidad. Estaultimacaracteristicaque no. se '
refiere a']ainterrelacion de elementos(personas,recursos ffsico.se
infermacion) cemo. a una relaci6n natural, sine ceme al resultade
deundisefiedeliberado,esunabl.).enaintroducci6n al co.ncepto. de
sistemasadministratives. ," ' .'
1.1.EI concepto
concerto.desistemasadministrativesest:!.estrechamentere-
lacienado cen les. procesos;asfFrischknecht dice en e] pr610ge a
La Gerencia, dePeterDrucker(1975),quelossistemasadministra-
tivesdebenserinterpretadescomeprogramasparaprescribirtareas.
Persu parte, Lardent (1976) define )es sistemas administrativos
ceme una red deprocedimientes relacienades de acuerde con un
esquemaintegrade,tendientesal ]egredefines.
Sinduda, unaempresano. puedecumplirsusfinessinmerca-
do., producte0. capit41, peroparaquelasfunciepescomereiales, de
.prodticci6ny puedanHevarse acabo. enfonnacoordinada
y efectiva,.sera.necesarioquemultiples'actividades administrativas
se desarrollen'efkazhiente y surilinistren la infehnaci6n necesana
paralateina'dedecisienes. ':' . ..
El iulrriinistrotivo esaplicableatedaactividadquere:':
quieredeinferxnaci6noquelageneraatraves.delatennina!deuna
computadeta0., mas/simple aun;medianteunformularie;unaneta
() un registro.Este esindependiente del sector dende se realizalei. '
actividad.esdecir Jermarapartedelsistemaladministrativotan-
to el registro,de que.haceun'sllpervisqf'de fahrica
olaemisiondeiaNotadeVentaporunvendedor,comolaregistra-
ci6ncentable.efectuadaenContaduda. . " . -
"Esas,multiples permitininqueel'preducteseaela- ,
borade. y este.dispenibleencendicionesdecantidady caUdadpara'
serentregado.alcliente;demanera.similarse:requerininactividades .
de cobianzas quepermitan contar cen los fondos necesarios para
pagarporlos insum,osquedebemesutilizar eIllaprodl.lcci6n. Sin
duda, el deporS1 no. puede elexito
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda exitesa. sirl,un
buerisistemaadministrativo.' " .' :.
.Si quisierarnes.identificar les tiposde attividades
l
que com-
,prende unIsistema administrativo tipice podrfames:distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl,ventas ycobranzas.Pero,sipensarnesenelm.,anejeco-
mun de laiinformaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
enlacentabilidadyenlos.requerimientqsinformatives
gerel1cia. .:.". '.... ..1 , : .
. Enelsiguientegraficodecfrculoscenceritricosserepresentan
e,n.el cfrcu,Ie.exterier, los cinco. subsistemas ene1 si-
,gukintecfr:cule,aparecee1 centable"queconcentralainfor-
operativad\! todosIQs subsistemas;y.perultimQ,icomo.cen-
traltenemoselsistemadeinfennaci6ngerencialconlaillfonnaci6n
,resuiniday sistematizadade.acuerdecenlesrequerimientos deese
itiveL .' , .' I '1 I'
Ahorflveamosel,gnifico; luegeenelsegundoM,6dhledel Ii-
.bro preselltaremos en forma detallada el funCicinamieqtp <:Ie cada
unodelosjsubsistemasbasicos, .. . .,
compra$.
. "
.......... ......
Informacion
Gerencial
1.2. Los elementos
Un pro.verbio tradicional indentificabala.administraci6n cen
"hacerquesehaganlascesas'.'.perohoyestaobsoleto:isehapasa-
dedeadmiI;ustrarlas.cosas aadministrarpersenasydeahiaadmi-
nistrarinfennaci6n.Per -cuando hablames de,les ele-
"/.-
30
31
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTMJQIA "HERNANDAR/AS
mentos que componen un sistema administrativo nos referimos a
personas, recursos fisicos e infonnaci6n.
EI funcionamiento de una empresa esta encuadrado por las de-
cisiones estrategicas que establecen las pautas que se utilizaran en
el planeamiento y, a su vez, los planes establecen Ia decisiones que
se transformanin. en Ia ejecuci6n de deterrninados hechos ffsicos
(recibir materiales, transportarlos, elaborarlos, entregarlos a los
clientes, cobrar, pagar, contabilizar, etc.). La enumeraci6nanterior
nos pennite advertir los distintos elementos que confonnanlos sis-
temas administrativos. ., ..
. - Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y
con distintas atribuciones:directivos, gerentes, empleados,obreros,
especialistas, etc. que tendnl.n competencia -por ejemplo--,,-,- sobre
temas comerciales, tecnicos, financieros 0 contablesy, que adem as
de las actividades especfficas de su nivel yespecialidad, dedicaran
tiempo a captar, procesat, conservar y transmitir infonnaci6n.
._. Un conjunto de recutsos ffsicos compuestopor edificios,
instalaciones, maquinarias;. computadoras, materia prima, herra-
niientas, fondos, etc. Estos reCllrsos que la empresa podra tener dis-
ponibles 0 los incorporara del ambiente (proveedores, financistas,
etc.) seran procesadosa traves de'Jos distintos subsistemas (com-
pras, producci6n, ventas, pagos y cobranzas).
.- La informaci6n es eltercerelementoy, como vitnos, es el
elernento administrativo por 0, dichoen otras palabras,
la inforrnaci6n es In materia prima de Ia aaministraci6n. Sin ella no
result a posib1e latoma de decisionesqueinterrelacionan a los nive-
les directivos, gerenciales y ni el control de las opera-
cionesffsicas de 1a ernpresa. Es el que emplearan por
igualprocesadores hurnanos y 6Iectr6nicos;. .
. . 2. l.Que funciones cllmple? .
La idea cenIral de que un sistemaadministrativo es eI conjunto
integrado de los procedimientos necesarios concreqrr en activi-
dades lqs 6bjetivos de una empresa y ademas generar la infonna-
cion para el control de los resultados alcanzados, s610 nos propor-
ciona una visi6n parcial desus mUltiples prop6sitos.
. . .. Ladefinici6n de. un sistema administrativo debe atendersimul-
ala ejecuci6n de actividadesdn "fund6n de'ios objetivos
(eficacia); a1 costo de tales actividades (eficiencia); a Ia seguridad
SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS
dad de los bienes y vaJores invoiucrados (control interno); y a las
necesidades de infonnaci6n para la toma de decisiones (informa-
ci6n gerencial).
Antes de entrar en elanfilisis de cada uno de estos propositos,
creemos necesario fotmular ciertas precisiones acerca del uso de los
t6rrninos eficaciaw eficiencia, porque si recorremos la literatura ad-
ministrativa, la sensaci6n que nos sobre el tema es que sabe-
mos cada vez menos.
En efecto, algunos autores no.advierten diferencia entre un ter-
mino y otro. Para otros,.en cambio, esposible diferenciar ambos
conceptos; Drucker en expresa "Ia eficiencia se refiere
a hacer bien las COSllS, laeTicaCia consiste en hacer las cosas que
corresponde hacer", Cabrlauha tercera posici6n en la cual el con-
cepto de eficacia incluye al de efjciencia, y nuestro analisis se com-
plicarfa alin mas si entniramos a considerar un concepto tan abarca-
tivo (por no decir ambiguo) como el de lacalidad tJtal.
Para el desarrollo siguiente resulta litilla significacion que usa
Drucker: eficacia, hacer las cosas quese deben hacer (enJoque
logro de objetivos) y eficiencia, hacerlas cosas bien (enfoque
uso de recursos). Pero acordemos queestablecerernos una diferen-
ciaci6n de los prop6sitos solo aJosfines del am'ilisis; en la pnictica
1a definici6n de un sistema administrativo debe atender sirriultanea-
mente la efectividad, la eficienciit, el control interne y losrequeri-
miehtos de infonnaci6n; no se los considera por sepunldo ...
2.L Hacer las cosas quese deben hacer
Un sistema administrativo debe posibilitar que bs operaciones
se ejecuten en e! tiempo y eLi.!a forma pluneadapara lograr de esa
forma las rnetas establecidas. La empresa necesita aprovisionarse
de la materia prima que utiliz.ara ensu proceso productivo y debenl
tenerla en determinadas cantidadesy calidades, y en ciertos plazos .
Asimismo, reqtielir{.de determinadas operaciones para con-
cretar laventa de las mercaderfas prciducidas, las que a su vez nece-
sitaran ciertas acciones pu\:>licitarias previas. Seguidamente, deb en
efectuarse las cobranzas para disponer de fondoscon los cuales
atender pagos por sue!dos. compras y gastos.
Si.no disponeni.OS entiempo y forma de los insumos requeri-
, dos, no podremos cumplir el program a de producci6n; si acumula-
.. mas .stocks de materias primas 6 deproductos terminados mas
..
32
33
FUNDACION UN/VERS/DAD ADISTANCIA wHERNANDARIAS
.;;.;;;...._-.;......,c..
de10 razonabne --enprevenci6ndel deslasajedecompras-'segu-
ramentef;5tarem:JS comprometiendoelpresupuestofinanciero. ,
otrocase" sinoconcretamoslas operadonesdeventaspre-
vist!l.S en programarespectivQ, 0 si lascobra:nzas se reaHzanmal
ytarde, seguramente:nocontl1remos con losfondos para
atender los pagos, y as! sucesivamente. Pero, mas grave que las
ventas no porfaltadeesfuerzo0 metodo,serlaquelos
clientes desechen nuestraofertaporfaltadecalidaddelos produc-
tos,incumplimientos,enlosplazasdeentrega0 fallas enelservicio.
Lossistemasadministrativosseranlosencargados,deespecifi-
carlospasosporseguir;las,nOITJ;1asque deben cumplirse.para,ase-
gurarlacaJidad,ylavinculaci6nentrelosdistintosprocesosafin de
cumplirconlas metas establecidas:En lamedidaquetengamos en
cuenta'el uso,cie,Joslrecursos, estaremos atendiendotambien a la
eficiencia,comaveremosenelpuntosiguiente.
Pero antes de pasaral pr6ximo tItulo,'conviene aclarar que si
queremos lametas comoreferente deJaeficaciaadministrati-
va,,es buenorecordarialgunos,requisitos:
-Unametaesun objetivo'definidooperacionalmentey como
talcuantificable.' '
-Deben,'definirse explfcitarn.ente,en los niveles de decisi6n
'correspondientes. ,
, .ne'bencorn.patibiliiarseentresie integtarseen'Un ordende
preferencia.- .- J' " ,," ' " ", .
,' Deben la relaci6n de la empresa,consumedio
(delcualreciberecursosy al cualaportabienesyservicios).
2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio
.' ' .Partiremos'deuri eJemploparamar:cardaramenteladiferentia
,'entre,un sistemaefectivoy unoeficiente:enun Cuentasa
p,agarla'cargadiaria:de tarea es' emitit20Ordenesde,Pago y se
asigna adosempleados. El primeroemite 10 6rdenes en4 horas. '
mientrasqueel'segurtdo requieretodalajornada(8 horns) paralas
106rdehes.Losdosnancumplidoconelobjetivoasignadodeemi-
titlO.6fdenes{han'sitloefectivos).peroefprimerohasidoeldoble
deproductivoqueel y podotantomaseficiente. ,", '.
", Claro que'e1 ejef!1plo.se refierealaefiCienCia'de.quienes eje-
cutan.1a tarea'adnunlstratIva,'vearnos'ahara lao extensl6n del coc-
.ceptoaunsistemaadinihistrativo.Sif' aralaemisi6ndelaOrdende
Pagoesrnn previstos'cuatro pasos, a analizarlos encontramos que'
w '
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
,uno de elIos es innecesario yque Otr0 ejecutarse en.forma
massimple;,y ademas,qUeenlugarde.}ziginily U?S capias
nos es suficiente con el original, latarearediscfiada .!His
ciente de po'r sf, independientemente h:. 'de
larealice..
Ensfntesis,unsistemaseramaseficientequeotrocuandopue-
daserejecutadoenmenortiempoporrequerirmenospasos, contar
conImetodos
'
massir:nples 0 utilizarmedioselecti:6nicos, en la
relaci6n insumo-producto se,debenfcQnsiderarademasdel tiempo,
el usodeotrosrecursos:como.elcostodel elt:ctr6ni-
co,delpersonal,delosformularios, delespaciodearchivos,!etc.
Si retomamos alguno de los ejemplos del punto.2.1.,podrfa-
mos:establec:er.unacantidaddetequisitosparalasvelltas ,a.cr6dito
conel fin deasegurarnossucobro,peroseriarnospocoefiCientes si
eJ costo deltramiteSuperaseel deunriesgonOrdIalde- incpbrabili
dady aun podriamos perderen efectividaddesalentando alospo-
tencialesclientes. ' ., '. .-
S,eguramentepodriamos encontrarotros muchosejemplos en
que los pasos, controles, documentos, archivos'oiregisttosrequeri-
dos hacenincompatiblesucostoconelbeneficioquepretetidenge-
l
nerar; estaesiiacriticamas frecuehte que,sehacealaburo:craciay
'i
,
,
. quemuchaS veces se generalizainJustamenteatodotipode tarea0
!
i
, normalizaci6nadministrativa." ., ' .! . .''" ' , '
,
Porultimo I'una nota sobre esa mala'palab,a: eficiencia" de
!
Mintzberg'(1989).El autor nos,dice que, enlapractica,:ef,iciencia
I
;
,! estaasociadaIcone] criteria de10 medible, tangibley demoStrable,

como un concepto"cornpletamente neutral", perp que en realidad
emergedeunaideologfaqueadorametas.econ6micasy muchasve-
ces ignora aspectos menos tangibles e identificables como la res-
ponsabilidadsocial. ' , ,
i
,
i
!
2.3. El controlinterno
1
f
En el usC> profesional corriente, el termino control interno se
encuentraasocladoconlaespecialidad,de.auditoria-yComotal.seIe
asignaencaraderdeobjetivoprincipaiiapfOteccion
',f
esdecidosvaloresybienesinvolucradosenlasoperaciones una
empresa.
Desdela:perspectivamas amplia delaadministraci6n'pode-
mas qecir controlinterno,como su.nombre10indica, POf
naturalezaintemoalsistemaqueintegraytienecomofinalidadpre-
34
35
FUNDACION UNIVERSIDAD ADISTANCIA "HERNANDARIAS'
lII"
venir y evitar condiciones propicias para Ia comisi6n de errores,
anomalfas 0 fraudes. Enconsecuencia,el controlinterneestaestre:-
chamenteJigado con los sistemas administrativos, incorporado asu
disefio,yatiendesimultaneamentealossiguientesobjetivos:
Eficaciade losprocedimientosycontroles.
Eficienciaoperativa.
Seguridaddelos bienesyvalores involucrados.
Confiabilidaddelainformacion.
Comovemos,el controlinternodependenidelacalidaddelOIs
. sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion
:{personal, software y hardware). Los requerimientos deun sistema
administrativo en materia de controlinterno tendran en cuentaas-
pectostales como:
Separacion defunciones.
Asignacionderesponsabilidades.
. deautorizacion.
Documentaci6ndelos trasladosde bienes yvalores.
Recaudos deseguddadsobrebienes yvalores.
Disefiodeformulariosyarchivos.
.Controlnurhericodelusodeformularios.
Normasdeseguridadirifonnatica.
Nonnasrespectodelpersonalinterviniente.
Puntosespecfficosde controlycontrolescruzados.
Registroscontablesyestadisticos.
Ene}segundo Modulo del libro, completaremos este punto
conejemplosdenormasespecfficasdeGontrolinternoparalossub-
sistemasde Compra,Pagos,Producci6n,Ventas yCobranzas.
'. 2.4.Los requenmientos de informacion
Unadelas caractetfsticasdelos sistemasadministrativosesIa
capturadedatos sobrelasoperaciones-amedidaqueestasserea-
lizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de infor-
macion de los distintos niveles deeisorios; de estaforma sevaes-
tructurandolapiramideinformativa.
. Hist6ricamente,yhastaladecadade 1950enIaqueapareceIa
corp.putadora:;Hi'cdtitabilidaderaprticti'camenteCefuruco'sistemade
....:' . :'." ,
"..,:,,'
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
informacion empresaria. aparicion de Iacomputadorahapermi-
tido ampIiarIacapturayel procesamientodedatos,produciendoun
profundocambioen eI manejo yusode Iainformacionquehoy
cedeen muchoel esquemade Iacontabilidad.
Lacontabilidad, al registrar las transacciones de laempresay
compilarlas en estados ybalances al cabodeun perfodode tiempo,
continuasiendoun buen punto de partidaparaun sistemade infor-
macion, especialmenteen las PYMES.Pero,Ia computadaraelec-
tr6nica no s610hizo posible la automatizacion de operaciones y
procesos,sinoquepermitiocaptarinfinidaddedatos no registrables
en lacontabilidadyampli61abasedel control operacional ygeren-
cial.
Elritmo vertiginoso del cambiotecnol6gicohapermitido,con
ladifusi6n de las computadoraspersonales,queIacapturayelpro-
cesamientodedatossedistribuyaalospropiosusuarios,aumentan-
do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles
eliminarpapeles yarchivos ffsicos. Cuando las computadorasper-
sonales se integran en redes permiten ademas la interconexi6n, Ia
transmisi6n electronicadedatosenreemplazode soportes ffsicos y
e] accesQ abasescomunesdedatos.
, lmosquelainforrnaciondequesedebedisponeren unsiste-
'i

maadministrativo'debfasatisfacerdistintos requerimientos: parael
control de las operaciones, paracumplirrequisitos contables,para
J
r uso deIagerencia,etc. Ahorapodriamos preguntarnossi debemos

,
capturary procesarporseparado los datos segunel requerimiento
t
de informaci6n 0 si,porelcontrario,debemos captarlos datos ne-

J cesarios unasolavezy atraves de distintostipos deprocesosobte-
nerlassalidasparalos distintosfines.
!
Laprimeraaltemativaseparecebastantealosprocedimientos
I

, compartimentados, y poco integrados, donde cadasector llevasus
pi-opios registros yarchivos para obterier exclusivaniente ia infor-
i

macion quenecesita; es 10 menos parecido aunsistema. Nosotros
I
nos inclinamosporlasegundaalternativa.
,
I
As!, por ejemplo, los datos sobre las ventas efectuadas en el
dia Ie permitinial Jefe de Veritas realizarel control de Ia tareade
sus vendedores, peroesarnisrriainformacionrecopilada, totalizada
porsemanas 0 meses Ie facilitara al Gerente Comercial evaluar Ia
gesti6n global desuDepartamentoyestaultimainformacion com-
paradaconinfonnaci6n extemapuedeposibilitarun analisis estra-
tegicodelaDirecci6n;
37
36 FUNDA_CION UN/VERSIDAD A DmrANCIA __
Es importantequea1 un . ten-
g<-'.n en: enemalas saHdas de y acemas que
se atienda (). li>. forma de presentaclOn d.e ::;.]ch:""
i"rornnef!lTlpresos como pam<:aha
'l.cce:;;ibles cualgllie.ra seasaforma
tos). .
En el de la informacion para eM.i:, ademas,
debe ser resumid:::., esquematica y significativa., ejemplo, po-
drfantomaraIgunadelas siguientesfoooas:
-Analisis de los desv{os: se,sefialan las diferencias entre los
datos realesylos estandares 0 presupuestad.os yse agregaunbreve
comentmo sobrelas causasdel desvfo.
. 'Ej.:Las ventas durante enerofueron un20% menorde10 pre-.
supuestado.Layariacioncorrespondeal porcentajede recesi6nob-
servadoenlaventasdelsector.
"
-'Indicadores: miden elcomportarnientode ciertas variables
respectodeotrasafill de evaluarlacalidaddel desempefio0detec-
tarproblemas.Puedenserdedistintotipo:'
Comparativos: Indicedeendeudarniento,comparaeltotal de
pasivosconelcapitalpropio. ..,
Evolutivos: evoluci6ndeJaproducci6n durantelos ultimos
docemeses. ' .
Combinados: evoluci6ndel Indicedeendeudarnientoduran-
telosultimos tres ejerciCios.
EnlaUnidlilles 5a9,del segundoM6dulodellibro,sedanin
ejemplos deinformacion gerencial que puede obtenerse en cada
unodelossubsistemasanalizados.
Porultimo;sirepasaI110s10 dichoenestepunto,esfacil a:dver,..
tirqueuri sistem,aquesuministreinformaci6noportunacumpliendo
conlos decontrolinterno,alcontrolarlagesti6n,nosperi
mitesabersi las!actividadesy metodos previstosenel mismosisteL
rnahansideefectivosyefieientes..
, .
3. El.estudio de lossistemasadministrativos
-Amedidaque unaempresa0 institucioncreceyvaadoptand0
divisiones del tI;abajo mas complejas (mayor especializaci6n, mas
nivelesdecisorios) surgen necesidades de coordinaci6n deltrabajo
conjuntoqueexceden las formas tradicionales delaadaptaci6nmu-
S/sn;:!'.AAS ADMINISTRATIVOS'
-------.....;;..;..::...._-_....
tua y lasupervision este punto se[equiereestudiar'la
trama de interrelacion'5s., se ha vuelto compleja, y establecer
nuevas fOnT13S f.nediante laestandariZ3.cion de los
puestosycte
3.1. El d."et
Latarea orgamZCi.runa.empreEil. eSler:cialmenteprescripti-
va, se preocupade normalizar el compoftamiento asegurar el
logrode sus prop6sitos. Atal fin los modelos masusados:sondos;
uno de caractermas 0 menos estable, que define lasfuqciones y
responsabilidades de losparticipantes: laestructura; y otto de ca-
racter din3.m.ico, que nos refierec6mo se realizanJas a.ctividades
necesariasparatransformarlosrecursosqueingresanensalidas:los
procesos.
EI especialista tendra a sucargo.esta tarea.es 10 que
Mintzberg denomina 'analistade la tecnoestructura" y qv.e asume
funciones antes detentadasporladirecci6ny losgerentes,:referidas
principalmentealaplanificacionyalanormalizacionruiministrati-
va.: ." ...." ".." .: .
Tradicionalmente, se denominaanalistas de' organizaci6n y
metodos alos responsablesdeestudiarlaestmctura,yJoslflujosde
trabajo administrativo pero, tarnbien sonusuales otnls denornina-
ciones como analista administrativo, analista y meto-
dos, analistade sistemas y procedirnientos,Q simplemente analista
desistemas. .
Conrespectoaestaultimadenorninaci6n,deusomuy
te, cabe aclarar que si bien seconsidera al analista.de' sistemas
comoun expertoen temas adrninistrativos, la de lacom-
putaci6n hfJ. traido confusion en.el sentidodeque muchqs la rela-
ciCman coniiafuncion analistadecomputacion. . .. :. .'
A entender, el desistemas tanto los
sistemasdondelas operacionesy elmanejoderinformacion'sonpu-
ramente manuales 0 estan paICialmente computarizados, como
aquellos. totalniente automatizados, pero los requerimientos de es-
pecializaci{mdifierencuandoenfocamoslosaspectos
y adlJ).inis't!ativos y cuando estarnos estudiando la auton;latizacion
de.unsistema. .,,
Comohoy es dificil pensaren organizaci6n 0racionalizacion
disociadasIdelos medios electt6nicos.de procesarniento ycomuni-
cad6n, esfaciladvertir que se requieren las dos especialidades.
..
'''.:';"
39
38 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS
Como no son faciles de encontraTreunidas en una misma persona,
la soluci6n es integrar equipos de trabajo.
A esta altura, aIguien podrfa preguntarse LPor que necesitamos
un especiaIista en sistemas administrativos, si los distintos puestos
(ventas, compras, finanzas, contabilidad, etc.) ya estiill en man os es-
. peciaIizadas? lPor que aurnentar la n6mina con alguien que debera
comenzar su tare a interiorizandose de 10 que aquellos ya conocen a
1a perfecci6n?
Podemos cpntestarle que contar con perso.nal capacitado y ex-
perimentado para cada una de las funciones basicasde una empre-
sa, no evita que cada sector se conviertaen un compartirniento es-
tanco no integradoal restoD que utilice procedimientos poco ade-
cuados, que no cumplan con aspectos normativos, que no sean se-
guros 0 que no proporcionen infonnaci6nconfiable y oportuna.
Aquf esdonde nuestro especialista, mediante adecuadas tecnicas de
analisis y disefio, realizara. su aporte. .
Asi concebido, el anaIista administrativo 0 analista de sistemas
adrninistrativosconstituye una fund6n permanente y diferenciada
como la de comprar 0 vender. A 61 se recurrira cuando aparezcan
problemas de coordinaci6nen las tareas, faltas de sincronizaci6n,
notorias disfunciones, demoras en la decisiones, costes administra-
tivos excesivos, infonnaci6n insuficiente, no oportuna o poco fia-
bIe, errores 0 fraudes. . .
Pero el cameter pennanente de 1a funci6n no implica que exis-
tint un sector especializado dentro dela misma empresa, ya que po-.
demos recumr al asesorarniento externo; Para decidir entre estas
opdones debe tomarse en cuenta si disponemos de personal capaci-
tOOo, si el tamafio de la organizacion justifica la incorporaci6n de
un analista permanente, si por e1 caricter de la !area conviene un es-
pecialista que sea independiente y, en todos los casos, el costo.
Si sedecideencarar internamente el estudio de los sistemas
adrninistrativos, pueden darse des altemativas:
10 Que 1a tarea secentralice en un sector especializado (Organi-
zad6n y Metodos 0 Sistemas) y. bajo la responsabilidad exclusiva
.. de los espeCialistas.
. Que se encargue la tarea a un equipo de proyecto integrado
por los analistas y personal de los sectores usuarios, asegurando de
ese modo 1a participacion de estos ultirnos y en buena medida la
utili dad y pertinencia del producto fmaL
SISTEMAS ADMINISTRATlVOS
Cuando se recurre a consu1tores extemos y. especia1mente,
cuando ademas se cuenta con especialistas propios, deben existir ra-
zones de peso como el grado de especializaci6n y complejidad del
tenia a necesidad de independencia y objetividad. Sobre este
caSo, Schlemenson(1987) dice que independencia y colaboraci6n
van unidos para la comprension de los problemas y la bUsqueda de
soluciones apropiadas; e1 consultor para poder operar necesita aeOf-
dar con el cliente objetivos y condiciones de trabajo, asf como me-
canismos de deCisi6n eonjunta sobre los cambios que deben intro-
ducirse.
3.2. El perfil requerido
Las multipIesfunciones que deben cumplir los sistemas admi-
nistrativos, segUn vimos en e1desarrollo delpunto 2,.nos dan.idea
de los conocirnientos y condiciones personalesque debe reunir e1
anaJiista. En efeeto, su trabajo requiere esfuerzo inteleetual para
idear solueiones apropiadas, tenacidady perseverancia para veneer
la resistencia al cambio y tambien una dosis depaciencia para ver
concretadas sus propuestas.
En materia de conoCimientos,. debe poseer formacion y expe-
riencia sobre variados- temas y tecnieas para enfrentar con exito los
desmos de su actividad. Dentro de los. temas desu incumbeneia po-
demos mencionar: .
- Principios y conceptosgenerales deAdministraci6n.
- Procedimientos y metodosde trabajo.. .
- Metodologfa de anaIisis.
- Disefio de graficos y diagramas.
- Disefio de formularios y archives.
- Medias electr6nicos de procesarniento.
Sobre este ultimo aspecto, creemos que debeconocer los me-
dios disponibles y su potencialidad, pero debern recurrir a un exper-
to en sistemas de procesarnientocuando haya que decidir sobre e1
equiparniento 0 los programas que se utilizaran y, especialmente,
para el diseiio de programas de aplicaci6n. .
., , .
No creemos neeesario extendemos en la explicaci6n de los
. requisitosenuinerados yaque en la proxima Unidad trataremos la
metodologia que debeni seguir el anaIista. y en la Unidad 4 las
rramientas de que dispone para su tarea.
40 41 FUNOA'::iOi\} UNJVE:RSJDAD A DISTANCl4 HIER!'IANDAPfAS
--.'. . "" "'--'.--.__._--
CW:mt0 a condiciones personale::.:, a sus
'funciones, e! debe reunir, ademfu; de :cq,uerimientos
tecnicos, unE. combinaci6n de cualidades personales. Des-
que considerarnos importantes:
t",s dec1r valoraci6:n concepto sistemJco
""""'....""... til. la integracion de los disti,ntQs subsis-
temas como p2l!.es un sistema mayor.
.-Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a
nuevas propuestaS y soluciones. .
- Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio-
nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar
altemativas imaginativas e innovadoras.
-. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion
. de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre
la inforinacion relevada.
, .- ActitudaliStii, sentido comun y predisposicion para 10
pnictico Y cOQcret,O. . . . . ..
-' ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a
las dificultades ylas resistencias.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni-
carse, habilidad negociadora ytacto para ideas y lograr
hesion al proyectd. .' . . '..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo-
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.
4. Para autoevaIuad6it
. .'1. Establezca dos coincidencias y dos. cliferencias entre 10 di-
. cho en eLpunto 1.\1 sobre los sistemas administrativos y el conteni-
do del siguiente p3,rrafo de Lardent: .
_ uLosprofundos eamblos experimentados en los ultimos aftosen
elambiente socio-politico-econ6mlco en que se desarrolla la empresa
modema, unido dsto a los avances de la tecnalogia, obligan a encarar
urgentemente sujremode.laci6n y adecuaci6nal concepto de sistema.
Es indudable que en la gesti6n empresarial sobreviven aquellos que
. " ..,.'
':. ', .. "
::-1: ._:'
;:w)cBdimientos emple&:; 1:12 medias
para aICa!:'2!'!), sus ,-,... _- "
1976: 15)
...,
ccmocimlento, se Ie una o
--- Selecdone un s;}b::;istema fundamental.
y dementos en el
mismo.. . .... .
3. En su opinion, y luego de leer todo el punto 2\ ,eual de la
tres acer.ca -del significado de los terminqs eficacia y efi-
ciencia Ie parece mas apropiada Fundamente su respuesfa.
. 4. l.taeficacia de un sistema administrativo puede ser inde-
pendiente1de su eficiencia?Complete su respuesta can un ejemplo
distinto de.1os dados en el texto. '
5. Teniendo en cuenta las contradicciones mencionadas en el
punto 3 de la unidad anterior. que comentario: podria sobre
el criterio Ide eficaciao enfoque dellogro de oi?jetivos.
6. Ewlique con sus palabras ell significado de la:crftica que
formula l\4intzberg al concepto usual de eficiencia yproponga un
ejemplo aclaratorio. .... . I .
7. "Que entiende par control intemo?l;A queobjbpvos debe
atender slmuluineamente? . . ' '.' I
8. "Que relaeionencuentraentre contabiiidady de in-
fqrmacion:? "Que cambio se produce a partir de la incorppracion de
la computacion? .. .1 '. I
9. Resumaen tres frases el roldelanalista de sistetnasadmi-
nistrativos'..
10. llQue relacion puede establecerseentre . las condiciones
person ales del analista y los conocimie.ntos I:equeridos: para 1a ta-
. . ? .'
rea.
11'"-
1aII;]11 ." em 1 _ =
Unidad3
MetodologiadeanaIisis
En la Unidad 2 hemos vista cmiles son leis'prop6sitos
que orientan el analisis de los sistemas.administrativos y quienes
sonlosresponsables deesatarea,Sabemosquelatarearequierere-
flexion,analisisy enfoque sistematico; en otraspa1abras, podemos
dedrquerequieredeunametodologfa. -
Aqufnos ocuparemos de 1a metodologfa., sin lapretension de
a.gotar un tema sobre el que existe una profusabibliograffa, s610
nosproponemospresentarunaguiadeacqi6nparalatareadeanaH-
zarsistemasadministrativos.
1.EIrecursodelmetodo
Tomamosprestadoestetitulodeunanovelade AlejoCarpen-
tier,quien asu vezevocalaobradeDescartes.Enefecto,unmeto-
da0 unametodologfaes unagulaparael razonamientoy, comotal,
unrecursoparalaaccion. ~
Enelsentidoexpuestornasarriba,unametodologfaparaeles-
~ i o delossistemasaclministrativosesunadescripcion16gicayse-
45
. ",.'. .' I" '-').)/0'" DE ANAL/SIS
cuencialdepasos cumplirla de tecnicas
yheIT!CImienta:..; utihzables:o:::ra 1:81 fin.
el proposito este
Dn1ctica, relacionadaconprograma'J
teo Por10 dicho,lasmetodologiasque
objetivos,acliVldaCle
seUcV"",-",!,,",
,.." ..3 estaunidad!lOprete::-tde.rt ser
txponenen fqrrn:l
unadelao:; etapas de unprograrnadettabajo.
Disponer unametodologfaparael esmdio de sistemas
ministrativosnos sera utiiidadpara: .
- Programar!el desarrollodel proyectoen terminos de tiem-
pasy recursos que se emplearan y disponer de estaforma de una
estimaci6ndesucosto.
- Organizarydistribuirlas tareas del equipo de analistas,in-
dicando los pasos que se seguinin (actividades yproductos) y los
plazosquedeberanicumplirse. .
- Coordinarilaparticipaci6n del usuario en el proyecto, ya
seacomocontraparte en el relevamiento, en la discusi6n del diag-
n6stico0 enlaaprobaci6ndeldisefio.
- Controlarlostiemposy tareasejecutadas.Perrniteelsegui-
miento del.,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
comoalcliente0
Porultimo,debe tenerse en cuenta que la metodologfa no
constituyeunfin ensfmismo,es;un elementoqueserautil al ana-
. listaen la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea.
Disponerdeunametodologfapormas apropiadaquesea,noessu-
ficiente,yaquelatareadeanalisisrequiereademasdelanonnaliza-
ci6n del procesodb trabajo, ciertashabilidades y destrezas propias
deIafonnaci6nprPfesionaldelanalista.Sinestas ultimas, lameto-
dologfasirvedemuypoco..
Sin duda unprofesional experimentado tendra en claro que,.
mas aHa deunasecuencia'de pasosparaseguir, esfundamental Ia
visi6n metodologicaque leproporcionaelenfoquesistemicoy, en
consecuencia, tem;lra muyencuenta, porejemplo, las nociones de
objetivosy totalidad; deinterdependenciadeloselementos 0 deje-
rarqufade Unidad1). Enlospuntos2y3quesiguen,
presentarernosdos'metodologfasy susrespectivosprograrnas; defl-
niremos a una de ellas como el enfoquetrndicional y; a la otra,
comoel enfoque de la reingenierfadeprocesos. Parultimo, en el
punto4,realizaremosun breveanaIisiscomparativoentrearnbas.
2. Unametodologiatradicional
Setratadeunii<.m::[(I:.J.ologfa enusodesdeladecadade 1970y
,1.'1 desarrollado, entre es Alberto
del de siste-
mas actuales,
estapropuestaes camidad
Es . para en queel pro-
yectoconslsteen 0 me.lorarun eXlstenteydondelos
requerimientos estan predefinidos, COlIiO el. (;a50 delestudio un
sistemaenparticular0 deuna.partedel mismo.
La metodologiacomprende etapas bien definidas que deben
cumplirseenfonnasucesivaparael desarrollodeunproyecto.De-
bemosprecisarquelas etapas noestanseparadasporfronteras pre-
cisas que indicandondefinalizaunayse: iniciaIaotra;existeentre
elIasestrechainterrelaci6n y parlotantoes admisiblecierta super-
posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implicaque
seaconvenientemodificarlasecuencia0 eliminaretapas..
LaJonna de estructurar el trabajo incluye las siguientes eta-
pas:
Definici6n
delPlande
IRem,-"tos-i rfm..ooJ-tP!i:"". >.oM'.,
Trnbajo
Etapa I: Definicion de.l plan detrabojo
Objetivo
En esta etapa el responsable del proyecto debera establecer
claramenteelobjetivoyelalcancedelatareaporrealizaryapartir
dealIi,elplandeacci6nquesedesarrollaniconindicaciondetiem-
posyderecursosdisponibles
Actividades
1.Estudiopreliminar
Atravesdecontactosconelnivelejecutivoqueencarg6el tra-
bajoyconlosnivelesjerarquicosinvolucradosenelproyectosees-
tableceraunacuerdoacercadelosobjetivosyaIcancesdelmandato.
\"
;

