LA AUTOMATIZACION Y MECANIZACION EN LA REDUCCION DE COSTES Vicente Ripoll Feliu y Toms Balada Ortega (Valencia Empresarial: 15 de Noviembre de 1994)

En la actualidad son considerables las grandes ventajas que aportan las continuas innovaciones tecnolgicas, tanto en el campo productivo como en el administrativo. El cambio producido en la importancia de los elementos de coste se debe al incremento de la automatizacin y mecanizacin (AM), ya que esto lleva aparejado una redistribucin del Personal y un aumento de los costes asociados con el mantenimiento y utilizacin que se hace de los equipos. Evidentemente se trabaja con elevados costes de inversin en inmovilizaciones y en consumo de energa. Una de las criticas que recibe la AM, proviene de los Sindicatos, argumentando que si para mejorar la estructura de costes y mantener los niveles de beneficio, la empresa se concentra en realizar inversiones, esto conduce a reducir los recursos humanos de la empresa. La AM debe aplicarse de forma selectiva si lo que se pretende es reducir costes, ya que es frecuente or comentarios de directivos como los siguientes: - Todo lo que hemos ganado con nuestro nuevo y monstruoso sistema de ordenador ha sido sustituir operarios de 1.200 ptas hora por tcnicos de 4.800 ptas/hora. - Al implantar la automatizacin se han reducido los costes de personal directos, pero el coste total se ha incrementado debido al aumento de los costes generales. Las automatizaciones y mecanizaciones (robots, rayos lser para lectura de cdigo de barras, sistemas asistidos por ordenador, etc) bien implantadas en cualquier proceso, adems de las mejoras econmicas y tcnicas que aportan (ganar en eficiencia, en reducir los costes de tramitacin en el tiempo de respuesta, etc), influyen muy positivamente en la calidad del producto. Aunque resulte triste reconocerlo, tal y como hemos sealado en otras ocasiones, un robot no tiene altibajos en su rendimiento, no sufre el sndrome del lunes, y las emociones externas no le afectan en absoluto. Slo como ejemplo, situndonos en la cadena de produccin de FORD, en el punto donde se van ensamblando todas las piezas que componen la carrocera del automvil, al observar la precisin y rapidez de la soldadura efectuada por un robot, podremos comprobar que la calidad de la misma, es totalmente superior a la que podemos alcanzar los hombres, teniendo en cuenta lo rutinario que resulta el proceso. Otro inconveniente que presenta la AM esta relacionado con la velocidad del progreso tecnolgico, ya que diariamente surgen nuevos equipos que se ven afectados por una depreciacin econmica y dejan obsoletos a otros que estaban considerados como el ltimo grito. En el campo administrativo, las mecanizaciones tambin han aportado grandes mejoras a los procesos. Como ejemplo podemos citar los cambios efectuados en el proceso de pago de facturas relacionadas con materiales de produccin: El proceso normal que se segua en FORD habitualmente para el pago de una factura, era el que aparece en la Tabla 1. TABLA 1

a) Se emita un pedido de compra que se remita al proveedor. b) El proveedor mandaba materiales justo con el albarn. Preparaba una factura y la remita al departamento de Cuentas a Pagar. c) En Ford se daba entrada al material, se recepcionaba la factura y se preparaba para el proceso de pago. d) El departamento de Cuentas a Pagar procesaba la factura para el pago, integrando dicha factura fsicamente en el albarn y comprobando que se cumplan las condiciones del pedido. En caso de discrepancias, se devolva la factura al proveedor para su correccin. e) Se emitan avisos de pago para que el proveedor estuviese informando de la cantidad que iba a cobrar. f) Se le mandaba un cheque al proveedor por el importe de la factura.

En la actualidad el proceso que se sigue es el que relacionamos en la Tabla. Como se puede comprobar, con este sistema se ahorra totalmente el proceso manual de las facturas en el departamento de Cuentas a Pagar. TABLA 2

a) Ford sigue emitiendo un pedido. b) El proveedor enva los materiales. c) En Ford, al recepcionar los materiales se informa de los mismos a un sistema mecanizado que los valora segn el pedido y transfiere la informacin al sistema de pago. d) Dicho sistema recoge la informacin y cada diez das emite, de una forma automtica, la factura del proveedor, con las entradas de material recibidas en ese perodo. e) Cuentas a pagar se limita a enviar la factura al proveedor y transferir los datos al Banco para que procedan al pago de las facturas.

Actualmente el banco, para pagar al proveedor, emite cheques y se los enva por correo. En estos momentos se est negociando con los bancos para conseguir que el dinero se site en la cuenta bancaria del proveedor por medio de transferencias electrnicas. Otro tipo de mecanizacin, que conduce tambin a la reduccin de costes, es la disminucin del uso tan extensivo que se hace de los informes internos y externos y por lo tanto de la forma en que se capta, distribuye y archiva buena parte de la informacin cuyo soporte actual es el papel. Este proceso se debe realizar a travs de redes informticas que agilicen la captacin, actualizacin, transmisin y acceso desde los distintos centros funcionales a la informacin almacenada en la base de datos corporativa, lo que simplifica las distintas tareas administrativas. El objetivo de FORD ESPAA en este sentido, se centran en eliminar la impresin de papel en todas las situaciones que ello resulte factible, imprimiendo nicamente los documentos que sean totalmente necesarios para cumplir con los requisitos legales y con los nuevos sistemas de control. Evitando la impresin de papel y el archivo del mismo, cuando se trata de grandes volmenes de documentacin, se pueden lograr sustanciosos ahorros, tanto en papel como en gastos de mantenimiento y control del archivo. El problema principal en estos momentos, reside en las restricciones de tipo legal.