':"':
::'
47
46 .. FUNDACION UN/VERS/DAD A "HERNANDAR/AS
2.DefiniciondelPlandeTrabajo
EI cronograma, con indicaci6n de las distintas etapas del pro-
yecto, se definira atendiendo a minimizar el costa del proyecto
(tiempo y recursos requeridos). Esta, planificacion se presenta
usualmentemediantediagramasdetipoGantt0 CPM.
. Productos a generar
- Proyectoqueincluyaobjetivos,alcancesyplandetrabajo.
Etapa 11:Relevamiento
Objetivo . .
Esta.es unaetapa debusquedae investigaci6n de la realidad
existenteen materiade sistemas administrativos (caracteristicasde
los procedimientos, sectores involucrados,formularios y archivos
en uso, soportecomputacional, etc.) a fin de detectar problemas
existentesyobtenerelementosparael procesodeaniilisis ydisefio.
Actividades
El relevamiento comprendedistintas tareas que implican dis-
tintastecnicas,deusoalternativo0 conjuntoseganelcaso,yquese
describenacontinuaeion.
1.Recopilaciondeantecedentes.
.. Obtener infonnacion de distintas fuentes documentales exis-
tentes(manuaIesdeprocedimierito,cursogramas,normasdecontrol
interno,informesoperativosydegestion, arGhivos,etc.)
. 2.Encuestas .
Permiten, medianteel uso de formularios especialmente disefia-
dos, recopilargran cantidadde informacion detal1ada.a los fines desu
compilaci6nycornparaci6nyen un tiemporelativamentebreve.
En todos aqueHos casos en que se decidaIa utilization de
cuestionarios se pondraespecial cuidado en que sean breves, con-
cretos,que su disefio faciIite las respuestas,y queincluyaninstruc-
cionesacercadec6modebencompletarse.
3.Entrevistas
Latoma de contacto directo del analista con elentrevistado
un.Inedio valioso para la obtencion de informacion cla-
ve,espedaIrriehtede losnNelesjen'irquicosytie"supervision.
\
METOOOLOG/A DE ANAL/SIS
Lostemasque setratanin con los entrevistados estarlln referi-
dos asuopinionsobrelosprocedimientosenusc,asfcomoel plan-
teo dealternativasydesus requerimientosen cuantoa informacion,
seguridadytiempode respuesta.
Las entrevistas se realizaran atendiendo a una planificacion
previaacordadaconel entrevistadoparanointerferirensu trabajoy
seconducin'indeforma ordenadasobrelabasedeunguiade temas
paratratar. .
4.Observaciondirecta
EstaactividadescompJementariadelasanteriormentedescrip-
tasy, atravesde lamisma,el analistatDmaconocimientodirectode
aspectos que no pudieron serrelevados en los pasos anteriores (ca-
racterlsticas operativas y de control de Josprocedimientos en usa;
circulaci6n y volUmenes de informacion; visualizacion de soportes
y archivos; etc.) ycorroborayamplfalainformacion obtenidadpor
otrosmedios.
Productos a generar
- Antecedentes generales sobre normas de procedimiento y
decontrolinterno.
- Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos
enuso.
- Soporteinform:hicoutilizado(hardwareysoftware).
Etapa Ill: Analisis
objetivo
Se analizani Ia informacion recopilada en Ia etapa anterior a
fin de evaluar los sistemas administrativos vigentes y elaborar un
diagn6stico deIasituacionobservadaydelaqueseintentasuperar
mediantemejoras0 un nuevodisefio.
Actividades
1.Compatibilizaciondeiainformacion
Losdatos relevados porlos distintos metodos deben compati-
bilizarseentresfafin de evitarinformaci6nincompleta0 inexacta,
paraella:
-- Seintegraranlos datos obtenidQsdedistintaspersonasque
intervienenenun mismoproceso. .
- Seestablecen'ilaconsistenciadelosdatosentresf.
48
"p"
FUNDACfON UN/VERS/Dim ADfSTANCfA 'HERNANDARfAS'
- Se confirmaron datos y secompletanilainformacion fal-
tante.
- Sesintetizanilainformaci6n resultanteenhojasde trabajo,
enformaclarayordenada.
2.EvaluaciOnteeniea
Si bien durante1a derelevamiento, enformaconciente0
inconciente, se ha"efectuado algunaevaIuacion sobre la situacion
observada,estatareaserealizanien fonnametodicasobrelainfor-
macionordenadaycompletaen 10queserefiereaaspectos
- Congruencia del sistema 0 procedimiento respecto de sus
objetivos. "i "
- Disponitlilidaddeinformacionoperativaygerencial.
- Pertinenciadela intervenciondepuestosysectores. "
- Crimplimientoderecaudosenmateriadecontrolinterno.
- Cantidad.ygradedecapacitaci6ndelpersonal requerido.
- Adecua.ci6ndelosformularios yarchivosenuso.
3.Elaboradondeldiagnostico
Eldiagnosticopondnide manifiestolos problemas detectados
en laetapade anruisis ylosIineamientosdecambiosugeridos.Sera
presentadoa lasiautoridades como"un documento escrito yen una
reunionseexplicaransus aIcances yseescucharanlas observacio-
nes y sugerencias quepodninserincorporadas alapropuestaque
servinidebasealnuevodisefio.
Productos agenerar
- Diagnostico.
- Presentacionejecutiva.
Etapa IV: Diseiio
Objetivo '
" "Enestaetapaseelaborarasobrelabasedelasconclusionesdel
diagnostico, Ja solucion final que sepresentaraaldiente, esdecir
los nuevos sistef;Ilas administrativos y rodos los elementos
riosparasupuestaenfuncionarniento.
METODOLOGIA DEANAL/SIS I. 49
Actividades
1.Disenoglobal
Este primerpaso del diseno consistira en deIimitar ellcampo
que aharcanlel sistemaen consideraci6n, su propositoes
sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento
(Entradas,Archivos,ProcesosySalidas). .
Apartir de los requerimientos generales del sistema(salidas)
se definiran las necesidades de informacion con'que
enel sistema(entradasy archivos) as!comolasecuenCiadeactivi-
dades queserealizarandentrodelsistema(procesos). pro-
posito util el diagramadebloque(verdesarrono enilaUni-
dad4 ....
:Sobrelabasedeldiseno global delsistemasedefiniranlosre-
querimientos informaticos quedebeninsedncorporados (hardware
ysoftware)ysereaIizaraunaestimaqion"decostas. ' I
2.Presentationdelproyecto
'EIproyectoserapre"sentado alas paralajaproba-
cion deldisefio globalydela inversionnecesaria. .' '. ',' .
3.Disenodetallado ' '
Latarea de disefio detallado se a partir dt?l disefio .
global aprobado y comprendenila elahoraci6n!de. cursogramas 0
diagramas deflujo del nuevo de,manuaIes de
procedimiento,eldisenode formularios y .archivosy,:ep.e,licaso"de
requerirseapoyocomputacional,el sofnvareirespecti-
vo.'.". "
'. 'Laetapade disenoconcluyecuandotodos los elementosdeta-
Hados seponenformalmenteadispositiondelusuario. ;, ..
i:
Produttos a generar
- ManuaIesdeprocedimientoqueinc1uyan:
Descripcionesde,los
- Cursogramas.
,..' ;"",
-Formularios.
- Software de aplicaci6n reql,1erldo paralaejecucion delqs
procedirnieritos. . I',
51
FUNDACION UNIVERSIDA[jA DISTANCIA "HERNANDAR1AS 50
Etapa V: Implementacion
Objetivo
Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.
Actividades
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca-
rararse.
2. Entrenamiento del personal
Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se
\'
'1 (
realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de
expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar .
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- .
cion del nuevo sistema. .
Puesta en marcha:
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa-
miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona-
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A
partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana-
lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .
fueran necesarlos. . ,
. Productos a generar
- Nuevo sistema en condiciones de operar.
3. La perspectiva de la reingenieria
La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll
denomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y
James Champy en su the corporation para ar-
monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los
METODOLOGIA DE ANAL/SIS
clientes; es decir, reorgan izar las tareas de la empresa centrando la
atenci6n en el negocio.
Podrfamos definir la reingenierfa como repensar los funda-
mentos de los procesos de un negocio (que y como) y redisefiarlos
radical mente para obtener una mejora drastica en el rendimiento
(costa, calidad y servicio). Paraampliar este concepto, resumiIemos
a continuaci6n los cuatro principios Msicos en que se apoya.
- En/Dca hacia el cliente
Toda la empresa debe estar imbuida del prop6sito de agregar
valor para el cliente a traves de productos de mayor calidad, meno-
res costos y mejor servicio. Esto supone desechar el analisis centra-
do en el puesto, que mide la habilidad del trabajador para realizar
tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.
- Se centra en procesos
La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es-
truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida-
des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del
proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{-
minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru-
parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
Rompe con las reglas
Debe pensarse en la reingenieria como un desafIo;en lugar
mejorar 10 que estamos haciendo debemos estar dispuestos a dese-
char las pn'icticas aetuales y a empezar de cero. Analizar.las activi-
dades de la empresa, no para ver sipueden modificarse sino con el
objetivo de determinar 5i hay alguna razon para: que existan.
- Usa creativamente fa tecnologfQ
Es un error comun pensar que podemos mejorar 10 que esta-
mos haciendo s610 por incorporar nueva tecnologfa; corremos el
riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con la con-
siguiente perdida de tiempo y dinero. La pr6puesta es pensar induc-
tivamente, preguntandonos que nos ofrece la tecnologia para hacer
cosas que no esuibamos haciendo.
A continuaci6n se describen las etapas que comprende el cicio
del proyeeto en terminos de objetivos, actividades y productos de
cada una de ellas. gnifico siguiente muestra las etapas y la se-
cuencia en que se desarrollaran:
------
53
52 FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' '
Implemen-
tac!6n
Etapa I:MoviliZtlcifm
Objetivos
Esta:etapainicial del proyecto tiene como prop6sito conocer
, quienes integraran el equipo de reingenierfa porparte del usuario,
paraqueconjuntamenteconlosespecialistasacuerdenpautasypla-
nes detrabajo.
l
Actividades
1. d equipodetrabajo
Se integrara el equipo con los especialistas asignados,al pro-
yectoy la:contraparteasignadaporel sectorusuario queaportanisu
,.conocirnientodelnegocioydelosprocesossujetosaredisefio.
2.Acordarlametodoiogiayelpbmdetareas
. ", Se acordanin las actividades queseran desarrolladas, loscom- ,
promisosde lacontraparteyel metodade adrninistraci6ny control .
'
Productos agenerar
.- Equiposde trabajoyplandefinitivodetareas.
,. ! .
Etapa 11.' Andlisis

Ladaveparaestaf(!'se esconfinnarlaestrategiade Ul empre-
sa, esdecirobtener una comprensi6n dara de que constituye su
.ventaja cbmpetitiva. Durante.estaetapa es necesario ademas obte':' .
I nerunavIsion global de los procesos clave,de. laestructuraque los'
soportay delos recursoshumanoseinformaticosinyolucrados.
METODOLOGIA DE ANALISIS
Actividades
1. Identificar la estrategia
Se toman'in en cuenta las instrucciones especffic.as emanadas
de laaltadirecci6ny seanalizaninlas estrategias,yplanes de nego-
cios definidos. Para concretar esta tarea se realizaran entrevistas
con losIdirectivos y con quienes contribuyeron alaelaboraci6n de
planes.
ConocerDos procesos
- Se identificaran los principales procesos existentes, as!
comolos nuevos, requeridosporlaestrategiadenegodos.
-. Se realizanlun relevarnientoglobal de los prqcesos identi-
ficadoseri lenninos de flujo de trabajo,departamentos involucra
, dos,nonnasypracticasadministrativas. .:
.-.Se analizarael soporteinformaticadelos proc1esos identifi-
cados.
- Se evaluani el perfil de los recursos existentes y
losprincipalesrequerirnientosquedeben cubrirse.
-,Serealizaranlos mapasdeprocesos.
3.Evaluarlaperformance. .
Se'analizaralaperfonnancede los procesos en
nos de cantidades entradas y salidas;costo,tiempo, personal parti-
cipanteycalidad.
Pmductos a gellerar,
_.Mapasdelosprincipalesprocesosactuales.
-' Sectoresynivelesinvolucradosen losprocesqs.
-, Petformancedelosprocesosexistentes.
Etapa III: SelecciOn
Realizadoel amilisis de los principalesprocesos, corresponde
detenninaraqu!-atendiendoallmpactosobreelnegocio-- sobre
cmUes secentraraelesfuerzodereingeruerfa.
Al;tividades
1.Identificarlas.transformacionesdaves
.- Sepreparanlunalistadelosprincipales;prQcesosQue
ran serdisefiados0 redisefiados, canindicaci6n de pedonnance
actual-;--ensucaso-- y los cambiosy desarrollosrequeridos.
,7,'
55
54
FUNDACIONUNIVERSIDAD A DISTANCIA"HERNANDARIAS'
"..
- - Se estimani la magnitud de los cambios y desarrollos que
serfa cQnveniente introducir en desoporte inforrmitica, re-
cursos human os y estructura otgamzahva.
2. Seleccionar procesos y metas
Sobre Ja base de la lista confeccionada y mediante un analisis
de costo-benefico que considere eI impacto, sobre el neo-ocio del re-
disefio y la. esfuerzo de se un
orden de pnondades para someter a decISIon de la alta dlrecclOn.
3. Presentaci6nejecutiva ,
, ' , Se prevo pa,s,o como un punto de c;ontro] y revision por
parte de la alta dlrecclOn sobre el orden pnoridades elaborado y
I o?tener aprobacion formal sohre'el alcance de la tarea de
I
gemena.
'Productos a generar
I - Lista de procesos seleccionados para el diseno 0 rediseiio.
I,
"!i
Etapa IV: Rediseiio
Objetivo
E
ase se re
-
senD e
1
" ' n es
t'
a
f al"
lzara e
1eli
,seno re
ill - d
os procesos
clave negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de
soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio-
, nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos.
Actividades
I
, 1. Analisisde detalle
""'.. El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle
de pruebas adicionales a fin de determinar:
- Redundancias en actividades y procesos.
- Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo.
- Operaciones ineficaces 0 inefiCientes.
-.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de
negoclOs y de apoyo. '
- Validez y consistencia de las intetfases entre procesos.
- Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica .
. 2. Definirprocesos altemativos
Esta actividad incluye:
METODOLOGIADE ANAL/SIS
-,La solucion de los problemas en el paso anterior
y el disefio de nuevas procesos alte:natlvos. .
_ Simulacion de las alternattvas de operac16n a fin de deter-
minar cual es el mejor diseiio. ',' . .'
_ Elaboracion de los mapasde los procesos defimtlvos.
3. Definir los requerirnientos de los nuevos procesos
Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma-
' teria de sistemas de informacion para soportar los nuevos pr.o,cesos
' y suministrar la informacion requerlda para el control de gestlOn.
4. Determinar cambios en iaestructura . _ .
Para llevar al maximo el beneficio del nuevo dlseno se
ren adecuaciones ala estructura organizativa vigente,que de-
terminarse en esta fase junto con los requerimientosen matena de
personaL.,
,5. Obtener la aprobaclOn ,
Los diseiios definitivos de los procesos, asf como las
caciones a la estructura organizativa y los defin!dos
en materia de sistemas de informacion y personal, se!an
i a la la alta direcci6n como paso prevlO a su Imple-
" mentaclon.
'
Productos a generar
'
Disefio ,de los procesos, que incluye mapas y manuales de
procedimientos y norm as.
- Disefio actualizado de la estructura, que incluye arganigra-
rna y descripciones de cargos. '
- Disefio de las apHcaciones de los sistemas de computaci6n
y comunicaciones.
Etapa V: ImplementaciOn
,Objetivo
,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los
cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem-
pos y costas estimados.
56
t i
FUNDACIONUNNERSIDADAQJSTANCIA "HERNANDARIAS'
Actividades
1.ElaborarelpRandeimplementacion
Laprogramaci6nqueseelaboranicomprendera, ademas dela
estimaciondetiempos,los siguienteselementos: '
- Implementaci6ndelanuevaestructuraorganizativa"
- Implementaci6ndel nuevoflujodetrabajo.
Compradehardwareysoftware(0desarrollodesoftwarea'
. .
- Cambiosenlaplantafisica.
- Pruebasdel nuevoprqceso..
- Planescontingentesdeoperaci6n.
- Entrenamiento.del personal. .
2.Detenninarcostos .
Laestimaci6ndeloscostosrequeridos.paralaimplemantaci6n,
itemscomo: ! .
- Costosde computaci6ny
- Adaptacion06ambiosenlaplantafisicaylosequipos. l
- Traslados eincorporaci6ndepersonal,as!comosu capaci-l
taci6n. i.
. - Gastosgenerales de laimplementaci6n (impresi6n defor-
mularios,manuales,etc.). r
Prod'uctos agenerar .I
. - Plandeimplementaci6n. g
/,
- Nuevoprocesoencondicionesdeoperar. .1'
4.AnaIisiscomparativo
En10 formal, los programasde trabajo desarrollados en losI
puntos2 y3,no muestran diferencias notables, perosiprofundiza- i
mas podemos advertir diferencias en el enfoque de reingenierian,
quecreemosconvenientedestacar. . .
-'En la etapa denominada de movilizaci6n, 1a reingenierfa
nosproponecomopriQridadlaintegraci6ndelequipodetrabajoen-
treelanalistayeIusuano(0el consultoryelpersonal delaempre-
sa),parapasarluego a]adefinici6nconjuntadelplandetareas.El
enfoquetradicionalse.iniciaconlaelaboraci6ndelplanacargoex-
clusivodelanalista. . '
METODOLOGIADEANAL/SIS 57
..
-.Laetapade analisisen lareingenieria(induyetamlJlenre-
levamientos) partedelaidentificaci6n de laestrategia, es
una vision extropectiva del sistema, para luego< pasar a1 conoci-
mientode los procesos.
- OtroaspectoreferidoalaetapadeanaIisises qlielareinge-
nierfaevahla laperformance(rendimiento) del sistema en USO" ya
-
. quesuprqp6sitoes lograrunamejoradrasticaen lamisma. i
- Laetapacleselecci6ntambien marcaUna yaque
enlametodologiatradicionalelsistema0 procesosujetoaredisefio
estabadeterminadoinicialmente;aqui,decidkcuruessonlos prope-
sosclavemedianteunanruisis.decosto-beneficio...
la dediserioesdondeencontramosmayoressem.e ....
janzas,perosinembargo,laexigenciadecreatividadesmayorenila<
reingenienaporque se deben generarsoluciones altemativas y
diantesimulaci6ndecidircuales lamejor.
Comoconclusion podemos decirque lareingenieria, en tanto
metodologfaaplicable al estudiode los sistemasadministrativos de.
unaempresa,presentalossiguientes aspectosdestacables:
- Partedeunenfoquedel negocio, dondelas actividades de-
benagregarvalor.paraelcliente.nos610 enterminosdecostossino
tambiendecalidadyservicio..
Sebasaenunenfoqriedel:procesointegral,involucrandoa
losanalistas y a los responsablesdelos:procesos (participaci6n'de
losusuarios enel equipode
Excedeel.diseiiode los sistemas administrati,:,ose itmpacta
sobre laestructuraorganizativaya.quemodifica0 eliminasectores
.funcionalesyniveles desupervisi6n.
5.Paras11. autoevaluacion
1.Identifiqueenlas.distintasetapasde las metodologfas estu-
diadas, ejemplos de laaplicaci6ndelos conceptosquepropone:el
enfoquesistemico(objetlvQsytotalidad,interrelacion;deelementos
ycontrolporretroalimentacicm). .
Para La metodolog(r;t tradicionalsepregunta:.
2. i,Los distintas tecnicas dereleyamieritoson excluyentesen-
tresf?Fundamentesurespuesta.
3.Seiialepor10 menos tres diferencias<entreeldisefioglobaly
el diseiiodetallado.
'/
58 FUNDACION UN/VERS/DAD A,l)ISTANC/A HHERNANDARIAS"
.4. l ClUil eselprincipalproduetode laetapadeanalisis7Sef\a-
Ieporlamenos tresitemsqueincluiriaen dichoproducto.
. 5.l.Que.diagrama es deusocomunen laprimeray laultima
etapadelprograma?l CuaIeselusoqueseIedaeneadaeaso?
- Sobre laprdpuesta de lareingenieria se Ie pregunta:
6. l,Cu:Hes sonlosprinciplos basicos en queseapoya?Descrf-
balosbrevemente.
7: i,Porque se debe determinarcrialeslaestrategiadelaem-
presacomoprimerpasodelaEtapa17
8. i., Cmil es el criterio basicoque sirve para seleccionar los
procesosqueseintentadisefiar? i.,Se procededel mismomodoque
en larnetodologfatradicional? ... ..
.. .9. lEsprobablequeunproyectodereingenieriaeonllevecam-
bios enlaestruetura organizativavigente?Justifique su respuesta
conreferenciasalarnetodologfa.
\ :
10. Comparelametodologfatradicionalyladelareingenierfa
yestablezcatressemejanzasytres diferenciassustantivas.
i
I
I
I
MBU' Mil'. _M'mMII,........i&&&&J4AWMiifiIIIM
Unidad4
""mfi1GlllVO === _ .....
Herramientasusuales
Lostemas de estaUnidad se.eneuentran estrechamente
relacionados eon los de la anterior. Un analista.administrativo,
como en eualquicr otra actividad teeniea.necesita ciertos instru-
mentos especffieos pararealizareadaunade las tareas queIe pres-
cribesumetodologfade trabajo..
N?sproJ?onem?spresentarydescribiraquflashel!amientasde
uso comente, mdlcaJ.1do en easola yforma
deutihzarlasparaelestudlodelossistemasadnumstranvos. .
1.Delusodeherramientas
..Lapnkticadelaadministraci6n hapermitidoelq.esarrollode
un gran numero deinstrumentosnecesanos paracoadyuvarcan su
finalidad. perotarnbien haadoptado y adaptadodispositivos tecni-
cosde otras disciplinas,comoporejemplomodelos graficos yma-
tematicosdelaInvestigaci6nOperativa.
Cuandolastecnicasyherramientasnoseencuentranestableci-
das con precision, existe.unatendencia natural aque cadaanalista
lasutilice,e incluso las desarrolIe, deacuerdo consucriterio.Esto
60
61
FUNOACION UN/VERS/DAD A OISTANCIA "HERNANDARIAS"
.....
no esta mal, pero si las herramientas no estan adeeuadamente defi-
nidas 0 no se aelara debidamente su aicanee, se crean malentendi-
dos y dificultades de comunicaci6n con terceros (clientes 0 usua-
rios) 0 dentro del mismo equipo de trabajo.
A este problema apunta el prop6sito del presente capitulo,
donde trataremos de, definir las herramientas mas usuales y su apli-
cacion, para de esta forma disponer de un lenguaje comunque faci-
lite la comprension entre especialistas y tambien con terceros, Las
herrarnientasque estudiaremos nossenln utnes para:
- Programar el proyecto ycontrolar su ejecuci6n.
- Recolectar informacion aeerea del sistema vigente (proce-
dimientos, formularips, archivos, etc.) asf como los requerimientos
del usuario.
- Detectar erroces y faUas en .el sistema en uso.
- Fonnular la propuesta de un nuevo sistema.
- Servir de ap9Yo a la implementaci6n y a la capacitaci6n del
usuario. . .
Cuando entremos en eJ detalle de cada una de las herramien-
tas veremos que, en la mayorfa de loscasos, pueden aplicarse a mas
de una etapa del.programa de amilisis de sistemas administrativos.
Asi por ejempl0, si tomamos como referencia la metodologia tradi-
donal, vecemos que:
. -. Los. diagramas de programaci6n de actividades pueden
usarse en laelaboraci6ndelplan, pero tambienpara una programa-
ci6nespedficaen elmomentode la implementaci6n. .
_. Los de interdependenc:ia sectorial 0 los cursogra-
mas, pueden servir tanto para integrar la infonnaci6n relevada en el
. paso inicial de la eulpa de amUisis, como para el diseno detallado
. del nuevo sistema. .. . . .. . .
. - Los manuales que producto del di-
seiiode detalle,.son_tarnbien un elemento imprescindible para capa-
.. eitar a1 usuario durante la implementaci6n. .
Por 10 expuesto,' el siguiente se organizani segun el
tipode instrumento (cuestionarios,diagramas y manuales) y no por
su aplicaci6n. .
HERRAMIENTAS USUALES
2.
El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas
cionadas con el!sistema 0 subsistema que se.investiga cuando es ne-
cesario
r
relevar inforr.naci6n aeerca de la tarea especffica de emplea-
dos 0 supervisqres dentro de un procedimiento y se ]0 utilizalpara
suplir la entrevi,sta personal (de tlpica aplicaci6n en los niveles ge-
renciales y de jefatura).. .. .
Cuando no se buscan opiniones sino infonnaci6n aeerca de los
hechos, un cuestionario presenta como ventaja que:
- no requiere la presenc:ia del analista 0 a 10 sumo requiere
una presencia minima; .
. -. permiterecopilat grancantidad deinformaci6n en
po relat;ivamente breve. .. '. . .,
Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside-
rarse sus limitaciones:
- existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio-
sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; . ;
- es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla;
-los encuestados pueden tardar en responder, comprometien-
do los tiempos del proyecto. .
Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina-
lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida-
do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y que
la extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec-
nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u-
ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado.
Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener,
como minimo:
- Un encabezamiento donde se completaran los datos refe-
renciales del encuestado y del puesto .
- Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as-
pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por
ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
propuestas acerca del sistema objetodel anruisis.
L._.
.::'.. ,.;
_._---
I
62 63 FUNDACION UNIVERSJDArfA DISTANCIA "HERNANDARIAS" HERRAMIENTAS USUALES
Encuestaacercadelusodeuninforme Formularioparadescripciondetareas
ApelUdoyNombre CuestlonarloNi':..........
delapersona.
consultada:... h Fechaemlslon:............................. .. .....................................
Cargo: ...... , ........................................... . Fechacumpllmlento:.................... .
..Departamento:................................... ..
Seccl6n:.............................................. ..
Tflulodellnforme:......:.......................................................
SesollcltaIIIspersonaIndlcadamasarriba,seslrvaresponderellnterrogatOrlo
queseformulaIIcontlnuaclOn(marquesu.respuastaconunacruz; leatodaslaspre-
guntasantesderesponderlaprlmera):.
1.Consulta,Ud.esteInforme:
Ii
Slempre 0 AvecesO NuncaO
2.SI..looon.sUlta,10heceaefectosdemantenenseinformado00pornecesldadde
contarconasaInformacl6nparaInlclar0 contlnuarunproceso0" ,
3. 'LUtllizaUd.latotalldaddelalnformacl6nDos610unapartedeellaD?Eneste
IlltlmocaseLqueparte?.................................................................... .
4 ./,ReclbeUd.asteInformedentrode.1011 plazasprevlstosDooonstrasosslgnlfl-

catlvos.queperjudlcansutareaO?Comentarlos:.................................... ; .... :............... .

5.Lleresultsmilen'cuantaI'llcontenh:ioyfOmladepresentacl6n?Sf0 NoO.
.'LSu9l!realgunsmodlflcllci6n:encuantoI'llcQntenldoa10 encuantoa18 prasen-
tacton0 ?Expllquesusugerenclu. '
. ' ,
6;LainformacionqueUd.reclbe./,esconslstente0 presentsfrecuentesfallasdebe-
laoo8O10 concillaclon0 ? Comentarlos:... ............._...__......._ .._.................. .
7.LacantldaddecapiasqueUd.reclbedellnforme,Lesrt!almentenecesarla?Sf0
NoO.LaUeotraspersonasutllizanlosdupllcados?
8../,NecesitaUd. informacioncomplementarla?S[0 NoO.
Indlquecual:..........................................................................
Sa89r1'deceraladevDlucl6ndeestillcU8stlonarioalDepartamentodeOrganlzacl6n
y debldamentecUmplimentado,nQdespuesdel......................__.;
Cnrgo: Pmccdimiento...,Icvado;
Noml,,"cncuc!tado: DeparlllJ11enlo: Seclor:
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(*).Enestecspaciofonnul.su,aprec:i;>ci_Ysug<:ml<!i;u; decambia.
- ..... -_... --.... - ..... -_.
Firmadelresponsabki
Figum4.2
Figum4.1
I
____ _ _ _ _
FUNDACION UNIVERSIDAD A DIS1ANCIA"HERNANDARIAS 64
Para faciE tar las respuestas, es conveniente armar el cuestiona-
rio con preguntas que puedan responderse por "si" 0 por "no", 0
cornpletarse con ,una "X" en ellugar correspondiente; a este modele
responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent,
1976: 152). Otra fonna de simplificacion pll.lede ser disefiar un for-
mulario con columnas 0 casiJIeros a completar, del tipo del presen-
, tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas.
3. Diagramas
EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente-
mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me-
diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra-
mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati-
vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra-
mas, etc.). '
Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada-
mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara-
mente ventajas, yaque:
- Proporciona una vision y global del sistema 0 de los'
eventos representados., '
- Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas.
-' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa-
ci6n que se exhibini.
-', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas
(actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.).
No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono';
cerse ciertas limitaciones como:
',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad
de situaciones y relaciones posibles.
-' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom-
pIeta.
.3.1. Diagramas de,programacion
Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida:-
, des y de incluyen el tradiCional gnifico de
Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente
realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.
,
USUALES' 65 '
Gantt
EI diagrama de Gantt tiene, segtin ei u.sc que aquf Ie daremos, el
objeto de programar en el tiempo las distintas actividades 0 tareas nece-
sarias para Ia ct:mcrecion de un proyecto 0 de una etapa del rrllsmo y,
simultaneamente. permitir el control de los plazos de ejecuc!on.
Este grafieo de sencilla construccioh, se apoya en :las coorde-
nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo yel ver-
tical las tareas' a actividades por realizar. En el interior del gnifico se
trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas honzontaIes que
indican la duraci6n de latarea, medida en el eje del tiempo.
Si las Hneas representativas de cada actividad se inician!todas
en el momento cero, el diagrarna s610 nos mostranl la duracion
comparativa de las distintas actividades. En cambio, si. se trazan a
partir delmomento en que' realmente ,se iniciari, el'diagrama nos
brindani mayor informacion, ya que podremos, observar la secuen-
cia delas actividades y laduraCion total del proyecto. : !
Ademas, si utilizamosun detenninado trazo pararepresentru:
las tareas planeadas y otro distinto para indicarlos tiemposreales
de ejecuci6n, el grafico permitira efectuar,elseguimiento derlo pla-
visualh;ar nipidamentelos des:vfos y detenmnarenque me-
dida estos afectan el desarrollo del proyecto; , .." ' " ,
En la figp.ra siguiente,se< presenta, un ejemplo de, gr:ffi.co de
Ganttaplicado a.la programacionoel estudio de un sistema,admi-
,nistrativo.
Estudio Prellmlnar '
c.
=-
.!! Relevamienlo
2 -
..
!
Anlilisis
{!
H
s.j. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Impiementacioo
...
o 2 5 6 7 8 !I 1Q 11 ,12
TIempo {Meues}
Figura 43
-" -
OISEloo '
.l,
!
____
66 HERRAMIENTASUSUALES 67
FUNDACIONUNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS
D' d d Paraaplicarel.metodo CPM (camino crftico) ademas de defi-
e Illgramas ere es , , ,. '1 d d 1 I
" ' . nirlas actlvldadesdel proyectoy are:. 0 a:ea-
;Las tecllIcas de tales como CP.y PERT parten_ las ci6n entreellas,serequiere: 1) reahzarunaestimaclOn delos,tl,em-
de tareas 0 actlvldades y pos de cada actividad; 2) sumarlos tiempos de cada,actlvldad
mformaclOn vahosa para meJo,rar eI usode recursos, espec,Ial- sabre sus respectivos caminos (verfigura4.5); 3) determmarcomo
mentecuandolatramade relaclOnesentreactlvldadesescompleJa. caminocrfticoaque! canmayorduraci6n (en el ejemploesB); y 4)
Un diagrama de red es un modelo grafieo que usa pequenos optimizar mediante laasignacion de recursos eJ tiempo total del
cfrculos(nodos)pararepresentarmomentoseneltiempodondeter- proyecto.
minan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos)
querelacionanlos nodoseindicanlasactividades.
Enlafigura:4.4serepresentaunareddeactividadesnecesarias
paraconstruirunaplanta, en ellapodemos advertirque laactividad
diseiiodeplanta(1-2)debe terminarseantesde quepuedanhacerse
otras tareas,encambio la instalaci6n del generador(5-7) nopuede
comenzarhastaqueellugarestepreparado(3-5)y elgeneradoreste
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
nodo 1yel 8. Lapreparaci6ndel lugary lafabricaciondel genera-
dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasarlainstalaci6n del
Camino Tiemoos
A: 1-2-3-5-7-8 12+ 8+12+4+6:::42
B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6=44
c:1-2-4-6-7-8 12+ 4+5+ 9+ 6::: 36
0:1-2-6-7-8 12+3+9+6=30
Figura4.5
,
generador.AIgosimilar.oenrrecanlas tareasprecedentesalaactivi- EI PERT,comoelCPM,es unaherramientadeplaneamlentoy
dad(6-7) adiestraraoperariosyluegoconlaobtenci6ndeIa paten- control vinculadacon el tiempo. La diferenciabasicaentre ambos
te metodos reside en que el PERT .en lare:.d
ntilizando . tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable)paracadaactividad,en lugardeuno.
3.2.Diagramasde representacion
Cuandorepresentamosunsistema0 procedimientoadrninistra-
tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es-
quematicadeIarealidad,yel gradodesimpliftcaci6ndependeradel
gradedel detalledel diagramaqueutilicemos. Aquf nos concentra-
remos en describirlos tres diagramas mas usualespararepresentar
:sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
el desarrollodelasUnidades5 a9.
Paralaconfecci6n de este tipo de diagramas existenmultiples
, softwares que permitenlagraficaci6n y, en el casoparticulardelos
cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
Flow, entreotras. .
Diagramadebloque
Medianteeldiagramadebloquepodemostenerunavisi6nsin-
Figura4.4
reticade un sistema. administrativo yde su funcionamiento, descri-
,: '....
63 68 FUNDACfON UNfIfRSIDAD ADISTANCIA "HRNANDARIAS' .
.,. --_"_--,.,.....;:.....,""..
otra.s !:res
m- j':s:":no COlLi)
,"equerimientos
. f' ., "
:iihonnaClOD ;en Ie es-
() latosaue.unavez dec:::ctadoEY S08.
analista definira
nuaci6n espeCificara los
Aqul
ensalidas.
EI cankter erninentemente,sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entreS1 parflechas que indicanelflujo delpro-
ceso.
- EnelrectanguloIzquierdoseenumeranlasEntradasyene[
derecholas Salidas;en amboscasoss6losemencionan lossoportes
deinfonnacionquecorrespondenaesosconceptos.
- EI rectangulo correspondientealos Procesosseubicaentre
los dos anteriores yen 61 se mencionan en forma sucintalas activi-
dades para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponibleen;archivoen salidas.
E p
s
,Tarlelasde
aslstencla. , f------+I
A
.Legalos
.E!;cala Aemunera
clones
;AportasyCoolribu-
clones
.Partasdenovedades
.,"'"
HERRAMIENTAS U5UAi..cS
,-..
EI rectangulo ,debajo
procesosyen e1 st: gnaT-
quisieramDS
descomponer enUu'1-tos
",, 1 bI' d I '
como ene oque e oS.proce-
rorm"" de . senameci1IDteel diagmmadeta-
1.Control
1-Tarjeta
,-HOrariOS
-PermisoSy
asistencia Reloj
autorizac.
data
2.Actualiza- 1- Partesde
ci6nlegajos; novedades "
1- Legajosde '
personal '
-lncorporar
novedades' 1- Legajos
- Cargiu' actualizados
datos
-Escala
3.Liquida-
I-Datos
l-UQuidar
asistenciay
clones _EmitirIi
ci6nsueldos
novedades
__ yrecibos q.
Figura 4.7
Diagra111fl de interdependencia sectorial
Estetipo de diagrama-quepuede.utilizarse como mapade
proceso en la!reingeniena- es.de utilidadcuandoserequiere una
visionglobaldelsistema,sinentrarenlasparticularidadesdeejecu-
ci6ndel trabajoadministrativo.Sibiendesdeestepuntodevistaes
similaral diagramadebloque,sediferenciaen quenosmuestralos
distintossectoresqueintervienenenelproceso.
Loselementosnecesariosparasuconstrucci6nson:
- Uncuadroconcolumnas,cadaunadelascualeses encabe-
zadaporelnombredeunsectordelosqueintervienen. '
, ,
,"::
71
HERRAMIENTAS USUALES
70 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS"
!'".
- Rectangulos representativos de las operaciones que se desa-
ITOnan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogeneas po-
demos diferenciarlas usando mas de un rectangulo dentro de cada
columna. Cada rectangulo podra incluir la descripcion de la opera-
cion 0 del soporte utilizado.
- Lfneas de interconexi6n entre los rectangulos, que repre-
sentan el traslado de informaci6n e indican la secuencia en que se
realizan las operaciones.
Como ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8
un subsistema de compra. .
,. Cllrsogramas
El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- .
miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que:
permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica"
facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ;
rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l
universal tanto para estudiar los sistemas vi gentes, como para el di-' i
sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i
ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii!
relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes.
Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- .
tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali-
zada par el !RAM que, si bien no tiene aplicacion obligatoria en el;
ambito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad .
y objetividad que la hacen aconsejable.
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalizacion de Materia- '.
Ies, es una entidad civil a la cual el Estado Ie ha reconocido la facul-:
tad de dictar normas; originariarnente se dedieo a la normalizaci6n ';
de materiales, pero a partir de 1972 incluy6 la normalizacion de tec:- '
nicas y termino10gfa administrativas. Las norrnas IRAM se acompa-
nan como Apendice I al final del libro y en elIas encontraremos los:
elementos necesarios para 1a elaboraci6n de un cursograma, a saber: .
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
de interdependencia sectorial, segun las especificaciones de 1a nor- ,
rna 34503. '
- Un conjunto de sfmbolos para la representaci6n gr:ifica, es- :
tablecidos en el norma 34501.
- Linearnientos que deben seguirse en el diseiio, enunciados
Figrua4.8
en lanorrna 34502.
n,
...
:0-
0


t1
""
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w
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U
I--
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.72 FUNDACIPN UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS . HERRAMIENTAS USUALES 7$
Como. ejempl0 de aplicaci6n de las normas mencionadas, pre-
PAGO A PROVEEDORES .
sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsistema de pago
Eltterlor Dep6slto Contlldurla Tasorerlil Compras
a proveedores. A continuaci6n detallamos sus referencias:
1. Recibe, controla y finna remito.
2. Controla cantidades y verifica precios YcEtlculos.
3. Emits reclamo y retiene documentaci6n.
4. Verifica contestaci6n ("e& satisfactoria?).
5. Uquida factura y manda copia a Compras.
6. Emits orden de page.
7. Emite Recibo a firmar por el Proveedor.
B. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor.
9.
10. Contabiliza y archiva.
11. Recibe recibo del proveedor y 10 archiva.
En e1. ap6ndice 3 usted encont:rara una aplicaci6n de las diferentes
herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa-
ci6n que nos proporciona cadauna de ellas, aSl mismo al final del ejem-
plo se mencionan aspectos de control interne e infonnaci6n gerencial . .
4. Manuales
Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las
que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu-
.d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya
sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata:-
remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati-
vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; 10 que .
.Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo.
. En empresas estos aspectos son dlifundidos mediante
circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ;
'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un .
cuerpo de si bien cumple en parte con el prop6- .
sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y
completo que permita sustituir al manual. .
En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ;
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- _ ____':__l_"---......:....!
. pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi-
Figum4.'
mientos adrninistrativos basicos.
L ..
.: ...
...
74 75
"".
FUNDACION UNIVRSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS
Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor-
mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de
nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise-
fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y
puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n.
Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri-
minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des-
de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre-
damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan: .
_ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas
administrativas. .
_ Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimien-
tos.
Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares.
_ Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves
del tiempo.
_ Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita-
cion y de resoluci6n de conflictos. .
. A estas razonesque justifican la elaboraci6n podemos agregar
que, actual mente, los manu ales constituyen un requisito indispensa-
ble para la acreditaci6n de acuerdo con las normas internacionales
de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es conveniente que reco-
nozcamos ciertas liInitaciones a su usc, por ejemplo:
_ Su confeccion y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y
costa significativos.
_. Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension
inadecuada; pueden dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y
consecuentemente la iniciativa individuaL
_ Si no selo actualiza peri6dicamente, se carre el riesgo de
desactuaIizaci6n y obsolescencia.
4.1. Pautas para la elaboraciOn de un manual de
procedimiento
1. Estructura del manual
La Norma !RAM 34551 establece can cankter enunciativa
eual debe ser el contenido de un manual. Dentro de 10 establecido
por la nonna (que se acoriIpaiia para consulta en Apendice 1) pode-
HERRAMIENTAS USUALES
mos distinguir ciertos items que hacen a la introducci6n del manual
como:
- Objetivos y alcance.
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas 0 de la
forma de actualizaci6n.
El cuerpo central del manual estan'i sin duda constituido por
las normas propiamente dichas, presentadas a traves de:
- Cursogramas.
- Descripci6n de los procedimientos.
Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a
utilizar en el procedimiento).
Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual
como, par ejemplo:.
- Glosario.
- Indice tematico.
Fechas de ernisi6n y de vigencia.
2.. PresentaciOn del manual
La norma 34551, a la que ya hicimos referencia, tambien estable-
ce especificacrones acerca del formato (sugiere los formatos IRAM A4
y- AS) Ydel armado del manuaL Sobre este ultimo aspecto debe tenerse
en cuenta que la diagramaci6n permita su encuadernaci6n y que la ti-
pografia y el espaciado del textofaciliten la lectura.
El manual tiene que ser una herramienta dimimica, susceptible
de actualizaci6n permanente, por 10 que es recomendable su anna-
do como carpeta de hojas movibles, 0 directarnente como un dis-
quete para su consulta por pantalla.
3. Redacci6n
La redacci6nes s610 un medio para transmitir informacion,
pero de ella depende la claridad y precision del mensaje. A tal fin,
proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.
De forma:
- Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el ernpleo
de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad
del mensaje telegrafica.
- EI lenguaje utiiizado debe ser claro y no .dejar Iugar a du-
das. Deben evitarse las ambigUedades. .
76
------_:.
w-'
FUNDACION UN/VER$IDAD ADISTANC/A "HERNANDARJAS
- El estilodebeserfOIrnal, pero no aburridlo.Debeeyitarseel
abusodeterminologfatecnica0 pocousuaL

-Las iridican,en todosloscasos,unaacci6n 0
decisi6n.Los terminos masusuales son: emitir, completar, contro-
lar, archivar,etc. ,
- Las haeen referendaa objetos, fonnullarios 0 ar-
chivos.Estosdebenidentifiearseconpropiedad,indicandoelmIme-
ro decopias.
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem-
plar2: alSectorCaja;Ejernplar3: aArchivo.
- E] enunciado delaaccion debe completarse conlaenume-
raciondelosdatosque senin operados.
Ejemplo:Completaen slRegistrode CreditosDocumentariosfe-
chadeapertura,corresponsal, localidadyvemcimiento.
-'Cada i
ll
strucci6n debe indicarlos soportes 0 sectores que
proporcionanlosdatosnecesariosparaproducir1aacci6n. , .
. ' J
Ejemplo:RecibedelclienteSolicitudde Credito 0 SolicitaaCre-
ditosautorizacion.delaventa. '\,
.. ', ! '. '
- Debe mencionarselaoportunidad 0 circunstanciaque de-
terminael ' ,
Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes Iistado
de saldosimpagos 0 Cuando recibe lafacturacompletaellegajo.
,- Cuandolaaccion quedebeserdesarrolladaescompleja,la
instrucci6nse enpasos conlasespecificacionesnecesarias.
Ejemplo: Autoriza al retiro de ladoctJImentacion: - Embarque te-
rrastre, mediante sello al dorsa del Conacimienta deEmbarque; - Em-
barque'aereo, mediante confe.cci6n de una autorizaci6npara el retiro
delaGufaAerea.
A continuaci6nSf.'. presentaun ejempl0dedescripci6ndel pro-
cedimientodeLiquidaci6nyPaga, en sus pasos de. recepci6n de1a
documentaci6n,autorizaci6ndelpagoypago.
HERRAMINTA$ USUALS 77
1. Recibede:
I
iAutorizaconesyReintegros:documentaci6ndeafiliados por
auIDrizacionesaprestadoresquenoolDrgancuentascOirientes'y por
reintegrosunlamano".
,Afiliados:comprobantesdel colegiodeconcurrenciasdiferenciales
mes'vencido.
..
ControlFactumcl6n:el"Confonne"conoriginalfacturadel
presladorysicorrespondecopiadenotadedebi ID 0credito...
..
Pernonal:InplaniUaresumendeliquidaciondesue1dosycargas
sociales. . , i
i.DistmtosSedores:autorizacionesdepagosporcompmsy/o
"
servicios.
..
Delegaciones:las,SOlidtudesdereposici6ndefondofijoyIIi
doclJ!llentacioncon lacaninilaresumendefactums apagarpor '
i preStaciones,honorariosyfamiacin. ' ' "
2. Enloscasosquecorresponde(Delegaciones,PersonalY0irossectores)ingresa
losdatosaI sistema;en losotrcicasascontrolaporpantallaladoculTKintaci6n
eonIralosdatosdelsistema. '
3.
Emite: '.. . .' ,
..
OrdendePago:parailtOrizacionesdeprestadoresquenootorgan
cuentascorrientes porreintegrns aJamano, reintegrospor
concurrenciasdiferencialesporpago'desueJdos(pordelegacipn,por
centralyporcargllSsociaJes).
.. Listadodianodedeuda(venciday aveneer)porlos c9nceptos.
4. EntregalasonlenesdepagoaafiJia<;los0aJefedeSectorencawdesueldosy
cargasispciales.
5. dedeudaaIJefedel Sector.
--- 79
78 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A "HERNANDAR/AS'
Jefedeiiquidaciones
I. Pasaellistarlodedeudavenddayaveneery/oOrdendePagoaI lefedel
Departamenta.
Jeiede! departamentoContabilidadlyFinanzas
2. RecibeellistadoyOrdenesdePago ydeacuerdocon ladisponibilidadde
fondos determinalas prioridarlesyelplande pagosyabtieneaprobaciondel
Gerente.
3. PasalistadoaI emplearlocon indicaci6ndelos pagos autorizados.
Empleadodeiiquidaciones
4. EmiteOrdenesde Pagaconformeallistru:loautarizaday obtienefirma delJefe.
5. PasaOrdenes dePagoaTesorerfa.
EmpJeadodeTesoreria
1. RecibeOrdenesdePagoy verificaque estenautorizadas.
2: Ingresaal sistema:
Q Numerodeordendepago
" Ordendel cheque
G BancaI Cuenla
3. Confirmadatosal sistema.emilecomprobantesdepagoychequeS,lasadjunta
aI expedienteyobtienedelJefeyEncnrgadodeTesoretiaprimeraysegunda
firmadel cheque.
4. Pasaal JefedeDepartamento.
Jetededepartamento
5. Controlayfirmacheques.DevuelveaTesoreria.
EmpleadodeTesoreria.
6. ArchivatrnnsitoriamentelosexpedientesardenadosalfaMticamentehastaque
et presmdarsepresentait cobrar. .
7. AI presentarseelprestadorpaga,obuenefirmaencamprobantede pagoy
recibooficial.
8. Entregacopiadecomprobantedepagofirmadaconconstanciaderetenci6nde
impuestossicomisponde..
9. lngresadatosdelcomprobanredepago aI sistema.
10. AI final deJ dfaemitelistadode pagosy10 remitejuntoconlos expedientes
paracontrolcontable.
HERRAM/ENTAS USUALES
5.ParaSllautoevaluacion
1. Utilizando el farmulario de relevamiento presentado en la
figura 4.2,.efecrue una encuesta a un empleado de una empresa 0
institucion de su conocimiento acerca de un procedimiento en el
eualintervenga.Tres0 cuatropasosdelprocedimientosonsuficien-
tes.
2. Senale brevemente dos similitudes y dos difereneias entre
losdiagramasdeGanttyde redes.
3. Imaginequedebe realizarel anruisis de unsistemay quelos
tiemposestimadossonlossiguientes:
Canlosdatosproporcionados,confeccioneungrafieode rede
indiqueemilesel caminocntico.
4. Elabore un cuadra comparativo delainformacion que pro-
porcionanrespectivamenteel diagramade bloque,eldeinterdepen-
denciafuncionalyel cursograma.
Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas
comoherramientasde amilisis desistemas.
6. Con los datos del cursogramapresentado como figura 4.9
elaboreundiagramade interdependenciasectorial.
7. Mencione por menos tres diferencias signjficatival) entre
eluso de manuales ydiagramas comoherramientas parael analisis
desistemas.
80
p.
FUNDACION UNfVERSIDAD ADISTANCIA "HERNANDARIAS'
, 8.Realiceelintentoderedaetarporlamenoseineoinstruecio-
nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagota
Proveedores aipartir de los datos del cursogramapresentado como
figura 4.9.Tengaen cuentalas pautas de redacci6n eomentadas en
launidad. '
9.SobreelcontenidodelApendiceIsepregunta:
l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos
representativos:de: ' '
- actividades
- cursosdeacci6n
- uni6n0vinculaci6n
'.' I
-,soportedeinformacion
;,Quees6ble'celaNormamAM34502sobre:
- direcci6ndeldiseno
- disposici6nde sfmbolos
, -nneasdetrasladodeinformaci6n
- ubicaci6ndelos sfmbolos
- e m i s i ~ derformulario 0 soportedeinformaci6n
...,- descripciones
- simboloconector.
10. Conf<!ccione un cuadro donde serelacionen las ctapas de.
lametodologiatradicional (verUnidad3) con lasherramientasque, ,
utilizariaeneadaunadeellas. '
ModUlo II
,SISTEMAS 'APLICADOS
,-
1tI".
EsteModulocompletaellibroytieneunafinalidad
nentementepractica: verenaccionlosconceptosy tecnicasexplici U d5
das en el Modulo [Paraellohemos subdividido el sistemaadm ulda
nistrativo total en cinco subsistemas que secorresponden con h-------"""""'....,,""""'......"''''''''"""""""""""'......."""""......,--------
masusuales deunaempresayquesetratanseglinel.!i
gUlenteesquema:
5: de Compras. SubsistemadeCOD'lpras
-Umdad6: Subslstemade Pagos.
-.Unidad7: SubsistemadeProducci6n.
,-Unidad8: SubsistemadeVentas.
-' Unidad9: SubsistemadeCobranzas.
- Unidad10:La automatizaci6nylossistemasadministrativoJ
A modode introduccion comun alasUnidades 5a9,direm( E ., .,
quelossubsistemassepresentan enunaversiontipicaydetallada,l I .Compras se.encargadela de
queen cadaUnidadseprecisael objetivoyel alcancedel subsistilos recursos(blenes yservlclos) l?arael
rna, los aspectos especificos de control interne que se deben tenttQ nonnaldelaoempresaen los ostoes;a1 mInImO
encuenta,losrequerimientosdeinformaciongerencial yel desumcosto, en lacahdadadecuadayenelmomentaoportuno.
HodelsubsistemaatravesdecadaunodelosModulosque10 COTh
ejemplos yejerciciosutilizando hem 1.Alcance
rmentasVIstas enlaUrudad4delapnmeraparte. ----------------
LaUnidad10,quecierra el Modulo y ellibro, analizael iIi:' EI subsistemade Compras seponeenfuncionamiento cuando
pactodelaautpmatizacionsobrelos administrativosengt.sedetecta]anecesidadde aprovisionamiento,pudiendosefijarlafe-
neral yluego trata'e.n como se'modificari'practicamenlcepdonycontabiIizaci6li provisoriade los bienescomolfmite su-
cadaunodelossubslstemasVistoS. ,'.. . . perior. "
el caso de los bienes, es el sectprde Almacenes quien de-
tectalafalta de un producto 0 material. mientras que el sector de
,Ingenierfaestablecelasespecificacionestecnicascuandocorrespon-
da.
Sisetrataradeservicios,'elpedidopuedeoriginarseendistin-
tossectores laempresay,elrequirentedebe las espe-
cificacionesdel serviCio.solicitado.
,
...
r'
84 FUNDACION UNIVERSIDAD ADISTANCIA "HERNANDARIAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS 85
El depart<L'l1ento de Compras es quien debe procurarlamejol ,. Compras norflllJles
'cotizaci6ndelproveedordebido asucontactodirectoypennanente Se refierenacompras de.bienesdeconsumorepetitivo y
conestey asegurarquelas mercaderfas 0 el serviciosean paraeldesenvolvimientqnormal de laempresarelaciQnados
en elmomento oportuna de tal manera que no se genere unainteconel area?eproduccion,comercializacion0 administraci6ny que,
rrupcionenlos,programasdeactividades., .,' porestar,,:mculados con la yc\?mercializa(:Ion,
Considc;:randoel amilisis efectuadoporDruckerdelos suceptlblesdie , . '
que realizanlasactividadesaunaorganizaci6n,lagestionde com En generalsonbames sobrelos que secanoceelpuntodepe-
prapuede ser9lasifieadajuntocon lafabricaci6ny ladistribuciordido,stocksminifIlOsymaximos. . . ,.
unaadividadqueGontribuye aresultad?s,. h. Finalmente,estetipode adquisiciones suelen centralizarse.en
IDlll1mlzaClOn del costo de los productos y Ia maxlmlzac16n de hun departamentoespecffico, . ..
calidad,laentregay]a satisfacci6nal c1iente. . . .
Henry Mintzberg, porsu parte, ubica lafunci6n de asegura: GllmportacJOnes, ."
los insumos paraIn produccion como unade las cuatro actividade! SO!1 aquel,las compras un proveedof,extnmjero,10 que hace
principalesdelnucleooperativo. conslderaruna de comosegurosde
cambIo, procediIDlentos especlales parael despacho.de
'':;.11 ;:"led' d larnercadenaaplaz.a,derechos de hnportaci6n,etc. '.
2 MOurul a es D b'd l' 1 .. 1 ..
. e 1 o. a as reg amentaclOnes vIgentes en e.comerclO mter-
Compras menores na?ional; ser ,autorizaciones realizar
. . . ,laImportaclOn.... ..' "
Serefie.renablenesservlclosde.escaso valory cuyanecesl. 'Otroasp' ct 'q' , db t'" '."t ..... -' 1" 'd'-'
. 'al ' d ' d b 1 .' : e Ol uese e e enereneuenaesque,eprovee or
d d a puedeserClfcunstancl ,es. eClr, quese etectaso re amar.
n
ormalmente'eXl'gela'apertu'rad n' 'd't d' t'"
' 'd d ,,' .' 'bl . eu ere 1 0 ocumenanonTeVoca,-
cha,10 quehace.que.estetipo .e.a qmslclones.noseanprevlsl es. ble 10que're'qu"erela'.t d'" d .. t'. ,,' b .' -'
" ',' '. ...' . . . 1 . merme laClOn eunams ltuclon.
. Estascomprasgeneralmenteson abonadasenefectlvomedIan' .'
telautilizaci6ndeun fonda fijo. .' ,'" .. '. "', .".. ' .'
Resulta practico que no secentralicen enun departamentc. 3.Nonnasespecfficasdecontrolmterno
sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien! .". "
serviclOs de las mencionadascaractensticaspu.edan decidiryauto junctones , .
rizarIaadquisici6n. -. ' . --:La de, estar delmanejofislco
Otras de.fndole.pnictica,como demoras enlaentregtdelosblenes yo-eIareglstraqon de los mlsmos: Compras,
paralautilizaci6ndel-',bieny perdidade tiempoadministrativa, hlltantodebeestarseparada sectores de Almacenes, Recept10n,
cen,queIosbienescompradosflO pasenparAlmacenes. .,' CuentasaPagaryContablbdad. "
II '. ' . ' .' "Enempresas sinembargo,!ponesdeeconorrp:a
de uso . .. . cen que, aveces, las funClOnes de recepclon yel almacenamiento
, SC? bienes 11:0 requieren unarep?sicion pennade losmaterialesdependandddepartame,nto deCompras, ., ,
c?mo.(odados, maqumal1as, motores, l)lstrua En Iagran empresase observalaseparaci6ndefunciones ,
ClOnes, mmuebles, etc, . ,bamenclonada, nos610 porrazones,de control interno, sino
. Debidq alasignificp.ci6nquetienen estas inve(sionesrequit:bien por las,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
aU,tbriz!1-ci6n de,l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, productosparalaproducci6n,su inspecci6n,
mzaClones. .. , .''. . naJey mampulaci6n. . .

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narlOS ueUIS In osTIlve es
I
. SUBSISTEMA DE COMPRAS 87
86 FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS
u

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..Pun,o de pedido y lote de I'umpra i
.'
La el respald??eun '. que.1acantidadde productosquese soliciten
tPpr'pa,r!;e,;4eq'p':11mClonanoresponsable.AdlclOnal- sean las necesldades de consumo. Paraello,las
minimo,los materialesqueentran sas puntos-defJe?i,do;estoes,lacantidad eJfcistenciaa
e'deTproOt1tUf teririinadose adquieranen virtud dees- partIrde lacual se debesohcltarlacomprade unartlcule. Se esta-
que deben ser blececompun minimomas margen'desegmida(!,teniendo
conclsasficoncretas:y completas, se descnbe exactamenteelencuentaeldanequelafaltapodrfacausar,. ..
!materialy su? lapersona de ,. Unavezdeterrninados los niveles raci()nalmente
quec?mpraY.P?slblhtarlamS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos
matenalesreclbldos. '.:asoCIados,el.loteoptimodecompra, .. , ..' . .. " . .
Las deben ser flexlbles Y' fi,l.ctores como el caracterperecedero,llamcertl-
deben perrnitirlaconsecucion'dumbrea:ercadel,ademandafutuTa, lafalta de espacioparael al-
se 'macenamlento,etcetera,pueden hacerqueno'setengaencnentae]
\ puedenmencionar maseconomic? No, convenjentesU,crueuI?, al me-
producto, pIanos Ydescnpclon nos J?ara las pnmas111
as
dicho:cruculo se
del ; ",:, . conslderan dos tlpos de.gastos: losdegestl.On (necesanos para la
!.: . ... ta ! el es necesariocoJocaciopde orden Ylosvinculadoscon!'11manteni-' ..
las!.espectficaclOnes ongmales,estas de- IDIentodelosbleneseneXIstenCIa. .' .
tfense.r de esebien0 servicio, . . (I Control de la mercaderia recibido. .
\. de(erminado de ,coRza.clones . Es' elcontro!,de lacantidad;y' de
i, aun determinadomontode_duct?,S reclbldosylaconfecclOndereportes escntosconestamfor-
(l0ysuafespedirporlomenostres), , '. .' " _..,...,.
del responsabledelsec-' . el.control de.calldadreqUIere de conocmuentostecrucos, Ia
tJr, :. . 'funclOo'sueleestar separadade Almacenes,que en el momentode
se realizan por escrito, per?i1a recepcions610 da.conforrnidadporIacantidad. ,
cuandonosellegaalmontoestaDleCldo,lasconsultaspuedenreall-' Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito
zarseportelefono.En el caso_decomprasmenores podnaefectuar- ,.,' ' .., . .'.. . ....
>"'i' . . Serecomlendalacontrataclonde seguros paracubnrelnesgo
,
seIa enlorm uireCLa, d tId dIdt . . , .- .. . d 1
" i, c ," t: ; . e ras a 0 e os pro ue os que vlaJan por.cuentay pesgo e a
-y,fI.. ". " ..empresa.' .,'
se debetomaren de ., Prenunerocwn
sertomadaporunfunclOnano .,.,.,'.
lec-Es{:on:yellientelclafijacionde atribucion entrefuncio-. que laorga-
'." "'1 ' .. . .., comoaquellos que,sm.sahr.delamlsmaavalanelrno-
. ,. "d b' db' .d '. I" . . f
I' . ' . e tenes, .censernumera oscorte yen Of-
:':lD decompra,1}menlatomodebem- :ma preimpresa. , ,. .'. ..., .' '.
delproveedor0 laordendecom- Enestecireuitoes conveniente,laprenumeraci6ndelassoHci-
pra':rnoJ eD tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de
decalidad..
P'
89
88 FUNDACION UN/VERSlDAD A DISTANClA -HERNANDARlAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS
Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qUI
exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza
dos y que. el mismo no sea una mera rutina burocratica.
- Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re
comprn.
mnlerius primus existencinS. I compra. I
y mllterirues. - Reqllerimienlo
Ilcomprns .
4. gerenciai
. Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en LL ---t-----t--::-:--:-:---t--:-:::---:----;
- Seieccion 1- Pedidos de
2. Selecci6n de \ - Solicitud de \ .,. Registro de
cuentran disponibles en registros y archivos (subdiario de compras
Cotizaci6n. proveedmes.
pr<lVeedores 'I Po- Comprn. proveedores.
-Emlsi6n de
c.
stock de materias primas y materiales, cuentas a pagar, solicitude!
dido de cotiza- -ClIliilogos.
pedidos.
de compra, etc.) constituyen labase de la informacion que se prepa l!on. I . I"
3. Adjudicaci6n ! - Cotimclones 1- SOliclrudes de \ - selecci6n -\ .:.. Plnnillus
ra para uso de la gerencia y entrelaque podemos mencionar, a titu
comprn, . ofurtus rccibidus. nnillisis de
de proveedores.
10 de ejemplo: colimciones.
-lnformede
pendienteS.
- Tiempo promedio de la gestion de comprn.
I
!Ji!!
-Qrdende - Emision Orden -lnforme de " !-Registro de. 4, Colocaci6n de
, . - Solicitudes de compra de mas de ... dias.
Comprno deComprno
III Orden de Com- Adjudicncion. provedores.
contrnto. contrnto.
.
-Ordenes de compra pendientes vencidas. - Antecedentes pm.
- Inmovilizacion de articulos en stock.
-Informede -Control de
5. Recepcion - Remilodel \ -Ordenes de
RecePci6n.
contrlltos
cUnlidll.d y - Ingreso de materiales enstock pOT tipo de producto: Proveedor. compm 0
culidnd.
- Monto decompras real vs. presq,puestado.
-" Remisi6n OJ pendientes,
Aimacenes. I
- Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses.
- Vnloriz.aci6n J-Asienlo de
6. Registracion I -lnforme de \ - Ordenes de
- Cinco principales proveedores por monto de compra.
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
Recepeci6n Compra
pendienles. -. Cuentas apagar por mercaderfas recibidas.
cepci6n. . ,.
5.2. DescnpciOn de los modulos
Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren
Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra
. periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h
gerencia. , Normalmente, si se trata de la de la compra de ma-
terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar
..'" d lb t cuando el responsable de Almacenes despacha un (vale de
5 D
. eScnpCIOn Ie SU SIS ems. materiales) y determinaque ha aI de pedido 0 stock
.51 D' d ll.l minimo. En ese momento confecclOna la SOhCltud de compras y la
,. mgrama e u oqlle , 1 d ...... .
, enVla a epartamento respectlvo .
.' .En el siguiente diagnuna detallad? se un Este modulo implica una decision previa de determinacion de
subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res-
uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to. ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar sector de .Com-
. pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el y la canttdad a
.,.
reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) .
"'
91
90
FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS'
Este formulario consiste en el pedido de comprade bienes 0
servicios efectuadaporunapersonaautorizadaal departamento de
Compras(verdisefioeli figura5.1).'
Es recomendableemitirloporduplicado.EI originalseenvfaa
Compras mientras queelduplicadoes mantenidoen Almacenes en
un archivo de pendientes para realizarel seguimiento delagestion
decomprasyefectuarlosreclamosencasodedemoras.
Modulo 2:Selecci6n de proveedores y pedido de
cotizaci6n
Tiene lugarcuandoCompras, hiego derecibirlaSC, verifica
las firmas autorizadasyconsultael registro deproveedores a fin de
seleccionaraquellos masaflnesal pedidoysolicitarlescotizacion.
Las decisiones asociadascon estemoduloincluyenelestable-
cimientode modalidades decompray la seleccion deproveedores
que se consultanin de acuerdo con las caracteristicas del producto
solicitado, perotambien es aconsejable teneren cuentael compor-
tamiento anterior del proveedor, que debe constaren el registro 0
archivo respectivo.
Es recomendable eI pedido de cotizaciones a un deterrndnado
numerodeproveedores,comovimos al referirnos acontrolinterno.
Pedido de cotizaci6n (PC) consisteen lasolicitudporescri-
to (verfigura5.2)yenfannasimultaneadecotizaci6ndepreciosy
demascondiciones avariosproveedorespotenciales.Esto evitaque
laelecciondel proveedoTquedelibradaal criteriopersonal del en-
cargadodeCompras.Noobstante,algunascircuhstancias,comolas
mencionadasacontinuacion,puedenhacerquenoresultenecesario
laemisiondelPC: .
GComprasdeescasasignificacion.
o tiene.informacion actualizadasobrepreciosreci-
bidacon anterioridaddeproveedores.
. ;. Cuando los bienes se adquieren a traves_de'una orden'de
compraglobalqueirnpliqueun aprovisionamjentopennanente.
Cl CuandolasadquisicionesserealicenacomparHa'i afiJiadas.
e. CuandosituaCiones extremaurgenciajustifiquenpedidos
telef6nicos.
oCuando se trata de compras.muy significativas (equipos,
construsciones,etc.) lacomprase organizabajolaforma de
.
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privados (0 publicos)ydondeexisteunpliego decondi-
5.1
92
FUNDACION UNIVERSfDAf'JA DfSTANCfA "HERNANDARIAS.
ciones emitido porla empresay las ofertas sereciben en sobre ce-:-
rrado.
Modulo3.'Adjudicacion
. Laseleccion de ofertas no esunatareasencilla;es aconsejable
teneren cuentano sololos precioscotizados,sino'otracaUdadofre;-
cida,financiacion,plazodeentrega,etc.
Ademas, es convenienteconsiderarlas provee-
.dor, conocersurespon:;abiW:lad,solvencia,continuidad'desuminis":
tros,calid,ad deproduccion,I:espetodelafechadeentrega,etc.
Este m6dulorequiere del establecimiento de los parametros
para laevaluacion de las ,ofertas, 0 designacion de lapersonaque
cumpIinitalfund6n. ....
Paralaselecci6n delamejorofertasueleresultarconveniente .
. confeccionar una pIani1I a de anruisis de cotizaciones (ver figura.
,. 5.3).Latapulaci6n de los'datos en unaplanillaperrnitetenerunre,.
,sumeo utildelascotizacionespresentadasporlos proveedores. AI-
gunas empresasoptan.por la utilizaci6n de tin ejemplar de laSC.
.paraefectuarel enIugarde]aplanillafilencioriada. .
. . En lamismaplarulla, 0 por seindiGani.laadjudica-
ci6n,con1aifirmadelfuncionarioresponsable. . ,
. ' . . . , "
.,Modulo4: Colocad6nde laOrdende Compra
. sef6mialiZamediantelaemisi?ndelaOrden;,
de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura 5.4)represeqtala.
.demandaefectuadaaJlIlproveedorparaquesuministrelosmateria- '
'lesespecificadosen-Iamisrna.. ., '.'. ...' .
ELnumero de copias queseemitanpuedevariardeperidiendo'
de laS caractenstiCas de la organizaci6n de que se ttate,peroes
aconsejablenotificaralpssectores queefectuaranIarecepti6nyla,
liquidaci6nparael pago,. Comoejemplo,en unagranempresa:pue- ;
de laOCporcuadripIicadoconel sigllJentedestino;
.. Original:Paraelproveedor.- . .
Duplicado:'ParaCompras.
Triplicado:ParaRecepci6n:
Cuadriplicado:'ParaCuentasaPagar.
E1sectorde Compras,tomandoCQrn,o base aI Q.ela.
efecruasurequerimientoyevaluaelcumplimientodel provee-
i
" dar. .
...... ........ II,1rH..,.J /"1 JAl'!C\l1L!'.Wr. '1IIA.,j,.....
SUBSISTEMA DE COMPRAS
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Figura5.2
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95 94 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA HERNANDAR/AS
.....
Contratos: en ciertas circunstancias, la opemcion de compra se
puede formalizar mediante la firma de un contrato. Es importante
que la redacci6n de sus dausulas sea clara, especialmente aqueUas
referidas al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de
entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantias,.
Modulo 5: Recepci6n
En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande
se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y
copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada.
En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci-
bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se
emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5)
permite que el sector de Contabilidadde la empresa tenga la certezll
de que la mercaderia ingres6, conozca lacantidad de unidades reci
bidas y cuente con laaprobacion de calidad.
Este,documento se suele confeccionar por cuadruplicado, y se
distribuye de la siguiente manera:
Original: para Almacenes.
Duplicado: para Compras.
1:1 Triplicado: para Contadurfa.
, III Cuadriplicado: para Recepci6n.
Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos
~ ,
elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum-
plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito
del proveedor allegajo de compra.
En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg
crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto-
rizanl el pago. .' . .
M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~ C . . .
SUBS/STEMA DE COMPRAS
PILANILLA DE EVALUACION
'. Effi'
.DE PRESUPUESTOS. Foc"-
Sollcitud de Compras N: ........... .
Pedldo de Reaprovls. N: ........... .
Fecha: ...... .1 .....:I ......
Fecha: ... , .. / ... : .. I ......
Pedldos dll cnllzuddn ..mIIlt:Io&
I '\
Malerlal requerido para: Jndlcar I.cha
S ~
,.,.,;...., 0lIfI'/fid<> p _otdGi HI
Cdct
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1 DETAUE'
Ad.
Pt_ .. f 3 N' if I
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TOTAl.
L_---'
\ ~ ~ : .. \ I r! \
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J
Aprobsdo por- , . OBSERVACIONSS
!
'Ar::larttcilln c/lJlirmas
l
1
-
,.;"''''
Fuente: Pungitore (1994: 29)
Figu.ra 5.3
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A..Q/STANCIA "HERNANDARfAS
Unasientotipopodrfuser:
MateriasPrimas0 Materiales
aCuentasaPagarporCompras
El :importi!es el delaorden de exc1uidoelIVA;luego,
'...al recibir1afactura del proveedorsecancelaCuentasaPagar, debi-'
tando.ademas'1acuentadel IVAcontralacuentaProveedoresporel
montototal de lafactuni...
",' .
5.3. Ejemplo de uncircuito de Compras
A continuaci6n presentamos Ia descripci6n de un procedi-.
mientode comprade materialesde unaempresaindustrialyeI res,..:
. pectivodiagrama. Como se trata de un sistema computadorizado,-
.en eI cursograma se utilizan, como complemento delos sfmbolos.
delApendice.ll,lossiguientes: .'
c
Ingresode Consultapor
Datos pantalla
Narrativo:
EnFabrica, tomandocomobaselaotdendeproducci6n,Se
SUBS/STEMA DE COMPRAS.
[ ,ORDENDECOMPRA I.
'1I'llOVE'IlOR' .
,-1_____.,--_
IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO,
97
t I
N 0056.

..
CODIGO I CAlmOAt!' DIUCIIIPCION N\TlCUL.O I. PMCIQ U'UTARlO liTOT..
I
I
I
leoNOlClCI<uIIIPAGa '11:. ......
emite el pedido de P?r duplicadoy :nvian ambos a:
Almacenes.SearchlvapO.rrualaordendeproducclOn. :. I It6llfAQO 1..600 ro- lAM .\. I
' . .' '.,. .. ., ALT1!:RNATIVM . . . .
2)En Almacenes eI operadoringresa alaterrninaly-consulta' aW,GO '.. .
el archivode paraversihayexistencia. . I . I '. ':.\HORARIO'
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite.Iasolicitud.de
compraporduplicado.. EnviaeIoriginalaComprasy archivaenfonna-
provisoriaelduplicadojuntoaloriginaldepedidodemateriales.Sere:.:
mitetambien!el duplicado del pedido de.materiales.consello "Entra-
mitedecoIIlPr.a" aFabrica\. . '" . ,
4) En Compras, tomandocomo base e1 originalde lasolicitud'
de comprasse iniciael tnimitedecompras,seingresaala .
se accedeal archivode proveedoresyseemitee1 pedidodecotiza-
, J .-.!:
ci6n.Seenvfaunacopiaacadaproveedor. ,Figura 5.4
I'
.'. ' ..
", 4",
"/.
98
99
FUNDACION UNIVERSIDAD ADISTANeIA HERNANDARIAS.
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n original a la solicitud
de original, se armae] legajo de compra en esperade la
cotizaci6n. Se archivaenformaprovisoria,pormimero de SC.
6) En Compras, al recibir las cotizaciones se comparan y se
anotasabrecadacotizaci6nel motivo del rechazo0 bien elmotivo
de laaceptaci6n. .. .
Se ingresaalaterminal, se accede al archivodecompraspen-
dientesyse indicael proveedorasignado.Seemiteorden decompra
porcuadriplicadoysedistribuyeeloriginalparaelproveedor,eldupli-
cadoparaConladunayeltriplicaaoparaRecepcion. ". '.
7) En Comprasseadjuntaal legajo el'cuadripIicado de laor-
den de.compra'quequeciaenelsector.' .
8)EnRecepci6nse el triplicado delaordende compra
quesearchivatransitori;;unentehastala recepci6ndelamercaderfa
9)En Contaduriaserecibeelduplicadodelaorden de compm
quesearchivatransitoriamentehastalarecepci6ndelremito. .
10)En Recepci6nsetecibe Ia mercaderia, se controlayse da
elconforme.
. 11) Se archiva definitivamente eI triplicado de la orden de
compra y se devuelve el remito original alproveedor. Tomando
comobaseelduplicado'delremitoseconfeccionael partederecep-
cion portriplicadQi; Eloriginaly el duplicado se envian a
nes.EItriplicad()seremiteaCornprns. .
12)EnCompras,Jornandocomobaseeltriplicadodelpartede .
. recepci6n,seingresaaIaterminal, se accedea1 arehivo de'cornptas
pendientesysedadebaja'alasmismas. .
. Secoloeael nurnerodepartede recepci6nencadalegajo y.se "
archivadefinitivamente. . .... ...' .
.' 13)En AImacenes se controlael reInito con. e1duplicado de)
partede recepcion, elque sefinnayse entregaaRecepcion como
sellodecumplimientodeese.sector. SecontrolaIamercaderiareci-
bidacon el duplicado de Ia solicitud decompra yel original del
pa,rte derecepcioll. Seenvfaa Contadunael remito duplicado y a
Recepci6neI.partede'recepcion duplicado. .
14)Tomando cOnio base el parte de recepci6n se ingresaala
tenninal,seaccede alarchivo de stockyse10 actualiza..Se arehiva
provisoriarnente"el p.edido demateriales recibido anteriormente.Se
archiva definitivamente Ia soIicitudde comprajuntoal partede re-
cepcionoriginal,partipo demercadena.
SUBSISTEMADE CQMPRAS
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Figura 5.5

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......

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III .:'
...
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0:
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......
...
""
100
..'
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDAFlIAS' .
FIIIiRICA
SUBSISTEMA DE COMPRAS 101
,. I. 1
15) En Recepcion se recibe elparte de,recepcin duplicado y
se archiva definitivamentepor nUrriero de parte. ". , .
16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a
}il orden de compfa duplicado, , " ,
CursCigrama:
(Ver FIgura N 5.6)
, 6. 'Para autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu-
puestos de unaoficina del Estadonacional?, , ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: ' '. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri
-nes, la confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s de :que' rlQ co-
metemos ningunerror. Alga con los partes de reoep-
br6n. Muchas veces la urgencia a \a hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador GonJ,e,ccio-
nar los partes de . '
.. '. '"
'. 'iauaI seria su propuesta paramejoraf. dichO proceso sin
cuidar las pautas decontrol intemo?,. ,: ,: '.
. con el relevamientoen'la empresa delcaSo an-
, teriorencuentrdeste otro conientario'de una erripleada de Contadu-
ria:' .


REcePc!i::w


,'. '" " . . ,,' ',,' i " i!
1 '
FiglU'tll 5.,6,
, funqi6n as corn:;iliar Pagar. misma' ap;arecen
, cr!f!ditos 'cl,landoen losdep6sItos cargan al sl;Ibslytema' de
102
103 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANC!A "HERNANDAR!AS'
-- p. .
rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re-
gistacion de la factura del proveedor. """ ."
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre-
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10-
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can-
celo las partidas pendientes contra resultados."
Redacteelparrafo de su infonnequese corresponderiacon
relevada(Planteoypropuesta). .'
." 4. las pautas de control intemo mencionadas a continua-
cion identifique aquellas relacionadas C(m el subsistema de com-
pras:
- Arqueosorpresivodevalores
Inventariosfisicos
Obtenci6nde variascotizaciones
.-. Existenciade"inventariopermanente
- Constituci6n de segurossobreproductosterminados
- Pagosconcheques "
- Separaci6n defunciones entre quienescompran,reciben y
registran . "
Aprobaci6ndelas comprasporelnjveladecuado.
5. l.Considerac.onvenientequeRecepci6n recibaunacopiade
laordendecompra?FundamentesuopinilSn.
6. l,Bajo quecircunstancias sepuedeeliminarelpedidodeco-
tizaci6n? . .
7. Segun nuestro analista, del relevamiento del circuito de
abastecirniento de laempresa"LinemaS.A." surgela siguiente in-
formacion:
"EI Sr. Di6genes es el jefe de Almacenes de Unema SA EI Sr.
Matias, jefe de Produccion, es el mejor amigo del Sr. Di6genes. Los
dos comenzaron a trabajar.en la empresa el mismo ana. Por la gran
. canfianza que existe. entre ellos, Almacenesinicila la gesti6n' de reposi.
cion de los distintos items cuando los saldos en las fichas de stack son
flulos, ya que el Sr. Matfas Ie avisa al Sr. Di6genes con 15 dias de an-
, ticipaci6n lanecesidad'que prevetendni'Produccion de un determi-
SUBS/STEMA DE COMPRAS
nado ftem. Tres anos atras
t
el Sr. Matras sufri6 unaccidente yfue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete-
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."
Realiceuncomentaribenticode1asituaci6n
8. A partirde la despripcion delproceso expuestaenel libra
Reingeniena, de Michael,Hammery James Champy,quese trans-
cribea continuaci6n, usteddebenirealizar un analisis comparativo
conel circuitodesarrolladoenelpunto5.3. deestaUnidad.
"EI nuevo proceso'9s mas 0 menosasf: un comprador del de-
partamento de Compras Ie env(a una orden a un proveedor, y al mis-
mo tiempa, lada entradaia esa orden a un banco de datos que esta en
Ifnea. Los'proveedores, 10 mismo que antes, despachan la mercaderra
al muelle de recibo, y cuando estallega. un empleado comprueba en
una terminal decomputaaorsi el despacho que se acaba de recibir co-
rresponde a UAa orden de compra pendiente en 131 banco de datos.
Solo hay dosposibilidades: 0 corresponds El no. En el primer caso, el
empleado acepta 9\ despacho y oprime un bot6n del teclado de su ter-
que Ie dice al banbo de datos que los bienes lIegaron. EI recibo
de los blenes quada, pues, registrado en el banco de datos, y el com-
putador automaticamente gira un cheque y, a su deb ida tiempo S8 10
remits al proveedor. Sit por 131 contrario, los bienes no corresponden a
una orden de compra pendiente en el banco de datos, el empleado del
. muelle de recibo 10 rechaza yse 10 de"uelve al proveedor."
" 9. Losautores Hammery Champy expresanen"su Hbro.quela
infonmitica"capacitoalas otganizacionespararomperviejasreglas
y crearnuevosmodelos deproceso,"perinitiendoleshacereltrabajo
enformaradicalmentediferente.
Haciendousadelainformatica, l,de quemanerasepodrianre-
plantearlosm6duios 1a6(inclusive)enelsistemadeCompras'?
10. Ejerciciopractico. _
Sobrelabasedel modelo de la figura 5.6Iepedimosquecon-
feccione un sencillo cursograma de compras menares de acuerdo
conelsiguienteenunciado:
En e\ laboratorio "Aries
n
las compras menores, asf como aque-
lias que deben sar abonadas necesariamente en efectivo S8efectlian a
traVElS de un fondo Hjo que se halla bajo responsabilidad del asistente de
la oficina de Compras.
104
-t-'
:,1
:!7
.....
FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1AS"

Con lacolaboraci6n de unode losintegrantes'de unanuevaoft-
cina de Sistemas en formad6n, S9 han implementado algunasnormas
alos efectosdesistematizaren cierta formaelfuncionamiento del
do.
Para la aprobaciori de las erogacianes quedeben serabonadas
parel fondo, 9/ cajerocuanta con una lista losnombres yfirmas de
los responsables que seihallan autorizados para soUaitar las
sacionesdegastcis rsspe.ctivos. . .'..'. ..
. Porofro lada;isola!autoriza gast03 debidamente documentados .
que nosupersn el importa maximo establecidqporelgerentede Com-
pras, monto quees normalmenteajustado en forma mensual 0 bimes-
tral. ':
. Sin estosrequisitoselgastoesrecha:zadb ydevue/toelcompro-
banterespectivoalsector
l
responsabledelmismo.
Par el contralto, en casp de aprobaci6n el auxiliar reintegra el
importe respectivo yIcumplimenta la planilla de fondo flja en original y
copia indicando la fepha,-concepto,importe yel sectorde dandepro-
viene, asentando en el comprobants del gasto, elnumero de
hojaIfel rengl6nenquetal gastoesregistradoen dieha
AI registrarcit.da gastoabtiene-en una columna al margen el
saldo.existente en elifondo, archivando en forma.provisoriala planilla '
eon sus comprobantes respectivQs, enelcaso de que el salda nosea
inferioral.puntade reposiqion.
. Si aSI ocurrieta,.el auxiliarobtiene la suma total de los gastos
reglstrados,y envfa original de la planilla con los comprobante5 de
'. gastosaJ sectordeContaduriaparasu.aprobacion.
Contadurfaverifica.Ia_coincidencia.entre laplanillayloscompro-
bantesde ga5tQSV, salvo en ej casodeexistirdiferencias, emite la or-
dendepagopardupli,cado, guardandolacapiaen supoderyenviando
61 originalaTesorerfajuntocanloscomprobantesy laplaniliadelfon-
dafijo paraI.a,confecci6ndel.chequeyreposici6ndelfando.,
'. .
, ",.
..;; ';':." ,.
,
UiIidad6
SubsistemadePagos,.
"
El dePagos cancehici6nde
las obligaciones contraidas por la tie-
nen su origen en una cornpraefectuada aun jaseade
bienes 0 servicios, en los sueldos yjornales del impues-
tos, obligacionesfinancieras,etc. '
1.Alcanee
EIsubsisternadePagos,queempalt;naconeldeCompras,vis-
to en.1aUnidad anterior, comprendedes-de el momento erque se
controlalaobligaci6n'pendiente de cancelaci6nh3.$ta el. pago
,se-hace mediante la'entregade los.valores al acreedor, se
recibelaconstanciadel,pagoyseefecrualacontabilizaci6n'corres:,
'pondiente. ,:i' '
'ElsectorCuent-as aPagar(HamadotambienPago aProveedo-
res o.Liquidaciones)esquien reuneladocumentaci6tftelPTIdaa
comprasU otras obligacionesde1aempresa,. yconforma
parasupagoentermino. ," , " ",
---------------------------
....
106 FUNDACION UNIVRSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
sectorTesorerfa, que custodiaymanejalos recursos finan-
ciews de la organizflciOn, es guion el instrurnento de
pagoyefecl:IJalacanceladon.
. la clasificaci6n de las actividades que realiza
Peter Drucker, los pagos son parte de la gesti6n financiera ycomo
tallos ubicadentro de las actividadesqueproduceD resultados.
IVlodalidades
"Pago ensededelacreedor
Elpaga seefecruadirectamente en el domicilio del acreedory
en el mismo momenta se obtiene,elrecibo correspondiente. Enes-
tos casas es convenienteque laempresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsitoparala cobeiturade'pcisibles riesgo3 pOl'el tras-
.ladpde fondos porpartede
.. Pago auncobrador
En este caso Ole avlsaalacreedorcUfu'1do estae1 cheque dispo-
yse10 retieneenTesorerfa.
EI acreedor se ocupa del cobra directamente en,e1 domicilio
del deudor, recibelos valor-es(dinero,cheques,pagares)yIe extien- '
de un recibo provisorio 0 unodefinitivo de acuerdocon lamodali-
daddeStl empresa. .. . ,
"Pago'a'reparlidores .'
Es una variante de la modalidad anterior. Cuando se redben
los productos, es el mismo repartidqr.e1 que efecrua la cobranzay
confecciona e1 recibo. Esta modalidad es comunen las empresas
qilesededicanalaventa deproduttosalimentidos.
1!1 Pagoporcorrespoluiencia
.E1 deudoI" eBvla'por correo un cheque para quese aplique a1a
cancelaci6ndesudeudayavueltadecorreaIeenvfan e1 recibocorres-
pondiente.Es unadelasformas.masusuales:depagoaproveedores..
, . dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes paraqueel
Uegue reaImenteesetdestinatario,debiendoatenderlas
ltUj,U,U:..:>,decontrei.intemoqueserefwren 11 Iaemisi6ndecheques.
..f:''agv a traves de unbanco
EJ. deuds.rde;positaen la cuentadel acreedor.el importe adeu-
ylequeaa:ui}a,cQpia de la boletadedep6sitocomoconsta.\1cia
. '..... "
SUBSISTEMA DE PAGOS
107
de haber efectuado el pago. Estamodalidad es utilizada
mente pOL que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis-
masfiscales yprevisiona1es.
EsteserviciopuedesercontratadopOl' cl acreedorpara
zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contrataren un
bancoelservicio de pago aproveedores.,Enestecasoel a.creeclbres
concurre al bancoparacol;lrar,
.Cuando.se.tratade importacibnes tambien participauna enti-
dadbancariapuesto que el proveedor, norrnaluiente, exigeIn aper-
turade un cre.dito documentario irrevocable, asufavor.
.. Pagoenefectivoporfondafijo 0 cajachiea
CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec-
tuars(') enefectivo mediantela utilizaci6nde unfondofijo.El
fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado
.comprobant6s ydineroen ..
"Pagode sueldosJIjornales
Elpagode sneldos yjomalesconstituyeunamodalidadparticular
delpagoquerequierenorrnasdecontrolyprocedimientoespecfficas.
El pago de sue1dos'y jomales puede efectuarse en efectivo,
previaextracci6n de fondos del banco 0 atrave.s delbanco,)lasea
mediimteiaentregadelchequeal personalparaque10 hazaefectivo
enlaentidadbancaria0 mediantela aperturadetma
acadaempleadodondeseIe depositae1 importedelsueldo.
el dinero de 1a cuentamedianteboleLas habilitadas parel a
o,mediantetaJjetasparaoperarencajerosautomaticos.
.Elpagode sueldos y jomales,ademas de las modalidadcs ex-
puestasmas arriba, puedesercomplementadocon1aentregade tic-
kets paracompradecomestibles,cargade combustible,etc.queson
comerciAli\0a<;ios pordistintasempresasque operanen e1 mercr,do.
3.
el
3.1. Normas de control
movimientodejondos
" SeparaciOndejlmdones
El manejo de'los'fondo;; no debe estar a cargo de la misrr
que realiza1a No esconvenientequeel
to! FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA Ur=RNANDAAIAS
realice la registraci6n contablede donde surge'el saldoporelcual
es responsable, aunque es posible que para S11 controly paracon-
feccionarlas.rendicionesque elevaalareacontable tengaque
tuara:1gunas anotaciones. , " . .,' , ' ,
En eI.caso particular de los Pagos,la'Jiquidaciony autorizacion
debeser porunapersonaresponsab1eajenaaTesoreria.
Conceniracionde 1aresponslibiiidad .
. Unasolapersonaserala de la ,?lIstoqia ydelrna-
nejode fondos (tanto delos valorescoino de las chequeras y talo-
narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei ..EI
clarificarlasrespOhsabiJidades imptilsaal, e.mpl.eadoarealiiarlata- .
reacon mayorcelo, pero sedebe cO'mpiementarcon otrasmedidas
que ayuden al responsable amanejaryconti-oIar los bienesc'onfia-
dos asucustodia;
.. Separacion totalde losfondos .
Paraun control eficaz de los fondos,es recomendal:Jleque los
provenientes de cobranzasesten separados de.los destinados apa-
gos;POl' 10 tanto, los valores que tieneh odgenenlas cobranzasse
depositaran en sutotalidaden lacuentacorrientebancariayl.os pa-
gosseefectuariin'mediantechequese,mitidos,contraesacuentaban-
caria.Paralospagosmenoresquesetealizaran enefectivosepuede
crearunfondofijo 0 c:yachica. . , ' . ' .
(I) Rotacwndelpersonal.
Es convenientequeel persona]quemanejafondosroteperi6-
dicarnente"de maneraquese.puedandetectarposibleserroresenel
sistema. Aderrias, es aconsejabJe que este personal tome sus vaea-
cionesanualesy queottapersonade,laorganizacionestecapacitada
pararealizarsureempiazo,como,as!tanibien encasosde eriferme-
dad0 egresodelpersonal.Losreemplazosserealizaran-cpreferen-
temente- con personal ajeno al sectory que no tenganamistad.0
subordinaci6n directaconel . , , 'i .' '
. ." . .: '.' '", . .
.. Contabilizaciondelasoperaciones
Las'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento'defortdos se
registrarancontablementedemaneraquepermitanelcontrol delas
mismas ylaconsistenciacon lainformaci6n<ie otros sectores, por
ejemplo,totaldedebitos0 creditosencuentasde terceros'.Laregis-
traci6nestararespaldadaporladocumentaci6ncorrespondiente. .
"'-::: ".'." ;."",
. SUBSfST5MA DE PAGOS
t09
Aqlleossorpresivos ,
Se para verificar5i losvaloresenexistenciacoinCiden
con los quesurgen delaregistracioncontable. El'arqueodebeser
sorpresivl)y realizadoporpersonaajenaaTesorerfa.
.. Canciliaci6nbancaria
Esun elemento de control muyefectiv(), tanto'parala organi-
zaci6n como para el'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas '.
tienenqne ser,depositadas en su,totalidady que los pagos deben
. conchequescontralamismacuenta. '.
. caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa
practiquepersonalajenoalsector.
,3.2.Normasde controlinternoespecificas
del,subsistema'dePagos ' .
if) . USQdelcheque
- Todos lospagos deben efe'ctuarse mediante la emisi6n de
cheque,pUdiendo serunaexc.epcion el pagodegastosmenores.,
Estamedidaper'mite, porun lado, disminuirelriesgo queim-
plicalatenenciadedineroenefectivoe'n laorganizaci6ny, porotro
lado, ejercerun mejorcontrol sobrelospagos debido a que se
dnin conciliarcon elresumenbancariotodas'las opetaciones
. renteshImovimientOde fondos. " .' . " " .'. .
- Formadeemisi6ndel cheque,Debentomarseencuenta
distintasmodalidadesquepermitelalegislaci6rivigente ;sibiento-
'
I. Ley sandonadael 8defebrerode 1995.Estaleydislinguedosclasesdeche-
ques: los chequescomunesy los,chequesdepagodiferidti.' ", .
I) Loschequescomunespuedellseremitidoi;: , "
.II) afavor unaperson"0 razonsocialdetenninada; .
b) afavordeuna persona0 razonsocialdeterminadaconlaclausulil alaoroen",
c) al partador. '. ,
Laemisi6ndel chequeal,portadorconvierteentitulardelmisrno a,quien 10 posee, pudlcn-
do depositario, transferirlo() hacerlci e.feclivo por'Jasimpleentreg'a. porIo'cualliO cheque
emWdo de estamanemnosiemprepuede.llegaral acreedorpudiendo t1sufructuadopor
quienseap.odenideeL ' " _
EneJ casodel chequeemitido'''afilVor de.unapersona0 razon sochildetenninada",sube-
neficiarioesaquelacuyaordenseemili60 quien10 recibi6porendoso; ,
Cabeaclararquelapcisibilidaddetnlnsfeiirmedianteelendosolos'chequesemitidosafavorde
unaperson<,0 raz6nsocialesunaniodalidadintroducidanuevamenleparlaley24.452. '
EI eodosp.'puedeno designar el be'neiiciario, 10' que sedenomlna,endoso en blanco. De
estaforma. elportadorpuedelIenarelblancoconsu nombre0 cOn eldi:otrapersonaOTll.-
z6n social, endosarnuevamenieel chequeenbiancO 0 aottapersOna0 raz6n social0 eo-
tregarel chequeaUll tercerosin lIena.e1 blanco,lliendosar:' , '. .
:'. ",.,... -
111

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA HHERNANDARIAS
110
.
das son validas, difieren en cuanto al grade de seguridad y a la
oportunidaddeStl uso.
_ Loschequesdeben serfirmados, por10menos,pordos
ponsab1esde Ia organizacion.
Con estanormase persiguendos finalidades. En primer
queexistauncontrol redprocoentrelosfirmantes ydeestamanera"
detectarerrores antes de- queelpagosehagaefectivo. Estoimplica
que los dos responsables'que finnan elcheque efect6en unarevi-
si6n de ladocumentaci6nrespaldatoriayIainicialicen,puesto que
de10 contrarioestanormano tendrfasentido.
Como puedeobservarse, estaforma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che-
queal portador, con lasconsecuenciasseiialadasmas arriba,_
Unaformade limitarelriesgode las dosformas deemisiondelchequevistasescruzando-
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dichocruzarniento puede.ser
geneml0 especial. .-
ElrruzarnientogenemlsoloIimitaalp'oseedordel chequeadepositarloenunacuentaban-
carianopudiendocobrarlo en venramlla.EIcruzamientoespecialimplicaqueentrelas ba-
rms paralelasse coloque unaleyendaque indiquequeel chequeesparadepositar, uniea-
i : mente, enlaeuentaacuyaordenfueemitido. .
Laformamenosriesgosadeemisi6ndelchequeescuandosetohactuafavordeunapersona0
raz6n socialdeterminadacan lach'iusulano aInorden".Deestamanerael chequesolo
!
sercobrado pOl:la.persona0 razon-social acuyaorden fue emitido, no pudiendo transferirse }
t
parendoso.Eli mas,paramayorgarantia,tambienpuedecruzarseenfonnaespecial. .
ellibrador deun chC9ue el pagains-
cnblendoal dorso lamdicaclon concretaypreClsadesu ImputllClon.Deestaformapuede
I'
evitarse elreclarnoposteriordelacreedor.
r' 2)Los cheques de pago diferido son un instrumento de creditoyconstituyen:'unaorden
depago libmdaadfas vistaacontardesdeSII presentation paraelregistroen unaentidild
autorizada, contra lamismauotroenla cual el libradorala fecha de su vencimiento debe
tenerfondos suficientesdepositados asu orden en cuentacorriente0 alltorizaci6npara'gi-
rarendescubierto(ientrodelos limicesderegistroqueauroriceel girado."
Elloimplicaqueelejientede unaentidadbancaria(bancogimdo)debesolicitar:
- Inaperturedeunacuentaparaoperarbajoestamodalidad.
- iaprovisi6ndelos chequeshabiIitados atal efecto. 0
Estas cuentas tienen un limite deregistro (montos aoperar)-coriosin aval de! banco.Cdri'
. estoschequespuedenefectllarsepagosaun plll1.o comprendidoentrelos30y360
El ilcreedorquerecibeesteripodechequepuede: .:-, ,'-
- presentarl?parasu registro anteel bancogirado,quienJI?,retendmy,entregaraun
ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolverneI chequede
diferidocon laconstanciadelregistro, su fechadevencimiento ylafirmadelfllncionano
autorizado0 devolvenieIchequede pagodiferido rtchazadocon.laconstancia
dlente. . - ,
- depositarlopara su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII
cliente. con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el de
pugodllferldo regtstradoconla: consmnclat:orrespondlenre 0 el chequedepagodliendo're-
chazadoco.n laconstanda "-.
- tronsferlrloporendpsoconInsolahrmudel endosante,antesydespuesdel registro.U.
fecha de In present.ru.;in pamel registro del chequ,e fija In iniciacion del plazade
nmmto porelpagador(30 a36() dIns).
-'11 \ ,,,.
SUBSISTEMA DE PAGOS
En segundo lugar, se evita que unasolapersonapuedadispo-
nerdelusoindiscriminadode los fondos,conelconsecuenteriesgo
quee\Io implica.
Los chequesqueseanulen deben quedaradheridos ala
bretade cheques0,en 3U defecto,destruirseel angul0inferiordere-
chodondeel chequesefirma0 en lapartedondefigurasu numera-
cion.
c> Pago amparado CDn fa totalwad de los comproiJantes y
anulaciotl de los mismos .. .
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res-
ponsabletendraaIa vistaIadocumentaci6nrespaldatoriaqueIe da
origen (factura, remito conformado,orden de compra, yse Ie
colocarael sellode "Pagado"y elnumerodel chequeconelquese
efectuoel pagoconel objetodequenovuelvaaserpresentadapara
justificar0 respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque deberan
contro1arquesecumplaconestosaspectos.
//; Existenda de fondo ftjo ocaja chica
Lacajachica0 fondo fijo tenddunmonto estipulado previa-
mentepararealizarlospagosmenoresenefectivo,,estaraacargode
unapersonaresponsableysureposicionseefectuaraperi6dicamen-
te mediante Ia emisi6n de un cheque previa presentaci6n de 105
comprobantesquerespaldenlospagosefectuados.
'" Pagos df! suelilos y jornales
Cuando setrate.del pago de los sueldos de laempresaes im-
portanteque existaunaseparaciondetareas entrequiencontrola la
asistencia,quienpreparaJaliquidaciondelos haberesy quienefec-
ma . .
Enestecaso,es deespecialinteres]aseguridaddel movimien-
to de fondos para el'pago (seguros de dinero en transito, traslado
porempresasespecializadas,etc.).
Elpagoal eropleadoserealizapreviaidentificaci6nycontra
entregadelrecibofirrnado.
4.Informacion _ ____
registros archivos utilizados en el subsistema de
(cuentas apagar, de bancos,6rdenesde.cpago, etc.)contienen
.los datosreferidos a laoperaci6ndepagosyconstituyen la base
113
112 FUNDACION UNiVERSIDAD ADISTANaJA MHERNANDARIAS,
lainformaci6nque sepreparaparauso A timlo ejem-
D()de:nosmen(;ionar
cuentas apagarclasificadas en vencidas y a
veneer.
-.Detal1ede diezprincipalesacreedores.
-' '., Broyecci6nqe pagosdelapr6ximasemana.
.-Saldosdisponib1esengrulCQS.
-'Montodechequeserfiitidosyuoentregados.
-'.Montopagadovs.presupuestado.
-' Totalesde pagadosporpagofueradetermino.
-',Totalesdedescuentosobtenidos.
- Saldodescubiertoenbanconoutilizado. .
-' IndicedeIiqUidez(Disponibilidadesvs.deudaacortoplazo).
:5.Descripci6ndelsubsistema
5.1. Diagrama debloque
' I
, En el diagrama debloque detallado delasiguientepaginase
. d(;')scribe, un subsistema de PagoaProveedores..eadauno de los
modulosseradesarrollado acontinuaci6n;.
I
DescripciOn de los m6dul(}s.
M6dulo 1:Recepci6n dela Jactura delproveedor
lugarcmindo'el sectordeCuentas aPagarreCibe lafac-
tufadelproveedorYiprocedeasuverificaci6nmediante1acompara-
ciondelamismaconelremito,elinfonnederecepcion, ordende
compra,documentaei6nesta disponibleenarchivo.
Elcontroldebecontemplarlossiguientes'aspectos:
..-.que,lasmereaderfas 0 serviciosfactilrados respondan alos
requeridosporlaempresa. . . . . .. "
-'que el remito se encuentreconformado porRecepcion en
cuantoalacantidaddeIpercaderiaSrecibidas,yparControldeCa-
1idadencuantoalascaracterfsticasdedichamercaderia.Enelcaso
de tratarsedelaprestaci6ndeservicios, tambien debe,existirunre-
miteuotrofonnularioquedeconforrnidadalamisma.. .
,___,__ DE PAGOS
lUS ',:)fecios
conloscotizados pre-
v'amente (';1 proveedoL
- queinfactura !);:;
comprometidosporel IIH
- quelas condiciones pago.respondan alas preyi amente
pactadas.
- que,los totales.. ylos impuestospertinentesestellbiencalcu-
lados." i !
2. Liquidati6n
del,Pngo.
3.EmlsiOnde!
Cheque:.
4.Pngo -Of'
-Cheque
- Comprobnntes
relenciones'
5.RegistnlciOn i 1- Recibos.
- OrdendePago.
,. Encasodequede] controlefectuadosmjandiferencias,Cuen- .
tas aPagrui Q.ebe decidirel tnimite a seguirpudiendo requerir, por
,- FactW'llY
Legnjo
conlrolados.
'"OrdendePago;
-Documentnti6n
derespalrlo.
-Comprobnntes
retenciones
impositivas.: .
- Cuentnsa
Pngar.
- Ordenesde .
CO!llprn, Remito
eInfonnede .
Recepci6n.
(Legajode
Corrientes CuentaS :'
\- CuentaS
Provecdores.
-Cuentas
Bancarias.
ControldeIn
Factum.Remito,
Inforrnede
Recepci6n.YIII
Onlende '
Compra.
..:. Registrnci61l
..- Actualiznci6n
COrrientes.
" - Actuoliznci6n
Cuenllis;
-Factumy
LegnjcJ, .
- NotaScredito 0
debito,
- Subdiarios

115
",".
114 FUNOACION UNIVERSJOAD A DISTANCIA uHERNANOARIAS
ejemplo,la emisi6n de notas de credito y/o debito, segun
panda.
Unavezefectuado el control, se registra la factum (y]a nota
de eredito 0 d6lJitocorrepondierite) en la cuenta del proveedor, as!
como el eredito por IVA, caneelando Ia registracion provisoria efec-
mada a1 irigresar la mercaderia:
Cuentas a Pagar
Credito fiscal IVA
a Proveedor XX
M6dldo 2.; Liquidaci6n del pago
. Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad
del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir
1a orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones im-
positivas pertinentes.
Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se
comunica a1 departamento Tesorerfa que prepare el pago.correspon-
diente deJa/s facturafs del proveedor (ver figura 6.1).Elnumero de
copias en que se emite puede variar de acuerdo con las caracterfsti-
cas de cada organizacion pero, basicamente, debe contemplar el nu-
mero de copias que se a continuacion con el objeto de satis-
facer con los siguientes destin os:
9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto
con la documentaci6n respaldatoria previo paso por Tesorerfa.
@ Duplicado: para Tesoreria. Se remite junto al origina11a do-
cumentaci6n respaldatoria (factura, remito confonnado, orden
compra, informe de recepcion, etc.).
" TripIicado: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado
transitoriamente a la espera de que el pago se concrete.
En este modulo es importante tener en cuenta que no obstante
el vencimiento que contengan las facturas, pueden estableeerse dis-
tintas prioridades de pagos, teniendo en euenta aspectos de indole
financiero. Por 10 tanto, Ia orden de pago debe pasar a autorizacion
del nivel correspondiente.
CI

o
CD

Q..
Id
.Q
..
o
15
w
..

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'"
'0
"
u
5

lii! '"
SUBSISTEMA DE PAGOS
in

.,
IL
.g
';:; '"
III
'"
"
III
'"
Figura 6.1
116 FUNoACION UNIVERSIDAD ADISTANcrA
Modulo 3:Emisi6n del cheque
TienelugarcuandoeLdepartamentoTesoreria,enfund6ndela
ordendepagoautorizildayladocumentaci6nrespaldatoria,J?rocede
aernitirelchequecorrespondiente. EI chequedebeseremil:1do res-
petandola,snoimasvigentes. .
___Tesorerfadebeindicarenlaordendepago,enel espacioreser-
vado a ex mirnerodecheque,elnornbre delbanco:lafe';
cha chequeyellmporteporel cualseemIte.
- Tesorenacolocru;alaprirnerafinnaalchequey luego10
gars.juntoconJoda1a docurnentaci6n(previaanulaci6n de la rnis-
rna con'e1.'sello de "Pagado") y los comprobantes de retencion de
.impuestos, al funcionario responsable que controlara y fumaniel
chequeensegundainstancia.
Cumplido ell0, toda la documentaci6n junto cOIn el cheque
vuelveaTesoreria. .
Modulo 4:Pago
TieneIugarcuandoeldepartamentoTesoredaentrega0 remite
los valoresalproveedory, decorresponder,loscomprobantesdere-
tencion de impuestos.;Contraello, el proveedoremiteyentregael
recibodepagopertinente. . .
Tesorerfaprocedea archivarel dupUcado de laorden depago
y entregael opginaljuntocon ladocumeI;1tacion respaldatoriay el
reciboaContaduria.
Modulo 5:Registracion
Sobre.1abase delaorden de pago, Contadurfadebitaelpago
de lacuentadelproveedor'yacreditalacuentade bancoy retenci6n
deimpuestossicorresponde,seglineI siguienteesquemacontable:
ProveedorXX
a!B ;o. YY--eta.Cte.
RetencionesImpnestos
sobre el pai,o de, sueldos yjomales:
Cuandeenel punto2secomentaronlasdistintasmedalidades
depago;semencionaronparael pagedesueldosciertas tareaspre-
, vias alaliquidaciondelpagoprepiarnentedicha: elcontroldeasis- .
17
tenciay lit liquidacion
brevementeacontinuaci6n:
haberes. modulos, sedescriben
.. Control de asistenda
departamento de Personal es quien realizaesta Para
ellaesnecesario que eadasector remita diaria,:quincenallo men-
sualmente,lainformacionreferidaaausencias,pennisosespeciales,
'horas extras autorizadas,.etc. Asimismo,debe..existir algurt medio
de control que permitaconfrontardiC:hainformacion tal como las
tatjetasreloj 0 planillasdondeelpersonalfichasuhorariodeingre-
5.0 y egresoaIaorganizaci6n.
III LiquidaciOn de haberes
.Efectuw;l.oelcontrolanterior,lastarjetas0 plattillasdefiImasere-
mitena1 sectorLiquidacionesparaque"sobrelabasede lainfonnacion
contenidaenesoselementosyenlosregistros.ynovedadesque,dispbne
elsectorreferidos a1 sueldode cadaempleado,asigmicionesfamiliares,
descuentos,etc.,seefecttielaliquidaci6ncorrespondiente.
. I Parallevaracabo estatarea, nbrmalmentesecuenta.consoft-
waredeaplicaci6nquerealizaJoscalculospertinenteseiniprimela
liquidacion. . . .
Comeproductodelasoperacionesdesarrolladasenestem6du-
.10,seobtiene: .
'.- planilladeliquldaciones.
-recibos.
- sobres.deloshaberes.
-librodesueldosy jomales.
,-planilladecargassociales. .'...... .
- estad,isticasreferidasaausentismo,horns etc,
.' Las de liquidacion y de cargas sociales'que!rt:sultan
delprocesoanterior,previecontrolyautorizaciondeljefecle perso-
nal,pasanal sectorCuentasaPagar,paraqueconfeccionellaorden
depago. A de aUf,losmodulosliquidaciondepago,
delcheque,pagoyregistracionsonbasicamentesimilaresalosdes-
criptosparapagoaproveedores. . .
I 5.3.Ejemplo de un circuito de pagos
A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de uniprocedi-
mientodepagop. proveedoresporcorrespondenciayelgclficores-
pectivo. .
11 B FUNDACION UNIVERSIDAD A DIST>JrNCIA -HERNANOARIAS
Narrativo:
1)Contaduri'arecibelasiguientedocumentaci6n:
- del departamento de Compras, el dupJicado de laorden de
compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonnede recepciony el reM
mito,confonnado(original).
2)El ProveedorenvfalafacturaaContadurfa.
3) Contadurfa realizael control de la factura (original), 01 re-
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra(duplicado).
4) Confeccionalaordendepagoportriplicado.Remite11 Tesore-
rialosdosprimerosejemplaresdelaordenyarchivaJaultimacopia.
Enviaa.GetenciaAdministrativael restadeladocumentacion
(legajQ: duplicado de laordende compray originales del infonne
derecepei6n;delremitoyde,1;.factum). ,
, 5) TesorerfapreparaeI chequede pago at proveedor, coJocan-
dole laprimerafirma y10 envfa itGerencia Administrativajunto
.conelduplicadodelaordendepago.
ArchivaeloriginaldeInordende pago.
6) GerenciaAdministrativacontrolaladocumentaCi6n (legajo)
conelchequeyeiduplicadedelaordendepage.
InutiIizaladocumentati6nconun seUode"Pagado"paraevi-
tarunanuevapresentacion.
7)Coloca)asegunda firma al chequey10pasaaSecretarfade
Gerencia. .
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago)aContaduria. . .
8)SecretarfadeGerenciaenviaelchequealProveedor.
9)ElProveedoremiteelreciboyenviaaContadurlaeloriginaL
. 10) Contaduriacontrolaladocumentaci6n (legajoydupUcado
ytriplicadodelaordende pago)conelreciboylaarchivadefiniti-
vamenre.Registracontablementeelpago.
Diagrama de Interdependencia Sectorial:
(Verfigura6.2)
ISUBSISTEMA DE PAGOS 119
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Fip.ra6.1
120 FUNDACION,tJNlVERSIDAD
1;;/1, ...;.;.:;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS.. 121
. I
6. Para suautoevaluaci6n
9. Copfeccioneeldiagramade.bloquecorrespondifinte,w .
. .
sistemadelliquidaeiony pagodesueldos,yjornales,identificandola
1. Endeapftulose han desarrolladouna seriede modalidades.
informaciondeentrada.elprocesamientodedichainfOrIilacion,los
que puede adoptare1 subsistema;de Investigueaeerca dela .archivos y lainformaciondesalida.
existenciade algumi. modalidad nodesarrolladaenestaUnidad y
10. Ejercicio practico: sobre1a base delnarrativo
descrfbalabrevemente; . " ' .
diente al subsistemadepagosdadoCOmo ejemploen ellpunto 5.3,
2. DeJassiguientesnonnas decontrolinterno,l,cmilessones- ,
Ie solicitamosqueconfeccioneelcUfSograinacprrespondiente.
dePagos?: '.
1.1
-' Utilizaci6ndeCajaChica
- Emision decheque"noalaorden" ....
-.Inventariosffsicos.
- DepositoIntegrodl? lascobranzas.'
- Aprobacionde lacampraporelniveIadecuado.
- Separaci6n defunciones entre quien,autorizael pago Yel
quecustodialosfondos. ..
- Constituci6ndeseguropordineroentransito.
-'Separacion de funciones entrequienliquida10s,haberes,Y
quienefecruaelpagodesUieldos.
3. Haciendausode la informatica,l.semodificarf:an losm6du-
los descriptosqueconfonrianel subsistemadepagos?Silares:pues-
taes afirmativa,indiql;ledequemanerasepodrfanreplanteardlChos
rn6dulos. . .' I . . . , .'.... '
, , 4. l,PorqueesnecesarioqueCuentasaPagarredbauna.copia
delaordendecompra,del!remitoydelinformederecepci6n? '
5. l,CuaIes son losformulariosquetienen origen en elsubsis-
temadepagos?Indiquelaiinformacionquegeneran.
6. Investigue en empresas 0 instituciones desuconocimiento
acercadelosdepartamentos0 sectores,que.intervienenenelsubsis-
temade pagos.,Comparel;a informacionobtenidacon10vistoene1
punto5deestaUnidady saquesusconclusionesalrespecto.
, 7. En las empresas qonsultadas pararesponderelpunto ante-
rior,observecuantas seemitendelaOrdendePago,conque
finalidad se emitecadaUJ;1a, ,en que sectorse,archiva cadacopiaY
que ordenamientotienecadaarchlvo. '' , '
&. Siustedfueragerilllte de finanzas de unaempresal,que in-
formacion referenteal subsistemadepagos Ie solicitarfaa1analista
desistemas?iDequemaneradeberfapresentarsela?Fundamentesu
pedido;,
,:
p-
.. ..9,,11. ... LS_MiM\'* ' "'I&&J1!
Unidad7
SubsistemadeProduccion
El subsistemade Producd6n se encargadel desarrollo e
implementaci6nde metodos yplanespara1afabricaci6n de produc-
tos,ydel can juntodetnlbajos necesariosparaconcretarlaelabora-
ciondeun biennuevoaJ?artirdelos _
1.Alcance
El subsistema.de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hastalaobtenciondelproductoterminadoy suentrepaAlrnacenes
ysucontabilizacion. - _ _
Analizar el subsistema de produccion implica hablar deun
conjuntode actividadest:iiversas.Asf,paraHenryMintiberglasde
fabricacion sonfunciones delcoraz6noperativoyaquetransfonnan
_ los insumCis en productos. mientrasque e1.rnantenimiento y el in-
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a lafuncion de
- produccion. Segun este auto(lbscapatacesdeplantaconfonnanla
--lineamedia,rnientrasquelos analistasdemetodos detrabajo(inge-
nieros industriales) y los analistas de planearnientoycontrol (pro-
gramadoresdelaproduccion)integranlatecnoestructura.
I
125
"':::::'..,
124 .FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" .
Peter porsuparte;ClaSificalamanufacturacomotipi-
caentrelasactividadesproductorasderesultados,y TomPeters se-: .
nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de'
rnarketingdelaempresa. .
2.Modalidades
'. . ,..1
Producci6n continua " '. ."
El producto tenninado.eselresultitdodeunasueesi6nde ope ,
raciones sobreunmaterialoriginal.yhpmogeneo.Elproduetofinal,'
noestaeonstituido.poriun conjurito de partes,sino quees la resul-
tante de materi8:1 0 unconjuntodeprodu
7
tos provenien-.
tes de una,umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso
tiende aser muyautomatizado, aproducirproductos estandariza-
dos,yelpersonalquetrabajaenelespoc'ocalificado. .' ,
La distribuci6n de, los,sectores, yequipos se realizaen forma
seeueneial en funci6n del proceso y el manejo de los
materialesestaintegradodentrodelalineadeprodueci6n.
La industria continua; en general, produce para. inventario
grandesvolumenesdearticulos altamenteestandarizados.
Dentrodeestaclasificaci6nseencuentran,entreotros,los mo-
,linosharineros,lasrefinerfas depetr6leo, lasfabricasdepapel y.la
industriacervecera. I '. .
, . 'i
producciOn por mpntaje
. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti-
tuidoporunai:antidaddepartes.queseensamblanparalograrelar-
tIculo.Es laindustriadel"armado";Cadaunadelaspartesquefor-
man eLpioductotieneun proceso productivoparticular'que puede
afectara.distintosdepa'rtarQentos (estampado,tefiido,fresado, etce-
.' f .', ,
tera.
)
' '. ' ,'. "
El en lasdistintasetapasqueconvergen
en1a '. . . ". ,.;' ,
" 'Dentrodeestetip!? seencuentranlaindustriadeeleetrodomes-
autom6viles,motores,etcetera.
. 0 por 6rdenes
En estaclasifieaci6nseincluyenaguellasindustriasenlasque
laproducci6nsellevaacab:ocuandoexisteUDpedidoespedficodel
.cliente.EstetipodeprQducci6nes,por10 general"llevadaacaboen
SUBSISTEMA DE PRODuce/ON
talleres ysecaracterizaporactividades de cortaduraci6n; bajo vo-
lumenyproductoamedida.Elequ1pc; ylamanodeobmseorgani-
zanen centros de trabajoportipossimilaresdehabilidacies.Seuti-
"lizan equipos disefiados parafines generales y lamano obmes
altamentecalificada.
Sonejemplos,lafabricaciondeherrarnientasy matrices,1aim-
"prenta,serviciosde salud,catering,,etcetera.
Producci6n por proyectos
Unproyectoconsisteen.unconjuntode actividadesque,enge-
nenil, tiene una identidadpropia,setratade obras'de considerable
. magnitud;confeccionaunaredcomplejadetareas vinculadasentre
sfatravesde multiples interrelacionesdeprecedenciayBU duraci6n
sueleprolongarseen el tiempo. Un problemasignificativoenlaad-
ministraci6n de proyectos se refiere ala planificaci6n,seeuenciay
controldelas tareasnecesariasparalaconclusi6n delproyecto.
Son ejemplos de este tipode producci6nlas obras.de arte, un
concierto,unedificioyunapelfcula.
3.Normasespecmcasde controliuterno
Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks
apropiados .', .. ..
Es reeomendablequeel controldelasexistenciasdebienes de
cambio se realice mediante el registro pennanente de mismas.
Estopermiteteneractualizadoelvaloryvolumendelas,existencias
pennanentemente.
Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos
Esimportantequeseefectlienrecuentosperi6dicosdelas,exis-
tencias con lafinalidad de ajustar0 conciliar, aun momentodado,
los registros contables yficheros extracontables con los resultados
obtenidos.enesas tomasde inventario.
Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente
ql,le losmismosseansorpresivosy reaHzadosporpersonas ajenasa
,quienes registni.n los movimientos pertinentes alosstocks o'deten-
tanlacustodiafisicade'losmismos. '
EIinventario contribuye acontrol<ri\y ajustar el resultado de
losmovimientosfisicosenunperfodode evaluarila eficien-
ciaoperativaen el manejo de las existencias ysus registraciones,
\,
.\
"

\
..,
126
127
"""
FUNDAC/ON UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HRNANDARIAS"
existenciaf(sica y controlarIa imputaci6nYvaluaci6n
constatar
contable....
Esimportantetambienconsiderarelcastodelatareadeinven-
tarios, asfcomoaquellos que se originan porpermanecerinmovil
operativamenteduranteelinventario.
Respectodel alcance,esdecirlos.rubrosquesedebeninventa-
si la prganizaci6n lleya inventariopermanentees posible que
i
sean parci"ales, esto es comprendan detenninados
items.:;' .
SinO'sellevaraninventririospennanentessedeberaefectuarun
inventarioffsicototalafinde ano. '
Ajustes de inventario .
Losajustespordiferencias deinventario debenin estarvalida-
mentejustificados,analizados y autorizadosporunfuncionariores-
ponsablequeseaajenoalacustodiade.bienes.
Custodia de 'existencias
. La: responsabiliadparel controly custodiadelosbienesen
existenciadeberecaersobreun-a solapersonaaquienseIe deberan
asegurartoclaslasfacilidadesdecontroLEllocaldeslinadoaldep6-
sitodebepermitirunaprotecci6nfisicaadecuadadelosbienes.
Asiinismo, es importante quecondiciones denocal.como.hu-
medad, y ventilaci6n garanticen que no se produzcan
deteriorosenlosprodiIctos. .
.,Documentacion de todD movimiento de existencias
Todomovimientodelos bienes enAlrnacenesdebe estar am:"
paradopoi un comprQbante. . ." .
. En ercasode.1as entradas, AlmacenesrecibedeRecepci6n e1
duplicadodel informe de recepcion (ver modulo 5 del subsistema
._ de,Compras) si se-tratade.materia') prima') 0 materialesoe1 dupli-
cado'delpartedeprodiIcd6nparaelcasodeproductosehtborados:
Las salidas; en cambio, debenin estaramparadasporun vale
desalidadealmacenes 0 partedepedidode,materiales"elquedebe-
fa'estarfinnado porun responsable con atribucionespata realizar
pedidos. ..
SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON
I'S Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo
Se recomiendalafijaci6n de stocks nUnimos 0 puntaoptima
de reposici6n, asf como la determinaci6n del lote optimo que se
debeproducir(vercomentariopunto3,Unidad5).
e Contratacwn. deseguros ejicientes
Es aconsejableunaadecuada cobertura de posibles siniestros
mediantela contrataci6n desegurosparalos bienes de cambio (en
.procesoyterminados)",.
4.Informacionlgerencial
Losdatosreferidosa las operacionesdeproduccionque seen-
cuentran disponiblesen registros y archivos constituyen labase de
1a informaci6nquesepreparaparauso delagerencia.Comoejem-
plodelamisma,podefi1oSmencionar:
- Producd6nenunidadesportipodeproducto.
- Informedecalidatl(% deproductosrechazados).
- Horastrabajadasporcentrosdecostos.
- Harasdemanteniimientorealesvs.programadas.
- Costosrealesvs.tostosesmndares.
.Valuaci6nacostdtotalhist6ricodeIaproducci6ndelperio-
do.
- Rotaci6ndeinvedtarios.
- ConsumosrealesdeinsumosVB. consumospresupuestados.
5.Descripciondelsubsistema
. 5.1.Dillgramadeibloque
En e1 siguiente diab-ama de bloquedetal1ado se describe un
subsistemadeproducci6ntfpico.Cadatinedesusmodulosserade-
san-oHadoenelsiguientepunto.
129
128 FUNDACIONUNIVERSIDADADISTAN(;.IA"HERNANDARIAS" '
2.Fabricaci6n.
3.Seguimiento. '
-Ordende
produccion.
. .,,----
_Panedlmiode
producci6n. Producci6n.
4.COIitrol d.,caii-I- PMediooode, 1-Espetificac'
dad.' producci6.n. lecnicllS del
5.Entregaclepro-l- PMC
ductos rermian
dos. .
- Emilllpedidti
dellIlIIeriolesy
Partedlutiode
..;.Controlde
avancedeIn
proollCci6n
respectode10
-Controlde
clilidlld.
5.2. Descnpci6n de m6dulos
J
, 'i" ' '
M6dulo 1:Planeamiento yprogramacion de ',la "
produccion
Laactividadde: serealizaconel objetivo de op-
timizarlamezclaproducto-mercado.Laprogramaci6n,encambia,
se centraenlaasignaci6qde'recursos,yJasincroniZaci6n(secuencia
ycronologia)delaspperaciones.Generalmente,elprogramaabarea
de uno atresmesesyse,sueledetallarporsemana.Enestaactividad
setieneencuentalainformacionprovenientedel plmi de producci6n,
lasespecificacionesdeproductos,.detiexnposymovimientos.
Elplan deprod1,lcci6n debecontemplar: '' '
_ obtenerseeneseperi'odo,sinutilizar
mas,queia.cantidad'dlspomblederecursos. .
, _ ,Lalistadeprod,:!ctos quesehan' defabricarparaobtenerla
.maximacontribuci6n. :
_ Lacantidadde cadauno de losproductos quesehandefa-
bricarduranteeseperiodo.
"...,'
SUBS/STEMADEPRODUCC/ON
I Ordende '.........--...-
Fechadeil1!cio: FechGl. terminaci6n:
Detailsdel,Trabajo: ____,
Proceso Articulo Cantldad ,Precio Imports
" I}Subtotal
ManodeObra:
Proceso dehoras ' Precio
'" II).SubtOtal
Gastos:
01) ,Subco't,;
I)+II}+111) ,

--,--

-"""--
Importe
i,
-,-'--
-
-

-
I
i
130 FUNDAGJONUNIVERSJDAOAOISTANGIA "HERNANDAAIAS'
.... -
IVIlI1Ull., el departamento de
Produccion emite la Orden de pro-
ducci6n (OP) (verfigura7.1).Esteformulario indicaladiscrirnina-
cion de la materia primaque se utilizani segun figura en el
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. Los
sectores productivos deben anotarlas cantidades realmente utiliza-
das ylas horas trabajadas. Esconvenienteel annadode dispositivos
de registro id6neos paralograrque amedidaqueunaorden pasade
un sectof,Uotrosevayan anotandolosconsumos.
Sueleemitirseportriplicadoydistribuirse de lassiguiente.ma-
nera:
Original:para
o Duplicado:paraPlaneamientoyControlde1aProducci6n.
TripJicado: paraCostas.
Modulo2: Fabricaci6n
Depended.del tipodeproducto, del tipodeprocesoydeltipode
industriaqueseconsidere(continua,intermitente0 pormontaje).
Losdistintos sectores productivos, ]uego de analizarlas nece-
sidadesdemateriasprimas, solicitanlosmaterialesnecesarios atra-
del Pedidode Materiales(PM) (verfigura7.2).
Sueleemitirseporcuadruplicado,encuyocasosedistribuye:
., Original:paraCostos.
Duplicado: paraAlmacenes.
Go Triplicado:Contabilidadalmacenes.
Cuadruplicado: parael sectorquerealizaelpedido.
Modulo3:Seguimiento
Comprende el control cuantitativo de la producci6n, es dedr,
elcontroldelavancede lasactividadesproductivas.
Seemiteel Parte de producci6n (verfigura7.3) donde
constan las caracteristicas ylas cantidades de los productos termi-
nados. Puede realizarse parsector, al concluirel proceso producti-
va, aen ambasinstancias.
Este-comprobante suele emitirsepor
buirsede lasiguiehte.manera: .. ... .
'" Original:para
"Duplicado:para
Triplicado:12ara
. '1',
SUBS/STEMA DEPRODUCC/ON iT
PECIDODE
NomblOde REAP'lOVlSIONAMIENTO
!aempro:il&
o Aepetiliva C! Cpmpradenuevoslock
o Norepetitlva o Aeoosiciondeslock
Aequeridoparael ....../....../......
Cantidad I CanUdad
I. COd. d" DEseRJPCION
IIInlteflada /I'Ill"tW./ plld/elsa
I
ScVlcitdo
Aprobadopar
ConJrotado
Aimacones Compru por
Ad....arflrmu
cumelldo
... FU8ple:pungitore(1994:38)
. . figura7.2
-..,
132. FUNDACJON UNlVER$IDAD ADlSTAN{;IA:HERNANDARIAS'
Cuadruplicado: para Fabrica.
Modulo4: Controldecalidad .
el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el.
control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise:-
no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala
funcionjudicial asociada con realizada por el de.,
partamcl1t0,deControLde. Calidad. Dicha funci6n . noinvalida Qtras
. de caracter desempefiadaporIngenierfade Productoyde
caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n. . ... .. .
Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Partede control
de calicta.d,estecomprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana
de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rn
idad
de
Control de Calidild.. . . .
Modulo5: Entregade productosierminadosi:z
Almacenes
Finalizado el proceso de control de. calidad, .la merc.aderia se
remite a Almacenes junto conel duplicado del parte deprociuccion
donde se actualiza e! stock yse 10 archiva enforma definitiva.
Eltriplicado,con el confonne de Almacenes, se remite aCon-
taduria para quevalorice producci6ny 10 regis tie c:ontablemente.
.5.3.EjemplQde'uncircuitodeproducciOn:
Narrativo:
A continuaci6npresentarnos .el relato detallado, de un procedi-
miento de producci6n. El mismo comprende los pasos desde la
emisi61'1 de la orden .de producci6n hasta la valorizati6n de la mis-
rna por Costos. .
1 de la Produccion.emite la orden de
produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi-
nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon ytriplicadQ aCostqs; '
2) Ep F;'ibpca aJlalizan las necesidades de materia prima y
'se confecciona el pedido Ide El origi-
nal dos ,seenvlaq a Almacenes queda en
archivo .ttanSltonoenel secto.r.que efecma 1a reqUlsIcI6n, , .
3) Cuando Alm'acenes rlos tres'ejemplares del pedido de
materiales, controla q1,le los mlsmos esten finnados porel responsa-
ble del sector que efectU<l: 1a solicitud, los articulos y los
envfa con las copias del pedide,. de inateriales. Previamente anota 1a
.".'
:..:: " ",:.: '" ;
SUBSISTEMA DEPROOUCCION 133
1
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... '


.

135
134 FUNDACION UN/VERS/DADA DISTANtMA "HERNANDARIAS"
Almadnde P.i:
FigUra 7.4
Conbililiidaq
J\lrruil:tooas
c..l<I. .' Ca,lIibnld.
I
. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0
go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun-
ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '.
, 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo
coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos
copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado.
5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi-
chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del
pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes.
6) Contabilidad valoriza de niateriales,
archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas. , '" '.
7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde
Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa-
brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite
la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. '
. 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se
devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva.
9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden
de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a
Costas. I
10) Costos cierra la orden de producdon y valoriza las capias
del parte. Archiva el original del parte de produccion con la orden y
envia el triplicado a Contabilidad. ' , ". ; .
Cursograma:
(ver figura 7 A)
6. Para su autoevaluaci6n ,
. 1. Mencione tres tip(jlsde diferentes a los ejernplos
dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro-
duccion.'. " . .' , .
2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por
I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con
un procesq. continuo? ,
. 3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela
,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes:

137
136 FUNDACfON UNfVERSfOAD A D/STANCf....
"EI.Sr. ponald as e\ jefe de Almacenes deD.isney SA.; hace 25
ai'\os que oeupe. y la experiencia que ha acumuladolo \leva
a considerar ventajoso el sistema por elcual cada dos meses, al y sus
empleados reaUzan un in'l(entarioHsico de las existencias en Almac{m.
Cua\quie
r
.difereneia el'recuento Hsico y los saldosasentados en
la ficha. de stock de C:ada :Uno de los !terns, es ail.lstada por elroismo y
al finalliarel ejerciciq contable sa encatgade enviar fotoeopiasde las
fichas. destockdeeadaul'looelo$ items para que Contabilidad Gene-
e ralprQcaoaavaluar las e'fistencias firJales. .- , ... . .
EI$r; Oo('\ald:no lIeva I')lUY,bien Oef6 de
Ypor ella qada jVezquelos. saldoS de las flchas, de stock hart
Uegadaacero,adsnras de hacer el pedldocorrespondiente en forma;
telef6nica a Campras: emite par dup\icado uri Pedido de Reposici6nde
guedandqse 90n una:,c?pia la cual hace firmarala secreta-'
na del $r.'-Mlckey;Eieland91e el onglr:lal. ... .', .,,' .. ,,' .' .
. Ante laconsullaal! Sr. Donald de sisehancontralada seguras ..
paraeubrir'riesgos eh el su respL\esta fue quepor orden del.
Gerente de Fin.anzas (Sr. Guffy),se, han reducido las p6lizas en un
20% respecto del anp !lnteri9rj y quecad,B que los bombe- .
ros pasan par .allfse; les porhpra un;bbho. eontribuci6nde forma de te-
ner uri? respuesta intnedl'ata ante un siniestro."
. ":.'" "I ...'
, Considerando pautas de control intarno Y procedimientos,
i., que opini6n Ie mereca ell presente comentario?
. 4. Realice un conientario crlticosobre los siguientes enuncia-
dos: . . .. .,. I . ...
_ La nueva teenolcpgia automatizada con el uso'derobotsy
computadoras en a1 area de fabric a' permiten incrementar la produc-
tividad Y.calidad sinl necFsidad de requerir operarios rouy
dos, trasladandose los problemas de recursos huroanos a la obten-
ci6n de especialista en aquellos campos.. '
_ Los nuevos.enfoques de Justo a Hempo e invento cero
han demostrado 1a poca'utilidadde losestudios detiempO, movi-
miefitos, metbd6s'y cmtles handejado de ser tecni-
cas clave para el mejoramiento cieJaproductividad y la calidad. .
_ Aunque, tod.os debencompartir laresponsabilidad por e1 .
mejoramiento de 1a
i
proouctividad Y la calidad, los departamentos
de Contral daCalidad e, Ingenieda Industrial' denen la mayor res-
pansabilid
ad
. I: . . .
5. Analice y 'm6dulos explicaldos.
en
el punta
5.2. en la producci6n de una abra teatral.
.
. , ..
,. . ..
'"
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
6. En e1 m6du10 1 del punta 5.2 se mencionaron
de 1a de producci6n. Ejemplifique una 'orden de producci6n
para las siguientes empresas: " .
a. Una agencia de turismo.
b. Una consultorfa en marketing.
c. Una fabric a de toal1as. .. '
7. Proceda a listar cinco ventajas asociadas con 1a ifijaci6nde
stocks mfnimos. .
8. Explique la distribuci6n y utilidad de las copias del parte
diano de producci6n mencionado en el m6dulo 3. Comparelo con
1a cantidad de capias del ejercicio practico cuya realizacipn se pro-
pone a continuaci6n.
9. Mencione y expIique las clases de funciones in'io1ucradas
con la caUdad (m6dulo 4, punto 5.2.). :
10. Ejercicio practico. ., ,
A partir del enunciado que se exponea continuaci6nl usted de-
bera confeccionar un diagrama de interrelaci6n: sectorial: I !
EI departamento de fabricaei6n emite el Parte diario de pro-
ducci6n par duplicado y envfa losarliculos fabricadas junto con ambas
copias a Recepeion.
Reeepci6n reeibe los artrculos junto con el originally. duplicado
del parteidiario depradueci6n y controla .Ios artfculos can elimismo. Si
el control, es positivo, conforma el duplicado del parte 10 devuel-
va a Fabrica. Posteriarmente, emlte la planilia resumen de entradas
par produccion par duplieado. Archiva definitivamente el :original del
parte diano de producci6n y envfa a Almacenes ,los artfculos junto con
at original y copla de la planilla resumen de entradas. "
Almacenes realizael control entre la documentaci6n que reei-
be y los productos. En qaso de que, de positivo, asienta la entrada en la
ficha de stock, archiva definitivamente el dupiicado de la planilla resu-
. men y envfa 81 original de esta a Contabilidad de Costos. I .
Contabilidadde costos reclbe el ariginal.de la planUla resumen
de entradas porpraduccion, realizael procesocorrespondieQte y envfa
la misma,a Contabilidad Almacenes.
Contabilidad.A1macenes con la planilla que'recibi6 de Contabi-
lidad Costos realizael asiento en la ficha destoek valorizada, y contrala
al stock. Si el stock.esta bajo el mfnimo emite .una nota enioriginal so.-
lamente y la envfa a Fabrica para.notificar la falta de stock: Fabrica re--
cibe ta nota y realiza el proceso eorrespondiente.
SI par el cantrario, el stoekesta sobre el mfnino) Coritabilidad
Almacaries archiva la planilla resumen de entradas de produccion par
. ,
f, ,".; .:" ., : __
~
138 jfUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA NHERNANDARIAS"
fecha,y a fin de mes emite el comprobante resumsn de entradas par
prm:!ueCian par dLiplieada. Areliiva -Por. tacha el duplicado y envfa el ori-
ginal a Contabilidad General que reaHZb 61 proceso contable carres-
pondiente.
.. Fcibrica arehiva definitivamente el duplicado del parte de pm-
ducci6n. -
..-;:::-.":::":::'" ~ A t U 9 *WfH&fNL L &L2ELJJYid&ii&&i&it&&ili&&ii_
Unidad8
SubsisterriadeVentas
EI subsistema de Ventas comprende una serie de opera-
ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con-
sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus
productos y servicios.
1.Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre-
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu-
''; , I
raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi-
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu-
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ-
cen resultados.
141
140 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS'
HenryMintzbergubicalafunci6nventasen e1 nueleooperati-
va considerfuldoloel'centrodetodaorganizacion,lapartequepro-
ducelos iparamantenerlaviva.
.,: La venta tanto la1\lncion como el proceso, aqui
nos n ela,muis!is de,esteultimo, precisandolos aspec-
tos suorganizaci6n.
,{,.,..,.
2.Modalidades
. "LasventaS y'encadacasolas
variaciones se reflejanin eniel diseno delsubsistema. A,continua-
Ci6nmencionaremoslasformas tnascomunes. .
., ' " -1." .' ., . .
Segunlas delc.lien..te
Podemosdistinguirentreventas locales'y'ex.portaciones. Las
primeras,.asuvez,podrantomaralgunade.lasmodalidadesqueve- '
remos, peroelcaso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro-
pias porestarsujetas alas!reglarilentaciones especificas, intenne-
diaci6nbancaria.dereclJos exportacion,despachoaduanero.etc.
ala delcliente,podrfamos dis-
,tinguirventasmayoristasdel minoristas. seglinsetratedeJaventaa
una empresa.que actuan'i C9IDO interrnediariaodistribuidora de
venta alpublico en generli.lEn ambos casos habra diferencias en .
cuantoalas.cantidadesrnfnimas quesecompraianyalaS condicio-'
nesdeventaytipodecteditodisponible. .
Segunla.recejlcwndeIipedido'
Aqufpodemosdistinguir:
lkntas ensalon. cuando el vendedoratiende a'losc1ientes en
.su lOCal. donde generalmente eXPQIie:sus 0
muestrasde611os. EsUi.'fuodalidad aplicarsetantoalas'ventas.
maypristascomoalas minoristas. ..,.. ..' '.' '
lkntasporcorredores,1aquf,vendecioresdelaempre
sa
visitan,
dir.ectamenteal.cliente!() a ofrecenelpro-
ductoos'ervicioydecqncretarselaveQtatamane1pedido..
,\kntaspartelefonb.odorTeo, enestecaso.elcOmP
rador
secliri-.
jedirectamente,alvend,edoIlparasolicitarle y condiciones.y
luegoconcretarlaoperyt-ci6n. usualentre:
sasyen laactualidadpuecfutilizar'medioscomoelfax y e1 mo-
::,:., -.;.'
SUBS/STfMAOf VfNTAS
dem,yen algunos casas(parejemplolas integrarredes
infonuaticas. . ' " , '., .
Segunlascondicionesde '. I , .
Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque!0 tarjeta de
crectito0 compra)yventasacredito. . . ",
.' .' En.esteultimocaso, puede,a,sumir.a distintas
parejemplo cuenta cuotascon garahtia 0
sin ella, can pagares. con tarjetadecredito0 comprai(encuotas),
. debitoaut6iIuiticoencuentabancaria,
Otrasmodalidades . ,,' ".
Seguramente pod(emos encontrar otras par
ejernp10encuantoa'laentregadelproductohayentregadirectadel
producto'a el servicio de la' organitacion.al cliente',o. can inter-
mediariosyaseantransportistas;concesionarios,etc. .
. Sinos atenemos al pedidode cotizaci6npodrfaexistirno, y
asfenumerarot1'as.c1asificaciones. La importantees,advertirlava-
. riedaddemodalidadesqueexistenylasquepodrfancrearseytener
encuenta,adermis;quenosonexcluyentesentresf. ''
3.Normasespecificasdecontrolinterno'
.'.Separaci.oTi defunciones . .
Esun recaudobasicoque)apersonaquevendenotengaacce-
so a los,registros de stock y de cuentas delosdientt1s; pues esto
evitaquequien realiz(ila operaci6nde ventas intervengatambien
enelcircuit6decontrol. '
,: Laventadebesepararsede laconcesi6n delcredito, paraque
nO.se otorguencreditos'aclientes que puedan serinsolventeso re-
sultarmorosos.
,',: Ventas tiene queestaf'separadadefacturaci6n,parapodercon-
trolarlos precios que Ventas calecaenlanotadepedidoy.aplicar
lospreciosoficiales al confeccionarlafactura;estoesfacilmenteal-
canzablecanlainformatica. .
" ,.Aprobaci6n'd,lavento.
,Tienen 'poHticas (por'escrito) referentes a condi-
ciones de venta, otorgarniento de creditos, deterrhinaci6n de pre-
cios.'
143
FUNDACfON UNIVERSIDAD A DISTANCIA "PTERNANDARIAS"
142 . - .
aprobaci6n tiene que estar acargo de unfuncionario res-
ponsable de creditos que conocera.el saldo deladeudadel cliente,
las notas de pedidoyaaprobadaspero no registradas yelimporte
de lanotadepedido.
iI' IJo1'lijicaciones
Tienen que estar autorizadasporun funcionario que tengalas
atribuciones necesarias segun. Silnivel jenirquico. Se puedeauton-
zar al vendedor a aplicar directamente un porcentaje de bonifica-
ci6n,segunmontospreestablecidos,Ysi10excedetendn'iquerecu-
rriralaautorizaci6ndeljefedeventas.
III Movimiento de bienes
Lacirculaci6n de lasmercaderias tendra queestar
pmcomprobantefinnadoporelresponsabledelsectorquerecibe.
decirquecuandoDespachorecibemercaderias de almace-
nes,debefirmarelremitocorrespondienteparaqueIe quedecomo
constancia a Almacenes. larnismamanera, el repartidorIefir-
m:llliaDespacho,Yelclienteconformaraelremitoal repartidor.
En el remito constade1 detaBe de cantidad y.caUdad de las
mercaderla5entregadas.
Otro aspecto paraconsiderares coberturapor el riesgo de
traslado de Iii mercaderiafueradelaempresa, salvo queIacondi-
ci6n de ]a operaci6n sea que esta viaja "por cuenta y riesgo
comprador". .
Documentacwn
.. Lasnotasdepedido,remitos yfacturas estaninprenumeradas,
se archivaran por orden nume-rico, yen caso de que se anuIen, se
conservaran todos losejemplaresdeldocumentojuntos. Se desig-
nania un responsableparaelcontrol de lacorrelatividadde In do-
cumentacion. .
Estanormatomacanicterobligatorioporresoluci6ndeIaDGl
segunsedetaUaenApendice2. .
. .
Control de lajacturacion
conveniente que un s'ector.ajenoaAlmacenesy a'Pactura-
efectueuncontrol.cIUzado,correlacionl;l..lldoremitosyfactuni.s
y, asirnism.o, realicecomprobaciones selectivas sobre ca.lculos y
Contaduriasenaelsec;tormas apropiado.

. datos :;1. operaciones deventas seencuentran __
enlosregistrosyarchivos(subdiariosdeventas, cuentasacobrar
y enlas fichas de c1ientes.il otros)ysonlabase lainformacion
quesepreparaparausodelagerencia.
Estaes quien establece los perfodos que abarcan"i lainforma-
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y 10 referido a lafonna de
presentacion (diagramas de barras, estadfsticas,cuadroscomparati-
vos,gnificos). Comoejernplosdeinfonnespuedencitarse:
- Montodeventas versuspresupuestado.
- Mantodeventascomparativodelosultimos 12meses.
- Loscincoprincipalesc1ientespormontofacturado.
- TotalesdeventaddtmespOI'tipodeproducto.
-Totalesvendidos)" corrnsionespagadasporvendedor.
- Lista los ' COlli saMosvencidosencuentaf'n'rMpntp
- Listado los habituales y que no han comprado
enelultimomeso
- Listadode crecHtos importantesycondiciones
enquefueronotorgados.
- Tiempopromedio'dedemoraentreelpedidoylaentrega.
- Notasdepedidopemdientesdeentrega.
5.Descripci6ndel _______
s.l. Diagrama de hloque
En el diagrama de b10quedetallado lapaginasiguientese
describe unsubsistemade ventas a cr6dito tipico. Cadaunodesus
modulosseradesarrolladoen siguientepunto.
5.2. Descripci6n. de .los modulos
lwtJ6dulo 1:Recepci6n del pedido
Tiene Iugar toda vez queexisteUD. requenrniento "de los pro-
ductos a servicioscomercializadosporlaorganizad6n.Estereque-
rimiento escaptado por vendedormediante unaNotadePedido
y que luego seravalorizado en Administraci6n Ventas
hizoelvendedor),can.lascondicionesde venitavigentes.
""
145
144' FUNDACION UNIVERSfDAD A DIS"fANCIA "HEANANDARJAS'
3. Preptll'llcion
delPedido
4. Despacho
5. Pllcturacioo
6. R'egisUru::iou
- Nora de Pedido
nIIrorizocia.
-Il.emito.
-i'lil.cturllr
-Remiloj
Cllenta. .
'1 Co!riente'
Clientes.
. - Limite credito.
.,;. Regislro NP
. aprobndns y alin .
no futtumdllS.
- PiChllS stocl:: de
artlculos.
-Control eta..
Gte., NP
nprobadas: y no
faetllrlldllSY
limite de credito.
- AIllorizaci6n
del Pedido.
- Actualil:.

p!:ndientes de
-Control de
stock.
-Emision de
Remito. .
;... Actunliz..
-Envlode
- SulxilariQ de -Contnbilizacion
Vemas.. '. FIlCtunlS. .
- FllclUI1lS. . -Actuali4. Ctas.
- Remitos. Ctes. '
.., CIn. cie. cHenle - Descnrga .
- Stocll:. Helms Srock.
- Confecci6n A.
- NOla de Pedido
IlUtorizadll.
- Nota de Pedido.
- Remilo.
- Parte fallantes
de mercnderfllll.
- Hoja de RuUl.
'
-FlII:tura.
-Remilo.
;"N Dinrio.
Resumen.
implica varias' deciSiones prl?vias para 'establecer'
las condiciones jdeventa. 105 requisitosnecesarios para el otorga-
. rniento: de y descuen,tos. y la detemiinaci6n dle los
plazos de entrega.' . . .
,.. _--
SUBSISTEMA DE VENTAS .
Nota de pedido 0 de venta (NP): es el comprobante que ernite
\
la parte vendedora al recibir los pedidos 0 encargos verbales de ca-
lidad, cantidad y precio de mercaderias 0 servicios solieitados por
el cliente, con sus corresporidientes condiciones de pago (ver Figu7
ra 8.1). .
Es usual que se emita par cuadruplicado: E1 original se entre-
ga al c1iente y el duplicado y triplicado quedan en la qrnpresa; el
vendedor puede archivar el cuadruplicado para control. Todo
esto sujeto;a las conveniencias y necesidades de cada ernpresa.
Modulo 2: Aprobaci6n del credito. .
Tiene lugar cuando el departamento Ci6ditos recibt: hi Nota de
pedido, con el objeto de detemtinar el otorgamiento pno;'delc,rectito
alcliente.' I
Las decisiones previas que deberan to-marse serm :ia
naci6n del limite de crectitos a otorgar a los clientes y la, fijad6n de
los panirnetrospara concederlos, par panc.afios,
ultimo balance, etc. EI limite fijado debe ser revisadq !periodiCa-
mente.;. ' . ' ':. . '; , , ..', ..
Para .p.eterminar el.credito disponihle, debe compararse ellfmi-
te de crectito asignado contra: '.
. ," , .
Saldos impagos a la fecha
+ Pedidospendientes de facturaci6n :
- Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..
Modulo 3: Preparacion del pedido ,
En el Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a
Si hay se a !ai
de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe-
dido a compras. .. ...
El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite
parte vendedora para entregar lO'vendido eldQmicUio indicado
par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary m.erca-
derias y para comprobar su entrega. (ya debe ser lfirrnado. de
confonnidad por quien reeibe el envfo). ' . "
. El rernito es importante para las dos'partes que interiienen.en
la venta, 11. Ia partevendedora lepermite controlar las de
147
11'".
146 FUNDACJONUNJVERSJDADADJSTANC1A "HERNANDARJAS
00
DocumenlonoyaUda
somafactur'"
NOTADEPEDIDO N
F..:hR:........../...-.....1..........
SMOrCl$:......................................................................................................................__
DomlcIHQ: ...............................................................locaIId.bd:......................................
PciIL! .................._.............................................Flllct\ado.nuega:........I......../........
OICN":......:................... CUlTN"................................. Sltuacl6nIVA: ....................
Embalaje:.............................Trlll'llSpOl1e: ............................_...................................... .
Enireglll'an:.........................................................:.............-...........................................
Laa _.ta.......- ... _ ......-..11..._ ""'"._..pc< __.............,
__.,-""""',,'''''-
[C:6d.1 CJlII'It ISlid. .IM.&d41 DESeRIPCIDN IPue:/:
UIIla: ...._.........................................
Obu"yaclcinell:..............................._........... Condic:lonasdepego:..... ,.................
BonIficacl6n: ....................................
[-1"""""1-- I
.. ............H........U...... ...... ...
lJ>I ....... .,.,.;,..
. OIl "".._ do ..................".""'110'001__.
Eoil. lujelO.1.'jllo/:IGc:i6n data........rdtodooa. .
OIUGl-. . . .

Fuente:Pungitore(1994:79)
Figura8.1
I
SUBSISTEMADEVENTAS
Cantidad Detalle
Identificaci6ndelemisor
lVA Responsable Inscripto
Seilor(es)
rVA
Documentono valida como fadtura
RECIBI CONFORME:
,Fechade impresion: .
Fecha:
CUIT:
Ing. Brutot
ex-Caja Prevo Industria
yComercio N.":
DomiciJio
Resp. No lnscrip. emT:
N' Habilitaciim
N' )Wxxx: al yyyyyy
Figura8.2
148
149
FUNDA,cION UNIVERSIDAD,A DISTANCIA >lHfERNANDARIAS'
almacen, al encargado del transporte lepermite Of-
ganizar end'egasy, unavez corifonnado".es la prueba .
de haber entregado 10,vendido ydel derecho de cobrarIo, mediante ,
emisi6nde'Hdactura. ' '
EI con lanota de pedi-
, do 0 cons1J:Oiden de compra y que luego, recibini. .
Es seaernhidoeon varias .copias. EI origi-
nal y el dupifc(idose:entreganalapetsc)na encargada del
Esta persomtdebe jasmereaderias yel original del remito; "
haeer firma:fel. duplicado Icomo c:onstaricia y quedarse . can 61 para '
devolverlo','en el departamento Expedici6n. Otra copia del docu-
.' mento permitira la de '10 vendido. .
A partir del renUto, :se efectua 1a bajaen his fichas de .
stock. .
Modulo 4: Despacho
Tiene Jugar cuando el departamento de ,Expedici6n'recibe las
mercaderfas' pendientes deentrega junto con e1 remitocorrespondiente
y procede aefectuar las ent):egas de las mercaderias a losclientes.
Tendni-que deeidir el recorrido yel mediode transporte que se
utilizanl enlas entreg!iS.
Se utiIiza un formulario denominado Haja de ruta (HR).
Modulo 5.; Facturaci6n ..
Tiene Iugar cuando el sector Facturaci6n, 0 directamente Con-
taduria, a partir dela copiadel remito, procede a confeccionarlas
factums.
La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante de la ven-
ta, que emite la vendedora cuando entrega las. mercaderias 0
luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirvecomo .detalle
de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda yelplazo en que
debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando la venta es al
contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" .de la caja
registradora. . ,
La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela vt:mta
y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta co-
mente del eliente. : . .'
Tanto para la emisi6n del remito como de la factura es necesa.-
rio tener en cuenta la Resoluci6n 3419 del 23/10/91 de laDirecci6n
"'.' ," ..'"
SUBSISTEA4A DE VENTAS
d]
AC11J!<'A:
Identificaci6n fe.::i1E:
X. CUlT:
dlel emisor
. Ing._B.ru!.Ds: _
Imprcnlll: NO Habllltaci6n
CUff:
N XlODCXX aI Y'IY'fI'I.
Fecim de impmillIC
Figura. 8.3
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto
Sci!or(e!i)
IVA I
. Rcsp. Imcrlp. ."
Condiciones de ycnLa
Cantidad Deuillc
..
DescUCIllo %
..
Cl{-<";"J3 rrev. An
yComercio N.":
. Domicillo
Rcsp. No Inscrip. CUlT:
RBMITON!
.Pn:cio uniLario' .Total... I
. I
: I
I
-j', I
'l
., !
i
. ,
r
, ,
\
. I
, I
I
I
Subtotall
I
I
mpucstoj
Subtotal:
IVA Insc. % i
IVA No Insc. % I
TOTAl:.
I
SUBSISTEMA DE VENTAS 151 150 FUNOAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA DHEANANoARIAS'
'"
GeneralImpositivaysusmodificaciones.Unasfntesisdesusprinci-
palesaspectossepresentaenelApendice2.
Modulo 6: Registracion
La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende
dos procesos: unodiario de pasede las operacionesal subdiario de
Ventas (c,on eldetalleexigidoporlalegislacionvigente) y deactua-
lizaci6nde1aCuentaCorrientedel Cliente;y otm,mensual,consis-
teenelasientoresumen de ventas, segune1 siguienteesquema: .

aVentas
aIVA-DebitoFiscal
53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito
AcontinuaCionpresentamosdetalladamenteunproeedimiento
deventaaerMitoyel grafieorespectivo.

1) Apartirdel requerimientodel Clienteel vendedorconfec-
dona1anotadepedido(NP) porcuadruplicado;eloriginalyeltri-
pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es
entregado al Cliente,el cuadruplicadoquedaen poderdel vendedor
adheridoa1 talonario.
2) Administraci6n deVentascontrolalanotade pedidoconla
listadeprecios,fichadearticulosyenfichasdec1ientesverifiealas
condiciones de venta ycorrigesi es necesario. Sino la acepta, la
envlanuevainenteal vendedorparaquese10 comunique alCliente.
Sila autonza, eloriginaldelaNP debe serenviadoaCrc5ditos y
triplicadoquedaarchivadodefinitivamente.
3) En Creditos seanaliza y controla la infomiaci6n recibida
del Clientey delosbaneos,se consultaenlafichadelclientee1 sal-
do de ladeuday si superaelmontodecrMitodisponible,0 noreli-
ne los requisitos necesarios, se envia la NP a Administracion de
Ventasyluegoal vendedorparaque10comuniqueal Cliente. Si se
'RutorizaseenvfalaNPaAlmacenes.
4) En Almacenes se controlalaNP conlaficha de stock en .
existencia. .
PiguraS.4
152 FUNDACION UN{VERSfDAD A DISTA#C/A"HERNANOARIAS'
I
5) Si hay existencias', confeccionaelremitoportriplicadoy10
envfaaExpedicio,n conlas mercadedas.LaNPonginalqueda
demoradaenesperadel triplicadodelremitoconforrnadoparExpe-
dicion,paraIuego,serpchivadosdefinitivaIIlente.
6)Expedicion controlala mercaderfa con el remitoy envfaeI
triplicadofiImado aA1macenes.
7)Emitelahpjade rotaporduplicado.Preparalarnercaderfay
laentrega al conIosremitos (original yduplicado)yIa
hojade rotaoriginal, quedaconel duplicadode la hoja de ruta
frrmadoporeltranspotjtista. . ..'
8)EI transporteentregalamercaderia.. ..'
9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito'firrnado por el Cliente,
anotalas observacioneS en lahojaderutayentregaen Expedici6n.
10)Expedicion Iahojadefutaylosremitos.Destruye
el duplicadodelahojaderotayarchivadefinitivamenteeloriginal.
Finalmente,envfaaContadurfalos remitosconformados.
11) Contadurla, como baseel remitoconformada,con-
.. feccionalafacturaporquadruplicado, envia el original al
Cliente,eltriplicadoaCreditos.
12) Con el cuadrujplicado yel remitose procede alaregistra-
cioncontabJey,posteriormente,al enVlO aCobranzas.
13) Cr6ditos la ficha de los cHentes yarchiva defi-
nitivamentelafactura.,
Cursograma: (verfigura8.4)
.6. ParaSUIautoevaluaci6n..
1. l, Cmiles sonloslimites delsubsisteinadeYen.tas?
I
2. Ordenelas mod",lidades.de ventapartiendodelas masusua-
les alas menosusuales de acuerdocon suscanocirnientos.
I "
. 3.Enunaempresa:de su con6cimiento reconozcatres norrnas
de control a1 subsistemade ventasque se cumplan.
ymencionec6moseapl1can.. .... .
4, En lamismaorianizacion anteriorentreviste al responsable
de ventas ysoIicite quelle expliquecmll es Ia informacionque el
necesitaregularmentepara la toma de decisiones yde quemanera
selapresentan.
5. ['9
u6
informacion se captura en la nota de pedido y para
'.,
.'.'::.> , ..... :,.': "-: :. }:.:-:'.:,y ,: :;-....
..":'
SUBSISTEMA DE VENTAS 153
6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el
subsistemadeventas
t
en que sectoresquedaarchivado'y conque
objetivo. .
7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y!curu es el
destineyusadecadaunadeellas,' . I .
8. [,Cmil 0 curues son los soportes que dan origenala regis-
traci6ncontable?Indiquecuales elprocedimiemoderegistro.
9. l,CuaIes sonlasdecisionesquesetomanparalaaprobacion
delpedido'" ' .
10.Ejerciciopnictico.DibujeelcursograJ.1;tadeVentas alCon-
tadodeacuerdoconlossiguientes.datos: .
1)Clientssolicitaalvendedorlasmercaderfas.
2) Vendedorofroceyvende.
3) Confeccionalabotetadeventa al contado-notadie venta-
. enoriginalytrescopias. Entregaeloriginalyelduplicadoat cliente. La
ultimacopiapermanec8 adheridaaltalonario.
Unavez agrupadalamercaderfalaenvla aEmpaque,junto con
lasegundacopia. . .
4) Empaqueverifioaycotajalamarcaderiaconel triplicadode la
notade vantaqueacompafiaaastayla.embala. . .: .
5) CllanteabonaanlaCaJa. . .
6)Caja recibe elimporte dela yestampaalissUo "Pa-
gadoen losdosejemplaresdelanotadeventa;:devuelveel'originalal
clianteyretieneal , .' .. . i;
.. 7) ;1 cliantetoma la nota daventasellada-original-;- y)apre-
sentaaEmpaque. .' .... .
.. . 8) Empaqueveiificaeforiginaldela"nota xentaqUIfrecibedel
cllente con el triplicadoque estacon la rnercaderia. LaS sella "Retira-
doyponeenpoderde,estelaMercader[acon eloriginaldelanotade
venta.ArQhivalacopiamencionada. 1 i.
EI qlientesalIevasumercaderfaconaloriginaldeIsnotaldeventa.
AIterminareldfa: ..
9) CajaentregaaOontadur[a.eldinero,cobradoyladocumenta-
ci6n-lascopias:duplicados--:-quehabraconsaryado.. I , I
10)iEmpaque,entrsgalascapias' archivadasprovisoriamemte (tn-
.' plicados) " '.'.
11);Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas que
..permaneqieron.en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de
Caja. Realizalaverificaci6ndelasmismasconel,dinaro. .: .
12)Contadurfaasientaventas.8ingmso Archiva Vanta
13):ContadurraentragaefectivocontnplicadosaTesorerfa.

", "..-
101'"'
154 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA uHERNANDARIAS"
En el apendice3encontrararesueltounejemplosimilarconel
agregadodelainfonnaci6n.gerencialquepuedegenerar,lasnonnas
de controlinternoqueseaplicanyalgunasquefaltanenestecaso
'wp@ *fiNtfHW
E
1!1IM'fMMM&M .A
Unidad9
deCobranzas
.En elsUbsistbmade Cobranzasse integran todas las ac-
donesnecesarias para percepci6nefectivadelos derechosadqui-
ridos parlaempresa. Estos derechos tienensu origen en la<; ventas
efectuadasyestanrepres6ntadosporunacuenta0 documentoacohrar,
segUnsetratedeuna en'cueritacomente0 documentada.
1.Alcance
El subsistemade dobranzas comprende desde elmomentaen
quese detectaque uneredito estaencondiciones de sercobrado y
basta que los valores ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 comprobante respectivo.Luego se
. efectiialacontabilizaci6pcorrespondiente.
ElsectorCobranzals esquiendetectaqueuncreditoseencuen-
traen condicionesde sercobradoapartirdelvencimientodelafac-
tufaa deldocumento. I
, sectorTesorerfa, que custodiay manejalos recursosfinan-
deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos
p.
156 FUNDACION UN/VERS/DAD A DlSTANCIA "HERNANDARIAS
productodelagestion decobro y es su responsabilidadla custodia
delos wismosv SiU dep6sito enunaeuentabancaria. ..
Lagesti6ndeCobranzases,enlaclasificaci6nde laS activida-
desquerealizaPeter unaactividadproductora.deingresos,
ycomo tal transfonnaun: activo exigible (credito) enun activo 11-
quido(disponibilidades). '
2.Modalidades
LosdistintostipG>s decobranzassonlacontrapartidadelasfor-
mas de pago vistas en1a Unidad6.Los casos mas usrialesse rese-
nanbrevementeacontinuaci6n. . .
Cobranza en .
EI eliente se tr.J,lada pararealizar el pago de su deuda. Esta
modalidades comun:en los comercios minoristas donde el cliente
puedeeancelarsti deudacon dinero en efectivo,cheque.obiencon .
tarjetadeeredito. I .'
Especialmentecuandoserecibencheques0 efectivo,esconve-
nienteque1aempresacuenteconsegurosparalacoberturadeposi-
blesriesgossobrefos!fondos. El seguraescontratadopOl' elmonto
de riesgoeStimadoporlaempresay quepoddaestardadopor1ato- .
talidaddefondosconfiad6s.alacustodiadeTesoreria ..
, ; I' .
.' . I
Cobranza por cobm4
ores
....
Un empleadQde la cobro dirt!Ctamente en
etdomieilio delcliente. Este recibe los valores (dinero,'cheques,
pagares)y extiendeun provisorio0 definitivo, seg6n lamo-
dalidaddelprocedimiento. .. . .
Eneste caso, lacoberturadel dineroentninsi-
to; elrnonto del segl,iroestara determinado porel maximo que se
estirnareeaudarentre!dosipenodosderendici6n.
Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio .
Deacuerdocon'las delproductovendido 0 del .
servicioprestado, sere1.mismorepartidor0 prestadordelser-
vidoquienefectua e!momentodeentregarlas mer-
cadedas 0 prestarelservicio. Estamodalidadesunavariantedela
cobranzaporcobradqres.
:,,,.l ::'-"
157 SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS
I. Co.branza por correspondencia
. l
EI cUente enviaporcorreo un chequepilraaplicaralsaldode
sucuentay a vueltade correo Ie envfan el
Enestecasolaempresadeberatomarlos reoaudos necesariospara
eIcontroldeIa recepci6n delos valoresy laconfecci6n
i
deloscom-
probantesrespectivos.
. Cobranza a iraves de un banco
En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte
adeudado.El deudordepositayIe queda.unacopia0 tal6ndelabo-
letacomo constanciade haber efectuado elpago. Estamodalidad,
. quees usual para recaudar impuestos 0 parael cobra de s.ervicios
publicos,,tambien se haextendido a otras empresas, especialmente
parael cobrodecuotas0 mensualidades.
El banco, porsuparte,tambien remitiraasuclienteunacopia
ota16n de laboletade.dep6sitoparaquesepuedanotificardelaco-
rrespondientecobranza. .
Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la co-
branzadepagaresquesuclientepuedeentregarparael y una
vez realizado el n:llsmo se Ie acredita el importe.directarnente en
cuentacomente.En caso de-no cobrarIo, el bancosepuede ocupar
delprotestodelmismo. .
Des.cuento documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas quela"diferencian
claramentedelaoperaci6ndeeobranza,puedeconsidenirselacomo
tal ya que perrhite a la empresa transferir elcredito aun tercero
(banco)y, deestamanera,disponeranticipadamentededineroaco-
brar, excepto porlos intereses y gastos que debe abonar al banco
porelservicioqueestaprestando.
Cobro de exportaciones
Eneleasodeexportacionestarnbienparticipaunaentidadban-
caria donde el compradoJ efeerua la apertura de un credito docu:,:
mentarioafavor del vendedoryqueoportunamente seracancelado
atravesdel banco.
'Y
______
l>'".
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"
158
- ------
3.Normasdecontrolinterno
Normas de control interno generales para movi-
mientode fonaos
Estasnonnashansideexplicadascuandonosreferimosal
sistemadePagesy, por10 tanto,aqulsolamenteseenunciaran:
G . defunciones.
<'1l Concentraci6ndela.responsabilidad.
III Separaciontotalde fondos.
<iii Rotaciondel....<>rC'nn
<; Contabilizaci6n lasoperaciones.
Arqueossorpresivos.
) bancaria.
Nonnas de control intenw espedjicas
subsistema de cobranzas
.. Control de los recibos
.. 'Elreciboeslaconstanciaotorgadaporlosvalorespercibidosy
esaconsejab1etomarlossiguientesrecaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, debenestar encua-
dernadosentalonarios,prenumerados,utilizarseenfonnacorre1ati-
vay quedarunacopiaadheridaa1 talQnario; recibostambienes-
tansujetosalasdisposicionesdeIaDGI(verresenaenApendice2).
_ Al concluirse1autilizaci6ndeuntalonario,debeverificarse
correlatividad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica-
mentealregistrarlascobranzas rendidas. Cabeac1ararque,deexis-
tirrecibos anulados, todassuscopiasdebenquedaradheridasalta-
lonaTiodemododeevitarlautilizaci6ndealgunadeellas indebida-
mente. .
'_. Tambienesimportanteelcontroldelostalonariosrecibidos
de1ainiprentay queseencuentrenbajocustodiadeunresponsable,
quepodrfaserelTesorero.Todaentregadetalonariosaquienes
utilizan debe hacerse mediante constanciaescritacan e1 objeto de
responsabilidadesytodavezquese queeltaIo-
enUSQ seencuentraproximoaconc1uir.
SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
II Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza
..... U.t1!1U\) las son realizadas mediante unagestion ex-
terna,estanonnatiene objeto evitar los valores rec:auaa(10S
seanutilizadosparafines aJenosq los empresay,
mitir1aprontadisponibilidaddelos fondos.
Deestaforma,loscoBradoresdebenrendirdiariamentesusco-
d,en sudefecto,dt;;;positardirectamenteen cuentabanca-
laempresaelproduq.to de las mismas. Esto ultimo seutiliza,
basicamf!nte, cuando cobradordebegestionar1a cobranzaen
garesmuydistantes la ernpresa.
de Ia correspomlencia
correspondencia, seguridaddelos valorese mform
cion recibida, debe sel' un funcionario responsable0 au
secretaria.
el caso Se dtiliceestamodalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-
rrespondenciaconfecciona{aunaplanillacon el detalle los vaJo-
resrecibidos, y1a emisiondel reciboquedaciacargo Tesoreria.
estamanera, recibe los valores acompafiados de
unaplanilladecobranza, en el casodelacobranzaefectuada
porun cobrador.
.. Control sobre los recibidos
- Paraevitarque alguienpuedaapoderarsede un cheque,es
importanteque, aT momentb de su recepci6n,se Ie eoloqueal dorso
unaleyendaquerestrinjast1 utilizaci6n,tal como"unicamentepara
depositarenlacuentade(nbmbredefa empresa)".
.Sibienlanormaadonsejano recibirvalorespostdatados,en
ciertas actividades es unatinkticacomun.Enestoscasos esconve-
nientequeseorganiceun atleeuadoregistro yseguimientosabrelos
mismos.Ademas,cabeac1q.rarquelaley 24.452,sancionadael 8de
febrero de 1995,introduceleI cheque depagodiferido cuyautiliza-
cion estamOdalidfd. .
. - Las transferencias de dinero 0 valores deben respaldarse
un comprobante f:lue permitadeslindar responsabilidades
conrespecto asu custodiay, adernas, realizarseentre1amenor
cantidadde sectoresDosibles.parafacilitarel seguimiento.
161
Wi'"
160 FUNDACION UN/V5AS{DADA DISTANCIA 'HERNANDARIAS'
Para un mej9I: control de las cobranzas y de los fon-
dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va-
lores recibidos., ' , l ','
.. Conceswnde por pronto pago ' ' "
Can elobjeto de fraucles que pudieran cometer-
se mediante de importes interiores a los re- ,
almente cobrados, JustIfical1do la diferencia con un descuento con- '
cedido, la concesion tipo de descuentos debe estar autoriza-
da por un funcionarib CJ:,ueIiueda deesta atribuci6n.
En caso de que la co*ranza sea reahzada fuera de la' ernpresa,
se autorizar al aaplicar y calcular los descuentos '
siempre ueelIo, este documentado
(podra estar estlpulado en ,a factura 0 bIen establecldo en una nOT-
, rna de cobranzas). '
4. Informacipn
Los registros, de y los archivos
yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge-
rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: '" ,,'. '
. _ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec-
tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. " , . '
_ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' ,
-:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta-
das. " ',' " .
Cuadro comp*rati+o entre totales de y de cobranzas.
_. Listado de a. cobrar vencidas con' fundamentad6n '
de las mismas. I l,
_ Totalesde deseuerJtos concedidos.
_ CuadrlJ de de cobranzas.
_ Totales,de do6umentos encartera y descontados.
, De acuerdo con ilas particuhiridades de cad a 'einpresa, esta in-,
formacion puede desagregarseporlrhea de J?roductoo servieio; par
por zona: gepgnlp,ca, par tipo de chente, ,.
, > J \
". 0.. .'
SUBSIST5MA DE COBRANZAS
------:---
5. Descripci6n del subsistema
S.L Diagrama de bloque
I'
En el siguiente diagrama de bloque detallado se idescribe un
subsist em a de cobtanza por cobradores. Cada uno de lqs modulos
, sera desarrollado en el siguiente punta. '
2. Cobra
3. Rendicion.de
In CobrlmZll
- Li:itoollde
cobrnnzllS.
-: Factums y
documenl:Ol! II.
cobrar.
- Vlllore.s y
documentos.
- Reciboo.
- Comprob. de
,fetenciooes
impositivllS.
-Listado de
cobrnnzas.
- FactUms y
documentos no
cobmdas. '
-Recibos
-,Comprob.Oe
rewncioJles
imptisitivUs:
, ..: Plnnilll1 de
0 caja.
- Boletlllple .
-: Registro,de 'j' - R.egiS!,TO de In ':
lIencimientos de: gesti6n de cobro
documenlos. . en ellistado de
-Cuentas
,conientes,
- Documenters n
cobnil' (cuentas)
. - CUenw

cobrnnzas.' '
-Control de
vniores; recibos y
IlstadO; de '
cobrania.s.
-Confecclon
pillllill!lingresos
o caja.'
- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.
-ActUllliznci6n
de etas. Qes.
- ActualiZacl6n
de documenloli n
t;obrir (cuentas)
- Actualizacion '
C1leIluls bnDl:aiias,
-;Valores y
documentos.
,
..,Uomprob.de
retenciones
impositiVIlS.

cobrOJlzas,
"';Facturas y
no
dpeumentos no
cobrndas:
JPncturns
cobradas..
-Listado de
cobrant.nS.
JRecibas
-i Flanilla de
, ingresoso
-',Boletas
--------
163
.....
162 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
5.2. Descnpcion de los m6dulos
Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza
Tlene lugarcuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria-
mente, el controlde vencimientos de las facturas pendientes de co-
bra y de los documentos acobrar, a recibeun detalle de los venci-
mientos deldiasiguiente.
Sabrela base de estainfonnaci6n procedeaclasificarlas fac-
turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite
eWos listado/s de cobranzaspertinentes.
Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de-
partamentode Cobranzasdetallaalos ccibradoreslas cobranzasque
deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que
puedeapreciarseenlafigura 8.1,cornprende:
III Datos cumplimentados porel departamentodeCobranzas:
Datos del c1iente (nombre, domicilio,TE)
- Nroo de lals facturals y/odocumento/s acobrar
Importe
- Descuentosconcedidos
-.Importeneto acobrar.
fi Datos acumplimentarpor elcobrador:
- Descripcionde los val ores recibidos
- Ntimerodereciboemitido.
- Observaciones (en este punto el cobrador podra sefialar
aquellos aspectos queconsidererelevantes de su gesti6n e indican!.,
por ejemplo, las circunstancias Dor las cuales e1 cobio no se hizo
efectivo).
El numerode copiasen queseemitedebecontemplar:
- origInal: parael cobradar. Se Ie entregajuntocon las factu-
ras y docurnentos en el detallados.
-- duplicado: parael departamentode Cobranzas. Semantiene
archivado transitoriamente a la esperade larendici6n del cobrador.
Esta copiaes firmada par el cobradorcomo constanciadehaberse
notificadode lagesti6n que debe realizary de ladocumentacion re-
(facturas,documentosacobrar). .
-'------------'"-"...
SUBS/STEMA DE COBRANZAS
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ii] II: I I' I1I1I1
i. 11".,.. 1 II \11.1\ I .
1
J tu IIUllli-L-
. Figura 8.1
165
164 FUNDACION UNIVEF1SIDAD ADfSTA.NCIA nHERNANDARIAS'
Modulo 2: Cobra
Tiehelugarcuandot;l ccibradorvisitaalos'clientesparagestio-
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso de que el
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunstancia en el
listadodecobranzaslenelespacioreservado atal efecto. SielcHen-
te abona, eIcobrador aemitirel recibo, efectuando, de
corresporider,el,caleulodpl descuentoconcedido.
Si setratade lacobranzade un documento no esnecesariala
ernisi6n del recibo queelpropio documentoesentregadoaI"
c\iente como constanciaIde Sti pago, pero tambienes l,lsual, para
mayorcontrol,entregarelreciboy luego de acreditados los valores
recibidosremitirel docuJTiento., '
de facturas y/o documentos, tambien
se consignanin en ellistado de cobranzas, indicando en cada caso
los valoresrecibidos.., .
EI Recibo (Rbo.) el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.delacobranzfl, realizada (verfigura 8.2). Enalgunas or-
ganizaciones'seutilizan dos tipns dereeibos,provisorios ydefiniti-
vas. El recibo pr6visorio eselque utilizael cobradory,'posterior-
mente,el departamento deCobranzas emiteel recibodefinitivo.En
realidad,se tratadeun innecesariopuestoqueel recibopro-
visoriotienelamismavalidezqueunrecibodefiriitivo.
En esteformulario61 cobradorconsignarael conceptocancela-
doporel cliente,eI descuentoefectuado,si 10 hubiera;y los valores
recibidosjuntocanlamentionde las retenciones irnpositivasreali-
zadaspar,el cliente.Si'setratade unpagoparcialelcobradordebe-
raconsignarque setrata!deun pago"Acuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puedevariar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicamente, debe
contemplarelnumero (:opias que sedetallaacontinuaci6ncon el
objetode satisfacerlossigui entes destinos:
_'Original:paraeICliente.
_ Duplicado:
_ Triplicado:para!Cobranzas. ".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del cobra-
dor. Unavez terminadoiel talonarioseraentregadoal departamento
de Cobranzas. .


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SUBS1STEMA DE COBRANZAS
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Fuente: Pungitore(1994: 120)
Figura 8.2
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II
166 PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"
Modulo 3:Rendicion de La cobranza
Comprendebasicamentelos pasossiguientes:
1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el
listadode
- sf el cooro,lie hizoefectivo: los valores y/o documentos re-
cibidos,juntocon las retenciones impositivas quepucta haberefec-
tuado el clientByelnumerodereciboemitido.
- gi el cobro sehizoefectivoenfonnaparcial: losvalores y/o
documentos junto con las retenciones impositivas que
pudo haberefectuadoel cliente,los motivos porloscua]esel cobra
es parciaJ y el mhnerodere.ciboemitido.
- si el cobronosehizoefectivo: losmotivosporlos cualesel
clientenoabon6.
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregaralos
valoresrecibldo;enTesorerfajuntoconel duplicadode los: redbos
I:'
y ellistadodecobnmzas.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificarque los val ores
entregado!l por el cobradorcoincidan con 10 asentado en el listacto
de cobranzasy el total dedichos valores concuerdeconeltotal
delos reciboj;,
Si. todo estacorrecto, el cajero firma y sella ellistado de co-
branzascomoconstanciade1a recepcion de losvaloresy10 devuel-
ve al cobrador.
En se confeccionaraposteriormente una planilla de
ingresosQ caji!. dande se asentaranlosingresoshabidosy sepro:-
ceded. It)smismosenlacuentabancaria.Losduplicados
losreeibo/) )It:: archivanenelsectorcomoconstanciade losingre-
sos y unacopiadelapJanilladeingresosseremiteaContaduna.
3) Con el1istadode cabranzasfirmado y selladoporTesorerfa.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co-
branzas. Atalefecto,entreganieI listadodecobranzas, las facturas
cobradas ynocobradas.lasretencionesimpositivas practicadaspar
los clientesy eltriplicadodelos recibos. . ..
Cantodoella,el departamentode Cobranzasprocedemaveri-
floarIadocumentaci6nreQibida, debiendocontemplarlossiguientes
aspectos: ... .. . ,.
--'que ellistadodecohranzasestefirmadoy selladoporTeso-
rena. ' .
..
.".'
- que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y
docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica-
das Dorlos cHentes cQincidan cone] totaldel listadode cobranzas,
.108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre-
lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el
talonariodel cobradorque se encuentren todas las copias adheridas
yanuladas. Adernas, i1erificani la correlatividadcon el ultimo
bo delarendici6n anteriorefectuadapore] cobrador.
. Si todD estacorretto, entregaa1 cobradorel duplicadodel listado
decobranzasfirrnadopbrelyquernantenfaarchivadotrlU1sitoriamente,
comoconstanciadelarendici6nefectuadaporelcobradof.
EI departamento de Cobranzasprocedenla:
- archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co-
branzas. i
I
- archivarlas fa!l:turas no cobradasparaseguirreclamandosu
pago0 detenninarI;U al departamentolegal.
- remitirlos de los recibos aContaduriaparaac-
tualizarlas cuentas de!los clientes. (En caso cobranzas de
curnentos y que no sefhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com-
probanteparaque se efectuarlos descargospl.'lrtinentes).
- remitirlos cOn1probantes de retencionesimpositivasa
taduria. I
ModulO' 4: y Control
Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el
importede Iacuenta del c1iente.
Asimismo, con el,cornprobante rernitido pOl' el departamento
de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en
laeuentadedocumentols acobrardel cliente.
. La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas acabo en este
subsistemadependeraqeI sistemacontablequeposeacadaernpresa.
Noobstanteello,un tipopodrfaser:
- Al actualizar las
de los Al registrar las planillas de
clientes:
greso 0 caja
Cobranzas
ValoresaDepositar
RetencionesIrupositivas(*)
a Cobranzas
a Deudores V
. n de corresponder
168 FUNDACJON UNIVRpJDAD ADISTANC4A "HERNANDARIAS
. I
Finalmente, . ContadtMa controlan'i que el saldo de su cuenta
cobranzas sea cero Yi el seguimiento de depositos
contra la euenta val ores a f!epositar.
. 5.3. Ejemp.lo de u1 circuito de cobranzas ....
. A continuation pres
1
ntamos el relato detaIl ado de Ull pracedi-
miento de par Cjobradores y el grafico respectivo. .
.... II' .
Narrativo: 1 '. I' . . . . . . .
,1) Enel sector!Coqranzas' sedispone de loslegajos de los,
clientes cuyas deudas dentro de la proxima semana. Cada.
legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen-
diente de cobro. . :. I .' .',
2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y
se confecciona un listadol de cobranzas por duplicado que se entre-
gani a1 cobrador con ftcturas yremitos. correspondientes. ,
3) Elcobrador ifirma el duplicado del listado de cobranzas
como de recibido y 10 entrega en cobranzas don-
de.quedadernorado. :.. .... .
4) El cobrador los valores que Ie entrega .el client(; y
confecciona el cuadruplicado y entrega eloriginal al
cliente. A] final del dfa presenta en Tesoreria donde entrega.los
valores recibidos, las! de los recibos con las facturas y los re-
mitos correspondientes los cobros efectuados y. ellistado de co-
branzas. .' . I ., .'
5) Tesorena controlill. el listado de cobranzas con los val ores,
losrecibos, facturas a1 cobrador eI list'ado' de
sellado y yl se guard a el cuadruplicadode .los re-
cibos. 'I'. . .. ', . . . ' .'. .,.. . '
6) El cobrador enel sector Cobranzas ellistado' de 60-
firTnadp, de los recibos duplicados. y
. las Y los Temlto,s. . .
EI1'.<;:obranzas sel control a el duplicado de los recibos con el
listado de cobranzas: selliado por Tesorerfa y entrega al cobrador .e]
recibo tripUcado vis;:ldo fpor el sector y . ellistado de cobranzas du-
plicado. Archiva eJ listado,de cobranzas. Envia los recibos.a, Conta-
duria para su registracion, junto a los legajos .con factUras
y remitos parasu arohivd. . '. ,'...,'.
8) EI cobrador l:iesttuye ellistado de cobranzas duplicado y ar-
" chiva los triplicados de rtcibos por orden correlativo ..
IlMico
Figura 11.3
>
170 FUflJDACfON UN1VERSfDAD A
---.--.. ~
""
el en Tesorerfaseconfeccionauna UHUJUW
porduplicadotomandocomo los
y cuadruplicados de los recibos que luego
vamente comoconstanciade valores recibidos. valores son
depositados enel bancoconunaboletadedeposito.Cuandase
lacopiade Ia bo]eta de deposito comoconstanciadel deposito,
se envfa a Contadurfajuntoconlaplanillade cajaoriginaly dupli-
cado.
En ContadurfaserecibeIaplanilladiariade cajay1abo1e-
tade dep6sito ysecontrolan canellegajoyel reciboque estaban
enespera.Se firma1acopiade1aplanilladiaria yse devuel-
ve aTesoreriadondesearchivadefinitivamente.
11) Se efectUa la registraci6n contable en los subdiarios co-
rrespondientes y searchivandefinitivarnentelos comprobantes.
Cursograma:
(verfigura 8.3)
6. Parasaautoevaluac:i6n
1. laUnidadse han desarrolladounaserie demodalidades
puedeadoptarel subsisternade cobranzas. Investigue acercade
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas enlamis-
rna.
2. LPor que es necesario que elcobradorefectUe la rendici6n
de su gesti6ndecobroprimeroanteTesoreriay luegoanteeldepar-
tamentode Cobranzas?
3. Haciendousodelainformatical,semodificarIanlos m6du-
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manerasepodrian rep1an-
teardichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formulariosquetjenenorigenenelsubsis-
ternade Cobnmzas?Indiquelainformaci6nquegeneran.
5. Investigue enernpresas o.instituciones desuconocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co-
branza. Comparelainformaci6nobtenidacan10 vistoenesta
ysaquesusconclusiones.
6. En las organizaciones consultadaspararesponderelpunto
, anterior. observecuantas copiasseemiten del recibo,canquefina-
----------------- 171
en que sec!:or se archiva
v
archivo.
7.Enlas organizacionesconsultadas las normas
control interno descIlptas para el subsistema Cobranzas? eJ
caso de que alguna/snose apliquen, ~ q u e recaudos se toman para
suplirlas?
8. usted fuefa'gerente de finanzas de unaempresal,que in-
formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al
analistade sistemas?iDequemaneradeberfapresentarsela?
mentesurespuesta.
9. Confeccioneun diagrama bloquecorrespondienteal
sistema de cobranza<;!donde se reciben los vaIores porcorrespon-
dencia,sintetizanda:lainformaciondeentrada,elprocesamientode
dichainformaci6n, los archivos ylainformacion de salida(recordar
10 dichoen el punta3.12. sobreestetema).
10. Ejercicioprac;tico.
Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema
Cobranzas dado como ejemploen el punta 5.3, Ie solicitamos que
confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon-
diente.
.....
i.
."
.-"","'-'rr;"
.. 't we jllm' Wi_,' ,
UnidadlO
.i i
. Lainformaticay
lossistemasadministrativos
.Enla Unidad 2, dijhrios que el termind administrativo
eraaplicable'atodaactividadquecreaolltilizainformacion.Poste-
rionnente, agregarnosquelainformacion erala primade 10
administrative;segeneraapartiride (in-
formacion operativa)y luegoserecopilaysintetizacomofuente de
informaciongerencia1. '. . !
Encadaunodelos subsistemasbasicosdeuna!empresa,desa-
rrolladosenesteModulodellibro,vimos eseconcep-
to{eJ]Jisiori,deformularios ysu reinisi6niaarchivos;consultade ar-
anotacionesenregistros, totales o'resurrienesdelainforma-
cion registrada,etc.).Ahora,nos proponemosvercomo impacta la
esasoperatorias y los queseprodu-
cenenlossubsistemas. .
------- - - - ----
175
------
jIP-.
"174 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAR1AS
1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ula era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad-
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi-
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun-
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi-
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des-
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac-
ceso a archivos tambien en linea.. .
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per-
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan-
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos. .
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa-
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta-
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi-
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen-
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida-
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni-
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "
,
LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
La tecnologfa nos esta. permitiendo construir Siste-
mas cada vez mayores iy mas complejos, y segtin Benjamin y
(1993) seguin! de tal n?anera involucrada en un proceso de cambio
que, al mismo tiempo,jseni mas COffiplejo. El proceso se complica
de varias maneras: sedesplaza el centro del conocimiento y, por
tanto, del poder, cambia la dimension temporal de Jos procesos y de
las deciSiones, y se reqtiieren nuevas estructuras organizativas.
'":
Por su parte, Hammer y Champy (1993) al hab]ar del papel ca-
pacitador de Ia informatica, proponen pensar inductivamente, es
cirreflexionar sobre 1& tapacidad de ]a tecnologia para romper con
la forma de hacer nues.tro trabajo. De las tecnologfas destructivas
que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes:
- Bases de datos la informacion esta disponibJe
en lugares como es 1a in-
formaclOn era sOportada! par eI papeI y archlVada en blbllOratos, Jas
tareas que requerfan esa tendfan a estructurarse secuen-
cialmente; ahara varias personas pueden usar Ja infonnaci6n en for-
ma simultanea. I
- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte-
nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des-
centralizacion. Cuando sedisponia del correo 0 del teJefono
para interconectar a ]a central con una oficina dis-
. buena desce?tralizar para efi-
CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor-
macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa.
-- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden
trasladarse hacia fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la
vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide,
era aUf donde se Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de
software de modeJos que[ ayudan a decidir y el acceso a bases
datos permiten transferir decisiones hacia los niveles operativos.
- Identificaci6n y c'aptura automtitica de datos: los datos son
capturados en forma oportuna y segura. Antes, la captura
dato era realizada por un Ioperador que debia Jeer e introducir los
datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologfas
(caracteres 6pticos 0 magheticos, banda magnetica, codigo de ba-
rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imagenes 0 de 1a voz hu-
mana, etc.) que permiten Iia captura automatica de datos y hacen
reaIidadel concepto de prdcesamiento en tiempo real.

177
176 FUNDACION UN/VERS/DAD ADIS fAf'JliiA 'HI:.:Hl'IJf"VL)/'Inll1;;,)
_ Computadoras de alta performa1'fCe: lanotablepatencia
nuevos quesonalavezmisaccesibles,penniten
manejaren tiempo real gran cantidadde informacion;porejemp\o,
un computadorcentral alimentadocandatos trnsmitidos desde ter-
minales en distintospuqtos deventay mereados de productos pri-
marios,y quiza prqnosticoseconomicos,permitirarevisarins-
tantaneamenteplanesp*ra ponerlos a tonocon las necesidades.en
tiemporeal, Yno c01jl1paracion candatoshistoricos.
Estos.ejemplos,entre otros muchos, de los avances delatec-
nologia con la mejoradelarelad6ncosto-bene-
ficio.por el abaratamie!1lto de equipos y. prograrnas" nos penniten
apreciarla que seproduce, nos610enJos procesos,
sino tarnbien,en losnegpcios.
2.EIimpactopelainformaticasobrelos
pr,ocedimient,sadministraiivos .
I
Vimosque dellos propositosde los sistemas
vosera. lacapturade sabrelas. paraluegoproce-
'sarlos y transformar!os b mformaclOnparadlstmtosusos,desdeel
contf!;>l de 1::s dela.direcci0r:.
apreclar el Impacto de mforrnatlca,anahzaremos estaactlvldad
.encadaunadesus tapas. ,..,.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingresan,como dijimos, esUlln
referidosa que se llevan acabo enla
presa (ventas, pagos, productos, mantenimiento de
equipos, etc.). Est6s datos pueden sercapturados manualmente en
formularios, fichaS 0 pero a1 utilizar la computaci6n se
eliminael soporte fisico yaqueun empleadolos introduciraporel
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico 0,mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iritervenci6n humanaganando en
rapidez y seguridad;aqicionalmente, mediante lainterconexi6n de
puestos la capturadedatosadistancia.
. _ Archivoi: los ingresadosafin de serutilizabJesposte-
rionnentedeben identificarse.clasificarse yacumularse. Cuandoel
proceso
es
manual latareapuede hacerse guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas portipo a temay conunde-
temiinado orden cronologico, alfabetico, otrafor-
masenaregistrarlos datosenun.libro0 enunaficha,10quepermi-
tinaadem;is de clasifica,rlos,acumularlos.
; i .
I
," ",,' :.: ...
LA INFORMATICA YLOS SISTEMAS ADMIN/STRAT/VaS
Cuando ]a acumulacion de datos se reallza contando con la
memoria del computador, las posibilidades de c1asificaci6n y de
acumulaci6nsepotencian y ademas se obtienenventajasextraordi-
narias encuanto al tiempo de recuperaciony alas posibilidades de
interoperacion.Evidenternente,la6portunidady caIidaodela
,maci6n'mejorannotablemente. ;
- Procesos: los datos,de las operaciones que!il1gresan, mas
los disponibles en archivo, son.la materia, prima que debeni ser
transfonnadaconel objetodeobtenerIa informacionnecesariapara
e] control de ]as operaciones, para decidir sobre nuevas operacio-
nes,asf.comoparanutrirlacontabilidady lainformaqi6ngerenciaI.
Lasfunciones tfpicasoelprocesoson:incorporar,loperarmate-
maticarnente,comparar,clasificar,enviaraarchivo,recuperarde ar-
chivo,'confeccionarsoportes,producirinformes,etc.Ffic;ilesadver-
tir la diferenciade ejecutar estasfunciones manualmente (aun con
]aayudade unacalculadora0deunamaquinadeescribir, segunel
caso) 0 por mediadeun computador, en.materia de
dJcuiof'j develocidady deprecisiondeprocesamiento. .
-iSalidas: eneste punto los. datos han cobradosignificadoy
convirtiendose en la informacion querequeriamos para
:distintosfines: unaconsuJtapuntual,uninformepor.e!Xcepcion, un
informe'contable 0 un infomlepara:lagerencia.ComoIn informa-
cion aobteneres el resultadodel proceso descripto mas arriba, se-
HiD notables las mejoras en cuanto a lacalidad, confiabilidad y
; oportunidadqueproporcionaralainfonnatica. .
A modaderesumen, podnamos decirquelas principales mo-
dificacionesalos sistemasadrriinistrativosporeluso,de latecno]o-
i giainfotmaticasonlassiguientes:
- Eliminaci6n deformularios y soportesfisicos que yano se
requieren paratransferir informacion entre:distiritos sectores. S610
quedanaquellos soportesimprescindiblesporestardestinados ater-
ceros0 porexigenciaslegales (porejemplolaFactura).:
de archivos fisicos porarchiv:os magneticos,
uso corriun porseraccesiblesdesdelosdistintos puestosdetrabajo.
,Aqufconvienediferenciaraquellosquecontieneninformaci6nrela-
tivamenteestabley que,sedenominanmaestros (porejemplo,bases
de'clientes 0 de proveedores), de aqueHos canicter transitorio
(porejetnplodepedidospendientes,comprasdel'mes,!ingresospar
cobranzas,etc.).
178 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCI4,."HERNANDARIAS"
Ejecucion sirnultaneade varias operacionesen un solopro-
ceso, los prograrnas de cornputaci6n permiten simultaneamente to-.
mar informacion de distintos'archivos, efectuar comparaciones,
clasificacionesy calculos aritmeticos, todo en fracciones de segun-
Antes, lamismatarearequerfa varios pasos sucesivosde una()
variaspersonas..
- Modificaci6n en la distribuci6n y carga de tareas; como
consecuenciadirecta las modificaciones vistas mas arriba desa-
pareeelacargade tareas repetitivasyprograrnablesy,consecuente-
mente, pierdensentido puestos e;jncluso, sectores completos. Por
ejempl0, un sector de estadfsticas que recopilaba manualmente,o '.
minconel auxiliodeplanillas ded.lculo,datos deconsumoporafi-
en una'obrasocial, desapare;ce puestoquelos datos se obtie- .
nen como una salidamas del prograrria que procesalasfacturas de
losprestadores..
3. Comosemodificall.lossubsistemas
b
" ?
aSlCOS.
Pensemosahoraenapoyarlossubsisternas vistosen lasUnida-
des 5a9medianteelusodelacomputaci6n,sin variarlos objetivos
y alcances de losmismos.Un simplificado nos dinaquelas
operaciones que se estan realizarido manualmente (confecci6n de
un formulario, anotaci6n de transacciones en un registro, elabora-
cion de inforrnes, etc.) se realizaran utiIizando la computadora;
pero, si queremos aprovechar al maximo las posibilidades que.nos
brinda la cornputaci6n, deberemos rograr la interconexi6n de
distintossubsisternas.
A continuaci6n,. analizaremos -m6dulo por m6dulo-:-' las
modificaciones que se producirfan en cadauno de los subsistemas
vistos. .
Subsistema de Compras
Los principalesarchivosalos que tendran losdistihtos
sectores intervinientesy que, en algunoscasOS, tambien seran
zados por el subsistema de pagos, son: proveedores, cuentas co-
rrientes de proveedores, stock de materia primas, solicitudes pen.;.
dientesdeentrega,facturacion, etc.
LA INFORM A TlCA Y LOS SISTEMAS ADMIN/STRA TIVOS 179
I
. M6dulo 1: La necesidad de compra
. .Los pedidos de matehales de Fabrica ylos requerimientos
otressectores de la empJesaas'fcomo las solicitudes de compra
.gue envfa Almacenes,'pddrf;n emitirse automaticamente,' con 10
eualIainformacion sobreIrequetimientos y pedidos queda archiva
daen el computadorsin ndtesidaddetranscripci6nmanual ycon la
consiguientesimplificacj6h se!!Uimientoy actualizaci6n.Podrfa-
mas ademas, contar directament: en el stock Ia informacion
pedidospendientes.
Modulo 2:Selecciolf: de p;oveedores y pedido de
cotizaci6n . i
I
sectorCompras simpEficada511 tareaP?r:
acceder a11tornaticarnente a1 archivo de pedldos de compra
(independientementede formularios).
- seleccionarproveedores atraves del computador, consultando
respec.tivo, en ell eual contara con inforrnaci6nacerca
operaclOnesantenoresydelcomportamientodelproveedor.
.- ernitir ]05 pedidosIde cornputaci6n automaticamente apro-
vechando los datos disponibles en los dos archivos ya menciona-
dos; ysinnecesidadde trankcribirlos nuevamente..
!
Modulo 3:Adjudica4i6n
Adernas del acceso ahtornatico a] archivo de solicitudes de
compra con ladargade datos de las recibi-
sepuedeemltlrporcorhputadorlaplanillacomparatlVade pre-
ClOS yel informe de
I
Modulo 4: Colocaci6n de la orden de compra .
Sobrelabasede los.dalosdisponibles en lamemoria,comore-
sultadodel pr.oceso antenor1 se irnprimeIa 'de compraal pro-
veedor Nose
r
requeriraenviarcOplas documentoa
RecepcIon nI aeuentas aPiagar, ya que la dispondran por el
rna. '
I
Modulo 5:Recepcion.
,Secargan los datos del losproductos recibidos para ,a
traves del comp?tadorel infonne de recepcion, que estaradlspom-
en lamemonapara latninsferenciaaAlmacenesyfundamental-
mentepareuentasaPagnr'J Contadurfa.
iI!'"'
180 FUNDACfON UNfVI;RSfDAD ADISTANCIA "HERNANDARIAS'
Modulo 6: Contatilizacion
Al contar con losclatos delas mercaderfas recibidas, ya ingre-
sados en e1 m6dulq anttpriOl', s610 se requiere acceder al arcbivo de
6rdenes de compraiparaila valorizacion y el registro auto matico del
ingreso dela Posterionnente, de 105 datos disponibles .
en archivo, Contadl1rfa pbtendrae:l asiento contable mensual y toda
la infonn(lci6nrequ,erldt por lagerencia. .
3.2. Subsistema de Jl'agos
. I '
Las tarea central de control de la Jactura delproveedor, tal
como la hemQs planteado, es esenciaJmente humana y no gana de-
masiado con la El responsable accedera directa-
mente a los archivos delordenes de compra y de mercaderfas recibi-
das, generados en el de compras; como archivo propio de
este subsistema se crear,a archivo de 6rdenes de pago. '
Modulo 1: R'f!ceJci6n de'lajactura del proveedor
En el sector a Pagar se I'dalizan'i el control de las can-
tidades y tipo' de con la informaci6n de Recepci6n y los
valores y condiciones de pago con el archivo de ordenes de compra
(ambas informaciones, Forno vimos, disponib1es en el sistema). Ca-
bria laposihilidad :de clbntar con un programa que permitiese cargar
los datos de la factura$, efectuar los cotejosautorruiticarnente y de
1a misma forma emitirlnota de debito 0 credito ent.caso de corres-
ponder.
Modulo 2: Liquidaci6n del pago
El sistema Ie iindiani alempleado de Cuentas aPagar las fac-
turas a pagar agrupadaS por fecha de vencimiento; can 1a antelaci6n
necesaria a cada vendmiento, accedera al sistemay dispondni e1
pago can 1a consiguierite infonnacion a traves del sistema para
sorerfa yla emision del formulario de orden de pago con que acom-
panara
,I
respaldatoria.
.
Modulo 3.; del cheque
I
CuandQ Tesoreria recibe la Orden de Pago con Ia docrimenta-
ci6n respectiva, ingresara al computador, indicara el banco sobre el
eual. girar y ordenr.ua irnpresion. del cheque por el mismo compu-
tador. Una variante mas automatizada sena 1a transferencia' directa
caria electronica (en la actualidad, en nuestro pais se pueden reali-
zar por este medio pagos ala DGI y ala Aduana). .
M6dp.lo 4: Pago
I . . .
En el caso de pagarse con cheque, no se observan modificacio-
neS respecto del sistema manual. Si el pago se efectuo par transfe-
renCia, s610 resta'esperar el recibo como constancia del paga.
Modulo 5: Registraci6n
En o,portunidad del ingreso de la' faetura al subSisterna
cuentas a ,pagar, esta. informacion se mantendta en un archivo tran-
sitorio hasta .el momento de emitir el subdiario respectHIO, acredi-
tando las cuentas de los Proveedores, y luego se el asiento
resumen Ipensual que descargara las 'Cuentas a Pagar ;contra Pro-
veedores. . .
el sistema guardanila informacio1l1 de cheques
emitidos y, a partir de ella, .emitinl el subdiario de bancosi y el asien-
to resumen mensual con debito a hi cuenta ProveedoreS y erectito a
Bancos. Adicionalmente, Contaduriapodria disponer de lun progra-
rna que con los datos de las operaciones .de bancos (cheques y de-
positos) efectuase automaticamente la conciliaci6n dell extracto de
cuenta rernitido por el banco.
Nota sobre el pago de sueldos yjomales: ,
. Aquf contaremos can un archivo maestro de persQ'pal, de no-
v:edades ep materia de cargas de familia y tambien que res-
pondan a Jas necesidades del registro exigi do por la Ley 20744 y de
la liquidaci6n mensual de retenciones y aportes, , '
EI control de asistencia, de hacerse por tarjetasllllagneticas,
captar y almacenar los datos sobre asistencia *1 personal
para 1a posterior liquidad6n de haberes que realizani tel computa-
dar mediante un programa que tomeJa informaci6n de! q,sistencia y
'las novedades, y realice los ciilculos del bruto a pa,gar"asi como de
'las retenciones y aportes respectivos.
computador tambien permitira imprimir los recibos suel-
dos y Ia liquidacion respectiva,asi como, ellibro de ley \y las decla-
de retenciones y aportes (estas t11tirnas 5e remitf:n ala
l}1ediante! disquete). . . I
,
del importe a pagar a l:a cuentadel proveedor. utilizando la red ban-
.J
': ,... : r" :". ,," "
182
FUNDAC/ON UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'
w'
Subsistemade Produccion
Modulo1:Planeamientoy programacionde la
produccion '
Aqullos prineipales arehivos para cUTIsuitar-son-1fJs,demate-
rias primasy materialesquesel1tilizaranen1a producci6ny elpro-
gramadeproducci6n; apartirde:.este ultimo sepuedenobtener
tomaticamente las 6rdenes de produccion, a 1a que aceederan
sectoTes de,Fabricacion,ControldeCalidadyCostos. .."
Modulo2:Fabricaci6n .
conlosrequ;timientosdela deprodui::ci6n,
elsectorsolicitaraaAlmaceneslosmateriales necesarios;estepedi-
podrfatransmitirse a travesde1 computador yser atendido por
Almacenes previaconsulta deIarchivo de stock. Posteriormente,
losmaterialeseonsumidos seninineorporados a1aordendeproduc-
ci6nal igual quelamancideobrautilizada.
Modulo 3:,Seguirhiento '
responsablede Fabricadon disponcira en el sistemade to-
dos los datos de1a producci6n en curso; cornpletada
corporaralasunidades0 cantidadesproducidasyprocederaaemitir
partedeprodueci6n... ' .
Modulo4. Control
productostewrinados,y verifieadalacalidad,el
sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su
confonnidad0 noalpartedeproduccion. .
Modulo5. Entregade productosterminadosaAlmacenes\.
. Cuando Almacenes recibe el parte deproduccion cone1 con- i.'.
. forme de caUdad y los productos, luego del control fisico, les dara
ingresoenelarchivodeproductos terminados.
Porsuparte; Costos procederaconlainformacion disponible en
elsistemaavalorizarlaproduccionyaregistrarlacontablemente.
3.4.Subsistema de Ventas
principales archivos alos que accederan los sectores que
enestesubsistemay, en algunoscasos,tmnbienlos sec-
LA INFORMA '1821
tores relacionados con el circuito de Cobranzas, son: maestro de
clientes, cuenta corriente, stock de productos
precios,vendedores, pendientes,etc.
el
dedondeobtendremossus
datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la
cantidady especificacion del producto solicitado. SiseJratade un
clientenuevo,seingresanin todos los datosnecesariosanuestroar-
chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N de
CDIT,etc.)y tambien laiinformaci6n necesariaparae1 otorgarnien-
todeeredito.!
'Apartirdeesemorrlentoel programaautomaticamente:
zara.el pedido de.preci?s), si haynroductoen
'tencla(stock)y Slel chentetlenecredltopara
eI pedidoes rechazado, sistemaindica lacausaparaqueel ven-
dedorinformeal caSodequesehayaexcedidoenelere-
dito0 de queaun no 10 acordado,el vendedorpuedepasare1
pedidoenconsultaal ' .,
Modulo2:Aprobdciondel.credito
Comovimas,enestepaso,laintervenci6n del sectorCreditos
esporexcepci6nenlos casos. ..
- Cuandosetratade unclientenuevo: recibiraporseparadolos
antecedentes requeridos luegode analizarlos, aprobara0 no la
turadeunacuentaconienteconellfmitedeerectitootorgado.
- Cuando setrutaIde un cliente ex.istente queha !ill
lfmitede eredito; eneste! easo,luego deanalizarla
bani0 rechazarael
Enambas situacionbs eI empleadointeracmaconel al
aDarecerenDantalla lasolicitudingresadapore1 vendedory, segun
decreditoconcedido, autorizani0 recha-
zara.LuegoenlapantalIa vendedor apareceniladecision toma-
daporCreditosparadarcursoal pedido0 informaral cliente.
Modulo 3:Prepanpciondelpedido
\.
Enel easoenqueel pedidohasidoaprobado(habla
y eI cliente tenIa creditb) automaticamente el sistema
Remitos en e1 sector Alpacenes (sin necesidad de
. , .
,..: .
."."
185
P',
j
FUNDACfON UN/VERS/DAD AD/STANC/A
184
/
LA INFORMATICA Y LOS S/STEMAS ADMIN/STAAT/VOS
A/Dduia 3: Rendicion de la cobranza
Efectuado el control de los valores cobrados con el detalle del
Listado de Cobranzas, Tesorerfa ingresanl al sistema los datos que
Ie pennitiran emitir automaticamente los Recibos oficiaJes (en este
caso los cobradores solo han entregado reci.bo, Con
esta captura de datos reemplaza la plamlla .de IcaJa y pas'a dlrecta-
, mente al siguiente paso. '
A-f6duio 4: Registracion y control
Con los datos capturados por Tesoreria, e] sistema!. elabora e!
diarioide cobranzas y actualiza 1a cuenta cornente de los c1ientes.
Posteriormente, Contaduria a1 introducir al sistema los datos
de los, depositos, podnl actualizar!os saldos de las c,llentas de ban-
CQS, como la proyecci6n financie,a. Tambienpodni generar la
infonnaci6n gerencial sobre cobranzas y disponibilidades,
Como recomendaci6n final diremos que se deqe cuidar espe-
cialmente que el acceso a las opcionespara generar Listados de Co-
branzp.s, Recibos y partes de caja, solo este disponitlJle para el per-
sonal iautorizado de los sectoresde Cobranzas y de Tesoreria res-
pectiv amente.
'1
4. Leduras
A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos
aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues-
tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de
su impacto sabre la organizaciondel trabajo. .
. ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street
Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini.
.' I
Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso-
podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa-
dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La
informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se
abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll. de ondas de
, '
",' "
187
186 FUNDACfON UN1VERS/DAD A DISTANCIA 'HERNANDARlAS
radio 0 vl,a satelite q!.l8, a diferenciadelas"Oe noalteranla
\i son mucho mas rapidas.
en lasciudades delfuturo habra mas
que carreteras. f\lo s610 serviran para
81
vado costo de!transporte. En 6ste nuevaspropuest8s
Ie; crisis deberansermas iasavenldasycorrerparlosC2t-
rriles deIecapacidad tecrlologfa eimaginacion,
cOlas, sinhm:arios,sinproblemas
/..HabrallegadQ definitivamente la hora de fa computadora?
Temerosos delquedarse atras, muchos bancos de los Estadas
Unidos avanzan a t$do vapor hacia la realizaci6n de transacciones
bancariasdesdecasa.
EIproblemaesquelamayar(ade losclientesno lossigue.
Losbancoss<;Iben que en los Estados Unidosel anapasadQse
vendieron mas personales que teievisores de color y
que el software de firianzaspersonalesproliferapartodaspartes.Ade-
mas, el intento de Microsoft Corp. de comprara Intuit Inc., fabricante
de losprogramasdeifinanzas personales mas populares, mU8straque
las companfas de otrps sectorespadrian robarse elmercadodebanca
desdecasa5i losbancos no S8 muevencon rapidez.
"Larevoluci6ridel conocimiento yde lainformaci6ndestruiran 0
modificaran radicalmemte lasinstituciones financierasquehanexistido
durantelos ultimos100anos",diceWilliamRandle, jefede marketing y
planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.funbanco de
Columbus, Ohio. "Creoque los se estan dandocuenta que
este yquenecesitanparticipar". ' .
Lastial1sacci6nesbancatiasdesdecasa se realizanhoyporte-
lefonoomediarits';i.Jqacomputadora..personaL Los corisumidorespue-'
den usarel telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitartarj!3tasdecredito 0
prestamosy,e.n:algljnos.casos;.. Ii;1I(jsopagarfactura.s;.Muchosban-
cosofrecenserViciOefielei6nicoslas24horas..' "/>i. '.
" ..' ..., 1 '.. ..... ':." ...... .. '" '- ..' .'
Atravesde'unaPC,loscons.4midorespueden\lerlficarsuesta-
do de e,lectronicamente.
Los electr6nk:os acual-.
quieraque un41cu lnta gnjpoCfvico hastala
.
companlade ',. ..... .
. . .,\', .. ;Atrapado$.enlared
.,:" :;':,',,:., ,,' :" ,: "+ ", -," ,",'. -" ,
EntodQs losfr6ulos se
red de
lacreaCion_del\i:redlif.
.'
:::,
LA /NFORMA riCA i' LOS SISTEMAS ADMIN/STAAT/VaS
---'---
vincularfaatodas laspersonasdelplane!a. Lapalabrainternetpwvie-
nede"networl(interconnection"(interconexi6nde.redes) yseacuf'!oell
los Estados Uni-:::DS neDra", cuando comenzaron a comunicarse
entre 51 los de existenles en las universidades y
(.(>::,:<;)S de
E:';'ie::\",,(;,"3 c'C
h
:""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada
tier;;;; uri? cl
t
ecci6neiecrronicaperfectamentedefinida, yelsis-
se (leupp de encaminarIOf; mensajes a traves de diversos cen-
tro::.: que10 \far transfiffsndo de red efl red hastailegarasu destino fi-
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desdehaceva-
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora trasdla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as!como nuevas clases de usuarios-comerciales, gu-
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue-
vas caracterlsticasymodalidades.Graciasalosavancestecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano,en esta red electr6nicapodrfanconverger
todoslosmediasdecomunicaci6nactuales(libras,diarios, revistas, ra.
dio, television, teler-ona). Esta conjunci6n de formas de expresi6n or-
questadasparcomputadoras producirfa un supermediode riqueza inu-
sitada.
La super red informatica en formaci6n nos promele un sistema
en el cual todospodremos participarycrearen ambientesdonde esta-
remos comunicados con cualquier persona 0 instituci6n de! mundo.
Promete nuevas formas de trabajo, de producci6n, de aprendizaje, de
diversion. Pera para que estas promesas se hagan realidad siguiendo
una orientaci6n deseable sera necesario algo mas que posibilidades
tecnicas.
5.Parasuautoevaluacion
1. Le6mo ha evolucionadoeluso latecnolog1ainfonmitica
enlatareaadministrativa. .
2. De las tecnologias destructivas que mencionan Hammer y
Champy, l,curu considera usted'que tendnimas impacto sobre
sistemasadministrativos?DeStlsrazones.
3. l,Cuales, en su de importanciade mo-
dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia
informatizaci6n?Tome 10 dichoenelpunto2
.' estaUnidady
Con referenda alaITkititficacionen la distribuci6n y
de tareas, proponga tres ejemplqs distintos del mencionado en el
<texto. ',7'>/

188 FUNDACJON UN/VcRS/DAD AO:STANCfA "HE:HNANWUiIPiO
5. Compare Jas res,puestas que oportunamente elaboropara la
pregunta 9 de laUnidad 5, y para la pregunt2r3 de Unidad 6, can
las modificacionesa los subsisternas respectivosque sepresentan
en est a Unidad."Senale ras principales diferencias.
6. iCambia la entre los subsistemas de Ventas y de
Cobranza a partir de Ill. informatizaci6n? Fundamente su respuesta.
, 7. iEn cuatde subsistemas las modifiCaciones por la
! introducci6n delcomputador son mas significativas?Fundamente
su opinion. ..". I " ,
8.iQue'elemento tecnologico.coIDun encuentra en innova-
ciones a que los, tres articulos periodfsticos que ha Ieido
en el 4? Explique: brevemente. . '
9. iQue posibilidades y que dificultadesve en la aplicaci6n de
las "innovaciones tecnol6gicas que se han comentado en la Unidad.
a su realidad local? i " . . ,
10. Reflexione a partirde loqueha"lefdo en esta Unidad; so-
bred futuro 'deltrabajp humano'- Sintetice su respuesta en tres as-
pectos que considere mas relevantes. "
::. ,..

1
lIiI?I'R '.
: Procedimierttos Administratirvos
I
i
. I >
N,onna IRAM 3t501 !984),,1
Snnbolos para
!
O. Normas por
I '
0.1. Para la de. esta nonnano es necesaria la con-
sulta de ninguna otra. I
1.0bjeto" ! "
1,1. Establecer los' sftbbolos por utilizar en la irepresentaci6n
, grafiea de procedimientos
2. Condiciones genrrales .
I
>
'
Corresponde a la revision de If edici6n de noviembl-e de 1973.
1
!
--
APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS
190 FUNDACION UNiVERS!DAD A DISTANC'rA "HERNANOARIAS"
SIlVlBOLO \DENOJ\iU-\ SIGNIFICADOY
Ii I CONTENIDO
i
Contiene Jadenominaci6nabreviaday
lacantidaddeejemplares; estotlUllbien
puede representarsemediante la
l
\1
superposici6nde figuras.Seutiliza ][Jiocllmento
cuando serepresentaun documentoy
se deben numerarlosejemplares,
I
0
Represenm todaacci6nde elaboraci6n,
modificaci6n 0 incorporaci6n de
informacion0 decision,
Operacion
I
"
2
I
I
Representatedaaccionde verificaci6n.
\
t
i
Control
3
Representa.todadetencj6ntransitoria
0
del procesoen espera un
!
acontecirnientodeterminado.
Demon!.
4
V
Represenrael almacenlUlliento
sistematicoen formatemporariade
Archivo elementosportadoresde,informacion.
5
transitorio
RepresentaelalmacenlUlliento
sistematicoen formapermanentede
Archivo elementosportadoresdeinformacion:
6
defwitivo
Representalaeliminaci6nde la
I
X
I
!informacion, sedestrilya0 noel
ID""",,,16. I p'""",,do"mi,ma
7 I
-,I
N
8
SKMBOLO i
.
I
DENOMI-
NACION
Alternativru
SIGNIDCADOY
cOl\!.0. .R!,NiU(}
Seutilizapamindicarqueen el
procedimientopueden originarse
distintoscursos de accion.
9
:1
Procesono
! representado
Representaelconjuntodeacciones que
sedesconocen0 que,definidas,no
interesarepresentar. I
I
I
Representael desplazamientoffsico del
elementoportadordeinformacion.
I
10
,I
Trnslado
',1
,

I
RepresentaeI desplazamientode la

I'
informaci6n,sindesplazamiemoffsico I;
Trasladode
delos elementosqueintervienenen el
- - - . 11
informacion
proceso.
Represt:lltael nexoentre
V
procedimientos,procesosyentre
paginasen un mismoprocedimiento.
12 Conectol"
Indicael crucededos comunicaciones
independientesentresf.

13 Puente ---f L.-
1
i;
f
"

193
. ; ..... , -::1 ' .
.....
Norma IRAM 34502 (setiembre 1985),1
. Ttknicas para lalrepresentacion gr-atica
. . I
O. Normas por consultar
mAM
,
! TEMA
i
4502 tfneilS ,
j
4503 letras I
I
34501 Simbolps para In representacion gnifica
I
34503
l:.inearn'entos generales para el diseiio del j
tonnulClrio para in representacion gnUica
. ,
1. Objeto :
1.1. Establecer las, tecniicas a u(ilizar en la representacion gr:Hi-
ca de procedirnientos adrnif\lstrativos.
,
2. Condiciones generales
. 2.1. Direccion disieno, La representaci6n gnffica del pro-
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
que reptesentancada una, unidad crsector.
. 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica-
ni el sentido con una que no seni necesaria para llneas d;es-
cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi-
miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen-
cias verticales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible
un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia.
Los trazarse de forma que Ia concavidad tenga el
mismo sentidO'de la linea a: la que corta. .
l. Corresponde a la revisi6n de \0. edici6n de mayo de 1974.
APENOICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
2.5, Uniones de lfneas de secuencia. Se efectuanin formanda
un lingulo retto.
2.6. Entrada y salida de lineas
2,6.1. La entrada de lfneas a los sfmbolos podra efectuarse par
la parte superior 0 lateral y su salida por la parte interior o lateral,
con excepcion del sfmbolo de altemativa, en el que la lineaentrani
unicamente por el vertice superior. .
2.6.2. Los sfmbolos se c1asificaran en funcion de la entraday
salida de lfneas de acuerdo con los apartados siguientes:
a) Simbolo inidal. Aquel del cual parten una 0 mas! lineas,
pero ninguna }lega a 61. .
b) Simbolo medio. Aquel al cual Uegan y del que parten 1-
neas.
. c) Simbolo final.. Aquel a1cual llegan una 0 mas Hneas de en-
trada pero deI,que no hay salida.
2.63. De acuerdo con los apartados indicados en 2.6.2, los
sfmbolos establecidos en la norma lRAM 34 501 podrani ser em-
pleados en la fonna que se indica en el titulo siguiente:
195
lP<
194 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
Titulo
_.
r-
Sfmbolo(vernormalRAM34501) Inicial
-
lOperacion X
12Control X
3Dernoro
f-!<
4Archivo transitorio
X
5Archivodefinitivo X
- --
6Destrucd6n
\\
I7Alternativa
II
8Formularioyotrosoportedeinformacion
!9ProcC!so no representado
I
X
<I0Traslado
II Tomadeinformacion <1'
<12Conector X
Medio
X
X
X
X
X
X
X
X
- --
X
X<
Final
X
X
.
X
X
X
I
X
I
\
,
2.7. Diseiio de ejemplaressuperpuestos. Se dibujaran super-
puestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan
en la aedan. La superposicion se realizara preferentemente hacia
abajo y dereeha; el usa,de
las tres dlreCClOnes restantes, cuando !lSl. 10 JUstrflqueuna meJor
representaci6ngrafica.
OJLl D L------J'1
2;8. Identificacion de varios ejemplares de unmismofor- <
l11\flario..$e.jdeptificara cada uno de los ejemplares, mediante un
numero, unaletra;tincoloru otrosimbolo.
-'
.- .......
APENOICE 1. PAOCED/{\;IfENTOS A OMINfSTRA T/VOS
2.9:Representaciohdelaemisiondelfarmulario
2.9.1. Formulariokmico. Se representara can elsimbolo de
operaci6n, consignandose acontinuaci6n la designacion delformu-
1
lana. '
Q
o
2.9.2.Emisionde
'I
P()s 0 masf{Jrlnularios conrecalcosiron!-
taneo. Cuanda dos a mas formularios se emitan simultaneamente
seindicaralacantidad ejemplaresde cadauno de eUos.
I,
I
Nota: El dibujo fepresenta un conjunto de 4 ejemplares y 2
fonnularios (de2 ejemplarescadaunode ellos).
2.1O. Representa:cion sobre 130 distribucion de ejemplares.
Se dibujaran las Hneaside salidapartiendodeeadaunode los ejem-
plaresadecadagrupodeelios.
_, l.... :}.:-' r::l:
\ 'I';,'J:',,:<: .'
.If
197
I .
196 FUNDAclON UNIVEfrSfDADA DlSTANCIJ! "HEANANDARIAS" .
2.11. laoperacionsobreunejemplmrde
UIIl formulario. Se reprefel1taraGonsignando el sfmbolo correspon-
dientesabrelaHneadesecuenciadel ejemplarafectado,uniendose
luegolaslfne:as. .
. delfraccionamiento de un ejemplar.
Se indicaracan lfneas de secuencias divergentes, que parten del
sfmbol0de.operaci6n, a continuaci6n deestas los
documentoscorrespondlJntes.
I
.2.13. de laoperaci6ny.contj0l. euando
reahceunaoperaclOnyun control en forma:slmultanea,se podran
representaren1aformaslguiente:
2.14.Indicationdelas descripdonesenfonnulanosqueno
tienencolumnadedescripcion:
I
" :','/
I
I'
APENDICE 1.PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2.14.1.Simbolosdeoperacion,
procesonorepresentado.Seindicarajunto al SlmDOJO, en
sintetica,eltipodeoperaci6n,.control,demora,coneotor,oproceso
no representado"segtinsetrate. '., .
o
2.14.2. Sfmbolode archivo transitorioy archlvo definiti-
VO. Se indicarajunto al sfmbol0, en fonna sintetica,lsu forma de
ordenamiento. ..'.
2.t4.3.8imbolodedestruction.Noes indispensableespecifi-
cardescripci6n. .
, 2.14.4. Simbolodealternativa.El tipo de seindi-
caracercanoa1 bordesuperiorizquierdodel.simbolo,,y juntoacada
unade lasllneas.de salida,laaltemativadequesetrate. Las lineas
desalidaseindicaran: .. .' ' ,
a),hasia tres opciones, medianteel trazadode lineas como
salidashaya,desdecadauoodelosverticeshaci,alos
b)imasde tres opciones, medianteel'trazado sola
desdeelsimbolo,lacualsereunificaenformahorizontal0 vertical.
conelmlmerodelfneasnecesarias.
.$2,
A
A D C 0
9
c
__I)
199
198 FUNDAG/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA'II"HERNANDARIAS.
2.14.5. SimboJo deformularioU otro soportede informa-
cion. Seindicaniladenominaci6ndel formulario u otro soporte de
informacionJUN0 aI simholo,enformasintetica0 codificada.
factura, nota de cn!dito, etc. La denominaci6n del
tipo de 61emento pCirtadorde infonnacion se indicant dentro del
siinbolo.,Ejemplo:''Cintamagnetica, taljetaperrorada, etc. Cuando
. setrateunfonnulliridno identifiCarel tipo. .
Oaud""", 8
Moroa"" Clnta.
perlorada
2.15. Indkacion de Jadescrjpcion en formularios con co-
..lumna de descripcion. Se indicant dentro de los mlmeroscardi-
nales, describiendoseel tipo de operaci6n, control, etc., en las co-
lumnas correspondientes.Noesindispensableenelsimbolodedes-
.trucdon.
2.16.Identificaciondelsimboloconector.Siempreseidenti-
ficars.elconectorconunc6digo.
2.17. Caracteristicas c:Je laslirieas. E1 grosor delostrazos a
utilizarenladiagramaci6n, seran de 0,5 mm. paralos sfmbolos y
de 0,8mm.paralostraslados.
2.18.Distanciadelos simbolosentresl:ydelossfmbolos y
los traslados.Seestablececomodistallciamfnima5rom., salvoen
elcasodelossimpolosdeejemplaressuperpuestos.
"0',:"'::;7.,_ """,,,,,, .. '," '",

1. '. :';yoS'. .; i: ",,_. '. , ;'J , ...... ;;,: .;. ,...".......,.
;
.','f;."
i:',
APEND/GEt. PRobEDIMIENT;S ADMINISTRATIVOS
.'. ..! "
"-'''Norma'IRAM 1914).1
Lineamientos paraeldiseiiode
formulariosparalarepresentaciongrafica
I
,
f). Marmas por
IRAM

TEMA
3001 FormktosdelaserieA
34502 Tecnlcasparaiii'representaci6ng!1ifica
1. Objeto
i
1.1, Establecer los generales para el diseiio de
formularios para represerHaci6n gnlfica de procedimientos admi-
nistrativos. '
2. Condiciones generales
2.1.Formatodeforhmlarios.Losformatas podranserlos si-
guientes: (!RAM3001)
IRAM A4de210mmx297mm
IRAM A3 de297 mmx420nun
IRAM3A4de297:rpmx630min
IRAM4A4de297mmx840nun .
Las hojaspodranutilizarseenformavertical0 apaisada,preti-
riendoseenelfOTI1ll;ltQ lRLAM A4lacolocacionverticalyen elfor-
mataIRAMA3la apaisada. .
2,2. Margenes. Se un'margen de sujecion, no me-
norde 25mmy lateraIes apropiados alas necesidadesy
presentacion. i.
2.3.PJegadodefonbularios.Setendranpresenteslosrequisi-
tossiguientes: i
a) quequedelibreelimargendesujecion;
que.en el fonnuaariO':Plegado quede .visible el encabeza-
mientoquesirvepara al forrnulario; .
....ce)que.elfonnato fonnularioplegadosea.elA4.
f.. mcluyeIIlOdificaciOil de de1978YFedeerratadesetiembrede 1980.
200 FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). HERNANDARIAS
I ," .
2.4. formulario
2.4.1. Se'colocanl en el angulosuperior iz-
quierdo 0 en,'el mruigen podni contenerlos datos si-
guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi-
miento, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi-
caci6n yfecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo,
2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa,
quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. .
Datos .. Seraconveniente un
espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza-
nm los angu]os libres.: .' .
2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus-
tara a los indicados la figura L ' ,
Encabezamiento UnldadflSfunclonales
-....
-I
,
/'
,
I
I
'-- "",,--
-r-
r--l
1
I
,
funclonales
Encabeza
.
'.- ....,:... , ".. ... ...:.
-,'
\.
I
,
\
. I
I .--,

p-- .
ru
I ' I
.;' . I
APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS 201'
Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1
'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos.
Contenido y presentadon I
O. NOm1.as por consultar
WMI
3001.
Parte I
32101
34501
34502
34503
34504
34512
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
A.___________-I
resentaci6n de fechas calendario
am e! inteJ:'Cambio de informacion.
,1. Objeto y alcance
1.1. Establecer eLcontenido'Y la presentaci6n de un manual de
procedimientos administrativos. . .
1.2. Elcontenido establetido tiene canicterenunciativo.
2. Contenido del manual
2.1. Contenido. Contendra' la emmciaci6n de la codificaci6n,
la depominaci6n y la de paginas de cadanbrma de
dimiento 0 parte del manual,
2.2. Objetivos. Contendra la explicaci6n de prop6sitos de
la aplicaci6n del manual y. cuando fuese necesario,i de los motivos
que Ie dieron origen. .
2.3. Responsabilldad. Contendn'i la indicaci6n de la unidad
organic a responsable del cumplimiento. .
2.4. Mcanee de los procedimientos. Contendni la indicaci6n
de los entes en los cuales se aplicanin los procedimientos y
cunstancias en que deben emplearse 0, por via de excepci6n, cuales
son los lfmites en quecesa la aplicabilidad de los procedimientos.
1. Corresponde a la revisi6n de la edici6n de diciembre de 1979.
203
111'"'
202 FUNDACION UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARlAS"
2.5. Instruccionies. Contendnln las concernientes a:
2.5 .1. Codificacion. Explicara el sistema utilizado.
2.5.2. Adi.llalizadon. Indican'ila fonna de identificar las revi-
siones, modificaciones 0 actua1i+aciones, quienes. pueden generar-
.las YpOl' que,medios, y como introducir el nuevo material 0 destruir
, , el material invalidado.
.3. Criterio de cumplimiento. Enuncianl. expHcitamente
criterios que penni ten discernir el cumplimiento 0 incumpli-
miento de los fines para los que se estab1ecen los procedimientos
del manual.
2.6. Nonnas de procedimientos. Estaran integradas y ordena-
das en 1a fonna siguiente:
2.6.1. Cursogramas. Representaran graficamente los procedi-
rnientos administrativos (IRAM 34501; !RAM 34502 e IRAM
34503) comprendidos en 1a norma.
2.6.2. NOrInas de tramite. Describirahla secuencia de los pa-
sos en los procediruientos administrativos.
2.6.3. ForIDuiarios. Contendnin las instrucciones y
rencias para la utiLizaci6n de todos los documentos y comprobantes
circulan dentro de los distintos sectores de una organizaci6n,
sus disefios y especificaciones y mode10s de llenado.
, 2.6.4. Anexos. Podran contener las tablas, cuadros, grJicos,
ejemplos de aplicaci6n nonnal de los procedimientos, anaIisis de
casas Ifmites para 1a aplicaci6n de los procedimientos, y demas ele-
mentos que se consideren necesarios. '
2.7. Glosario. Contendn'i 1a definicldn de los tenninos no tec-
nicos utilizados. " .
2.8 ..lndke tematlco, Contendni la enumeraci6n de los distin-
tos temas que comprende el manual,ordenados alfabeticamente.
Cuando los temas esten inc1ujdos
referel1cias cruZadas. ,.
2.9. Refe:rencias cruzadas. Contendra 1a infortnaCi6n necesa-
ria para 1a ubicaci6n de lol'l temas que comprende el manual y que
se hallan d;.,f)lTollados en otros manua1es 0 aparecen can otras de-
, , .'. .'
", " '2.1 O,:;Wiificacion y ase.soramiento. ContenQra los datos de la
para verificar el Y
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
, ,.: Indicaci6nde'fecbas ' ' ", ",:"
APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS
2.11.1. Fecha de ernision
2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi-
miento y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar
las distintas ediciones 0 tmodificaciones de la nonna .
2.11.1 Expresanlla fecha en que se aprob6 manual.
2.11 Fecha de v.g:enda
2.1 j .2.1. Se en fa nota de distribucion que acompafta ala
nonna de procedirnientoslo a las correspondientes rnodificaciones.
11.2.2. Indicara fechadesde la eua] es obligatorio el cum
plimiento del contenjdo del manual 0 una modificaci6n.
2. paginas. Cada nonna de procedirniento
y cada parte del manual!tendra ennrneradas sus paginas correlativa-
mente a partir del N 1, indicandose en cada una de elJas la cantidad
total de paginas despues de una barra.
3/20 (es pagina 3 sabre un total
3, Presentacion manual
3.1. Formato. ,adoptanl alguno los estahlecidos en la
norma IRAM 3 001 Parte I, preferentemente los formatos
(210 mm x 297 mm) e IRAlvl AS (1 mm x 210
3.2. Armario. Con el objeto facilitar la consulta
la parte corresponcjliente a normas de proceclirniento se
en 1a forma siguiente: '
3.2.1. extremo derecho del anverso de los cursogramas
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverse de 1a hoja del titu-
lo la no:rma (fig. 1 Y 2), manera que, al desplegarlos hacia 1a
quierda, qu.eden visibles los cursogramas, facilifandose de esta fonna la
consu1ta simultanea los cursogramas y del texto de la norma.
3.2.2. '7\ continuaci6n del texto de la norma detramite, se
corporara. la secci6n formularios. EI diseno de los formularios
estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso la ultima
hoja de instrtIcciones cada uno de formularios que interven-
gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta-
nea de loscursograrnas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di-
sefio de los formularios.
; '
3.2.3. Los pueden, convenga, adherirse de
.,....;_ .. ,' forma losdisenos de los formularIas. _,.,,'., '.
, 3.2.4.Para faCilitat la actualizaci6n del manual es conveniente
"""qmnafnoJas'''sean removibles. '
204
,
FUNDACION UNIVERS!fiJAD A DISTANCIA "F{ERNANDARIAS"
Hajasde Inslrucclcries,
reielSncias yespedflca-
clonas de fonnutarios A./fl
Anverso del fonnUlilriof.:.A.f
!\
, /'/" FOlll'lUlano A
\" if Revarso de la hoJa del Anverso del fomlUlarlo
litulo .
,

Hojf!l5 de lnstrucclones. lit-
ferenclasVaspecilicado-
nas de fonnularios B. FIgura 1, DlsposlclOn de part1s
.....
-..........
"
,
..... I
,,:
i '.
. I
,Figura. 2. Direcclon para el
"
Figura3.Plegada
Nota: Cortes desde III
..... ..';.:'.. "" ... .,:"
Apendice2
.PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q .. ;;:aaWtwiGLLLJ iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi M iiill
Regimendefa.cturaciouy
Registracionde
, . I I
, Atraves Ja R.O. 3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O.
05/12191) Y3803 (B.O.04103/94),la unaserlede
.disposiciones'aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra-
ciondeoperaciones. !
, Este regimen norrmltivo ha provocado modificaciones en los
sistemas administrativos einclusohaafectado pnicticasco-
merciaJes.
Acontinuaci6nsemuestraunaseriedeeuadros (Fuente:
verso, Eeon6mico - CPCE)con los aspectos'mas de
estasresoluciones.
I
I
.....
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

JIi'llicturadol!1l
ManualeS

EJectronicos
, Electromecanicos
MeciOicos
- Numerodeejemplaresaemitiry
des!ino(Art.50
.....::... Requisitosquedeben contenerlos
comprobantes(Art, 6j
--'Documentacion relativaal trasJadoy
rega productos(Art. 7) .
rr1.. defactums(Art.8j
minimasdelcomprobantey
datos
1'=-
__ .207'
2. I. Elllis"r ('1)
2.1.1. Nombre yapellido 0 razonsodn!.
2.1.2. Domiciliocomercial(10)
2.U.CUIT(7)
2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0cOlldidon no
y denominaciolldeC.yade Previsicn
oensudefectoel numo=ro decuenta.
"l.V.A. resoonsableinscripto","l.V.A.
responsablel.V.A.", 0 "I.V.A.
tlxento".
2.1.7. illicio actividades (en los casosde
0 He",
2,2. Cumpri,bllnre
2.2.1.Pechadeemisi6n.
2.2.2.Numeracionconseclltivay progresivll. (l}
2.2.3. N" deremitos vinculados con la operncidn.
'2.3.Adijllireiue.\ .
2.3.(. Sujt!tosinscriptos. no inscriplos, no ,t!cWlzados 0
exeotos.deIJ.\f,A.
2.3.!. I. Nombrey. apellido0 ruzon social.
2:3:1.2. DomiciliI).comercia!.
2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7)
2.Datosqueilebencon':
2.3.1.4.'camcterquerevisteenell.V.A.:
tellerloscomoroi1:mto.'s
-"I.V.A> Rcsponsab!e [nsciipto".
..;"I8.A:RespOnsableno InsCl;pto".
':"'!I:YA:':Nun,esponsable".
;
:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales
;2.3.2..l:t>p;;rnc\6nigum 0 superiorn$ 1.000.
,;2.3.2.LIU\peUidoy nombre.
.:2.3.2.1.2;Dgmicilio.
:1:3.2.q;:C:l[JT.
De1)0 p<iseer; .
. diddocl1menro de identidad
.::1 ca:ioqe'ettranjeros(P,.....,,,...
"A (
'2..3;2.2:c!!peniCioninferiora$ 1.000.
S610 FINAL".
3. (R)
<3;L objeto(bienvendido, etc;). (2)
:t2.:Canrici;jQesQe:bieneser.ajenados.
.4:'itilporiii.'ge,/-11 iip-eracitln.
4.LPrei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .
I 4.2.TodQotfoconceptoqueincidactlantitativnmenteen e!
. I. .

.J_' _____
'c
.
J
i ,...
FUNDACION UNWEREjIDAD ADISTANCIA "HEANANDARIAS
208
I
APENDICE2. REGIMEN DE fACTURACIONY AGISTBACION... 209
:
I
2.. Datosquedebencon-
tenerloscOlDproblllltes
(cootinuacion) '.
3.IdentifiCicioDdefac
tures0 docmnentosequi.
valente!(9)(13);
5. l y.A. opt1:llCirln
SUjetos. Responsllhle
irente snble

exenlos0 no noillScripto. i IIIscnpto.
I . -, .
a1canZlldos.
Consumidores I .
finales.
-Alfeuot:a
Erin'enante
Nose Idem.. Idem
discrimina
,-Impone
(adt:'IIJas I.VA
acrecen-
(4)
-Restantestri-
tamiento l.V.A.
I.V.A.).
(3) butosqueno
Responsable :Integranbase
.impOIIible,
-Ilripone
perception

I.V.A.y
normn
aplicuble.
Resp<losable NoCOrresPOIldeefectunrdiscriminnciondel
noillSFripto I.V.A.
6.ldeiuificacitlll dtI qllUn imprimio elcumprobante (14)(15).
6.1. 1'1a'nbreyapellido0 nu.6nsocilll.
6.2.q.U.I.T. .
6,3.J1echlldeiillpresi6n.
6.4.l'fde hllbiJiUli::i6n delestllblecimilmlo.
6.5.EI primeroyel61limodelosN"delos documenlosque
compndelaimpJ'llSl6n.
3:1. L4rra "AH (5)
Resptlnsablesinscriplosenel!'V.A.querealicen
oper:!9ionescoo:
OtIT1s responsablesinscriptos.'
- Responsablesnoinscriplos.
:3.2. L:;/TCI "8"(5) .
iResponsobJes inscriptosCOilslljetosexentos0 no
iresponsables \) cOnsumidores fmales.
'3.3. Utra "e"
) el responsablesen:
1Resptlnsable00inscripto.
:- Sujefoaenlo0 no IIlcanmdo.
:3.4. ui.. Remiw,f. Nolas Pedido ydocumentos muiltlgo.'
Ideb,ml" esttlr itkntifioockl.' crillla/etm "X" yUs lqenJa
i"DOCfJMENTONO VAUDO.COMO FAcruRA".
I', i
t
I
,
, ,
4.Resumendeletrasy
ejempiares
5.Formade3eredita-
cion 0 inscrip-
cioneneILV.A.
i
6.Documentacion.tras- '.
ladoy produc- .
tosprimmOl"omanufac-
turados
.' 'I
'. Responsable II Sujetos
no inscripto., :Exentos0 no
/ ,'[mscnpto.
a1canzados,
COlJSumidores
Vendedor finales.
.Responsable
A B
.illScripro.
(Trip\icado) (Duplicado)
Responsllble
noinscripto.
(Duplicado) c
Sujetos
Exentos0 no
alcttnzados.
SolamenteCOil:
Certificado'ocOIlstanciadeinscripci6n.otorgoonporInD.G.!.
Paraelloelndquirentepadrooptlfenlre:
1.E;o;bibiroriginal yentregarfqtocopiade los a1udidos
comprobantes. .
2.Aponacfutocopia:wtenticadadelosmismos.;conIII fmna
originaldel cOIlmbuyeme, presidente,gerenle0persona
..debidamenteDUlorimda. " I I
I
6.1.0bligucifHuI i. '. '1 . !i
6;1.1.:rodotmsIAAoyentre&adeprodUCIOS debemefectuarse
con,respnldodOC!lIDentario gilfu, etc.)
S.eConiideranUlvoIlidoslosCon,iprobllllleS(gufai,etc.) quese
eniitllllencumpliroientodeotniSoormns nllCiorulles.
provillcimes0 mnnic:ip.ulesque regiamenteneltrnslndo y/o
emreg;t bienes,s\eroprequelosmismos los
datosmdu:lldos. . . ..' . '
6.1.2.Taloblignci6n rigeIl\lnenloscasesdetroSlados 0
entregasquesereWicen IIuntlnilodistinlode III ctlmJirn-
venti!.consignaciOIles.muestms,dep6sitos, n:misionesentre
fiibricas ysucw-saieS), ..
6.2. Datmi conJenido . en la ducummtacillit
6.2.1. Druosmfnimos.
Los.mismos'elemenlOsmendonadospamIII delos
camprtibantes.cone;o;cepci6n deInindicaci6nde;losremitos
(pumo2deesle.cuaaro).(II)(12)
.6:2.2.EmpresatrlIIISportista(de.col'TeSponder. enesode
InUisporteporlerceros).{6) .
6.2.2.1.Apellidoy.oombres<) ramI!social.
6.2.2.2.C.Ul.T. .
Num importanJe: PamquienestmsladenInmercaderfn
acompaiiadnporfactumenlugardelemilo,losrequisilosy
contenido sonlosmismosconexcepcion'dequedebe
idellrificrusealae.mpresatransportiSlIl.
.;;.
"'" ",:"':
----
210 FUNDACIOJV UNIVERS/DAD A "HERNANDARIAS
p.
7. I. lflilillll.:hitl ClmjllIllcl de .<islenllls de emisi')Jl
i Podrtin uCilizarse. en fOlTllll complementariaealtel1llltiva,
.sistemasmantmlesycomputariznrlos, con numeraci6n
indepenciiente.
7.2. OpeJ'{fci(Jlles de exporlilcitin
Debenemitirsefactums 0documentos equivalemes
idenrificadosmediantellU c6digo!lSignadoeinfonnadoala
7.SitI.JllciorneeSlPecillJes
D.O.I. (Fonn. 446JA) bajo III leyendo"Operaciones
exportaci6n".
7.3. Now.\' de debito y/o credilo. COfllpmbwIlesailerllariv(js.
Podninserconfeccionrulosenlos'mismoscatenaries'o
listados continuos milizados respectocle In eperaci6n .
.originalia.
Notas
1.EstosdatoS.deben serpreimpresos.Tnlrequisitose cumplimentado,en to-
dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw-
bantesen oportunldaddesu impresi6nparimprentayno en el momentadesu utilizacion.
Lacondid6n de preim... l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L","DU- :
PLICADO"y "TRIPUCADO"fli de las letras"A", HE" Y"C",' .
Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 de-
ben cumplir igualrequisito,con excepciondelosresponsables queseencuentren en)aDi-
recci6n Grandes'ContribuyentesNacionalesa losquerevistanelcaracterde"grandescan-
,que pOdr'clfl requerir alaD.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales
seconsiderencumplirncfltados atravesde los empleados.. .
En dicha se debeinformal'si. el sistemaes aun
tcrcero ("amedla.a')o'porcompras (software comercml) y la mdlVlduallzaClOn del. res-
ponsabledel iirea'desistemasy de laempresarespectiva. .'.
2. El requisit'odela ideotiticaci6n se enteflderacumplimentado.por lautllizaci6n de
sistemas dec6digoscuandolosmismos se encuentren incorporadosaJosprocesosdeemi
si6n de comprobaliks"utilizados y se puedadisponer-cunndo un cat:i1o-
gofimmd9porpersonadebidamentc autorizada, indicativode lacoditicaci6nernpleadaen
la.operaclofl. ..".. .'. .... "':,'
3. Cuandohisoperacionescorresponden aventas debienesde Liso (art60deldecreta
reglamentario), seinsertarala leyenda"ACONSUMIDORFfNAL", noc;orrespcindiendo
oi ladiscriminaci6!ldelimpuestofli elacrecentamit;ntodelLV.A. .... ." ' ..
4. Cuando disposiciones legales establezcan un tratamiento especfficodelLV.A. en
materiadefactumci6ndeoperaciones,deberatenerseefl cuenta.. ..' ..
5. Se debernnutilizartalonarios por separado paracOOa una correl.aci6rjnu-
merieaindepefldiente. ..' '.' '., .
6. Eflloscas()s eoqueno se puedaprecisarel destiflatwio'delosproductoslllmomen-
to de la salida de fiibrica, dep6sito, local de venta, etc., el comprobamede salida deben't
emitirse anombre.del quien 10 mantendraen su paderjunto cOfllcsduplica- .
dos entreguecomoconstanCladedescarga .
,.Laiflfonnaci6nde III C.U.LT. deber.acumplimentarse siempreque elsnjeto respec-
tivo se encuentre obligado aposeeria. Deno existirtal obligatoriedadyen.caso denopo-
seerla,deberaconsignarseexpresamentelasiguienteleyenda"C.U.LT.: no sep6see".
8. Cunndo unamismaoperaciofl el uso<le mas de un ejemplardelmismotipo
de comprobante, sedeberatrasladarellmporteparcialobtenidoeli cadauno deellosal0
los siguientes ejemplares,: no correspofldiendo totalizar cada ejemptar'en
pendieflte.. ...... .."\:
9.Dehenfigurar.obligatoriamenteefl las facturas 0documeptoseqtiivalenteS,no sien-
do flecesario quecmnplan la conditiondepreimpresl6n, '..
A PEND ICE 2. REGIN1EN DEFACTURACION Y REGISTRACION... 217
10. Sera el correspondiente al establecimiento 0 lugar fisico en donde teflga Jugar la
emision del comprobante, con Iprescindencia del procedimieflto utilizado para la asigna-
ciondelos primeros cuatroc6digos.
De tramrse de operaciones efel!:tuadas a traves de viajaflte. corredores, etc., el domicilio
comercialestanireferido al establecimiento0 lugarffsico de entregadel
1I. EI domicilio comercial [l cOflsiderar es aquel en que seenCucfltra ublcado el
cle expedici6ndelos biefles (alnhacefl 0 deposito).
12. Los remitos 0 documentosequivalefltes debencontenerlaclescripci6fl, comenidoy
cantidaddelos bieflestransportados.
Cuando porIII modalldllu opcrativano se.a posibledetemiiflarlac"ntidad de los
primarios (p.ej. cereales, leche,:etc.) tal requisito seentenderacumplirnentadocon la des
cripci6ny contenido(estimado)Ide los bienes trnnsportados.
13. En el caso de intermediarios, III identificaci6n de las letras "A". "B" Y"C" "stura.
detenninada por el cameter que, respecto del LV.A., reviste elcomprador, cooperariva 0
'"",",,pdiario.
Si IaimpresiOfl la realiz:ael contribuyenteen propi050 efl elextra!1jero, se
debemindicarlos datosdel contribuyenre0, en su caso, losde la empresadelextrafljero.
15. Cuando la impresi6n fuera eflcargada aun tercero en cameterdeintermediario, )3
idcntificaci6nserefiere alacmpresaquetuvo asu cargo la correspondiente;mm"dnn
.\
!II'--

r
Apendice 3
.,., wewn' S& ii2l2ii!i06CIi&
Aplieacion de las berramientas a una
situacion particular,
Ventasal contadoenelmostrador
., .
Cliel1te: Solicita al vendedor informacion s6bre las.mercade-
nas, precios, calidad, condiciones de P'l-go.
Vendedor: Informa y vende. Confecciona la factura de venta
al contado en.original y tres copias.En):rega el ottiginal y el duplica-
do: al cliente. La Ultima copia'pennanece adheriq.a a1 talonario por
ordennumerico. Envia la mercadenaaJ empaque Junto con la segun-
.da copia de la faetura. '. I
Empaque: Verifiea y coteja la mercaderia q;:m el triplicado de
laJactura que acompafia a esta y la embala. . .
Cliente: Abonaenla Caja.
.,' "" ... :'
"- "
" ,:.. ,.
215
21' 4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/,
HHERNANDARIAS ..
--c----
Caja: Recibe el impotte de
"pagado" enlos dos ejemplares de ..DevuelveeI:original
al clienteyretieneeldupJicadoenarc!i'iyotransitbrio, "':.
C1iente:Tornalafactumsellada y la
Empaque: factuia que recibedel
cliente conel triplicado que estaconlII'fuercaderia. Las selli:J."en':'
tregado"yponeenpoderde.estelametcaderiaconel origInaldela
factura,Archiva18.copiamencionadapororden .
Cliente:SeIlevasumercaderia Iafactura.
AIfinaldeldis: ... .
Caja: ConfeccionaplanilJade argueoportiiplicadoycontrola
cone! total de facturas dupJicado y cOllIns valores. Envlaarqu.eo
(original y duplicado) a tesorerfajunto cOn los. vaIores. Entregaa
contadurfaduphcadosdefacturasy triplicadosdeargueo.
Tesoreria: Devuelve a caja el duplicado del argueo'firmado
previocontrolyarcruvaoriginaldel arqueo. .
C-aja: archivadefinitivamenteelaiqueofirmado.
Empaque:Entregalascopias defacturas archivadasproviso-
riamente(triplicados)acontaduria.
Omtaduria:Recibelos tripllcadosdelasfacturas que.perrna-
necieron en empague,juntocanlosduplicadosdecaja.
control cruzado de las mismas;Contabiliza las ventas y eI.dinero
entrada.Archivalos duplicClqosdelasfacturasydestruyelostripli- .
cadosdelasfacturasyelarq.ueo..
Paratenerencuenta
..
.
-. . . ",
.....
.
-. .' _ '.1"-, .. ':" \
1. Vedassectoresque
. ....
auierdodelsfmbolo,debeutilizarseunacolu-rhnaadidonala1'efeeto.
.... ' . " . '".-,
3, Lossectores exfel110s a1 subslstemaql1e. seestadiseftwose
colocanenlosextremos(a1aderecha0 alaizquierda).
4, El disefioes deizquierdaaderecha.
. LoquecirculaenlosdiagramasesinfoiEpaci6n.
'" .:
"I: "
."
. ,,'-, .';: ..... '.. :
." -:
Diagrama de bloque global
Proceso
Entrada ,
Venta y emisi6n defacturas
1 Cobro
contrOI de:mercaderlll confactura,
empllque, selloyentrega
-u
Pedidodel . ContrOl. de va.lores y arqueo
cliente Reglstracl6n contable
. ..,'.
.' II'
t
Salida
Filctura
original
CuadnlplicadoYduplicado de facturas
Arqu!'Iq original
Registroscontllbles de Ingresos YVantas
Diagrama
Cliente
Vendedor Empaque
Caja Tesoreria
1
. \

I
Vend" y r-
. ControlII'
amlle j
me,cader{a
lactur. Y<!mpaca
lactura
. I
Sellz
tacluras
I
I
le<l17;;
':" .
. \" ..1....
1 P.ago. 'I:
1
Cont,ola
.lactura I
.
valores
ll',erc,S:'darfas'
A,QUB] con
SeU_ .'- a'quao
lactur.
l. \ I-
,
I
'I Contadurl!!
rconlroll
' cruzado
1\ registro \
t
1
\
r;
l
1
I
I
.,
i
APENDICE3
21.7
216
FUNDACION UNlVERSlDAD ADfSTANCIA :/;:/ERNANDARfAS
Cursograma
Diagramadebloque
detallado
Salidas !
I
J\rr.hivos l'rocesos Entrada!; M6dulll dal
simms
L Atencion a1
Facturas
publico y venia
Emisi6n factum Pedicla del ! Facturas
cliente 1
Factura con sello -Cobra Factura I Factura 2. Cobro
'Pagado" -Sella factura 'Pagado' I
Factura selJada
mercaderla
Facturas dsello . Transltorio de -Control mercadeda con 3. Enlrega de la
Pagaoo" y facturas factura "Pagado'
"Entregado"
-Verilica sello "Pagaoo' en
Factura
-Ernbalaje ..
i
I
-Sella factura "Enlregw"
-Enlrega Mercaderias'
I
.Arqucoy
-COlllro! faclural y Va10ces
-EmisiO n pbmilla arque 0 ArlJ!ifo firmado 4 . .Arqueo
faclural
-f'uma P1anilla Arqueo
FacturaJ -Control =00 facturas
Faclurase1lada !
Arqueoy i
5. Registraci6n
Arqueos ~ i c a l a y Irip1icada
'Pagado" y i Regi$tro. contlbilira iDgreso de
"Entreg1ldu" codles dinero V venia
'\
cuam! lIENOeDOR I E""AQUE
l
CAJA TESORERiA r CONTAOOR'A I REFERENC'"
i..
1- Raaliza la venta y
emitefactura
2- Control .. m .... caderla
ron factura y'llmpaca
l- Selllll "E.nb-egado
4- Cobra y sella
5- Cmlrola factura
original con eI
triplieado y0<>1,,,
e. Controla valores con
sum, de facturas y
emit,:, ar<jU1IO
7 Cantrola y dlMlelva
arqueo firmado
I
8- Control cn.tZado de
facturas y registra
-'; .'
..... '
..,,;..lAD A DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"
k"lOrmaS interno
Queseaplican:
_ Separacion de funciones entre quien vende, quien cobra,
entregay quienregistra.
.... -:;- -:::r",." ______ ;
_ LamercaderHtcirculaconlafactura.
I
j
_ Losvaloresclrculan con el arqueo.
. i
_ Lasfacturasdstanprenumeqldas.
, I
I Quenoseaplean:
_ FaJ.taeldepositoen elbancodelosvalores.
_ Faltaactuaii21aci6nregistrosdestock.
Informacio:pgerencial
Para gerente deli pentas:
Totalesde venta,s mensualesportipodeproducto
Totalesde ventasmensualespOf"'lendedor
'>'.
C6mparaci6ndemantosde ventas:
conelpresupuesto
--.-con:losdes*ltimosmeses
_ COb elmisniomes del ano anterior.
i
,7';'-:"""'
.' ", ...

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